title: Acte du conseil du 18 janvier 1999 arrêtant le règlement financier applicable au budget d'Europol

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Europol
budget
inclusion in the budget

text: 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/1 (Actes adopt~s en application du titre VI du trait~(cid:216)sur l’Union europ~enne) ACTE DU CONSEIL du 18 janvier 1999 arr(cid:240)tant le r(cid:127)glement financier applicable au budget d’Europol (1999/C 25/01) LE CONSEIL DE L’UNION EUROP^ENNE, vu la convention ~tablie sur la base de l’article K. 3 du trait~ sur l’Union europ~enne portant cr~ation d’un Office europ~en de police (convention Europol)(cid:216)(˛), et notamment son article 35, paragraphe 9 et son article 36, paragraphe 6, vu l’avis du conseil d’administration, vu l’avis du comit~ de contrłle commun, consid~rant que les principes de bonne gestion financi(cid:127)re, et notamment d’~conomie et de rapport co(cid:252)t/efficacit~ doivent s’appliquer au budget d’Europol, que des objectifs pr~cis pour les activit~s pr~vues doivent (cid:240)tre sp~cifi~s dans les budgets annuels et les plans d’activit~s, que le bon d~roulement de leur r~alisation doit (cid:240)tre surveill~ et que, le cas ~ch~ant, toute mesure compl~mentaire doit (cid:240)tre prise pour les atteindre, A ARR(cid:226)T^ LE PR^SENT R_GLEMENT: (˛)(cid:217)JO C 316 du 27. 11. 1995, p. 1. C 25/2 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 SOMMAIRE PR^AMBULE TITRE(cid:217)I Principes g~n~raux (articles 1er { 12). TITRE(cid:217)II ^tablissement et structure du budget. Section(cid:217)I ^tablissement du budget (articles 13 et 14). Section(cid:217)II Structure du budget (article 15). Section(cid:217)III Modifications du budget (articles 16 et 17). TITRE(cid:217)III Ex~cution du budget. Section(cid:217)I Dispositions g~n~rales (articles 18 { 24). Section(cid:217)II Gestion des recettes et des d~penses (articles 25 { 36). Page 3 5 5 6 6 6 6 8 Section(cid:217)III Contributions des ^tats membres (articles 37 { 40). 11 Section(cid:217)IV Passation des march~s et inventaire (articles 41 { 46). 11 Section(cid:217)V Comptabilit~ (articles 47 et 48). 13 Section(cid:217)VI Responsabilit~s des ordonnateurs, des comptables, des r~gisseurs d’avances et du contrłleur financier (article 49). 13 TITRE(cid:217)IV Reddition et v~rification des comptes. 14 Section(cid:217)I Reddition des comptes (articles 50 et 51). 14 Section(cid:217)II V~rification des comptes (articles 52 { 55). 15 TITRE(cid:217)V Dispositions finales (articles 56 { 59). 16 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/3 TITRE I PRINCIPES G^N^RAUX Article premier 1. (cid:218)(cid:217)Le budget d’Europol (d~nomm~ ci(cid:220)apr(cid:127)s (cid:133)le budget(cid:176)) est l’acte qui pr~voit, pour chaque exercice budg~taire, les d~penses pr~visibles d’Europol. recettes et les financier quinquennal d’Europol (d~nomm~ Le plan ci(cid:220)apr(cid:127)s (cid:133)le plan financier(cid:176)) sp~cifie les recettes et les d~penses d’Europol pour l’exercice budg~taire sur lequel porte le budget et pour les quatre exercices suivants. 2. (cid:218)(cid:217)Les cr~dits inscrits au budget sont pr~vus pour la dur~e d’un exercice budg~taire. Aucune d~pense ne peut (cid:240)tre engag~e ni ordonnanc~e au(cid:220)del{ des cr~dits autoris~s, sans pr~judice de l’ar(cid:220) ticle(cid:217)22. 2. (cid:218)(cid:217)Le tableau des effectifs adopt~ conform~ment { l’article 14 constitue pour Europol une limite imp~rative; aucune nomination ne peut (cid:240)tre faite au(cid:220)del{ de cette limite. Les cas d’exercice d’activit~ { mi(cid:220)temps peuvent (cid:240)tre compens~s par le recrutement d’autres agents, dans la limite ~tablie. Les d~penses ne peuvent (cid:240)tre pr~vues pour une p~riode exc~dant l’exercice. 3. (cid:218)(cid:217)L’acceptation de lib~ralit~s de legs, de subventions ou d’apports similaires est subordonn~e { l’accord du conseil d’administration statuant { l’unanimit~. 3. (cid:218)(cid:217)Les d~penses r~sultant: -(cid:217)soit de contrats qui sont conclus conform~ment aux usages locaux, -(cid:217)soit de dispositions contractuelles relatives, notam(cid:220) ment, { la fourniture de mat~riel d’~quipement, pour des p~riodes d~passant la dur~e de l’exercice, sont imput~es au budget de l’exercice au cours duquel elles sont effectu~es. Article 2 Les cr~dits budg~taires doivent (cid:240)tre utilis~s conform~(cid:220) ment aux principes de bonne gestion financi(cid:127)re, et notamment d’~conomie et de rapport co(cid:252)t/efficacit~. Article 3 1. (cid:218)(cid:217)Sous r~serve de les d~penses sont inscrites pour leur montant int~gral au budget et dans les comptes sans contraction entre elles. les recettes et l’article 22, 2. (cid:218)(cid:217)L’ensemble des recettes couvre d~penses. l’ensemble des Article 5 1. (cid:218)(cid:217)L’exercice budg~taire commence le 1er janvier et s’ach(cid:127)ve le 31 d~cembre. 2. (cid:218)(cid:217)Les recettes d’un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice. Par d~rogation { l’alin~a pr~c~dent, les contributions des ^tats membres au budget qui sont re(cid:136)ues avant le d~but de lequel elles portent sont l’exercice budg~taire sur imput~es au budget de cet exercice. 3. (cid:218)(cid:217)Les cr~dits allou~s ne peuvent (cid:240)tre utilis~s que pour couvrir les d~penses r~guli(cid:127)rement engag~es et pay~es au titre de l’exercice pour lequel ils ont ~t~ accord~s, sauf d~rogations pr~vues { l’article 6, et pour couvrir les dettes qui remontent { des exercices ant~rieurs et pour lesquelles aucun cr~dit n’avait ~t~ report~. Les d~penses d’un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice sur la base des d~penses ordonnanc~es au plus tard le 31 d~cembre et dont le paiement a ~t~ ex~cut~ avant le 1er mars suivant. Article 4 1. (cid:218)(cid:217)Aucune recette ni aucune d~pense ne peut (cid:240)tre effectu~e autrement que par imputation { un article du budget. Article 6 1. (cid:218)(cid:217)L’utilisation des cr~dits est soumise aux r(cid:127)gles suivantes: C 25/4 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 a)(cid:217)les cr~dits non engag~s { la fin de l’exercice budg~(cid:220) taire pour lequel ils ont ~t~ inscrits sont en r(cid:127)gle g~n~rale annul~s; b) les cr~dits relatifs aux r~mun~rations et indemnit~s du personnel ne peuvent faire l’objet d’un report; c) font l’objet d’un report de droit, limit~ au seul exer(cid:220) cice suivant, les cr~dits qui correspondent { des paie(cid:220) ments restant dus au 31 d~cembre en vertu d’engage(cid:220) ments r~guli(cid:127)rement contract~s entre le 1er janvier et le 31 d~cembre. 2. (cid:218)(cid:217)Par d~rogation au paragraphe 1, le directeur peut faire parvenir au conseil d’administration avant le 31 janvier des demandes d(cid:252)ment justifi~es visant { reporter sur les cr~dits non engag~s au 31 d~cembre. l’exercice suivant Le report de ces cr~dits ne peut (cid:240)tre propos~ que pour des raisons exceptionnelles. Le conseil d’administration statue sur ces demandes de report au plus tard le 1er mars. Il statue { l’unanimit~. 3. (cid:218)(cid:217)Les cr~dits report~s de l’exercice budg~taire pr~c~(cid:220) dent sont annul~s s’ils ne sont pas engag~s { la fin de l’exercice budg~taire auquel ils ont ~t~ report~s. 4. (cid:218)(cid:217)Une liste des cr~dits dont le report est de droit est envoy~e pour information au conseil d’administration avant le 1er avril. Les d~penses relatives aux baux ou certaines d~penses connexes et analogues qui, par suite des dispositions l~gales ou contractuelles, doivent (cid:240)tre effectu~es par anti(cid:220) cipation, peuvent donner lieu { paiement { partir du 20 d~cembre { valoir sur les cr~dits pr~vus pour l’exercice suivant. Article 8 1. (cid:218)(cid:217)Si le budget n’est pas arr(cid:240)t~ { l’ouverture de l’exer(cid:220) cice, les d~penses dont le principe a ~t~ admis dans le dernier budget r~guli(cid:127)rement arr(cid:240)t~ peuvent (cid:240)tre effec(cid:220) tu~es dans les conditions pr~vues dans le pr~sent article. 2. (cid:218)(cid:217)Les op~rations de paiement peuvent (cid:240)tre effectu~es mensuellement par chapitre dans la limite du douzi(cid:127)me de l’ensemble des cr~dits autoris~s au chapitre en ques(cid:220) tion pour l’exercice pr~c~dent, dans la mesure oß les obligations juridiques d’Europol l’exigent. 3. (cid:218)(cid:217)[ la demande du directeur, le conseil d’administra(cid:220) tion peut, en fonction des n~cessit~s de la gestion, auto(cid:220) riser simultan~ment deux ou plusieurs douzi(cid:127)mes provi(cid:220) sionnels ou, { titre exceptionnel, des paiements non exig~s aux fins des obligations juridiques d’Europol. [ cet ~gard il statue { l’unanimit~. 4. (cid:218)(cid:217)Dans les circonstances vis~es au paragraphe 1, il est possible d’appeler les contributions des ^tats membres dans limite de trois douzi(cid:127)mes des contributions vers~es au titre du dernier budget r~guli(cid:127)rement adopt~. la 5. (cid:218)(cid:217)[ la demande du directeur et sur avis du conseil d’administration, le Conseil peut, en fonction des n~ces(cid:220) sit~s financi(cid:127)res, autoriser le versement d’autres contribu(cid:220) tions des ^tats membres. Il statue { l’unanimit~. 5. (cid:218)(cid:217)Pour l’ex~cution du budget, l’utilisation des cr~dits report~s est suivie s~par~ment, par poste budg~taire, dans les comptes de l’exercice budg~taire en cours. Le budget et les budgets suppl~mentaires ou rectificatifs, tels qu’ils ont ~t~ arr(cid:240)t~s, sont publi~s au Journal officiel des Communaut~s europ~ennes, { la diligence du pr~sident du Conseil. Article 9 Article 7 Cette publication est effectu~e normalement dans un d~lai d’un mois apr(cid:127)s la date de l’arr(cid:240)t du budget. Les d~penses courantes imputables { l’exercice budg~(cid:220) taire suivant et qui, de par leur nature, prennent effet au d~but de cet exercice, peuvent faire { partir du 15 novembre de chaque ann~e l’objet d’engagements anti(cid:220) cip~s { l’exercice la charge des cr~dits pr~vus pour suivant dans la limite d’un quart de l’ensemble des cr~dits correspondants de l’exercice en cours. Ces engagements toutefois porter que sur des d~penses ne peuvent nouvelles dont le principe n’a pas encore ~t~ admis dans le budget de l’exercice en cours si le budget de l’exercice suivant a d~j{ ~t~ adopt~. Article 10 1. (cid:218)(cid:217)Le budget et le plan financier sont ~tablis en ~cus, selon la d~finition figurant { l’article 1er du r(cid:127)glement (CE) no 3320/94 du Conseil(cid:216)(˛). (˛)(cid:217)JO L 350 du 31. 12. 1994, p. 27. 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/5 Toute modification future de ce r(cid:127)glement est applicable { la pr~sente disposition. Article 12 1. (cid:218)(cid:217)Il est ~tabli un comit~ budg~taire. 2. (cid:218)(cid:217)Les conversions entre l’~cu et les monnaies natio(cid:220) nales sont en principe effectu~es au cours du jour; dans des cas exceptionnels, il peut (cid:240)tre d~rog~ { ce principe, conform~ment aux modalit~s d’ex~cution vis~es { l’ar(cid:220) ticle(cid:217)57, paragraphe 2. Article 11 1. (cid:218)(cid:217)Le directeur ~tablit chaque ann~e, sur la base d’un examen du plan d’activit~s en cours d’ex~cution, un projet d’activit~s pr~sentant les activit~s et l’~volution envisag~es pour Europol pendant les cinq ann~es suivantes. Le plan financier, qui fait partie int~grante du plan d’activit~s, d~crit financi(cid:127)res et humaines jug~es n~cessaires pour les activit~s annuelles propos~es. les ressources 2. (cid:218)(cid:217)La composition du comit~ budg~taire est d~finie { l’article 35, paragraphe 8, de la convention Europol. Le comit~ est pr~sid~ par un repr~sentant de l’^tat membre qui exerce la pr~sidence du Conseil. 3. (cid:218)(cid:217)Les t|ches du comit~ budg~taire sont d~finies { l’article 35 de la convention Europol et dans le pr~sent r(cid:127)glement. En outre, le comit~ s’acquitte des t|ches d’ordre budg~(cid:220) taire et financier que le conseil d’administration ou le Conseil lui assignent. Dans l’exercice de ses t|ches, le comit~ veille en particu(cid:220) lier au respect des principes vis~s { l’article 2. 2. (cid:218)(cid:217)Le projet d’activit~s est soumis au conseil d’admi(cid:220) nistration, qui prend une d~cision { son sujet apr(cid:127)s consultation du comit~ budg~taire. Le conseil d’adminis(cid:220) tration statue { l’unanimit~. 4. (cid:218)(cid:217)Le comit~ peut demander au directeur de lui fournir toute information et pi(cid:127)ce justificative qu’il juge n~cessaires concernant les questions budg~taires et finan(cid:220) ci(cid:127)res dont la surveillance lui incombe. TITRE II ^TABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET SECTION I ^tablissement du budget c) une description des hypoth(cid:127)ses et du taux de change NLG/~cu sur lesquels les projets sont fond~s; Article 13 d) une explication des changements intervenus dans les cr~dits d’un exercice { l’autre. Le budget et le plan financier sont arr(cid:240)t~s conform~ment { l’article 35 de la convention Europol. Article 14 Le projet de budget et le projet de plan financier sont accompagn~s de notes explicatives comportant notam(cid:220) ment: a)(cid:217)une d~claration d’orientation g~n~rale sur les objectifs qui doivent (cid:240)tre r~alis~s gr|ce au budget; En ce qui concerne les effectifs, le projet de budget est en outre accompagn~ d’un document de travail conte(cid:220) nant les informations suivantes: a)(cid:217)pour chaque cat~gorie de personnel, un organi(cid:220) gramme des emplois budg~taires et des effectifs en place { la date de pr~sentation du projet de budget, indiquant leur r~partition par grade et par unit~ admi(cid:220) nistrative; b) une description des activit~s pour lesquelles les cr~dits sont demand~s, en tenant compte des principes vis~s { l’article 2 et du plan d’activit~s vis~ { l’article(cid:217)11; b) lorsqu’une modification des effectifs est propos~e, un ~tat justificatif motivant ces modifications. C 25/6 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 SECTION II Structure du budget Article 15 Le budget est subdivis~ en titres, chapitres, articles et postes en fonction du type de recettes ou de d~penses ou de l’objet auquel elles sont destin~es, selon un syst(cid:127)me de classification d~cimale. SECTION III Modifications du budget Article 16 1. (cid:218)(cid:217)En cas de circonstances in~vitables, exceptionnelles ou impr~vues, le directeur peut soumettre des projets de budgets suppl~mentaires et/ou rectificatifs. il toute proposition ayant pour effet faut 2. (cid:218)(cid:217)Par projet de budget entendre soit d’augmenter le montant total des cr~dits, soit de financer une ou plusieurs actions nouvelles sans augmentation globale des cr~dits. suppl~mentaire, Par projet de budget rectificatif, il faut entendre toute proposition ayant pour effet d’apporter certaines modifi(cid:220) cations de nature financi(cid:127)re ou technique au budget, sans entra(cid:244)ner une augmentation du montant total des cr~dits et sans pr~voir d’actions nouvelles. 3. (cid:218)(cid:217)Les projets de budgets suppl~mentaires et/ou recti(cid:220) ficatifs sont pr~sent~s, examin~s et arr(cid:240)t~s sous la m(cid:240)me forme et selon la m(cid:240)me proc~dure que le budget dont ils modifient les pr~visions. 4. (cid:218)(cid:217)Les budgets suppl~mentaires et/ou rectificatifs sont arr(cid:240)t~s conform~ment { la proc~dure pr~vue { l’article 35 de la convention Europol. Article 17 1. (cid:218)(cid:217)Au cours des quatre derniers mois de l’exercice, le directeur peut proc~der: -(cid:217)au maximum { des virements de 25 pour cent du total des cr~dits { l’int~rieur de chaque chapitre, -(cid:217){ des virements de chapitre { chapitre { l’int~rieur d’un m(cid:240)me titre afin d’augmenter la somme totale des cr~dits au sein d’un chapitre de 25 pour cent au maximum. Le directeur informe le conseil d’administration de ces virements trois semaines { l’avance. 2. (cid:218)(cid:217)Le directeur peut proposer des virements de cr~dits autres que ceux pr~vus au paragraphe 1. Le conseil d’administration se prononce sur ces proposi(cid:220) tions de virements. Il statue { l’unanimit~. 3. (cid:218)(cid:217)Par d~rogation au paragraphe 2, aucun virement de cr~dits ne peut (cid:240)tre effectu~ vers le poste des d~penses de personnel ni { partir de ce poste. TITRE III EX^CUTION DU BUDGET devant le Conseil, ex~cute le budget sous sa propre responsabilit~ conform~ment au pr~sent r(cid:127)glement et dans les limites des cr~dits allou~s. SECTION I Dispositions g~n~rales Article 18 L’ex~cution du budget est assur~e selon le principe de la s~paration des ordonnateurs, des comptables et du contrłleur financier. Les fonctions d’ordonnateur, de comptable et de contrł(cid:220) leur financier sont incompatibles entre elles. Le directeur peut d~l~guer ses pouvoirs dans des condi(cid:220) tions qu’il d~termine et dans les limites fix~es par l’acte de d~l~gation, lequel est notifi~ au d~l~gataire, au comp(cid:220) table, au contrłleur financier, au conseil d’administration et au comit~ de contrłle commun. Article 19 1. (cid:218)(cid:217)Conform~ment { l’article 29, paragraphe 3, de la le directeur, qui est responsable convention Europol, 2. (cid:218)(cid:217)Tous les trois mois, le directeur pr~sente au conseil d’administration et au comit~ budg~taire un rapport sur l’ex~cution du budget. 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/7 Article 20 1. (cid:218)(cid:217)Un contrłleur financier est d~sign~ conform~ment { l’article 35, paragraphe 7, de la convention Europol. Le comptable peut (cid:240)tre assist~ dans sa t|che par un ou plusieurs comptables subordonn~s, d~sign~s dans les m(cid:240)mes conditions que le comptable. Le contrłleur financier peut (cid:240)tre assist~ dans sa t|che, ou remplac~ temporairement, par un ou plusieurs contrł(cid:220) leurs financiers subordonn~s qui sont ~galement d~sign~s conform~ment { l’article 35, paragraphe 7, de la conven(cid:220) tion Europol. 2. (cid:218)(cid:217)Le contrłleur financier n’est responsable de sa gestion que devant le conseil d’administration. 3. (cid:218)(cid:217)Le contrłleur financier est responsable du contrłle de: -(cid:217)l’engagement de toutes les d~penses, -(cid:217)l’ordonnancement de toutes les d~penses, -(cid:217)toutes les recettes. Par d~rogation { l’article 25, paragraphe 2, { l’article 26, paragraphes 2 et 4, { l’article 27, paragraphe 2, { l’ar(cid:220) ticle(cid:217)29, paragraphe 3, et { l’article 34, paragraphe 2, du pr~sent r(cid:127)glement et conform~ment { l’article 35, para(cid:220) les dispositions la convention Europol, graphe 7, de d’application pr~vues { l’article 57, paragraphe 2, du pr~sent r(cid:127)glement peuvent pr~voir que, pour des recettes ou d~penses mineures, le contrłleur financier s’effectue a posteriori. le contrłle par 4. (cid:218)(cid:217)En outre, le contrłleur financier examine et ~value la validit~, l’ad~quation et l’application des syst(cid:127)mes, des proc~dures et des contrłles internes connexes et fait un rapport { ce sujet. Un rapport doit (cid:240)tre pr~sent~ au directeur et au conseil d’administration pour chaque inspection, ~valuation et enqu(cid:240)te. Le directeur notifie au conseil d’administration les mesures { prendre { la suite de chaque rapport. 5. (cid:218)(cid:217)Pour chaque exercice, financier pr~sente au conseil d’administration un rapport sur les activit~s de surveillance interne effectu~es au cours de l’exercice. le contrłleur Article 21 L’encaissement des recettes et le paiement des d~penses sont effectu~s par un comptable d~sign~ par le directeur et responsable devant lui. Sous r~serve de l’article 32, paragraphe 2, le comptable est seul habilit~ pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation. Article 22 Par d~rogation { l’article 3, paragraphe 1, et { l’article 4, paragraphe 1: a)(cid:217)peuvent (cid:240)tre d~duites du montant des m~moires, factures ou ~tats liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnanc~s pour le net: -(cid:217)Les r~gularisations de sommes ind(cid:252)ment pay~es, qui peuvent (cid:240)tre op~r~es par voie de pr~compte { l’occasion d’une nouvelle liquidation de m(cid:240)me nature effectu~e au titre du chapitre, de l’article et de l’exercice qui ont support~ le trop pay~, -(cid:217)la valeur des v~hicules, des appareils, des mat~riels installations repris, conform~ment aux et des usages commerciaux, { l’occasion de l’acquisition de v~hicules, d’appareils, de mat~riels et d’installa(cid:220) tions neufs de m(cid:240)me nature. Il n’est pas fait recette distinctement des escomptes, ristournes et rabais d~duits factures et m~moires; sur les b) peuvent donner lieu { r~emploi sur la ligne qui a donn~ lieu { la d~pense initiale: -(cid:217)les recettes provenant de la restitution de sommes pay~es ind(cid:252)ment sur cr~dits budg~taires, -(cid:217)le produit de fournitures et de prestations de services effectu~s en faveur d’autres institutions ou organismes, -(cid:217)le montant des indemnit~s d’assurances per(cid:136)ues, -(cid:217)le montant des remboursements de charges fiscales incorpor~es dans le prix des produits ou presta(cid:220) tions fournis { Europol, -(cid:217)le produit provenant de la vente des v~hicules, des appareils, des mat~riels et des installations c~d~s { l’occasion de leur r~forme. leur renouvellement ou de Les op~rations de r~emploi doivent intervenir avant la fin de l’exercice qui suit celui au cours duquel la recette a ~t~ encaiss~e. Le plan comptable vis~ { l’article 48 pr~voit des comptes d’ordre permettant de suivre les op~rations de r~emploi tant en recettes qu’en d~penses; C 25/8 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 c) peuvent (cid:240)tre compens~es, les diff~rences de change enregistr~es au cours de l’ex~cution budg~taire, ainsi que des taux d’int~r(cid:240)t d~biteurs et cr~diteurs relatifs aux op~rations de caisse. Seul le r~sultat final, positif ou n~gatif, est repris au solde de l’exercice. Article 23 Le solde de chaque exercice budg~taire est inscrit dans le budget du deuxi(cid:127)me exercice qui suit l’exercice pour lequel il a ~t~ constat~, conform~ment { l’article 40, paragraphe 2. Article 24 En cas de gestion de recettes et de d~penses par des syst(cid:127)mes informatiques int~gr~s, les dispositions de la section II du pr~sent titre et celles du titre IV s’appli(cid:220) quent, compte tenu des possibilit~s et des n~cessit~s d’une gestion informatique. [ cet effet: 3. (cid:218)(cid:217)Les pr~visions de cr~ances vis~es sont enregistr~es { titre provisoire par le comptable. Article 26 1. (cid:218)(cid:217)Pour la perception de toute somme due { Europol, un ordre de recouvrement doit (cid:240)tre d~livr~ par l’ordon(cid:220) nateur. 2. (cid:218)(cid:217)Les ordres de recouvrement sont transmis au comp(cid:220) table qui les soumet au contrłleur financier pour visa. Le visa a pour objet de constater: a)(cid:217)l’exactitude de l’imputation; b) la r~gularit~ et la conformit~ de l’ordre au regard des dispositions applicables; -(cid:217)Les pi(cid:127)ces justificatives peuvent demeurer aupr(cid:127)s de l’ordonnateur ou du comptable { des fins de v~rifica(cid:220) tion, c) la r~gularit~ des pi(cid:127)ces justificatives; d) l’exactitude de la d~signation du d~biteur; -(cid:217)les signatures et les visas peuvent (cid:240)tre appos~s par proc~dure informatique appropri~e. e) la date d’~ch~ance; Les conditions d’ex~cution du pr~sent article sont d~ter(cid:220) min~es par l’ar(cid:220) ticle(cid:217)57, paragraphe 2. les modalit~s d’ex~cution pr~vues { SECTION II Gestion des recettes et des d~penses Article 25 1. (cid:218)(cid:217)Toute mesure ou situation de nature { engendrer ou { modifier une cr~ance d’Europol doit faire pr~alable(cid:220) ment l’objet d’une pr~vision de cr~ance de la part de l’ordonnateur. Une telle pr~vision mentionne notamment la nature et l’imputation budg~taire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, le montant estim~ et la d~signation du d~biteur. 2. (cid:218)(cid:217)Les pr~visions de cr~ance sont transmises au comp(cid:220) table qui les soumet au contrłleur financier pour visa. Le visa a pour objet de constater: f) le respect des principes de bonne gestion financi(cid:127)re vis~s { l’article 2; g) l’exactitude du montant et de la devise de recouvre(cid:220) ment. 3. (cid:218)(cid:217)Le comptable prend en charge recouvrement d(cid:252)ment ~tablis. les ordres de Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer aux dates pr~vues la rentr~e des recettes d’Europol et doit veiller { la conservation des droits de celui(cid:220)ci. 4. (cid:218)(cid:217)Lorsque l’ordonnateur renonce { recouvrer une cr~ance constat~e, il transmet pr~alablement une proposi(cid:220) tion d’annulation au comptable, qui la soumet au contrł(cid:220) leur financier pour visa. Le visa du contrłleur financier a pour objet de constater la r~gularit~ et la renonciation au regard des principes de bonne gestion financi(cid:127)re vis~s { l’article 2. la conformit~ de a)(cid:217)l’exactitude de l’imputation budg~taire; Article 27 b) la r~gularit~ et la conformit~ de la pr~vision au regard des dispositions applicables. 1. (cid:218)(cid:217)Toute mesure susceptible de donner lieu { une d~pense { la charge du budget en cours ou de tout budget ult~rieur doit faire pr~alablement l’objet d’une 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/9 propositions mentionnent proposition d’engagement de la part de l’ordonnateur. Ces l’objet, l’~valuation, l’imputation budg~taire de la d~pense et le cr~ancier. notamment Les d~penses courantes peuvent engagement provisionnel. faire l’objet d’un 2. (cid:218)(cid:217)Les propositions d’engagement sont transmises au comptable qui les soumet au contrłleur financier pour visa. Le visa a pour objet de constater: L’ordonnateur peut faire effectuer les v~rifications sous sa responsabilit~. 3. (cid:218)(cid:217)Les traitements, salaires, r~mun~rations et indem(cid:220) nit~s sont liquid~s conform~ment { l’~tat collectif ~tabli par le service du personnel, sauf dans les cas oß une liquidation individuelle est n~cessaire. Article 29 1. (cid:218)(cid:217)L’ordonnancement est l’acte par lequel l’ordonna(cid:220) teur donne au comptable, par l’~mission d’un ordre de paiement, l’ordre de payer une d~pense dont il a effectu~ la liquidation. a)(cid:217)la conformit~ au paragraphe 1 de la pr~sentation de la proposition d’engagement; 2. (cid:218)(cid:217)L’ordre de paiement doit mentionner: b) l’exactitude de l’imputation budg~taire; -(cid:217)l’exercice d’imputation, c) la disponibilit~ des cr~dits; -(cid:217)l’article du budget et, ~ventuellement, toute autre subdivision n~cessaire, d) la r~gularit~ et la conformit~ de la d~pense au regard des dispositions applicables; -(cid:217)la somme { payer avec indication de la devise, e) le respect des principes de bonne gestion financi(cid:127)re vis~s { l’article 2. -(cid:217)le nom et l’adresse du b~n~ficiaire, -(cid:217)l’objet de la d~pense, 3. (cid:218)(cid:217)Le visa ne peut (cid:240)tre conditionnel. -(cid:217)dans la mesure du possible, le mode de paiement, 4. (cid:218)(cid:217)Le comptable enregistre la proposition d’engage(cid:220) ment vis~e. -(cid:217)les num~ros et dates des visas d’engagement corres(cid:220) pondants. Article 28 1. (cid:218)(cid:217)La liquidation d’une d~pense par l’ordonnateur a pour objet: L’ordre de paiement est accompagn~ des pi(cid:127)ces justifica(cid:220) tives originales ou, { titre exceptionnel, de copies certi(cid:220) fi~es conformes aux originaux. a)(cid:217)de v~rifier l’existence des droits du cr~ancier; 3. (cid:218)(cid:217)Les ordres de paiement sont transmis au comptable, qui les soumet au contrłleur financier pour visa. b) de d~terminer ou de v~rifier la r~alit~ et le montant de la cr~ance; Le visa a pour objet de constater: c) de v~rifier les conditions d’exigibilit~ de la cr~ance; a)(cid:217)la r~gularit~ de l’~mission de l’ordre de paiement; d) de v~rifier la conformit~ { l’ordre des fournitures et prestations de services. 2. (cid:218)(cid:217)Toute liquidation d’une d~pense est subordonn~e { la pr~sentation des pi(cid:127)ces justificatives attestant les droits du cr~ancier. b) la concordance de l’ordre de paiement avec l’engage(cid:220) ment de la d~pense et l’exactitude de son montant, en tenant compte des principes de bonne gestion finan(cid:220) ci(cid:127)re vis~s { l’article 2; c) l’exactitude de l’imputation budg~taire; d) la disponibilit~ des cr~dits; L’ordonnateur et un autre membre du personnel effec(cid:220) tuent les v~rifications vis~es au paragraphe 1, point d). e) la r~gularit~ des pi(cid:127)ces justificatives; C 25/10 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 f) l’exactitude de la d~signation du b~n~ficiaire. 4. (cid:218)(cid:217)Apr(cid:127)s visa, l’original de l’ordre de paiement, auquel sont jointes les pi(cid:127)ces justificatives, est transmis au comp(cid:220) table. Seul le comptable peut alimenter les r~gies d’avances, sauf dans les circonstances particuli(cid:127)res d~finies dans les modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, para(cid:220) graphe 2. Article 30 En cas de versement d’acomptes, le premier ordre de paiement est accompagn~ des pi(cid:127)ces ~tablissant les droits du cr~ancier au paiement de l’acompte. Les ordres de justifications d~j{ paiement post~rieurs rappellent produites. les Article 34 1. (cid:218)(cid:217)L’ordonnateur peut octroyer des avances au personnel si une disposition figurant dans un r(cid:127)glement ou dans les modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, paragraphe 2, le pr~voit express~ment. L’ordonnateur peut autoriser une avance destin~e { couvrir des d~bours { effectuer par un agent pour le compte d’Europol. Article 31 1. (cid:218)(cid:217)Le paiement est l’acte final qui lib(cid:127)re Europol de ses obligations envers ses cr~anciers. 2. (cid:218)(cid:217)En dehors des r~gies d’avances vis~es { l’article 33, aucune avance ne peut (cid:240)tre pay~e si elle n’a pas ~t~ au pr~alable vis~e par le contrłleur financier. Le paiement des d~penses est assur~ par le comptable dans la limite des fonds disponibles. En cas d’erreur mat~rielle, de contestation relative { la lib~ratoire ou d’inobservation des validit~ de formes prescrites par le pr~sent r(cid:127)glement, le comptable doit suspendre ses paiements. l’acquit 2. (cid:218)(cid:217)En cas de suspension d’un paiement, le comptable en ~nonce les motifs dans une d~claration ~crite qu’il adresse { l’ordonnateur et, pour information, au contrł(cid:220) leur financier. Article 32 1. (cid:218)(cid:217)Les paiements s’effectuent en principe par l’inter(cid:220) m~diaire d’un compte bancaire ou d’un compte courant postal. Le directeur fait ~tablir ces comptes bancaires ou comptes courants postaux au nom d’Europol. Les condi(cid:220) tions d’ouverture, de fonctionnement et d’utilisation de ces comptes sont d~termin~es par les modalit~s d’ex~cu(cid:220) tion pr~vues { l’article 57, paragraphe 2. 2. (cid:218)(cid:217)Les ch(cid:127)ques et les ordres de virements postaux ou bancaires requi(cid:127)rent la signature conjointe de deux agents d(cid:252)ment habilit~s par le directeur, dont n~cessaire(cid:220) ment celle du comptable. Article 33 Article 35 1. (cid:218)(cid:217)Au cas oß le contrłleur financier refuserait son visa pr~vu { l’article 25, paragraphe 2, { l’article 26, para(cid:220) graphes 2 et 4, { l’article 27, paragraphe 2, { l’article 29, paragraphe 3, ou { l’article 34, paragraphe 2, il doit en ~noncer les motifs dans une observation ~crite qui est adress~e au comptable, lequel informe l’ordonnateur du refus. 2. (cid:218)(cid:217)En cas de refus du visa, hormis les cas oß la dispo(cid:220) nibilit~ des cr~dits est en cause, le directeur peut confirmer la pr~vision de cr~ance, l’ordre de recouvre(cid:220) ment, l’engagement de d~pense, l’ordre de paiement ou l’avance par une d~ci(cid:220) sion motiv~e. la proposition d’annulation, La pr~vision de cr~ance, l’ordre de recouvrement, la proposition d’annulation, l’engagement de d~pense, l’ordre de paiement ou l’avance sont alors consid~r~s comme ayant ~t~ valablement effectu~s. Le conseil d’administration et le comit~ de contrłle commun sont imm~diatement inform~s de l’application de la pr~sente disposition. Article 36 Conform~ment { l’article 5, paragraphe 9, de la conven(cid:220) tion Europol, les frais relatifs aux activit~s des officiers de liaison sont, en r(cid:127)gle g~n~rale, { la charge des ^tats membres d’origine. En vue du paiement de certaines cat~gories de d~penses, il peut (cid:240)tre cr~~ des r~gies d’avances conform~ment aux modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, para(cid:220) graphe 2. Toutefois, les frais li~s aux activit~s entreprises par les officiers de le compte d’Europol et en accord avec les ^tats membres d’origine, aux activit~s liaison pour 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/11 demand~es par Europol ou { celles qui rel(cid:127)vent { un autre titre de la comp~tence g~n~rale d’Europol sont { la charge du budget d’Europol. Les d~penses non imputa(cid:220) bles sont ~galement { la charge du budget d’Europol. SECTION III Contributions des ^tats membres Article 37 1. (cid:218)(cid:217)La contribution de chaque ^tat membre au budget de l’ar(cid:220) l’exercice (cid:133)t(cid:176) est calcul~e, conform~ment { ticle 35, paragraphe 2, de la convention Europol, sur la base de son produit national brut (ci(cid:220)apr(cid:127)s d~nomm~ (cid:133)PNB(cid:176)) pour l’ann~e (cid:133)t(cid:216)(cid:134)2(cid:176). La contribution est exprim~e en ~cus. 2. (cid:218)(cid:217)Le calcul des contributions utilis~ lors de l’~tablisse(cid:220) ment du budget est bas~ sur les pr~visions du PNB, exprim~es en monnaies nationales, utilis~es lors de l’~tablissement de l’avant(cid:220)projet de budget g~n~ral des Communaut~s europ~ennes pour l’exercice (cid:133)t(cid:216)(cid:134)2(cid:176). Ces pr~visions sont converties en ~cus en appliquant le taux de change moyen de l’ann~e (cid:133)t(cid:216)(cid:134)2(cid:176). Article 38 1. (cid:218)(cid:217)Avant le 1er d~cembre de l’ann~e (cid:133)t(cid:216)(cid:134)1(cid:176) ou un mois au plus tard apr(cid:127)s l’adoption du budget, si cette derni(cid:127)re date est post~rieure, le directeur appelle les contributions pour l’exercice (cid:133)t(cid:176). 2. (cid:218)(cid:217)Sous r~serve de l’article 8, les contributions des ^tats membres sont vers~es en totalit~ avant le 31 mars de l’ann~e (cid:133)t(cid:176) ou au plus tard un mois apr(cid:127)s l’appel de contributions, si cette date est post~rieure. Le paiement et effectu~ en ~cus ou en monnaie nationale. 3. (cid:218)(cid:217)L’int~r(cid:240)t est per(cid:136)u, { un taux normal qui sera sp~cifi~ dans les modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’ar(cid:220) ticle 57, paragraphe 2, sur la part de la contribution des ^tats membres qui n’a pas ~t~ vers~e dans le d~lai d’un mois { compter de la date indiqu~e au paragraphe 2. Le conseil d’administration est l’application de cette disposition. toujours inform~ de Article 39 Les articles 37 et 38 s’appliquent ~galement en cas de budget suppl~mentaire. Article 40 1. (cid:218)(cid:217)Sur la base du compte de gestion ~tabli pour l’exer(cid:220) cice (cid:133)t(cid:176) conform~ment { l’article 53, le directeur, appli(cid:220) quant les chiffres du PNB r~el pour (cid:133)t(cid:216)(cid:134)2(cid:176) ~tablis dans les monnaies nationales par la Commission europ~enne et le taux de change moyen pour le m(cid:240)me exercice, recalcule les contributions des ^tats membres n~cessaires pour l’exercice (cid:133)t(cid:176) afin de financer les d~penses r~elles de cet exercice et les reports sur l’exercice suivant. 2. (cid:218)(cid:217)Pour tenir compte de l’exc~dent de l’exercice (cid:133)t(cid:176) et des diff~rences entre les chiffres du PNB pr~visionnel et r~el pour (cid:133)t(cid:216)(cid:134)2(cid:176), la proc~dure suivante est appliqu~e: a)(cid:217)pour les ^tats membres dont les contributions effec(cid:220) le tivement vers~es pour montant n~cessaire conform~ment au paragraphe 1, l’exc~dent sera d~duit des contributions appel~es pour l’exercice (cid:133)t(cid:216)+2(cid:176). l’exercice (cid:133)t(cid:176) exc(cid:127)dent b) pour les ^tats membres dont les contributions effec(cid:220) tivement vers~es pour l’exercice (cid:133)t(cid:176) sont inf~rieures au montant n~cessaire conform~ment au paragraphe 1, le solde sera appel~ en m(cid:240)me temps que les contribu(cid:220) tions pour l’exercice (cid:133)t(cid:216)+2(cid:176). SECTION IV Passation des march~s et inventaire Article 41 1. (cid:218)(cid:217)Les march~s portant sur locations d’immeubles, de fournitures, de mobilier et de mat~riel, l’ex~cution de travaux les prestations de services ou doivent rev(cid:240)tir la forme de contrats ~crits. les achats et 2. (cid:218)(cid:217)Sauf en ce qui concerne les march~s portant sur l’achat d’un immeuble construit ou sur la location d’un immeuble, ils sont conclus apr(cid:127)s appel { la concurrence. Toutefois, il peut (cid:240)tre proc~d~ { des march~s par entente directe dans les cas suivants: a)(cid:217)dans la limite fix~e par pr~vues { l’article 57, paragraphe 2; les modalit~s d’ex~cution b) lorsque les achats et locations de fournitures, de mobilier et de mat~riel, les prestations de services ou les travaux ne peuvent, en raison d’une urgence imp~(cid:220) rieuse, subir les d~lais d’une proc~dure d’appel { la concurrence; C 25/12 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 c) lorsque les adjudications ou appels d’offres sont demeur~s infructueux ou ont abouti { des prix in(cid:220) acceptables; 2. (cid:218)(cid:217)En garantie de l’ex~cution des march~s, il peut (cid:240)tre exig~ des fournisseurs ou entrepreneurs, parmi les clauses de garantie, la constitution d’un cautionnement pr~a(cid:220) lable. d) lorsque, pour des raisons d’ordre technique, pratique, juridique ou de s~curit~, l’ex~cution de la prestation ne peut (cid:240)tre assur~e que par un fournisseur ou un entrepreneur d~termin~; e) pour les march~s de fournitures et de services suppl~(cid:220) mentaires ou les march~s de travaux de construction suppl~mentaires qui, techniquement, ne peuvent (cid:240)tre s~par~s du march~ principal. Dans les cas vis~s aux points a), b) et c), Europol n’en est pas moins tenu de permettre, dans la mesure du possible et par tous les moyens appropri~s, aux fournis(cid:220) seurs susceptibles de fournir les biens et les services en question de faire des offres concurrentes. 3. (cid:218)(cid:217)Les appels { la concurrence sont en principe diffus~s dans tous les ^tats membres et, le cas ~ch~ant, dans des pays tiers dans la mesure oß cela est compatible avec le d~veloppement des industries concern~es de la Communaut~ europ~enne. Toutefois, leur diffusion peut (cid:240)tre limit~e lorsque les prestations ne peuvent, en raison de leur ~chelle ou de leur nature, faire l’objet d’un appel g~n~ral { la concurrence. 4. (cid:218)(cid:217)Les proc~dures d’appel d’offres, les crit(cid:127)res d’attri(cid:220) bution et les proc~dures d’ajustement des prix interve(cid:220) nant apr(cid:127)s la passation des march~s sont fix~s et r~gis par les modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, para(cid:220) graphe 2, ~tant entendu que les crit(cid:127)res d’attribution sont d~finis par analogie avec les dispositions des directives vis~es { l’article 44. 5. (cid:218)(cid:217)Les march~s d~passant la limite fix~e par les moda(cid:220) lit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, paragraphe 2, doivent l’objet d’une autorisation du conseil d’administration. faire Article 42 Pour les march~s pass~s par Europol, aucune discrimina(cid:220) tion ne peut (cid:240)tre op~r~e entre les ressortissants des ^tats membres en raison de leur nationalit~. Le montant du cautionnement est fix~ selon les condi(cid:220) tions commerciales habituelles. En cas d’inex~cution d’un march~ ou de retard dans son ex~cution, Europol s’indemnise de tous dommages, int~(cid:220) r(cid:240)ts et frais ~quivalant { une r~paration ad~quate du pr~judice, notamment en pr~levant le montant sur le cautionnement, que celui(cid:220)ci soit fourni directement par le fournisseur ou l’entrepreneur ou par un tiers. Article 44 Lors de la passation de march~s dont le montant atteint ou d~passe les seuils pr~vus par les directives du Conseil portant coordination des proc~dures de passation des march~s publics de travaux, de fournitures et de services, Europol doit se conformer aux m(cid:240)mes obligations que celles qui incombent aux entit~s des ^tats membres en vertu de ces directives. Article 45 1. (cid:218)(cid:217)Il est tenu en nombre et en valeur un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles consti(cid:220) tuant le patrimoine d’Europol. Seuls sont inscrits { cet inventaire les biens meubles dont la valeur d~passe un montant fix~ par les modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, paragraphe 2. 2. (cid:218)(cid:217)Toute acquisition de biens meubles ou immeubles donne lieu, avant paiement, { une inscription { l’inven(cid:220) taire permanent. Mention de cette inscription est port~e sur la facture ou le document annexe ~tabli en vue du paiement de la d~pense. 3. (cid:218)(cid:217)Europol fait v~rifier par ses services la concordance entre les ~critures d’inventaire et la r~alit~. Article 43 1. (cid:218)(cid:217)Les ventes de biens meubles font publicit~ appropri~e. l’objet d’une 1. (cid:218)(cid:217)Les march~s peuvent (cid:240)tre pass~s sur simple facture ou sur m~moire lorsque la valeur probable des fourni(cid:220) tures, services ou travaux n’exc(cid:127)de pas les montants fix~s par les modalit~s d’ex~cution pr~vues { l’article 57, para(cid:220) graphe 2. 2. (cid:218)(cid:217)La cession, { titre on~reux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit des biens inventori~s donnent Article 46 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/13 lieu { l’~tablissement d’une d~claration ou d’un proc(cid:127)s(cid:220) verbal de l’ordonnateur; ceux(cid:220)ci sont transmis au comp(cid:220) table, qui les soumet au contrłleur financier pour authentification. 2. (cid:218)(cid:217)Toute avance autre que les avances normales, qui sont r~examin~es p~riodiquement, est comptabilis~e sur un compte d’attente et r~gularis~e au plus tard pendant l’exercice qui suit le paiement de cette avance. La d~claration ou le proc(cid:127)s(cid:220)verbal doit constater en particulier l’~ventualit~ d’une obligation de remplacement { la charge d’un agent d’Europol ou de toute autre personne. 3. (cid:218)(cid:217)En dehors des cas oß les ventes se font par adjudi(cid:220) cation publique, les membres du personnel ne peuvent se revendus par porter acqu~reurs de biens meubles Europol. 4. (cid:218)(cid:217)Les mises { disposition { titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu { l’~tablissement de contrats soumis au visa du contrłleur financier. 5. (cid:218)(cid:217)L’article 4, paragraphe 3, est ~galement applicable. SECTION V Comptabilit~ Article 47 1. (cid:218)(cid:217)La comptabilit~ est tenue en ~cus par exercice budg~taire suivant la m~thode dite (cid:133)en partie double(cid:176). Elle retrace l’int~gralit~ des recettes et des d~penses de l’exercice; elle est appuy~e des pi(cid:127)ces justificatives. La comptabilit~ est arr(cid:240)t~e { la clłture de l’exercice budg~taire en vue de l’~tablissement du bilan financier et du compte de gestion pr~vu { l’article 53. Le compte de gestion doit (cid:240)tre soumis au contrłleur financier. 2. (cid:218)(cid:217)Le compte de gestion et le bilan financier sont pr~sent~s en ~cus. Article 48 1. (cid:218)(cid:217)Le plan comptable ~tablit une distinction entre comptes budg~taires et comptes de bilan. Il comprend deux parties: a)(cid:217)les comptes de produits et de charges budg~taires qui l’ex~cution du le d~tail de permettent de suivre budget; b) les comptes de bilan qui permettent d’~tablir la situa(cid:220) tion patrimoniale d’Europol. Toutefois, les avances vis~es { l’article 34 sont r~gulari(cid:220) s~es en r(cid:127)gle g~n~rale dans les six semaines suivant la r~alisation de l’objet pour lequel elles ont ~t~ consenties. 3. (cid:218)(cid:217)Les conditions d~taill~es d’~tablissement et de fonc(cid:220) tionnement du plan comptable, tant pour les op~rations patrimoniales que pour les op~rations budg~taires, ainsi que sont d~termin~es par les modalit~s d’~xecution pr~vues { l’article 57, para(cid:220) graphe 2. les normes comptables, 4. (cid:218)(cid:217)Les pi(cid:127)ces justificatives relatives { la comptabilit~ et { l’~tablissement des comptes de gestion et du bilan financier sont conserv~es pendant une p~riode de cinq ans { compter de la date de la d~cision de d~charge sur l’ex~cution du budget pr~vue { l’article 55, paragraphe 2. Toutefois, les pi(cid:127)ces relatives { des op~rations non d~fi(cid:220) nitivement clłtur~es sont conserv~es au(cid:220)del{ de cette p~riode et jusqu’{ la fin de l’ann~e suivant celle de la clłture desdites op~rations. SECTION VI Responsabilit~ des ordonnateurs, des comptables, des r~gisseurs d’avances et du contrłleur financier Article 49 1. (cid:218)(cid:217)Tout ordonnateur peut faire l’objet d’une mesure disciplinaire lorsqu’il engage une d~pense ou signe un ordre de paiement sans se conformer au pr~sent r(cid:127)glement. ~ventuellement, p~cuniaire et, Il en est de m(cid:240)me lorsqu’il n~glige d’~tablir un acte engendrant une cr~ance ou lorsqu’il n~glige ou retarde, sans justification, l’~mission d’ordres de recouvrement. 2. (cid:218)(cid:217)Le comptable et les comptables subordonn~s enga(cid:220) gent leur responsabilit~ disciplinaire et, ~ventuellement, p~cuniaire dans les cas suivants: Ces comptes font appara(cid:244)tre des obligations juridiques d’Europol. l’incidence pr~visionnelle a)(cid:217)lorsqu’ils ne se conforment pas { l’article 31, para(cid:220) graphe 1; C 25/14 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 b) lorsque les paiements qu’ils effectuent ne sont pas conformes au montant et { la monnaie port~s sur les ordres de paiement; c) lorsqu’ils paient { des parties prenantes autres que les ayants droit. 3. (cid:218)(cid:217)Le comptable et les comptables subordonn~s s’assu(cid:220) rent contre les risques qu’ils encourent au titre du para(cid:220) graphe 2. Europol couvre les frais d’assurance y aff~rents. 4. (cid:218)(cid:217)Les r~gisseurs d’avances engagent leur responsabi(cid:220) lit~ disciplinaire et, ~ventuellement, p~cuniaire dans les cas suivants: a)(cid:217)lorsqu’ils ne peuvent justifier, par des pi(cid:127)ces r~gu(cid:220) li(cid:127)res, les paiements qu’ils effectuent; b) lorsqu’ils paient { des parties prenantes autres que les ayants droit. 5. (cid:218)(cid:217)Le contrłleur financier et les contrłleurs financiers subordonn~s engagent leur responsabilit~ disciplinaire et, ~ventuellement, p~cuniaire lorsqu’ils d~passent les cr~dits budg~taires ou lorsqu’ils commettent une faute lourde dans l’exercice de leurs fonctions. 6. (cid:218)(cid:217)La responsabilit~ p~cuniaire et disciplinaire des ordonnateurs, du comptable, des comptables subor(cid:220) donn~s et des r~gisseurs d’avances peut (cid:240)tre engag~e dans les conditions pr~vues dans les dispositions perti(cid:220) nentes du statut du personnel d’Europol. dispositions Ces ~galement, mutatis s’appliquent mutandis, en cas de responsabilit~ p~cuniaire et discipli(cid:220) naire du contrłleur financier et des contrłleurs finan(cid:220) ciers subordonn~s. TITRE IV REDDITION ET V^RIFICATION DES COMPTES SECTION I (2)(cid:218)(cid:217)Le rapport annuel d~crit en particulier: Reddition des comptes Article 50 Le directeur ~tablit et pr~sente chaque ann~e un compte de gestion et un bilan financier qui d~crit l’actif et le passif au 31 d~cembre de l’exercice ~coul~, conform~(cid:220) ment { l’article 36 de la convention Europol. Le compte de gestion comprend la totalit~ des op~rations de recettes et de d~penses aff~rentes { l’exercice ~coul~. Il est pr~sente dans la m(cid:240)me forme et selon les m(cid:240)mes subdivisions que le budget. Le bilan financier comprend, { l’actif, le montant des recettes { recouvrer et, au passif, le montant des d~penses de l’exercice, non encore comptabilis~es dans les comptes. Il y est joint une balance des comptes en mouvements et en soldes au 31 d~cembre de l’exercice ~coul~. Article 51 1. (cid:218)(cid:217)Le directeur transmet au Conseil et au comit~ de contrłle commun, ainsi que, pour information, au conseil d’administration et au comit~ budg~taire, le 31 mai de l’ann~e suivante au plus tard, le compte de gestion, le bilan financier et le rapport sur les comptes annuels, conform~ment { l’article 36, paragraphe 1, de la convention Europol. a)(cid:217)les engagements contract~s et les paiements effectu~s { la charge de l’exercice; b) la somme des recettes et des d~penses comptabilis~es sous chaque article du budget; c) les cr~dits inutilis~s { la fin de l’exercice et non report~s sur l’exercice suivant; d) les cr~dits report~s sur l’exercice suivant conform~(cid:220) ment { l’article 6; e) l’utilisation des cr~dits report~s de l’exercice pr~c~(cid:220) dent; f) une explication pour les cas de d~passement ou de sous(cid:220)utilisation par rapport aux recettes ou aux d~penses pr~vues au budget; g) l’actif et le passif d’Europol; h) les placements financiers effectu~s au cours de l’exer(cid:220) cice; i) toute autre explication n~cessaire { une bonne compr~hension des comptes annuels, y compris une estimation de la situation financi(cid:127)re future d’Europol. 30. 1. 1999 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes C 25/15 SECTION II V~rification des comptes fonctions sont tenus d’accorder un traitement confiden(cid:220) tiel { toutes les informations obtenues au sujet d’Europol et de ses activit~s. Article 52 Le contrłle que le comit~ de contrłle commun effectue selon les pratiques reconnues, sur pi(cid:127)ces et au besoin sur place, a pour objet de constater la l~galit~ et la r~gularit~ des recettes et des d~penses au regard des dispositions de la convention Europol, du budget et du pr~sent r(cid:127)gle(cid:220) ment, notamment de son article 2, ainsi que de s’assurer de la bonne gestion financi(cid:127)re. Article 53 1. (cid:218)(cid:217)Le directeur donne aux membres du comit~ de contrłle commun tous les renseignements et leur apporte toute l’aide dont ils ont besoin pour accomplir leur mission. Il tient notamment { leur disposition tous comptes en deniers et en mati(cid:127)res et toutes attestations, pi(cid:127)ces justifi(cid:220) catives et tous inventaires que les membres du comit~ estiment n~cessaires { la v~rification du compte de gestion. 4. (cid:218)(cid:217)Le rapport de contrłle pr~vu { l’article 36, para(cid:220) graphe 3, de la convention Europol ne peut faire l’objet d’une publication, totale ou partielle, que s’il a ~t~ approuv~ { l’unanimit~ par le conseil d’administration. Article 54 1. (cid:218)(cid:217)Outre sa responsabilit~ concernant la v~rification des comptes, le comit~ de contrłle commun fait toutes les observations appropri~es sur les m~thodes comptables utilis~es et, d’une mani(cid:127)re g~n~rale, sur les cons~quences financi(cid:127)res des pratiques administratives suivies. 2. (cid:218)(cid:217)Toute observation dont le comit~ de contrłle commun estime qu’elle doit figurer dans le rapport de contrłle pr~vu { l’article 36, paragraphe 3, de la conven(cid:220) tion Europol est port~e { l’attention du directeur et du contrłleur financier. Ces derniers envoient au comit~ de contrłle commun leur r~ponse { ces observations. Article 55 1. (cid:218)(cid:217)Le comit~ de contrłle commun pr~sente son rapport sur les comptes de l’exercice ~coul~ pour le 31 octobre au plus tard. Les membres du comit~ de contrłle commun ont person(cid:220) nellement acc(cid:127)s aux locaux d’Europol et ont le droit d’interroger le directeur, les directeurs adjoints ou tout agent d’Europol charg~ d’op~rations li~es aux recettes ou aux d~penses. Il y indique l’~tendue et la nature du contrłle effectu~ et pr~sente ses observations sur les comptes et le bilan financier, ainsi qu’une br(cid:127)ve ~valuation de la gestion financi(cid:127)re d’Europol. 2. (cid:218)(cid:217)Par d~rogation au paragraphe 1, le directeur peut { titre exceptionnel refuser aux membres du comit~ de contrłle commun l’acc(cid:127)s { des informations, quelle que soit leur forme, couvertes par des dispositions de la convention Europol ou d’actes adopt~s en vertu de celle(cid:220)ci relatives au secret. Le directeur est le tenu d’informer conseil d’administration de l’application de la pr~sente statuant { disposition. Le conseil d’administration l’unanimit~ peut accorder aux membres du comit~ de contrłle commun l’acc(cid:127)s { l’information en question. imm~diatement Le rapport de contrłle ainsi que les r~ponses du direc(cid:220) teur et du contrłleur financier sont soumis au conseil d’administration pour le 31 d~cembre au plus tard. 2. (cid:218)(cid:217)Compte tenu d’un avis du comit~ budg~taire, le conseil d’administration ~labore une recommandation au Conseil concernant la d~charge { donner au directeur sur l’ex~cution du budget. Avant le 30 avril de l’ann~e suivante et conform~ment { l’article 36, paragraphe 5, de la convention Europol, le Conseil prend une d~cision de d~charge. 3. (cid:218)(cid:217)Le directeur adopte toutes mesures utiles pour donner suite aux observations figurant dans la d~cision de d~charge. 3. (cid:218)(cid:217)Les membres du comit~ de contrłle commun et toute personne qui les assiste dans l’exercice de leurs 4. (cid:218)(cid:217)Le contrłleur financier tient compte des observa(cid:220) tions figurant dans la d~cision de d~charge. C 25/16 FR Journal officiel des Communaut~s europ~ennes 30. 1. 1999 TITRE V DISPOSITIONS FINALES Article 56 Article 58 Le conseil d’administration informe, dans les meilleurs d~lais, le comit~ de contrłle commun de toutes les d~ci(cid:220) sions et de tous les actes pris en ex~cution des articles 6, 8, 17 et 20. 1. (cid:218)(cid:217)Lorsque l’activit~ d’Europol d~butera, Europol succ(cid:127)de automatiquement { l’unit~ drogues Europol dans tous les droits et obligations d’ordre financier inscrits dans les comptes de cette unit~. Le comit~ de contrłle commun et le contrłleur financier sont inform~s de la d~signation des ordonnateurs, du comptable, des comptables subordonn~s et des r~gisseurs d’avances, ainsi que des actes de d~l~gation ou de d~si(cid:220) gnation pris en vertu de l’article 19, paragraphe 1, et de l’article 21. Le conseil d’administration transmet au comit~ de contrłle commun les r(cid:127)glementations internes qu’il arr(cid:240)te en mati(cid:127)re financi(cid:127)re. Article 57 1. (cid:218)(cid:217)Les modifications au pr~sent r(cid:127)glement sont arr(cid:240)(cid:220) t~es conform~ment { l’article 35, paragraphe 9, de la convention Europol et apr(cid:127)s avis conforme du comit~ de contrłle commun. 2. (cid:218)(cid:217)Les modalit~s d’ex~cution n~cessaires { l’application du pr~sent r(cid:127)glement sont ~tablies par le conseil d’admi(cid:220) nistration statuant { l’unanimit~, sur proposition du directeur, apr(cid:127)s avis conforme du contrłleur financier et du comit~ budg~taire. 2. (cid:218)(cid:217)Conform~ment { l’article 45, paragraphe 5, de la convention Europol, Europol deviendra propri~taire de tous les ~quipements qui ont ~t~ financ~s sur le budget commun de l’unit~ drogues Europol, qui ont ~t~ d~ve(cid:220) lopp~s ou produits par l’unit~ drogues Europol ou qui ont ~t~ mis { sa disposition par le gouvernement n~erlan(cid:220) dais en vue d’une utilisation permanente { titre gratuit. 3. (cid:218)(cid:217)Lorsque l’activit~ d’Europol d~butera, le coordina(cid:220) teur de l’unit~ drogues Europol pr~sentera au Conseil un rapport sur la situation comptable de cette unit~ ainsi qu’un inventaire de tous les ~quipements dont Europol devient propri~taire conform~ment au paragraphe 2. Ce rapport est ~galement adress~ au contrłleur de l’unit~ drogues Europol et au comit~ de contrłle commun. Article 59 Le pr~sent r(cid:127)glement entre en vigueur le 1er f~vrier 1999. Fait { Bruxelles, le 18 janvier 1999. Par le Conseil Le pr~sident O. LAFONTAINE