title: Komission uudistaminen - Valkoinen kirja - Osa II - Toimintasuunnitelma

eurovoc_concepts:
European Commission
action programme
administration of the Institutions
financial management
institutional reform

text: EUROOPAN YHTEISOJEN KOMISSIO Bryssel 5. 4. 2000 KOM(2000) 200 lopullinen OSAII KOMISSION UUDIST AMINEN Valkoinen kirja - Osa II TOIMINTASUUNNITELMA (komission esittama) SISALL YSLUETTELO KOMISSION UUDISTAMINEN TOIMINTASUUNNITELMA II LUKU - PALVELUA KOROST AV A HALLINTOKUL TTUURI I - Ammattietiikka julkisessa toiminnassa. 3 II - Hyvaa hallintotapaa koskevat toimintasililnnot. 4 III - Uudet saannot yhtcison toimiclinten asiakirjojcn julkisuudcn Iisaamiscksi. 5 IV - Komission ja kansalaisyhteiskunnan valisen vuoropuhelun parantamincn. 6 V - Euroopan parlamentin kanssa tehtavil puitcsopimus. 7 VI - Komissio sahkoiseen toimintaympilristfion ···························································. •-:············. ··· 8 VII - Maksuaikojen lyhentaminen. l l III LUKU - PAINOPISTEIDEN MAARITTELY, VOIMAVARO. JEN KOHDENTAMINEN. IA TEHOKAS KA YTTO VIII - Toimintojohtaminen (ABM). :··················································· 13 IX - Toimintojen eriyttamispolitiikan kehittaminen. 18 X - Tehokkaammat, suoritusperusteiset tyotavat: tyoohjelma. 21 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XI - Johtamistaidot. 24 XII - Palvelukseenottopolitiikka. 26 XIII - Urajarjestelma, henkiloston arviointi ja ylcntamincn. 29 XIV - Uraneuvonta, liikkuvuus ja riittamaton tyosuoritus. 33 XV - Koulutus. 35 XVI - Muu kuin pysyva henkilosto. 38 XVII - Tasa-arvo ja tasapainoincn sukupuolijakauma. 40 XVIII - Tyoympariston parantamincn ja sosiaalipolitiikka. 42 XIX - Avoin henkilostopolitiikka. 45 XX - Kurinpito. 47 XXI - Ilmiantoja koskevat saannot. 49 XXII - Palkat ja elakkeet. 50 XXIII - Uudistuksen vaikutuksct resursscihin. 53 V LUKU - SISAINEN T ARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V Al{AINHOIDON V ALVONTA XXIV - Tulojen ja menojen hyvaksyjien ja linjaesimiestcn valtuuttaminen, vastuualueet ja velvollisuudet. 55 XXV- Yhteisen sisaisen tarkastuksen osaston perustaminen. 57 XXVI - Komission yhteisen varainhoitoelimen perustaminen. 60 XXVII -Taloushallinto ja varainhoidon valvonta pililosastoissa. 62 XXVIII- Siirtymavaihe. 66 XXIX - Henkiloresurssit ja koulutus. 70 XXX - Yhteison taloudellisten etujen suojaaminen. 72 Vuotuinen strategisen suunnittelun ja ohjclmoinnin kicrros Henki lostohallinnon uudistus Kaavio I: Kaavio II: Kaavio III: Talousprosessi KaavioIV: Taytantoonpanoproscssi pliliosastojcn sisaistcn taloushallinto- ja valvontarakcntcidcn tehostamiseksi 2 II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI '-------------------------·-·-----·------·--·--··· - - - - - - - - - · - - · - - - - · - · · · · - · - • - · I - AMMATTIETIIKKA ,JULKISESSA TOIMINNASSA l 1. TAVOITE Tavoitteena on auttaa virkamiehiil noudattamaan toiminnassaan hyvilil ammattictiikkaa ja nain vahvistaa yleison luottamusta yhteison toimielinten toimintaan. Julkishallinnossa noudatettavat normit eivat olc muuttumattomia. Vaikka ccttisct normit heijastuvat aina yhteison toimielinten oikeudellisessa kehyksessil, erillisen ja sclkean eettisen puitenormiston avulla voidaan helpottaa tuloksiin keskittymista ja harmaiden alueiden selkiyttlimista. Parhaillaan toteutettavan hallinnonuudistuksen yhteydessa selkean ja toimivan eettisen puitenormiston on voitava vastata seuraaviin lisahaasteisiin: toimivallan entistil Iaajcmpi hajauttamincn ja delegointi, uudet palvelumuodot ja kayttajien tarpeiden entistil suurempi korostaminen. Kaikki tama Iisaa tilintekovelvollisuuden merkitystil. Tilman osa-alueen toimien tarkoituksena on luoda yleiset puitteet, jotka tukevat virkamiehia naiden kilsitcllcssil uusiin julkistcn palvelujen tuottamistapoihin ja uusiin johtamistapoihin liittyviil, cntisUi monitahoiscmpia ccttisdi kysymyksi~i ja joidcn avulla lahjonta voidaan cstilil. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Komissio hyvaksyi komissaarien toimintaa koskevat sililnnot ja komissaarien sekil yksikoiden valisia suhteita koskevat toimintasilannot vuoden 1999 jillkipuoliskolla. Manaskuussa 1999 komissio hyvilksyi ensimmliisessli klisittclyssa luonnokscn hyvali hallintotapaa koskeviksi toimintasaannoiksi (katso luku II -II - Hyvail hallintotapaa koskevat toimintasaannot). 3. UUDET TOIMET Toimi 1 Julkisen toiminnan etiikkaa kiisittelevli komitea Komissio ehdottaa, etta toimielinten valisellil sopimuksella perustetaan julkisen to1mmnan etiikkaa kasitteleva komitea. Komitean tehtavana on antaa neuvoa yhteison toimielimissa noudatettaviin eettisiin normeihin liittyvissa kysymyksissa. Tilhiln toimintaan voi kuulua csimcrkiksi osallistumincn yhtcisojcn toimiclinten yhteisten ja toimielinkohtaistcn toimintasililnWjcn laadintaan sckil avustarnincn nilidcn silantojcn tilytilntoonpanossa ja niidcn noudattamiscn val vonnassa. Tavoitteena ammattietiikkaan liittyvien toimenpiteiden kanssa (katso IV-XIX luku, Toimi 55 & Toimi 56). johdonmukaisuus muiden, oikeudellisten enty1sesti on asiakirjojen mukaisten 4. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 1 Paasihteeristo. 5. AIKATAULU Toimi 1 Kesakuu 2000: komission ehdotus. Joulukuu 2000: toimielinten sopimukscn tavoiteajankohta. 3 II LUKU - PALVELUA KOROSTA VA HALLINTOKUL TTUURI ~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - · · - - - - - - - - - - - - - - , II- HYVAA HALLINTOTAPAA KOSKEVAT TOIMINTASAANNOT 1. TAVOITE Tavoitteena on antaa virkamiehille ohjeet suhtcista ylcis<mn, jotta voitaisiin vastata oikcusasiamichen heinakuussa 1999 esille tuomaan toimintasillintojen tarpceseen. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Euroopan komission henkilostolle tarkoitettujen toimintasailntojen laatiminen aloitettiin syksylla 1997. Ensimmliinen luonnos toimintasaannoista asetettiin hcnkiloston saatavillc komission intranet-verkkoon huhtikuussa 1998. Marraskuussa 1999 komissio hyvilksyi ensimmilisessil kilsittelyssil luonnoksen hyvaa hallintotapaa koskeviksi toimintasaannoiksi. Komissio kuulee parhaillaan henkiloston edustajia luonnoksesta. 3. UUDET TOI MET Toimi 2 Hyvdd hallintotapaa koskevat toimintasiiiinniit Saantoja sovelletaan henkilostoon, joka on otettu yhteisojcn palvelukseen Euroopan yhteisojen virkamiehiin sovellettavien henkilostosaantojen ja Euroopan yhteisojen muuhun henkilostoon sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaisesti. Toimintasilannoissil annetaan ohjeita siita, miten suhteita yleisoon olisi hyvan hallintotavan mukaisesti hoidettava. 4. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 2 Paasi hteeri sto 5. AIKATAULU Toimi 2 Huhtikuu 2000, toinen kilsittely komissiossa ja sililntojen hyvilksyminen. 4 II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI III - UUDET SAANNOT YHTEISON TOIMIELINTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUDEN LISAAMISEKSI 1. TAVOITE Tavoitteena on panna taytantoon Amsterdamin sopimuksella perustamissopimukseen lisatyn 255 artiklan toimielimen mukaisesti Euroopan unionin kansalaisten asiakirjoihin. ja asukkaiden oikeus tutustua kolmen 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Toimintasaannot, jotka koskevat yleison oikeutta tutustua komission ja neuvoston asiakirjoihin ja joilla pannaan taytantoon Maastrichtin sopimuksen julistus N:o 17. Neuvosto hyvaksyi toimintasaannl1t 6. 12. 1993 ja komissio 8. 4. 1994. Euroopan parlamentti hyvaksyi la. hes yhtenevat toimintasaannot 25. 9. 1997. 3. UUDET TOIMET Toimi 3 Ehdotus asetukseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjnjen julkisuudesta Komissio on asetusehdotusta laatiessaan ottanut huomioon muun muassa jasenvaltioiden lainsaadantoon sisaltyvat asiakirjojen julkisuutta koskevat parhaat toimintatavat. Ehdotuksella laajennetaan nykyisia vapaaehtoisia toimintasaantoja, jotka ovat olleet voimassa jo viisi vuotta. Ehdotus kattaa toimielinten vastaanottamat ja laatimat asiakirjat. Toimielinten on sen mukaan luotava julkisia asiakirjarekistereita ja autettava kansalaisia kayttamaan oikeuksiaan. Perussaantona on tarjota mahdollisimman laajat oikeudet tutustua asiakirjoihin. Asetusehdotuksen sisaltamat saannokset, joilla rajoitetaan tata perussaantoa, eivat ole uusia saannoksia, vaan niilla selkeytetaan voimassa olevaa kaytantoa. Asiakirjan maaritelman mukaan asiakirjoja eivat ole "sisaiseen kayttoon tarkoitetut tekstit, kuten keskusteluasiakirjat, yksikoiden antamat lausunnot ja epaviralliset viestit". Tama rajoitus on riippumattomien asiantuntijoiden komitean toisen raportin mukainen, sill a tassa raportissa korostetaan, etta "kuten kaikki poliittiset elimet, myos komissio tarvitsee mahdollisuuden politiikan hahmotteluun ennen sen julkistamista". 4. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 3 Paasihteeristo 5. AIKATAULU Toimi 3 hyvaksynta Komission sopimuksella perustamissopimukseen lisatyn 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti neuvosto hyvaksyy taman asetuksen yhteispaatosmenettelylla ennen toukokuuta 2001. 2000. Amsterdamin tammikuuta 26. 5 II LUKU-PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI IV - KOMISSION JA KANSALAISYHTEISKUNNAN V ALISEN VUOROPUHELUNPARANTAMINEN 1. TAVOITE Komissio noudattaa hallinnon avoimuuden periaatetta. Komission kilyttilmlilin kuulemisproscssiin kuuluu taman vuoksi entista tarkeampanil osana kaikkien sidosryhmicn kuulcmincn politiikan laadinnan alkuvaiheessa ja etenkin ennen lainsaildantoaloitteiden tckcmistil politiikan suunnittclun ja tehokkuuden parantamiseksi. Jotta vuoropuhelusta olisi hyotya molemmille osapuoli Ile, se on suunniteltava huolella ja kaikkien osapuolten on sitouduttava siihen taysipainoisesti koko prosessin ajaksi. Komission tavoitteena on taman laatia perusperiaatteet, joilla pyritaan jarjestelmallisemmiln ja avoimemman vuoropuhelun vuoksi kaymiseen kansalaisjarjestojen kanssa. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Komissio hyvaksyi 18. tammikuuta 2000 keskusteluasiakirjan, jonka otsikkona oli "Komissio ja hallituksista riippumattomat jarjestot: kumppanuuden vahvistaminen". Talia asiakirjalla on kaksi tarkoitusta. Silla pyritaan ensinnakin antamaan yleiskuva komission ja niliden jilrjestojen nykyisista suhteista ja joistakin niihin liittyvista ongelmista. Toiscksi siinil tarkastcllaan komission ja niliden jarjestojen nykyisten suhteiden parantamiseksi ja vahvistamiseksi tarvittavia toimenpiteitil ja ehdotetaan taman tarkastelun perusteella, miten naita suhtcita voitaisiin kchitUUi. Keskusteluasiakir:jassa siis ehdotetaan, miten voitaisiin luoda koko komission kattava aiempaa yhtcnilisempi kehys yhtcistyolle, joka on tahan asti perustunut alakohtaisiin jarjestelyihin. 3. UUDET TOIMET Toimi 4 Toimi 5 Suositusten antaminen kuulemi. \prosessissa noudateltavista parhaista toimintatavoista Luette/on laatiminen virallisiin tai muihinjiirjestelmiillisiin kuulemi. \prosesseihin osallistuvista komiteoista ja tyoryhmistii. Luettelo sisiiltiiii myos tietoja niiiden komiteoiden ja tyoryhmien jdsenind olevista kansalai. ~'jiirjestoistii (niiden oikeudellisesta asemasta, tavoitteista, jdsenkannasta sekd tiirkeimmistii rahoitusliihteistii). Niimd tiedot asetetaan yleison saataville EUROPA-palvelimelle. 4. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 4 Toimi 5 Paasihteeristo Paasi hteeristo 5. AIKATAULU Toimi 4 Toimi 5 Joulukuu 2000. Kesakuu 2001. 6 II LUKU - P ALVELUA KO ROST AV A HALLINTOKU L TTUURI V - EUROOPAN PARLAMENTIN KANSSA TEHTA VA PUITESOPIMUS 1. TAVOITE Tavoitteena on neuvotella uusi puitesopimus, johon uuden komission ja parlamentin suhteita koskevat maaraykset kootaan selkeaksi kokonaisuudeksi. Uusi sopimus perustuu nykyisen sopimuksen mukaisiin periaatteisiin ja toimintatapoihin, joita uudella sopimuksella muutetaan Amsterdamin sopimuksen aiheuttamien institutionaalisten muutosten edellyttamalla tavalla. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Talla hetkella ovat voimassa toimintasaannot, jotka edellinen komissio ja parlamentti hyvaksyivat vuonna 1995. 3. UUDET TOIMET Toimi 6 Neuvotellaan uusi puitesopimus par/amen/in 15. anlaman piiiitiJslauselman mukaisesl i. \yyskuula 1999 uudesla komissiosla 4. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 6 Paasihteeristo 5. AIKATAULU Toimi 6 Neuvottelut ovat kaynnissil, ja ne pyritilan saamaan paatokseen ensi tilassa. 7 II LUKU-PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI. _ _________________________________ - VI - KOMISSIO SAHKOISEEN TOIMINTAYMPARIST()C)N -7 1. _ TAVOITE Tekniikan kehittyminen tarjoaa mahdollisuuden hallinnon uudistamiseen ja hallinnon viestinnan ja tyomenetelmien parantamiseen seka komission sisalla ettil komission ja sen kumppaniorganisaatioiden ja keskustelukumppaneiden valisissa yhteyksissa. Komission aloitteen "eEurope - Tietoyhteiskunta kaikille" 1 toimintalinjassa 10 "Sahkoinen as1omt1 viranomaisten kanssa" asetetaan jasenvaltioille ja komissiolle kunnianhimoiset tavoitteet, joiden mukaan niiden olisi hyodynnettava tietotekniikkaa ja Intemetiti parantaakseen kansalaisille tarjottavia julkisia palveluja. Helposti saatavilla olevat julkissektorin tilasto- ja muut tiedot sekti sahkoinen julkinen hankinta voivat merkittavasti lisata uusien lisaarvopalvelujen kehittamista yksityissektorilla. Tehokkaaseen tietoinfrastruktuuriin perustuvassa hallinnossa voidaan asteittain vtihentilil paperin kulutusta: tiedot tallennetaan stihkoiseen muotoon (asiakirjojen hallinta ja arkistointi silhkopostin avulla) ja viestinnassa seka tietojen esittilmisessil kilytetililn tictotekniikkaa. Tamil vaatii toimivaa tietoturva- ja salaustekni i kkaa. Vuonna 1995 pcrustcttiin Europa-sivusto komission yhtciscksi lntcrnct-sivustoksi. Komissio kilyttmi sivustoa Euroopan kansalaisillc suunnattuun ticdotuksccn sckil yhtcydcn ylHipitoon kansalaistcn ja komission valilla. Europa-sivuston kaytto on lisaantynyt merkittavasti, ja viimeaikaisten tietojen mukaiset kilyttoluvut ovat vaikuttavia: esimerkiksi marraskuussa 1999 kirjattiin 100 miljoonaa kayttokertaa. Europa-sivustosta on tullut tarkein EU-tietoa tarjoava sivusto maailmassa. Komission ja muiden toimielinten virkamiehet kayttavat paljon myos EuropaPlus-sivustoa, joka on komission oma intranet-sivusto. Intemetin kayton voidaan olettaa lisaantyvan merkittavasti tulevina vuosina. Samaan aikaan uuden tekniikan kehittaminen ja kayttoonotto vaikuttavat huomattavasti siihen, miten lntemetia kaytetaan. Komission on oltava verkkoteknologian kehityksen eturintamassa, koska vain talla tavoin se voi vastata kasvaneeseen kysyntaan ja tarjota asiantuntevaa palvelua. Komission on tilmiln vuoksi parannettava tietoliikenneverkkoaan huomattavasti varmistaakseen riittaviln tiedonsiirtokapasiteetin. 2. UUDET TOIMET Toimi 7 Komission siirtymistii siihfoiseen toimintaympiiristiWn tukevan strategian laatiminen: tieto-ja viestintiitekniikan sekii tietoliikenneverkkojen kiiytiin tehostaminen (a) Tieto- ja viestintatekniikan kayton tehostaminen laadittava keskipitkan aikavalin stratcgia nykyisen - Komission on organisaationsa ja -resurssiensa mukauttamiseksi tavalla, joka tukee komission siirtymista sahkoiseen toimintaymparistoon ja nain myos paperin kulutuksen asteittaista vtihentilmista. Tama strategia on yksi uudistuksen perustekijoista. tictotekniikkapolitiikkansa, On selvaa, etta kaikkien tyomenetelmien on hyodynnettava tieto- ja viestintatekniikan tarjoamia mahdollisuuksia. Koska uudistuksella pyritaan seka parantamaan toimintatapoja etta uudistamaan organisaatiorakennetta, menettelytapoja voidaan ensin johdonmukaistaa ja yksinkertaistaa kayttamalla apuna liiketoimintaprosessien perusteellisessa uudelleentarkastelussa sovellettavia menetelmia, minkti KOM (1999) 687. 8. joulukuuta 1999. 8 jalkcen voidaan luoda tarvittavat tieto- ja viestintiltcknisct tukijai:jestclmill. Tamil vaatii sisiliscn politiikan ja organisaation seka sisilisten resurssien tarkistamista. Tieto- ja viestintatekniikan kehittilmisessa keskitytililn seuraaviin osa-alucisiin: • • • • • • nykyisen tieto- ja viestintatekniikkapolitiikan tarkistamincn (palvclutarpeiden arviointi, joka kattaa mm. erityisprofiilit, palautejarjestelmilt, priorisoinnin ja uutta Iahestymistapaa koskevan ehdotuksen Iaatiminen ja pililtoksentekomenettelyt) tietojarjestelmat, joilla helpotetaan politiikan suunnittelun (katso ABM) ja varainkliyton kaltaisia toimia tietojarjestelmat, asiakashallintaa seka henkilostohallintoa joilla helpotetaan hallintoa, kuten kirjanpitoa, sopimusten hallinnointia, sahkoiset asiakirjojen hallintajarjestelmat, joilla helpotetaan mm. tyoryhmien tyotil, tiedonkeruuta seka asiakirjojen laadintaa ja jakelua tietotekniset valineet, joita voidaan kayttaa tietojen kerilamisessil ja koostamisessa strategista ja suunnittelutyota varten ja joita voidaan hyodyntilil myos tarkastus- ja arviointimenettelyissil johdonmukainen politiikka, jolla parannetaan kehittyneiden viestintiljarjestelmien ja -palvelujen saatavuutta ja jolla pyritaan nain parantamaan reaaliaikaista viestintail kaikkien komission toimipaikkojen ja yksikoiden sekil komission ja yhtcisc)jen muidcn toimielinten ja jliscnvaltioiden hal Ii ntoyksi koidcn villi llil • koulutus, tekninen tuki ja kilyttotuki, jotka otctaan osaksi tietotckniikkaan perustuvicn tyotapojcn kil yttoonottoa. Pikaista huomiota on kiinnitettava etenkin edustustojen erityistarpeisiin, sillil joillakin edustustoilla ei ole kaytettavissaan edes perusvalineita (sahkoposti, Internet, videoneuvottelu), saati sitten sellaisia taloushallintojarjestelmia, joita ne tarvitsevat voidakseen ottaa Iisavastuuta hankkeiden toteuttamisesta. (b) Komission tietoliikenneverkkojen tehostaminen ja niiden tietoturvan parantaminen Komission tietoliikenneverkkoja on tehostettava ja niiden tietoturvaa on parannettava, jotta komissio voisi siirtya sahkoiseen toimintaymparistoon. Ensimmaisena tehtlivilna on taman vuoksi yleisstrategian laatiminen. Komission sisaisten tietoliikenneverkkojen seka komission ja sen ulkopuolisten tahojen valisten yhteyksien seka naita jarjestelmia tukevien palvelimien ja ohjelmistojen on oltava uusimman kehityksen mukaisia, jotta komissio voisi toimia sahkoisessil ymparistossil. Tietoliikennekustannuksissa voidaan todennakoisesti saastaa markkinoiden vapautumisen ansiosta. Toimi 8 Kiiyttiijien tarpeisiin vastaaminen: sisiiisetja ulkoiset tarpeet (a) Palautejilrjestelmat ja tekniikan kehityksen seuraaminen Komission on luotava jarjestelma, jonka avulla se saa saannollisesti palautetta kilyttajilta ja voi jatkuvasti seurata tekniikan kehitysta. Se pystyy nilin asianmukaisesti arvioimaan kilyttiljillil olevien laitteiden kehittyneisyyden seka kayttajien tarpeet ja saamansa palautteen ja voi nain pyrkia vastaamaan kayttajien tarpeisiin (monikielisyys, toimintarajoitteiset ja nakovammaiset kayttajat, tiedon esitystavat, nopea vastausjarjestelma jne. ). (b) Siirtyminen vuorovaikutteisiin lntemetissa toteutettaviin kuulemisprosesseihin Komission olisi lisattava eEurope-aloitteen tavoitteiden mukaisesti Intemetin kayttoa varmistaakseen, etta tarkeimpien poliittisten aloitteiden osalta ja saadaan palautetta. Tavoitteena ei ole vain aloiteasiakirjojen julkaiseminen lntcrnetissil, vaan tilmiln lisilksi pyritilan luomaan asianmukaiset palautejarjestelmat. Tilman tavoitteen saavuttamiscksi tarvitaan lisilrcsursseja. toteutetaan kuulemismenettely 9 (c) Europa-sivuston jatkuva parantaminen Komission on osoitettava tarvittavat taloudelliset, tekniset ja henkiloresurssit Europa-sivuston jatkuvaa kehittamista ja ylJapitoa varten. Ensimmaisena tehtavana on tarvittavien resurssien maarittely. Europa sivusto tunnetaan jo hyvin, ja sivuston sailyttaminen erittain laadukkaana on ehdottoman tarkeaa sahkoisessil ymparistossa toimivan komis~ion julkisuuskuvalle ja uskottavuudelle. Toimi 9 Siihkoiset julkiset hankinnat ja siihkoiset taloustoimet Komissio ehdottaa muutoksia julkisia hankintoja saantelevaan EU:n oikeudelliseen kehyksecn, jotta kaikki julkisiin hankintoihin liittyvat menettelyt ja taloustoimet voitaisiin hoitaa silhktliscsti. Kornissio pyrkii osaltaan tai:joamaan kansalaisillc mahdollisuuden hoitaa kaikki yhtcydct komissioon sUhki>iscsti. Marraskuussa 1999 sUhkoisistU allckir:joituksista annet un dirckti i vin rnukaiscsti komi ssion sis~i, '->cssii hallinnossa hyvilksytilUn silhk<>isct allckir:joituksct ja kannustctaan niidcn kiiyttiimisccn. 3. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 7 (a) Hallinnon pailosasto / tietotckniikan keskus (Luxembourg). CTI, hudjcttipiiaosasto. tietoyhteiskunnan pilaosasto, pililsihteerisW. (b) Hallinnon pilaosasto, tietoyhteiskunnan paaosasto, budjettipaliosasto, plilisihteerisW. Toimi 8 (a) Hallinnon pailosasto, jota avustavat Euroopan yhteisojen virallisten _iulkaisujen toimisto, tietoyhteiskunnan pililosasto, lehdistopalvelu, budjettipililosasto ja piUisihtccristi\ (b) Sisilmarkkinoiden pilaosasto, joka johtaa pilottitoimintaa ja jota avustavat Euwl,p~m yhtcisojcn virallistcn julkaisujcn toimisto. tictoyhtciskunnan piiilosasto. plUisihtcl'rislll ja lchdistopalvclu. (c) Hallinnon piiilosasto, tictotckniikan keskus. pililsihtccrisW. Toimi 9 Muutoksct julkisista hankinnoista annettuihin dircktiiveihin: sislimarkkirn,idt·n piUiosasto. jota avustavat tictoyhtciskunnan paiiosasto, hallinnon pililosasto ja ptiHsihtccrisW. Komission hankintamcnettelyt: hudjettipaaosasto sisamarkkinoiden paaosasto ja hallinnon paaosasto. ja pilasihteeristo, joita avustavat Sahkoisista allekirjoituksista annettu direktiivi: budjettipailosasto ja pailsihtectistl\ J'-'ita avustaa hallinnon pilaosasto. 4. AIKA T AULU Toimi 7 Toimi H (a) Heinakuu 2000: komission yleisen tieto- ja viestintatekniikkapolitiikan tarkistus. (b) Kaynnissil. (a) Joulukuu 2000. (b) Tarkistus vuodcn 2000 loppuun menncssil. (c) Kaynnissil. Toimi 9 Tm-kistus vuodcn 20()() loppuun mennessH 10 II LUKU - P ALVELUA KOROSTA VA HALLINTOKUL TTUURI VII- MAKSUAIKOJEN LYHENTAMINEN 1. TAVOITE Komission maksuviivastykset aiheuttavat vaikeuksia edunsaajille ja vahinkoa komission julkisuuskuvalle etenkin, koska komissio on lainsaadantoa naiden viivilstystcn ehkaisemiseksi. itse yrityspolitiikkansa mukaisesti ehdottanut Komissiossa noudatettavan byUinntln mukaan kaikki asianmukaisct laskut olisi csitettUv~i 60 p;11 van kulucssa. Eri syista vain 60 '¼, laskuisla csitcW:in lilmiln mmir:iajan kulucssa. l Judistukscn lavoi1tcc11a on kasvattaa liltil osuutta 95 proscnttiin vuotecn 2002 mcnncss:i. Sen lisilksi, cWi Uitii osa-aluctta koskevia osastokohtaisia tuloksia seurataan nyk yisin keskitdyn val vontajil1jcstelm~in avulla, pliilosastoja pyydctailn jatkossa sclvittilmilan yleistuloksia kUsittelevilssil vuotuisessa toimintakcrtomuksessaan, mitcn hyvin nc ovat pystyneet noudattamaan 60 paiv:in mililrilaikaa. Koko komission kattava jatkuva valvonta hclpottuu tietojarjestelmien parantamisen ansiosta. Komissio on joka tapauksessa sitoutunut nililUi osin pyrkimailn samaan tavoitteeseen, jonka se on asettanut jasenvaltioiden viranomaisille ehdotuksessaan direktiiviksi kaupallisten toimien maksuvii vastysten vahentamisesta. Maksujen kasittely viivastyy muun muassa siksi, etta komissio kilsittelee vuosittain \'alta\'at m~i~ir~it yksittaisia maksuja - nykyaan milara on yli 600 000 maksua vuodessa eli kaksinke1taincn viiden , unden takaiseen maaraan verrattuna. Paaosastojen olisi taloushallintojarjestelmia suunnitellessaan otcttava huomioon myos yksittaisiin maksusitoumuksiin liittyvien maksujen maara sekil se scikka, cttil csimcrkiksi avustusten kasittely vaatii eri maliran tyota kuin sopimustcn klisittely. 2. TAYDENTAVAT TOIMF:T Usci Ila uudistukscen liittyvi IHi toi mi I la vilhcnnct:ilin tarkistuksia ja tchostctaan jiitjcstclm:iU. SL·uraavi I la toimilla vaikutetaan maksujen kilsittelyyn tarvittavaan aikaan: • keskitctyn etukateishyvaksynnan poistaminen seka tulojen ja menojen hyvtiksyjicn ja tilinpit~ijicn tahan liittyvien tehtavien jilrkeistaminen Odotettavissa oleva vaikutus maksun suorittamiseen tarvittavaan keskimddrdiseen aikaan: 15 piiirdd. • Vastuun antaminen johtotason henkilostolle lyhentaa maksuaikoja kahdesta syysta. Ensinnakin johtajat ovat jatkossa suoraan vastuussa yksikkonsa tuotoksesta ja suorituskyvysta, kuten maksujen suorittamisesta, Toiscksi taloushallintojilrjestelmien tarkistuksella, jolla pyritilan tehtilvan- ja vastuunjaon sclkiytUirnisccn, saadaan sci ville pilUllekkiiisyydct, _iolloin nc voidaan vmttUii. suorituskykya objektii vi sin arvioidaan perustein. tata ja Odotellavissa o/eva vaikutus maksun suorilfamiseen /arvittavaan keskimiiiirdiseen aikaan: IO pdil'lid. • Vakiosopimusten kilyttoonoton yhteydessil annetaan maksupyyntojen esittamista koskcvat yhtciset sililnnlH ja miUiraykset, mi Wi voidaan todcnnaki>isesti nopcuttaa laskujcn kilsittelyil. Odotellavissa oleva vaiku111. ,· maks1111 suorillamiseen 1arvillavaan keski111£idriiisec11 aikaan: /() 1uiil'lill 3. UllDET TOIMET Toimi JO Maksuaikc~jen noudallamisla koskel'ien pihiosastokohtaisten tuloslen ilmoillaminen Komission yksikilitil pyydctil~in ascttamaan omal tavoittccnsa, joilla tuetaan koko komissiollc asctcttua tavoitetta saavuttaa vuoteen 2002 menncssil tilanne, jossa 95 % laskuista csitctaan 60 piiiviln mliilraajan kuluessa. Yksikoita pyydetailn lisilksi ilmoittamaan toteutetuista toimcnpitcista ja niiden tuloksista 11 vuotms1ssa toimintakertomuksissaan. Komissio ottaa huomioon taman yksikoiden tuotosta. indikaattorin arvioidessaan Toimi 11 Keskitetty laskujen kirjausjiirjestelmii Yksikoillti on jatkossa kaytoss~iiln laskujen kirjaamista vartcn yhtcinen tietojar:jestelmil, joka kattaa myt>s edustustot ja jonka ansiosta seuranta tehostuu. Ta. mu jilrjestelmti yhdisteUUin sopimustictokantaan, pankkitilijtirjestelmaan (ulkopuolinen tiedosto) seka tilinpitojtirjestelmilan (Sincom), ja se on seka paatoimipaikoissa sijaitsevien yksikoiden etta edustustojen kaytossa. 4. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi JO Kaikki paaosastot Toimi 11 B udjetti paaosasto 5. AIKATAULU Toimi JO Toimi JI Tammikuu 200 I: vuotuiset toimintakertomukset vuodeksi 2000 ja sen jillkccn joka vuosi. Kesakuu 2001. 12 III LUKU - PAINOPISTEIDEN MAARITTELY, VOIMAVAROJEN KOHDENTAMINENJATEHOKASKAYTTO VIII -TOIMINTOJOHTAMINEN (ABM) 1. TAVOITE Toimintojohtaminen (Activity Based Management. ABM) on ylakilsite, joka kuvaa komission omaksumia uusia toiminnan ohjelmointi-, budjetointi-, johtamis- ja raportointimenetelmiU. Se kilsitrnil painopistciden mailrittelyn ja voimavarojen jakamisen kollegion tasolla sekil johtamiskilytilnni)n ylciset pcriaattcet osastojen tasolla. Se kattaa kaikki komission hallinnoimat voimavarat rahoituksen lahtccsta riippumatta, ja nilin ollcn sen piiriin kuuluvat myils Euroopan kehitysrahasto sekil yhtcison, myos Euroopan hiili- ja terilsyhteison talousarvio. Tulcvaisuudessa suunnittelu ja ohjelmointi on nlihtav~i voimavarojen organisointina sitcn, ctUi niiden avulla voidaan toteuttaa selkeasti maariteltyja poliittisia tavoitteita ja painopisteitil tukevia toimia. Toimintojohtamisella pyritaan (1) edistamilan kustannustietoisuutta tekemlillil pliUtoksct painopistcistli, tavoitteista, (2) nivellyttamaan strateginen suunnittelu toimien operatiiviseen ohjelmointiin ja niiden toteuttamisen seurantaan ja arviointiin seka (3) kehittamaan suoritusjohtamista korostamalla tuloksia panoksen valvonnan sijasta. ja hallintoresursseista seka rahoituksesta yhtenaisesti. toiminnoista, henkilo- Toimintojohtamisessa yhdistyvat seuraavat osatekijat: a) Strateginen suunnittelu ja hudjctointi ktiytetlilin apuvlilineinti Suunnittelun stratcg1sta painopistealueita sekil vuosistrategiaa (Annual Policy Strategy, APS), joka k~isitUUi politiikan tavoitteet, kullekin politiikan alalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen ttihHfavilt avaintoim~t seka vastaavat henkiWsWn, hallinnon ja rahoituksen voimavarat. Politiikan paith)pistcct ja talousarvion ja henkiloresurssien jakamista koskevan komission paatoksenteon perustana. talousarvioesityksen (ATE) valmistelua viisivuotiskausittain toimivat alustavan milliriteltlivi~i suuntaviivat b) Operatiivinen ohjelmointi ja johtaminen toimet Vuosistrategian perusteella maaritellaan eri politiikkojen (paaosastojen toiminta-ajatukset ja tyoohjelmat) ja naihin toimiin tarvittavat henkilosto- ja hallintoresurssit ja rahoitus. Komission tyoohjelma kattaa ne uudet operatiiviset paatokset, jotka kollegion on tehtava vuosistratcgian toimeenpanemiseksi. tavoitteet ja operat1tv1set Operatiivisen toiminnan ohjelmointiin tulec aina sisliltya seuranta, arviointi ja raportointi. c) Scuranta ja raportointi Seuranta on villttilmilWnUi, jolla ohjclmoinnissa voidaan tchdil oikca-aikaisia joustoja. Kukin pliilosasto laatii seurantajtit~jcstelyt, joi Ila taataan, cttil tuloksia ja resurssicn kayttoil koskcvaa tictoa kcrUUiiln silannolliscsti. Ticto kootaan vuosikertomuk. ~een, jonka kukin pliilosasto laatii tulcvicn vuosien suunnitteluaja ohjclmointia silmilllil pitticn. Seurantatiedon varastoinnin ja kilsittelyn scka vuosikertomusten laadinnan apuna kilytetilan erityistli tietoteknista apuvlilinetta. d) Arviointi l-lyvil seuranta on asianmukaisen arvioinnin edellytys. Mcnettclytapojcn ja ohjelmicn/hankkcidcn ennakko- ja jtilkiarvioinli tuke tchdil systemaattiscsti opcratiivisissa pililosastoissa ja kohdistaa 13 tuloksellisuuden ja varainkayton tehokkuuteen ja lisaarvoon seka henkiloston, hallinnon ja rahoituksen voimavarojen kayton tuloksia on hyodynnettava suunnittelussa ja ohjelmoinnissa. tehokkuuteen. Arvioinnin e) Sisainen tarkastus Uusi sisaisen tarkastuksen osasto vaikuttaa osaltaan toimintojohtamisen vakiinnuttamiseen arvioimalla sisaisen tarkastuksen komitealle toimintojohtamiskaytantojen kehittymisesta ja vuosikertomuksissa olevan tiedon laadusta. itsenaisesti komission yksikkojen johtamisjarjestelmia. Se raportoi 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Syyskuusta 1999 alkaen komissio on tehnyt useita merkittavia paatoksia strategisen suunnittclun ja yhteensovittamisen kehittamiseksi ja yksikoidcn rakentccn sopeuttamiseksi uusiin tarpcisiin. NHitU ovat muun muassa: • • • strategisten -painopistealueiden miiilrittamincn viisivuotiskausittain vuotuinen suuntaa antava keskustclu komissiossa politiikan painopisteistil ja tavoittcista voimavarojen jakaminen sovittujen painopisteiden ja tavoitteiden mukaisesti sekil organisaation tarpeiden tarkan, avoimen ja objektiivisen arvioinnin perusteella • toimintoperusteisen talousarvion (ABB) asteittainen kayttoonotto, jolla varmistetaan seuraavaa:. budjetointi ja varainhoito hoidetaan yhtenaisesti ja komission painopisteisiin ja tavoitteisiin laheisesti sidottuihin toimiin pohjautuen paatoksia nilita tarkastusjarjestelmien avulla kerattya tietoa tehtaessil on kaytettavissa luotettavien seuranta-, arviointi- ja • suunnittelua ja ohjelmointia tukevan tietoteknisen apuvlilineen kehittaminen ja k~iyttoonotto koko komissiossa. 3. UUDET TOIMET Toimi 12 Uusi strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin (SPP) kierros (ks. kaavio l ja. ,·iihen liitl_p•£i teksti valkoisen kirjan luvussa /111) Komissio panee alulle uuden, politiikkoihin perustuvan suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen, joka toteutetaan yhtaaikaisesti talousarviomenettelyn kanssa. Komission puheenjohtajan aloitteesta laadittavan vuosistrategiaa kasittelevan kiertoki,jeen ohjaamina paaosastot laativat vuotuisen strategiaohjelman (Annual Policy Strategy, APS), jossa milliriteUilin politiikan tavoitteet, mcnettclytavat ja niitU vastaavat talousarvioesityksclle (ATE). pililosastojen voimavarat. Strategiaohjelma on pcrustana alustavallc operatiivistcn talousarvion hyvliksymismenettely vaatii aikansa, tiimli tyo on aloitettava 13 kuukautta enncn ohjclmointivuoden alkua (esim. vuoden 2002 talousarviota vartcn se on aloitettava joulukuussa 2000). tyoohjelmallc. Koska ohjclmoinnillc komission toimicn ja Euroopan parlamentin ja ncuvoston kanssa kilytavissil keskusteluissa komissio pyrkii sopimaan stratcgiaohjelman laajuudesta, toimintoperusteiscn talousarvion rakenteesta, cri toimielintcn roolcista ja stratcgisen suunnittelun ja ohjclmoinnin kierrokscn toiminnasta. Kierros on totcutetlava niin, cttil sc antaa mahdollisuuden tarkistaa stratcgiaohjclmaa ja komission tyoohjelmaa lyhyellil varoitusajalla kiirccllisiil toimcnpitcitil vaativissa tilantcissa. Toimi 13 Stralegisesta s1111nnit1e/11staja ol?J"elmoinnisla vastaavan elimen peruslami11e11 Toiminnan strateginen suunnittelu ja ohjelmointi on valttamiltontii, jotta painopistcitil, politiikan tavoitteita, toimia ja voimavarojen jakamista koskevat pliaWksct voidaan tchda kokonaisvaltaiscsti ja 14 ja tulosjohtamista. Tama edellyttaa uuden keskusclimen luomista. Uuden climen edistaa tavoite- tarkoituksena on valmistella vuosistrategiaohjelmasta kaytavaa keskustelua, varmistaa jatkuva seuranta ja edistaa suoritusjohtamista. Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista (Strategic Planning and Programming, SPP) vastaava elin perustetaan paasihteeristoon. Sen tehtilva on kaksijakoinen: a) Kollegion avustaminen painopisteiden maarittelyssa ja voimavarojen jakamisessa seuraavasti: • Vuotuisen kiertokirjeen laatimincn yhteison politiikasta puheenjohtajan aloitteesta ja kollcgion kaymiln keskustelun jalkeen, komission vuosistrategian (APS) ja komission tyoohjclman valmistelu laheisessa yhteistyossa budjettipaliosaston ja muiden paaosastojen kanssa. Stratcgisesta suunnittclusta ja ohjelmoinnista vastaava elin laatii yhteenvedon saatavissa olevasta tiedosta mukaan lukicn cnnakko ja jalkiarviot politiikoista ja vaikutuksista henkiloston ja taloudellisten voimavarojen kilytoss~i. Nain ollen kyseinen elin edistaa toimielinten valistil keskustelua menettelytavoista ja niiden vaikutuksista talousarvioon. Alustavan talousarvioesityksen valmistelu ja varsinainen mailrilrahojen kohdcnnus tapahtuu budjettipaaosaston toimesta vuosistrategian nojalla. • Tyoohjelman toteuttamiseksi tehtavien operatiivisten ehdotusten johdonmukaisuuden arviointi. • Komission avustaminen johdonmukaisen arviointiohjelman laatimisessa ja toteutuksen valvonnassa ottaen asianmukaisesti huomioon strategisen suunnittelun painopisteet ja aikataulu. • Hallintorakenteiden tarkoituksenmukaisuuden ja henkilovoimavarojen riittavyyden seuranta. b) Suoritusjohtamisen edistaminen varmistamalla, etta suunnittelu- ja ohjelmointimcncttelyssil. seurannassa ja arvioinnissa, tietojarjestelmien yhdentamisessil sckil hallinnon organisoinnissa sovelletaan yhdenmukaisia normeja ja hyviksi havaittuja toimintatapoja. Erityist~i huomiota kiinnitetlilin raportointijar:jestclyjen parantamisccn ja siihen, ctUi vuosikcrtomukscsta tehd~Uin yksinkertainen ja tehokas seurantatiedon esitysvaline. Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaava elin perustetaan heinlikuussa '. '!000. Sillc taataan edella mainittujen tehtavien hoitamiseen tarvittavat henkilo- ja hallintoresurssit sekli rahoitus. Samalla maaritellaan tehtavien jako strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaavan elimen, budjettipaaosaston ja sisaisen tarkastuksen osaston valilla normien asettamisessa ja toimintojohtamisen eri nakokulmia koskevien neuvojen antamisessa, etenkin seurannan, raportoinnin ja arvioinnin osalta. Toimi 14 Toimintoperusteisen tietoteknisen apuviilineen kehittiiminen toimintojohtamisen tueksi Toimintojohtamisen kayttoonoton onnistumiseen vaikuttaa ratkaisevasti sopivan tietoteknisen apuvalineen hyodyntaminen johtamistiedon varastoinnissa ja levittamisessa seka strategisella ettli operatiivisella tasolla. Prototyyppia on kehitetty nimella Integrated Resource Management System (IRMS, yhdennctty tulee kattaa suunnittelun ja ohjclmoinnin, voimavarojen halJint~jarjestelma). Tilman apuvalineen joustavasti talousarvion, tulisi perusvaatimuksct yhtil jU1:jcstclmicn lisailntymiselta. Myos komission ulkomaanedustustojen toiminnot ja voimavarat tulcvat IRMS:n piiriin Euroopan kehitysrahasto mukaan luettuna. lailla kaikkialla komissiossa, jotta villtyttUisiin crillistcn ja hcnkilostohallinnon tictojai:jestelmat. Sen rahoituksen tilyttiUi Toimi 15 Toiminf<?iohtamisen kiiyliinnon levilliiminenja 'tybssii oppimisen' periaate Toimintojohtamisen kayttoon ottamisclla ei niinkilan pyrita luomaan suunnitteluvillinettil, vaan saamaan aikaan perinpohjainen hallintoku)ttuurin muutos johtamistavoissa ja ylimman johdon vahva ja kestilvil sitoutuminen, kaynnistamaan jatkuva tyossa oppimisen prosessi seka luomaan kayttajille todellinen omistussuhde. Toimintojohtamisen toteuttaminen on sidoksissa toimiin, joita esitellaan tehokkaampia tyomenetelmHi ktisittelevassil jaksossa X ja hcnkilorcsursseja klisittelevilssli luvussa IV. Si ksi on valtUimtimnta: 15 • • luoda tiedotus- ja koulutusohjelma toimintojohtamisesta toteuttaa pilottiharjoituksia useissa paaosastoissa (IRMS-jarjestelman kayttoonoton yhteydessa). Toimintojohtamisen (ja IRMS:n) ulottamisesta yha laajemmalle tulee strategisen suunnittelu- ohjelmointielimen ja paaosastojen vastaavien suunnitteluyksikoiden keskeinen tavoite ja tehtava. ja Toimi 16 Arviointijiirjestelmiin tehostamirzen SEM 2000 -aloitteen yhteydessa hyvaksyttyja yleisia arviointiperiaatteita joudutaan vahvistamaan ja tarkentamaan, jotta ne sopisivat taysin yhteen toimintojohtamisen kanssa. Komissio aikoo selventaa erillisessa tiedonannossa tapoja, joilla arviointivalineita ja -menetelmia voidaan tehostaa edella kerrotun mukaisesti. 4. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 12 Paasihteeristo toimintojohtamisen tyoryhmiln avustamana, budjettipililosasto. Toimi 13 Paasihteeristo toimintojohtamisen tyoryhmiln avustamana, budjettipililosasto. Toimi 14 IRMS toimintojohtamisen tyoryhmiln kaytossa. Toimi 15 Hallinnon paaosasto - tietotekniikan linja, toimintojohtamisen tyoryhmiln avustamana. Toimi 16 Budjettipaaosasto (kunnes strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaava clin perustetaan) toimintojohtamisen tyoryhmiln avustamana. 5. AIKATAULU Toimi 12 Syksy 2000- keskustelut Euroopan parlamentin ja neuvoston kanssa. Lokakuu 2000 - operatiivisten yksikkojen suuntaviivojen hyvaksyminen. Joulukuu 2000 - ensimmainen strategista suunnitteluaja ohjelmointia koskeva kiertokii:je. Tammikuu 200 l - paaosastojen ensimmaiset vuosikertomukset. Toimi 13 Toukokuu 2000 - komission paatos, jossa maaritellaan strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista (SPP) vastaavan elimen organisaatiorakenne ja voimavarat. Heinakuu 2000 - komission paatos strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaavan elimen perustamisesta. Toimi 14 Helmi-syyskuu 2000 - IRMS-apuvalineen kehittaminen toimintojohtamisen vaatimusten mukaisesti. Tammikuu 2002 - IRMS kilytossil kaikkialla komissiossa. Toimi 15 Toukokuu 2000 - toimintojohtamiscn koulutusohjelman ja pilottihaijoitustcn mtiilrittcly ja kaynnistaminen. Toimi 16 Toukokuu 2000 - komission tiedonanto arviointijarjestelmiln tehostamisesta. 16 Kaavio I: Vuotuinen strategisen suunnittelun ia Strateginen suunnitteluelin laatii kiertokirjeen ptHiosastoille · vuodeksi n puheenjohtajan aloitteen ja kollegion ncuvottelun perusteel la. Ir )tt!ukuu \'l/OSi n-] Paaosastojen ehdotukset ensisijaisista tavoitteista, strategisista toimista ja vastaavasta resurssien kaytosta alakohtaisesti Stratcgincn suunnitteluelin kasittelee ehdotukset ja laatii suunnitelman vuosistratcgiaksi yhtcistyc)ssil budjctliptUiosastojcn ja muidcn pUUosastojcn kanssa I fr/,,,ik1111 \'//(),\; ,,_, , , Kol lcgio ncuvottelee vuosistrategiasta ja talousarvion painopisteiden suuntaviivoista alakohtaiscsti I frlmik 1111 \'lfO. \i 11-f Budjettivallan kayttiljil (neuvosto, n(irl ,. ,tTIPntt; \ Budjettivallan kilyttiljil (ncuvosto, parlamentti). Budjcui vallan Pmlosastojen operatiivincn ohjelmointi (tyoohjelmat) yhteistyt)ssil stratcgisen suunnitteluelimen kanssa Pailosastojen ehdotukset komission tyoohjelmaa varten. kUyttiljil ~ (ncuvosto, parlamcntti) Strateginen suunnittcluelin valmistclcc komission tyi>ohjclma11 Budjettikiertoki1je ja ATE:n valmistelu strategisten toimien pohjalta I frlllli h11hl ilwu \'l!Osi ll- f ATE hyvtiksytililn komissiossa Toukoku11 l'li()\'! ~1-!. \) :1 ·sk11u \'llt>Si Jl-/ 'H Talousarvion cnsimmUincn. kHsittely parlamentissa /,okok1111 \'ll()Si ,,_ I. Talousarvion hyvtiksymincn par I amen ti ssa Komission tyilohjclman hyvUksymincn ja henki!Orcsurssicn jakamincn + 17. lo1t/1d. lftt ,·uosi 11- / l,1mmik1111n al/w 1wHi 11 III LUKU - PAINOPISTEALUEIDEN MAARITTELEMINEN, VOIMA V AROJEN JAKAMINEN JA TEHOST AMINEN IX-TOIMINTOJEN ERIYTTAMISPOLITIIKAN KEHITTAMINEN 1. TAVOITE Komission yksikot hoitavat sangen monenlaisia eri tehtavia. Komission alkuperaisena tehtavana oli toimia organisaationa, joka kaynnisti toimenpiteita Euroopan integraation edistamiseksi ja joka toimi perustamissopimusten valvojana. Paapaino oli sailntelytoimilla. Ajan myota komissio on kcskittynyt yhil enemman kolmanteen tehtavaansa - merkittavien talousarvioiden ja toimintaohjelmien hallinnointiin. On selvaa, etta komissio on tulevaisuudessakin mukana kaikissa naissa kolmessa toiminnassa, mutta niidcn voimavarntarpeita, kunkin organisaatiorakenteita ja hallintovaati muksia. tarkeali, kun mliliritelUian suhteellinen painotus on ratkaisevan Uudistusprosessin ytimena oleva painopistealueiden korostaminen auttaa selkiyttamaan komission keskeisten toimintojen maarittelya. Silla luodaan myos laajempi tausta, jossa voidaan kasitella kysymysta siita, miksi ja milloin toimintojen eriyttaminen on suositeltavaa, miten pitkalle siina voidaan menna ja miten se pitaisi joita komissio hoitaa perustamissopimuksessa maaratyn asemansa ja valtuuksiensa perusteella, ja ne ovat sen vuoksi komission toiminnan keskeisia kysymyksia. Ne ovat tehtavia, joita komissio toteuttaa unionin tavoitteiden mukaisesti. Tehtavat voivat myos muuttua unionin kehittyessa. Komissio toteuttaa keskeiset toiminnot aina itse, vaikka joitakin tukitehtavia, jotka eivat ole itse toiminnan kannalta olennaisia, voitaisiin myos ulkoistaa. toimintoja2 ovat ne toteuttaa. Keskeisia toiminnot, Muita kuin keskeisia toimintoja voidaan eriyttlili, jos se on tehokkaampaa ja toimivampaa. tinkimattil kuitenkaan tilintekovelvollisuudesta. Muut kuin keskeiset toiminnot ovat julkishallinnon toimintoja. joita ei valttamatta tarvit'se tehda EU:n tasolla, mutta jos ne toteutetaan EU:ssa, neon hoidettava komissiossa. Komission tapa toteuttaa naita toimia ei sulje pois sita, etteiko tiettyja niihin liittyviil tehtilvia voitaisi teettaa myos ulkopuolella, mutta edellytyksena on se, etta tietty valvontataso sailyy komissiolla. Vaihtoehtona joidenkin muiden kuin keskeisten tehtavien eriyttamiselle voi olla Iisaksi se. etta ne hoidetaan komissiossa sopimushenkiloston toimesta. Komission olisi joka tapauksessa kieltaydyttava ottamasta tehdakseen muita kuin keskeisia toimintoja, joista se ei katso selviavansa hyvaksyttavissa olevalla riskimarginaalilla, riippumatta siita, hoidetaanko toiminto komission sisalla vai sen ulkopuolella. Keskeisista toiminnois'ta vastaavat jatkossakin komission yksikot. Budjettimenoja edellyttavien muiden kuin keskeisten toimintojen toimeenpanossa, erityisesti yhteison ohjelmien ja toimien toteuttamisessa, on valittava sen valilla, toteutetaanko toimet komission sislillli, ulkopuolella oltava kustannustehokkuus ja tilintekovelvollisuus, ottaen huomioon erityisesti sellaisct tekijat kutcn Euroopan unionin poliittinen Hisnaolo ja nlikyvyys sekli komission mahdollisuus hoitaa pcrustamissopimukscn 274 artiklan mukaisia velvollisuuksiaan talousarvion tilytantoonpanemiseksi. yhdistelmilnil. Valinnan vai molempicn pliilperiaatteina nUiden olisi Toiminnot vahvistetaan komission strategisten tavoitteiden tutkimisen perusteella. Tavoitteet perustuvat poliittisiin p:tatoksiin: perustamissopimukset, neuvosto ja parlamentti, komissaari, paajohtaja, (toimintoja voidaan vastaavasti poistaa ainoastaan saman tason poliittisella paatoksella). Tehtiivii viittaa mihin tahansa tyohon, joka on tehtava jonkin toiminnan osana. Huomispaivan komissio -asiakirjaan (DECODE) sisaltyi hallinto, koordinaatio, politiikkojen kehitUiminen ja metodologia, edustus ja neuvottelut, suhteet muihin toimielimiin, lainsaadannon laatiminen ja valvonta. tapausten kasittely, ohjelmien ja hankkeiden hallinto ja toteuttaminen, talous- ja budjettihallinto, tilastot ja taloudelliset analyysit, paikalla teht!ivtit tarkastukset, arviointi, tietotekniikk. i. til. '. dottaminen ja viestinta, hcnkil<\smhallinto, hallinnollincn ja logistinen tuki, kielipalvclutchrnvtit. Ks. I HTODE. rn 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Opas teknisen avun toimistoille - heinakuu 1999. Komission paatos toimintojen eriyttamista koskevan politiikan yleisperiaatteista- joulukuu 1999. 3. UUDET TOIMET Toimi 17 Toimintojen eriyttaminen Komissio aikoo kehittaa toimintojen eriyttamispolitiikan, joka kattaa ne olosuhteet, joissa eriyttamista suositellaan, eriyttamisen rajat seka toteutettavissa olevat eriyttamistyypit. Toimintojen eriyttamisella komissio tarkoittaa kolmea paatoimintatapaa, joilla kaikki tai osa komission toiminnoista tai tehtavista siirretaan komission ulkopuolelle. Nama toimintatavat ovat seuraavat: • Delegoiminen, joka maaritellaan tehtavien siirtamiseksi julkishallinnon yksikoille. jotka voivat kuulua joko yhteison hallintorakenteisiin (esim. olemassa olevat virastot, Euroopan parlamentin ja riippumattomien asiantuntijoiden komitean ehdottamat uudet taytantoonpanoelimet mukaan luettuna) tai kansallisille tai ylikansallisille julkisille yksikoille, jotka toimivat tiettyjen yhteison politiikkojen taytantoonpanon valittajina. Naille yksikoille voidaan siirtaa paljon enemman toimintoja tai tehtlivia kuin yksityisen sektorin yksikoille. Tamantyyppinen toimintojen eriyttaminen saattaa soveltua muille kuin keskeisille toiminnoille. jotka voidaan toteuttaa joustavammin ja tehokkaammin, tietyssa maarin itsentiisesti ja erillaan varsinaisist~\ komission yksikoista. Naihin toimintoihin kuuluvat usein politiikkojen ttiytlintoonpanoon liittyvat tekniset toiminnot, joita hoitavat yhteison virastot, kuten Euroopan Hiakearviointivirasto. Niin perinteisten virastojen (esim. tulevaisuudessa nimitettava elintarvikeviranomainen) kuin uusien taytantoonpanoelinten tapauksessakin on mahdollista, etta niille siirretaan muitakin tehttiviii kuin pelkastaan teknisia toimintoja. • Hajauttaminen, joka maaritellaan tehtavien siirtamiseksi kansallisille viranomaisille, jotka toimivat tiettyjen yhteison politiikkojen taytantoonpanon valittajina. Ta. man toiminnan muunnelma on tehtavien siirtaminen ylikansalliselle yksikolle, kuten yhteinen eurooppalainen standardointilaitos tai YK. Kuten toimintojen delegoinnissa, naille yksikoille voidaan siirtaa enemman toimia tai tehtaYfa kuin yksityiselle sektorille. Tamantyyppinen toimintojen eriyttaminen voi soveltua muille kuin keskeisille toiminnoille tai tehtaville, joissa toteutetaan selkeasti maariteltyja tavoitteita kumppanuusperiaatteen mukaisesti julkisten elinten kanssa. Tata tapahtuu jo esim. rakennerahastoissa ja eraissa sisaista politiikkaa ja ulkopuolel1e suuntautuvaa tukea koskevissa ohjelmissa. • Ulkoistaminen (ranskaksi sous-traitance), joka maaritellatin tassil tapauksessa tehtavien siirtUmiscksi yksityiselle sektorille, minkil ominaispiirteenil on toiminnan perustuminen sopimuksecn. TilmU koskisi enimmakseen muita kuin keskeisia tehtilvia (esim. vartiointipalveluja). Tama voi soveltua myos muille kuin keskeisille toiminnoille seka mahdollisesti sellaisille keskeisiin toimintoihin liittyville erityistehtaville, jotka voidaan antaa kokonaan tai osittain ulkopuolisille selkeasti maariteltavissa olevista sopimuspuolille. Naissa tukitehtavista, sellaista erityisasiantuntemusta edellyttavm tehtilvilt, jota ei ole helposti saatavilla komissiossa (esim. arviointeja varten) seka tehtilvilt, jotka voidaan eriyttaa tehokkaasti, kuten vartiointipalvelut. tulos on helposti mitattavissa. Tahan ryhmililn kuuluvat tyypillisesti kyse tehtavissa on joiden Eriyttilmispolitiikkaa varten vahvistetaan periaatteet, eriyttUmisp!Uittls ja sen toteutustapa on johdonmukainen koko komissiossa. tiettyil jotta tehtilvilil tai tointa koskeva Eriyttilmincn valitaan ainoastaan, jos siten saadaan tehokkaammin ja toimivammin kulloinkin tarvittavia palveluita tai tavaroita. Tahiln liittyvia tilrkeitil tekijoitil ovat lainsilildanto- ja budjettivallan kayttiljiln asettamien saantojen noudattaminen, H. iheisyys kohdevaestoon, Euroopan unionin aseman nakyvyys, 19 tarve sailyttaa sopiva maara asiantuntemusta komissiossa, sen varmistaminen, etta toimintojen tai tehtavien siirtaminen ei vahenna komission toiminnanvapautta seka tarvittaessa sen varmistaminen, etta perusperiaatteet, kuten puolueettomuus, tasapuolisuus ja suhteellisuus, otetaan asianmukaisesti huomioon. Kaikissa toimintojen eriyttamisvaihtoehtojen kustannus-hyotylaskelmissa otetaan huomioon komi ssiol le teknisesta valmistelusta, tukitoimista ja valvonnasta aiheutuvat vaihtoehtois- ja voimavarakustannukset. Eriytettyja toimintoja toteuttaville yksikoille olisi oltava olemassa selkeat raportointiohjeet, ja niiden olisi voitava tehda tyonsa komissiolle ilman ulkopuolista valiintuloa. Erityista huomiota on kiinnitettava siihen, miten menot hyvaksyva komission yksikko kayttaa vastuutaan. ensimmamen Syyskuussa toimitettavassa tiedonannossa esitetaan ehdotetut puitesaannot, eriytettavissa olevien toimintojen kartoitus, uusien jarjestelyiden testaamista vuoteen 2001 mennessa koskeva aikatauluehdotus cri ja eriyttamistoiminnoista tahan mennessa saatuja kokemuksia. Siinli otetaan muun muassa huomioon tulevasta ascmasta. henkiloston ja hallinnon paaosaston Tutkimukseen eriytUiil. Kysymystli vo1s1 tilintekovelvollisuudesta (kenelle, kenen toimestaja miksi) on myos kasiteltava. tutkimus pliliosaston paliosasto toimesta aloitettu tehtavia henkiloresursseihin. Tiedonannossa vaikutuksista siitil, mita tarkastclJaan sisaltyy arvio arvio Ulkosuhteista vastaavien komissaarien johdolla tehtava tyo ulkopuolelle suuntautuvan tuen hallinnon ja toimittamisen parantamiseksi on merkittava osa tata toimintaa, koska talla alalla tarvitaan kiireellisesti ulkopuolisten voimavarojen kayton optimointia. Tahan sisaltyy komission edustustojen mahdollisuus kayttaa ulkopuolisia voimavaroja tukiohjelmien taytantoonpanossa. 4. V ASTUUYKSIKOT Toimi 17 Toimintojen eriyttamisen suunnittelu- ja koordinointiryhma, joka tekee yhteistyota henkiloresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhman kanssa, mikali viimeksi mainittu ryhma kasittelee kysymysta siita, minkalaisia toita muu kuin vakinainen henkilosto voi tehda. 5. AIKATAULU Toimi 17 Huhtikuu 2000: Puitesaantojen, eri eriyttamisvalineiden ja valtuuksien maarittely, mukaan ·luettuna mahdo11isuus perustaa komission tai yhteison elinten uusi ryhma yhteison ohjelmien ja toimien taytantoonpanemiseksi. rakenteen Syyskuu 2000: Komissio hyvaksyy tiedonannon. 20 III LUKU - PAINOPISTEALUEIDEN MAARITTELEMINEN, VOIMA V AROJEN JAKAMINEN JA TEHOSTAMINEN X - TEHOKKAAMMAT, SUORITUSPERUSTEISET TYOTA VAT: TYOOHJELMA 1. TAVOITE Komissio on puhunut voimakkaasti hallinnollisten menettelyjen yksinkertaistamisesta saatavan hyodyn puolesta. Se on kuitenkin yksinkertaistanut omia menettelyjaan, erityisesti sisaisia, melko hitaasti. Yksinkertaistaminen ei ole aina helppoa: saantoja tulee vuosien kuluessa lisaa, ja ne muuttuvat muutosten ja tarkistusten myota niin monimutkaisiksi, etta niiden alkuperainen tavoite hamartyy. Naille saannoille tai ne laatineille henkiloille ei ole haitaksi, etta tarkastellaan saannollisesti sita, ovatko saannot tarkoituksenmukaisia, ja jos ne eivat ole, sita miten niita voitaisiin yksinkertaistaa. Naista kysymyksista henkilostolta tulevien ehdotusten jattamiseksi ja seuraamiseksi otetaan kayttoon mekanismi ja perustetaan paaosastojen tasolla verkosto ideapankkia varten. Tata silmalla pitaen komissio on jo aloittanut hallinnon hajauttamisen (SEM 2000 ja MAP 2000), ja vuosien mittaan eri yksikoissa on kehittynyt erilaisia hyvia toimintatapoja. Hajauttamisen edut niin rahallisina saastoina kuin yksikoiden vastuun kasvamisena ovat kiistattomia. Erityisesti tukipalveluiden olisi oltava eri yksikoiden yhteisia ainoastaan silloin kun niiden tuoma lisaarvo on osoitettavissa. Hallintoon liittyvien toimintojen hajauttamisen olisi perustuttava kuitenkin soveltuvaan kustannus tehokkuusanalyysiin. Ennen muita toimia on tarpeen tarkastella laajasti sisaista hajauttamista ja arvioida toimitettujen palveluiden seka niihin kaytettyjen valineiden ja palveluiden laadun hyoty ja kustannukset. Tassa yhteydessa suoritusjohtaminen edellyttaa sita, etta virkamiehet voivat ottaa ja heita kannustetaan ottamaan enemman vastuuta omasta tyostaan delegoimalla sisaisia tehtavia ja yksinkertaistamalla tehtavien hallinnollisia paatoksia ja rakenteita. Tama edellyttaa kuitenkin kunkin virkamiehen asianmukaista maarittelya vastuun seka ja edelleensiirtamisen mahdollistavien selkeiden puitteiden luomista. tehtavanasetteluin toimenkuvauksin riittavin Samoin olisi suunniteltava riittava organisaatiorakenne, johon sisaltyy saannoksia uusien haasteiden edellyttaman joustavuuden varmistamiseksi ja laajempaan yksikoiden valiseen yhteistyohon perustuvien uusien tyotapojen edistamiseksi. Yksikoiden organisaatiokaavioiden hajanaisuus ja yhdenmukaisuuden puute olisi koi:jattava. Jotta komissio pysyisi modemin hallintojohtamisen karjessa, on tarpeen seurata ja panna taytantoon saannollisesti uusimpia laadunvarmistusmenetelmia ja vaihtaa tietoja kehittyneiden julkisen ja yksityisen sektorin hallintorakenteiden kanssa maailmanlaajuisesti. Komission sisalla on parannettava monialaisten ja operatii visten yksikoiden valista yhteistyota ja otettava kayttoon palvelukeskeisempi lahestymistapa. Tieto- ja viestintateknologian seka www-pohjaisten ratkaisujen kayttoa kasitellaan II luvun VI - Komissio sahkoiseen toimintaymparistoon. 2. TOTEUTETTA VAT TOIMET Edella mainitut tavoitteet liittyvat kaikki to1s11nsa, ja niita varten on luotava kattavat saannot. Ne toteutetaan toimilla, joista vastaa toinen apulaispaasihteeri. Toimi 18 Pddtdksenteon hajauttaminenja hallinnollisten menettelyjen yksinkertaistaminen taytantoonpanotapojen arvioimiseksi eri Hajauttamisen nykytilan, kustannustehokkuuden lahitulevaisuudessa yksityiskohtainen katsaus. Laheisyysperiaatteen huomioon yksikoissa laaditaan ottamiseksi arvioinneissa kartoitetaan palvelut, joita monialaiset paaosastot talla hetkella tarjoavat ja jotka olisi hoidettava keskitetysti, seka muut tehtavat, joita voitaisiin hajauttaa. Komissiolle aiheutuvien ja sen 21 kustannusten ja odotettavissa olevien etujen (yksikoiden kasvanut vastuu mukaan luettuna) olisi oltava selvilla. Soveltuvan palvelun toimittamiseen tarvittavat resurssit maaritellaan ja siirretaan sen mukaisesti. Monialaisten yksikoiden olisi toimitettava kasikirjoja ja ohjeita, tarjottava tuki- ja muita palveluja seka neuvontaa. Vastuun siirtaminen komission jasenten kollegiossa kuuluu myos tahan toimeen, ja sirn olisi kasiteltava ensisijaisen tarkeana kysymyksena. Yksinkertaistamisella tarkoitetaan menettelyjen suunnittelua ja uudelleensuunnittelua, jotta tavoitteen saavuttamiseksi voidaan tarjota mahdollisimman nopea, yksinkertainen ja avoin tapa. Ensinnakin nykyiset menettelyt on tutkittava jarjestelma1lisesti ja arvioitava, ovatko ne yha perusteltuja ja pannaanko ne taytantoon tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Nain saadaan ehdotuksia paatoksentekomenettelyn yksinkertaistamiseksi ja parantamiseksi. Hyvien toimintatapojen loytamiseksi ja niita koskevan tiedon levittamiseksi on otettava kayttoon pysyva mekanismi muutosehdotusten cdistymiscn tarkastelemiseksi. Henkiloston osallistumisen edistilmiseksi mekanismiin kuuluisi hcnkilostoltU tulevia parantamiscksi sckli ehdotuksia koskevan jarjestelman suunnittelu eri ohjelmien ja menettelyiden saannolliset henkiloston tyytyvaisyyskartoitukset. Yhteinen ideapankki otctaan kUyttoon. Sen puittcissa arvioidaan kaikki esitetyt ideat ja annetaan palautetta ehdotuksen tehneellc virkamiehelle. lopulliseen muotoonsa seka niiden saattamiseksi Toimi 19 Yksilon vastuunja aloitteenteon sekii kevyemmiin hallintorakenteen edistiiminen Kasvanut vastuun ja aloitteenteon merkitys edellyttavat sita, etta tehtavia siirreHUin aiempaa enemman. Paaosastojen toiminta-ajatusten ja tyoohjelmien pohjalta olisi laadittava toimenkuvauksia ja joustavia tehtavanasetteluja ja maariteltava kunkin virkamiehen vuositavoitteet, keinot niiden saavuttamiscksi. urakehitystavoitteet ja maaraajat seka mahdollisuuksien mukaan suoritusten arviointi. Naita arvioitaisiin vuosittain henkiloston arviointiraportissa (Ks. IV luku). (ottaen huomioon Johtotehtavissa olevien on voitava siirtaa paatoksentekoa muille riippumatta. heidan palkkaluokastaan ja ja heidan on voitava edistaa taloushallinnon erityissaannot), virkaiastaan ryhmatyoskentelya. Yksikonpaallikoiden on voitava maaritella tyojarjestelyt ja vastuualueet joustavasti. Esimerkiksi projektinjohtajat vastaavat projektista palkkaluokastaan ja virkaiastaan riippumatta. Sen tarkistaa vastuun siirtamisen (ja allekirjoitusoikeuden) virallisia stiilntoja ja vuoksi on Johtotehttivissli valmisteltava toimenkuvausten ja tehtavanasetteluiden maarittelytapa ja -menettely. olevien on lisaksi vastattava kaikkiin henkilostonsa pyyntoihin ja kommentteihin. tarpeen Toimenkuvausten ja tehtavanasette]uiden nykykaytantoja tarkistetaan ja testataan, ja laaditaan ylciset periaatteet seka maaritellaan kunkin hierarkiatason asema ja vastuualue. Tarpeen mukaan komission menettelyita ja nimittavaa viranomaista koskeviin saantoihin tehdaan muutosehdotuksia vastuun siirtamisen osalta. Naita toimenpiteita tarkastellaan uudelleen saannollisin valiajoin. Organisaatiokaavioiden Kaikkia organisaatiojarjestelyja, mukaan lukien organisaatiokaavioissa ]aadittujen rakenteiden taytantoonpano ja tehtavien jako yksittaisille tyontekijoille, koskevat sisaisesta tarkastuksesta vastaavan elimen suorittamat tarkas tu kset. suunnittelemiseksi yleisperiaatteet. laaditaan uudet Toimi 20 Vuorovaikutus, ryhmiityoskentely }a palveluiden laatu Vaikka tehtavia ei aina voida hoitaa riittavan hyvin olemassa olevissa rakenteissa, itse rakenteiden muuttaminen voisi olla suhteettoman suuri muutos. Lyhytaikaisten (esim. 3-6 kk) tliysipliivliisten tyoryhmien tai monialaisten ryhmien, joiden toimivaltuudet on selkeasti maaritelty monia yksikoita koskevissa kysymyksissa, kayttaminen joustavuutta, parantaa yksikoiden vmistU yhdenmukaisuutta ja voi saada aikaan nopeampia ja tehokkaampia ratkaisuja. Ne voivat mytls lisillU niissa mukana olevan henkiloston tyiltyytyvilisyyttil. Tilllaisia ryhmia olisi voitava pcrustaa yksikoidcn ja valisillli kirjallisia sopimuksilla, henkilostojlirjestelyja. Tarvitaan ohjausta yksikoiden valisten verkostojen edistilmiscksi. tehtilvilil, vastuualueita,. kcstoa jotka koskevat lisaa hallinnon tavoitteita, Monialaiset yksikot ovat hajauttamisessa yha enemmlin neuvoa-antavan tai ohjaavan osapuolen ascmassa, kun taas operatiiviset yksikot vastaavat kasvavasta hallinnopisesta johtamisesta. Monialaistcn ja 22 operatiivisten yksikoiden valille on luotava palvelusuuntautunut totmmtatapa. Tallainen tapa on jo kehittynyt niissa yksikoissa, joiden toimintaan liittyy muita selkeammin ajatus 'tuotteesta', kuten kaannospalvelu, julkaisutoimisto ja tilastotoimisto. Myos muissa yksikoissa (henkiloston ja hallinnon PO, budjetti-PO) on lahdetty nyt liikkeelle tahan samaan suuntaan kayttajayksikoiden kanssa tehtavin palvelusopimuksin. Tallaisen toimintatavan etuna on se, etta operatiivisten yksikoiden on maariteltava tarpeensa selkeasti, usein ensimmaista kertaa, ja monialaiset yksikot puolestaan saavat siita vankan pohjan toimintansa suunnittelemiseksi. Toiminnan suunnittelu monialaisissa yksikoissa vastaa siten enemman toimintojohtamisen periaatteita. Palvelusopimuksia koskevan lahestymistavan laajempaa kayttoa tarkastellaan, ja sen perusteella laaditaan kaytannon ohjeet ja tutkitaan menetelmia, joilla monialaiset ja operatiiviset yksikot voivat arvioida palveluiden toimittamista ja menettelyja. Myos mahdollisuutta kayttaa laadunvarmistusmenetelmia tutkitaan: monet komission yksikot kilyttavat jo laatujohtamistekniikoita. Niiden kayton laajentamisen ja soveltuvuuden arvioinnin tarvetta tarkastcllaan. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 18 Toimi 19 Toimi 20 Paasihteeristolla (toinen apulaispaasihteeri), jota operatiivisct pliliosastot avustavat, on paavastuu toimintaohjelmasta; Henkiloston ja hallinnon paaosasto, jota paasihteeristo ja sisaisen tarkastuksen yksikko tarvittaessa avustavat. Henkiloston ja hallinnon paaosasto, jota paasihteeristo tarvittaessa avustaa, ja sisaisen tarkastuksen yksikko. 4. AIKATAULU Joidenkin valmistelutoimien kaynnistaminen valittomasti: Toimi 18 Lokakuu 2000: Nykyisia paatoksenteko- ja hallinnollisia menettelyjil koskeva kertomus seka katsaus hajauttamisen nykytilaan. Toimi 19 Huhtikuu 2000: Toimenkuvausta ja tehtavanasettelua koskevat yleisperiaatteet. Heinakuu 2000: Yleinen taytantoonpano kaik. issa yksikoissa. Kaikki toimet Kaikkien toimien taytantoonpano tasmennetaan toimintasuunnitelmassa, joka esitetaan vuoden 2000 lopussa. 23 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XI - JOHTAMISTAIDOT 1. TAVOITE johtamistaitojen parantamiseksi komissiossa Komission johtamisku1ttuuria on kritisoitu riippumattomien asiantuntijoiden komitean raporteissa ja myos Williamsonin raportissa, Joissa on korostettu sita, etta on pikaisesti a1ettava toteuttaa laaja-alaista toimintatapaa tilintekovelvollisuutta korostavan hallintokulttuurin kehittamiseksi. Tallainen toimintatapa sisaltaa patevyyden ja vastuualueiden selkeiln maarittelyn, avoimet ja luotettavat valintamenettelyt, joilla varmistetaan erittain osaavien virkamicsten ja nimittaminen jarjestelmalliset koulutusohjelmat johtotehtavissa jo toimiville ja mahdollisille johtajille. johtotehtaviin, saannollisen tyosuoritusten arvioinnin johdon kaikilla tasoilla ja 2. UUDET TOIMET Ylimmiinjohdon valinta Toimi 21 Komissio on jo vahvistanut selkeat menettelyt ja perusteet (18. syyskuuta 1999) ja paaperiaatteet (8. joulukuuta 1999), joita sovelletaan paajohtajien (Al) ja johtajien (A2) ansioperusteisiin nimityksiin ja joihin sisaltyy naisten osuuden Iisaamista koskevia saantoja. Lisaksi on maara toteuttaa seuraavia toimia: a) b) Annetaan ehdotuksia, ammattimaisemmin. Arvioidaan ansioperusteisia nimityksia koskevien uusien saantojen soveltamista. Lisaksi yksikonpaallikoiden valintamenettelyt on maara tarkistaa. tarkoituksena on valintamenettelyjen hpitaminen entistti joiden Toimi 22 Johtamistaitojen jatkuva arviointi Komissio ottaa kayttoon Al- ja A2-virkamiehia koskevan henkilokohtaisten tyosuoritusten arvioinnin kaikkiin virkamiehiin sovellettavien periaatteiden mukaisesti (Ks. Luvut IV -XIII - Umjarjestelma. henkiloston arviointi ja ylentaminen). Al-virkamiesten arviointimenettelyssa ovat mukana alasta vastaava komissaari ja komission paasihteeri. Liikkuvuutta koskevat saannot, jotka jo vahvistettiin Al virkamiesten osalta, vahvistetaan myos A2-virkamiesten osalta. Saantojen mukaan kyseisia virkamiehiil siirretaan muihin tehtaviin saannollisin maaraajoin ja samalla varmistetaan, etta johtotehtavia ei pidetti avoimina liian kauan. Kaikki ylimman ja keskijohdon virkamiehet nimitetaan aluksi koeajaksi. Kaikkiin johtotehtilviin aletaan soveltaa periaatetta, jonka mukaan nimitys voidaan peruuttaa. Periaatteen mukaan johtotchtilvtilin nimitetty henkilo, joka ei tayta asetettuja vaatimuksia tai vapaaehtoisesti luopuu tehtavlistli, siirrettaisiin pois johtotehtavista johonkin muuhun saman palkkaluokan tehtavaan, mika ei kuitenkaan rajoittaisi hlinen mahdollisuuksiaan tulla myohemmin nimitetyksi toiseen johtotehtavailn Uolloin sovellettaisiin jalleen uutta koeaikaa). Naita asioita koskevien paatosten tekemisessa noudatetaan samaa menettelyli kuin nimityksissa. Toimi 23 Johtamiskoulutus Komissiossa otetaan kayttoon jilrjcstelmilllinen koulutusohjelma, joka koskec kaikkia johtotchtilviil, luettuna, yksikonpililllikosta ylospilin. Tyydyttilvil osallistumincn ty6ntekij6iden arviointi mukaan valmistelevaan johtamiskurssiin tulee pakolliseksi uusille yksikonpilallikoille. Komission lahetystojen paallikoille jarjestetaan tallaiseen tehtavaan erityisesti liittyvlia johtamistaitojen Iisakoulutusta. Johtamistaitokoulutusta on tarkoitus tarjota ura-aluecsta ja palkkaluokasta riippumatta 24 myos henkiloille, joilla on jonkinlaisia johtotehtavia. Valmistelevaa johtamiskoulutusta on tarjolla A6- palkkaluokasta lahtien virkamiehille, jotka mahdollisesti hoitavat johtotchtavia tulevaisuudessa. Muiden toimielinten kanssa tutkitaan myos erityisen Euroopan unionin virkamiesten koulutuskeskuksen perustamista, joka olisi tarkoitettu erityisesti keski- ja ylimmalle johdolle (asiaa kasitellaan myos Toimen 38 yhteydessa). 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Kaikki toimet Henkiloston ja hallinnon paaosasto tukenaan henkiloresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhma 4. AIKATAULU Toimi 21 Heinakuu 2000: ehdotukset neuvoa-antavan nimityskomitean toiminnan tehostamisesta Joulukuu 2000: ehdotus yksikonpaallikoiden nimityksista Vuoden 2002 puolivali: Al- ja A2-virkamiesten ansioperusteisia nimityksia koskevicn uusien saantojen soveltamisen arviointi. Toimi 22 Lokakuu 2000: luonnos johtamistaitoja koskevaksi komission paatokseksi Huhtikuu 2001: johtamistaitoja koskeva komission paatos; Al- ja A2-virkamiesten henkilokohtaisten tyosuoritusten arvioinnin kayttoonotto. Toimi 23 Heinakuu 2000: koulutuskeskuksen perustamista koskevan pohdinnan tulokset. 25 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XII - PALVELUKSEENOTTOPOLITIIKKA 1. TAVOITE Palvelukseenottopolitiikkansa ansiosta komissio on voinut ottaa palvelukseensa erittain patevia henkiloita. Taman politiikan organisointia on kuitenkin parannettava. Palvelukseenottopolitiikan tulee perustua seuraaviin periaatteisiin: • Avoimia kilpailuja on jatkossakin kilytettavil sekil yleishenkiloston ettil erikoistunciden tyontekijoiden palvelukseenotossa. Erikoistuneiden tyontekijoiden kilpailujen on vastattava ticttyjil tarpeita. • Palvelukseenoton tosiasiallisen kokonaishallinnan on edelleenkin oltava komissiolla. Kilpailut on jarjestettava kustannustehokkaalla tavalla, ja niissa kaytetyt kokeet on suunniteltava siten, etta niiden avulla loydetaan sellaiset hakijat, jotka parhaiten vastaavat komission tarpeita. • Kokeissa on otettava huomioon EU:n monikulttuurinen luonne kaikkien jasenvaltioiden hakijoiden tasavertaisen kohtelun varmistamiseksi. • Tasavertaiset mahdollisuudet ja maantieteellisen jakauman tasapaino on niin ikaan otettava huomioon koevaiheessa. 2. UUDET TOIMET Toimi 24 Komission tarpeet on miiiiriteltavii paremmin Kaikissa palvelukseenottojarjestelmissil on olennaista henkilostotarpeidcn tilsmlillinen mlitirittcly niin henkiloston patevyyden kuin lukumaarankin kannalta. Taman tulisi olla myos komission palvelukseenottopolitiikan lahtokohta. Uuden toimintojohtamismallin (ABM) avulla on tarkoitus parantaa komission toiminnan suunnittelua ja maarittaa siihen liittyvat patevyysprofiilit. Paremmin kohdennettuun palveluksenottopolitiikkaan myotavaikuttaa jo se, etta on mahdollista suunnitella henkilostotarpeita (henkiloston taitoja ja maarmn entista paremmin etukateen. Koska toimintojohtaminen on tarkoitus ottaa kayttoon kaikissa paaosastoissa. kunkin paajohtajan on mahdollista maarittaa tasmallisemmin, millaisia taitoja hanen paaosastonsa tyontekijoilta vaaditaan. Lisaksi nykyisen SYSPER-jarjestelman tilalle tarvitaan uusi henkiloresurssien hallinnan apuvaline, jonka avulla johto tuntee paremmin palveluksessa olevien tyontekijoiden taidot ja patevyyden. Komission tulisi edelleen keskittya yleishenkiloston palvelukseenottoon, koska henkiloston olisi pystyttava mukautumaan erilaisiin tehtaviin tyouransa aikana. Yleishenkiloston lisaksi tarvitaan kuitenkin myos erityistaitoja omaavia tyontekijoitil. Na. in ollen olisi jarjestettava tiettyjen pililosastojen tai paaosastojen ryhmien tarpeisiin suunniteltuja kilpailuja joidenkin tiettyjen alojen asiantuntijoille. Tallaisissa kilpailuissa kaytettavtit kokeet olisi suunniteltava siten, etta hakijoita arvioidaan nimenomaan niiden taitojen ja patevyyden perusteella, joita kilpailun jarjestaja tarvitsee. Toimi 25 Kilpailujiirjestelyjen parantaminen Kaikki Euroopan yhteison toimielimet ottavat virkamiehia palvelukseensa pailasiassa avoimien kilpailujen avulla. Nain ollen tarkoitus on ensisijaisesti tarkastella muiden toimielinten kanssa mahdollisuuksia luoda toimielinten yhteinen palvelukseenottoelin. Kukin toimielin ilmoittaisi Hille elimelle omat henkilostotarpeensa, ja palvelukseenottoelin vastaisi sopivan kilpailun jarjestamisesta. Nykyisten kilpailujen hankalin puoli on esivalintavaihe, koska kilpailuihin osallistuu usein tuhansia hakijoita. Nykyisin tassa esivalintavaiheessa kaytetaan monivalintakokeita. Tallaisten kokeiden kayttoa olisi jatkettava, mutta niita olisi parannettava tietotekniikan avulla kustannustehokkuuden parantamiseksi. 26 Toimi 26. Maantieteellinen tasapaino paamaarista, Henkiloston maantieteellisen jakauman kohtuullisen tasapainon varmistaminen on yksi komission palvelukseenottopolitiikan artiklassa. Maantieteellisen jakauman tasapainosta huolehditaan ensisijaisesti siten, etta avoimista kilpailuista ilmoitetaan ja kilpailuissa kaytetyissa kokeissa otetaan huomioon Euroopan unionin monikulttuurinen Iuonne. Talia tavoin varmistetaan kaikkien jasenvaltioiden hakijoiden tasavertainen kohtelu. Kilpailujen jarjestaminen kansallisuuden tai kansallisuuskiintioiden perusteella tai yleinen siirtyminen kielikohtaisiin kilpailuihin ei ole asianmukaista. Komissio pohtii viela lisaa keinoja, joiden avulla kohtuullinen maantieteellinen tasapaino varmistetaan. henkilostosaantojen saadetaan Iaajalti JOtsta 27 Syrjimaton kohtelu ja tasavertaiset mahdollisuudet Toimi 27 Komission henkiloston sukupuoli- ja etninen jakauma otetaan huomioon valintakokeiden suunnittclussa siten, etta on mahdollista varmistaa henkilostosaantojen 27 artiklan saannosten mukainen tasavertainen kohtelu. Komissio aikoo poistaa palvelukseenottoa koskevat ikarajat avoimista kilpailuista. Muiden yhteison ikarajojen poistamisesta kaikkien EU:n toimielinten palvelukseenotossa, ja komissio on halukas olemaan tassa esimerkkina (asiaa kasitelHian myos Toimi 50 yhteydessa). toimielinten kanssa keskustellaan parhaillaan Valintalautakuntien kokoonpanon parantaminen Toimi 28 Kilpailujen valintalautakuntien tulisi koostua komission virkamiehista, ja komission virkamiehen tulisi olla niiden puheenjohtajana. Lisaksi olisi pyrittava varmistamaan, ettil valintalautakuntiin nimilcUfan riittava maara naisia. Valintalautakuntiin nimitettyjen henkiloiden tyotehtavia on soviteltava sih. 'n. etrn heilla on aikaa osallistua lautakunnan tyohon. Valintalautakuntien jaseninil toimiville virkamiehillc annetaan lisakoulutusta. Palvelukseenotossa tulisi olla mukana joitakin ulkopuolisia asiantuntijoita neuvoa-antavissa tehtavissa, mutta lopullisen paatoksenteon on oltava edelleen komissiolla. Palvelukseenoton avoimuus Toimi 29 Kaikki tiedot palvelukseenottomenettelyista ja jarjestettavista kilpailuista julkaistaan tulevaisuudessa lntemetissa. Avoimia paikkoja voidaan tulevaisuudessa hakea Intemetin valityksella niin. etta viralliset hakuasiakirjat parantamista eurooppalaisten korkeakoulujen kanssa, jotta opiskelijat olisivat entista paremmin tietoisia Elr:n toimielinten tarjoamista uramahdollisuuksista. toimitetaan myohemmin. Komissio harkitsee myos yhteistyon Kunkin kilpailun lapaisseiden hakijoiden lukumaara tulee olemaan asianmukaisessa suhteessa avoinna olevien paikkojen maaraan. Kilpailujen · jalkeisia palvelukseenottomenettelyja on maara nopeuttaa avoinna olevien paikkojen tayttamiseksi entista nopeammin. Nain varmistettaisiin, etta hakijat otetaan palvelukseen kahden vuoden kuluessa kilpailun tulosten julkaisemisesta. Lisaksi komissio aikoo Euroopan oikeusasiamiehen suosituksen mukaisesti antaa kaikkien hcinakuun 2000 jalkeen kaynnistettaviin kilpailuihin osallistuvien hakijoiden tutustua korjattuihin valintakokeisiinsa. Edellil kuvattu palvelukseenottopolitiikan ja valintamenettelyjen perinpohjainen muutos edcllytUUi komission paatosta ja toimielinten yhteista sopimusta toimielinten yhteisen palvelukseenottoelimen perustamisesta. Tama voi merkita myos henkilostosaantojen (erityisesti liitteen III) muuttamista, ja asiaa on viela tutkittava. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Henkilosmn ja hallinnon PO, jota avustaa henkiloresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmil 4. AIKATAULU Toimi 24-29 Joulukuu 2000: palvelukseenottopolitiikkaa koskeva keskusteluasiakirja, joka sisilltilil tehtilvistil muutoksista; myos sopimusluonnos toimielinten yhteisen palvclukseenottoclimcn pcrustamiscsta ehdotukset mahdollisista henki lostosililntc'>i hin 27 Kesakuu 2001: ammattiyhdistysten ja ammattialajarjestojen kuuleminen, minka jalkeen komissio antaa toimielinten yhteiselle henkilostosaantokomitealle ehdotuksen mahdollisista henkilostosaantojen muutoksista Joulukuu 2001: komissio antaa neuvostolle ehdotuksen mahdollisista henkilostosaantojen muutoksista. 28 IV LUKU HENKILORESURSSIT XIII - URAJARJESTELMA, HENKILOSTON ARVIOINTI JA YLENTAMINEN 1. TAVOITE Nykyisessa EU:n toimielinten urajarjestelmassa erotetaan ura-alueet A, LA, B, C ja D ja niiden sisalla palkkaluokat. Tama erottelu perustuu yleisesti tutkintojen tasoon ja_ ennen EU:hun palvelukseen ottamista hankitun ammattikokemuksen pituuteen. Jarjestelman heikkoudet ovat tulleet ilmeisiksi, ja niihin on nyt puututtava. Heikkouksia ovat seuraavat seikat: • Monet henkiloston jasenista turhautuvat, kun eteneminen pys~htyy, usein uran keskivaiheilla. • Nykyiset menettelyt uusien tyontekijoiden palkkaluokkaan sijoittamisessa ovat monimutkaiset ja hitaat, eika niissa oteta huomioon erilaisia tapoja, joilla ammattikokemus ja -taidot on hankittu. • Yritykset uudistaa henkiloston arviointijarjestelmaa eivat ole juuri tuottaneet tulosta. • Ansioista ei palkita riittavasti, erityisesti maariteltaessa etenemista urajarjestelmassa. Komissio tarvitsee henkilostopolitiikan, jossa henkiloresurssien kaytto optimoidaan. Tahan kuuluvat mm. joustavammat elakkeellesiirtamissaannot. Tallainen jarjestelma edistaisi tyotyytyvaisyytta tarjoamalla tyontekijoille mahdollisuuden ansioperusteinen todelliseen ylennysjarjestelma seka oikeudenmukaiset jarkevat arviointimenettelyt. Koska komissiossa tyoskentelevat ihmiset ovat komission tarkein voimavara, uusi jarjestelma Iisaisi myos yleisesti ottaen komission tehokkuutta. urakehitykseen, kuuluu johon ja 2. UUDET TOIMET Toimi 30 Uuden lineaarisen urajiirjestelman luominen Uusi jarjestelma olisi lineaarinen, eika siina olisi ura-alueita. Virkamiehet otettaisiin palvelukseen eri tasoille vaadittavien patevyyksien perusteella, mita tarvittaessa tukisivat tutkinnot ja ammattikokemus. Jos liittyy erityisia vastuita, henkilon katsotaan ansaitsevan maaraaikaisesti korkeamman palkkaluokan palkan. tarkasti maariteltyyn maaraaikaiseen tehtavaan Ylennys palkkaluokasta toiseen perustuisi ansioihin, kun taas virkaika maaraisi etenemisen palkkaluokan sisalla. Kussakin palkkaluokassa palkkatasojen maara on kuitenkin rajoitettu samoin kuin tilanteet, joissa jonkin palkkaluokan ylimmalla tasolla voidaan maksaa korkeampaa palkkaa kuin seuraavan palkkaluokan perustasolla. Jtirjestelman on tarjottava hyvlit uramahdollisuudet virkamiehillc, jotka eivlit halua johtolchHiviin tai joilla ei ole yleistli johtamistaitoa, mutta joidcn tiedot ja taidot ovat muuten komissiolle arvokkaita. Ttimti tarkoittaa erityisesti, ettei ylennyksen katsottaisi yleensa edellyttavan johtajan paikan vastaanottamista. Uudet virkamiehet otettaisiin palvelukseen uuden jlirjestelmlin mukaisesti palvelukseen otetut sijoitettaisiin palkkaluokkiin uuden jarjestelmlin mukaisesti, jolloin sitouduttaisiin siihen, ettei heidan palkkaehtoihinsa kosketa. jarjestelman mukaisesti. Vanhan Uusi urajarjestelma edellyttaa henkilostosaantojen muuttamista. Siihen mennessa parannetaan sisliistli kilpailujarjestelmaaja Iisataan siten virkamiesten mahdollisuuksia paasta korkeammille ura-alueille. Selvastikin voitaisiin kuvitella erilaisia lineaarisen urajarjestelman muotoja edellil hahmotclluissa puitteissa (esimerkiksi voitaisiin muuttaa palkkaluokkien lukumaaraa ja tutki·Rtovaatimuksia) sama11a kun otetaan huomioon komission tarpeet ja sen tehtavat. Missa tahansa julkisessa hallintojarjestelmassa uuden urajarjestelman luominen on merkittava muutos, ja siirtymavaihe on hoidettava huolellisesti ja harkiten. 29 Seuraavat erityiset sitoumukset, jotka koskevat siirtymista uuteen EU:n virkamiesten urajarjestelmaan, tulevat nakymaan uutta urajarjestelmaa koskevassa yksityiskohtaisessa ehdotuksessa: • Yksittaisten tyontekijoiden palkka ei alenisi siirryttaessa uuteen jarjestelmaan. • Sen jalkeen keskimaaraisen suorituksen antaneen virkamiehen ura etenisi samalla vauhdilla kuin ennenkin, mutta parhaimmat etenisivat nopeammin ja keskinkertaista huonommat hitaammin. • Nykyisten, keskinkertaisen suorituksen antaneiden virkamiesten koko tyouran aikaiset ansiot eivat pienenisi. Komissio on hyvin tietoinen tyontekijoidensa motivaation ja heidan aineellisen turvallisuutensa valisesta yhteydesta. Komissio varmistaa sen, ettei uudistus huononna nykyisten tyontekijoiden yleisia tyoehtoja, ja tama tulee heijastumaan komission neuvostolle mahdollisesti antamissa ehdotuksissa. Toimi 31 Nykyisten luokittelumenettelyjen yksinkertaistaminen Kaikki vaadittavan ammatillisen tutkinnon tai korkeakoulututkinnon jalkeen hankittu tyotehtilviin liittyvil ammattikokemus otetaan huomioon johdonmukaisten ja avoimien sailntojen mukaan sijoitettaessa virkamiehia palkkaluokkiin. On selvaa, etta on harkittava, miten kilsitellillin kysymystil uusien ja nykyisten virkamiesten tasavertaisesta kohtelusta. Nykyisten menettelyjen muuttamiseksi tarvitaan komission paatos. Toimi 32 Establishment of a new annual staff appraisal system Tyontekijoiden suorituksen arvioinnissa on olennaista, etta kaytettava jarjestelmil on aukoton. puolueeton ja oikeudenmukainen. Se on ennakkoedellytys uuden lineaarisemman urajarjestelman moitteettomalle toiminnalle. Tallaisen jarjestelman luominen edellyttaa kahdenlaista toimintaa: Ensinnakin arvioijien on sovellettava jarjestelmaa moitteettomasti. Henkiloston arv1omnissa tullaan antamaan erikoiskoulutusta, ja myohemmin tarkastetaan, miten arvioijat soveltavat jarjestelmaa. Mietitaan, milla muilla keinoin varmistetaan jarjestelman moitteeton soveltaminen ja erityisesti se. ettei arvioinneissa tapahdu intlaatiota. Samassa palkkaluokassa olevien virkamiesten kesken jaettavien tapa, jolla arvioijat saataisiin pistekiintioiden osoittaminen kullekin paaosastolle voisi olla yksi valttamaan ta11aista intlaatiota. Lisaksi tarvitaan uusi vuosiarviointijarjestelma, joka perustuu kunkin tyontekijiln toimenkuvaan ja hanelle annettuihin tehtaviin. Arviointi perustuisi laajoihin keskusteluihin, joissa toiset kollegat mahdollisesti toimisivat valittajina, ja nykyaikaisten menetelmien kayttoon kuten molemminpuoliseen palautteen antamiseen. On tarkoitus, etta arvioinnista vastaa tyontekijan valiton esimies, mutta tarkastellaan myos mahdollisuutta, etta arvioinnissa olisi mukana kolmas osapuoli. Jarjestelmalla olisi kaksi eri tarkoitusta: • Ensinnilkin tyontekijoiJle annettaisiin suoritetusta tyosta puolueeton kuvaus ja palaute, ja hcitii kannustettaisiin parantamaan suoritustaan siten, etta kunkin henkilon suorituksen laatua arvioidaan yksityiskohtaisesti ja verrataan hanen toimenkuvaansa ja tehtaviinsli. Arviointiraporttien olisi oltava ennen kaikkea konkreettisiin seikkoihin perustuvia, ja niissa kuvailtaisiin hyvin yksityiskohtaisesti, mita virkamiehet ovat tehneet ja mita tuloksia he ovat saaneet. Jarjestelmassa olisi myos keskusteltava urakehitykseen liittyvista asioista kuten koulutuksesta ja liikkuvuudesta. • Toiseksi pyritaan siihen, etta hallinto voisi arvioida oikeudenmukaisesti seka aiempaa suoritusta ettli tapauksen mukaan arvioitavan henkilon mahdollisuuksia hoitaa muita ja/tai tilrkeampiil tyotehtlivia. Tallaisen ansioiden arvioinnin pitaisi liittyil aiempaa suoremmin ylennysmencttclyyn. Sen vuoksi annctaan kriteerit ansioiden yhdcnmukaiseen arviointiin siten, ctHi myos varmistcttaisiin vilhcmmiln nakyvien mutta yhtil ttirkeiden tehtilvicn oikcudenmukainen arviointi. On esitetty huotestumista siita, etta jokavuotinen arviointi otisi kohtuuton taakka johdolle ja henki Wstollc. Tama otetaan huomioon uutta jarjestelmaa kehitettaessa. 30 Johdon arviointijarjestelmaan pitaisi kuulua se, etta johtajia arv101vat myos heidan alaisensa, ja mahdollisesti samassa asemassa olevat kollegat. Niille, jotka arvioivat johtoa, taysi oi keusturva. taattaisiin Paajohtajille ja johtajille kehitetaan erityinen arviointijarjestelma. Al-virkamiesten arviointimenettelyssa ovat mukana alasta vastaava komissaari ja komission paasihteeri. Uuden jarjestelman kayttoonottoon vaaditaan komission paatos. Nayttaa silta, ettei henkilostosaantoja tarvitsisi muuttaa. Muuttamistarvetta olisi kuitenkin tarkasteltava lahemmin, jos aiotaan ehdottaa, etta arviointi tehtaisiin paajohtajatasolla sen sijaan, etta se tehtaisiin koko komission tasolla. Toimi 33 Ansioperusteinen ylennysmenettely Nykyista ylennysjarjestelmaa voidaan parantaa merkittavasti ilman, etta henkiJostosaantoja tarvitsee muuttaa. Niissa saadetaan jo nyt, ettil ylennyksen on perustuttava ansioihin. Ensinnakin saannot ja menettelyjii. koskevat tiedot sekil kaikki ylennysprosesscihin liittyvlil llirkcUt ticdot julkaistaan EuropaPlus-palvelimella. tullaan soveltamaan yhtil ainoaa Toiseksi jarjestelmaa yksinkertaistetaan. Kaikkiin ura-alueisiin jarjestelmaa. Tarkoituksena on pitkalla tahtaimella soveltaa samaa jarjestelmi. ui toimintabudjctista ja tutkimusbudjetista palkattuun henkilostoon. Kolmanneksi ylennykset liitetaan kiinteammin suoritusten arviointiin, ja jonkinlainen arvosanajarjestelmti sailytetaan. Lisaksi yksittaisia yksikkoja kannustetaan ottamaan enemman vastuuta ylennysehdotuksistaan siten. ettil lukumaaraan. Vuosittaisesta ne rajoittaisivat suosituksensa mahdolliseksi arviointijarjestelmasta seuraa, ettei se kasitys pitaisi enaa paikkaansa, etta henkilot, jotka eivat saa ylennysta yhdella kierroksella, ovat mukana automaattisesti seuraavalla kierroksella. Siten kaikki, myos toiseen yksikkoon siirtyneet, saavat oikeudenmukaisemmat mahdollisuudet. Tama edistila myos liikkuvuutta. ilmoitettuun ylennysten Uuteen ylennysjarjestelmaan tarvitaan komission paatos. Vertailevan arviointijarjestelmlin kliyttoonotto paajohtajien tasolla edellyttaisi asiaa koskevaa muutosta henkilostosailntojen ylennyssUilnntlksissU. Toimi 34. Joustava eliikkee/le siirtiiminen Nykyinen elakejarjestelma on joustamaton ja rankaisee niita, jotka haluavat pailstil cllikkcelle cnncn 60 vuoden ikaa. Se ei myoskaan tarjoa mitaan niille, jotka haluaisivat olla toissa viela taytettylilin 65. Nliita asioita tarkasteltiin Williamsonin raportissa, ja niihin on puututtava nyt kehittamallil uusi jarjestelma elakkeelle siirtamiseen. Tama edellyttaisi muutoksia henkilostosaantoihin. Myos unionin laajentuminen luo henkilostopolitiikalle suuren haasteen. Erityinen varhaiselakkeelle tyontekijoiden siirtamisen integroimista henkilostoon. Tata asiaa on mietittava edelleen. jarjestelma voisi osaltaan helpottaa uusista jasenvaltioista · tulevien 3. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Henkiloston ja hallinnon PO, jota avustaa henkiloresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhma. 31 4. AIKATAULU Toimi 30 Marraskuu 2000: Keskusteluasiakirja eli tiedonanto uudesta urajilrjestelmastil, jossa esitetaan myos ehdotus henkilostosaantojen muuttamiseksi. Toukokuu 2001: Ammattiyhdistysten ja ammattialajarjestojen kuulemisen jalkeen komissio toimittaa ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilostosaantokomitealle. Joulukuu 2001: Komissio toimittaa neuvostolle henkilostosaantojen muuttamista koskevan ehdotuksen. Tavoitteena on, etta uusi jarjestelma otettaisiin kayttoon vuonna 2002 (kun on kuultu henkilostosaantokomiteaa, ehdotus on saatettu neuvoston kasittelyyn ja neuvosto · on hyvaksynyt sen)'. Toimi 31 Heinakuu 2000: Komission paatosluonnos. Marraskuu 2000: Komission paatos. Toimi32 Marraskuu 2000: Komission paatosluonnos. Toukokuu 2001: Komission paatos. Tarkoitus on, etta uutta jarjestelmaa alettaisiin soveltaa vuoden 2002 kuluessa. Toimi 33 Marraskuu 2000: Komission paatosluonnos. Toukokuu 2001: Komission paatos. Tarkoitus on, etta uutta jarjestelmaa alettaisiin soveltaa vuoden 2002 kuluessa. Toimi34 Joulukuu 2000: Elakkeelle siirtamisen jarjestelmaa koskeva keskusteluasiakirja. johon sisaltyisi myos ehdotus henkilostosaantojen muuttamiseksi ja ehdotus e1ityisjil1jestelmilksi laajentumista varten. ja ammattialajarjestojen kuulemisen Toukokuu 2001: Ammattiyhdistysten komissio toimittaa ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilostosililntokomitealle jalkeen Joulukuu 2001: Komissio toimittaa neuvostolle henkilostosaantojen muutosehdotuksen. 32 LUKU IV - HENKILORESURSSIT XIV - URANEUVONTA, LIIKKUVUUS JA RIITTAMATON TYOSUORITUS 1. TAVOITE Yhdennetyssa henkilostopolitiikassa on otettava paremmin huomioon myos uraneuvonta, liikkuvuus ja riittamattoman tyosuorituksen kasitteleminen. Nykyisessa jarjestelmassa on tunnistettu seuraavat puutteet, joihin on nyt puututtava: • Uraneuvontaa ei juuri ole. • Ei ole olemassa varhaista varoitusjarjestelmaa tai erityismenettelya, jolla vo1tais1m kilsitella tyydyttavasti tapauksia, joissa tyosuoritus todetaan riittamattomaksi. Sen sijaan henkilostosailnnoissa saadetaan, etta ammatillista epapatevyytta kasiteltaisiin samoin menettelyin kuin kurinpitotapauksia. • Nykyinen koeaika ei ole riittavan pitka eika sita kayteta silla tavalla, etta voitaisiin tunnistaa henkilot, jotka eivat sovellu palvelukseen otettaviksi. 2. UUDET TOIMET Toimi 35 Uraneuvonnan tar} oam inen On perustettava yhteinen elin, joka levittaa paaosastoihin tietoa parhaista kaytilnteistil ja antaa uranlikymiil koskevaa neuvontaa yksittaisille tyontekijoille heidan koko tyouransa aikana. Samanlainen neuvontaelin perustetaan kuhunkin paaosastoon. tietoja sisilltilil Nykyisen SYSPER-jarjestelman taidoista. Tietokanta on patevyysprofiileista, kayttokelpoinen tietokannan kehittamisessa kiinnitetaan erityisesti huomiota turvallisuusnakokohtiin seka luottamuksellisten ja henkilokohtaisten tietojen suojaan yhteison Iainsaadannon mukaisesti. toimenkuvauksista apuvaline uraneuvonnan tilalle kehitetaan henkilostotietokanta, -kehityksen parantamisessa. Uuden ja yksittaisten tyontekijoiden joka ja Toimi 36 Liikkuvuuden edistaminen Liikkuvuus lisaa virkamiehen kokemusta, laajentaa hanen taitojaan ja tietojaan, ja lisilksi se on hyodyllista koko toimielimen kannalta. Olisi kuitenkin epaviisasta asettaa yleissitovia liikkuvuussaantoja, koska ne voisivat johtaa sellaisen erityisen asiantuntemuksen menettamiseen, joka usein hankitaan vuosien kuluessa tyotehtavien suorittamisen yhteydessa. On myos pyrittava torjumaan muunlaisia haittavaikutuksia, esimerkiksi sitil, etta jokin tehUiva on liian kauan avoimena sen jalkeen, kun sita aiemmin hoitava henkilo on siirtynyt liikkuvuuden nimissa toisaalle. On edelleen tarpeen jatkaa tyota, jolla pyritailn tietojen julkaisemisecn avoimista paikoista ja avointen paikkojcn tliyttamiseen entista nopeammin. Liikkuvuudcn helpottamiseksi tarvitaan kuitenkin monenlaisia toimia. Liikkuvuuden estcitil, joita on aiheuttanut crityisesti nykyinen ylennysjlirjestclmli, on mliUrU poistaa. Tehti\vicn vaihtamiseen valmistavaa crityiskoulutusta tarjotaan, jos scllaiscen on tarvclla. Yhtcincn uraneuvontaelin saa tchtilvilksccn laatia liikkuvuudcllc selkeilt ja avoimct ylcispcriaattcct, ja tUmHn perustcella pailosastoja rohkaistaan organisoimaan liikkuvuus omien erityistarpeidensa mukaan. Yastuu liikkuvuudcn seurannasta on kunkin paaosaston henkilostoyksikolla. Kunkin paaosaston on laadittava yleisperiaatteet ja toteutettava tarvittavat toimet, kun tehtavat siirtyvat virkamiehelta toiselle, jotta tyon jatkuvuus karsisi mahdollisimman vahan. Lisaksi on tarkoitus laatia ehdot Euroopan yhteison toimielinten ja kansallisten julkishallintojen ja mahdollisesti myos yksityisen sektorin villiselle liikkuvuudcllc. 33 Yhdessa ulkoasiainosaston johtokomitean kanssa laaditaan erityistoimet, joiden avulla vuosittaisessa tehtavankierrossa vannistetaan, etta lahetystoista takaisin komissioon palaaville virkamiehille Ioytyy heidan kokemustaan ja patevyyttaan vastaava tyo, joka on myos eduksi heidan urakehitykselleen. Kaiken kaikk. iaan liikkuvuuden kannustimena on se, etta liikkuvuutta pidetaan positiivisena henkiloston arvioinnin, virkanimitysten ja ylennysten kannalta. Toimi 37 Epatyydyttiiviin tyosuorituksiin puuttuminen Tarkoitus on toteuttaa toimia, joilla ehkaistaan epatyydyttavia tyosuorituksia ja puututaan niihin. Epatyydyttavan suorituksen kasittelemiseksi otetaan kayttoon erityinen vannistetaan kyseisen henkilon oikeusturva. Jarjestelmaan kuuluvat seuraavat toimet: jarjestelma ja samalla • Koeaikaa hyodynnetaan paremmin, jotta voitaisiin tunnistaa, ketkil virkamiehct civat todcnnUkoiscsti koskaan tayta asetettuja vaatimuksia. Koeajan pidentaminen 12 kuukautecn vaikuttaa myt)s tahtin suuntaan, ja koeajan pidentamisen tulisi olla mahdollista. Luvuissa IV-XV - Koulutus, sclostetaan toimia, joita on ehdotettu koeajan hyodyntamiseksi entista paremmin. • Otetaan kayttoon raportteihin (esim. koeaikaraportti, vuosiarviointi) perustuva varhainen varoitusjarjestelma, joka kaynnistaa korjaavat menettelyt. Avoimilla keskusteluilla, virkamiehen henkilokohtaisia voimavaroja analysoimalla, uudelleenkoulutuksella ja virkamiehelle paremmin sopivan tyopaikan etsimisella autetaan kasittelemaan todettu epatyydyttavaksi. Esimiesten lisaksi yhteisella uraneuvontaelimella ja paaosastojen vastaavilla neuvontaelimilla on tassa yhteydessa tarkea asema. tapauksia, joissa tyosuoritus on • Otetaan kayttoon selkea menettely epatyydyttavien tyosuoritusten milarittelyil ja klisittclyli varten. Tama edellyttaa komission paatosta, jossa mainittaisiin erityisesti johdon vclvollisuus todeta epapatevyys ja kasitella tapausta oikeudenmukaisesti ja perusteellisesti. Asiasta laaditaan klisikirja koko henkiloston kayttoon. • Lisilksi otetaan kayttoon erityinen kurinpitomenettelystli erillinen mcnettely ammatilliscn epapatevyyden kasittelemiseksi. Koeaikaan ja erityiseen ammatilJisen epapiltevyyden kasittelemiseen henkilostosaantojen muuttamista. liittyvUt toimct cdcllyttlivlit 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Henk. iloston ja hallinnon paaosasto tukenaan henkilostoresurssien suunnittelu- ja koordinaatioryhma 4. AIKATAULU Toimi 35-37 Joulukuu 2000: yhteisen uraneuvontaelimen perustaminen Heinakuu 200 l: hajautetun uraneuvontajilrjestelmiln perustaminen 2003: SYSPER-jilrjcstclmiln uusi vcrsio on kilytcttilvissli Toimi 37 Joulukuu 2000: hallinnollisin loimcnpilcin toteutellava varhaincn varoitusjiirjcstclmii Lokakuu 2000: ammatillista cpilpillcvyyltU koskcva kcskustcluasiaki1:ja. johon sisUltyy myos luonnos komission pililtokseksi ja ehdotukset henkilostostiilntojen muutoksista Huhtikuu 200 l: komission paatos ja henkilostosailntojen muutosten toimittaminen toimielinten yhteiselle henkilostosaantokomitealle (sen jalkeen kun a-siasta on saatu ammattiyhdistysten ja ammattialajarjestojen kommentit) Joulukuu 2001: komissio toimittaa henkilostosaantojen muutosehdotuksen neuvostolle. Toimet on maara panna tliytantoon vuonna 2002 (neuvoston hyvaksymisen jalkeen). 34 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XV - KOULUTUS 1 TAVOITTEET Koulutus on oleellisen tarkea tekija uudistuksen onnistumisen kannalta. Yleistavoitteena on tarjota oikeaa koulutusta oikeille ihmisille oikeaan aikaan kustannustehokkaalla tava1la komission henkiloresurssien johdonmukaisen hallinnointi- ja kehittamisstrategian mukaisesti. Taman tavoitteen saavuttamisessa on viime vuosina edistytty jo jonkin verran: paaosastot oval aloittancct koulutussuunnitelmien kehittamisen keskuskoulutusyksikon avustamana; vastuualueet on jacttu sclkeasti niin, etta keskusyksikko vastaa yleiskoulutuksesta ja paaosastot erityiskoulutuksesta; yhil useammat paaosastot ovat ottaneet kayttoon omia sisaisia kursseja; kurssien arviointimenettclyjil on paranncttu ja talousarviot ovat kasvaneet, vaikka ne ovatkin edelleen hyvin pieniil. Laajamittainen, koko tyouran kestava koulutus- ja opiskelukulttuuri kuitcnkin puuttuu cdcllcen. TilsUi syysta jatkuvaa koulutusta, vaikka sita pidetaankin tarkeana, ei vielilkililn usein aseteta cnsisijaiseksi tavoitteeksi, vaan se jaa tavoitteenasettelun ristiriitatilanteissa toiseksi. Tamlin on muututtava. Koulutusmaararahoja on kasvatettava huomattavasti. Nykyiset maararahat vastaavat kahta koulutusptiiv~ia henkea kohti vuodessa. Luku sisaltaa yleisen koulutuksen seka kieli- ja tietotekniikkakoulutuksen, ja se on selvasti jasenvaltioiden hallinnon vastaavaa lukua alhaisempi. Koska koulutukseen kuluu myos aikaa, ja se hoituu joskus parhaiten henkiloston jasenten sisaisena koulutuksena, on syyta tarkastella laajennetun koulutusohjelman vaikutusta henkiloresurssitarpeisiin yleisesti. 2 VIIMEAIKAISET TOIMET Johtamiskoulutus Vuoden 1999 lopussa allekirjoitettiin ensimmaisen kerran sopimus ylemmiln ja keskijohdon pakollise~ta ja koulutusohjelmasta komissiossa. Yksityiskohtaista kurssisuunnitelmaa ensimmaiset testikurssit jarjestetaan toukokuusta heinakuuhun 2000. Lopullinen ohjelma vahvistctaan pian Uiman jalkeen. Kaikkien ylemptiiln ja keskijohtoon kuuluvien on kutsun saatuaan ehdottomasti osallistuttava ohjelmaan. Samanaikaisesti niille yksikonpaallikkotason alapuolella oleville henkiloille (ura-alueesta ja palkkaluokasta riippumatta), joilla on jonkin verran esimiestehttiviil, jilrjestetilan kokonaan uudenlaisia osaamispohjaisia kursseja huhtikuusta alkaen. laaditaan parhai Haan Parannettu tyohonperehdyttiimiskoulutus Tyohonperehdyttamiskoulutusta on tammikuusta 2000 alkaen muutettu huomattavasti. Sen plilipiirteet ovat seuraavat: pakollinen lasnaolo (12 paivan koulutus koeajalla jaettuna neljaan moduuliin), huhtikuusta 2000 alkaen naihin 12 paivaan sisaltyva uusi viisipaivainen kurssi "Yhdessa tyoskentely" kaikille uusille virkamiehille (tamil korvaa melko elitistisen "A-palkkaluokan" kurssin), linjajohdon uusille tulokkaille laatima yksilollincn koulutussuunnitelma kahta ensimmliistil uravuotta vmten, opastus ja ohjausjUrjestelmien kiiytt>n cdistilmincn sekli uusien tulokkaiden koulutusmahdollisuuksia koskcvan tiedonsaannin parantaminen. 3. UUDET TOIMET Toimi 38 Oppimiskulttuurin edistiiminen Vaikka tilllaista kulttuuria ei voidakaan ottaa kilyttoon maarayksella, joitakin erityistoimcnpiteitil voidaan toteuttaa. Niihin voisivat kuulua seuraavat: linjajohdon velvollisuus antaa virkamiehille ehdottomasti mahdollisuus osallistua niille paaosaston vuotuiseen koulutussuunnitclmaan kuuluville kursseille, joille 35 he ovat ilmoittautuneet; pyrkimys sisaisten koulutustapahtumien lisaamiseen paaosastoissa; riittavan ammattitaitoisten henkiloiden saannollisempi kaytto koulutuspalvelujen tarjoamiseen (esim. varainhoidon seka talousarvio- ja hallintoasioiden aloilla) ja tallaisten palvelujen muodollinen tunnustaminen; kampanjat tietoisuuden lisaamiseksi jne. ylemmalle Erityisesti koulutuskeskuksen perustamismahdollisuutta tarkastellaan yhdessa muiden toimielinten kanssa (tata kasitellaan myos Toimi 23 yhteydessa). tarkoitetun EU:n keskijohdolle virkamiesten ja Toimi39 Uudistusprosessin tukeminen Toimintasuunnitelmaan kuuluvien toimien onnistuminen riippuu vastaavien tietojen ja taitojen jatkuvasta kehittamisesta. Tasta syysta paaosastojen koulutusohjelmissa on selvitettava, minkalaista koulutusta tarvitaan toimintasuunnitelman eri toimien asianmukaista taytantoonpanoa varten, kun otetaan huomioon erityisesti seuraavat tekijat: toimintojohtaminen, uudet tyotavat seka hallintoon, talouteen ja budjcttiin liittyvat menettelyt. Toimi 40 Koulutuksen liittiiminen muihin henkiliJresurssien hallinnon osa-alueisiint • Koulutustarpeiden arvioinnista olisi tehtava erottamaton osa henkiloston arviointijlirjestelmilti niin nykyisen aseman kuin tulevan urakehityksen kannalta. Na. in komission vuonna 1991 pililttilmilstil "yksilollisesta koulutussuunnitelmasta" tulisi vihdoin todellisuutta. • Erityiskoulutus voi olla suositeltavaa tai jopa valttamatonta virkamiesuran tietyissa vaiheissa ja tietyissa viroissa, esimerkiksi: CJ toimintojohtaminen, uudet tyotavat seka hallintoon~ talouteen ja budjettiin liittyvlit menettelyt. CJ ylentamisen jalkeen, CJ erityistaitojen, kuten nykyaikaisen tieto- ja viestintatekniikan valineiden ja ja1jestelmien kilyton ajantasaistaminen, CJ valmistauduttaessa esimiestehtaviin tai ennen siirtymista ulkomaille, CJ erityisaiheet, kuten suhtautuminen seuraaviin seikkoihin: epatyydyttilvil suoritus. tasa-arvo. komissiossa tyoskentelyn monikulttuurisuus, kurinpito ja ilmianto. Tilanteista ja suositeltavasta tai vaadittavasta koulutuksesta laaditaan kattava luettelo. Paliosastojen olisi tarkasteltava koulutustarpeita yleisesti ja otettava yleisessa koulutusstrategiassansa ja vuotuisessa kaikki koulutustarpeet jarjestamismuodosta kurssisuunnitelmassansa huomioon riippumatta. Ta. ma vaikuttaa siihen, kuinka koulutus jarjestetaan komission yksikoissa. aiheesta tai • Ulkomaanedustuksessa toimiville virkamiehille on varmistettava riittava kohdistettu koulutus (kielikoulutus mukaan luettuna) ennen uuteen toimeen siirtymista. Toimi 41 Kielikoulutuksen uudistaminen Kielikoulutus ei nykyisellalln vastaa riittavilsti yksikkojcn todcllisia tarpcita. Poissaolot kursscilta ovat yleisiU. Keskuskoulutusyksikktl teki asiakaskyselyn vuonna 1999. Sen pcrustcclla koulutusyksikkr, ehdottaa uudistuksia, joilla kielikoulutusohjelma saataisiin paremmin tarpeita vastaavaksi. Esimerkiksi joidenkin "koulutuspaikkojen" perustamisella on tarkoitus mahdollistaa se, ettti virkamiehet voivat uransa tietyissa vaiheissa, kuten ennen edustustoihin siirtymista, opiskella kielia kokopaivaisesti. Toimi 42 Uusien virkamiesten kou/utusolye/man luominen Tyohonperehdyttamiskoulutuksen parantamiseksi pidettava ensimmaisena askeleena kohti kunnianhimoisempaa uusien virkamiesten harjoittelijaohjelmaa, josta he tarvittavat taidot ja joka tukee eurooppalaisen julkishallinnon saavat komissiossa tyoskentelyyn palvelukulttuurin perustana olevaa arvojarjestelmaa. Ohjelma kestaa noin vuoden, mista syysta koeaika on pidennettava 12 kuukautiseksi. Mahdollisuus koeajan pidennykseen olisi sailytettava (katso luku IV - XIV - Uraneuvonta, liikkuvuus ja riittamaton tyosuoritus). toimenpiteita olisi toteutettuja jo 36 Tassa uusien virkamiesten koulutusohjelmassa tarjotaan perusteellinen koulutus ja arviointi kaikille uusille henkiloston jasenille. Siina on kasiteltava urasuunnitteluun, liikkuvuuteen ja tyossa tapahtuvaan jatkuvaan koulutukseen liittyvia seikkoja. Uudelle henkiloston jasenelle olisi aina osoitettava ohjaaja, joka auttaa uutta tulokasta sopeutumaan komission monikulttuuriseen ymparistoon. Ohjaajan tulisi mieluiten olla eri kansalaisuutta kuin uusi tulokas. Tahan voidaan kuitenkin suhtautua joustavasti. Toimi43 Koulutusmiiiiriirahoj en kasvattaminen Vaikka yleiskoulutukseen varatut maararahat ovat kaksinkertaistuneet kahden viimeisen vuoden aikana, kaytettavissa olevat varat ovat riittamattomat asianmukaisesti kehittyneen koulutuspolitiikan tarpeisiin ja jaavat selvasti jalkeen koulutukseen uhrattavista varoista sellaisissa organisaatioissa, joissa koulutus asetetaan tavoiteluettelon karkeen. Muuhun kuin tietotekniikka- ja kielikoulutukseen kaytettilvtit varat olisikin vahintaan kaksinkertaistettava seuraavien kolmen vuoden aikana. Lisaksi on tarpeen varmistaa, etta koulutuksen tarjoamiseen on saannollisesti kaytettavissa riittavan ammattitaitoista henkilostoli silloin kun sisainen koulutus on paras vaihtoehto. Tama edellyttaa jonkinlaista resurssien korvausta palvcluja tarjoaville yksikoille, koska henkiloresurssit on muutenkin yleensa kiristetty aarimmilleen. 4. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Kaikki toimet:Henkiloston ja hallinnon PO, jota tukee henkilostohallinnon suunnittelu- ja koordinaatioryhma. 5. AIKATAULU Toimi 38 Toimi 39 Heinakuu 2000: ohjeet yksikoille ja erityisen koulutuskeskuksen perustamisesta kilytyjen pohdintojen tulokset. Taman jalkeen aloitetaan soveltaminen. Marraskuu 2000: paaosastojen uudistukseen liittyvien koulutustarpeiden selvittaminen ja raportti suositeltavana ja pakollisena pidettavasta erityiskoulutuksesta. Toimi40 Soveltaminen. Toimi 41 Toimi 42 Toimi43 Syyskuu 2000: asteittaincn siirtyminen uuteen H. ihestymistapaan. Lokakuu 2000: ehdotukset uusien virkamiesten koulutusohjelmasta. Lokakuu 2000: raportti sisaisen koulutuksen lisaamiseen tilhtillivistil toimenpitcistU. Ensimmainen 1,5 miljoonan euron lisays vuoden 2001 talousarvioon. Toinen vahintaan 4 miljoonan euron kokonaislisays vuosien 2002 ja 2003 talousarvioihin. 37 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XVI - MUU KUIN PYSYVA HENKILOSTO 1. TAVOITE Pysyvien virkamiesten lisaksi komission henkilostoon kuuluu sopimushenkilostoa eri ura-alueilla. Johonkin sopimushenkilostoon sovelletaan henkilostosaantoja ja toiseen ei. Henkilostosaantojen alaiseen henkilostoon kuuluu valiaikaisia, ylimaaraisia ja paikallisia toimihenkiloita; ulkopuoliseen henkilostoon tyosopimusten kuuluu maaraaikaista henkilostoa, freelancereita, yksityisoikeuden alaan kuuluvien perusteella palkattua henkilostoa ja kansallisia asiantuntijoita. Jotkut komission osastot ovat liian riippuvaisia muusta kuin pysyvasta henkilostostil. Tassa ei arvostella tilanne vaarantaa tehtavien hoidon jatkuvuuden osastoissa kyseista henkilostoa, mutta tallainen henkiloston suuren vaihtuvuuden myota. Tama, samoin kuin tallaisen henkiloston palkkaamisessa kaytettavat erilaiset sopimukset, aiheuttavat epatietoisuutta niin kyseiselle henkilostolle kuin hcidan tyotansa ohjaaville osastoille. Tassa tilanteessa ei myoskaan voida antaa riittavia takeita siita, ettli keskeisten tehtavien suorittajina on vain sellaisia henkiloita, jotka tayttavilt henkilostosililnnoissil vahvistetut vaatimukset. Muun kuin pysyvan henkiloston palkkakustannukset voivat lisaksi olla Hihes yhta suuret tai jopa suuremmat kuin pysyvasta henkilostosta aiheutuvat kustannukset. Vaikka muuta kuin pysyvaa henkilostoa tullaan aina tarvitsemaan lyhytaikaisten tai erityistaitoja edellyttavien tarpeiden tyydyttamiseen, tallaisen henkiloston suuri osuus komissiossa ei ole perusteltua. Tasta syysta on tarpeen selvittaa, missa maarin komissio on riippuvainen sopimushenkilostostil ja jarkiperaistaa toimintojen annettavia sille eriyttamispolitiikan kehittamiseen. tehtavia koskevat saannot. Tama liittyy myos 2. UUDET TOIMET Toimi 44 Keskeisten tehtiivien suorittaminen Keskeisten tehtavien suorittajina olisi oltava ainoastaan komission suoraan palvelukseensa ottamia henkiloston jasenia, jotka tayttavat henkilostosaannoissa vahvistetut korkeat vaatimukset. Naiden toimihenkiloiden, jos he eivat ole pysyvia virkamiehia, on taytettava samat eettiset ja ammatilliset vaatimukset kuin virkamiesten. Heidan tyosuhteensa tai komennuksensa on oltava ajallisesti tarkoin rajattu, jotta voidaan varmistaa, etta he ovat todella valiaikaisia. Valiaikaiset toimihenkilot ja kansallisista tyoskentelevat aina vakinaisten virkamiesten hallintoelimista komennuksella olevat asiantuntijat ohjauksessa, ja heidan olisi muodostettava vain pieni vahemmisto koko henkilostostil. Edella tarkoitettu toimi edellyttilil seuraavaa: a) b) c) d) Monivuotinen ohjelma (ylimaarilista ja maaraaikaista henkilostoil koskevien) mililrilrnhojcn muuntamisesta vakinaisiksi toimiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen. Monivuotinen ohjelma villiaikaisten toimien muuntamisesta vakinaisiksi toimiksi vuodcn 200 I talousarviosta alkaen. Komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita koskevaan komission pililtokscen tehtilvil muutos asiantuntijoiden taysimliaraisen vastuullisuuden varmistamiseksi. Komission paatos valiaikaisten toimihenkiloiden ottamisesta palvelukseen 2 artiklan b kohdan mukaisesti, valintamenettelystaja valiaikaisten toimihenkiloiden enimmaismilarilsta. e) Muun sopimushenkiloston (esim. freelanccreiden) irrottaminen vilhitellen kcskeisista tchtavistil. 38 Toimi 45 Muun kuin vakinaisen henkiloston kdytto muissa kuin keskeisissii tehtavissa On laadittava yksinkertaiset saannot, joilla varmistetaan, etta politiikkojen kaytannon toteuttamisesta vastaavaa muuta kuin vakinaista henkilostoa voidaan ottaa palvelukseen komission tarpeiden mukaan. Komission lahetystoissa ja edustustoissa tyoskentelevien paikallisten toimihenkiloiden lisaksi muihin tehtaviin olisi palkattava ainoastaan kahdenlaisia sopimushenkilostoon kuuluvia kuin keskeisiin tyontekijoitil: ylimaaraisia toimihenkiloitil ja henkiloitil, joiden tyosuhde perustuu erikoisalojen yritystcn alihankintasopimuksiin (jolloin muunlaisen henkiloston tarve vahitellen poistuu). Sopimukset olisivat ajallisesti joustavia, mutta niiden olisi noudatettava sovittua enimmaispituutta. Yleisesti komissio asettaa etusijalle henkilostosaantojen alaisuuteen kuuluvat sopimukset. Toimi 46 Henkilostosiiiintojen muuttamistarpeen tarkastelu Toimintojen eriyttamispolitiikan toteuttamisen ja taytantoonpanoelinten luomisen yhteydessa komissio tarkastelee, onko henkilostosaantojen muuttaminen tarpeen sopimushenkiloston palvelukseen ottamiscksi tarvittavan joustavuuden aikaansaamiseksi. Lisaksi samalla tarkastellaan, olisiko henkilostosililntojil muutettava parlamentin tarpeita vastaaviksi, silla valiaikaisia toimihenkiloita koskevilla nykyisilla silannoilla ei juurikaan ole poliittisten ryhmien kannalta merkitysta tallaisen henkiloston palkkaamisessa. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 44a, b Budjettipaaosasto Toimi 44c,d,e,45,46 Henkiloston ja hallinnon paaosasto, jota avustaa henkiloresurssien suunnittclu- ja koordinointiryhma. 4. AIKATAULU Toimi 44a, b Toimi 44c Vuoden 2001 talousarvio: monivuotinen ohjelma maarilrahojen ja valiaikaisten toimien muuntamiseksi vakinaisiksi toimiksi. Marraskuu 2000: komissiossa tyoskentelevia kansallisia viranomaisia koskeva komission paatosluonnos. Toukokuu 2001: komission paatoksen hyvaksyminen. Toimi44d Marraskuu 2000: villiaikaisia toimihenkiloita koskeva komission pililtosluonnos. Toukokuu 200 I: komission pailtoksen hyvilksyminen. Toimi 44e Toimi 45 Joulukuu 2002: muun sopimushenkiloston irrottaminen vilhitcllcn kcskcisistti tehtavistil. Marraskuu 2000: ulkopuolista henkilostoa koskevicn toimintasililntojcn luonnos. Toukokuu 200 l: toimintasililntojen vahvistaminen. Toimi 46 Joulukuu 2000: henkilostosliantojen muuttamistarpeen tarkastelun pililttilmincn. 39 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XVII - TASA-ARVO JA TASAPAINOINEN SUKUPUOLIJAKAUMA 1. TAVOITE Komission henkiloresurssien hallinnon perusteena on oltava sitoutuminen sen henkiloston tosiasiallisesti yhtalaisten mahdollisuuksien varmistamiseen ja syrjinnan poistamiseen. Tama edellyttaa paitsi sellaisen ympariston luomista, joka tukee yksilon urakehitysta rodusta, sukupuolesta, seksuaalisesta suuntautumisesta, toimintaesteisyydesta tai uskonnollisesta vakaumuksesta riippumatta, myos korkeisiin virkoihin paasyyn erityisesti tahtaavaa tointa. Jalkimmainen on erityisesti merkittilvilil naisten kannalta. Tilsta syystil komissio pililtti joulukuussa 1999, etta nimittavan viranomaisen on asetettava korkeisiin virkoihin nimittamiscssil etusijallc nainen, jos ehdokkaana sen suorittaman arvioinnin perusteella on yhta patevia miehili ja naisia. Ttitii ei noudateta automaattisesti, mutta se on yksi nimittavan viranomaisen kilytossti olevista tlirkeista keinoista komission asettaman paajohtajina ja johtajina toimivien naisten osuudcn kaksinkcrtaistamincn nykyisesta sen toimikauden aikana - saavuttamiseksi. tavoitteen - Komissio on lisaksi viimeisten viiden vuoden aikana vahvistanut vuotuiset tavoitteet· komission palvelukseen ottamisen suhteen ja naisten osuudesta keskijohdon nimityksissa, vaikka nilita tavoittcita ei olekaan aina noudatettu. Taman lisaksi pyritaan siihen, etta niin naisten kuin miestenkin tyo- ja yksityiselaman yhteensovittaminen helpottuu (katso IV- XVIII - Tyoympariston parantaminen ja sosiaalipolitiikka). 2. UUDET TOIMET Toimi 47 Tasapainoinen sukupuolijakauma Mainstreaming-periaatteen, politiikoissa ja toimissa, on oltava henkiloresurssien hallinnon uudistuksen peruslahtokohta. sukupuolinakokohtien jarjestelmallisen huomioon ottamisen kai ki ssa Tasa-arvon edistamiseen tarvittavat toimenpiteet toteutetaan luomalla na1sten palvelukseen ottamiselle. tyo perustuu ylenemiselle INTERCOPEC-mietintaryhman vuonna 1998 laatimaan asiakirjaan. sisalla suotuisa ympilristo. Tuleva ja urakehitykselle toimielimen Tasa-arvo tyiJpaikalla • Todistustaakan kaantaminen sukupuolista syrjintila koskevissa tapauksissa 15. joulukuuta 1997 annetun neuvoston direktiivin 97/89 mukaisesti. • Naisten tasapuolinen edustus kilpailujen valintalautakunniss·a ja komiteoissa pariteettiperiaatteen mukaan. • Mailrilykset henkilon koskemattomuuden suojaamiseksi tyopaikalla (erityisesti seksuaalist'a h~iirintail vaslaan). • Ammatillinen koulutus (k,atso IV-XV - KoulutusXV - ) Henki/ostbsiiiinli?J°en nykyaikaistaminen • Terminologiasta poistetaan sukupuoliviittaukset. • LiittccssU I olevicn C-palkkaluokkicn toimcnkuvicn nykyaikaistamincn, silla nc civtit cnlUi vaslaa tilmUn urn-aluecn henkilt~ston todellisia tehtilviil. 40 Toimi48 Toimintaesteisyys toteuttaa tarvittavat Komissio helpottamiseksi eurooppalaisessa julkishallinnossa. Ratkaisua vaativiin seikkoihin kuuluvat seuraavat: kilpailujen jarjestelyt, urakehitys, hallinnollinen apu seka asianmukaisesti varustellut toimistot ja rakennukset. ToimintaesteisiJle parhaiten soveltuvat virat on myos selvitettava. toimintaesteisten toimenpiteet tyonsaannin Toimi 49 Rodullinen ja etninen monimuotoisuus Vaikka syrjimattomyys rodun perusteella mainitaan nimenomaisesti henkilostosaannoissa, EU:n toimielinten henkiloston koostumus ja etnista monimuotoisuutta. Komissio toteuttaa tarvittavat. toimenpiteet rodullista ja etnista monimuotoisuutta aktiivisemmin edistavan toimintatavan soveltamiseksi. ei vastaa nykypaivan Euroopan rodullista Toimi 50 lkii Komissio poistaa ikarajat avoimista palvelukseenottokilpailuista. Muiden toimiclinten kanssa kilydililn parhaillaan neuvotteluja ikarajojen poistamisesta palvelukseenotossa kaikissa EU:n toimielimissil, ja komissio on valmis nayttamaan esimerkkia (tata kasitellaan myos kohdassa Toimi 27). Toimi 51 Seksuaalinen suuntautuminen A violiiton lisaksi muiden pysyvien parisuhteiden tunnustamisehdot mililritclHiiln. 3. V ASTUUYKSIKKO Toimi 47-51 Henkiloston ja hallinnon PO, jota avustaa henkiloresurssien suunnittelu- Ja koordinaatioryhma. 4. AIKATAULU Toimi 47-51 Lokakuu 2000: keskusteluasiakirja, joka sisaltaa yleisarvioinnin kilynnissil olcvista. tasa arvoon _1a tulevien ehdotusluonnoksen tarvittavista henkilostosaantojen muutoksista. toimintasuunnitelman liittyvista toimista vuosien seka Toukokuu 2001: ehdotus henkilostosaantojen muutoksista annetaan yhteiselle henkilostosaantokomitealle (komission sisaisen kuulemismenettelyn jillkeen). toimielinten Joulukuu 2001: muutoksista. komissio esittaa neuvostolle ehdotuksen henkilostosililntojen 41 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XVIII - TYOYMP A. RISTON PARANTAMINEN JA SOSIAALIPOLITIIKKA 1. TAVOITE Tyoympariston parantaminen on oleellista komissiossa tyoskentelevien tyossa viihtyvyyden lisaamiseksi ja parhaisiin suorituksiin paasemiseksi. Kaikki uudistuksen osa-alueet tuovat parannuksia komission tyooloihin: vastuualueita selkiytetaan ja tehtavien ja voimavarojen yhteensovittamista parannetaan toimintojohtamisen ja toimintojen eriyttamisen avulla, tehokkaampia ja hajautettuja tyotapoja otctaan ja varainhoidon valvontajilrjestelmaa parannetaan. Myos hcnkilorcsurssicn hallinnon kayttoon yleisuudistus edistaa tahan tavoitteesee~ pailsya. Henkiloston ja hallinnon paaosaston tarjoamien palvelujen saatavuutta on tarpeen parantaa erityistoimella ja yksityiselaman yhteensovittamisen helpottamista. samoin kuin seka miesten etta naisten tyo- Jalkimmainen toimi edistaa myos tasa-arvoa. Komission sosiaalipolitiikkaa on myos syyta tarkistaa. 2. UUDET TOIMET Toimi 52 Palveluhenkisempi henkilostonja hallinnon piiiiosasto Komission henkilostolle tarjottavien palvelujen laatua koskevasta selvityksesta on jo tehty aloite. Palvelujen parantamisessa ja tulevien toimien suunnittelussa varapuheenjohtaja Kinnockia avustaa komission henkilostosta koottu edustava asiakaspaneeli. perinteisten Erityisesti kiinnitetaan huomiota keinoihin, joilla voitaisiin tayttaa henkiloston kohtuulliset odotuksct p~iiitt>ksct) hallinnon suorittamisnopeuden osalta, parantaa komission hankintakaytantojil parempicn toimistotilojcn ja - valineiden tarjoamiseksi henkilostolle, ottaa kayttoon virkamiesten hyvante_kevaisyysjarjestoille antamia saannollisia lahjoituksia helpottava jarjestelma lahjoitusten pidattamiseksi suoraan palkasta ja parantaa komission puhelinkeskuksen toimintaa. (sairausvakuutuskorvaukset hallinnolliset tehtavien ja Seuraavat parannukset ovat jo suunnitteilla: Tietopalvelun perustaminen l. maaliskuuta 2000 mennessa: tarkoituksena on tarjota paliosastoille ja yksittaisille henkiloston jasenille yhteyspiste, josta saa vastauksia rutiinikysymyksiin ja yhteyshenkilon nimen ongelmallisemmissa tapauksissa. Tietopalvelusta kehitetaan kaikille henkiloston ja hallinnon paaosaston asiakkaille tarkoitettu keskitetty palvelupiste, josta saa vastauksia henkilokohtaisiin kysymyksiin puhelimitse, sahkopostitse ja erityisissa kokouksissa. Sitoumus matkakorvausten suorittamisesta 30 paivan kuluessa. Toimi 53 Tyo- ja yksityise/iimiin yhteensovittaminen Toteutettaviin toimiin kuuluvat seuraavat: • Vanhempainloma (molemmille vanhemmille mahdollisuus vuoden lomaan lapsen syntymtin tai adoptoinnin jalkeen). Tavoitteena on, ettil Uinil aikana voidaan taata ainakin sosiaaliturva. Toimcn ikillisien, elilkeoikeuksien ja korvausten kanssa on kuitenkin vielti vaikutuksia talousarvioon selvitettilva. • Perheloma (vastaa edella mainittua lomaa, mutta ei ole rajoitettu lapsiin Jiittyviin syihin; nc voivat liittya myos esimerkiksi vanhempiin tai sisaruksiin). Tama on erityisen tarketia sikali, etta henkiloston jasenten perhe asuu maantieteellisesti usein hyvinkin kaukaisessa kotimaassa. • Joustavammat tyoolosuhteet (liukuva tyoaika, osa-aikatyo, tyon jakaminen ja etatyo). Tavoitteena on talousarvioon on kuitenkin vielil selvitettilva. oikeus osa-aikatyon tekemiseen. Vaikutuksia 42 Henkiloston ja hallinnon paaosastossa on jo perustettu tyoryhma, joka tutkii tyoolosuhteiden joustavuuden lisaamiseen liittyvia kaytannon seikkoja. Etatyon pilottihankkeiden tulokset on tarkoitus saada valmiiksi kevaalla 2000, ja niiden perusteella tehdaan jatkoselvityksia. • Aitiysloma: nykyisia saantoja olisi parannettava keston ja edellytysten osalta ottaen huomioon erityistapaukset, kuten monisikioraskaudet ja raskausajan terveysongelmat. • Isyysloma. Nykyiset saannot ovat hyvin rajallisia, ja niita olisi parannettava. Edella mainittujen toimenpiteiden johdosta on tarpeen selvittaa keinoja vanhempain-, perhe-, aitiys- tai isyyslomalla olevien tai joustavaa tyoaikaa noudattavien virkamiesten poissaolosta aiheutuvien ongelmien ratkaisemiseksi. Sopivien ratkaisujen loytaminen edellyttaa viela tyota, silla kaikki vaikuttavat talousarvioon: tyon jakaminen, virkareservin perustaminen henkilostotaulukkoon tai tnaararahavaraus ylimaaraisen henkiloston palvelukseen ottamista varten. pysyvien lisaksi muiden Avioliiton tunnustamisehdot maaritelllian. Myos parisuhteiden virkamiespariskunnista on annettava paremmat saannot. Tama koskee erityisesti edellytyksia erityisloman tyoskentelee unionin (virkavapaus henkilokohtaisista syista) myontamiseen silloin, kun ulkopuolisessa maassa sijaitsevassa lahetystossa. Nykyisin erityisloman enimmaisaika on viisi vuotta, kun toisiaan seuraavat tyoskentelyjaksot lahetystossa taas voivat kestaa kauemmin. toinen Tarjolla olevaa sosiaalista infrastruktuuria on tarkasteltava (katso alla oleva kohta sosiaalipolitiikasta). Uusia saantoja laadittaessa otetaan huomioon kaikki ne vaikutukset, joita niillil on komission valmiuteen ottaa henkiloita palvelukseensa maantieteellisesti laajalta alueelta, samoin kuin olosuhteet jilsenvaltioissa seka muut hallinnolliset ja talousarvioon vaikuttavat kustannukset. Toimi 54 Sosiaalipolitiikka Komission sosiaalipolitiikkaa on tarkasteltava uudelleen seuraavien tavoitteiden osaltu: • Lasten paivahoitopalvelujen parantaminen. • Vasta palvelukseen tulleiden henkiloston jasenten, heidan puolisoidensa ja perheenjasentensa auttaminen uuteen maahan sopeutumisessa. • Avun antaminen henkiloston jasenille, joilla on erityisia ongelmia, ja elakkeelle siirtyneelle henkilostolle. • Urheilukeskus: Overijsessa sijaitsevan keskuksen kayttoa ja tarkoitusta olisi pohdittava tarkemmin. 3. V ASTUUYKSIKK() (-YKSIK<>T) Henkiloston ja hallinnon PO, jota avustaa henkiloresurssien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. 43 4. AIKATAULU Toimi 52 Heinakuu 2000: asiakaspaneelin perustaminen. Helmikuu 2001: paatos henkiloston ja hallinnon paaosaston tulevasta tehtavasta ja muutoksista. Toimi 53 Lokakuu 2000: keskusteluasiakirja, joka sisaltaa yleisarvion tyoolojen osalta kaynnissa olevista toimenpiteista ja toimintasuunnitelman tulevia vuosia varten, ehdotus]uonnos henkilostosaantoihin tarvittavista muutoksista mukaan luettuna. Toukokuu 2001: ehdotus henkilostosaantojen muutoksista annetaan toimielinten yhteiselle, henkilostosaantokomitealle (komission sisaisen kuulemismenettelyn jalkeen). Joulukuu 200 l: komissio esittaa neuvostolle ehdotuksen henkilostosaantojen muutoksista. Toimi 54 Lokakuu 2000: sosiaalipolitiikkaa koskeva keskusteluasiakirja, joka sisilltilil yleisarvion politiikasta tahan mennessa ja toimintasuunnitelman tulevia vuosia varten. 44 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XIX - A VOIN HENKILOSTOPOLITIIKKA 1. TAVOITE Joidenkin henkiloresurssien hallinnon uudistustoimien taytantoonpano edellyttaa henkilostosaantojen muutoksia. Ne osa-alueet, jotka edellyttavat muutoksia, on mainittu kunkin toimen kohdalla. Myos se, onko muutosten tarpeellisuutta viela tarkasteltava, on mainittu. Kaikissa toimielimissa sovelletaan kuitenkin edelleen yhta henkilostosaantokokonaisuutta. Henkilostosaantojen soveltamista koskevia oikeudellisia asiakirjoja on yksinkertaistettava, ja ne on kodifioitava. Taman tyon tulokset asetetaan koko henkiloston kayttoon. Komission hallinnollisia jotta henkilostosilantojen menettelyja henkilostosaantojen soveltamisessa on myos parannettava, tarkasteltava selkeasti asianmukainen soveltaminen voidaan vanhentuneiden saantojen loytamiseksi. Toimien lopullisena tavoitteena on varmistaa henkiloston oikeuksien ja velvollisuuksien avoimuus. taata. Henkilostosaantoja on lisaksi 2. UUDET TOIMET Toimi-55 Se/keiisti sovellettavat selkeiit siiiinnot Parannuksia voidaan saada aikaan muuttamalla soveltamislainsaildantoil ja hallinnollisia mcnettelyjil. Henkilostosaantojen soveltamista koskevien asiakirjojen yksinkertaistamista ja kodifiointia jatketaan sen varmistamiseksi, etta henkilostosaantoja sovelletaan avoimesti ja oikeudenmukaisesti. Nykyisia stiilntoja pyritaan kunnes tehokkaasti, yksinkertaistaminen saadaan valmiiksi. Komission hallinnolliset menettelyt henkilostosilUntojen soveltamisessa tarkistetaan joka tapauksessa. soveltamaan mahdollisimman johdonmukaisesti, selkeasti ja Avoimuus lisaantyy kun henkilostosaantojen, soveltamista koskevien asiakirjojen, tlirkeiden komission paatosten ja keskeisten hallinnollisten paatosten konsolidoitu versio julkaistaan komission intranetissli. Sita paivitetaan saannollisesti. Toimi 56 Henkilostosiiiinnot sellaisten Henkilostosaantoja tarkastellaan - kuulemismenettelyssa henkiloston edustajien kanssa - saannosten loytamiseksi, jotka ovat selkeasti vanhentuneita ja joita ei enaa tarvita EU:n virkamiesten pysyvyyden, laadun ja riiJ,pumattomuuden takaamiseen. Tarkastelussa ei millaan muotoa aseteta kyseenalaiseksi pariteettiktfmiteoiden, joihin kuuluu komission (ja muiden toimielinten) henkiloston ja hallinnon edustajia, osallistumista henkiloresurssien hallintoon. Kyseisten komiteoiden tehtaviil ja toimintaa kuitenkin tarkistetaan niiden toimivuuden parantamisek~i. 3. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT Toimi 55-56 Henkil6ston ja hallinnon PO, jota avustaa henkiloresurssicn suunniticlu- JU koordinaatioryhmli. 45 4. AIKATAULU Toimi 55 Heinakuu 2000: henkilostosaantojen ja niihin liittyvien muiden komission paatosten ja asiakirjojen konsolidoidun version online-julkaisu. Joulukuu 2000: henkilostosaantojen henkilostosaantojen muutosehdotusten ensimmainen kasittely komissiossa. tulokset. Paatelmista tarkastelun riippuen Toimi 56 Joulukuu menettelyjen tarkistuksen tulokset. henkilostosaantojen 2000: soveltamisessa kaytettavien hallinnollisten Toukokuu 2001: ammattiyhdistysten ja ammattialajarjestojen kuulemisen jalkeen komissio toimittaa ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilostosaantokomitealle. Joulukuu 2001: ehdotus neuvostolle. 46 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XX - KURINPITO 1. TAVOITE Kaikissa organisaatioissa tarvitaan oikeudenmukaisia ja toimivia kurinpitosaantoja. Komissiossa ta. ma tarkoittaa selkeita saantoja ja ohjeita virkamiesten ojkeuksista ja velvollisuuksista, asianmukaisia kannustimia, oikeudenmukaista, tehokasta kurinpitomenettelya seka asianmukaisia seuraamuksia, mikali henkilosto ei tayta virkatoimiin liittyvia velvollisuuksiaan. toimivaa ja Komission kurinpitomenettelyssil on tillla hetkellil useita merkittilviil puuttcita, erityiscsti pysyvUmmiln kurinpitolautakunnan puuttuminen. Menettelyt ovat lisaksi usein liian hitaita, eikil henkilosWini ole riittavasti tietoa velvollisuuksistaan ja niiden tayttamatta jattamisen mahdollisista seurauksista. Monia parannuksia voidaan tehda nykyisten saantojen puitteissa. Jarjestelmiln parantaminen syytcttyjcn, heidan tyotovereidensa ja toimielimen etujen turvaamisen kannalta edellyttilil joitakin muutoksia henki lostosaantoihin. 2. UUDET TOIMET Toimi 57 Hallinno/lisen kiiytiinnon parantaminen Ennaltaehkaisevat toimenpiteet, joihin kuuluu virkamiesten oikeudet ja velvollisuudet selkeasti selittavan kasikirjan julkaiseminen, sisaiset saannot menettelyn aloittamisesta, laajennetun kurinpitolautakunnan pysyvan sihteeriston perustaminen, ohjeet rikkeen vakavuuden mukaan maaraytyvista seuraamuksista, saannot petostentorjuntaviraston mahdollisuudesta antaa kurinpitolautakunnalle sen asiaa koskevat (ilman nimiti ja kurinpitoa koskevien paatosten tutkimukset luottamuksellisuuden sailyttamiseksi). todistusaineistoksi julkaiseminen Toimi 58 Henki/ostosiiiintojen parantaminen Tutkimusten aloittamisvaltuuksien yksiselitteisyys ja selkeys, toimielinten yhteisen kurinpitolautakunnan perustaminen, virkamiesten virantoimituksesta pidattamisen ehtojen muuttaminen vakavissa tapauksissa kurinpitomenettelyn aikana, komission edustajan nimeaminen hallinnon nakokannan laatimiseksi ja esittamiseksi kurinpitolautakunnalle ja sen kysymyksiin vastaamiseksi (nykyisin syytetty, jota usein edustavat hiinen asianajajansa, on lasna kurinpitolautakunnassa; hallinnon nakokanta esitetaan kurinpitolautakunnalle kirjallisesti, eika hallinnolla ole sen jalkeen edustajaa lautakunnan menettelyssa). 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 57-58 Henkiloston ja hallinnon PO, koordinaatioryhma ja paasihteeristo. jota avustaa henkiloresurssien suunnittelu- Ja 47 4. AIKATAULU Toimi 57-58 Lokakuu 2000: kurinpitoa kasitteleva keskusteluasiakirja, joka sisaltaa ehdotuksia hallinnollisten menettelyjen parannuksista ja henkilostosaantojen muutoksista. Lokakuu parannuksista. 2000: Lokakuu komissiossa. 2000: komission paatosluonnos kurinpitomenettelyn hallinnollisista henkilostosaantojen - muutosehdotuksen ensimmainen kasittely Huhtikuu 2001: hallinnollisia parannuksia koskevan komission paatoksen hyvaksyminen. Huhtikuu 2001: henkilo~tosaantojen muutosehdotuksen esittaminen toimielinten yhteiselle ja ammattialajarjestojen kuulcmisen henkilostosaantokomitealle ammattiyhdistysten jalkeen. Joulukuu 2001: henki lostosaantojen muutosehdotuksen esitttiminen neuvostollc. 48 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XXI - ILMIANTOJA KOSKEV AT SAANNOT 1. TAVOITE Komissio antoi henkilostolle 2. kesakuuta 1999 tekemassaan paatoksessa selvat ohjeet siita, mita kanavia on kaytettava vaarinkaytoksista ilmoitettaessa. Henkiloston jasenten on ilmoitettava yksikkonsa paallikolle. tai paajohtajalleen, komission paasihteerilJe tai petostentorjuntavirastolle sellaisista tietoonsa tulleista seikoista, jotka antavat aihetta olettaa pctokscn, lahjonnan taikka yhteisojen etuja vahingoittavan muun laittoman toiminnan mahdollisuutta. Sama koskce todisteita sel1aisista virkatoimiin liittyvien velvollisuuksien vakavista tliyttilmilttil jiltUimisistti, jotka voivat johtaa kurinpitotoimiin tliyttlivilli henkiloil ei missililn tapauksessa saa kohdella epaoikeudenmukaisesti tai syrjia sen vuoksi, etta han on toimittanut tallaisia tietoja. rikossyytteisiin. Nlimli velvollisuudet tai 2. UUDET TOIMET Toimi 59 Rikkomuksista ilmoittamista koskevat oikeudet ja velvollisuudet henki/6st6siiiintbihin Ilmiantoja koskevilla saannoilla varmistetaan muun muassa seuraavaa: hyvassa uskossa ja yhteisen edun ilmiantajien nimissii ilman oman edun tavoittelua ja osaston menettelyja noudattaen suojaaminen, vaarilta syytoksilta suojaaminen, mahdollisuus ilmoittaa rikkomuksista komission kunkin osaston sisaisten kanavien kautta muutenkin kuin yksinomaan lahimmalle esimiehelle, komission ulkopuolisten kanavien ja tallaisten kanavien kautta tehtlivien paljastusten suojaan liittyvien olosuhtciden maaritteleminen seka sen selventaminen, etta petostentorjuntavirastolle tapauksen tutkintaa va11cn tchty ilmoitus ei vapauta komissiossa toimivaa johtoa sen tietoon tulleiden ongelmien ratkaisemiseksi tarvittavien toimenpiteiden toteuttamisesta. toimivien Toimi 60 Yhteisen sovitteluelimen perustaminen Yhteisen sovitteluelimen perustaminen nykyisen sovittelurakenteen pohjalta lisaavun, puolueettomien neuvojen ja yhteystahon tarjoamiseksi niissa tapauksissa, joihin ei liity petosepailyja tai yhteison taloudellisia etuja vahingoittavia toimia. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 59-60 Henkiloston ja hallinnon PO, koordinaatioryhma ja paasihteeristo. jota avustaa henkiloresurssien suunnittelu- Ja 4. AIKATAULU Toimi 59-60 Lokakuu 2000: keskusteluasiaki~ja ilmiantoja koskevista sililnnoistil, henkili>smsilUnttiihin ilrnoittamista petostentorjuntavirastolle tarvittavat muutosehdotukset ja rikkomusten koskevat selvennykset mukaan luettuina. Lokakuu 2000: mukaisesti ilmoittavia toimihenkiloita koskevista saannoista. luonnos komission paatokseksi rikkomuksista nykyisen mencttelyn Lokakuu 2000: luonnos ilmiantajia koskevasta toimielintcn villisestil sopimuksesta. Joulukuu 2000: yhteisen sovitteluelimen perustaminen. Maaliskuu 200 l: komissioo pliiltoksen hyvUksyminen. 49 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XXII - PALKA T JA ELAKKEET L TAVOITE Tavoitteena on varmistaa, etta Euroopan unionin toimielinten virkamieskunta sailyy riippumattomana ja vakituisena ja etta komissio tyonantajana kykenee houkuttamaan ja sailyttamaan patevimmat ja kyvykkaimmat yksilot tarkeiden tehtaviensa hoitamiseksi. Erityisesti palkkatason on oltava scllaincn, ettil kaikista jasenvaltioista saadaan riittavasti kyvykasta henkilostoa henkilostosaannoissa edellytctyn mahdollisimman laajan maantieteellisen edustuksen vannistamiseksi. Tamlin perusteella komissio on sitoutunut varmistamaan, etta nykyisen henkiloston tyoehdot ja -olosuhteet eivat heikkene uudistuksessa. Tulevina vuosina palkka- ja elakejarjestelmaan kohdistuu suuria haasteita. Ensinnakin kaikkien EU:n luettuina) vuotuisen toimielinten henkiloston nykyisen palkkojen mukautusjarjestelman soveltaminen paattyy 1. heinakuuta 2001. Komission on ehdotettava sen korvaavaa uutta tehtava ehdotus riittavan aikaisin vuonna 2000. Toiseksi komission on elakejarjestelman tasapainon turvaamiseksi tulevina vuosina. ja elakkeet mukaan jarjestelmaa (lisat Kuten henkilosto on kuulemismenettelyssa oikeutetusti tuonut esille, nama nakokohdat eivat varsinaisesti liity uudistukseen. Uudistus tuo kuitenkin uuden ulottuvuuden menettelysta ja elakkeista kaytaviin neuvotteluihin. Toimintaohjelmassa ehdotetaan merkittavia henkilostosaantojen muutoksia, ja joi II akin niista (esimerkiksi lineaarisella urajarjestelmalla, varhaiselakkeella ja sosiaaliturvasliilnnoksilla) on vaikutusta EU:n toimielinten henkilostoon liittyviin budjettimenoihin jasenvaltioissa. Lainsaadlinnon edellyttaman kuulemismenettelyn ajallisten rajoitteiden vuoksi (katso liitteena oleva aikataulu) komission on mahdotonta esittaa neuvostolle tana vuonna sellaista ehdotusta, jossa namil vaikutukset otettaisiin huomioon. Komission on tarkoitus esittaa neuvostolle ehdotus henkilostosaantoihin uudistuksen vuoksi tarvittavista muutoksista joulukuussa 2001. Nain ollen nayttaa silta, neuvostossa olisi kaytava kaksi erillista neuvottelukierrosta: ensimmamen menetelmasta kesakuusta 2000 alkaen ja toinen henkilostosaantojen muuttamisesta joulukuusta 200 l alkaen. Molemmilla on vaikutusta talousarvioon. Tallainen aikataulu ei olisi kenenkaan etujen mukainen. EU:n henkiloston palkkapaketin kaikkia vaikutuksia selvittamaan. Henkilostossa vallitsisi neuvottelujen valilla epavannuus, koska molemmilla kierroksilla kasiteltaisiin taloudellisia kysymyksia. Tahan liittyvat pohdinnat saattaisivat hairita komission ehdottamien keskeisten uudistusten edistymista tai jopa keskeyttaa sen. talousarvioon ei ehdittaisi Nyt on siis ratkaistava, kuinka naita kahta aihekokonaisuutta - palkkoja ja elakkeita seka uudistusta - kasitellaan niin, etta lopullisena tavoitteena saadaan vietya lapi kunnianhimoinen uudistus ja sailytettya sellainen palkkajarjestelma, etta EU:n toimielimet pystyvat palkkaamaan ja pittimililn palveluksessaan korkeatasoisen ja monikielisen henkilosmn. 2. UUDET TOIMET Toimi 61 Ehdotettu toimintatapa palkka- }a eliikeky. \ymyksissa Ottaen huomioon palkkojen ja elakkeiden seka uudistuksen valilla oleva selva yhteys ja kahden toistaan seuraavaan laajaan neuvottelukierroksen monimutkaisuus, paras ratkaisu henkiloston, komission ja neuvoston kannalta olisi yksi yleisneuvottelu neuvostossa niin palkoista ja ellikkeista kuin henkilostosaantojen tarkistuksistaki n. Tama tavoite voitaisiin saavuttaa, jos komissio esittaisi neuvostolle kaksiosaisen ehdotuksen taman tilapaisen maksun, vuoden puolella. Ensimmainen ehdotus koskisi nykyisen mcnetelman, 50 palkkarakenteen ja elakejarjestelman soveltamisen jatkamista enintaan kahden vuoden ajan. Toiseksi komissio sitoutuisi esittamaan neuvostolle joulukuuhun 2001 mennessa yhdennetyn paketin henkilostosaantojen tarkistuksesta ja uudesta menetelmasta seka elakejarjestelman pitkan aikavalin tasapainoon tahtaavista toimenpiteista. Nain neuvostossa olisi runsaasti aikaa paasta sopimukseen ennen menetelman soveltamisajan umpeutumista vuoden 2003 puolivalissa. Tallaisella toimintatavalla on huomattavasti kaytannon etuja, mutta ei lainkaan oikeudellisia esteita. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Henkiloston ja hallinnon paaosasto. 4. AIKATAULU Toimi 61 Kesakuu 2000: komission tiedonanto. 51 I. HENKIL0ST0HALLINNON UUDISTUS ESIMERKKEJA KOHDEALUEISTA JA AJOITUKSESTA (A) SQSIAALIOLOT - TYOOLQSUHTEET JA T ASA-ARVO KUVIO II Ammattiyhdistysten/jarjesttijen kuuleminen A ,~---_, ~ - - -. y Toimiclinten valinen komitea ______ ,,A _____. , ' - en i ostosaantoJen muutosehdotus neuvostolle 11 12 Marras Joulu Kesa 2000 11 Marras Joulu 2001 Keskustel uasiakirja Komission ehdotukset henkilostosaannon muuttamisesta toimielinten valiseen kasittelyyn Komissio tarkastelee toimicJinten valisesta kasittelysta saatuja ehdotuksia (B) URAJARJESTELMA Hcnki msmsatintiljcn muutoschdotus neuvostollc Ammattiyhdistysten/jarjesWjen kuuleminen A ______. ,------. ,,, - Toimiclintcn valincn komitca A y~--"" ~--. , 7 Heina 8 Elo 9 Syys 10 Loka 11 12 1 ras Joulu 2001 Kesa 2000 2 ·3 8 Helmi Maalis Huhti T ko Kesa HeinA Elo 7 4 6 9 Syys 11 Marras Joulu 2001 Keskusteluasiakirja Komission ehdotukset henkilostosaannon Komissio tarkastelee toimidinten muuttamisesta toimielinten valiseen kasittelyyn valisesta ktisittelysta saatuja ehdotuksia f 11. PALKKA JA ELAKKEET (A) NEUVOSTON KANTA 7 8 Heina Elo 9 Syys 10 1 Loka Marras Joulu 2001 12 11 2 4 Helmi Maalls Huhtl Touko K 3 5 • 7 8 HeinA Elo 9 10 Syys Loka 11 Marras Joulu 2001 Ehdotus neuvostolle menetelmlistli, lisisUi ja elakkeisUi Nykyisen menetelmtin soveltaminen ptitittyy (8) KOMISSION KANTA 9 Syys Loka Marras Joulu 10 11 12 8 7 HeinA Bo K sa 2 00 1 8 2001 Helml Maalis Huhti Touko KesA HeinA Elo -7 6 4 2 5 3 9 Syys 10 loka Marras 11 Jo lu 2 1 Komission tiedonanto kaksivaiheisesta lahestymisestil: ( 1) ehdotus men et el man soveltamisen jatkamisesta kahdella vuodella (Elakkeet ja lisat - Liite VII), ei muutoksia sina aikana), (2) sitoumus esittaa kokonaisehdotus joulukuussa 200 l Kokonaischdotus neuvostollc hen ki lt>sWsaan nt>ista, mcnete I masta ja clUkkeistil 52 IV LUKU - HENKILORESURSSIT XXIII - UUDISTUKSEN V AIKUTUKSET RESURSSEIHIN. 1. TAVOITE Uudistus lisaa komission tyon tehoa ja t01m1vuutta ja vapauttaa resursseja keskeisten tehtavien hoitamiseen. Naiden etujen saaminen edellyttaa kuitenkin alkuinvestointia siirryttaessa asteittain uusiin jarjestelmiin. Komissio on jo siirtanyt henkiloresursseja sellaisille uudistuksen avainaloille kuin varainhoidon valvonta ja toimintoperusteiset johtamisjarjestelmat paaosastoissa. Uudistus edellyttail myos investointia nykyisten ja henkilorcsurssien tehokkaamman kayton varmistamiseksi. ja tietoteknisten valineiden kohentamiseksi taitojen On selvail, etta jotkut uudistusehdotukset vaikuttavat henkiloresursseih1n pysyvasti. Tilllaisia ovat muun muassa seuraavat ehdotukset: • Koulutuksen kehittaminen nykyaikaisen henkiloresurssien hallinnon keskeisenil osatekijanil. • Viestintajarjestelmien kayton kehittaminen ja laajentaminen paatoimipaikoissa ja lahetystoissa. • Tyoolosuhteiden soveltaminen. ja sosiaalipolitiikan nykyaikaistaminen seka parannetun tasa-arvo-ohjelman Taman lisaksi resursseja on valiaikaisesti kohdistettava useille sellaisille aloille, jotka liittyvat uusiin jarjestelmiin · siirtymiseen uudistusehdotusten asteittaisen toteuttamisen myota. Tallaisia ovat muun muassa seuraavat: • Investointi toimintojohtamiseen paaosastoissa. • Henkilostopolitiikan uusien suuntaviivojen laatiminen paaosastoissa ja keskusyksikoissil. • Hoitamatta jaaneiden sitoumusten ja maksujen selvittaminen. Jo pelkastaan ulkopuolelle suuntautuvien tukien alalla on selvitettava yksittain noin 4 300 tapausta, joistajotkut ovat 20 vuoden takaa. • Taloushallinto paaosastoissa uusiin jarjestelmiin siirryttaessa. 2. UUDET TOIMET Toimi 62 Uudistuksen resurssivaikutusten tarkistus ja sen m1:1kaiset toimet Uudistuksen kaikki vaikutukset resursseihin selvitetaan syyskuuksi 2000 suunnitellun komission henkiloresurssien tarvearvioinnin yhteydessa. Komissio ottaa kayttoon jarjestelyt henkiloresurssicn uudelleenjakamiseksi eri toiminta-alojen sisilllil ja niiden valillil sen varmistamiseksi, ettil resurssit ovat sen keskeistcn tehtavien ja poliittisten painopistealueiden mukaiset. Komissaareista kootaan komission puheenjohtajan henkiloresurssien erityisryhma, paaosastojen sisalla ja niiden valilla seka yleisen henkilostotarpeen. uudelleenjakomahdollisuudet Arvioinnissa otetaan huomioon kaikki mahdollisuudet muiden kuin keskeisten tehttivien eriyttilmiseksi silloin kun se on tehokkaampaa eika johda vastuullisuuden vahenemiseen. alaisuudessa to1m1va kaikki arv101 joka tassa arvioinnissa laajan uudelleenjaon seurauksena komission Jos henkiloresurssit eivat ole riittavat sen keskeisten tehtavien ja poliittisten painopistealueiden hoitamiseksi, komissio tekee komissaarien erityisryhman suositusten perusteella budjettivallan kilyttiljalle ehdotuksen tarvittavien lisilresurssien hankkimisesta. Tama tehdililn tarvittaessa muutoskirjeella syyskuussa 2000. todetaan, etta henkiloston Tamlin lisiiksi uudistustoimien edellytttimiil alkuinvestointeja varten otetaan kliyttoon kahdcksi vuodeksi (2000-2001) noin 200 virkaa. Virat jaetaan hyvilksyttilvistil toimista laaditun lucttelon pcrustcclla, ja nc saadaan kayttoon vahentamallti henkilostotaulukon kayttilmtittomia vi1loja. Toimcnpitccssil noudatetaan luonnollisesti henkilostotaulukossa milariteltyja rajoja ja talousarvion osaston A-l enimmilismilar~irahoja. 53 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Budjettipaaosasto ja henkiloston ja hallinnon paaosasto. 4. AIKATAULU Toimi 62 Huhtikuu 2000: vuoden 2001 alustava talousarvioesitys. Toukokuu 2000: kollegion paatos 200 viran jakamisesta. Syyskuu 2000: komission tiedonanto resurssitarpeista. 54 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V ARAINHOIDON VALVONTA XXIV - TULOJEN JA MENOJEN HYVAKSY JIEN JA LINJAESIMIESTEN VALTUUTTAMINEN, VASTUUALUEET JA VELVOLLISUUDET 1. TAVOITE Toqellisen vastuuntunnon luomisen edellytyksia ovat ennen kaikk. ea tehtavien selkea maarittely, toiseksi sen varmistaminen, etta jokainen tuntee ja ymmartaa tehtavansa, ja kolmanneksi tasapuoliset ja luotettavat keinot, joilla saantorikkomuksia kasitellaan. tavoitteidensa tarkoittaa joten se on vain yksi operatiivisen toimintojen Taloushallinto johtamisen osa. Nain ollen menojen hallinnointia, hyvaksymisvaltuuksien delegoinnin on oltava yhdenmukainen johtamisprosessin vastuuketjun kanssa, tavallisesta virkamiehesta paajohtajaan ja komission jaseniin asti. Sen vuoksi henkilon, joka tekee operatiivisen paatoksen menoja aiheuttavaan toimeen tyhtymisesta, on oltava mahdollisimman usein sama henkilo, joka hyvaksyy menon. toteuttamiseksi kuluttavien yhteison varoja Nain ollen tulojen ja menojen hyvaksyjiln tehtavia ja vastuuta ei voida irrottaa operatiiviscn csimichen vastuusta. On kuitenkin tarkeaa varmistaa, etta yhteison varojen kaytto uskotaan sellaisten henki loiden hoitoon, jotka ovat kykenevia tallaiseen johtamiseen. 3. UUDET TOIMET Toimi 63 Kaikkien talousasioista vastaavien henkiloiden tehtavien kuvaus Kunkin talousasioista vastaavan henkilon (tulojen ja menojen hyvaksyjan, tilinpitajan tai varainhoidon valvojan) oikeuksista ja velvollisuuksista on laadittava selkeat saannot, joissa tehtavat ja vastuualueet maaritellaan. Tama saannosto toimitetaan jokaiselle talousasioista vastaavalle henkilolle tehtavaan nimittamisen yhteydessa, ja talloin annetaan myos asianmukainen koulutus. Saantojen noudattamatta jattaminen johtaa myonnettyjen valtuuksien peruuttamiseen. Peruutusvaltuudet ja -menettely maaritellaan saannoissa. Toimi64 Toimivallan delegointi Komissio myontaa menojen hyvaksymisvaltuudet yhteison virkamiehille, ja nailtli edellytetailn henkilostosaannoissa maarattya vastuullisuutta. Tulojen ja menojen hyvaksyjien vastuuta koskevassa yksikoissa. toimintaohjeessa maarataan, miten menojen Mahdollisimman usein henkilo, joka tekee operatiivisen pliatoksen menoja aiheuttavaan toimeen ryhtymisestil, on myos henkilo, joka hyvilksyy menon. Joillakin tarkemmin mliilriteltilvilUi aloilla komission jilsenten kollegio voisi pitliii itsellaan valtuudet pilattila jostakin menoerlista. Siinli tapauksessa komission sisaisissil talousarvion taytilntoonpanosailnnoissa mailritelHUin menoa hallinnoivan yksikon hallinnollinen vastuu. hyvaksymisvaltuudet delegoidaan Toimi 65 Menojen keskitetyn ennakkohyvak. \ynnan lopettaminen Vaatimus varainhoidon valvojalta ennen menoon sitoutumista tai sen hyvaksymista s·aatavasta hyvaksynnilstil poistetaan. Myoskailn hankintoja ja sopimuksia kasittelevan neuvoa-antavan komitean lausuntoa ei enaa vaadita ennen sopimuksen tekoa. (Ks. V luku XXVIll - ). Tilinpitaja ei tarkasta tulojcn ja menojen hyvaksyjan vahvistaman suorituksen oikeellisuutta ("acquit liberatoire"). Tama toimi edellyttaa neuvoston yksimielista paatosta varainhoitoasetusten uudistamisesta. Lisaksi on otettava huomioon tilintarkastustuomioistuimen ja Euroopan parlamentin tausunnot. 55 Toimi66 Vaarinkiiytosten tutkintaelin Taloudellisen virheen tapahduttua tai epailtaessa saantojenvastaisuutta, johon ei liity petosta, vie kyseisen paaosaston paajohtaja ennen kurinpitomenettelyn aloittamista tapauksen kasiteltavaksi valirinkliytosten tutkintaelimelle, joka on mahdollisten taloudellisten vaarinkaytosten sattuessa neuvoa-antava elin. Se harkitsee, onko kyseessa jarjestelmapuute, ja jos niin on, mika on johtamis- ja valvontajarjestelmasta vastaavan henkilon asianmukainen rooli. Tutkintaelimen asema on neuvoa-antava, ja se on valivaihe vaarinkaytoksen jos kurinpitomenettely on tarpeen. Tutkittavalla virkamiehella on oltava oikeus paasta elimen kuultavaksi. Tutkintaelin suosittaa mahdollisuuksien mukaan korjaavia ja ehkaisevia toimia paajohtajalle. Tutkintaelin voi pyytaa sisaisen tarkastuksen osastoa (Ks. Toimi 68) selvittamaan tapahtumia erityistarkastuksella. kurinpitomenettelyn ja muodollisen aloittamisen toteamisen valilla, Toimi 67 Ta/oudellisesta vastuusta siitidetiiiin ainoastaan henkilostosiiiinnoissa Taloudellista vaikutusta omaavien taloudellisesta vastuusta sisaltyvissa malirliyksissil. saadetaan henkilostosaantoihin varainhoitoasetuksissa olevat talousasioista vastaavia henkiloitli koskevat plilillekkiliset poistetaan Varainhoitoasetuksessa saadetty tilinpitajan vastuu ei kuulu taman toimen piiriin. hallintoprosesseihin osallistuvan varainhoitoasetuksen uudelleenlaatimista t01mmtojen ehdotuksen koskevan virkamiehen Nykyisissa milliril yksct yhteydessli. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 63 Toimi 64 Toimi 65 Toimi 66 Budjettipaaosasto, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma (TFAR) tukenaan Kaikki koordinaatioryhma. paaosastot, budjettipaaosasto tukenaan talousprosessien suunnittelu- Ja Budjettipaaosasto tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Budjettipaaosasto tukenaan hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma, henkiloston Ja hallinnon paaosasto. Toimi 66 B udjetti paaosasto 4. AIKATAULU Toimi 63 Toukokuu 2000 (komission paatos) Toimi 64 Vuoden 2001 alku (vuoden 2001 talousarvion toteuttamista koskevien komission sisaisten saantojen hyvaksyminen). Toimi 65 Huhtikuu 2000 (ehdotus varainhoitoasetusten uudistamisesta). Toimi 66 Kesakuu 2000 (komission paatos). Toimi 67 Huhtikuu 2000 (ehdotus varainhoitoasetusten uudistamisesta). 56 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V ARAINHOIDON VALVONTA XXV- YHTEISEN SISAISEN TARKASTUKSEN OSASTON PERUSTAMINEN 1. TAVOITE Koska komission taloudellinen toiminta on niin laajaa ja monimuotoista, sen on voitava vakuuttua, etta taloudeJliset riskit hallitaan kunnolla ja etta resurssien kaytto on tehokasta. Siihen tarvitaan yleisstrategia, joka mahdollistaa sisaisten valvontajarjestelmien toiminnan ja EU:n talousarviosta, EU:n tuloista tai omista varoista rahoitettujen menojen jatkuvan seurannan. tarkastustoimintojen sopiva rakenne vastaisi Komission tehtavistil tarkastuksista ja kentalla tehtavista toimintojen jarjestelmatarkastuksista, joita toteuttaisi operatiivisten paaosastojen sisalla toimivien tarkastusyksikoiden henkilosto (Ks. Toimi 81). Tata rakennetta taydentaisi sisaisen tarkastuksen osasto, jonka paatehtava olisi tarkastaa komission sisaisia valvontatoimintoja ja - jarjestelmia. jarjestelmallisistil jlilkikilteen suosituksia toimintojen Uuden osaston tehtavana on auttaa komission johtoa (1) valvomaan riskeja, (2) seuraamaan salintojen noudattamista, (3) antamaan riippumattomia lausuntoja johtamis- ja valvontajarjestelmien laadusta ja (4) antamaan seka varmistamaan, etta komission varoja kaytetaan taloudellisesti (varat kaytetaan oikeisiin kohteisiin ja niille saadaan vastinetta). Sisaisen tarkastuksen osaston yleisena tavoitteena on antaa komission kaikkia toimintoja koskevien tarkastusten ja etenkin komission sisaisten valvontajarjestelmien asianmukaisuutta ja laadukkuutta koskevan riippumattoman arvion avulla riittavat takeet siita. etta toiminnot ovat asianmukaisia seka tutkia jarjestelmien ja toimintojen asianmukaisuutta ja tehokkuutta ja laajcmmin komission yksikoiden tuloksellisuutta politiikkojen, ohjelmien ja toimien toteuttamisessa. ja niiden vaikuttavuuden tehostamisesta Iisaamisesta tarkastuksen Sisaisen voimavarojen hallintajarjestelmassa ja sisaisen tarkastuksen jarjestelmassa, ja sen on noudatettava korkeimpia johtamiseen, ammattitaitoon ja patevyyteen liittyvia normeja. komission keskeinen osastolla uudessa asema on 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Nykyiseen varainhoidon valvonnan paaosastoon on Varapaajohtaja on vastuussa sisaisesta tarkastuksesta. Virantayttoprosessi alkoi 3. he)mikuuta. jo perustettu uusi varapaajohtajan virka. tarkastuksen Sisaisen 2000 hallinnonuudistuksesta vastaavalle varapuheenjohtajalle loppuraporttinsa nimelta "A new Framework for, Resource Management and Internal Auditing in the Commission". koordinaatioryhma suunnittelu- helmikuuta toimitti 22. ja 3. UUDET TOIMET Toimi68 Sisiiisen tarkastuksen osaslon perustaminen toukokuuhun 2000 mennes. w. 1 Riippumattomien asiantuntijoiden komitcan toisen raportin kohtaan 4. 13. 3 sisilltyvien suositustcn mukaisesti hallinnonuudistuksesta vastaavan komission varapuheenjohtajan suoraan alaisuuteen perustetaan riippumaton ja ammattimainen sisaisen tarkastuksen osasto. Sisaisen tarkastuksen osaston johtajan aseman on oltava yhta riippumaton kuin varainhoidon valvojan asema on varainhoitoasetuksen perusteella. Siten han voi itsenaisesti toimittaa sisaisia tarkastuksia, pitaa ylla ammattikunnan normeja ja mtiilrilta kertomuksissa kasiteltavilt asiat. Sisaisen tarkastajien johtaja on ammattikunnan crittain piltevli ja kokcnut jilsen, joka valitaan nimenomaan Uihan tehtlivaan. tarkastuksen osaston Komissio pililltilil maaliskuussa 2000 uudcn osaston pcrustamiscsta ja organisaatiosta. Sisiliscn tarkastuksen osastoon otetaan noin 80 cri palkkaluokkicn virkarnicsti. joista noiri 65 on ammatillisesti sis~iisesta piltevia osasto pcrustetaan tarkastajia. Uusi ja kokeneita komission astcittain 57 tarkastustoiminnoista saatujen kokemusten varaan. Jotta komission s1samen asiantuntemus saata1s1m parhaiten kayttoon, tarvittavan ammatillisen patevyyden ja tyokokemuksen omaavalle henkilostolle julkistetaan yleinen kiinnostuksenilmaisupyynto, ja sen jalkeen jarjestetaan komission sisainen kilpailu. Henkilostoa aiotaan palkata myos komission ulkopuolelta, esim. · kansallisia asiantuntijoita jasenvaltioiden tarkastusvirastoista. Valmistelujen osana laaditaan tyosuunnitelmaluonnos 1. 5. -31. 12. 2000 valiseksi tarkastuksen osaston henkiloston eettiset saannot ja maaritellaan sisaiselle ajaksi seka sisaisen tarkastukselle yhteinen lahestymistapa. Uusi organisaatio perustetaan 1. toukokuuta 2000 mennessa. Vuoden 2000 loppuun mennessa sisaisen tarkastuksen osaston johtajan on laadittava vuotta 2001 koskeva sisaisen tarkastuksen suunnitelma ja esittaa alustava tarkastussuunnitelma vuosiksi 2001-2003. Sisilisen tarkastuksen osaston vaatimusten perusteella julkistetaan toinen kiinnostuksenilmaisupyynto osaston tarpeista. Maaliskuuhun 200 I mennessa sisilisen johtajan paastya riittavaan varmuuteen osaston tarkastuksen osasto toimittaa sisaisten tarkastuksen seurantakomitealle (Katso Toi mi 71) ja komission jasenten kollegiolle vuotta 2000 koskevan tarkastusraportin, jossa on esitettilvn sisiliscn tarkastukscn osaston perustaminen ja tulokset operatiivisten paaosastojen muutosproscssia koskcvasta tarkastukscsta. Toimi 69 Sisaisen tarkastuksen osaston raportointi- ja suunnittelutehtiivii johtaja osaston tarkastuksen riippumattomasti, to1m11 muista yksikoista raportoi Sisaisen hallinnonuudistuksesta vastaavalle varapuheenjohtajalle ja voi neuvotella tarvittaessa suoraan komission puheenjohtajan ja kollegion jasenten kanssa. Sisaisen tarkastuksen osaston johtaja laatii kolme vuotta kattavan alustavan suunnitelman perusteella vuosittaisen tarkastu~suunnitelman tarkastustoimintojen toteuttamisesta. Molemmat suunnitelmat perustuvat riskianalyysiin. Sisaisen tarkastuksen osaston ja tarkastettavien valiset neuvottelut saavat kestaa korkeintaan kuukauden, minka jalkeen tarkastusraportti viimeistellaan. Sisaisen tarkastuksen osaston johtaja on vastuussa kaikista tarkastusraporteista, ja htinen on laadittava tarkastustoiminnoista ja niiden tuloksista vuosikertomus. Tarkastustoimintoja koskeva vuosikertomus julkistetaan. Vuoden 2000 loppuun mennessa sisaisen tarkastuksen osaston johtajan on laadittava vuotta 200 l koskeva ja vuosia 2001-2003 koskcva alustava tarkastussuunni tel ma. tarkastussuunnitelma Toimi 70 Sisaisen tarkastuksen erottaminen varainhoidon valvonnasta Pyrkimys sisaisen tarkastuksen saamisesta riippumattomaksi poistamalla sen ja varainhoidon valvonnan valisten konfliktien mahdollisuus toteutuu uudelleen laadittavan varainhoitoasetuksen ~4 artiklan tarkistamistyon yhteydessa, ja siihen saakka mahdollisuuksien mukaan myos jarjestelmalla. jossa sisaisen tarkastuksen osaston johtaja raportoi varainhoidon valvojan alaisuudessa hallinnonuuclistuksesta vastaavalle varapuheenjohtajalle. Varainhoitoasetuksen tarkistusehdotuksessa saadetaan, etta sisainen tarkastaja hoitaa komissiossa yhta itsenaisesti kuin varainhoidon valvoja tehtavia, jotka varainhoidon valvojalle on maaratty perustamissopimuksessa. Komissio kehottaa neuvostoa, parlamenttia ja tilintarkastustuomioistuinta kasittelemaan nopeasti taman muutoksen 24 artiklaan, ja muutosta olisi kasiteltava omana erillisena muutoksena. Kunnes 24 artikla saadaan muutettua sisaisen tarkastuksen osasto toimii nykyisen varainhoidon valvonnan paaosaston yhteydessa, vaikkakin omissa tiloissaan, ja sisaisen tarkastuksen osaston johtaja on sisaisesta tarkastuksesta vastaava varapailjohtaja varainhoidon valvonnan pailosastossa. Siirtymavaiheen jalkeen sisliisen tulee erillinen, riippumaton elin. tarkastuksen osastosta Toimi 71 Sisiiisen tarkastuksen seurantakomitea jasenten kollegiota tarkastuksen seurantakomitea auttaa komission Sisaisen tilmiln perussopimuksista ja muista saadoksista ja sopimuksista johtuvat velvoitteet varmistamalla, etta komission yksikoissa laskentatoimen ja raportoinnin osalta noudatettavat kilytilnnot pysyvilt laadukkaina tarkastukscn osaston ja yhtcnaisinil. Sisaisen itsenilisyyden ja ja seuraa tilintarkastustuomioistuimen toimittamista tarkastuksista saatujen tulosten perusteella, (2) tarkastusten perusteella annettujen suositusten tliytantoonpanoa, seka (3) tarkastustyon laatua. Se huolehtii myos siita, ettil komission jilsenten kollegion. tarkastuksen osaston ja pililjohtajicn sekil komission talousyksikoiden villinen vuorovaikutus on tehokasta. Komission jilscnet ja yksikot voivat seurantakomitean valityksella pyytilil sisilisen tarkastukscn osaston apua tai pyytail situ tarkastuksen seurantakomitea varmistaa sisilisen (l) komission valvontaprosesseja tilintarkastustuomioistuimen, sisilisen tarkastuksen osaston tayttilmililn s1saisen 58 suorittamaan erityistarkastuksia. Komiteaan valitaan enintaan viisi jasenta, joista nelja on komission jasenia, ja sen puheenjohtajana toimii budjettikomissaari. Yksi jasen valitaan komission ulkopuolelta, ja Minella on oltava tietoa ja kokemusta yritysten hallinnoinnista ja tarkastustoiminnoista. Sisaisen tarkastuksen seurantakomitea on neuvoa-antava elin, jolla ei ole toimeenpanovaltuuksia. Komitean apuna toimii sihteeristo. 3. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi68 Henkiloston ja hallinnon paaosasto (rekrytoinnit ja tilakysymykset), hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma (Toimi 68 osalta muun valmistelutyon koordinoiminen vuoden 2000 ajan), sisaisen tarkastuksen osaston johtaja (toimintaohje-ehdotuksen osalta). Toimi 69 Sisaisen tarkastuksen osasto Toimi 70 Budjettipaaosasto Toimi 71 i>aasihteeristo tai budjettipilaosasto(sihteeristopalvelujen osalta). 4. AIKA T AULU Toimi 68 Toukokuuhun 2000 mennessaja toimintaohjeen osalta mahdollisimman pian. Toimi69 Joulukuu 2000 (sisaisen tarkastuksen suunnitelma 2001 ja vuosien 2000-2003 alustava tarkastussuunnitelma) ja maaliskuu 2001 (sisaisen tarkastuksen vuosikertomus 2000). Toimi 70 Huhtikuu 2000 (ehdotus varainhoitoasetusten uudistamisesta) Toimi'71 Mahdollisimman hyvaksymisen jalkeen. pian sisaisen tarkastuksen seurantakomitean toimintaohjeiden 59 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V ARAINHOIDON VALVONTA XXVI - KOMISSION YHTEISEN V ARAINHOITOELIMEN PERUSTAMINEN 1. TAVOITE Ammattitaitoista tukea ja neuvoja on oltava keskitetysti tarjolla kaikille, jotka ovat tekemisissa budjetti ja taloushallinnon kanssa. Tama luo johdonmukaisuutta saantojen ja menettelyjen seka komission yhteisten sisaisen tarkastuksen standardien maarittelyyn ja soveltamiseen koko komissiossa. Vastuullinen · toiminta edellyttaa, etta tehtavien hoitoon on riittavat tiedot ja keinot. Toisaalta paras keino varmistaa saantojen ja menettelyjen noudattaminen on saattaa ne kaikkien virkamiesten saataville koonnettuina, yksinkertaisina, selkeina ja helposti saatavina. Selkeiden, yhtcisten ja koonnettujen saantojen ja menettelyjen tarve on erityisen polttava avustusten ja hankintojen kohdalla. Kilpailuttaminen rahoituksen suuntaamisessa, taydelliset tiedot rahoitusmahdollisuuksista. kaikkien tarjouksen julkistamincn ja kunnollinen seuranta ja arviointi ovat periaatteita, joita on noudatettava tiukasti. Avustukscn ja hankintamenon valinen raja on maariteltava tasmallisesti. Komission on myos oltava hyvilnil csimcrkkinil hankintamenettel yissa. tasapuolinen kohtelu, avoimet valintamenettelyt, tehneiden tulostcn 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Komission yhteinen sopimusyksikko, joka perustettiin budjettipaaosastoon vuonna I 998, on aloittanut vakiosopimusten maarittelyn, neuvonnan ja sopimustietokannan suunnittelun. Komissio hyvaksyi Avustusten hallinnoinnin kasikirjan heinakuussa 1998 ja se tuli voimaan 1. tammikuuta 1999. Sen soveltamisesta on tekeilla arviointi, jonka tulokset ovat k~iytettlivissa helmikuussa 2000. 3. UUDET TOIMET Toimi 72 Komission yhteisen varainhoitoelimen perustaminen ja huolehtivat niiden takaisinperinnasta, ' kehittaa Budjettipaaosastoon perustettava yhteinen varainhoitoelin maarittaa yhteison varojen kayton lainsaadannolliset puitteet - alakohtaiset varainhoitosaannot mukaan luettuna - ja sisaisen tarkastuksen vahimmaisvaatimukset, tarjoaa ohjeita niiden noudat~amisesta niille, jotka hallinnoivat maararahojen kayttoa taloushallinnon tietojarjestelmaa ja jarjestaa - yhdessa henkiloston ja hallinnon paaosaston ja operatiivisten paaosastojen interaktiivisen sisliisen kanssa - tietoverkon, joka sisaltaa kaikki silannot, kasikirjat ja muut tiedot villittomastil ja villillisestU taloushallinnosta. Se tarjoaa palveluja asiakkaidensa tarpeiden mukaan, ja kilyttiljien tyytyvtiisyydesUi tehtaviln silannollisen selvitykscn tuoma palaute sisallytetaan budjettipililosaston vuosikcrtomukseen. Tehdessaan ehdotuksia taloushallinnollisista menettelyista sen on pyydettilvil sisaisen tarkastuksen osaston tarkastuksen osaston osaaminen otetaan asianmukaisesti huomioon. talouskoulutusta. Varainhoitoelin perustaa helppokayttoisen ja Jausunto huolehtiakseen siitil. etta sisaisen johtaa yhteista ja Toimi 73 Sopimusneuvonta Sopimusyksikko perustetaan neuvomaan tulojen ja menojen hyvaksyjiti ja komissiota sopimustcn teossa. Tiimti yksikko vastaa mallisopimusten laatimisesta, sopimustietokannan yllilpidosta (Ks. jilljempilna) ja sopimushallintoa ja hankintamenettelyjil koskevasta neuvonnasta (Ks. Toimi 94: sopimusten ja tarjouskilpailujen hallintojilrjestelmien suunnitteleminen petosten osalta aukottomaksi). 60 Toimi 74 Sopimustietokanta tietokantaan kootaan kaikki komission ja rahoitussopimukset. Keskitettyyn Maksusitoumuksen tekeminen edellyttaa aina, etta sopimuskumppaniksi aiottua osapuolta koskevat tiedot tiedot sopimuksen aiheesta, on viety sopimuskumppanista, ja taytantoonpanosta. tietokantaan. Tietokanta sisaltaa kaiklci merkitykselliset tekemat hankinta- edunsaajista tarkeimmat edunsaajat) valilliset (mukaan luettuna Toimi 75 Taloushallintokiisikirjat Toimintasaannot koonnetaan ja esitetaan yksinkertaisissa kasikirjoissa, joita paivitetaan tarvittaessa. Naissa kasikirjoissa moitteettoman taloushallinnon periaatteista johdetaan kaytannon kasitteet, ja ne toimivat ohjeina taloustapahtuman hallinnoinnissa toimen perustamisesta sen tulosten arviointiin saakka. Talous- ja budjettihallinnon koulutus perustuu naihin kasikirjoihin. · Toimi 76 Hankintasopimukset ja avustukset Hankintasopimusten ja avustusten myontamisen ja seurannan periaatteet maaritetaan varainhoitoasetuksen erillisessa osastossa. tarkistctun On myos harkittava sellaisen tulojen ja menojen hyvaksyjista riippumattoman elimen perustamista, joka voisi kasitella hankintamenettelyja koskevia kanteluita. Toimi 77 Kiiyttiijaverkostot Yhteinen varainhoitoelin perustaa kayttajaverkostoja, joilla turvataan tiedon tehokas levittUminen. maaritetaan ja vaihdetaan parhaita kaytilntoja ja saadaan palautetta opcratiivisilta yksiktlilHi. Nykyistcn kayttajaverkostojen toiminta ja lukumaara tarkistetaan tassa yhteydessil. 4. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKCJT) Toimi 72 Budjettipaaosasto tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhmli. Toimi 73 Budjettipaaosasto. Toimi 74 Budjettipaaosasto tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Toimi 75 suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Budjettipaaosasto, hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma tukenaan talousprosessien Toimi 76 Budjettipaaosasto tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Toimi 77 ~udjettipaaosasto. S. AIKATAULU Toimi 72 Toukokuu 2000 (komission pililtos yhteisen varainhoitoclimcn pcrustamiscsta). sisUiscn tietoverkon valmistumincn kcsilkuuhun 200 I mcnncssil. Toimi 73 Kesakuu 2000. Toimi 74 Kesi\kuu 2001 (valiaikainen sopimustietokanta toiminnassa; paatos lopullisen tietokannan kokoonpanosta). Toimi 75 Marraskuu 2000. Toimi 76 Huhtiku~ 2000 (komission ehdotus varainhoitoasetusten uudistamisesta); selvitys tarpcesta muuttaa komission sisaisiil menettelysililntojil. Toimi 77 Vuoden 2000 kuluessa. 61 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V ARAINHOIDON VALVONTA XXVII-TALOUSHALLINTO JA VARAINHOIDON VALVONTA P ilOSASTOISSA 1. TAVOITE sisaltyy tulosten Paajohtajan vastuualueeseen kuuluu koko aikaansaamiseen. Tahan lai1Iisuuden, hanen saannonmukaisuuden ja toimi vuuden varmistaminen. Tata vastuuta han ei enaa jaa varainhoidon valvojan eika tilinpitajan kanssa, kun naiden vastuu menojen ennakkohyvaksymisestil ja menon oikeellisuuden tarkastamisesta poistuu. Sen vuoksi paajohtajat haluavat varmistaa, ettil heilla on kilytossailn toimivat sisaiset valvontajarjestelmat. Komission sisainen linjojen sisilistcn valvontajarjestelmien tehokkuuden ja vaikuttavuuden tutkimisesta. johtamisprosessi tekemiensa tarkastaja vastaa johdon ja tavoitteiden maarittelysta taloudellisten paatosten Sisainen valvonta koskee kaikkia organisaation johdon suunnittelemia ja kayttoon ottamia politiikkoja ja menettelyja, joiden tarkoituksena on varmistaa, etta organisaation tavoitteet saavutetaan taloudellisesti, tehokkaasti ja · tavoitelluin vaikutuksin; ulkoisten saantojen ja johtamismenetelmien ja -periaatteiden noudattamista; omaisuuden ja tiedon turvaamista; petosten ja virheiden ehkaisemistli ja havaitsemista, seka tilinpaatosten laatua ja luotettavien taloudellisten ja hallinnollisten tietojen tuottamista mailrilaikojen mukaisesti. Tastil seuraa, etta sisainen valvonta on kaikkien virkamiesten vastuulla. Sisiliset valvontajilrjestelmilt on integroitava operatiivisiin toimiin niin, etta tilanteiden muutoksiin voidaan reagoida heti ja pililtoksenteon ja delegoinnin tasoa voidaan parantaa. Varainhoidon valvonnan keskeinen kysymys on mililritcllil kunkin paatoksentekoprosessiin osallistuvan virkamiehen tehtavat ja vastuu, koska kaikilla tehtlivilla on jonkin tasoisia taloudellisia seuraamuksia. Kukin paaosasto laatii vuosittain toimintakertomuksen (Ks. III luku -VIII - Toimintojohtaminen (ABM) VIII - Toimintojohtaminen (ABM)joka sisaltaa saavutetut tulokset, yksityiskohtaisen selvityksen osastolle myonnettyjen varojen kaytosta ja liitteena paaosaston tilinpaatoksen, joka laaditaan komission tilinpitajan maaritteleman mallin mukaisest'i. Paajohtaja ilmoittaa kertomuksessa selvasti, etta kaytossa olevat sisaisen tarkastuksen menetelmat antavat riittavan varmuuden tilien perustana olevien toimien lai llisuudesta ja asianmukaisuudesta. talousyksikko jatkossakin merkittilvil Kunkin paaosaston on otettava kayttoon tarpeitaan vastaava organisaatiorakenne varmistaakseen, ettil sen sisainen valvonta hoidetaan asianmukaisesti. Talousyksikoilla on rooli budjettimenettelyissa ja paaosaston taloushallintojarjestelmien luomisessa ja hoitamisessa. PaiUohtajan on tarkeimpien opcraatioidcn paatettilvil, missa mailrin cnnakkohyvilksymista. Rakenteiden ja tyiivillineiden tulec olla kaikkialla komissiossa mahdollisimman yhdenmukaiset, mutta kaikille pililosastoille yhdenmukainen jarjestelmil ei olisi tarkoituksenmukainen, koska menorakenteet, taloushallintotarpeet ja valvontavalmiudet vaihtelevat suuresti pililosastosta toiseen. Nayttaa viisaammalta asettaa yhdenmukaiset vahimmaisnormit, joiden piltevyyden ulkopuoliset asiantuntijat ovat todenneet, kuin maarilta kaikille yksikoille yhdenmukaistetut sililnnot. Talloin tarvitaan myos selvitys henkilostotarpeista ja keinoista, joilla hankitaan patevaa henkilostoa ja pidetaan se talossa. Johtamistaitoja erityisesti taloushallinnon alalla on lisattava rekrytoinnin ja koulutuksen avulla (Ks. V luku V- XXIX - Henkiloresurssit ja koulutusXXIX - ). suorittaa suorittaa ja voi Erityishuomiota on kiinnitettavil ulkosuhteiden alaan seka nykyisen hankkeiden eri vaiheiden vastuunjaon ettil rahoitustoimien itsenllistamisen ja hajauttamisen osalta. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET SEM 2000 -hankkeen taytilntoonpanon ja tuloksien ulkoincn arviointi: hL·inLikuu 1999. 62 3. UUDET TOIMET Toimi 78 Sisiiisen tarkastuksen viihimmiiisnormit tehtavien erotteluperiaatteet, valvontatehtava, Yhteinen varainhoitoelin maarittaa paaosastojen sisaiselle tarkastukselle yhteiset vahimmaisnormit ja antaa neuvoja niiden noudattamisessa. Normeissa esitetaan jarjestelmat ja tehtavat, jotka on otettava kayttoon kaikissa menoja hyvaksyvissa yksikoissa (esim. kirjallinen tehtavanmaarittely, vastuualueiden maarittely, sisaiset oppaat, prosessien koontaminen, koulutus jne. ). Jokaisen menot hyvaksyvan yksikon on viime kadessa vastattava omien sisaisten valvontajarjestelmiensa uudelleentarkastelusta, ja paajohtajien on varmistettava paaosastonsa sisaisen valvonnan riittavyys. Kukin paaosasto laatii taloushallinto- ja valvontajarjestelmistaan kirjallisen esityksen yhteisen varainhoitoelimen laatiman mallin mukaisesti. Ta. man asiakirjan on oJtava koko henkiloston tiedoksi yhteiseen tarkastuksen osastoon. Nama asiakirjat, kayttajaverkostot seka varainhoitoelimeen paaosastojen ja sisaisen tarkastuksen osaston tarkastusraportit antavat yhteiselle varainhoitoclimelle riittavasti tietoa, jotta se voi valvoa vahimmaisnormien noudattamista koko komissiossa. Yhteinen varainhoitoelin ajantasaistaa normeja tarvittaessa. ja sita on paivitettava jatkuvasti. Se ja sisaisen lahetetaan saatavilla seuranta, · Toimi 79 Tehtiivien erottelu ja talousprosessit Jokainen taloustapahtuma arvioidaan seka toiminnalliselta etta taloudelliselta kannalta ennen kuin meno hyvaksytaan. osaamisen arv1omnin kustannustehokkuusanalyysin perusteella kukin paajohtaja paattaa, miten tehtavat on asianmukaisinta jakaa ja laaditaan suosituksia organisaatiomallista (Ks. ta. man jakson liitteena olevat talousprosessien ohjeelliset perusmallit). jalkeen organisaatiokaavion. Kullekin menolajille varainkayton Toimintojen riskien ta. man laatii seka ja Toimi 80 Piiiiosastojen sisaisten talou~yksikoiden tehtiivien kehitys Talousyksikot ovat paaasiallinen yhteyspiste budjettipaaosastoon pain, ja ne vartnistavat. etta saiinnot ja menettelyt tunnetaan koko paaosastossa, ja antavat palautetta kayttiljien kokemuksista. Ne luovat paaosastojen taloushallintojarjestelmat ja hoitavat niita, laativat talouden hoitoa koskevan osuuden paaosaston vuosittaiseen toimintakertomukseen ja huolehtivat siita, etta tilinpaatostiedot ovat taydelliset. ymmarrettavat ja kaikkien virkamiesten saatavilla. Nama yksikot neuvovat ja tukevat operatiivisia yksikoita. Joissakin talousprosesseissa ne tekevat taloudellisia arvioita taloustapahtumi~ta (Ks. Toimi 79) Arvioita tehdaan aivan yleisesti julkisia hankintoja koskevissa menettelyissa. Jos paajohtaja katsoo aiheelliseksi, ne voivat yhdistaa ennakkohyvaksymisen muihin talouden suunnittelun ja seurannan alueisiin. Tama ennakkotarkastus on lisatae tulojen ja menojen hyvaksyjalle mutta ei vahennil tamiln vastuuta. Toimi 81 Piiiiosastojen valvontatehtiiviin vahvistaminen Kuhunkin paaosastoon luodaan tarkastusrakenne, jonka tarkeimpana tavoitteena on antaa paajohtajalle vannistus siita, etta paaosaston toimintoja (myos taloudellisia toimintoja) valvotaan sisaisesti. Tahiln tehtavaan Gota hoitaa paaosaston taloudellisesta vastuusta riippuen joko yksi henkilo tai toimiala yksiktln sijaan) sisaltyy myos sisilisten valvontamekanismien arviointi ja kchittilminen. sisUisct siUinnot ja menettelyt seka riskien arviointi. Pililosaston sisilinen tarkastus raportoi suoraan pilUjohtajalle, jotta voidaan taata sen edellyttamil itsenilisyys ja valtuudet patiosaston sisilllil. Sisilinen tarkastus laatii itsenaisiti selvityksia budjettivarojen kaytosta paaosastossa ja ja tulosanalyyseja seka jalkitarkastuksia kentalla. Sisilisen tarkastuksen vuosiohjelma laaditaan yhdessil pililjohtajan kanssa, ja siina otetaan huomioon kaikkien paaosaston varoja hallinnoivien yksikoiden tai osastojen toiveet. Vuosiohjelma toimitetaan sisaisen tarkastuksen osastoon pililllekkliisten tarkastustcn villttilmiseksi. Budjettipaaosaston vastuulla toimivat pailosastojen sisaiset tarkastusrakenteet olisivat myos yhteydcssil tilintarkastustuomioistuimeen pliaosastoa koskevista aiheista. jarjestelmil-, ohjelma- tekee Tt>imi 82 Pii,Hohlt!ian vuosillaiseen toimintakertomukseen sisiiltyvii lausuma Kukin palijohtuja on vastuussa moitteettomasta ja tehokkaasta voimavarojen hoidosta seka pliatokscnteon aikana ettli pililtosten seurannan aikuna (sisainen valvonta). Tama va:-. t uu osoitetaan kunkin pliajohtajan vuosittaisessa toimintakertomuksessaan antamalla lausurnalla siitli, ctta ptiliosastossa on ha~joitettu 63 tilinpaatos Paaosaston tarkoituksiin. asianmukaista sisaista valvontaa ja etta kertomuksessa tehdyn tutkimuksen mukaan varat on· kaytetty oikeisiin toimintakertomukseen. YksikonpaalJikoiden ja johtajien on toimitettava oma osuutensa kcrtomukseen. Allekirjoittacssaan vuosikertomuksen paajohtaja ottaa vastuun siita, etta kertomuksen tiedot ovat tarkkoja ja taydellisiU, seka vahvistaa, etta varat on kaytetty aiotulla tavalla ja etta paaosaston sisaiset valvontamenetelmilt antavat laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Pililosaston riittavat takeet tilien perustana olevien toimien vuotuinen toimintakertomus esitetaan komission jasenten kollegiolle, neuvostolle, Euroopan parlamcntille ja tilintarkastustuomioistuimelle. vuosittaiseen liitetaan Toimi 83 Henkiloston riittavyys Paajohtajien on hyvaksyttava uudet menovelvoitteet vain silloin, jos he katsovat, etta niiden hallinnoimiseen on niin laadullisesti kuin maarallisestikin riittavasti henkilostoil. Toimintojohtamisen (ABM) periaatteiden mukaisesti uusissa talousohjelmissa korvamerkitilan jo niiden oikeusperustassa nc henkilo- ja hallintoresurssit, jotka ovat tarpeen niiden seurannan ja valvonnan asiallista hoitamista varten. Nama resurssit ilmaistaan prosentteina ohjelman talousarviosta. 4. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 78 Toimi 79 Toimi 80 Toimi 81 Yhteinen varainhoitoelin tukenaan sisaisen tarkastuksen osasto, OLAF, talousproscssien suunnittelu- ja koordinaatioryhma ja hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhmil. Kaikki paaosastot tukenaan yhteinen varainhoitoelin, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma ja hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhmil. Kaikki paaosastot tukenaan yhteinen varainhoitoelin, talousprosessien suunnittclu- JU koordimiatioryhma ja hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma. Kaikki paaosastot tukenaan yhteinen varainhoitoelin ja hallinnonuudistusta kilsittelcvil tyoryhma. Toimi 82 Kai kki paaosastot. Toimi 83 Kai kki paaosastot. 5. AIKATAULU Toimi 78 Kesakuu 2000 (ehdotusluonnos), syyskuu 2000 (komission paatos). Toimi 79 Vuoden 2000 kuluessa. Toimi 80 Vuoden 2000 kuluessa. Toimi 81 Vuoden 2000 kuluessa. Toimi 82 Huhtikuu 200 l ensimmilisen vuosittaisen toimintakertomuksen osalta. Scuraavicn vuosicn osalta maaritellailn mailraajat, joiden puitteissa voidaan varmistaa kertomuksen asianmukainen kaytto raportointivalineena vuotuisessa resurssien jakoprosessissa. Toimi 83 Vuodesta 2000. 64 T aloudellisia_ v~ikutuksia I I Toimiota- I I a1heuttava t01m1 vastaava I I Ialans- va~taava I Menon ··· vvak-~vrn h •· KAA VIO III: T ALOUSPROSESSI (cid:141) M eno I Kaksinkertainen arviointi (tehtavien erottelun periaate) T ALOUSPROSESSIEN PERUSMALLIT Paajohtaja maarittelee. Valintakriteerit: riskianalyysi ja varojen taloudellinen kaytt<i. Yhdella PO:lla voi olla erilaisia talousprosesseja. jos se hoitaa erityyppisia men~ja. Malli I: tiiysin hajautettu ilman «vastapainoa» (Esimerkki: usean hankkeen suora johtarninen) Paajohtaja Talousyksikko Linjaesimies = menon hyvaksyja Malli 2: osittain hajautettu (Esimerkkeja: julkiset hankinnat; joidenkin hankkeiden suora johtarninen: yhteinen hallinnointi) Paajohtaja Talousyksikko Linjaesimies = menon hyvaksyja Talous va~taava Talous va~taava Malli 3: tiiysin hajautettu ilman «vastapainoa» (Esimerkkeja: petosalttiit tapahtumat: linjaesirniehen koeaika) Paajohtaja Malli 4: keskitetty (Esimerkki: vain vahan menoja aiheuttavat PO:t) Paajohtaja Talousyksikko " 1 1 • Linjaesimies = menon hyvaksyja Talousyksikko = menon hyvaksyja "~ ,,,,- 1 1 Toiminta- va~t;rnva Talous va. taav::. iminta- 65 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V ARAINHOIDON VALVONTA XXVIII - SIIRTYMAV AIHE 1. TAVOITE lainsaadanto sailyttamista ja erityisesti voimassa oleva varainhoitoasetus edellyttaa ~eskitetyn Nykyinen ennakkohyvaksymisen tehtavaa varainhoidon ennakkovalvonnan ja sisaisen tarkastuksen vastuutahona. Nain ollen varainhoidon valvonnan paaosaston ennakkohyvaksymisesta ei voida kokonaan luopua heti eika sita voida kaikkien taloustapahtumien osalta korvata automaattisella hyvaksymisella. Varainhoitoasetuksen uudistaminen ei kuitcnkaan estil yksikoiden ja sisaisen valvonnan ammattimaisuuden vahvistamista. ja korostaa varainhoidon valvojan riippumattomuudcn tiukentamista tarkastuksen ja sisaisen (Ks. taman jakson liitteena valineita turvaamiseksi taytantoonpanon joko keskitetty tai hajautettu - Komissio huolehtii siita, etta virkamiesten vastuualueet selkeytetaan siirtymavaiheen aikana ja etta ennakkovalvonta - toimii nopeasti ja tehokkaasti. Tata varten on suunniteltu taytantoonpanoprosessi, jonka avulla taataan, ettti muutoksia ei tehdti ilman tarvittavia kcinoja kuvaus ja taytantoonpanoprosessista): talousasioista vastaavien henkiloiden tehtavia koskevissa saannoissa (Toimi 63) esitetaan yksityiskohtaisesti heidan taloudellinen vastuunsa; operatiivisten paaosastojen talousyksikoita vahvistetaan sijoittamalla niihin henkilostoa varainhoidon valvonnan paaosastosta (Toimi tarkastuksen 86); operatiivisia paaosastoja autetaan vahimmaisnormien mukaisesti (Toimi 85); laaditaan yksinkertaiset ja koonnetut saannot ja menettelyt (Toi mi 75); kaikki (Toimi 91 ); muutosprosessin edistyminen tutkitaan (Toimi 87); paajohtajien on ilmoitettava, ovatko he aloittaneet taytantoonpanoprosessin avulla komission asianmukaisen sisaisen valvonnan (Toimi 82). Ta. man taloushallinto- ja valvontajarjestelmat saadaan vuoden 2001 puolivaliin mennessa tehokkaiksi ja riittavan luotettaviksi, jotta ne toimivat ilman keskitettya ennakkohyvaksymista. Jos jotkut menoja aiheuttavat yksikot eivat kykene noudattamaan uudistuksen korkeita vaatimuksia uuden varainhoitoasetuksen voimaantuloon mennessa, ennakkohyvaksyminen sailytetaan niiden hallinnoimien taloustapahtumien osalta kunnes ne pystyvat noudattamaan naita vaatimuksia. talousasioista vastaavat henkilot koulutetaan perusteellisesti toimintasuunnitelmat laatimaan s1smsen oleva 2. UUDET TOIMET Toimi 84 Nykyisin kiiytettdvien sisdisten valvontajdrjestelmienja talousprosessien tutkiminenja arviointi tekee kirjallisen esityksen nykyisista Kukin paaosasto ja talousprosesseistaan budjettipaao. saston laatiman mallin mukaisesti. Kukin paaosasto sitoutuu myoskin arvioimaan, ovatko sen kayttamat valvontajarjestelmat asianmukaisia. Komission nykyiset taloushallinto ja valvontakaytannot arvioidaan vertaamalla niita vahimmaisnormeja koskevaan ehdotusluonnokseen (Ks. Toimi 78). Arvioinnin tulokset otetaan huomioon vahimmaisnormien viimeistelyvaiheessa. sisaisista valvontajarjestelmistaan Toimi 85 Asianmukaisten sisdisten valvontqjdrJestelmien ja ta/ousprosessien suunnitteleminen Kukin pilaosasto laatii nykyisten jlirjcstelmicn arviointitulosten perusteella valvonnan perusmallin (kaavion Ill mukaisesti) toteuttaakseen asianmukaista sisilista valvontaa. Pililosastot laativat myos suunnitelman taloushallinnon toteuttamiseksi. tarjotakseen henkilostolleen keinot ja koulutuksen moitteettoman 66 Toimi 86 Hajauttaminen Ennakkohyvaksymisen suorittavat operatiiv1s11n paaosastoihin siirretyt varainhoidon valvojat, jotka raportoivat koko komission varainhoidon valvojalle. Varainhoidon valvonnan paaosastoon perustetaan keskusyksikko · huolehtimaan muihin paaosastoihin tyon koordinoinnista ja heidan avustamisestaan. Varainhoidon valvojia siirretaan operatiivisiin paaosastoihin niiden tarpeiden mukaisesti. siirrettyjen varainhoidon valvojien Toimi 87 Komission yksikoiden edistyminen muutosprosessissa tutkitaan tarkastuksen osasto Sisaisen tutkii paaosastojen sisaisten valvontajarjestelmien kehittamista ja tehostamista. Se laatii viralliset selvitykset yksikoissa saavutetusta edistymisesta (ei kuitenkaan virallista. lausuntoa yksikoiden sisaisten valvontajarjestelmien laadusta). Selvityksia kaytetaan pilaosastojen toimintakertomuksissa vuodelta 2000. Sisaisen tarkastuksen osasto antaa komission jasenten kollegiolle sisaisen tarkastuksen seurantakomitean kautta operatiivisten ja monialaisten pililosastojen vuodcn 2000 toimintakertomuksiin liittyvia neuvoja. Sisaisen tarkastuksen osaston odotetaan suorittavan huhtikuun 2001 ja joulukuun 2002 valisena aikana kaikkien paaosastojen johtamis- ja valvontajilrjestclmien taydellisen tarkastuksen. Toimi 88 Varainhoidon valvonnan piitiosasto }a hallinnon tarkastus kun varainhoitoasetus vapauttaa varainhoidon Heti ennakkohyvaksymistchUivistli. varainhoidon valvonnan paaosasto lakkautetaan. Sen nykyiset tehtilvilt ennakkohyvilksymistli lukuun ottamatta hajautetaan asteittain taytantoonpanoprosessin ohessa: sisainen tarkastus siirretaan sisliisen tarkastuksen osastoon toukokuussa 2000, jasenvaltioiden kanssa tehtyja hallinnollisia sopimuksia koskevat yhteistyopoytakirjoihin liittyva koulutus ja koordinointi siirretaan yhteiseen varainhoitoelimeen toukokuussa 2000, jasenvaltioissa toimitettavat jalki- ja jarjestelmatarkastukset siirretailn operatiivisiin paaosastoihin heina-elokuussa 2000. Hallinnon tarkastus puolestaan lakkautetaan toukokuussa 2000, ja sen toiminnot yhdistetaan sisaisen tarkastuksen osastoon. valvonnan Toimi 89 Hankintoja }a sopimuksia ktisittelevtin neuvoa-antavan komitean kuuleminen Ennen varainhoitoasetuksen uudistamista komissio antaa nykyisen varainhoitoasetuksen nojalla uusia taytilntoonpanosaantoja hankintoja ja sopimuksia kasittelevan neuvoa-antavan komitean pakollisesta kuulemisesta. Kuulemiskynnyksia nostetaan, mutta yksikot voivat kysya komitealta neuvoa kynnysarvon alittavista hankinnoista. 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 84 Toimi 85 Toimi 86 paaosasto. Kaikki paaosastot talousprosessien suunnittelu- tyoryhma. tukenaan yhteinen yhteisen mall in). ja koordinaatioryhma ja hallinnonuudistusta klisitteleva varainhoitoelin (laatii Kaikki pailosastot tukenaan yhteinen varainhoitoelin, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma ja hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma. Budjettipaaosasto, hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma, henkiloston ja hallinnon Toimi 87 Sisaisen tarkastuksen osasto. Toimi 88 Henkiloston ja hallinnon pilliosasto. Toimi 89 Budjettipaaosasto. 67 4. AIKATAULU Toimi 84 Huhtikuu 2000 (nykyisten jarjestelmien kuvaukset)~ kesa-syyskuu 2000 (itsearviointi). Toimi 85 Syyskuu organisaatiokaavioihin), kesakuu 2001 (kaikkien vahimmaisnormien noudattaminen). (valvontamallin syys-joulukuu laatiminen), 2000 2000 (muutokset Toimi 86 Heina-elokuu 2000. Toimi 87 Lokakuu 2000 - maaliskuu 2001. Toimi 88 Huhtikuu 2000 (komission paatos hallinnon tarkastuksen lakkauttamisesta). Komission paatos varainhoidon valvonnan paaosaston lakkauttamisesta uusien varainhoitoasetusten vahvistamisen jalkeen. Toimi 89 Kesakuu 2000 (komission paatos uusista taytantoonpanosailnnoistti). 68 KAAVIO IV: TAYTANTOQNPANOPROSESSI P AAOSASTOJEN SISAISTEN T ALOUSHALLINTO- JA VALVO NT ARAKENTEIDEN TEHOST AMINEN 5~~~~~·:,o/fr j ~j~•~Ji;r,:i@ir Nykyjarjestelmien kuvaus Sisaisten valvontajarjestelmien itsearviointi Valvontajarjestelman suunnittelu Monialaisten yksikfiiden toimet ja apu I Vahimmaisnormien noudattaminen Sisaisen tarkastuksen osaston perust. Yhteisen varainhoitoelimen perust. Talousasioista vastaavien toimintaohje I I Sisaisen valvonnan vahimmaisnormit Kasikirja yksinkertaisista ja koonnetuista saannoista ja menettelyista I ·,, Benkil6res11rssit. ·,c '". •. ,. Muutosprosessissa edistymisen tutkiminen (sisaisen tarkastuksen os. ). •. \. , //. , : Paaosastojen henkilostotarpeiden arviointi (kaikki PO:t) I Lisavirat Uuden taloushallintojarjestelman periaatteet ja kasitteet Henkil6stln talousballlntokoulutus Varainhoidon valvojien siirtaminen operatiivisiin paaosastoihin "Vastinetta rahalle" (johto) Taloushallinto ( operatiivinen henkilosto) Huom. Kokonaisarvio komission henkilostotarpeista tehdaan maalis-syyskuussa 2000. 69 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA VARAINHOIDON VALVONTA XXIX - HENKILORESURSSIT JA KOULUTUS 1. TAVOITE tarkastus-, taloushallinto- Komission uuden lujuuden valttamattomana perusedellytyksena on, etta talousasioita hoitaa pateva henkilosto. Henkiloresurssien, ammattitaidon tai asiantuntemuksen puute on vakava uhka jarjestelman luotettavuudelle. Talousasioiden arkaluonteisuus saattaa myos aiheuttaa sen, ettil henkilosto hakeutuu tchtliviin, joihin ei sisillly taloudcllista vastuuta. mikil osaltaan lisilil puutteita. Taloushallinto ja varainhoidon valvonta onkin nostcttava ctusijallc tchtUcssU kokonai sarvi ota. komi ssi on hen ki I ostotarpei sta. ja valvontajarjestelman tarkastus-, Koulutus on myos avainasemassa. Koko henkilostolle jarjestetailn tiedotustilaisuuksia talousuudistukscn periaatteista, jotta uuden ja sanasto ymmarrettaisiin samoin koko komissiossa. Operatiiviselle henkilostolle jlirjestetliiln perusteellista koulutusta budjetti- ja taloushallintoon liittyvista kysymyksista, ja esimiehille jarjestetilan kursseja. joilla heita opetetaan saamaan mahdollisimman hyvaa vastinetta menoja aiheuttaviin ohjelmiin kilytetylle rahalle. Koulutusmoduulit on ja koulutuksessa on hyodynnettava laajasti esimerkkitapauksia. raataloitava yksikoiden paivittaisten ja valvontajarjestelmiln kilsitteet tyorutiinien mukaisiksi taloushallinto- 2. UUDET TOIMET Toimi 90 Taloushallinnon ja valvonnan henkilostotarpeiden arviointi Kokonaisarvio taloushallinnon henkilostotarpeista laaditaan nykyisten talousprosessien kuvaustyon yhteydessa tarpeet cttti (Ks. Toimi 84). Tassa arviossa otetaan huomioon sekli mililrillliset ammattitaidolliset ja asiantuntemukselliset tarpeet. Budjettipaaosasto antaa neuvoja opcratiivisillc paaosastoille, jotta nama laatisivat vertailukelpoisia perusteluja tarpeistaan ja suunnittelisivat muita vaihtoehtoja paljon henkilokuntaa vaativien toimintojen toteuttamiseksi. Arviossa pyrililUn myt)s maarittelemaan vertailukohtia komission taloushallintoon ja valvontaan kilytettilvien voimavarojcn kaytolle. Henkilostotarpeet taytetaan asteittain siirtamalla nykyisen varainhoidon valvonnan pililosaston henkilokuntaa uusiin tehtaviin (Ks. Toimi 86), sitomalla osa toukokuussa 2000 kayttoon saatavista 200 virasta uudistuksen laatimalla tarvittaessa oikaisukirje vuoden 2001 alustavaan talousarvioesitykseen ja/tai jarjestamallil erityisaloja koskevia kilpailuja. jarjestamalla henkilostolle uudelleenkoulutusta ja toteuttamiseen, Toimi 91 Koulutus A) Komission uuden taloushallintojiirjestelmiin periaatteita koskeva koulutus Uudistuksen periaatteet (vastuu, tilintekovelvollisuus, sisainen valvonta, pililosastojcn taloustoimintojcn organisointi jne. ) selitetililn koko hcnkilostollc, jotta kilsitteet ja sanasto ymmilrrcttilisiin smnoin koko csimcrkkcjil komissiossa. Koulutuksen uudistuspcriaattcidcn sovcltamisesta yksik{1idcn pilivitUiisccn toimintaan. Taloushallintoon (Ks. sen mililritclmil, Toimi 63) ja/tai valvontaan liittyviil tchtilvia hoitava hcnkilt>sm koulutctaan hcinUkuuhun 2000 mennessil ja varmistetaan, ettil he ovat omaksuneet perusperiaattcet. Muu hcnkilosto koulutctaan myohemmin. konkrccttisia jossa on kilsikirja, laaditaan tueksi 70 B) "Vastine/ta raha/le" -koulutus tarjotaan ohjelmia palautetta arviointia, johtavalle koulutusta aiheuttavia henkilokunnalle Menoja ohjelmien johtamisstrategioista, jotta se kykenisi saamaan mahdollisimman hyvaa vastinetta varoille: koulutuksessa kasitellaan tavoitteita, keinoja saavuttaa kohdevaesto, hakemusten alkuperaa ja perusteita, vahvuuksien ja heikkouksien jne. Koulutusmoduulien suunnitteluun tarvitaan apua komission ulkopuolelta, mutta suunnittelussa korostetaan sita, etta koulutus on raataloitava taysin komission tarpeisiin. Koulutuksen paatteeksi organisaatioon kokemusten jarjestetaan vierailu kansainvaliseen vaihtamiseksi. Kouhituksessa olleita pyydetaan soveltamaan uusia tietojaan ja laatimaan strateginen arviointikatsaus ohjelmistaan. Katsaus esitetaan komission poliittisille ja budjettiasioista vastaaville pilatoksentekijoi I le. CJ Budjetti- ja taloushallintoa koskeva koulutus yhteistyokumppaneilta, tai yksityiseen levittamista julkiseen tulosten eri - - Kaikille taloushallintoon ja/tai valvontaan liittyvia tehtavia hoitaville virkamiehille jilrjestetillin koulutusta laatimiscsta ja taloushallinnosta, komission taloushallintosailnnoista ja -menettelyistli, talousarvion toteuttamisesta, toimicn tarkastamisesta, arvioinnista, tietojarjestelmistli, petosten torjuntamenetelmista jnc. Muullc hcnki Wstollc ja budjettihallinnon kysymyksiin. jarjestetaan pakollista koulutusta sen perehdyttilmiseksi talous- Koulutuksen tukena kaytetaan kasikirjoja (Ks. Toimi 75) ja esimerkkitapauksia. sisaisen valvonnan sopimushallinnosta. jarjestelmistil, scurannasta ja 3. V ASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 90 Toimi 91 A) Budjettipaaosasto, hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Budjettipaaosasto, hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma (koulutuksen kasikirja) Budjettipaaosasto, hallinnonuudistusta kasittelevil tyoryhmil (taloushallinto- ja val vontahenki losto) Budjettipaaosasto, henkiloston ja hallinnon paaosasto (muu henkilosto) B) C) Budjettipaaosasto, henkiloston ja hallinnon paaosasto, hallinnonuudistusta kasittelcvti tyoryhma tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Budjettipaaosasto, henkiloston ja hallinnon paaosasto, OLAF, hallinnonuudistusta kasitteleva tyoryhma tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhmli. 4. AIKATAULU Toimi 90 Toimi 91 A) B) C) Kesilkuu 2000 (operatiivisten pailosastojen osalta), syyskuu 2000 (koko komission osalta). Huhti-heinakuu 2000 (taloushallinto- ja valvontahenkilosto) Syyskuu 2000- hcinakuu 200 l (muu henkilosto) Syys-marraskuu 2000 (koulutus) Huhti-kesilkuu 200 l (strateginen arviointi katsaus ). Tammi-kesakuu 200 l (taloushallinto- ja valvontahenkilosto) · Syyskuu 2001 - heinakuu 2002 (muu henkilosto). 71 V LUKU - SISAINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA V ARAINHOIDON VALVONTA XXX - YHTEISON TALOUDELLISTEN ETUJEN SUOJAAMINEN 1. TAVOITE Uudistuksessa on kasiteltava kysymysta siita, miten lainsaadannosta seka taloushallinnon saannoista ja menettelyista saataisiin mahdollisimman aukottomia saantojenvastaisuuksien ja petosten osalta. Komission yksikoiden valinen yhteistyo seka komission ja jasenvaltioiden valinen yhteistyo on maariteltava paremmin ja varmistettava, etta saantojenvastaisuuksien, petosten ja korruption torjumiseksi ja havaitsemiseksi toteutetaan entista tehokkaampia toimenpiteita. 2. UUDET TOIMET Toimi 92 Moitteettoman projektijohtamisen suuntaviiva Virkamiehille laaditaan suuntaviivoja, jotka ohjaavat heita hoitamaan asianmukaisesti taloushallinnollisia tehtaviaan ohjelmien ja hankkeiden koko keston ajan suunnitteluvaiheesta lopullisten tulosten arviointiin. Tavoitteena on ehkaista ennalta yhteison poliittisia, oikeudellisia ja taloudcllisia etuja loukkaavat hallintokaytannot lisaamalla virkamiesten ja avustusten saajien tietoisuutta toimintatavoista, jotka tahattomia virheita. saattavat eturistiriitoja ja saantojenvastaisuuksia. toteuttamisvaiheissa aiheuttaa joissain ohjelmien ja hankkeiden Toimi 93 OLAFin ja muiden yksikoiden valisen vuorovaikutuksen parempi koordinointi lisaksi saantojenvastaisuuksien, petosten ja korruption tehokkaampi OLAFin perustamissaadosten torjunta edellyttaa parempaa koordinointia ja tiiviimpaa yhteistyota OLAFin, uuden sisaisen tarkastuksen osaston ja budjettipaaosaston seka joissain tapauksissa myos vaarinkaytosten tutkintakomitean seka henkiloston ja hallinnon paaosaston valilla. Kaytannon yhteistyota helpotetaan laatimalla sopimus tietojen vaihdon nopeuttamiseksi ja tehostamiseksi. Sopimuksen avulla voidaan hyodyntilti tehokkaammin kaytettavissa olevia resursseja ja saada tutkimukset ja eri tarkastusraportit nopeammin valmiiksi. Samalla saadaan aikaan varmempia tuloksia. OLAF toimittaa tutkimustensa etenemisesta sailnnollisesti tietoja niille paaosastoille, joita sen hallinnolliset tutkimukset suoraan koskevat. Toimi 94 Lainsiiiidiinnon /aatiminen petosten osalta aukottomaksi ja sopimusten hallinnointi saavuttamiseksi komission yksikoiden talousarvioon Aukottomuuden mahdollisesti vaikuttavien uusien toimittavan esitysluonnokset OLAFille, joka arvioi niihin liittyvilt riskit yksikoiden valisen lausuntokierrokscn aikana. OLAF auttaa myos budjettipaaosastoa tarkistamaan komissiossa kaytettavan sopimusten hallinnointijarjestelmiln (esim. vakiosopimukset, yhteinen lisaksi koko lainsilildilntoprosessin ajan neuvontaa aukottomuuden saavuttamiseksi. sopimustietokanta, hallinnointikeinot). OLAF antaa lainsaadantoesitysten yhteydessa edellytetaan yhteisojen Toimi 95 Ennakkovaroitu. ~jiirjestelmiin optimointi Kaikkia sopimuksia ja avustuksia koskevan yhteisen tietokannan perustaminen (Vrt. Toimi 74) auttaa seuraamaan yhteison avustusten saajille myonnettyja varoja. Koska tietokannan perustaminen vie ai kaa, nykyisen ennakkovaroitusjarjestelman toiminta optimoidaan niin, ettil sen ktiytto tehdililn pakolliseksi ennen kuin kirjanpitojarjestelmaan voidaan syottaa maksusitoumuksia. Samalla jarjestelmasta vastaavien yksikoiden tehtavat maaritellailn paremmin, menojen hyvaksymisesta vastaavat yksikot otetaan tiiviimmin mukaan jarjestelman toimintaan ja seurataan tehokkaasti tarkkailun alaisten yhteisojen yhteyksiil samaan tai johonkin muuhun komission menoja hyvaksyvilan yksikkoon. 72 Toimi 96 Perusteettomasti maksettujen varojen takaisinperinniin tehostaminen Perintamaaraysten seurannan ja taytantoonpanon tehostamiseksi ja niiden vaikuttavuuden lisaamiseksi on tarkistettava nykyista jarjestelmaa, jossa tehtavat on jaettu budjettipaaosaston, varainhoidon valvonnan paaosaston, oikeudellisen yksikon ja saantojenvastaisuus- tai petostapauksissa petostentorjuntaviraston kesken. Komissioon perustetaan heinakuussa 2000 riittavan henkiloston saava organisaatiorakenne, jossa keskitetysti. kaikki Erimielisyyksien ratkaisumenettelyja selkeytetaan ja yksinkertaistetaan perintaprosessin helpottamiseksi. Tassa yhteydessa tarkistetaan myos omien varojen nykyiset takaisinperintajarjestelyt. perusteettomasti maksettuihin liittyvat kysymykset kasitellaan varoihin Toimi 97 Rakennerahastojen seurannan tehostaminen Jasenvaltioiden edellytetaan toimittavan yksityiskohtaisia tietoja hankkeiden edistymisesta ja maksuista lopullisille edunsaajille seka tietoja rahoituskorjauksista, hankkeiden korvaamisesta toisilla ja niiden taydentavyydesta, jotta hankkeiden seurantaa voitaisiin tehostaa. Komissio tarkastaa jasenvaltioiden toimittamat tiedot tehokkaammin ja lisaa myos jasenvaltioissa kaytettavien menettelyjen toimivuutta koskevia tarkastuksia. Rahoitukseen tehdaan korjausjarjestelmien kautta oikaisuja, jos jasenvaltio ei kykene toteuttamaan riittavia tarkastuksia tai toimittamaan riittavia tietoja. Toimi 98 EMOTR:n tilien tarkastamis- ja hyviiksymismenettelyjen yksinkertaistaminen Komissiossa laaditaan tilastokatsaus, joka kasittelee vuodesta 1996 toteutettujen tilien tarkastamis- ja hyvaksymismenettelyjen· eri vaiheiden kestoa, ja tassa yhteydessa esitetailn myos parannusehdotuksia. 3. VASTUUYKSIKKO (-YKSIKOT) Toimi 92 Budjettipaaosasto, paasihteeristo, oikeudellinen yksikko Toimi 93 OLAF, sisaisen tarkastuksen osasto, budjettipaaosasto, henkiloston ja hallinnon pililosasto Toimi 94 Kaikki paaosastot, OLAF, budjettipaaosasto Toimi 95 Budjettipaaosasto, sisaisen tarkastuksen osasto, oikeudellinen yksikko ja OLAF tukenaan talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhma. Toimi 96 Budjettipaaosasto, OLAF, oikeudellinen yksikko, maatalouden paaosasto Toimi 97 Aluepolitiikan paaosasto Toimi 98 Maatalouden paaosasto 4. AIKATAULU Toimi 92 Joulukuu 2000. Toimi 93 Joulukuu 2000. Toimi 94 Toukokuusta 2000 alkaen. Toimi 95 Heinakuu 2000. Toimi 96 Heinakuu 2000. Toimi 97 Joulukuu 2000. Toimi 98 Kesakuu 2000. 73 ISSN 1024-4492 KOM(2000) 200 lopullinen Nide II ASIAKIRJAT FI 01 06 04 17 Luettelonumero : KT-CO-00-114-FI-C Euroopan yhteisojen virallisten julkaisujen toimisto L-2985 Luxemburg