For noen typer konsulentkjøp er det utarbeidet særskilte standardavtaler som skal brukes ved rådgivningstjenester. Eksempler på dette er NS 8401 (Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag), NS 8402 (Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid) og NS 8403 (Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag) som er utarbeidet spesielt for denne type kjøp. Disse avtalene kan kjøpes fra Standard Norge.
Bruk SSA-O når du engasjerer konsulenten til å utføre et selvstendig stykke arbeid i henhold til avtalen. Oppdraget skal være klart beskrevet på forhånd, og konsulenten får, ut fra oppdragsgivers beskrivelse, et selvstendig ansvar for å levere et ferdig produkt til avtalt tid og pris. Typiske oppdrag hvor du kan bruke SSA-O, er til utarbeiding av produkter som rapporter, utredninger, spørreundersøkelser, kartlegginger, utforming av kravspesifikasjoner, utviklingsarbeider mv.
Bruk SSA-B når konsulenten skal yte faglig bistand i et prosjekt hvor du som oppdragsgiver styrer aktivitetene. Avtalen må definere konsulentens rolle i prosjektet. Rollen kan for eksempel være prosjektleder, kvalitetssikrer eller ressursperson i en arbeidsgruppe. Konsulenten får også her et ansvar for kvaliteten på sin ytelse, men dette ansvaret må sees i sammenheng med oppdragsgivers tilsvarende ansvar for gjennomføringen av prosjektet.
Ofte kan oppdragets art innebære at det fremkommer ønsker og behov for å endre/justere standardavtalen som brukes på et eller flere punkter.
Som oppdragsgiver bør du likevel søke å holde deg til standardkontrakten og ikke gjøre endringer som fordeler risiko og byrdene ytterligere til oppdragsgivers fordel. Unntak fra valgt standardkontrakt kan medføre at enkelte leverandører ikke deltar i konkurransen eller tar forbehold. Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene kan medføre plikt til å avvise tilbudet. Dette kan igjen medføre at konkurransen blir begrenset.
Dersom du allikevel mener at det er behov for å gjøre endringer, anbefaler vi at du endrer i bilagene og ikke i selve standardteksten i kontrakten.
Ta inn i kontrakten at det skal skje en kompetanseoverføring fra konsulent til virksomhetens ansatte, dersom dette er viktig. Still f.eks. krav til at den kompetansen som trengs for å drifte oppgavene etter at konsulenten har utført arbeidet sitt, er overført til ansatte i virksomheten.
De konsulenter som tilbyderen presenterer i sitt tilbud skal i utgangspunktet være de samme som brukes til å utføre oppdraget eller bistanden. Det kan imidlertid være gode grunner for å ha med bestemmelser i kontrakten om bytte av konsulent ved f.eks. sykdom eller bytte av jobb. Vurder da også om du samtidig ønsker å ha med bestemmelser som regulerer adgangen til å skifte ut konsulenter som ikke utfører tilstrekkelig faglig god kvalitet på det som leveres.
Om det skal avtales fastpris eller timepris, avhenger av det konsulentoppdrag anskaffelsen gjelder. Dersom det er et klart definert oppdrag, som for eksempel utarbeidelse av en rapport, kan fastpris være aktuelt. Dersom oppgavene som skal utføres ikke enkelt lar seg definere i utformingen av konkurransegrunnlaget, bør du avtale betaling per løpende timer.
Innenfor bygg- og anlegg er det normalt bruksrettighetene som overdras. Dette er allerede regulert av standardavtalene fra Standard Norge.
Konsulentoppdrag hvor det er viktig at oppdraget gjennomføres etter anerkjente vitenskapelige og etiske prinsipper, vil være omfattet av Statens standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag. Avtalen gir bl.a. oppdragsgiver og oppdragstaker rettigheter til resultatene, og rettigheter knyttet til at resultatene kommer ut i offentligheten. Vi anbefaler derfor at du bruker avtalen i oppdrag der du ønsker uavhengig oppdragsforsking med høy legitimitet.