title: Erityiskertomus nro 10/2000 Yhteisen tutkimuskeskuksen julkisista hankintasopimuksista sekä komission vastaukset

eurovoc_concepts:
Community body
application of EU law
management
public contract

text: 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/1 I (Tiedonantoja) TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN ERITYISKERTOMUS nro 10/2000 Yhteisen tutkimuskeskuksen julkisista hankintasopimuksista sek(cid:228) komission vastaukset (annettu EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla) (2000/C 172/01) SIS˜LLYS Kohdat Sivu JOHDANTO. Tarkastuksen tavoitteet ja tarkastusalue. Oikeudellinen tausta ja rahoituksen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228). 1(cid:151)7 1(cid:151)5 6(cid:151)7 TIIVISTELM˜ KESKEISIST˜ HAVAINNOISTA. 8(cid:151)18 YHTEISEN TUTKIMUSKESKUKSEN HALLINTOJ˜RJESTELM˜. 19(cid:151)51 Ep(cid:228)tavallinen toimintakehys. 20(cid:151)24 Erityinen toimintaj(cid:228)rjestelm(cid:228). 21 Hajautettu hallinto. 22(cid:151)24 Hallintov(cid:228)lineet ja -menetelm(cid:228)t. 25(cid:151)35 V(cid:228)lineet. 25(cid:151)33 Menettelyt. 34(cid:151)35 Hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n heikkoudet. 36(cid:151)51 Erityisen j(cid:228)rjestelm(cid:228)n seuraukset. 36(cid:151)42 Tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n laatu. 43(cid:151)51 SOPIMUSTEN SEURANTA NIIDEN ERI VAIHEISSA. 52(cid:151)89 Sopimusten valmistelu. 53(cid:151)64 Tarpeiden m(cid:228)(cid:228)ritt(cid:228)minen. 53(cid:151)57 Sopimusasiakirjojen ja teknisten liitteiden laatu. 58(cid:151)60 Sopimusten luokittelu. 61(cid:151)64 Sopimusten teko. 65(cid:151)83 Neuvottelumenettelyn k(cid:228)ytt(cid:246). 65(cid:151)75 Sopimusten hajauttaminen. 76(cid:151)80 Muut sopimusten hyv(cid:228)ksymismenettelyt. 81(cid:151)83 3 3 4 5 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 9 9 9 10 10 11 12 C 172/2 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 Kohdat Sivu T(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon seuranta. 84(cid:151)89 Sopimusten hallinnointi. 84(cid:151)85 Suoritettujen palveluiden valvonta. 86(cid:151)89 P˜˜TELM˜T/SUOSITUKSET. 90(cid:151)96 LIITE. Komission vastaukset. 12 12 12 13 15 16 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/3 JOHDANTO Tarkastuksen tavoitteet ja tarkastusalue 1. T(cid:228)m(cid:228) tilintarkastustuomioistuimen kertomus on jatkoa aiem- min laadituille kertomuksille vuosien 1994 ja 1998 v(cid:228)list(cid:228) ajan- jaksoa koskevan tutkimusalan nelj(cid:228)nnen puiteohjelman t(cid:228)yt(cid:228)n- t(cid:246)(cid:246)npanosta. Kun aiemmissa kertomuksissa perehdyttiin v(cid:228)lillist(cid:228) tutkimusta koskevien ohjelmien hallinnointiin, analysoidaan t(cid:228)ss(cid:228) kertomuksessa Yhteisen tutkimuskeskuksen (YTK) toimintojensa takaamiseksi tekemien sopimusten hallinnointia (1). 2. Yhteinen tutkimuskeskus, joka sai p(cid:228)(cid:228)osaston aseman komis- sion 10 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) huhtikuuta 1996 tekem(cid:228)ll(cid:228) p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksell(cid:228), koostuu useista tieteellisist(cid:228) tutkimuslaitoksista ja horisontaalisista lin- joista; ne vastaavat keskuksen teht(cid:228)vien suunnittelusta ja logistis- ten v(cid:228)lineiden hallinnoinnista. T(cid:228)ll(cid:228) p(cid:228)(cid:228)osastolla on keskeinen osa yhteis(cid:246)n v(cid:228)lit(cid:246)nt(cid:228) tutkimusta koskevien teht(cid:228)vien onnistumisessa, ja sen erityispiirteisiin kuuluu 10 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) huhtikuuta 1996 teh- dyn p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksen mukaan johtokunta, joka koostuu j(cid:228)senvaltioiden edustajista ja jolla p(cid:228)(cid:228)johtajan on hyv(cid:228)ksytett(cid:228)v(cid:228) t(cid:228)rkeimm(cid:228)t hal- linnolliset toimet. 3. Sopimusten tekoa koskevaan lains(cid:228)(cid:228)d(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n sis(cid:228)ltyy kaksi keskeist(cid:228) tavoitetta: a) julkisyhteis(cid:246)jen on voitava saavuttaa aiempaa parempi hinta- laatusuhde tarvitsemiensa urakoiden, tavaroiden ja palvelui- den hankinnassa; b) kaikille p(cid:228)tevyys- ja takuuvaatimukset t(cid:228)ytt(cid:228)ville yrityksille on taattava yht(cid:228)l(cid:228)iset mahdollisuudet julkisten hankintasopimus- ten tekoon. 4. Tilintarkastustuomioistuin otti mainitut tavoitteet Yhteisen tutkimuskeskuksen kaikkien toimien laillisuutta ja asianmukai- suutta sek(cid:228) varainhoidon moitteettomuutta koskevan tarkastuk- sen l(cid:228)ht(cid:246)kohdaksi; tarkastuksessa olivat mukana toimet, joihin sis(cid:228)ltyi kolmansien osapuolten kanssa teht(cid:228)vi(cid:228) sopimuksia. Sen sijaan Yhteisen tutkimuskeskuksen tekem(cid:228)t, sen eri laitosten kol- mansille osapuolille tekemi(cid:228) suorituksia koskevat sopimukset ovat hallinnollisesti erilaisia, ja ne j(cid:228)tettiin t(cid:228)m(cid:228)n tarkastuksen ulko- puolelle. 5. Tilintarkastustuomioistuimen suorittaman tarkastuksen yhtey- dess(cid:228) perehdyttiin Yhteisen tutkimuskeskuksen hallintoj(cid:228)rjestel- m(cid:228)(cid:228)n ja sopimusten valvontaan niiden eri vaiheissa. Analysoinnin kohteena olivat hallintov(cid:228)lineet ja -menetelm(cid:228)t sek(cid:228) 90 sopimuk- sen otos (ks. taulukko 1), jonka kokonaisarvo oli 81,5 miljoonaa euroa. Otokseen kuului 43 toimea, jotka liittyiv(cid:228)t hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)lle neuvoa-antavalle komitealle annettuihin asiakirjoihin, sek(cid:228) 47 toimea, joita komitea ei ollut k(cid:228)sitellyt; komitealle annettuihin asiakirjoihin liittyvien sopimusten osuus oli 79 miljoonaa euroa ja muiden sopimusten osuus 2,5 miljoo- naa euroa. Taulukko 1 Tarkastuksessa tutkittu otos Otokseen valitut sopimukset Ispra Sevilla Geel Karlsruhe Petten Yhteens(cid:228) (euroa) Yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koskevan han- kintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa- antavan komitean avulla tehdyt sopimukset Ilman yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koskevaa hankintoja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa tehdyt sopimuk- set Yhteens(cid:228) ja Yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean avulla tehdyt sopimukset Hyv(cid:228)ksytty yhteens(cid:228) Sidottu yhteens(cid:228) Maksettu yhteens(cid:228) Suoraan tehtyj(cid:228) sopimuksia Virallisen tarjouspyynn(cid:246)n perusteella teh- tyj(cid:228) sopimuksia Ilman yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koske- vaa hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittele- v(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa tehdyt sopimukset Sidottu yhteens(cid:228) Suoraan tehtyj(cid:228) sopimuksia Ep(cid:228)virallisen tarjouspyynn(cid:246)n perusteella tehtyj(cid:228) sopimuksia Virallisen tarjouspyynn(cid:246)n perusteella teh- tyj(cid:228) sopimuksia Otokseen valittujen sopimusten koko- naisarvo (a) + (b) L(cid:228)hde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin. 23 11 34 2 5 7 6 9 15 5 9 14 7 13 20 43 47 90 37 069 199 9 340 324 10 819 651 9 758 881 12 006 320 78 994 375(a) 8 528 424 4 287 058 4 353 362 5 548 489 5 051 114 27 768 447 7 331 267 2 608 937 3 031 784 3 961 827 4 029 313 20 963 128 11 10 0 1 0 0 13 2 5 5 7 32 539 075 10 207 844 4 247 311 6 994 013 7 570 056 9 1 0 1 3 2 1 3 2 558 299(b) 36 2 9 81 552 674 C 172/4 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 Oikeudellinen tausta ja rahoituksen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) 6. Tarkastusalaa koskevan lains(cid:228)(cid:228)d(cid:228)nn(cid:246)n piiriin kuuluu luon- teeltaan ja laajuudeltaan eri tyyppisi(cid:228) asiakirjoja: a) neuvoston p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)kset 94/918/EY ja 94/919/Euratom, tehty 15 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) joulukuuta 1994 (2), tutkimusalan erityisohjelmista, joihin Yhteisen tutkimuskeskuksen tavoitteet nelj(cid:228)nnen pui- teohjelman t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon osalta perustuvat; b) varainhoitoasetuksen yleiset s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)kset, joiden yhteydess(cid:228) m(cid:228)(cid:228)ritell(cid:228)(cid:228)n Euroopan yhteis(cid:246)n yleisen talousarvion toteut- tamista koskevat yksityiskohtaiset s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)t ja joita on t(cid:228)yden- netty varainhoitoasetuksen VII osastossa olevin tutkimusm(cid:228)(cid:228)- r(cid:228)rahoihin sovellettavin erityiss(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksin; c) Euroopan yhteis(cid:246)n direktiivit, jotka liittyv(cid:228)t palveluiden (neu- voston direktiivi 92/50/ETY, annettu 18 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) kes(cid:228)kuuta 1992), tavaroiden (neuvoston direktiivi 93/36/ETY, annettu 14 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) kes(cid:228)kuuta 1993) ja urakoiden (neuvoston direk- tiivi 93/37/ETY, annettu 14 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) kes(cid:228)kuuta 1993) julkisiin hankintasopimuksiin, sellaisina kuin ne ovat viimeksi muutet- tuina 13 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) lokakuuta 1997 annetulla Euroopan parla- mentin ja neuvoston direktiivill(cid:228) 97/52/EY (3); direktiivit sito- vat sek(cid:228) komissiota ett(cid:228) kaikkia j(cid:228)senvaltioiden hankinta- viranomaisia. 7. Yhteisen tutkimuskeskuksen kokonaistalousarvio oli 1 413 miljoonaa euroa tutkimusalan erityishankkeiden kattaman ajan- jakson (1995(cid:151)1998) aikana. T(cid:228)st(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)st(cid:228) 494 miljoonaa euroa (ilman uudelleen k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olevia m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja) suunnattiin sopimusten rahoittamiseen. Taulukossa 2 esitet(cid:228)(cid:228)n talousarvio- m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen ja taulukossa 3 hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittele- v(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sittelemien asiakirjojen jakaan- tuminen varainhoitovuosittain. Taulukko 2 Talousarviom(cid:228)(cid:228)rien jakaantuminen 1995 1996 1997 1998 1995(cid:151)1998 yhteens(cid:228) (tuhansina euroina) K(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olleet m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytetyt m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olleet m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytetyt m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olleet m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytetyt m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olleet m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytetyt m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat K(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olleet m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat 156 312 51 850 322 3 386 3 575 18 471 4 536 645 1 270 2 566 4 850 8 020 1 570 2 052 0 262 0 0 33 836 n. e. 9 334 212 n. e. n. e. 1 119 n. e. 304 188 154 512 51 551 322 3 385 3 575 18 466 4 534 645 1 237 52 14 8 018 1 570 0 0 261 0 0 5 986 n. e. 3 265 11 303 257 707 170 455 57 394 400 1 397 2 928 17 771 4 095 360 2 130 8 907 8 970 6 594 1 840 3 998 0 0 0 0 40 967 n. e. n. e. 4 848 1 218 1 660 0 1 139 337 071 158 495 57 384 400 1 393 2 928 17 731 4 095 350 2 129 1 607 3 788 6 582 1 840 339 0 0 0 0 8 995 n. e. n. e. 4 768 0 0 0 115 272 939 171 692 62 430 400 2 079 2 974 20 353 4 640 437 3 537 18 615 19 017 5 645 1 445 4 747 115 0 160 0 29 939 9 508 n. e. 239 3 395 3 325 960 1 029 366 681 170 811 58 219 390 2 076 2 876 20 252 4 638 436 3 435 2 508 4 419 5 628 1 442 824 115 0 160 0 11 194 2 382 n. e. 66 150 344 960 742 294 067 183 727 64 856 507 2 097 2 982 23 094 4 966 516 3 677 29 693 25 110 7 903 1 605 3 705 0 0 0 0 28 587 11 631 n. e. 177 4 949 4 877 0 310 404 969 183 483 64 827 507 2 097 2 982 23 093 4 966 516 3 677 3 061 7 794 7 811 1 590 417 0 0 0 0 4 523 1 284 n. e. 73 382 4 795 0 304 318 182 682 186 236 530 1 629 8 959 12 459 79 688 18 237 1 958 10 614 59 781 57 947 28 161 6 460 14 502 115 262 160 0 133 329 21 139 9 334 5 476 9 562 9 863 2 079 2 477 1 412 907 K(cid:228)ytetyt m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat 667 300 231 982 1 619 8 952 12 360 79 542 18 232 1 947 10 478 7 227 16 016 28 039 6 442 1 581 115 261 160 0 30 698 3 666 3 265 4 917 531 5 139 1 263 1 161 1 142 893 96 026 51 644 109 222 57 060 132 559 65 037 156 386 69 872 494 191 243 611 B6-1 1 1 0 (a) B6-1 2 1 0 (a) B6-2 1 1 3 B6-2 1 2 1 B6-2 1 2 2 B6-2 1 3 1 B6-2 1 4 3 B6-2 1 5 1 B6-2 1 7 1 B6-2 9 1 0 B6-2 9 2 0 B6-3 1 1 1 B6-3 1 2 1 B6-3 9 1 0 B6-4 1 1 0 B6-4 1 2 0 B6-4 1 3 0 B6-4 2 1 0 B6-4 3 1 0 B6-4 3 2 0 B6-4 4 1 0 B6-4 4 2 0 B6-4 4 2 1 B6-4 5 1 0 B6-5 3 1 1 B6-5 4 1 0 Yhteens(cid:228) Sopimuksiin k(cid:228)ytet- t(cid:228)viss(cid:228) olleet m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat Yhteens(cid:228) (cid:151) (a) (a) Henkil(cid:246)st(cid:246)kulut. L(cid:228)hde: komissio. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/5 Hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean avulla tehdyt sopimukset p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksentekomenettelyn mukaan jaoteltuina Taulukko 3 1995 1996 1997 1998 (1) Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) EUR % Kokonaisarvo EUR % Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) EUR % Kokonaisarvo EUR % Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) EUR % Kokonaisarvo EUR % Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) EUR % Kokonaisarvo EUR % Yhteens(cid:228) Suoraan tehdyt sopimukset Tarjouspyynn(cid:246)t 64 26 38 50 230 631 40,6 10 210 648 20,3 59,4 40 019 983 79,7 70 23 47 131 975 015 32,9 58 416 096 (2) 44,3 67,1 73 558 919 55,7 56 14 42 62 526 981 25,0 3 816 934 6,1 75,0 58 710 047 93,9 30 15 15 65 226 022 50 49 990 053 76,64 50 15 235 969 23,36 (1) Hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean sihteerist(cid:246) toimitti varainhoitovuotta 1998 koskevat tiedot vasta sen j(cid:228)lkeen, kun tilintarkastustuomioistuin oli hyv(cid:228)ksynyt t(cid:228)m(cid:228)n ker- tomuksen. (2) 41 000 000: liittyy kaikkien Pettenin (NL) RHF-reaktorin tuottamien eritt(cid:228)in radioaktiivisten j(cid:228)tteiden lopulliseen varastointiin; varastointi on suoritettu koko reaktorin 30-vuotisen olemassaolon ajan samaan hollantilaiseen varastointikeskukseen, joka on ainoa maan viranomaisten t(cid:228)m(cid:228)ntyyppisten j(cid:228)tteiden varastointiin hyv(cid:228)ksym(cid:228) keskus. 3 400 000: liittyy radioaktiivisen j(cid:228)tteen ker(cid:228)(cid:228)miseen tarvittavan v(cid:228)lineist(cid:246)n hankkimiseen Pettenin RHF-reaktoriin. L(cid:228)hde: YTK. TIIVISTELM˜ KESKEISIST˜ HAVAINNOISTA 8. Yhteisen tutkimuskeskuksen hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n avulla ei ole mahdollista tuottaa sellaista tietoa, joka antaisi tehdyist(cid:228) sopi- muksista helposti hy(cid:246)dynnett(cid:228)viss(cid:228) olevan kattavan ja tarkan kuvan. T(cid:228)m(cid:228) tilanne johtuu kahden tekij(cid:228)n yhteisvaikutuksesta: tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228)t ovat puutteellisia, eik(cid:228) niiden avulla pystyt(cid:228) liit- t(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n tietty(cid:228) sopimusta ja sen kohteena olevaa hanketta toi- siinsa eik(cid:228) laatimaan johdolle seurantaj(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228), mink(cid:228) lis(cid:228)ksi toimiin liittyvi(cid:228) aiempia tapahtumia koskevat tiedot menetettiin siirrett(cid:228)ess(cid:228) toimia kirjanpitoa koskevasta Sibeca-ohjelmasta (4) Sincom II -ohjelmaan (5) (ks. kohdat 19, 25(cid:151)31 ja 43(cid:151)51). 9. K(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) olevaan, yleisesti sovellettavista s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksist(cid:228) poik- keavaan j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228)n liittyy erityinen hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea sek(cid:228) (cid:148)hallinnolliseksi j(cid:228)rjeste- lyksi(cid:148) nimitetyn asiakirjan laatiminen; niiden perusteella komis- sio on lopulta tilanteessa, jossa se tekee sopimuksia itsens(cid:228) kanssa. T(cid:228)m(cid:228) haittaa sopimusten asianmukaista hallinnointia (ks. koh- dat 20(cid:151)24 ja 36(cid:151)41). 10. Sopimusten valvonta niiden eri vaiheissa, tarpeiden m(cid:228)(cid:228)rit- t(cid:228)misest(cid:228) tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)n suorittamaan toteutu- neiden palveluiden seurantaan, on yleisesti ottaen riitt(cid:228)m(cid:228)t(cid:246)nt(cid:228) tarpeiden varsinaisen suunnitelmallisen ennakoinnin puuttumi- sen sek(cid:228) kilpailus(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanoon liittyvien puutteiden ja suoritettujen palveluiden heikon valvonnan takia (ks. koh- dat 52(cid:151)64). 11. Sopimusten valmistelusta vastaavien komiteoiden kokoon- panoa ja niiden toimintaa koskevia yksityiskohtaisia s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228) ei ole m(cid:228)(cid:228)ritelty kirjallisesti, mik(cid:228) pahentaa mainittuja puutteita. Koko sopimusten valmisteluvaihetta varjostaa n(cid:228)in ollen avoi- muuden puute (ks. kohdat 34, 35 ja 54). 12. Yhteinen tutkimuskeskus on tehnyt sopimuksia my(cid:246)s suo- raan j(cid:228)tt(cid:228)en noudattamatta yhteis(cid:246)jen tuomioistuimen oikeusk(cid:228)y- t(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n perustuvia tulkintatapoja vastaavien sopimusten tekoa koskevista s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ist(cid:228). Tarkastuksen yhteydess(cid:228) vahvistui my(cid:246)s laittomien sopimusten mahdollisuus palveluiden tarjoajien v(cid:228)lill(cid:228) (ks. kohdat 65(cid:151)75). 13. Yhteinen tutkimuskeskus hallinnoi jaksotettuja m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja jaksottamattomien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen tavoin ottamatta huomioon kul- lekin m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahatyypille ominaisia piirteit(cid:228); t(cid:228)h(cid:228)n k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n yhdistyi usein erilaisten sopimusten hajauttamiseen liittyvien menettelyiden k(cid:228)ytt(cid:246) (ks. kohdat 76(cid:151)80). 14. Sopimusten luokittelun tai budjetoitavien kulujen m(cid:228)(cid:228)ritte- lyn tueksi ei asiakirjoista aina l(cid:246)ydy objektiivisia perusteita. T(cid:228)m(cid:228) selkeyden puute tuo tietyiss(cid:228) tapauksissa esiin ep(cid:228)ilyksen siit(cid:228), kuinka perusteltua on ollut j(cid:228)tt(cid:228)(cid:228) antamatta asiakirjoja Yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sitelt(cid:228)v(cid:228)ksi (ks. kohdat 61(cid:151)62). 15. Yhteinen tutkimuskeskus on lis(cid:228)ksi todellisuudessa rekrytoi- nut henkil(cid:246)st(cid:246)(cid:228) s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvastaisesti palveluiden tarjoamista kos- kevien sopimusten varjolla (ks. kohdat 63(cid:151)64). 16. Tarkastuksessa havaittiin kaksi tapausta, joiden yhteydess(cid:228) sopimus oli annettu kokonaisuudessaan alihankintana kolman- sille osapuolille. T(cid:228)m(cid:228) on oikeudellisesti ep(cid:228)ilytt(cid:228)v(cid:228)(cid:228): julkisia han- kintasopimuksia koskevissa direktiiveiss(cid:228) viitataan mahdollisuu- teen antaa kolmansille alihankintana vain osa sopimuksesta. Sopimuksen antaminen kokonaisuudessaan alihankintaan ei ole hyv(cid:228)ksytt(cid:228)v(cid:228)(cid:228), sill(cid:228) se ei vastaa koko julkisten sopimusten teko- menettelyn taustalla vaikuttavaa oikeudellista ajattelua. Lis(cid:228)ksi moitteettoman varainhoidon n(cid:228)k(cid:246)kulmasta tarkasteltuna sopi- muspuolesta tulee v(cid:228)litt(cid:228)j(cid:228), mik(cid:228) aiheuttaa lis(cid:228)kustannuksia (ks. kohdat 81(cid:151)82). 17. Toteutuneiden palveluiden ja niiden laadun arvioinnissa havai- tut puutteet tuovat esiin ongelman, joka liittyy tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)n asettamiseen todelliseen vastuuseen (ks. koh- dat 86(cid:151)89). 18. Tilintarkastustuomioistuin suhtautuu my(cid:246)nteisesti siihen, ett(cid:228) komissio on toteuttanut nopeasti laaja-alaisia uudistuksia tar- kastuksen yhteydess(cid:228) havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Komissio tuo kyseiset uudistukset esille t(cid:228)ss(cid:228) kertomuksessa esi- tettyihin huomautuksiin antamiensa vastausten yhteydess(cid:228); uudis- tusten tavoitteena on antaa Yhteiselle tutkimuskeskukselle tarvit- tavat v(cid:228)lineet tehokkaaseen hallinnointiin ja aiempaa parempaan sopimusten hallintaan. C 172/6 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 YHTEISEN TUTKIMUSKESKUKSEN HALLINTOJ˜RJESTELM˜ 19. Yhteisen tutkimuskeskuksen hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n toiminta- puitteet ovat ep(cid:228)tavalliset ja rajoittavat: ne koostuvat vuosittaisista ty(cid:246)ohjelmista, kirjanpitoj(cid:228)rjestelmist(cid:228) ja erilaisista menettelyta- voista. Hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n keskeisten osa-alueiden analysointi ja valitun otoksen tutkiminen toivat esiin heikkouksia, jotka olivat edesauttaneet kyseenalaisten k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)jen kehittymist(cid:228). Ep(cid:228)tavallinen toimintakehys 20. Yhteisen tutkimuskeskuksen toimintakehyst(cid:228) kuvastaa kaksi keskeist(cid:228) tekij(cid:228)(cid:228), jotka vaikuttavat asteeltaan vaihtelevasti sopi- musten hallinnointiin; ensimm(cid:228)inen tekij(cid:228) liittyy Yhteiseen tutki- muskeskukseen sovellettavaan, toimielimi(cid:228) koskevista yhteis(cid:246)n s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksist(cid:228) poikkeavaan j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228)n (6) ja toinen puolestaan keskuksen rakenteelliseen hajanaisuuteen. Erityinen toimintaj(cid:228)rjestelm(cid:228) 21. Yhteisen tutkimuskeskuksen toimintaj(cid:228)rjestelm(cid:228) jakaantuu useisiin osa-alueisiin: a) Talousarvion osalta Yhteisen tutkimuskeskuksen kaikki m(cid:228)(cid:228)- r(cid:228)rahat (henkil(cid:246)st(cid:246)- ja hallintomenot mukaan lukien) ovat muista komission yksik(cid:246)ist(cid:228) poiketen toimintam(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja, jotka on kirjattu talousarvion B-osaan. b) Oikeudellisesti tarkasteltuna Yhteinen tutkimuskeskus saa rahoitusta budjettikohdista, jotka liittyv(cid:228)t yhteis(cid:246)n eri politiik- koihin, kuten esimerkiksi Phare-, Tacis- tai Meda-ohjelmiin, sellaisen menettelyn kautta, jonka yhteydess(cid:228) keskus kilpailee kolmansien osapuolten kanssa mutta erilaisin s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)in. Yhtei- nen tutkimuskeskus toimittaa pelk(cid:228)st(cid:228)(cid:228)n kustannusarvion, mutta kolmansiin osapuoliin sovelletaan kaikkia s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228), jotka perustuvat julkisia hankintasopimuksia koskeviin direk- tiiveihin. Jos kyseisen asian hallinnosta vastaava p(cid:228)(cid:228)osasto katsoo, ett(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen laatima kustannus- arvio on ulkoisten toimijoiden tekemi(cid:228) tarjouksia edullisempi, niille ilmoitetaan tarjouksen hylk(cid:228)(cid:228)misest(cid:228), ilman ett(cid:228) han- kintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa pyydett(cid:228)isiin vertaamaan tarjouksia kesken(cid:228)(cid:228)n. T(cid:228)llaisessa tapauksessa komissio on tilanteessa, jossa se tekee sopimuk- sen itsens(cid:228) kanssa. Koska t(cid:228)m(cid:228) on oikeudellisesti mahdotonta, komissio kiert(cid:228)(cid:228) ongelman laatimalla (cid:148)hallinnolliseksi j(cid:228)rjes- telyksi(cid:148) nimitetyn asiakirjan. c) Hallinnollisena ominaispiirteen(cid:228) voidaan puolestaan havaita kahtiajako johtokunnan ja vuonna 1971 perustetun erityisen hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komi- tean v(cid:228)lill(cid:228). Hajautettu hallinto 22. Yhteisen tutkimuskeskuksen kahdeksan eri laitosta vastaavat eri tieteenaloihin kuuluvasta tutkimuksesta ja sijaitsevat viidess(cid:228) eri paikassa (Geel, Ispra, Karlsruhe, Petten ja Sevilla); johdosta vas- taavat horisontaaliset linjat on puolestaan sijoitettu Brysseliin ja Ispraan. Laitosten ja johdon hajautumisen takia on p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksente- kovaltaa ollut v(cid:228)ltt(cid:228)m(cid:228)t(cid:246)nt(cid:228) siirt(cid:228)(cid:228) johtajille. Heid(cid:228)n teht(cid:228)v(cid:228)n(cid:228)(cid:228)n on valvoa vastuulleen kuuluvien hankkeiden tulosten tieteellist(cid:228) tasokkuutta, mink(cid:228) ohella he toimivat tulojen ja menojen hyv(cid:228)k- syjin(cid:228). Koska teht(cid:228)v(cid:228)t ovat kasautuneet ja laitosten sijainti kau- kana Brysselist(cid:228) on aiheuttanut paljon matkustelua, johtajat ovat joutuneet suurelta osin delegoimaan mainitut vastuualueet (7). 23. Resursseista vastaavan linjan vastuulle kuuluvien logistiikan alan toimien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) oli noussut niin suureksi, ett(cid:228) sen oli vaikea hallita toimia yksin. Tilanne johti siihen, ett(cid:228) Yhteinen tutkimus- keskus p(cid:228)(cid:228)tti kes(cid:228)n 1998 aikana jakaa kyseisen linjan teht(cid:228)v(cid:228)t kahden uuden linjan kesken, joista toisen vastuulle tulivat perus- rakenteet ja toisen vastuulle puolestaan hallinto. 24. Mainittu hallinnon hajauttaminen johti k(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)ss(cid:228) siihen, ett(cid:228) vuosittain noin 50 000 toimeen liittyv(cid:228)t teht(cid:228)v(cid:228)t oli delegoitu noin 60:lle hallinnoinnista vastaavalle toimihenkil(cid:246)lle ja 80:lle valtuutetulle tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)lle. Hallintov(cid:228)lineet ja -menetelm(cid:228)t V(cid:228)lineet Vuosittaiset ty(cid:246)ohjelmat 25. Ohjelmista vastaava Yhteisen tutkimuskeskuksen linja, joka toimii Brysseliss(cid:228) keskuksen johtajan alaisuudessa, laatii joka vuosi eri tutkimuslaitosten kanssa neuvotellen vuosittaisen ty(cid:246)ohjel- man. Nimenomaan kyseisen asiakirjan avulla Yhteinen tutkimus- keskus pyrkii muuttamaan yhteis(cid:246)n lains(cid:228)(cid:228)t(cid:228)j(cid:228)n sille asettamat tavoitteet selke(cid:228)ksi hankekokonaisuudeksi. Yhteisen tutkimuskes- kuksen johtokunta hyv(cid:228)ksyy vuosittaisen ty(cid:246)ohjelman ennen sen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanoa; ohjelma jakautuu kahteen osaan, joista toinen koskee tutkimustoimintaa ja toinen puolestaan tukitoimenpiteit(cid:228). Ty(cid:246)ohjelmassa esitet(cid:228)(cid:228)n hyv(cid:228)ksyttyjen hankkeiden kuvaus loma- kemuodossa ja kunkin hankkeen keskeiset piirteet, tavoitteet sek(cid:228) hankkeelle my(cid:246)nnetyt henkil(cid:246)st(cid:246)resurssit sek(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat. Kirjanpitoj(cid:228)rjestelm(cid:228)t 26. Talousarvio-, k(cid:228)ytt(cid:246)omaisuus- ja kustannuspaikkapohjainen kirjanpito tapahtuu tietokoneen avulla, ja niit(cid:228) seurataan erilaisten ohjelmien avulla, joita k(cid:228)ytet(cid:228)(cid:228)n per(cid:228)kk(cid:228)in ja joskus samanaikai- sesti kyseess(cid:228) olevan ajanjakson kuluessa. Talousar viokir janpito 27. Yhteiselle tutkimuskeskukselle my(cid:246)nnettyjen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:228) seurattiin marraskuuhun 1997 asti Sibeca-ohjelman avulla. J(cid:228)rjestelm(cid:228)n ep(cid:228)kohtana oli se, ett(cid:228) siihen oli suora yhteys aino- astaan Yhteisen tutkimuskeskuksen yksik(cid:246)ill(cid:228). Etuna oli puoles- taan se, ett(cid:228) j(cid:228)rjestelm(cid:228)n avulla oli mahdollista talousarvion toteut- tamisen seurannan lis(cid:228)ksi yhdist(cid:228)(cid:228) menot asianomaisiin sopimuksiin, mik(cid:228)li sopimukset oli esitetty hankintoja ja sopi- muksia k(cid:228)sittelev(cid:228)lle neuvoa-antavalle komitealle lausuntoa var- ten, mink(cid:228) yhteydess(cid:228) niille oli annettu tunnistenumero. J(cid:228)rjes- telm(cid:228) korvattiin Sincom II -ohjelmalla vuoden 1997 lopussa. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/7 28. Sincom II -ohjelma jakautuu kolmeen eri osaan: hallinnoin- nista vastaavien henkil(cid:246)iden ja tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjien toimien seurantaan, varainhoidon valvojan ja tilinpit(cid:228)j(cid:228)n hyv(cid:228)k- symismerkint(cid:246)jen seurantaan sek(cid:228) tilastojen ja raporttien laadin- taan. Viimeksi mainittua osaa ei ollut otettu k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n viel(cid:228) tilin- tarkastustuomioistuimen tarkastuksen suorittamisajankohtana kes(cid:228)kuussa 1998. Ku st a nnu spaik k a pohjainen kir janpito 29. Yhteisen tutkimuskeskuksen toiminnan perustana ovat toi- mintam(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat, mutta keskus voi hankkia my(cid:246)s ulkopuolista rahoitusta kolmansien osapuolten lukuun tehdyist(cid:228) suorituksista. Kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon avulla keskus saa selville kunkin laitoksensa eri yksik(cid:246)iden hallintomenot; ne ilmenev(cid:228)t v(cid:228)litt(cid:246)miin menoihin lis(cid:228)tt(cid:228)vi(cid:228) yleiskuluja koskevasta erittelyst(cid:228). Kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon avulla on niin ik(cid:228)(cid:228)n mah- dollista seurata m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:228) toimien luonteen mukaan jaoteltuna. Lis(cid:228)ksi kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon avulla saadaan selville uudelleen k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olevien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246). 30. Kustannuspaikkapohjaisen ja talousarviokirjanpidon v(cid:228)linen yhteys perustuu (cid:148)vastaavuustaulukoksi(cid:148) nimettyyn asiakirjaan. Sen avulla on mahdollista seurata nelj(cid:228)nnen puiteohjelman toteutta- mista ja t(cid:228)sm(cid:228)ytt(cid:228)(cid:228) kesken(cid:228)(cid:228)n talousarvioon varattuja m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)ra- hoja ja niiden toteutumista koskevat taulukot. Asiakirjan lis(cid:228)hy(cid:246)- tyn(cid:228) on se, ett(cid:228) sen avulla keskuksen johto voi suorittaa s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)llist(cid:228) valvontaa. Sen sijaan vastaavuustaulukon avulla ei voida tunnistaa suoraan sopimusta, johon tietty menoer(cid:228) liittyy eik(cid:228) edes yhdist(cid:228)(cid:228) toisiinsa kyseist(cid:228) sopimusta ja hanketta, jonka toteuttamista var- ten rahoitus on my(cid:246)nnetty. K (cid:228)ytt(cid:246)omaisuuskir janpito 31. Eri toimipaikoilla on erilaiset ohjelmat k(cid:228)ytt(cid:246)omaisuutta kos- kevaa kirjanpitoa ja hankintojen hallinnointia varten. Isprassa, Sevillassa ja Petteniss(cid:228) k(cid:228)ytett(cid:228)vien ohjelmien avulla on mahdol- lista suorittaa luokitellun k(cid:228)ytt(cid:246)omaisuuden seurantaa, mutta Karlsruhessa k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) oleva vanhempi ohjelma rekister(cid:246)i tiedot pystym(cid:228)tt(cid:228) kuitenkaan luokittelemaan niit(cid:228) omaisuuden luonteen mukaan. Sopimustietokanta 32. Entisen resursseista vastanneen linjan sopimuksista vastaava yksikk(cid:246) kehitti asteittain tietokannan, joka perustui keskuksen hyv(cid:228)ksymien tarjousten pohjalta tehtyihin sopimuksiin. Kes(cid:228)- kuussa 1998 toimitettujen, tietyn sopimuspuolen kanssa tehtyi- hin sopimuksiin liittyneiden tarkastusten yhteydess(cid:228) havaittiin huomattava ero kirjanpitoon merkittyjen m(cid:228)(cid:228)rien ja tietokan- nassa n(cid:228)kyvien m(cid:228)(cid:228)rien v(cid:228)lill(cid:228). T(cid:228)m(cid:228) poikkeama oikaistiin my(cid:246)- hemmin. Puitesopimukset 33. Puitesopimuksia k(cid:228)ytet(cid:228)(cid:228)n tavarahankintojen, etenkin tieto- koneisiin liittyvien hankintojen yhteydess(cid:228). Sopimukset tehd(cid:228)(cid:228)n yleens(cid:228) kahdeksi tai kolmeksi vuodeksi ja ne j(cid:228)tt(cid:228)v(cid:228)t keskuksen yksik(cid:246)ille suuren liikkumavaran hankintojen osalta. Kun puiteso- pimus on tehty, yksik(cid:246)t voivat itse asiassa hankkia tarpeidensa mukaan tietyn tavaran pelk(cid:228)st(cid:228)(cid:228)n l(cid:228)hett(cid:228)m(cid:228)ll(cid:228) tilauksen. T(cid:228)llai- sen sopimuksen allekirjoittaminen ei my(cid:246)sk(cid:228)(cid:228)n edellyt(cid:228), ett(cid:228) m(cid:228)(cid:228)- r(cid:228)rahat sidotaan etuk(cid:228)teen, vaan ne sidotaan sit(cid:228) mukaa kuin ti- lauksia toimitetaan. Menettelyt 34. Keskuksen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanemat hallintomenettelyt on koottu sis(cid:228)iseen k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n tarkoitettuun asiakirjaan, jossa tuodaan esille sek(cid:228) varainhoitoasetuksen ja kaikkiin komission yksik(cid:246)ihin sovel- lettavien asetusten s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)kset ett(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen omat s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)t. Keskus hy(cid:246)dynt(cid:228)(cid:228) muiden komission yksik(cid:246)iden tavoin hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean laatimaa k(cid:228)sikirjaa julkisten hankintasopimusten laa- dinnassa. 35. Sopimuksen eri vaiheissa sovellettavia yksityiskohtaisia s(cid:228)(cid:228)n- t(cid:246)j(cid:228) ja sopimuksen toteutumista koskevaa seurantaa ei ole kuiten- kaan m(cid:228)(cid:228)ritelty virallisesti. Keskus on perustanut erilaisia sis(cid:228)isi(cid:228) komiteoita esimerkiksi suuriin tarvikehankintoihin liittyvien toi- mien valmistelua varten. Miss(cid:228)(cid:228)n asiakirjassa ei kuitenkaan vah- visteta kyseisten komiteoiden kokoonpanoa tai m(cid:228)(cid:228)ritell(cid:228) niiden toimivaltuuksia ja toimintas(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228). Hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n heikkoudet Erityisen j(cid:228)rjestelm(cid:228)n seuraukset Yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koskeva hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea 36. Muista komission tutkimusalan p(cid:228)(cid:228)osastoista (tutkimus, tie- toyhteiskunta ja energia) poiketen julkisiin hankintasopimuksiin liittyvi(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen asiakirjoja ei annettu komis- sion hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komi- tean k(cid:228)sitelt(cid:228)v(cid:228)ksi vuoden 1971 ja kes(cid:228)kuun 1998 v(cid:228)lisen(cid:228) aikana, vaan niiden k(cid:228)sittelyst(cid:228) vastasi (cid:151) keskuksen toimien tieteellisyy- den perusteella (cid:151) erityinen hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea. 37. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi jo ensimm(cid:228)isten tarkas- tusten yhteydess(cid:228), ettei mainitunlaisen hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean olemassaolo ollut perus- teltua eik(cid:228) suotavaa. Komitean teht(cid:228)v(cid:228)n(cid:228) ei itse asiassa ole ottaa kantaa tietyn asiakirjan tieteelliseen sis(cid:228)lt(cid:246)(cid:246)n, vaan valvoa kilpai- luttamista koskevien s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen noudattamista, taata tarjouksen- tekij(cid:246)iden tasa-arvoinen kohtelu ja varmistaa sopimusasiakirjojen laatu erityisesti sellaisten objektiivisten perusteiden m(cid:228)(cid:228)ritt(cid:228)misen osalta, joiden avulla tarjouksia on mahdollista vertailla. Lis(cid:228)ksi Yhteisen tutkimuskeskuksen toimihenkil(cid:246)iden runsaslukuinen edustus komiteassa johti siihen, ett(cid:228) komitea ei voinut, toisin kuin kolmen viikon v(cid:228)lein kokoontuva komission hankintoja ja sopi- muksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea, j(cid:228)rjest(cid:228)(cid:228) kuin nelj(cid:228) tai viisi kokousta vuosittain, mik(cid:228) heikensi entisest(cid:228)(cid:228)n sen itsen(cid:228)i- syytt(cid:228) ja puolueettomuutta. Hajauttamisen onnistuminen 38. Menettelyj(cid:228) ei ole vahvistettu kirjallisesti, mik(cid:228) on luonnol- lisesti edesauttanut erilaisten hallintok(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)jen kehitt(cid:228)mist(cid:228). N(cid:228)in ollen ei ole ollut mahdollista saada varmuutta siit(cid:228), ett(cid:228) edell(cid:228) kohdassa 35 mainitut komiteat ovat osallistuneet toimin- taan systemaattisesti. C 172/8 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 39. Laitosten hajautuminen useisiin eri paikkoihin ja keskuksen toiminnan hajauttaminen aiheuttavat sen, ett(cid:228) johtajien on mat- kustettava usein, mik(cid:228) puolestaan v(cid:228)hent(cid:228)(cid:228) aikaa, joka heill(cid:228) on k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228)(cid:228)n alaistensa toteuttaman hallinnon valvontaan ja tarkastamiseen. T(cid:228)m(cid:228)n lis(cid:228)ksi Yhteisen tutkimuskeskuksen kir- janpidon v(cid:228)lineet ovat vanhentuneita, mik(cid:228) heikent(cid:228)(cid:228) johdon suorittamaa valvontaa. Tilintarkastustuomioistuimen poimimaan otokseen perustuneet tarkastukset vahvistivat sen, ett(cid:228) mainittuja puutteita liittyy sopimusten hallinnoinnin kaikkiin eri vaiheisiin. Muiden komission p(cid:228)(cid:228)osastojen lukuun suoritetut palvelut 40. Yhteinen tutkimuskeskus saattaa joutua kilpailemaan mui- den komission p(cid:228)(cid:228)osastojen hallinnoimien yhteis(cid:246)politiikkojen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanosta kolmansien osapuolien kanssa. Komissio on t(cid:228)m(cid:228)n takia vaikeassa tilanteessa. Sen ei ole oikeudellisesti mah- dollista vastata omiin tarjouspyynt(cid:246)ihins(cid:228) eik(cid:228) varsinkaan tehd(cid:228) sopimusta itsens(cid:228) kanssa, joten se on joutunut ottamaan k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n rinnakkaisen menettelyn. T(cid:228)m(cid:228)n menettelyn mukaan Yhteinen tutkimuskeskus laatii kustannusarvion, ja jos se vaikuttaa kol- mansien osapuolien tekemi(cid:228) tarjouksia edullisemmalta, kyseisen toimen osalta laaditaan (cid:148)hallinnolliseksi j(cid:228)rjestelyksi(cid:148) nimitetty asiakirja asianomaisen komission p(cid:228)(cid:228)osaston ja Yhteisen tutki- muskeskuksen kesken; hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa ei kuulla. Mik(cid:228)li Yhteisen tutkimuskes- kuksen laatima kustannusarvio ei vaikuta kolmansien osapuolien tekemi(cid:228) tarjouksia edullisemmalta, hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sit- telev(cid:228)lt(cid:228) neuvoa-antavalta komitealta pyydet(cid:228)(cid:228)n lausunto, mutta ainoastaan kolmansien osapuolien esitt(cid:228)mist(cid:228) tarjouksista. 41. Kahden otokseen kuuluneen, Yhteisen tutkimuskeskuksen kahden hallinnollisen j(cid:228)rjestelyn t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon yhteydess(cid:228) suo- rittamiin ty(cid:246)teht(cid:228)viin liittyv(cid:228)n toimen tutkiminen osoitti, ett(cid:228) kes- kus oli k(cid:228)ytt(cid:228)nyt t(cid:228)t(cid:228) menettely(cid:228) antaakseen toisen toimen yhtey- dess(cid:228) pienen osan sopimuksesta alihankintana kolmannelle ja toisen toimen yhteydess(cid:228) olennaisen osan sopimuksesta alihan- kintana t(cid:228)ysin ilman tarjouskilpailua. 42. Moitteettoman hallinnon kannalta on sit(cid:228) paitsi kyseen- alaista, ett(cid:228) julkisyhteis(cid:246), jolla on k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228)(cid:228)n tarvitsemansa tie- teelliset, tekniset ja hallinnolliset v(cid:228)lineet, asettaa itselleen ylim(cid:228)(cid:228)- r(cid:228)isi(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)aikoja ja kustannuksia, joita aiheutuu tarjouspyynn(cid:246)n esitt(cid:228)misest(cid:228) ja Yhteisess(cid:228) tutkimuskeskuksessa tapahtuvasta tar- jousta koskevan aineiston valmistelusta. Tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n laatu Tietojen tuottaminen 44. Edelt(cid:228)v(cid:228)st(cid:228) Sibeca-kirjanpitoj(cid:228)rjestelm(cid:228)st(cid:228) poiketen Sincom II -j(cid:228)rjestelm(cid:228) on yksinkertainen talousarvion toteuttamista kos- keva ohjelma, jonka yhteydess(cid:228) ei ole mahdollista tunnistaa sopi- muksia niihin liittyvien maksusitoumuksien avulla. 45. Kolmansia osapuolia koskevia tietoja varten alun perin suun- niteltu Sincom II -tiedosto ei ollut toiminnassa viel(cid:228) tarkastuksen suorittamisajankohtana kes(cid:228)kuussa 1998. T(cid:228)llaisen tiedoston avulla johdon olisi kuitenkin mahdollista tehd(cid:228) ristiintarkistuksia sopimustietokannan kanssa. 46. Lis(cid:228)ksi tiedonsiirto Sibeca:sta Sincom II -j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228)n on toteutettu vain osittain. N(cid:228)in ollen uuteen j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228)n ei ollut siirretty aiempia tapahtumia koskevia tietoja sellaisista toimista, joiden kohdalla maksusitoumukset oli suoritettu loppuun. K(cid:228)y- t(cid:228)nn(cid:246)ss(cid:228) tiedot katosivat, mink(cid:228) seurauksena hyv(cid:228)ksytyist(cid:228) sopi- muksista ei kyetty laatimaan kattavaa ja luotettavaa taulukkoa. T(cid:228)m(cid:228)n tiedon tuottamiseksi Yhteinen tutkimuskeskus joutui lataa- maan j(cid:228)rjestelm(cid:228)n uudelleen. Huomattavasta ty(cid:246)m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)st(cid:228) huoli- matta tulos ei ollut tyydytt(cid:228)v(cid:228). 47. Keskuksella ei n(cid:228)in ollen ole tarkkaa tietoa kaikista hyv(cid:228)ksy- mist(cid:228)(cid:228)n sopimuksista eik(cid:228) sill(cid:228) ole seurantaj(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228), jonka avulla se voisi seurata sopimusten toteuttamisen aikana, ett(cid:228) kun- kin sopimuksen yhteys tiettyyn hankkeeseen s(cid:228)ilyy. T(cid:228)llainen v(cid:228)line olisi eritt(cid:228)in t(cid:228)rke(cid:228), etenkin kun aloitettujen hankkeiden m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) on suuri, noin 700 hanketta vuosina 1995(cid:151)1998. 48. Tarkastusten yhteydess(cid:228) havaittiin joidenkin k(cid:228)ytt(cid:246)omaisuu- den seurantaan tarkoitettujen ohjelmien, esimerkiksi Karlsruhessa k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) olevan ohjelman puutteellisuus; lis(cid:228)ksi Isprassa suorite- tut tarkastukset osoittivat, ett(cid:228) ohjelmien tehokkuutta heikensi se, ettei fyysist(cid:228) inventointia ollut suoritettu vuosiin. Lis(cid:228)ksi hallin- nollinen menettely on sellainen, ett(cid:228) k(cid:228)yt(cid:246)st(cid:228) poistetun omaisuu- den fyysist(cid:228) poistoa ja poistamista omaisuusluettelosta ei edel- lytet(cid:228). 49. Toimivaltaiset Yhteisen tutkimuskeskuksen yksik(cid:246)t ryhtyiv(cid:228)t suorittamaan inventointia tilintarkastustuomioistuimen tutkimuk- sensa yhteydess(cid:228) esitt(cid:228)mien suositusten perusteella helmikuussa 1999. My(cid:246)hemmin suoritettujen tarkastusten yhteydess(cid:228) tilintar- kastustuomioistuin havaitsi, ett(cid:228) noin 20 000 inventoidun tarvik- keen osalta oli keskuksessa fyysisesti olevien ja kirjanpitorekiste- reihin merkittyjen tarvikkeiden m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n v(cid:228)lill(cid:228) 14 prosentin suuruinen ero. 43. Vuosittaisen ty(cid:246)ohjelman yhteydess(cid:228) laaditaan alustava han- kekohtainen talousarvio, ja kirjanpitoj(cid:228)rjestelmien avulla voidaan seurata m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:228) sek(cid:228) keskuksen toiminnasta aiheu- tuvia kuluja. Koska k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) ei kuitenkaan ole hankkeiden osakir- janpitoa, mainittujen tekij(cid:246)iden avulla ei kyet(cid:228) yhdist(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n tiet- ty(cid:228) sopimusta tiettyyn hankkeeseen eik(cid:228) siten my(cid:246)sk(cid:228)(cid:228)n ty(cid:246)ohjelmaan; tehdyist(cid:228) sopimuksista ei my(cid:246)sk(cid:228)(cid:228)n saada kattavaa ja luotettavaa tietoa eik(cid:228) keskuksen johtoa varten kyet(cid:228) laatimaan seurantaj(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228). Sopimustietokanta 50. Sopimuksista vastaavan yksik(cid:246)n k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n asentamien tieto- kantojen heikko k(cid:228)ytt(cid:228)j(cid:228)yst(cid:228)v(cid:228)llisyys on (cid:151) tietokantojen luotet- tavuudesta huolimatta (cid:151) johtanut usein siihen, ett(cid:228) yksik(cid:246)t eiv(cid:228)t ole k(cid:228)ytt(cid:228)neet sit(cid:228), vaan ovat mieluummin suorittaneet rinnak- kaisseurantaa taulukkolaskennan avulla. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/9 Puitesopimuksiin liittyvien tilausten seuranta 51. Vaikka puitesopimusten t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npano merkitsee v(cid:228)kisin- kin sit(cid:228), ett(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen eri yksik(cid:246)t tekev(cid:228)t lukui- sia tilauksia, keskuksella ei ole tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228), jonka avulla se voisi seurata tilauksia kokonaisvaltaisesti ja keskitetysti. 57. Lis(cid:228)ksi laboratoriov(cid:228)lineist(cid:246)(cid:228), joka oli tarkoitettu asennetta- vaksi vasta vuonna 2000, oli tilattu vuonna 1997 ja toimitettu vuonna 1998 vain siksi, ett(cid:228) varainhoitovuoden m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat saa- taisiin k(cid:228)ytetty(cid:228). T(cid:228)m(cid:228) menettely k(cid:228)tkee laboratorion todelliset perustamiskustannukset budjettivallan k(cid:228)ytt(cid:228)jilt(cid:228) ja aiheuttaa lis(cid:228)ksi ennenaikaisia menoja. SOPIMUSTEN SEURANTA NIIDEN ERI VAIHEISSA Sopimusasiakirjojen ja teknisten liitteiden laatu 52. Sopimusseurannassa on kolme p(cid:228)(cid:228)vaihetta: toimen valmis- telu, hyv(cid:228)ksyminen ja t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon seuranta. Tilintarkastus- tuomioistuimen p(cid:228)(cid:228)asialliset havainnot esitet(cid:228)(cid:228)n t(cid:228)m(cid:228)n jaon mukaan. Esiin tuodaan erityisen vakavat tapaukset, joiden osalta on havaittu poikkeamia sopimusten eri vaiheissa tai joiden yhtey- dess(cid:228) noudatetut k(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)t ovat olleet ep(cid:228)ilytt(cid:228)vi(cid:228). 58. Kun sopimusasiakirjoja, jotka tutkitaan Yhteist(cid:228) tutkimus- keskusta koskevassa hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)ss(cid:228) neuvoa-antavassa komiteassa, verrataan sellaisiin sopimusasiakir- joihin, joiden hyv(cid:228)ksyminen ei edellyt(cid:228) komitean lausuntoa, voi- daan havaita, etteiv(cid:228)t ne ole laadultaan yhteismitallisia. Sopimusten valmistelu Tarpeiden m(cid:228)(cid:228)ritt(cid:228)minen 53. Tietokonelaitteistoihin liittyvien tarpeiden osalta toteutetaan tarkkaa suunnittelua, mutta ne muodostavat huomattavan poik- keuksen, sill(cid:228) tarkastuksen yhteydess(cid:228) havaittiin, ett(cid:228) varsinaista arviointiin perustuvaa tarpeiden suunnitelmallista ennakointia ei tehd(cid:228). Lis(cid:228)ksi tarkastusten yhteydess(cid:228) k(cid:228)vi ilmi, ett(cid:228) tietokonelait- teistoihin liittyvien tarpeiden suunnitelmallinen arviointi ei ollut kattavaa, sill(cid:228) se ei koskenut muita kuin Yhteisen tutkimuskes- kuksen hallinnon yksik(cid:246)it(cid:228). 59. Komitealle lausuntoa varten toimitetut sopimusasiakirjat ovat yleisesti ottaen laadultaan hyv(cid:228)ksytt(cid:228)vi(cid:228). Tarkastusten yhteydess(cid:228) havaittiin kuitenkin esimerkiksi seuraavia puutteita: tietyt sopi- musasiakirjat olivat vajavaisia ja er(cid:228)(cid:228)ss(cid:228) tapauksessa niiden laati- miseen k(cid:228)ytettiin Ispran toimipaikassa vahvasti vaikuttavan tava- rantoimittajan hinnastoja. 60. Niin sanotut tekniset liitteet toimivat sopimusehtoina han- kintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa kuu- lematta tehtyjen sopimusten osalta, ja ovat usein laadultaan huo- noja erityisesti Ispran toimipaikassa. Laatu on ajoittain niin huono, ett(cid:228) edes alan ammattilainen ei pysty laatimaan tarjousta hank- kimatta ensin lis(cid:228)tietoja toimea hallinnoivalta henkil(cid:246)lt(cid:228). T(cid:228)m(cid:228) tilanne koski seitsem(cid:228)(cid:228) otokseen kuuluneista 47 sellaisesta toi- mesta, jotka liittyiv(cid:228)t ilman hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sittely(cid:228) hyv(cid:228)ksyttyihin sopimuksiin; toimien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat olivat 302 550 euroa, ja niiden osuus kysei- sest(cid:228) perusjoukosta oli 14 prosenttia. 54. Valmistelevien komiteoiden ty(cid:246)skentely ei ole avointa, koska niiden toimintas(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228) ei ole m(cid:228)(cid:228)ritetty ennalta eik(cid:228) niiden ko- kouksista laadita kirjallisia esityslistoja eik(cid:228) p(cid:246)yt(cid:228)kirjoja ole saa- tavissa. T(cid:228)m(cid:228)n vuoksi tarpeiden m(cid:228)(cid:228)ritt(cid:228)miseen liittyv(cid:228)st(cid:228) menet- telyst(cid:228) on vaikea esitt(cid:228)(cid:228) n(cid:228)kemyksi(cid:228). Sopimusten luokittelu Tieteellisten sopimusten luokittelu ja m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) 55. Tarkastuksissa ilmeni my(cid:246)s, ett(cid:228) kahden otokseen kuulu- neen, tieteellisiin suorituksiin liittyneen toimen osalta sopimus ei ollut l(cid:228)ht(cid:246)isin Yhteisest(cid:228) tutkimuskeskuksesta vaan kyseess(cid:228) olleilta sopimuspuolilta. Asiakirjoista ei itse asiassa ilmennyt mit(cid:228)(cid:228)n tietoja keskuksen todellisesta tarpeesta, vaan ainoastaan sopimuspuolten esitt(cid:228)m(cid:228)t ehdotukset. Mainituista sopimuksista ensimm(cid:228)isen osalta hankittiin Yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koske- van hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komi- tean lausunto, ja tuloksena oli kahden, kokonaism(cid:228)(cid:228)r(cid:228)lt(cid:228)(cid:228)n 871 638 euron sopimuksen allekirjoittaminen. Toisen, 89 000 euron suuruisen sopimuksen kohdalla laadittiin tarjouksen vas- taanottamisen j(cid:228)lkeen sopimusasiakirjan sijasta muutaman rivin selvitys. T(cid:228)ss(cid:228) tapauksessa sopimus tehtiin suoraan, mink(cid:228) lis(cid:228)ksi tarjouksen esitt(cid:228)misen ja sopimuskirjelm(cid:228)n allekirjoittamisen v(cid:228)lill(cid:228) ei kulunut viikkoakaan. 61. Se, mink(cid:228) suuruisia sopimuksia annetaan Yhteist(cid:228) tutkimus- keskusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa- antavan komitean k(cid:228)sitelt(cid:228)v(cid:228)ksi, on riippuvainen sopimusten tie- teellisyydest(cid:228) ja teknisyydest(cid:228). Suoraan teht(cid:228)vien sopimusten kohdalla komitean k(cid:228)sitelt(cid:228)v(cid:228)ksi tulevien sopimusten raja-arvona on 46 000 euroa ei-tieteellisten ja ei-teknisten sopimusten osalta, mutta 98 700 euroa, mik(cid:228)li sopimus luokitellaan tieteelliseksi tai tekniseksi. 62. Tilintarkastustuomioistuimen suorittama tarkastus osoitti, ett(cid:228) kuusi otokseen kuulunutta tieteelliseksi tai tekniseksi luoki- teltua sopimusta, jotka olivat suuruudeltaan l(cid:228)hell(cid:228) komiteak(cid:228)sit- telyn rajaa, tehtiin suoraan. Asiaan liittyvien asiakirjojen tutkimi- nen ei aina auta ymm(cid:228)rt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n k(cid:228)ytetty(cid:228) menettely(cid:228) tai m(cid:228)(cid:228)ritt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n sopimuksen alustavaa hintaa tai vahvistamaan toi- men tieteellist(cid:228) luonnetta. 56. Kaksi liikennealan tutkimussopimusta, joista toinen oli suu- ruudeltaan 11 400 euroa ja toinen 10 000 euroa, tehtiin suoraan; my(cid:246)s n(cid:228)m(cid:228) sopimukset perustuivat edunsaajan tarjoukseen, eik(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen asiakirjoissa ollut mit(cid:228)(cid:228)n merkint(cid:246)j(cid:228) todetusta tarpeesta tai sopimusasiakirjasta. Palveluiden tarjoamista koskevien sopimusten luokittelu 63. Er(cid:228)(cid:228)n toimen tarkastus osoitti, ett(cid:228) Yhteinen tutkimuskeskus ty(cid:246)sopimuksia palveluiden tarjoamista koskevien on tehnyt C 172/10 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 sopimusten varjolla. T(cid:228)m(cid:228)n k(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)n avulla keskus pystyi pit(cid:228)- m(cid:228)(cid:228)n pidemp(cid:228)(cid:228)n palveluksessaan sellaisia henkil(cid:246)it(cid:228), joiden pal- velussuhde olisi pit(cid:228)nyt p(cid:228)(cid:228)tt(cid:228)(cid:228) henkil(cid:246)st(cid:246)hallintoa koskevien s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen perusteella, tai rahoittamaan uusien toimihenkil(cid:246)iden rekrytointia muista talousarviovaroista. N(cid:228)in toimiessaan keskus luokitteli sopimukset v(cid:228)(cid:228)rin ja rikkoi lis(cid:228)ksi m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen m(cid:228)(cid:228)- ritelt(cid:228)vyysperiaatetta koskevaa talousarvion s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)(cid:228). 67. Yhteisen tutkimuskeskuksen hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228) ei pysty m(cid:228)(cid:228)- ritt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n, luetteloimaan ja esitt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n keskuksen ylimm(cid:228)lle joh- dolle mainitunlaisiin toimiin liittyvi(cid:228) tietoja sopivassa muodossa, ja kyseisiin toimiin on kiinnitetty suhteellisen v(cid:228)h(cid:228)n huomiota niiden rahallisen arvon pienuuden takia. Siksi neuvottelumenet- telyn avulla tehtyjen sopimusten m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) on suuri. 64. Keskuksen korkein johto k(cid:228)ynnisti toimet tilanteen oikaise- miseksi saatuaan tiedon t(cid:228)st(cid:228) menettelyst(cid:228). Tilintarkastustuomio- istuimen tutkiman otoksen lis(cid:228)ksi t(cid:228)m(cid:228)ntyyppisi(cid:228) sopimuksia havaittiin 47, joista 39 lienee sittemmin jo korjattu. S(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvastainen k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246) Sopimusten teko Neuvottelumenettelyn k(cid:228)ytt(cid:246) Ilmi(cid:246)n laajuus 65. Keskusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanokertomuksista ilmenee, ett(cid:228) suoraan tehtyjen sopimusten osuus oli laskusuuntainen vuo- sien 1995 ja 1997 v(cid:228)lisen(cid:228) aikana niin lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228)isesti kuin talous- arviom(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojenkin perusteella laskettuna. Kun vuonna 1995 oli suoraan tehty 26 sopimusta, joiden kokonaism(cid:228)(cid:228)r(cid:228) oli 10,2 miljoonaa euroa, vuonna 1997 tehtiin suoraan ainoastaan 14 sopimusta, joiden kokonaism(cid:228)(cid:228)r(cid:228) oli 3,8 miljoonaa euroa (ks. taulukko 3). 66. Koska Yhteisen tutkimuskeskuksen hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228) ei pysty tuottamaan luotettavaa tietoa sopimuksista, jotka on hyv(cid:228)k- sytty ilman keskusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sitte- lev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sittely(cid:228), tilintarkastustuomio- istuimen oli esitett(cid:228)v(cid:228) kantansa tutkimansa otoksen perusteella. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, ett(cid:228) suoraan tehtyjen sopi- musten m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n laskusuuntaisuus ei ollut l(cid:228)hesk(cid:228)(cid:228)n niin huomat- tava kuin oli ilmoitettu. Vuotta 1997 koskeva otos kattoi 34 sopi- muksiin liittyv(cid:228)(cid:228) toimea; niist(cid:228) 24:n osalta oli sopimus tehty suoraan. Suoraan tehtyjen sopimusten osuus 1 955 000 euron kokonaism(cid:228)(cid:228)r(cid:228)st(cid:228) oli 885 000 euroa (ks. taulukko 4). 68. Yhteis(cid:246)jen tuomioistuimen oikeusk(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)ss(cid:228) on rajattu kolme syyt(cid:228) (8), joiden perusteella hankintaviranomainen voi pyy- t(cid:228)(cid:228), ett(cid:228) sopimus tehd(cid:228)(cid:228)n suoraan. N(cid:228)m(cid:228) syyt ovat yksinoikeuk- sien suojaaminen, tekniset tekij(cid:228)t tai kiireellisyys. 69. Yhteis(cid:246)jen tuomioistuin tulkitsee teknisi(cid:228) syit(cid:228) ja kiireelli- syytt(cid:228) eritt(cid:228)in rajoittavasti. Teknisten syiden osalta hankintaviran- omaisen on osoitettava, ett(cid:228) ainoastaan hyv(cid:228)ksytty sopimuspuoli pystyy toteuttamaan sopimuksen. Kiireellisyytt(cid:228) koskeva syy hyv(cid:228)ksyt(cid:228)(cid:228)n vain, mik(cid:228)li tapaus ei ole ollut ennakoitavissa, kiire on (cid:228)(cid:228)rimm(cid:228)inen eik(cid:228) tilanteessa voida noudattaa muiden menet- telyiden vaatimia m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)aikoja. Yhteis(cid:246)jen tuomioistuin edellytt(cid:228)(cid:228) lis(cid:228)ksi, ett(cid:228) ennakoimattoman tapauksen ja siit(cid:228) seuraavan (cid:228)(cid:228)rim- m(cid:228)isen kiireen v(cid:228)lill(cid:228) vallitsee syy-seuraussuhde. 70. Asiakirjoista ilmenneiden tietojen perusteella havaittiin, ett(cid:228) osa otokseen kuuluneista suoraan tehdyist(cid:228) sopimuksista ei t(cid:228)yt- t(cid:228)nyt yhteis(cid:246)jen tuomioistuimen oikeusk(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n perustuvia vaatimuksia neuvottelumenettelyn soveltamisesta. Oikeusk(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246) on kuitenkin muodostunut ensisijaisesti komission sellaisia j(cid:228)sen- valtioita vastaan nostamien kanteiden yhteydess(cid:228), jotka olivat soveltaneet t(cid:228)t(cid:228) menettely(cid:228) perusteettomasti saadakseen julkisia hankintasopimuksia. 71. Useiden otokseen kuuluneiden toimien tarkastuksen perus- teella ilmeni, ett(cid:228) olosuhteet, joissa useita, suuruudeltaan vaihte- levia sopimuksia on valmisteltu, hyv(cid:228)ksytty ja valvottu, viittaavat ainakin hallintovirheiden olemassaoloon. Ilman hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa tehtyjen sopimusten m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) otoksen perusteella Taulukko 4 1995 1996 1997 Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) % Kokonaisarvo EUR % Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) % Kokonaisarvo EUR % Sopimusten lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228) % Kokonaisarvo EUR % Yhteens(cid:228) Suoraan tehdyt sopimukset Tarjouspyynn(cid:246)t 6 6 0 227 024 100 227 024 100 7 6 1 332 057 85,7 243 215 73,2 14,3 88 842 26,8 34 24 10 1 954 218 70,6 884 560 45,3 30,4 1 069 658 54,7 L(cid:228)hde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/11 Monopoliasema 72. Er(cid:228)s edelliseen kohtaan kuulunut tapaus on erityisesti syyt(cid:228) tuoda esille sen suuren rahallisen arvon (noin miljoona euroa/ vuosi) ja ajallisen keston takia. Ispran toimipaikan autohankintoja koskeva sopimus on nimitt(cid:228)in ollut samalla yrityksell(cid:228) vuodesta 1979 alkaen. Sopimusta jatkettiin suoralla sopimuksella syste- maattisesti vuosien 1979 ja 1991 v(cid:228)lisen(cid:228) aikana. Vuonna 1991 saman yrityksen kanssa tehtiin uusi, enint(cid:228)(cid:228)n viisi vuotta jatkuva sopimus Euroopan yhteis(cid:246)jen virallisessa lehdess(cid:228) julkaistun tarjous- pyynn(cid:246)n perusteella. Sopimuksen p(cid:228)(cid:228)ttymisajankohtana allekir- joitettiin kuitenkin lis(cid:228)sopimus aiemman sopimuksen jatkami- sesta kolmella kuukaudella; perusteena oli se, ett(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen yksik(cid:246)t eiv(cid:228)t olleet ehtineet j(cid:228)rjest(cid:228)(cid:228) uutta tar- jouspyynt(cid:246)(cid:228). Huhtikuussa 1996 saman yrityksen kanssa tehtiin tarjouspyynn(cid:246)n perusteella kolmeksi vuodeksi uusi sopimus, jota voitaisiin kuitenkin jatkaa 24 kuukaudella. 73. Toimitettujen tarkastusten yhteydess(cid:228) tuli ilmi lukuisia, niin k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n kuin lains(cid:228)(cid:228)d(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)nkin liittyvi(cid:228) tekij(cid:246)it(cid:228), jotka viit- taavat siihen, ett(cid:228) Yhteinen tutkimuskeskus on asettanut mainitun yrityksen yksinoikeusasemaan. Keskus hyv(cid:228)ksyi alkuper(cid:228)isiin sopi- musehtoihin muutoksia, jotka eiv(cid:228)t olleet yhteis(cid:246)n edun eiv(cid:228)tk(cid:228) julkisen rahoituksen yht(cid:228)l(cid:228)ist(cid:228) saatavuutta koskevan periaatteen mukaisia. Lopulta keskus lakkasi my(cid:246)s kantamasta tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjille kuuluvaa vastuuta, sill(cid:228) se ei valvonut tar- kasti, mit(cid:228) palveluita todellisuudessa oli laskutettu. 74. Tarkastuksissa havaittiin, ett(cid:228): a) Vuonna 1991 hyv(cid:228)ksyttyyn tarjoukseen perustuneen sopi- muksen jatkaminen kolmella kuukaudella ei-hyv(cid:228)ksytt(cid:228)v(cid:228)n, ajanpuutteeseen liittyneen syyn takia, oli sopimusehtojen vas- tainen; niiden mukaan sopimus jatkuu enint(cid:228)(cid:228)n viisi vuotta. Sopimuksen jatkaminen aiheutti arviolta 380 000 euron lis(cid:228)- kustannukset. b) Lis(cid:228)sopimus allekirjoitettiin 27. maaliskuuta 1996, ja sen mukaan ajoneuvon k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)nantamisesta maksetaan 3 922 euroa kuukaudessa ja kilometrikorvauksia maksetaan 0,3331 euroa kilometrilt(cid:228). Keskuksen viimein esitt(cid:228)m(cid:228)n tarjouspyyn- n(cid:246)n perusteella mainituista palveluista tehtiin samanaikaisesti tarjous, joka oli k(cid:228)yt(cid:246)n osalta 27 prosenttia ja kilometrikor- vauksien osalta 52 prosenttia alhaisempi. c) Edullisemman tarjouksen vastaanottoilmoituksessa mainittu p(cid:228)iv(cid:228)m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) muutettiin. d) Tarjousehtoja koskeneen tiedotustilaisuuden osoite oli virheel- linen, mist(cid:228) johtuen er(cid:228)s kiinnostunut yritys saapui tilaisuu- teen liian my(cid:246)h(cid:228)(cid:228)n, jolloin tarjouksentekij(cid:246)iden m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) v(cid:228)heni kahteen. f) Tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)n mukaan kaikkien kyseisen sopimuspuolen toimittamien laskujen tarkastaminen oli mah- dotonta liian v(cid:228)h(cid:228)isen henkil(cid:246)st(cid:246)m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n takia; tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228) suoritti tarjottuja palveluita koskevan tar- kastuksen vuodesta 1993 alkaen pelk(cid:228)n laskuista poimitun otoksen perusteella. T(cid:228)llainen k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246) on varainhoitoasetuk- sen 40 ja 41 artiklan vastainen. g) Vuosittain laskutettu ajoneuvokohtainen kilometrim(cid:228)(cid:228)r(cid:228) oli 194 223 kilometri(cid:228) eli noin 540 kilometri(cid:228) kalenterip(cid:228)iv(cid:228)(cid:228) kohti. Laittomien sopimusten mahdollisuus 75. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, ett(cid:228) keskuksen johto ei kyennyt hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228)n liittyneiden puutteiden takia est(cid:228)- m(cid:228)(cid:228)n sit(cid:228), ett(cid:228) samat tarjouksentekij(cid:228)t tekiv(cid:228)t eritt(cid:228)in usein uudes- taan sopimuksen saman Yhteisen tutkimuskeskuksen laitoksen kanssa. Er(cid:228)(cid:228)ss(cid:228) tapauksessa palveluiden tarjoamista koskeneen sopimuksen sopimuspuoli osoittautui samasta toimesta tarjouk- sen tehneen tietokonelaitteistojen toimittajan myyntip(cid:228)(cid:228)llik(cid:246)ksi. Tarjousten tutkiminen osoitti lis(cid:228)ksi, ett(cid:228) kahden tarjouksenteki- j(cid:228)n(cid:228) olleen yrityksen johdossa oli saman perheen j(cid:228)seni(cid:228). Sopimusten hajauttaminen Jaksotettujen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246) (kirjanpidossa tapahtuva hajautta- minen) 76. Kirjanpitoj(cid:228)rjestelmien avulla laadittujen rahoitustaulukoi- den tutkiminen osoitti, ett(cid:228) jaksotettuja m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja oli k(cid:228)ytetty s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvastaisesti. Taulukoiden perusteella havaittiin, ett(cid:228) yhden sopimuksen rahoittamiseen ei riitt(cid:228)nyt s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen mukainen yksi maksusitoumus, vaan Yhteinen tutkimuskeskus teki usein monia per(cid:228)kk(cid:228)isi(cid:228) maksusitoumuksia, jotka useimmissa tapauksissa vas- tasivat sopimusten vuotuisia eri(cid:228). 77. Tilintarkastustuomioistuin muistuttaa, ett(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen jak- sottaminen perustuu siihen, ett(cid:228) lains(cid:228)(cid:228)t(cid:228)j(cid:228) haluaa varmistaa hal- linnoinnista vastaavan tahon saavan rahoituksen toimille, joiden arvioitu kesto on varainhoitovuotta pidempi, ja helpottaa varain- hoitoasetuksen 1 artiklan 4 alakohdan mukaisesti erityisesti bud- jettivallan k(cid:228)ytt(cid:228)j(cid:228)n suorittamia tarkastuksia kokoamalla kaikki tiettyyn toimeen liittyv(cid:228)t menot yhteen maksusitoumukseen. 78. Mainitun s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)n tarkan noudattamisen hy(cid:246)tyn(cid:228) on, ett(cid:228) tietyn sopimuksen toteutumistahtia voidaan valvoa tarkastamalla kunkin varainhoitovuoden lopussa kyseisest(cid:228) maksusitoumuk- sesta maksattamatta olevat m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)t ja vaatimalla vastuuhenkil(cid:246)ilt(cid:228) selvityksi(cid:228) silloin, kun m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246) ei ole ollut sopimus- velvoitteiden mukaista. Lis(cid:228)ksi hallinnoinnista vastaava henkil(cid:246) joutuu perustelemaan, miksi tietty ylim(cid:228)(cid:228)r(cid:228)isi(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja kos- keva maksusitoumus on tarpeellinen sopimuksen onnistumisen kannalta; h(cid:228)nen on osoitettava selke(cid:228)sti, mist(cid:228) lis(cid:228)(cid:228)ntynyt m(cid:228)(cid:228)- r(cid:228)rahojen tarve johtuu. e) Hintoja, joiden perusteella tarjous hyv(cid:228)ksyttiin, ei koskaan sovellettu k(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)ss(cid:228). Palveluiden tarjoaja sai itse asiassa ensimm(cid:228)isen lis(cid:228)sopimuksen perusteella laskuttaa edellisess(cid:228) sopimuksessa olleiden korkeampien hintojen mukaan, ja toi- sessa lis(cid:228)sopimuksessa puolestaan nostettiin tarjouspyynn(cid:246)n perusteella tehdyss(cid:228) sopimuksessa m(cid:228)(cid:228)ritetty(cid:228) hintaa. Oikeudellinen hajauttaminen (sopimusten kesto 1+x vuotta) 79. K(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)n tarkoituksena on tietyn sopimuksen antaminen kokonaisuudessaan yhdelle sopimuspuolelle, vaikka allekirjoitet- tava sopimus kattaa ainoastaan ensimm(cid:228)isen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npano- vuoden. Kustakin vuotuisesta er(cid:228)st(cid:228) teht(cid:228)v(cid:228) uusi sopimus C 172/12 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 annetaan automaattisesti samalle sopimuspuolelle. Kun t(cid:228)t(cid:228) k(cid:228)y- t(cid:228)nt(cid:246)(cid:228) sovelletaan yhdess(cid:228) edell(cid:228) mainitun k(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)n kanssa, kir- janpitoon merkitty maksusitoumus ja oikeudellinen sitoumus saa- daan vastaamaan toisiaan, mutta hintana on talousarvioon liittyv(cid:228) s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvastaisuus; menettely johtaa siihen, ett(cid:228) sopimuksesta ja sen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon seurannan laadusta ei saada kokonaiskuvaa. Otokseen kuuluneista 43 toimesta, jotka liittyiv(cid:228)t Yhteist(cid:228) tutki- muskeskusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sitelt(cid:228)v(cid:228)ksi annettuihin sopimuksiin, 14 toimea eli yli 32 prosenttia oli toteutettu t(cid:228)ll(cid:228) tavalla. Sopimuksen sis(cid:228)ll(cid:246)n hajauttaminen 80. Yhden otokseen kuuluneen toimen osalta k(cid:228)vi ilmi, ett(cid:228) sopimus oli jaettu keinotekoisesti kahteen erilliseen osaan; tavoit- teena oli pelk(cid:228)st(cid:228)(cid:228)n kiert(cid:228)(cid:228) sopimuksen allekirjoitushetkell(cid:228) k(cid:228)y- tett(cid:228)viss(cid:228) olleiden m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen riitt(cid:228)m(cid:228)tt(cid:246)myyden aiheuttama este, jotta oikeudellinen sitoumus saatiin katettua kokonaisuudes- saan. Muut sopimusten hyv(cid:228)ksymismenettelyt Sopimuksen antaminen kokonaisuudessaan alihankintana kolmansille 81. Tarkastukset osoittivat, ett(cid:228) sopimuspuolet olivat antaneet kaksi erilaisten tietokonelaitteistojen hankkimista koskevaa sopi- musta kokonaisuudessaan alihankintana samalle yritykselle; yritys oli ollut keskuksen s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)llinen liikekumppani jo pitk(cid:228)n aikaa ja sill(cid:228) oli ollut keskuksen kanssa jo kolmisenkymment(cid:228) sopimusta. 82. Sopimuksen antaminen kokonaisuudessaan alihankintana kolmansille on kyseenalaista niin laillisuuden ja asianmukaisuu- den kuin varainhoidon moitteettomuudenkin kannalta. Oikeudel- liselta kannalta on huomioitava ensinn(cid:228)kin, ett(cid:228) julkisia hankin- tasopimuksia koskevissa direktiiveiss(cid:228) mainitaan mahdollisuus antaa kolmannelle osapuolelle alihankintana vain osa sopimuk- sesta. Kun sopimus annetaan kokonaan alihankintana kolman- nelle, rikotaan itse asiassa sopimussuhteen keskin(cid:228)iseen luotta- mukseen perustuvaa ominaisuutta ja sopimuspuolesta tulee pelkk(cid:228) v(cid:228)litt(cid:228)j(cid:228), mist(cid:228) aiheutuu v(cid:228)kisinkin lis(cid:228)kustannuksia hankintavi- ranomaiselle. Sopimuksen tekeminen ilman riitt(cid:228)vi(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja 83. Euroopan tieteen ja teknologian observatorion perustamista koskevaan sopimukseen liittyneist(cid:228) tarjouspyynt(cid:246)asiakirjoista k(cid:228)y ilmi, ett(cid:228) sopimuspuolen lopullinen tarjous sopimuksen ensim- m(cid:228)isen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanovuoden osalta oli Yhteist(cid:228) tutkimuskes- kusta koskevan hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa- antavan komitean hyv(cid:228)ksym(cid:228)n neuvottelun j(cid:228)lkeen 1,6 miljoonaa euroa. Koska m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) oli k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olleita talousarviom(cid:228)(cid:228)r(cid:228)ra- hoja suurempi, keskuksen olisi pit(cid:228)nyt ilmoittaa, ettei tarjous- pyynt(cid:246) tuottanut tulosta. Se teki kuitenkin 993 560 euron suu- sopimuksen ruisen allekirjoittamisen j(cid:228)lkeen tehtiin lis(cid:228)sopimus uudelle varainhoito- vuodelle avattujen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen avulla, jotta toimesta aiheutuvat kustannukset saatiin vastaamaan tarjouksen suuruutta; n(cid:228)in toi- mittiin keskuksen hallinnoinnista vastaavien henkil(cid:246)iden kanssa k(cid:228)ytyjen neuvottelujen j(cid:228)lkeen (ks. kohta 85). sopimuksen. kuukausia Joitakin T(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon seuranta Sopimusten hallinnointi 84. Tarkastukset osoittivat, ett(cid:228) Yhteisen tutkimuskeskuksen tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)t allekirjoittivat sopimuksia usein ennen sopimuspuolta. T(cid:228)llaiseen menettelyyn liittyy riski, ett(cid:228) sopimuspuoli suorittaa palveluita ennen sopimuksen varsinaista allekirjoittamista eli ilman oikeudellista perustaa; toisaalta sopi- musehtoihin saatetaan tehd(cid:228) muutoksia. Tilintarkastustuomiois- tuin havaitsi my(cid:246)s useassa yhteydess(cid:228), ett(cid:228) t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanokerto- muksia oli laadittu ennen kuin niihin liittyvi(cid:228) sopimuksia oli edes allekirjoitettu. 85. Palveluiden suorittamisen tai kertomusten laatimisen viiv(cid:228)s- tymisest(cid:228) ei sit(cid:228) vastoin aiheutunut mink(cid:228)(cid:228)nlaisia seuraamuksia, ei edes varoitusta. Keskus tekee edullisia lis(cid:228)sopimuksia eritt(cid:228)in helposti, mik(cid:228) sekin kuvastaa sopimusten hallinnointiin liittyv(cid:228)(cid:228) kurinalaisuuden puutetta. Edell(cid:228) mainitun ajoneuvohankintoja koskeneen tapauksen (ks. kohdat 64(cid:151)66) lis(cid:228)ksi voitiin havaita, ett(cid:228) keskus oli my(cid:246)nt(cid:228)nyt Euroopan tieteen ja teknologian obser- vatorion perustamista koskevan sopimuksen yhteydess(cid:228) sopimus- puolelle 60 prosentin suuruisen hinnan yleiskorotuksen yhdek- s(cid:228)n kuukautta sopimuksen allekirjoittamisen j(cid:228)lkeen, vaikka sopimuspuolen suoritukset olivat sopimusvelvoitteisiin n(cid:228)hden riitt(cid:228)m(cid:228)tt(cid:246)mi(cid:228) ja vaikka m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja oli kulunut vain v(cid:228)h(cid:228)n. Sii- hen menness(cid:228) oli itse asiassa laskutettu vasta 230 005 euroa eli vain 23 prosenttia alkuper(cid:228)isest(cid:228) maksusitoumuksesta (ks. kohta 83). Suoritettujen palveluiden valvonta 86. Keskus ei ole monissa tapauksissa ryhtynyt mink(cid:228)(cid:228)nlaisiin toimenpiteisiin palveluiden suorittajista aiheutuneiden viiv(cid:228)stys- ten takia. Tarkastusten yhteydess(cid:228) ilmeni, ett(cid:228) er(cid:228)(cid:228)n tietokonelait- teistojen huoltoa koskevan sopimuksen (jonka kestoksi oli m(cid:228)(cid:228)- ritetty 120 p(cid:228)iv(cid:228)(cid:228)) osalta ei ollut tehty mink(cid:228)(cid:228)nlaisia toimia 18 kuukautta sopimuksen p(cid:228)(cid:228)ttymisajankohdan j(cid:228)lkeen. Laskuja oli esitetty ainoastaan yksi; se oli p(cid:228)iv(cid:228)tty 20. maaliskuuta 1997, ja oli m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)lt(cid:228)(cid:228)n 30 prosenttia sopimuksen arvosta. Kyseinen lasku oli maksamatta viel(cid:228) 15 kuukautta er(cid:228)p(cid:228)iv(cid:228)n j(cid:228)lkeen ilman ett(cid:228) tulo- jen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228) tai tavarantoimittaja olisi reagoinut asi- aan. Seurannan ilmeisen puuttumisen lis(cid:228)ksi voidaan vain arvailla, kuinka todellisia sopimuksen kattamat tarpeet ja laskutetut pal- velut ovat. 87. Er(cid:228)(cid:228)n toisen tapauksen yhteydess(cid:228) tulojen ja menojen hyv(cid:228)k- syj(cid:228) ei kyennyt esitettyjen laskujen perusteella selvitt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n kyseis- ten palveluiden suorittajia tai heid(cid:228)n ammatillista p(cid:228)tevyytt(cid:228)(cid:228)n eik(cid:228) saamaan tarkkaa tietoa toteutettujen ty(cid:246)suoritusten p(cid:228)iv(cid:228)- m(cid:228)(cid:228)rist(cid:228) ja kestosta eik(cid:228) edes niiden luonteesta. Tulojen ja meno- jen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)n oli n(cid:228)in ollen mahdotonta tarkistaa laskutettujen m(cid:228)(cid:228)rien asianmukaisuus. Tarkastusten yhteydess(cid:228) havaittiin lis(cid:228)ksi, ett(cid:228) keskus oli maksanut erehdyksess(cid:228) tietyn m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n kyseisen sopimuksen osalta, vaikka todellisuudessa kyseess(cid:228) oli ollut Sisi- liassa Envireg-yhteis(cid:246)aloitteen puitteissa toteutettu toimi. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/13 88. Er(cid:228)(cid:228)n 18 kuukauden sopimuksen osalta suoritusta ei ollut saatettu loppuun kuusi kuukautta m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)ajan p(cid:228)(cid:228)ttymisen j(cid:228)lkeen, eik(cid:228) keskus ollut l(cid:228)hett(cid:228)nyt muistutuskirjett(cid:228). Sopimusta koske- vassa aineistossa ei ollut mit(cid:228)(cid:228)n todisteita suoritetuista maksuista. 89. Pitk(cid:228)t viiv(cid:228)stymiset asettavat kyseenalaiseksi tiettyjen sopi- musten tarpeellisuuden niiden tekohetkell(cid:228). Esimerkkin(cid:228) voidaan mainita er(cid:228)s 2,58 miljoonan euron suuruinen sopimus; asiakir- jojen hallinnointiin tarkoitetun tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n asentamista kos- keva sopimus tehtiin tammikuussa 1997, mutta ainoastaan 25 628 euron suuruinen lasku l(cid:228)hetettiin 16 kuukautta sopimuksen alle- kirjoittamisen j(cid:228)lkeen. P˜˜TELM˜T/SUOSITUKSET Julkisten hankintasopimusten tekemist(cid:228) koskevien s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen 90. tarkoituksena on taata kaikille yrityksille tasa-arvoinen mahdol- lisuus julkiseen rahoitukseen ja varmistaa paras mahdollinen suo- ritus mahdollisimman edullisin hinnoin. Tarkastus kuitenkin osoitti, ett(cid:228) Yhteisess(cid:228) tutkimuskeskuksessa tilintarkastustuomio- istuimen tarkastuksen suorittamisajankohtana k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) olleen hal- lintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n avulla ei kyetty takaamaan mainitun tavoitteen toteutumista. 91. Mainittuun tilanteeseen ovat syyn(cid:228) puutteet hallintoj(cid:228)rjestel- m(cid:228)ss(cid:228), joka ei kykene edes tuottamaan luotettavia yhteenvedon- omaisia tietoja, ja lis(cid:228)ksi jaksotettujen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvas- tainen k(cid:228)ytt(cid:246); j(cid:228)rjestelm(cid:228) suosii nykyisin sovellettavaa sopimusten hajauttamista ja kyseenalaisten menettelyjen noudattamista. 92. Sopimusten hallinnointiin on vaikuttanut kielteisesti my(cid:246)s Yhteiseen tutkimuskeskukseen sovellettava erityisj(cid:228)rjestelm(cid:228), johon liittyy erityisen hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean olemassaolo sek(cid:228) komission yksik(cid:246)i- den v(cid:228)listen (cid:148)hallinnollisten j(cid:228)rjestelyiden(cid:148) k(cid:228)ytt(cid:246). 93. Yhteinen tutkimuskeskus on tiedostanut tilanteen vakavuu- den ja k(cid:228)ynnist(cid:228)nyt uudistusprosessin. Uudistuksen puitteissa kes- kus on keskeytt(cid:228)nyt sit(cid:228) koskeneen hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean toiminnan, uudistanut organisaatiokaavionsa, perustanut sis(cid:228)isen valvontayksik(cid:246)n ja suo- rittanut k(cid:228)ytt(cid:246)omaisuutensa fyysisen inventoinnin. Mainitut toi- met on hyv(cid:228)ksytt(cid:228)v(cid:228) ja vahvistettava kokonaisuudessaan. Komi- tean toiminnan keskeytt(cid:228)misen on johdettava sen lakkauttamiseen ja k(cid:228)ynniss(cid:228) oleva fyysinen inventointi ei saa j(cid:228)(cid:228)d(cid:228) yksitt(cid:228)ist(cid:228) varainhoitovuotta koskevaksi, vaan se on toistettava s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)lli- sesti. Mainittujen toimien lis(cid:228)ksi on kuitenkin parannettava kes- kuksen hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228) ja panostettava sopimusten tehokkaa- seen valvontaan niiden eri vaiheissa. 94. Yhteisen tutkimuskeskuksen olisi perustettava hankkeiden hallinnointiin osakirjanpidon j(cid:228)rjestelm(cid:228), jonka avulla sopimus voitaisiin yhdist(cid:228)(cid:228) tiettyyn hankkeeseen tai toimeen; lis(cid:228)ksi sen olisi ryhdytt(cid:228)v(cid:228) ennakoimaan tarpeitaan suunnitelmallisesti, jotta k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olevat talousarviovarat kyett(cid:228)isiin kohdentamaan parhaalla mahdollisella tavalla. 95. Mit(cid:228)(cid:228)n ei kuitenkaan saavuteta, ellei kaikkia tarkastuksen yhteydess(cid:228) havaittuja s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvastaisia, kyseenalaisia tai ep(cid:228)ilyt- t(cid:228)vi(cid:228) menettelyj(cid:228) lakkauteta sopivien keinojen avulla. Tilintarkas- tustuomioistuin katsoo edelleen (9), ett(cid:228) mik(cid:228)li kurinpidollisia tai jopa oikeudellisia menettelyit(cid:228) joudutaan panemaan t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n, on kest(cid:228)v(cid:228)n ratkaisun ainoana perustana tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjien sek(cid:228) tilinpit(cid:228)jien korvausvelvollisuuden soveltaminen k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)n varainhoitoasetuksen 73 artiklan ja sit(cid:228) seuraavien artiklojen mukaan. 96. Tilintarkastustuomioistuin huomauttaa, ett(cid:228) vaikka varain- hoitoasetus on ollut voimassa yli 20 vuotta, yhteis(cid:246)n lains(cid:228)(cid:228)t(cid:228)j(cid:228) ei ole viel(cid:228)k(cid:228)(cid:228)n vahvistanut lains(cid:228)(cid:228)d(cid:228)nn(cid:246)ss(cid:228) korvausvelvollisuu- den t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon ehtoja tai taloudellisia seuraamuksia, joita voidaan kohdistaa tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjiin ja tilinpit(cid:228)jiin. On syyt(cid:228) korostaa, ett(cid:228) tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)n antama hyv(cid:228)ksymismerkint(cid:228) ei vapauta h(cid:228)nt(cid:228) vastuusta, jos h(cid:228)n vahvistaa virheellisesti, ett(cid:228) tietty palvelu on suoritettu tai ett(cid:228) tietty meno- er(cid:228) on maksatettu asianmukaisesti; vastuusta ei liioin vapaudu tilinpit(cid:228)j(cid:228), joka kirjaa tilinpitoon toimen tarkistamatta ensin sen asianmukaisuutta. Kun tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228) antaa hyv(cid:228)k- symismerkint(cid:228)ns(cid:228), asettuu h(cid:228)nkin osaltaan vastuuseen asiasta. Tilintarkastustuomioistuin on hyv(cid:228)ksynyt t(cid:228)m(cid:228)n kertomuksen Luxemburgissa 6. ja 7. huhtikuuta 2000 pit(cid:228)- m(cid:228)ss(cid:228)(cid:228)n kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. KARLSSON presidentti C 172/14 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 VIITTEET (1) Ks. uusiutuvia energial(cid:228)hteit(cid:228) koskeva erityiskertomus nro 17/98 (EYVL C 356, 20. 11. 1998), erityiskertomus nro 9/99 (FAIR) (EYVL C 92, 30. 3. 2000) sek(cid:228) varainhoitovuotta 1996 koskeva vuo- sikertomus, erityisesti kohta 10. 6, (cid:148)Pienten ja keskisuurten yritysten osallistuminen tutkimusta, teknologista kehitt(cid:228)mist(cid:228) ja esittely(cid:228) kos- keviin ohjelmiin(cid:148) (EYVL C 348, 18. 11. 1997). (2) EYVL L 361, 31. 12. 1994, s. 114 ja 132. (3) EYVL L 209, 24. 7. 1992, s. 1. EYVL L 199, 9. 8. 1993, s. 1 ja 54. EYVL L 328, 28. 11. 1997, s. 1. (4) Sibeca: talousarviota ja kirjanpitoa koskeva tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228) (SystŁme d(cid:146)information BudgØtaire et Comptable AutomatisØ). (5) Sincom II: kirjanpitoj(cid:228)rjestelm(cid:228) (SystŁme Informatique de ComptabilitØ). (6) Yhteisen tutkimuskeskuksen hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228) poikkeaa tavallisesta oikeudellisesta j(cid:228)rjestelm(cid:228)st(cid:228) useilta osin: Talousarviota ja kirjanpitoa koskevan oikeuden osalta: a) Hallintomenot katetaan talousarvion A-osan sijasta kokonaisuu- dessaan B6-lukuun kirjatuista toimintam(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoista. b) Kilpailevasta toiminnasta kertyneet varat my(cid:246)nnet(cid:228)(cid:228)n keskukselle. T(cid:228)m(cid:228) menettely poikkeaa talousarviota koskevasta yleiskattavuus- periaatteesta, jonka mukaan kaikkia talousarviovaroja on k(cid:228)ytet- t(cid:228)v(cid:228) kaikkien menojen kattamiseen. c) Keskuksella on sen sis(cid:228)isiin talousarvion toteuttamista koskeviin s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)ihin perustuva kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon j(cid:228)r- jestelm(cid:228), jonka avulla se voi jakaa yleiskustannukset eri laitostensa/ yksik(cid:246)idens(cid:228) kesken; lis(cid:228)ksi keskuksella on ennakoidenhoitoj(cid:228)r- jestelm(cid:228). d) Keskus voi siirt(cid:228)(cid:228) osan m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoistaan varaukseen ja k(cid:228)ytt(cid:228)(cid:228) ne my(cid:246)hemmin omana osuutenaan kustannustenjakoperiaatteella toteutettaviin toimiin. Hallinnon osalta: a) On t(cid:228)ysin poikkeuksellista, ett(cid:228) komission p(cid:228)(cid:228)osastolla on Yhtei- sen tutkimuskeskuksen johtokunnan kaltainen elin, joka kaiken lis(cid:228)ksi koostuu toimielimen ulkopuolisista henkil(cid:246)ist(cid:228). b) On syyt(cid:228) huomioida, ett(cid:228) keskuksen p(cid:228)(cid:228)johtaja ei voi esitt(cid:228)(cid:228) komissiolle p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)sehdotuksia ilman johtokunnan lausuntoa. Oikeuden osalta yleisesti: a) Yhteinen tutkimuskeskus voi joutua ns. kilpailevan toimintansa puitteissa kilpailemaan kolmansien osapuolten kanssa komission muiden p(cid:228)(cid:228)osastojen hallinnoimista sopimuksista. Sopimuksen tekeminen itsens(cid:228) kanssa on kuitenkin oikeudellisesti mahdo- tonta. Komissio on kiert(cid:228)nyt t(cid:228)m(cid:228)n ongelman nimitt(cid:228)m(cid:228)ll(cid:228) mai- nittujen hallinnollisten yksik(cid:246)iden v(cid:228)lill(cid:228) laadittavan asiakirjan (cid:148)j(cid:228)rjestelyksi(cid:148). b) Kyseinen ratkaisu on oikeudellisesti (cid:148)hutera(cid:148). Johtokunta on ep(cid:228)i- lem(cid:228)tt(cid:228) siksi alkanut pohtia, olisiko keskuksesta kannattavaa tehd(cid:228) yhteis(cid:246)st(cid:228) erillinen oikeushenkil(cid:246). (7) Ks. liitteen(cid:228) oleva organisaatiokaavio. (8) Ks. erityisesti: (cid:151) Yksinoikeuksista ks. yhteis(cid:246)jen tuomioistuimen asiassa 199/85, Italia, 10. maaliskuuta 1987 antama tuomio komissio v. (Kok. 1987, s. 1039, 12(cid:151)14 kohta). (cid:151) Asia C-71/92, komissio v. Espanja, tuomio 11. marraskuuta 1993 (Kok. 1993, s. I(cid:150) 5923, 36(cid:151)37 kohta). Yhteis(cid:246)jen tuomioistuin on p(cid:228)(cid:228)tynyt samaan ratkaisuun l(cid:228)(cid:228)kevalmisteita koskevassa asi- assa 328/92 3. toukokuuta 1994 antamassaan tuomiossa (Kok. 1993, s. I(cid:150) 1569, 14(cid:151)16 kohta). (cid:151) Complutense de Madrid -yliopistoa koskeva asia C-24/91, komis- tuomio 18. maaliskuuta 1992 (Kok. 1992, sio v. Espanja, s. I(cid:150) 1989). (9) Ks. lausunto nro 4/97 ehdotuksesta neuvoston asetukseksi (Euratom, EHTY, EY) Euroopan yhteis(cid:246)jen yleiseen talousarvioon sovellettavan 21 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen muutta- misesta, erityisesti kohta 5. 20 (EYVL C 57, 23. 2. 1998). 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/15 YKSINKERTAISTETTU ORGANISAATIOKAAVIO (cid:151) LAITOSTEN JAKAANTUMINEN TOIMIPAIKOITTAIN LIITE YTK(cid:13) Yhteinen tutkimuskeskus Pääosasto(cid:13) Bryssel IRMM(cid:13) Mittaus- ja(cid:13) vertailumateriaalien(cid:13) tutkimuslaitos(cid:13) Geel (B) ITU(cid:13) Transuraanin(cid:13) tutkimuslaitos(cid:13) Karlsruhe (D) IAM(cid:13) Kehittyneiden(cid:13) materiaalien(cid:13) tutkimuslaitos(cid:13) Petten (NL) Ispra (I) IPTS(cid:13) Tekniikan(cid:13) tulevaisuuden-(cid:13) tutkimuksenlaitos(cid:13) Sevilla (E) ISIS(cid:13) Tieto- ja järjestelmä-(cid:13) tekniikan ja(cid:13) turvallisuusteknologian(cid:13) tutkimuslaitos EI(cid:13) Ympäristön(cid:13) tutkimuslaitos SAI(cid:13) Avaruusteknisten(cid:13) sovellusten(cid:13) tutkimuslaitos IHCP(cid:13) Kuluttajien terveyden(cid:13) ja(cid:13) kuluttajansuojan laitos C 172/16 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 KOMISSION VASTAUKSET Tilintarkastustuomioistuimen alustavat huomautukset Yhteisen tutkimuskeskuksen (YTK) julkisia hankintasopimuksia koskevasta erityiskertomuksesta perustuvat vuonna 1998 tehtyihin tarkas- tusk(cid:228)ynteihin. Tarkastetut toimet on toteutettu vuosina 1995(cid:151)1998. YTK on sittemmin uudistanut merkitt(cid:228)v(cid:228)sti sek(cid:228) teht(cid:228)vi(cid:228)(cid:228)n ja toimintastrategiaansa ett(cid:228) menettelyj(cid:228)(cid:228)n ja organi- saatiotaan. Tilintarkastustuomioistuin on pannut t(cid:228)m(cid:228)n merkille tarkastusk(cid:228)yntien j(cid:228)lkeen pidetyiss(cid:228) kokouksissa, ja se on my(cid:246)s ottanut uudistuksen vaikutukset osittain huomioon esitt(cid:228)miss(cid:228)(cid:228)n huomautuksissa. YTK on suhtautunut rakentavasti huomautuksiin, joita tilintar- kastustuomioistuin on esitt(cid:228)nyt t(cid:228)ss(cid:228) asiakirjassa kuvattujen tar- kastusmenettelyjen yhteydess(cid:228). Toimien toteuttamista ja menet- telyj(cid:228) on muutettu ja parannettu jo ennen lopullisen kertomuksen valmistumista. T(cid:228)st(cid:228) ovat esimerkkin(cid:228) mm. seuraavat seikat: (cid:151) YTK on lakkauttanut oman hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sit- telev(cid:228)n neuvoa-antavan komiteansa, (cid:151) sopimukset l(cid:228)hetet(cid:228)(cid:228)n t(cid:228)t(cid:228) nyky(cid:228) sopimuspuolille ennen kuin komissio allekirjoittaa ne, (cid:151) sopimustietokantaa on kehitetty, (cid:151) Isprassa suoritettavista kuljetuksista on julkaistu avoimia tar- jouskilpailuja, (cid:151) ty(cid:246)ohjelmaan merkittyj(cid:228) hankkeita on v(cid:228)hennetty 700:sta 100:aan ja on perustettu n(cid:228)iden hankkeiden seuranta- ja ar- viointij(cid:228)rjestelm(cid:228) tiiviiss(cid:228) yhteisty(cid:246)ss(cid:228) hankkeiden edunsaa- jina olevien p(cid:228)(cid:228)osastojen kanssa, (cid:151) valvonnan tehostaminen tutkimuslaitoksiin perustettavien rahoitusasioita k(cid:228)sittelevien yksikk(cid:246)jen (MSU) ja kaksoisalle- kirjoitusj(cid:228)rjestelm(cid:228)n avulla, (cid:151) hallinnointimenettelyjen dokumentointi ja niit(cid:228) koskevan intranet-sivuston luominen. Komissio antaa tilintarkastustuomioistuimen viiteasiakirjassa esit- t(cid:228)miin yksityiskohtaisiin huomautuksiin seuraavat vastaukset: TIIVISTELM˜ KESKEISIST˜ HAVAINNOISTA 8. YTK on mukauttanut hallintoj(cid:228)rjestelmi(cid:228)(cid:228)n ja menettelyj(cid:228)(cid:228)n tilintarkastustuomioistuimen tarkastusten ja suositusten perus- teella. Uudistetun hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n avulla on nyt mahdollista tuottaa tietoa, joka antaa tehdyist(cid:228) sopimuksista kattavan ja tar- kan kuvan. K(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n on otettu atk-ohjelmistoja, joiden avulla hankinnat voidaan yhdist(cid:228)(cid:228) asianomaiseen hankkeeseen. soveltaa toimiin, joita YTK toteuttaa komission muiden yksik(cid:246)i- den puolesta, ja perustelluissa tapauksissa my(cid:246)s suoraan teht(cid:228)viin sopimuksiin. 10. Komissio my(cid:246)nt(cid:228)(cid:228), ett(cid:228) tarpeiden suunnitelmallinen enna- kointi, kilpailus(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npano ja suoritettujen palvelu- jen valvonta on joissakin tapauksissa saattanut olla puutteellista. 11. YTK noudattaa varainhoitoasetuksessa ja sen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npa- noa koskevissa yksityiskohtaisissa s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)iss(cid:228) annettuja s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228). Miss(cid:228)(cid:228)n s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksess(cid:228) ei kuitenkaan velvoiteta m(cid:228)(cid:228)rittelem(cid:228)(cid:228)n julkisia hankintoja valmistelevien komiteoiden kokoonpanoa. YTK pyrkii silti yhdenmukaistamaan merkitt(cid:228)vien hankintojen valmis- telumenettelyj(cid:228). 12. YTK:n yksik(cid:246)t soveltavat varainhoitoasetuksen 59 artiklan a alakohdan (ent. 58 artiklan a alakohdan) s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksi(cid:228) varainhoito- asetuksen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanoa koskevien yksityiskohtaisten s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)- jen 106 artiklassa (ent. 126 artiklassa) m(cid:228)(cid:228)riteltyyn kynnysarvoon asti. Lis(cid:228)ksi sovelletaan julkisia hankintoja koskevia direktiivej(cid:228). 13. Komissio katsoo, ett(cid:228) YTK hallinnoi jaksotettuja m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)ra- hoja asianmukaisella tavalla (ks. vastaukset kohtiin 76(cid:151)80). 14. On totta, ett(cid:228) tietyiss(cid:228) tapauksissa asiakirjoista ei k(cid:228)y ilmi, onko ollut perusteltua j(cid:228)tt(cid:228)(cid:228) antamatta asiakirjoja YTK:n hankin- toja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sitel- t(cid:228)v(cid:228)ksi. Komissio katsoo kuitenkin menettelyn olleen perusteltu useimmissa tilintarkastustuomioistuimen tutkimissa tapauksissa. 15. Tilintarkastustuomioistuimen mainitsema palvelusopimuk- sia koskeva ongelma on ollut YTK:n tiedossa, ja sen selvitt(cid:228)minen oli tarkastuksen aikaan jo aloitettu. 16. Komissio pyrkii v(cid:228)ltt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n t(cid:228)llaiset ongelmat vastaisuu- dessa. 17. YTK on kehitt(cid:228)nyt entist(cid:228) parempia seurantaj(cid:228)rjestelmi(cid:228). S(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jenvastaisuuksien ilmetess(cid:228) se on my(cid:246)s toiminut asianmu- kaisella tavalla toteuttamalla mm. kurinpitotoimenpiteit(cid:228). YHTEISEN TUTKIMUSKESKUKSEN HALLINTOJ˜RJESTELM˜ 9. YTK on lakkauttanut oman hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sit- telev(cid:228)n neuvoa-antavan komiteansa. Komissio on tilintarkastus- tuomioistuimen kanssa samaa mielt(cid:228) siit(cid:228), ett(cid:228) varainhoitoasetuk- sen IV osaston julkisia hankintoja koskevia s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksi(cid:228) voidaan 19. Komissio my(cid:246)nt(cid:228)(cid:228), ett(cid:228) YTK:lla on ollut vaikeuksia irrottau- tua rajoitteistaan ja havaita hallintoj(cid:228)rjestelmiens(cid:228) heikkouksia. Viime aikoina se on kuitenkin selke(cid:228)sti alkanut korjata toimin- nassaan esiintyvi(cid:228) puutteita ja kehitt(cid:228)(cid:228) hallintoj(cid:228)rjestelmi(cid:228)(cid:228)n. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/17 Ep(cid:228)tavallinen toimintakehys 21. c) Komissio on tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mielt(cid:228) YTK:n hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)st(cid:228) neuvoa- antavasta komiteasta ja p(cid:228)(cid:228)tti siksi lakkauttaa komitean 22. hei- n(cid:228)kuuta 1999. Komissio oli jo keskeytt(cid:228)nyt komitean toiminnan 3. syyskuuta 1998 tehdyll(cid:228) p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksell(cid:228). Erityinen toimintaj(cid:228)rjestelm(cid:228) 22. Komissio katsoo, ett(cid:228) YTK:n eri tutkimuslaitosten maantie- teellinen sijainti ja tieteellinen erikoistuminen edellytt(cid:228)v(cid:228)t hajau- tettua organisaatio- ja hallintorakennetta, toimivallan jakamista laajalti eri tutkimuslaitosten johtajille ja kaksoisallekirjoitusj(cid:228)rjes- telm(cid:228)(cid:228). 23. YTK:hon on perustettu hallinto-osasto, jonka avulla sek(cid:228) hallintotoimia ett(cid:228) sopimuksiin perustuvaa toimintaa pyrit(cid:228)(cid:228)n yhdenmukaistamaan ja s(cid:228)(cid:228)ntelem(cid:228)(cid:228)n. 24. YTK toteuttaa vuosittain 50 000 tointa, joiden rahoitus vie vain 0,3 prosenttia komission vuosittaisesta talousarviosta, vaikka toimien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) on 8 prosenttia kaikista komission toteuttamista toimista. Hajautetun hallintorakenteen ansiosta ty(cid:246) voidaan jakaa 80 valtuutetulle tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)lle ja noin 60 hal- lintovirkamiehelle. Hallintov(cid:228)lineet ja -menetelm(cid:228)t V(cid:228)lineet Vuosittaiset ty(cid:246)ohjelmat 25. Viidennen puiteohjelman laatimisen yhteydess(cid:228) YTK uudisti hankkeiden hallinnointia tuntuvasti. Hankkeiden lukum(cid:228)(cid:228)r(cid:228)(cid:228) v(cid:228)hennettiin noin 700:sta 100:aan. N(cid:228)ill(cid:228) sadalla hankkeella on kullakin selke(cid:228)t tavoitteet, jotka on aikataulutettu ja m(cid:228)(cid:228)ritelty tii- viiss(cid:228) yhteisty(cid:246)ss(cid:228) hankkeiden ensisijaisina edunsaajina olevien komission yksik(cid:246)iden kanssa. Monivuotinen ty(cid:246)ohjelma on laadittu samojen periaatteiden mukaisesti. Ennen kuin komissio hyv(cid:228)ksyi ty(cid:246)ohjelman, se oli lausuntokierroksella kaikissa komission yksik(cid:246)iss(cid:228). YTK tekee tii- vist(cid:228) yhteisty(cid:246)t(cid:228) er(cid:228)iden komission yksik(cid:246)iden kanssa, ja t(cid:228)t(cid:228) var- ten on laadittu kummankin osapuolen allekirjoittama yhteisty(cid:246)- muistio ((cid:148)Memorandum of Understanding(cid:148)), jossa on sovittu yhteisty(cid:246)menetelmi(cid:228), v(cid:228)lineit(cid:228), suoritettavia teht(cid:228)vi(cid:228) ja niiden laa- tua koskevat s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)t. j(cid:228)rjestelm(cid:228)n II-version k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n ensimm(cid:228)isen(cid:228) 28. YTK otti komission p(cid:228)(cid:228)osastona ja joutui siten k(cid:228)rsim(cid:228)(cid:228)n alkuhankaluuk- sista, joita liittyy kaikkiin uusiin tietokonesovelluksiin. Sincom II -ohjelma jakautuu kolmeen eri osaan: hallinnoinnista vastaavien henkil(cid:246)iden ja tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjien toimien seuran- taan, varainhoidon valvojan ja tilinpit(cid:228)j(cid:228)n hyv(cid:228)ksymismerkint(cid:246)- jen seurantaan sek(cid:228) tilastojen ja raporttien laadintaan. Kolmas osa on asennettu muita osia my(cid:246)hemmin (vuoden 1999 lopulla), koska ensin oli varmistuttava siit(cid:228), ett(cid:228) varsinaiset toiminnot suju- vat moitteettomasti. Kust annuspai kk a pohjai nen kir janpi to 29. YTK on komission muihin yksik(cid:246)ihin n(cid:228)hden edell(cid:228)k(cid:228)vij(cid:228), sill(cid:228) siell(cid:228) on jo k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) kustannuspaikkapohjainen kirjanpito- j(cid:228)rjestelm(cid:228). T(cid:228)m(cid:228)n j(cid:228)rjestelm(cid:228)n avulla kustannuksia ja suorituk- sia voidaan seurata eritt(cid:228)in tarkasti. J(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228) pyrit(cid:228)(cid:228)n jatku- vasti parantamaan, jotta hankkeiden ja ty(cid:246)ohjelman suunnittelu, arviointi ja seuranta sujuisivat entist(cid:228) avoimemmin ja tehokkaam- min. 30. Vastaavuustaulukon avulla pyrit(cid:228)(cid:228)n yhdist(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n toisiinsa yht(cid:228)(cid:228)lt(cid:228) henkil(cid:246)st(cid:246) ja toteuttamiskeinot ja toisaalta eri toimet (budjettikohtien tasolla), jotta voidaan m(cid:228)(cid:228)ritell(cid:228) niiden kokonais- kustannukset. K (cid:228)ytt(cid:246)omai suu skir janpito 31. Karlsruhessa on jo k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) uusi versio Sysbien-j(cid:228)rjestelm(cid:228)st(cid:228), joka on yksi komission vakiotietokannoista. Uuden version avulla tiedot on mahdollista luokitella irtaimistolajeittain. Inventaarion p(cid:228)ivitys on aloitettu, ja ty(cid:246) saadaan p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)kseen kes(cid:228)kuussa 2000. Sopimustietokanta 32. YTK:n sopimustietokanta on esimerkki komission sovelta- mista hyvist(cid:228) k(cid:228)yt(cid:228)nteist(cid:228). J(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228) on kehitetty huomatta- vasti tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen j(cid:228)lkeen. Siihen kuuluu mm. kaksisuuntainen liit(cid:228)nt(cid:228) Sincom II:een, jonka avulla sitoumukset voidaan yhdist(cid:228)(cid:228) sopimuksiin ja k(cid:228)ytt(cid:228)(cid:228) samaa kol- mansia osapuolia koskevaa tiedostoa (fichier tiers). Puitesopimukset 33. Puitesopimukset eiv(cid:228)t sis(cid:228)ll(cid:228) ostovelvoitetta, vaan niiden avulla voidaan saavuttaa mittakaavaetuja. Kirjanpitoj(cid:228)rjestelm(cid:228)t Talousa r vi oki r j anpito Menettelyt 27. YTK:n yksik(cid:246)ihin asennettiin Sincom II vuoden 1997 lopulla, jotta YTK voisi liitty(cid:228) t(cid:228)h(cid:228)n koko komission yhteiseen kirjanpito- j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228)n. 34. YTK:n hallinnointimenettelyjen dokumentointia p(cid:228)ivitet(cid:228)(cid:228)n parhaillaan Total Quality Management (TQM) -ajattelun pohjalta. Asiaan liittyv(cid:228)(cid:228) tietoa on vastedes saatavilla my(cid:246)s YTK:n intrane- tin kautta. C 172/18 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 35. YTK noudattaa julkisten hankintojen eri vaiheissa varainhoi- toasetuksessa ja sen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanoa koskevissa yksityiskohtai- sissa s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)iss(cid:228) annettuja s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksi(cid:228), ja erityisesti m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)yksi(cid:228), joiden mukaan tarjoukset avaa tarkoitusta varten nimitetty lauta- kunta. YTK pyrkii silti edelleen yhdenmukaistamaan merkitt(cid:228)vien hankintojen valmistelumenettelyj(cid:228). Muiden komission p(cid:228)(cid:228)osastojen lukuun suoritetut palvelut 40. Komissio korostaa, ett(cid:228) s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)iss(cid:228), jotka koskevat komis- sion muiden yksik(cid:246)iden YTK:lta tilaamia palveluita/teht(cid:228)vi(cid:228), ei velvoiteta muita komission yksik(cid:246)it(cid:228) aloittamaan tarjouskilpailua tai muita julkisia hankintamenettelyj(cid:228) silloin kun ne antavat tiet- tyj(cid:228) teht(cid:228)vi(cid:228) (t(cid:246)it(cid:228) tai palveluita) YTK:n suoritettavaksi. Hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n heikkoudet Erityisen j(cid:228)rjestelm(cid:228)n seuraukset 41. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mielt(cid:228) siit(cid:228), ett(cid:228) varainhoitoasetuksen IV osaston julkisia hankin- toja koskevia s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksi(cid:228) voidaan soveltaa toimiin, joita YTK toteuttaa komission muiden yksik(cid:246)iden puolesta, ja perustelluissa tapauksissa my(cid:246)s suoraan teht(cid:228)viin sopimuksiin. Yhteist(cid:228) tutkimuskeskusta koskeva hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea 36(cid:151)37. Komissio p(cid:228)(cid:228)tti 1. lokakuuta 1998 keskeytt(cid:228)(cid:228) YTK:n hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean toiminnan seuraavista syist(cid:228): 42. Ks. vastaus kohdassa 40. (cid:151) k(cid:228)sittelem(cid:228)ll(cid:228) kaikki julkiset hankinnat samassa hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)ss(cid:228) neuvoa-antavassa komiteassa voi- daan saavuttaa merkitt(cid:228)vi(cid:228) s(cid:228)(cid:228)st(cid:246)j(cid:228), Tietoj(cid:228)rjestelm(cid:228)n laatu Tietojen tuottaminen (cid:151) kun YTK:n julkiset hankinnat k(cid:228)sitell(cid:228)(cid:228)n yleisess(cid:228) hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)ss(cid:228) neuvoa-antavassa komiteassa, YTK:n on helpompi pit(cid:228)(cid:228) erill(cid:228)(cid:228)n komitean j(cid:228)senyyden ja tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyj(cid:228)n roolit, (cid:151) YTK:n tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjien soveltamat k(cid:228)sittelyajat lyhenev(cid:228)t huomattavasti, koska yleinen hankintoja ja sopi- muksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea kokoontuu vuosit- tain useammin kuin YTK:n oma komitea, 43. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mielt(cid:228) siit(cid:228), ett(cid:228) on t(cid:228)rke(cid:228)(cid:228) luoda YTK:n vuosittaisen ty(cid:246)ohjelman kattava suunnittelu-, seuranta- ja arviointij(cid:228)rjestelm(cid:228), jonka avulla voidaan seurata m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen toteutumista sek(cid:228) henkil(cid:246)st(cid:246)n ty(cid:246)- suorituksia ja hankintoja. T(cid:228)llaisten j(cid:228)rjestelmien perusrakenteet ovat jo olemassa, ja niiss(cid:228) on otettu huomioon tilintarkastustuo- mioistuimen suositukset. J(cid:228)rjestelmien yhdent(cid:228)mist(cid:228) on viel(cid:228) jat- kettava, ja se kuuluukin t(cid:228)m(cid:228)n vuoden painopistealueisiin. (cid:151) se, ett(cid:228) kaikki komission yksik(cid:246)t k(cid:228)ytt(cid:228)v(cid:228)t samaa hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)(cid:228) neuvoa-antavaa komiteaa, lis(cid:228)(cid:228) hal- linnoinnin avoimuutta. 44. Komissio on selvitt(cid:228)nyt ja toteuttanut teknisesti keinot, joi- den avulla sitoumukset voidaan yhdist(cid:228)(cid:228) asianomaisiin hankin- toihin Sincom II -j(cid:228)rjestelm(cid:228)ss(cid:228). Keskeytt(cid:228)misp(cid:228)(cid:228)t(cid:246)st(cid:228) seurasi 22. hein(cid:228)kuuta 1999 p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)s, jolla YTK:n hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komi- tea lakkautettiin. Hajauttamisen onnistuminen 38. YTK noudattaa julkisten hankintojen eri vaiheissa varainhoi- toasetuksessa ja sen t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanoa koskevissa yksityiskohtai- sissa s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)iss(cid:228) annettuja s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ksi(cid:228). Kuten kohdassa 35 jo todet- tiin, YTK pyrkii edelleen yhdenmukaistamaan merkitt(cid:228)vien hankintojen valmistelumenettelyj(cid:228). Se korostaa kuitenkin, ett(cid:228) suuri osa hankinnoista on pieni(cid:228). 45. Sincom II:n kolmansia osapuolia koskeva tiedosto (fichier tiers), johon tilintarkastustuomioistuin viittaa, otettiin k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n syyskuussa 1998. Tiedostoa k(cid:228)ytet(cid:228)(cid:228)n my(cid:246)s YTK:n sopimustieto- kannassa. 46. On totta, ett(cid:228) Sibecan ja Sincom II:n teknisten eroavuuksien vuoksi ei kaikkia tietoja voitu siirt(cid:228)(cid:228) j(cid:228)rjestelm(cid:228)st(cid:228) toiseen. 47. Sopimustietokannan avulla voidaan nyt selvitt(cid:228)(cid:228) sen hank- keen numero, johon jokin hankinta liittyy. T(cid:228)m(cid:228) kentt(cid:228) tulee pakolliseksi l(cid:228)hiaikoina, kun eri hankkeet saadaan koodattua. 39. Valtaosa johtajien matkoista johtuu tutkimustoiminnan toteuttamisen ominaispiirteist(cid:228). Vastuunjako YTK:n johtajilta hei- d(cid:228)n alaisilleen tapahtuu nyt organisoidusti, ja menettely on m(cid:228)(cid:228)- ritelty kirjallisesti. Vastuunjaon yhteydess(cid:228) on m(cid:228)(cid:228)ritelty alueet, joilla valtuutetut voivat toimia ilman esimiestens(cid:228) j(cid:228)rjestelm(cid:228)llist(cid:228) valvontaa. Samalla on luotu kaksoisallekirjoitusj(cid:228)rjestelm(cid:228). 48. Vuonna 1998 aloitettiin kaikkia toimipaikkoja koskeva t(cid:228)y- dellinen inventaario. Ispran osalta inventaario on jo tehty, ja mui- den toimipaikkojen osalta sen on m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) valmistua syyskuussa 2000. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/19 49. On totta, ett(cid:228) tietokantojen ja fyysisen inventoinnin ero on 14 prosenttia. On kuitenkin huomattava, ett(cid:228) Isprassa ero oli koko inventaarion osalta vuoden 1999 lopussa markkina-arvoina noin 3 prosenttia. joihin osallistuvat kaikki yksik(cid:246)np(cid:228)(cid:228)llik(cid:246)t. Kokouksissa k(cid:228)sitel- l(cid:228)(cid:228)n mm. investointeihin liittyvi(cid:228) kysymyksi(cid:228). Sopimustietokanta 50. Sopimustietokanta on t(cid:228)t(cid:228) nyky(cid:228) aiempaa tuntuvasti help- pok(cid:228)ytt(cid:246)isempi ja yhten(cid:228)isempi. YTK:n johtajat p(cid:228)(cid:228)ttiv(cid:228)tkin hei- n(cid:228)kuussa 1999 m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)t(cid:228) tietokannan k(cid:228)yt(cid:246)n pakolliseksi. P(cid:228)(cid:228)t(cid:246)st(cid:228) on alettu soveltaa Pettenin, Geelin ja Karlsruhen tutkimuslaitok- sissa luomalla paikallisesta k(cid:228)ytt(cid:246)j(cid:228)rjestelm(cid:228)st(cid:228) yhteys sopimus- tietokantaan. Puitesopimuksiin liittyvien tilausten seuranta 51. Vuoden 2000 alusta puitesopimuksiin liittyvi(cid:228) tilauksia voi- daan seurata sopimustietokannan ja Sincom II:n v(cid:228)lisen liit(cid:228)nn(cid:228)n avulla. My(cid:246)s muiden tilausten etsiminen sopimustietokannasta on tehty pakolliseksi p(cid:228)(cid:228)johtajan helmikuussa 2000 laatiman muis- tion nojalla. Sopimustietokannan avulla voidaan lis(cid:228)ksi selvitt(cid:228)(cid:228) sen hankkeen numero, johon jokin hankinta liittyy. T(cid:228)m(cid:228) kentt(cid:228) tulee pakolliseksi l(cid:228)hiaikoina, kun eri hankkeet saadaan koodat- tua. 55. Kaikkien sopimusten yhteydess(cid:228) ei tarvita muodollista tar- jouseritelm(cid:228)(cid:228), esimerkiksi kun kyseess(cid:228) on ainutlaatuinen palvelu tai laite. YTK saa my(cid:246)s silloin t(cid:228)ll(cid:246)in tutkimustoimintansa yhtey- dess(cid:228) ehdotuksia innovatiivisista tuotteista tai tutkimustuloksista, jotka se haluaa hankkia pysy(cid:228)kseen alansa k(cid:228)rjess(cid:228). Ensimm(cid:228)inen tilintarkastustuomioistuimen mainitsema tapaus liittyy vuonna 1988 j(cid:228)rjestettyyn tarjouskilpailuun. Kyseisell(cid:228) sopi- muspuolella on k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228)(cid:228)n hankkeen toteuttamisessa tarvittavaa ainutlaatuista teknologiaa ja asiantuntemusta, ja tilanne oli sama my(cid:246)s silloin kun yhteisty(cid:246)t(cid:228) sen kanssa p(cid:228)(cid:228)tettiin jatkaa. Toisessa tapauksessa YTK siirtyi sveitsil(cid:228)isest(cid:228) tietoverkosta eurooppalai- seen tutkimustietoverkkoon, joka oli tuolloin ainoa laatuaan ja jonka my(cid:246)s er(cid:228)(cid:228)t muut komission yksik(cid:246)t olivat valinneet samasta syyst(cid:228). 56. Yksik(cid:246)it(cid:228) on muistutettu asianomaisista s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)ist(cid:228) 3. maa- liskuuta 1998 p(cid:228)iv(cid:228)tyll(cid:228) YTK:n p(cid:228)(cid:228)johtajan muistiolla. SOPIMUSTEN SEURANTA NIIDEN ERI VAIHEISSA 52. YTK on tietoinen tilintarkastustuomioistuimen havaitsemista puutteista ja on pyrkinyt korjaamaan ne eritt(cid:228)in tiukoin toimen- pitein. YTK oli alkanut korjata ep(cid:228)ilytt(cid:228)vi(cid:228) tai jopa s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jenvas- taisia menettelyj(cid:228) jo ennen tilintarkastustuomioistuimen huomau- tuksia mm. hallinnollisten tutkimusten ja kurinpitomenettelyjen avulla. T(cid:228)ss(cid:228) yhteydess(cid:228) on rangaistu nelj(cid:228)(cid:228) toimihenkil(cid:246)(cid:228). 57. Kyseinen laboratoriov(cid:228)lineist(cid:246) k(cid:228)sitt(cid:228)(cid:228) hydraulisen puristi- men (arvo 260 000 euroa), ja sen hankinta liittyy Transuraanin tutkimuslaitokseen perusteilla olevan kevyempien aktinidien labo- ratorion varustamiseen. Kyseess(cid:228) on kaikkiaan 2,5 miljoonan euron investointi, joka toteutetaan yhteisty(cid:246)ss(cid:228) kolmansien osa- puolten kanssa. Yhden hankkeeseen osallistuvan osapuolen (er(cid:228)(cid:228)n j(cid:228)senvaltion suuri ydinlaboratorio) poliittisen p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksen vuoksi kaikki toimet jouduttiin keskeytt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n, kunnes ongelmat saatiin selvitetty(cid:228), ja n(cid:228)in onkin jo tapahtunut. Menoa ei siis tieten tah- toen toteutettu liian varhain. Sopimusten valmistelu Tarpeiden m(cid:228)(cid:228)ritt(cid:228)minen 53. Tieteellisten hankkeiden erityistarpeiden suunnittelusta vas- taavat hankkeiden johtajat. Yleisten tarpeiden suunnittelu taas tapahtuu horisontaalisesti (joko kunkin tutkimuslaitoksen tai Isp- ran toimipaikan osalta erikseen tai kokonaisuutena). Kalliita lait- teita pyrit(cid:228)(cid:228)n mahdollisuuksien mukaan k(cid:228)ytt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n saman alan tutkimushankkeissa yhteisesti. ATK-palveluiden ja -laitteiden osalta on (cid:228)skett(cid:228)in julkaistu koko YTK:ta koskevat tarjouspyynn(cid:246)t. Sopimusasiakirjojen ja teknisten liitteiden laatu 58(cid:151)60. Komissio huomauttaa tilintarkastustuomioistuimelle, ett(cid:228) teknisi(cid:228) liitteit(cid:228) on jo parannettu huomattavasti. Hajautetun hallinnon vahvistamisen yhteydess(cid:228) YTK kuitenkin varmistaa, ett(cid:228) t(cid:228)t(cid:228) ty(cid:246)t(cid:228) jatketaan. Sopimusten luokittelu Tieteellisten sopimusten luokittelu ja m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) 54. Tarpeiden arvioinnista vastaavat l(cid:228)hinn(cid:228) hankkeiden johta- jat, jotka esitt(cid:228)v(cid:228)t ehdotuksensa yksik(cid:246)np(cid:228)(cid:228)llik(cid:246)lleen. Kunkin tut- kimuslaitoksen johtaja j(cid:228)rjest(cid:228)(cid:228) s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)llisesti hallintokokouksia, 62. Komission mielest(cid:228) on normaalia, ett(cid:228) tilintarkastustuomio- istuimen k(cid:228)sittelemien tapausten joukossa on sopimuksia, joiden arvo on l(cid:228)hell(cid:228) komiteak(cid:228)sittelyn rajaa. YTK:lla on toisaalta ny- ky(cid:228)(cid:228)n k(cid:228)yt(cid:246)ss(cid:228) kaksoisallekirjoitusj(cid:228)rjestelm(cid:228), mik(cid:228) mahdollistaa tehostetun valvonnan. C 172/20 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 21. 6. 2000 Palveluiden tarjoamista koskevien sopimusten luokittelu Laittomien sopimusten mahdollisuus 63(cid:151)64. Komissio huomauttaa, ett(cid:228) tilintarkastustuomioistui- men tehdess(cid:228) tarkastuksensa YTK oli jo alkanut korjata tilannetta niiden ty(cid:246)sopimusten osalta, jotka on tehty palveluiden tarjoa- mista koskevien sopimusten nimell(cid:228). T(cid:228)m(cid:228) s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jenvastainen k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246) sai osittain alkunsa YTK:n henkil(cid:246)st(cid:246)taulukossa esiinty- neest(cid:228) ep(cid:228)tasapainosta. YTK:n henkil(cid:246)st(cid:246)taulukko on n(cid:228)et eril- linen muuhun komissioon n(cid:228)hden. Taulukossa oli A-ura-alueen virkoihin n(cid:228)hden suhteettoman paljon B- ja C-virkoja. Ep(cid:228)tasa- paino korjattiin vasta vuonna 1998 lis(cid:228)(cid:228)m(cid:228)ll(cid:228) A-virkoja ja v(cid:228)hen- t(cid:228)m(cid:228)ll(cid:228) vastaavasti B- ja C-virkoja. Sopimusten teko Neuvottelumenettelyn k(cid:228)ytt(cid:246) Ilmi(cid:246)n laajuus 66(cid:151)67. YTK:n hallintoj(cid:228)rjestelm(cid:228) on ottanut huomioon tilin- tarkastustuomioistuimen suositukset ja pystyy nyt tuottamaan luotettavaa tietoa sopimuksista, jotka on hyv(cid:228)ksytty ilman han- kintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean k(cid:228)sit- tely(cid:228). S(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)nvastainen k(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246) 68(cid:151)71. Yhteis(cid:246)jen tuomioistuimen oikeusk(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246) t(cid:228)st(cid:228) aiheesta on verraten suppea. Voimassa olevissa s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)iss(cid:228) maini- taan suorien sopimusten tekemiselle my(cid:246)s muita perusteita kuin ne, jotka tilintarkastustuomioistuin mainitsee (mm. lis(cid:228)t(cid:246)iden teet- t(cid:228)minen). YTK on jo tehnyt aloitteita parantaakseen kilpailutta- mista ja toteuttaa my(cid:246)s jatkossa vastaavia aloitteita laajentaakseen kilpailuttamista my(cid:246)s asianomaisen rajan alapuolelle j(cid:228)(cid:228)viin han- kintoihin. Varainhoidon valvonta on jo todennut tilanteen paran- tuneen huomattavasti. 75. Komissio huomauttaa, ett(cid:228) YTK oli jo todennut sopimusten tekemisess(cid:228) ilmenneet s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jenvastaisuudet ja erityisesti laitto- mien sopimusten mahdollisuuden ja ett(cid:228) se oli jo toteuttanut niit(cid:228) koskevat hallinnolliset tutkimukset. Tutkimusten seurauksena on p(cid:228)(cid:228)tetty aloittaa kurinpitomenettely nelj(cid:228)n toimihenkil(cid:246)n osalta. Tapaukset oli luovutettu OLAFin k(cid:228)sitelt(cid:228)v(cid:228)ksi jo vuoden 1998 alussa. Osa tutkimuksista on viel(cid:228) kesken, ja niiden perusteella saatetaan aloittaa muita kurinpitomenettelyj(cid:228) tai jopa rikosoikeu- dellisia toimia. Tilintarkastustuomioistuimen toteamat tapaukset on esitetty YTK:n ja OLAFin laatimissa asiakirjoissa. Sopimusten hajauttaminen Jaksotettujen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)ytt(cid:246) (kirjanpidossa tapahtuva hajautta- minen) 76(cid:151)78. Jaksotettujen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen k(cid:228)yt(cid:246)st(cid:228) komissio huomaut- taa, ett(cid:228) tilintarkastustuomioistuimen tutkimissa tapauksissa on kyse sopimuksista, jotka hankintoja ja sopimuksia k(cid:228)sittelev(cid:228) neuvoa-antava komitea oli hyv(cid:228)ksynyt moneksi vuodeksi, sill(cid:228) kyseiset sopimukset tehd(cid:228)(cid:228)n vain vuodeksi kerrallaan, mutta ne voidaan tarvittaessa uusia vuosittain. Menettely(cid:228) noudatetaan ensinn(cid:228)kin siksi, ett(cid:228) voitaisiin noudattaa hankintojen avoimuutta, ja toiseksi, jotta voitaisiin varmistaa suoritettujen palvelujen laa- dun s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)llinen seuranta. Komissio katsoo, ett(cid:228) n(cid:228)iss(cid:228) tapauksissa sek(cid:228) oikeudelliset ett(cid:228) rahoitussitoumukset ovat voimassa vain vuoden. N(cid:228)in ollen on loogista tehd(cid:228) uudet sitoumukset vuosittain p(cid:228)(cid:228)tett(cid:228)ess(cid:228) sopi- muksen jatkamisesta. Sopimuksia ja hankintoja k(cid:228)sittelev(cid:228)n neuvoa-antavan komitean hyv(cid:228)ksym(cid:228)n enimm(cid:228)ism(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n sitomi- nen kokonaisuudessaan saattaisi antaa v(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n kuvan talousarvion varmuudesta. Jos sopimuspuolen kanssa tulee ongelmia, on vapau- tettava m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoista osa, joka vastaa sopimuksen sit(cid:228) osaa, jota ei toteuteta kyseisen sopimuspuolen kanssa, ja yritett(cid:228)v(cid:228) saada takaisin n(cid:228)m(cid:228) maksusitoumusm(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahat, jotta niiden avulla voi- daan tehd(cid:228) sopimus toisen sopimuspuolen kanssa. T(cid:228)m(cid:228) on (cid:228)(cid:228)rim- m(cid:228)isen hankalaa, ellei suorastaan mahdotonta. Oikeudellinen hajauttaminen (sopimusten kesto 1 + x vuotta) 79. Ks. vastaus kohdissa 76(cid:151)78. Monopoliasema Sopimuksen sis(cid:228)ll(cid:246)n hajauttaminen Ispran toimipaikan kuljetuspalveluista on julkaistu uusi tar- 72. jouskilpailu 4. marraskuuta 1999. Kilpailusta on pyritty ilmoit- tamaan kaikille siit(cid:228) mahdollisesti kiinnostuneille toimijoille (ilmoi- tuksia on l(cid:228)hetetty suoraan yli 300 alueelliselle taksiyritykselle). Samalla on parannettu tuntuvasti palveluiden hallintoa ja seuran- taa. johon tilintarkastustuomioistuin viittaa, tehtiin 80. Sopimus, jo alun perin kahdessa vaiheessa paitsi teknisist(cid:228) syist(cid:228) my(cid:246)s siksi, ett(cid:228) voitaisiin valvoa suoritetun palvelun laatua. T(cid:228)m(cid:228) mainittiin my(cid:246)s tarjouskilpailuilmoituksessa. Maksusitoumus tehtiin t(cid:228)ll(cid:228) perusteella. Muut sopimusten hyv(cid:228)ksymismenettelyt 73. Komissio huomauttaa, ett(cid:228) kuljetuspalvelut p(cid:228)(cid:228)tettiin ulkois- taa, koska katsottiin ulkopuolisen yrityksen voivan tarjota kysei- set palvelut halvemmalla. Viime aikoihin asti alueella ei toiminut kovin monta taksiyrityst(cid:228), koska Milanon Linaten lentokentt(cid:228) on varsin kaukana Isprasta. Komissio huomauttaa niin ik(cid:228)(cid:228)n, ett(cid:228) palvelujen taso on ollut erinomainen. Sopimusten antaminen kokonaisuudessaan alihankintana kolmansille 81(cid:151)82. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mielt(cid:228) sopimusten antamisesta kokonaisuudessaan kolmansille. Kyse on yksitt(cid:228)isist(cid:228) tapauksista, ja YTK tekee parhaansa v(cid:228)ltt(cid:228)(cid:228)k- seen vastaavia tapauksia jatkossa. 21. 6. 2000 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 172/21 Sopimuksen tekeminen ilman riitt(cid:228)vi(cid:228) m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja 83. YTK teki oikeudellisen sitoumuksen k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olevien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen t(cid:228)ydest(cid:228) arvosta ja laajensi teht(cid:228)v(cid:228)kentt(cid:228)(cid:228), kun k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n saatiin lis(cid:228)m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja. Se pysytteli kuitenkin enimm(cid:228)is- m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n rajoissa. 89. Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemassa tapauksessa oli kyse koko komissiota koskevasta puitesopimuksesta, jonka arvoksi ennakoitiin 2,58 miljoonaa euroa. YTK toteutti vain yhden kokei- luhankkeen kokeillakseen j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228) ja p(cid:228)(cid:228)tti tulosten perus- teella olla ottamatta j(cid:228)rjestelm(cid:228)(cid:228) yleiseen k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n. Komission mielest(cid:228) t(cid:228)m(cid:228) on esimerkki moitteettomasta hallinnoinnista. T(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanon seuranta P˜˜TELM˜T/SUOSITUKSET Sopimusten hallinnointi 84. YTK on vaihtanut sopimusten allekirjoittamisj(cid:228)rjestyst(cid:228). Raportit, jotka toimitettiin ennen kuin YTK oli allekirjoittanut sopimuksen, liittyiv(cid:228)t kilpaileviin hankkeisiin, joiden toteuttami- nen oli jo alkanut, kun menettely YTK:ssa saatiin p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)kseen. 85. YTK teki oikeudellisen sitoumuksen k(cid:228)ytett(cid:228)viss(cid:228) olevien m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahojen t(cid:228)ydest(cid:228) arvosta ja laajensi teht(cid:228)v(cid:228)kentt(cid:228)(cid:228), kun k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n saatiin lis(cid:228)m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)rahoja. Se pysytteli kuitenkin enimm(cid:228)is- m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)n rajoissa. 90(cid:151)94. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mielt(cid:228) siit(cid:228), ett(cid:228) on suotavaa soveltaa voimassa olevia hankintoja koskevia s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228) asianmukaisesti ja ottaa erityisesti YTK:ssa k(cid:228)yt- t(cid:246)(cid:246)n tehokas suunnittelu-, seuranta- ja arviointij(cid:228)rjestelm(cid:228). T(cid:228)m(cid:228)n vuoksi komissio onkin toteuttanut toimenpiteit(cid:228), joiden tarkoituksena on luoda esimerkillisi(cid:228) j(cid:228)rjestelmi(cid:228) ja menettelyj(cid:228) ja moitteeton organisaatio. N(cid:228)m(cid:228) toimet oli aloitettu jo ennen tilin- tarkastustuomioistuimen tarkastusta. Tilintarkastustuomioistui- men huomautuksista ja suosituksista on kuitenkin ollut toimille hy(cid:246)ty(cid:228), mist(cid:228) komissio kiitt(cid:228)(cid:228) tilintarkastustuomioistuinta. Suoritettujen palveluiden valvonta 87. YTK on jo kehottanut sopimuspuolia esitt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n laskunsa yksityiskohtaisemmin. Tietyntyyppisi(cid:228) sopimuksia on my(cid:246)s muu- tettu siten, ett(cid:228) laskujen yhteydess(cid:228) on esitett(cid:228)v(cid:228) asiakirjat, joista k(cid:228)y ilmi todellinen ty(cid:246)aika (acceptance form). Tilintarkastustuo- mioistuimen mainitsemassa tapauksessa oli kyse puitesopimuk- sesta, jonka yhteydess(cid:228) tilaukset voivat olla eri yksik(cid:246)iden teke- mi(cid:228), jolloin kukin yksikk(cid:246) vastaa itse tilaustensa seurannasta. 88. Tilintarkastustuomioistuimen mainitsema tapaus koskee uuden tietokonej(cid:228)rjestelm(cid:228)n asentamista kirjastoon. J(cid:228)rjestelm(cid:228)n hyv(cid:228)ksyminen lykk(cid:228)(cid:228)ntyi useaan kertaan teknisist(cid:228) syist(cid:228) (j(cid:228)rjes- telm(cid:228)n ep(cid:228)vakaus ja vuoden 2000 aiheuttamiin h(cid:228)iri(cid:246)ihin liitty- v(cid:228)t riskit). Yhteys sopimuspuoleen pidettiin kuitenkin voimassa asennusvaiheen ajan. J(cid:228)rjestelm(cid:228) on nyt otettu k(cid:228)ytt(cid:246)(cid:246)n. Komissio katsoo, ett(cid:228) YTK:n t(cid:228)m(cid:228)nhetkinen j(cid:228)rjestelm(cid:228) t(cid:228)ytt(cid:228)(cid:228) jo tilintarkastustuomioistuimen vaatimukset. P(cid:228)(cid:228)m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)(cid:228) ei kui- tenkaan ole viel(cid:228) saavutettu. Painopistealueena on kehitt(cid:228)(cid:228) eten- kin hankkeiden osakirjanpitoa. 95(cid:151)96. Komissio vahvistaa, ett(cid:228) er(cid:228)iden tilintarkastustuomio- istuimen analysoimien tapausten osalta on suoritettu hallinnol- lisia tutkimuksia, joiden perusteella on aloitettu kurinpitomenet- telyj(cid:228). T(cid:228)ss(cid:228) yhteydess(cid:228) on noudatettu hallintoa koskevia kansainv(cid:228)lisi(cid:228) k(cid:228)yt(cid:228)nnes(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)j(cid:228). Kyseiset menettelyt oli aloitettu jo kauan ennen tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksia. Kurin- pidollisia seuraamuksia on m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)tty nelj(cid:228)lle YTK:n toimihenki- l(cid:246)lle. Tapaukset on toimitettu my(cid:246)s OLAFille mahdollisten oikeu- dellisten seurantatoimien toteuttamista varten. Tulojen ja menojen hyv(cid:228)ksyjien taloudelliseen ja kurinpidolliseen vastuuseen liittyv(cid:228)(cid:228) yleist(cid:228) ongelmaa tarkastellaan uudelleen hallinnonuudistuksen ja varainhoitoasetuksen uudelleenlaatimisen yhteydess(cid:228)