1 RAPPORTERINGSKRAV FOR ÅRSRAPPORT 2016 FOR PRIVATE HØYSKOLER Private høyskoler skal innen 15. mars 2017 sende dokumentet Årsrapport 2016 til Kunnskapsdepartementet Årsrapporten skal ha følgende struktur: I. Styrets beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av framtidsutsikter VI. Foreløpig årsregnskap (inkl. ledelseskommentarer) Nedenfor følger nærmere krav til innhold i årsrapporten for private høyskoler. Årsrapporten skal også inneholde annen informasjon av betydning for departementets oppfølging og kontroll, jf. Reglement for økonomistyring i staten / Bestemmelser om økonomistyring i staten (Kapittel 6 Forvaltning av tilskuddsordninger). De statlige institusjonene skal publisere tildelingsbrevet på sine nettsider så snar de er mottatt i henhold til økonomiregelverket, bestemmelsene Departementet anbefaler også private høyskoler å publisere tilskuddsbrevet på nettsider. Omtalen omfatter ikke datarapportering til DBH. I. Styrets beretning Styrets beretning skal signeres av hele styret og bør inneholde: styrets overordnede vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse for 2016 kort omtale av sentrale forhold, interne og eksterne, som har hatt betydelig innvirkning på oppnådde resultater overordnet framstilling av de viktigste prioriteringene for 2017 styrets overordnede vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover
2 Likestilling, diskriminering og tilgjengelighet - Styret har ansvar for at rapporteringen i årsrapporten tilfredsstiller redegjørelsesplikten institusjonen har etter likestillingsloven, diskrimineringsloven om etnisitet, diskrimineringsloven om seksuell orientering og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Samfunnssikkerhet og beredskap Private høyskoler oppfordres til å utføre virksomhetstilpassede risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) minimum annet hvert år, ha oppdaterte krise- og beredskapsplaner og gjennomføre årlige kriseøvelser. Dette omfatter også informasjonssikkerhet. For de private høyskolene som følger opp departementets oppfordring, ønsker vi i årsrapporten for 2016 rapportering på følgende: 1. Er det gjennomført/revidert en ROS-analyse i 2015 eller 2016? 2. Har institusjonen et beredskapsplanverk? 3. Er det gjennomført og evaluert en kriseøvelse i 2016? 4. Er det innført et styringssystem for informasjonssikkerhet (ledelsessystem)? For de fleste formålene og for å gjøre stoffet lettere tilgjengelig anbefaler vi å begrense omtalen til tre sider. II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall Hensikten med dette kapitlet er å presentere virksomheten for andre lesere av årsrapporten enn departementet og virksomheten selv. Introduksjonen bør inneholde omtale av virksomheten og samfunnsoppdrag, omtale av organisasjonen, samt presentasjon av utvalgte hovedtall for virksomheten. Vi anbefaler at det som hovedtall minimum oppgis antall ansatte, antall studenter, total omsetning og statstilskudd. Det vil for øvrig være hensiktsmessig å vise til at statistikk fremgår på DBH. Innholdet i og omfanget av del II vil variere i samsvar med virksomhetens egenart, men vi anbefaler at presentasjonen holdes innenfor to sider. III. Årets aktiviteter og resultater Dette er hovedkapitlet i årsrapporten, og skal hovedsakelig inneholde resultatrapportering på sektormål. I tillegg skal det ev. rapporteres på bruk av midler tildelt over kap Resultatrapportering på sektormål Resultatrapporteringen skal inneholde resultater inkl. resultatene på styringsparametere, vurderinger av resultatene og måloppnåelse. Dataspesifikasjonene til nasjonale styringsparametere ligger på DBH. Resultatrapporteringen skal deles inn etter sektormål. Hovedfunn i gjennomførte evalueringer skal omtales. Omfanget skal tilpasses virksomhetens egenart. I denne delen gis det ingen anbefaling om antall sider, men rapporten bør holdes kort og oversiktlig. Side 2
3 Midler tildelt over kap. 281 post 70 Institusjonene skal rapportere resultater og måloppnåelse for hvert tiltak som tildeles midler over kap. 281 post 70. Institusjonene skal bekrefte at midlene er benyttet i samsvar med forutsetningene i tilskuddsbrevet. Rapporteringen for hvert tiltak bør ikke overstige en halv side. Dersom tiltaket ikke er avsluttet tidsnok til å rapportere fullstendig i Årsrapport 2016, må institusjonen gjøre oppmerksom på dette og gi en foreløpig rapport eller redegjøre kort for videre planer med tiltaket. Fullstendig rapport om gjennomføring og resultater må i slike tilfeller gis i Årsrapport IV. Styring og kontroll i virksomheten Departementet har i henhold til bestemmelser for økonomistyring i staten kapittel 6.2 ansvar for oppfølging og kontroll av opplysningene som ligger til grunn for tilskuddstildelingen: "Departementet skal sørge for at det blir fastsatt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rapporteringen". For å sikre at de data som de private institusjonene rapporterer inn til finansieringssystemet er pålitelige og sporbare ber departementet en omtale om de private institusjonene har etablert tilfredsstillende løsninger for internkontroll, som omfatter ikke kun økonomistyring men internstyring som gjelder hele virksomheten. Institusjonene bes også om at eventuelle vesentlige forhold omtales. V. Vurdering av framtidsutsikter Dette kapitlet skal inneholde den fremtidsrettede delen av årsrapporten. I tillegg ber departementet om at institusjonene rapporterer om utdanningskapasitet og eventuelt andre forhold. Planer Styrets vedtatte budsjett skal presenteres. Institusjonen må synliggjøre budsjettvirkning av overordnede prioriteringer. Institusjonen må gi en overordnet omtale og vurdering av forhold, i og utenfor virksomheten, som kan innvirke på virksomhetens evne til å nå mål og resultater (overordnet risikovurdering).institusjon skal beskrive hvordan institusjonen forholder seg til disse forholdene (risikoene), for eksempel ved oppfølging eller iverksetting av tiltak. VI. Foreløpig årsregnskap Dette kapitlet skal bestå av foreløpig årsregnskapet og ledelseskommentarer som er signert av daglig leder/rektor. Regnskapet skal stilles opp i henhold til Norsk Regnskapsstandard med resultatregnskap, balanseoppstilling, kontantstrømoppstilling og relevante noter. Ledelseskommentarer rapporteres etter Kunnskapsdepartementets krav for økonomirapportering til DBH (Institusjonene kan bruke de samme ledelseskommentarene som oversendes i forbindelse med regnskapsrapportering til DBH 15. februar). Side 3
4 Annen økonomirapportering for 2016 i tillegg til årsrapporten Tilskuddsmottaker skal innen 15. august 2016 sende inn til DBH: Halvårsregnskap for Tilskuddsmottaker som ikke er egne rettssubjekter skal i tillegg levere halvårsregnskap for eiervirksomheten. Ledelseskommentarer Tilskuddsmottaker skal innen 15. februar 2017 sende inn til DBH: Foreløpig årsregnskap for Tilskuddsmottaker som ikke er egne rettssubjekter skal i tillegg levere foreløpig årsregnskap for eiervirksomheten. Ledelseskommentarer Tilskuddsmottaker skal innen 1. juli 2017 sende inn til DBH: Årsregnskap for 2016 med styrets årsberetning og revisors beretning. Tilskuddsmottaker som ikke er egne rettssubjekter, skal i tillegg levere årsregnskap med styrets årsberetning og revisors beretning for eiervirksomheten. Særattestasjon fra revisor Presentasjon av regnskap med ledelseskommentarer: Regnskap Halvårsregnskap og årsregnskap (foreløpig og endelig) for private høyskoler skal inneholde resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noter presentert etter regnskapslovens bestemmelser. Jamfør ellers punkt i tilskuddsbrevet. Ledelseskommentarer Krav til ledelseskommentarer for halvårsregnskap for 2016: - Bekreftelse på at regnskapet er avlagt iht. regnskapslovens bestemmelser og opplysninger om eventuelle avvik - Omtale av vesentlige endringer i resultat- og balanseposter i forhold til tidligere halvårsregnskap - Omtale og tydelig oversikt med navn og beløp på transaksjoner mellom institusjonen og eier/nærstående enheter - Omtale av eventuelle planlagte organisatoriske endringer som antas å ville påvirke virksomhetens rettslige eller økonomiske stilling Krav til ledelseskommentarer for årsregnskap for 2016: - En kortfattet beskrivelse av institusjonens form (f. eks. Aksjeselskap, stiftelse eller annet rettssubjekt), akkreditert høyskole eller akkreditert studieprogram, med opplysninger om annen virksomhet eller aktivitet under samme selskap eller høyskole som ikke mottar statstilskudd over kap. 260 post En kortfattet beskrivelse av institusjonens formål Side 4
5 - En bekreftelse på at regnskapet er avlagt iht. regnskapslovens bestemmelser med opplysning om eventuelle avvik - Erklæring om at statstilskudd ikke har blitt brukt på ikke-akkreditert studietilbud - En tabell som viser budsjettet for henholdsvis 2017 og 2016, og regnskapet for 2016 og 2015: Driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Sum driftskostnader Ordinært driftsresultat Finansinntekter og - kostnader Resultat av finansposter Resultat før skatt Skattekostnad Årsresultat Budsjett 2017 Budsjett 2016 Regnskap 2016 Regnskap Omtale av vesentlige endringer i resultat- og balanseposter i forhold til tidligere årsregnskap - Omtale av vesentlige avvik mellom resultatbudsjett og resultatregnskap - Omtale av transaksjoner mellom tilskuddsmottaker og nærstående enheter - For tilskuddsmottakere som ikke er egne rettssubjekter: en redegjørelse for alle forhold av betydning for det økonomiske forholdet mellom eier og tilskuddsmottaker i perioden, herunder opplysninger om alle økonomiske avtaler og transaksjoner mellom eier og tilskuddsmottaker for regnskapsåret I tillegg skal statstilskuddsmottaker redegjøre hvordan høyskoleaktiviteten holdes regnskapsmessig adskilt fra annen aktivitet, og videre spesifiseringen av hvordan indirekte kostnader blir fordelt mellom tilskuddsmottakeren og andre underenheter av samme eiervirksomheten - Erklæring om at pris på eventuelle transaksjoner mellom tilskuddsmottaker og nærstående enheter, og eventuelle interntransaksjoner, er på best mulig måte fastsatt etter markedsmessige vilkår - Gjennomføringen av budsjettet med vekt på prioriterte mål og aktiviteter i tilskuddsbrevet, herunder søkningen til akkrediterte studier - Gjennomførte investeringer i perioden og planlagte investeringer i senere perioder - Trender og utvikling i inntekter og sentrale kostnader - Hvis aktuelt, rutiner for overføring av konsernbidrag - Omtale av eventuelle planlagte organisatoriske endringer som antas å ville påvirke virksomhetens rettslige eller økonomiske stilling Side 5