title: Rapport spécial nº 10/2000 relatif aux marchés publics attribués par le Centre commun de recherche, accompagné des réponses de la Commission

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text: 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/1 I (Communications) COUR DES COMPTES RAPPORT SP(cid:201)CIAL No 10/2000 relatif aux marchØs publics attribuØs par le Centre commun de recherche, accompagnØ des rØponses de la Commission (PrØsentØ en vertu de l(cid:146)article 248, paragraphe 4, deuxiŁme alinØa, du traitØ CE) (2000/C 172/01) TABLE DES MATI¨RES Points Page INTRODUCTION. Les objectifs et le champ de l(cid:146)enquŒte. Le cadre juridique et l(cid:146)importance financiŁre. R(cid:201)SUM(cid:201) DES PRINCIPALES OBSERVATIONS. LE DISPOSITIF DE GESTION DU CCR. Un cadre original. Un rØgime particulier de fonctionnement. Une gestion dØcentralisØe. Les instruments et les procØdures de gestion. Les instruments. Les procØdures. Les faiblesses du dispositif. Les consØquences du rØgime particulier. La qualitØ du systŁme d(cid:146)information. LA MA˛TRISE DU CYCLE DES MARCH(cid:201)S. La prØparation des marchØs. L(cid:146)identification des besoins. La qualitØ des cahiers des charges et des annexes techniques. La qualification des marchØs. L(cid:146)attribution des marchØs. L(cid:146)utilisation des contrats nØgociØs. Le fractionnement des marchØs. Autres modalitØs d(cid:146)attribution. 1-7 1-5 6-7 8-18 19-51 20-24 21 22-24 25-35 25-33 34-35 36-51 36-42 43-51 52-89 53-64 53-57 58-60 61-64 65-83 65-75 76-80 81-83 3 3 4 5 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 9 9 9 10 10 11 12 C 172/2 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 Le suivi de la mise en (cid:156)uvre. La gestion des contrats. Le contr(cid:244)le du service fait. CONCLUSIONS/RECOMMANDATIONS. Points 84-89 84-85 86-89 90-96 ANNEXE. RØponses de la Commission. Page 12 12 12 13 15 16 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/3 INTRODUCTION Les objectifs et le champ de l(cid:146)enquŒte 1. Le prØsent rapport de la Cour s(cid:146)inscrit dans le prolongement de ceux, dØj(cid:224) produits, sur la mise en (cid:156)uvre du quatriŁme programme-cadre de recherche (4e PC) pour la pØriode 1994- 1998. Cependant, contrairement aux travaux prØcØdents, qui por- taient sur l(cid:146)examen de la gestion des programmes de recherche indirecte, celui-ci s(cid:146)attache (cid:224) analyser la gestion des marchØs que le Centre commun de recherche (ci-aprŁs dØnommØ «le Centre» ou «le CCR») est amenØ (cid:224) attribuer pour se procurer les moyens nØcessaires (cid:224) ses activitØs (1). 2. Le CCR, ØlevØ au rang de direction gØnØrale par une dØcision de la Commission en date du 10 avril 1996, se compose de plu- sieurs instituts scientifiques et de directions horizontales en charge de la programmation des t(cid:226)ches et de la gestion des moyens logis- tiques. Cette direction gØnØrale, outil principal dont dispose la CommunautØ pour mener (cid:224) bien ses missions de recherche directe, prØsente, aux termes de la dØcision du 10 avril 1996, la particu- laritØ d(cid:146)avoir un conseil d(cid:146)administration composØ de reprØsen- tants des (cid:201)tats membres, auquel le directeur gØnØral doit soumet- tre les actes de gestion les plus importants. 3. La rØglementation relative (cid:224) l(cid:146)attribution des marchØs publics vise deux objectifs fondamentaux: a) permettre aux entitØs publiques de se procurer les travaux, fournitures et services dont elles ont besoin en fonction du meilleur rapport qualitØ/prix et b) garantir un Øgal accŁs aux marchØs publics (cid:224) toutes les entre- prises qui prØsentent les compØtences et les garanties requises. 4. La Cour s(cid:146)est placØe de ce double point de vue pour se pro- noncer sur la lØgalitØ/rØgularitØ comme sur la bonne gestion financiŁre de l(cid:146)ensemble des activitØs du CCR, dŁs lors que ces der- niŁres se traduisaient par l(cid:146)attribution d(cid:146)un marchØ (cid:224) un tiers. Les marchØs obtenus par le Centre pour des prestations effectuØes par ses divers instituts au bØnØfice de tiers, qui rØpondent (cid:224) une logi- que de gestion diffØrente, sont exclus de ce contr(cid:244)le. 5. Les travaux de la Cour ont portØ sur le dispositif de gestion du CCR et sur la ma(cid:238)trise du cycle des marchØs. Les instruments et les procØdures de gestion ont ØtØ analysØs ainsi qu(cid:146)un Øchantillon de 90 marchØs (voir tableau 1) d(cid:146)un montant global de 81,5 Mio EUR. Ce dernier Øtait composØ de 43 opØrations relatives (cid:224) des dossiers ayant ØtØ soumis (cid:224) la Commission consultative des achats et marchØs (CCAM) et de 47 autres n(cid:146)ayant pas ØtØ soumises (cid:224) cette instance pour des montants respectifs de 79 et 2,5 Mio EUR. Tableau 1 (cid:201)chantillon examinØ au cours de l(cid:146)audit (en euros) Ispra SØville Geel Karlsruhe Petten Total 23 11 34 2 5 7 6 9 15 5 9 14 7 13 20 43 47 90 37 069 199 8 528 424 7 331 267 9 340 324 4 287 058 2 608 937 10 819 651 4 353 362 3 031 784 9 758 881 5 548 489 3 961 827 12 006 320 5 051 114 4 029 313 78 994 375(a) 27 768 447 20 963 128 10 13 0 2 1 5 0 5 0 7 11 32 539 075 207 844 247 311 994 013 570 056 2 558 299(b) 10 1 4 1 0 6 3 7 2 9 1 3 36 2 9 81 552 674 MarchØs sØlectionnØs dans l(cid:146)Øchantillon Nombre de marchØs CCAM/CCR Nombre de marchØs hors CCAM/ CCR Total Analyse des marchØs CCAM/ CCR Montant total approuvØ Montant total engagØ Montant total payØ Nombre de marchØs sØlectionnØs par entente directe Nombre de marchØs sØlectionnØs par appel d(cid:146)offres formel Analyse des marchØs HORS- CCAM/CCR Montant total engagØ Nombre de marchØs sØlectionnØs par entente directe Nombre de marchØs sØlectionnØs par appel d(cid:146)offres informel Nombre de marchØs sØlectionnØs par appel d(cid:146)offres formel Valeur globale des marchØs sØlectionnØs (a) + (b) Source: Cour des comptes europØenne. C 172/4 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 Le cadre juridique et l(cid:146)importance financiŁre 6. Le domaine de l(cid:146)enquŒte est rØgi par des textes de nature et de portØe diffØrentes: a) b) les dØcisions 94/918/CE et 94/919/Euratom du Conseil du 15 dØcembre 1994 (2), arrŒtant les programmes spØcifiques de recherche qui fixent les objectifs du CCR pour la mise en (cid:156)uvre du 4e PC; les dispositions gØnØrales du rŁglement financier qui dØfinis- sent les modalitØs d(cid:146)exØcution du budget de la CommunautØ europØenne (CE), dispositions complØtØes par celles particu- liŁres aux crØdits de recherche, prØvues au titre VII de ce mŒme rŁglement; c) les directives europØennes en matiŁre de marchØs publics de services (92/50/CEE du 18 juin 1992), de fournitures et de tra- vaux (93/36/CEE et 93/37/CEE du 14 juin 1993) modifiØes par la directive 97/52/CE du 13 octobre 1997 (3) qui s(cid:146)impo- sent (cid:224) la Commission comme (cid:224) l(cid:146)ensemble des pouvoirs adju- dicateurs des (cid:201)tats membres. 7. Sur la pØriode couverte par les programmes spØcifiques de recherche (1995-1998), le CCR a disposØ d(cid:146)un budget global de 1 413 Mio EUR. Sur ce montant, 494 Mio EUR (hors crØdits de rØemploi) ont ØtØ consacrØs au financement des marchØs. Les tableaux 2 et 3 prØsentent respectivement, par exercice, la rØpar- tition des masses budgØtaires et des dossiers examinØs par la CCAM. Tableau 2 RØpartition des masses budgØtaires 1995 1996 1997 1998 Total 1995-1998 (en milliers d(cid:146)euros) CrØdits disponibles consommØs CrØdits disponibles consommØs CrØdits disponibles consommØs CrØdits disponibles consommØs 156 312 51 850 322 3 386 3 575 18 471 4 536 645 1 270 2 566 4 850 8 020 1 570 2 052 0 262 0 0 33 836 n. e. 9 334 212 n. e. n. e. 1 119 n. e. 304 188 154 512 51 551 322 3 385 3 575 18 466 4 534 645 1 237 52 14 8 018 1 570 0 0 261 0 0 5 986 n. e. 3 265 11 303 257 707 170 455 57 394 400 1 397 2 928 17 771 4 095 360 2 130 8 907 8 970 6 594 1 840 3 998 0 0 0 0 40 967 n. e. n. e. 4 848 1 218 1 660 0 1 139 337 071 158 495 57 384 400 1 393 2 928 17 731 4 095 350 2 129 1 607 3 788 6 582 1 840 339 0 0 0 0 8 995 n. e. n. e. 4 768 0 0 0 115 272 939 171 692 62 430 400 2 079 2 974 20 353 4 640 437 3 537 18 615 19 017 5 645 1 445 4 747 115 0 160 0 29 939 9 508 n. e. 239 3 395 3 325 960 1 029 366 681 170 811 58 219 390 2 076 2 876 20 252 4 638 436 3 435 2 508 4 419 5 628 1 442 824 115 0 160 0 11 194 2 382 n. e. 66 150 344 960 742 294 067 183 727 64 856 507 2 097 2 982 23 094 4 966 516 3 677 29 693 25 110 7 903 1 605 3 705 0 0 0 0 28 587 11 631 n. e. 177 4 949 4 877 0 310 404 969 183 483 64 827 507 2 097 2 982 23 093 4 966 516 3 677 3 061 7 794 7 811 1 590 417 0 0 0 0 4 523 1 284 n. e. 73 382 4 795 0 304 318 182 CrØdits disponibles 682 186 236 530 1 629 8 959 12 459 79 688 18 237 1 958 10 614 59 781 57 947 28 161 6 460 14 502 115 262 160 0 133 329 21 139 9 334 5 476 9 562 9 863 2 079 2 477 1 412 907 consommØs 667 300 231 982 1 619 8 952 12 360 79 542 18 232 1 947 10 478 7 227 16 016 28 039 6 442 1 581 115 261 160 0 30 698 3 666 3 265 4 917 531 5 139 1 263 1 161 1 142 893 96 026 51 644 109 222 57 060 132 559 65 037 156 386 69 872 494 191 243 611 B6-1 1 1 0 (a) B6-1 2 1 0 (a) B6-2 1 1 3 B6-2 1 2 1 B6-2 1 2 2 B6-2 1 3 1 B6-2 1 4 3 B6-2 1 5 1 B6-2 1 7 1 B6-2 9 1 0 B6-2 9 2 0 B6-3 1 1 1 B6-3 1 2 1 B6-3 9 1 0 B6-4 1 1 0 B6-4 1 2 0 B6-4 1 3 0 B6-4 2 1 0 B6-4 3 1 0 B6-4 3 2 0 B6-4 4 1 0 B6-4 4 2 0 B6-4 4 2 1 B6-4 5 1 0 B6-5 3 1 1 B6-5 4 1 0 Total Disponible pour les marchØs: Total -/- (a) = (a)= Frais de personnel. Source: Commission. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/5 Tableau 3 MarchØs CCAM, selon le type de procØdure dØcisionnelle 1995 1996 1997 1998 (1) Nombre de marchØs % Montant global EUR % Nombre de marchØs % Montant global EUR % Nombre de marchØs % Montant global EUR % Nombre de marchØs % Montant global EUR % Total Ententes directes Appels d(cid:146)offre 64 26 38 50 230 631 40,6 10 210 648 20,3 59,4 40 019 983 79,7 70 23 47 131 975 015 32,9 58 416 096 (2) 44,3 67,1 73 558 919 55,7 56 14 42 62 526 981 25,0 3 816 934 6,1 75,0 58 710 047 93,9 30 15 15 65 226 022 50 49 990 053 76,64 50 15 235 969 23,36 (1) Les donnØes relatives (cid:224) l(cid:146)exercice 1998 n(cid:146)ont ØtØ communiquØes par le secrØtariat de la CCAM que postØrieurement (cid:224) l(cid:146)adoption du prØsent rapport par la Cour. (2) 41 000 000: Stockage final de tous les dØchets hautement radioactifs produits dans le rØacteur RHF de Petten (NL) pendant ses 30 ans de vie dans le seul centre de stockage nØerlandais agrØØ par les autoritØs nØerlandaises pour ce type de dØchets. 3 400 000: Fourniture d(cid:146)ØlØments de combustible radioactif pour le rØacteur RHF de Petten. Source: CCR. R(cid:201)SUM(cid:201) DES PRINCIPALES OBSERVATIONS 8. Le systŁme de gestion dont dispose le CCR ne permet pas la production d(cid:146)une information de nature (cid:224) donner, sous une forme exploitable, une vision exhaustive et exacte des marchØs attribuØs. Cette situation s(cid:146)explique par l(cid:146)effet conjuguØ de l(cid:146)insuffisance des instruments informatiques, qui ne permettent ni le rattachement d(cid:146)un marchØ dØterminØ au projet auquel il se rØfŁre, ni l(cid:146)Øtablisse- ment de tableaux de bord pour la direction, et par la perte de l(cid:146)his- torique des opØrations lors du transfert des opØrations du logiciel comptable Sibeca (4) vers le logiciel Sincom II (5) (voir points 19, 25-31, 43-51). 9. Un rØgime qui fait exception au droit commun, caractØrisØ notamment par l(cid:146)existence d(cid:146)une commission consultative des achats et des marchØs (CCAM-CCR) spØcifique et par l(cid:146)Øtablisse- ment d(cid:146)un document dØnommØ «arrangement administratif» au terme duquel la Commission se trouve dans la situation d(cid:146)avoir (cid:224) conclure un accord avec elle-mŒme, constitue un handicap pour une gestion saine des marchØs (voir points 20-24, 36-41). 10. La ma(cid:238)trise du cycle des marchØs, depuis l(cid:146)identification du besoin jusqu(cid:146)au suivi du service fait par l(cid:146)ordonnateur, est globa- lement insuffisante faute d(cid:146)une rØelle gestion prØvisionnelle des besoins, de dØfaillances dans la mise en (cid:156)uvre des rŁgles de concurrence et, enfin, en raison de la faiblesse du contr(cid:244)le du ser- vice fait (voir points 52-64). 11. L(cid:146)absence de texte dØfinissant la composition des comitØs responsables de la prØparation des marchØs et rØglementant leurs modalitØs de fonctionnement aggrave, par ailleurs, ces lacunes. Toute la phase prØparatoire des marchØs souffre en consØquence d(cid:146)un manque de transparence (voir points 34, 35, 54). 12. Le CCR a Øgalement octroyØ des marchØs par entente directe sans que les rŁgles en la matiŁre telles qu(cid:146)elles ont ØtØ interprØtØes par la jurisprudence de la Cour de justice ne soient respectØes. L(cid:146)enquŒte a Øgalement confirmØ la possibilitØ d(cid:146)ententes fraudu- leuses entre des prestataires de services (voir points 65-75). 13. Le CCR a gØrØ les crØdits dissociØs comme s(cid:146)il s(cid:146)agissait de crØdits non dissociØs au mØpris des caractØristiques propres (cid:224) cha- que type de crØdit, pratique frØquemment combinØe avec diverses techniques de fractionnement des marchØs (voir points 76-80). 14. La qualification des marchØs ou la dØtermination de leurs coßts prØvisionnels ne sont pas toujours attestØes dans les dossiers par des critŁres objectifs. Ce manque de clartØ laisse, dans certains cas, des doutes quant au bien-fondØ de la non-saisine de la CCAM- CCR (voir points 61-62). 15. Sous couvert de contrats de prestations de services, le Centre a, de surcro(cid:238)t, recrutØ en rØalitØ du personnel de maniŁre irrØgu- liŁre (voir points 63-64). 16. Dans deux cas, une sous-traitance totale a ØtØ constatØe. Ceci est critiquable du point de vue juridique: les directives relatives aux marchØs publics ne font rØfØrence (cid:224) la possibilitØ de sous- traiter qu(cid:146)en termes de parts de marchØ. La sous-traitance totale n(cid:146)est pas acceptable car elle ne correspond pas (cid:224) la philosophie juridique qui sous-tend toute la procØdure de passation des mar- chØs publics. En outre, du point de vue de la bonne gestion finan- ciŁre, l(cid:146)attributaire devient un intermØdiaire avec un surcoßt induit (voir points 81-82). 17. Les lacunes constatØes dans la vØrification de la rØalitØ et de la qualitØ du service fait posent le problŁme de la mise en (cid:156)uvre effective de la responsabilitØ de l(cid:146)ordonnateur (voir points 86- 89). 18. Toutefois, la Cour constate avec satisfaction la cØlØritØ et l(cid:146)ampleur des rØformes entreprises par la Commission pour remØ- dier aux faiblesses identifiØes lors des contr(cid:244)les. Ces rØformes, ØnoncØes par la Commission en rØponse aux observations Ømises dans le prØsent rapport, ont pour but de permettre au CCR de disposer des outils nØcessaires (cid:224) une gestion performante et (cid:224) une meilleure ma(cid:238)trise des marchØs. C 172/6 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 LE DISPOSITIF DE GESTION DU CCR 19. ArticulØ autour des programmes annuels de travail, des sys- tŁmes comptables et d(cid:146)un ensemble de procØdures, le dispositif de gestion fonctionne dans un cadre original et contraignant. L(cid:146)ana- lyse des ØlØments constitutifs de ce dispositif et l(cid:146)examen de l(cid:146)Øchantillon sØlectionnØ ont rØvØlØ des faiblesses ayant facilitØ le dØveloppement de pratiques contestables. Un cadre original 20. Deux ØlØments fondamentaux dessinent l(cid:146)originalitØ du cadre dans lequel le Centre dØveloppe son activitØ. (cid:192) des degrØs divers, ils influencent, l(cid:146)un et l(cid:146)autre, la gestion des marchØs. Le premier tient au rØgime exorbitant (6) du droit communautaire institution- nel applicable au CCR, le second a trait (cid:224) sa structure dØcentra- lisØe. Un rØgime particulier de fonctionnement 21. Le rØgime de fonctionnement du CCR se singularise (cid:224) plus d(cid:146)un titre: a) sur le plan budgØtaire, d(cid:146)une part, dans la mesure oø, (cid:224) la dif- fØrence des autres services de la Commission, l(cid:146)ensemble des crØdits dont il dispose (dØpenses de personnel et de fonction- nement compris) sont des crØdits opØrationnels inscrits dans la partie B du budget; b) sur le plan juridique, d(cid:146)autre part, le CCR peut obtenir des financements (cid:224) partir de lignes budgØtaires consacrØes (cid:224) dif- fØrentes politiques communautaires telles que, par exemple, Phare, Tacis ou encore MEDA, dans un processus oø il est mis en concurrence avec des tiers mais selon des modalitØs diffØ- rentes. Le CCR n(cid:146)envoie qu(cid:146)un devis, alors que les tiers sont soumis (cid:224) toutes les rŁgles prØvues par les directives sur les marchØs publics. Dans le cas oø la direction gØnØrale gestion- naire considŁre que le devis du CCR est plus avantageux que les soumissions introduites par les opØrateurs externes, ces derniers sont informØs que leur offre n(cid:146)est pas retenue sans aucun examen comparatif par la CCAM. Dans un tel cas, la Commission se trouve dans la situation d(cid:146)avoir (cid:224) contracter avec elle-mŒme. Comme cela est juridiquement impossible, la Commission dresse un acte intitulØ «arrangement administra- tif» pour contourner cette difficultØ; c) sur le plan administratif enfin, en raison d(cid:146)une double parti- cularitØ liØe (cid:224) l(cid:146)existence d(cid:146)un conseil d(cid:146)administration et, depuis 1971, d(cid:146)une CCAM spØcifique (ci-aprŁs dØnommØe «CCAM- CCR»). Une gestion dØcentralisØe 22. La localisation des huit instituts du CCR, chacun caractØrisØ par des compØtences scientifiques dans des domaines particuliers de recherche, sur cinq sites diffØrents (Geel, Ispra, Karlsruhe, Pet- ten et SØville) et l(cid:146)existence de directions horizontales situØes soit (cid:224) Bruxelles soit (cid:224) Ispra, ont rendu indispensable une large dØlØga- tion des pouvoirs de dØcision au bØnØfice des directeurs. Ces der- niers, auxquels il appartient de veiller (cid:224) l(cid:146)excellence de la produc- tion scientifique des projets dont ils sont responsables, exercent parallŁlement la fonction d(cid:146)ordonnateur. Ce cumul de fonctions et les nombreux dØplacements auxquels les astreint l(cid:146)Øloignement de Bruxelles, les ont amenØs (cid:224) subdØlØguer dans une large mesure ces derniŁres compØtences (7). 23. Le volume des opØrations logistiques gØrØes par la seule direction des ressources Øtait devenu tel qu(cid:146)il Øtait difficilement gØrable par cette seule structure. Cette situation a conduit le CCR (cid:224) dØcider, au cours de l(cid:146)ØtØ 1998, de rØpartir les compØtences de cette derniŁre entre deux nouvelles directions, l(cid:146)une chargØe de la gestion des infrastructures, l(cid:146)autre de l(cid:146)administration. 24. En pratique, cette gestion dØcentralisØe s(cid:146)est traduite par l(cid:146)existence d(cid:146)une soixantaine de gestionnaires et de 80 ordonna- teurs subdØlØguØs pour un volume de quelques 50 000 transac- tions annuelles. Les instruments et les procØdures de gestion Les instruments Les programmes annuels de travail 25. Chaque annØe, la direction des programmes du CCR implan- tØe (cid:224) Bruxelles auprŁs du directeur gØnØral, Ølabore, en relation avec les divers instituts de recherche, le programme annuel de tra- vail. Ce document constitue l(cid:146)ØlØment clØ par lequel le CCR entend traduire les objectifs que lui fixe le lØgislateur europØen en un ensemble cohØrent de projets. ApprouvØ par le conseil d(cid:146)adminis- tration du Centre, prØalablement (cid:224) sa mise en (cid:156)uvre, le pro- gramme de travail s(cid:146)articule autour de deux parties, l(cid:146)une relative aux activitØs de recherche, l(cid:146)autre (cid:224) celles de support. Il prØsente, sous forme de fiches synthØtiques, une description des projets retenus avec, pour chacun, la mise en Øvidence de leurs principa- les caractØristiques, de leurs objectifs et des ressources humaines et budgØtaires qui leur sont affectØes. Les systŁmes comptables 26. Les comptabilitØs budgØtaire, d(cid:146)inventaire et analytique sont informatisØes et suivies (cid:224) l(cid:146)aide de divers logiciels utilisØs consØ- cutivement et parfois simultanØment sur la pØriode considØrØe. La compt abilitØ b udgØt aire 27. Jusqu(cid:146)en novembre 1997, le logiciel Sibeca assurait le suivi de la consommation des crØdits allouØs au Centre. Ce systŁme prØ- sentait l(cid:146)inconvØnient de ne pouvoir Œtre consultØ directement par les services autres que ceux du CCR. Il avait, en revanche, l(cid:146)avan- tage de permettre, au-del(cid:224) du suivi de l(cid:146)exØcution budgØtaire, le rattachement des dØpenses aux marchØs concernØs pour autant que ces derniers aient ØtØ soumis (cid:224) l(cid:146)avis de la CCAM-CCR et aient re(cid:231)u, (cid:224) cette occasion, un numØro d(cid:146)identification. Il a ØtØ rem- placØ par Sincom II (cid:224) la fin 1997. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/7 28. Sincom II s(cid:146)articule autour de trois modules destinØs respec- tivement au suivi des opØrations des gestionnaires et des ordon- nateurs, (cid:224) celui des visas du contr(cid:244)leur financier et du comptable, ainsi qu(cid:146)(cid:224) la production de statistiques et de rapports. Ce troisiŁme module n(cid:146)Øtait toujours pas installØ lors du contr(cid:244)le de la Cour en juin 1998. ceux-ci peuvent, selon leurs besoins, se procurer un bien par l(cid:146)Ømission d(cid:146)un simple bon de commande. En outre, la signature d(cid:146)un tel contrat n(cid:146)exige pas une immobilisation prØalable des crØ- dits qui sont engagØs au fur et (cid:224) mesure de l(cid:146)Ømission des bons de commande. L a c ompt abili tØ an alytique Les procØdures 29. Fonctionnant sur la base de crØdits opØrationnels, mais pou- vant Øgalement se procurer des financements externes en contre- partie de prestations effectuØes pour le compte de tiers, le Centre dispose d(cid:146)une comptabilitØ analytique qui lui permet de conna(cid:238)tre les coßts de fonctionnement de chaque unitØ de ses diffØrents ins- tituts, sur la base d(cid:146)une ventilation des frais gØnØraux venant s(cid:146)ajouter aux dØpenses directes. Elle lui permet en outre d(cid:146)assurer un suivi des crØdits consommØs par nature d(cid:146)activitØ. Elle l(cid:146)informe enfin de l(cid:146)utilisation des crØdits de rØemploi. 30. Un document intitulØ «tableau de correspondance» assure le lien entre les comptabilitØs analytique et budgØtaire. C(cid:146)est ainsi qu(cid:146)il est possible de suivre l(cid:146)exØcution du 4e programme-cadre et de rapprocher, dans des tableaux synoptiques, les prØvisions et l(cid:146)exØcution budgØtaires. Ce document prØsente l(cid:146)avantage supplØ- mentaire de permettre (cid:224) la direction du Centre d(cid:146)effectuer des contr(cid:244)les rØguliers. En revanche, il ne permet ni d(cid:146)identifier direc- tement le marchØ attribuØ auquel se rattache une dØpense ni, a fortiori, de faire le lien entre ce marchØ et le projet pour la rØali- sation duquel il a ØtØ financØ. 34. Les procØdures de gestion mises en (cid:156)uvre par le Centre ont ØtØ codifiØes dans un document (cid:224) usage interne reprenant, d(cid:146)une part, les dispositions du rŁglement financier et des rŁglements d(cid:146)application qui s(cid:146)imposent (cid:224) l(cid:146)ensemble des services de la Com- mission et, d(cid:146)autre part, les rŁgles propres au CCR. (cid:192) l(cid:146)instar des autres services de la Commission, le Centre bØnØficie du vade- mecum de la CCAM sur les marchØs publics. 35. Cependant, les modalitØs nØcessaires aux diffØrentes Øtapes d(cid:146)un marchØ et le suivi de sa rØalisation n(cid:146)ont pas ØtØ formalisØs. Le Centre a bien crØØ divers comitØs internes, comme c(cid:146)est le cas pour la prØparation des opØrations portant sur l(cid:146)acquisition de grandes quantitØs de matØriels. Toutefois, aucun texte n(cid:146)en fait mention, ne fixe leur composition, ou ne prØcise leurs compØten- ces et leurs rŁgles de fonctionnement. Les faiblesses du dispositif Les consØquences du rØgime particulier La compt abilitØ d(cid:146)invent aire La CCAM spØcifique au CCR 31. En matiŁre d(cid:146)inventaire des biens et de gestion administrative des achats, les sites disposent de logiciels diffØrents. Les logiciels utilisØs (cid:224) Ispra, SØville et Petten assurent un suivi des biens rØper- toriØs, celui disponible (cid:224) Karlsruhe, plus ancien, enregistre les donnØes sans Œtre en mesure de les regrouper par nature de biens. 36. (cid:192) la diffØrence des autres directions gØnØrales de la Commis- sion (cid:224) vocation scientifique (DG «Recherche, sociØtØ de l(cid:146)informa- tion et Ønergie»), les dossiers du CCR relatifs (cid:224) des marchØs publics n(cid:146)ont pas ØtØ soumis (cid:224) la CCAM de la Commission entre 1971 et juillet 1998, mais (cid:224) une CCAM spØcifique au motif du caractŁre scientifique des opØrations du Centre. Une base de donnØes contractuelles 32. L(cid:146)UnitØ «Contrats» de l(cid:146)ancienne direction des ressources a progressivement mis en place une base de donnØes portant sur les contrats relatifs aux marchØs attribuØs par le Centre. Lors des contr(cid:244)les effectuØs en juin 1998 sur les marchØs obtenus par un attributaire particulier, une diffØrence sensible Øtait apparue entre les montants inscrits en comptabilitØ et ceux fournis par la base de donnØes. Cette anomalie a ØtØ corrigØe ultØrieurement. 37. DŁs ses premiers contr(cid:244)les, la Cour a constatØ que l(cid:146)existence d(cid:146)une telle CCAM n(cid:146)Øtait ni justifiØe ni souhaitable. En effet, le r(cid:244)le d(cid:146)une CCAM n(cid:146)est pas de se prononcer sur le contenu scientifique d(cid:146)un dossier, mais consiste (cid:224) veiller au respect des rŁgles de mise en concurrence, (cid:224) garantir l(cid:146)ØgalitØ de traitement des soumission- naires et (cid:224) s(cid:146)assurer de la qualitØ des cahiers des charges notam- ment au regard de la dØfinition de critŁres objectifs permettant un examen comparatif des offres. En outre, la prØsence massive d(cid:146)agents du CCR dans cette CCAM ne lui permettait, (cid:224) la diffØ- rence de la CCAM-Commission qui se rØunit toutes les trois semaines, d(cid:146)organiser que quatre (cid:224) cinq rØunions par an et ne pou- vait que nuire (cid:224) son image d(cid:146)indØpendance et de neutralitØ. Les contrats-cadres 33. Les contrats-cadres sont utilisØs pour les marchØs de fourni- tures et, plus particuliŁrement, pour l(cid:146)achat de matØriel informa- tique. Ils sont conclus pour une durØe de deux ou trois ans en gØnØral et donnent une grande flexibilitØ d(cid:146)approvisionnement aux services du Centre. En effet, une fois le contrat-cadre conclu, 38. L(cid:146)absence de procØdures Øcrites a naturellement favorisØ le dØveloppement de pratiques de gestion hØtØrogŁnes et il n(cid:146)a pas ØtØ possible de s(cid:146)assurer du caractŁre systØmatique de l(cid:146)interven- tion des comitØs mentionnØs au point 35 ci-dessus. La ma(cid:238)trise de la dØcentralisation C 172/8 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 39. L(cid:146)Øclatement gØographique des installations sur plusieurs sites et la dØcentralisation fonctionnelle du Centre amŁnent les directeurs (cid:224) faire de frØquents dØplacements, ce qui limite le temps qu(cid:146)ils peuvent consacrer (cid:224) la supervision et au contr(cid:244)le de la ges- tion de leurs subordonnØs. AssociØe (cid:224) l(cid:146)inadaptation des outils comptables dont dispose le CCR, une telle situation a entra(cid:238)nØ un affaiblissement du contr(cid:244)le hiØrarchique. Les contr(cid:244)les effectuØs par la Cour sur l(cid:146)Øchantillon sØlectionnØ ont confirmØ ces faibles- ses (cid:224) tous les stades de la gestion des marchØs. Services prestØs pour le compte d(cid:146)autres DG de la Commission 40. Le CCR peut Œtre mis en concurrence avec des tiers pour la mise en (cid:156)uvre de politiques communautaires gØrØes par d(cid:146)autres DG, ce qui place la Commission dans une situation difficile. Ne pouvant juridiquement rØpondre (cid:224) ses propres appels d(cid:146)offres ni, a fortiori, contracter avec elle-mŒme, cette derniŁre a dß mettre en place une procØdure parallŁle. Aux termes de celle-ci, le CCR pro- duit un devis. Lorsque celui-ci para(cid:238)t plus avantageux que les sou- missions introduites par les tiers, l(cid:146)opØration envisagØe fait l(cid:146)objet d(cid:146)un document dØnommØ «arrangement administratif» entre la DG concernØe et le CCR et la CCAM n(cid:146)est pas saisie. Dans le cas contraire, la CCAM ne re(cid:231)oit pour avis que les offres introduites par les tiers. 41. L(cid:146)examen de deux opØrations de l(cid:146)Øchantillon correspondant (cid:224) des travaux effectuØs par le CCR dans le cadre de la mise en (cid:156)uvre de deux arrangements administratifs a fait appara(cid:238)tre que le Centre avait eu recours (cid:224) ce procØdØ pour sous-traiter une par- tie, mineure dans un cas mais essentielle dans l(cid:146)autre, des marchØs sans aucune mise en concurrence. 44. En effet, (cid:224) la diffØrence du systŁme comptable prØcØdant Sibeca, Sincom II est un simple logiciel d(cid:146)exØcution budgØtaire qui n(cid:146)offre pas la possibilitØ d(cid:146)identifier les marchØs par le biais des engagements correspondants. 45. Par ailleurs, le fichier tiers de Sincom II prØvu (cid:224) l(cid:146)origine n(cid:146)Øtait pas encore opØrationnel au moment du contr(cid:244)le en juin 1998. La mise en place d(cid:146)un tel fichier permettrait pourtant (cid:224) la direction de procØder (cid:224) des contr(cid:244)les croisØs avec la base de don- nØes des contrats. 46. De surcro(cid:238)t, le transfert des donnØes de Sibeca dans Sin- com II a ØtØ rØalisØ de maniŁre partielle. Ainsi, l(cid:146)historique des opØrations dont les engagements Øtaient soldØs n(cid:146)a pas ØtØ repris par le nouveau systŁme. En pratique, il a disparu, rendant impos- sible la production d(cid:146)un tableau exhaustif et fiable des marchØs attribuØs. Pour essayer de produire cette information, le CCR a ØtØ amenØ (cid:224) rØactiver Sibeca. MalgrØ un travail considØrable, le rØsul- tat n(cid:146)a pas ØtØ satisfaisant. 47. De ce fait, le Centre est dØpourvu d(cid:146)une rØelle connaissance de l(cid:146)ensemble des marchØs qu(cid:146)il a ØtØ amenØ (cid:224) attribuer et ne dis- pose pas de tableaux de bord lui permettant de suivre, par le biais de l(cid:146)exØcution des marchØs, leur rattachement (cid:224) un projet spØci- fique. Un tel outil serait d(cid:146)une aide d(cid:146)autant plus prØcieuse que le nombre de projets lancØs, de l(cid:146)ordre de 700 pour la pØriode 1995- 1998, est important. 42. Par ailleurs, sur le plan de la bonne gestion, il est critiquable qu(cid:146)un organisme public, qui dispose des moyens scientifiques, techniques et administratifs lui permettant de rØpondre (cid:224) ses besoins, s(cid:146)impose les dØlais et les coßts supplØmentaires que reprØ- sentent le lancement d(cid:146)un appel d(cid:146)offres et la prØparation par le CCR d(cid:146)un dossier de soumission. 48. Au-del(cid:224) de la faiblesse de certains logiciels d(cid:146)inventaire, comme celui de Karlsruhe, les contr(cid:244)les effectuØs (cid:224) Ispra ont montrØ que l(cid:146)efficacitØ des logiciels Øtait affectØe par l(cid:146)absence, depuis des annØes, d(cid:146)inventaire physique et par une procØdure administrative qui n(cid:146)impose pas le retrait physique des biens dØclassØs et sortis de l(cid:146)inventaire. La qualitØ du systŁme d(cid:146)information La production de donnØes 49. (cid:192) la suite des recommandations formulØes par la Cour lors de l(cid:146)enquŒte, les services compØtents du CCR ont entrepris d(cid:146)inven- torier le matØriel en fØvrier 1999. Lors de contr(cid:244)les effectuØs ultØ- rieurement, la Cour a constatØ que, sur une vingtaine de milliers d(cid:146)articles recensØs, cet inventaire avait mis (cid:224) jour un Øcart de 14 % entre la rØalitØ physique et l(cid:146)enregistrement comptable. 43. Le programme annuel de travail Øtablit un budget prØvision- nel par projet et les systŁmes comptables permettent de suivre la consommation des crØdits et le coßt des activitØs du Centre. Tou- tefois, en l(cid:146)absence d(cid:146)une comptabilitØ auxiliaire des projets, la conjugaison de ces ØlØments n(cid:146)a pas permis de rattacher un mar- chØ (cid:224) un projet dØterminØ et, par suite, au programme de travail, ni de produire une information complŁte et fiable sur les contrats conclus, ni enfin d(cid:146)Ølaborer des tableaux de bord pour la direction du Centre. La base de donnØes des contrats 50. La faible convivialitØ de la base de donnØes mise en place par l(cid:146)unitØ «Contrats» a, malgrØ la fiabilitØ qu(cid:146)elle a acquise, frØquem- ment conduit les services (cid:224) ne pas l(cid:146)utiliser et (cid:224) lui prØfØrer un suivi parallŁle sur tableur. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/9 Le suivi des bons de commande des contrats-cadres 51. Alors que la mise en (cid:156)uvre des contrats-cadres se matØrialise nØcessairement par l(cid:146)Ømission d(cid:146)un nombre important de bons de commande par les divers services du CCR, celui-ci ne dispose d(cid:146)aucun systŁme informatisØ lui assurant un suivi d(cid:146)ensemble et centralisØ de ces derniers. 57. Enfin, dans un dernier cas, du matØriel de laboratoire, dont l(cid:146)installation n(cid:146)Øtait prØvue qu(cid:146)en l(cid:146)an 2000, a ØtØ commandØ en 1997 et livrØ en 1998, (cid:224) la seule fin d(cid:146)utiliser les crØdits de l(cid:146)exer- cice. Outre le fait qu(cid:146)il dissimule aux autoritØs budgØtaires le coßt rØel de la crØation du laboratoire, ce procØdØ entra(cid:238)ne une dØpense prØmaturØe. LA MA˛TRISE DU CYCLE DES MARCH(cid:201)S La qualitØ des cahiers des charges et des annexes techniques 52. Le cycle des marchØs se structure en trois Øtapes clØs: la prØ- paration de l(cid:146)opØration, son attribution et le suivi de sa mise en (cid:156)uvre. Les principales constatations de la Cour sont prØsentØes selon cette logique. Les cas particuliŁrement graves en raison de l(cid:146)existence, soit d(cid:146)anomalies aux divers stades du marchØ, soit de pratiques douteuses, sont mis en Øvidence. 58. La comparaison entre les cahiers des charges ØlaborØs dans le cadre de marchØs dont les dossiers font l(cid:146)objet d(cid:146)un examen de la CCAM-CCR et ceux correspondant (cid:224) des marchØs dont l(cid:146)attri- bution ne nØcessite pas son avis prØalable montre que la qualitØ des premiers est sans commune mesure avec celle des seconds. La prØparation des marchØs L(cid:146)identification des besoins 53. (cid:192) l(cid:146)exception notable des besoins en matØriel informatique, qui font l(cid:146)objet d(cid:146)une planification formalisØe, l(cid:146)examen des dos- siers n(cid:146)a pas permis de vØrifier l(cid:146)existence d(cid:146)une rØelle gestion prØ- visionnelle des besoins. En outre, les contr(cid:244)les effectuØs ont mon- trØ que l(cid:146)Øvaluation planifiØe des besoins en matØriel informatique Øtait incomplŁte dans la mesure oø ceux des services autres que ceux de l(cid:146)administration du CCR n(cid:146)y Øtaient pas rØpertoriØs. l(cid:146)opacitØ des conditions dans lesquelles tra- 54. Par ailleurs, vaillent les comitØs prØparatoires faute de rŁgles prØØtablies, d(cid:146)ordres du jour Øcrits et de procŁs-verbaux de leurs rØunions, rend difficile l(cid:146)expression d(cid:146)une opinion sur la qualitØ des proces- sus d(cid:146)identification des besoins. 55. Il ressort en outre des contr(cid:244)les que, pour deux opØrations de l(cid:146)Øchantillon portant sur des prestations scientifiques, l(cid:146)origine du marchØ revenait non au CCR mais aux attributaires concernØs. En effet, les dossiers ne contenaient aucune information sur l(cid:146)exis- tence d(cid:146)un besoin rØel du Centre, autre que les propositions intro- duites par ces derniers. Le premier de ces marchØs, soumis (cid:224) l(cid:146)avis de la CCAM-CCR, a abouti (cid:224) la signature de deux contrats d(cid:146)un montant cumulØ de 871 638 EUR. Le second, de 89 000 EUR, a donnØ lieu (cid:224) la rØdaction de quelques lignes en guise de cahier des charges, aprŁs la rØception de l(cid:146)offre introduite. En l(cid:146)espŁce, le marchØ Øtait non seulement attribuØ par entente directe, mais encore le dØlai entre l(cid:146)introduction de l(cid:146)offre et la signature de la lettre-contrat ne dØpassait pas une semaine. 59. La qualitØ des cahiers des charges soumis pour avis (cid:224) cette instance est globalement acceptable. Des faiblesses ont nØanmoins ØtØ rØvØlØes par les contr(cid:244)les telles que, par exemple, le caractŁre incomplet de certains cahiers des charges et, dans un cas, l(cid:146)utili- sation, pour leur rØdaction, des listes de prix d(cid:146)un fournisseur trŁs prØsent sur le site d(cid:146)Ispra. 60. La qualitØ des «annexes techniques» faisant fonction de cahier des charges pour les marchØs hors CCAM est, en revanche, frØ- quemment mauvaise, sur le site d(cid:146)Ispra tout particuliŁrement. Elle l(cid:146)est parfois (cid:224) un point tel qu(cid:146)il est impossible (cid:224) un professionnel d(cid:146)introduire une soumission sans l(cid:146)obtention d(cid:146)informations com- plØmentaires auprŁs du gestionnaire responsable de l(cid:146)opØration. Sur les 47 opØrations de l(cid:146)Øchantillon correspondant (cid:224) des mar- chØs attribuØs hors procØdure CCAM-CCR, sept, atteignant un montant de 302 550 EUR et reprØsentant plus de 14 % de la population concernØe, sont dans ce cas. La qualification des marchØs La qualification et le montant des marchØs scientifiques 61. Les seuils de saisine de la CCAM-CCR sont fonction de la nature scientifique/technique ou non du contrat. Dans le cas d(cid:146)une attribution par entente directe, la saisine intervient dŁs 46 000 EUR si l(cid:146)objet du marchØ n(cid:146)est pas scientifique/technique mais n(cid:146)est dØclenchØe qu(cid:146)(cid:224) partir de 98 700 EUR si cette qualification lui est donnØe. 62. L(cid:146)enquŒte de la Cour montre que six marchØs de l(cid:146)Øchantillon qualifiØs de scientifiques/techniques, dont le montant est proche du seuil de saisine de la CCAM-CCR, ont ØtØ attribuØs par entente directe. L(cid:146)examen des dossiers affØrents ne permet pas toujours de comprendre la mØthode utilisØe soit pour dØterminer le prix prØ- visionnel du marchØ, soit pour confirmer la nature scientifique de l(cid:146)opØration. 56. Deux autres marchØs d(cid:146)Øtudes dans le domaine des trans- ports, d(cid:146)une valeur respective de 11 400 et de 10 000 EUR, attri- buØs par entente directe, ont Øgalement ØtØ passØs sur la base d(cid:146)une offre du bØnØficiaire sans que les dossiers du CCR ne fassent appara(cid:238)tre la moindre trace de l(cid:146)expression d(cid:146)un besoin ou d(cid:146)un cahier des charges. La qualification de marchØs de prestations de services 63. Le contr(cid:244)le d(cid:146)une opØration a mis en Øvidence l(cid:146)attribution par le CCR de contrats de travail sous couvert de contrats de C 172/10 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 prestations de services. Cette pratique lui permettait soit de pro- longer la prØsence au sein du CCR de personnes dont il aurait dß se sØparer au regard des rŁgles applicables en matiŁre de gestion du personnel, soit de financer le recrutement de nouveaux agents avec d(cid:146)autres ressources budgØtaires. Ce faisant, outre l(cid:146)abus de qualification, le CCR a enfreint la rŁgle budgØtaire de la spØcialitØ des crØdits. 67. Cette incapacitØ du dispositif de gestion du CCR (cid:224) identifier, recenser et prØsenter aux autoritØs supØrieures du CCR l(cid:146)informa- tion relative (cid:224) ce type d(cid:146)opØrations sous une forme appropriØe ainsi que la moindre attention apportØe (cid:224) ces opØrations en raison de leurs faibles montants ont favorisØ le recours ØlevØ aux mar- chØs nØgociØs. 64. Ayant pris conscience du phØnomŁne, les plus hautes auto- ritØs du CCR ont fait procØder (cid:224) des rØgularisations. Ainsi, au-del(cid:224) de l(cid:146)Øchantillon examinØ par la Cour, 47 contrats de ce type ont pu Œtre identifiØs, dont 39 auraient d(cid:146)ores et dØj(cid:224) ØtØ rØgularisØs. L(cid:146)attribution des marchØs L(cid:146)utilisation des contrats nØgociØs L(cid:146)importance du phØnomŁne 65. Il ressort des rapports d(cid:146)exØcution de la CCAM-CCR que le pourcentage des marchØs accordØs par entente directe a enregistrØ entre 1995 et 1997 une tendance (cid:224) la baisse, aussi bien en nombre qu(cid:146)en volume budgØtaire. En effet, alors qu(cid:146)en 1995, 26 marchØs avaient ØtØ conclus de cette maniŁre pour un montant total de 10,2 Mio EUR, en 1997, seuls 14 marchØs reprØsentant 3,8 Mio EUR ont ØtØ passØs par entente directe (voir tableau 3). 66. Le dispositif de gestion du CCR n(cid:146)Øtant pas en mesure de fournir une information fiable en ce qui concerne les marchØs attribuØs hors procØdure CCAM-CCR, ce n(cid:146)est que sur la base de l(cid:146)Øchantillon examinØ que la Cour a pu se faire une opinion. La Cour a ainsi constatØ que la tendance (cid:224) la baisse de marchØs attri- buØs par entente directe est beaucoup moins sensible. C(cid:146)est ainsi que sur les 34 opØrations correspondant aux marchØs de l(cid:146)Øchan- tillon attribuØs en 1997, 24 reprØsentant un montant de 885 000 EUR sur un total de 1 955 000 EUR l(cid:146)Øtaient encore selon cette procØdure (voir tableau 4). L(cid:146)irrØgularitØ de la pratique 68. La jurisprudence de la Cour de justice limite (cid:224) trois les rai- sons (8) qu(cid:146)un pouvoir adjudicateur peut invoquer pour recourir (cid:224) une entente directe. La premiŁre rØside dans la protection des droits d(cid:146)exclusivitØ, la deuxiŁme repose sur des facteurs techni- ques, la derniŁre enfin se justifie par la notion d(cid:146)urgence. 69. L(cid:146)apprØciation par la Cour de justice des raisons techniques et de l(cid:146)urgence est extrŒmement restrictive. En ce qui concerne les raisons techniques, le pouvoir adjudicateur doit en effet apporter la preuve que nul autre que l(cid:146)attributaire n(cid:146)Øtait (cid:224) mŒme de rØaliser le marchØ. Le caractŁre urgent n(cid:146)est reconnu que dans la mesure oø l(cid:146)ØvØnement est imprØvisible, l(cid:146)urgence impØrieuse et incom- patible avec les dØlais exigØs par d(cid:146)autres procØdures. La Cour de justice exige, en outre, l(cid:146)existence d(cid:146)un lien de causalitØ entre l(cid:146)ØvØ- nement imprØvisible et l(cid:146)urgence impØrieuse qui en rØsulte. 70. Au vu des informations disponibles dans les dossiers, des marchØs de l(cid:146)Øchantillon attribuØs par entente directe ne rØpon- daient pas aux exigences posØes par cette jurisprudence pour jus- tifier le bien-fondØ d(cid:146)une procØdure nØgociØe. Pourtant, pour l(cid:146)essentiel, cette jurisprudence a ØtØ Øtablie (cid:224) l(cid:146)occasion de procŁs intentØs par la Commission aux (cid:201)tats membres qui abusaient de ce procØdØ pour l(cid:146)octroi de marchØs publics. 71. Les rØsultats des contr(cid:244)les relatifs (cid:224) plusieurs opØrations de l(cid:146)Øchantillon montrent que les conditions dans lesquelles ont ØtØ prØparØs, attribuØs et suivis plusieurs marchØs d(cid:146)importance trŁs diverse constituent un faisceau d(cid:146)indices pour le moins rØvØlateurs de fautes de gestion. Tableau 4 MarchØs hors-CCAM sur la base de l(cid:146)Øchantillon 1995 1996 1997 Nombre de marchØs % % Nombre de marchØs % % Nombre de marchØs % Montant global (EUR) 227 024 100 227 024 100 Montant global (EUR) 332 057 % Montant global (EUR) 1 954 218 7 6 1 85,7 243 215 73,2 14,3 88 842 26,8 70,6 884 560 45,3 30,4 1 069 658 54,7 34 24 10 Total Ententes directes Appels d(cid:146)offres 6 6 0 Source: Cour des comptes europØenne. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/11 Existence d(cid:146)un monopole de fait 72. L(cid:146)un des cas exposØs au point prØcØdent mØrite tout particu- liŁrement d(cid:146)Œtre relevØ en raison de son importance financiŁre (de l(cid:146)ordre d(cid:146)1 Mio EUR/l(cid:146)an) et de sa pØrennitØ dans le temps. Depuis 1979, c(cid:146)est en effet la mŒme sociØtØ qui dØtient le marchØ de voi- turage sur le site d(cid:146)Ispra. Entre 1979 et 1991, le marchØ a systØ- matiquement ØtØ reconduit par entente directe. En 1991, (cid:224) la suite d(cid:146)un appel d(cid:146)offres publiØ au Journal officiel des CommunautØs euro- pØennes, le marchØ lui a de nouveau ØtØ accordØ pour une durØe maximale de cinq ans. (cid:192) l(cid:146)ØchØance de ce dernier contrat, un ave- nant a cependant ØtØ signØ pour proroger le contrat de trois mois, au motif que les services du CCR n(cid:146)avaient pas eu le temps d(cid:146)orga- niser le lancement d(cid:146)un nouvel appel d(cid:146)offres. En avril 1996, (cid:224) la suite d(cid:146)un appel d(cid:146)offres, un nouveau contrat pour une durØe de trois ans mais susceptible d(cid:146)Œtre prorogØ de 24 mois supplØmen- taires lui a ØtØ attribuØ. 73. Les contr(cid:244)les effectuØs ont mis en Øvidence toute une sØrie d(cid:146)ØlØments de fait comme de droit qui tendent (cid:224) dØmontrer que le CCR a laissØ cette sociØtØ s(cid:146)installer dans une position d(cid:146)exclusi- vitØ. Il a acceptØ des modifications aux conditions contractuelles initiales contraires (cid:224) l(cid:146)intØrŒt de la CommunautØ et (cid:224) l(cid:146)ØgalitØ d(cid:146)accŁs aux financements publics. Il a enfin renoncØ (cid:224) assumer les responsabilitØs qui incombent aux ordonnateurs en ne contr(cid:244)lant pas attentivement la rØalitØ des services facturØs. 74. C(cid:146)est ainsi qu(cid:146)il a pu Œtre relevØ que: a) la prorogation de trois mois du contrat signØ (cid:224) la suite du marchØ attribuØ en 1991, au motif non recevable du manque de temps, Øtait contraire aux termes contractuels, qui prØ- voyaient une durØe maximale de cinq ans, et gØnØratrice d(cid:146)un surcoßt qui peut Œtre estimØ (cid:224) 380 000 EUR; b) aux termes de cet avenant signØ le 27 mars 1996, les prix pra- tiquØs pour la mise (cid:224) disposition d(cid:146)un vØhicule et l(cid:146)indemnitØ kilomØtrique atteignaient respectivement 3 922 EUR/mois et 0,3331 EUR/km. L(cid:146)offre relative (cid:224) ces mŒmes prestations introduite au mŒme moment pour rØpondre (cid:224) l(cid:146)appel d(cid:146)offres finalement lancØ par le CCR Øtait infØrieure de 27 % pour la premiŁre prestation et de 52 % pour la seconde; c) d) e) la date de rØception de l(cid:146)offre mentionnØe sur l(cid:146)accusØ de rØception a ØtØ altØrØe; l(cid:146)adresse de la rØunion d(cid:146)information sur les conditions de l(cid:146)offre Øtait erronØe de sorte qu(cid:146)une entreprise intØressØe est arrivØe trop tard, ce qui a rØduit le nombre des soumission- naires (cid:224) deux; les prix sur la base desquels le marchØ a ØtØ attribuØ n(cid:146)ont jamais ØtØ appliquØs. En effet, un premier avenant a autorisØ le prestataire (cid:224) facturer les prix plus ØlevØs prØvus dans le contrat prØcØdent, puis un second est venu majorer le prix fixØ dans le contrat conclu (cid:224) la suite de l(cid:146)appel d(cid:146)offres; f) invoquant l(cid:146)impossibilitØ de vØrifier, faute de personnel suffi- sant, l(cid:146)intØgralitØ des factures produites par ce contractant, l(cid:146)ordonnateur, depuis 1993, s(cid:146)est contentØ de vØrifier l(cid:146)exØcu- tion du service fait sur la base d(cid:146)un Øchantillon de factures. Une telle pratique est contraire aux dispositions des arti- cles 40 et 41 du rŁglement financier; g) enfin, le kilomØtrage moyen facturØ annuellement a atteint 194 223 km par vØhicule, soit prŁs de 540 km par jour calen- drier. L(cid:146)existence de possibles ententes illicites 75. La Cour a ØtØ amenØe (cid:224) constater que les faiblesses du dis- positif de gestion n(cid:146)ont pu permettre (cid:224) la direction du Centre d(cid:146)empŒcher la constitution d(cid:146)un groupe de soumissionnaires trŁs souvent prØsents sur les mŒmes marchØs d(cid:146)un mŒme institut du CCR. C(cid:146)est ainsi que, dans un cas, l(cid:146)attributaire d(cid:146)un marchØ de prestations de services se prØsentait comme le responsable des ventes d(cid:146)un fournisseur de matØriel informatique, Øgalement sou- missionnaire pour le mŒme marchØ. L(cid:146)examen des offres a en outre rØvØlØ que deux sociØtØs soumissionnaires Øtaient dirigØes par des membres d(cid:146)une mŒme famille. Le fractionnement des marchØs L(cid:146)utilisation des crØdits dissociØs (fractionnement comptable) 76. L(cid:146)examen des tableaux financiers produits par les systŁmes comptables a mis en Øvidence une utilisation irrØguliŁre des crØ- dits dissociØs. Il a en effet ØtØ constatØ que la couverture financiŁre d(cid:146)un mŒme marchØ n(cid:146)Øtait pas assurØe par un seul engagement, comme le veut la rŁgle, mais que le CCR procØdait, de maniŁre frØquente, (cid:224) l(cid:146)Ømission de plusieurs engagements successifs qui, dans la plupart des cas, correspondaient (cid:224) des tranches annuelles des marchØs. 77. La Cour rappelle que l(cid:146)existence de crØdits dissociØs s(cid:146)expli- que par la volontØ du lØgislateur de garantir au gestionnaire la couverture financiŁre d(cid:146)opØrations dont la durØe prØvisible est supØrieure (cid:224) l(cid:146)exercice budgØtaire et de faciliter, conformØment (cid:224) l(cid:146)article 1er, quatriŁme alinØa, du rŁglement financier, les contr(cid:244)- les, notamment de l(cid:146)autoritØ budgØtaire, en rattachant l(cid:146)ensemble des dØpenses relatives (cid:224) une opØration (cid:224) un engagement spØci- fique. 78. Le premier avantage du respect scrupuleux de cette rŁgle est qu(cid:146)il permet de contr(cid:244)ler le rythme d(cid:146)exØcution d(cid:146)un marchØ par la simple lecture, (cid:224) la fin de chaque exercice, des restes (cid:224) liquider sur l(cid:146)engagement affØrent et d(cid:146)exiger des responsables qu(cid:146)ils four- nissent des explications lorsque le niveau de consommation des crØdits ne correspond pas aux obligations contractuelles. Le second avantage est qu(cid:146)il oblige le gestionnaire (cid:224) justifier les raisons pour lesquelles un Øventuel engagement de crØdits supplØmentaires s(cid:146)avŁre nØcessaire (cid:224) la bonne fin du marchØ, tout en identifiant clairement l(cid:146)origine de cette augmentation. Le fractionnement juridique (marchØs sous la forme 1 + x annØes) 79. Cette pratique consiste (cid:224) attribuer la totalitØ d(cid:146)un marchØ au mŒme attributaire tout en signant avec lui un contrat qui ne C 172/12 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 couvre que la premiŁre annØe de la mise en (cid:156)uvre. Chaque tran- che annuelle successive fait l(cid:146)objet d(cid:146)un nouveau contrat accordØ automatiquement (cid:224) l(cid:146)attributaire. Cette pratique qui s(cid:146)ajoute (cid:224) la prØcØdente permet ainsi de faire co(cid:239)ncider l(cid:146)engagement compta- ble avec l(cid:146)engagement juridique, mais au prix d(cid:146)une irrØgularitØ budgØtaire, au dØtriment d(cid:146)une vision d(cid:146)ensemble du marchØ et de la qualitØ du suivi de sa mise en (cid:156)uvre. 14 des 43 opØrations de l(cid:146)Øchantillon portant sur des marchØs soumis (cid:224) la CCAM-CCR, soit plus de 32 %, Øtaient prØsentØes sous cette forme. Le fractionnement interne (cid:224) un contrat 80. Pour une opØration de l(cid:146)Øchantillon, il a ØtØ relevØ que le contrat Øtait artificiellement articulØ en deux phases distinctes dans le seul but de contourner l(cid:146)obstacle de l(cid:146)insuffisance des crØ- dits d(cid:146)engagement disponibles au moment de la signature du contrat pour couvrir l(cid:146)intØgralitØ de l(cid:146)engagement juridique. Autres modalitØs d(cid:146)attribution Sous-traitance totale d(cid:146)un marchØ 81. Les contr(cid:244)les ont montrØ que deux marchØs portant sur la fourniture de divers matØriels informatiques avaient ØtØ sous- traitØs intØgralement par les attributaires (cid:224) une mŒme sociØtØ, par- tenaire rØgulier et de longue date du Centre et dØj(cid:224) bØnØficiaire d(cid:146)une trentaine de contrats. 82. Tant du point de vue de la lØgalitØ/rØgularitØ que du point de vue de la bonne gestion financiŁre, cette sous-traitance totale d(cid:146)un marchØ est condamnable. Sur le plan juridique, il convient d(cid:146)obser- ver tout d(cid:146)abord que les directives relatives aux marchØs publics ne mentionnent la sous-traitance d(cid:146)un marchØ qu(cid:146)en termes par- tiels. DŁs lors qu(cid:146)elle est totale, la sous-traitance rompt en effet le caractŁre intuitu personae de la relation contractuelle et transforme l(cid:146)attributaire du marchØ en un simple intermØdiaire dont l(cid:146)inter- mØdiation entra(cid:238)ne nØcessairement un accroissement du coßt sup- portØ par l(cid:146)adjudicateur. Attribution d(cid:146)un marchØ en l(cid:146)absence de crØdits suffisants 83. Il ressort du dossier d(cid:146)appel d(cid:146)offres d(cid:146)un marchØ portant sur la mise en place de l(cid:146)Observatoire europØen des sciences et de la technologie que l(cid:146)offre finale soumise par l(cid:146)attributaire pour la premiŁre annØe de mise en (cid:156)uvre du marchØ s(cid:146)Øtablissait, aprŁs nØgociation autorisØe par la CCAM-CCR, (cid:224) 1,6 Mio EUR. Ce mon- tant Øtant supØrieur (cid:224) la disponibilitØ des crØdits budgØtaires, le Centre aurait dß dØclarer l(cid:146)appel d(cid:146)offres infructueux. Un contrat de 993 560 EUR a cependant ØtØ conclu. Quelques mois aprŁs sa signature, ce dernier faisait l(cid:146)objet d(cid:146)un avenant couvert par les crØdits ouverts au titre du nouvel exercice, pour faire correspon- dre le coßt de l(cid:146)opØration au montant de l(cid:146)offre aprŁs nØgociation avec les gestionnaires du Centre (voir point 85). Le suivi de la mise en (cid:156)uvre La gestion des contrats 84. Les contr(cid:244)les ont montrØ que les divers ordonnateurs du CCR ont frØquemment procØdØ (cid:224) la signature des contrats avant d(cid:146)obtenir celle de l(cid:146)attributaire. Cette pratique prØsente le risque de voir des prestations effectuØes avant la signature effective du contrat par l(cid:146)attributaire, donc sans aucune couverture juridique, ou que des modifications soient apportØes aux dispositions contractuelles. La Cour a Øgalement constatØ, (cid:224) plusieurs reprises, que des rapports d(cid:146)exØcution Øtaient remis avant toute signature des contrats affØrents. 85. A contrario, des retards importants dans l(cid:146)exØcution des pres- tations ou la remise des rapports n(cid:146)ont donnØ lieu (cid:224) aucune sanc- tion ni mŒme (cid:224) une simple mise en demeure d(cid:146)exØcution. La faci- litØ avec laquelle le Centre octroie des avenants avantageux constitue une autre illustration du manque de rigueur dans la ges- tion des marchØs. En effet, outre le cas dØj(cid:224) mentionnØ (voir points 64-66) pour les marchØs de voiturage, il a pu Œtre constatØ, s(cid:146)agissant de la crØation de l(cid:146)Observatoire europØen des sciences et de la technologie que, malgrØ l(cid:146)insuffisance des prestations de l(cid:146)attributaire au regard de ses obligations contractuelles, le Centre lui avait accordØ, neuf mois aprŁs la signature du contrat, une augmentation globale de prix de plus de 60 %, et ce, alors mŒme que la consommation des crØdits Øtait extrŒmement faible. En effet, (cid:224) cette date seuls 230 005 EUR avaient ØtØ facturØs, soit 23 % seulement de l(cid:146)engagement initial (voir point 83 ci-dessus). Le contr(cid:244)le du service fait 86. Dans de nombreux cas, les retards d(cid:146)exØcution des prestatai- res n(cid:146)ont fait l(cid:146)objet d(cid:146)aucun rappel de la part du Centre. Ainsi, les contr(cid:244)les ont mis en Øvidence un marchØ de maintenance infor- matique qui, 18 mois aprŁs l(cid:146)ØchØance du contrat (dont la durØe prØvue Øtait de 120 jours), n(cid:146)avait donnØ lieu (cid:224) aucune prestation attestØe. Une seule facture, datØe du 20 mars 1997 portant sur 30 % du contrat, avait ØtØ Øtablie et restait, quinze mois aprŁs l(cid:146)ØchØance, toujours impayØe sans que le dossier ne porte trace d(cid:146)une quelconque rØaction de l(cid:146)ordonnateur ou du prestataire. Au-del(cid:224) de l(cid:146)absence Øvidente de suivi, on ne peut que s(cid:146)interroger sur la rØalitØ des besoins couverts par ce contrat et sur celle des prestations facturØes. 87. Dans un autre cas, les donnØes mentionnØes dans les factures introduites ne permettaient (cid:224) l(cid:146)ordonnateur ni d(cid:146)identifier les per- sonnes ayant effectuØ les prestations, ni de dØterminer leurs qua- lifications rØelles, ni de s(cid:146)assurer des dates et de la durØe des tra- vaux exØcutØs, ni mŒme de conna(cid:238)tre la nature de ces derniers. Il lui Øtait de ce fait impossible de vØrifier le bien-fondØ des mon- tants facturØs. En outre, les contr(cid:244)les ont mis en Øvidence qu(cid:146)un montant avait ØtØ payØ par erreur par le Centre pour ce marchØ, qui concernait en rØalitØ une opØration menØe en Sicile dans le cadre de l(cid:146)initiative europØenne Envireg. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/13 88. Pour un autre cas relatif (cid:224) un contrat d(cid:146)une durØe de 18 mois, la prestation n(cid:146)Øtait toujours pas achevØe six mois aprŁs l(cid:146)ØchØance, sans que le Centre n(cid:146)ait pour autant adressØ de lettre de relance. Par ailleurs le dossier ne contenait aucune piŁce justificative des paiements effectuØs. 89. L(cid:146)importance des retards a parfois mis en doute l(cid:146)opportu- nitØ de certains marchØs au moment de leur octroi. Un marchØ reprØsentant un montant de 2,58 Mio EUR illustre cette consta- tation. AttribuØ en janvier 1997, ce marchØ, relatif (cid:224) la mise en place d(cid:146)un systŁme informatisØ pour la gestion des documents, a seulement donnØ lieu (cid:224) l(cid:146)Ømission d(cid:146)une facture de 25 628 EUR, 16 mois aprŁs la signature du contrat. CONCLUSIONS/RECOMMANDATIONS 90. Les rŁgles qui rØgissent l(cid:146)octroi des marchØs publics ont pour objectif de garantir (cid:224) toutes les entreprises un Øgal accŁs aux financements publics et d(cid:146)assurer le meilleur service au meilleur coßt. Or, il ressort de l(cid:146)enquŒte que le dispositif de gestion en vigueur au CCR au moment du contr(cid:244)le de la Cour ne garantissait pas la rØalisation de cet objectif. 91. Les raisons qui expliquent cette situation tiennent (cid:224) la fois aux faiblesses de ce dispositif, qui n(cid:146)est pas (cid:224) mŒme de fournir une information fiable sous une forme synthØtique, et (cid:224) l(cid:146)emploi irrØ- gulier des crØdits dissociØs favorisant la pratique courante du frac- tionnement des marchØs et l(cid:146)utilisation de procØdØs contestables. 92. Enfin le rØgime particulier qui s(cid:146)applique au CCR avec notam- ment l(cid:146)existence d(cid:146)une CCAM-spØcifique et le recours (cid:224) des «arran- gements administratifs» entre des services de la Commission ont Øgalement eu un impact nØgatif sur la gestion des marchØs. 93. Le CCR, prenant conscience de la gravitØ de la situation, a engagØ un processus de rØforme. C(cid:146)est ainsi qu(cid:146)il a, en particulier, suspendu le fonctionnement de la CCAM-CCR, rØorganisØ son organigramme, crØØ une unitØ de contr(cid:244)le interne et procØdØ (cid:224) un inventaire physique de ses biens. Ces mesures, dans leur ensemble, doivent Œtre approuvØes et consolidØes. La suspension de la CCAM- CCR doit, notamment, Œtre le prØlude (cid:224) sa suppression et l(cid:146)inven- taire physique en cours ne doit pas rester un exercice isolØ mais doit Œtre renouvelØ de maniŁre rØguliŁre. Elles doivent toutefois Œtre complØtØes par une amØlioration du dispositif de gestion et une action vigoureuse sur la ma(cid:238)trise du cycle des marchØs. 94. Le CCR devrait se doter d(cid:146)une comptabilitØ auxiliaire des projets permettant le rattachement d(cid:146)un marchØ (cid:224) un projet ou (cid:224) une action spØcifique, ainsi que d(cid:146)une gestion prØvisionnelle de ses besoins afin d(cid:146)optimiser l(cid:146)allocation des ressources budgØtaire dis- ponibles. 95. Pour autant, rien ne sera acquis s(cid:146)il n(cid:146)est pas mis un terme par des moyens appropriØs (cid:224) toutes les pratiques irrØguliŁres, contestables ou douteuses qui ont ØtØ identifiØes au cours de cette enquŒte. Pour ce faire, la Cour observe (cid:224) nouveau (9) que, si des procØdures disciplinaires voire judiciaires doivent Œtre mises en (cid:156)uvre, toute solution durable rØside dans l(cid:146)application effective de la responsabilitØ pØcuniaire des ordonnateurs et des comptables, telles que prØvues aux articles 73 et suivants du rŁglement finan- cier. 96. La Cour observe, (cid:224) cet Øgard, qu(cid:146)aprŁs plus de 20 ans d(cid:146)exis- tence du rŁglement financier, le lØgislateur communautaire n(cid:146)a toujours pas codifiØ les conditions de mise en (cid:156)uvre de cette res- ponsabilitØ ni les sanctions financiŁres qui peuvent Œtre appli- quØes aux ordonnateurs et aux comptables. Il convient de souli- gner que le visa donnØ par le contr(cid:244)le financier ne saurait constituer une exonØration des propres faiblesses de l(cid:146)ordonnateur lorsqu(cid:146)il atteste de la rØalitØ du service fait et de l(cid:146)exactitude de la liquida- tion d(cid:146)une dØpense, pas plus que de celles du comptable lorsqu(cid:146)il prend en charge dans sa comptabilitØ une opØration dont il doit prØalablement en vØrifier la rØgularitØ. L(cid:146)apposition du visa du contr(cid:244)leur financier n(cid:146)a pour effet que d(cid:146)engager la responsabilitØ propre de ce dernier. Le prØsent rapport a ØtØ adoptØ par la Cour des comptes (cid:224) Luxembourg en sa rØunion des 6 et 7 avril 2000. Par la Cour des comptes Jan O. KARLSSON PrØsident C 172/14 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 NOTES (1) Voir rapport spØcial «(cid:201)nergies renouvelables» no 17/98 (JO C 356 du 20. 11. 1998). Rapport spØcial «FAIR» no 9/99 (JO C 92 du 30. 3. 2000) et rapport annuel relatif (cid:224) l(cid:146)exercice 1996, en particulier point 10. 6: «Participation des petites et moyennes entreprises aux programmes de recherche, de dØveloppement technologique et de dØmonstration» (JO C 348 du 18. 11. 1997). JO L 361 du 30. 12. 1994, p. 114 et 132. JO L 209 du 24. 7. 1992, p. 1; JO L 199 du 9. 8. 1993, p. 1 et 54 et JO L 328 du 28. 11. 1997, p. 1. (2) (3) (4) Sibeca: SystŁme d(cid:146)information budgØtaire et comptable automatisØ. (5) Sincom II: SystŁme informatique de comptabilitØ. (6) Le systŁme de gestion auquel est soumis le CCR diffŁre du rØgime juri- b) dique normal (cid:224) plus d(cid:146)un titre. Sur le plan du droit financier et comptable: a) ses dØpenses de fonctionnement sont intØgralement couvertes par des crØdits opØrationnels inscrits dans le chapitre B6 et non par la partie A du budget; les ressources obtenues dans le cadre de ses activitØs concurren- tielles lui sont affectØes. Cette affectation constitue une exception au principe de l(cid:146)universalitØ budgØtaire selon lequel l(cid:146)ensemble des ressources du budget gØnØral doit servir (cid:224) couvrir l(cid:146)ensemble des dØpenses; il dispose, aux termes de ses rŁgles internes d(cid:146)exØcution du budget d(cid:146)un systŁme de comptabilitØ analytique qui lui permet d(cid:146)effectuer une rØpartition des frais gØnØraux entre ses diffØrents instituts/ directions et d(cid:146)une rØgie d(cid:146)avance; la possibilitØ lui est donnØe de mettre en rØserve une partie de ses crØdits pour les utiliser (cid:224) titre de contribution dans des actions (cid:224) frais partagØs. d) c) Sur le plan administratif: a) il est tout (cid:224) fait exceptionnel qu(cid:146)une DG de la Commission soit dotØe d(cid:146)un organe tel que le conseil d(cid:146)administration du CCR, b) organe composØ, en outre, de personnalitØs extØrieures (cid:224) l(cid:146)institu- tion; il convient de noter que le directeur gØnØral du CCR ne peut prØ- senter (cid:224) la Commission aucune proposition de dØcision qui ne serait pas accompagnØe d(cid:146)un avis prØalable du conseil d(cid:146)adminis- tration. Sur le plan gØnØral du droit: a) dans le cadre de ses activitØs dites concurrentielles, le CCR peut Œtre mis en compØtition avec des tiers pour obtenir des marchØs gØrØs par d(cid:146)autres DG de la Commission. Or, juridiquement il n(cid:146)est pas possible de conclure un contrat avec soi-mŒme. La Commis- sion a tournØ la difficultØ en baptisant «arrangement» le document conclu entre ces deux structures administratives; b) cette solution est juridiquement «bancale». C(cid:146)est sans doute ce qui a amenØ le conseil d(cid:146)administration (cid:224) s(cid:146)interroger sur les avantages qu(cid:146)il y aurait (cid:224) doter le CCR d(cid:146)une personnalitØ juridique distincte de la CommunautØ. (7) Voir organigramme ci-joint. (8) Voir en particulier: (cid:151) arrŒt Commission contre Italie du 10 mars 1987, affaire 19985, Recueil de procØdure 1039, attendus 12 (cid:224) 14 (sur le droit (cid:224) l(cid:146)exclu- sivitØ), (cid:151) arrŒt Commission contre Espagne du 11 novembre 1993, affaire 71/92, Recueil de procØdure I-5923, attendus 36 et 37; confirmØ par l(cid:146)arrŒt produits pharmaceutiques du 3 mai 1994, affaire 328/ 92, Recueil de procØdure I-1569, attendus 14 (cid:224) 16, (cid:151) arrŒt UniversitØ Complutenza de Madrid du 18 mars 1992, affaire 24/91, Recueil de procØdure I-1989. (9) Voir avis no 4/97 sur la proposition de rŁglement (Euratom, CECA, CE) du Conseil modifiant le rŁglement financier du 21 dØcembre 1977 applicable au budget gØnØral des CommunautØs europØennes (JO C 57 du 23. 2. 1998, notamment le point 5. 20). 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/15 ORGANIGRAMME SCH(cid:201)MATIS(cid:201) (cid:151) DISTRIBUTION DES INSTITUTS PAR SITE ANNEXE CCR(cid:13) Centre commun de recherche Direction générale(cid:13) Bruxelles IRMM(cid:13) Institut des(cid:13) matériaux et mesures(cid:13) de référence(cid:13) Geel (B) ITU(cid:13) Institut des(cid:13) transuraniens(cid:13) Karlsruhe (D) IAM(cid:13) Institut des(cid:13) matériaux avancés (cid:13) Petten (NL) ISPRA (I) IPTS(cid:13) Institut de(cid:13) prospective(cid:13) technologique(cid:13) Séville (E) ISIS(cid:13) Institut des systèmes,(cid:13) de l’informatique(cid:13) et de la sûreté(cid:13) EI(cid:13) Institut de(cid:13) l’environment SAI(cid:13) Institut des(cid:13) applications(cid:13) spatiales IHCP(cid:13) Institut pour la santé(cid:13) et la protection(cid:13) des consommateurs C 172/16 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 R(cid:201)PONSES DE LA COMMISSION Les observations prØliminaires de la Cour, en vue du rapport spØ- cial relatif aux marchØs publics attribuØs par le CCR, sont issues de missions de contr(cid:244)le qui ont eu lieu courant 1998. Les tran- sactions analysØes couvrent les annØes 1995-1998. Le CCR a vØcu une rØorientation importante depuis cette date, tant au niveau de sa mission et de sa stratØgie qu(cid:146)au niveau de ses mØthodes et de son organisation. La Cour a dØj(cid:224) pu constater ceci dans les rØu- nions qui ont succØdØ aux missions de contr(cid:244)le et ceci est dØj(cid:224) reflØtØ en partie dans ses observations. Tout au long de la procØdure de contr(cid:244)le de la Cour dans le prØ- sent dossier, le CCR a rØagi de fa(cid:231)on constructive aux recomman- dations de la Cour. L(cid:146)organisation et les procØdures ont ØtØ adap- tØes et amØliorØes sans attendre le rapport final. Pour donner quelques exemples: (cid:151) abandon dØfinitif de la CCAM-CCR, (cid:151) envoi des contrats d(cid:146)abord aux contractants, avant de signer du c(cid:244)tØ de la Commission, (cid:151) amØlioration de la base de donnØes contractuelles, (cid:151) publication d(cid:146)appels d(cid:146)offres ouverts dans le domaine des transports (cid:224) Ispra, (cid:151) diminution du nombre de projets dans le programme de tra- vail de 700 (cid:224) 100 et crØation d(cid:146)un systŁme de suivi et d(cid:146)Øva- luation de ces projets en Øtroite collaboration avec les DG qui bØnØficient de ces projets, (cid:151) renforcement des systŁmes de contr(cid:244)le par la crØation de cel- lules financiŁres dans les instituts (MSU) et de la mise en (cid:156)uvre d(cid:146)un systŁme (cid:224) double signature, (cid:151) documentation des procØdures de gestion et dØveloppement d(cid:146)un site Intranet sur ces procØdures. sont applicables aux activitØs menØes par le CCR pour le compte d(cid:146)autres services de la Commission, y compris le recours (cid:224) l(cid:146)entente directe dans les cas dßment justifiØs. 10. La Commission accepte que dans certains cas il y ait eu des faiblesses au niveau de la gestion prØvisionnelle des besoins, dans la mise en (cid:156)uvre des rŁgles de concurrence et du contr(cid:244)le du ser- vice fait. 11. Le CCR respecte les dispositions prØvues dans ce rŁglement financier et ses modalitØs d(cid:146)exØcution. Aucune disposition n(cid:146)oblige (cid:224) dØfinir la composition des comitØs qui prØparent les marchØs. Toutefois, pour des marchØs importants, le CCR formalisera davan- tage les procØdures prØparatoires des marchØs. 12. Les services du CCR appliquent l(cid:146)article 59 a) [ex-article 58 a)] du rŁglement financier jusqu(cid:146)au seuil prØvu par les modalitØs d(cid:146)exØcution au rŁglement financier (article 106, ex-article 126) ainsi que les directives sur les marchØs publics. 13. La Commission est d(cid:146)avis que le CCR gŁre correctement les crØdits dissociØs (voir les rØponses donnØes aux points 76-80). 14. S(cid:146)il est vrai que dans certains dossiers le bien-fondØ de la non-saisine de la CCAM-CCR n(cid:146)est pas attestØ dans les dossiers, dans la plupart des cas que la Cour a analysØs la Commission considŁre que la non-saisine Øtait justifiØe. Quant aux observations dØtaillØes formulØes par la Cour dans le document en rØfØrence, la Commission peut donner les rØponses suivantes: 15. Le problŁme soulevØ par la Cour, sur les contrats de presta- tion de services, Øtait connu du CCR et en cours de rØgularisation au moment du contr(cid:244)le. R(cid:201)SUM(cid:201) DES PRINCIPALES OBSERVATIONS 16. La Commission veillera (cid:224) Øviter ce problŁme (cid:224) l(cid:146)avenir. 8. Suite au contr(cid:244)le et recommandations de la Cour, les systŁmes de gestion et les procØdures du CCR ont ØtØ adaptØs. Le systŁme de gestion actuellement en place au CCR permet dØsormais la production d(cid:146)une information de nature (cid:224) donner une vision exhaustive et exacte des marchØs attribuØs. Les outils informati- ques en place permettent dorØnavant le rattachement d(cid:146)un achat au projet auquel il se rØfŁre. 17. Le CCR a mis en place des systŁmes de suivi amØliorØs. En cas d(cid:146)irrØgularitØs constatØes, il a Øgalement rØagi de fa(cid:231)on appro- priØe, y inclus par des sanctions disciplinaires. LE DISPOSITIF DE GESTION DU CCR 9. La CCAM-CCR a dØfinitivement ØtØ abandonnØe. La Commis- sion partage le point de vue de la Cour que les dispositions du titre IV du rŁglement financier sur la passation des marchØs publics 19. La Commission accepte que le CCR a ØprouvØ des problŁmes dans le passØ pour dØpasser les contraintes et rØvØler les faiblesses dans les systŁmes de gestion. Dans le passØ rØcent, toutefois, il a clairement pu identifier les faiblesses et amØliorer les systŁmes. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/17 Un rØgime particulier de fonctionnement 21. c) La Commission partage le point de vue de la Cour sur la CCAM-CCR, c(cid:146)est pourquoi elle a dØcidØ d(cid:146)Øliminer cette structure le 22 juillet 1999. Le fonctionnement de la CCAM-CCR avait d(cid:146)ailleurs dØj(cid:224) ØtØ suspendu par dØcision de la Commission du 3 septembre 1998. 28. Le CCR a ØtØ la premiŁre DG de la Commission (cid:224) utiliser Sincom II et comme DG pilote a ØprouvØ les difficultØs de dØmar- rage de tout nouveau produit informatique. Sincom II s(cid:146)articule autour de trois modules destinØs respectivement au suivi des opØ- rations des gestionnaires et des ordonnateurs, (cid:224) celui des visas du contr(cid:244)leur financier et du comptable, ainsi qu(cid:146)(cid:224) la production de statistiques et de rapports. Ce troisiŁme module a ØtØ installØ plus tard (fin 1999) que les deux premiers, vu qu(cid:146)il fallait d(cid:146)abord assu- rer le fonctionnement des systŁmes opØrationnels. Une gestion dØcentralisØe 22. En effet, la Commission considŁre que la localisation gØo- graphique et la spØcialisation scientifique des diffØrents secteurs du CCR demande une organisation et une gestion dØcentralisØes, y inclus une large subdØlØgation des pouvoirs auprŁs des respon- sables dans chaque secteur, combinØe avec un systŁme de double signature. 23. Pour amØliorer la cohØrence et la rØgularitØ des transactions administratives et contractuelles (cid:224) travers le CCR, une direction de l(cid:146)administration a ØtØ crØØe. 24. Les 50 000 transactions annuelles du CCR ne reprØsentent que 0,3 % du budget total de la Commission mais 8 % du nombre total des transactions de la Commission. La structure dØcentrali- sØe permet de rØpartir le travail sur 80 ordonnateurs dØlØguØs et une soixantaine de gestionnaires. Les instruments et les procØdures de gestion Les instruments Les programmes annuels de travail 25. Dans l(cid:146)Ølaboration du cinquiŁme programme-cadre, le CCR a rØorganisØ de fa(cid:231)on drastique la gestion des projets. Le nombre de projets a ØtØ diminuØ d(cid:146)environ 700 (cid:224) 100. Ces 100 projets ont tous des objectifs clairs, ØtalØs dans le temps et dØfinis en Øtroite collaboration avec les services de la Commission qui en sont les premiers bØnØficiaires. Le programme de travail pluriannuel a suivi la mŒme logique. Il a d(cid:146)ailleurs ØtØ approuvØ en commission, aprŁs une consultation interservices incluant tous les services de la Commission. Pour les services de la Commission avec lesquels le CCR entretient des relations de travail intensives, les mØthodes de collaboration, les interfaces, les services (cid:224) fournir et la qualitØ du service sont for- malisØs dans un document signØ des deux cotØs («Memorandum of Understanding»). La compt abilitØ analytique 29. Le CCR dispose en effet d(cid:146)un systŁme de comptabilitØ ana- lytique et est (cid:224) cet Øgard un prØcurseur au niveau de la Commis- sion. Le systŁme permet un suivi poussØ des coßts et des presta- tions. Un effort important est consacrØ (cid:224) l(cid:146)amØlioration continue de cet instrument afin de rendre encore plus transparents et effi- caces la planification, l(cid:146)Øvaluation et le suivi des projets et du pro- gramme. 30. Le tableau de correspondance a pour objet d(cid:146)Øtablir un lien entre d(cid:146)une part le personnel et les moyens de rØalisation et d(cid:146)autre part les diffØrentes actions (au niveau des lignes budgØtaires) afin de dØterminer le coßt global de celles-ci. La compt abilitØ d(cid:146)invent a ire 31. Karlsruhe a (cid:224) prØsent accŁs (cid:224) la nouvelle version du logiciel Sysbien qui est un standard informatique de la Commission. Cette nouvelle version permet de regrouper les donnØes par nature de bien. Une mise (cid:224) jour de l(cid:146)inventaire est en cours et sera achevØe en juin 2000. Une base de donnØes contractuelles 32. La base de donnØes contractuelles du CCR est un exemple de bonnes pratiques au niveau de la Commission. Le systŁme a Øvo- luØ beaucoup depuis le contr(cid:244)le de la Cour. Il dispose notamment d(cid:146)une interface bidirectionnelle avec le systŁme Sincom II, qui per- met de rattacher des engagements (cid:224) des contrats et d(cid:146)utiliser le mŒme fichier des tiers. Les contrats-cadres 33. Ces contrats-cadres ne reprØsentent aucune obligation d(cid:146)achat mais permettent de rØaliser des Øconomies d(cid:146)Øchelle. Les systŁmes comptables La compt abili tØ budgØt aire Les procØdures 27. Le CCR a installØ le systŁme Sincom II dans le but de s(cid:146)intØ- grer dans le dispositif commun de la Commission, (cid:224) la fin de 1997. 34. La documentation des procØdures de gestion du CCR est en cours de mise (cid:224) jour, notamment dans le cadre de l(cid:146)approche Total Quality Management (TQM). L(cid:146)information sera dorØnavant Øga- lement disponible sur l(cid:146)Intranet du CCR. C 172/18 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 35. En ce qui concerne les diffØrentes Øtapes de passation d(cid:146)un marchØ, le CCR respecte les dispositions prØvues dans le rŁgle- ment financier et ses modalitØs d(cid:146)exØcution en particulier les rŁgles relatives (cid:224) l(cid:146)ouverture des offres par une commission dØsignØe (cid:224) cette fin. Toutefois, pour des marchØs importants, le CCR forma- lisera davantage les procØdures prØparatoires des marchØs. Les faiblesses du dispositif Les consØquences du rØgime particulier La CCAM spØcifique au CCR Services prestØs pour le compte d(cid:146)autres DG de la Commission 40. La Commission souligne qu(cid:146)en ce qui concerne les modalitØs d(cid:146)attribution de services/travaux par un autre service de la Com- mission au CCR, il n(cid:146)existe pas de dispositions lØgales qui impo- seraient aux services de la Commission de lancer des appels d(cid:146)offres ou d(cid:146)autres procØdures de marchØs publics lors de l(cid:146)attri- bution de l(cid:146)exØcution de certaines t(cid:226)ches (travaux ou services) au CCR. 41. La Commission partage le point de vue de la Cour que les dispositions du titre IV du rŁglement financier sur la passation des marchØs publics sont applicables aux activitØs menØes par le CCR pour le compte d(cid:146)autres services de la Commission, y compris le recours (cid:224) l(cid:146)entente directe dans les cas dßment justifiØs. 36-37. En date du 1er octobre 1998, une dØcision de la Commis- sion a suspendu la CCAM-CCR en se basant sur les considØrants suivants: 42. Voir rØponse au point 40. (cid:151) considØrant que des Øconomies substantielles pourraient Œtre rØalisØes par le traitement de tous les dossiers de marchØs publics par une CCAM unique, (cid:151) considØrant que l(cid:146)examen par la CCAM gØnØrale des dossiers du CCR permettrait de mieux respecter le principe de la nØcessaire sØparation des fonctions entre celle de membre de la CCAM et celle d(cid:146)ordonnateur, (cid:151) considØrant que les ordonnateurs du CCR pourraient bØnØfi- cier de dØlais de traitement des dossiers considØrablement rac- courcis en raison du nombre plus ØlevØ de rØunions annuelles de la CCAM gØnØrale, (cid:151) considØrant que l(cid:146)existence d(cid:146)une seule CCAM pour l(cid:146)ensemble des services de la Commission devrait renforcer la transpa- rence de la gestion. Cette dØcision de suspension a ØtØ suivie le 22 juillet 1999 par une dØcision qui a confirmØ la suppression de la CCAM-CCR. La ma(cid:238)trise de la dØcentralisation 38. En ce qui concerne les diffØrentes Øtapes de passation d(cid:146)un marchØ, le CCR respecte les dispositions prØvues dans le rŁgle- ment financier et ses modalitØs d(cid:146)exØcution. Comme dØj(cid:224) rØpondu au point 35, le CCR formalisera davantage les procØdures prØpa- ratoires des marchØs pour des marchØs importants et souligne le nombre de petits marchØs. 39. Les contraintes qu(cid:146)impliquent la rØalisation d(cid:146)activitØs de recherche expliquent la majeure partie des dØplacements des direc- teurs. La dØlØgation des responsabilitØs de la part des directeurs du CCR (cid:224) leurs subordonnØs est dØsormais structurØe et documentØe. Ces dØlØgations dØterminent le champ dans lequel chacun peut man(cid:156)uvrer sans un contr(cid:244)le systØmatique de la part de sa hiØrar- chie, tout en ayant un systŁme de double signature. La qualitØ du systŁme d(cid:146)information La production de donnØes 43. La Commission partage le point de vue de la Cour qu(cid:146)un dis- positif de planification, de suivi et d(cid:146)Øvaluation englobant le pro- gramme annuel du CCR, la consommation des crØdits, les pres- tations du personnel et les achats est important. Les ØlØments de base des systŁmes sont dØj(cid:224) en place, notamment en intØgrant les recommandations de la Cour. Un effort supplØmentaire d(cid:146)intØgra- tion est nØcessaire et cet effort fait partie des prioritØs pour l(cid:146)annØe en cours. 44. La Commission a identifiØ et mis en (cid:156)uvre le moyen tech- nique pour utiliser le systŁme Sincom II de telle fa(cid:231)on que les engagements soient rattachØs (cid:224) leurs marchØs. 45. Le fichier tiers de Sincom II, auquel la Cour fait rØfØrence, a ØtØ rendu opØrationnel en septembre 1998. Le mŒme fichier est utilisØ par le systŁme des donnØes contractuelles du CCR. Il est exact que la diffØrence de conception des deux systŁmes 46. Sibeca et Sincom II a rendu impossible le transfert complet de toutes les informations. 47. Le systŁme des donnØes contractuelles permet dØsormais de saisir le numØro du projet auquel se rØfŁre un achat. Ce champ deviendra obligatoire (cid:224) court terme, dŁs la codification des diffØ- rents projets. 48. Une campagne d(cid:146)inventaire complŁte a ØtØ lancØe en 1998 pour l(cid:146)ensemble des sites. Elle est complŁte pour le site d(cid:146)Ispra, et sera complØtØe pour les autres sites en septembre 2000. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/19 49. S(cid:146)il est vrai que la diffØrence sur l(cid:146)inventaire physique est de 14 %, il faut noter qu(cid:146)en ce qui concerne le site d(cid:146)Ispra, l(cid:146)Øcart en terme de valeur vØnale sur l(cid:146)ensemble de l(cid:146)inventaire Øtait de l(cid:146)ordre de 3 % au 31 dØcembre 1999. l(cid:146)ensemble de ses chefs d(cid:146)unitØ. Les questions liØes aux investisse- ments sont soulevØes au cours de ces rØunions. La base de donnØes des contrats 50. La base des donnØes contractuelles a connu une amØliora- tion sensible dans sa convivialitØ et son intØgritØ. Les directeurs du CCR ont d(cid:146)ailleurs dØcidØ en juillet 1999 de rendre l(cid:146)utilisation de ce systŁme obligatoire. La mise en (cid:156)uvre pratique de cette dØci- sion est en cours, dans les instituts (cid:224) Petten, Geel et Karlsruhe, ceci se fera (cid:224) travers une interface avec le systŁme local. Le suivi des bons de commande des contrats-cadres Il est possible depuis dØbut 2000 de suivre les bons de com- 51. mande dØrivant de contrats-cadres par une interface entre la base des donnØes contractuelles et le systŁme Sincom II. La saisie des autres bons de commande dans le systŁme des donnØes contrac- tuelles est entre-temps devenu obligatoire, par note du directeur gØnØral en fØvrier 2000. (cid:201)galement, le systŁme des donnØes contractuelles permet maintenant de saisir le numØro du projet auquel se rØfŁre un achat. Ce champ deviendra obligatoire (cid:224) court terme, dŁs la codification des diffØrents projets. 55. Certains marchØs ne nØcessitent pas un cahier de charges for- mel, par exemple lorsque le service ou le matØriel est unique. (cid:201)ga- lement, il n(cid:146)est pas anormal, dans son activitØ de recherche, que le CCR re(cid:231)oive des propositions de produits ou de rØsultats de recherche innovateurs qu(cid:146)il souhaite acquØrir pour rester (cid:224) la pointe dans son domaine. Le premier cas citØ est issu d(cid:146)un appel d(cid:146)offres ouvert de 1988. Le contractant dispose de technologies et d(cid:146)expertises uniques nØces- saires pour le projet et ceci Øtait toujours le cas au moment de la prolongation de la collaboration. Pour le deuxiŁme cas, le CCR est passØ d(cid:146)un rØseau tØlØmatique suisse sur le rØseau tØlØmatique de la recherche europØenne, qui Øtait unique (cid:224) l(cid:146)Øpoque et qui pour cette mŒme raison avait ØtØ sØlectionnØ par d(cid:146)autres services de la Commission. 56. Les rŁgles en la matiŁre ont ØtØ rappelØes aux services, par note du directeur gØnØral du CCR, dŁs le 3 mars 1998. LA MA˛TRISE DU CYCLE DES MARCH(cid:201)S 52. Le CCR est conscient des constatations de la Cour et a rØagi de fa(cid:231)on pro-active pour combler les dØficiences par des mesures extrŒmement rigoureuses. En ce qui concerne les pratiques dou- teuses, voire irrØguliŁres, le CCR avait commencØ (cid:224) rØagir avant que la Cour n(cid:146)intervienne, notamment par le lancement d(cid:146)enquŒ- tes administratives et de procØdures disciplinaires. Quatre agents ont ØtØ sanctionnØs dans ce contexte. 57. Le matØriel de laboratoire en question est une presse hydrau- lique (valeur 260 000 euros) achetØe dans le cadre de la mise sur pied du laboratoire d(cid:146)actinides mineurs en cours d(cid:146)Ølaboration auprŁs de l(cid:146)institut pour les transuraniens. Il s(cid:146)agit d(cid:146)un investis- sement global de 2,5 millions d(cid:146)euros en collaboration avec des partenaires tiers. (cid:192) la suite d(cid:146)une dØcision politique prise par un des partenaires du projet (en l(cid:146)occurrence un grand laboratoire nuclØaire d(cid:146)un (cid:201)tat membre), l(cid:146)ensemble des opØrations a ØtØ sus- pendu dans l(cid:146)attente d(cid:146)une clarification, intervenue entre-temps. La dØpense n(cid:146)a donc pas ØtØ faite sciemment de maniŁre prØma- turØe. La prØparation des marchØs L(cid:146)identification des besoins 53. La planification des besoins spØcifiques (cid:224) des projets scien- tifiques se fait au niveau des chefs de projet. Pour ce qui est des besoins gØnØraux, ils sont planifiØs horizontalement (par institut, pour le site d(cid:146)Ispra ou pour l(cid:146)ensemble). Pour autant que ceci est possible, une utilisation commune d(cid:146)Øquipements onØreux est rØa- lisØe par thŁmes scientifiques. DØsormais, pour ce qui est des services et du matØriel informati- ques, des appels d(cid:146)offres ont ØtØ rØalisØs rØcemment pour tout le CCR. La qualitØ des cahiers des charges et des annexes techniques 58-60. La Commission attire l(cid:146)attention de la Cour sur le fait qu(cid:146)une amØlioration sensible des annexes techniques a dØj(cid:224) ØtØ rØalisØe. Toutefois, dans le cadre du renforcement de son dispositif de gestion dØcentralisØ renforcØ, le CCR s(cid:146)assurera que ces efforts continuent dans le bon sens. La qualification des marchØs La qualification et le montant des marchØs scientifiques 54. Les besoins sont essentiellement identifiØs par les chefs de projets qui en rØfŁrent (cid:224) leur chef d(cid:146)unitØ. Dans chaque institut, le directeur conduit rØguliŁrement des rØunions de gestion avec 62. En ce qui concerne les cas citØs par la Cour, la Commission considŁre qu(cid:146)il est normal que dans les Øchantillons de la Cour il y ait des contrats dont le montant est proche des seuils. (cid:201)gale- ment, le CCR dispose dØsormais d(cid:146)un systŁme de double signa- ture, ce qui permet un contr(cid:244)le accru. C 172/20 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 21. 6. 2000 La qualification de marchØs de prestations de services L(cid:146)existence de possibles ententes illicites 63-64. La Commission fait remarquer que, dans les dossiers d(cid:146)attribution de contrats de travail sous couvert de prestations de services, le CCR avait dØj(cid:224) commencØ la rØgularisation au moment du contr(cid:244)le de la Cour. Cette situation irrØguliŁre Øtait en partie issue d(cid:146)un dØsØquilibre (cid:224) l(cid:146)intØrieur du tableau des effectifs du CCR. En effet, le CCR dispose d(cid:146)un tableau des effectifs sØparØ du reste de la Commission. Ce tableau des effectifs prØsentait une surreprØsentation de postes B et C par rapport aux postes A. C(cid:146)est seulement en 1998 que ce dØsØquilibre a ØtØ rectifiØ par une aug- mentation du nombre de postes A et une diminution correspon- dant aux niveaux B et C. 75. La Commission fait remarquer que les irrØgularitØs dans l(cid:146)attribution de marchØs, notamment de possibles ententes illici- tes, avait dØj(cid:224) ØtØ constatØes par le CCR et que le CCR avait dØj(cid:224) rØalisØ les enquŒtes administratives y affØrentes. (cid:192) la suite, quatre sanctions disciplinaires ont ØtØ dØcidØes envers les agents impli- quØs. Les dossiers avaient Øgalement dØj(cid:224) ØtØ transmis (cid:224) OLAF dØbut 1998. Certaines enquŒtes sont encore en cours et seront Øventuellement suivies de nouvelles procØdures disciplinaires voire pØnales. Les faits constatØs par la Cour figurent dans les dossiers du CCR et d(cid:146)OLAF. Le fractionnement des marchØs L(cid:146)attribution des marchØs L(cid:146)utilisation des crØdits dissociØs (fractionnement comptable) L(cid:146)utilisation des contrats nØgociØs L(cid:146)importance du phØnomŁne 66-67. Le dispositif du CCR est (cid:224) prØsent en mesure de fournir une information fiable en ce qui concerne les marchØs attribuØs hors CCAM, intØgrant les recommandations de la Cour. L(cid:146)irrØgularitØ de la pratique 68-71. La jurisprudence de la Cour de justice en cette matiŁre est relativement limitØe. Les rŁgles en vigueur prØvoient davantage de raisons pour une entente directe que celles citØes (notamment pour des travaux supplØmentaires). Le CCR a pris des initiatives pour amØliorer la mise en concurrence et d(cid:146)autres seront prises dans l(cid:146)avenir, en vue d(cid:146)amplifier le recours (cid:224) la concurrence mŒme au-dessous des seuils prØvus (cid:224) ce but. Le contr(cid:244)le financier a d(cid:146)ailleurs dØj(cid:224) constatØ une amØlioration sensible de la situation. Existence d(cid:146)un monopole de fait 76-78. Quant (cid:224) l(cid:146)utilisation des crØdits dissociØs, la Commission remarque que dans les dossiers analysØs par la Cour il s(cid:146)agissait de contrats pour lesquels l(cid:146)autorisation de la CCAM avait ØtØ obtenue pour plusieurs annØes pour des contrats qui ne sont conclus que pour un an (cid:224) la fois, tout en disposant d(cid:146)une possibilitØ de pro- longation annuelle. Cette procØdure est suivie d(cid:146)une part pour res- pecter la transparence des marchØs et d(cid:146)autre part pour assurer un suivi rØgulier de la qualitØ du service offert. La Commission considŁre que dans ces cas les engagements juri- diques et financiers sont limitØs (cid:224) une durØe d(cid:146)un an. Il est donc logique que chaque annØe, lorsqu(cid:146)il est dØcidØ de prolonger le contrat, des nouveaux engagements soient pris. Engager l(cid:146)entiŁretØ du plafond autorisØ par la CCAM peut donner une fausse image de sØcuritØ budgØtaire. En cas de problŁmes avec le contractant, il faudra dØgager les crØdits correspondants (cid:224) la part du marchØ qui ne sera pas utilisØe avec ce fournisseur et chercher la rØcupØration de ces crØdits d(cid:146)engagement pour la rØalisation du marchØ avec un autre fournisseur, ce qui est extrŒmement difficile voire impossi- ble. Le fractionnement juridique (marchØs sous la forme 1 + x annØes) 79. Voir rØponse aux points 76-78. Le fractionnement interne (cid:224) un contrat 72. Un nouvel appel d(cid:146)offres ouvert pour le voiturage sur le site d(cid:146)Ispra a ØtØ lancØ et publiØ le 4 novembre 1999. Un effort impor- tant a ØtØ investi pour en avertir les acteurs du marchØ potentiel- lement intØressØs (publicitØ directement envoyØe (cid:224) plus de 300 entreprises de taxis dans la rØgion). En mŒme temps, le systŁme de gestion et de suivi des prestations a ØtØ sensiblement amØliorØ. 80. Le marchØ, auquel la Cour fait rØfØrence, Øtait con(cid:231)u en deux phases dŁs le dØbut, pour des raisons techniques et de contr(cid:244)le de la qualitØ du service offert. Ceci a ØtØ annoncØ dans l(cid:146)appel d(cid:146)offres. L(cid:146)engagement financier a ØtØ rØalisØ en consØquence. 73. La Commission fait remarquer que le service de voiturage a ØtØ externalisØ car il a ØtØ considØrØ que la prestation par une firme externe revenait moins cher que le service interne. Jusqu(cid:146)(cid:224) tout rØcemment, le nombre de firmes de taxis dans la rØgion Øtait limitØ (cid:224) cause de l(cid:146)Øloignement de l(cid:146)aØroport de Milan Linate. La Commission fait Øgalement remarquer que la qualitØ du service offert a ØtØ irrØprochable. Autres modalitØs d(cid:146)attribution Sous-traitance totale d(cid:146)un marchØ 81-82. La Commission partage le point de vue de la Cour sur la sous-traitance totale de marchØs. Il s(cid:146)agit l(cid:224) de cas isolØs, le CCR mettra tout en (cid:156)uvre pour Øviter de tels cas dans l(cid:146)avenir. 21. 6. 2000 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 172/21 Attribution d(cid:146)un marchØ en l(cid:146)absence de crØdits suffisants 83. Le CCR a pris un engagement juridique (cid:224) la hauteur des crØ- dits disponibles et a augmentØ le champ du travail lorsque des crØ- dits supplØmentaires ont ØtØ rendu disponibles, tout en respectant le plafond. 89. Dans le cas citØ par la Cour il s(cid:146)agit d(cid:146)un contrat cadre global au niveau de la Commission pour lequel le montant prØvisible Øtait estimØ (cid:224) 2,58 millions d(cid:146)euros. Le CCR a seulement rØalisØ un seul site pilote pour tester le systŁme et en vue des rØsultats a dØcidØ de ne pas le gØnØraliser. La Commission estime que ceci fait preuve de bonne gestion. Le suivi de la mise en (cid:156)uvre La gestion des contrats 84. Le CCR a changØ l(cid:146)ordre dans lequel les signatures sont mises sur les contrats. Les rapports remis avant la signature du contrat par le CCR Øtaient tous liØs (cid:224) des projets compØtitifs qui avaient dØj(cid:224) dØmarrØ lorsque la procØdure du CCR Øtait complØtØe. 85. Le CCR a pris un engagement juridique (cid:224) la hauteur des crØ- dits disponibles et a augmentØ le champ du travail lorsque des crØ- dits supplØmentaires ont ØtØ rendu disponibles, tout en respectant le plafond. Le contr(cid:244)le du service fait 87. Le CCR a d(cid:146)ores et dØj(cid:224) demandØ (cid:224) ses contractants de prØ- parer leurs factures en mentionnant plus de dØtails. (cid:201)galement, certains types de contrats ont ØtØ modifiØs afin que les factures soient accompagnØes par des documents dØmontrant le temps effectivement travaillØ (acceptance form). Dans le cas citØ par la Cour, il s(cid:146)agit d(cid:146)un contrat-cadre pour lequel les bons de com- mande peuvent Œtre Ømis par diffØrents services, qui chacun sont responsables pour assurer le suivi y relatif. 88. Le cas citØ par la Cour concerne l(cid:146)installation d(cid:146)un nouveau systŁme informatique pour la bibliothŁque. L(cid:146)acceptation du sys- tŁme (cid:224) ØtØ reportØ plusieurs fois pour des raisons techniques (ins- tabilitØ du systŁme et risques liØs au bogue de l(cid:146)an 2000). Le contact avec le contractant a ØtØ maintenu pendant cette pØriode de mise en place. Le systŁme est maintenant opØrationnel. CONCLUSIONS/RECOMMANDATIONS 90-94. La Commission partage le souhait de la Cour d(cid:146)appliquer correctement les rŁgles en vigueur en matiŁre de marchØs publics ainsi que la volontØ de disposer d(cid:146)instruments performants de pla- nification, de suivi et d(cid:146)Øvaluation d(cid:146)activitØs, notamment au CCR. C(cid:146)est pour cette raison qu(cid:146)elle a entamØ un ensemble d(cid:146)actions mettant en place des systŁmes, des procØdures et une organisation exemplaires. Ces actions avaient dØj(cid:224) commencØ avant que la Cour ne fasse son contr(cid:244)le. Elles ont bØnØficiØ des remarques et recom- mandations de cette derniŁre, ce dont la Commission remercie la Cour. La Commission est d(cid:146)avis que le dispositif actuellement en place au CCR permet dØj(cid:224) de rØpondre aux remarques de la Cour. Tou- tefois, ceci ne constitue pas un point final. Plus particuliŁrement la comptabilitØ auxiliaire des projets sera amØliorØe en prioritØ. 95-96. La Commission peut confirmer que certains dossiers analysØs par la Cour ont fait l(cid:146)objet d(cid:146)enquŒtes administratives, suivi de procØdures disciplinaires et ceci en application des nor- mes de bonnes pratiques au niveau international en matiŁre de gestion. Ces procØdures avaient dØj(cid:224) ØtØ entamØes bien avant le contr(cid:244)le de la Cour. Quatre sanctions disciplinaires ont ØtØ appli- quØes (cid:224) des agents du CCR. Les dossiers ont Øgalement ØtØ trans- mis (cid:224) l(cid:146)OLAF pour suivi au niveau judiciaire, le cas ØchØant. Le problŁme gØnØral de la responsabilitØ pØcuniaire et disciplinaire des ordonnateurs sera revu dans le contexte de la rØforme admi- nistrative et de la refonte du rŁglement financier