title: Speciaal verslag nr. 10/98 over de uitgaven en vergoedingen van de leden van het Europees Parlement, vergezeld van de antwoorden van het Europees Parlement (vastgesteld krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

eurovoc_concepts:
Member of the European Parliament
allowances and expenses
parliamentary allowance
report

text: 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/1 I (Mededelingen) REKENKAMER SPECIAAL VERSLAG Nr. 10/98 over de uitgaven en vergoedingen van de leden van het Europees Parlement, vergezeld van de antwoorden van het Europees Parlement (vastgesteld krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (98/C 243/01) INHOUD Paragraaf Bladzijde INLEIDING. 1. 1 — 1. 4 Controlebereik. 1. 1 — 1. 3 Financiële gegevens. 1. 4 FORMELE NALEVING VAN DE REGELING. 1. 5 — 1. 7 VERRICHTINGEN VAN DE VOORSCHOTKAS VAN DE LEDEN. 1. 8 — 1. 26 Forfaitaire reisvergoeding en verblijfsvergoeding. 1. 15 — 1. 24 Reisvergoeding van ten hoogste 3 000 ECU. 1. 25 — 1. 26 VERGOEDING VOOR ALGEMENE UITGAVEN — SECRETARIAATSVER- GOEDING. 1. 27 — 1. 38 Vergoeding voor algemene uitgaven. 1. 30 — 1. 31 Secretariaatsvergoeding. 1. 32 — 1. 38 CONCLUSIE. 1. 39 — 1. 44 Verbetering van het systeem van administratief beheer. Aansluiting van de vergoedingsmechanismen bij de realiteit. Beter doorzichtig en controleerbaar maken van de regeling. Opvulling van de bestaande leemten. 1. 41 1. 42 1. 43 1. 44 2 2 2 2 3 3 4 5 5 5 6 6 6 6 6 Antwoorden van het Europees Parlement. 11 C 243/2 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 3. 8. 98 INLEIDING Controlebereik 1. 1. De leden van het Europees Parlement ontvangen een bezoldiging die door elk nationaal parlement wordt betaald en verschilt volgens het land. Zij worden door het Europees Parlement niet betaald, maar krijgen wel een vergoeding voor de kosten die zij maken bij de uitoefe- ning van hun mandaat; deze vergoedingen worden bere- kend op basis van een regeling die in 1984 door het Bureau van het Europees Parlement werd vastgesteld (PE 133. 116) en regelmatig wordt bijgewerkt (1). 1. 2. De controle had uitsluitend betrekking op de tenuit- voerlegging van de regeling in verband met de kostenver- goedingen door het Europees Parlement: a) de forfaitaire reisvergoeding (2); b) de tot 3 000 ECU beperkte reisvergoeding (3); c) de verblijfsvergoeding (4); d) de secretariaatsvergoeding (5); e) de vergoeding voor algemene uitgaven (6); f) de terugbetaling van reis-, verblijf- en onderwijskosten in verband met talen- en informaticacursussen (7). 1. 3. De controle betrof de ontwikkeling van het vergoe- dingssysteem sinds de laatste controles van de Kamer over de begrotingsjaren 1990 en 1991 (8). De verificaties van stukken hadden voornamelijk betrekking op het begrotingsjaar 1996. De toegepaste administratieve en (1) Zie document PE 133. 116/Quaest. /rev. VII/1-97. (2) De forfaitaire reisvergoeding dient als vergoeding van alle kosten in verband met het vervoer van de leden tussen hun woonplaats en de plaats van vergadering bij hun toegestane en bewezen deelname aan de vergaderingen van de officiële organen van het Europees Parlement. (3) De reisvergoeding is bedoeld om, buiten de situaties waar- voor de forfaitaire reisvergoeding en de verblijfsvergoeding dienen, tot een maximum van 3 000 ECU per jaar de uitgaven van de leden te dekken voor in de uitoefening van hun werkzaamheden gemaakte reizen, met uitzondering van reizen in het land waar zij gekozen zijn. (4) De verblijfsvergoeding wordt betaald voor elke dag waarop de leden deelnemen aan de werkzaamheden die recht geven op de forfaitaire reisvergoeding. (5) De secretariaatsvergoeding dient tot dekking van de kosten voortvloeiend uit de aanstelling of gebruikmaking van de diensten van een of meer medewerkers. (6) De vergoeding voor algemene uitgaven dient ter dekking van de uitgaven voor de parlementaire werkzaamheden van de leden die niet door andere vergoedingen worden gedekt. (7) De controle gaf geen aanleiding tot belangrijke opmerkingen betreffende dit soort vergoedingen. (8) PB C 324 van 13. 12. 1991, hoofdstuk 15 en PB C 330 van 15. 12. 1992, hoofdstuk 18. boekhoudkundige procedures werden onderzocht in het licht van de door het Parlement vastgestelde specifieke regeling, de financiële voorschriften van de Gemeenschap en het beginsel van goed financieel beheer. De in dit verslag gesignaleerde tekortkomingen en risico’s worden alle gestaafd met controlebevindingen. Financiële gegevens 1. 4. De tabellen in de bijlage (tabellen 1, 2 en 3) geven het beloop van de betalingen betreffende de onderzochte vergoedingen van 1990 tot 1997 weer. Het totaalbedrag van deze uitgaven beliep 142,6 Mio ECU in 1997, hetgeen 16 % van het totaal van de huishoudelijke uitga- ven van het Parlement uitmaakt. Van de betalingen dient 48 % voor de secretariaatsvergoeding, 33 % voor de verschillende reis- en verblijfsvergoedingen en 16 % voor de vergoeding voor algemene uitgaven. De gemiddelde jaarlijkse rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven voor deze vergoedingen per lid gingen van 138 000 ECU in 1990 naar 227 000 ECU in 1997 (9), een gemiddelde jaarlijkse groei van 7,4 %. De verhoging van het maxi- mum van de secretariaatsvergoeding (gemiddeld + 10,6 % per jaar) verklaart deze stijging goeddeels. Sinds juni 1996 wordt deze vergoeding rechtstreeks aan de mede- werkers of aan door het lid aangewezen derden betaald. FORMELE NALEVING VAN DE REGELING 1. 5. Met uitzondering van de vergoeding van kosten in verband met talen- en informaticacursussen worden de vergoedingen in kwestie beheerd door de Dienst ledenver- goedingen, die bestaat uit twee afdelingen: — de voorschotkas van de leden, die is belast met de betaling van de reis- en verblijfsvergoedingen onder de controle van een ordonnateursdienst die zorgt voor de verificatie van de betalingen uit de kas, de opstelling van de nodige opdrachten voor terugvordering of bijbetaling en de begrotingsboekhouding van deze verrichtingen; — een dienst „secretariaatsvergoedingen en vergoedingen voor algemene uitgaven”, die de betalingsopdrachten geeft en de controles verricht betreffende de vergoe- dingen voor algemene uitgaven en secretariaat. 1. 6. De binnen de Dienst ledenvergoedingen ingevoerde beheersystemen volstaan als geheel voor een correcte toepassing van de door het Parlement vastgestelde rege- ling. (9) 82 % van de per 1 november 1996 zetelende leden ontving een bedrag binnen een marge van 20 % onder of boven het gemiddelde jaarbedrag. 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/3 1. 7. Zowel bij de betalingen uit de voorschotkas als bij de andere uitgaven voor vergoedingen worden de proce- dures verricht met behulp van goed functionerende infor- maticamiddelen. De procedures zijn samenhangend, snel en betrouwbaar. Voor de formele regelmatigheid van de uitgaven in het licht van de door het Bureau van het Parlement vastgestelde regeling wordt gezorgd door over- legging en stelselmatige controle van de daarin voorge- schreven stukken. 1. 12. Volgens artikel 23, lid 3, van de regeling van het Parlement mogen alleen de verblijfsvergoedingen in con- tant geld worden betaald; maar in een mededeling van 1990 heeft het college van quaestoren deze bepaling geschorst en de mogelijkheid van betaling in contant geld uitgebreid tot alle uit de kas betaalde voorschotten. In 1997 waren de betalingen in contanten goed voor 42 % van het totale aantal kasverrichtingen. VERRICHTINGEN VAN DE VOORSCHOTKAS VAN DE LEDEN 1. 8. De voorschotkas van de leden is in Brussel en Straatsburg belast met de betaling van de uitgaven in verband met de forfaitaire reisvergoeding, de reisvergoe- ding en de verblijfsvergoeding. De door de voorschotkas in 1997 verrichte betalingen beliepen 46,9 Mio ECU ofwel 33 % van de vergoedingen voor de parlementsle- den. Het maximumbedrag van het aan deze kas toegewe- zen vernieuwbare voorschot is sinds 1991 vastgesteld op 3,2 Mio ECU. 1. 9. De Kamer is van oordeel (10) dat het gebruik van een voorschotkas voor betalingen van een dergelijke omvang niet strookt met de beginselen van het Financieel Reglement (artikel 54) en de uitvoeringsvoorschriften daarbij (artikel 82 en volgende). Een afwijking van de normale regels voor betaling en controle wordt in dit geval noch door de aard van de uitgaven, noch door een bijzondere urgentie gerechtvaardigd. 1. 13. Deze afwijkende procedures veroorzaken hoge kosten en risico’s voor het beheer. Het systeem van een voorschotkas zelf, waarbij sprake is van een kas en een controle- en ordonnateursdienst, vergt aanzienlijke perso- nele en financiële middelen. Om aan de leden voorschot- ten voor particulier gebruik te kunnen verlenen, zijn eveneens personeel en middelen van deze kas nodig. Tegenwoordig wordt de meerderheid van het personeel van de Dienst ledenvergoedingen ingezet voor de betaling en de controle van een beperkt deel van alle vergoedin- gen. Bovendien brengen de betalingen in contant geld, die in casu talrijke geldhandelingen inhouden, een groter beheersrisico mee dan andere betalingswijzen. 1. 14. Met de normale procedures voor betaling en con- trole zou de werklast beter verdeeld kunnen worden en zouden de risico’s in verband met het hanteren van contant geld worden beperkt. Die procedures zouden conform artikel 46 van het Financieel Reglement een permanent voorschotsysteem kunnen omvatten, zodat de leden onder betere veiligheidscondities dan bij een voor- schotkas, geen lasten voor kasbeheer behoeven te dra- gen. Forfaitaire reisvergoeding en verblijfsvergoeding 1. 10. Bovendien hebben de leden krachtens artikel 4, lid 5, van de regeling van het Parlement de mogelijkheid bij het reisbureau van het Parlement reisbiljetten voor parti- culier gebruik te verkrijgen, waarvan de prijs wordt afgetrokken van de hun verschuldigde reis- en verblijfs- vergoedingen. Door deze faciliteit betaalt het Parlement voorlopig facturen die geen verband houden met zijn activiteiten; het vordert de bedragen later in buiten de regels van het Financieel Reglement om en verleent daar- mee voorschotten aan de leden. 1. 15. Overeenkomstig de artikelen 1-7 van de regeling van het Parlement is de forfaitaire reisvergoeding bedoeld als terugbetaling van alle kosten in verband met het vervoer van de leden tussen hun woonplaats en de plaats van vergadering bij hun toegestane en bewezen deelname aan de vergaderingen van de officiële organen van het Europees Parlement. Volgens de artikelen 11 en 12 van de regeling wordt de verblijfsvergoeding betaald voor elke dag waarop de leden deelnemen aan de werkzaamheden die recht geven op de forfaitaire reisvergoeding. 1. 11. In strijd met het Financieel Reglement wordt deze voorschotkas gebruikt om vóór de verstrekking van de betalingsopdrachten en zonder inschakeling van de finan- cieel controleur bij de leden de bedragen in te vorderen die zij op verschillende gronden schuldig zijn (met name reisbiljetten voor particulier gebruik, vergoedingen betaald voor niet-aangetoonde aanwezigheid). 1. 16. De forfaitaire reisvergoeding wordt berekend door toepassing van een kilometertarief op de afstand tussen de plaats van vergadering en de door het lid opgegeven woonplaats. Dit tarief is sinds 1994 „bevroren”. De verblijfsvergoeding wordt berekend door het bedrag per dag te vermenigvuldigen met het door het lid opgegeven aantal dagen aanwezigheid. (10) Zie de paragrafen 15. 22 en 15. 23 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1990 en de paragrafen 18. 7 en 18. 8 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1991. 1. 17. Het bedrag van de forfaitaire reisvergoeding komt niet overeen met de door de leden werkelijk gemaakte C 243/4 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 3. 8. 98 vervoerkosten. Het onderzoek van de Kamer toont aan dat de betalingen (27,6 Mio ECU) voor het traject „woonplaats van het lid — plaats van vergadering” in 1996 globaal gemiddeld 30 % meer bedroegen dan de in de business class waargenomen vluchtprijzen: een verschil van ongeveer 6,5 Mio ECU. Dit verschil schommelt sterk volgens de plaats van herkomst van het lid en wordt groter met de afstand. Het werkelijke verschil is nog groter, want in de praktijk worden vaak minder dure vervoermiddelen gebruikt (trein, vliegtuig in toeristen- klasse) en enkele nationale parlementen verlenen de Euro- pese parlementsleden faciliteiten op binnenlandse lijnen. 1. 18. Tot eind 1997 werden de forfaitaire reisvergoeding en de verblijfsvergoeding betaald uit de voorschotkas op basis van de declaraties van de leden. De controles betroffen niet de realiteit van de trajecten of van de verblijven, maar de aanwezigheid van de leden op de plaatsen van vergadering, die in principe wordt aange- toond door de handtekening op een register in de zittingszaal. 1. 19. Volgens de regeling kan de deelname van een lid aan de werkzaamheden van het Parlement ook met andere bewijsstukken worden aangetoond. De leden die bepaalde functies uitoefenen (11), kunnen afwijken van het principe van ondertekening in de vergaderzaal door een specifieke lijst af te tekenen. Alle leden kunnen, als zij hebben nagelaten het presentieregister te ondertekenen, ook andere bewijsstukken overleggen, zoals vervoerbewij- zen of hotelrekeningen. De overlegging van zulke bewijs- stukken is echter maximaal vijfmaal per twee en een half jaar toegestaan. 1. 20. De bewijskracht van documenten zoals vliegbiljet- ten, spoorbiljetten of hotelrekeningen, die worden toege- laten ter vervanging van de handtekening op registers of presentielijsten, is gering. In 1996 werden zulke docu- menten als alternatief bewijs bijgebracht in ongeveer de helft van de gevallen van vervanging. In alle in 1996 onderzochte gevallen hadden de hotelrekeningen die bij de administratie werden ingediend ter compensatie van ontbrekende bewijzen betrekking op een deelname aan het begin of het einde van een wekelijkse vergadering. 1. 21. Ook uit de handtekening op de presentieregisters kan niet worden afgeleid of de leden werkelijk aan de werkzaamheden van het Parlement hebben deelgenomen. 1. 22. Doordat tot eind 1997 de realiteit van de in verband met de forfaitaire reisvergoeding gedeclareerde reizen niet werd gecontroleerd, konden er betalingen (11) Voorzitter, ondervoorzitters, quaestoren, voorzitters en ondervoorzitters van commissies, rapporteurs,. worden verricht zonder dat het betrokken traject werke- lijk was afgelegd. 1. 23. Voorts constateerde de Kamer het ontbreken van criteria en bijgevolg van doorzichtigheid en controle inzake de plaats van vertrek (het lid kan willekeurig een woonplaats opgeven). 1. 24. De Kamer neemt nota van de inspanningen van het Bureau van het Parlement, dat in 1997 enkele maatre- gelen nam om deze gebreken te verhelpen: a) er werd een permanent systeem van controle op de forfaitaire reisvergoedingen door middel van overleg- ging van bewijsstukken ingevoerd. Sinds 1 november 1997 wordt de forfaitaire reisvergoeding pas betaald na overlegging van de instapkaart of het spoorbiljet bij reizen per vliegtuig of trein of van een gedetail- leerde persoonlijke verklaring bij reizen met eigen vervoer; b) vanaf 1 februari 1998 verliezen de leden die niet aanwezig zijn bij de helft van de hoofdelijke stemmin- gen op dagen waarop het Parlement wetgevingskwes- ties behandelt (dinsdag, woensdag en donderdag bij zittingen in Straatsburg, donderdag bij zittingen in Brussel) de helft van hun dagvergoeding; c) te Brussel hebben de leden de keuze om tijdens de vergaderingen van de commissies en politieke fracties, en tijdens de andere officiële vergaderingen van het Europees Parlement de presentielijsten dan wel een centraal register af te tekenen. Reisvergoeding van ten hoogste 3 000 ECU 1. 25. Deze vergoeding (artikel 10 van de regeling) is bedoeld om, buiten de situaties waarvoor de forfaitaire reisvergoeding en de verblijfsvergoeding dienen, tot een maximum van 3 000 ECU per jaar de uitgaven van de leden te dekken voor in de uitoefening van hun werk- zaamheden gemaakte reizen, met uitzondering van reizen in het land waar zij gekozen zijn. 1. 26. De uitgaven die de leden doen voor reizen die door deze vergoeding worden gedekt, worden door de voorschotkas terugbetaald op basis van een declaratie waarbij bewijsstukken omtrent de reis, een uitnodiging of het programma van het bezoek zijn gevoegd. De vaststel- ling van criteria om te bepalen welke reizen door de leden in uitvoering van hun werkzaamheden worden gemaakt, zou controles mogelijk maken die ook betrekking hebben op de vraag of de uitgaven voor vergoeding in aanmer- king komen. 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/5 VERGOEDING VOOR ALGEMENE UITGAVEN — SECRETARIAATSVERGOEDING met de algemene kosten die bijvoorbeeld door enkele nationale parlementen kunnen worden terugbetaald. 1. 27. De dienst „secretariaatsvergoedingen en vergoedin- gen voor algemene uitgaven” verricht de betaalbaarstel- ling en de verstrekking van betalingsopdrachten voor de uit hoofde van deze vergoedingen verschuldigde bedra- gen, die maandelijks met een bankoverschrijving worden betaald in een door het lid opgegeven communautaire munteenheid en tot het door het Bureau van het Parle- ment vastgestelde maximum. De desbetreffende uitgaven beliepen in 1997 93,6 Mio ECU. 1. 28. Luidens het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschap- pen (artikel 11, lid 4) geschieden omrekeningen tussen de ECU en de nationale valuta’s in beginsel tegen de koers van de dag of, in naar behoren gemotiveerde uitzonder- lijke gevallen, tegen de koers van de voorlaatste dag van de maand vóór die waarvoor de koers wordt vastge- steld. 1. 29. Volgens de regeling van het Europees Parlement (artikel 26) geschiedt de omrekening van de maandelijkse betalingen in verband met de secretariaatsvergoedingen en de vergoedingen voor algemene uitgaven in de natio- nale munteenheid tegen de koers van de voorlaatste dag van november van het jaar voorafgaand aan het betrok- ken jaar en wordt gegarandeerd dat het bedrag van de secretariaatsvergoeding, uitgedrukt in de nationale munt- eenheid, voor de duur van een zittingsperiode wordt gehandhaafd op het niveau van het voorgaande jaar. Voorts kunnen de leden vrijelijk de uitbetalingsvaluta opgeven en wijzigen. Deze afwijkingen van de normale omrekeningsregels kunnen voor de instelling aanzienlijke lasten meebrengen. Om te voldoen aan het gewettigde verlangen om de bezoldiging van de medewerkers te beschermen tegen wisselrisico’s, moet er worden gezocht naar andere mechanismen, die overeenkomen met de bepalingen van het Financieel Reglement. Vergoeding voor algemene uitgaven 1. 30. De vergoeding voor algemene uitgaven dient vol- gens artikel 13 van de regeling ter dekking van de uitgaven voor de parlementaire werkzaamheden van de leden die niet door andere vergoedingen worden gedekt. Ze wordt betaald volgens het door het Bureau vastge- stelde tarief (38 304 ECU per jaar in 1997) op basis van een jaarlijks verzoek om toekenning. Deze vergoeding wordt met 50 % verminderd voor leden die aan minder dan de helft van de vergaderingen deelnemen. 1. 31. Het bedrag van deze forfaitaire vergoeding berust niet op een nauwkeurige berekening van de verschillende te vergoeden kosten en er wordt geen rekening gehouden Secretariaatsvergoeding 1. 32. De secretariaatsvergoeding dient volgens de artike- len 14-16 van de regeling ter dekking van de kosten voortvloeiend uit de aanstelling of gebruikmaking van de diensten van een of meer medewerkers. Ze wordt maan- delijks uitbetaald tot een jaarlijks maximum dat door het Bureau wordt vastgesteld (110 460 ECU in 1997). 1. 33. In de regeling wordt niet aangegeven op welke reële kosten het vastgestelde maximum wordt gebaseerd. De enige aanwijzing van het Parlement in dit verband werd gegeven in de toelichtingen bij de begrotingen 1993 en 1994, waarin werd gesteld dat elk lid twee medewer- kers kan aanstellen, e´e´n te Brussel en e´e´n in de lidstaat van herkomst. Deze opmerking wordt in latere begrotin- gen niet meer gemaakt. De aanzienlijke verhoging van het bedrag van deze vergoeding wordt sindsdien dus niet meer toegelicht door enige duidelijke verwijzing naar de kosten die daardoor moeten worden vergoed. Voorts wordt bij de betaling van de secretariaatsvergoeding geen rekening gehouden met vergoedingen met hetzelfde doel die enkele nationale parlementen aan de europarlementa- riërs toekennen. 1. 34. De maandelijkse betaling van de secretariaatsver- goeding berust hetzij op de indiening van een door het lid opgestelde aanvraag om toekenning voor een eenmalige betaling of voor herhaalde betalingen ten gunste van een parlementair medewerker, hetzij op de overlegging van een factuur voor onderzoeks-, documentatie- of secreta- riaatswerkzaamheden. Sinds juni 1996 wordt de bezoldi- ging van de medewerkers rechtstreeks of via een door het lid aangewezen derde uitbetaald. Behoudens de onver- enigbaarheid van functies voor personeelsleden van de politieke fracties of de Europese instellingen kunnen de leden hun medewerkers vrijelijk kiezen. 1. 35. De regeling bepaalt dat het lid overeenkomstig de van toepassing zijnde nationale wetgeving een contract met de medewerker moet sluiten, maar schrijft niet voor dat dit moet worden overgelegd. De diensten van het Parlement verrichten geen enkele controle naar de werke- lijke sluiting van de in de regeling bedoelde contracten en onderzoeken evenmin de geldigheid van de contractbepa- lingen op fiscaal of sociaal gebied. De controle betreft ook niet de vraag of de facturen voor vergoeding in aanmerking komen. 1. 36. Het onderscheid tussen een betaling krachtens een contract en een betaling voor dienstverlening op factuur valt in de praktijk weg. De medewerkers kunnen immers facturen indienen bovenop een werknemerscontract, of niet onder een werknemerscontract maar onder een C 243/6 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 3. 8. 98 dienstverleningscontract werken. Voorts kan een aan- vraag om toekenning zowel voor een langdurig contract worden ingediend als voor een „eenmalige betaling” die in geen enkel opzicht verschilt van een eenvoudige fac- tuur. 1. 37. Door de soepelheid van de ingevoerde regeling, die wordt gekenmerkt door het ontbreken van doorzichtig- heid en controle inzake de bepalingen en de aard van de contracten, heeft de begrotingsautoriteit geen redelijke zekerheid dat het risico van een oneigenlijk gebruik van de secretariaatsvergoeding is uitgesloten. Momenteel maakt de regeling een te grote verscheidenheid aan juridi- sche contractformules en soorten te vergoeden uitgaven mogelijk, zonder dat voldoende wordt gegarandeerd dat de diensten werkelijk zijn verleend. 1. 38. De geldende regeling zal weldra verandering ondergaan. De Commissie heeft een ontwerpvoorstel voorbereid voor een verordening waarbij in de Regeling van toepassing op de andere personeelsleden (RAP) een nieuw artikel over de status van de parlementaire mede- werkers wordt ingevoerd. In de nieuwe situatie zal het Parlement de exacte inhoud van de voor de tewerkstelling van parlementaire medewerkers in te voeren bepalingen moeten vaststellen. Volgens de beschikbare informatie zou de toekomstige status van Europees medewerker een aanvulling en geen vervanging zijn van de nu bestaande mogelijkheden tot tewerkstelling volgens het nationale recht, teneinde de doorzichtigheid in het beheer van de medewerkers te verbeteren en toch de soepelheid van de thans geldende regeling te behouden. CONCLUSIE 1. 39. De regeling betreffende de vergoedingen voor de leden moet gericht zijn op een behoorlijke vergoeding van de uitgaven die de leden in de uitoefening van hun werkzaamheden doen. De administratieve en boekhoud- kundige procedures volstaan als geheel voor een correcte toepassing van de door het Parlement vastgestelde rege- ling. In de loop van het begrotingsjaar 1997 heeft het Bureau van het Parlement verschillende maatregelen genomen om bepaalde tekortkomingen van het systeem te verhelpen. Daarnaast wordt er gewerkt aan een ontwerp- statuut voor de parlementaire medewerkers. 1. 40. Niettemin geeft de controle van de Kamer aanlei- ding tot de volgende opmerkingen en aanbevelingen, die een ingrijpende herziening van de regeling zouden moeten rechtvaardigen. Verbetering van het systeem van administratief beheer van de Gemeenschap en veroorzaken hoge beheerskosten. Dat is het geval met het proce´de´ van de voorschotkas en met de aan de leden geboden voorschotfaciliteiten voor particulier gebruik. De toegepaste wisselkoersen zouden moeten worden berekend volgens de regels van het Finan- cieel Reglement en de wisselrisico’s zouden in voorko- mend geval moeten worden gedekt door andere mecha- nismen (zie de paragrafen 1. 13 en 1. 29). Aansluiting van de vergoedingsmechanismen bij de realiteit 1. 42. De procedures maken het niet mogelijk, de nale- ving van het beginsel van goed financieel beheer te garanderen. De meeste vergoedingen zijn forfaitaire bedragen of jaarlijkse rechten met een maximum, zonder nauw verband met de werkelijke situaties of kosten. Kostenfactoren die uit hoofde van de vergoeding voor algemene uitgaven en de secretariaatsvergoeding kunnen worden vergoed, zouden duidelijk moeten worden gedefi- nieerd en berekend, waarbij rekening wordt gehouden met de diensten en voordelen die de leden eventueel elders ontvangen. Terugbetaling van de reiskosten op basis van de werkelijke lasten zou moeten worden over- wogen. Daarbij zou eventueel een permanent voorschot- systeem kunnen worden gehanteerd, zodat de leden nog steeds geen lasten voor kasbeheer behoeven te dragen. Met moderne middelen, zoals kaarten waarvoor overeen- komsten worden gesloten met de vervoermaatschappijen, zou het eveneens mogelijk zijn facturen rechtstreeks aan de dienstverlener te betalen (zie de paragrafen 1. 14-17, 1. 31 en 1. 33). Beter doorzichtig en controleerbaar maken van de regeling 1. 43. De uitbetaling van deze vergoedingen berust goed- deels op een systeem van declaraties, met weinig bewijs- stukken en controles. Bovendien zijn de basisregels op vele gebieden aangepast door bepalingen die de dwin- gende kracht ervan verminderen. Het systeem van vergoe- dingen moet een redelijk niveau van controle en door- zichtigheid hebben om ervoor te zorgen dat de betaalde middelen voor het voorgeschreven doel worden gebruikt (zie de paragrafen 1. 18-1. 23, 1. 26 en 1. 35). Opvulling van de bestaande leemten 1. 41. Enkele bepalingen van de regeling van het Parle- ment komen niet overeen met de financiële voorschriften 1. 44. De leemten in de regeling kunnen leiden tot een oneigenlijk gebruik van de middelen. Als het vergoedings- systeem in de vorm van rechten met maximumbedragen 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/7 blijft bestaan, zou het moeten berusten op doorzichtige betalingsregels waarbij steekhoudende bewijzen worden overgelegd (contracten, behoorlijk opgestelde facturen). De invoering van een statuut voor de parlementaire medewerkers, dat waarschijnlijk een grotere begrotings- last zal meebrengen, kan alleen bijdragen tot een grotere doorzichtigheid en een beter beheer van de kosten voor parlementaire medewerkers als de nieuwe regeling voor de Europese parlementsleden een dwingend karakter heeft en de mogelijkheid biedt de realiteit van de te vergoeden diensten te controleren (zie de paragrafen 1. 36 — 1. 38). Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 juli 1998. Voor de Rekenkamer Bernhard FRIEDMANN President BIJLAGE TABEL 1 BELOOP VAN DE KOSTEN EN VERGOEDINGEN VAN DE LEDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT 1990 — 1997 1990 1991 1992 1993 1994 1995 (1) 1996 (1) 1997 (Betalingen in ECU) Gemid. jaar- perc. gerealiseerd gerealiseerd 91/90 gerealiseerd 92/91 gerealiseerd 93/92 gerealiseerd 94/93 gerealiseerd 95/94 gerealiseerd 96/95 gerealiseerd 97/96 97/90 (%) (%) (%) n (%) (%) (%) (%) (%) kredieten 1004 — Reis- en verblijfkosten 27 922 700 30 887 238 10,6 32 331 931 kredieten 1005 — Bijzondere reiskosten 369 103 490 162 32,8 496 792 4,7 1,4 35 096 345 8,6 34 173 834 −2,6 45 806 085 34,0 46 999 898 2,6 47 323 473 0,7 7,8 % 621 409 25,1 522 231 −16,0 720 335 37,9 856 053 18,8 1 000 000 16,8 15,3 % kredieten 1006 — Alg. uitgaven, telema- ticaverg. 14 755 036 15 527 609 5,2 16 570 839 6,7 17 343 114 4,7 20 309 700 17,1 22 601 640 11,3 23 241 252 2,8 24 024 304 kredieten 1050 — Talencursussen 463 023 460 766 −0,5 413 949 −10,2 481 659 16,4 532 193 10,5 617 094 16,0 525 077 −14,9 541 703 3,4 3,2 7,2 % 2,3 % kredieten 1051 — Informaticacursussen 35 788 58 827 64,4 113 985 93,8 102 758 −9,8 99 386 −3,3 99 150 −0,2 101 141 2,0 111 400 10,1 17,6 % kredieten 106 — Secretariaatsvergoedin- gen TOTAAL kosten en vergoedingen (betalingen) 27 847 411 33 495 866 20,3 38 568 359 15,1 46 206 872 19,8 56 839 962 23,0 60 337 199 6,2 67 232 235 11,4 69 605 045 3,5 14,0 % 71 393 061 80 920 467 13,3 88 495 856 9,4 99 852 158 12,8 112 477 306 12,6 130 181 503 15,7 138 955 656 6,7 142 605 925 2,6 10,4 % Aantal leden 518 518 518 518 567 626 626 626 TOTAAL huishoudelijke uitgaven Parle- ment (betalingen) VERHOUDINGEN Kosten en vergoedingen/Huishuitg. Parle- ment 421 229 367 481 172 959 14,2 573 272 757 19,1 616 208 926 7,5 644 973 515 4,7 822 715 204 27,6 758 114 685 −7,9 867 715 417 14,5 10,9 % 16,9 % 16,8 % 15,4 % 16,2 % 17,4 % 15,8 % 18,3 % 16,4 % Kosten en vergoedingen per lid 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) De globale stijging van de uitgaven in 1995 en 1996 moet worden gerelativeerd wegens de verkiezing van leden in de nieuwe lidstaten (zie „kosten en vergoedingen per lid”). Bron: Algemene begroting van de Europese Gemeenschappen — betalingen uit hoofde van de vastleggingen van het begrotingsjaar n. C 2 4 3 8 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n 3. 8. 9 8 BELOOP VAN DE KOSTEN EN VERGOEDINGEN VOOR DE LEDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT Gemiddelde uitgave voor elk lid 1990 — 1997 (behalve ambtsvergoedingen voor de Voorzitter) (1) TABEL 2 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 (Betalingen in ECU) Gemid. jaar- perc. gerealiseerd gerealiseerd 91/90 gerealiseerd 92/91 gerealiseerd 93/92 gerealiseerd 94/93 gerealiseerd 95/94 gerealiseerd 96/95 gerealiseerd 97/96 97/90 (%) (%) (%) (%) (%) (%) (%) (%) Aantal leden 518 518 518 518 567 626 626 626 kredieten 1004 — Reis- en verblijf- kosten 53 905 59 628 10,6 62 417 kredieten 1005 — Bijzondere reiskosten 713 946 32,8 959 4,7 1,4 67 754 8,6 60 271 −11,0 73 173 21,4 75 080 2,6 75 597 0,7 4,9 % 1 200 25,1 921 −23,2 1 151 24,9 1 367 18,8 1 597 16,8 12,2 % kredieten 1006 — Algemene onkosten, telematicaverg. kredieten 1050 — Talencursussen kredieten 1051 — Informaticacursussen kredieten 106 — Secretariaatsvergoedin- gen TOTAAL kosten en vergoedingen per lid (betalingen) 28 485 29 976 5,2 31 990 6,7 33 481 4,7 35 820 890 −0,5 799 −10,2 930 16,4 939 7,0 0,9 36 105 986 0,8 5,0 37 127 2,8 38 377 839 −14,9 865 3,4 3,2 4,4 % −0,5 % 114 64,4 220 93,8 198 −9,8 175 −11,6 158 −9,6 162 2,0 178 10,1 14,5 % 894 69 53 759 64 664 20,3 74 456 15,1 89 202 19,8 100 247 12,4 96 385 −3,9 107 400 11,4 111 190 3,5 10,9 % 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) Jaarbedrag van de uitgaven van het Europees Parlement voor de in paragraaf 1. 2 van de opmerkingen bedoelde kosten en vergoedingen, betaald aan de leden of aan derden (medewerkers, opleidingsorganisaties), gedeeld door het totale aantal leden. Bron: Algemene begroting van de Europese Gemeenschappen — betalingen uit hoofde van de vastleggingen van het begrotingsjaar n. 3 8 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 2 4 3 / 9 C 243/10 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 3. 8. 98 TABEL 3 AANDEEL VAN ELKE VERGOEDING kredieten 1004 — Reis- en verblijfkosten kredieten 1005 — Bijzondere reiskosten kredieten 1006 — Algemene onkosten, telematicaverg. kredieten 1050 — Talencursussen kredieten 1051 — Informaticacursussen kredieten 106 — Secretariaatsvergoedin- gen 1990 (%) 1991 (%) 1992 (%) 1993 (%) 1994 (%) 1995 (%) 1996 (%) 1997 (%) 39,1 0,5 38,2 0,6 36,5 0,6 35,1 0,6 30,4 0,5 35,2 0,6 33,8 0,6 33,2 0,7 20,7 19,2 18,7 17,4 18,1 17,4 16,7 16,8 0,6 0,1 0,6 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,4 0,1 0,4 0,1 39,0 41,4 43,6 46,3 50,5 46,3 48,4 48,8 TOTAAL kosten en vergoedingen per lid (betalingen) 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 Bron: Algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/11 ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT OP HET VERSLAG VAN DE REKENKAMER BETREFFENDE DE KOSTEN EN VERGOEDINGEN VAN DE LEDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT INLEIDING Punten 1. 1. -1. 4. Wil het verslag van de Rekenkamer het Parlement helpen om de transparantie van het stelsel van vergoedingen te verbeteren, dan dient het Parlement eerst in te gaan op de context waarin het systeem van vergoedingen van het Parlement zich heeft ontwikkeld, de omstandigheden waaronder het Parlement zijn werkzaamheden organiseert, het specifieke karakter van een parlementaire instelling, de rol van zijn leden en de wijzigingen die het Bureau al in de huidige regeling heeft aangebracht — een proces dat al was aangevat voordat de Rekenkamer met haar doorlichting was gestart. Fundamenteel in dit verband is, erop te wijzen dat een gemeenschappelijk bezoldigingsniveau ontbreekt, hetgeen valt te verklaren door het feit dat de leden van het Parlement nog niet over een gemeenschappelijk statuut beschikken, in tegenstelling tot de leden van de Commissie, het Hof van Justitie, het Gerecht van eerste aanleg en de Rekenkamer. Er zijn bijzondere omstandigheden die eigen zijn aan een parlement dat op supranationaal niveau functioneert: het aantal burgers dat elk lid vertegenwoordigt, de grootte van de kiesdistricten en de vele reizen die elk lid moet maken (van zijn of haar lidstaat naar de vergaderplaatsen, tussen de vergaderplaatsen en naar andere lidstaten). Deze punten zijn niet door de Rekenkamer aangesproken. Evenmin wordt erkend dat de leden van een parlementaire instelling niet alleen als „in dienst” kunnen worden bestempeld als zij aan formele vergaderingen van officiële organen van de instelling deelnemen, maar ook als zij meedoen aan het hele gamma openbare evenementen die parlementsleden bijwonen. De Rekenkamer erkent wel de voortdurende inspanningen die het Parlement zich op eigen initiatief getroost om het vergoedingenstelsel op een solidere leest te schoeien: — de herhaalde verzoeken van het Parlement aan de Commissie om een voorstel in te dienen voor een communautair wettelijk kader voor de medewerkers van de leden; dit voorstel is inmiddels ingediend; — de invoering van de vereiste om bewijsstukken voor reizen over te leggen; — de koppeling van de betaling van presentiegeld aan deelname aan hoofdelijke stemmingen; — de bevriezing van de reisvergoeding gedurende verscheidene jaren. De Rekenkamer noemt overigens nergens enige vergelijking met de regelingen en controles die in de nationale parlementen van kracht zijn. De verplichting voor de leden van het Europees Parlement om hun presentie door het ondertekenen van een register aan te tonen is in de meeste nationale parlementen bijvoorbeeld geen vereiste. Evenmin worden in de nationale parlementen altijd bewijsstukken voor reizen geëist. De Rekenkamer verklaart niet met welke maatstaf zij de doeltreffendheid van de ingevoerde controles heeft gemeten. Het is echter duidelijk dat de criteria die de Rekenkamer heeft gehanteerd, niet steunen op wat in de parlementen van de lidstaten gebruikelijk is. C 243/12 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 3. 8. 98 De stijging van de uitgaven (punt 1. 4) is een gevolg van het feit dat de begrotingsautoriteit deze vergoeding heeft verhoogd om de assistentie van het parlementslid te verbeteren, met name na de verruiming van de rol van de instelling en de leden ervan door de inwerkingtreding van het Verdrag van Maastricht. Voorts dient te worden vermeld dat de laatste uitbreiding van de Unie, met name met twee perifere lidstaten een relevante factor is geweest bij de toeneming van de reis- en verblijfskosten. Op die manier kan degene die de opmerkingen van de Rekenkamer leest, zich een beter beeld vormen van de ontwikkeling van twee belangrijke categorieën van uitgaven van een parlements- lid, namelijk de uitgaven voor medewerkers en die voor reizen (82 % van de totale uitgaven). TRANSACTIES VOORSCHOTKAS LEDEN Punten 1. 8-1. 14 Wat betreft de verrichtingen van de voorschotkas van de leden (punten 1. 8-1. 14) is het Parlement het eens te meer niet eens met de visie die de Rekenkamer al in eerdere verslagen ter- zake heeft geformuleerd en nu ook weer in haar preliminaire opmerkingen herhaalt dat het gebruik van een voorschotkas voor het betalen van reis- en verblijfskosten niet strookt met de beginselen en uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement. Het Parlement is in dit verband van mening dat de omvang en frequentie van deze betalingen ten volle rechtvaardigen dat gebruik wordt gemaakt van het systeem van gelden ter goede rekening als bedoeld in de artikelen 54 van het Financieel Reglement en 82 en volgende van de uitvoeringsvoorschriften ervan. Het Parlement handhaaft derhalve zijn antwoord op de jaarverslagen van de Rekenkamer voor de begrotingsjaren 1990 en 1991, namelijk dat „op grond van artikel 54 van het Financieel Reglement voor bepaalde categorieën van uitgaven een beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld. Het Financieel Reglement stelt geen enkele voorwaarde ten aanzien van de hoogte van de te betalen bedragen” (zie PB C 324 van 13. 12. 1991, blz. 14 en C 330 van 15. 12. 1992, blz. 453). Als voor deze betalingen zoals standaard voorgeschreven een door de ordonnateur ondertekende betalingsopdracht zou moeten worden gegeven, die nog het visum van de Financieel Controleur moet krijgen vooraleer de rekenplichtige tot betaling kan overgaan, zou dit in dit specifieke geval overigens een aanzienlijke vertraging met zich meebrengen zonder de werklast voor de betrokken diensten en de desbetreffende beheerskosten aanzienlijk te verminderen. In verband met de opmerking over de mogelijke toekenning van voorschotten op deze vergoedingen „voor niet-aangetoonde aanwezigheid” (punt 1. 11) dient te worden opgemerkt dat de bedragen in deze zeer zeldzame gevallen stelselmatig worden teruggevorderd na verificatie van de handtekeningen op de presentielijsten, die recht geven op de betalingen in kwestie. De betaalde voorschotten zijn immers niet definitief verworven en worden pas na controle in de begroting verrekend. Deze controle omvat alle voorgeschreven verificaties door de ordonnateur, die de regelmatigheidsverklaring ondertekent en deze vervolgens aan de Financieel Controleur voor diens visum voorlegt. De opmerking dat de voorschotkas tijdelijk de kosten van niet-officiële reizen van leden draagt (punt 1. 10), tot de regelmatigheid van de uitgaven is aangetoond en de bedragen eventueel worden teruggevorderd, klopt met de werkelijkheid. Te preciseren valt echter dat het om een vrij klein aantal biljetten gaat en dat het Parlement bereid is om deze kwestie opnieuw te bekijken. Dat geldt ook voor de wijze van betaling, teneinde de risico’s die verbonden zijn aan het gebruik van cash te beperken of zelfs volledig te elimineren. 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/13 De Rekenkamer erkent dat voor de verbeterde methode die zij voorstelt „eventueel een permanent voorschotsysteem zou kunnen worden gehanteerd, zodat de leden nog steeds geen lasten voor kasbeheer behoeven te dragen”. Dit zou in de praktijk tot 626 individuele rekeningen voor leden leiden hetgeen een zeer moeizaam beheer zou veroorzaken. Het Parlement zal de voorstellen om zijn huidige systeem te moderniseren overigens grondig bestuderen en in die zin aanpassen. Forfaitaire reis- en verblijfskostenvergoedingen Punten 1. 15-1. 26 Forfaitaire vergoeding houdt per definitie in dat de reële kosten niet exact worden vergoed. In dit verband moet worden opgemerkt dat het Bureau sinds 1997 zoals de Rekenkamer zelf erkent het controlemechanisme met betrekking tot de voorwaarden voor de betaling van de forfaitaire reisvergoeding heeft verbeterd (betaling na overlegging van een bewijsstuk dat de reis in kwestie wel degelijk heeft plaatsgevonden). De Rekenkamer zet vraagtekens in verband met „de bewijskracht van documenten zoals vliegbiljetten, spoorbiljetten of hotelrekeningen die worden toegelaten ter vervanging van de handtekening op registers of presentielijsten” (punt 1. 20) en merkt op dat ondertekening van presentielijsten ontoereikend is om vast te kunnen stellen dat leden daadwerkelijk aan de werkzaamheden van het Parlement hebben deelgenomen (punt 1. 21). Hierbij wordt voorbijge- gaan aan de werkelijke aard van het parlementaire werk, dat bijvoorbeeld vaak contacten en vergaderingen buiten en natuurlijk ook binnen de gebouwen van het Parlement kan omvatten. In verband met de regelmatigheid van de op maximum 3 000 ECU vastgestelde uitgaven voor speciale reizen die de leden „in de uitvoering van hun werkzaamheden” maken wegens het ontbreken van criteria om de aard van deze reizen vast te stellen (punt 1. 26) moeten de bedenkingen van de Rekenkamer eveneens worden gerelativeerd daar de deelneming van de leden aan tal van openbare evenementen inherent is aan hun taak als politicus. In de praktijk wordt elke aanvraag gecontroleerd om na te gaan of het om een officieel programma gaat. In geval van twijfel wordt de aanvraag naar de verantwoordelijke quaestor verwezen. Tenslotte moet eraan worden herinnerd dat deze uitgaven slechts een zeer klein aandeel in de parlemen- taire vergoedingen vertegenwoordigen, dat zij enkel na overlegging van bewijsstukken (reële uitgaven) worden betaald en dat een derde van de leden van deze vergoeding geen gebruik maken. VERGOEDING VOOR ALGEMENE UITGAVEN — SECRETARIAATSVERGOEDING Punten 1. 27-1. 38 De opmerking van de Rekenkamer over de in het kader van de regeling vastgestelde omrekeningskoers voor de omzetting van de ECU bij de verrekening van deze vergoedingen (punt 1. 27-1. 29) is weliswaar juist, maar is bijna achterhaald, daar er met de invoering van de euro geen koersfluctuaties meer zullen bestaan voor de valuta’s van de lidstaten die deel uitmaken van de EMU. De vaststelling van een jaarlijkse vaste wisselkoers was, zoals de Rekenkamer erkent, ingegeven door „het gewettigde verlangen om de bezoldiging van de medewerkers te beschermen tegen wisselkoersrisico’s”. Er kan naar passende tijdelijke oplossin- gen worden gezocht voor de valuta’s van de overige lidstaten. De forfaitaire vergoeding voor algemene uitgaven dient ter dekking van allerlei kosten die de leden hoofdzakelijk in hun land van herkomst hebben, zoals administratiekosten, telecommuni- C 243/14 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 3. 8. 98 catie- en portokosten, uitgaven voor informatica- en telematica-apparatuur, enz. Het forfaitaire karakter ervan is gerechtvaardigd door de grote diversiteit van de uitgaven die eronder vallen, alsook om de niet te verwaarlozen administratiekosten en onvermijdelijke vertragingen te vermijden die verbonden zijn aan een systeem dat gebaseerd is op de overlegging van bewijsstukken door 626 leden uit 15 lidstaten in combinatie met anticumulatiebepalingen die van land tot land verschillen. De opmerkingen van de Rekenkamer over de secretariaatsvergoeding betreffen veeleer de regeling zelf dan de toepassing ervan. Het Parlement zou een en ander als volgt willen verduidelijken: — terwijl het Parlement er verantwoordelijk voor is dat de regeling voor de vergoeding van medewerkers correct wordt uitgevoerd, is de indienstneming van medewerkers een zaak tussen het lid en diens medewerker of medewerkers; deze juridische band ressorteert onder het privaatrecht en bindt het Parlement als instelling op geen enkele wijze. Het gevolg hiervan is dat de administratie van het Parlement — om te voorkomen dat zij door een nationale rechter als de directe werkgever van de medewerkers wordt beschouwd — niet in staat is om te interveniëren en na te gaan of deze privaatrechtelijke contracten in overeenstemming zijn met de geldende nationale (burgerrechtelijke, handelsrechtelijke, fiscale en sociale) bepalingen; — de flexibiliteit van de regeling (contracten in loondienst, dienstverleningscontracten, eenma- lige betalingen na overlegging van een factuur, enz. ) heeft tot doel de leden in staat te stellen hun behoeften aan medewerkers aan te passen aan de voortdurende ontwikkeling van hun taken en specifieke opdrachten die hen achtereenvolgens worden toevertrouwd. Zoals de Rekenkamer opmerkt wordt de regeling momenteel herzien in samenwerking met de Commissie en de Raad om in de Regeling andere personeelsleden een nieuwe personeelscatego- rie, namelijk parlementair medewerker, op te nemen. Deze hervorming zal voor meer transpa- rantie en efficiency bij het beheer van de medewerkers zorgen zoals de Rekenkamer ook erkent (punt 1. 38). De Rekenkamer wijst op de mogelijkheid dat leden een reisvergoeding van de lidstaten ontvangen bovenop de desbetreffende vergoedingen van het Europees Parlement. Dit komt niet zeer vaak voor. Het Parlement is echter zeer wel bereid in zijn regeling een bepaling op te nemen die dubbele vergoeding verbiedt en erop toe te zien dat dit ook wordt gecontroleerd. Het Europees Parlement zijn overigens geen gevallen bekend van nationale parlementen die een bijkomende secretariaatsvergoeding aan leden van het Europees Parlement betalen of hebben betaald, behalve wanneer het lid in kwestie een dubbel mandaat heeft. CONCLUSIES Punten 1. 39-1. 44 Het Parlement neemt kennis van de algemene conclusie van de Rekenkamer dat de vigerende administratieve en boekhoudkundige procedures voor een correcte toepassing van de regeling van het Parlement zorgen. Bij lezing van de opmerkingen van de Rekenkamer moet worden bedacht in welke context de huidige vergoedingsregelingen functioneren, namelijk in afwezigheid van een gemeenschappelijk statuut voor de leden en een gelijk bezoldigingsniveau en de bijzondere werkomstandigheden van de leden van een supranationale parlementaire instelling in aanmerking genomen. 3. 8. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 243/15 Het Parlement is van mening dat de in het begrotingsjaar 1997 genomen maatregelen die de huidige regeling hebben verbeterd, zoals ook het voorstel van de Commissie voor een nieuw wettelijk kader voor de medewerkers van de leden tot verbetering zal leiden. Het Europees Parlement zal de herziening van de huidige regeling waarmee het in 1995 is begonnen, voortzetten, teneinde voor meer transparantie te zorgen, de controle te verbeteren en de regeling coherenter te maken. Het zal de aanbevelingen van de Rekenkamer in overweging nemen voorzover zij praktisch uitvoerbaar zijn. Het Europees Parlement zal zich blijven inzetten om de huidige voorschriften te verbeteren, maar zal daarnaast ook blijven werken aan het ontwerp voor een gemeenschappelijk statuut voor de leden om voor een solide en bevredigende basis voor de bezoldiging van zijn leden in de toekomst te zorgen


title: Verordnung (EG) Nr. 1233/98 der Kommission vom 15. Juni 1998 zur Festlegung pauschaler Einfuhrwerte für die Bestimmung der im Sektor Obst und Gemüse geltenden Einfuhrpreise

eurovoc_concepts:
agri-monetary policy
citrus fruit
fruit vegetable
import price
pip fruit
stone fruit

formats: pdf print

text: 16. 6. 98 DE Amtsblatt der Europ(cid:132)ischen Gemeinschaften L 170/1 I (Ver(cid:148)ffentlichungsbed(cid:129)rftige Rechtsakte) VERORDNUNG (EG) Nr. 1233/98 DER KOMMISSION vom 15. Juni 1998 zur Festlegung pauschaler Einfuhrwerte f(cid:129)r die Bestimmung der im Sektor Obst und Gem(cid:129)se geltenden Einfuhrpreise DIE KOMMISSION DER EUROP(cid:142)ISCHEN GEMEINSCHAFTEN (cid:190) gest(cid:129)tzt auf den Vertrag zur Gr(cid:129)ndung der Europ(cid:132)ischen Gemeinschaft, gest(cid:129)tzt auf die Verordnung (EG) Nr. 3223/94 der Kommission vom 21. Dezember 1994 mit Durch- f(cid:129)hrungsbestimmungen zu der Regelung der Einfuhr von Obst und Gem(cid:129)se (1), zuletzt ge(cid:132)ndert durch die Verord- nung (EG) Nr. 2375/96 (2), insbesondere auf Artikel 4 Absatz 1, gest(cid:129)tzt auf die Verordnung (EWG) Nr. 3813/92 des Rates vom 28. Dezember 1992 (cid:129)ber die Rechnungseinheit und die im Rahmen der gemeinsamen Agrarpolitik anzuwen- denden Umrechnungskurse (3), zuletzt ge(cid:132)ndert durch die Verordnung (EG) Nr. 150/95 (4), insbesondere auf Artikel 3 Absatz 3, in Erw(cid:132)gung nachstehender Gr(cid:129)nde: Die in Anwendung der Ergebnisse der multilateralen von der Handelsverhandlungen der Uruguay-Runde der Kommission festzulegenden, zur Bestimmung pauschalen Einfuhrwerte zu ber(cid:129)cksichtigenden Kriterien sind in der Verordnung (EG) Nr. 3223/94 f(cid:129)r die in ihrem Anhang angef(cid:129)hrten Erzeugnisse und Zeitr(cid:132)ume festge- legt. In Anwendung der genannten Kriterien sind die im Anhang zur vorliegenden Verordnung ausgewiesenen pauschalen Einfuhrwerte zu ber(cid:129)cksichtigen (cid:190) HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN: Artikel 1 Die in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 3223/94 genannten pauschalen Einfuhrwerte sind in der Tabelle im Anhang zur vorliegenden Verordnung festgesetzt. Artikel 2 Diese Verordnung tritt am 16. Juni 1998 in Kraft. Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat. Br(cid:129)ssel, den 15. Juni 1998 F(cid:129)r die Kommission Franz FISCHLER Mitglied der Kommission (1) ABl. L 337 vom 24. 12. 1994, S. 66. (2) ABl. L 325 vom 14. 12. 1996, S. 5. (3) ABl. L 387 vom 31. 12. 1992, S. 1. (4) ABl. L 22 vom 31. 1. 1995, S. 1. L 170/2 DE Amtsblatt der Europ(cid:132)ischen Gemeinschaften 16. 6. 98 ANHANG zu der Verordnung der Kommission vom 15. Juni 1998 zur Festlegung pauschaler Einfuhr- werte f(cid:129)r die Bestimmung der im Sektor Obst und Gem(cid:129)se geltenden Einfuhrpreise KN-Code Drittland-Code (1) (ECU/100 kg) Pauschaler Einfuhrpreis 0707 00 05 0709 90 70 0805 30 10 0808 10 20, 0808 10 50, 0808 10 90 0809 10 00 0809 20 95 0809 40 05 052 999 052 999 378 382 388 528 999 388 400 404 508 512 524 528 800 804 999 052 999 052 064 068 616 999 624 999 86,9 86,9 60,3 60,3 60,7 61,3 59,6 54,0 58,9 82,5 83,8 86,7 102,9 83,6 55,9 65,1 188,8 105,0 94,9 160,9 160,9 241,9 218,4 210,8 204,4 218,9 221,1 221,1 (1) Nomenklatur der L(cid:132)nder gem(cid:132)ß der Verordnung (EG) Nr. 2317/97 der Kommission (ABl. L 321 vom 22. 11. 1997, S. 19). Der Code „999“ steht f(cid:129)r „Verschiedenes“


title: Rapport spécial n° 10/98 relatif aux frais et indemnités des députés du Parlement européen, accompagné des réponses du Parlement européen (présenté en vertu de l'article 188 C, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE)

formats: html pdf print

text: 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/1 I (Communications) COUR DES COMPTES RAPPORT SPÉCIAL No 10/98 relatif aux frais et indemnite´s des de´pute´s du Parlement europe´en, accompagne´ des re´ponses du Parlement europe´en (pre´sente´ en vertu de l’article 188 C, paragraphe 4, deuxie`me aline´a, du traite´ CE) (98/C 243/01) TABLE DES MATIÈRES Points Page INTRODUCTION. 1. 1 — 1. 4 Champ du contrôle. 1. 1 — 1. 3 Donne´es financie`res. 1. 4 RESPECT FORMEL DE LA RÉGLEMENTATION. 1. 5 — 1. 7 OPÉRATIONS DE LA RÉGIE DES DÉPUTÉS. 1. 8 — 1. 26 Indemnite´ forfaitaire de voyage et indemnite´ de se´jour. 1. 15 — 1. 24 Indemnite´ de voyage plafonne´e à 3 000 ECU. 1. 25 — 1. 26 INDEMNITÉ DE FRAIS GÉNÉRAUX — INDEMNITÉ DE SECRÉTARIAT. 1. 27 — 1. 38 Indemnite´ de frais ge´ne´raux. 1. 30 — 1. 31 Indemnite´ de secre´tariat. 1. 32 — 1. 38 CONCLUSION. 1. 39 — 1. 44 Ame´liorer le syste`me de gestion administrative. Rapprocher les me´canismes indemnitaires de la re´alite´. Rendre le dispositif plus transparent et contrôlable. Re´duire les lacunes existantes. 1. 41 1. 42 1. 43 1. 44 2 2 2 2 2 3 4 5 5 5 6 6 6 6 6 Re´ponse du Parlement europe´en. 11 C 243/2 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes 3. 8. 98 INTRODUCTION Champ du contrôle 1. 1. Les de´pute´s du Parlement europe´en reçoivent un traitement verse´ par chaque parlement national, variable selon les pays. Ils ne sont pas re´mune´re´s par le Parlement europe´en, mais ils sont indemnise´s par celui-ci des frais expose´s dans l’exercice de leur mandat, sur la base d’une re´glementation adopte´e en 1984 par le bureau du Parle- ment europe´en (PE 133. 116), re´gulie`rement mise à jour (1). 1. 2. L’audit a exclusivement porte´ sur la mise en œuvre de la re´glementation concernant l’indemnisation de leurs frais par le Parlement europe´en: a) l’indemnite´ forfaitaire de voyage (2); b) l’indemnite´ de voyage plafonne´e à 3 000 ECU (3); c) l’indemnite´ de se´jour (4); d) l’indemnite´ de secre´tariat (5); e) l’indemnite´ de frais ge´ne´raux (6); f) le remboursement des frais de voyage, de se´jour et d’enseignement lie´s aux cours de langue et d’informa- tique (7). 1. 3. L’audit a porte´ sur l’e´volution du syste`me indemni- taire depuis les derniers contrôles de la Cour relatifs aux exercices 1990 et 1991 (8). Les ve´rifications sur pie`ces ont e´te´ conduites principalement sur l’exercice 1996. Les proce´dures administratives et comptables mises en œuvre (1) Voir PE 133. 116/QUEST. /re´v VII/1-97. (2) L’indemnite´ forfaitaire de voyage est destine´e au rembourse- ment de l’ensemble des frais lie´s au transport des de´pute´s entre leur lieu de domicile et le lieu de re´union, à l’occasion de leur participation autorise´e et prouve´e aux re´unions des organes officiels du Parlement europe´en. (3) L’indemnite´ de voyage vise, en dehors des hypothe`ses couver- tes par les indemnite´s forfaitaires de voyage et de se´jour, au remboursement, dans la limite d’un maximum fixe´ à 3 000 ECU par an, des de´penses expose´es par les de´pute´s à l’occasion des de´placements effectue´s dans l’exercice de leur mandat, à l’exception des de´placements effectue´s à l’inte´rieur de leur pays d’e´lection. (4) L’indemnite´ de se´jour est verse´e pour chaque jour de partici- pation aux activite´s ouvrant droit à l’indemnite´ forfaitaire de voyage. (5) L’indemnite´ de secre´tariat est destine´e à couvrir les de´penses re´sultant de l’engagement ou de l’utilisation des services d’un ou plusieurs assistants. (6) L’indemnite´ de frais ge´ne´raux est destine´e à couvrir les frais re´sultant des activite´s parlementaires des de´pute´s et non couverts par d’autres indemnite´s. (7) L’audit n’a pas donne´ lieu à observation significative concer- nant ce type d’indemnite´s. (8) JO C 324 du 13. 12. 1991, chapitre 15 et JO C 330 du 15. 12. 1992, chapitre 18. ont e´te´ examine´es au regard de la re´glementation spe´ci- fique adopte´e par le Parlement, de la re´glementation financie`re communautaire, et du principe de bonne ges- tion financie`re. Les faiblesses et les risques signale´s dans le pre´sent rapport sont tous e´taye´s par des constatations d’audit. Donne´es financie`res 1. 4. Les tableaux figurant en annexe (tableaux 1, 2 et 3) retracent l’e´volution des paiements correspondant aux indemnite´s sous revue entre 1990 et 1997. Le montant total de ces de´penses s’e´levait à 142,6 Mio ECU en 1997, repre´sentant 16 % de l’ensemble des de´penses de fonc- tionnement du Parlement. 48 % des versements sont consacre´s à l’indemnite´ de secre´tariat, 33 % aux diffe´ren- tes indemnite´s de voyage et de se´jour, et 16 % à l’indem- nite´ de frais ge´ne´raux. La de´pense moyenne annuelle effectue´e soit directement, soit indirectement, par de´pute´ au titre de ces indemnite´s, est passe´e de 138 000 ECU en 1990 à 227 000 ECU en 1997 (9), soit une progression moyenne de 7,4 % par an. La revalorisation du bare`me de l’indemnite´ de secre´tariat (+10,6 % en moyenne annuelle) explique l’essentiel de cette progression. Depuis juin 1996, cette indemnite´ est verse´e directement aux assistants ou à des tiers payant de´signe´s par les de´pute´s. RESPECT FORMEL DE LA RÉGLEMENTATION 1. 5. Sauf pour les remboursements de frais affe´rents aux cours de langue et d’informatique, la gestion des indemni- te´s sous revue est assure´e par le service des indemnite´s parlementaires, qui comporte deux secteurs distincts: — la re´gie des de´pute´s, charge´e du paiement des indem- nite´s de voyage et de se´jour, sous le contrôle d’un service d’ordonnancement, qui assure la ve´rification des paiements de la re´gie, l’e´tablissement des recou- vrements ou comple´ments ne´cessaires, et la comptabi- lisation budge´taire de ces ope´rations; — un secteur «indemnite´s de secre´tariat et frais ge´ne´- raux», charge´ de l’ordonnancement et des contrôles concernant les indemnite´s de frais ge´ne´raux et de secre´tariat. 1. 6. Les syste`mes de gestion mis en place au sein du service des indemnite´s parlementaires assurent, dans l’en- semble, une application correcte de la re´glementation adopte´e par le Parlement. (9) 82 % des de´pute´s en fonction au 1. 11. 1996 ont reçu un montant compris entre plus 20 % ou moins 20 % du mon- tant annuel moyen. 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/3 1. 7. Les proce´dures, que ce soit pour les paiements au titre de la re´gie ou pour les autres de´penses indemnitaires, s’appuient sur des outils informatiques maîtrise´s. Elles sont cohe´rentes, fiables et rapides. La re´gularite´ formelle des de´penses, au regard des re`gles e´dicte´es par le bureau du Parlement, est assure´e à travers la production et le contrôle syste´matique des pie`ces exige´es par cette re´gle- mentation. 1. 12. Alors que l’article 23, paragraphe 3, de la re´gle- mentation du Parlement limite le paiement en espe`ces aux seules indemnite´s de se´jour, une communication du colle`- ge des questeurs a suspendu en 1990 cette disposition, en e´tendant la possibilite´ de versement en espe`ces à l’ensem- ble des indemnite´s paye´es par la re´gie. Les paiements en espe`ces repre´sentaient, en 1997, 42 % du nombre total des transactions re´alise´es par la re´gie. OPÉRATIONS DE LA RÉGIE DES DÉPUTÉS 1. 8. La re´gie des de´pute´s est charge´e, à Bruxelles et Strasbourg, du paiement des de´penses correspondant à l’indemnite´ forfaitaire de voyage, à l’indemnite´ de voyage et à l’indemnite´ de se´jour. Les paiements effectue´s par la re´gie des de´pute´s en 1997 se sont e´leve´s à 46,9 Mio ECU, repre´sentant 33 % des indemnite´s relatives aux membres du Parlement. Le montant plafond de l’avance renou- velable consentie à cette re´gie est fixe´ à 3,2 Mio ECU depuis 1991. 1. 9. La Cour a estime´ (10) que le recours à une re´gie d’avances pour des paiements d’une telle importance n’est pas conforme aux principes pre´vus par le re`glement financier (article 54) et ses modalite´s d’exe´cution (articles 82 et suivants). Ni la nature des de´penses en cause, ni une urgence particulie`re ne justifient en l’occurrence de de´rogation aux re`gles normales de paiement et de contrôle. 1. 13. Ces proce´dures de´rogatoires engendrent des coûts et des risques de gestion e´leve´s. Le syste`me meˆme d’une re´gie, qui implique à la fois une caisse et un service de contrôle et d’ordonnancement, ne´cessite d’importants moyens humains et financiers. Les avances à usage prive´ consenties aux de´pute´s mobilisent e´galement le personnel et la tre´sorerie de cette re´gie. Aujourd’hui, la majorite´ des effectifs du service des indemnite´s parlementaires est affecte´e au paiement et au contrôle d’une proportion re´duite de l’ensemble des indemnite´s. Par ailleurs, les paiements en espe`ces, qui impliquent en l’occurrence d’importants maniements de fonds, comportent un risque de gestion plus e´leve´ que d’autres modes de paiement. 1. 14. Les proce´dures normales de paiement et de contrôle permettraient de mieux re´partir la charge de travail et de limiter les risques lie´s au maniement d’espe`- ces. Elles pourraient comporter un syste`me d’avance permanente, conforme à l’article 46 du re`glement finan- cier, afin d’e´viter, dans de meilleures conditions de se´curi- te´ qu’une re´gie, que les de´pute´s ne supportent des charges de tre´sorerie. Indemnite´ forfaitaire de voyage et indemnite´ de se´jour 1. 10. En outre, les de´pute´s, en application de l’article 4, paragraphe 5, de la re´glementation du Parlement, ont la possibilite´ d’obtenir, aupre`s de l’agence de voyage du Parlement, des titres de transport à usage prive´, dont le coût est de´duit des indemnite´s de voyage et de se´jour qui leur sont dues. Cette facilite´ conduit le Parlement à payer provisoirement des factures e´trange`res à son activite´, à les re´cupe´rer ulte´rieurement en dehors des re`gles pose´es par le re`glement financier, et à consentir ainsi des avances aux de´pute´s. forfaitaire de voyage est, selon les 1. 15. L’indemnite´ articles 1 à 7 de la re´glementation du Parlement, destine´e au remboursement de l’ensemble des frais lie´s au trans- port des de´pute´s entre leur lieu de domicile et le lieu de re´union, à l’occasion de leur participation autorise´e et prouve´e aux re´unions des organes officiels du Parlement europe´en. L’indemnite´ de se´jour est, selon les articles 11 et 12 de la re´glementation, verse´e pour chaque jour de participation aux activite´s ouvrant droit à l’indemnite´ forfaitaire de voyage. 1. 11. Contrairement au re`glement financier, cette re´gie d’avances est utilise´e pour recouvrer aupre`s des de´pute´s, avant ordonnancement, et sans intervention du contrô- leur financier, les sommes dont ils se trouvent redevables à divers titres (notamment billets de voyage à usage prive´, indemnite´s paye´es pour des pre´sences non justifie´es). 1. 16. L’indemnite´ forfaitaire de voyage est calcule´e par application d’un bare`me kilome´trique à la distance entre le lieu de re´union et le lieu de domicile de´clare´ par le de´pute´. Ce bareˆme est «gele´» depuis 1994. L’indemnite´ de se´jour est calcule´e en appliquant le bare`me journalier au nombre de jours de pre´sence de´clare´s par le de´pute´. (10) Voir points 15. 22-15. 23 du rapport annuel relatif à l’exercice 1990 et 18. 7-18. 8 du rapport annuel relatif à l’exercice 1991. 1. 17. Le bare`me de l’indemnite´ forfaitaire de voyage ne correspond pas aux frais re´els de transport engage´s par C 243/4 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes 3. 8. 98 les de´pute´s. L’analyse de la Cour montre qu’en 1996, sur les trajets «lieu de domicile des de´pute´s — lieux de re´union», il a donne´ lieu à des versements (27,6 Mio ECU) supe´rieurs en moyenne globale de 30 % aux tarifs ae´riens observe´s en classe affaire, ce qui repre´sente un e´cart d’environ 6,5 Mio ECU. Cet e´cart varie notable- ment selon le lieu d’origine des de´pute´s, et progresse en fonction de son e´loignement. L’e´cart re´el est plus impor- tant, car, en pratique, des moyens de transport moins one´reux sont souvent utilise´s (train, avion en classe tourisme), et quelques parlements nationaux consentent aux de´pute´s europe´ens des facilite´s sur les lignes inte´- rieures. 1. 18. Jusqu’à fin 1997, le versement des indemnite´s forfaitaires de voyage et de se´jour e´tait effectue´ par la re´gie sur la base des de´clarations faites par les de´pute´s. Les contrôles ne portaient pas sur la re´alite´ des trajets ou des se´jours effectue´s, mais sur la pre´sence des de´pute´s sur les lieux de re´union, e´tablie en principe par la signature d’un registre ouvert dans la salle de se´ance. 1. 19. En outre, la re´glementation pre´voit que la partici- pation du de´pute´ aux travaux du Parlement peut eˆtre e´tablie par d’autres documents justificatifs. Les de´pute´s qui occupent certains mandats (11) ont la possibilite´ de de´roger au principe de la signature en salle de re´union en e´margeant une liste spe´cifique. L’ensemble des de´pute´s peuvent e´galement, dans le cas où ils ont omis de signer le registre de pre´sence, produire des preuves alternatives, notamment des titres de transport ou des notes d’hôtel. La pre´sentation de telles preuves n’est cependant autori- se´e qu’à raison de cinq fois par pe´riode de deux ans et demi. 1. 20. La force probante des documents, tels que billet d’avion, de train ou note d’hôtel, admis en substitution de la signature des registres ou listes de pre´sence, est fragile. En 1996, de tels justificatifs ont e´te´ fournis comme preuve alternative dans environ la moitie´ des cas de substitution. Dans tous les cas examine´s en 1996, les factures d’hôtel fournies à l’administration pour pallier l’absence de preuve portaient sur une participation en de´but ou en fin de re´union hebdomadaire. 1. 21. La signature des registres de pre´sence ne permet pas non plus d’e´tablir la participation effective des de´pu- te´s aux travaux du Parlement. 1. 22. En l’absence, jusqu’à fin 1997, de contrôle portant sur la re´alite´ des trajets de´clare´s au titre de l’indemnite´ (11) Pre´sident, vice-pre´sidents, questeurs, pre´sidents et vice-pre´si- dents de commissions, rapporteurs. forfaitaire de voyage, des versements pouvaient eˆtre effec- tue´s sans que le trajet correspondant ait e´te´ re´alise´. 1. 23. De plus, la Cour a constate´ l’absence de crite`res, et par suite, de transparence et de contrôle concernant le lieu de de´part (domicile de´clare´ discre´tionnairement par le de´pute´). 1. 24. La Cour note les efforts du bureau du Parlement qui, en 1997, a pris certaines mesures pour corriger ces faiblesses: a) un syste`me permanent de contrôle des indemnite´s forfaitaires de voyage, à travers la production de pie`ces justificatives, a e´te´ mis en place. Depuis le 1er novembre 1997, le paiement des indemnite´s forfaitai- res de voyage est subordonne´ à la pre´sentation de la carte d’embarquement ou du billet de train en cas de voyage ae´rien ou ferroviaire, ou d’une de´claration personnelle de´taille´e en cas de voyage en voiture personnelle; b) à compter du 1er fe´vrier 1998, les de´pute´s qui ne sont pas pre´sents lors de la moitie´ des votes nominaux les jours où le Parlement traite de questions le´gislatives (les mardis, mercredis et jeudis lors des sessions à Strasbourg et le jeudi lors des sessions à Bruxelles) perdent la moitie´ de leur indemnite´ journalie`re; c) à Bruxelles, les de´pute´s ont le choix d’e´marger soit les listes de pre´sence lors des re´unions des commissions et des groupes politiques, et lors des autres re´unions officielles du Parlement europe´en, soit un registre central d’e´margement. Indemnite´ de voyage plafonne´e à 3 000 ECU 1. 25. Cette indemnite´ (article 10 de la re´glementation) vise, en dehors des hypothe`ses couvertes par les indemni- te´s forfaitaires de voyage et de se´jour, au remboursement, dans la limite d’un maximum fixe´ à 3 000 ECU par an, des de´penses expose´es par les de´pute´s à l’occasion des de´placements effectue´s dans l’exercice de leur mandat, à l’exception des de´placements effectue´s à l’inte´rieur de leur pays d’e´lection. 1. 26. Les de´penses effectue´es par les de´pute´s à l’occasion des de´placements couverts par cette indemnite´ sont rem- bourse´es par la re´gie sur la base d’une de´claration, accompagne´e des pie`ces justificatives du voyage, d’une invitation ou du programme de la visite. L’adoption de crite`res de´finissant quels de´placements sont effectue´s par les de´pute´s dans l’exercice de leur mandat, permettrait de proce´der à des contrôles portant e´galement sur l’e´ligibilite´ des de´penses. 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/5 INDEMNITÉS DE FRAIS GÉNÉRAUX — INDEMNITÉS DE SECRÉTARIAT tibles d’eˆtre rembourse´s, par exemple, par quelques parle- ments nationaux. 1. 27. Le secteur «indemnite´s de secre´tariat et de frais ge´ne´raux» proce`de à la liquidation et à l’ordonnancement des sommes dues au titre de ces indemnite´s, paye´es mensuellement par virement bancaire dans l’une des mon- naies communautaires de´signe´e par le de´pute´, dans la limite du taux maximum fixe´ par le bureau du Parlement. Les de´penses correspondantes ont atteint 93,6 Mio ECU en 1997. 1. 28. Le re`glement financier applicable au budget ge´ne´- ral des Communaute´s europe´ennes pre´voit (article 11, paragraphe 4) que les conversions entre l’e´cu et les monnaies nationales sont en principe effectue´es au cours du jour, ou, dans des cas exceptionnels dûment justifie´s, par application du cours de l’avant dernier jour du mois pre´ce´dant celui pour lequel les taux sont e´tablis. 1. 29. La re´glementation du Parlement europe´en (article 26) retient, pour la conversion en monnaie nationale des paiements mensuels effectue´s au titre des indemnite´s de secre´tariat et de frais ge´ne´raux, le taux de change de l’avant dernier jour du mois de novembre de l’anne´e pre´ce´dant l’anne´e de re´fe´rence, et garantit, pendant la dure´e d’une le´gislature, le maintien au niveau de l’anne´e ante´rieure du montant de l’indemnite´ de secre´tariat, libel- le´ en monnaie nationale. Par ailleurs, les de´pute´s de´si- gnent et changent librement la monnaie de re`glement. Ces de´rogations aux re`gles normales de conversion peuvent entraîner des charges l’institution. D’autres me´canismes, conformes aux dispositions du re`glement financier, devraient eˆtre recherche´s, afin de re´pondre au le´gitime souci de protection de la re´mune´ra- tion des assistants contre les risques de change. importantes pour Indemnite´ de frais ge´ne´raux 1. 30. L’indemnite´ de frais ge´ne´raux est, selon l’article 13 de la re´glementation, destine´e à couvrir les frais re´sultant des activite´s parlementaires des de´pute´s et non couverts par d’autres indemnite´s. Elle est verse´e au taux fixe´ par le bureau (38 304 ECU par an en 1997) sur la base d’une demande d’attribution annuelle. Cette est re´duite de 50 % pour les de´pute´s qui participent à moins de 50 % des sessions. indemnite´ Indemnite´ de secre´tariat 1. 32. L’indemnite´ de secre´tariat est, selon les articles 14 à 16 de la re´glementation, destine´e à couvrir les de´penses re´sultant de l’engagement ou de l’utilisation des services d’un ou plusieurs assistants. Elle est verse´e mensuellement dans la limite d’un plafond annuel fixe´ par le bureau (110 460 ECU en 1997). 1. 33. La re´glementation ne pre´cise pas les e´le´ments de coût re´el qui justifient le plafond fixe´. Les seules indica- tions fournies par le Parlement à cet e´gard figuraient dans les commentaires des budgets 1993 et 1994, qui pre´ci- saient que chaque de´pute´ «pourra engager deux assis- tants, l’un à Bruxelles et l’autre dans l’État membre d’origine». Ces mentions n’apparaissent plus dans les budgets ulte´rieurs. Ainsi, depuis lors, la progression sensi- ble du taux de cette indemnite´ n’est e´claire´e par aucune re´fe´rence transparente aux charges qu’elle est destine´e à compenser. En outre, le versement de l’indemnite´ de secre´tariat ne tient pas compte des indemnite´s ayant le meˆme objet, que quelques parlements nationaux attri- buent aux parlementaires europe´ens. 1. 34. Le versement mensuel de l’indemnite´ de secre´tariat re´sulte soit de la pre´sentation d’une «demande d’attribu- tion», e´tablie par le de´pute´ pour un paiement unique ou pour des paiements re´pe´titifs destine´s à un assistant parlementaire, soit de la production d’une facture pour des travaux de recherche, de documentation ou de secre´- tariat. Depuis juin 1996, la re´mune´ration des assistants leur est verse´e directement ou par l’interme´diaire d’un tiers payant de´signe´ par le de´pute´. Sous re´serve de l’incompatibilite´ frappant les agents des groupes politi- ques ou des institutions europe´ennes, le choix des assis- tants est laisse´ à la discre´tion des de´pute´s. 1. 35. La re´glementation pre´cise que le de´pute´ a l’obliga- tion de conclure un contrat, conforme´ment à la le´gisla- tion nationale applicable, entre lui-meˆme et l’assistant, mais n’impose pas la pre´sentation de ce document. Les services du Parlement n’effectuent aucun contrôle sur la conclusion effective des contrats pre´vus par la re´glemen- tation, ni n’examinent la validite´ de leurs clauses au regard des dispositions fiscales ou sociales. Le contrôle ne porte pas non plus sur l’e´ligibilite´ des factures. 1. 31. Le bare`me de cette indemnite´ forfaitaire ne s’ap- puie pas sur un chiffrage pre´cis des divers frais pris en charge, et ne tient pas compte des frais ge´ne´raux suscep- 1. 36. La distinction entre paiement au titre d’un contrat et paiement de prestations sur facture disparaît en prati- que. Les assistants peuvent en effet pre´senter des factures en sus d’un contrat salarie´, ou se situer non dans le cadre d’un contrat salarie´ mais de prestations de services. De C 243/6 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes 3. 8. 98 meˆme, une demande d’attribution peut aussi bien eˆtre pre´sente´e pour un contrat durable que pour un «paie- ment unique», que rien ne distingue d’une simple fac- ture. 1. 37. La flexibilite´ du cadre re´glementaire retenu, qui se caracte´rise par l’absence de transparence et de contrôle concernant les clauses et la nature des contrats, ne fournit pas à l’autorite´ budge´taire une assurance raisonnable contre le risque d’une utilisation inapproprie´e de l’indem- nite´ de secre´tariat. Actuellement le cadre re´glementaire a permis une trop large diversite´ des formules juridiques contractuelles et des types de de´penses prises en charge, sans suffisamment garantir la re´alite´ des prestations four- nies. 1. 38. Le cadre re´glementaire en vigueur devrait prochai- nement e´voluer. La Commission a pre´pare´ un projet de proposition de re`glement introduisant dans le re´gime applicable aux autres agents (RAA) un nouvel article concernant le statut des assistants parlementaires. Dans ce nouveau cadre, il appartiendra au Parlement de de´ter- miner le contenu exact des dispositions à e´tablir pour l’emploi des assistants parlementaires. Selon les informa- tions disponibles, le futur statut d’assistant europe´en comple´terait, sans les remplacer, les possibilite´s actuelles d’emploi dans le cadre du droit national, en vue d’ame´lio- rer la transparence dans la gestion des assistants tout en maintenant la flexibilite´ du re´gime en vigueur aujourd’hui. CONCLUSION 1. 39. La re´glementation concernant les indemnite´s relati- ves aux de´pute´s doit avoir pour objet d’assurer la prise en charge ade´quate des frais expose´s par les de´pute´s dans l’exercice de leur mandat. Les proce´dures administratives et comptables assurent, dans l’ensemble, une application correcte de la re´glementation adopte´e par le Parlement. Au cours de l’exercice 1997, le bureau du Parlement a retenu diverses mesures qui visent à reme´dier à certaines des faiblesses du syste`me. Par ailleurs, un projet de statut des assistants parlementaires est en cours d’e´laboration. 1. 40. L’audit de la Cour donne ne´anmoins lieu aux observations et recommandations suivantes, qui devraient justifier une profonde refonte du cadre re´glementaire. Ame´liorer le syste`me de gestion administrative financie`re communautaire, et entraînent des coûts de gestion e´leve´s. Tel est le cas pour le proce´de´ de la re´gie d’avances, de meˆme que pour les facilite´s d’avance à usage prive´ accorde´es aux de´pute´s. Les taux de change utilise´s devraient eˆtre calcule´s suivant les re`gles prescrites par le re`glement financier, et les risques de change couverts, le cas e´che´ant, par d’autres me´canismes (voir points 1. 13 et 1. 29). Rapprocher les me´canismes indemnitaires de la re´alite´ 1. 42. Les proce´dures ne permettent pas de garantir le respect du principe de bonne gestion financie`re. La plu- part des indemnite´s ont un caracte`re forfaitaire, ou constituent des droits annuels plafonne´s, sans lien e´troit avec les situations ou les coûts re´els. Les e´le´ments de coût susceptibles d’eˆtre pris en charge au titre des indemnite´s de frais ge´ne´raux et de secre´tariat devraient eˆtre claire- ment de´finis et chiffre´s, en tenant compte des prestations et avantages e´ventuellement attribue´s par ailleurs aux de´pute´s. Le remboursement des frais de voyage sur la base des charges re´elles devrait eˆtre envisage´. Il pourrait le cas e´che´ant comporter un syste`me d’avance perma- nente permettant aux de´pute´s de continuer à e´viter des charges de tre´sorerie. Des moyens modernes, tels que des cartes ne´gocie´es avec les compagnies de transport, pour- raient permettre e´galement le re`glement direct des factu- res aux prestataires (voir points 1. 14-1. 17, 1. 31 et 1. 33). Rendre le dispositif plus transparent et contrôlable 1. 43. Le versement de ces indemnite´s repose largement sur un syste`me de´claratif, comportant peu de pie`ces justificatives et de contrôles. En outre, dans plusieurs domaines, les re`gles de base ont e´te´ ame´nage´es par des dispositions qui en atte´nuent la porte´e contraignante. Le syste`me indemnitaire doit comporter un niveau raisonna- ble de contrôle et de transparence, afin de s’assurer que les fonds verse´s sont utilise´s conforme´ment à leur objet re´glementaire (voir points 1. 18-1. 23, 1. 26 et 1. 35). Re´duire les lacunes existantes 1. 41. Certaines des dispositions de la re´glementation du Parlement ne sont pas conformes à la re´glementation 1. 44. Les lacunes du cadre re´glementaire peuvent conduire à une utilisation inapproprie´e des fonds. Le maintien d’un syste`me indemnitaire sous la forme de 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/7 droits plafonne´s devrait s’appuyer sur des modalite´s de versement transparentes, fonde´es sur la production de pie`ces justificatives probantes (contrats, factures dûment e´tablies). La mise en place d’un statut des assistants parlementaires, susceptible d’occasionner une charge bud- ge´taire accrue, ne peut contribuer à une plus grande transparence et à une ame´lioration de la gestion des frais d’assistance parlementaire que si le nouveau re´gime reveˆt pour les de´pute´s europe´ens un caracte`re obligatoire et permet de contrôler la re´alite´ des prestations prises en charge (voir points 1. 36-1. 38). Le pre´sent rapport a e´te´ adopte´ par la Cour des comptes à Luxembourg en sa re´union du 15 juillet 1998. Par la Cour des comptes Bernhard FRIEDMANN Pre´sident ANNEXE TABLEAU 1 ÉVOLUTION DES FRAIS ET INDEMNITÉS RELATIFS AUX DÉPUTÉS DU PARLEMENT EUROPÉEN 1990-1997 1990 re´alise´ 1991 re´alise´ 91/90 (en %) 1992 re´alise´ 92/91 (en %) 1993 re´alise´ 93/92 (en %) 1994 re´alise´ n 94/93 (en %) 1995 re´alise´ (1) 95/94 (en %) 1996 re´alise´ (1) 96/95 (en %) 1997 engage´ 97/96 (en %) Taux moyen annuel 97/90 (Paiements en e´cus) cre´dits 1004 — Frais de voyage et de se´jour 27 922 700 30 887 238 10,6 32 331 931 cre´dits 1005 — Frais de voyage spe´ciaux 369 103 490 162 32,8 496 792 4,7 1,4 35 096 345 8,6 34 173 834 −2,6 45 806 085 34,0 46 999 898 2,6 47 323 473 0,7 7,8 % 621 409 25,1 522 231 −16,0 720 335 37,9 856 053 18,8 1 000 000 16,8 15,3 % cre´dits 1006 — Frais ge´ne´raux, indemn. te´le´matique 14 755 036 15 527 609 5,2 16 570 839 6,7 17 343 114 4,7 20 309 700 17,1 22 601 640 11,3 23 241 252 2,8 24 024 304 cre´dits 1050 — Cours de langue 463 023 460 766 −0,5 413 949 −10,2 481 659 16,4 532 193 10,5 617 094 16,0 525 077 −14,9 541 703 3,4 3,2 7,2 % 2,3 % cre´dits 1051 — Cours d’informatique 35 788 58 827 64,4 113 985 93,8 102 758 −9,8 99 386 −3,3 99 150 −0,2 101 141 2,0 111 400 10,1 17,6 % cre´dits 106 — Indemnite´s de secre´tariat 27 847 411 33 495 866 20,3 38 568 359 15,1 46 206 872 19,8 56 839 962 23,0 60 337 199 6,2 67 232 235 11,4 69 605 045 3,5 14,0 % TOTAL Frais et Indemnite´s (en paiements) 71 393 061 80 920 467 13,3 88 495 856 9,4 99 852 158 12,8 112 477 306 12,6 130 181 503 15,7 138 955 656 6,7 142 605 925 2,6 10,4 % Nombre de de´pute´s 518 518 518 518 567 626 626 626 TOTAL De´p. de fonctionnement du Par- lement (en paiements) RATIOS Frais et indemnite´s/ De´p. de Fonct. du Parlement 421 229 367 481 172 959 14,2 573 272 757 19,1 616 208 926 7,5 644 973 515 4,7 822 715 204 27,6 758 114 685 −7,9 867 715 417 14,5 10,9 % 16,9 % 16,8 % 15,4 % 16,2 % 17,4 % 15,8 % 18,3 % 16,4 % Frais et indemnite´s/nombre de de´pute´s 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) La progression globale des de´penses en 1995 et 1996 doit eˆtre relativise´e en tenant compte de l’arrive´e des repre´sentants des nouveaux États membres (voir ratio «frais et indemnite´s/nombre de de´pute´s»). Source: Budget ge´ne´ral des Communaute´s europe´ennes — paiements re´alise´s au titre des engagements de l’exercice n. C 2 4 3 8 / F R J o u r n a l o f f i c i e l d e s C o m m u n a u t e´ s e u r o p e´ e n n e s 3. 8. 9 8 ÉVOLUTION DES FRAIS ET INDEMNITÉS RELATIFS AUX DÉPUTÉS DU PARLEMENT EUROPÉEN De´pense moyenne relative à chaque de´pute´ 1990-1997 (hors indemnite´s de fonctions du Pre´sident) (1) TABLEAU 2 1990 re´alise´ 1991 re´alise´ 91/90 (en %) 1992 re´alise´ 92/91 (en %) 1993 re´alise´ 93/92 (en %) 1994 re´alise´ 94/93 (en %) 1995 re´alise´ 95/94 (en %) 1996 re´alise´ 96/95 (en %) 1997 engage´ 97/96 (en %) Taux moyen annuel 97/90 (Paiements en e´cus) Nombre de de´pute´s 518 518 518 518 567 626 626 626 cre´dits 1004 — Frais de voyage et de se´jour 53 905 59 628 10,6 62 417 cre´dits 1005 — Frais de voyage spe´ciaux 713 946 32,8 959 4,7 1,4 67 754 8,6 60 271 −11,0 73 173 21,4 75 080 2,6 75 597 0,7 4,9 % 1 200 25,1 921 −23,2 1 151 24,9 1 367 18,8 1 597 16,8 12,2 % cre´dits 1006 — Frais ge´ne´raux, indemn. te´le´matique 28 485 29 976 5,2 31 990 6,7 33 481 4,7 35 820 cre´dits 1050 — Cours de langue cre´dits 1051 — Cours d’informatique 894 69 890 −0,5 799 −10,2 930 16,4 939 7,0 0,9 36 105 986 0,8 5,0 37 127 2,8 38 377 3,4 4,4 % 839 −14,9 865 3,2 −0,5 % 114 64,4 220 93,8 198 −9,8 175 −11,6 158 −9,6 162 2,0 178 10,1 14,5 % cre´dits 106 — Indemnite´s de secre´tariat 53 759 64 664 20,3 74 456 15,1 89 202 19,8 100 247 12,4 96 385 −3,9 107 400 11,4 111 190 3,5 10,9 % TOTAL Frais et Indemnite´s/nombre de de´pute´s (en paiements) 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) Montant annuel des de´penses supporte´es par le Parlement europe´en au titre des frais et indemnite´s cite´es au point 1. 2 des observations, paye´es aux de´pute´s ou à des tiers (assistants, organismes de formation), divise´ par le nombre total de de´pute´s. Source: Budget ge´ne´ral des Communaute´s europe´ennes — paiements re´alise´s au titre des engagements de l’exercice n. 3 8 9 8. F R J o u r n a l o f f i c i e l d e s C o m m u n a u t e´ s e u r o p e´ e n n e s C 2 4 3 / 9 C 243/10 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes 3. 8. 98 TABLEAU 3 PART RESPECTIVE DE CHAQUE INDEMNITÉ 1990 (en %) 1991 (en %) 1992 (en %) 1993 (en %) 1994 (en %) 1995 (en %) 1996 (en %) 1997 (en %) cre´dits 1004 — Frais de voyage et de se´jour cre´dits 1005 — Frais de voyage spe´ciaux cre´dits 1006 — Frais ge´ne´raux, indemn. te´le´matique 39,1 0,5 38,2 0,6 36,5 0,6 35,1 0,6 30,4 0,5 35,2 0,6 33,8 0,6 33,2 0,7 20,7 19,2 18,7 17,4 18,1 17,4 16,7 16,8 cre´dits 1050 — Cours de langue cre´dits 1051 — Cours d’informatique 0,6 0,1 0,6 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,4 0,1 0,4 0,1 cre´dits 106 — Indemnite´s de secre´tariat 39,0 41,4 43,6 46,3 50,5 46,3 48,4 48,8 TOTAL Frais et Indemnite´s/nombre de de´pute´s (en paiements) 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 Source: Budget ge´ne´ral des Communaute´s europe´ennes. 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/11 RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN AU RAPPORT DE LA COUR DES COMPTES INDEMNITÉS DES DÉPUTÉS DU PARLEMENT CONCERNANT LES FRAIS ET EUROPÉEN INTRODUCTION Points 1. 1 — 1. 4 Pour que le rapport de la Cour des comptes permette au Parlement d’ame´liorer la transparence du syste`me d’indemnite´s des membres, le Parlement voudrait souligner le contexte dans lequel le syste`me d’indemnisation s’est de´veloppe´, les contraintes auxquelles il est soumis dans l’organisa- tion de ses travaux, la nature meˆme d’une institution parlementaire, le rôle de ses membres et les re´formes du syste`me actuel de´jà re´alise´es par le Bureau, processus engage´ avant que la Cour ne de´bute la ve´rification des comptes. Dans ce contexte, il est important de faire remarquer l’absence d’un niveau commun de re´mune´rations, lequel s’explique par le fait que les membres du Parlement ne disposent pas encore d’un statut commun, contrairement aux membres de la Commission, de la Cour de justice, du Tribunal de premie`re instance ou de la Cour des comptes. Il existe des caracte´ristiques propres à un parlement ope´rant au niveau supranational, à savoir le nombre de citoyens repre´sente´s par chaque de´pute´, la superficie des circonscriptions, les tre`s nombreux voyages que chaque membre doit effectuer (entre son État membre et ses lieux de travail, entre les lieux de travail et vers d’autres États membres). Ces caracte´ristiques n’ont pas e´te´ prises en compte par la Cour. Par ailleurs, la Cour ne reconnaît pas non plus que les membres d’une institution parlementaire ne sont pas seulement «en activite´» lorsqu’ils assistent à des re´unions formelles d’organes officielles de l’institution, mais e´galement lorsqu’ils assistent à un tre`s large e´ventail d’e´ve´ne- ments publics dans lesquels les parlementaires jouent un rôle. La Cour reconnaît les efforts soutenus de´jà de´ploye´s par le Parlement de sa propre initiative en vue d’assainir le syste`me d’indemnite´s: — les demandes re´pe´te´es du Parlement pour que la Commission pre´sente une proposition visant à mettre en place un cadre juridique communautaire pour les assistants des de´pute´s; cette proposition a e´te´ de´pose´e entretemps, — l’introduction de mesures exigeant la pre´sentation des documents ne´cessaires pour les voyages effectue´s, — l’e´tablissement d’un lien entre le paiement de l’indemnite´ de pre´sence et la participation aux votes par appel nominal, — le gel de l’indemnite´ de voyage pendant plusieurs anne´es. La Cour ne mentionne aucune comparaison des syste`mes et contrôles en vigueur dans les parlements nationaux. Ainsi, l’obligation pour les membres du Parlement europe´en de prouver leur pre´sence par la signature d’un registre n’est pas requise dans la majorite´ des parlements nationaux. Par ailleurs, au niveau national, il n’est pas toujours ne´cessaire de fournir des documents pour apporter la preuve que des voyages ont e´te´ effectue´s. La Cour n’explique pas quelle re´fe´rence elle a utilise´e pour mesurer l’efficacite´ des contrôles mis en place, mais il est clair que, quels que soient les crite`res qu’elle ait eu à l’esprit, ces derniers ne reposent pas sur la pratique courante des parlements des États membres. C 243/12 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes 3. 8. 98 La croissance des de´penses (point 1. 4) est due à l’augmentation de l’indemnite´ de´cide´e par l’autorite´ budge´taire pour ame´liorer le niveau de l’assistance parlementaire, notamment à la suite de la revalorisation du rôle de l’Institution et de ses membres par l’entre´e en vigueur du Traite´ de Maastricht. Il faut e´galement mentionner que le dernier e´largissement, incluant deux pays pe´riphe´riques sur les trois pays concerne´s, a joue´ un rôle significatif dans la progression des frais de voyage et de se´jour. Ainsi le lecteur pourra se faire une ide´e plus pre´cise de l’e´volution de deux plus importantes cate´gories de de´penses parlementaires, à savoir celles correspondant aux assistants et aux frais de de´placement (82 % du total de celles-ci). OPÉRATIONS SUR LES RÉGIES D’AVANCES POUR LES MEMBRES Points 1. 8 — 1. 14 En ce qui concerne les ope´rations sur les re´gies d’avances pour les membres (points 1. 8 à 1. 14), le Parlement rejette une fois de plus l’appre´ciation que la Cour des Comptes avait de´jà formule´e dans ses rapports ante´rieurs en la matie`re, selon laquelle le recours à une re´gie d’avances pour les paiements des indemnite´s de voyages et de l’indemnite´ de se´jour ne serait pas conforme aux principes pre´vus par le re`glement financier et ses modalite´s d’exe´cution. Le Parlement conside`re à cet e´gard que le grand nombre et la fre´quence de ces paiements justifient pleinement l’application, en l’occurrence, du syste`me de la re´gie d’avances pre´vu par les articles 54 du re`glement financier et 82 et suivants de ses modalite´s d’application. Le Parlement maintient donc ses re´ponses aux rapports annuels de la Cour des Comptes pour les exercices 1990 et 1991, selon lesquelles «l’article 54 du re`glement financier permet la cre´ation d’une re´gie en vue du paiement de certaines cate´gories de de´penses. Le re`glement financier ne pose aucune condition quant au niveau des montants à payer» (voir JO C 324 du 13. 12. 1991, page 14 et C 330 du 15. 12. 1992, page 453). Le Parlement tient à souligner par ailleurs que, proce´der pour ces paiements selon la me´thode standard de l’e´mission d’un ordre de paiement signe´ par l’ordonnateur et vise´ par le Contrôleur Financier avant que le comptable ne puisse les payer, entraînerait dans ce cas d’importants retards sans diminuer substantiellement ni la charge de travail des services concerne´s ni les coûts de gestion y affe´rents. En ce qui concerne l’observation relative à l’octroi possible d’avances au titre desdites indemnite´s «pour des pre´sences non justifie´es» (point 1. 11), il convient de souligner que dans ces cas peu fre´quents, il est syste´matiquement proce´de´ aux recouvrements requis à la suite des ve´rifications des signatures sur les listes de pre´sence ouvrant droit aux paiements en question. En effet, les paiements par re´gie d’avances ne sont de´finitifs et impute´s au budget qu’apre`s leur re´gularisation. Celle-ci implique toutes les ve´rifications re´glementaires de la part de l’ordonna- teur qui signe l’ordonnance de re´gularisation et la soumet ensuite au visa du Contrôleur Financier. L’observation concernant la prise en compte dans un premier temps, par la re´gie, des voyages non officiels des de´pute´s (point 1. 10) jusqu’à la re´gularisation et le recouvrement qui s’impose, correspond à la re´alite´. Il est toutefois pre´cise´ que ceci concerne un assez petit nombre de billets et que le Parlement est dispose´ à re´examiner cette question. Il en va de meˆme pour ce qui concerne les modes de paiement en vue de limiter, voire meˆme de supprimer, les risques lie´s au maniement d’espe`ces. 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/13 La Cour des Comptes reconnaît l’utilite´, pour la me´thode ame´liore´e qu’elle y sugge`re, de «comporter, le cas e´che´ant, un syste`me d’avance permanente permettant aux de´pute´s de continuer à e´viter des charges de tre´sorerie». Cela se traduirait en pratique par 626 comptes individuels, soit un par de´pute´, et serait extreˆmement lourd à ge´rer. Le Parlement examinera avec inte´reˆt les suggestions quant à une modernisation de son syste`me actuel pour l’adapter en conse´quence. Indemnite´ forfaitaire de voyage et indemnite´s de se´jour Points 1. 15 — 1. 26 Il est dans la nature d’un remboursement forfaitaire de ne pas correspondre exactement aux frais re´ellement encourus. À cet e´gard, depuis 1997, le Bureau du Parlement a renforce´, comme le reconnaît la Cour elle-meˆme, le dispositif de contrôle concernant les conditions de paiement de l’indemnite´ forfaitaire de voyage (paiement sur preuve de re´alisation du voyage concerne´). La Cour estime trop le´ge`re «la force probante des documents, tels que billet d’avion, de train ou note d’hôtel, admis en substitution de la signature des registres ou listes de pre´sence» (point 1. 20) et constate d’autre part l’insuffisance de la signature des registres de pre´sence pour e´tablir la participation effective des de´pute´s aux travaux du Parlement (point 1. 21). La nature du travail parlementaire, qui peut souvent impliquer, par exemple, des contacts et re´unions en dehors meˆme ou dans les locaux du Parlement n’a pas e´te´ prise en compte. Quant à l’e´ligibilite´ des de´penses relatives aux voyages spe´ciaux plafonne´s à 3000 ECU, effectue´s par les de´pute´s «dans l’exercice de leur mandat», faute de crite`res permettant de de´finir le caracte`re de ces de´placements (point 1. 26), il convient e´galement de relativiser les jugements, car la participation des de´pute´s à un large e´ventail de manifestations publiques est inhe´rente à leurs tâches d’hommes politiques. Dans la pratique, toute demande est examine´e afin de ve´rifier s’il existe effectivement un programme officiel. En cas de doute, le questeur responsable est saisi de l’affaire. Enfin, il faut rappeler que ce type de de´penses repre´sente une tre`s faible proportion des indemnite´s parlementaires, que leur paiement se fait uniquement sur pie`ces justificatives (frais re´els) et qu’un tiers des membres n’a pas recours à cette indemnite´. INDEMNITÉ DE FRAIS GÉNÉRAUX — INDEMNITÉ DE SECRÉTARIAT Points 1. 27 — 1. 38 L’observation de la Cour des Comptes relative au taux de conversion pre´vu par la re´glementa- tion pour la conversion de l’ECU lors de la liquidation de ces indemnite´s (point 1. 27 — 1. 29), tout en e´tant exacte, reveˆt un caracte`re plutôt historique, car avec l’introduction de l’EURO, les diffe´rences de change n’existeront plus pour les devises des États Membres qualifie´s à inte´grer l’UEM. Le recours à un taux de change annuel fixe e´tait dicte´, comme le reconnaît la Cour, par le «le´gitime souci de protection de la re´mune´ration des assistants contre les risques de change». Des solutions transitoires approprie´es pourraient eˆtre trouve´es pour les devises des autres États Membres. L’indemnite´ forfaitaire de frais ge´ne´raux est destine´e à couvrir tout un ensemble de frais que les de´pute´s sont appele´s à supporter, essentiellement dans leur pays d’origine, tels que les frais de C 243/14 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes 3. 8. 98 gestion de bureau, frais de te´le´communications et d’affranchissement, d’e´quipement informa- tique et te´le´matique, etc. Son caracte`re forfaitaire est justifie´ par la grande diversite´ de de´penses qu’elle couvre, ainsi que pour e´viter les coûts non ne´gligeables de gestion et les retards ine´vitables d’un re´gime base´ sur des pie`ces justificatives à produire par 626 de´pute´s provenant de 15 États Membres et combine´ avec des re`gles d’anti-cumul variant selon le pays. Les observations de la Cour des Comptes sur l’indemnite´ de secre´tariat portent plutôt sur la re´glementation que sur son application. Le Parlement aimerait souligner les points suivants: — si le Parlement est charge´ de veiller à ce que les de´penses lie´es aux assistants soient correctement exe´cute´es, l’engagement d’assistants est en fait une affaire qui lie le de´pute´ et son ou ses assistants; ces liens juridiques sont de droit prive´ et n’engagent en rien le Parlement en tant qu’Institution. Il s’ensuit que l’administration du Parlement, pour e´viter le risque d’eˆtre conside´re´e par un juge national comme l’employeur direct des assistants, n’est pas en mesure d’y intervenir pour ve´rifier la validite´ de ces contrats prive´s au regard des dispositions nationales applicables (civiles, commerciales, fiscales et sociales), — la flexibilite´ du cadre re´glementaire (contrats salarie´s, contrats de prestation de services, paiements uniques sur factures, etc. ) vise à garantir aux de´pute´s la possibilite´ d’adapter leurs besoins d’assistance à l’e´volution constante de leurs fonctions et des missions spe´cifiques qui leur sont successivement confie´es. Comme la Cour le remarque, ce cadre re´glementaire est en cours de re´vision, en coope´ration avec la Commission et le Conseil, afin d’aboutir à l’introduction dans le re´gime applicable aux autres agents d’une nouvelle cate´gorie de personnel, à savoir les assistants parlementaires. Cette re´forme devrait ame´liorer la transparence et l’efficacite´ dans la gestion des assistants, ainsi que l’admet la Cour (point 1. 38). La Cour mentionne le fait que des membres puissent percevoir certaines indemnite´s de voyage de la part des États membres en plus des indemnite´s analogues du Parlement europe´en. Cette pratique n’est pas largement re´pandue. Toutefois, le Parlement est dispose´ à inse´rer dans sa re´glementation une disposition qui interdirait un double paiement de ce type et garantirait que des contrôles approprie´s sont effectue´s. Le Parlement europe´en n’a pas connaissance de cas dans lesquels les parlements nationaux versent ou ont verse´ une indemnite´ de secre´tariat supple´mentaire à des de´pute´s europe´ens, si ce n’est lorsqu’un de´pute´ a un double mandat. CONCLUSIONS Points 1. 39 — 1. 44 Le Parlement prend acte des conclusions ge´ne´rales de la Cour selon lesquelles les proce´dures comptables et administratives existantes sont conformes aux re`gles adopte´es par le Parlement. Les observations de la Cour devraient eˆtre lues dans le contexte dans lequel fonctionne le syste`me d’indemnite´s actuel, à savoir l’absence d’un statut commun pour les membres et d’un niveau de re´mune´rations commun, ainsi que des conditions de travail particulie`res des membres d’une institution parlementaire supranationale. 3. 8. 98 FR Journal officiel des Communaute´s europe´ennes C 243/15 Le Parlement estime que les mesures adopte´es pendant l’exercice 1997 ont ame´liore´ le syste`me actuel et que la proposition de la Commission visant à mettre en place un nouveau cadre juridique pour les assistants des membres y contribuera e´galement. Le Parlement poursuit la re´vision du syste`me d’indemnite´s actuel, entame´e en 1995, en vue de renforcer la transparence et d’ame´liorer les contrôles ainsi que la cohe´rence du syste`me. Il tiendra compte des recommandations de la Cour dans la mesure où elles sont applicables. Tout en s’engageant en permanence à ame´liorer les dispositions actuelles, le Parlement poursuivra ses travaux sur le projet de statut commun des membres, afin de jeter des bases saines et e´quitables pour la re´mune´ration de ses membres à l’avenir