title: Särskild rapport nr 10/2000 om offentliga avtal som tilldelats av Gemensamma forskningscentret samt kommissionens svar

eurovoc_concepts:
Community body
application of EU law
management
public contract

text: 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/1 I (Meddelanden) REVISIONSR˜TTEN S˜RSKILD RAPPORT nr 10/2000 om offentliga avtal som tilldelats av Gemensamma forskningscentret samt kommissionens svar (i enlighet med artikel 248. 4 andra stycket i EG-f(cid:246)rdraget) (2000/C 172/01) INNEH¯LLSF(cid:214)RTECKNING Punkt Sida INLEDNING. Granskningens m(cid:229)l och omfattning. Den r(cid:228)ttsliga ramen och den finansiella betydelsen. SAMMANFATTNING AV DE HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSERNA. GFC:s F(cid:214)RVALTNINGSSYSTEM. En s(cid:228)rskild ram. Ett s(cid:228)rskilt administrativt system. En decentraliserad f(cid:246)rvaltning. Instrumenten och f(cid:246)rfarandena f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning. Instrumenten. F(cid:246)rfarandena. Bristerna i systemet. Konsekvenserna av det s(cid:228)rskilda administrativa systemet. Informationssystemets kvalitet. KONTROLLEN AV AVTALSF(cid:214)RFARANDET. F(cid:246)rberedandet av avtalen. Fastst(cid:228)llande av behov. Kvaliteten p(cid:229) specifikationerna och de tekniska bilagorna. Beskrivningen av avtalen. Tilldelningen av avtal. Till(cid:228)mpningen av privata (cid:246)verenskommelser. Uppdelningen av avtal. Andra f(cid:246)rfaranden f(cid:246)r tilldelning av avtal. 1(cid:150)7 1(cid:150)5 6(cid:150)7 8(cid:150)18 19(cid:150)51 20(cid:150)24 21 22(cid:150)24 25(cid:150)35 25(cid:150)33 34(cid:150)35 36(cid:150)51 36(cid:150)42 43(cid:150)51 52(cid:150)89 53(cid:150)64 53(cid:150)57 58(cid:150)60 61(cid:150)64 65(cid:150)83 65(cid:150)75 76(cid:150)80 81(cid:150)83 3 3 4 5 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 9 9 9 10 10 11 12 C 172/2 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 Punkt Sida Uppf(cid:246)ljningen av genomf(cid:246)randet. F(cid:246)rvaltningen av avtalen. Kontroll av den utf(cid:246)rda tj(cid:228)nsten. SLUTSATSER/REKOMMENDATIONER. 84(cid:150)89 84(cid:150)85 86(cid:150)89 90(cid:150)96 BILAGA. Kommissionens svar. 12 12 12 13 15 16 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/3 INLEDNING Granskningens m(cid:229)l och omfattning a) att g(cid:246)ra det m(cid:246)jligt f(cid:246)r offentliga organ att f(cid:229) tillg(cid:229)ng till arbete, materiel och tj(cid:228)nster efter behov och till ett pris som st(cid:229)r i b(cid:228)sta m(cid:246)jliga f(cid:246)rh(cid:229)llande till kvalitet, och 1. Denna rapport fr(cid:229)n revisionsr(cid:228)tten ing(cid:229)r i f(cid:246)rl(cid:228)ngningen till de redan f(cid:228)rdiga rapporterna om genomf(cid:246)randet av fj(cid:228)rde ram- programmet f(cid:246)r forskning f(cid:246)r perioden 1994(cid:150)1998. I motsats till tidigare arbeten, som r(cid:246)rt granskningen av f(cid:246)rvaltningen av pro- grammen f(cid:246)r indirekt forskning (cid:228)gnas denna rapport (cid:229)t en analys av f(cid:246)rvaltningen av avtal som Gemensamma forskningscentret (nedan kallat centret eller GFC) tilldelar f(cid:246)r att f(cid:229) tillg(cid:229)ng till de resurser som (cid:228)r n(cid:246)dv(cid:228)ndiga f(cid:246)r dess verksamhet (1). 2. GFC, som fick st(cid:228)llning som generaldirektorat genom ett beslut av kommissionen av den 10 april 1996, best(cid:229)r av ett flertal vetenskapliga institut och (cid:246)vergripande f(cid:246)rvaltningsavdelningar med ansvar f(cid:246)r planeringen av arbetet och f(cid:246)rvaltningen av resur- ser p(cid:229) logistikomr(cid:229)det. Detta generaldirektorat, som utg(cid:246)r gemen- skapens viktigaste instrument f(cid:246)r att utf(cid:246)ra sina uppgifter r(cid:246)rande direkt forskning p(cid:229) ett bra s(cid:228)tt, skiljer sig fr(cid:229)n andra generaldirek- torat genom att det i enlighet med ett beslut av den 10 april 1996 har en styrelse som best(cid:229)r av representanter fr(cid:229)n medlemsstaterna och som generaldirekt(cid:246)ren m(cid:229)ste underst(cid:228)lla de viktigaste f(cid:246)rvalt- ningsbesluten. 3. Reglerna f(cid:246)r upphandling av offentliga avtal har tv(cid:229) grundl(cid:228)g- gande m(cid:229)l, n(cid:228)mligen b) att garantera lika chanser till offentliga avtal f(cid:246)r alla f(cid:246)retag som f(cid:246)rfogar (cid:246)ver den kompetens och de garantier som kr(cid:228)vs. 4. Revisionsr(cid:228)tten har anv(cid:228)nt sig av detta dubbla perspektiv f(cid:246)r att uttala sig om lagligheten/korrektheten samt sundheten i den ekonomiska f(cid:246)rvaltningen av GFC:s verksamhet som helhet, i den m(cid:229)n denna best(cid:229)tt i beviljande av avtal till tredje part. De avtal som tilldelats centrumet f(cid:246)r tj(cid:228)nster som utf(cid:246)rts av dess olika institut f(cid:246)r en tredje parts r(cid:228)kning och f(cid:246)r vilka andra f(cid:246)rvalt- ningskriterier g(cid:228)ller har undantagits fr(cid:229)n denna granskning. 5. Revisionsr(cid:228)ttens arbete har g(cid:228)llt GFC:s system f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning och (cid:246)vervakningen av avtalet under dess samtliga faser. Instru- menten och f(cid:246)rfarandena f(cid:246)r f(cid:246)rvaltningen har j(cid:228)mte ett stickprov p(cid:229) 90 avtal (se tabell 1) till ett totalt belopp av 81,5 miljoner euro analyserats. Detta belopp bestod av 43 transaktioner som h(cid:228)n- f(cid:246)rde sig till de handlingar som (cid:246)verl(cid:228)mnats till den r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal samt av 47 (cid:246)vriga hand- lingar vilka inte (cid:246)verl(cid:228)mnats till denna instans till ett belopp av 79 respektive 2,5 miljoner euro. Tabell 1 Stickprov som unders(cid:246)kts vid granskningen Utvalda avtal i stickprovet Ispra Sevilla Geel Karlsruhe Petten Totalt (EUR) Antal avtal som slutits efter anlitande av r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upp- handling och avtal vid GFC Antal avtal som slutits utan anlitande av r(cid:229)dgivande kommitten f(cid:246)r upp- handling och avtal vid GFC Totalt Analys av avtal som slutits efter anlitande av r(cid:229)dgivande kommit- tØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC Totalt godk(cid:228)nt belopp Totalt belopp (cid:229)taganden Totalt betalat belopp Antal avtal som valts ut genom privat (cid:246)verenskommelse Antal avtal som valts ut genom for- mell anbudsinfordran Analys av avtal som slutits utan anlitande av r(cid:229)dgivande kommit- tØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC Totalt (cid:229)taganden Antal avtal som valts ut genom privat (cid:246)verenskommelse Antal avtal som valts ut genom infor- mell anbudsinfordran Antal avtal som valts ut genom for- mell anbudsinfordran Totalt v(cid:228)rde av utvalda avtal (a) + (b) K(cid:228)lla: Europeiska revisionsr(cid:228)tten. 23 11 34 2 5 7 6 9 15 5 9 14 7 13 20 43 47 90 37 069 199 8 528 424 7 331 267 9 340 324 10 819 651 4 353 362 4 287 058 3 031 784 2 608 937 9 758 881 12 006 320 5 051 114 5 548 489 4 029 313 3 961 827 78 994 375(a) 27 768 447 20 963 128 10 13 0 2 1 5 0 5 0 7 11 32 539 075 207 844 247 311 994 013 570 056 2 558 299(b) 10 1 4 1 0 6 3 7 2 9 1 3 36 2 9 81 552 674 C 172/4 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 Den r(cid:228)ttsliga ramen och den finansiella betydelsen 6. Omr(cid:229)det f(cid:246)r granskningen regleras av texter av olika karakt(cid:228)r och omfattning: a) R(cid:229)dets beslut 94/918/EG och 94/919/Euratom av den 15 december 1994 (2) om s(cid:228)rskilda forskningsprogram, i vilka GFC:s m(cid:229)l f(cid:246)r genomf(cid:246)randet av fj(cid:228)rde ramprogrammet fast- st(cid:228)lls. b) De allm(cid:228)nna best(cid:228)mmelserna i budgetf(cid:246)rordningen som fast- st(cid:228)ller genomf(cid:246)randebest(cid:228)mmelserna f(cid:246)r Europeiska gemen- skapens (EG) budget, vilka kompletteras av s(cid:228)rskilda best(cid:228)m- melser f(cid:246)r anslag till forskning som (cid:229)terfinns under avdelning VII i samma f(cid:246)rordning. c) De europeiska direktiven om offentlig upphandling av tj(cid:228)nster (92/50/EEG av den 18 juni 1992), av varor och arbeten (93/ 36/EEG och 93/37/EEG av den 14 juni 1993), (cid:228)ndrade genom direktiv 97/52/EG av den 13 oktober 1997 (3), vilka (cid:228)r bin- dande s(cid:229)v(cid:228)l f(cid:246)r kommissionen som f(cid:246)r medlemsstaternas upphandlande myndigheter. 7. F(cid:246)r den period som omfattats av de s(cid:228)rskilda forskningspro- grammen (1995(cid:150)1998) f(cid:246)rfogade GFC (cid:246)ver en total budget p(cid:229) 1 413 miljoner euro. Av detta belopp anslogs 494 miljoner euro (ut(cid:246)ver anslag som var disponibla f(cid:246)r att anv(cid:228)ndas p(cid:229) nytt) till finansiering av avtal. Tabell 2 och 3 visar f(cid:246)rdelningen av budget- beloppen och de handlingar som granskats av r(cid:229)dgivande kom- mittØn f(cid:246)r upphandling och avtal per budget(cid:229)r. Tabell 2 F(cid:246)rdelning av budgetbeloppen (tusen EUR) 1995 1996 1997 1998 Totalt 1995(cid:150)1998 Disponibla anslag F(cid:246)rbrukade anslag Disponibla anslag F(cid:246)rbrukade anslag Disponibla anslag F(cid:246)rbrukade anslag Disponibla anslag F(cid:246)rbrukade anslag Disponibla anslag F(cid:246)rbrukade anslag 156 312 51 850 322 3 386 3 575 18 471 4 536 645 1 270 2 566 4 850 8 020 1 570 2 052 0 262 0 0 33 836 n. e. 9 334 212 n. e. n. e. 1 119 n. e. 304 188 154 512 51 551 322 3 385 3 575 18 466 4 534 645 1 237 52 14 8 018 1 570 0 0 261 0 0 5 986 n. e. 3 265 11 303 257 707 170 455 57 394 400 1 397 2 928 17 771 4 095 360 2 130 8 907 8 970 6 594 1 840 3 998 0 0 0 0 40 967 n. e. n. e. 4 848 1 218 1 660 0 1 139 337 071 158 495 57 384 400 1 393 2 928 17 731 4 095 350 2 129 1 607 3 788 6 582 1 840 339 0 0 0 0 8 995 n. e. n. e. 4 768 0 0 0 115 272 939 171 692 62 430 400 2 079 2 974 20 353 4 640 437 3 537 18 615 19 017 5 645 1 445 4 747 115 0 160 0 29 939 9 508 n. e. 239 3 395 3 325 960 1 029 366 681 170 811 58 219 390 2 076 2 876 20 252 4 638 436 3 435 2 508 4 419 5 628 1 442 824 115 0 160 0 11 194 2 382 n. e. 66 150 344 960 742 294 067 183 727 64 856 507 2 097 2 982 23 094 4 966 516 3 677 29 693 25 110 7 903 1 605 3 705 0 0 0 0 28 587 11 631 n. e. 177 4 949 4 877 0 310 404 969 183 483 64 827 507 2 097 2 982 23 093 4 966 516 3 677 3 061 7 794 7 811 1 590 417 0 0 0 0 4 523 1 284 n. e. 73 382 4 795 0 304 318 182 682 186 236 530 1 629 8 959 12 459 79 688 18 237 1 958 10 614 59 781 57 947 28 161 6 460 14 502 115 262 160 0 133 329 21 139 9 334 5 476 9 562 9 863 2 079 2 477 1 412 907 667 300 231 982 1 619 8 952 12 360 79 542 18 232 1 947 10 478 7 227 16 016 28 039 6 442 1 581 115 261 160 0 30 698 3 666 3 265 4 917 531 5 139 1 263 1 161 1 142 893 96 026 51 644 109 222 57 060 132 559 65 037 156 386 69 872 494 191 243 611 B6(cid:150)1 1 1 0 (a) B6(cid:150)1 2 1 0 (a) B6(cid:150)2 1 1 3 B6(cid:150)2 1 2 1 B6(cid:150)2 1 2 2 B6(cid:150)2 1 3 1 B6(cid:150)2 1 4 3 B6(cid:150)2 1 5 1 B6(cid:150)2 1 7 1 B6(cid:150)2 9 1 0 B6(cid:150)2 9 2 0 B6(cid:150)3 1 1 1 B6(cid:150)3 1 2 1 B6(cid:150)3 9 1 0 B6(cid:150)4 1 1 0 B6(cid:150)4 1 2 0 B6(cid:150)4 1 3 0 B6(cid:150)4 2 1 0 B6(cid:150)4 3 1 0 B6(cid:150)4 3 2 0 B6(cid:150)4 4 1 0 B6(cid:150)4 4 2 0 B6(cid:150)4 4 2 1 B6(cid:150)4 5 1 0 B6(cid:150)5 3 1 1 B6(cid:150)5 4 1 0 Totalt Tillg(cid:228)ngliga f(cid:246)r avtal: Totalt (a) (a) Utgifter f(cid:246)r personal. K(cid:228)lla: Kommissionen. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/5 Avtal som slutits efter anlitande av r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal, uppdelade efter beslutsf(cid:246)rfarande Tabell 3 1995 1996 1997 1998 (1) Antal avtal (EUR) 64 26 38 % Totalt belopp (EUR) % 50 230 631 40,6 10 210 648 20,3 59,4 40 019 983 79,7 Antal avtal (EUR) 70 23 47 % Totalt belopp (EUR) % 131 975 015 32,9 58 416 096 (2) 44,3 67,1 73 558 919 55,7 Antal avtal (EUR) 56 14 42 % Totalt belopp (EUR) % 62 526 981 25,0 3 816 934 6,1 75,0 58 710 047 93,9 Antal avtal (EUR) 30 15 15 % Totalt belopp (EUR) % 65 226 022 50 49 990 053 76,64 50 15 235 969 23,36 Totalt Privata (cid:246)verenskom- melser Anbudsinfordringar (1) Sekretariatet f(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal meddelade uppgifterna f(cid:246)r budget(cid:229)ret 1998 f(cid:246)rst efter det att revisionsr(cid:228)tten hade antagit denna rapport. (2) 41 000 000: Slutlig f(cid:246)rvaring av h(cid:246)gradioaktivt avtal fr(cid:229)n h(cid:246)gfl(cid:246)desreaktorn i Petten (NL) under dess 30-(cid:229)riga livstid i den enda nederl(cid:228)ndska lageranl(cid:228)ggning som godk(cid:228)nts av de nederl(cid:228)ndska myn- digheternas f(cid:246)r denna typ av avfall. 3 400 000: Leverans av radioaktiva br(cid:228)nsleelement till h(cid:246)gfl(cid:246)desreaktorn i Petten. K(cid:228)lla: GFC. SAMMANFATTNING AV DE HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSERNA 8. Det f(cid:246)rvaltningssystem som GFC f(cid:246)rfogar (cid:246)ver g(cid:246)r det inte m(cid:246)jligt att inh(cid:228)mta n(cid:229)gra uppgifter som i anv(cid:228)ndbar form kan ge en utt(cid:246)mmande och exakt (cid:246)verblick (cid:246)ver de avtal som tilldelats. Detta f(cid:246)rklaras av den samlade effekten av datainstrumentens otillr(cid:228)cklighet, vilka varken g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att fastst(cid:228)lla ett sam- band mellan ett best(cid:228)mt avtal och projektet det h(cid:228)nf(cid:246)r sig till eller att uppr(cid:228)tta n(cid:229)gon l(cid:228)gesrapport f(cid:246)r f(cid:246)rvaltningen, samt av att (cid:246)verf(cid:246)ringen av transaktionerna fr(cid:229)n redovisningsprogrammet Sibeca (4) till programmet Sincom II (5) g(cid:246)r att man inte kan f(cid:246)lja transaktionerna bak(cid:229)t i tiden (se punkterna 19, 25(cid:150)31 och 43(cid:150)51). 9. Ett system som utg(cid:246)r ett undantag fr(cid:229)n den vanliga lagstift- ningen och som framf(cid:246)r allt k(cid:228)nnetecknas av existensen av en s(cid:228)r- skild r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och avtal och inr(cid:228)t- tandet av ett dokument ben(cid:228)mnt (cid:148)administrativt arrangemang(cid:148) som leder till en situation d(cid:228)r kommissionen m(cid:229)ste sluta avtal med sig sj(cid:228)lv, utg(cid:246)r ett hinder f(cid:246)r en sund f(cid:246)rvaltning av avtalen (se punkterna 20(cid:150)24 och 36(cid:150)41). 10. (cid:214)vervakningen av avtalens olika faser, fr(cid:229)n fastst(cid:228)llandet av behoven till utanordnarens uppf(cid:246)ljning av den utf(cid:246)rda tj(cid:228)nsten, (cid:228)r p(cid:229) det hela taget otillr(cid:228)cklig p(cid:229) grund av avsaknaden av en verk- ligt f(cid:246)rutseende f(cid:246)rvaltning av behoven, brister i till(cid:228)mpningen av konkurrensreglerna och slutligen p(cid:229) grund av den l(cid:229)ga kvaliteten p(cid:229) granskningen av de utf(cid:246)rda tj(cid:228)nsterna (se punkterna 52(cid:150)64). 11. Avsaknaden av en text som fastst(cid:228)ller sammans(cid:228)ttningen av de kommittØr som ansvarar f(cid:246)r f(cid:246)rberedandet av avtal och meto- der f(cid:246)r f(cid:246)rvaltningen av avtal f(cid:246)rv(cid:228)rrar dessutom dessa brister. Hela avtalens f(cid:246)rberedande fas pr(cid:228)glas s(cid:229)ledes av brist p(cid:229) insyn (se punkterna 34, 35 och 54). 12. GFC har likaledes beviljat avtal genom privat (cid:246)verenskom- melse utan att reglerna i (cid:246)vrigt p(cid:229) omr(cid:229)det s(cid:229)som de tolkats i domstolens r(cid:228)ttspraxis har f(cid:246)ljts. Unders(cid:246)kningen har (cid:228)ven bekr(cid:228)f- tat att otill(cid:229)tna avtal kan ha slutits mellan uppdragstagarna (se punkterna 65(cid:150)75). 13. GFC har f(cid:246)rvaltat de differentierade anslagen som om det r(cid:246)rde sig om icke-differentierade anslag, utan att ta h(cid:228)nsyn till den s(cid:228)rskilda karakt(cid:228)ren hos var och en av dessa anslagstyper, en praxis som ofta kombinerats med olika metoder f(cid:246)r uppdelning av avtal (se punkterna 76(cid:150)80). 14. Beskrivning av avtal och fastst(cid:228)llandet av prelimin(cid:228)ra kost- nader f(cid:246)r dessa attesteras inte alltid i handlingarna med hj(cid:228)lp av objektiva kriterier. Denna brist p(cid:229) tydlighet leder i vissa fall till tvivel huruvida det (cid:228)r r(cid:228)tt att inte l(cid:228)gga fram fallet f(cid:246)r forsknings- centrets r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och avtal (se punk- terna 61(cid:150)62). 15. Vidare har centret med avtal om tj(cid:228)nster som t(cid:228)ckmantel i sj(cid:228)lva verket p(cid:229) ett otill(cid:229)tet s(cid:228)tt rekryterat personal (se punk- terna 63(cid:150)64). 16. Det har konstaterats att tv(cid:229) avtal helt och h(cid:229)llet lagts ut p(cid:229) underentreprenad. Detta kan kritiseras ur r(cid:228)ttslig synvinkel: direk- tiven f(cid:246)r offentliga avtal h(cid:228)nvisar endast till m(cid:246)jligheten till under- entreprenad n(cid:228)r det g(cid:228)ller delar av avtal. Att l(cid:228)gga ut ett helt avtal p(cid:229) underentreprenad kan inte godtas eftersom detta inte st(cid:228)mmer (cid:246)verens med det r(cid:228)ttsliga resonemang som ligger till grund f(cid:246)r hela f(cid:246)rfarandet f(cid:246)r upphandling av offentliga avtal. Vad betr(cid:228)ffar sundheten i den ekonomiska f(cid:246)rvaltningen blir vidare den som tilldelas avtalet en mellanhand, vilket leder till ytterligare kostna- der (se punkterna 81(cid:150)82). 17. De brister som konstaterats vad g(cid:228)ller kontrollen av att tj(cid:228)ns- ter faktiskt genomf(cid:246)rts och av tj(cid:228)nsternas kvalitet leder till fr(cid:229)gan huruvida utanordnaren verkligen lever upp till sitt ansvar (se punkterna 86(cid:150)89). 18. Revisionsr(cid:228)tten konstaterar emellertid med tillfredsst(cid:228)llelse att de reformer som genomf(cid:246)rts av kommissionen f(cid:246)r att r(cid:228)tta till de brister som fastst(cid:228)llts i samband med granskningarna skett snabbt och varit omfattande. Dessa reformer, som lagts fram av kommissionen till svar p(cid:229) de iakttagelser som presenterats i denna rapport, syftar till att g(cid:246)ra det m(cid:246)jligt f(cid:246)r GFC att f(cid:246)rfoga (cid:246)ver de instrument som kr(cid:228)vs f(cid:246)r en effektiv f(cid:246)rvaltning och en b(cid:228)ttre kontroll av avtalen. C 172/6 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 GFC:S F(cid:214)RVALTNINGSSYSTEM 19. F(cid:246)rvaltningssystemet, som (cid:228)r uppbyggt kring (cid:229)rliga arbets- program, redovisningssystem och en rad f(cid:246)rfaranden, styrs av s(cid:228)r- skilda, tvingande ramar. Analysen av detta systems best(cid:229)ndsdelar och granskningen av det utvalda stickprovet har avsl(cid:246)jat brister som gynnat utvecklingen av tvivelaktiga metoder. En s(cid:228)rskild ram 20. S(cid:228)rdragen hos den ram inom vilken centret utvecklar sin verksamhet tar sig uttryck i tv(cid:229) grundl(cid:228)ggande element som b(cid:229)da i olika grad p(cid:229)verkar f(cid:246)rvaltningen av avtalen. Det f(cid:246)rsta h(cid:228)rr(cid:246)r fr(cid:229)n det f(cid:246)r GFC g(cid:228)llande systemet (6) som utg(cid:246)r ett undantag fr(cid:229)n den institutionella gemenskapsr(cid:228)tten, det andra h(cid:228)nger samman med dess decentraliserade struktur. Ett s(cid:228)rskilt administrativt system 21. GFC:s administrativa system utm(cid:228)rker sig p(cid:229) fler (cid:228)n ett s(cid:228)tt a) dels i fr(cid:229)ga om budgeten, eftersom de sammanlagda anslag som centret f(cid:246)rfogar (cid:246)ver (inklusive utgifter f(cid:246)r personal och administrativa utgifter), till skillnad fr(cid:229)n vad som g(cid:228)ller f(cid:246)r kommissionens (cid:246)vriga avdelningar, utg(cid:246)r driftsanslag som f(cid:246)rs in i del B av budgeten, b) dels i r(cid:228)ttsligt h(cid:228)nseende, eftersom GFC kan erh(cid:229)lla finansie- ring fr(cid:229)n de budgetrubriker som r(cid:246)r gemenskapens olika poli- tikomr(cid:229)den, exempelvis Phare, Tacis eller Meda, inom ramen f(cid:246)r en process under vilken centret konkurrerar med tredje parter, dock p(cid:229) andra villkor. GFC (cid:246)verl(cid:228)mnar endast ett kost- nadsf(cid:246)rslag, medan de tredje parterna omfattas av samtliga regler som fastst(cid:228)llts i gemenskapsdirektiven om offentlig upphandling av avtal. Om den administrativa avdelningen anser att GFC:s kostnadsf(cid:246)rslag (cid:228)r mer f(cid:246)rdelaktigt (cid:228)n de anbud som lagts fram av externa akt(cid:246)rer meddelas de senare att deras anbud inte antagits utan att r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal genomf(cid:246)rt n(cid:229)gon j(cid:228)mf(cid:246)rande granskning. Kommissionen befinner sig d(cid:229) i en situation d(cid:228)r den har till uppgift att sluta avtal med sig sj(cid:228)lv. Eftersom detta (cid:228)r en juridisk om(cid:246)jlighet utarbetar kommissionen en akt med titeln (cid:148)administrativt arrangemang(cid:148) f(cid:246)r att kringg(cid:229) denna sv(cid:229)- righet, och rerna. Dessa, som har till uppgift att se till att de vetenskapliga resultaten av de projekt f(cid:246)r vilka de (cid:228)r ansvariga h(cid:229)ller utm(cid:228)rkt standard, fungerar samtidigt som utanordnare. Detta att de har flera funktioner och att de tvingas g(cid:246)ra m(cid:229)nga tj(cid:228)nsteresor p(cid:229) grund av avst(cid:229)ndet till Bryssel har f(cid:246)rt med sig att de i stor utstr(cid:228)ckning i sin tur delegerat dessa befogenheter (7). 23. Omfattningen av de logistiska transaktioner som endast sk(cid:246)tts av avdelningen f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning av medel hade vuxit sig s(cid:229) stor att det blev f(cid:246)r sv(cid:229)rt f(cid:246)r denna struktur att ensam f(cid:246)rvalta den. P(cid:229) grund av denna situation beslutade GFC under sommaren 1998 att dela upp denna avdelnings befogenheter mellan tv(cid:229) nya avdelningar, av vilka den ena blev ansvarig f(cid:246)r f(cid:246)rvaltningen av infrastruktur och den andra f(cid:246)r administrationen. 24. Denna decentraliserade f(cid:246)rvaltning har i praktiken lett till att det numera finns ett sextiotal f(cid:246)rvaltare och 80 utanordnare som delegerats f(cid:246)r f(cid:246)rvaltningen av cirka 50 000 transaktioner per (cid:229)r. Instrumenten och f(cid:246)rfarandena f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning Instrumenten De (cid:229)rliga arbetsprogrammen 25. Varje (cid:229)r utarbetar GFC:s programenhet, som (cid:228)r f(cid:246)rlagd till generaldirekt(cid:246)rens kontor i Bryssel, i samarbete med de olika forskningsinstituten det (cid:229)rliga arbetsprogrammet. Detta doku- ment utg(cid:246)r det viktigaste instrumentet f(cid:246)r att GFC skall kunna oms(cid:228)tta de m(cid:229)l som EU:s lagstiftare uppst(cid:228)ller i form av en rad sammanh(cid:228)ngande projekt. Arbetsprogrammet antas av centrets styrelse innan det genomf(cid:246)rs och best(cid:229)r av tv(cid:229) delar av vilka den ena r(cid:246)r forskningsverksamheten och den andra st(cid:246)dverksamhe- ten. Det inneh(cid:229)ller beskrivningar av godk(cid:228)nda projekt i form av sammanfattningar som belyser projektens huvudsakliga k(cid:228)nne- tecken, deras m(cid:229)l samt de personalresurser och budgetmedel som tilldelats dem. Redovisningssystemen 26. Budgetr(cid:228)kenskaperna, inventarieredovisningen och kostnads- redovisningen sker p(cid:229) elektronisk v(cid:228)g och f(cid:246)ljs upp med hj(cid:228)lp av olika dataprogram som anv(cid:228)nds i f(cid:246)ljd och ibland samtidigt under den ber(cid:246)rda perioden. c) slutligen n(cid:228)r det g(cid:228)ller f(cid:246)rvaltningen, som pr(cid:228)glas av tv(cid:229) s(cid:228)r- drag som best(cid:229)r i existensen av en styrelse och sedan 1971 av en s(cid:228)rskild r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och avtal. Bu dgetr (cid:228)kensk aper na En decentraliserad f(cid:246)rvaltning 22. F(cid:246)rl(cid:228)ggandet av GFC:s (cid:229)tta institut, som vart och ett k(cid:228)nne- tecknas av vetenskaplig kompetens p(cid:229) s(cid:228)rskilda forskningsomr(cid:229)- den, till fem olika platser (Geel, Ispra, Karlsruhe, Petten och Sevilla) och existensen av (cid:246)vergripande styrelser som har sitt s(cid:228)te i Brys- sel och vid Ispra, har gjort det n(cid:246)dv(cid:228)ndigt att i stor utstr(cid:228)ckning delegera befogenheterna vad g(cid:228)ller beslutsfattande till direkt(cid:246)- 27. Fram till november 1997 skedde uppf(cid:246)ljningen av anv(cid:228)nd- ningen av de anslag som tilldelats centret med hj(cid:228)lp av datapro- grammet Sibeca. Detta system innebar en nackdel eftersom det inte kunde anv(cid:228)ndas direkt av andra avdelningar (cid:228)n de vid GFC. ¯ andra sidan hade det f(cid:246)rdelen att det f(cid:246)rutom att g(cid:246)ra det m(cid:246)j- ligt att (cid:246)vervaka budgetens genomf(cid:246)rande (cid:228)ven gjorde det m(cid:246)jligt att s(cid:228)tta utgifterna i f(cid:246)rbindelse med de ber(cid:246)rda avtalen i de fall d(cid:228)r de senare hade (cid:246)verl(cid:228)mnats f(cid:246)r yttrande till r(cid:229)dgivande kom- mittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC och vid detta tillf(cid:228)lle tilldelats ett nummer f(cid:246)r identifiering. Det ersattes av Sincom II i slutet av 1997. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/7 28. Sincom II (cid:228)r uppbyggt kring tre moduler som (cid:228)r avsedda f(cid:246)r uppf(cid:246)ljning av f(cid:246)rvaltarnas och utanordnarnas transaktioner res- pektive f(cid:246)r uppf(cid:246)ljningen av styrekonomens och r(cid:228)kenskapsf(cid:246)ra- rens godk(cid:228)nnande samt utarbetandet av statistik och rapporter. Den tredje modulen hade vid tidpunkten f(cid:246)r revisionsr(cid:228)ttens granskning i juni 1998 (cid:228)nnu inte installerats. Kos t n adsr edovisn in g 29. Eftersom centret fungerar med st(cid:246)d av driftsanslag men (cid:228)ven kan skaffa sig extern finansiering i utbyte mot tj(cid:228)nster som utf(cid:246)rs f(cid:246)r tredje parts r(cid:228)kning f(cid:246)rfogar det (cid:246)ver en kostnadsredovisning som g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att fastst(cid:228)lla de administrativa kostnaderna f(cid:246)r varje enhet vid dess olika institut med hj(cid:228)lp av en f(cid:246)rdelning av de allm(cid:228)nna utgifterna som l(cid:228)ggs ovanp(cid:229) de direkta utgifterna. Den g(cid:246)r det vidare m(cid:246)jligt f(cid:246)r centret att s(cid:228)kerst(cid:228)lla en uppf(cid:246)lj- ning av de anv(cid:228)nda anslagen per verksamhetsomr(cid:229)de. Denna redovisning tillhandah(cid:229)ller slutligen uppgifter om anv(cid:228)ndningen av anslag som varit disponibla f(cid:246)r att anv(cid:228)ndas p(cid:229) nytt. 30. Ett dokument med titeln (cid:148)j(cid:228)mf(cid:246)relsetabell(cid:148) s(cid:228)kerst(cid:228)ller sam- bandet mellan kostnadsredovisningen och budgetr(cid:228)kenskaperna. Det (cid:228)r tack vare detta m(cid:246)jligt att f(cid:246)lja upp genomf(cid:246)randet av fj(cid:228)rde ramprogrammet och att i (cid:246)versiktstabeller j(cid:228)mf(cid:246)ra budget- ber(cid:228)kningarna och genomf(cid:246)randet av budgeten. Detta dokument medf(cid:246)r ytterligare en f(cid:246)rdel genom att det g(cid:246)r det m(cid:246)jligt f(cid:246)r cen- trets styrelse att utf(cid:246)ra regelbundna kontroller. Det g(cid:246)r det d(cid:228)r- emot inte m(cid:246)jligt att direkt identifiera det ing(cid:229)ngna avtal som h(cid:246)r samman med en viss utgift eller (cid:228)nnu mindre att f(cid:246)rbinda detta avtal med det projekt inom ramen f(cid:246)r vilket det har finansierats. Invent ar ieredovisning 31. F(cid:246)r inventering av tillg(cid:229)ngar och administration av f(cid:246)rv(cid:228)rv f(cid:246)rfogar anl(cid:228)ggningarna (cid:246)ver olika dataprogram. De dataprogram som anv(cid:228)nds vid Ispra, i Sevilla och Petten s(cid:228)kerst(cid:228)ller en (cid:246)ver- vakning av tillg(cid:229)ngar som finns upptagna i f(cid:246)rteckningen, det (cid:228)ldre som finns tillg(cid:228)ngligt i Karlsruhe registrerar uppgifter utan att kunna dela upp dem efter kategori. En databas med uppgifter om avtal 32. Enheten f(cid:246)r avtal i den tidigare avdelningen f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning av medel har stegvis inr(cid:228)ttat en databas f(cid:246)r uppgifter om avtal som tilldelats av centret. Vid de granskningar som gjordes av avtal som erh(cid:229)llits av enskilda uppdragstagare i juni 1998 konstatera- des en v(cid:228)sentlig skillnad mellan de belopp som skrivits in i redo- visningen och de som framgick av databasen. Denna anomali har senare r(cid:228)ttats till. Ramavtal f(cid:246)r vilka (cid:229)taganden successivt g(cid:246)rs under utf(cid:228)rdandet av order- sedlarna binds i f(cid:246)rv(cid:228)g. F(cid:246)rfarandena 34. De f(cid:246)rvaltningsf(cid:246)rfaranden som inf(cid:246)rts av centret har kodi- fierats i ett dokument f(cid:246)r internt bruk som dels inneh(cid:229)ller bud- getf(cid:246)rordningens best(cid:228)mmelser och till(cid:228)mpningsf(cid:246)reskrifter som g(cid:228)ller f(cid:246)r samtliga avdelningar vid kommissionen, dels GFC:s egna regler. I likhet med kommissionens (cid:246)vriga avdelningar anv(cid:228)nder sig centret av den handbok om offentliga avtal som tillhandah(cid:229)lls av r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal. 35. Varken de f(cid:246)rfaranden som kr(cid:228)vs under de olika faserna av avtalet eller uppf(cid:246)ljningen av dess genomf(cid:246)rande har fastslagits formellt. Centrumet har visserligen inr(cid:228)ttat olika interna kommit- tØer, exempelvis f(cid:246)r f(cid:246)rberedandet av de transaktioner som r(cid:246)r inf(cid:246)rskaffande av materiel. Det finns dock ingen text som n(cid:228)mner dem eller inneh(cid:229)ller regler f(cid:246)r deras sammans(cid:228)ttning, befogenhe- ter eller arbete. Bristerna i systemet Konsekvenserna av det s(cid:228)rskilda administrativa systemet GFC:s s(cid:228)rskilda r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och avtal 36. Till skillnad fr(cid:229)n vad som var fallet vid andra generaldirek- torat med vetenskaplig inriktning vid kommissionen (generaldi- rektoraten f(cid:246)r forskning, informationssamh(cid:228)llet och energi) lades GSF:s (cid:228)renden avseende offentliga avtal mellan 1971 och juli 1998 inte fram inf(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid kommissionen, utan inf(cid:246)r en s(cid:228)rskild r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och avtal, vilket motiveras med den vetenskap- liga karakt(cid:228)ren hos centrets transaktioner. 37. Redan vid sina f(cid:246)rsta granskningar konstaterade revisionsr(cid:228)t- ten att existensen av en s(cid:229)dan r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphand- ling och avtal varken var motiverad eller (cid:246)nskv(cid:228)rd. I sj(cid:228)lva verket (cid:228)r kommittØns uppgift inte att uttala sig om det vetenskapliga inneh(cid:229)llet i ett (cid:228)rende utan att se till att reglerna om anbudsinfor- dran f(cid:246)ljs, att garantera likabehandling av anbudsgivarna och att f(cid:246)rs(cid:228)kra sig om specifikationernas kvalitet, s(cid:228)rskilt vad g(cid:228)ller fast- st(cid:228)llandet av objektiva kriterier som m(cid:246)jligg(cid:246)r en j(cid:228)mf(cid:246)rande granskning av anbuden. Vidare gjorde den omfattande represen- tationen av anst(cid:228)llda vid GFC i denna r(cid:229)dgivande kommittØ, till skillnad fr(cid:229)n den r(cid:229)dgivande kommittØn vid kommissionen som sammantr(cid:228)der var tredje vecka, att det endast var m(cid:246)jligt att anordna fyra till fem sammantr(cid:228)den om (cid:229)ret, vilket skadade bil- den av kommittØn som ett oberoende och neutralt organ. 33. Ramavtal anv(cid:228)nds vid avtal om varor, i synnerhet vid f(cid:246)r- v(cid:228)rv av datorutrustning. De ing(cid:229)s i allm(cid:228)nhet f(cid:246)r en period p(cid:229) tv(cid:229) eller tre (cid:229)r och inneb(cid:228)r stor flexibilitet vad g(cid:228)ller inf(cid:246)rskaffandet till centrets avdelningar. S(cid:229) snart avtalet har ing(cid:229)tts kan dessa efter behov skaffa sig en vara endast genom att utf(cid:228)rda en ordersedel. Vidare kr(cid:228)ver inte undertecknandet av ett s(cid:229)dant avtal att de anslag Att handskas effektivt med decentraliseringen 38. Avsaknaden av skriftliga f(cid:246)rfaranden har naturligt nog gyn- nat utvecklingen av oenhetliga f(cid:246)rvaltningsmetoder och det har inte varit m(cid:246)jligt att f(cid:246)rs(cid:228)kra sig om att systematiska (cid:229)tg(cid:228)rder vid- tas av de kommittØer som n(cid:228)mns under punkt 35 ovan. C 172/8 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 39. Den geografiska spridningen av anl(cid:228)ggningarna till olika platser och decentraliseringen av centrets uppgifter g(cid:246)r att direk- t(cid:246)rerna ofta m(cid:229)ste g(cid:246)ra resor, vilket begr(cid:228)nsar den tid som de kan (cid:228)gna (cid:229)t (cid:246)vervakning och kontroll av den f(cid:246)rvaltning som bedrivs av deras underordnade. Tillsammans med ol(cid:228)mpligheten hos de redovisningsinstrument som GFC f(cid:246)rfogar (cid:246)ver har denna situa- tion inneburit en f(cid:246)rsvagning av den hierarkiska kontrollen. Revi- sionsr(cid:228)ttens granskningar av det utvalda stickprovet har bekr(cid:228)ftat dessa brister p(cid:229) samtliga stadier av f(cid:246)rvaltningen av avtalen. Tj(cid:228)nster som utf(cid:246)rs f(cid:246)r andra generaldirektorat vid kommissionen 40. GFC kan konkurrera med tredje part vid genomf(cid:246)randet av gemenskapspolitik som f(cid:246)rvaltas av andra GD, vilket f(cid:246)rs(cid:228)tter kommissionen i en sv(cid:229)r situation. Eftersom kommissionen inte har den r(cid:228)ttsliga m(cid:246)jligheten att svara p(cid:229) sina egna anbudsinfor- dringar eller (cid:228)nnu mindre att sluta avtal med sig sj(cid:228)lv har man varit tvungen att inf(cid:246)ra ett parallellt f(cid:246)rfarande i enlighet med vil- ket GFC utarbetar ett kostnadsf(cid:246)rslag. Om detta synes mer f(cid:246)r- delaktigt (cid:228)n de anbud som lagts fram av tredje part blir den pla- f(cid:246)r ett dokument ben(cid:228)mnt nerade transaktionen f(cid:246)rem(cid:229)l (cid:148)administrativt arrangemang(cid:148) mellan det ber(cid:246)rda generaldirekto- ratet och GFC och r(cid:229)dgivande kommittØn ombeds inte att avl(cid:228)gga n(cid:229)got yttrande. Om s(cid:229) inte (cid:228)r fallet l(cid:228)ggs endast anbud fr(cid:229)n tredje part fram inf(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal. 41. Granskningen av tv(cid:229) transaktioner ur stickprovet som h(cid:228)nf(cid:246)r sig till arbete som utf(cid:246)rts av GFC inom ramen f(cid:246)r genomf(cid:246)randet av tv(cid:229) administrativa arrangemang har visat att centret hade anv(cid:228)nt sig av detta f(cid:246)rfarande f(cid:246)r att l(cid:228)gga ut en del, i det ena fal- let en mindre del, i det andra en betydande del, av avtalen p(cid:229) underentreprenad utan n(cid:229)got anbudsf(cid:246)rfarande. 42. Med avseende p(cid:229) sundheten i den ekonomiska f(cid:246)rvaltningen kan man f(cid:246)r (cid:246)vrigt kritisera det faktum att ett offentligt organ som f(cid:246)rfogar (cid:246)ver vetenskapliga, tekniska och administrativa medel f(cid:246)r att t(cid:228)cka sina behov uts(cid:228)tter sig f(cid:246)r de tidsfrister och till(cid:228)ggskostnader som f(cid:246)ljer av en anbudsinfordran och av att GFC sammanst(cid:228)ller anbudshandlingar. Informationssystemets kvalitet Sammanst(cid:228)llning av uppgifter 44. Till skillnad fr(cid:229)n det tidigare redovisningssystemet Sibeca (cid:228)r Sincom II endast ett program f(cid:246)r genomf(cid:246)rande av budgeten och ger ingen m(cid:246)jlighet till identifiering av avtal med hj(cid:228)lp av mot- svarande (cid:229)taganden. 45. Vidare hade den tredje fil f(cid:246)r Sincom II som fr(cid:229)n b(cid:246)rjan pla- nerats (cid:228)nnu inte tagits i bruk vid tidpunkten f(cid:246)r granskningen i juni 1998. Inf(cid:246)randet av en s(cid:229)dan fil skulle dock g(cid:246)ra det m(cid:246)jligt f(cid:246)r ledningen att genomf(cid:246)ra dubbla kontroller med databasen f(cid:246)r avtal. 46. I (cid:246)vrigt har (cid:246)verf(cid:246)ringen av data fr(cid:229)n Sibeca till Sincom II endast genomf(cid:246)rts delvis. Historiken bakom de transaktioner f(cid:246)r vilka (cid:229)tagandena avslutats har s(cid:229)lunda inte f(cid:246)rts in i det nya sys- temet. Den har i sj(cid:228)lva verket f(cid:246)rsvunnit, vilket g(cid:246)r det om(cid:246)jligt att utarbeta en utt(cid:246)mmande och tillf(cid:246)rlitlig lista (cid:246)ver ing(cid:229)ngna avtal. I syfte att f(cid:246)rs(cid:246)ka skaffa fram denna information har GFC p(cid:229) nytt tvingats ta Sibeca i bruk. Trots att mycket arbete lagts ned har resultatet inte varit tillfredsst(cid:228)llande. 47. Centret saknar s(cid:229)lunda verklig k(cid:228)nnedom om samtliga avtal som det ing(cid:229)tt och f(cid:246)rfogar inte (cid:246)ver n(cid:229)gra l(cid:228)gesrapporter som g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att med hj(cid:228)lp av avtalens genomf(cid:246)rande f(cid:246)lja deras anknytning till ett visst program. Ett s(cid:229)dant instrument skulle vara ett (cid:228)nnu mer v(cid:228)rdefullt hj(cid:228)lpmedel eftersom antalet p(cid:229)b(cid:246)r- jade projekt, vilket uppg(cid:229)r till cirka 700 f(cid:246)r perioden 1995(cid:150)1998, (cid:228)r ansenligt. 48. F(cid:246)rutom bristen i vissa inventeringsprogram, s(cid:229)som i det som anv(cid:228)nds i Karlsruhe, har de granskningar som genomf(cid:246)rts vid Ispra visat att dataprogrammens effektivitet p(cid:229)verkades av det faktum att det sedan flera (cid:229)r tillbaka inte gjort n(cid:229)gon fysisk inven- tering och av ett f(cid:246)rvaltningsf(cid:246)rfarande som inte p(cid:229)bjuder n(cid:229)gon fysisk indragning av utrangerade tillg(cid:229)ngar som tagits bort fr(cid:229)n inventarief(cid:246)rteckningen. 49. Efter rekommendationer som avfattats av revisionsr(cid:228)tten i samband med unders(cid:246)kningen (cid:229)tog sig de beh(cid:246)riga avdelning- arna vid GFC att inventera utrustningen i februari 1999. Vid de granskningar som senare genomf(cid:246)rdes konstaterade revisionsr(cid:228)t- ten att av cirka 20 000 r(cid:228)knade varor hade denna inventering uppdagat en skillnad p(cid:229) 14 % mellan den fysiska verkligheten och redovisningen. 43. I det (cid:229)rliga arbetsprogrammet fastst(cid:228)lls en prelimin(cid:228)r budget f(cid:246)r varje projekt och redovisningssystemen g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att (cid:246)vervaka anv(cid:228)ndningen av anslag och kostnaden f(cid:246)r centrets verksamhet. D(cid:229) det saknas en hj(cid:228)lpbokf(cid:246)ring f(cid:246)r projekten har dock dessa element inte gjort det m(cid:246)jligt att f(cid:246)rbinda ett avtal med ett best(cid:228)mt projekt och f(cid:246)ljaktligen inte heller med arbets- programmet, att skaffa fram fullst(cid:228)ndiga och tillf(cid:246)rlitliga uppgifter om de avtal som ing(cid:229)tts eller att utarbeta l(cid:228)gesrapporter till cen- trets ledning. Databasen f(cid:246)r avtal 50. Den bristande anv(cid:228)ndarv(cid:228)nligheten hos den databas som inr(cid:228)ttats av enheten f(cid:246)r avtal har trots den tillf(cid:246)rlitlighet som (cid:229)stadkommits vad g(cid:228)ller databasen ofta lett till att avdelningarna inte anv(cid:228)nder sig av denna utan ist(cid:228)llet f(cid:246)redrar parallell (cid:246)vervak- ning genom kalkylprogram. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/9 Uppf(cid:246)ljningen av ordersedlar f(cid:246)r ramavtal 51. Trots att genomf(cid:246)randet av ramavtal med n(cid:246)dv(cid:228)ndighet inne- fattar utf(cid:228)rdande av ett stort antal ordersedlar fr(cid:229)n GFC:s olika avdelningar f(cid:246)rfogar inte centret (cid:246)ver n(cid:229)got datasystem som garan- terar en (cid:246)vergripande och central uppf(cid:246)ljning av de senare. 57. Slutligen best(cid:228)lldes i ett fall 1997 laboratorieutrustning som inte planerats att installeras f(cid:246)rr(cid:228)n 2000 och levererades 1998 endast f(cid:246)r att anslagen f(cid:246)r budget(cid:229)ret i fr(cid:229)ga skulle kunna anv(cid:228)n- das. F(cid:246)rutom att det d(cid:246)ljer den faktiska kostnaden f(cid:246)r inr(cid:228)ttandet av laboratoriet f(cid:246)r de budgetansvariga myndigheterna medf(cid:246)r detta f(cid:246)rfarande en f(cid:246)r tidig utgift. KONTROLLEN AV AVTALSF(cid:214)RFARANDET Kvaliteten p(cid:229) specifikationerna och de tekniska bilagorna 52. Avtalsf(cid:246)rfarandet (cid:228)r uppdelat i tre huvudetapper: f(cid:246)rbere- dandet av transaktionen, tilldelningen av densamma och uppf(cid:246)lj- ningen av dess genomf(cid:246)rande. Revisionsr(cid:228)ttens huvudsakliga iakt- tagelser presenteras i denna ordning. Man har s(cid:228)rskilt tagit upp de synnerligen allvarliga fall som antingen r(cid:246)r f(cid:246)rekomsten av ano- malier i samband med avtalets olika faser eller tvivelaktiga f(cid:246)rfa- randen. F(cid:246)rberedandet av avtalen Fastst(cid:228)llande av behov 53. Med undantag av behoven av datorutrustning, som (cid:228)r f(cid:246)re- m(cid:229)l f(cid:246)r en formaliserad planering, har granskningen av anbuds- handlingarna inte gjort det m(cid:246)jligt att kontrollera att f(cid:246)rvalt- ningen verkligen baserats p(cid:229) behovsanalyser. Vidare har de kontroller som utf(cid:246)rts visat att den planerade utv(cid:228)rderingen av behoven vad g(cid:228)ller datorutrustning var ofullst(cid:228)ndig eftersom behoven f(cid:246)r andra avdelningar (cid:228)n GFC:s f(cid:246)rvaltningsavdelning inte fanns nedtecknade. 54. Vidare (cid:228)r det p(cid:229) grund av den brist p(cid:229) insyn i villkoren f(cid:246)r de f(cid:246)rberedande kommittØernas arbete som f(cid:246)ljer av avsaknaden av p(cid:229) f(cid:246)rhand fastst(cid:228)llda regler, skriftliga dagordningar och sam- mantr(cid:228)desprotokoll sv(cid:229)rt att uttala sig om kvaliteten p(cid:229) f(cid:246)rfaran- det f(cid:246)r fastst(cid:228)llande av behov. 55. Det framg(cid:229)r (cid:228)ven av granskningarna att avtalen i fr(cid:229)ga om tv(cid:229) transaktioner ur stickprovet fr(cid:229)n vetenskapliga tj(cid:228)nster inte h(cid:228)rr(cid:246)rde fr(cid:229)n GFC utan fr(cid:229)n uppdragstagarna i fr(cid:229)ga. I sj(cid:228)lva ver- ket inneh(cid:246)ll anbudshandlingarna inga uppgifter om f(cid:246)rekomsten av ett faktiskt behov vid centret, f(cid:246)rutom de f(cid:246)rslag som lagts fram av uppdragstagarna. Det f(cid:246)rsta av dessa avtal, som (cid:246)verl(cid:228)m- nades f(cid:246)r yttrande till r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC, ledde till att tv(cid:229) avtal till ett sammanlagt belopp av 871 638 euro undertecknades. Det andra, som omfattade 89 000 euro, f(cid:246)ranledde ett avfattande av n(cid:229)gra rader som fungerade som specifikationer efter det att det (cid:246)verl(cid:228)mnade anbudet erh(cid:229)llits. I detta fall hade avtalet inte endast ing(cid:229)tts genom privat (cid:246)verens- kommelse, utan tidsfristen mellan (cid:246)verl(cid:228)mnandet av anbudet och undertecknandet av avtalet var dessutom kortare (cid:228)n en vecka. 58. J(cid:228)mf(cid:246)relsen mellan de avtalshandlingar som utarbetats inom ramen f(cid:246)r de avtal vilkas handlingar granskas av r(cid:229)dgivande kom- mittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC och de som h(cid:228)nf(cid:246)r sig till avtal f(cid:246)r vilka det inte kr(cid:228)vs n(cid:229)got yttrande i f(cid:246)rv(cid:228)g fr(cid:229)n denna visar att de f(cid:246)rstn(cid:228)mndas kvalitet (cid:228)r mycket h(cid:246)gre (cid:228)n de sist- n(cid:228)mndas. 59. Kvaliteten p(cid:229) specifikationerna som (cid:246)verl(cid:228)mnats f(cid:246)r ytt- rande till denna instans (cid:228)r p(cid:229) det hela taget tillfredsst(cid:228)llande. Icke desto mindre har brister avsl(cid:246)jats under granskningarna, exem- pelvis ofullst(cid:228)ndighet hos vissa specifikationer och, i ett fall, anv(cid:228)ndning av prislistor fr(cid:229)n en leverant(cid:246)r som (cid:228)r flitigt f(cid:246)rekom- mande vid Ispra i samband med sammanst(cid:228)llning av specifikatio- ner. 60. Kvaliteten p(cid:229) de tekniska bilagor som fungerat som avtals- handlingar f(cid:246)r avtal som tilldelats utan anlitande av r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal (cid:228)r d(cid:228)remot ofta d(cid:229)lig, s(cid:228)r- skilt vid Ispra. Den (cid:228)r ibland p(cid:229) en s(cid:229)dan niv(cid:229) att det (cid:228)r om(cid:246)jligt f(cid:246)r en fackman att l(cid:228)gga fram ett anbud utan att erh(cid:229)lla ytterligare uppgifter fr(cid:229)n den f(cid:246)rvaltare som (cid:228)r ansvarig f(cid:246)r transaktionen. Av de 47 transaktionerna i stickprovet som motsvarar avtal som upphandlats utanf(cid:246)r f(cid:246)rfarandet vid r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal och GFC, tillh(cid:246)r sju, vilka omfattar ett belopp p(cid:229) 302 550 euro och utg(cid:246)r (cid:246)ver 14 % av populationen i fr(cid:229)ga, denna kategori. Beskrivningen av avtalen Beskrivningen av och beloppet f(cid:246)r avtal om vetenskaplig utrustning 61. Tr(cid:246)skeln f(cid:246)r om ett avtal l(cid:228)ggs fram f(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommit- tØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC beror p(cid:229) om det (cid:228)r av vetenskaplig/teknisk karakt(cid:228)r eller ej. Om tilldelning sker genom privat (cid:246)verenskommelse l(cid:228)ggs avtalet fram om det uppg(cid:229)r till minst 46 000 euro, inte (cid:228)r s(cid:229)vida f(cid:246)rem(cid:229)let vetenskapligt/tekniskt. Om s(cid:229) (cid:228)r fallet l(cid:228)ggs avtalet fram endast om det omfattar minst 98 700 euro. f(cid:246)r avtalet 62. Revisionsr(cid:228)ttens granskning visar att sex avtal i stickprovet som betecknats som vetenskapliga/tekniska och f(cid:246)r vilka belop- pet ligger n(cid:228)ra tr(cid:246)skeln f(cid:246)r framl(cid:228)ggande f(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommit- tØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC, ing(cid:229)tts genom privat (cid:246)ver- enskommelse. Granskningen av de tillh(cid:246)rande handlingarna g(cid:246)r det inte alltid m(cid:246)jligt att uppfatta vilken metod som anv(cid:228)nts dels f(cid:246)r att fastst(cid:228)lla avtalets prelimin(cid:228)ra pris, dels f(cid:246)r att bekr(cid:228)fta transaktionens vetenskapliga karakt(cid:228)r. 56. Tv(cid:229) andra avtal om studier p(cid:229) transportomr(cid:229)det vilkas v(cid:228)rde uppgick till 11 400 respektive 10 000 euro och som ing(cid:229)tts genom privata (cid:246)verenskommelser har likas(cid:229) tilldelats p(cid:229) grundval av ett anbud fr(cid:229)n uppdragstagaren, utan att det i GFC:s handlingar f(cid:246)re- kommer minsta antydan av behov eller specifikationer. Beskrivning av avtal om tj(cid:228)nster 63. Granskningen av en transaktion har visat att GFC ing(cid:229)tt anst(cid:228)llningsavtal som betecknats som avtal om tj(cid:228)nster. Denna C 172/10 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 praxis har gjort det m(cid:246)jligt f(cid:246)r centret att dels f(cid:246)rl(cid:228)nga anst(cid:228)ll- ningstiden f(cid:246)r personer som enligt de regler som g(cid:228)ller f(cid:246)r perso- nalf(cid:246)rvaltningen borde ha l(cid:228)mnat centret, dels att finansiera rekry- teringen av nya anst(cid:228)llda med andra budgetmedel. Genom att handla p(cid:229) detta s(cid:228)tt har GFC f(cid:246)rutom att missbruka klassifice- ringen av avtal brutit mot budgetbest(cid:228)mmelsen om specificering av anslag. 67. Denna of(cid:246)rm(cid:229)ga hos GFC:s f(cid:246)rvaltningssystem att identi- fiera, sammanst(cid:228)lla och (cid:246)verl(cid:228)mna uppgifter om denna typ av transaktioner till de h(cid:246)gre instanserna vid GFC under passande former har liksom den bristande uppm(cid:228)rksamhet som (cid:228)gnats (cid:229)t dessa transaktioner p(cid:229) grund av deras obetydliga belopp gynnat den utbredda till(cid:228)mpningen av avtal genom privat (cid:246)verenskom- melse. 64. Efter att ha tagit del av det skedda har de h(cid:246)gsta instanserna vid GFC r(cid:228)ttat till misstagen. F(cid:246)rutom det stickprov som gran- skats av revisionsr(cid:228)tten har s(cid:229)ledes 47 avtal av detta slag kunnat identifieras, av vilka 39 redan nu b(cid:246)r ha korrigerats. Oriktig praxis Tilldelningen av avtal Till(cid:228)mpningen av privata (cid:246)verenskommelser F(cid:246)reteelsens omfattning 65. Det framg(cid:229)r av genomf(cid:246)randerapporterna fr(cid:229)n r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC att den procentu- ella andel av avtal som slutits genom privat (cid:246)verenskommelse och som registrerats mellan 1995 och 1997 tenderar att minska, b(cid:229)de n(cid:228)r det g(cid:228)ller antal och budgetens omfattning. Medan 26 avtal sl(cid:246)ts p(cid:229) detta s(cid:228)tt till ett totalt belopp av 10,2 miljoner euro 1995 hade s(cid:229)lunda 1997 endast 14 avtal som motsvarade 3,8 miljoner euro slutits genom privat (cid:246)verenskommelse (se tabell 3). 66. Eftersom GFC:s f(cid:246)rvaltningssystem inte kunnat ge n(cid:229)gra till- f(cid:246)rlitliga uppgifter om avtal som ing(cid:229)tts utan till(cid:228)mpning av det f(cid:246)rfarande som g(cid:228)ller f(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC har revisionsr(cid:228)tten endast kunna bilda sig en uppfattning p(cid:229) grundval av det granskade stickprovet. Revisions- r(cid:228)tten har s(cid:229)ledes konstaterat att tendensen till minskning av anta- let avtal som ing(cid:229)s genom privat (cid:246)verenskommelse varit betydligt mindre m(cid:228)rkbar. Av de 34 transaktioner som h(cid:246)r samman med avtal ur det stickprov som togs 1997 hade 24, vilka motsvarade ett belopp p(cid:229) 885 000 euro av ett totalt belopp p(cid:229) 1 955 000 euro fortfarande skett i enlighet med detta f(cid:246)rfarande (se tabell 4). 68. Domstolens r(cid:228)ttspraxis begr(cid:228)nsar de sk(cid:228)l (8) som en avtals- slutande myndighet kan anf(cid:246)ra f(cid:246)r slutande av avtal genom privat (cid:246)verenskommelse till tre. Det f(cid:246)rsta best(cid:229)r i skyddet av ensamr(cid:228)tt. Det andra grundas p(cid:229) tekniska faktorer och det sista motiveras slutligen med br(cid:229)dska. 69. Domstolens bed(cid:246)mning av tekniska sk(cid:228)l och br(cid:229)dska (cid:228)r ytterst restriktiv. Vad betr(cid:228)ffar tekniska sk(cid:228)l skall den avtalsslu- tande myndigheten bevisa att ingen annan (cid:228)n uppdragstagaren var i st(cid:229)nd att genomf(cid:246)ra avtalet. Br(cid:229)dskande karakt(cid:228)r hos avtalet erk(cid:228)nns endast i de fall d(cid:228)r h(cid:228)ndelsen varit om(cid:246)jlig att f(cid:246)rutse och avtalet (cid:228)r ytterst br(cid:229)dskande och inte g(cid:229)r att f(cid:246)rena med de tids- frister som andra f(cid:246)rfaranden kr(cid:228)ver. Domstolen kr(cid:228)ver dessutom att det skall finnas ett orsakssamband mellan den of(cid:246)rutsebara h(cid:228)ndelsen och den br(cid:229)dskande situation som denna resulterar i. 70. Att d(cid:246)ma av de uppgifter som f(cid:246)rekommer i handlingarna uppfyllde inte de avtal i stickprovet som ing(cid:229)tts genom privat (cid:246)verenskommelse de krav som fastst(cid:228)llts genom denna r(cid:228)ttspraxis f(cid:246)r att motivera till(cid:228)mpningen av avtal genom privat (cid:246)verenskom- melse. I allt v(cid:228)sentligt har dock denna r(cid:228)ttspraxis utarbetats i sam- band med processer som inletts av kommissionen mot de med- lemsstater som missbrukat detta f(cid:246)rfarande f(cid:246)r tilldelning av offentliga avtal. 71. Resultaten av granskningarna av ett flertal transaktioner i stickprovet visar att de villkor p(cid:229) vilka (cid:229)tskilliga betydelsefulla avtal utarbetats, tilldelats och (cid:246)vervakats under alla omst(cid:228)ndighe- ter indikerar brister i f(cid:246)rvaltningen. Avtal som slutits utan anlitande av r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal p(cid:229) grundval av stickprovet Tabell 4 1995 1996 1997 Antal avtal % % Antal avtal % % Antal avtal % Totalt belopp (EUR) % Totalt belopp (EUR) 227 024 Totalt belopp (EUR) 332 057 34 24 1 954 218 70,6 884 560 45,3 100 227 024 100 85,7 243 215 73,2 Totalt Privata (cid:246)verenskom- melser Anbudsinfordran 6 6 0 K(cid:228)lla: Europeiska revisionsr(cid:228)tten. 7 6 1 14,3 88 842 26,8 10 30,4 1 069 658 54,7 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/11 F(cid:246)rekomsten av ett faktiskt monopol 72. Ett av de fall som n(cid:228)mnts i f(cid:246)reg(cid:229)ende punkt f(cid:246)rtj(cid:228)nar att s(cid:228)rskilt framh(cid:228)vas p(cid:229) grund av sin finansiella omfattning (i stor- leksordningen 1 miljon euro per (cid:229)r) och sin varaktighet. Sedan 1979 innehas avtalet f(cid:246)r leverans av fordon till Ispra av samma f(cid:246)retag. Mellan 1979 och 1991 f(cid:246)rnyades avtalet systematiskt genom privata (cid:246)verenskommelser. 1991 tilldelades avtalet efter en anbudsinfordran som offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning (cid:229)ter samma f(cid:246)retag f(cid:246)r en period p(cid:229) h(cid:246)gst fem (cid:229)r. N(cid:228)r detta avtal gick ut undertecknades dock en till(cid:228)ggs(cid:246)verens- kommelse i syfte att f(cid:246)rl(cid:228)nga avtalet med tre m(cid:229)nader, vilket motiverades med att GFC:s avdelningar inte haft tid att utf(cid:228)rda n(cid:229)gon ny anbudsinfordran. I april 1996 tilldelades f(cid:246)retaget efter en anbudsinfordran ett nytt avtal f(cid:246)r en period p(cid:229) tre (cid:229)r, vilket dock kunde f(cid:246)rl(cid:228)ngas med ytterligare 24 m(cid:229)nader. 73. De granskningar som genomf(cid:246)rts har visat p(cid:229) en rad kon- kreta och r(cid:228)ttsliga element som tenderar att visa att GFC till(cid:229)tit detta f(cid:246)retag att skapa sig en monopolst(cid:228)llning. GFC har accep- terat (cid:228)ndringar av de ursprungliga avtalsvillkoren p(cid:229) ett s(cid:228)tt som stred mot gemenskapens intresse och mot principen om lika till- g(cid:229)ng till offentlig finansiering. Centret avstod slutligen fr(cid:229)n att ta p(cid:229) sig det ansvar som tillkommer utanordnarna, vilka underl(cid:229)tit att noga kontrollera verkligheten bakom de fakturerade tj(cid:228)nsterna. 74. Det har s(cid:229)lunda kunnat konstateras att a) f(cid:246)rl(cid:228)ngningen med tre m(cid:229)nader av det avtal som underteck- nades efter det avtal som tilldelades 1991, vilken p(cid:229) ett icke godtagbart s(cid:228)tt motiverades med tidsbrist, stred mot avtals- best(cid:228)mmelserna, enligt vilka avtalet kunde omfatta h(cid:246)gst fem (cid:229)r, samt gav upphov till en merkostnad p(cid:229) uppskattningsvis 380 000 euro, b) enligt detta till(cid:228)gg, som undertecknades den 27 mars 1996, uppgick priserna f(cid:246)r leveransen av ett fordon och f(cid:246)r ers(cid:228)tt- ning per kilometer till 3 922 euro/m(cid:229)nad respektive 0,3331 euro/km. Anbudet avseende dessa tj(cid:228)nster, vilket vid samma tidpunkt (cid:246)verl(cid:228)mnades som ett svar p(cid:229) den anbudsinfordran som slutligen utf(cid:228)rdades av GFC, var 27 % l(cid:228)gre f(cid:246)r den f(cid:246)rra tj(cid:228)nsten och 52 % l(cid:228)gre f(cid:246)r den senare, c) det datum f(cid:246)r mottagande av anbud som angavs p(cid:229) mottag- ningsbeviset (cid:228)ndrades, d) p(cid:229) grund av att den adress som angavs f(cid:246)r ett informations- m(cid:246)te om anbudsvillkoren var felaktig kom ett intresserat f(cid:246)re- tag f(cid:246)r sent, vilket begr(cid:228)nsade antalet anbudsgivare till tv(cid:229), e) de pris som utgjort grunden f(cid:246)r beviljandet av avtalet aldrig till(cid:228)mpades. I sj(cid:228)lva verket gav ett f(cid:246)rsta till(cid:228)gg anbudsgivaren till(cid:229)telse att fakturera de h(cid:246)gsta priser som f(cid:246)reskrivits i det f(cid:246)reg(cid:229)ende avtalet, genom ett andra till(cid:228)gg h(cid:246)jdes sedan det pris som fastslagits i det avtal som ing(cid:229)tts efter anbudsinfor- dran, f) med h(cid:228)nvisning till att det p(cid:229) grund av personalbrist inte var m(cid:246)jligt att kontrollera samtliga fakturor som (cid:246)verl(cid:228)mnats av denne avtalstagare n(cid:246)jde sig utanordnaren fr(cid:229)n och med 1993 med att kontrollera genomf(cid:246)randet av tj(cid:228)nsten p(cid:229) grundval av ett stickprov av fakturorna, vilket strider mot best(cid:228)mmelserna i artikel 40 och 41 i budgetf(cid:246)rordningen, g) det genomsnittliga antalet kilometer som fakturerats (cid:229)rligen, slutligen uppgick till 194 223 km per fordon, eller n(cid:228)ra 540 km per kalenderdag. F(cid:246)rekomsten av m(cid:246)jliga otill(cid:229)tna avtal 75. Revisionsr(cid:228)tten har konstaterat att bristerna i f(cid:246)rvaltnings- systemet gjort det om(cid:246)jligt f(cid:246)r centrets styrelse att f(cid:246)rhindra bil- dandet av en grupp anbudsgivare som ofta tilldelades avtal om samma tj(cid:228)nster av ett och samma av GFC:s institut. S(cid:229)lunda visade sig i ett fall den som tilldelats ett avtal om tj(cid:228)nster vara f(cid:246)rs(cid:228)lj- ningsansvarig hos en datorutrustningsleverant(cid:246)r som (cid:228)ven var anbudsgivare f(cid:246)r samma avtal. Granskningen av anbud har dess- utom avsl(cid:246)jat att tv(cid:229) f(cid:246)retag som deltog i anbudsgivningen led- des av medlemmar i en och samma familj. Uppdelningen av avtal Anv(cid:228)ndningen av differentierade anslag (r(cid:228)kenskapsm(cid:228)ssig uppdelning) 76. Granskningen av de redovisningar i tabellform som sam- manst(cid:228)llts av redovisningssystemen har visat att de differentierade anslagen inte anv(cid:228)nts enligt f(cid:246)reskrifterna. Det konstaterades att den finansiella t(cid:228)ckningen av ett och samma avtal inte garantera- des av ett enda (cid:229)tagande, s(cid:229)som reglerna f(cid:246)reskriver, utan att GFC ofta gjorde flera (cid:229)taganden efter varandra vilka i de flesta fall mot- svarade (cid:229)rliga delar av avtalen. 77. Revisionsr(cid:228)tten erinrar om att f(cid:246)rekomsten av differentierade anslag f(cid:246)rklaras av lagstiftarens vilja att f(cid:246)r f(cid:246)rvaltaren s(cid:228)kerst(cid:228)lla den finansiella t(cid:228)ckningen f(cid:246)r transaktioner som ber(cid:228)knas (cid:246)ver- skrida ett budget(cid:229)r och att i enlighet med f(cid:246)rsta artikeln, fj(cid:228)rde stycket i budgetf(cid:246)rordningen underl(cid:228)tta granskningar, s(cid:228)rskilt f(cid:246)r den budgetansvariga myndigheten, genom att uppr(cid:228)tta ett sam- band mellan samtliga utgifter f(cid:246)r en transaktion och ett specifikt (cid:229)tagande. 78. Den ena f(cid:246)rdelen med att strikt f(cid:246)lja denna regel (cid:228)r att det g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att kontrollera i vilken takt ett avtal genomf(cid:246)rs endast genom att i slutet av varje budget(cid:229)r l(cid:228)sa av de belopp som (cid:229)terst(cid:229)r att betala f(cid:246)r (cid:229)tagandet i fr(cid:229)ga, och att det kr(cid:228)ver att de ansvariga avger f(cid:246)rklaringar i de fall d(cid:228)r anv(cid:228)ndningsniv(cid:229)n f(cid:246)r anslagen inte motsvarar f(cid:246)rpliktelserna i avtalet. Den andra f(cid:246)r- delen (cid:228)r att den tvingar f(cid:246)rvaltaren att ange sk(cid:228)len till att ett (cid:229)ta- gande f(cid:246)r ytterligare anslag (cid:228)r n(cid:246)dv(cid:228)ndigt f(cid:246)r att slutandet av avtalet skall bli framg(cid:229)ngsrikt och samtidigt tydligt definiera ursprunget till denna (cid:246)kning. Den r(cid:228)ttsliga uppdelningen (avtal av typen 1+x (cid:229)r) 79. Denna praxis g(cid:229)r ut p(cid:229) att tilldela en och samma uppdrags- tagare hela avtalet samtidigt som man tillsammans med denne C 172/12 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 undertecknar ett avtal som endast omfattar genomf(cid:246)randets f(cid:246)r- sta (cid:229)r. Varje (cid:229)rlig del (cid:228)r f(cid:246)rem(cid:229)l f(cid:246)r ett nytt avtal som automatiskt tilldelas uppdragstagaren. Denna praxis g(cid:246)r det tillsammans med den f(cid:246)reg(cid:229)ende s(cid:229)ledes m(cid:246)jligt att f(cid:246)rena budget(cid:229)tagandet med det r(cid:228)ttsliga (cid:229)tagandet. Detta sker dock till priset av oriktigheter i budgeten, det g(cid:246)r det sv(cid:229)rare att skapa sig en (cid:246)vergripande bild av avtalet och f(cid:246)rs(cid:228)mrar kvaliteten p(cid:229) uppf(cid:246)ljningen av genom- f(cid:246)randet. Fjorton av de 43 transaktionerna i stickprovet vilka avser avtal som (cid:246)verl(cid:228)mnats till r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC, dvs. (cid:246)ver 32 %, var av detta slag. Den inre uppdelningen av ett avtal 80. Betr(cid:228)ffande en transaktion ur stickprovet har det konstate- rats att avtalet endast skenbart delats upp i tv(cid:229) olika faser i syfte att kringg(cid:229) det hinder som bestod i att de disponibla (cid:229)tagandebe- myndiganden vid tidpunkten f(cid:246)r undertecknandet av avtalet inte r(cid:228)ckte f(cid:246)r att t(cid:228)cka hela det r(cid:228)ttsliga (cid:229)tagandet. Andra f(cid:246)rfaranden f(cid:246)r tilldelning av avtal Fullst(cid:228)ndig utl(cid:228)ggning av ett avtal p(cid:229) underentreprenad 81. Granskningarna har visat att tv(cid:229) avtal om leverans av olika slags datorutrustning av uppdragstagaren hade lagts ut p(cid:229) under- entreprenad i sin helhet till ett och samma f(cid:246)retag som regelbun- det och sedan l(cid:229)ng tid tillbaka samarbetade med centret och redan tilldelats ett trettiotal avtal. 82. B(cid:229)de med tanke p(cid:229) lagligheten/korrektheten och sundheten i den ekonomiska f(cid:246)rvaltningen (cid:228)r detta totala utl(cid:228)ggande av ett avtal p(cid:229) underentreprenad f(cid:246)rkastligt. I r(cid:228)ttsligt h(cid:228)nseende b(cid:246)r man f(cid:246)rst och fr(cid:228)mst se till det faktum att direktiven f(cid:246)r offentliga avtal endast n(cid:228)mner ett utl(cid:228)ggande av delar av avtal p(cid:229) underen- treprenad. N(cid:228)r underentreprenaden g(cid:228)ller hela avtalet uppl(cid:246)ser den i sj(cid:228)lva verket avtalsf(cid:246)rh(cid:229)llandets anknytning till uppdragsta- garen och g(cid:246)r att denne endast blir en mellanhand vars f(cid:246)rmed- lingsverksamhet med n(cid:246)dv(cid:228)ndighet medf(cid:246)r en (cid:246)kad kostnad f(cid:246)r den som tilldelar avtalet. Tilldelning av avtal d(cid:229) tillr(cid:228)ckliga anslag saknas 83. Det framg(cid:229)r av anbudshandlingarna f(cid:246)r ett avtal om inr(cid:228)t- tandet av ett europeiskt observatorium f(cid:246)r vetenskap och teknik (Observatoire europØen des sciences et de la technologie) att det slutliga anbud som lades fram av anbudsgivaren f(cid:246)r det f(cid:246)rsta (cid:229)ret, f(cid:246)r genomf(cid:246)rande av avtalet efter f(cid:246)rhandlingar som beviljats av r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal vid GFC, fastst(cid:228)lldes till 1,6 miljoner euro. Eftersom detta belopp (cid:246)versteg de disponibla budgetanslagen borde centret ha upph(cid:228)vt anbuds- infordran. Icke desto mindre sl(cid:246)ts ett avtal p(cid:229) 993 560 euro. N(cid:229)gra m(cid:229)nader efter att det undertecknats var det f(cid:246)rem(cid:229)l f(cid:246)r ett till(cid:228)gg som omfattades av de anslag som beviljats f(cid:246)r det nya budget(cid:229)ret f(cid:246)r att kostnaden f(cid:246)r transaktionen skulle motsvara anbudsbelop- pet efter f(cid:246)rhandlingar med centrumets f(cid:246)rvaltare (se punkt 85). Uppf(cid:246)ljningen av genomf(cid:246)randet F(cid:246)rvaltningen av avtalen 84. Granskningarna har visat att de olika utanordnarna vid GFC ofta undertecknat avtal utan att detta f(cid:246)rst undertecknats av upp- dragstagaren. Denna praxis (cid:228)r beh(cid:228)ftad med risken f(cid:246)r att tj(cid:228)ns- terna utf(cid:246)rs innan uppdragstagaren faktiskt undertecknat avtalet, dvs. utan n(cid:229)gon r(cid:228)ttslig grund, eller att best(cid:228)mmelserna i avtalet kan genomg(cid:229) (cid:228)ndringar. Revisionsr(cid:228)tten har (cid:228)ven vid flera tillf(cid:228)l- len konstaterat att genomf(cid:246)randerapporter (cid:246)verl(cid:228)mnades innan de ber(cid:246)rda avtalen undertecknats. 85. Betydande f(cid:246)rseningar i utf(cid:246)randet av tj(cid:228)nsterna eller (cid:246)ver- l(cid:228)mnandet av rapporter ledde d(cid:228)remot inte till n(cid:229)gra sanktioner eller ens till n(cid:229)gon uppmaning till genomf(cid:246)rande. Den l(cid:228)tthet med vilken centret beviljar f(cid:246)rdelaktiga till(cid:228)gg utg(cid:246)r en annan illustration av bristen p(cid:229) fasthet i f(cid:246)rvaltningen av avtal. F(cid:246)rutom det redan n(cid:228)mnda fallet (se punkterna 64(cid:150)66) med avtalen om fordon har det konstaterats att centret i samband med inr(cid:228)ttandet av ett europeiskt observatorium f(cid:246)r vetenskap och teknik, trots att uppdragstagarens tj(cid:228)nster varit otillr(cid:228)ckliga i f(cid:246)rh(cid:229)llande till avta- lets f(cid:246)rpliktelser, nio m(cid:229)nader efter att avtalet undertecknats bevil- jat densamme en total prish(cid:246)jning med (cid:246)ver 60 %, trots att en ytterst liten del av anslagen anv(cid:228)nts. I sj(cid:228)lva verket hade vid denna tidpunkt endast 230 005 euro fakturerats, vilket endast motsvarar 23 % av det ursprungliga (cid:229)tagandet (se punkt 83). Kontroll av den utf(cid:246)rda tj(cid:228)nsten 86. I m(cid:229)nga fall har f(cid:246)rseningar i genomf(cid:246)randet fr(cid:229)n uppdrags- tagarnas sida inte lett till n(cid:229)gon p(cid:229)minnelse fr(cid:229)n centrets sida. S(cid:229)lunda har granskningarna visat p(cid:229) ett avtal om dataunderh(cid:229)ll som 18 m(cid:229)nader efter att avtalet (vars planerade l(cid:228)ngd var 120 dagar) l(cid:246)pt ut inte lett till att n(cid:229)got utf(cid:246)rande av tj(cid:228)nsten kunnat styrkas. En enda faktura fr(cid:229)n den 20 mars 1997, som avs(cid:229)g 30 % av avtalet, hade uppr(cid:228)ttats och var 15 m(cid:229)nader efter f(cid:246)rfalloda- tumet fortfarande obetald, utan att handlingarna visar sp(cid:229)r av n(cid:229)gon som helst reaktion fr(cid:229)n utanordnaren eller fr(cid:229)n den som utf(cid:246)rt tj(cid:228)nsterna. Bortsett fr(cid:229)n den tydliga avsaknaden av uppf(cid:246)lj- ning kan man fr(cid:229)ga sig huruvida de behov som t(cid:228)ckts av detta avtal verkligen existerade och huruvida de fakturerade tj(cid:228)nsterna verkligen utf(cid:246)rts. 87. I ett annat fall gjorde uppgifterna i de inl(cid:228)mnade fakturorna det inte m(cid:246)jligt f(cid:246)r utanordnaren att identifiera de personer som utf(cid:246)rt tj(cid:228)nsterna eller best(cid:228)mma deras l(cid:228)mplighet. De gjorde det inte m(cid:246)jligt att kontrollera datum och tidsl(cid:228)ngd f(cid:246)r de utf(cid:246)rda arbetena eller ens att bilda sig en uppfattning om deras natur. Det var s(cid:229)ledes om(cid:246)jligt f(cid:246)r utanordnaren att kontrollera underlaget f(cid:246)r de fakturerade beloppen. Vidare har granskningarna visat att ett belopp utbetalats felaktigt av centret f(cid:246)r detta avtal, vilket i sj(cid:228)lva verket avs(cid:229)g en transaktion som utf(cid:246)rdes p(cid:229) Sicilien inom ramen f(cid:246)r EU:s initiativ Envireg. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/13 I ett annat fall som avs(cid:229)g ett avtal p(cid:229) 18 m(cid:229)nader hade tj(cid:228)ns- 88. ten fortfarande inte utf(cid:246)rts sex m(cid:229)nader efter f(cid:246)rfallodatumet, utan att centret ens utf(cid:228)rdat n(cid:229)gon p(cid:229)minnelse. Vidare inneh(cid:246)ll handlingarna ingen verifikation av de effektuerade betalningarna. 89. F(cid:246)rseningarnas omfattning har ibland lett till tvivel om huru- vida det var l(cid:228)mpligt att ing(cid:229) avtalen vid den tidpunkt d(cid:229) s(cid:229) skedde. Ett avtal omfattande ett belopp p(cid:229) 2,58 miljoner euro f(cid:229)r illustrera detta konstaterande. Detta avtal, som beviljades i januari 1997 och g(cid:228)llde inr(cid:228)ttandet av ett datasystem f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning av doku- ment ledde endast till att en faktura p(cid:229) 25 628 euro utf(cid:228)rdades 16 m(cid:229)nader efter att avtalet undertecknats. SLUTSATSER/REKOMMENDATIONER 90. De regler som styr tilldelningen av offentliga avtal har som m(cid:229)l att garantera lika tillg(cid:229)ng till offentlig finansiering f(cid:246)r alla f(cid:246)retag och att s(cid:228)kerst(cid:228)lla b(cid:228)sta m(cid:246)jliga tj(cid:228)nster till l(cid:228)gsta m(cid:246)jliga kostnad. Det framg(cid:229)r dock av unders(cid:246)kningen att det nuvarande f(cid:246)rvaltningssystemet vid GFC vid tidpunkten f(cid:246)r revisionsr(cid:228)ttens granskning inte garanterade att detta m(cid:229)l uppn(cid:229)s. 91. Orsakerna till denna situation (cid:229)terfinns b(cid:229)de i bristerna i detta system, som inte (cid:228)r i st(cid:229)nd att tillhandah(cid:229)lla n(cid:229)gra tillf(cid:246)rlit- liga uppgifter i (cid:246)versiktlig form, samt i den oriktiga anv(cid:228)ndningen av differentierade anslag som gynnar den nuvarande till(cid:228)mp- ningen av uppdelning av avtal och till(cid:228)mpningen av tvivelaktiga f(cid:246)rfaranden. 92. Slutligen har (cid:228)ven det s(cid:228)rskilda system som g(cid:228)ller f(cid:246)r GFC, s(cid:228)rskilt existensen av en s(cid:228)rskild r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upp- handling och avtal och till(cid:228)mpningen av (cid:148)administrativa arran- gemang(cid:148) mellan kommissionens avdelningar haft en negativ inver- kan p(cid:229) f(cid:246)rvaltningen av avtalen. 93. GFC, som insett det allvarliga i situationen, har p(cid:229)b(cid:246)rjat en reformprocess. Centret har s(cid:229)lunda framf(cid:246)r allt avbrutit verksam- heten f(cid:246)r r(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och avtal, omstrukturerat sin organisationsplan, inr(cid:228)ttat en enhet f(cid:246)r intern kontroll och genomf(cid:246)rt en fysisk inventering av sina tillg(cid:229)ngar. Dessa (cid:229)tg(cid:228)rder m(cid:229)ste i sin helhet godk(cid:228)nnas och konsolide- ras. Inst(cid:228)llandet av kommittØns verksamhet m(cid:229)ste framf(cid:246)r allt utg(cid:246)ra b(cid:246)rjan till dess avskaffande och den p(cid:229)g(cid:229)ende fysiska inventeringen b(cid:246)r inte bli en isolerad f(cid:246)reteelse utan b(cid:246)r upprepas med regelbundna mellanrum. De b(cid:246)r hur som helst kompletteras av en f(cid:246)rb(cid:228)ttring av f(cid:246)rvaltningssystemet och kraftfulla (cid:229)tg(cid:228)rder vad g(cid:228)ller (cid:246)vervakningen av avtalsfaserna. 94. GFC borde skaffa sig en hj(cid:228)lpbokf(cid:246)ring f(cid:246)r projekt f(cid:246)r att g(cid:246)ra det m(cid:246)jligt att knyta ett avtal till ett projekt eller till en spe- cifik (cid:229)tg(cid:228)rd, samt en f(cid:246)rvaltning som (cid:228)r inriktad p(cid:229) dess behov i syfte att (cid:229)stadkomma en s(cid:229) bra f(cid:246)rdelning av de disponibla bud- getmedlen som m(cid:246)jligt. 95. Ingenting av detta kommer dock att uppn(cid:229)s om man inte med l(cid:228)mpliga medel s(cid:228)tter punkt f(cid:246)r alla oriktiga, tveksamma och tvivelaktiga metoder som konstaterats under denna unders(cid:246)kning. Revisionsr(cid:228)tten konstaterar i detta h(cid:228)nseende (cid:228)n en g(cid:229)ng (9) att i de fall disciplin(cid:228)ra eller till och med r(cid:228)ttsliga (cid:229)tg(cid:228)rder m(cid:229)ste vidtas best(cid:229)r varje h(cid:229)llbar l(cid:246)sning i en (cid:228)ndam(cid:229)lsenlig till(cid:228)mpning av utanordnarnas och r(cid:228)kenskapsf(cid:246)rarnas ekonomiska ansvar s(cid:229)som det f(cid:246)reskrivs i artikel 73 och f(cid:246)ljande artiklar i budgetf(cid:246)rord- ningen. 96. Revisionsr(cid:228)tten konstaterar i detta sammanhang att gemen- skapslagstiftaren trots att budgetf(cid:246)rordningen existerat i (cid:246)ver tjugo (cid:229)r fortfarande inte har kodifierat villkoren f(cid:246)r genomf(cid:246)randet av detta ansvar eller de finansiella sanktioner som kan till(cid:228)mpas p(cid:229) utanordnarna och r(cid:228)kenskapsf(cid:246)rarna. Det b(cid:246)r understrykas att det godk(cid:228)nnande som ges av styrekonomen inte kan befria utan- ordnaren fr(cid:229)n dennes egna misstag n(cid:228)r han attesterar att tj(cid:228)nsten verkligen utf(cid:246)rts och att betalningen av en utgift varit korrekt, eller r(cid:228)kenskapsf(cid:246)raren n(cid:228)r han i sin redovisning ansvarar f(cid:246)r en transaktion vars korrekthet han m(cid:229)ste kontrollera i f(cid:246)rv(cid:228)g. N(cid:228)r styrekonomen ger sitt godk(cid:228)nnande inneb(cid:228)r detta endast att han tar sin del av ansvaret. Denna rapport har antagits av revisionsr(cid:228)tten i Luxemburg vid dess sammantr(cid:228)de den 6 och 7 april 2000. F(cid:246)r revisionsr(cid:228)tten Jan O. KARLSSON Ordf(cid:246)rande C 172/14 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 NOTER (1) Se den s(cid:228)rskilda rapporten om f(cid:246)rnybara energik(cid:228)llor, nr 17/98 (EGT C 356, 20. 11. 1998), den (cid:228)nnu inte offentliggjorda s(cid:228)rskilda rapporten Fair nr 9/99 och (cid:229)rsrapporten f(cid:246)r budget(cid:229)ret 1996, s(cid:228)rskilt punkt 10. 6: (cid:148)SMF:s deltagande i program f(cid:246)r FoTU och demonstra- tion(cid:148) (EGT C 348, 18. 11. 1997). (2) EGT L 361, 31. 12. 1994, s. 114 och 132. (3) EGT L 209, 24. 7. 1992, s. 1, EGT L 199, 9. 8. 1993, s. 1 och 54 samt EGT L 328, 28. 11. 1997, s. 1. (4) Sibeca: SystŁme d(cid:146)Information BudgØtaire et Comptable AutomatisØ (automatiserat system f(cid:246)r budget- och redovisningsinformation). (5) Sincom II: SystŁme Informatique de ComptabilitØ (datasystem f(cid:246)r redovisning). (6) Det f(cid:246)rvaltningssystem som g(cid:228)ller f(cid:246)r GFC skiljer sig juridiskt sett fr(cid:229)n vanliga system i mer (cid:228)n ett avseende: I finansr(cid:228)ttsligt h(cid:228)nseende och redovisningsh(cid:228)nseende: a) Dess administrativa utgifter t(cid:228)cks fullst(cid:228)ndigt av driftsanslag som skrivits in i kapitel B6 och inte av del A i budgeten. b) Centret tilldelas medel f(cid:246)r sin konkurrensutsatta verksamhet i form av s(cid:228)rskilda anslag. Denna s(cid:228)rskilda tilldelning inneb(cid:228)r ett undantag fr(cid:229)n budgetens universalitetsprincip, enligt vilken med- len i den allm(cid:228)nna budgeten skall t(cid:228)cka samtliga utgifter. c) Det f(cid:246)rfogar enligt interna regler f(cid:246)r genomf(cid:246)rande av budgeten (cid:246)ver ett system f(cid:246)r kostnadsredovisning som g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att f(cid:246)rdela de allm(cid:228)nna utgifterna mellan dess olika institut/ avdelningar, samt (cid:246)ver ett f(cid:246)rskottskonto. d) Det g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att placera en del av dess anslag i reserv f(cid:246)r att anv(cid:228)nda dem som bidrag till (cid:229)tg(cid:228)rder f(cid:246)r vilka utgifterna delas upp mellan olika parter. I administrativt h(cid:228)nseende: a) Det (cid:228)r ytterst ovanligt att ett GD vid kommissionen (cid:228)r f(cid:246)rsett med ett organ som GFC:s styrelse, som (cid:228)ven best(cid:229)r av personer som inte h(cid:246)r till institutionen. b) Det b(cid:246)r noteras att generaldirekt(cid:246)ren f(cid:246)r GFC inte kan l(cid:228)gga fram ett f(cid:246)rslag till beslut inf(cid:246)r kommissionen om detta inte varit f(cid:246)re- m(cid:229)l f(cid:246)r ett yttrande av styrelsen. I allm(cid:228)nr(cid:228)ttsligt h(cid:228)nseende: a) Inom ramen f(cid:246)r sin s(cid:229) kallade konkurrensutsatta verksamhet kan GFC konkurrera med tredje parter om avtal som f(cid:246)rvaltas av andra generaldirektorat vid kommissionen. Juridiskt sett (cid:228)r det dock inte m(cid:246)jligt f(cid:246)r centret att sluta avtal med sig sj(cid:228)lv. Kommissionen har kringg(cid:229)tt denna sv(cid:229)righet genom att kalla det dokument som de b(cid:229)da f(cid:246)rvaltningsstrukturerna kommit (cid:246)verens om f(cid:246)r (cid:148)administ- rativt arrangemang(cid:148). b) Denna l(cid:246)sning (cid:228)r juridiskt oh(cid:229)llbar. Det (cid:228)r sannolikt detta som f(cid:229)tt styrelsen att (cid:246)verv(cid:228)ga vilka f(cid:246)rdelar det skulle inneb(cid:228)ra att g(cid:246)ra GFC till en juridisk person skild fr(cid:229)n gemenskapen. (7) Se den bifogade organisationsplanen. (8) Se s(cid:228)rskilt: (cid:151) Dom av den 10 mars 1987 i m(cid:229)l 199/85, kommissionen mot Ita- lien, Rec. 1987, s. 1039, punkterna 12 till 14 (om ensamr(cid:228)tt). (cid:151) Dom av den 11 november 1993 i m(cid:229)l 71/92, kommissionen mot Spanien, Rec. 1993, s. I(cid:150) 5923, punkterna 36 och 37; stadf(cid:228)st genom dom av den 3 maj 1994 i m(cid:229)l 328/92, om l(cid:228)kemedelspro- dukter, Rec. 1993, s. I(cid:150) 1569, punkterna 14(cid:150)16. (cid:151) Dom av den 18 mars 1992 i m(cid:229)l 24/91, r(cid:246)rande universitetet Complutenza i Madrid, Rec. s. I(cid:150) 1989. (9) Se yttrande nr 4/97 om f(cid:246)rslaget till r(cid:229)dets f(cid:246)rordning (Euratom, EKSG, EG) om (cid:228)ndring av budgetf(cid:246)rordningen av den 21 december 1977 f(cid:246)r Europeiska gemenskapernas allm(cid:228)nna budget (EGT C 57, 23. 2. 1998, s(cid:228)rskilt punkt 5. 20). 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/15 SCHEMATISK ORGANISATIONSPLAN (cid:150) F(cid:214)RDELNING AV INSTITUTEN P¯ OLIKA PLATSER BILAGA GFC(cid:13) Gemensamma forskningscentret Generaldirektoratet(cid:13) Bryssel IRMM(cid:13) Institutet för(cid:13) referensmaterial(cid:13) och mätningar(cid:13) Geel (B) ITU(cid:13) Institutet för(cid:13) transuraner(cid:13) Karlsruhe (D) IAM(cid:13) Institutet för(cid:13) avancerade material(cid:13) Petten (NL) Ispra (I) IPTS(cid:13) Institutet för(cid:13) tekniska(cid:13) framtidsstiudier(cid:13) Sevilla (E) ISIS(cid:13) Institutet för(cid:13) systemteknik,(cid:13) informationsteknik(cid:13) och säkerhetsteknik EI(cid:13) Miljöinstitutet SAI(cid:13) Institutet för(cid:13) rymdtillämpningar(cid:13) (cid:13) IHCP(cid:13) Institutet för(cid:13) konsumenthälsa(cid:13) och(cid:13) konsumentskydd C 172/16 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 KOMMISSIONENS SVAR Det (cid:228)r p(cid:229) grundval av kontrollbes(cid:246)k som (cid:228)gde rum under 1998 som revisionsr(cid:228)tten utarbetat de prelimin(cid:228)ra iakttagelser som skall ligga till grund f(cid:246)r en s(cid:228)rskild rapport om offentliga upphand- lingskontrakt som tilldelas av Gemensamma forskningscentret. De unders(cid:246)kta transaktionerna skedde under (cid:229)ren 1995(cid:150)1998. Gemensamma forskningscentret har sedan dess (cid:228)ndrat inriktning p(cid:229) sin verksamhet, s(cid:229)v(cid:228)l vad g(cid:228)ller roll och uppdrag som organi- sation. Revisionsr(cid:228)tten har redan noterat dessa f(cid:246)r(cid:228)ndringar i samband med de m(cid:246)ten som f(cid:246)ljde p(cid:229) kontrollbes(cid:246)ken, och detta tar sig i viss m(cid:229)n (cid:228)ven uttryck i iakttagelserna. Gemensamma forskningscentret har hela tiden reagerat konstruk- tivt p(cid:229) revisionsr(cid:228)ttens rekommendationer under kontrollf(cid:246)rfa- randet. Utan att v(cid:228)nta p(cid:229) slutrapporten har man kontinuerligt anpassat och f(cid:246)rb(cid:228)ttrat sin organisation och sina rutiner p(cid:229) grund- val av dessa rekommendationer. Bland annat har forskningscen- tret (cid:151) definitivt uppl(cid:246)st Gemensamma forskningscentrets s(cid:228)rskilda R(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och kontrakt (CCAM- CCR), (cid:151) inf(cid:246)rt rutinen att kontrakten f(cid:246)rst skickas till avtalsparterna innan kommissionen skriver under dem, (cid:151) f(cid:246)rb(cid:228)ttrat databaserna f(cid:246)r handl(cid:228)ggning av avtalen, (cid:151) offentliggjort (cid:246)ppna anbudsf(cid:246)rfaranden f(cid:246)r transporttj(cid:228)nster i anknytning till anl(cid:228)ggningen i Ispra, (cid:151) minskat antalet projekt inom arbetsprogrammet fr(cid:229)n 700 till 100, och inr(cid:228)ttat ett system f(cid:246)r uppf(cid:246)ljning och utv(cid:228)rdering av projekten i n(cid:228)ra samarbete med de generaldirektorat inom vars omr(cid:229)de projekten genomf(cid:246)rs, (cid:151) f(cid:246)rst(cid:228)rkt kontrollsystemen genom att inr(cid:228)tta s(cid:228)rskilda finans- enheter inom varje institut och inf(cid:246)ra en rutin med dubbla underskrifter, och (cid:151) tillhandah(cid:229)llit information om f(cid:246)rvaltningsrutinerna och avsatt en s(cid:228)rskild intran(cid:228)tsida f(cid:246)r dessa. ningscentret sk(cid:246)ter f(cid:246)r kommissionens (cid:246)vriga avdelningars r(cid:228)k- ning, vilket (cid:228)ven omfattar m(cid:246)jligheten till avtal genom privat (cid:246)verenskommelse i vederb(cid:246)rligen motiverade fall. 10. Kommissionen medger att det f(cid:246)rekommit en del brister n(cid:228)r det g(cid:228)ller att f(cid:246)rhandsbed(cid:246)ma behov, till(cid:228)mpa konkurrensreg- lerna p(cid:229) korrekt s(cid:228)tt samt kontrollera genomf(cid:246)rda insatser i efter- hand. 11. Gemensamma forskningscentret f(cid:246)ljer budgetf(cid:246)rordningen och dess genomf(cid:246)randebest(cid:228)mmelser. Det fastst(cid:228)lls ingenstans i dessa r(cid:228)ttsakter hur de kommittØer som f(cid:246)rbereder upphandlingen skall vara sammansatta. N(cid:228)r det g(cid:228)ller f(cid:246)rberedelse av omfattande avtal kommer Gemensamma forskningscentret emellertid att for- malisera rutinerna. 12. Gemensamma forskningscentrets avdelningar till(cid:228)mpar arti- kel 59 a (tidigare artikel 58 a) i budgetf(cid:246)rordningen upp till de tak som fastst(cid:228)lls i genomf(cid:246)randebest(cid:228)mmelserna (artikel 106, tidi- gare artikel 126) samt i direktiven om offentlig upphandling. 13. Kommissionen anser att Gemensamma forskningscentret f(cid:246)r- valtat de differentierade anslagen korrekt (se svaren under punk- terna 76(cid:150)80). 14. Det st(cid:228)mmer att det i vissa fall inte har kunnat styrkas att det var ett riktigt beslut att avst(cid:229) fr(cid:229)n att f(cid:246)rel(cid:228)gga (cid:228)renden f(cid:246)r Gemen- samma forskningscentrets s(cid:228)rskilda kommittØ f(cid:246)r upphandling och kontrakt, men kommissionen p(cid:229)pekar samtidigt att besluten var v(cid:228)lgrundade i flertalet av de fall som revisionsr(cid:228)tten granskat. Vad g(cid:228)ller de mera detaljerade iakttagelserna i ovan n(cid:228)mnda dokument vill kommissionen svara p(cid:229) f(cid:246)ljande s(cid:228)tt: 15. Gemensamma forskningscentret k(cid:228)nde till det problem r(cid:246)rande avtal om tj(cid:228)nster som revisionsr(cid:228)tten p(cid:229)pekar, och pro- blemet var p(cid:229) v(cid:228)g att r(cid:228)ttas till i det skede d(cid:229) kontrollen skedde. SAMMANFATTNING AV DE HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSERNA 16. Kommissionen skall svara f(cid:246)r att detta problem undviks i framtiden. 8. Gemensamma forskningscentrets f(cid:246)rvaltningssystem och f(cid:246)r- faranden har anpassats efter revisionsr(cid:228)ttens rekommendationer. Det f(cid:246)rvaltningssystem som nu anv(cid:228)nds ger b(cid:229)de utt(cid:246)mmande och exakt information om de kontrakt som tilldelats. Datapro- grammen g(cid:246)r det numera m(cid:246)jligt att koppla varje f(cid:246)rv(cid:228)rv till det projekt som det (cid:228)r avsett f(cid:246)r. 17. Gemensamma forskningscentret har inr(cid:228)ttat f(cid:246)rb(cid:228)ttrade kon- trollsystem. N(cid:228)r en oegentlighet har uppt(cid:228)ckts har man ocks(cid:229) rea- gerat p(cid:229) l(cid:228)mpligt s(cid:228)tt, (cid:228)ven genom disciplin(cid:229)tg(cid:228)rder. GFC:S F(cid:214)RVALTNINGSSYSTEM 9. Gemensamma forskningscentrets s(cid:228)rskilda R(cid:229)dgivande kom- mittØ f(cid:246)r upphandling och kontrakt har avskaffats. Kommissio- nen delar revisionsr(cid:228)ttens uppfattning att avdelning IV i budget- f(cid:246)rordningen om tilldelning av offentliga upphandlingskontrakt (cid:228)r till(cid:228)mplig (cid:228)ven p(cid:229) den verksamhet som Gemensamma forsk- 19. Kommissionen medger att Gemensamma forskningscentret haft vissa problem med att (cid:229)tg(cid:228)rda begr(cid:228)nsningar och uppt(cid:228)cka bristerna i sitt f(cid:246)rvaltningssystem. P(cid:229) senare tid har man emeller- tid kartlagt dessa brister och f(cid:246)rb(cid:228)ttrat systemen. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/17 Ett s(cid:228)rskilt administrativt system 21. c) Kommissionen delar revisionsr(cid:228)ttens bed(cid:246)mning vad g(cid:228)l- ler Gemensamma forskningscentrets s(cid:228)rskilda R(cid:229)dgivande kom- mittØ f(cid:246)r upphandling och kontrakt, och besl(cid:246)t d(cid:228)rf(cid:246)r den 22 juli 1999 att avskaffa denna kommittØ. KommittØns arbete hade redan upph(cid:246)rt efter kommissionens beslut den 3 september 1998. En decentraliserad f(cid:246)rvaltning 22. Enligt kommissionens bed(cid:246)mning (cid:228)r en decentraliserad orga- nisation och f(cid:246)rvaltning n(cid:246)dv(cid:228)ndig med tanke p(cid:229) de olika sekto- rernas geografiska lokalisering och graden av teknisk specialise- ring. Detta inneb(cid:228)r bland annat att man m(cid:229)ste delegera befogenheter till de ansvariga f(cid:246)r varje sektor, och samtidigt till- l(cid:228)mpa ett system med dubbla underskrifter. 23. F(cid:246)r att samordna och minska felen i de transaktioner som riktas till Gemensamma forskningscentret, oavsett om de (cid:228)r av administrativ art eller sker inom ramen f(cid:246)r slutna avtal, har ett s(cid:228)rskilt direktorat f(cid:246)r administration inr(cid:228)ttats. 24. De 50 000 transaktioner per (cid:229)r som g(cid:228)ller Gemensamma forskningscentret utg(cid:246)r tillsammans endast 0,3 % av kommissio- nens budget, men hela 8 % av det totala antalet transaktioner. Genom den decentraliserade strukturen kan detta arbete f(cid:246)rdelas p(cid:229) 80 delegerade utanordnare och ett sextiotal f(cid:246)rvaltare. Instrumenten och f(cid:246)rfarandena f(cid:246)r f(cid:246)rvaltning Instrumenten De (cid:229)rliga arbetsprogrammen 25. I samband med att Femte ramprogrammet utarbetades inf(cid:246)rde Gemensamma forskningscentret drastiska (cid:228)ndringar i sin projektf(cid:246)rvaltning, bland annat s(cid:229)tillvida att antalet projekt har minskats fr(cid:229)n 700 till 100. De 100 programmen har tydligt for- mulerade syften, och de olika steg som ing(cid:229)r i varje projekt har alla en fastst(cid:228)lld tidsplan. De utarbetas i n(cid:228)ra samarbete med de avdelningar inom kommissionen som projekten i f(cid:246)rsta hand (cid:228)r avsedda att st(cid:246)dja. Det fler(cid:229)riga arbetsprogrammet har utarbetats efter samma prin- ciper. Programmet har antagits av kommissionen (ledam(cid:246)terna) efter samr(cid:229)d mellan kommissionens samtliga avdelningar. Vad g(cid:228)ller de avdelningar inom kommissionen som Gemensamma forskningscentret samarbetar med p(cid:229) mycket regelbunden basis har villkoren f(cid:246)r samarbetet, gr(cid:228)nssnitten och de tj(cid:228)nster som skall utf(cid:246)ras fastst(cid:228)llts formellt i ett dokument som undertecknats av b(cid:229)da parter (samf(cid:246)rst(cid:229)ndsavtal, Memorandum of Understan- ding). Redovisningssystemen Budgetr (cid:228) kensk ap er na 27. Gemensamma Sincom II-systemet i slutet av 1997, f(cid:246)r att integrera sina r(cid:228)kenskaper i det system som (cid:228)r gemensamt f(cid:246)r hela kommissionen. forskningscentret installerade 28. Gemensamma forskningscentret var det f(cid:246)rsta generaldirek- toratet vid kommissionen som b(cid:246)rjade anv(cid:228)nda Sincom II, och drabbades d(cid:228)rmed av en del ink(cid:246)rningsproblem, som s(cid:229) ofta (cid:228)r fallet n(cid:228)r nya dataprogram installeras. Sincom II bygger p(cid:229) tre olika moduler, vars respektive syften (cid:228)r att f(cid:246)lja f(cid:246)rvaltarnas och utanordnarnas transaktioner, godk(cid:228)nnanden fr(cid:229)n styrekonomen och r(cid:228)kenskapsf(cid:246)raren, samt produktion av statistik och rappor- ter. Den tredje modulen installerades senare, i slutet av 1999, eftersom man f(cid:246)rst ville f(cid:246)rs(cid:228)kra sig om att de system som f(cid:246)ljer den dagliga verksamheten fungerade tillfredsst(cid:228)llande. Kost nadsredovisning 29. Gemensamma forskningscentret har de facto ett system f(cid:246)r kostnadsredovisning, och (cid:228)r i detta avseende en f(cid:246)reg(cid:229)ngare inom kommissionen. Systemet m(cid:246)jligg(cid:246)r en noggrann bevakning av kostnader och tj(cid:228)nster. Det l(cid:228)ggs ocks(cid:229) ned en hel del arbete p(cid:229) att f(cid:246)rb(cid:228)ttra detta system, p(cid:229) s(cid:229) s(cid:228)tt att planering, utv(cid:228)rdering och uppf(cid:246)ljning av projekt och program blir effektivare, (cid:246)ppnare och tydligare. 30. M(cid:229)let med j(cid:228)mf(cid:246)relsetabellen (cid:228)r st(cid:228)lla befintliga personalre- surser och ekonomiska medel i f(cid:246)rh(cid:229)llande till de olika (cid:229)tg(cid:228)rderna indelade per budgetrubrik, f(cid:246)r att p(cid:229) s(cid:229) s(cid:228)tt kunna fastst(cid:228)lla total- kostnaden f(cid:246)r (cid:229)tg(cid:228)rden i fr(cid:229)ga. Invent a r ieredovisning 31. Anl(cid:228)ggningen i Karlsruhe har nu tillg(cid:229)ng till den nya versio- nen av Sysbien-programmet, som (cid:228)r standard inom kommissio- nen. Den nya versionen g(cid:246)r det m(cid:246)jligt att sortera data efter typen av tillg(cid:229)ng. En aktualisering av inventarief(cid:246)rteckningen p(cid:229)g(cid:229)r, och f(cid:246)rv(cid:228)ntas vara slutf(cid:246)rd i juni 2000. En databas med uppgifter om avtal 32. Gemensamma forskningscentrets s(cid:228)rskilda databas f(cid:246)r detta (cid:228)ndam(cid:229)l (cid:228)r ett exempel p(cid:229) god praxis inom kommissionen. Sys- temet har f(cid:246)rb(cid:228)ttrats avsev(cid:228)rt efter revisionsr(cid:228)ttens kontroll. Det finns bland annat ett gr(cid:228)nssnitt som m(cid:246)jligg(cid:246)r dubbelriktad data- (cid:246)verf(cid:246)ring till och fr(cid:229)n Sincom II, varigenom man bl. a. kan koppla varje enskilt (cid:229)tagande till respektive avtal och anv(cid:228)nda sig av samma bas med uppgifter om tredje man. Ramavtal 33. Ramavtalen inneh(cid:229)ller inga f(cid:246)rbindelser om ink(cid:246)p utan (cid:228)r endast avsedda att uppn(cid:229) stordriftsf(cid:246)rdelar. F(cid:246)rfarandena 34. Informationen om Gemensamma forskningscentrets f(cid:246)rvalt- ningsf(cid:246)rfaranden h(cid:229)ller just p(cid:229) att uppdateras, fr(cid:228)mst som en del av konceptet Total Quality Management (TQM). Denna informa- tion kommer i framtiden ocks(cid:229) att g(cid:246)ras tillg(cid:228)nglig p(cid:229) Gemen- samma forskningscentrets intran(cid:228)t. C 172/18 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 35. Vad g(cid:228)ller de olika stegen i ett upphandlingsf(cid:246)rfarande f(cid:246)ljer Gemensamma forskningscentret budgetf(cid:246)rordningen och dess genomf(cid:246)randebest(cid:228)mmelser. F(cid:246)r de mest omfattande kontrakten har centret dock f(cid:246)r avsikt att inf(cid:246)ra formella regler (cid:228)ven f(cid:246)r f(cid:246)r- beredelsefasen. Bristerna i systemet Konsekvenserna av det s(cid:228)rskilda administrativa systemet GFC:s s(cid:228)rskilda r(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och avtal 36(cid:150)37. Kommissionen beslutade den 1 oktober 1998 att kom- mittØns arbete skulle upph(cid:246)ra. F(cid:246)r detta redovisades f(cid:246)ljande sk(cid:228)l: (cid:151) Det finns stora besparingar att g(cid:246)ra genom att anf(cid:246)rtro alla upphandlings(cid:228)renden (cid:229)t en enda R(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och kontrakt. (cid:151) Om den allm(cid:228)nna R(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och kontrakt behandlar (cid:228)ven Gemensamma forskningscen- trets (cid:228)renden uppr(cid:228)tth(cid:229)lls b(cid:228)ttre den n(cid:246)dv(cid:228)ndiga separationen mellan funktionerna som kommittØmedlem respektive utan- ordnare. (cid:151) Utanordnare inom Gemensamma forskningscentret kan (cid:228)ven komma att gynnas av kortare behandlingstid f(cid:246)r (cid:228)renden eftersom den allm(cid:228)nna r(cid:229)dgivande kommittØn sammantr(cid:228)der oftare. (cid:151) Det torde bli l(cid:228)ttare att f(cid:229) (cid:246)verblick (cid:246)ver f(cid:246)rvaltningen av dessa (cid:228)renden om det bara finns en R(cid:229)dgivande kommittØ f(cid:246)r upphandling och kontrakt. Detta beslut om verksamhetens upph(cid:246)rande f(cid:246)ljdes den 22 juli 1999 av ett beslut om att definitivt avskaffa kommittØn. Att handskas effektivt med decentraliseringen 38. Vad g(cid:228)ller de olika stegen i ett upphandlingsf(cid:246)rfarande f(cid:246)ljer Gemensamma forskningscentret best(cid:228)mmelserna i budgetf(cid:246)rord- ningen och dess genomf(cid:246)randebest(cid:228)mmelser. Som redan har angi- vits under punkt 35 kommer Gemensamma forskningscentret att formalisera rutinerna f(cid:246)r f(cid:246)rberedelse av omfattande upphand- lingar. Det b(cid:246)r samtidigt framh(cid:229)llas att centret handl(cid:228)gger ett stort antal mindre upphandlingsf(cid:246)rfaranden. 39. De flesta av direkt(cid:246)rernas f(cid:246)rflyttningar beror p(cid:229) de s(cid:228)r- skilda krav som st(cid:228)lls i forskningsarbete. Direkt(cid:246)rernas delegering av ansvar till underordnade (cid:228)r strukturerad och v(cid:228)l dokumente- rad. Det (cid:228)r reglerat vilket man(cid:246)verutrymme var och en som f(cid:229)tt sig en befogenhet delegerad har utan regelbunden kontroll fr(cid:229)n (cid:246)verordnade. Samtidigt till(cid:228)mpas ett system med dubbla under- skrifter. Tj(cid:228)nster som utf(cid:246)rs f(cid:246)r andra generaldirektorat vid kommissionen 40. Vad g(cid:228)ller (cid:246)verenskommelser om tj(cid:228)nster eller arbeten som (cid:246)vriga generaldirektorat inom kommissionen anf(cid:246)rtror (cid:229)t Gemen- samma forskningscentret vill kommissionen understryka att det inte finns n(cid:229)gon lagstiftning som tvingar kommissionens avdel- ningar att inleda anbudsf(cid:246)rfaranden eller andra f(cid:246)rfaranden f(cid:246)r offentlig upphandling i dessa fall. 41. Kommissionen delar revisionsr(cid:228)ttens uppfattning att avdel- ning IV i budgetf(cid:246)rordningen om tilldelning av offentliga upp- handlingskontrakt (cid:228)r till(cid:228)mplig (cid:228)ven p(cid:229) den verksamhet som Gemensamma forskningscentret sk(cid:246)ter f(cid:246)r kommissionens (cid:246)vriga avdelningars r(cid:228)kning, vilket (cid:228)ven omfattar m(cid:246)jligheten till avtal genom privat (cid:246)verenskommelse i vederb(cid:246)rligen motiverade fall. 42. Se svar till punkt 40. Informationssystemets kvalitet Sammanst(cid:228)llning av uppgifter 43. Kommissionen anser liksom revisionsr(cid:228)tten att det (cid:228)r viktigt att skapa ett system f(cid:246)r planering, uppf(cid:246)ljning och utv(cid:228)rdering som skulle omfatta forskningscentrets (cid:229)rsprogram, utnyttjandet av anslag och personalresurser samt ink(cid:246)p. Grunderna f(cid:246)r ett s(cid:229)dant system finns redan p(cid:229) plats, och revisionsr(cid:228)ttens rekom- mendationer har s(cid:228)rskilt beaktats. Ytterligare insatser beh(cid:246)vs f(cid:246)r att samordna behandlingen av dessa olika uppgifter, och denna fr(cid:229)ga h(cid:246)r till (cid:229)rets prioriteringar. 44. Kommissionen har utvecklat en teknik f(cid:246)r att med hj(cid:228)lp av Sincom II-systemet identifiera vilket avtal varje (cid:229)tagande skall h(cid:228)nf(cid:246)ras till, och denna funktion anv(cid:228)nds redan. 45. Den bas med uppgifter om tredje man inom Sincom II-systemet som revisionsr(cid:228)tten avser blev funktionsduglig i sep- tember 1998, och (cid:228)r ocks(cid:229) knuten till Gemensamma forsknings- centrets s(cid:228)rskilda databas f(cid:246)r avtal. 46. Det (cid:228)r riktigt att (cid:246)verg(cid:229)ngen fr(cid:229)n Sibeca till Sincom II-systemet har inneburit att en direkt(cid:246)verf(cid:246)ring av samtliga uppgifter inte l(cid:228)ngre (cid:228)r m(cid:246)jlig. 47. I databasen f(cid:246)r avtal g(cid:229)r det nu att knyta varje ink(cid:246)p till r(cid:228)tt projektnummer. Detta f(cid:228)lt kommer inom kort att bli obligatoriskt att fylla i, i samband med att de olika projekten f(cid:246)rses med koder. 48. En fullst(cid:228)ndig inventering inleddes 1998, och skall omfatta samtliga filialer. Inventeringen (cid:228)r fullbordad vad g(cid:228)ller Ispra, och skall slutf(cid:246)ras i september 2000 p(cid:229) (cid:246)vriga orter. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/19 49. ˜ven om den avvikelse som noterats vid den fysiska inven- teringen uppg(cid:229)r till 14 % b(cid:246)r det noteras att skillnaden ber(cid:228)knad i marknadsv(cid:228)rde, vad g(cid:228)ller Ispra, inte (cid:228)r st(cid:246)rre (cid:228)n cirka 3 % per den 31 december 1999. direkt(cid:246)ren regelbundet m(cid:246)ten med samtliga enhetschefer d(cid:228)r fr(cid:229)- gor om f(cid:246)rvaltning och investeringar behandlas. Databasen f(cid:246)r avtal 50. Databasen f(cid:246)r avtal har f(cid:246)rb(cid:228)ttrats avsev(cid:228)rt, s(cid:229)tillvida att den blivit mera integrerad och anv(cid:228)ndarv(cid:228)nlig. Direkt(cid:246)rerna f(cid:246)r Gemensamma forskningscentret beslutade i juli 1999 att g(cid:246)ra det obligatoriskt att anv(cid:228)nda detta system. Detta beslut h(cid:229)ller p(cid:229) att oms(cid:228)ttas i praktiken vid instituten i Petten, Geel och Karlsruhe, med hj(cid:228)lp av ett gr(cid:228)nssnitt som knyter systemet till de lokala data- systemen. Uppf(cid:246)ljningen av ordersedlar f(cid:246)r ramavtal 51. Sedan b(cid:246)rjan av 2000 g(cid:229)r det att f(cid:246)lja de best(cid:228)llningar som skett inom ramavtalen genom ett gr(cid:228)nssnitt mellan databasen f(cid:246)r avtal och Sincom II. Genom ett meddelande fr(cid:229)n generaldirekt(cid:246)- ren i februari 2000 blev det ocks(cid:229) obligatoriskt att registrera best(cid:228)llningar i databasen f(cid:246)r avtal. Genom denna bas kan ocks(cid:229) varje ink(cid:246)p knytas till respektive projektnummer. Denna funktion kommer inom kort att bli obligatorisk att anv(cid:228)nda, i samband med att de olika projekten f(cid:246)rses med koder. 55. Vid viss upphandling beh(cid:246)vs inte formella specifikationer, t. ex. d(cid:228)rf(cid:246)r att tj(cid:228)nsten eller utrustningen i fr(cid:229)ga (cid:228)r unik. Det (cid:228)r inte heller helt ovanligt att centret under sitt forskningsarbete f(cid:229)r f(cid:246)rslag om produkter eller forskningsresultat som man vill f(cid:246)r- v(cid:228)rva f(cid:246)r att ha tillg(cid:229)ng till de senaste r(cid:246)nen inom omr(cid:229)det. Den f(cid:246)rstn(cid:228)mnda situationen uppstod efter ett (cid:246)ppet anbudsf(cid:246)r- farande 1988. Den aktuella avtalsparten f(cid:246)rfogar (cid:246)ver teknik och expertkunskap som (cid:228)r unik och n(cid:246)dv(cid:228)ndig f(cid:246)r projektet, och detta g(cid:228)llde fortfarande i det skede d(cid:229) projektet skulle f(cid:246)rl(cid:228)ngas. Det andra fallet avser n(cid:228)r Gemensamma forskningscentret (cid:246)ver- gick fr(cid:229)n att anv(cid:228)nda ett schweiziskt telematikn(cid:228)t till telematik- n(cid:228)tet f(cid:246)r europeisk forskning, som hade unika egenskaper i detta skede och som av samma sk(cid:228)l hade valts av andra avdelningar inom kommissionen. 56. Gemensamma forskningscentrets generaldirekt(cid:246)r har gjort avdelningarna uppm(cid:228)rksamma p(cid:229) reglerna inom detta omr(cid:229)de genom ett meddelande av den 3 mars 1998. KONTROLLEN AV AVTALSF(cid:214)RFARANDET 52. Gemensamma forskningscentret (cid:228)r medvetet om de problem som revisionsr(cid:228)tten p(cid:229)pekar och har f(cid:246)rs(cid:246)kt att r(cid:229)da bot p(cid:229) bris- terna genom mycket kraftfulla (cid:229)tg(cid:228)rder. Vad g(cid:228)ller tvivelaktig praxis och oegentligheter hade centret redan b(cid:246)rjat vidta (cid:229)tg(cid:228)rder f(cid:246)re revisionsr(cid:228)ttens p(cid:229)pekanden, bland annat genom att inleda administrativa unders(cid:246)kningar och disciplin(cid:228)ra f(cid:246)rfaranden. Fyra anst(cid:228)llda har blivit f(cid:246)rem(cid:229)l f(cid:246)r sanktioner i detta sammanhang. 57. Laboratorieutrustningen i fr(cid:229)ga best(cid:229)r av en hydraulisk press (v(cid:228)rde: 260 000 euro), som k(cid:246)ptes in i samband med uppbygg- naden av ett aktinidlaboratorium vid Institutet f(cid:246)r transuraner. Det r(cid:246)r sig om en investering p(cid:229) cirka 2,5 miljoner euro, som finansieras tillsammans med tredje man. Efter ett politiskt beslut som togs av en av de andra parterna (i detta fall om ett stort k(cid:228)rnforskningslaboratorium i en av medlemsstaterna) upph(cid:246)rde verksamheten tillf(cid:228)lligt i v(cid:228)ntan p(cid:229) ett klarg(cid:246)rande, som sedan dess har erh(cid:229)llits. Det l(cid:229)g allts(cid:229) ingen avsikt bakom den f(cid:246)r tidiga utgiften. F(cid:246)rberedandet av avtalen Fastst(cid:228)llande av behov 53. F(cid:246)rhandsbed(cid:246)mningen av de specifika behoven inom varje forskningsprojekt g(cid:246)rs av projektchefen. Behov av mera allm(cid:228)n karakt(cid:228)r f(cid:246)rutses p(cid:229) (cid:246)vergripande niv(cid:229) (per institut, f(cid:246)r Ispra totalt eller f(cid:246)r samtliga anl(cid:228)ggningar). S(cid:229)vitt m(cid:246)jligt anv(cid:228)nds dyrbar utrustning gemensamt inom varje forskningsomr(cid:229)de. Kvaliteten p(cid:229) specifikationerna och de tekniska bilagorna 58(cid:150)60. Kommissionen vill uppm(cid:228)rksamma revisionsr(cid:228)tten p(cid:229) det faktum att de tekniska bilagorna redan f(cid:246)rb(cid:228)ttrats v(cid:228)sentligt. Som ett led i utbyggnaden av det decentraliserade f(cid:246)rvaltnings- systemet kommer dock Gemensamma forskningscentret att se till att dessa f(cid:246)rb(cid:228)ttringar forts(cid:228)tter. Beskrivningen av avtalen Gemensamma forskningscentret har nyligen genomf(cid:246)rt anbuds- f(cid:246)rfaranden gemensamt f(cid:246)r hela centret, g(cid:228)llande upphandling av tj(cid:228)nster och datautrustning. Beskrivningen av och beloppet f(cid:246)r avtal om vetenskaplig utrustning 54. Behoven ber(cid:228)knas till st(cid:246)rsta delen av projektchefen och meddelas den ber(cid:246)rde enhetschefen. Inom varje institut h(cid:229)ller 62. Kommissionen anser att det (cid:228)r normalt att vissa av de avtal som ing(cid:229)r i revisionsr(cid:228)ttens stickprov uppg(cid:229)r till belopp som lig- ger n(cid:228)ra taken. Vidare anv(cid:228)nder centret nu ett system med dubbla underskrifter vilket ytterligare st(cid:228)rker kontrollen. C 172/20 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 21. 6. 2000 Beskrivning av avtal om tj(cid:228)nster F(cid:246)rekomsten av m(cid:246)jliga otill(cid:229)tna avtal 63(cid:150)64. Kommissionen framh(cid:229)ller att i de fall d(cid:228)r avtal som g(cid:228)llde bygg- och anl(cid:228)ggningsarbeten hade betecknats som tj(cid:228)nsteavtal, var Gemensamma forskningscentret redan i f(cid:228)rd med att r(cid:228)tta till problemen d(cid:229) revisionsr(cid:228)ttens kontroll skedde. Felaktigheten berodde delvis p(cid:229) en obalans i centrets personalresurser. Gemen- samma forskningscentret har ju en tj(cid:228)nstef(cid:246)rteckning som (cid:228)r skild fr(cid:229)n (cid:246)vriga kommissionens, och det r(cid:229)dde i denna f(cid:246)rteckning en (cid:246)verrepresentation av B- och C-tj(cid:228)nster i f(cid:246)rh(cid:229)llande till A-tj(cid:228)nster. F(cid:246)rst 1998 r(cid:228)ttades denna obalans till genom att antalet A-tj(cid:228)nster (cid:246)kades medan antalet B- och C-tj(cid:228)nster minskades p(cid:229) motsva- rande s(cid:228)tt. 75. Kommissionen vill h(cid:228)r n(cid:228)mna att f(cid:246)rekomsten av oegentlig- heter, i synnerhet otill(cid:229)tna avtal, i samband med upphandlings- f(cid:246)rfaranden redan var k(cid:228)nd av Gemensamma forskningscentret, och att centret redan inlett administrativa unders(cid:246)kningar i de aktuella fallen. Disciplin(cid:228)ra p(cid:229)f(cid:246)ljder gentemot anst(cid:228)llda har d(cid:246)mts ut i fyra fall. De aktuella (cid:228)rendena hade ocks(cid:229) (cid:246)vers(cid:228)nts till OLAF i b(cid:246)rjan av 1998. N(cid:229)gra unders(cid:246)kningar p(cid:229)g(cid:229)r fortfarande, och kommer eventuellt att f(cid:246)ljas av disciplin(cid:228)ra f(cid:246)rfaranden. De f(cid:246)r- h(cid:229)llanden som revisionsr(cid:228)tten p(cid:229)pekar ing(cid:229)r ocks(cid:229) i Gemen- samma forskningscentrets och OLAF:s akter. Uppdelningen av avtal Tilldelningen av avtal Anv(cid:228)ndningen av differentierade anslag (r(cid:228)kenskapsm(cid:228)ssig uppdelning) Till(cid:228)mpningen av privata (cid:246)verenskommelser F(cid:246)reteelsens omfattning 66(cid:150)67. Gemensamma forskningscentrets system har idag kapa- citet att ge tillf(cid:246)rlitliga uppgifter om de kontrakt som tilldelas utan att R(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och kontrakt r(cid:229)dfr(cid:229)- gas. I samband med att systemet vidareutvecklades togs ocks(cid:229) h(cid:228)nsyn till revisionsr(cid:228)ttens p(cid:229)pekanden. Oriktig praxis 68(cid:150)71. Domstolens r(cid:228)ttspraxis (cid:228)r relativt begr(cid:228)nsad i denna fr(cid:229)ga. G(cid:228)llande regler medger fler sk(cid:228)l till privata (cid:246)verenskom- melser (cid:228)n dem som det h(cid:228)nvisats till (s(cid:228)rskilt till(cid:228)ggsavtal). Cen- tret har tagit initiativ f(cid:246)r att (cid:246)ka anv(cid:228)ndningen av anbudsf(cid:246)rfa- randen, och kommer att forts(cid:228)tta p(cid:229) denna v(cid:228)g, (cid:228)ven i fr(cid:229)ga om kontraktsbelopp som ligger under beloppsgr(cid:228)nserna. Generaldi- rektoratet f(cid:246)r ekonomistyrning har redan konstaterat p(cid:229)tagliga f(cid:246)rb(cid:228)ttringar i detta avseende. 76(cid:150)78. Vad g(cid:228)ller utnyttjandet av differentierade anslag vill kom- missionen g(cid:246)ra f(cid:246)ljande anm(cid:228)rkning: i de fall som analyserats av revisionsr(cid:228)tten hade R(cid:229)dgivande kommittØn f(cid:246)r upphandling och kontrakt godk(cid:228)nt avtal f(cid:246)r flera (cid:229)r i fall d(cid:228)r avtalen i fr(cid:229)ga bara ing(cid:229)s f(cid:246)r ett (cid:229)r i taget, med m(cid:246)jlighet till f(cid:246)rl(cid:228)ngning. Detta f(cid:246)r- farande anv(cid:228)nds dels f(cid:246)r att uppr(cid:228)tth(cid:229)lla insyn och (cid:246)ppenhet i upphandlingsf(cid:246)rfarandena, dels f(cid:246)r att se till att kvaliteten p(cid:229) den service som erbjuds f(cid:246)ljs upp med j(cid:228)mna mellanrum. Enligt kommissionens uppfattning str(cid:228)cker sig de r(cid:228)ttsliga och budgetm(cid:228)ssiga (cid:229)tagandena i detta fall endast ett (cid:229)r i taget. Det (cid:228)r s(cid:229)ledes logiskt att nya (cid:229)taganden m(cid:229)ste g(cid:246)ras (cid:229)rligen i samband med att avtalen f(cid:246)rl(cid:228)ngs, eftersom det skulle ge en felaktig bild av budgetkontrollen om man ingick (cid:229)taganden f(cid:246)r hela det belopp som godtagits av r(cid:229)dgivande kommittØn redan fr(cid:229)n b(cid:246)rjan. Om problem skulle uppst(cid:229) med avtalsparten, m(cid:229)ste d(cid:229) (cid:229)taganden dras tillbaka f(cid:246)r den del av avtalet som inte skulle bli genomf(cid:246)rd, och de medel som d(cid:229) frig(cid:246)rs skulle beh(cid:246)va omf(cid:246)rdelas till ett avtal med en annan leverant(cid:246)r, vilket kan vara mycket komplicerat och ibland om(cid:246)jligt. Den r(cid:228)ttsliga uppdelningen (avtal av typen 1 + x (cid:229)r) 79. Se svar under punkterna 76(cid:150)78. F(cid:246)rekomsten av ett faktiskt monopol Den inre uppdelningen av ett avtal 72. Ett nytt (cid:246)ppet anbudsf(cid:246)rfarande f(cid:246)r persontransport med bil vid anl(cid:228)ggningen i Ispra har inletts. Det offentliggjordes den 4 november 1999. Man har ocks(cid:229) lagt sig vinn om att sprida informationen s(cid:229) v(cid:228)l som m(cid:246)jligt till potentiella anbudsgivare (riktad information s(cid:228)ndes direkt till fler (cid:228)n 300 taxif(cid:246)retag i regionen). Samtidigt har systemet f(cid:246)r uppf(cid:246)ljning och utv(cid:228)rdering av tj(cid:228)nster f(cid:246)rb(cid:228)ttrats avsev(cid:228)rt. 73. Kommissionen framh(cid:229)ller att persontransporttj(cid:228)nsten lades ut p(cid:229) entreprenad d(cid:228)rf(cid:246)r att det bed(cid:246)mdes vara billigare att l(cid:229)ta ett externt f(cid:246)retag sk(cid:246)ta den (cid:228)n att ha en intern tj(cid:228)nst. Fram tills nyligen fanns endast ett f(cid:229)tal taxif(cid:246)retag i regionen p(cid:229) grund av det stora avst(cid:229)ndet fr(cid:229)n Milanos flygplats Linate. Kommissionen p(cid:229)pekar ocks(cid:229) att f(cid:246)retagets service har varit oklanderlig. 80. Det avtal som revisionsr(cid:228)tten syftar p(cid:229) ingicks redan fr(cid:229)n b(cid:246)rjan i tv(cid:229) steg, dels av tekniska sk(cid:228)l, dels f(cid:246)r att m(cid:246)jligg(cid:246)ra en kontroll av de tj(cid:228)nster som tillhandah(cid:246)lls. Detta angavs ocks(cid:229) i anbudsinfordran. Det ekonomiska (cid:229)tagandet sk(cid:246)ttes s(cid:229)ledes som en f(cid:246)ljd av detta. Andra f(cid:246)rfaranden f(cid:246)r tilldelning av avtal Fullst(cid:228)ndig utl(cid:228)ggning av ett avtal p(cid:229) underentreprenad 81(cid:150)82. Kommissionen delar revisionsr(cid:228)ttens uppfattning i denna fr(cid:229)ga. Det r(cid:246)r sig om enstaka fall, och Gemensamma forsknings- centret kommer att vidta alla (cid:229)tg(cid:228)rder f(cid:246)r att undvika att s(cid:229)dana h(cid:228)ndelser upprepas. 21. 6. 2000 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 172/21 Tilldelning av avtal d(cid:229) tillr(cid:228)ckliga anslag saknas 83. Gemensamma forskningscentret ingick ett r(cid:228)ttsligt (cid:229)tagande som motsvarade beloppet i disponibla anslag, och man utvidgade ocks(cid:229) (cid:229)tg(cid:228)rdens inneh(cid:229)ll i samband med att de extra anslagen blev disponibla. Allt skedde dock inom det fastst(cid:228)llda utgiftstaket. 89. Det r(cid:246)r sig h(cid:228)r om ett (cid:246)vergripande ramavtal f(cid:246)r hela kom- missionen, d(cid:228)r kontraktsbeloppet bed(cid:246)ms komma att uppg(cid:229) till 2,58 miljoner euro. Gemensamma forskningscentret har endast genomf(cid:246)rt detta koncept p(cid:229) f(cid:246)rs(cid:246)k, och har p(cid:229) grundval av det genomf(cid:246)rda f(cid:246)rs(cid:246)ket beslutat att inte ut(cid:246)ka arbetet. Kommissio- nen anser att detta (cid:228)r ett exempel p(cid:229) sund ekonomisk f(cid:246)rvaltning. Uppf(cid:246)ljningen av genomf(cid:246)randet F(cid:246)rvaltningen av avtalen 84. Gemensamma forskningscentret har (cid:228)ndrat rutinen f(cid:246)r i vil- ken ordning avtalen skall undertecknas. De rapporter som f(cid:228)rdig- st(cid:228)lldes innan centret undertecknat avtalen avs(cid:229)g i samtliga fall projekt som var konkurrenskraftiga och som inletts innan Gemen- samma forskningscentret hade slutf(cid:246)rt sin handl(cid:228)ggning. SLUTSATSER/REKOMMENDATIONER 90(cid:150)94. Kommissionen anser liksom revisionsr(cid:228)tten att g(cid:228)llande regler f(cid:246)r offentlig upphandling b(cid:246)r f(cid:246)ljas och att s(cid:229) effektiva sys- tem som m(cid:246)jligt b(cid:246)r utformas n(cid:228)r det g(cid:228)ller planering, uppf(cid:246)lj- ning och utv(cid:228)rdering av (cid:229)tg(cid:228)rder, i det h(cid:228)r fallet fr(cid:228)mst avseende Gemensamma forskningscentret. 85. Gemensamma forskningscentret ingick ett r(cid:228)ttsligt (cid:229)tagande som motsvarade beloppet i disponibla anslag, och man utvidgade ocks(cid:229) (cid:229)tg(cid:228)rdens inneh(cid:229)ll i samband med att de extra anslagen blev disponibla. Allt skedde dock inom det fastst(cid:228)llda utgiftstaket. Kommissionen har d(cid:228)rf(cid:246)r vidtagit en rad (cid:229)tg(cid:228)rder f(cid:246)r att f(cid:246)rb(cid:228)ttra system, f(cid:246)rfaranden och organisationsstruktur. Dessa (cid:229)tg(cid:228)rder hade inletts redan f(cid:246)re revisionsr(cid:228)ttens kontroll. Kommissionen tackar revisionsr(cid:228)tten f(cid:246)r dess rekommendationer och anm(cid:228)rk- ningar, som varit till god hj(cid:228)lp i detta arbete. Kontroll av den utf(cid:246)rda tj(cid:228)nsten 87. Centret har redan uppmanat avtalsparterna att ge mera detal- jerad information p(cid:229) sina fakturor. Vissa avtal har ocks(cid:229) (cid:228)ndrats s(cid:229) att det anges uttryckligen att fakturorna skall (cid:229)tf(cid:246)ljas av upp- gifter om faktisk arbetstid som lagts ned (acceptance form). Det fall som revisionsr(cid:228)tten h(cid:228)nvisar till g(cid:228)llde ett ramavtal d(cid:228)r best(cid:228)ll- ningssedlar kan utf(cid:228)rdas av flera olika avdelningar, och var och en av dessa sj(cid:228)lv ansvarar f(cid:246)r uppf(cid:246)ljningen. 88. Det fall som revisionsr(cid:228)tten avser g(cid:228)llde installation av ett nytt informationssystem f(cid:246)r ett bibliotek. Beslutet om att godta systemet har f(cid:229)tt skjutas upp flera g(cid:229)nger av tekniska orsaker, bland annat instabilitet i systemet samt arbete f(cid:246)r att g(cid:246)ra det (cid:229)r 2000-kompatibelt. Under hela det skede d(cid:229) installationen p(cid:229)gick uppr(cid:228)tth(cid:246)lls kontakten med avtalsparten, och systemet (cid:228)r nu funktionsdugligt. Kommissionen anser att det system som nu anv(cid:228)nds av centret (cid:228)r tillr(cid:228)ckligt f(cid:246)r att tillm(cid:246)tesg(cid:229) revisionsr(cid:228)ttens anm(cid:228)rkningar. Sys- temet kommer dock att utvecklas ytterligare, och hj(cid:228)lpbokf(cid:246)ring f(cid:246)r projekten utg(cid:246)r d(cid:228)rvidlag en prioritet. 95(cid:150)96. Det (cid:228)r riktigt att vissa av de fall som analyserats av revi- sionsr(cid:228)tten varit f(cid:246)rem(cid:229)l f(cid:246)r administrativa unders(cid:246)kningar och lett till att disciplin(cid:228)ra f(cid:246)rfaranden inletts i linje med internatio- nella normer och god praxis p(cid:229) f(cid:246)rvaltningsomr(cid:229)det. Dessa f(cid:246)r- faranden hade inletts redan f(cid:246)re revisionsr(cid:228)ttens kontroll, och i fyra fall riktades disciplin(cid:229)tg(cid:228)rder mot anst(cid:228)llda vid centret. ˜ren- dena har ocks(cid:229) s(cid:228)nts till OLAF, och kommer om s(cid:229) kr(cid:228)vs ocks(cid:229) att f(cid:246)ljas upp r(cid:228)ttsligt. Det allm(cid:228)nna problemet med utanordna- rens ekonomiska och disciplin(cid:228)ra ansvar kommer att behandlas inom ramen f(cid:246)r reformen av kommissionen och omarbetningen av budgetf(cid:246)rordningen