title: Reforma da Comissão - Livro Branco - Parte II - Plano de acção

eurovoc_concepts:
European Commission
action programme
administration of the Institutions
financial management
institutional reform

text: COMISSAO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS Bruxelas, 5. 4. 2000 COM(2000) 200 final PARTE II REFORMA DA COMISSAO Livro Branco - Parle II PLANO DE AC('AO (apresentado pela Comissao) iNDICE REFORMA DA COMISSAO PLANO DE AC(:AO CAPITlJLO 11- llMA CllLTllRA DR SERVl(. ~O II - C6digo de boa conduta administraliva. 4 III - Novas regras para alargar o acesso do publico aos documentos das instituic;oes comunitarias. 5 IV - Intensificac;ao do dialogo com a sociedade civil. 6 V - Acordo quadro com o Parlamento Europeu. 7 VI - Rumo a ciber-Comissao. 8 VII - Maior rapidez nos pagamentos. 11 CAPITULO III- FIXA(:AO DE PRIORIDADES, AFECTA(:AO E UTILIZA(:AO EFICAZ DE RECURSOS VIII - Gestao Baseada em Actividades (OBA). 13 IX - Elabora~ao de uma polftica de extemaliza~ao. 19 X - Mctodos de trahalho mais eficientes, oricntados para os rcsultados: um programa de trabalho. 22 CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XI - Eficacia <las chcfias. 25 XII - Polftica de recrutamcnlo. 27 XI II - Estrutura das carreiras, avalia<;ilo do pessoal e promrn;ao. 30 XIV - Oricnta~ao da can-eira, mobilidade e insuficiencia profissional. 34 XV - Forma~ao. 37 XV I - Pessoa I nao permanente. 41 XVII - Igualdade de oportunidades e equilfbrio entre homens e mulheres. 43 XVIII - Melhoramento do quadro de trabalho e da polftica social. 45 XIX - Transparcncia da polftica de pessoal. 48 XX - Disciplina. 50 XXI - Regras para a denuncia de disfuncionamentos. 52 XXII - Remunera~oes e pensoes. 54 XXIII - Implicac;oes da reforma em termos de recursos. 57 CAPITULO V - AUDITORIA, GEST AO FINANCEIRA E CONTROLO XXIV - Habilita<;ao, responsabilidade c presta<;ao de contas dos ordenadores e dos gestores directos59 XXV - Cria~ao de um servi~o Central de Auditoria lnterna. 61 XXVI - Cria<;ao de um Servic;o Financeiro Central. 64 XXVII - Gestao financeira e controlo nas Direcc;oes-Gerais. 66 XXVIII - Fase de transi~ao. 70 XXIX - Recursos humanos e forma~ao. 74 XXX - Protec~ao dos interesses financeiros da Comunidade. 76 Figura I: Figura II: Figura III: Figura IV: Cicio anual de planeamento estrategico e programac;ao Reforma da polftica de pessoal 0 circuito financeiro Esquema do processo de aplica~ao para refor~o da capacidade de gestao financeira e de controlo nas DG 2 ···---·-·-----•--·----- --------· ----------·-· - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -~ CAPITlJLO II - lJMA CULTURA DE SERVl(:O ·---·-. -------· -- -···-•--·- ------·----·- - - -. I - NORMAS DE CONDUT A NA VIDA PUBLICA I. OBJECTIVOS Apoiar os titulares de cargos publicos e os funcionarios na adopc;ao de padroes eticos elevados. de comportamento, contribuindo deste modo para a confiarn;a do publico no funcionamento das instituic;oes europeias. Os padroes que regem a vida publica nao sao estaticos. Embora as normas eticas tenham obrigatoriamente de scr intcgradas no quadro jurfdico <las institui~oes europeias, a existencia, em paralelo, de um c6digo ctico cxplfcito podc ajudar a conccntrar as atcn<;ocs nos rcsultados c a clarificar as situac;oes de incerteza quc suhsistam. No ftmbito da rcforma administrativa cm curso, os dcsafios suplcmcntares aos quais um c6digo ctico claro c opcracional devcra responder sao uma maior dcscentraliza~ao e dclcga~ao da autoridadc, novas formas de presta<;fto de scrvi<;os c uma maior preocupa~ao com os intercsses do pt1hlico. Todos cstcs factorcs valorizam a importfmcia da rcsponsahilidadc. 0 objcctivo das acc;oes a dcsenvolvcr ncstc domf nio c cstabclcccr um quadro geral que possa ajudar os ti tu I arcs de cargos publicos e os funcionarios a lidar com os aspectos eticos mais complexos associados as novas formas de servic;o publico e a nova polftica de gestao, e tambem evitar a corrupc;ao. 2. AC(:OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS A Comissao adoptou, no segundo semestre de 1999, um c6digo de conduta dos membros da Comissao e um c6digo de conduta que rege as relac;oes entre os membros da Comissao e os servi~os respectivos. Em Novembro de l 999, a Comissao aprovou em primeira leitura um projecto de C6digo de Boa Conduta /\dministrativa (vcr o capftulo 11-11 - Codigo de boa conduta administrativa). 3. NOV AS AC(OES A REALIZAR Aq·tio I ( 'omilc de Norma. ,· na Vida Puhlica. /\ Comissao propora a cria\ao dcstc comitc no quadro <le um acordo intcrinstitucional. lncumbira ao comitc pronunciar-sc sohrc aspcctos ligados as normas cticas no ambito <las institui<_;oes curopeias. Tai podcra incluir contrihui<;oes no contcxto de um c6digo de conduta aplicavel ao conjunto das instituic;oes curopeias e dos c6digos de conduta especfficos de cada institui<;ao e a presta~ao de assistencia na supervisao e aplicac;ao desses c6digos. Procurar-se-a sempre manter a coerencia com outras medidas relativas a regras deontol6gicas, em especial as estabelecidas em instrumentos jurfdicos (ver o capftulo IV-XIX, Ac~ao 55 e Ac~ao 56). 4. SERVl(:OS RESPONSA. VEIS Acr;iio 1 SG. 5. CALENDARIO Acr;tio I Proposta da Comissao: Junho de 2000. Data-limite para o acordo interinstitucional: Dezembro de 2000. 3 CAPiTULO II- UMA CULTURA DESERVI(:O II - CODIGO DE BOA CONDUT A ADMINISTRATIV A I. OBJECTIVOS Fomecer aos funcionarios directrizes aplicaveis nas suas rela~oes com o publico, de modo a satisfazer a necessidade de um c6digo de conduta na materia expressa pelo provedor de justi~a em Julho de 1999. 2. AC(()ES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS A prcpara~ao de um c6digo de conduta dos funcionarios e outros agentes da Comissao Europeia teve infcio no Outono de 1997. Em Abril de 1998, passou a estar acessfvel na Intranet da Comissao um primciro projccto dcssc c6digo. Em Novcmhro de 1999, a Comissao aprovou cm primeira leitura um projccto de C6digo de Boa Conduta Administrativa. A Comissao esta presentemente a levar a efeito o processo de consulta aos representantes do pessoal sobre este projecto. 3. NOV AS AC(~OES A REALIZAR ( '<,diKo de hoa conduta administrativa. Estc codigo scni aplicavel aos funcionarios e outros agentes abrangidos pelo Estatuto dos funcionarios ou pelo Regime aplicavel aos outros agentes das Comunidades Europeias e estabelecera directrizes de boa conduta administrativa nas rcla~oes com o publico. 4. SERVl(OS RESPONSA VEIS A cr;iio 2 SG. 5. CALENDARIO Acr;iio 2 Segunda leitura pela Comissao e adop~ao do C6digo: Abril de 2000. 4 l ______________________ c_A_P_i_T_U_Lo--,--11_-_u_M_A_c_u_L_T_U_RA_D_E_s_E_R_v_1_,;;_~_o _____ __ j ---··----· ----· - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -= - - - - - - - - - - - , 111 - NOV AS REG RAS PARA ALARGAR O ACESSO DO PUBLICO AOS DOCUMi:NTOS DAS INSTITUl(OES COMUNITARIAS 1. OBJECTIVOS Tomar efectivo o direito de acesso dos cidadaos e residentes na Uniao Europeia aos documentos das tres instituic;oes, em conformidade com o artigo 255° do Tratado de Amsterdao. 2. AC(~(>ES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS C6digo de conduta relativo ao acesso do publico aos documentos da Comissao e do Conselho, em conformidadc com a declarac;ao n° 17 anexa ao Tratado de Maastricht. Foi adoptado pelo Conselho em 6. 12. 1993 c pcla Comissao em 8. 4. 1994. 0 Parlamento Europeu adoptou regras praticamente identicas cm 25. 9. 1997. 3. NOV AS AC(OES A REALIZAR Acriio 3 Proposla de reKulamento relalivo ao aces. ,·o do p(1hlico aos documentos do Parlamento Europeu, do ( 'onse/ho e da Comissiio. Na claborac;ao dcsta proposta de regulamento, a Comissao teve nomeadamente em conta as melhores praticas inscritas na lcgislac;ao dos Estados-Mcmbros cm materia de acesso a documentos. A proposta constitui um dcscnvolvimcnlo do c6digo facultativo, quc cxistc ha cinco anos, c abrange, tanto os documcnlos rccebidos, como os documentos elaborados pelas instituic;oes. A proposta estabelece a ncccssidadc de as instituic;6es manterem registos publicos dos documentos e prestarem apoio aos cidadaos com vista ao exercfcio dos direitos destes. A rcgra c facultar um acesso o mais amplo possfvel e as disposic;oes da proposta de regulamento que limitam esta regra geral de acesso nao constituem novas restric;oes. Destinam-se, simplesmente, a clarificar as praticas actuais. A definic;ao de "documento" exclui os textos de utilizac;ao intema, como os documentos de reflexao, os pareceres dos servic;os e as mensagens infonnais. Esta metodologia esta de acordo com o segundo relat6rio do Comite de Peritos Independentes, que sublinhou a necessidade de a Comissao, como todas as instituic;oes polfticas, poder reflectir previamente sobre a formulac;ao das suas polfticas, antes de se passar ao domfnio publico. 4. SERVICOS RESPONSA VEIS Acr;,io 3 SO. 5. CALENDA. RIO Acr;iio 3 Adopc;ao pela Comissao em 26 de Janeiro de 2000. Nos termos do n° 2 do artigo 255° do Tratado de Amsterdao, este regulamento tera de ser adoptado pelo Conselho atraves do procedimento de co-decisao antes de Maio de 2001. 5. CAPITULO II - UMA CUL TURA DE SERVl(:O __ ,. ______ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ' ---- ----------- - - - - - - - - - -= - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. IV - INTENSIFICACAO DO DIALOGO COM A SOCIEDADE CIVIL 1. OBJECTIVOS A Comissao defende o princfpio da gestao aberta dos assuntos publicos. A consulta atempada de todas as partes interessadas numa fase precoce da definic;ao das polfticas tern, pois, vindo cada vez mais a intcgrar-se na pratica da Comissao de proceder a amplas consultas, em especial antes de propor medidas lcgislativas, a fim de melhorar a concepc;ao das polfticas e aumentar a eficacia. Para quc scjam hcncficos para amhas as partcs, o dialogo c as consultas exigcm uma boa planificac;ao e um real cmpcnho de todos os participa11tcs ao longo do proccsso. t portanto, intcn<;ao da Comissao cslahdcccr um conjunto de prindpios quc pcrmila cstruturar mclhor c tornar mais lransparcntc o dialogo com as organiza<;ocs da socicdadc civil. 2. AC~OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS A Comissao aprovou em 18 de Janeiro de 2000 um documento de reflexao intitulado "A Comissao e as Organizac;oes Nao-Govemamentais: 0 reforc;o da parceria", cujos objectivos se situam a dois nfveis. Em primeiro lugar, pretendeu-se fazer um apanhado geral das relac;oes actuais entre a Comissao e as ONG, com referencia a certos problemas existentes. Em segundo lugar, pretendeu-se sugerir diversas formas possfveis de desenvolver essas relac;oes, sendo ponderadas determinadas medidas necessarias para mclhorar e fortalecer o relacionamento actual da Comissao e das ONG. 0 documento de reflexao aprcscnta, pois, diversas pistas para se estabelecer um quadro mais coerente, a escala da Comissao, para a coopcra~ao, que, ate a data, tern sido organizada a nfvel sectorial. J. NOVAS AC('()F,S A REALIZAR Aq·,io 4 Acrii. o 5 Uahon1riio de um cm?i1111l0 de recomendar<ks q11c lhinam as me/horcs prdticas em materia de consulta. Estabelecimento de uma lista de comites e grupos de trabalho implicados em processos de consulta formal ou estruturada, incluindo elementos sobre as organizar;oes da sociedade civil que os integram (estatuto juridico, objectivos, estrutura associativa e principais fontes de financiamento). Estes elementos serlio postos a disposfr;iio do publico no servidor EUROPA. 4. SERVI<;OS RESPONSJ\ VEIS Acrii. o 4 Aq. ·ii. o 5 SG. SG. 5. CA LEN DARIO Aq·tio 4 Dczembro de 2000. Acr,io 5 Junho de 200 l. 6 l. --------- CAPITULO II - UMA CUL TURA DE SERVI<;O · · · · - · · · · - - - · · - · - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. V -ACORDO QUADRO COMO PARLAMENTO EUROPEU -· -·•-•-·- ·-· -~---·-- 1. 08. JECTIVOS Negocia<;ao de um novo acordo-quadro que estabele<;a uma codifica<;ao clara das relac;oes entre a nova Comissao e o Parlamento Europeu. 0 novo acordo inspirar-se-a nos princfpios e praticas do acordo actualmente em vigor, adaptando-os as mudan<;as institucionais decorrentes do Tratado de Amsterdao. 2. AC<;OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS Encontra-se cm vigor um c6digo de conduta acordado entre a anterior Comissao e o Parlamento em 1995. 3. NOV AS AC<;OES A REALIZAR Aq:iio 6 Negocia</iio de um novo acordo-quadro conjorme a resolu(ido do Parlamento de 15 de 5,'etemhro de 1999 sobre a nova Comissiio. 4. SERVl<;OS RESPONSJ\ VEIS Aq·iio 6 SG. 5. CALENDJ\RIO Aq·tio 6 As negocia~ocs estao a dccorrer e scrao conclufdas o mais rapidamente possfvel. 7 l~~--------_---_--_------_----_-_c~A_P_1T-_U=L~o~_1-1_-~u~M~A~_c ___ u_L-_T-_U-_RA _____ D~E~S~E_a-=_v-=_1-~~-o~_-_-_-_-_-_-_-_-_-_--. __J r-------- ---------------------=-----------------------~ VI - RUMO A CIBER-COMISSAO - - - - - ------·-------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. J 1. OBJECTIVOS Os progressos tecnol6gicos tern vindo a aumentar as possibilidades de moderniza~ao da administra~ao e de aperfei~oamento dos seus metodos de comunica~ao e de trabalho, tanto a nfvel interno, como com os interlocutores e as organizac;oes com que se relaciona. Na sua linha de ac<;ao 10 '"Govcrnos cm linha", a iniciativa da Comissao ··eEuropc - Sociedade da informa<;ao para todos" 1 cstahelccc um conjunto de ohjcctivos amhiciosos para os Estados-Mcmbros e a Cornissao no scntido do aprovcitamcnto <las tccnologias da informac;ao c da Internet para fornccer mclhorcs scrvi~os pl'. ihlicos aos cidadaos. Um acesso facilitado aos dados e cstatfslicas na posse do sector pt'1hlico c a rcalizac;ao de contratos publicos por via electronica podcm igualmenle constituir um forte cstf mulo ao aparccimcnto de novos servic;os de valor acrcsccntado ao nfvcl do sector privado. reduzindo Uma administra<;ao assentc numa progrcssivamcnte a utiliza<;ao de papel: as informm;oes serao armazenadas electronicamente (arquivo e gcstao de documentos por correio electr6nico) e passarao a produzir-se comunica~oes e apresenta~oes por recurso a meios informaticos. Oaf a necessidade de recorrer eficazmente as tecnologias de seguran~a e as tecnicas criptograficas. informatica podcrosa podera infra-estrutura ir Em 1995, foi criado o sftio unico "Europa" da Comissao Europeia na Internet, que tern vindo a ser utilizado na difusao de informa~oes e na comunica~ao com os cidadaos europeus. 0 crescimento da informa<;ao acessfvel atraves do servidor "Europa" tern sido muito significativo e o volume de consullas atingc numeros impressionantes: em Novembro de 1999, foram atingidos os I 00 mil hoes de visitantcs. 0 sftio "Europa" tomou-sc, assim, a principal fontc de informac;oes sobre os assuntos curopcus accssfvcl atravcs <la Internet a nfvcl mundial. 0 servidor "Europa Plus" interno da Comissao (na rcdc Intranet) c tamhcm amplamcntc utilizado pelos funcionarios <la Comissao c das outras institui<;ocs comunitarias. Prcvc-se um crcscimcnto considcravel da utiliza~ao da Internet nos pr6ximos anos, ao mesmo tempo que o dcsenvolvimento e a difusao de novas tecnologias terao uma influencia significativa sobre o modo de utiliza<;ao da rede. A Comissao teni de sc posicionar na vanguarda das tecnologias WEB, unica forma de responder as solicita<;oes crescentes e de oferecer um servi~o profissional. Toma-se, pois, necessario melhorar substancialmente as redes de comunica~oes da Comissao, de forma a garantir uma capacidade adequada de transmissao de dados. 2. NOV AS AC~OES A REALIZAR Acriio 7 Definiriio de uma estrategia rumo a ciber-Comissiio: melhor utiliza<;iio das TIC e das redes de comunicar;iio. (a) Melhor utilizac;ao das tecnologias da informa<;ao e das comunica<;6es A Comissao nccessita de conceher uma cstratcgia de medio prazo que lhe permita adaptar a sua polftica actual cm matcria de tccnologias da informa\ao, a sua organizrn;ao e os seus recursos ao desiderato da cria<;fo de uma cibcr-Comissao, mutac;ao quc permitira reduzir a utiliza<;ao de papcl e estabelecer uma hasc s6lida para a Reforma. COM ( 1999) 687, de 8 de Dezembro de 1999. 8 E evidente que todos os metodos de trabalho terao que tirar partido das potencialidades das TIC. A ahordagem subjacentc a Reforma, de melhoria de procedimentos com base em novos enquadramentos organi1. ati vos, prcsta-sc a aplica~ao de tccnicas de cngcnharia comcrcial com vista a racionalizac;ao e s1111plil'ica~~io dos proccdimcnlos, scguindo-sc-lhc a constilui<;ao das bases apropriadas cm materia de krnologias <la informa<;ao c das comunica'rocs. Tai cxigc uma rcvisao da politica, organizm;ao e recursos intcrnos. A constituic;ao de bases apropriadas em materia de tecnologias da informac;ao e das comunicac;oes (apoio TIC) concentrar-se-a nos seguintes aspectos: • Balanc;o da polftica actual em materia de tecnologias da informac;ao e das comunicac;oes (avaliac;ao das necessidades dos servic;os, incluindo petfis especfficos, mecanismos de resposta, definic;ao de prioridades, processo decis6rio, etc. ) e proposta de uma nova abordagem; • Sistemas de informac;ao orientados para prestar assistencia a operac;oes como a elaborac;ao de poHticas (ver a gestao baseada em actividades) ea execuc;ao de despesas; • Sistemas de informac;ao orientados para prestar assistencia ao nfvel administrativo (contabilidade, contratos, clicntcs, pessoal, etc. ); • Cicstao infonnatizada de <locumcntos, dcstinada a prcstar assistcncia ao trahalho cm grupo c a facilitar • a pcsquisa de infonn:. u;oes, a composi<;ao ca comunica<;ao de c. Jocumcntos, etc. ; l Jtilit,,rios inf'onrniticos para a pcsquisa c agrupamcnto de informat;ocs ncccssarias a dcfinic;ao de cstratcgias c il conccp\flo c plancamcnlo de trahalhos. Esta igualmcnlc prcvisla a utilizac;ao de tais mcios cm procedimcntos de auditoria c avaliac;ao; • Uma polftica coerente que permita aumentar o acesso a sistemas e instalac;oes de comunicac;ao avanc;ados, tendo em vista melhorar a comunicac;ao em tempo real entre os servic;os e gabinetes da Comissao, nos varios locais onde se encontram implantados em todo o mundo, bem como com as outras instituic;oes europeias e as administrac;oes dos Estados-Membros; • Formac;ao e assessoria tecnica e de helpdesk, para acompanhamento da implantac;ao de metodos de trabalho apoiados na utilizac;ao das tecnologias da informac;ao. Ha que prestar particular atenc;ao as necessidades especfficas das delegac;oes, algumas das quais nem scqucr tern acesso adcquado aos instrumcntos mais basicos (correio electr6nico, Internet, sistemas de vidcoconfcrcncia}, para ja nao rcferir os sistcmas de gcstao financeira de que as mesmas necessitarao para assumircm maiorcs rcsponsabilidades na cxecuc;ao dos projcctos. (h) Rcfon;o e maior scgurarn;a das rcdcs de comunica~ao da Comissao Para responder ao dcsafio da cihcr-Comissao, havcn:i quc rcfor<;ar c mclhorar a scguranc;a <las redes de comunicac;ao da Comissao. A primcira ctapa scni, pois, a dcfinic;ao de uma cstratcgia geral. Para que o desiderata de uma cibcr-Comissao possa ser cumprido, sera necessario que as redes de comunicac;ao da Comissao, tan to a nf vel intemo como no que toca as liga~oes da instituic;ao com o exterior, bem como a infra-estrutura de servidores de apoio e o software utilizado, estejam na vanguarda do desenvolvimento. No que se refere aos custos das telecomunicac;oes, a liberalizac;ao dos mercados devera permitir uma certa redu~ao de custos. Acriio 8 Satisfar;iio das necessidades dos utilizadores: a nivel inferno e externo (a) Mecanismos de resposta e progressos tecnol6gicos A Comissao necessita de por em pratica um procedimento que lhe permita obter respostas regufares dos utilizadores e acompanhar com regularidade os progressos tecnol6gicos. Poder-se-a, assim, apreciar convcnientcmcnte o nfvei de equipamcnto e as necessidades e observac;oes dos utilizadores, tendo em vista a satisfac;ao das exigcncias destes (multilinguismo, acesso das pessoas com deficiencias ffsicas e visuais, aprescntac;ao da informac;ao, sistema de resposta rapida, etc. ). 9 (h) Rumo a um sistema de consulta interactiva pela Internet no quadro das iniciativas polfticas Na linha dos objcctivos da iniciativa eEurope, cabera a Comissao intensificar a utiliza~ao da Internet para cstahclccer consultas e conhecer opinioes quando das suas iniciativas polfticas mais importantes. O ohjcctivo seria ir alem da simples puhlicita~ao de documentos pela Internet, estabelecendo mecanismos de rcsposta adcquados. Sera ncccssa1io disponibilizar rccursos para o efcito. ( c) Apcrfci<;oamcnto constantc do sftio "Europa" na Internet A Comissao tera de disponibilizar os recursos financeiros, tecnicos e de pessoal necessanos para a manuten~ao e aperfei~oamento permanentes do sftio "Europa". A primeira coisa a fazer sera, pois, a defini~ao dos recursos necessarios. 0 sftio "Europa" ja e bem conhecido e e vital para a imagem e credibilidade de uma ciber-Comissao que o mesmo possa ser mantido ao nfvel dos padroes mais elevados. Acriio 9 Contratos puhlicos e transacr;oes por via electr6nica A Comissao tern a inten~ao de propor altera~oes ao quadro jurf dico dos contratos publicos da Uniao Europeia, de modo a possibilitar a utiliza~ao de meios electr6nicos em todos os procedimentos e transac~6es dos mesmos. Pela sua partc, a Comissao esfor~ar-se-a por proporcionar aos cidadaos a possibilidadc de estahelcccrcm todas as interac~6es com os seus servi~os por via electr6nica. A nfvel intcrno, a utilizac;ao de assinaturas elcctr6nicas nos actos administrativos sera accite e encorajada, em conformidadc com a di rec ti va sohrc as assinaturas clcctr6nicas adoptada cm Novcmbro de 1999. 3. SERVl~OS RESPONSAVEIS Acr;iio 7 a) DG ADMIN/DIL, CTI, DG BUDG, DG INFSO, SG. b) DG ADMIN, DG INFSO, DG BUDG, SG. Acr;iio 8 a) DG ADMIN, com o apoio de OPOCE, INFSO, PRESS, DO BUDG, SO. b) DG MARKT, na condu~ao do exercfcio piloto, com o apoio de OPOCE, INFSO, SG e PRESS. c) DG ADMIN, DI, SG. Acr;iio 9 Alterac;ao das directivas rclativas aos contratos publicos: DG MARKT, com o apoio de INFSO, DG ADMIN e SG. Praticas contratuais da Comissao: DG BUDG, SG, com o apoio de DG MARKT e DG ADMIN. Dircctiva sohrc as assinaturas clectr6nicas: DG BUDG, SO, com o apoio de DG ADMIN. 4. CALENDA. RIO Acr;iio 7 Acr;iio 8 a) Balan~o da polftica global da Comissao em materia de tecnologias da informa~ao e das comunica~oes: Julho de 2000. b) Em curso. a) Dezembro de 2000, b) Balan~o ate ao final de 2000. c) Em curso. Acr;iio 9 Balarn;o ate ao final de 2000. 10 1 · _______ CAP_ITULO II __ - UMA CUL TURA DE SERVl(:O VII- MAIOR RAPIDEZ NOS PAGAMENTOS I. 08. IECTIVOS Os atrasos no pagamento das verbas devidas pela Comissao causam dificuldades aos beneficiarios e deslustram a imagem da Comissao, tanto mais que ela pr6pria propos legisla~ao no domfnio da polftica empresarial destinada a acabar com tais praticas. Constitui rcgra da Comissao que todas as facturas validas sejam liquidadas a 60 dias. Por varias razoes, cstc prazo so c respcitado cm 60 % dos pagamentos actuais. 0 objectivo da Reforma e elevar esta pcrcentagem para 95 % ate 2002. Alem do acompanhamento central, actualmente ja efectuado, do desempenho dos servi~os neste domfnio, sera solicitado as Direc~oes-Gerais que incluam elementos sobre o rcspeito, por parte das mesmas, da regra dos 60 dias no Relat6rio Anual da Actividades, ao fazerem rcfcrencia a questao geral do desempenho. 0 acompanhamento ao nfvel de toda a Comissao tomar-se-a mais coercnte e ficara facilitado pe1os sistemas de informa~ao refor~ados que serao implantados. A Comissao csta, evidcntcmcntc, empenhada cm dcsenvolver esfor~os com vista a uma disciplina de pagamcnto idcntica i1 quc propos para as autoridades publicas dos Estados-Membros na sua proposta de dircctiva quc cstabclccc mcdidas de luta contra os atrasos de pagamcnto nas transac<;6cs comcrciais. 0 volume cnormc de transacc;oes financciras tratado anualmente pela Comissao - actualmente 600. 000, mais do dobro do numero de ha cinco anos - e um factor que contribui para retardar o processamento dos pagamentos. Ao delinearem os seus sistemas de gestao financeira, as Direc~oes-Gerais devem ter igualmente em conta as diferern;as, ao nfvel da carga de trabalho, que existem entre, digamos, o tratamento das ajudas e dos contratos, bem como o numero de pagamentos correspondente a cada compromisso. 2. AC<;C)ES COMPLEMENT ARES No ambito da Reforma, varias acc;oes irao reduzir o numero das ac<;oes de controlo e aumentar a eficiencia do sistema. Uma vez postas em pratica, notar-se-ao diferen<;as no tempo necessario para processar os pagamentos: • Aholi<;ao do visto previo centralizado e racionaliza<;ao das tarefas respectivas do ordenador e do lcsourci ro. /~'feilo esperado no tempo medio para a realiza<;<io dos pagamentos: 15 dias. • A responsabilizac;ao dos gestores tera um efeito duplo em termos de redu~ao dos prazos de pagamento: em primeiro lugar, os gestores serao directamente responsaveis pela presta<;ao dos servic;os respectivos e o seu desempenho sera avaliado com base em criterios objectivos, como o desempenho do servi<;o no capftulo dos pagamentos; em segundo lugar, a revisao dos procedimentos financeiros com vista a uma melhor defini~ao de tarefas e responsabilidades evidenciara as situa~oes rcdundantes e permitira, portanto, evita-las. Efeito esperado no tempo medio para a realizac;iio dos pagamentos: JO dias. • A normalizac;ao dos contratos estabelecera disposi~oes e regras comuns sobre a forma de apresenta~ao dos pedidos, o que se preve venha acelerar o processamento das facturas. Efeito esperado no tempo media para a realizar;iio dos pagamentos: 10 dias. 11 3. NOV AS ACCOES A REALIZAR Relat<>rio sohre o respeito dos prazos de paKamento pelas diferentes DG Ac</tio /fl Scr{L solicitado aos servic;os que estabclec;am os seus pr6prios objectivos com vista a satisfac;ao do ohjcctivo gcral da Comissao do pagamento a 60 dias de 95 % das facturas ate 2002 e que deem conta das mcdidas tomadas c dos rcsultados obtidos no Relat6rio Anual de Actividades. A avaliac;ao a efectuar pela Comissao do desempenho dos servic;os tent em conta este indicador. Acriio I I Registo central de facturas Os servic;os (incluindo as dclega~oes) passarao a dispor de um sistema comum de informac;ao para o rcgisto de facturas, quc pcrmitira um mclhor acompanhamcnto. Esse sistema estara ligado a base de dados dos contratos, ao sistcma de contas hancarias (ficheiro de terceiros) c ao sistema de contabilidade (Sincom) c tcra de scr accssf vcl tan to a partir dos scrvic;os ccntrais, como das delcgac;ocs. 4. SERVI<~OS RESPONSA VEIS Acrcio JO Todas as DG. Acriio 11 DGBUDG. 5. CALENDA. RIO Acriio JO Relat6rio Anual de Actividades de 2000: Janeiro de 2001 ~ em seguida, anualmente. Acriio I I Junho de 200 I. 12. -· ·-""-··---·- ---- ·-·-·---·---- - - - - - - - - - - - - - - - - - - : - - - - - - - - - - - , CAPiTlJLO Ill - FIXA(;AO DE PRIORIDADES, AFECTA(;AO E UTILIZA<;AO EFICAZ DE RECURSOS ,--------- VIII - GESTAO BASEADA EM ACTIVIDADES (GBA) 1. OBJECTIVOS A Gestao Baseada em Actividades (GBA) e o conceito abrangente que designa os novos metodos de informac;ao adoptados pela Comissao. Engloba quer o programac;ao, orc;amcntac;ao, gestao c cstabclccimento de prioridades e a distribuic;ao de recursos ao nf vel do colegio quer princfpios gerais de gestao ao nf vcl dos servic;os. Abrange todos os recursos geridos pela Comissao, independentemente da fontc on;amcntal, incluindo, portanto, o Fundo Europeu de Desenvolvimento e a CECA, assim como o on;amcnto comunitario. No futuro, o plancamcnto c a programat;ao devcm ser encarados como rccursos organizativos para a rcali1. a\ao de actividadcs quc prossigam ohjcctivos c prioridadcs polflicos daramcntc dcfinidos. A gcstao por artivi<ladcs tcm por ohjcctivos (I) au111cntar a conscicncia dos custos mcdiantc dccisoes intcgradas cm materia de prioridadcs, ohjcctivos, actividadcs c afccta<;ao de rccursos humanos, administrativos e financciros, (2) articular o plancarncnto cstratcgico com a prograrna<;ao operacional das actividades e o acornpanharnento e a avalia~ao da sua rcalizac;ao e (3) desenvolver a gestao orientada para os resultados pondo a enfase nestes, mais do que no controlo dos rneios utilizados. A gestao baseada em actividades reune os seguintes elementos: a) Planeamento e orc;amentac;ao estrategicos 0 planeamento assurnira a forma de prioridades estrategicas da Comissao para 5 Anos e de uma estrategia polftica anual (EPA) que inclui objectivos polfticos, as principais actividades destinadas a prosseguir os objectivos de cada polftica e os correspondentes recursos humanos, adrninistrativos e financeiros. As prioridades polfticas e as orienta~6es orc;amentais constituirao a base para a prcpara~ao do anteprojccto de or~amento (APO) baseado em actividades e da decisao da Cornissao cm rnatcria de afccta<;ao de recursos hurnanos. h) Programa<. ,iio c gcstao_opcn~cionJti~ ;\ cslrategia poHtica anual scr:. i traduzida L~m ohjcctivos politicos concrctos c actividadcs opcracionais (dcclara~<>cs de missao c programas de trabalho das DG) c rccursos hurnanos, financeiros e administrativos afcctos a essas actividades. 0 programa de trabalho da Comissao abrange as novas decis6es operacionais a tomar pelo colegio em execuc;ao da estrategia polftica anual. A programac;ao das actividades operacionais deve incluir disposi~6es sobre o acompanhamento, a avaliac;ao e a informa~ao. c) Acompanhamento e informac;ao 0 acompanhamento e crucial para a introdu~ao de ajustamentos na programa~ao. Cada DG tern de conceber disposi~6es de acompanharnento que assegurem a recolha regular de informa~6es sobre resultados e a utilizac;ao dos recursos. As referidas informa~6es serao reunidas num relatorio de actividade anual, elaborado por cada DG, que constituira um retomo de informa~ao para o planeamento e a prograrna~ao dos anos subsequentes. Um instrumento de kcnologia informatizado ajudara a arrnazenar c tratar as informa~ocs relativas ao acompanharncnto ca cornpilar os rclat6rios anuais. 13 d) Avalias;ao Um born acompanhamento constitui um prc-requisito para uma avalia<rao correcta. A avalia<rao - ex ante c ex post - da polftica c do programa/projecto deve tornar-se sistematica nas DG opcracionais c visar a eficicncia c o valor acrcscentado na consccu<;ao de resultados, a economia e a eficiencia na utilizm;ao dos recursos humanos, administrativos e financeiros. Os resultados da avalia<;ao devcm ser integrados no processo de planeamento e programa<;ao. c) Auditoria intema 0 novo Servic;o de Auditoria Interna contribuira para a consolida<rao da gestao baseada em actividades atraves das suas avalia<;oes independentes dos sistemas de gestao dos servi<;os da Comissao. Informant o Comite de Acompanhamento da Auditoria sobre o desenvolvimento das praticas de GBA ea qualidade das informa<roes contidas nos relat6rios anuais. 2. AC<;OES ~ECENTEMENTE EMPREENDIDAS A Comissao tern tornado, desde Setembro de 1999, importantes decisoes com vista a melhorar o plancamento estrategico e a coordena<rao e a adaptar a estrutura do servi<ro a novas necessidades. Essas decisocs incluem: • a adop<;ao das prioridadcs cstratcgicas para cinco anos; • um debate anual de orienta<;ao das prioridades e dos objectivos polfticos; • a afecta<;ao dos rccursos de acordo com as prioridades e os objectivos e com base numa avalia<rao rigorosa c transparcnte das exigencias organizacionais; , • a introdU<;ao gradual de uma orc;amcnta<rao baseada em actividades (OBA) que assegure que: - a on;amcnta<;ao e a gestao financeira se efectuem de modo integrado com base em actividades estreitamente relacionadas com as prioridades e os 'objectivos da Comissao; - essas decisoes sejam informadas por sistemas de acompanhamento, avalia<rao e auditoria fiaveis; • a intropu<;ao e a utiliza<;ao generalizada na Comissao, como experiencia-piloto, de um instrumento informatizado para apoiar o processo de planeamento e programa<rao. 3. NOVAS AC<;OES A REALIZAR Aq_•,i<>-12 Novo dclo de p/aneamenlo estraleJ. {ico e prowamaf,io (PEP) (ver figura I e texto reladonado no capilulo Ill I do livro Branco) A Comissao iniciara um novo ciclo de plan~amento e programa<;ao, politicamente orientado e sincronizado com o processo or<;amental. Uma circular poHtica emanada do presidente dara as direc<;oes-gerais orienta<;oes para a elabora<rao de uma estrategia polftica anual (EPA), que definira os objecti vos politicos, as polfticas propostas e os correspondentes recursos. A EPA constituira a base para a elabora<rao do Anteprojecto de or<ramento, da programa<rao operacional pelas DG e do programa de trabalho da Comissao. A extensao do processo de aprova<rao do or<ramento implica que os respectivos trabalhos sejam encetados treze meses antes do infcio do ano de programa<rao (por exemplo, para o or<;amento de 2002, em Dezembro de 2000). A Comissao entabulara discussoes com o Parlamento Europeu e o Conselho com vista a alcan<rar um acordo satisfat6tio com estas duas institui<;oes no que se refere ao alcance da estrategia polftica anual, a estrutura do or<;amento baseado em actividades, as fun<;oes respectivas e aos trabalhos do ciclo de planeamento estrategico e programa~ao. Esse acordo deve prever igualmente um ajustamento rapido da estratcgia polftica e do programa de trabalho da Comissao, em fun<;ao de circunstancias novas e prcmcntcs. 14 ( 'riariio de umafunc;cio de p/aneamento estrateKico e proKrama<;cio /\ ncccssidadc de articular plancamcnto cstratcgico c prograrmu,ao opcrncional de actividadcs, conjugar dccisocs cm matcria de prioridadcs, o~jcctivos politicos c m. :tividm. lcs com dccisocs sobrc afcctac;ao de rccursos c promovcr a gcstao por objcctivos c rcsultados impoc a crim;ao de uma nova func;ao central para prcparar o debate sobre a estrategia poJitica anual, garantir um acompanhamento consistente e promover a gestao oricntada para os resultados. · func;ao de , planeamento estrategico e programa<;<io Esta Secretariado-Geral e tera duas vertentes: (PEP) sera criada no ambito do a) Auxiliar o colegio na fixac;ao das prioridades polfticas e na afecta~ao de recursos atraves de: • • • • emissao da circular polftica anual, por iniciativa do presidente e na sequencia de um debate da Comissao, e elaborar o projecto de estrategia polftica anual (EPA) e do programa de trabalho da Comissao, em estreita colabora~ao com a DG Or~amento e outras DG. A func;ao de planeamento e programac;ao sintetizara as informa~oes disponfveis num formato comum, incluindo avalia~ao polftica ex ante e ex post e as implica~oes em termos de recursos humanos c financciros e facilitara, por conseguinte, uma discussao integrada entre as institui~6cs sobrc as polfticas e implicac;oes on;amentais. A preparac;ao do Anteprojecto de on;amcnto (APO) ca cfcctiva afccta<;ao de recursos serfio assumidas pcla DG Or<;amcnto em consonancia com a cstratcgia politica al}ual, avalia<;ao da cocrcncia das propostas opcracionais apresentadas em exccuc;ao do programa de trabalho, assistencia na claborac;ao e direcc;ao global de um programa de avaliac;ao coerente, com o devido rclcvo para as prioridades do planeamento estrategico e para o calendario, controlo da pcrtinencia das estruturas administrativas e da adequac;ao dos efectivos de pessoal; b) Promover a gestao orientada para os resultados, assegurando normas coordenadas e di vulga~ao de boas praticas no que diz respeito ao processo de planeamento e programa~ao, ao acompanhamento e a avaliac;ao, a integrac;ao de sistemas de informac;Ao e a organizac;ao de estruturas administrativas. Sera atribufda especial importancia ao ajustamento das disposi~oes sobre informac;ao e a transformac;ao do relat6rio de actividade anual num instrumento simples e eficaz de apresentac;ao de informa~oes relativas ao acompanhamento. A func;ao de plancamcnto cstratcgico c programa<;ao scra estabelecida cm Julho de 2000 e dotada dos adcquados rccursos humanos,, administrativos c financciros para o cumprimcnto das tarefas acima mcncionadas. Ao mcsmo tempo, seni dcfinida a divisao de tarefas entre a fun~ao de planeamento estrategico e programac;ao, a DG Or~amento e o Servi<;o de Auditoria lntema no estabelecimento de normas e na prestac;ao de aconselhamento em diferentes aspectos da gestao baseada em actividades, particularmente no acompanhamento, na informa~ao e na avaliac;ao. Acr;iio 14 Elaborac;iio de um instrumento inf()rmalizado baseado em actividades para apoio da gest<io baseada em actividades A introduc;ao bem sucedida da gestao baseada em actividades dependent de forma crucial do desenvolvimento de um instrumento informatizado adequado para. o annazenamento e a transmissao de informac;oes de gestao, quer ao nfvel estrategico quer ao nfvel operacional. Foi preparado um prot6tipo denominado «Sistema integrado de gestao de recursos» (IRMS). 0 alcance deste instrumento deve ser adaptado de modo a abrangcr os sistemas de informac;ao nos domfnios do planeamento e da programac;ao, do orc;amento e da gestao de recursos humanos e financeiros. Este instrumento deve responder de forma flcxfvcl a cxigcncias harmonizadas basicas da Comissao. de modo a cvitar a proliferac;ao de sistemas 15 dcsconcxos. Sera extcnsivo as actividadcs e recursos dos servic;os extemos, inc)uindo o Fundo Europeu de Dcscnvolvimcnto. A q·,i,, I J /•'o,n('11/o da di/i1. w1o da 1m1lica da gcsllio haseada em aclil'idadcs e da «aprendiza}{em 1,cla prttlica» Mais do que criar um instrumento de planeamento, a introdu~ao da gestao baseada em actividades implica uma alterac;ao cultural profunda das praticas de gestao, um forte e persistente empenho ao mais alto nfvel, um processo cont{nuo de «aprendizagem pela pratica» e uma apropriac;ao efectiva por parte dos utilizadores. A sua concretizac;ao esta tambem estreitamente ligada as acc;oes propostas na secc;ao X - • E, por conseguinte, 11Metodos de trabalho mais eficientes II e no -capf tulo IV - "Recursos humanos 11 necessario: • claborar um programa de aumento dos conhecimentos e de forma~ao no domfnio da gestao baseada em actividades, • realizar exercfcios-piloto cm diversas DG (em conjuga~ao com ,a divulga~ao do IRMS). A divulga<;ao da GBA (c do IRMS) tornar-sc-a uma preocupa~ao e uma responsabilidade essenciais da fun~ao de planeamcnto cstratcgico c programa~ao c dos correspondentes servi~os de planeamento das DG. A C('tio 16 Rcii,rro do sislema de m·aliar,7o < )s prindpios gcrais de avalia~ao dc<. :i<lidos no ftmhito do SEM 2000 ncccssitam de scr consolidados c prc<. :isados <le forma a coinci<lir intcgralmcnte com a gestao baseada em actividades. A Comissao emitira uma comunica~ao sobre as formas de refor~ar os instrumentos e estruturas de avaliac;ao de acordo com as orientac;oes expostas supra. 4. SERVICOS RESPONSA VEIS Acriio 12 SG, com o apoio do Grupo gestao baseada em actividades (GBA) e da DG BUDG. Acriio 13 SG, com o apoio do Grupo GBA e da DG BUDG. Acriio 14 IRMS, em colaborac;ao com o Grupo GBA. Acriio 15 DG ~DMIN-DI, com o apoio do Grupo GBA. Acriio 16 DG BUDG progrnma<;ao), com o apoio do Grupo GBA. (na pendencia da cria~ao da func;ao de planeamento estrategico e 5. CALENDARIO Aq:iio 12 Outono de 2000 - Discussao com o PE e o Conselho; Outubro. de 2000 - Adop~ao de orientac;oes para os servi~os oper~cionais; Dezembro de 2000 - Primeira circular de planeamento estrategico e programac;ao; Janeiro de 2001- Primeiro relat6rio de actividade anual por DG; Acriio 13 Maio de 2000 - Decisao da Comissao em materia de definic;ao da estrutura organizacional e de recursos da fun~ao de planeamento estrategico e programa~ao; J ulho de 2000 - Decisao da Comissao sobre a cria~ao da func;ao PEP; 16 Fcverciro-Setcmbro de 2000 - Elaborac;ao de um instrumento de IRMS conforme as cspeci fica<;oes da gestao baseada em· acti vidades; Janeiro de 2002 - Generaliza<;ao do IRMS na Comissao; Acftio 15 Maio de 2000 - Defini~ao e lan<;amento do programa de forma<;ao da gestao baseada em act i vidadcs c de ac"ocs-pi loto; Aq:,i<I /6 Maio de 2000 - Comunica~ao da Comissao sobre o refon;o do sistema de avalia<;ao. r 17 Figura I: Cicio anual de planeamcnto estrategico e de programacio Por iniciativa do Prcsidcntc c na scqucncia de um debate no Colcgio, a furn;ao PEP ca D(, BUDG cnviarh ils DG uma circular conjunta sohrc o PEP para o anon Dezemhro Ano n-2 As DG propoem as priotidades polfticas, as actividades estrategicas e os corre~pondentes recursos por area A furn;ao PEP rcccbc as propostas e clabora um projccto de Estratcgia Polftica Anual (EPA) em estreita colaborac;ao com a DG B UDG e as outras DG Ferereiro Ano n-1 Au t < lri dadc < >n;amcntal (( 'on sci ho. Pl~). Auloridadc On;amcntal (( 'onsclho. Pl•:). Autoridade Orc;amental (Conselho, PE) l>chatl· no Cok~gio sohfl• a EPA, induindo a oricntw;iio sohrc as p1foridadcs or~amcntais por area_ Fercrciro Ano n-1 H. u Program a<; ~1o operacional pelas DG (programas de trabalho das DG) em. colaborac;ao com a func;ao PEP. ~, As I)( i aprcsl·ntam propostas para o programa de trahalho da Comissao A func;ao PEP elabora o programa de trabal ho da Comissao. ~. """ J ~ , Circular on;amcntal e elaborac;ao do APO por acti vidades estrategicas Fevreiro Ahril Ano n-1 Adopc;ao pcla Comissao do APO Maio. I no 11- / Setemhro Ano 11-/ , ,. Primeira leitura do orc;amento pelo PE Outuhro Ano n-1. Adopc;ao do on;amcnto pelo. PE Dezernhro. Jno 11-l Adop<;~1o do programa de trahalho da Comissao c afcda<;ao dcfinitiva de rccursos humanos lniciu de. Ian. 1110 11 18 ~ CAPi~u~~-~~--~-•x~c;Ao-~E _r;}~;;~A~E!E~ER';tsc;A~-~-~~~LIZAC~~ IX - f:LAH()~A(:A(~ D~ ~-~--~--~~-~~L_!~~-!~-~--!>~ ~XT_E~_~ALIZA~_AO _____ -- --·-·1 J. 08,JECTIVOS Os servi~os da Comissao desempenham um conjunto diversificado de actividades. No infcio, a Comissao tinha como competencias tomar a iniciativa em rela~ao a medidas com vista a uma maior integra~ao europcia e actuar como guardia dos Tratados - com uma enfase pronunciada nas actividades reguladoras. Com o passar do tempo, a Comissao concentrou-se cada vez mais numa terceira actividade - a da gestao de or~amentos significativos e de programas operacionais. E evidente que a Comissao continuara a assegurar estas tres actividades, mas o grau de enfase relativa colocado em cada uma delas e crucial para a determina~ao das necessidades em termos de recursos, das estruturas organizacionais e das exigencias de gestao. Uma abordagem mais rigorosa na fixa~ao das prioridades, que se situa no amago do processo de reforma, contribuira para uma identifica~ao mais clara das actividades essenciais da Comissao. Prop~rcionara igualmcntc um contcxto mais amplo para a rcsolll(;ao das qucstocs ccntrais de saber por que razao e quando c quc a cxtcrnaliz,u;ao dcvc scr rccomcndada, ate quc ponto cla podc scr lcvada c a forma que dcvc assumir. As actividadcs cssenciais 2sao aquclas que a Comissao cxcrcc por inerencia das suas atrihui<;oes c compctcncias nos tcrmos do Tratado e quc, por conseguinte, constitucm o cerne da sua razao de scr. Sao estas as missoes que a Comissao desempenha no prosseguimento dos objectivos da Uniao: conscqucntcmente, podc verificar-se uma altera~ao dessas missoes a medida em que a Uniao evolui. As actividadcs csscnciais serao sempre realizadas pela pr6pria Comissao, emhora algumas tarefas de apoio, quc nao sao fundamcntais pant a actividadc cm si, possam ser subcontratadas. As actividades nao essenciais podem ser extemalizadas se tal se revelar mais eficaz e se traduzir numa maior eficiencia, sem prejufzo da presta~ao de contas. As actividades nao essenciais sao actividades de servic;o publico que nao tern de ser realizadas necessariamente ao nf vel da UE mas que, caso o sejam, devem se-lo pela Comissao. 0 modo como a Comissao o faz nao exclui um certo grau de extemalizac;ao de tarefas conexas, desde que a forma escolhida permita a esta institui9ao manter o adequado nfvel de controlo. Alem disso, uma alternativa a externaliza9ao de algumas tarefas nao essenciais podera estar na sua execu~ao interna mas com recurso a pessoal contratado. · Em todo o caso, a Comissao dcve recusar-se a accitar quaisquer actividades nao essenciais para cuja rcaliza<;ao, com uma margcm de risco accitavcl, cntcnda nao reunir as condi~oes, independentemente de saber se cssa actividade dcve ser gerida interna ou externamente. 0 desempenho das actividades essenciais continuara confinado aos servi<;os da Comissao. Para a execu9ao de actividades nao essenciais que impliquem despesas or9amentais - nomeadamente, a realizac;ao de programas e ac~oes - e" necessario optar entre a realiza9ao dessas actividades internamente, cxtcmamente ou de forma mista. Os princfpios orientadores dessa op~ao devem ser o da rela~ao custo-cficacia c o da prestac;ao de contas, em especial tomando integralmente em conta elementos como As actividades silo estabelecidas ap6s um exame dos objectivos estrategicos da Comissao, que tern sido fixados por decisoes polfticas: tratados; Conselho/Parlamento; comissario; director-geral (a contrario, as actividades apenas podem ser suprimidas por uma decisao politica tomada ao mesmo nivel politico). Uma tare. fa pode dizer respeito a qualquer tipo de trabalho que tenha de ser realizado como parte de uma actividade. A lista DECODE inclufa gestao, coordena<;ao, desenvolvimento de polfticas. e metodologia, representa<;ao e negocia<;ao, rela<;oes com outras institui<;oes, elabora<;ao de projectos de legisla<;ao e acompanhamento desta, resolu<;ao de questoes, gestao e execw;ao de programas/projectos, gestao financeira e or~amentat, estatistica e amilise econ6mica, controlos no local, avalia<;ao, informatica, informa~ao e comunica\ao, gestao do pessoal, apoio administrativo/logistico e linguistica. Cf. Vade Mecum DECODE. 19 presen~a e visibilidade polfticas da Uniao Europeia, assim como a capacidade da Comissao para exercer as suas compctcncias cm matcria de execuc;ao do orc;amento, nos termos do artigo 274° do Tratado. 2. AC~OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS Guia dos Gabinetes de Assistencia Tccnica - Julho de 1999; Decisao da Comissao relativa as orientac;oes gerais para uma polftica de extemalizac;ao - Dezembro de 1999. 3. NOV AS ACCOES A REALIZAR Acriio 17 Um quadro para a exlernalizar;iio A Comissao tenciona elaborar uma polftica de extcrnalizac;ao que incluira as questoes relativas as circunstancias em que a extcrna. lizac;ao e recomendavel, aos seus limites e tipos possfveis. Por extemalizac;ao a Comissao entende a transferencia, sob tres formas principais, de todas ou de parte das suas actividades ou tarefas, nomeadamente: • Dclcga~ao, dcfinida como a transfcrcncia de rcsponsahilidadcs para organismos de scrvi<;o publico quc podcm cstar intcgrados qucr nas cstruturas administrativas comunitarias (incluindo, por exemplo, agcncias existentes, novos organismos de execU<;ao, conforme sugerid~ pelo PE e pelo Comite de Peritos Independentes) quer em organismos publicos nacionais/transnacionais que ajam como «intermediarios» na execuc;ao de determinadas polfticas comunitarias. A extensao das acti vidades/tarefas que podem ser deleg':1das nesses organismos pode ser maior do que a que corresponde ou poderia corresponder aos organismos do sector privado. Estc tipo de cxtcmaliza~ao podc scr adequado para actividades nao essenciais que possam ser cxccutadas de forma mais flexf vel c eficaz, com um certo grau de independencia em relac;ao aos servi<;os da Comissao, entendidos estes em sentido estrito: frcquentemente, tais tarefas sao constitufdas por actividades tccnicas ligadas a execuc;ao de polfticas atribufdas a agencias tais como a Agcncia Europeia de A valiac;ao dos Medicamcntos. Contudo, no caso de outras agencias de tipo tradicional (por excmplo, a futura Autoridade Alimentar) ou de novos organismos de execuc;ao, e concebfvel que a delegm;ao de responsabilidades possa incluir mais do que actividades puramente tecnicas; • Desccntraliza~ao, dcfinida como a transferencia de rcsponsabilidades para organismos de servic;o puhlico nacionais quc ~jam como intcrmcdiarios na exccm;ao de dcterminadas polfticas comunitarias. Uma variantc dcsta forma e a transferencia de responsabilidades para organismos publicos transnacionais (como o CENE-CENELEC ou a ONU). Tai como no caso da delegac;ao, a extensao das acti vidades/tarefas que podem ser delegadas em tais organismos e maior do que a que corresponde ou poderia corresponder aos organismos do sector pri vado. Este tipo de extemalizac;ao pode ser adequado para acti vidades e tarefas nao essenciais em que a prossecuc;ao de objectivos claramente definidos se efectue em parceria com organismos publicos. Tai ja se verifica, por exemplo,. nos fundos estruturais e em alguns programas de polftica intema e de ajuda extema; • Subcontrata~ao, definida como a transferencia de tarefas para entidades do sector privado, o que implica, tipicamente, uma relac;ao contratual. A subcontratac;ao inclui, na maior parte dos casos, tarefas nao essenciais (por ~xemplo, a dos agentes de seguranc;a). Esta forma de extemalizac;ao pode _ser adequada para actividades nao essenc1a1s, assim como, possivelmente, tarefas especfficas relacionadas com actividades essenciais que possam ser total ou parcialmcntc confiadas a contratantcs extcmos: trata-sc de tarcfas de apoio tfpicas quc podcm scr clarumcntc dcfinidas c cujos rcsultados csperados podem ser prontamcntc mcdidos. Esta categoria 20 ahrangc tarcfas quc rcqucrcm conhccimentos cspcciali1. ados, nao facilmcntc disponivcis na Comissao (por excmplo, avaliac;ocs), assim como tarcfas quc silo mais cficazmentc externalizadas, como a dos agcntes de segurarn;a. A rcfcrida polftica estabclcccra um conjunto de critcrios para quc a dccisao de extcmalizar uma <lctcrminada tarcfa ou activida<lc, qualqucr quc ela seja, co modo como tal e concrctizado se processe de forma coerentc cm toda a Comissao. A op<;ao pela extemaliza<;ao s6 sera tomada se tal constituir um meio mais eficaz e eficiente de presta<;ao dos servi<;os ou bens em causa. Entre os factores importantes incluem-se o respeito das normas estabelecidas pela autoridade legislativa e or<;amental; a proximidade em rela<;ao a popula<;ao-alvo; a visibilidade da fum;ao da Uniao Europeia; a necessidade de manter intemamente um nfvel adequado de cspccializac;ao; a· garantia de que a transfcrencia de actividades ou tarefas nao rcduz a liberdade de ac~ao da Comissuo c a garantia, se for caso disso, de que princfpios basicos como os da objectividade, imparcialidade e proporcionalidade sao tomados em devida c;onta. Cada analise da relac;ao custo/beneffcio da possibilidade de extemalizar uma actividade tomara em conta os custos de opottunidade c de recursos que para a Comissao resultam da preparac;ao tecnica, do apoio, da supcrvisao c do controlo. Devc haver orientac;oes sobrc a prcstm;ao de informac;ocs daras para as cntidadcs quc rcalizcm as actividadcs cxtcmalizadas, dcvcndo estas podcr rcalizar o seu trabalho para a Comissao scm intcrfcrencias cxtemas. A questao do modo como a responsabilidade deve ser exercida pclo scrvic;o ordenador da Comissao requcrera especial atenc;ao. Uma comunica<;ao a divulgar em Setembro apresentara uma proposta de quadro regulador, um inventario de actividades susceptfveis de serem extemalizadas, um ca)endario possfve) para o teste das novas disposic;oes ate 200 l e uma primeira avalia<;ilo das implicac;oes em termos de recursos humanos. Essa comunica<;ao passara em revista a experiencia adquirida ate a data em relac;ao aos diferentes tipos de extcmalizac;ao. Tamara em conta, nomeadamente, um estudo lanc;ado pela DG Pessoal e Administrac;ao sobre a futura func;ao desta DG, que inclui uma reflexao sobre as tarefas que poderiam ser extemalizadas - caso exista alguma. Por ultimo, essa comunicac;ao abordara a questao da prestac;ao de contas (a quern, por quern e para que). 0 trabalho, sob os auspfcios dos comissarios RELEX, para melhorar a gestao e a prestac;ao de ajuda extema constituira parte integrante do exercfcio dado existir uma necessidade urgente de optimizar a utilizac;ao dos recursos externos neste domfnio. Tai inclui a utilizac;ao, pelas delegac;oes da Comissao, de rccursos cxtcrnos na cxecuc;ao de programas de ajuda. 4. SERVl~OS RESPONSJ\ VEIS Acr,io 17 Grupo de Planeamento e Coordenac;ao para a Extemaliza<;iio em cooperac;ao, com o Grupo de Planeamento e Coordenac;ao dos Recursos Humanos, na medida em que este ultimo se ocupa da questao do trabalho que pode ser executado por pessoal nao permanente. 5. CAL END ARIO Acriio 17 Abril de 2000: defini~ao do quadro regulador, da estrutura e do mandato dos diferentes instrumentos de extemaliza<;ao, incluindo a possibilidade de cria<;ao de uma nova categoria de organismos da Comissilo ou da Comunidade para a execuc;ao de programas e acc;oes comunitarios. Setemhro de 2000: adopc;ao da comunica<;ao pela Comissao. 21 · · · · - - · · ---------------. CAPiTULO Ill - FIXA~AO DE PRl()RIDADES, AFECTA~AO E UTILIZA~AO EFICAZ DE RECURSOS X - METODOS DE TRABALHO MAIS EFICIENTES, ORIENTADOS PARA OS RESULT ADOS: UM PROGRAMA DE TRABALHO 1. OBJECTIVOS A Comissao tern sido uma defensora acemma dos beneffcios da simplifica~ao dos procedimentos administrativos. Contudo, nao tern sido muito lesta na simplifica~ao dos seus pr6prios procedimentos, cspccialmcntc os internos. Nern sempre c facil simplificar: regras construfdas ao longo de anos tomam-se mais complicadas a medida que sao altcradas e adaptadas, ao ponto de o objectivo subjacente se tomar' ohscuro. Nao constitui uma trai<;ao a cssas rcgras ou as pcssoas que as fizeram desenvolver o habito de,· sistcmaticamcntc, nos intcrrogarmos sohrc sc tais rcgras ainda tern uma finalidadc c, caso a resposta seja afirmativa, sohrc o modo como podcm scr simplificadas. Sera institufdw um mccanismo para a aprcscnt:. u;ao c o acompanhamcnto de sugcstocs do pcssoal ncstas qucstocs c para a constru<rao de uma rcde de regimes ao nf vet das DG, de modo a quc possa scr constitufdo um «hanco de idcias» com um. Dcntro da mesma orienta<;ao, a Comissao ja enveredou pela gestao descentralizada (SEM 2000 e MAP 2000), tendo-se desenvolvido nos servi~os, ao longo dos anos, diversas boas praticas. As vantagens da descentraliza~ao, quer em termos de poupan~as financeiras quer de responsabilidade acrescida para os servi~os, nao sao questionadas. Em especial, os servi~os de apoio apenas devem ser prestados centralmente quando possa ser demonstrada a existencia de um valor acrescei:itado. No entanto, a. descentraliza~ao de actividades relacionadas com a gestao deve basear-se numa analise adequada da rela~ao custo-eficacia. Antes de se ir mais longe, e necessario efectuar uma. analise abrangente da descentraliza~ao intema e avaliar os beneffcios e os custos, os instrumentos e a qualidade do servi~o prestado. Neste contcxto, a gcstao orientada para os resultados implica que os funcionarios sejam habilitados a assumir uma maior rcsponsahilidadc pclo seu trabalho, devcndo ser ajudados nesse sentido, recorrendo-se ~t dclcga<;ao de compctcncias c a simplificac;ao das dccisoes c estruturas administrativas. Tai requer, no cntanto, uma correcta dcfini<;ao das tarcfas de cada funcionatio mcdiante dcscri~oes dos conteudos funcionais c atrihui<;ocs adcquadas de tarcfas e a fixa<;ao de um quadro claro quc pcrmita a delega~ao de mais rcsponsahilidadcs. ' Paralclamcntc, dcvc ser concebida uma cstrutura organizacional adequada, incluindo disposi~oes para garantir a necessaria flexibilidade para enfrentar novos desafios e promover novos habitos de trabalho baseados numa colabora~ao acrescida entre os servi~os. A fragmenta~ao e a falta de coerencia dos organogramas de alguns servi~os tern de ser corrigidas. Para manter a Comissao em posi~ao dianteira no domfnio da modema gestao administrativa, sera necessario prever um acompanhamento e uma aplica~ao contfnuos dos modemos metodos de garantia da qualidade, incluindo intercambio de informa~oes com administra~oes ~van~adas dos sectores publico e pri vado de todo o mundo. Intemamente, tal exige o melhoramento da coopera~ao entre servi~os horizontais e operacionais e uma abordagem mais orientada para o servi~o. A utiliza~ao de comunica~ocs de informa<;ao e de tecnologias WEB encontra-se tratada no capftulo II - VI - Rumo a cihcr-Comissao. 22 2. AC<;OES A REALIZAR Os ohjccti vos cnunciados supra cstao todos intcr-relacionados e devem ser abordados num quadro ahrangcntc. Esses ohjcctivos scrao prosscguidos atravcs de um conjunto de ac<;ocs realizadas sob a auloridadc do Segundo Sccrctario-Gcral /\djunto. Aq:ti(J 18 Descentralizarilo da administral ivos tomada de decisoes e simpl{ficar. ,·iio dos procedimentos Sera efectuado a curto prazo um estudo aprofundado para analisar o actual estado e a rela<;ao custo-eficacia da descentraliza<;ao e a forma como ela e aplicada nos servi<;os. Tendo presente o princfpio da subsidiariedadc, a analise identificara os servi<_;os actualmente prestados por DG horizontais que dcvam scr prestados a nfvcl central e as tarefas que podem ser de~centralizadas. Deverao ser claros os custos e bcneffcios previstos ao nfvel da Comissao (incluindo uma resppnsabilidade acrescida dos scrvic;os). Serao quantificados e transfcridos de forma consequente os recursos necessarios para a prcstac;ao de um servi<;o adcquado. Os servi<;os horizontais devem facultar vade-mecuns, orienta~oes, asscssoria, dispositivos de apoio e aconselhamento. A delega<;ao de compctencias no colegio sera igualmcntc abrangida por esta ac<;ao c deve scr tratada como uma questao prioritaria. Simplificar significa concebcr e reformular procedimentos de modo a proporcionar o meio mais celere, simples e transparentc de consecu<_;ao de um objectivo. Em primeiro lugar, sera nccessario levar a cabo uma rcvisao sistcmatica de todos os proccdimcntos actuais e qucstionar se eles ainda se justificam e sao aplicados da forma mais eficaz. Este exercfcio resultant em propostas de simplifica~ao e de melhoramento do processo de tomada de decisoes. Deve ser estabelecido um mecanismo permanente de identifica~ao e divulga~ao das melhores praticas, de formaliza~ao de propostas de altera~ao e de analise dos progressos. Para promover a participa~ao do pcssoal, cssc mccanismo dcvera incluir nccessariamcnte um mecanismo para a apresenta<;ao de sugestoes aprcscntadas pelo pessoal sobrc a forma como os sistemas e procedimentos poderao ser melhorados ea rcaliza<;ao regular de inqueritos sobre o grau de satisfa<;ao dos trabalhadores. Sera criado um «banco de ideias» comum, devendo ser apreciadas todas as ideias apresentadas e dadas respostas aos funcionarios quc as aprcscntaram. A q·tit> 19 Fomenlo da responsahilidade e iniciativa pessoais e aligeiramento das estruturas administrativas Rcsponsabilidadc acrescida e iniciativa implicam mais delega<;ao. As declara<;oes de missao e os programas de trabalho das DG devem traduzir-se em descri~oes do conteudo funcional e atribui<;oes tlexf veis de tare fas que fixem objectivos anuais para cada funcionario, os meios para os atingir, marcos e prazos e, sempre que possf vel, indicadores de desempenho. A analise anual destes elementos sera conjugada com o relat6rio de avalia<;ao do pessoal (cf. capftulo IV). Os gestores devem poder delegar a tomada de decisoes independentemente do grau e da antiguidade (devendo ser observadas regras especiais se se tratar de gestao financeira) e incentivar o trabalho de equipa. Os chefes de unidade devem poder definir com flexibilidade metodos de trabalho e responsaveis por projectos responsabi lidades. Por exemplo, os «chefes de projecto» serao indepcndentemente do seu grau ou antiguidade. Impoe-se, por conseguinte, rever as regras oficiais em materia de delega~ao de competencias (e de assinatura) e fixar a forma e o procedimento para a defini~ao de descri<;oes de conteudos funcionais e atribui<;oes de tarefas. Alem djsso, esperar-se-a dos gestores que deem resposta a quaisquer pedidos e comentarios formulados pelos seus colaboradores. Scrao rcvistas c tcstadas as actuais praticas no quc diz respeito as descri~oes de conteudos funcionais e atribuic;oes de tarefas e fixadas orienta<;oes, incluindo a fun~ao e a responsabilidade de cada nfvel da hierarquia. Serao propostas todas as altera~oes que seja necessario introduzir nas regras da Comissao e da entidade competente para proceder a nomea~oes no que se refere a delega~ao de competencias. Estas medidas serao objecto de revisoes peri6dicas. 23 Scrao clahoradas novas oricnta<;oes quanto a conce~ilo dos organogramas. Todas as disposi~oes organizacionais, incluindo a concretiza<;ao de estruturas estabelecidas em organogramas ea atribui~ao de tarcfas a indivfduos, scrao sujcitas a auditorias de gestao pelo Servic;o de Auditoria lntema. Aq·tio 2IJ "Ft:rtili:ar,io cru::ada". tmha/ho em equipd e qualidade dos serviros Por vczcs uma tarcfa nao podc scr cxccutad~ adcquadamente no quadro das estruturas existentes mas a rcvisao das pr6prias cstruturas representaria uma solu<;ao desproporcionada. A utiliza~ao a tempo inteiro de grupos de trabalho constitufdos para um prazo _ curto (por exemplo, 3-6 meses) ou de grupos multidisciplinares com incumbencias cspecfficas em questoes de incidencia transversal aumenta a flexibilidade de gestao, aumcnta a coerencia da divisao entre os servi<;os e pode produzir solu~oes mais eficazes mais rapidamente. Pode igualmente aumentar a satisfa~ao profissional do pessoal envolvido. Deve ser possfvel constituir tais equipas por acordo escrito entre servi~os, onde se estipulem os objectivos, a missao, as respectivas responsabilidades, a dura~ao e a dota~ao de pessoal. Sera necessaria alguma orienta<;ao para incenti var as redes inter-servi~os. Com a descentraliza<;ao, os servi<;os horizontais desempenham cada vez mais uma fun~ao de aconselhamento/orienta<;ao, enquanto os servi<;os operacionais assumem uma maior responsabilidade em gcstao administrativa. No intcresse dos scrvi<;os horizontais e operacionais, e necessario desenvolver um rclacionamento orientado pelo servi<;o. Este metodo ja se encontra avan~ado nos servi<;os mais claramente idcnti ficados com um «produto», como a tradw;ao, as publica<;oes e a estatfstica. Outros domfnios deram rcccntcmcntc passos ncsta dircc<;ao (DG J\DMIN e DG BUDG) sob a forma de «acordos de servi<;o» com scrvi~os utilizadorcs. A vanlagcm dcstc metodo consiste cm que os scrvi~os operacionais sao levados a dcfinir. as suas necessidades de forma explfcita, frcquentemente pela primeira vcz, enquanto os servi<;os horizontais passam a dispor de uma base s6lida sobre. a qual planear as suas acti vidades. 0 planeamento de actividadcs nos scrvic;os horizontais cstara, por conscguinte, mais em consonancia com a gestao hascada cm actividadcs (OBA). Sera cfcctuada uma analisc <las possibilidades de uma maior utiliza~ao do metodo do «acordo de scrvic;o», de que resultara a dcfini~ao de orientac;oes praticas e a explorac;ao de metodos que permitam aos servic;os horizontais e operacionais avaliar a presta~ao de servi~os e os procedimentos. Por ultimo, sera examinada a possibilidade de se utilizarem metodos modemos de garantia da qualidade: di versos servi<;os da Comissao utilizam ja tecnicas de gestao da qualidade. Sera explorada a possibilidade de estender a sua utiliza<;ao e de avaliar a sua aplicabilidade. 3~ SERVICOS RESPONSA VEIS. Acrao /8 A SG (Segm:ido Secrctario-Ocral Adjunto), com o apoio das DO operacionais, assume a dircc<;ao glohal do piano de ac<;ao; Acriio 19 Acriio 20 DG ADMIN, com o apoio, se necessario, da SG e do Servic;o de Auditoria Intema; DG ADMIN, com o apoio, se necessario, da SG e do Servi~o de Auditoria lntema. 4. CALENDJ\RIO Lanc;amento imediato de. algumas sub-acc;oes preparat6rias: Acriio 18 Acriio 19 Outubro de 2000: relat6rio sobre os actuais proceqimentos de tomada de decisao e administrativos e analise do act. ual estado de descentralizac;ao; Abril de 2000: orienta~oes sobre a descri~ao de func;oes ea atribuic;ao de tarefas; Julho de 2000: aplica<;ao generalizada por todos os servic;os. Todas as acroes A aplicac;ao de todas as ac~oes sera apresentada em pormenor num «piano de acc;ao» a apresentar ate ao final de 2000. 24 [ ________ _ CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XI - EFICACIA DAS CHEFIAS -·---- ---·---- ···-·•-• --·--•·--•--------·- - - - - - - - - - - - ---- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ' ---·----·····--· -··-· ----- 1. OBJECTIVOS A questao da eficacia dos funcionarios que ocupam postos de chefia na Comissao foi examinada, de forma crftica, nos relat6rios do comite de peritos independentes e no relat6rio Williamson, nos quais foi suhlinhada a ncccssidadc urgcntc de aplicar uma abordagem global para melhorar o nfvel do cnquadramcnto na Comissao c dcscnvolver uma cultura de presta~ao de contas. Esta abordagem consistira na aplica<;ao de varias medidas: uma defini<;ao clara das competencias e responsabilidades; processos de selec~ao transparentes e fiaveis, que garantam a nomea~ao de funcionarios de elevada competencia para os postos de chefia; medidas que garantam uma avalia<;ao contf nua da eficacia a todos os nfveis dos postos de chefia e s6lidos programas de forma<;ao para os funcionarios que ocupam ou possam vir a ocupar esses postos. 2. NOV AS AC<;OES A REALIZAR A C('tio 21 Selec,r'ao das che/ias superiores A Comissao ja estabeleceu procedimentos e criterios claros (18 de Setembro de 1999) e orienta<;oes (8 de Dezern bro) para a nomea<;ao com base no merito para os postos de director-geral (Al) e director (A2), incluindo disposi<;oes para aumentar o numero de mulheres. Outras ac~oes envolverao: a) h) Propostas para tomar os processos de selec<;ao mais profissionais; Avalia~ao da aplicac;ao das novas regras de nomea<;ao com base no merito. Revisao dos processos de selec<;ao dos chefes de unidade. Acriio 22 Assegurar uma avaliac;iio continua da eficacia das chefias A Comissao introduzira um regime de avalia~ao do modo como os funcionarios Al e A2 desempenham as suas fun<;oes, de acordo com os principios que se aplicarao a todos os funcionarios (ver Capftulo IV XIII - Estrutura das carreiras, avalia<;ao do pessoal e prom~ao). Os processos para avaliar os funcionarios A I envolverao a participa<;ao do membro da Comissao responsavel e do Secretario-Geral. A scmelhanc;a do ocorrido relativamente aos funcionarios Al, serao introduzidas, para os funcionarios A2, rcgras de mobilidadc quc cnvolverao transferencias pcri6dicas, acompanhadas de disposic;oes destinadas a cvitar pcriodos demasiado longos· de nao-preenchimento de postos de chefia. Sera i ntroduzido um perf odo de estagio para todas as chefias superiores e intermedias. 0 principio da "reversibilidade" sera introduzido para todos os postos de chefia: tal significa que os funcionarios de cnquadramcnto que nao co1Tespondam ao nf vel exigido, ou que renunciem ao posto em caosa, serao rcafcctados a outro posto, do mesmo grau, desprovido de responsabi lidade de chefia, sem prejufzo de uma posterior nomca<;ao para outro posto de enquadramento (havendo entao lugar a um novo perfodo experimental). As decisoes neste domfnio serao tomadas de acordo com processos identicos aos das nomea<;oes. Acriio 23 Formar,:iio em gestiio Sera criado um programa sistematico de forma~a~ que cobrira todos os aspectos da gestao - incluindo a avaliac;ao do, pessoal - para todos os postos de chefia a partir do nfvel de chefe de unidade. Os novos chefes de unidade terao que participar com sucesso num curso preliminar de gestao. 25 Os chefcs das delega~oes da Comissao receberao uma formac;ao suplementar especffica para essa fun~ao. A formac;ao em materia de capacidades de gestao passara a estar disponfvel para as pessoas que tenham rcsponsahilidadcs de cnquadramcnto, indcpcndcntcmcntc da sua categoria e grau. Para todos os fur1cion{1rios quc possam vir a ocupar poslos de chcfia a par1ir do grau A6, passara a estar disponivel uma formac;ao prcparat6ria cm gcstao. Em conjunto com as outras instit,ui~oes, sera encarada a cria~ao de um centro especializado de forma~ao da func;ao publica europeia (ver igualmente Ac~ao 38). 3. SERVI<;OS RESPONSA VEIS Totlll. \' tis t1cr;oes DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Plaheamento e Coordenac;ao dos Recursos Humanos 4. CA LEN DARIO Ac,;lio 21 Julho de 2000: propostas para melhorar o funcionamento do Comite Consultivo das Nomeac;oes. Dczcmhro de 2000: proposta para a nomeac;ao de chefcs de unidadc. Mcados de 2002: avalia<;ao da aplica<;ao das novas regras para a nomem;ao de funcionarios Al e A2 com hase no merito. Acr;iio 22 Outubro de 2000: adopc;ao do projecto de decisao da Comissao sobre as chefias. Abri I de 200 l: adopc;ao da dedsao da Comissao sobre as chefias; introdu~ao da avalia~ao do modo como os foncionarios Al e A2 desempenham as suas func;oes. Acr;iio 23 Julho de 2000: resultados da reflexao sobre a criac;ao de um centro de formac;ao. 26 CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XH - POLITICA DE RECRUT AMENTO I. OBJECTIVOS A polftica de recrutamento da Comissao permitiu-lhe recrutar pessoal com elevadas qualifica~oes. No entanto, e agora necessario melhorar a respectiva organiza~ao. A po~itica de recrutamento deve basear-se nos scguintcs principios: • Manutcn~ao dos concursos gcrais para o recrutamento de generalistas e de especialistas; organiza~ao de concursos cspccializados para satisfazer necessidades especfficas; • A Comissao devc conscrvar um controlo global efectivo do recrutamento. Os concursos devem ser organizados de um modo rentavel e as provas devem ser elaboradas de modo a atrair e seleccionar candidatos que correspondam o mais fielmente possivel as necessidades da Comissao; • As provas devem ter em conta a dimensao multicultural da UE, para garantir a igualdade de tratamento dos candidatos de todos os Estados-Membros; • · A igualdadc de oportunidadcs c o cqui lfbrio gcografico devem igualmente scr tidos cm conta aquando da fasc das provas. 2. NOV AS AC(:OES A REALIZAR Acriio 24 Melhor determinar;iio das necessidades da Comissiio A dctcrmina<;ao precisa das necessidades em recursos humanos, no que se refere aos perfis e ao m1mero de postos de trahalho, c um clcmcnto cssencial de qualqucr polftica de recrutamento. Portanto, essa dctcrmina~ao dcve constiluir o ponto de partida da polftica de recrutamento da Comissao. 0 novo sistema de gcstao qaseada em aclividades melhorara a programa~ao das actividades da Comissao e definira os perfis de competencias correspondentes. Tai contribuira para uma politica de recrutamento mclhor orientada, uma vez que passara a ser possfvel prever mais exactamente as necessidades em rccursos humanos, em termos quer de competencias quer de m1mero de funcionarios. Visto que a. gestao baseada em actividades sera aplicada em todas as direc~oes-gerais, estas estarao em condi~oes de definir mais especificamente as competencias que exigem do seu pessoal. Alem disso, e necessario um novo instrumento de gestao de recursos humanos para substituir o sistema SYSPER actualmente existente, a fi m de que as chefias possam estar mais conscientes das competencias e qualifica~oes do pessoal. A Comissao deve continuar a focar a sua aten~ao no recrutamento de generalistas capazes de se adaptar a diferentes postos ao longo das suas carreiras. No entanto, sao tambem necessarios individuos com competencias mais especializadas. Em consequencia, devem ser organizados concursos mais. especializados organizados para satisfazer as necessidades de determinadas direc~oes-gerais ou grupos de di rec<;oes-gerai s. As provas utilizadas nos concursos dcvem ser definidas de forma a permitir a avalia~ao dos candidatos , rclativamente aos perfis de compctcncias c qualificm;oes desejados. Acriio 25 Melhoramento da organiza<y·iio dos concursos Uma vez que todas as institui<;oes europeias recrutam principalmente atraves de concursos gerais, sera dada prioridade ao exame, conjuntamente com as outras institui~oes, da possibilidade de criar um servi~o interinstitucional de recrutamento. Cada institui~ao comunicaria as suas necessidades em recursos humanos a este servi~o, o qual seria entao responsavel pela organiza~ao de concursos adequados. 27 0 aspccto rnais pcsado dos concursos actualmente realizados e a fase de pre-selec~ao, que envolve, frcqucntemente, rnilhares de candidatos. Actualmente, nesta fase dos concursos sao utilizadas provas de multipla cscolha. Esta forma de prova deve ser mantida, mas a sua rela~ao custo/eficacia deve ser rnclhorada atravcs de uma utilizai;ao mais adequada dos meios informaticos. Equilihrio Keowit,/ico Acrii<> 26 Garantir um equilfbrio geografico razoavel entre o pessoal e um dos objectivos da polftica de recrutamento da Comissao, de acordo com o artigo 27° do Estatuto. Para tal, em primeiro lugar, sera garantida a ampla publica~ao dos am1ncios de concursos e assegurado que as provas utilizadas tern em conta a dimensao multicultural da UE. Deste modo, sera garantida a igualdade de tratamento dos candidatos de todos os Estados-Membros. Os concursos organizados por nacionalidade ou por quotas nacionais, bem como a passagem para concursos por lfnguas, nao seriam adequados. A Comissao rcflcctira noutros meios de assegurar um cquilfbrio geografico razoavel. N£10-discrimim1<,,·£10 e igualdade de oporlunidades Aq:,io 27 A conccp~ao das provas intcgrara uma dimcnsilo rclativa a rcparti"ao homcns/mulhcrcs c a composic;ao ctnica do pcssoal da Comissao, para garantir a igualdadc de tratamcnto de aeon. lo com o artigo 27° do Estalulo. /\ ( 'omissao aholini os li1nilcs de idadc para o rccrutmncnto atrnvcs de concursos gcrais. Estao cm· curso consultas com as outras institui<;oes rclativamcntc a aboli<;ao dos limites de idade para o rccrutamcnto para todas as instituic;ocs da UE. Pelo seu lado, a Comissao esta pronta a dar o exemplo (ver igualmcntc Acc;ao 50). AcfiiO 28 Aper. fei<;oamento dos juris Os juris dos concursos devem ser compostos por funcionarios da Comissao e presididos por um funcionario da Comissao. Deve ser feito um esfor~o para garantir a inclusao de um numero suficiente de mulheres nos juris. As tarefas confiadas aos membros dos juris devem ser adaptadas para que os mesmos possam consagrar-se as actividades correspondentes. Os funcionarios designados para membros dos juris receberao uma formac;ao especial. Deve igualmente recorrer-se, a tftulo consultivo, a um numero limitado de especialistas extemos, mas a Comissao deve conservar o poder de decisao final. AC('tit> 29 Asse~urar a lramparencia para os candidatos Toe. las as informa<;ocs sobrc os proccdimcntos <le rccrutamcnto c a organiza<;ao dos concursos serao puhlicadas na Internet. Sl~ra igualmcntc p<>ssfvcl concorrcr atravcs da Internet c fornccer toda a drn. :umcntat;ao cxigida imm csrtadio adcquado. A Comissao tera igualmcntc cm considcra<;ao o mclhoramcnto da sua coopera<;ao com as univcrsida<lcs curopcias, de forma a aumcntar a consciencia dos cstu<lantcs rclativamcntc as possibilidadcs de carreira nas institui<;oes comunitarias. 0 numcro de candidatos aprovados em cada concurso devera ser razoavelmente proporcional ao numero de postos disponfveis. Os procedimentos com vista ao recrutamento ap6s a realizac;ao dos concursos serao acelerados de modo a diminuir o prazo para o preenchimento das vagas. Assim, o recrutamento de candidatos nos dois anos seguintes a publicac;ao dos resultados dos concursos deve igualmente ficar garantido. Por ultimo, na sequencia da recomenda~ao do Provedor de Justic;a Europeu, a Comissao possibilitara que os candidatos tenham acesso as suas provas corrigidas no que respeita a todos os concursos lanc;ados ap6s Julho de 2000. A reformulac;ao da politica de recrutamento e dos procedimentos de selec~ao atras descrita exigira uma dccisao da Comissao c um acordo intcrinstitucional para a criac;ao do scrvic;o intcrinstitucional de rccrutamcnto. Pode igualmcntc implicar allcra<;oes do estatuto (nomeadamente do anexo III), o que exige um cxamc mais aprofundado. 3. SERVICOS RESPONSA VEIS DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordena~ao dos Recursos Humanos. 28 4. CALENDARIO Aq·,io 24-29 Dczcmhro de :moo: documento de consulta solirc a polftica de rccrutamcnto, induindo proposlas rclativas las altcra~ocs do Estatuto cvcntualmcntc ncccssarias; projccto de acordo sobre a crim;ao do Servi<;o lntcrinstitucional de Recrutamento. Junho de 2001: ap6s concerta~ao com as OSP, a Comissao apresentara ao Comite Interinstitucional do Estatuto propostas relativas as altera~oes do Estatuto eventualmente necessarias. Dezembro de 2001: a Comissao apresentara ao Conselho as propostas relativas as altera~oes do Estatuto eventualmente necessarias. 29 CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XIII - ESTIUJTlJRA DAS CARREIRAS, AVALIACAO DO PESSOAL E PROMOCAO ··- ---------- - - · · · · - - - - - - - · · · __________________________ __,J 1. 08. JECTIVOS A actual cstrutura das carreiras nas instituic;oes da UE compreende as categorias de pessoal A, LA, B, Ce D, com graus cm cada calcgoria. Esta distinc;ao e amplamente baseada no nfvel das qualificac;oes acadcmicas c na durac;ao da cxpcricncia profissional adquirida antes da entrada ao servic;o da func;ao puhlica curopcia. Os pontos fracos dcstc sistcma tomaram-sc aparentes e devem agora ser tidos em considcrac;ao: • Muitos mcmbros do pessoal scntcm-sc frustrados porque dcixaram de ter qualquer possibilidade de avarn;o, com frequcncia a meio da carrcira; • Os actuais metodos de classificac;ao dos novos membros do pessoal sao complicados, lentos e nao tern cm conta as diversas formas de aquisic;ao de experiencia e de competencias profissionais; • A maior patte das tentativas de reforma do sistcma de notac;ao do pcssoal fracassou; • No amhito do scrvic;o, o merito nao e suficientemcntc recompensado, especialmente no que se refere ao avarn;o no sistcma de carrciras. E necessaria uma polftica integrada de recursos humanos que permita a melhor utilizac;ao dos recurses humanos da Comissao, nomcadamente atraves de disposic;oes mais flexf veis em materia de reforma. Esse sistcma rcfon;aria a satisfac;ao no trabalho, oferecendo aos membros do pessoal uma evoluc;ao adequada da carrcira com promoc;ocs bascadas no merito atraves da aplicac;ao de procedimentos de avaliac;ao cquitativos c significativos. Dado quc as pessoas quc trabalham na Comissao constituem o seu principal trunfo, cssa polftica aumcntaria igualmcntc a eficacia da instituic;ao no scu conjunto. 2. NOV AS AC(:OES A REALIZAR Acr;,io 30 Cria<;lio de um novo sistema de carreiras mais linear 0 novo sistema sera linear, sem categorias. 0 recrutamento dos funcionarios realizar-se-a a varios nfveis, em func;ao das exigcncias em termos das competencias necessarias, tendo em conta, se for caso disso, as qualificac;oes e a experiencia profissional. As responsabilidades especiais ligadas a uma func;ao bem dcterminada e limitada no tempo serao consideradas como merecendo uma compensac;ao temporaria sob a forma de um vencimento correspondente a um grau mais elevado. A promo<;ao de um grau para outro seria baseada no merito, sendo a antiguidade tida em conta atraves do avanc;o no interior do grau. No entanto, o numero de esca16es dentro de cada grau sera limitado, bem como as circunstancias em que ao cscalao mais elevado de um grau correspondent uma remunera<;ao superior a do cscalao de base do grau scguintc. 0 novo sistema devc proporcionar boas possibilidades de carreira aos funcionarios que nao desejem ocupar postos de chefia ou que nao possuam capacidades de chefia, mas que detenham conhecimentos e compctencias de grande valor para a organizac;ao. Nomeadamente, tal implica que a promo~ao para graus mais elevados nao deve, em geral, estar dependente do desempenho de fun~oes de chefia. Os novos funcionarios serao recrutados de acordo com o novo sistema. Os funcionarios recrutados segundo o sistema anterior serao classificados em conformidade com o novo sistema, com a garantia de que o seu vencimento nao sera afectado. 30 O novo sistcma de carrciras cxigira quc o Estatuto scja alterado. Na pendencia de que tal ocorra, o s1slt·11ia de co11c111'sos intcrnos st~r;1 mclhorado, aumcntando assim as possihilidadcs de accsso as calcgonas 111,11s dcvadas. Obviamcntc, podcriam scr cncaradas varias formas de cstrutura linear de carreiras no quadro atras cxplicitado (por cxernplo, quanto ao n(1mcro de graus e as cxigencias de qualifica~oes), tendo em conta as ncccssidadcs da institui~ao e o seu funcionamento. Numa administra~ao publica, a defini~ao de uma nova cstrutura de carreiras representa urna importante altera~ao, pelo que a transi~ao deve ser realiiada cuidadosamente. Numa proposta pormenorizada sobre a nova eslrutura das carreiras, serao assumidos os seguintes comprornissos especfficos no que se refere a transi~ao para o novo sistema da fun~ao publica da UE: • As rcmuncra~ocs dos mcrnbros do pcssoal nao dcvern scr ncgativamcnte afcctadas no momenta da transi<;ao para o novo sistcma; • • Em seguida, a evolu~ao das carreiras das pessoas com um desempenho medio das suas func;oes nao scra afectada, crnhora os rnclhores clernentos possam avan~ar mais rapidarnente e os menos bons rnais lcntarncntc; 0 total das rcmuncnu;ocs rccchidas pclos mcrnhros do pcssoal com um dcscrnpcnho mcdio das suas furn;flcs ao longo da carrcira nao sofrcra qualqucr <lctcriorat. ;ao. /\ Comissao csta totalmcntc conscicntc <la rclac;ao entre a motiva~ao do seu pessoal e a sua seguran~a material. Em consequencia, garantira que da reforma nao resulte qualquer deteriora~ao das condi~oes globais de emprego do pessoal actual, conforme sera demonstrado pelas propostas a apresentar ao Conselho com vista a cria<;ao de uma nova estrutura <las catTeiras. Acr;iio 31 Simplffica<;iio dos actuais procedimentos de classifica<;iio Toda a experiencia profissional adquirida depois da obten~ao de qualifica<;oes profissionais ou acadcmicas rclcvantes passara a scr tida em conta pela administra<;ao, de uma forma coerente e transparentc, no quadro do procedimento de classifica~ao. Sera obviamente necessario prever medidas para resolver a questao da equidade de tratamento entre os novas e os actuais membros do pessoal. Para alterar os procedimentos existentes, sera necessaria uma decisao da Comissao. Aq·iio 32 Jnstaura~·iio de um novo sistema anual de avalia~·iio do pessoal l lm sistcma rigoroso, ohjcctivo c cquitativo para a avalia<;ao do dcsernpenho de fun<;ocs reveste-se de uma importfmcia csscncial, constituindo mcsmo uma condi~ao prcvia para o funcionamcnto adcquado de 11111a nova, c mais linear, cstrutura <las carrciras. A criac;ao de tal sistema cxigc quc scjam rcalizadas acc;oes cm duas frentes. Em primeiro lugar, os notadores devem aplicar o sistema de uma forma adequada. Sera fomecida uma forma<;ao especf fica em termos de avalia~ao de pessoal e, alem disso, a aplica~ao do sistema pelos avaliadores sera objecto de controlos. Serao igualmente tidos em considera~ao outros meios para garantir que o sistema seja convenientemente aplicado, nomeadamente que nao se registe uma inflac;ao <las avalia<;6es. A atribui<;ao a cada direcc;ao-geral de uma quota de pontos a distribuir entre os membros do pessoal do rnesmo grau poderia serum modo de incentivar os avaliadores a evitar tal inflac;ao. Em segundo lugar, e necessario um novo sistema anual de avaliac;ao baseado em descri~oes de func;oes e atribuic;oes de tarefas para cada membro do pessoal. A avalia~ao basear-se-ia em dialogos aprofundados, incluindo, se for caso disso, a mediac;ao de certos colegas ea utiliza~ao de metodos modemos, como, por cxemplo, ofeedhack recfproco. Ernbora a avalia<;ao deva ser da responsabilidade do superior hierarquico imcdiato, a possibilidade de cnvolvimento de uma terceira parte deve igualmcnte ser estudada. Este sistcma tcra duas furn;ocs distintas: 31 • A ptimeira consistira em forneccr aos membros do pessoal uma dcscri<;ao objectiva do trabalho rcalizado, hem comofeedhack sobrc csse trahalho, c cm proporcionar um incentivo a trabalhar de uma forma mais adequada, atravcs de uma avalia<;ao qualitaliva pormenorizada dos resultados de cada um cm fun~ao da dcscric;ao das suas func;ocs c ohjcctivos. Os rclat6rios de avaliac;ao deverao, em primciro lugar c sohrctudo, scr factuais c dcscrcvcr pormenorizadamcnlc o lrahalho realizado c os rcsultados ohtidos. 0 sislcma dcvc inlcgrar a discussao de questocs rclativas a cvolu<;ao da carrcira, como a formac;ao c a mohi lidade. • A segunda func;ao permitira a administrac;ao avaliar equitativamente quer o trabalho executado no passado, quer, se for caso disso, o potencial da pessoa objecto da avaliac;ao para assumir outras e/ou mais significativas responsabilidades. Esta avaliac;ao do merito deve ser mais directamente ligada aos procedimentos relativos a promo<;ao. Em consequencia, os ctiterios para a avaliac;ao do merito serao definidos de uma forma coerente, que garanta que tarefas menos visfveis mas igualmente importantes sejam avaliadas de uma forma equitativa. Foram expressas algumas preocupac;oes quanto a possibilidade de um sistema anual de avaliac;ao ctiar uma carga excessi va para as chefias e o pessoal. Essas preocupa~oes serao tidas em con ta na concep~ao do novo sistema. 0 sistema de avaliac;ao das chefias deve incluir uma avaliac;ao por parte dos seus subordinados e, cventualmente, uma avaliac;ao realizada pelos seus pares. As pessoas encarregadas de avaliar as chefias disporao de toe. las as garantias necessarias. Sera criado um sistcma espccffico de avaliac;ao para os directores-gerais e directores. Os procedimentos para avaliac;ao dos funcionarios Al envolvcrao o membro da Comissao responsavel e o Secretario-Geral. A introduc;ao do novo sistcma implicant uma decisao da Comissao. Parccc improvavel que sejam ncccssarias altcrac;ocs do cstatuto. Sera igualmentc necessario examinar aprofundadamentc a questao de saber sc uma avaliac;ao comparativa do pessoal a nfvel das direcc;oes-gerais em vez de ao nivel do conjunto da Comissao exigira que o Estatuto seja alterado. Act;iio 33 Promo<;{io com base no merito 0 actual sistema de promoc;oes pode ser sensivelmente melhorado sem alterar o Estatuto, que ja preve que as promo~oes sejam baseadas no merito. Em primeiro lugar, as regras e procedimentos serao publicados em Europa plus, assim como todos os dados importantes relativos aos exercfcios de promoc;ao. Em segundo lugar, o sistema sera simplificado, passando a ser aplicavel um unico sistema a todas as catcgorias. 0 objectivo a longo prazo consiste em aplicar o mesmo sistema ao pessoal remunerado atraves do on;amcnto opcracional c do on;amento da investigac;ao. Em tcrcciro lugar, passara a cxistir uma ligac;ao mais forte cntrc a promoc;ao c a avalia<;ao do pessoal, scndo mantido um sistcma de notas. Por (1ltimo, os servic;os scrao inccntivos a assumir uma maior rcsponsabilidadc pclas suas propostas de promo~ao, atravcs da limitac;ao das rccomcndac;ocs ao numcro de promoc;ocs disponfveis. Em conscqucncia, scni climinada do exercfcio anual de avaliac;ao a noc;ao de que os candidatos que nao tcnham tido sucesso estando inclufdos na lista de um ano serao automaticamente inclufdos na lista do ano seguinte. Tai permitira que cada um beneficie de possibilidades mais equitativas, nomeadamente os funcionarios que tenham mudado de servic;o e que, desse modo, tenham contribufdo para a mobilidade. Um novo sistema de promoc;oes implicara uma decisao da Comissao. A introduc;ao de uma avaliac;ao comparati va do pessoal a nfvel das direcc;oes-gerais exigiria a correspondente alterac;ao das disposic;oes do Estatuto em matetia de promoc;oes. 32 Flexihi/idade quanto a idade de reforma Acrtio 34 0 actual sistema de rcforma c inflexfvel c penaliza os que desejam abandonar o servic;o antes dos 60 anos. Alcm disso, nao contcm disposi~ocs sobrc os quc dcscjam trabalhar para alem dos 65 anos. Estas qucsl<lcs foram cxaminadas no rclat6rio Williamsom c dcvcm agora scr cncaradas atravcs da elahora<;ao de um novo quadro para a rcforma. Tai cxigir~i altcra<;tks do Estatuto. J\crcscc quc o futuro alargamcnto da Uniao constituira um dcsafio impottanle para a polftica de pessoal. Um regime especffico de reforma antecipada poderia desempenhar um papel importante para facilitar a integra<;ao de pessoas dos novos Estados-Membros no pessoal. Esta questao exige um exame mais aprofundado. 3. SERVl<;OS RESPONSA VEIS DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordenac;ao dos Recursos Humanos. 4. CALENDARIO Acriio 30 Novembro de 2000: documento de consulta "Comunicac;ao sobre um novo sistema de carrei ras", inc I ui ndo uma proposta de alterac;ao do Estatuto. Maio de 200 I: ap6s concertac;ao com as OSP, a Comissao aprcsentara uma proposta ao Comitc Interinstitucional do Estatuto (CIE). Dezemhro de 2001: a Comissao apresentara ao Conselho uma proposta de alterac;ao do Estatuto. 0 ohjcctivo consiste na implementac;ao do novo sistema em 2002 (ap6s consulta do Comitc lnterinstitucional do Estatuto, aprescntac;ao ao Consclho e aprovac;ao por este). A q·,io 31 Julho de 2000: adop<;ao do projccto de decisao da Comissao. Novembro de 2000: adopc;ao da decisao da Comissao. Aq:tio 32 Novcmbro de 2000: adopc;ao do projccto de decisao da Comissao; Maio de 2001: adopc;ao da decisao da Comissao. 0 objectivo consiste na entrada em vigor do novo sistema em 2002. Acriio 33 Novembro de 2000: adopc;ao do projecto de decisao da Comissao. Maio de 200 l: adopc;ao da decisao da Comissao. 0 objcctivo consiste na entrada em vigor do novo sistema em 2002. Acriio 34 Dezembro de 2000: documento de consulta sobre o quadro para a reforma, incluindo uma proposta de alterac;ao do Estatuto e uma proposta relativa a um regime especial respeitante ao alargamento. · Maio de 200 I: ap(Ss consulta as OSP, a Comissao apresentara uma proposta ao Comite lnlerinstitucional do Estatuto (CIE). Dezern bro de 2001: a Comissao apresentara ao Conselho uma proposta de alterac;ao do Estatuto. 33 r--- -- CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS --. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 ---------· - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -= - - - - -~ XIV - ORIENTA(AO DA CARREIRA, MOBILIDADE E INSUFICIENCIA PRO FISSION AL. ·--- ---------------------------· - - - - - 1. OBJECTIVOS Uma polftica integrada de recursos humanos deve prestar mais atenc;ao a orientac;ao das carreiras, a mobilidadc c a insuficiencia profissional. No ambito do actual sistema, foram identificados os seguintes prohlcmas cspccfficos, quc devcm ser tratados: /\ oricnta~ao da carreira c quasc inexistcntc~ • • Nao cxiste um sislcma de alcrta prccocc, nem procedimentos especfficos quc permitam fazer face, de Segundo o Estatuto, a incompetencia uma forma satisfat6ria, aos casos de incompetencia. profissional e as questoes de disciplina devem ser tratadas de acordo os mesmos procedimentos; • 0 actual perf odo de estagio ( devido a utilizac;ao que lhe e dada e a sua durac;ao) nao e suficiente para identificar os casos de novos candidatos que nao apresentam as qualidades necessarias. 2. NOV AS AC<;OES A REALIZAR A ,·r,io 3 5 Propordonar o acesso t't orientariio da carreira (~ necessario criar uma fun~ao central para divulgar as melhores praticas nas direcc;oes-gerais e para proporcionar oricnta~oes as pessoas relativamentc as perspectivas de carreira ao longo da sua vida profissional. Sera criada uma rcdc de fun~ocs scmclhantcs cm cada dirccc;ao-geral. Scr{t descnvolvida uma hasc de dados do pcssoal, dcstinada a suhstituir a actual base SYSPER, com o ohjcctivo de incluir informa<;oes sohrc os pcrfis, as tarcfas c as compctcncias de cada um. Esta base de dados constituira um instrumento uti I para melhorar a orientac;ao e a evoluc;ao da carreira. Na criac;ao desta nova base, sera dada uma atenc;ao especial aos aspectos de seguranc;a, bem como a protecc;ao dos dados confidenciais e pessoais, em conformidade com a legislac;ao comunitaria. Acrao 36 Fomento da mobilidade A mobilidade enriquece a experiencia, a gama de capacidades e os conhecimentos dos funcionarios e e igualmente benefica para a instituic;ao. No entanto, seria contraproducente estabelecer regras vinculativas em materia de mobilidade. Nomeadamente, tais regras poderiam levar a uma perda de saber-fazer especffico, que, frequentemente, s6 e adquirido depois de anos de pratica na func;ao. E igualmente necessario evitar outros efeitos de ruptura, incluindo os provocados pelo, frequentemente demasiado longo, perfodo de nao-ocupa<;ao de um posto de trabalho que se segue a uma transferencia. 0 esforc;o para tomar mais rapida a publicac;ao e o preenchimento das vagas sera continuado. No entanto, devem ser realizadas diversas acc;oes para facilitar a mobilidade. Em particular, os entraves a mobilidadc resultantes do actual sistema de promo<;oes serao removidos. Quando for caso disso, sera fomecida uma formm;ao especial com vista a mudan<;a de posto de trabalho. A func;ao central de orientac;ao da carrcira elaborara directrizes claras e transparentes em materia de mobilidade. Nesta base, as direcc;oes-gerais serao incentivadas a organizar a mobilidade em func;ao das suas necessidades especfficas. A responsabilidade pelo acompanhamento da mobilidade incumbira aos servic;os de pessoal das direcc;oes-gerais. Para minimizar as solu~oes de continuidade, cada direcc;ao geral deve estabelecer orientac;oes e tomar medidas com vista a uma melhor organiza<;ao da transferencia de rcsponsabilidades entre funcionarios. 34 As condic;ocs respeitantes a mobilidade entre as instituic;oes europeias, e entre estas e as administrac;oes nacionais e, cventualmente, o sector privado, serao fixadas. Em coordenac;ao com o Comite de Gestao dos Servic;os Extemos, serao estabelecidas medidas especiais para assegurar que o sistema de rotac;ao anual garante que os funcionarios que regressam das delegac;oes a sec. le sao afcctados a tarefas quc corrcspondem as suas experiencias e perfis e que lhes permitem prnsseguir as suas carrciras. Para scr incentivada, a mobilidadc deve ser considerada positivamente no quadro da avaliac;ao do dcsempenho de furn;oes, das nomeac;oes e das promoc;oes. Acr;,io 37 Enfrenlar a ins71ficiencia pr<dissional Sera tomada uma s¢ric de mcdidas par~ prcvenir e fazer face aos casos de insuficiencia profissional. Sera cstahclccido um sistcma cspccffico para cnfrentar cssa insuficiencia, salvaguardando os direitos da pessoa cm causa. Tai cnvolvcra: • 0 perfodo de estagio sera utilizado de uma forma mais adequada para identificar as pessoas que tern escassas probabilidades de satisfazer as exigencias do nf vet a atingir. 0 aumento da durac;ao do estagio para doze meses contribuira para a realizac;ao deste objectivo. A possibilidade de alargar o perfodo de estagio deve ser considerada. As medidas propostas para uma melhor utilizac;ao do perfodo de estagio sao apresentadas no capftulo IV -XV - Formac;ao. • Sera instaurado um sistema de alerta precoce, com base em relat6rios (de estagio, avaliac;ao anual, etc. ), quc dcscncadeara a aplicac;ao de medidas correctivas. Discussoes francas, analise do potencial pcssoal, rcciclagcm c csfon;os para cncontrar um posto de trabalho adequado contribuirao para fazer face aos casos de insuficiencia profissional. A func;ao central de orientac;ao da carreira e as func;oes das direcc;oes-gerais terao um importante papel a desempenhar em complemento do das chefias. • Sera estabelecido um procedimento claro para identificar e tratar os casos de insuficiencia profissional. Esta acc;ao implica uma decisao da Comissao que especificara o dcver das chefias de identificar csscs casos c de lhcs garantir um tratamcnto cuidadoso e cquitativo. 0 pcssoal dispora de um manual ncsta matcria. • Sera estabclccido um proccsso cspccffico, distinto do procedimento disciplinar, a seguir em caso de i ncompctencia profissional. As medidas relativas ao perfodo de estagio e ao processo especffico para a incompetencia profissional cxigirao alterac;oes do Estatuto. 3. SERVI~OS RESPONSA VEIS DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordenac;ao dos Recursos Humanos. 4. CAL END ARIO Acriio 35-37 Dezembro de 2000: criac;ao de uma func;ao central de orientac;ao da carreira. Jul ho de 200 l: criac;ao de um sistema descentralizado de orientac;ao da carreira. 2003: cstara disponf vcl a nova versao de SYS PER. 35 A q·tio J 7 Oczcmbro de 2000: implemcnta<;ao do sistcma de alcrta precoce atraves de medidas administrativas. Outubro de 2000: documento de consulta sobre a incompetencia profissional, incluindo um projccto de decisao da Comissao e propostas de altera<;ao do Estatuto. Abril de 200 l: adop<;ao da dccisao da Comissao e apresenta<;ao das altera<;oes do Estatuto ao Comite lnterinstitucional do Estatuto (ap6s consulta as OSP). Dezembro de 2001: a Comissao apresenta ao Conselho uma proposta de altera<;ao do Estatuto. Implementa<;ao programada para 2002 (ap6s aprova<;ao do Conselho). 36 t l ·-···-···- ·----··---··-·--··-·-· - - -~ - - - - - - - - - - - J l -· · · · · - - - - - - • - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - - - - - - - - - - -~ CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XV -. FORMA<;AO OB. JECTIVOS A forma<;ao assume uma importancia fundamental para o exito da reforma. 0 objectivo geral consiste em proporcionar a forma~ao adequada as pessoas certas, na altura certa, garantindo uma boa rela~ao custo:-eficacia no ambito de uma estrategia coerente de gestao e de desenvolvimento dos recursos humanos na Comissao. Ao longo dos ultimos anos foram ja realizados alguns progressos neste sentido: as direcc;oes-gerais comc~aram a mclhorar os rcspcctivos pianos de formac;ao, contando, para o cfeito, com o conselho do scrvi~o central de formac;ao~ foi cstahclccida uma distinc;ao clara de rcsponsabilida<les entre o servic;o central responsavcl pcla formac;ao gcral c as dirccc;ocs-gcrais, incumbidas da formac;ao especffica; um numero cresccnte de direcc;oes-gerais deu infcio a cursos de formac;ao intemos; os. procedimentos de avalia<;ao dos cursos de formac;ao foram melhorados; os or<;amentos de forma<;ao foram aumentados, embora continuem a ser insuficientes. To<lavia, o quc ainda falta e uma cultura generalizada de forma<;ao e de aprendizagem ao longo da vida activa. Com efeito, apesar <la importfincia que lhe e aparentemente atribufda, a formac;ao continua e frcquentemente considerada secundaria e preterida em caso de conflito de prioridades. Esta situa~ao tera de mudar. Sera ncccssario aumcntar signifi. cativamcntc o on;amcnto rcservado a formac;ao. 0 orc;amento que lhe e actualmcntc consagrado corrcspondc a uma forma<;ao anual de dois dias por pessoa. Este valor, que inclui a forma~ao gcral, os cursos de lfngua c a forma~ao no domfnio das tecnologias da informac;ao, situa-se muito ahaixo do nfvcl praticado nas administrac;oes dos Estados-Memhros. Alem disso, dado que a formm;ao constitui uma actividadc quc rcquer naturalmentc tempo e que, cm ccrtos casos, compensa ser dispcnsada a nfvcl intcrno por mcmhros do pessoal, sent convcnientc considcrar as implicac;oes de um programa alarga<lo de forma~ao nas ncccssidades gerais de recursos humanos. 2 AC~OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS Formurao em materia de gestiio No final de 1999 foi celebrado um contrato com vista a cria~ao, pela primeira vez na Comissao, de um programa de forma~ao obrigat6rio destinado aos funcionarios que ocupam postos de chefia intermedia ou superior. Esta actualmente em curso a fase de concep~ao do conteudo pormenorizado do programa, e os cursos-piloto decorrerao de Maio a Julho de 2000. 0 programa definitivo sera estabelecido pouco tempo dcpois. E imperativo que todos os funcionarios que ocupem postos de chefia intermedia ou superior frcqucntcm os cursos em causa, quando a tal forem convidados. Ao mesmo tempo, sera proposta, a partir de Abril, uma serie totalmente nova de cursos sobre competencias especificas, destinados a funcionarios quc cxcrc;am dcterminadas responsabilidades de gestao a um nfvel inferior ao do chefe de unidade (indcpendentemente da respectiva categoria e grau). Melhoria dos cursos de entrada em servir;o Com cfeitos a partir de Janeiro de 2000, os cursos de entrada em servi~o foram substancialmente' altcrados. As suas principais caracterfsticas sao as seguintes: frequencia obrigat6ria (12 dias de forma~ao repartidos em 4 m6dulos durante o perfodo probat6rio); introdu~ao, a partir de Abril de 2000, de um curso inteiramente novo com a dura~ao de 5 dias, deduzidos dos 12 dias previstos, intitulado «Trabalhar em conjunto» e destinado a todos os novos funcionarios, o qua) substitui o actual curso de forma~ao, de caractcr algo elitista, reservado aos funcionarios da categoria A; defini<;ao de um piano de forma~ao 37 irnliv1d11al por partc do superior hicrarquico dirccto de cada novo funcionario recrutado, piano esse que cohrini os primciros dois anos das rcspcctivas carrciras; inccntivo a utilizac;ao do sistema de tutoria; oferta de melhor aconselhamcnto sohre as possihilidadcs de formac;ao aos novos funcionarios rccrutados. 3. NOV AS AC(<)ES A REALIZAR Aq·ao 38 Fomento de uma cultura de aprendizagem See verdade que uma cultura deste tipo nao pode ser introduzida por decreto, nao e menos certo que se toma possfvel incentiva-la mediante a introdu~ao de determinadas medidas especfficas, entre as quais as seguintes: exigir que a hierarquia superior directa conceda prioridade absoluta a participa~ao dos funcionarios cm cursos de formac;ao nos quais se cncontrem inscrit'os no fimbito dos respectivos pianos de forma~ao anuais ao nf vet das dirccc;ocs-gcrais; cmprcendcr mais esforc;os no sentido da organiza~ao de sessocs de formac;ao intcrna a cscala das dirccc;ocs-gerais; prcvcr um n(1mcro suficicntc de pessoas dotadas das competcncias neccssarias que possam fomcccr regularmcntc scrvic;os de forma~ao (em domfnios como a gcstao financcira, o on;amcnto ou a administra<;ao), o quc sc dcvcra rcflcctir no devido rcconhccimcnlo formal dos scrvi<;os assim prcstados; campanhas de scnsihilizac;ao. A possihilidadc de criac;ao de um ccntro de formac;ao rcscrvado a func;ao publica europeia, cspecialmente para os funcionarios quc ocupam postos de chcfia intermedia ou superior, seni estudada em conjunto com as outras instituic;ocs (vcr igualmentc Acc;ao 23). Apoio ao processo de re. fhrma 0 cxito das acc;oes prcvistas no Plano de Acc;ao depende do aperfei~oamento contfnuo dos conhecimentos e competencias correspondentes. Para o efeito, os programas de forma~ao das direc~oes-gerais deverao identificar as necessidades de forma~ao a fim de permitir a execu~ao eficaz das diversas ac~oes do Plano de Acc;ao, concedendo especial aten~ao a gestao baseada em actividades (GBA) e aos novos metodos de ·trahalho, bcm como aos proccdimentos administrativos, financeiros e or~amentais. Aq·tio 40 fnleKra<r·<. io daJhrmw;iio com outras areas da gestiio dos recur. \'O,\' humanos • A apreciac;ao das nccessidades de forma~ao deve passar a serum elemento integrante do sistema de avaliac;ao do pcssoal, tanto em rclac;ao ao posto ocupado como na perspectiva da evolu~ao da carreira do funcionario. Esta mcdida pcrmitira concrctizar o conceito de «piano de forma<;ao individual» dcfinido pcla Comissao cm 1991. • Em ccrtas fascs da carrcira de um funcionario, assim como em relac;ao a determinados postos, podcr-sc-ao rcvclar dcscjavcis, ou mesmo necessarias, acc;oes de forma~ao especfficas. Tai e, nomeadamentc, o caso: u no quc diz rcspeito a gestao bascada em actividades, aos novos metodos de trabalho e aos procedimentos administrativos, financeiros e or~amentais; o ap6s uma promoc;ao; a dos cursos de reciclagem relativos a competencias especfficas, como a utilizac;ao dos modernos instrumentos e tecnologias da comunica~ao e informa~ao; o enquantp prepara~ao para o exercfcio de fun~oes de gestao ou antes de uma transferencia para assumir fun~oes noutro pafs; o no que diz respeito a questoes especfficas, como, por exemplo, o tratamento dos casos de insuficiencia profissional, a igualdade de oportunidades, a dimensao multicultural do trabalho na Comissao, a disciplina ea denuncia dos disfuncionamentos. Sera clahorada uma lista complcta de situac;oes que indicara as formac;oes correspondentes rccomcndadas ou exigidas. As dirccc;oes-gcrais dcverao determinar globalmente as respectivas ncccssidadcs de formac;ao, intcgrando-as toda. ,· na rcspectiva estrategia geral de forma<;ao, bem como no piano anual de cursos de forma~ao, independentemente do tema ou modo de organiza~ao dos 38 mesmos. Esta ac9ao tera · consequencias na forma como os servi9os da Comissao proporcionam a forma<;ao. • I >cvcrao scr tomadas disposic;iks para quc os funcionarios do Scrvi'ro Extcrno rcceham uma forma9ao cspcdfica adcquada (incluindo forrnac;fio lingufstica) antes de ocuparem um novo posto. Aq·tio 4/ Re/hrma dafhrma<;iio lingufslica A forma9ao lingufstica, tal como existe actualmente, nao esta suficientemente adaptada as necessidades reais do servi90, e as taxas de ausencia dos cursos sao elevadas. Com base nos resultados de um inquerito por eta realizado em 1999, o servi90 central de forma9ao propora uma serie de reformas destinadas a garantir que o programa de forma9ao liT)gufstica passe a corresponder melhor as necessidades existentes. A tftulo de exemplo, scn1 considerada a possibilidade de criar um certo numero de «postos de forma9ao» quc pcrmitam aos funcionarios frequentar um curso de forma9ao lingufstica a tempo integral em determinados momentos da respecti va carreira, nomeadamente antes da sua afecta9ao numa delega9ao ou num gabinete de representa9ao. Acriio 42 Cria<;iio de um programa de formar;iio para novos funcionarios As medidas entretanto ja tomadas para melhorar a forma9ao de entrada em servi90 deverao ser consideradas apenas como uma primeira etapa do processo de concep9ao de um programa mais amhicioso de forma<;ao dos novos funcionarios, destinado a dota-los melhor das aptidf>cs necessarias para alcanc;ar cxito profissional na Comissao c a promovcr o sistema de valores sohrc o qual a administra<;ao pt. '1hlica curopcia dcvc hascar a sua cultura de scrvi<;o. A dura<;ao dcste programa scni de um ano, o quc cxigir{t o aumcnto da dura<;ao do pcrfodo probat6rio para 12 meses. Devera scr mantida a possibilidade de prolongar o perfodo probat6rio (ver Capftulo IV - XIV - Orientac;ao da carreira, mobilidade e insuficiencia profissional) Estc programa destinado aos novos funcionarios proporcionara uma formac;ao e uma avalia9ao aprofundadas de todas as novas pcssoas recrutadas. As questoes de planeamento de carreira, mobilidade e formac;ao sistematica em cxercf cio deverao ser abordadas. Para cada pessoa recrutada devera ser designado um tutor que a assista na sua adapta9ao ao ambiente multicultural da Comissao. De preferencia, a nacionalidade do tutor sera diferente da da pessoa recrutada. Todavia, seni conveniente abordar este aspecto de uma forma flexfvel. Acriio 43 Aumento dos orr;amentos deformar;iio Sc bcm quc as dota96es para as actividades gerais de formac;ao tenham duplicado nos ultimos dois anos, os rccursos disponfveis nao pcrmitem desenvolver uma polftica eficaz cm materia de formac;ao, sendo, de longc, muito infcriorcs aos montantcs consagrados a formac;ao pelas organizac;ocs quc a colocam no topo <las rcspcctivas listas de prioridadcs. Oaf quc os fundos dcvam scr, pclo menos, multiplicados por dois c. Jurantc os pr6ximos trcs anos para a forma<;ao nao rclacionada com as tccnologias da informac;ao ou com a aprcndizagcrn de lfnguas. Alcm disso, torna-sc nccessario dispor de um numero suficiente de pessoas quali ficadas para fornecerem regularmente servic;os de forma9ao, sempre que a forma9ao intema seja considerada a melhor soluc;ao. Este ultimo aspecto implica uma determinada forma de compensac;ao de recursos pelos servic;os prestados, uma vez que os recursos humanos ja se encontram, em geral, sobrecarregados. 4. SERVI<;O RESPONSA. VEL Todas as acroes: DO ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordena9ao dos Recursos Humanos. 39 5. CALENDAR IO Aq:tio 38 Ac:rtio 39 Julho de 2000: adop<;ao de orienta<;oes destinadas aos servi<;os e apresenta<;ao dos rcsultados da rcflcxao sohrc a criac;ao de um ccntro de forma<;ao espccializada. Execu<;ao a parlir dcssa data. Novcmhro de 2000: idcntifica~ao <las ncccssidadcs das dircc~ocs-gcrais em materia de forrna<;ao ligadas a rcforma e aprescnta<;ao de um relat6rio sobre as ac<;oes de forma<;ao especfficas consideradas aconselhaveis ou obrigat6rias. Acriio 40 Execu<;ao em curso. Acriio 41 Sctcmbro de 2000: aplica<;ao progressiva da nova abordagem. Aq:iio 42 Outubro de 2000: propostas relativas ao programa de forma<;ao para os novos funcionarios. Aq:iio 43 Outubro de 2000: relat6rio sobre as medidas tendentes ao aumento das actividades de forma<;ao intcrnas. Aumento inicial de 1,5 milhoes de. € para o oryamento de 2001. Novos aumentos num total de, no mfnimo, 4 milhoes de€ para os or~amentos de 2002 e 2003. 40 l------ CAPiTULO IV - RECURSOS HUMANOS. -··· ·---- - - - - · · · · - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - , XVI - PESSOAL NAO PERMANENTE 1. OBJECTIVOS Alem dos funcionarios permanentes, o pessoal da Comissao inclui diversas categorias de agentes contratados. Urna parte do pessoal contratado e estatutaria, ao passo que outra nao. 0 pessoal estatutario cornpreende os agentes temporarios, auxiliares e locais, enquanto o pessoal extemo inclui os agentes rccrutados a tftulo eventual, os free-lancers (prestadores de servic;os), os agentes recrutados ao abrigo de contratos de dircito privado cos peritos nacionais destacados. Em dctcrrninados servic;os da Comissao, o rccurso a pessoal nao permanente assume uma dimensao inaccitavcl. Esta obscrva~ao nao constitui uma crftica em rela~ao ao pessoal em causa, visando antes salicntar os riscos quc esta pratica rcprcscnta para a continuidade da ac~ao dos scrvic;os num contexto de forte rotac;ao do pcssoa1. Estes riscos, juntamcntc com a multiplicidade de contratos com base nos quais o pcssoal c rccrutado, constitucm fontc de confusao para o pessoal em causa, bem como para os servic;os 4uc gcrcm o rcspcctivo trabalho. Alcm disso, nao cxistem garantias suficicntcs de quc as actividades csscnciais, quc sao <la compclcncia <la furn;ao publica, scjam cxclusivamcntc dcscmpenhadas por um pcssoal sujcito as rcgras dcfinidas no Estatuto. _Por ultimo, o custo do rccrutamento de pessoal nao pcrmancntc podc equi val er, ou mcsmo supcrar, o do recurso a funcionarios permanentes: se bem que seja sempre necessario recorrer a pessoal nao permanente para colmatar lacunas de curta dura~ao ou para beneficiar das competencias de especialistas, a elevada percentagem de agentes nao permanentes na Comissao nao se pode justificar. Toma-se necessario, pois, abordar a dimensao do recurso, por parte da Comissao, ao pessoal contratado e, por outro lado, racionalizar as regras que definem as actividades que o mesmo pode desempenhar. Este processo e o da elaborac;ao de uma polftica de extemaliza~ao estao interligados. 2. NOV AS AC(:OES A REALIZAR Acr,io 44 Hxec. :urtio das actividades essenciais As actividadcs csscnciais apcnas dcvcrao ser rcalizadas por membros do pcssoal directamente cmprcgados pc la Comissao, cujas prcstac;ocs dcvcrao corrcsponder aos clevados nf vcis de exigencia cslahclccidos no Eslalulo. Quando nao forcm funcion{trios pcrmancntcs, csscs membros do pessoal deverao respeitar os mesmos pa<lroes eticos e profissionais que os funcionarios. 0 seu recrutamento ou destacamento sera estritamente limitado no tempo a fim de garantir que o seu caracter seja efectivamente temporario. Os agentes temporarios e peritos destacados pelas administra~oes nacionais trabalharao sempre sob a direc<;ao de funcionarios permanentes e nunca deverao representar mais do que uma pequena minoria do conjunto do pessoal. A ac~ao supramencionada exigira: a) b) c) um programa plurianual com vista a transformac;ao de dota~oes (para pessoal auxiliar e eventual) em lugares permanentes, com infcio a partir do or~amento de 2001; um programa plurianual com vista a transformac;ao de permanentes, com infcio a partir do or~amento de 2001; uma altera~ao a decisao da Comissao relativa aos peritos nacionais destacados a fim de garantir a sua responsabi liza~ao plena; lugares temporarios em lugares 41 d) e) 11111a dccisfio da Comissiio rclativa ao rccrutamcnto de agcntcs tcmporarios a tftulo da alfnca b) do artigo 2°, aos proccdirncntos de sclcc~ao cit propon;ao maxima de agcnles temporarios; a suprcssao progrcssiva do rcstanlc pcssoal conlratado (por exemplo, free-lancers) afectado a actividadcs csscnciais. Recur. ,·o a pessoal n{io permanente para actividades n{io essenciais Aq:iio 45 Deverao ser elaboradas regras simples a fim de garantir que o pessoal nao permanente afectado a execu<;ao das polfticas possa ser recrutado em fun<;ao das necessidades da Comissao. A par dos agentes locais a que e feito recurso nas delega<;oes e representa<;oes da Comissao, s6 dois tipos de agentes contratados deverao ser recrutados para actividades nao essenciais: agentes auxiliares e pessoas subcontratadas por empresas especializadas (eliminando, assim, progressivamente a necessidade de se dispor de outros tipos de pessoal). Os contratos deverao ser flexfveis em termos de tempo mas sujeitos a uma durac;ao maxima. Em geral, a Comissao privilegiara a utilizac;ao de contratos abrangidos pelo Estatuto. Acrtio 46 Anlilisc da ncccssidadc de altel'llfltO do Hstalulo No contcxto <la polftica de cxternaliza<;,1o c da cria<;ao de agcncias de cxccu<;fto, a Comissao analisara a ncccssidadc de altcrnr o Estatuto a fim de pcrmitir a flcxibilidadc indispcnsavcl ao rccrutamento de pcssoal contrntado. Sera igualmcntc aprovcitada a ocasiao para analisar a ncccssidade de alterar o Estatuto a fim de lcr cm conta as ncccssidadcs ao nfvcl do Parlamento, dado que as regras actualmente aplicavcis aos agentes temporarios tern pouca incidencia no emprego desse pessoal pelos grupos polfticos. 3. SERVI<;os RESPONSA VEIS Acr;iio 44a, b DGBUDG Acr;iio 44c,d,e,45,46 DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordena~ao dos Recursos Humanos. 4. CALENDt\RIO Acr,io 44t1, h Acr,io 44c On;amcnto de 200 I: programa plurianual de transforma<;ao de dotac;oes e de lugarcs tcmpor{1rios cm lugarcs pcnnancntcs. Novcmhro de 2000: adop<;ao do projccto de dccisao da Comissao sobre os peritos nacionais dcstacados. Maio de 200 l: adop~ao da dccisao da Comissao. Acr;iio 44d Novembro de 2000: adopc;ao do projecto de decisao da Comissao sobre os agentes temporarios. Maio de 2001: adopc;ao da decisao da Comissao. Acr;iio 44e Dezembro de 2002: supressao progressiva do restante pessoal contratado afectado a actividades essenciais. Acr;iio 45 Novembro de 2000: adop<;ao do projecto de c6digo de conduta do pessoal extemo. Maio de 2001: adop<;ao do c6digo de conduta. Acr;iio 46 Dezembro de 2000: conclusao da necessidade de altera<;ao do Estatuto. 42 CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS ------------ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ' ------ -------- ---------------------------------------::----------------, XVII - IGlJALDADE DE OPORTUNIDADES E EQUILIBRIO ENTRE HOMENS E MlJLI-IERES I. OB. JECTIVOS A polftica da Comissao em materia de recursos humanos deve assentar na preocupa~ao de garantir ao seu pcssoal uma efectiva igualdade de oportunidades e de eliminar todas as formas de discriminac;ao susccptf veis de o afcctar. implica nao so a cnac;ao de um ambiente favoravel a evolu~ao da carreira Tai individual, indcpcndentcmente da rac;a, do scxo, da orientac;ao sexual, do porte· de uma deficiencia ou da convicc;ao rcligiosa, mas tambem uma acc;ao espccificamente destinada a melhorar o acesso a posi~oes de chefia superior. Este ultimo ponto assume especial importancia no que diz respeito as mulheres. Nessa medida, a Comissao estipulou, em Dezembro de 1999, que «no processo de nomea~ao para postos de chefia superior, e na sequencia de uma aprecia~ao dos meritos, a Autoridade Investida do Poder de Nomea~ao dad1, cm prindpio, no caso de mcrito igual, a prioridade a candidatura fcminina». Esta mcdida nao sera adoptada de uma fonna sistematica mas constituira um dos principais meios ao dispor da Autoridade lnvcstida do Podcr de Nomea~ao para alcarn;ar o objectivo fixado pcla Comissao de duplicar, ate ao final do scu mandato, o actual numero de mulhcres cm lugares de director-gcral c de director. Alcm disso, nos ultimas cinco anos, a Comissao definiu objectivos anuais em materia de recrutamento para a Comissao e de nomcac;ao de mulheres para postos de chefia intermedia, objectivos esses que, no cntanlo, nem sempre foram rcspeitados. Serao igualmente adoptadas medidas tendentes a permitir que tanto mulheres como homens possam conciliar mais facilmcnte as suas vidas profissionais e privadas (ver Capftulo IV-XVIII - Melhoramento do quadro de trabalho e da polftica social). 2. NOV AS AC~OES A REALIZAR Equilibrio entre homens emu/heres Acriio 47 0 principio de «mainstreaming>>, ou seja, a considera~ao sistematica dos aspectos ligados. a igualdade cntrc homcns e mulhcres cm todas as polfticas e ac<;5es, deve constituir um parf1metro fundamental da rcforma da polftica de recursos humanos. As mcdidas necessarias a prom0<;ao da igualdade das oportunidades traduzir-se-ao na criac;ao de um ambiente favoravcl ao recrutamento de mulheres, bem como a sua promo~ao e a evolu~ao das suas carreiras profissionais na institui<;ao. 0 documento elaborado pe)o grupo de reflexao INTERCOPEC em 1998 define as bases do trahalho a rcalizar. Jgualdade de oportunidades no local de trahalho • lnversao do onus da prova nos casos de discrimina~ao baseada no sexo, em conformidade com a Directiva 97/80/CE do Conselho, de 15 de Dezembro de 1997. • Representac;ao equilibrada das mulheres nos juris de concurso e comites com base no princfpio da paridade. e Disposic;oes tendentes a proteger a dignidade da pessoa no local de trabalho (nomeadamente contra o assedio sexual). ® Formac;ao profissional (ver Capftulo IV-XV - Formac;ao). 43 Moder11izar,10 do ,~·slalulo • /\. tcnninologia utilizada dcixara de scr discriminat6ria. • Modcrniza<. ;fto <la dcscri<. ;fto das furn;ocs do pcssoal da categoria C, constante do Anexo I, que cntrctanto dcixou de reflcctir a rcalidadc do trabalho cfcctuado pelo mesmo. Aq. ·,io 48 Pessoa. ,· com de. ficiencias A Comissao adoptara as medidas necessarias para facilitar o recrutamento das pessoas deficientes para a furn;ao publica europeia. Os pontos a abordar sao os seguintes: organizac;ao dos concursos, evolu~ao da carreira, assistencia administrativa e disponibilizac;ao de escrit6rios e ediffcios adequadamente equipados. Tambcm se procurara determinar os postos de trabalho mais facilmente susceptfveis de serem ocupados por pcssoas deficientes. Acriio 49 Diversidade racial e elnica Sc hem quc o princfpio da auscncia de discriminac;ao baseada na rac;a scja cxplicitamente referida no Estatuto, a composic;ao do pcssoal das instituic;oes da UE nao reflecte a diversidade racial e etnica da Europa de hoje. A Comissao tomara as medidas necessarias para lanc;ar uma polftica mais pr6-activa em favor da divcrsidade racial e etnica. Para o efcito scra indispensavel uma cooperac;ao com os I ~stac. Jos-Mcmhros. Aq·,io 5fJ ldade A Comissao suprimira os limitcs de idade existcntcs para o recrutamento por concurso geral. Esta em curso um proccsso de consulta, com as outras instituic;oes, sobre a supressao dos Ii mites de idade para os recrutamentos a efcctuar por todas as instituic;oes da UE, e a Comissao pretende ser pioneira dando o excmplo (vcr igualmcntc Ac~ao 27). Acrtio 51 Orientar,:iio sexual Serao definidas condic;oes para o reconhecimento das ligac;oes estaveis fora do quadro do casamento. 3. SERVl(:O RESPONSA. VEL Acriio 47-51 DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordenac;ao dos Recursos Humanos. 4. CALENDA. RIO Aq·,io 47-JJ Outuhro de 2000: <locumcnto de consulta contcndo uma avaliac;ao global das suas actividadcs cm curso no domfnio da igualdade das oportunidades, bem como o seu piano de acc;ao para os pr6ximos anos, incluindo um projecto de proposta relativa as necessarias alterac;oes do Estatuto. Maio de 2001: apresentac;ao da proposta de alterac;ao do Estatuto ao Comite Interinstitucional do Estatuto (ap6s consulta relativa a altera~ao do Estatuto). Dezembro de 2001: proposta da Comissao ao Conselho relativa a alterac;ao do Estatuto. 44 ··-·-·--·. ··--- ··--··-·- - -- ··--·· ·--------- CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XVIII - MELHORAMENTO DO QUADRO DE TRABALHO EDA POLITICA SOCIAL 1. OBJECTIVOS A cria~ao de um melhor quadro de trabalho e um objectivo de importancia primordial para promover a satisfa~ao profissional e permitir que cada membro do pessoal de profissionalmente o seu melhor a Comissao. Todos os aspectos da reforma contribuirao para melhorar as condi~oes de trabalho na Comissao, a comcc;ar por uma atribui<;ao mais clara <las competcncias e por uma melhor adequac;ao entre tarcfas c rccursos, mcdiantc a gcstao hascada cm actividadcs c a cxtcrnaliza<;ao, mctodos de trahalho mais eficientes e dcsccntralizados c um sistcma mclhorado de controlo financciro. A rcforma gcral da politica de rccursos humanos tambcm dcvcra contribuir para cste ohjcctivo. Rcvcla-sc nccessario cmprccnder acc;ocs mais especfficas destinadas a aumentar a acessibilidade dos scrvi~os oferecidos pcla Dircc~ao-Geral do Pessoal e Administra~ao da Comissao, assim como ac\6es quc facilitcm a concilia~ao <las. vidas profissionais e privadas tanto dos homens como das mulheres. Esta ultima medida revertera igualmente em favor da promo~ao da igualdade de oportunidades. Torna-se ainda indispensavel uma revisao da polftica social da Comissao. 2. NOV AS AC<;OES A REALIZAR Uma Direc<;lio-Geral do Pessoa/ e Administra<;iio mais orientada para o servi<;o AC(,'llO 52 Foi ja lanc;ada uma iniciativa tendcnte a avalim;ao da qualidade dos servi~os oferecidos ao pessoal da Comissao. 0 Vice-Prcsidentc Neil Kinnock sent aconselhado por um painel representativo de utentes <lesses servic;os, composto por membros do pessoal da Comissao, para melhoramento dos servi~os propostos c oricntac;ao de ac~oes futuras. Sera votada especial atcrn;ao aos aspcctos scguintcs: dcfini<;ao dos mcios mais adcquados para satisfazcr as comprccnsfvcis cxpcctativas do pcssoal em materia de rapidez de execw;ao de procedimentos administrativos classicos (recmbolsos do seguro de doenc;a, actos administrativos); melhoria da polftica de contratos publicos da Comissao no intuito de garantir melhores escrit6rios e equipamento de escrit6rio aos mcmbros do pessoal; instaurac;ao de um sistema de retenc;ao sobre a remunerac;ao, que permita mais facilmente aos funcionarios transferir, a tftulo regular, uma parte da sua remunerac;ao em favor de organiza\oes de solidariedade; por ultimo, melhoria do funcionamento da central telef6nica da Comissao. Encontram-se ja previstas as medidas de melhoramento seguintes: Cria\ao de um servic;o de informac;oes - «lnfoservice» - em 1 de Mar\o 2000: tratar-se-a de um ponto central de contacto para as DG e os membros do pessoal, que, por um Iado, fornecera respostas as questoes habituais e, por outro, o nome da pessoa a contactar para as questoes mais complexas. 0 lnfoservice tornar-se-a um balcao de atendimento unico ( «one-stop-shop») para todos os clientes da DG ADMIN, o qual respondera a questoes individuais por telefone e correio electr6nico e por ocasiao de reuni6es especfficas. Compromisso de reembolso <las despesas de missao no prazo de 30 dias. ( 'oncilhu/cio da vida JJr<?fissiona/ e da vida privada Scrao cmprccndidas di vcrsas acc;6cs: • licenc;a parental (possibilidade de ambos os pais beneficiarem de uma licenc;a de um ano ap6s o nascimento ou a adopc;ao de uma crianc;a): o objectivo desta medida consistira em garantir, durante este tipo de licem;a, pelo menos as prestac;oes de seguran~a social. Todavia, as implicac;oes desta 45 ac~,io do ponto de vista or~amcntal, hem como cm malcria de antiguidadc, pcnsao e remunera~ao, carcccm de uma analisc aproftmdada~ • liccn~a por razocs familiarcs (liccn~a idcntica it prcccdcntc, mas susccptfvel de scr solicitada por irmaos, etc. ): esta medida revela-se motivos nao exclusivamcntc espccialmente importantc dada a distancia geografica, frequentemente significativa, entre os membros do pessoal e as suas famflias nos respectivos pafses de origem; ligados aos filhos: pais, • maior flexibilidade das condic;oes de trabalho (horario flexfvel, trabalho em regime parcial, trabalho partilhado, teletrabalho): o objectivo da medida sera a introdu~ao do direito ao trabalho em regime parcial. Torna-se, contudo, necessaria uma analise mais aprofundada das suas implica~oes orc;amentais. Os aspectos praticos da introdu~ao de uma maior flexibilidade das cLindi~oes de trabalho sao actualmente objecto de estudo por parte de um grupo de trabalho da DG ADMIN. Os resultados dos projectos-piloto em materia de teletrabalho estao previstos par~ a Primavera de 2000 e constituirao a base de uma nova reflexao; • liccnc;a de matemidade: a durac;ao e as condic;oes do regime actual devem ser melhoradas tendo em conta, nomeadamcnte, situac;oes especfficas como os nascimentos multiplos e as afecc;oes ligadas a gravidcz; • liccn~a de patcrnidadc: as actuais c. lisposi~ocs silo muilo limiladas, pclo quc dcvcrao scr mclhoradas. Como contrapartida das mcdidas acima dcscritas, scra prcciso considerar os meios mais adequados para abordar as dificuldadcs causadas pela ausencia de funcionarios em situac;ao de licenc;a parental, por razoes familiares, de matemidade ou patemidade ou de funcionarios que tenham optado por um regime de · trabalho flexivel. A procura de soluc;oes apropriadas para este problema tomara necessaria uma analise mais aprofundada, ja que todas as f6rinulas tern implicac;oes orc;amentais, quer se trate do trabalho partilhado, da cria~ao de uma reserva de lugares no quadro de efectivos ou de uma reserva de dotac;oes para o recrutamento de pessoal auxiliar. As condic;oes para o reconhecimento das ligac;oes estaveis fora do quadro do casamento serao claramente definidas. Deverao ser igualmente melhoradas as condic;oes aplicaveis aos casais de funcionarios, nomeadamente quanto as licen<_;as sem vencimento (CCP) no caso da afectac;ao de um funcionario a uma delegac;ao num pafs terceiro: actualmente, a durac;ao maxima desta licen<_;a e de cinco anos, enquanto as afectac;oes sucessivas nas delegac;oes podem corresponder a um perfodo mais longo. Por ultimo, impoc-sc ahordar a qucstao das infra-cstruturas sociais (vcr o ponto sohre polftica social i1!/i'a). A. clahora~ao das novas mcdidas dcvera tcr plcnamcntc em conta a capacidadc da Comissao de rcnular mama ampla hasc- gcografica, as con<li"flCs cxistcntcs nos Estados-Mcmhros c as outras dcspesas ac. lministrativas c suas implica~ocs on;amcntais. Politica social Acrtio 54 A polftica social da Comissao devera ser repensada a luz dos objectivos seguintes: • melhoria dos servic;os de acolhimento de crianc;as; • • • apoio aos novos membros do pessoal recrutados, bem como aos respectivos conjuges ou companheiros e famflias, no sentido da sua adapta'tao a vida no pafs de acolhimento; assistenc/a aos membros do pessoal confrontados com problemas especfficos e ao pessoal reformado; centro de desporto: reconsiderac;ao da utiliza~ao e finalidade do centro de Overijse. 3. SERVl(;O RESPONSA VEL 'DG /\. DMIN, com o apoio do Grupo de Plancamcnto c Coordcna<;ao dos Rccursos Humanos. 46 4. CALENDARIO Acriio 52 J ulho de 2000: cria~ao do Painel de Utentes. Fcvcrciro de 200 I: dccisao rclativa ao futuro papel da DG ADMIN e respectivas ncccssidadcs de mclhornmcnlo. A q·tio 53 Outuhro de 2000: documcnto de consulta contcndo uma avalia~ao global das suas actividades em curso tendentes a melhorar as condi~oes de trabalho, bem como o seu piano de ac~ao para os pr6ximos anos, incluindo um projecto de proposta relativa as necessarias altera~oes do Estatuto. Maio de 200 I: apresenta~ao da proposta de altera~ao do Estatuto ao Comite Interinstitucional do Estatuto (ap6s consulta intema ao nfvel da Comissao). Dezembro de 200 l: apresenta~ao da proposta da Comissao ao Conselho relativa a altera~ao do Estatuto. Acriio 54 Outubro de 2000: documento consultivo sobre a polftica social contendo uma avalia~ao global da polftica desenvolvida ate a data, bem como um piano de ac~ao para os pr6ximos anos. 47 CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS - - · · · · •. •. · · · • - · · · · - · · · - - - - - · · - - - - - - _________________ _J XIX -TRANSPARENCIA DA POLITICA DE PESSOAL I. 08. JECTIVOS Sera necessario introduzir alterac;oes no Estatuto para por em pratica algumas ac96es de reforma no domfnio da polftica de recursos humanos. Os sectores em que sera necessario proceder a alterac;oes sao indicados a prop6sito de cada acc;ao. Sao igualmente indicados os casos em que se impoe uma reflexao sobre a necessidade de se introduzir alterac;oes. Nao haveni altera<;oes ao facto de um unico Estatuto se aplicar a todas as instituic;oes. E ncccssario simplificar e codificar os tcxtos jurfdicos adoptados em aplicac;ao do Estatuto. Os resultados dcste cxercfcio serao colocados a disposi<;ao de todo o pessoal. Os procedimentos administrativos da Comissao para aplica~ao do Estatuto tern igualmentc de ser melhorados para assegurar que cssa aplica9ao sc fa~a de forma corrccta. E ainda ncccssario proccdcr a um examc do Estatuto com vista a identificar todas as disposi~ocs quc sc tcnham tornado clararncntc obsolctas. 0 ohjcctivo ultimo dcstas ac<;oes consistc cm asscgurar a transparcncia no quc diz rcspcito aos dircitos c ohriga~ocs do pcssoal. 2. NOV AS AC<:OES A REALIZAR Acflio 55 Regras claras aplicadas com clareza Muitos · melhoramentos podem ser introduzidos mediante alterac;oes dos diplomas de aplicac;ao e dos procedimentos administrativos. A codificac;ao e a simp1ifica9ao de textos de aplicac;ao do Estatuto serao prosseguidas com o objectivo de assegurar a transparencia e a justeza na aplicac;ao deste ultimo. Na pendencia da simplificac;ao, serao envidados todos os esforc;os no sentido de aplicar as regras vigentes do modo mais eficaz, claro e coerente possfvel. Em todo o caso, serao revistos os procedimentos adrninistrativos da Comissao para aplica<;ao do Estatuto. A transparcncia sera refor~ada mediante a -publicac;ao, na intranet da Cornissao, de uma versao consolidada do Estatuto, dos actos de execuc;ao, das dccisoes mais importantes da Comissao e das dccisocs administrutivas de hase. Sera garantida a sua actualizac;ao regular. Acc,:ii" 56 E\·/atulo 0 Estatuto sent analisado ,. cm ampla consulta aos rcprcscntantcs do pcssoal - corn vista a identificar to<. Jas as rcgras clararncntc obsolctas -quc nao scjam nccessarias para asscgurar a permanencia, a indcpendencia e a qualidade da fun<;ao publica europeia. Este exercfcio nao pora em causa a participac;ao de comites conjuntos, compostos por representantes do pessoal e da Administrac;ao, na polftica de recursos humanos da Comissao (e de outras instituic;oes). Contudo, o papel e o modo de funcionamento <lesses comites serao revistos de modo a melhorar a sua actua~ao. 3. SERVICOS RESPONSA. VEIS Acfao 55-56 DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordena<;ao dos Recursos Humanos. 48 4. CALENDARIO. lulho ck 2000: puhlica~ao cm linha da vcrsilo consolidada do Estatuto c de dccisoes e outros documcntos concxos da Comissao; Dczcmbro de 2000: resultados da analise dos procedimentos administrativos de aplica~ao do Estatuto. Acriio 56 Dezembro de 2000: resultados do exame do Estatuto. Dependente do resultado, primeira leitura de uma proposta de altera~ao do Estatuto pela Comissao; Maio de 2001: ap6s consulta as OSP, a Comissao apresentara uma proposta ao Comite lnterinstitucional do Estatuto (CIE); Dczembro de 2001: aprcsenta~ao de uma proposta ao Conselho. 49 · - - · - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - , CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS [----- --- XX - DISCIPLINA 1. OBJECTIVOS Qualquer organiza<;ao tern necessidade de regras disciplinares justas e eficazes. Na Comissao, essa necessidade implica o estabelecimento de um conjunto claro de regras e orienta<;oes em materia de dircitos e deveres dos funcionarios; incentivos adequados; processos disciplinares justos, eficazes e conduzidos com eficiencia c sarn;oes apropriadas para os membros do pessoal quc infrinjam as suas ohrigac;ocs profissionais. Actualmcntc, os proccdimentos disciplinares da Comissao enfermam de varias limita~oes, nomeadamente da incxistcncia de um Consclho de Discip\ina de natureza mais estavel. Alem disso, os procedimentos sao frcqucntcmente demasiado morosos c o pessoal nao esta suficientemente bem informado sobre as obriga<;oes que lhe incumbem e as eventuais consequencias do seu incumprimento. Podem ser introduzidos muitos melhoramentos nas regras em vigor; impoem-se algumas altera~oes ao Estatuto para corrigir o sistcma no intcrcssc dos acusados, dos seus colegas e da instituic;ao. 2. NOV AS AC(OES A REALIZAR Acrtio 57 Melhoramenlos ao nfvel da pratica administrativa Mcdidas prcvcntivas, incluindo a publica<;ilo de um manual onde se expliquem de forma clara os direitos c dcvcrcs dos funcionarios; normas intcrnas relativas a instaura~ao de proccssos; criac;ao de um sccrctariado pcrmancntc alargado do Consclho de Disciplina; orientac;oes em materia de sanc;oes, tendo por base a proporcionalidade destas em rela<;ao a gravidade da infrac~ao; disposi<;oes que permitam ao OLAF depor perante o Conselho de Disciplina, caso tenha procedido a investiga~oes pertinentes; publica<;ao de decisocs disciplinares (com elimina<;ao de names para proteger a confidencialidade). Acrtio 58 Melhoramenlos do Estatu/o Explicita<;ao e clarificac;ao da competencia para instaurar inqueritos; cnac;ao de um Conselho de Disciplina lnterinstitucional~ alterac;ao das condi<;ocs relativas a suspensao dos funcionarios, em casos graves, cnquanto dccorrc o proccsso disciplinar; cria<;ao de um Gabinete do Procurador, responsavel pela prcpara~ao da posi<;ao da Administra"ao, pcla sua dcfcsa pcrantc o Consclho de Disciplina c pcla rcprcscnla<;ao da Administra<;flo junto dcssa instfincia (actualmcntc, os acusados cstao presentes no Conselho de Disciplina, frcquentemente representados por advogados. A posic;ao da Administra<;ao e apresentada ao Conselho de Disciplina por escrito, nao estando aquela, por conseguinte, representada no processo perante este conselho ). 3. SERVICOS RESPONSA VEIS Acrao 57-58 DG ADMIN, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordena~ao dos Recursos Humanos e SG. 50 4. CALENDARIO Ac,;iio 57-58 Outubro de 2000: documento de consulta sobre disciplina, que incluira propostas de melhoramento dos procedimentos administrativos e altera<;oes do Estatuto; Outuhro de melhoramento administrativo dos processos disciplinares; ::moo: adop<;ao de um projccto de dccisao da Corriissao relativa ao Outubro de 2000: primeira leitura pela Comissao de uma proposta de altera<;ao do Estatuto; Abril de 200 l: adop~ao da decisao da Comissao sobre os melhoramentos administrativos; Abril de 200 l: aprescnta<;ao da proposta de alterm;ao do Estatuto ao Comite lntcrinstitucional do Estaluto, apos consulta as OSP; Dczcmbro de 200 I: aprescnta~ao ao Conselho da proposta de altera~ao do Estatuto. 51 CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS XXI -REGRAS_PARA A DENUNC_IA DE DISJ?UNCIONA_MENTOS ________ _J I. OB. I fi:CTIVOS Uma Decisao da Comissao de 2 de Junho de 1999 da ao pessoal indicac;oes claras sobre os canais a utilizar para a comunicac;ao de irregularidades, que a seguir se recordam. Os mcmhros do pessoal devcm informar o chefc de servi<;o ou o dircctor-gcral, o sccrctario-geral ou o OLAF de dados quc indiciem uma eventual fraude, corrup<;ao ou qualquer outra actividade ilcgal que Iese os intcresses da Comunidade, de que tomem conhecimento. A mesma obrigac;ao existe em relac;ao a indicios de violac;ao grave dos deveres profissionais que possa dar lugar a processo disciplinar ou criminal. As pessoas que cumpram as obrigac;oes referidas supra nao devem, por esse facto, sofrer tratamento injusto ou discriminat6rio. 2. NOVAS ACCOES A REALIZAR Ac(,'iit, 59 Direilos e ohri~ar<>es a inscrir no Estatuto em materia de comunicar,7o de infracpJes '. As regras cm matcria de dcnuncia de disfuncionamentos assegurarao, nomcadamentc, a protec<;ao do autor da dcnuncia que age de boa-fc e no interesse publico, sem visar bencffcios pessoais e de acordo com os procedimentos do servi<;o; protec<;ao contra falsas alegac;oes; a possibilidade de comunicac;ao de infrac<;oes atravcs dos canais intemos de cada servic;o da Comissao mas nao exclusivamente dentro da linha hicrarquica dirccta; a dcfini<;ao de canais de comunica<;ao exteriorcs a Comissao e das circunstfmcias cm quc as revcl:. t<;oes a csses canais dcvcm scr protcgidas; clarificm;ao de que a rnmunicm;ao de um caso ao OLAF para invcstigm;ao nao iscnta os gcstorcs da responsabilidade de tomurem elcs pr6prios as mcdidas neccssarias para resolver problemas que sejam submetidos a sua considcrac;ao. Acr;iio 60 Cria<;iio de um servir. ;o de mediar. ;iio central Criac;ao, com base nas estruturas do actual Provedor de Justic;a, de um servic;o de mediac;ao central que preste assistencia suplementar e aconselhamento imparcial e funcione como ponto de contacto em relac;ao a casos em que nao haja presum;ao de fraude ou de acti vidade que Iese os interesses financeiros da Comunidade. 3. SERVICOS l{ESPONSA VEIS Acr;iio 59-60 DG AD MIN, com o apoio do Grupo de · Planeamento e Coordena~ao dos Recursos Humanos e SG. 52 4. CALE ND ARIO AcrcitJ 59-60 Outubro de 2000: documento de consul ta sobre regras de dem. 1ncia de disfuncionamentos, quc abrangera propostas de altera~oes necessarias do Estatuto e clarifica~ao no que diz rcspcito a comunica<;ao de infrac<;oes ao OLAF; Outubro de 2000: adop<;ao de um projecto de decisao da. Comissao que estabelece regras para os membros do pcssoal que comuniquem infrac<;oes no ambito dos procedimentos existentes; Outubro de 2000: projecto de acordo interinstitucional sobre as pessoas que denunciem disfuncionamcntos~ Dezemhro de 2000: cria<;ao de um servi<;o de media<;ao central; Marc;o de 2001 : adop<;ao da decisao da Comissao. 53 r-·--- CAPITULO IV - RECURSOS HUMANOS ------··----,----------------,. --------------. XXII - REMUNERAc;OES E PENSOES 1. OBJECTIVOS O objectivo consiste em assegurar a independencia e permanencia da func;ao publica europeia e a capacidade da Comissao de atrair e conservar as pessoas adequadas, da mais elevada qualidade e capacidade, a fim de poder desempenhar as suas importantes fun~oes. A remunera~fio, nomeadamente, dcvc scr susccptfvel de atrair c mantcr pcssoal de todos os Estados-Membros, em numero e qualidade suficicntcs, para sc mantcr o maximo cquilfhrio gcografico possfvcl, conformc rcqucrido pclo Estatuto. A csta luz, a Comissao csta cmpcnhada cm asscgurar quc a rcforma nao resulte na dctcriora~ao dos termos e condi<;ocs de cm pre go do pcssoal actualrncntc em f urn;oes. Nos pr<>ximos anos tcrao de scr cnfrcntados varios dcsafios importantcs no quc sc refere ao regime de rcrnuncra~ocs c pcnsocs. Em primciro lugar, o actual sisterna de ajustamento das rcmunera~oes (incluindo prcstm;oes c pcnsoes) do pcssoal de todas as institui<;oes da UE expira em l de Julho de 2001. A Cornissao tcra de propor em dcvido tempo, no decurso de 2000, um regime para o substituir. Em segundo lugar, a Cornissao tens. de apresentar uma proposta para garantir o equilfbrio a longo prazo do regime de pcnsocs nos pr6ximos anos. Conforme foi justamente salientado pelo pessoal durante o processo de consulta, estas questoes nao estao, em princfpio, relacionadas com a reforma. No entanto, a refonna dara uma outra dimensao as negocia~oes sobre o metodo e as pensoes. 0 presente piano de acc;ao propoe altera~oes significati vas ao Estatuto e algurnas dessas alterac;oes (por exemplo, o sistema de carreiras linear, a refonna antecipada e as disposic;oes de caractcr social) implica~oes nas despesas or~arnentais globais dos Estados-Mcmbros relacionadas com o pessoal das institui~oes da UE. As limita~oes em termos de tempo, quc sc prendem com a necessidade de se proceder as consultas impostas pela legisla~ao (cf. calendario ancxo) impossihilitarn a Cornissao de aprescntar este ano ao Conselho uma proposta que tenha em conta cssas irnplicm;ocs. Esta prcvista para Dczcmbro de 200 l a apresenta~ao pela Comissao ao Conselho de urna proposta de altcra<;oes ao Estatuto, impostas pcla reforma. tern · Existc. conscqucntcrncntc, a pcrspcctiva de duas ncgocia~ocs scparadas no Consclho - a prirneira, sobre o mctodo, a partir de Junho de 2000; a scgunda, sobre a altcra<;ao do Estatuto, a partir de Dezembro de 200 l. Amhas as negocia<;ocs tcrao incidencias or~amentais. Este cenario pode ser contraproducente para todas as partcs cnvolvidas. Nao perrnitiria o tratamento das implica~oes orc;amcntais globais do conjunto das rcrnuncrac;ocs do pessoal da UE. Para o pessoal, existiria uma inseguranc;a material a medio prazo uma vcz quc ambas as negocia<;ocs tratariam de qucstocs financeiras. Estas considera~oes poderiarn causar a ruptura e, eventualmente, a regressao das propostas da Comissao ·relativas a reformas essenciais. A questao reside, por conseguinte, em encontrar a melhor forma de abordar estes dois temas - remunera~oes e pensoes, por um lado, e reforma, por outro - tendo por objectivo ultimo a consecu~ao quer de urna reforma ambiciosa e a manuten~ao de um sistema de remunerac;oes que permita as institui~oes europeias atrair e manter pessoal altamente qualificado e multilingue. 2. NOV AS ACCOES A REALIZAR A '-'('tit> 61 Ahordagem proposta em maleria de remunerac;ties e pensties Dado o vf nculo incontomavcl entre as remunera~oes e pensoes e a reforma e as complexidades de duas series importantes e sucessivas de negociac;oes, a melhor solm;ao para o pessoal, a Comissao e o Conselho seria uma negociac;ao global unica no Conselho sobre remunera~oes e pensoes e revisao do Estatuto. 54 Estc objectivo poderia ser alcan~ado atraves da apresenta~ao de uma proposta da Comissao ao Conselho, no dccurso do correntc ano, constitufda por duas partcs. Em ptimeiro lugar, a proposta de prorrogac;ao do mctodo, da contribui~ao tcmporaria, da cstrutun, salarial c do regime de pensocs cm vigor por um curto pcrfodo, nao superior a 2 ~mos. Em scgundo lugar. um compromisso ~c aprcscntm;ao ao Consclho. ate Dczcmhro de 200 I, tic um conjunto inlcgrado de rcvisao do Estatuto, de um novo metodo e de novas mctlidas para resolver a qucstao do cquilfhrio a longo prazo do regime de pcnsocs. Esta solu<;ao pcrmitiria dispor de tempo suficicnte para se alcanc;ar um acordo no Conselho antes do termo da vigencia do metodo, em meados de 2003. Esta abordagem apresenta consideraveis vantagens de ordem pratica e nenhuns impedimentos jurfdicos. 3. SERVICOS RESPONSA VEIS DGADMIN 4. CALENDARIO Acriio 61 J unho de 2000: comunicac;ao da Comissao. 55 I. REFORMA. DA POLiTICA DE PESSOAL - ILUSTRACC>ES DE TEMAS E CALENDARIO FIGURA II (A) P0LITICA SOCIAL - C0NDIC0ES DE TRABALH0 E IGUALDADE DE OPORTUNIDADES Apresenta<;ao ao Conselho de uma proposta de altera~ao do Estatuto Comite lntcrinstitucional Jun 2000 11 Nov 12 Dez 2001 11 Nov Dez 2001 Documcnto de consulta Transmissao. pcla Comissao. das propostas de altcrn<;ao ao Estatuto. para consulta intcrinstitucional Aprcciac;ao. pcla Comiss. 10. das propostas aprescntadas na sequcncia da consulta interinstitucional (8) ESTRUTURA OAS CARREIRA$ Apresenta'iao ao Conselho de uma proposta de altera1rao do Estatuto Conccrta<ra<> com as OSP A_; _____. _ ,------- - Comitc lnterinstitucional A y~------ ~---, 7 Jul 8 Ago 9 Set 10 11 Out N v 12 1 Dez 2001 3 2 Fev Mar 4 Abr 6 Jun 7 Jul 8 Ago 9 Set 11 Nov Jun 2000 Dez 2001 Documento Lie consulta Transmissao, pela Comissao. das propostas de altera'iao ao Estatuto. para consulta interinstitucional Aprecim;ao, pela Comissao, das propostas apresentadas na sequencia da consulta interinstitucional 111. REMUNERACC>ES E PENSC>ES I 7 Jul 8 Ago 9 Set 10 11 Out Nov 12 Dez 1 2001 2 3 Fev Mar 4 Abr 5 Mai 7 Jul 8 Ago 10 9 Set Out 11 Nov J n Jun 000 Dez 2001 Apresenta<;ao ao Conselho de uma proposta relati va ao metodo, as presta<;oes e as pensoes (8) ABORDAGEM DA COMISSAO Cessa<;aoda vigencia do metodo 7 Jul 8 Ago 9 10 Set Out 11 Nov 12 Dez 1 2001 3 2 Fev Mar 4 5 Abr Mai 6 Jun 7 Jul 8 Ago 9 10 Set Out 11 Nov Jun 000 Dez 001 Comunica<;ao da Comissao que exp<>e uma abordagem em duas fases: (i) proposta de prorroga~ao do metodo em vigor por dois anos (pensoes e presta~oes - Anexo VII), mantendo-o inlaterado durante esse perfodo; (ii) compromisso de apresenta~ao de uma propost. :. integrada em Dezembro de 2001 Apresenta<;ao ao Conselho de uma proposta integrada que abrange o Estatuto, o metodo e as pensoes 56 r·---- ---. --·-·-··---------------------------------------1 CAPiTULOIV-RECURSOSHUMANOS 1 _______ ·xx•••-~iMrLlCA<i>EsoA REFoRMA EM TERMos nE REcuRsos I. 08,JECTIVOS A reforma aumentara a eficacia do trabalho da Comissao e a eficiencia com que e realizado e libertara recursos para serem afectados a fun~oes essenciais. Todavia, tratando-se da introdu~ao de novos sistemas, seni necessario um irivestimento inicial para recolher estes beneficios. A Comissao ja reorientou recursos humanos para domfnios essenciais da reforma, tais como o controlo financeiro e o sistema de gestao bascada em actividadcs nas direcc;oes-gerais. A reforma exige ainda um investimento para melhorar as <lisponibilidadcs actuais em malcria de qualificac;oes c facilidadcs no domfnio da tecnologia da informac;ao c sc utilizar de forma mais cficicnte os rccursos humanos. E ja evidente que certas propostas de reforma terao implica~oes permanentes em termos de recursos. As reformas incluem: • o dcsenvolvimento da formac;ao como componente fundamental de uma polftica modema de recursos humanos; • desenvolvimento e extensao da utiliza~ao de sistemas informaticos, quer nas sedes quer nas dclcgac;ocs; • a modcmizac;ao <las condic;ocs de trabalho e da polftica social e a aplicac;ao de um programa aperf eic;oado de igualdade de oportunidades. Alem disso, verificar-se-a uma necessidade temporaria de afecta~ao de recursos em diversos domfnios para cnfrentar a transi~ao para novos sistemas no momento da introduc;ao das propostas de reforma. Tai inclui: • o investimcnto na gcstao hascada cm actividades nas dirccc;oes. ;. gerais; • • a clabora<;ao de novas oricnta<;ocs cm materia_ de polftica de pessoal, nas DG como nos servic;os ccntrais; a resoluc;ao do problema do atraso de autoriza~oes e pagamentos em dfvida. Considerando apenas o sector da ajuda externa, esse atraso diz respeito a 4 300 processos que tern de ser controlados individualmente; alguns datam de ha vinte anos; • a gestao financeira nas DG na fase de introdu~ao dos novos sistemas. 2. NOVAS AC<;OES A REALIZAR Acrtio 62 Analise das implicar;oes da reforma em termos de recur sos e medidas para as enfrentar Sera efectuada uma analise de todas as implicac;oes da reforma em tennos de recursos, como parte da avaliac;ao das nccessidades em termos de rccursos que a Comissao esta a preparar para Setembro de 2000. A Comissao instaurara um mccanismo de reafecta~ao de recursos - quer no interior de domfnios politicos qucr entrc eles - de forma a assegurar que a sua afectac;ao de recursos se encaixe nas suas tarefas csscnciais c nas prioridadcs polfticas. Sera constitufdo um grupo de comissarios e presidido pelo prcsidente da Comissao, para apreciar todas as potencialidades de reafecta~ao no interior das DG e entre elas e avaliar as necessidades globais em termos de pessoal. Este exercfcio tera em devida conta as possibilidades de externaliza<;ao de actividades nao essenciais onde tal se revelar mais eficaz e nao prejudicar a presta~ao de contas. Sc essa avalia~ao revelar, ap6s a reafecta~ao global do pessoal, que a Comissao nao dispoe de recursos suficientes para levar a cabo as suas tarefas cssenciais e prioridades polfticas, a Comissao apresentara a autoridade orc;amental uma proposta de dota~ao dos necessarios recursos humanos suplementares, com 57 hasc nas rccomenda~oes do grupo de pares. A proposta sen1 apresentada sob a forma de carta rcctificativa, cm Sctcmhro de 2000. A 1cm disso, scrao Ii he rt ados ccrca de 200 lugarcs por dois anos (2000-200 I), para apoiar o invcstimento mic1al cxigido pclas actividadcs da rcforma. Estes lugarcs scrao atrihufdos com hasc mama lista de actividadcs clcgfvcis. A libcrta~ao de lugarcs cfcctuar-se-a atravcs da redu~ao do numero de lugares vagos do quadro de efectivos. Esta medida respeitara, obviamente, os limites definidos no quadro de efectivos e o limite maximo das dota~oes inscritas no tftulo A-1 do on;amento. 3. SERVI<;OS RESPONSA. VEIS DG BUDG e DG ADMIN. 4. CALENDA. RIO Acr,i,, 62 Abri I de 2000: anteprojccto de or~amento para 200 I; Maio de 2000: decisao do colegio sobre a afecta~ao de 200 lugares; Setembro de 2000: comunica~ao da Comissao sobre as necessidades. 58 CAPITULO V - AUDITORIA, GEST AO FINANCEIRA E CONTROLO XXIV- HABILITA<:AO, RESPONSABILIDADE E PRESTA<:AO DE CONTAS DOS ORDENADORES E DOS GESTORES DIRECTOS l. OBJECTIVOS As condi~oes para a cria~ao de um verdadeiro sentido das responsabilidades consistem, em primeiro lugar, numa defini~ao clara das · fun~ocs; em segundo lugar, na garantia de que cada um conhece e comprcende as suas responsabilidades; e, em terceiro lugar, em procedimentos equitativos e comprovados para tratar das infrac~oes as regras. A gcstao fina~ccira ea gestao <las actividades que utilizam fundos comunita~ios na prossecu~ao dos seus ohjcctivos~ por conscguinte, a gcstao financeira e apenas um dos aspectos da gestao operacional. Neste contexto, a delcgm;ao do podcr de autorizar despesas deve ser coerente com a cadeia de responsabilidades do proccsso de gcstao, desdc o simples funcionario ate ao director-geral ea Comissao. Por conseguinte, a pessoa quc toma a dccisao opcracional de rcaliza~ao de uma ac~ao quc implica uma dcspcsu dcvc, na mcdida do possf vcl, scr a pcssoa quc autoriza a dcspcsa. A conscqucncia 16gica c quc as fun~ocs c rcsponsabilidades de um ordenador nao podem dissociar-se das de um gcstor opcracional. No cntanto, c importantc garantir que a gestao dos fundos comunitarios seja confiada a pcssoas competentes nestc tipo de gestao. 2. NOV AS ACCOES A REALIZAR Acriio 63 Descri<. ,:iio das responsabilidades de cada agente financeiro Sera elaborado um conjunto de regras claras em materia de direitos e deveres, para precisar as rcsponsabilidades de cada agente financeiro (ordenador, tesoureiro ou controlador financeiro). Essas rcgras scrao comunicadas, a cada agentc financeiro, no momenta da sua nomea<;ao, sendo o agente apoiado por uma forma~ao adcquada. Qualqucr incumprimento das regras enunciadas na carta dctcrminara a rctirada da dclcga<;ao atribufda. A autoridade competente para retirar a delega<;ao e o proccdimcnto corrcspondcntc scrao dcfinidos na carta. Acr,io 64 /)e/egart7o de pm/ere. \· /\ Comissao confcrira o podcr de autorizar dcspcsas aos funcionarios da Comunidade a quern sejam aplicavcis as rcgras prcvistas pclo Estatuto em materia de responsabilidade. A carta relativa a rcsponsabilidade dos ordenadores estabelecera as regras para a delega~ao, no ambito dos servi~os, do poder de autorizar despesas. Na medida do possfvel, a pessoa que toma a decisao operacional de realiza~ao de uma ac~ao que implica uma despesa deve ser a pessoa que exerce as func;oes de ordenador. Em certos domf nios especfficos a determinar, o pr6prio Colegio pode conservar o poder de decidir uma despesa; nesse caso, as regras intemas da Comissao em materia de execu~ao do or<tamento definirao a responsabilidade administrativa do servi~o que gere a despesa. Acr;iio 65 Aholi<;iio do visto prevfo centralizado Sera suprimida a obriga<;ao de obter o acordo previo do Auditor Financeiro antes de autorizar ou dar uma orde. m de pagamento. Do mesmo modo, deixara de ser necessario o parecer obrigat6rio do Comissao Consultiva de Aquisi~oes e Contratos antes da celebra~ao de um contrato (ver capftulo V-XXVIII - Pase de Transic;ao - sobre disposi~oes transit6rias ate a altera~ao do Regulamento Financeiro ). 0 tesoureiro nao vcrificara a validade <la quitac;ao emitida pelos ordenadores. Esta ac~ao rcqucr uma dccisao do Consclho por unanimidadc sobre a rcformula<;ao do Regulamento Financciro, tomando em considcra~ao o parecer do Tribunal de Contas e do Parlamento Europeu. 59 Aq·,io 66 Paine/ sohre lrregularidades Financeiras Scm pf>r cm causa o papcl do OLAF, nos casos de erro financeiro ou de irregularidade presumida que nao impliquem fraude, o director-geral responsavel pelo servi~o em causa, antes de dar infcio a um processo disciplinar, aprcsentara o caso a um Painel das lrregularidades Financeiras, que tera furn;oes de servi~o informativo c o cncargo de aconsclhar cm matcria de evcntuais irregularidades financeiras. Esse Painel dctcrminara sc cxistcm ou nao falhas sistcmaticas c, sc for caso disso, o papel especffico da pessoa rcsponsavcl pclo sistema de gestao c controlo. 0 Painel teni fun~oes consultivas e sera uma instancia intcrmcdia entre a detccc;ao de uma irregularidade e o infcio, se for caso disso, de um processo disciplinar formal. 0 funcionario em causa deve ter o direito de ser ouvido pelo Painel. Na medida do possfvel, o Painel recomendara medidas correctivas e preventivas ao director-geral. 0 Painel pode recorrer ao Servi~o de Auditoria Intcma (cf. ac~ao 68) para apurar factos atraves de uma auditoria especial. A q·titJ 6 7 Responsahilidade_/inanceira regida exclusivamente pelo Estatuto A rcsponsahilidadc financeira de qualqucr funcionario com func;oes no processo de gestao de actividades com impacto financciro regcr-se-a pelas disposic;oes do Estatuto. As disposic;oes redundantes aplicaveis espcci ficamcnte aos agentes financeiros serao suprimidas do Regulamento Financeiro com a adopc;ao da proposta de reformulac;ao deste regulamento. A responsabi lidade. dos tesoureiros, nos termos do Regulamento Financeiro, nao e afectada por esta medida. 3. SERVl<;OS RESPONSAVEIS A£'. t,. "titJ 63 DG BlJDG c TFAR, com o apoio do Grupo de Plancamcnto c Coordcnac;ao (GPC) dos Circuitos Financciros; Acr,io 64 Todas as DG c DG BUDG, com o appio do GPC dos Circuitos Financeiros; Aq:ti,, 65 DG BUDG, com o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros; Aq·tit> 66 DG BUDG, com o apoio do TFAR e da DG ADMIN; Aq:iio 67 DGBUDG. 4. CALENDARIO Acriio 63 Acriio 64 Maio de 2000 (decisao da Comissao); Princfpios de 2001 (adopc;ao das regras intemas da Comissao relativas a execuc;ao do orc;amento para 200 l ); Acrtio 65 Abril de 2000 (proposta de reformulac;ao do Regulamento Financeiro); Acriio 66 Junho de 2000 (dccisao da Comissao); Acriio 67 Abri I de 2000 (proposta de reformulac;ao do Regulamento Financeiro ). 60 ,- - -------CAPITULO V - AUDITORIA, GESTAO FINANCEIRA E CONTROLO I -------------------------------------------------. J - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. ~~Y_:_~_RIACAO DE UM SERVICO CENTRAL DE AUDITORIA INTERNA I. OH. JECTIVOS Dadas a dimensao e a complexidade das suas operac;oes financeiras, a Comissao necessita da garantia de que os riscos financeiros estao a ser correctamente geridos e os recursos eficazmente utilizados. E necessaria uma estrategia global que permita um acompanhamento permanente do funcionamento dos scus sistemas de controlo interno e dos controlos exercidos sobre as despesas financiadas pelo or~amento, pclas rcccitas ou pelos recursos pr6prios da UE. l Jma estrutura a<lcquada para as aclivi<la<lcs de auditoria da Comissao consistiria na rcaliza~ao, por pcssoal cspccializa<lo das uni<ladcs de controlo das DG opcracionais, de controlos ex post sistcmaticos e cxamcs analfticos das acti vi<la<lcs rcalizadas no cam po de acc;ao (cf. Acc;ao 81 ). Esta cstrutura teria como complerncnto um Scrvic;o Central de Auditoria lntcrna (SAi), cuja missao principal seria analisar as fun~ocs e os sistemas de controlo interno cxistcntes na Comissao. A missao do novo servic;o consistira em apoiar os gestores da Comissao a ( 1) controlar os riscos, (2) verificar o cumprimento das normas, (3) emitir pareceres independentes sobre a qualidade da gestao e dos sistemas de controlo e (4) formular recomendac;oe~ com o objectivo de aumentar a eficiencia ea eficacia na condu<;ao de opera~oes e assegurar a realiza<;ao de economias na utiliza<;ao dos recursos da Comissao (optimiza<;ao da seguranc;a e da rela<;ao custo/eficacia). 0 objectivo global do SAi consiste em garantir uma scgurarn;a razoavel atraves da realizac;ao de auditorias de · todas as actividades da Comissao, nomeadamente uma avalia<;ao independente da adequac;ao e da qualidade dos sistemas de controlo intemo da Comissao sobre todas as suas operac;oes, assim como um exame da adequa<;ao e da eficacia dos sistcmas e opcra~oes c, mais amplamcnte, a qualidade do desempenho dos servic;os da Comissao na cxccu~ao de polfticas, programas c ac<;oes. 0 SAi constitui um clcmcnto csscncial do novo cnquadramcnto da gestao de recursos e da auditoria intcrna <la Comissao c tcra de satisfazcr os padrocs mais clcvados cm termos de gcstao, compctencia e capacida<lc. 2. AC<;OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS Foi ja criado, na actual DG Controlo Financeiro, um novo lugar de director-geral adjunto, responsavel pela auditoria intema. 0 processo de recrutamento para este lugar iniciou-se em. 3 de Fevereiro. Em 22. 2. 2000, o Grupo de Planeamento e Coordenac;ao da Auditoria Intema apresentou ao vice-presidente responsavel pela Reforma o seu relat6rio final sobre «Um Novo Enquadramento da Gestao de Recursos e da Auditoria Interna na Comissao». 3. NOV AS AC<;OES A REALIZAR AC(-'titJ 68 lnsliluiriio de um Serviro de Audiloria lnlerna ale Maio de 2000 Sera criado um Servi<;o de Auditoria lnlema indepcndente e profissional sob a responsabilidade directa do vicc-presidcnte rcsponsavel pela Reforma, em conformidade com as recomendac;oes do Comite de Peritos Indcpcndentes, segundo relat6rio, 4. 13. 3. 0 Chefe do SAi necessitara de dispor da mesma independencia quc e actualmente garantida ao Auditor Financeiro pelo Regulamento Financeiro, gozando, pois, de autonomia em materia de realizac;ao das auditorias intemas, manuten<;ao dos padroes profissionais e redac~ao dos relat6rios. 0 Chefe do Servic;o sera um auditor profissional altamente qualificado e experiente, recrutado especificamente para esta tarefa. A Comissao decidira em Maio de 2000 sobre a criac_;ao e organizac;ao do novo servic_;o. 0 SAi devera dispor de um quadro de cerca de 80 funcionarios de diversos graus, dos quais cerca de 65 terao de ser 61 auditorcs profissionalmente qualificados e experientes. 0 novo servic;o sera progressivamente construfdo com base na cxperiencia de auditoria intcma da Comissao. Tendo em vista utilizar da melhor forma possfvcl a especializa~ao disponfvcl, sera lan~ado um apelo geral a manifestac;ao de interesse a todo o pessoal da Comissao com as ncccssarias qualificac;ocs profissionais e formac;ao, seguido de um concurso intcrno. Esta igualmcntc prcvisto o rccrutamenlo extcrno, incluindo ode peritos nacionais provenientes de scrvi~os de auditoria dos Estados-Mcmbros. Os trabalhos preparat6rios. incluirao um projecto de piano de trahalho para o pcrfodo comprccndido entre l de Maio c 31 de Dezembro de 2000, um c6digo de etica para o pessoal do SAi ca conccpc;ao de uma abordagcm comum da auditoria intcrna. A nova organizac;ao scra criada cm I de Maio de 2000. Antes do final de 2000, o Chefe do SAI sera incumbido de preparar um piano de auditoria intema para 2001 e um piano de auditoria previsional para 2001-2003. Assim que o Chefe do SAi disponha de dados razoavclmente seguros sobrc as necessidades do seu servic;o, sera publicado um segundo apelo a manifestac;ao de irttercsse, em func;ao dessas necessidades. Ate Marc;o de 2001, o SAi apresentara ao Comite de Acompanhamento da Auditoria (cf. Acc;ao 7 l) e ao colegio o relat6rio de auditoria interna rcspcitante a 2000, em que devem ser expostos a cria~ao do SAi e os resultados da auditoria do processo de altcra<;ocs a introduzir nas DG opcracionais. Acriio 69 Relat<>rios e plan!ficarao do Servir. ,·o de Auditoria lnterna 0 Chefc do SAi sent indepcndehle dos restantes scrvic;os, e ficara na dependencia directa do vicc-presidcntc rcsponsavel pela Reforma, com acesso ao presidente e ao colcgio, sempre que necessario. 0 Chefc do SAi preparara, com base num piano de auditoria previsional para trcs anos, um piano de auditoria intcrna anual para a rcaliza~ao de actividades de auditoria. Ambos os pianos serao baseados no risen. 0 dialogo entrc o Scrvi~o·de Auditoria lnlcma e os servi<;os controlados deve ser limitado a um mes, ap6s o que o rclat6rio de auditoria dcve ser finalizado. 0 Chefe do SAi e responsavel por todos os rclat6rios de auditoria e tern de apresentar um relat6rio de auditoria anual sobre actividades e resultados. 0 rclat6rio de auditoria anual sera publicado. Antes do final de 2000, o Chefe do SAi sera incumbido de prcparar um piano de auditoria intema para 200 l e um Plano de auditoria previsional para 200 l-2003. Acrtio 70 Separariio da auditoria interna e do controlo jinanceiro A preocupa~ao de tomar a auditoria intema independente, atraves da eliminac;ao das possibilidades de conflitos entre a audi. toria intema e o controlo financeiro, seria satisfeita mediante a revisao do artigo 24° do Regulamento Financeiro (RF), no contexto da sua reformulac;ao, e, tanto quanto possfvel, ate la, pelo recurso a um sistcma pelo qual o Chcfc do SAi - sob a responsabilidade do Auditor Financeiro - dcpcnderia do vice-presidente responsavcl pela Reforma. A revisao proposta do RF determinaria, no caso da Comissao, o exercfcio pclo Auditor Intemo, com independencia equivalente, da func;ao de auditor financciro definida pclo Tratado. A Comissao insistira junto do Conselho, do Parlamento e do Tribunal de Contas para que csta altera~ao do artigo 24°, que deveria ser tratada a patte, tcnha uma tramitac;ao rapida. Ate a alterac;ao do artigo 24°, o SAl tcra de ser organizado no quadro da actual DG Controlo Financeiro, embora instalado separadamcnte, e o Chefe do SAi seni um director-geral adj unto para a auditoria intema da DG Controlo Financeiro. Ap6s o perfodo transit6rio, o SAI constituira uma estrutura independente e separada. ; ( 'omile de Acompanhamenlo da Auditoria Acriio 7 I 0 Comite de Acompanhamento da Auditoria prestara apoio a Comissao no cumprimento das obrigac;oes. que lhe incumbem nos termos dos Tratados e de outros instrumentos e disposic;oes estatutarias, assegurando a manutenc;ao da ·gualidade e da integridade das praticas de contabilidade e de informa~ao dos servic;os da Comissao. 0 Comite de Acompanhamento da Auditoria assegurara a independencia do SAi e acompanhara (1) os processos de controlo da Comissao atraves dos resultados das auditorias do SAi e do Tribunal de Contas das Comunidades Europeias, (2) a aplicac;ao das recomendac;oes das auditorias e (3) a qualidade do trabalho de auditoria. Assegurara ainda uma comunicac;ao em termos eficientes entre o colegio, o Tribunal de Contas, o SAi e os directores-gerais e servi~os financeiros da Comissao. Os comissarios e os servic;os pod~m, atraves do Comite, recorrer ao SAi para que este lhes preste assistencia ou efectue auditorias especfficas. 0 Comite sera constitufdo por um numero maximo de cinco membros, dos quais quatro serao membros da Comissao, e presidido pelo comissario responsavel 62 pclo on;amcnto. 0 outro mcmbro sent seleccionado no exterior da Comissao e devera ter experiencia e conhccimcntos pcrtincntes cm matcria de administra~ao e controlo de empresas. 0 Comite de /\companhamcnto da /\uditoria scn'i um organismo consultivo scm podcrcs cxccutivos c scni apoiado por 11m secrctariado. 3. SERVICOS RESPONSAVEIS Acr;,io ,68 DG ADMIN (para rccrutamento e logfstica), Grupo de Traba)ho da Reforma (para coordena~ao da Ac~ao 68 e outros trabalhos preparat6rios ate Maio de 2000) e Chefe do SAi (para propostas de cartas de auditoria); Acriio 69 Servi~o de Auditoria lntema; Acriio 70 Acriio 71 DGBUDG; SG ou DG BUDG (para as disposi~oes necessarias a cria~ao do secretariado). 4. CALENDARIO · A cr,io 68 Antes de Maio de 2000, mas assim quc possfvcl, para as cartas de auditoria; Aq·,io 69 Dczcmhro de 2000 (piano de auditoria intcrna c piano de m1<litoria prcvisional 2001-2003) c Mar~o de 200 I (rclatorio da auditoria intcrna anual 2000); Aq·tit> 70 Abril de 2000 (aprcsenta~ao da proposta de reformula<;ao do Regulamento Financeiro); Acr;iio 71 Assim quc possfvel ap6s a adopfraO da carta do Comite de Acompanhamento da Auditoria. 63 CAPITULO V - AUDITORIA, GEST AO FINANCEIRA E CONTROLO XXVI __ - CRIA(AO DE UM SERVJ<:O FINANCEIRO CENTRAL •·--- ·--··----"--·-··-··· ~ I. OBJECTIVOS Qualquer pessoa que exen;a fun~oes de gestao or~amental e financeira deve dispor de apoio e aconselhamento profissionais e centralizados. Isso trara coerencia, no. conj unto da Comissao, a defini~ao e aplica~ao de regras, procedimentos e normas de controlo interno ao nivel de toda a Comissao. E o corolario da atribui~ao de maiores responsabilidades aos agentes financeiros: para serem capazes de actuar de modo responsavel, devem primeiro dispor dos conhecimentos e dos meios necessarios para o cxercfcio dessas responsabilidades. Por outro lado, o melhor mcio para garantir o cumprimento das regras e dos procedimentos e torna-los facilmcnie accssfveis a todos os funcionarios, numa forma consolidada, simplificada e clara. A ncccssidade de dispor de regras c proccdimentos claros, comuns c consolidados faz-se sentir, de maneira cspccialmentc urgcntc, no domf nio das suhven<;oes c dos contratos. 0 proccsso de concurso para a atrihuic;ao de fundos, a informa~ao cxaustiva sohre _as possihilidadcs de financiamcnto, o tratamento cquitativo de todos os proponcntcs, a trnnsparcncia dos proccdimcntos de sclccc;ao, a puhlica~ao dos rcsultados c o acompanhamcnto e a avalia~ao adcquados silo princfpios quc tern de scr aplicados rigorosamentc. Ha que resolver o problema da distin~ao clara a operar entre uma subven~ao e uma dcspcsa efectuada ao abrigo de um contrato publico. Por ultimo, a Comissao necessita de constituir um born exemplo no que se refere aos procedimentos de celebra~ao de contratos. 2. AC<;OES RECENTEMENTE EMPREENDIDAS Uma Celula Central dos Contratos, criada na DG Or~amento em 1998, come~ou a definir contratos-tipo, a prestar aconselhamento ea constituir uma base de dados de contratos. Em Julho de 1998, a Comissao adoptou um vade-mecum sobre gestao das subven~oes que entrou em vigor em I de Janeiro de 1999. Esta a decorrer uma avalia~ao da sua aplica~ao, cujos resultados estarao disponfveis em Fevereiro de 2000. 3. NOV AS AC(. OES A REALIZAR Aq·tit> 72 ( 'riar,io de um Serviro Financeiro ( 'enlral Um Servic;o Financeiro Central (na DG Or~amento) definira o quadro regulador - incluindo as regras financeiras sectoriais - de utilizac;ao dos recursos financeiros comunitarios e as normas mfnimas de controlo interno, prestara aconselhamento sobre a sua aplica~ao aos, funcionarios responsaveis pela gestao <lesses meios financeiros e pela sua cobran~a, elaborara e assegurara a gestao de sistemas de informa~ao comuns sobre gestao financeira e concebera - em conjunto com a DG Pessoa) e Administra~ao e as DG operacionais - cursos de forma~ao em materias financeiras. 0 Servi~o criara um sftio intranet convivial e interactivo, que contenha o conjunto de regras, manuais e outras informac;oes, relativos a todos os aspectos da gestao financeira directa e indirecta. 0 seu servi~o adaptar-se-a as necessidades dos seus "clientes" e os resultados de inqueritos regulares sobre o grau de satisfa~ao dos seus utilizadores constarao no relat6rio anual da DG Or~amento. Quando apresente propostas sobre procedimentos financeiros, devera recolher as opinioes do Servi~o de Auditoria Interna, de modo a assegurar que os conhecimentos especializados deste servi~o sao tidos em conta. Assessoria em maleria de conlrata(·cio Ac:rtio 73 Criac;ao de uma unidadc "Contratos", quc tcra por m1ssao prcstar aos ordcnadorcs e a Comissao · aconsclhamcnto cm matcria de cclcbrac;ao de contratos. Esta unidade scra encarregada de elaborar contratos-tipo, gerir a base de dados relativa aos contratos (cf. infra) e prestar aconselhamento sobre 64 gcstao dos contratos c procedimentos de celebra~ao de contratos (cf. Acc;ao 94 relativa a sistemas de gcstuo de propostas e contratos "a prova de fraude"). Aq·,io 74 Base de dados dos contralos lJma hasc de dados central rcunira o conjunt~ dos contratos c convem;oes de financiamento celebrados pcla Comissao. Sera condi~ao prcvia de qualqucr proposta de autorizm;ao financeira a introdu~ao na base de dados dos clcmentos rclativos ao potencial contratante. Essa base de dados contera todas as informac;oes pcrtincntcs sobre o objecto do contrato, o contratante, os beneficiarios (incluindo os principais bencficiarios indirectos) e a execu~ao da ac~ao. Acrao 75 Manuais operacionais de gestiio financeira As rcgras opcracionais serao codificadas e aprescntadas cm manuais simples que serao actualizados sempre quc ncccssario. Esses manuais traduzirao cm termos praticos os princfpios de boa gestao financcira c scrvirao de guia para o tratamento de processos financeiros, desde a concep~ao da ac~ao ate a avaliac;ao dos rcsultados. A forma<;ao cm gestao financeira e or~amental sera bascada nesses manuais. Aq. ·tio 76 ( 'ontratos e suhvenrties Os prindpios que regcm a atribui~ao e o acompanhamento dos contratos e subvern;oes serao expostos numa secc;ao separada do Regulamento Financeiro alterado. Tera de ser ponderada a criac;ao de um organismo, independente dos ordenadores, que possa examinar os rccursos interpostos contra os procedimentos de celebrac;ao dos contratos. Aq·,io 77 Rede. \· de utilizadores 0 Scrvi~o Financeiro Central instituira rcdes de utilizadores para assegurar a divulgac;ao eficaz das informa<;5cs, identificar e fazer o intercambio de, boas praticas e obter as reac~oes dos servi~os opcracionais. 0 funcionamenlo e o numero das actuais rcdes de utilizadorcs serao examinados e ajustados ncstc conlcxlo. 4. SERVl(;OS RESPONSA. VEIS Aq·,i<> 72 DG BUDG, com o apoio do Grupo de Planeamento c Coordcna<;ao (GPC) dos Circuitos Fi nancci ros. Acrtio 73 DG BUDG. Ac~iio 74 DG BUDG, com o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros. Acr;iio 75 DG BUDG e TFAR, com o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros. Acr;tio 76 DG BUDG, corn o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros. Acr;iio 77 DGBUDG. 5. CALENDA. RIO Acr;tio 72 Maio de 2000 (decisao da Comissao relativa a criac;ao do Servi~o Financeiro Central), sftio intranet conclufdo ate Junho de 200 l; Aq·tio 73 J unho de 2000; Aq·tio 74 Junho de 200 I (a base de dados provis6ria relativa aos contratos toma-se operacional; dccisao sohrc a configura<;ao da futura hasc de dados dcfinitiva); Acr<io 75 Novembro de 2000; Acr;,io 76 Abril de 2000 (proposta da Comissao para a reformulac;ao do Regulamento Financeiro); analise da necessidade de alterar as regras processuais intemas da Comissao; Acr;tio 77 Ao longo de 2000. 65 CAPITULO V ~ AUDITORIA, GESTAO FINANCEIRA E CONTROLO I. OBJECTIVOS As responsabilidades de um director-geral abrangem a totalidade do processo de gestao, desde a defini<;ao dos objectivos ate a produ<;ao dos resultados. Tai inclui a garantia da legalidade, a regularidade e a eficacia das decisoes financeiras que toma - responsabilidade que deixara de partilhar com o Auditor Financciro, ou o tesoureiro, dcpois da elimina<;ao da responsabilidade desta em materia de visto previo e de controlo da validade da quita<;ao. Os directores-gerais quererao, por conseguinte, assegurar-se de que dispocm de sistemas de controlo intcmo fiavcis. 0 Auditor Intcmo da Comissao sen1 responsavel pelo cxamc da eficacia da gestao e dos sistemas de controlo intemo dos servi<;os. 0 controlo intemo abrange a globalidade das polfticas e dos procedimentos concebidos e postos em pratica pcla administra<;ao de uma organiza<;ao para assegurar a consecu<;ao em termos econ6micos, cficazcs c eficientcs dos objccti vos dessa entidade; a adesao a normas extern as e a polfticas de gestao e rcgulamcntos; a salvaguarda de activos e informa~oes; a preven~ao e detec~ao de fraudes e erros e a qualidade dos registos contahilfsticos e a produ<;ao atempada de informa<;oes financeiras e de gestao fiavcis. ' Conscqucntcmentc, o controlo intcrno c da rcsponsahilidadc de todos os funcionarios. Os sistemas de conlrolo intemo devem ser integrados nas actividades operacionais, para permitir uma reac<;ao rapida a qualquer mudan~a e melhorar a qualidade da tomada de decisoes e da delega<;ao. A questao principal, no piano do controlo financeiro, e a defini1rao das tarefas e responsabilidades de cada funcionario implicado no processo de tomada de decisao, ja que todas as tarefas tern implica~oes financeiras a algum nfvel. Cada DG emitira um relat<>rio de actividade anuill [cf. capftulo III-VIII - gestao baseada em actividades (GBA)) quc incluira uma dcscri<;ao dos resultados alcam;ados, um relat6rio pormenorizado sobre a utilizm;ao dos recursos atribufdos e um anexo com as contas financeiras da DG de acordo com um quadro a definir pelo tesoureiro da Comissao. 0 director-geral deve declarar e·xplicitamente no relat6rio que os procedimentos de controlo intemo institufdos dao as necessarias garantias de legalidade e regularidade das transac<;oes subjacentes. Cada DG tcni de adoplar a cslrutura organizacional adcquada as suas ncccssidades para asscgurar o corrccto funcionamcnto dos scus controlos intcrnos. As unidades financeiras dcvem continuar a dcscmpcnhar fun~ocs importantcs nos proccdimcntos or~amcntais c na concepc;ao e gcstao dos sistemas financciros das DG. 0 dircctor-gcral dcvc dccidir da mcdida cm quc a unidade financcira podc e deve ter uma fun~ao de aprova<;ao pre via cm opcrac;oes sen sf vcis. Embora as estruturas c instrumentos utilizados no conjunto da Comissao devam tcr a maior uniformidade possfvel, um sistema identico para todas as DG nao seria adequado, ja que os perfis de despesas, as exigencias em materia de capacidade de gestao e controlo financeiros, e os correspondentes modelos para os sistemas de controlo intemo variam de DG para DG. Parece mais prudente fixar normas minimas e_uniformes - validadas por peritos extemos -, em vez de impor um enquadramento harmonizado a todos os servi~os. Paralelamente, sera necessario proceder a uma analise das necessidades em termos de recursos humanos e encontrar os meios para atrair e conscrvar pcssoal competente. As competencias de gestao, nomeadamente de gestao financeira, devem scr desenvolvidas atraves do recrutamento e da forma<;ao (cf. capftulo V-XXIX - Recursos Humanos e Forma<;ao). Ha que pres tar especial atern;ao ao domf nio das rela~oes extemas, tan to no que se refere a actual distribuic;ao das responsabilidades pelas diferentes etapas do ciclo de projecto, como a desconcentra<;ao e dcsccntralizac;ao das interven~ocs financciras. 66 2. AC('<)•:s RECENTEMENTE EMPREENDIDAS Aval1a<. ;ao externa da apli<. :a~ito c dos rcsulta<los do SEM 2000: Julho de 1999. J. NOV AS AC('f>ES A IU:ALIZAI~ Normas minimas de controlo interno 0 Servi~o Financeiro Central definira as normas mfnimas comuns aplicaveis ao controlo intemo nas DG e prestara aconselhamento no que diz respeito a sua aplica~ao. Essas normas. descreverao os sistemas e fun~oes que tern de ser instaurados em todos os servi~os que efectuem despesas (por exemplo, atribui<;ao de tarefas por escrito, defini~ao de responsabilidades, princfpio da separa~ao de fun~oes, fun<;ao de controlo, acompanhamento, manuais intemos, processos de codifica<;ao, forma<;ao, etc. ). Cada servi<;o ordenador deve assumir a responsabilidade final do exame dos seus pr6prios sistemas de controlo intemo, competindo aos directores-gerais assegurar a adequa~ao dos controlos intemos nos seus servi<;os. Cada DG dcfinira por escrito os scus sistemas de gestao e controlo financeiros, segundo um formato definido pclo Scrvi<ro Finan<. :ciro Central. Essc documento dcve scr acessfvel a todo o pcssoal c mantido actuali,. ado. Sera cnvia<la urna c<>pia, para informrn;ao, ao Scrvi~o Financciro Central e ao Scrvi~o de Audiloria lnlcrna. Estes documcntos, as r~dcs de utilizadorcs c os rclat6rios de auditoria das DG e do Scrvi\·o de Auditoria lntcrna proporcionarfio ao Scrvi~o Financciro Central as informm;ocs ncccssarias ao conlmlo da aplica~:{10 das nonnas mini mas em toda a Comissiio. 0 Scrvi~o Financcim Central aclualizara cstas nonnas sempre quc nccessario. Acr,io 79 ,\'epararao das larefas e dos circuitos. financeiros Todas as transac~oes financeiras serao avaliadas dos pontos de vista operacional e financeiro antes de ser emitida a autorizac;ao de despesa. Com base numa avalia~ao do risco das actividades e numa analise da rela~ao custo-eficacia da utilizac;ao de recursos e de conhecimentos especializados, cada director-geral decidira sobre a reparti<;ao mais adequada de func;oes e o organograma daf decorrente. Serao concebidos rnodelos organizacionais recomendados para c·ada tipo de despesa (cf. modelos de base indicativos de circuitos financeiros anexos a esta ficha). Acriio 80 Evoluriio do papel das unidades financeiras nas DG As unidades financeiras constituirao o ponto de contacto principal com a DG Or<;amento, assegurando quc as rcgras c os proccdimcntos scjam conhecidos em toda a· DG e veiculando a experiencia dos utilizaJorcs. Criarao c gcrirao os sistcmas financciros das DG, produzirao a scc<;ao financeira do relat6rio de acti vidadc anual das D(, c asscgurarao a plenitude, a inlcligihilidadc c a disponihilidadc das infonn,1<;<1cs conlahilfslicas para todos os funcioniirios. Estas unidadcs prcstarao aconsclhamcnto c a. "sislL'IH:ia i1s unidadcs opcracionais. Em alguns circuitos financciros, cfcctuarao a avalim;ao financcira das transac</>cs financciras (cf. Ac<;flo 79), o quc scra o caso, em geral, dos procedimentos de celebra<;ao de contratos publicos. Poderao combinar uma func;ao de aprova~ao previa, se o director-geral o considerar adequado, com outros aspectos do planeamento e do acompanhamento financeiros. Este controlo previo constituira uma garantia suplementar para o ordenador mas nao diminuira a sua responsabilidade. Acriio 81 Reforro do papel da funfao de controlo das DG Sera criada em cada DG uma capacidade de auditoria cujo objectivo primeiro consistira em dar ao director-geral garantias quanto ao funcionamento dos controlos intemos as actividades da DG, incluindo as financeiras. Esta fun~ao (consoante a dimensao das responsabilidades financeiras da DG, podera tratar-se de uma pessoa ou de um sector, em vez de uma unidade) deve estar igualmente implicada na avaliac;ao e melhoramento dos mecanismos de controlo intemo, das normas e dos procedimentos intemos e da avalia<;ao do risco. Esta entidade informara directamente o director-geral, para se assegurar a indcpcndencia e a autoridade necessarias dentro da DG, levara a cabo uma analise independente da utiliza<,_;iio do or<,_;amcnto fcita pcla DG c cfcctuara estudos de sistcmas, progrumas c dcscmpcnho, alcm de conlrolos ex post das actividadcs no local. 0 programa anual da fun~ao sera preparado de acordo com o dircctor-gcral c tomara cm considcra<;ao os pedidos das unidades ou direc<;ocs implicadas na gestao dos fundos da DG. 0 programa scr{t comunicado ao Scrvic;o de Auditoria lntcma para cvilar duplicac;ocs. Por 67 ultimo, sob a rcsponsabilidadc da DO Or<;amento, a capacidade de auditoria de cada DO seria igualmente rcsponsavcl pclos contactos com o Tribunal de Contas cm materias de interesse para a DO. Declarariio do diredor-geral no seu relal<>rio de aclividade anual Aq:tilJ 82 Cada dircctor-gcral c rcsponsavcl por uma gcstao de rccursos sac cficicntc, qucr cm tcrmos de tomada de dccisfics qucr cm tcrmos de acompanhamcnto <las dccisocs lomadas, ou scja, pclo controlo intcmo. Esta rcsponsabilida<lc dcvc traduzir-sc na dcclara<;ao - a efcctuar por cada director-geral no seu relat6rio de actividade anual - de que foram instaurados os adequados controlos intemos e de que, com base na analise feita no relat6rio, os recursos foram utilizados para os fins a que estavam destinados. As contas anuais da DG devem ser inclufdas no relat6rio de actividade anual. Os chefes de unidade e directores devem assumir a responsabilidade das suas contribui<;oes para o relat6rio. Ao assinar o relat6rio anual, o <lirector-geral assume a responsabili<lade pelo rigor e pela plenitude das informa~oes apresentadas, confirma quc os rccursos forum utilizados conforme prcvisto c quc os proce<limcntos de controlo intemo instituf<los <lao as a<lcquadas garantias de lcgalida<lc e regularidadc <las transac<;ocs subjacentes. Estes rclat{>rios anuais de activida<lcs devcm ser apresentados pelo colegio ao Consclho, ao Parlamento Europcu c ao Tribunal de Contas. Acriio 83 Niveis adequados de e. feclivos Os directores-gerais s6 devem aceitar novas obriga<;oes em materia de despesas se estiverem seguros da adequa<;ao dos nfveis de efectivos para as gerir, quer em termos qualitativos quer em termos quantitativos. De acordo com a gestao baseada em actividades (OBA), os novos programas de interven<;ao financeira deverao evidenciar, na sua base jurfdica, os recursos humanos e administrativos necessarios para o seu acompanhamento e o seu controlo correctos, sendo esses recursos expressos em percentagem da verba prevista para o programa. 4. SERVl(. ~OS RESPONSA VEIS Aq·ti<> 78 Scrvi~o Financciro Central (SFC), com o apoio do Scrvi~o <le Auditor. a Intcrna, do OLAF, do Grupo de Plancamcnto c Coor<lcna<;fto (OPC) dos Circuitos Financciros c do TFAR; Acr,i<J 79 To<las as DO, com o apoio do SFC, do GPC dos Circuitos Financciros c do TFAR; Acr,io 80 Toe. las as DO, com o apoio do SFC, do GPC dos Circuitos Financeiros e do TFAR; Acriio 81 Todas as DO, com o apoio do SFC e do TFAR; Acriio 82 Todas as DG; Acriio 83 Todas as DG. 5. CALENDARIO Acriio 78 Junho de 2000 (projecto de proposta), Setembro de 2000 (decisao da Comissao); Acr;iirJ 79 Ao longo de 2000;_ A·c. ·r,io 80 Ao longo de 2000; Acr;iio 8/ Ao longo de 2000; Acr;iio 82 Abril de 200 l para o primeiro relat6rio de actividade anual. Para os anos seguintes, o calendario 6ptimo sera definido de modo a assegurar uma utiliza~ao correcta desse relat6rio como instrumento de informa<;ao no ciclo anual da afecta<;ao de recursos; Acriio 83 A partir de 2000. 68 Ac~ao com impacto financeiro I Ro,p~R«i•·•I I - ---r - ··-- - -- pela opera\ao i I Re,pons;hel i finanrPirn. ············--···· Dupla avalia~ao (principio da separa~ao de fun~oes) ~ : 0 CIRCUITO FINANCE:IRO Ordenador (cid:141) Despesa MODELOS DE BASE DOS c:mcUITOS FINANCEIROS A definir pelo director-geral. Criterios de selec,;ao: analise do risco e da rela,;ao custolefic:icia na utiliza,;ao dos recursos. L"ma DG pode ter v:irios circuitos financeiros se gerir v:irios tipos de despesa. Modelo t : totalmente descentralizado sem "contrapeso" (Exemplo: gestao directa de um grande numero de projectos) Director-Geral Unidade Financeira Gestor directo = ordenador Responsavel / I I Responsavel fimmrf":im oela ooeracao Modelo 3: totalmente descentralizado com "contrapeso" (Exemplos: transac~oes sensiveis; periodo probat6rio para o gestor directo) Director-Geral Unidade Financeira <I 1 ~ Gestor directo = ordenador Modelo 2 : parcialmente descentralizado ( Exemplos: procedimentos de celebra~ao financeiros de contratos publicos; gestao directa de um pequeno numero de projectos: gestao partilhada) Director-Geral Unidade Gestor directo = ordenador Responsavel 4 fin;:inrf":iro 1 DF'lf'V Modelo 4 : centralizado (Exemplo: DG ordenadoras muito pequenas) Director-Geral ,,,-gu I I I ". esponsave I pela opera\ao 69 opera~ao L. CAPiTULO V - AUDITORIA, GESTAO FINANCEIRA E CONTROLO XXVIII - FASE DE TRANSI<;AO 1. OBJECTIVOS 0 quadro jurfdico actual, nomeadamente o Regulamento Financeiro em vigor, exige a manuten~ao de um visto previo centralizado e confia ao Auditor Financeiro a responsabilidade do controlo financeiro previo e da auditoria interna. Consequentemente, o visto previo, concedido pela DG Controlo Financeiro, nao podc scr inteiramcnte abandonado de imediato nem ser substitufdo por um visto tecnico automatico para todas as opcrac;oes. No cntanto, a rcformula~ao do Rcgulamento Financeiro nao constitui obstaculo ao rcfon. ;o dos controlos intcrnos dos scrvi<;os ncm a maior indcpcndcncia c profissionalismo da auditoria intcrna. A Comissao asscgurara quc as rcsponsahi lidades dos funcionarios durante o pcrfodo de transic;ao sejam intciramcntc clarificadas c quc o controlo prcvio - tanto ccntralizado como dcsccntralizado - se efectue rapida c cficazmcntc. Para cssc cfcito, o proccsso de aplica<;ao foi concebido de modo a garantir que qualqucr altcrac;ao scja antcccdida da dotac;ao dos necessarios meios e instrumcntos para permitir uma aplicac;ao segura (cf. esquema do processo de aplica~ao anexo a esta ficha): a carta de responsabilidades dos agentes financeiros (Ac~ao 63) especificara a sua responsabilidade financeira; os servi~os financeiros das DG operacionais serao refor~ados atraves da reafecta~ao de auditores financeiros (Ac~ao 86); sera. prestada assistencia a DG operacionais na elabora~ao dos seus pianos de ac~ao para cumprimento das normas minimas de controlo intemo (Ac~ao 85); serao produzidos normas e procedimentos simplificados e consolidados (Ac~ao 75); todo o pessoal que se ocupe de questoes financeiras recebera uma forma~ao aprofundada (Ac~ao 91); seni analisado o progresso realizado no processo de altera~oes (Ac~ao 87); os directores-gerais declararao se instauraram os adequados controlos internos (Ac~ao 82). Ate meados de 200 l, este processo de aplica~ao deve tornar os sistemas financeiro e de controlo da Comissao suficientcmente eficazes e fiaveis para funcionar sem visto previo centralizado. Contudo, se alguns scrvi<tos que efectuam despcsas nao atingirem os nfveis elevados pretendidos com esta reforma ate a altura da cntrada cm vigor do novo Rcgulamcnto Fimmcciro, serao mantidos os vistos prcvios para as transac<tfics <lesses scrvi<tos ate quc csscs nf vcis ten ham sido alcan~ados. 2. NOVAS AC<:()ES A REALIZAR Acrtio 84 Analise e avaliariio dos confro/os infernos e processosfinanceiros acfuais Cada DG elaborara a uma descri~ao por escrito, no formato definido pela DG On;amento, dos seus actuais controlos internos e processos financeiros. Cada DG procedera ainda a uma auto-avalia~ao de controlo da adequa~ao dos sistemas institufdos. 0 actual estado da gestao financeira e das praticas de controlo na Comissao serao avaliados com base no projecto de proposta de normas minimas (cf. Ac,;ao 78). 0 resultado dessa avalia~ao sera tornado em con ta na finaliza~ao das normas mf nimas. Acrtio 85 Concep<;iio de confro/os infernos e processos jinanceiros adequados Tendo em considera~ao os resultados da avalia~ao dos actuais sistemas, cada DG concebera um modelo de controlo de base (em conformidade com a Figura III) para instituir adequados controlos internos. As DG conceberao ainda um piano para dotar o seu pessoal dos meios e da forma~ao necessarios para asscgurnr uma sa gcstao financcira. Aq:,i,, 86 I )c:sce nl ral izarli< > 0 visto prcvio sera da compctcncia dos auditores financeiros delegados nas DG operacionais que informam o Auditor Financeiro da Comissao. Uma unidade central da DG Controlo Financeiro assegurara 70 a coordcna~ao e o apoio aos auditores financeiros delegados. A reafecta~ao de auditores rinanceiros sera cfcctuada de acordo com as necessidades das DG operacionais. Aq·cio 87 An<. i/ise dos progressos realizados pelos serviros da Comissiio no processo de mudanr_:a 0 Scrvi~o de Auditoria lntcrna analisara as mclhorias c o refon;o dos sistcmas de controlo intemo das DO. Scrao produzidas declara<;ocs formais sobre o progresso realizado pelos servic;os (mas nao sera cmitido qualquer parecer formal sobre a qualidade dos sistemas de controlo intemo dos servi~os). Essas declarac;oes serao utilizadas nos Relat6rios Anuais de Actividades para 2000. 0 Servic;o de Auditoria lntema aconselhara o colegio, atraves do Comite de Acompanhamento da Auditoria, sobre os Relat6rios Anuais de Actividades das DO operacionais e horizontais para 2000. Entre Abril de 2001 e Dezembro de 2002, o Servic;o de Auditoria Intema devera levar a cabo em todas as DG um ciclo completo de auditorias em profundidade dos sistemas de gestao e controlo. · Acrtio 88 DG Controlo Financeiro e lmpec<;iio-Geral Assim quc o Rcgulamcnto Financeiro libertar a fum;ao do Controlo Financeiro da emissao de vistos previos, o servic;o de Controlo Financeiro deixara de existir. As suas actuais tarefas, alem do visto previo, scrao progressivamente descentralizadas, em paralelo com o processo de aplicac;ao: auditoria intema transfcrida para o Servic;o de Auditoria Intema em Maio de 2000, forma~ao e coordena~ao de protocolos de coopcrac;ao cm rnatcria de acordos administrativos com os Estados-Mcmbros transferidos para o Scrvi~o Financciro Central cm Maio de 2000, vcrificac;ocs ex post c auditorias dos sistemas nos Esta<los-Mcmbros transfcri<los para DO opcracionais c_m Julho-Agosto de 2000. Quanto a IG, deixara de cxistir cm Maio de 2000, na scquencia <la incorporac;ao das suas actividades nas do Servi~o de Auditoria Intema. Acrao 89 Consul ta da CCA C Na pcndcncia <la rcformulac;ao do Rcgulamento Financeiro, a Comissao adoptara novas regras de aplicac;ao, nos termos do actual Regulamento Financeiro, para a consulta obrigat6ria da Comissao Consul ti va de Aquisic;oes e Contratos (CCAC). Serao previstos limiares mais elevados, sem que isso impec;a os servic;os de consultar a CCAC por sua iniciativa, em rela~ao a qualquer contrato abaixo dos limiares. · 3. SERVl<;OS RESPONSAVEIS Acrci<> 84 Aq·,io BJ Todas as DG, com o apoio do Scrvi~o Financciro Central (formato comum), do Grupo de Plancamcnlo c Coordcna~ao (GPC) dos Circuitos Financciros c do TFAR~ Todas as DG, com o apoio do Scrvic;o Financciro Central, do OPC dos Circuitos Financeiros e do TFAR; Acrtio 86 DG BUDG, TFAR e DG ADMIN; Acrao 87 Servic;o de Auditoria Intema; Acrao 88 DG ADMIN; Acrtio 89 DGBUDG. 71 4. CALF. NOA. RIO· Ahril de' 2000 (dcscri<;fto dos proccdimcntos cxistcntcs). Junho-Sctcmhro de 2000 (auto-avalia<;ao ); Aq. ·cfo 85 Sctcmhro de 2000 (dcfini<;ao do modclo de controlo), Sctemhro-Dezembro de 2000 (altcra<;ocs nos organogramas), Junho de 2001 (cumprimento de todas as normas mfnimas); Acriio 86 Julho-Agosto de 2000; Acriio 87 Acrtio 88 Outubro de 2000-Mar~o de 2001; Abril de 2000: (decisao da Comissao relativa a extirn;ao da IG). Decisao da Comissao sobre a extin<;ao da DG Controlo Financeiro, uma vez adoptado o novo Regulamento Financeiro; Acriio 89 Junho de 2000 (decisao da Comissao relativa as novas regras de aplica~ao). 72 Mar~ Abril MaioG? Descri~ao dos actuais sistemas FIGURA IV: ESQUEMA DO PROCESSO DE APLICA(10 0 DA CAPACIDADE DE GESTAO FINANCEIRA EDE CONTROLO NAS DG Setembro I O semestre 2001 Out-Dez Julho - Junho Ac~6es a realizar pelas DG Auto-avalia~ao dos sistemas de controlo interno Concep~ao do sistema de controlo Ac~6es e apoio a prestar pelos servitos borizontais Cumprimento das normas mfnimas I Cria~ao do servi~o de Auditoria Interna Cria~ao do Servi~o Financeiro Central Carta de responsabilidades de agentes financeiros (SFC) I Normas mfnimas de controlo interno I I Manuais operacionais sabre regras e procedimentos simplificados e consolidados Recursos humanos I A valia~ao das necessidades em termos de RH das DG ( todas as DG) Lugares suplementares I Reafecta~ao de auditores financeiros a DG operacionais. ·· Forma~o do pessoal com fun~Ges de gestlo financeira Princf pios e conceitos do novo sistema financeiro I Analise dos progressos no processo de mudan~a (SAI) P. M. Sera efectuada uma avalia~ao das necessidades globais da Comissao em termos de recursos humanos durante o perfodo Mar~o-Setembro de 2000. 73 Rela~ao custo-eficacia (gestao) Gestao financeira (pessoal ooeracional) --•··-------- - ---- ------------------------------------------, c:APITlJLO V - AUDITORIA, GESTAO FINANCEIRA E CONTROLO -··-----~-. ---- ·-----· ---··------ XXIX - RECURSOS HU MANOS E FORMA(:AO 1. 08. JECTIVOS E fundamental para a solidez do novo sistema de auditoria, financeiro e de controlo da Comissao assegurar que as opera~oes financeiras sejam geridas por pessoal de elevada competencia. Qualquer carencia em termos de recursos humanos, qualifica~oes ou conhecimentos especializados prejudicaria a fiabilidade do sistema. · Al. cm disso, a sensibilidade das questoes financeiras poderia cJnstituir um inccntivo para o pcssoal sc candidatar ao cxcrcfcio de furn;ocs quc nao cnvolvam rcsponsabilidades financciras, o quc tcria como conscqucncia um aumcnto da carencia. A gestao e o controlo financeiros constituirao, portanto, uma prioridadc na avalia~ao global das necessidades da Comissao em termos de rccursos humanos. A formrn;ao c igualmcntc crucial. Em primciro lugar, todo o pcssoal participara cm scssocs de co11scicnciali1. a~·,10 sohrc os prindpios da rcforma finam. :cirn para dcscnvolvcr um cntcnuimcnto comum dos conccitos c vocahulario suhjaccntcs ao novo sistcmu de auditoria, gcstao c conlrolo financciros da Comissao. Scguidamcntc, seni proporcionada ao pessoal operacional uma forma<;ao aprofundada sobre qucstocs or<;amcntais e financeiras, enquanto os gestores receberao forma~ao sobre o modo de obter a mclhor rela~ao custo/cficacia nos programas de despesas. Os m6dulos de forma~ao terao de ser adaptados ao trabalho quotidiano dos servi~os e fazer uma utiliza~ao extensiva do estudo de casos. 2. NOV AS AC<;OES A REALIZAR Acriio 90 Avaliar;tio das necessidades em recur sos humanos para a gesttio financeira e o contro/o Sera realizada uma avalia~ao global das necessidades em termos de recursos humanos no domfnio da gcstao financeira, cm paralclo com a dcscri~ao dos actuais circuitos financciros (cf. Ac~ao 84). Esta avaliac;ao tcra cm conta as ncccssidadcs quantitativas c qualitativas em tcrmos de qualifica~oes e conhccimcntos cspccializados. A DG On;amento orientara as DG operacionais na elabora~ao de justifica<;ocs comparaveis das ncccssidadcs c na pcrspectivac;ao de formas altemativas de realiza~ao de actividadcs quc rcquciram rccursos humanos significativos. A avaliac;ao procurara ainda identificar pontos de rcfcrcncia na utilizac;ao de rccursos para gestao c controlo financciros cm toda a Comissao. As ncccssidadcs em tcrmos de rccursos humanos serao gradualmente satisfeitas atraves da reafecta~ao do pessoal actualmente existente na DG Controlo Financeiro (cf. Ac~ao 86), atribui~ao de parte dos 200 lugares que serao disponibilizados no infcio de Maio de 2000 para a aplica~ao da. reforma, reciclagem de pessoal e, se necessario, atraves de uma carta rectificativa ao APO 2001 e/ou concursos especializados. Acfiio 91 F ormar;tio · A) Formar;tio sobre os principios do novo sistema. financeiro da Comisstio Os princf pios da reforma (por exemplo, responsabilidade, presta~ao de contas, controlo interno, organiza~ao financeira das DG, etc. ) serao explicados a todo o pessoal com vista a desenvolver um entendimento comum dos conceitos e vocabulario. Esta forma~ao sera apoiada por um manual pratico que inclui exemplos concretos da aplica~ao desses princfpios no trabalho quotidiano dos servi~os. 0 pessoal com fun~oes de gestao financeira e/ou de controlo (de acordo com a definic;ao de gestao financeira; cf. Acc;ao 63) recebera forma~ao antes de Julho de 2000, devendo ser assegurado que esse pessoal assimilou os princfpios de base. A formac;ao sen1 ministrada ao restante pessoal posteriormente. B) Formariio em materia de «relart7o custo/e. ficacia» Os gestorcs de programas de despcsas rccchcrao formac;ao cm aspcctos cstratcgicos da gcstao de programas com vista a optirnizar a «rcla"ao custo cficacia»: objectivos, meios para atingir a populac;ao visada, origem e razao do pedido, avaliac;ao dos pontos fortes e dos pontos fracos, reacc;ao dos diversos 74 parcciros, divulga~ao de resultados, etc. A conce~ao dos m6dulos de forma"ao exigira apoio extemo, devcndo, no entanto ser colocada uma forte enfase na elabora~ao de um produto inteiramente adaptado. A forma~ao seni seguida de uma visita a uma organiza~ao intemacional - publica ou privada - para intercambio de experiencias. Os formandos deverao aplicar os conhecimentos adquiridos na realiza~ao de uma avalia<tao cstratcgica sintctica dos scus programas, a aprcsentar aos responsaveis pela tomada de dccisi,cs politicas c or"amcntais da·Comissao. < ') Fomwr,io ('Ill g<'slcio orr,1111,·nla/ c Jincmcdra Todo o pcssoal com fun~ocs de gestao financeira e/ou de controlo recebera forma~ao aprofundada sobre gestao financeira sa, regras e procedimentos financeiros da Comissao, elabora~ao e execu"ao do or~amento, sistemas de controlo interno, gestao de contratos, acompanhamento e controlo de ac~oes, avalia<;ao, sistemas de informa~ao, metodos anti-fraude, etc. 0 restante pessoal recebera forma~ao ohrigat6ria para aumentar os seus conhccimentos em questoes financeiras e o~amentais. A forma~ao sera apoiada por manuais operacionais (cf. Ac~ao 75) e estudos de casos. 3. SERVl~OS RESPONSA VEIS Acriio 90 Acriio 9/ A) DG BUDG eTFAR, com o apoio do Grupo de Planeamento e Coordena'tao (GPC) dos Circuitos Financeiros. DG BUDG c TFAR, com o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros (manual pratico de forma<;ao ); DG BlJDG c TFAR (pcssoal com fun~f>cs de gcstao financcira c de controlo)~ DG. BllDG c DG ADMIN (rcslanlc pcssoal). B) C) DG BUDG, DG ADMIN e TFAR, com o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros. DG BUDG, DG ADMIN, OLAF e TFAR, com o apoio do GPC dos Circuitos Financeiros. 4. CALENDARIO Acfiio 90 Junho de 2000 (ao nfvel das DG operacionais), Setembro de 2000 (ao nfvel da Comissao). Acriio 91 A) B) C) Abril-Julho de 2000 (pessoal com fun~oes de gestao financeira e de controlo); Setembro de 2000-Julho de 2001 (restante pessoal); Setembro-Novembro de 2000 (forma~ao); Abril-Junho de 2001 (avalia~ao estrategica sintetica); Jarieiro-Junho de 200 I (pessoal com fun~oes de gestao financeira e de controlo ); Setcmhro de 2001-Julho de 2002 (restante pessoal). 75 I. CAPITULO V -AUDITORIA, GESTAO FINANCEIRA E CONTROLO [-- XXX - PROTEC(:AO_D0S INTERESSES FINANCEIROS DA COMUNIDADE I. OBJECTIVOS A reforma deve incidir na forma de maximizar a capacidade da legisla~ao e das regras e procedimentos de gestao financeira de serem "impermeaveis" as irregularidades e a fraude. A coopera~ao entre OS servi~os da Comissao e entre esta e os Estados-Membros devera ser mais bem definida, de modo a garantir que sejam tomadas medidas mais eficazes para melhorar a preven~ao e detec~ao de irregularidarles, fraude e corrup~ao. 2. NOV AS AC<;OES A REALIZAR Ac,·tit> 92 ( Jrientac;t,es para a hoa }{estiio dos pr<?jeclos Scrao cstahclccidas directrizcs dcstinadas a garantir um comportamento profissional adequado dos funcionarios durante o ciclo de vida dos programas c dos projcctos, desde a concepc;ao ate a avaliac;ao dos rcsultados finais. 0 objectivo sera impcdir comportamentos administrativos nocivos aos interesses politicos, juridicos e financciros da Comunidade, scnsibilizando os funcionarios c os beneficiarios para as formas de comportamcnto quc, cm ccr1as fascs do ciclo de vida dos programas e dos projectos, poderiam lcvar a erros involuntarios, conflitos de interesses e irregularidades. Acriio 93 Melhor coordena</iiO entre o OLAF e os outros servir,:os Sem prejuizo do quadro juridico para a cria~ao do OLAF, uma luta mais eficaz contra as irregularidades, a fraude ea corrup~ao exige uma coordena~ao e cooperac;ao melhoradas entre o OLAF, o novo Servi~o de Auditoria Intema e a DG On;amento, bem como, em certos casos, o Comite das Irregularidades Financeiras e a DG ADMIN. Sera elaborado um acordo mais pratico, destinado a promover um intercambio eficaz e atempado das informac;oes. Tai deve levar a uma utilizac;ao mais eficaz dos recursos disponiveis e a uma conclusao mais rapida dos relat6rios de investigac;ao e de auditoria especial, mclhorando simultaneamente a irrefutabilidade dos resultados. 0 OLAF informara regularmente as DG dircctamcntc implicadas nas suas invcstigac;oes administrativas do estado de adiantamento destas. · Aq·tit> 94 Le}{islat;£7o e }{esllio dos contralo. \· "ii prova" defraude A fim de tomar o actual sistcma de prcvenc;ao· da fraudc mais eficaz, os scrvic;os da Comissao terao, quando propuscrcm nova lcgislac;ao susccptivcl de tcr impacto no on;amcnto comunitario, de apresentar projcctos de propostas ao OLAF para uma avaliac;ao dos riscos durantc as consultas intcrscrvic;os. A DG 0r~amcnto scra apoiada pclo OLAF no cxamc dos sistcmas da Comissao para a gcstao dos contratos (por cxcmplo, contratos-tipo, hasc de dados central de· contratos e instrumentos de gestao ). Alem disso, o OLAF proporcionara consultoria sobre prevenc;ao da fraude ao longo de todo o processo legislativo. Acriio 95 Optimiza<;iio do sistema de alerta precoce A instituic;ao de uma base de dados central para todos os contratos e subven~oes (cf. Ac~ao 74) permitira o acompanhamento dos fundos atribufdos aos beneficiarios. Como a instituic;ao desta base de dados levara tempo, o funcionamento do actual sistema de alerta precoce sera optimizado por um mecanismo que tome obrigat6ria a consulta deste sistema de alerta antes da inscri~ao de quaisquer autoriza~oes no sistema de contabilidade, bem como por uma melhor definic;ao das responsabilidades dos servi~os implicados, uma participa~ao acrescida dos servi~os ordenadores e um acompanhamento eficaz no que diz respeito as rclac;ocs identificaveis de entidades assinaladas com o mesmo ou qualquer outro servic;o ordenador da Comissao. Gestiio mais e. ficaz da recuperar. ,·iio de fundo. \· pagos indevidamente Acriio 96 Para melhorar a cficacia c a cficiencia do acompanhamento e da exccU<;ao das ordcns de rccuperac;ao, e ncccssario rcdefinir as responsabilidades, que agora estao dispersas entre a DG 0n;amento,, a DG 76 Controlo Financeiro, o Servi~o Jurfdico e - em caso de irregularidades ou de fraude - o OLAF. Para que todas as questoes ligadas a recupera<;ao de fundos indevidamente pagos sejam tratadas globalmente pela Comissao. scra criada ate Julho de :woo uma cstruturn organizacional central dotada dos efectivos alkquados. Os proccdimcntos de rcsohu;ao de litigios scrao clarificados c simplificados. a fim de nmtnhuir para o pmccsso de rccuperm;ao. Neste contcxto, scrao iguahncnlc rcvislas as disposi<;ocs cxistcntcs cm matcria de rccupcnu;ao de rccursos pr6prios. Acrtio 97 Melhor acompanhamenlo dos Fundos estruturais Os Estados-Membros devem prestar informa~oes· detalhadas sobre o estado de adiantamento dos projectos e sobre os pagamentos aos beneficiarios finais, bem como dados sobre as correc~oes financeiras, a substitui~ao de projectos e a adicionalidade, de forma a permitir um melhor acompanhamento das ac~oes. A Comissao refor~ara os seus controlos sobre a informa~ao transmitida pclos Estados-Mcmbros, hem como sobrc a eficacia dos procedimentos quc aplicam. Serao aplicadas corrcc~oes financeiras por meio de mecanismos de compensa~ao se um Estado-Membro nao criar controlos suficientes ou nao fornecer a informa(iao adequada. Acrtio 98 Simplfficar;iio do procedimento de aperfeir;oamento de contas do FEOGA Proccdcr-sc-a a um cxamc cstatfstico da amplitude das diferentes etapas do proccsso de apuramento de contas dcsdc 1996 c scrao propostos apcrfci<;oamcntos. 3. Sfi:RVl<;OS Rfi:SPONSJ\ Vfi:IS Acrtio 92 DG BUDG, SG c SJ; Acr,io 93' OLAF, SAi, DG BUDG, DG ADMIN; Acrii<> 94 Todas as DG, OLAF e DO BUDG; Acrtio 95 DG BUDG, SAi, SJ e OLAF, com o apoio do Grupo de Planeamento e Controlo dos Circuitos Financeiros; Acriio 96 DG BUDG, OLAF, SJ e DG AGRI; Acriio 97 DGREGIO; Acrtio 98 DGAGRI. 4. CALENDARIO Acriit1 92 Dczcmhro de 2000; Aq·,io 93 Dczcmbro de 2000: Ac:rtio 94 A partir de Maio de 2000; Acrtio 95 Julho de 2000; Acriio 96 J ulho de 2000; Acrtio 97 Dezembro de 2000; Acrtio 98 J unho de 2000. n ISSN 0257-9553 COM(2000) 200 final Vol. II DOCUMENTOS PT 01 06 04 17 N. 0 de catalogo: KT-CO-00-114-PT-C Servi90 <las Publica9oes oficiais das Comunidades Europeias L-2985 Luxemburgo