title: Bericht über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (EBDD- Lissabon) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort der Beobachtungsstelle

eurovoc_concepts: European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction

text: 28. 12. 98 DE Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften C 406/43 über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (EBDD-Lissabon) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort der Beobachtungsstelle BERICHT (98/C 406/08) 1. 1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Euro- päischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (1) vorgelegt. angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzaus- weise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vor- gänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. 1. 2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Rechnung (2) zuständig ist (Artikel 11 Absatz 12 der internen Finanz- vorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates, geändert durch Artikel 1 der Verordnung (EG) Nr. 3294/ 94 des Rates (3)). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. 1. 3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungs- strategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstan- den in Anlehnung an die allgemein anerkannten interna- tionalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kon- trollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prü- fungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks. 1. 4. Aus den Bemerkungen in Ziffer 1. 6, 1. 7, 1. 8 und 1. 11 geht hervor, daß die Rechtsvorschriften in der Praxis nicht immer eingehalten werden. 1. 5. Vorbehaltlich der Bemerkungen im vorstehenden Absatz konnte der Hof aufgrund seiner Prüfung mit (1) ABl. L 36 vom 12. 2. 1993, S. 6. (2) Gemäß Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1997 am 16. April 1998 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 17. April 1998 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder. (3) ABl. L 341 vom 30. 12. 1994, S. 7. WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN BEOBACH- TUNGSSTELLE FÜR DROGEN UND DROGENSUCHT FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUS- HALTSJAHR Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und All- gemeine Rechnung 1. 6. Die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge erfolgt nach wie vor anhand eines Tabellenkalkulations- programms (Excel) und nicht anhand einer entsprechen- den Software. Die Verwendung eines Tabellenkalkula- tionsprogramms wurde bereits in vorangegangenen Haus- haltsjahren beanstandet; auf diese Weise können Ände- rungen an Buchungen ohne entsprechende Kenntlichma- chung vorgenommen werden (Prüfungspfad). So wiesen beispielsweise die Finanzausweise zum Jahresabschluß im Vergleich zur Ausführung des Haushaltsplans zum 30. September 1997, die dem Rechnungshof bei Kontrolle vor Ort im Dezember 1997 vorgelegt worden war, Ände- rungen auf. Beträge waren direkt geändert, ergänzt oder ausgetragen worden, statt eventuelle Fehler zu einem späteren Zeitpunkt durch entsprechende Berichtigungsbu- chungen auszugleichen. Diese Praktik steht in Wider- spruch zum Grundprinzip der Unveränderbarkeit von Buchungsvorgängen. Überdies hat die EBDD noch nicht die Belegunterlagen zu diesen Änderungen übermittelt. 1. 7. Der Bericht des Rechnungshofes über die Finanz- ausweise der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1996 (4) enthielt einen Vorbehalt bezüglich der außerhalb des Haushaltsplans finanzierten Instandsetzungsarbeiten an ihrem Gebäude. Ein weiterer Vorbehalt bestand in bezug auf einen zu Lasten des Haushaltsplans verbuchten Betrag in Höhe von 0,04 Mio. ECU sowie auf einen Betrag von 0,1 Mio. ECU, der sich auf verschiedene Posten der Vermögensübersicht verteilte. Da die Beobach- tungsstelle für die Buchung dieser Beträge bislang keine ausreichenden Belege vorgelegt hat, kann der Hof den Vorbehalt in bezug auf die Finanzausweise für das Haus- haltsjahr 1996 noch immer nicht aufheben. (4) ABl. C 393 vom 29. 12. 1997, S. 35. C 406/44 DE Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften 28. 12. 98 1. 8. Zum Ende des Haushaltsjahres wies das Konto „laufende Überweisungen“ einen Betrag von 1,82 Mio. ECU aus. Die Beobachtungsstelle konnte bei der Prüfung des Hofes für einen Teil der entsprechenden Zahlungen in Höhe von insgesamt 0,36 Mio. ECU (0,05 Mio ECU standen bereits seit Januar 1997 aus) keine Lastschriften der Bank vorlegen. Die Abstimmung der Banksalden war nicht zufriedenstellend. Verträge und Vergabebeirat 1. 9. Ein erheblicher Anteil der geprüften Aufträge wurde freihändig oder im Anschluß an eine beschränkte Aus- schreibung vergeben. Die EBDD sollte verstärkt offene Ausschreibungen durchführen. Zahlstelle 1. 10. Die EBDD wickelt — trotz gegenteiliger Bemühun- gen in den vorangegangenen Jahren — nach wie vor einen großen Teil ihrer Ausgaben über die Zahlstelle ab. Es geht dabei um Zahlungen in Höhe von insgesamt 2,4 Mio. ECU (36 %) am gesamten Zahlungsaufkommen des Haushaltsjahres (6,7 Mio. ECU). Der Abrechnung der von der Zahlstelle durchgeführten Zahlungen sollte eine (mit Sichtvermerk des Anweisungsbefugten und des Finanzkontrolleurs versehene) Aufstellung beigefügt sein, aus der hervorgeht, welche Zahlungen unter welchem Haushaltsposten zu verbuchen sind. Gebäude Im Jahr 1995 erhielt die Beobachtungsstelle von 1. 11. der portugiesischen Regierung einen Zuschuß in Höhe von 0,61 Mio. ECU für die Instandsetzung ihres Gebäu- des. Dieser Zuschuß sowie die daraus vereinnahmten Bankzinsen wurden zur Gänze außerhalb des Haushalts- plans verausgabt. Diese Praktik entspricht nicht den Bestimmungen der Haushaltsordnung und wurde vom Hof bereits in früheren Berichten beanstandet. Da mit dem Zuschuß die Gesamtkosten für die begonnenen Arbeiten nicht abgedeckt waren, finanzierte die Beobach- tungsstelle einen Teil davon (0,2 Mio. ECU im Jahr 1996 und 0,1 Mio. ECU im Jahr 1997) aus ihren eigenen Mitteln, ebenfalls außerhalb des Haushaltsplans. Die Beobachtungsstelle tätigte also außerhalb des Haushalt- splans Ausgaben in Höhe von 0,3 Mio. ECU, die dem Finanzkontrolleur erst bei der endgültigen Abrechnung zur Genehmigung vorgelegt wurden. Der Vergabebeirat hatte lediglich zu Beginn der Arbeiten im Jahr 1995 eine Stellungnahme zur Auswahl der Vertragsnehmer abgege- ben. Sonstige Bemerkungen 1. 12. In Artikel 16 der Finanzregelung ist der Grundsatz der Trennung von Anweisungsbefugten und Rechnungs- führern festgeschrieben. Bei der Beobachtungsstelle ist die Dienststelle Rechnungsführung sowohl für die Erstellung der Mittelbindungsanträge als auch der Auszahlungs- anordnungen zuständig. Die internen Kontrollverfahren sind unzureichend und sollten verstärkt werden, insbe- sondere um Doppelzahlungen — wie sie im Laufe der Prüfung festgestellt wurden — zu vermeiden. Artikel 13 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle sieht die Ver- öffentlichung des Haushaltsplans im Amtsblatt der Euro- päischen Gemeinschaften vor; diese Veröffentlichung ist nicht erfolgt. Die in der Vermögensübersicht ausgewiesenen Salden der Mehrwertsteuerkonten sind nicht korrekt und die Rech- nungskontrolle nicht wirksam. Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 5. November 1998 in Luxemburg angenommen. Für den Rechnungshof Bernhard FRIEDMANN Präsident 28. 12. 98 DE Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften C 406/45 Tabelle 1 Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1996 und 1997 Aktiva 1997 1996 Passiva 1997 1996 (in 1 000 ECU) Anlagewerte Sachanlagen Bestand Büromaterial Zwischensumme Zwischensumme Realisierbare Werte Zuschuß der Kommission Restforderungen an verschiedene Schuldner Vorschuß portugiesische Regierung Einzuziehende MwSt. Zwischensumme Kassenkonten Bank Zahlstelle Laufende Überweisungen Kasse Zwischensumme 3 409 3 409 12 12 2 668 207 172 3 047 1 209 800 (1 820) 1 190 3 345 3 345 1 198 160 371 298 213 1 042 2 977 534 (629) 1 2 883 Anlægskapital Eigenkapital (1) Saldo des Haushaltsjahres Zwischensumme 3 421 (1 569) 1 852 3 346 885 4 231 Kurzfristige Verbindlichkeiten Mittelübertragungen der Haushalts- behörde Automatische Mittelübertragungen Restforderungen verschiedener Gläubiger Portugiesische Regierung Einzuziehende Mehrwertsteuer Wiederverwendungskonten Gegenposten Zuschuß Kommission Zwischensumme 1 930 21 172 15 2 668 4 806 135 2 429 119 93 213 51 3 040 Aktiva insgesamt 6 658 7 271 Passiva insgesamt 6 658 7 271 (1) Der Betrag ergibt sich aus Anlagewerten und Bestand ohne durchgeführte Instandsetzungsarbeiten (rund 1 Mio. ECU). Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Beobachtungsstelle erstellten Angaben. C 406/46 DE Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften 28. 12. 98 Tabelle 2 Saldo der Haushaltsjahre 1996 und 1997 (in 1 000 ECU) 1997 1996 Einnahmen Zuschuß der Kommission Von der Kommission noch zu erhaltender Zuschuß Verschiedene Einnahmen 3 632 90 Einnahmen insgesamt 3 722 Ausgaben Personal — Titel I Zahlungen Übertragene Mittel Gebäude, Material usw. — Titel II Zahlungen Übertragene Mittel Operationelle Mittel — Titel III Zahlungen Übertragene Mittel 2 517 6 884 43 829 1 881 Ergebnis des Haushaltsjahres Aus dem Vorjahr übertragenes Ergebnis Berichtigung des Ergebnisses des Vorjahres (1) Übertragene und in Abgang gestellte Mittel Wechselkursdifferenzen Ausgaben insgesamt 6 160 (2 438) 885 (81) 92 (27) Saldo des Haushaltsjahres (1 569) 5 848 160 131 6 139 1 764 128 497 540 781 1 896 5 606 533 369 (17) 885 (1) Dieser Betrag war eigentlich Teil des Zuschusses für das Haushaltsjahr 1996, wurde aber nicht eingehoben. Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Beobachtungsstelle erstellten Angaben. 28. 12. 98 DE Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften C 406/47 ANTWORT DER BEOBACHTUNGSSTELLE Punkte 1. 1 bis 1. 5 Verfügung des Hofes für eine eingehende Prüfung der restlichen Vorgänge, für die der Hof noch weitere Einzel- heiten als erforderlich erachtet. Die EBDD nimmt die Bemerkungen des Rechnungshofes zur Kenntnis; sie hat alle erforderlichen Maßnahmen getroffen bzw. wird diese Maßnahmen treffen, um die vom Hof festgestellten punktuellen Unregelmäßigkeiten (vgl. nachfolgende detaillierte Antworten zu jedem einzel- nen Punkt) zu korrigieren; die EBDD freut sich über die Feststellung, daß die Finanzausweise für das Haushalts- jahr 1997 zuverlässig und die zugrundeliegenden Vor- gänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. Punkt 1. 6 Die EBDD hatte beschlossen, Excel zu benutzen, da eine brauchbare Alternative ganz fehlte. Dieses Programm ist sehr praktisch, weit verbreitet und kostengünstig. Die EBDD hat sich der Europäischen Kommission und ande- ren Agenturen angeschlossen, um eine ihren Erfordernis- sen entsprechende Software zu entwickeln und hofft, daß diese von ihr mitgetragene Initiative es ihr ermöglicht, die gewünschten Leistungen in Zukunft zu erzielen. Es stimmt, daß 1997 aufgrund der Konfiguration des Excel-Systems sieben faktuelle Fehler (von insgesamt mehreren tausend Haushaltsvorgängen) in der Rech- nungsführung aufgetreten sind, die manuell vor Ende des Haushaltsjahres geändert wurden. Diese Fehler wurden von der EBDD festgestellt und alle Erklärungen und entsprechenden Belege werden dem Rechnungshof zur Verfügung gehalten. Es muß jedoch darauf hingewiesen werden, daß die Vorgänge der allgemeinen Rechnungsführung auf einer spezifischen CUBIC-Software verbucht werden; mit dieser Software sind die vom Hof erwähnten Änderungen oder Korrekturen unmöglich, wodurch die Unveränderbarkeit der Buchungsvorgänge gewährleistet ist. Punkt 1. 8 Die Lastschriften können nicht vorliegen, da die entspre- chenden Zahlungsaufträge noch nicht von den Begünstig- ten vorgelegt wurden. Es trifft zu, daß am 31. Dezember 1997 noch 89 laufende Überweisungen für insgesamt 362 736 ECU ausstanden, die noch nicht regularisiert waren (davon fielen 69 in die Zuständigkeit der Zahl- stelle). Die meisten dieser Vorgänge waren bereits zum 30 September 1998 abgeschlossen, und die EBDD verpflich- tet sich, alle Vorgänge vor dem 31. Dezember 1998 zu regularisieren. Die Banksalden werden monatlich abge- stimmt und vorschriftsmäßig kontrolliert. Die entspre- chenden Unterlagen stehen dem Hof zur Einsicht zur Verfügung. Punkt 1. 9 Im Jahr 1997 hat die EBDD insgesamt 47 Aufträge vergeben, davon 28 (60 % des Gesamtbetrages) über Ausschreibungen, 17 (36 % des Gesamtbetrags) durch freihändige Vergabe und 2 (4 % des Gesamtbetrags) durch einen Auftragsschein an das Amt für amtliche Veröffentlichungen über den Rahmenvertrag mit dem Amt. Diese Ergebnisse können noch verbessert werden, aber es ist hervorzuheben, daß die EBDD in der Zwi- schenzeit verschiedene Maßnahmen ergriffen hat (Aufrufe zur Interessenbekundung, Werbung usw. ), um zu versu- chen, einen Markt zu erweitern, der sehr begrenzt ist, und zwar insbesondere durch die ausgeprägte Spezialisie- rung; dieser Markt kann daher nicht mit einem klassi- schen Markt verglichen werden. Punkt 1. 10 Punkt 1. 7 Dieser Punkt im Bericht des Rechnungshofs betrifft Vor- gänge, die bereits Ende 1996 regularisiert wurden. Die Belege wurden dem Hof 1997 und 1998 zur Verfü- gung gestellt. Der Hof hat selbst eingeräumt, daß die Analyse der Belege es ihm ermöglicht hat, einen Teil der betreffenden Beträge zu klären. Die EBDD hält sich zur Der Rechnungshof bemerkt zu Recht, daß der über Zahlungen der Zahlstelle abgewickelte Betrag im Haus- haltsjahr 1997 36 % ausmachte, was noch viel erscheinen mag, aber nichtsdestotrotz einen erheblichen Rückgang im Vergleich zum vorhergehenden Haushaltsjahr darstellt, da, z. B. die Gehälter, die vorschriftsmäßig über die Zahlstelle ausgezahlt werden können, seit 1997 nicht mehr von dieser ausgezahlt werden. Die EBDD wird sich bemühen, diese Tendenz in den kommenden Jahren fort- zusetzen. C 406/48 DE Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften 28. 12. 98 Punkt 1. 11 Der Rechnungshof greift unter diesem Punkt eine Bemer- kung aus seinem Bericht über das Haushaltsjahr 1996 auf. Die EBDD hatte bereits in ihren Antworten auf den Bericht des Hofs im vorhergehenden Jahr eingeräumt, daß es korrekter gewesen wäre, diese Ausgaben in den Haushaltsplan zu integrieren. Der Verwaltungsrat der EBDD hat am 29. und 30. Juni 1995 den Zuschuß der portugiesischen Regierung ange- nommen und das Verfahren zur Nutzung dieser Mittel festgelegt. Die Finanzkontrolle hatte ex ante ihre Zustimmung dazu gegeben, den Zuschuß außerhalb des Haushaltsplans zu verausgaben und ex post die Regularisierung der Ausga- ben genehmigt. Es stimmt, daß der Vergabebeirat eine positive Stellungnahme zur Auswahl der mit der Ausfüh- rung der Arbeiten beauftragten Vertragnehmer abgegeben hat. Die EBDD hat die Empfehlung des Rechnungshofes akzeptiert und angenommen, in der es heißt, derart vorzugehen, daß künftig alle Vorgänge, selbst außerge- wöhnliche wie die vorstehend genannten, auf Posten verbucht werden, die speziell zu diesem Zweck im Haus- haltsplan vorgesehen werden. Punkt 1. 12 Im Anschluß an die Bemerkungen des Rechnungshofes in seinem vorhergehenden Bericht zu diesem Punkt hat die leistungsstarkes EBDD seit Anfang 1997 alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Trennung der Funktionen zu gewährlei- sten; ein transparentes und internes Haushalts- und Finanzverfahren wurde eingeführt. Dieses Maßnahmenpaket wurde schließlich vom Verwaltungsrat angenommen und arbeitet heute einwandfrei; hervorzuhe- ben ist, daß. die Durchführung eine Verdoppelung der Funktionen und Einstellungen erforderlich machte und von den entsprechenden Entscheidungen des Verwal- tungsrates und ihrer Umsetzung in die Praxis (Einstel- lungsfristen) abhängig war. Der Rechnungshof hat einige Fälle von Doppelzahlungen festgestellt, insbesondere zugunsten der Knotenpunkte. Diese Fälle waren auf eine von der Finanzkontrolle gewünschte Änderung der Aufmachung der Zahlungsan- weisungen zurückzuführen, die unmittelbar von der inter- nen Kontrollinstanz der EBDD festgestellt wurden und durch Abzüge bei späteren Zahlungen an die nationalen Knotenpunkte regularisiert wurden. Diese Situation war bereits zum Zeitpunkt der Prüfung vollständig bereinigt. Die Veröffentlichung des Haushaltsplans der EBDD im Amtsblatt ist Gegenstand von Koordinierungsarbeiten mit sechs weiteren Agenturen, insbesondere im Hinblick auf eine Reduzierung der unverhältnismäßig hohen Kosten einer solchen Veröffentlichung. Die Bemerkung betreffend die Salden der Mehrwertsteu- erkonten ist auf einen Verbuchungsfehler zurückzuführen. Dieser Fehler ist behoben worden, und folglich hat dies keine Auswirkungen auf die Salden der Mehrwertsteuer- konten in der Bilanz des Haushaltsjahres 1997. ¸


title: Report on the financial statements of The European Agency for Safety and Health at Work (EASH-Bilbao) for the financial year ended 31 December 1997 together with the Agency's reply

formats: html pdf print

text: 28. 12. 98 EN Official Journal of the European Communities C 406/19 on the financial statements of The European Agency for Safety and Health at Work (EASH-Bilbao) for the financial year ended 31 December 1997 together with the Agency’s reply REPORT (98/C 406/03) 1. 1. This report is addressed to the Management Board of the European Agency for Safety and Health at Work in conformity with Article 14(4), of Council Regulation (EC) No 2062/94 (1). MAIN OBSERVATIONS ON THE IMPLEMENTATION OF THE BUDGET OF THE EUROPEAN AGENCY FOR SAFETY AND HEALTH AT WORK FOR THE FINANCIAL YEAR ENDED 31 DECEMBER 1997 Budgetary and general accounts 1. 2. The Court has examined the financial statements of the European Agency for Safety and Health at Work for the In financial year ended 31 December 1997. accordance with Article 14(1), of Council Regulation (EC) No 2062/94, the budget was implemented on the responsibility of the Director. This responsibility included the drawing-up and presentation of financial statements (2) in accordance with the internal financial provisions, as provided for in Article 15 of Council Regulation (EC) No 2062/94. The Court of Auditors is required under Article 188c of the Treaty establishing the European Community to examine these accounts. the 1. 3. The Court performed its audit in accordance with its auditing policies and standards. These have been adapted from generally accepted international auditing standards to reflect the specific characteristics of the Community context. Accordingly, the Court carried out such tests of the accounting records and other audit procedures as it deemed necessary in the circumstances. By means of this audit, the Court obtained a reasonable basis for the opinion expressed below. 1. 5. As the Court observed in its report concerning the financial statements of the Agency for the financial year 1996 (3), the Agency’s budgetary accounts needed to be improved in a number of areas. The audit of the accounts for these shortcomings were still present. financial year 1997 showed that the 1. 6. No general accounts were kept during the reference year. The accounting officer, an auxiliary member of staff who was not recruited until November 1997, had to reconstruct the Agency’s assets entirely before drawing up the year-end balance sheet, which, moreover, had to be revised following the Court’s audit. 1. 7. The budgetary accounts continue to be kept by than appropriate means of a accounting software. They are not detailed enough and only allow a rudimentary monitoring of budgetary bookings. spreadsheet rather 1. 4. This examination has enabled the Court to obtain reasonable assurance that the annual accounts for the financial year which ended on 31 December 1997 are reliable, and that the underlying transactions, taken as a whole, are legal and regular. Imprest accounts (1) OJ L 216, 20. 8. 1994, p. 5. (2) As required under Article 14(3), of Council Regulation (EC) No 2062/94, the accounts for all the Agency’s revenue and expenditure for the financial year 1997 were drawn up on 30 March 1998 and forwarded to the Agency’s Management Board, the Commission and the Court of Auditors. These accounts were received by the Court on 3 April 1998. A summarised version of these financial statements is presented in the tables attached to this report. 1. 8. Nearly 46 % of the payments for the financial year (ECU 1,4 million out of a total of ECU 3 million) were carried out via the Agency’s imprest account. This account was not cleared at regular intervals and this is how, in September 1997, a partial regularisation of payments came to be carried out en bloc for a total of ECU 1,1 million (despite the fact that the ceiling for the (3) OJ C 393, 29. 12. 1997, p. 58. C 406/20 EN Official Journal of the European Communities 28. 12. 98 account was fixed at ECU 25 000). Furthermore, the regularisation orders only mention the overall amount paid out, without giving details of the budgetary bookings concerned. 1. 9. The Decisions setting up the Agency’s imprest account should be revised so as to include, in particular, the establishment of an individual ceiling for payments. Call for tenders Other observations 1. 11. Contrary to the Agency’s Financial Regulation, neither the budget nor the organisation chart for the financial year 1997 was published in the Official Journal of the European Communities. 1. 12. Moreover, in the minutes of the November 1996 meeting, during which the Management Board examined the Agency’s draft budget, there is no mention of either the draft budget’s adoption or the content of the document that was adopted. 1. 10. The Agency should issue a call for tenders for the selection of new contractors. When the Agency was starting up, contracts with companies were made by private treaty or following restricted invitations to tender. 1. 13. The payments for the financial year amounted to only 46,1 % the current (ECU 1,94 million) of appropriations (ECU 4,21 million). Cancellations (ECU 1,15 million, or 27,3 %) and carry-overs to 1998 (ECU 1,12 million, or 26,6 %) therefore represented significant sums for the Agency’s 1997 budget. This report was adopted by the Court of Auditors in Luxembourg at its meeting of 5 November 1998. For the Court of Auditors Bernhard FRIEDMANN President 28. 12. 98 EN Official Journal of the European Communities C 406/21 Table 1 Balance sheet for the financial years 1996 and 1997 Assets 1997 1996 Liabilities 1997 1996 (ECU 1 000) Fixed assets Equipment and furniture Movable equipment Computer equipment Sub-total Supplies Office equipment Liquid assets Sundry accounts receivable Recoverable VAT and duties Cash accounts Banks — demand accounts Imprest account Cash Sub-total Sub-total Fixed capital Own capital (1) Balance for the financial year Sub-total 575 731 1 306 32 830 862 295 30 235 560 15 5 152 157 25 7 32 34 16 50 Short-term liabilities Appropriations carried over by Budgetary Authority Automatic carry-overs Sundry accounts due Recoverable VAT and duties Sub-total 74 1 048 10 152 1 284 234 969 76 16 1 295 1 799 58 1 1 858 1 975 100 2 075 Total assets 2 590 2 157 Total liabilities 2 590 2 157 (1) The amount corresponds to fixed assets and supplies. Source: Prepared by the Court on the basis of data from the Agency. C 406/22 EN Official Journal of the European Communities 28. 12. 98 Table 2 Balance for the financial years 1996 and 1997 Revenue Commission subsidy Sundry revenue Expenditure Staff — Title I Payments Appropriations carried forward Buildings, equipment, etc. — Title II Payments Appropriations carried forward Operating — Title III Payments Appropriations carried forward Total revenue (ECU 1 000) 1997 1996 2 592 263 2 855 3 000 36 3 036 808 28 562 358 573 736 292 81 884 630 319 Out-turn for the financial year Out-turn carried over from previous year Appropriations carried over and cancelled Exchange-rate differences Total expenditure 3 065 2 206 830 (210) 830 144 (33) Balance for the financial year 731 830 Source: Prepared by the Court on the basis of data from the Agency. 28. 12. 98 EN Official Journal of the European Communities C 406/23 REPLY FROM THE EUROPEAN AGENCY FOR SAFETY AND HEALTH AT WORK 1. The Court of Auditors visited the European Agency for Safety and Health at Work from 30 March to 3 April 1998 and carried out the audit for the financial year 1997. 2. In order to facilitate the work of the Court, the accounts and all relevant supporting documents were made available to the Court. The personnel files and the contracts concluded were also presented. 3. In its letter of 15 July 1998, the Court informed the Agency of its main observations with a view to drawing up the report on the financial statements of the Agency (financial year 1997). 4. The Agency would like to comment on the following paragraphs: Budgetary and general accounts cases where payment foreseen. is urgent and could not be 1. 5 and 1. 7. As regards the use of the Excel programme for the budgetary accounts, the Agency is aware of the weaknesses of the system currently being used but it should be emphasised that the agencies are currently involved in a joint action to implement the SI 2 programme provided by the European Commission. It would not be appropriate to install a special system under these circumstances. the Court of Auditors, 1. 6. As observed by the accounting officer was recruited towards the end of the financial year, in mid-November 1997. The delay in his appointment explains the absence of any general accounts for 1997. The accounting officer had to reconstruct the year’s financial operations on the basis primarily of cash movements. In this context, the audit conducted by the Court, which also carried out the audit for the financial year 1996, allowed certain important adjustments to be made. The Agency now has up-to-date general accounts. Imprest accounts the regards imprest accounts, 1. 8. As suitable administrative staff were recruited in May 1997, which explains the global regularisation made in September. Since then, a new imprest administrator has been appointed. The amount of the imprest accounts has been reduced by half and the relevant budget items relate only to expenditure involving compulsory standing orders or Calls for tenders to follow is endeavouring 1. 10. The Agency the recommendation of the Court in issuing calls for tenders. It has therefore published two calls for expressions of interest (provision of services, technical assistance and supply products, and cooperation in the implementation of its work programme) and three open invitations to tender (security guards, travel agency, and telephonist and receptionist services). Finally, it has organised several restricted (security, helpdesk, selection of staff, training, receptionist, equipment storekeeping, medical services and travel insurance). invitations tender to Other comments 1. 11. In order to avoid this situation arising again with regard to the 1998 budget and to comply with the Financial Regulation, and with a view to reducing the very high costs of publication (between ECU 35 000 and ECU 50 000), the Agency put forward the proposal that the budgets of several agencies be published jointly. To this end, the Office for Official Publications of the European Communities has been asked to indicate the price and timetable for a joint publication involving six agencies. The Agency is concerned to ensure that its budget receives maximum publicity by publishing it on the Internet (http://www. eu-osha. es). C 406/24 EN Official Journal of the European Communities 28. 12. 98 1. 12. It is true that there is no documentary evidence to show that the Administrative Board of the Agency approved the 1996 budget. In order to forestall comment in this regard it was agreed, at the meeting of the Bureau of the Administrative Board on 5 and 6 June 1997, that the minutes of meetings would include, in addition to the account of the discussions at meetings, a document explaining the formal decisions taken, in order to facilitate their retrieval. view, it would appear logical that staff expenditure for 1997 was less than estimated in the budget. As regards Title II, the difference between commitments and payments can be justified in particular by the orders for computer and security equipment which were made at the end of the financial year and which had to be paid for in 1998. 1. 13. The under-utilisation of appropriations, which was of some magnitude as regards Title I, is due to the fact that staff recruitment procedures launched in 1997 were not concluded until 1998. From an economic point of in Title level of utilisation The III, operational expenditure, is a direct consequence of the staff situation in 1997. However, the level of commitments was very high and contracts regarding studies and pilot projects concerning safety and health at work will continue to be implemented throughout 1998. 5. The Agency would like to assure the Court that it will take account of all the Court’s observations, in order to respect in full the rules arising from financial and other regulations to which all its actions should be subject