بایگانی کردن به معنای نگه داری از سوابق و مدارک یک سازمان اداره یا شخص است شاید بتوان گفت نخستین و مهم ترین کار در بایگانی طبقه بندی سوابق و مدارک است این کار امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات موردنیاز را فراهم می کند برای طبقه بندی سوابق و مدارک از وسایل گوناگونی استفاده می شود و پوشه یکی از پرکاربردترین آن ها است نگه داری کاغذها در پوشه  آن ها را از کثیف شدن پاره شدن و در هم ریختگی حفظ می کند