title: Speciaal verslag nr. 21/98 over de procedure voor erkenning en verklaring, zoals toegepast op de goedkeuring van de rekeningen inzake de uitgaven van het EOGFL-Garantie voor 1996, vergezeld van de antwoorden van de Commissie (vastgesteld krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

eurovoc_concepts:
EAGGF Guarantee Section
agricultural expenditure
budgetary control
closing of accounts
management accounting

text: 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/1 I (Mededelingen) REKENKAMER SPECIAAL VERSLAG Nr. 21/98 over de procedure voor erkenning en verklaring, zoals toegepast op de goedkeuring van de rekeningen inzake de uitgaven van het EOGFL-Garantie voor 1996, vergezeld van de antwoorden van de Commissie (vastgesteld krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (98/C 389/01) INHOUD Paragraaf Bladzijde SAMENVATTING. 1. INLEIDING. 1. 1 — 1. 6 De relevante voorschriften. Reikwijdte van de controle door de Kamer. 1. 1 — 1. 5 1. 6 2. ERKENNING VAN DE BETAALORGANEN. 2. 1 — 2. 11 De structurele ontwikkeling van de betaalorganen. 2. 1 — 2. 5 Belangrijke erkenningscriteria. 2. 6 — 2. 7 Tekortkomingen betreffende de erkenning. 2. 8 — 2. 11 3. VERKLARINGEN OVER DE REKENINGEN. 3. 1 — 3. 19 De verklarende instanties. 3. 1 — 3. 2 De richtlijnen van de Commissie. 3. 3 Problemen en vertragingen bij de ontvangst van de verklaringen over de rekeningen. 3. 4 — 3. 17 Problemen bij het verzamelen van informatie over de te innen bedragen. 3. 18 — 3. 19 4. DE BESCHIKKINGEN TER GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN 1996. 4. 1 — 4. 17 De eerste goedkeuringsbeschikking van de Commissie. 4. 1 — 4. 2 De tweede goedkeuringsbeschikking van de Commissie. 4. 3 — 4. 4 Wijziging van de gedeclareerde bedragen. 4. 5 — 4. 6 Aanpassingen in de jaarlijkse declaraties. 4. 7 Door de bevoegde financiële afdeling aangebrachte financiële correcties. 4. 8 — 4. 17 Correcties wegens te late betaling. 4. 8 — 4. 11 Correcties voor diverse niet in aanmerking komende uitgavenposten. 4. 12 — 4. 17 5. CONCLUSIE. 5. 1 — 5. 11 TABELLEN 1-7. Antwoorden van de Commissie. 2 3 3 4 4 4 5 5 6 6 6 6 8 8 8 8 9 9 9 9 10 10 17 38 C 389/2 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 SAMENVATTING Met betrekking tot de erkenning van betaalorganen en de goedkeuring van de uitgavenrekenin- gen van het EOGFL-Garantie zijn voor het begrotingsjaar 1996 voor het eerst nieuwe procedures toegepast. De Kamer heeft het werk van de diensten van de Commissie onderzocht en geëvalueerd en is nagegaan of de nieuwe voorschriften correct waren toegepast. Bij de evaluatie van de nieuwe procedures moet niet alleen worden gekeken naar de resultaten ervan in het eerste jaar, maar ook naar de intussen door de Commissie en de lidstaten genomen initiatieven om de situatie te verbeteren. De lidstaten hadden hun betaalorganen uiterlijk 16 oktober 1995 moeten erkennen, maar bij het begin van het begrotingsjaar 1996 waren slechts 50 van de 66 betaalorganen erkend. Uiteindelijk werden in 1997 90 betaalorganen erkend, ook al waren sommige daarvan slechts verantwoordelijk voor zeer beperkte uitgaven. Sommige lidstaten zouden meer moeite moeten doen om het aantal betaalorganen te beperken. De controle van de Kamer in 1997 bracht bij vele van de bezochte betaalorganen tekortkomin- gen aan het licht. Het ging om ontoereikende interne controle, gebrek aan informaticabeveili- ging, onvoldoende toezicht op de gedelegeerde diensten door de betaalorganen en tekortkomin- gen in de boekhouding. Al deze tekortkomingen hadden de betrokken lidstaten ertoe moeten aanzetten, passende maatregelen te treffen. De van verklaringen voorziene rekeningen moesten uiterlijk 10 februari 1997 zijn toegezonden, maar de Commissie constateerde in vele gevallen dat ze te laat werden ingediend of onbevredigend waren. Twee lidstaten (het Verenigd Koninkrijk en Griekenland) dienden niet e´e´n zo’n rekening tijdig in. In Spanje kon de verklarende instantie over de meeste regionaal gedane uitgaven niet tijdig een oordeel uitspre- ken; deze werden later door externe particuliere accountants gecontroleerd. Om de verklarende instanties te helpen bij hun taak verstrekte de Commissie hun richtlijnen, maar dit gebeurde te laat (in september 1996, toen de meeste controles reeds gestart hadden moeten zijn). Waren deze tijdig meegedeeld, dan hadden een aantal misverstanden en vertragin- gen kunnen worden voorkomen. Wegens de tekortkomingen en vertragingen in sommige lidstaten had de goedkeuringsbeschik- king van 5 mei 1997 — die krachtens de verordening op 30 april 1997 had moeten worden gegeven — slechts betrekking op ongeveer 33 % van de uitgaven. De rest werd goedgekeurd bij de beschikking van 30 juli 1997, nadat de verschillende verklarende instanties bijkomende controles hadden verricht. Uiteindelijk werden alle rekeningen door de Commissie goedgekeurd, ondanks de wisselende kwaliteit van de ingediende rekeningen. De Commissie hield voor deze beschikking echter geen rekening met de meeste gevallen van voorbehoud in de verklaringen, waarmee ten minste 43,3 Mio ECU gemoeid was. Bovendien werd 77,3 Mio ECU aan financiële correcties die voordien door de financiële afdeling van de Commissie waren aangebracht in het kader van haar dagelijks beheer van de uitgaven van het EOGFL-Garantie, in de goedkeuringsbeschikking beperkt tot 55,1 Mio ECU. De door de Commissie gegeven beschikkingen tot goedkeuring van de uitgaven van 1996 nemen niet weg dat de Commissie op grond van latere conformiteitscontroles bedragen kan afwijzen. Met de geschikte procedures voor interne controle bij de Commissie moet ervoor worden gezorgd dat de correcties behoorlijk worden gedocumenteerd en dat de vastgestelde tekortko- mingen bij de latere conformiteitscontrole een systematische follow-up krijgen. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/3 1. INLEIDING De relevante voorschriften 1. 1. In 1996 werden de nieuwe procedures voor de goedkeuring van de EOGFL-uitgavenrekeningen en voor de erkenning van betaalorganen voor het eerst toegepast. Zowel de lidstaten als de Commissie moesten grote inspanningen leveren om aan de nieuwe juridische aspec- ten te wennen. Bij de evaluatie van de nieuwe procedures mag niet alleen worden gekeken naar de resultaten ervan in het eerste jaar. De Commissie heeft haar inspanningen om betere verklaringen te krijgen, voortgezet, vooral door vergaderingen met de verklarende instanties te organise- ren en door nieuwe praktische richtlijnen te geven. Dit zou voor de komende jaren een positieve invloed moeten hebben. 1. 2. Een betaalorgaan is de door een lidstaat aangewe- zen autoriteit die de maatregelen van het EOGFL-Garan- tie beheert en de desbetreffende betalingen aan de begun- stigden verricht. Krachtens Verordening (EEG) nr. 729/70 van 21 april 1970 (1) zorgt de Commissie voor de maan- delijkse terugbetaling van de bedragen die de organen uitgeven en declareren; in 1996 was dat in totaal 39 010,9 Mio ECU. 1. 3. In een beschikking tot goedkeuring van de rekenin- gen wordt het bedrag vastgesteld van de uitgaven van elke lidstaat die worden aangemerkt als ten laste komend van het EOGFL-Garantie. Tevens wordt rekening gehou- den met eventuele verlagingen en opschortingen van voorschotten voor het betrokken jaar (2) en met eventuele verlagingen wegens overschrijding van termijnen, als bedoeld in artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 296/96 (3). 1. 4. De procedures voor de goedkeuring van de rekenin- gen werden voor het eerst gewijzigd met betrekking tot het EOGFL-begrotingsjaar 1996 (4). Bij Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad van 22 mei 1995 (5) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad en bij Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie van 7 juli 1995 (6) werden de volgende nieuwe regels ingevoerd (7): a) alleen de door erkende betaalorganen gedane uitgaven komen in aanmerking voor financiering door de Gemeenschap; b) het aantal erkende betaalorganen in elke lidstaat moet tot een minimum worden beperkt; indien meer dan (1) PB L 94 van 28. 4. 1970, blz. 13. (2) Zie Verordening (EG) nr. 896/97 van de Commissie van 20 mei 1997 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie (PB L 128 van 21. 5. 1997, blz. 8). (3) PB L 39 van 17. 2. 1996, blz. 5. (4) 16. 10. 1995—15. 10. 1996. (5) PB L 125 van 8. 6. 1995, blz. 1. (6) PB L 158 van 8. 7. 1995, blz. 6. (7) Zie ook advies 5/94 van de Rekenkamer van 15 december 1994 (PB C 383 van 31. 12. 1994). e´e´n betaalorgaan wordt erkend, moet een coördine- rende instantie worden opgericht; c) de bevoegde autoriteiten in de lidstaten (8) moesten hun betaalorganen uiterlijk bij het begin van het EOGFL-begrotingsjaar 1996 erkennen; alvorens een betaalorgaan te erkennen, moest de bevoegde autori- teit nagaan of het betaalorgaan aan de gestelde voor- waarden voldeed (9); d) de administratieve structuur, de interne controle en de organisatorische beginselen van het betaalorgaan moeten voldoende zekerheid bieden dat het betaalor- gaan behoorlijk functioneert; een interne accountants- controle moet zorgen voor een doeltreffende interne controle en een technische dienst moet de feiten waarop de betalingen aan de begunstigden waren gebaseerd, verifiëren; e) er moest een instantie worden aangewezen die func- tioneel onafhankelijk was van de betaalorganen en van de coördinerende instanties; deze instantie moet verklaren dat de jaarlijkse rekeningen van het betaal- orgaan waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn; zij moet haar onderzoek verrichten overeenkom- stig internationaal aanvaarde normen voor accoun- tantsonderzoek. Overeenkomstig artikel 3 van Veror- dening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie moet de verklaring zijn gegrond op een onderzoek van de procedures en op een steekproefsgewijs onderzoek van de transacties. De verklaring betreft de overeen- stemming van de betalingen met de communautaire regelgeving slechts voorzover de administratieve struc- turen van het betaalorgaan waarborgen, dat dergelijke controles op de overeenstemming worden verricht voordat de betalingen geschieden; f) ondanks de beschikking tot goedkeuring van de reke- ningen kan de Commissie later uitgaven afwijzen als zij oordeelt dat deze niet overeenkomstig de commu- nautaire voorschriften zijn verricht. Deze afwijzing wordt in principe vastgelegd in een aparte beschikking van de Commissie tot uitsluiting van uitgaven die niet in overeenstemming zijn met de regels van de Gemeenschap (conformiteitsbeschikking). Dit soort beschikking kan echter geen betrekking hebben op uitgaven die meer dan 24 maanden vóór de schrifte- lijke mededeling van de Commissie aan de lidstaten werden verricht. 1. 5. Overeenkomstig de verordening moesten de jaar- lijkse rekeningen van het EOGFL-Garantie en de verkla- ringen en rapporten van de verklarende instantie uiterlijk op 10 februari van het volgende jaar naar de Commissie (8) De bevoegde autoriteit is die welke tot erkenning overgaat; in de meeste lidstaten is dit het ministerie van Landbouw. In Duitsland en Spanje horen daarbij ook de autoriteiten van de deelstaten of de autonome gebieden. (9) Voorlopige erkenning is mogelijk als de vervulling van de erkenningsvoorwaarden problematisch is. De bevoegde auto- riteit moet een van de ernst van het vastgestelde probleem afhankelijke termijn voor verbetering vaststellen. C 389/4 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 worden gezonden. De Commissie moest de lidstaten de resultaten van haar verificaties van de verstrekte informa- tie meedelen vóór 31 maart en haar besluit inzake de goedkeuring van de rekeningen nemen vóór 30 april. Met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen over 1996 gaf de Commissie, op 5 mei 1997 (10) en 30 juli 1997 (11) echter twee beschikkingen, omdat sommige betaalorganen en verklarende instanties de termijnen voor de indiening van de betrokken rekeningen niet haalden en omdat de Commissie bepaalde verklarende instanties ver- zocht, extra werk te verrichten. Een dergelijke evaluatie van het werk van de verklarende instanties is onvermijde- lijk indien moet worden vertrouwd op het werk van andere controleurs. Tot nu toe werd in het nieuwe systeem nog geen beschikking genomen tot afwijzing van uitgaven die in strijd met de communautaire voorschrif- ten werden gedaan. Reikwijdte van de controle door de Kamer 1. 6. De Kamer controleerde of de nieuwe voorschriften inzake de erkenning van betaalorganen en de goedkeuring van de rekeningen correct waren toegepast. In het bijzon- der werd aandacht besteed aan de inachtneming van de erkenningscriteria door de lidstaten, aan de werking van de internecontroledienst van de betaalorganen en aan de verklaringen van de verklarende instanties. Voorts onder- zocht en evalueerde de Kamer het werk dat door de diensten van de Commissie was verricht in het kader van de twee goedkeuringsbeschikkingen over 1996. 2. 2. Een van de doelstellingen van de nieuwe regeling was het beperken van het aantal betaalorganen. Maar in 1997 stond het aantal erkende betaalorganen op 90. De Kamer is van mening dat er meer moeite had moeten worden gedaan om deze doelstelling te realiseren, zeker bij de erkenning van bijkomende regionale betaalorganen in een aantal lidstaten. In sommige gevallen verleenden de ministeries van 2. 3. Landbouw erkenning aan eenheden binnen het ministerie (België, sommige Duitse deelstaten, de meeste Spaanse regio’s, Ierland, Oostenrijk en Finland). Nederland hield vast aan de gecentraliseerde betaalorganen voor de ver- schillende landbouwsectoren, evenals Frankrijk (afgezien van de „services de´concentre´s”). Duitsland richtte betaal- organen in elk van de deelstaten op en enige deelstaten stelden zelfs meerdere betaalorganen in (14). In 1996 erkende Spanje 17 bijkomende regionale betaalorga- nen (15). Het Verenigd Koninkrijk erkende afzonderlijke betaalorganen voor Engeland, Wales (2), Schotland en Noord-Ierland. Sommige lidstaten, waaronder België en Oostenrijk (zie tabel 1), regionaliseerden slechts een klein deel van de uitgaven van het EOGFL-Garantie. In bijna alle lidstaten spelen de regionale autoriteiten een belang- rijke rol in de controle en het beheer van de verschillende steunregelingen, ook als de betalingen door de centrale autoriteiten worden verricht. 2. ERKENNING VAN DE BETAALORGANEN De structurele ontwikkeling van de betaalorganen 2. 1. Uiterlijk 16 oktober 1995 hadden alle betaalorga- nen moeten zijn erkend, maar op die datum waren slechts 50 van de 66 betaalorganen erkend, waarvan de meeste voorlopig. In verband met de betalingen van 1996 wer- den uiteindelijk 80 organen erkend, ook al waren som- mige daarvan slechts verantwoordelijk voor zeer beperkte uitgaven. Ee´n betaalorgaan declareerde in 1996 helemaal geen uitgaven en twee organen declareerden minder dan 100 000 ECU (12). Vijf betaalorganen waren goed voor bijna de helft van de totale uitgaven (13) en 25 organen voor meer dan 90 % van de uitgaven (zie tabel 1). 2. 4. In Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 wordt bepaald dat de betaalorganen de betalingen aan de uitein- delijke begunstigden verrichten. In delegatie is niet voor- zien. Hoewel in vijf Duitse deelstaten (Baden-Württem- berg, Brandenburg, Hessen, Nedersaksen en Saksen) de ministeries van Landbouw als betaalorganen werden erkend, werden de meeste betalingen gedaan door andere overheidsinstanties van de deelstaten. In Spanje decla- reerde het betaalorgaan FEGA betalingen die in werke- lijkheid rechtstreeks waren verricht door een aantal regi- onale autoriteiten welke in 1996 niet als betaalorgaan waren erkend. Het Franse centrale betaalorgaan „Services de´concentre´s du tre´sor et du ministe`re de l’agriculture, de la peˆche et de l’alimentation” verricht centraal geen (10) Beschikking 97/316/EG van de Commissie (PB L 138 van 29. 5. 1997, blz. 24). (11) Beschikking 97/609/EG van de Commissie (PB L 245 van 9. 9. 1997, blz. 25). (12) Duitsland — Beieren: StMLU; Oostenrijk — Vorarlberg: Landesamt; Nederland: MVO. (13) De hoogste uitgavenbedragen werden in 1996 gedeclareerd door AIMA (Italië), FEGA (Spanje), ONIC (Frankrijk), IBEA (Verenigd Koninkrijk) en Gedidagep (Griekenland). (14) De autoriteiten van de Duitse deelstaten zijn ook bevoegd inzake de erkenning van hun betaalorganen (bijlage II bij document 4427/95 van de Raad inzake de Coreper-vergade- ring van 18 januari 1995 betreffende declaraties). (15) Drie van de 17 nieuwe betaalorganen waren reeds in 1996 operationeel (Catalonië, Baskenland en Navarra), de overige werden operationeel met ingang van het begrotingsjaar 1997. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/5 betalingen; dit gebeurt regionaal door elk van de departe- menten, die niet erkend zijn. gen in de debiteurenadministratie en in de boekhou- ding betreffende de interventievoorraden; 2. 5. Volgens de notulen van de vergadering van de Raad van Ministers van 26 januari 1995 (bijlage II) (16) mogen de betaalorganen in de Duitse deelstaten de uitvoering van bepaalde betalingen, met name die voor begeleidende maatregelen, delegeren aan bijkomende beheerders van gelden ter goede rekening („Vorschussverwalter”). Veror- dening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie voorziet niet in delegatie van betalingen aan andere instanties. Belangrijke erkenningscriteria 2. 6. De tot erkenning bevoegde autoriteiten worden aan- gewezen door de lidstaten. Noch de bevoegde autoriteit, noch het betaalorgaan hoefde door de Commissie te worden goedgekeurd (17). In Verordening (EG) nr. 1663/ 95 van de Commissie wordt bepaald dat artikel 4 van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad moet worden toegepast wanneer niet wordt voldaan aan een criterium dat van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan. Volgens dit artikel beschikken de bevoegde autoriteiten over de mogelijkheid, de erkenning niet te verlenen of niet te handhaven als aan een of meer erkenningsvoorwaarden niet (langer) is voldaan, tenzij het betaalorgaan binnen een bepaalde termijn aanpassingen verricht. Die termijn en de geldigheidsduur van de voorlo- pige erkenning moeten door de bevoegde autoriteit wor- den bepaald in het licht van de vastgestelde problemen. In de verordening wordt geen termijn aangegeven. 2. 7. In een werkdocument van de Commissie, waarmee wordt beoogd de verklarende instanties en erkennende autoriteiten bij te staan bij de beoordeling van de ernst van de ontdekte gebreken (18), worden deze belangrijke criteria als volgt beschreven: a) het ontbreken van schriftelijke procedures; b) ontoereikende of ontbrekende scheiding van functies; c) het nalaten van aan de betaling voorafgaande con- troles; d) het ontbreken van bevredigende procedures voor betaling en boekhouding; e) onbevredigende boekhoudprocedures, bijvoorbeeld het ontbreken van een controletraject of tekortkomin- (16) Document Agrifin 12, Fin 30, 4427/95 van de Raad van 26 januari 1995: resultaten van de werkzaamheden van het Comite´ van permanente vertegenwoordigers op 18 januari 1995. (17) Het voorstel van de Kamer werd niet in aanmerking geno- men (zie advies 5/94 van 15 december 1994, PB C 383 van 31. 12. 1994). (18) Werkdocument VI/5168/96 (rev. 1), ACC 83 c. f) een ontoereikende computerbeveiliging; g) het niet functioneren van de interne accountantscon- trole; h) het ontbreken van overeenkomsten inzake het geven van betalingsopdrachten en/of het verrichten van tech- nische diensten. Tekortkomingen betreffende de erkenning 2. 8. Een erkenning hoeft niet formeel door de Commis- sie te worden goedgekeurd. Maar om na te gaan of de toepasselijke voorwaarden voor 1996 waren vervuld, bezocht de Commissie 36 betaalorganen, waarbij vooral de grootste werden bekeken (meer dan 80 % van de uitgaven werd onderzocht). Bij de bezoeken kwamen tekortkomingen aan het licht die hadden moeten volstaan om een volledige erkenning te beletten. De gemelde tekortkomingen (19) betroffen veelal de systemen voor de boekhouding en de informatieverwerking, die ontoerei- kend of onveilig waren, alsook de interne procedures en controles. In tabel 2 worden de in dit verband gesigna- leerde tekortkomingen aangegeven. 2. 9. Belangrijke criteria werden de lidstaten pas in sep- tember en oktober 1996 officieel meegedeeld, dus een jaar na de aanvankelijke einddatum voor erkenning, toen het EOGFL-begrotingsjaar bijna was afgelopen en er al betaalorganen waren erkend. Dit vormt echter geen ver- ontschuldiging voor de bevoegde autoriteiten in de lidsta- ten dat zij hun verantwoordelijkheden niet naar behoren hebben vervuld. 2. 10. Zelfs in 1997 bleven vele van de gemelde proble- men onopgelost. Tot eind 1997 was alleen in Italië een erkenning ingetrokken voor een betaalorgaan (20) dat slechts voor e´e´n specifieke maatregel verantwoordelijk was. De verantwoordelijkheid voor deze maatregel is overgedragen aan het centrale betaalorgaan AIMA om aan de organisatorische vereisten te voldoen. 2. 11. Bij de controle die de Kamer in 1997 verrichtte, werden de bevindingen van de Commissie bevestigd (zie tabel 3). Hoewel de systemen van de betaalorganen in het algemeen waren verbeterd, bestonden bij bijna alle bezochte betaalorganen nog grote tekortkomingen. Het ging om ontoereikende interne controle, gebrek aan infor- maticabeveiliging, onvoldoende toezicht op de gedele- geerde diensten door de betaalorganen en boekhoudkun- (19) Werkdocument VI/8950/96 van 19 november 1996: verslag over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1663/95 inzake de erkenning van betaalorganen. (20) De bevoegdheden van het betaalorgaan IGFOR (Ministerio del Tesoro) werden overgedragen aan AIMA. C 389/6 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 dige problemen. Deze hadden de betrokken lidstaat moe- ten nopen tot toepassing van artikel 4, lid 4, van Veror- dening (EEG) nr. 729/70: intrekking van de erkenning door de betrokken autoriteiten of onmiddellijke correc- tie. 3. VERKLARINGEN OVER DE REKENINGEN De verklarende instanties 3. 1. De juridische status van de verklarende instanties in de lidstaten loopt sterk uiteen. In deze functie werden nationale controle-instanties, andere overheidsinstanties, diensten voor interne accountantscontrole en ook particu- liere externe accountants aangesteld (zie tabel 1). 3. 2. De onafhankelijkheid van verklarende accountants is een basisvereiste van de internationale controlenormen. Luidens Verordening (EG) nr. 1663/95 moet de verkla- rende instantie functioneel onafhankelijk zijn van het betaalorgaan. Maar de interne accountantsdienst van het Deense betaalorgaan werd aangewezen als verklarende instantie. Dat was ook het geval bij verschillende Duitse en Oostenrijkse betaalorganen. Interne accountantsdien- sten zijn niet per definitie onafhankelijk van de betaalor- ganen waartoe zij behoren, zeker niet wanneer zij deel uitmaken van de hiërarchische structuur. Toch accep- teerde de Commissie deze situatie. De richtlijnen van de Commissie 3. 3. Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie bevat zeer algemene criteria met betrekking tot de verkla- ring en het bijbehorende controlerapport. De Commissie leverde slechts gedetailleerde richtlijnen over deze criteria voor een vergadering van experts in september 1996; de definitieve versie in alle talen werd de verklarende instan- ties echter pas in december 1996 toegezonden; toen was een deel van het controlewerk reeds verricht (21). Deze richtlijnen, die door de verklarende instanties als zeer nuttig worden beschouwd, hadden dan ook slechts wei- nig invloed op de verklaringen over 1996, hetgeen een gedeeltelijke verklaring vormt voor de hierna te beschrij- ven tekortkomingen in vele controlerapporten en de on- toereikendheid van de verklaringen in verband met de rekeningen over 1996. (21) Volgens de richtlijnen van de Commissie over de verklaring betreffende de uitgaven van de betaalorganen in 1996 moet het materieel belang tussen 0,5 en 1 % liggen en de betrouw- baarheidsgraad 95 % belopen. Voor de rapporten was een minimum materieel belang van 50 000 ECU vastgesteld. Problemen en vertragingen bij de ontvangst van de verklaringen over de rekeningen 3. 4. Verordening (EG) nr. 1663/95 bepaalt dat de reke- ningen en bijbehorende verklaringen uiterlijk op 10 fe- bruari 1997 bij de Commissie moeten worden ingediend. De meeste betaalorganen hielden zich aan die datum, maar in vele gevallen was de informatie onvolledig of de reikwijdte van de controle onvoldoende. Bijgevolg kon de Commissie de verklaringen en/of controlerapporten niet accepteren als grondslag voor de beschikking tot goed- keuring van de rekeningen. Zij verzocht dan ook, extra werk te verrichten, waartoe vele betaalorganen en hun verklarende instanties niet op tijd voor de eerste goedkeu- ringsbeschikking van 5 mei 1997 in staat waren. De Commissie stelde als latere termijn eind juni 1997. Een tweede goedkeuringsbeschikking werd gegeven op 30 juli 1997. 3. 5. Volgens de interne Duitse richtlijn inzake de con- trole ten behoeve van de verklaring in de Duitse deelsta- ten mocht de steekproef tot bepaalde soorten uitgaven beperkt blijven. Hoewel deze richtlijn reeds begin 1996 naar de Commissie was gezonden, had deze toen niet gereageerd. De rekeningen en verklaringen werden ten slotte door de Commissie geaccepteerd omdat op haar verzoek extra controlewerkzaamheden waren verricht en deze op tijd voor de eerste goedkeuringsbeschikking waren voltooid; alleen de rekeningen van Saksen en Rheinland-Pfalz werden pas in de tweede beschikking goedgekeurd. 3. 6. Toen de Kamer in oktober 1997 de rekeningen van drie Duitse deelstaten (Nedersaksen, Saksen-Anhalt en Sleeswijk-Holstein) controleerde, bleken er op het gebied van de gecofinancierde maatregelen aansluitingsproble- men te bestaan. Bovendien was in de deelstaat Saksen- Anhalt een goedkeurende verklaring afgegeven hoewel de verklarende instantie in haar rapport betwijfeld had of een bedrag van 13,8 Mio DM (± 6,8 Mio ECU) in aanmerking kwam. 3. 7. De rekeningen en verklaringen voor Griekenland werden pas medio april 1997 ingediend en dus konden de betrokken uitgaven niet in de eerste goedkeuringsbeschik- king van 5 mei worden opgenomen. De rekeningen kwamen niet overeen met de resultaten van de controle met het oog op de verklaring; ze werden door de Com- missie gecorrigeerd en opgenomen in de tweede goedkeu- ringsbeschikking van 30 juli 1997. 3. 8. De rapporten betreffende de verklaringen in Spanje brachten ernstige problemen aan het licht en de Commis- sie vroeg om extra controles: a) ten aanzien van het betaalorgaan FEGA (gedecla- reerde uitgaven 4 196,4 Mio ECU) werden aanzien- lijke bedragen niet in de verklaringen opgenomen 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/7 omdat de verklarende instantie niet in staat was geweest de procedures voor betalingen ad 507 000 Mio ESP (± 3 165 Mio ECU), die namens het betaal- orgaan op regionaal niveau waren verricht, te onder- zoeken. Voorts was geen informatie beschikbaar over controles inzake uitvoerrestituties en technische dien- sten; b) ten aanzien van de betaalorganen DGDR (gedecla- reerde uitgaven 43,6 Mio ECU) en FROM (gedecla- reerde uitgaven 2,0 Mio ECU) kon de verklarende instantie geen oordeel uitspreken over de uitgaven die door de regio’s namens de betaalorganen waren gedaan; c) voor de regio Catalonië (gedeclareerde uitgaven 71,2 Mio ECU) verzocht de Commissie om extra controles en uitbreiding van de steekproef (22). 3. 9. Nadat van de Spaanse autoriteiten een aanvullende bevestiging was ontvangen, werden alle bedragen ten slotte bij de tweede beschikking goedgekeurd. 3. 10. Om de problemen in verband met de door FEGA, FROM en DGDR gedeclareerde, maar op regionaal niveau beheerde en/of gedane uitgaven aan te pakken, hadden de Spaanse autoriteiten een particulier accoun- tantsbureau opdracht gegeven om in juni 1997 op regio- naal niveau nog meer steekproeven te controleren. Op grond van het eindverslag van dat bureau van 7 juli 1997 gaven de Spaanse autoriteiten op 11 en 15 juli 1997 verklaringen af voor alle gedeclareerde uitgaven. Bij de controle van de Kamer in september 1997 bleek echter geen bewijs te bestaan van aansluiting van de saldobeta- lingen door de autonome gebieden met de gegevens in de boeken van FEGA en met de van de Commissie gevraagde bedragen in verband met aan die gebieden overgedragen middelen. 3. 11. In Frankrijk werd de verklarende instantie pas in oktober 1996 operationeel, en had zij ook toen nog te weinig personeel. De eerste afgegeven verklaring berustte louter op een onderzoek van verslagen over de systemen en niet op steekproeven van verrichtingen zoals in Veror- dening (EG) nr. 1663/95 wordt voorgeschreven. De Franse autoriteiten vestigden de aandacht van de Com- missie op deze situatie. Deze verzocht derhalve om extra controlewerkzaamheden op basis van het testen van ver- richtingen; de desbetreffende rapporten werden tijdig ter beschikking gesteld voor de tweede goedkeuringsbeschik- king. 3. 12. Bij drie betaalorganen in Italië (AIMA, DCCC en IGFOR) verzocht de Commissie de verklarende instanties, (22) De aanvankelijke verklaring was gebaseerd op 40 steekproe- ven. Het tweede document, opgesteld na extra controles, was gebaseerd op 1 661 steekproeven. extra controles te verrichten. In de herziene rapporten van juni 1997 werden twee grote problemen aan het licht gebracht: a) ten aanzien van AIMA ging het om de vraag of de alcoholvoorraden correct waren aangegeven; b) ten aanzien van DCCC werd in het herziene controle- rapport vermeld dat de steekproef — waarvan de omvang werd bepaald op basis van een betrouwbaar- heidsniveau van 95 % — 1 112 verrichtingen omvatte. Dit aanvankelijke aantal was verminderd tot 93: een vermindering met 20 % op grond van de vaste proce- dures, met 20 % wegens de grote ervaring van het personeel, met 20 % wegens de vakbekwaamheid van het personeel, met 20 % wegens de bestaande interne controles en met 12 % wegens het gebruik van infor- matica. De Commissie betwistte deze berekening niet en keurde de betrokken rekeningen goed. 3. 13. Voorts declareerde Italië uitgaven namens het ministerie van Landbouw, dat geen erkend betaalorgaan was. Niettemin accepteerde de Commissie in haar tweede goedkeuringsbeschikking het gedeclareerde bedrag van 1 895 331 293 ITL (997 977,43 ECU). 3. 14. De door het Oostenrijkse betaalorgaan AMA inge- diende rekeningen werden goedgekeurd nadat extra con- troles waren verricht. Uit de controle van de Kamer in oktober 1997 bleken echter tekortkomingen en proble- men bij de aansluiting tussen de van het EOGFL-Garantie gevraagde bedragen en de bankrekeningen, doordat ver- schillende bedragen via verrekening waren geïnd. Deze bedragen moeten worden onderscheiden van de terugvor- deringen via verrekening in de nationale rekeningen. 3. 15. De Commissie verzocht ook de verklarende instan- tie in Portugal om extra controles omdat wegens tijdge- brek slechts 30 % van de verrichtingen in de steekproef door de verklarende instantie was geverifieerd. De bedra- gen werden, na extra controles door de verklarende instantie, ten slotte goedgekeurd. 3. 16. De betaalorganen in het Verenigd Koninkrijk kon- den geen getoetste jaarrekeningen indienen en bijgevolg kon de verklarende instantie niet tijdig een verklaring afgeven. De betrokken documenten werden de Commissie toegezonden in juni 1997, enige bijkomende informatie in juli 1997. De betaalorganen hadden de door de verkla- rende instantie aangeduide vereiste wijzigingen in de rekeningen niet aangebracht en dus corrigeerde de Com- missie deze in haar goedkeuringsbeschikking. C 389/8 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 3. 17. De controle van de Kamer in september 1997 (23) bevestigde het voortbestaan van de door de verklarende instantie vermelde tekortkomingen in de boekhoudsyste- men van de betaalorganen: a) er worden geen afzonderlijke rekeningen bijgehouden voor EOGFL-uitgaven; b) niet alle betaalorganen leveren de periodieke uit- gavenoverzichten, waaronder de maandelijkse declara- tie bij de Commissie (24); c) een debiteurenadministratie ontbreekt, evenals doel- treffende procedures om te waarborgen dat alle beta- lingen waarvoor de overmakingen niet zijn verricht of de cheques niet zijn geïnd en alle teruggevorderde bedragen onmiddellijk weer worden bijgeschreven bij het tegoed van de Commissie. Het Schotse betaal- orgaan stortte de bedragen van niet-geïnde cheques niet terug op de rekening van de Commissie. Bij gebreke van specifieke boekhoudkundige gegevens konden de betrokken bedragen niet worden becij- ferd. Problemen bij het verzamelen van informatie over de te innen bedragen 3. 18. In de richtsnoeren gevoegd bij Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie wordt bepaald dat de boekhouding een overzicht van de debiteuren moet bevat- ten. Dit is een voorwaarde voor erkenning. Toch konden de meeste betaalorganen in 1996 het totaal van de te innen bedragen niet vaststellen omdat er geen debiteuren- administratie bestond of omdat de informatie niet cen- traal werd bewaard. 3. 19. De Commissie verzocht de lidstaten vervolgens, samen met de uitgavendeclaratie van april 1997 een overzicht (tabel 105) van de te innen bedragen over te leggen. Duitsland, Finland en Portugal verstrekten geen informatie; onvolledige informatie werd verstrekt door Nederland (e´e´n betaalorgaan ontbrak) en door het Ver- enigd Koninkrijk (de gegevens over de vijf grootste betaalorganen ontbraken) (25). Het Oostenrijkse betaalor- gaan AMA kon wel de geïnde bedragen, maar niet de uitstaande bedragen becijferen. Het grootste nog te innen bedrag werd gemeld door het Italiaanse betaalorgaan DCCC: 443 150 254 004 ITL (ongeveer 220 Mio ECU), waarvan 98 % verband houdt met gevallen waarover rechtszaken aanhangig waren. (23) De controle van de Kamer had betrekking op de betaalorga- nen SOAFD (Schotland), MAFF (Engeland) en International Board (Verenigd Koninkrijk). (24) Er is een verklaring uitgegeven dat afzonderlijke declaraties slechts mogen worden ingediend vanaf het EOGFL-begro- tingsjaar 1998. (25) Het totaalbedrag van de schuldvorderingen voor de betaalor- ganen die hun gegevens meedeelden beliep 489 Mio ECU. 4. DE BESCHIKKINGEN TER GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN 1996 De eerste goedkeuringsbeschikking van de Commissie 4. 1. Met haar eerste goedkeuringsbeschikking (26) accep- teerde de Commissie alle uitgaven die waren gedeclareerd door België, Denemarken, Ierland, Luxemburg, Neder- land, Oostenrijk, Finland en Zweden en de meeste uitga- ven voor Duitsland. Wat betreft Italië werden alleen de uitgaven geaccepteerd die waren gedeclareerd door e´e´n klein betaalorgaan (Ente Risi) en voor Spanje werden alleen de declaraties voor de gebieden Navarra en Bas- kenland goedgekeurd. De overige betaalorganen moesten op verzoek van de Commissie nog extra controlewerk- zaamheden verrichten of hadden hun rekeningen niet tijdig ingediend. 4. 2. De eerste beschikking van de Commissie inzake de volledigheid, juistheid en waarheidsgetrouwheid van de rekeningen had dan ook slechts betrekking op 12 931,9 Mio ECU, ofwel ongeveer 33 % van de totale uitgaven van de betaalorganen voor het begrotingsjaar 1996. De tweede goedkeuringsbeschikking van de Commissie 4. 3. Ten aanzien van de andere betaalorganen (goed voor 67 % van de totale gedeclareerde uitgaven) werd de goedkeuringsbeschikking gegeven op 30 juli 1997 (27). Behoudens enige aanpassingen en correcties die hierna worden beschreven, werden alle van verklaringen voor- ziene rekeningen door de Commissie goedgekeurd. De Commissie hield bij het afwijzen van bedragen echter geen rekening met de meeste gevallen van voorbehoud in de verklaringen, waarmee ten minste 43,3 Mio ECU gemoeid was. Een analyse van de door de verklarende instanties bij de betaalorganen ontdekte tekortkomingen is te vinden in tabel 4. 4. 4. De twee beschikkingen beletten niet dat de Com- missie nadien uitgaven kan afwijzen op grond van latere conformiteitscontroles. Een dergelijke niet-erkenning kan geen betrekking hebben op uitgaven die meer dan 24 maanden vóór de schriftelijke mededeling van de resulta- ten van de Commissiecontrole zijn verricht. Tot nu toe heeft de Commissie geen enkele goedkeuringsbeschikking op basis van deze conformiteitscontrole gegeven. (26) Beschikking 97/316/EG van de Commissie van 5 mei 1997 (PB L 138 van 29. 5. 1997, blz. 24). (27) Beschikking 97/609/EG van de Commissie (PB L 245 van 9. 9. 1997, blz. 25). 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/9 Wijziging van de gedeclareerde bedragen 4. 5. De wijzigingen die in de jaarlijks gedeclareerde bedragen werden aangebracht en door de Commissie in aanmerking werden genomen, betroffen alleen: a) aanpassingen in de jaarlijkse declaraties om de daarin vermelde bedragen in overeenstemming te brengen met die in de verklaringen; b) financiële correcties aangebracht door de financiële afdeling van de Commissie die bevoegd is inzake: i) te late betalingen, ii) diverse niet in aanmerking komende uitgavenpos- ten in de maandelijkse declaraties. 4. 6. Bovendien werden de financiële correcties (28) in sommige gevallen opnieuw gewijzigd door de dienst van de Commissie die bevoegd is inzake de goedkeuring van de rekeningen (29). Het ontbreken van een strakomlijnde procedure in een systeem waarin meerdere Commissie- diensten achtereenvolgens correcties aanbrengen heeft tot verwarring en een gebrek aan doorzichtigheid geleid. Aanpassingen in de jaarlijkse declaraties 4. 7. De rekeningen van de lidstaten werden door de Commissie als volgt aangepast: a) voor Griekenland werd door de Commissie een bedrag van 148 393 325 GRD (± 480 000 ECU) afgetrokken, hoofdzakelijk wegens tegenstrijdigheden inzake de openbare opslag. Deze aftrek door de Commissie is veel groter dan de door de verklarende instantie voorgestelde correcties: 1 202 319 GRD (± 68 000 ECU); b) ten aanzien van Spanje werd een bedrag van 10 219 598 ESP (± 60 000 ECU) toegevoegd ter ver- rekening van een bedrag dat door de Spaanse autori- teiten was gedeclareerd als een correctie van de jaar- lijkse declaratie; c) wat Nederland betreft werd 411 675 NLG (± 190 000 ECU) afgetrokken om de bedragen in de declaratie aan te passen aan die van de verklaring; d) een renteclaim van Portugal ten belope van 294 990 678 PTE (± 1,5 Mio ECU) krachtens Verordening (EG) nr. 2975/95 werd door de Commissie niet geaccepteerd omdat de rechtsgrondslag niet langer bestond; (28) Afdeling DG VI/G/2: Beheer van de landbouwuitgaven. (29) Afdeling DG VI/A1/3: Goedkeuring van de rekeningen. e) ten aanzien van het Verenigd Koninkrijk werden negatieve aanpassingen verricht ad 7 411 866,51 GBP (± 10,9 Mio ECU) om de gegevens van de betaalorga- nen aan te sluiten met de van een verklaring voorziene rekeningen en om rekening te houden met diverse bedragen die voorheen volgens de Commissie niet in aanmerking kwamen. Door de bevoegde financiële afdeling aangebrachte finan- ciële correcties Correcties wegens te late betaling 4. 8. Krachtens Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie worden de voorschotten aan de lidstaten voor uitgaven die na het verstrijken van de in de regelgeving bepaalde termijn worden betaald, verminderd met 10 tot 100 %, naar gelang van de vertraging. Er is een marge van 4 % waarop geen vermindering wordt toegepast. De Commissie kan echter in uitzonderlijke omstandigheden of om gegronde redenen kleinere verminderingen toepas- sen. De controle op de naleving van de termijnen wordt op basis van de declaraties van de lidstaten driemaal per jaar (31 januari, 30 april en 31 augustus) verricht. Te late betalingen in september en de eerste helft van oktober moeten echter worden verdisconteerd in de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen, tenzij ze „worden geconstateerd voordat de laatste voorschottenbeschikking van het begrotingsjaar wordt gegeven” (30) en dus pas in de rekeningen van het jaar „n+1” worden geboekt. Deze procedure is strijdig met het begrotingsbeginsel van jaar- periodiciteit. Het gaat om een bedrag van 4,5 Mio ECU. 4. 9. Tabel 5 geeft de financiële correcties wegens te late betaling in 1996 weer die waren opgenomen in de tweede goedkeuringsbeschikking. 4. 10. Ten aanzien van Italië zegde de Commissie in een brief van 23 december 1996 toe, geen sancties op te leggen voor te late betalingen in verband met alle subsi- dies per hectare, die in totaal 66 634 270 561 ITL (± 33,5 Mio ECU) bedroegen, omdat de vertragingen voorname- lijk te wijten waren aan extra controles die op verzoek van de Commissie werden verricht (31). 4. 11. Ten aanzien van het Verenigd Koninkrijk paste de Commissie een negatieve correctie wegens te late betaling ad 177 683,03 GBP (± 0,3 Mio ECU) toe. Opgemerkt zij dat deze berekening kan zijn beïnvloed door het feit dat het Verenigd Koninkrijk zijn uitgaven declareerde op basis van de financiering en niet van de feitelijke betalin- gen, die later worden verricht. (30) Artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie. (31) Deze toezegging van de Commissie was niet vermeld in de rekeningen (bevinding van de Kamer in het kader van de DAS 1996). C 389/10 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 Correcties voor diverse niet in aanmerking komende uitgavenposten 4. 12. Ongeveer 27,3 Mio ECU werd pas op 14 juli 1997 afgewezen, hoewel een besluit terzake al eerder en in ieder geval vóór de eerste goedkeuringsbeschikking had kunnen worden genomen (32). Andere bedragen waren reeds in 1996 afgewezen. Deze bedragen zouden in de goedkeuringsbeschikking moeten worden vermeld, maar de controle van de Kamer toonde aan dat dit niet altijd het geval was. Tabel 6 geeft een overzicht van de finan- ciële correcties die in het kader van de goedkeuringsbe- schikking werden aangebracht. 4. 16. De afwijzing van uitgaven („financiële correcties”) berustte hoofdzakelijk op vroegere besluiten die door de financiële afdeling waren genomen in het kader van haar dagelijks beheer van de uitgaven van het EOGFL-Garan- tie. De negatieve en positieve correcties voor 1996 belie- pen in totaal 77,3 Mio ECU, waarvan echter slechts 55,1 Mio ECU in aanmerking werd genomen in de goed- keuringsbeschikking (zie tabel 6). 4. 17. Tabel 7 geeft per betaalorgaan gedetailleerde bedragen voor de goedkeuringsbeschikkingen van 5 mei 1997 en 30 juli 1997. 4. 13. Ten aanzien van Denemarken werd op 14 juli 1997 een negatieve correctie van 2 873 870,96 DKK (± 380 000 ECU) vastgesteld in verband met de openbare opslag van tarwe voor broodbereiding, maar dit bedrag werd in de goedkeuringsbeschikking niet in mindering gebracht omdat de Deense rekeningen reeds in de eerste beschikking van 5 mei 1997 waren goedgekeurd. De Commissie liet daarom na, in de tweede goedkeuringsbe- schikking een correctie aan te brengen. 4. 14. In verband met de openbare opslag in Italië bestond onzekerheid over de exacte bedragen waarmee in de goedkeuringsbeschikking rekening moest worden gehouden. De totale uitgaven kunnen ongeveer 0,4 Mio ECU lager zijn dan het uiteindelijk door de Commissie terugbetaalde bedrag. Er zou een conformiteitscontrole moeten worden verricht om het juiste bedrag vast te stellen (33). 4. 15. De beoordeling van de diverse berekeningen en bedragen die uiteindelijk in de goedkeuringsbeschikking werden verwerkt, wees uit dat de aan de beschikking voorafgaande benadering niet altijd consistent was. Voorts was er een duidelijk gebrek aan documentatie ter onderbouwing van de tweede goedkeuringsbeschikking, deels door de extreme tijdsdruk en het geringe aantal personeelsleden dat voor deze taak werd ingezet. Ten slotte werden de gedeclareerde bedragen goedgekeurd hoewel er verklaringen onder voorbehoud werden afgege- ven of in de controleverslagen tekortkomingen werden beschreven. (32) De betrokken bedragen zijn correcties voor Denemarken (−2 873 870,96 DKK, ± 0,4 Mio ECU), Frankrijk (−2 540 376,36 FF, ± 0,4 Mio ECU), Griekenland (−1 577 481 460 GRD, ± 5,1 Mio ECU) en Italië (−41 350 131 560 ITL, ± 21,4 Mio ECU); in totaal ongeveer −27,3 Mio ECU. (33) Indien er onzekerheid bestond over de nodige correcties die met betrekking tot de jaarlijkse declaratie reeds geheel of ten dele waren voorzien, had er geen goedkeuringsbeschikking mogen worden gegeven voordat aanvullende duidelijkheid was verschaft. De definitieve beoordeling had ook kunnen plaatsvinden in het kader van de conformiteitscontrole. 5. CONCLUSIE 5. 1. Zowel de lidstaten als de Commissie hebben aan- zienlijke inspanningen geleverd om de nieuwe verorde- ning na te leven. Niettemin bracht de controle van de Kamer grote tekortkomingen aan het licht bij een aantal betaalorganen die erkenning hadden gekregen (zie para- graaf 2. 11). 5. 2. Wat de naleving van de communautaire voorschrif- ten bij de uitgaven van het EOGFL betreft, is er in het nieuwe systeem nog geen beschikking tot afwijzing van in strijd met de communautaire regels gedane uitgaven genomen (zie paragraaf 1. 5). Een dergelijke beschikking kan geen betrekking hebben op uitgaven die meer dan 24 maanden vóór de schriftelijke mededeling van de Com- missie werden verricht (zie paragraaf 1. 4, onder f)). Momenteel kunnen de financiële gevolgen nog niet defini- tief worden beoordeeld. 5. 3. De beschikking tot goedkeuring van de rekeningen van 5 mei 1997 bestreek slechts 33 % van de uitgaven omdat sommige van verklaringen voorziene rekeningen te laat werden ingediend of onbevredigend werden geacht (zie paragraaf 4. 2). In sommige gevallen waren de verkla- ringen en de bijbehorende rapporten onbevredigend, zodat de Commissie om extra controles moest verzoeken (zie de paragrafen 3. 4—3. 17). De verordening moet in dier voege worden gewijzigd dat de mogelijkheid wordt opgenomen sancties toe te passen wanneer de verklarin- gen of de desbetreffende rekeningen te laat worden ingediend of onvolledig zijn. 5. 4. Met betrekking tot de tweede goedkeuringsbeschik- king van 30 juli 1997 kwam een deel van de informatie pas in de loop van juli aan, zodat de Commissie weinig tijd had deze grondig te onderzoeken en naar behoren vast te leggen (zie de paragrafen 3. 10, 3. 16 en 4. 14). 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/11 5. 5. De evaluatie van de diverse berekeningen en bedra- gen die uiteindelijk in de goedkeuringsbeschikkingen wer- den verwerkt, wees uit dat de wijze waarop de beschik- kingen tot stand kwamen niet altijd consistent was (zie de paragrafen 4. 10, 4. 11 en 4. 13). 5. 6. Het is belangrijk dat de vastgestelde tekortkomin- gen een systematische follow-up krijgen in het kader van de goedkeuringsprocedure (zie de paragrafen 4. 6 en 4. 15). 5. 7. De Commissie zond belangrijke documenten te laat toe aan de lidstaten. Waren de documenten eerder toege- zonden, dan hadden een aantal misverstanden en proble- men in verband met de verklaringen over de rekeningen kunnen worden voorkomen (zie de paragrafen 2. 9 en 3. 3). Besluiten op basis van Verordening (EG) nr. 296/96 moeten eerder worden genomen, zodat er rekening mee kan worden gehouden in de goedkeuringsbeschikking (zie paragraaf 4. 12). 5. 8. In een aantal gevallen werden de verklaringen afge- geven door de interne accountants van het betaalorgaan, die per definitie niet onafhankelijk zijn, zoals ze krachtens de verordening (zie paragraaf 3. 2) en de internationaal aanvaarde controlenormen zouden moeten zijn. 5. 9. Hoewel de door de betaalorganen ingediende reke- ningen van wisselende kwaliteit waren, accepteerde de Commissie alle door de lidstaten voor 1996 ingediende rekeningen, ondanks de gevallen van voorbehoud in de verklaringen. De Commissie beweert dat de overeenstem- ming van een uitgave met de Gemeenschapsbepalingen overeenkomstig artikel 5, lid 2, onder c), van Verorde- ning (EEG) nr. 729/70 ook in latere goedkeuringsbeschik- kingen kan worden vastgesteld. Tot nu toe heeft de Commissie niet zo een beschikking op basis van een conformiteitscontrole gegeven (zie de paragrafen 4. 3 en 4. 4). 5. 10. De doelstelling van Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad (tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad) was de beperking van het aantal betaalorganen. Maar soms werden zelfs zeer kleine eenhe- den opgericht, die onmogelijk aan de eisen van de veror- dening konden voldoen. Er zou meer moeite moeten worden gedaan om het aantal betaalorganen te beperken (zie de paragrafen 2. 1—2. 3). 5. 11. Met betrekking tot de correcties voor te late betaling (Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commis- sie) vormt het bestaan van aparte procedures voor de correcties van de voorschotbetalingen tot augustus ener- zijds en voor de correcties over september en oktober in het kader van de goedkeuringsbeschikking anderzijds een inbreuk op het beginsel van jaarperiodiciteit (zie para- graaf 4. 8). Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 14 en 15 oktober 1998. Voor de Rekenkamer Bernhard FRIEDMANN Voorzitter Tabel 1 Situatie per lidstaat Lidstaat Betaalorgaan Bevoegde autoriteit die de erkenning verleent Bevoegdheid Regio (1) Sector Gedane uitgaven (maandelijkse voorschotten) 1996 (Mio ECU) Verklarend instantie Soort verklarende instantie BELGIË BIRB DG 3 Waals Gewest Vlaamse Gemeenschap Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Waalse regering Minister-president van de Vlaamse regering Uitvoerrestituties Nieuw GLB en andere acties Wallonië Vlaanderen Milieu Milieu (2) Totaal 828,4 Ernst en Young 316,7 Ernst en Young 0,5 Dir. Budget 0,0 Afdeling Accounting 1 145,6 DENEMARKEN EU Direktoratet Ministerie van Landbouw Alle 1 355,7 Interne controle DUITSLAND BLE HH-Jonas MLR - Baden-Württemberg STMELF - Bayern STMELU - Bayern SEN-WIRT - Berlin MELF - Brandenburg SEN-WIRT - Bremen Ministerie van Landbouw Ministerie van Financiën Ministerie van Landbouw van de deelstaat Ministerie van Landbouw van de deelstaat Ministerie van Milieu van de deelstaat Senator voor Economie van de deelstaat Ministerie van Landbouw van de deelstaat Senator voor Economische Zaken van de deelstaat BEH-WIRT - Hamburg Senaat van de deelstaat Openbare opslag Uitvoerrestituties 840,4 Verklaringseenheid 1 012,9 Verklaringseenheid Baden-Württemberg Nieuw GLB en andere acties 326,1 Interne controle Bayern Bayern Berlin Nieuw GLB en andere acties 769,0 Interne controle Milieu 0,0 Interne controle Nieuw GLB en andere acties 2,1 Interne controle Brandenburg Nieuw GLB en andere acties 324,0 Interne controle Bremen Nieuw GLB en andere acties 1,5 Interne controle Hamburg Hessen Nieuw GLB en andere acties Nieuw GLB en andere acties 3,2 Interne controle 180,4 Interne controle Ministerie van Binnenlandse Zaken en Landbouw van de deelstaat MILFN - Hessen MELF - Mecklenburg-Vorpommern LÖBF - Niedersachsen LEJ - NRW (Land) LÖBF - NRW (Land) Ministerie van Landbouw van de deelstaat Mecklenburg- Vorpommern Nieuw GLB en andere acties 393,4 Interne controle Ministerie van Landbouw van de deelstaat Ministerie van Milieu en Landbouw van de deelstaat Ministerie van Milieu en Landbouw van de deelstaat Niedersachsen Nieuw GLB en andere acties 576,2 Interne controle NRW (Land) Milieu (4) NRW (Land) Melk (4) 0,0 Ministerie ref. IB2 0,0 Ministerie ref. IB2 LWK Münst. - NRW (Westfalen) LWK Bonn - NRW (Rheinland) Ministerie van Milieu en Ministerie van Milieu en Landbouw van de deelstaat MWVLW - Rheinland-Pfalz MIUEV - Saarland Landbouw van de deelstaat Ministerie van Economische Zaken en Landbouw van de deelstaat Ministerie van Milieu en Transport van de deelstaat NRW (Westfalen) Nieuw GLB en andere acties 370,7 Ministerie ref. IB2 NRW (Rheinland) Nieuw GLB en andere acties (4) 0,0 Ministerie ref. IB2 Rheinland-Pfalz Nieuw GLB en andere acties 135,0 Interne controle Saarland Nieuw GLB en andere acties 14,0 Interne controle 1 1 4 4 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 3 3 C 3 8 9 1 2 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. STMELF - Sachsen MELF - Sachsen-Anhalt MELFF - Schleswig-Holstein M. N. +UMW. - Schleswig-Holstein LAND. VAMT - Thüringen Goedkeuring rekeningen vorige jaren Ministerie van Landbouw van de deelstaat Sachsen Nieuw GLB en andere acties 281,7 Prüfdienst Ministerie van Landbouw van de deelstaat Ministerie van Financiën van de deelstaat Ministerie van Financiën van de deelstaat Ministerie van Landbouw van de deelstaat Sachsen-Anhalt Nieuw GLB en andere acties 355,9 Ref. 13 van het ministerie Schleswig-Holstein Nieuw GLB en andere acties 256,6 Interne controle MELFF Schleswig-Holstein Milieu 1,1 Innenrev. MNU Thüringen Nieuw GLB en andere acties 248,6 Ministerie van Landbouw Alle Alle −45,4 6 047,5 2 787,6 Moore Stephens Totaal GRIEKENLAND Gedidagep Ministerie van Landbouw SPANJE FEGA Ministerie van Landbouw Nieuw GLB en andere acties 4 196,4 Ministerio de Economia DGDR (acties gestopt in 1996) Ministerie van Landbouw begeleidende maatregelen 43,6 FROM Ministerie van Landbouw vis en aquacultuur 2,0 Ministerio de Economia Dep. Agr. - Cataluña Landbouwadviseur van de regio Cataluña Nieuw GLB en andere acties 71,2 Adm. de la Diputación Dep. Agr. - País Vasco Landbouwadviseur van de regio País Vasco Nieuw GLB en andere acties 11,1 Oficina de Control Dir. Agr. - Navarra Comunidad Autónoma de Navarra Navarra Nieuw GLB en andere acties 11,1 Servicio Interno Dep. Agr. - Aragón Landbouwadviseur van de regio Aragón Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Dep. de Aragón Con. Agr. - Baleares Landbouwadviseur van de regio Baleares Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gov. Baleares Con. Agr. - Valencia Landbouwadviseur van de regio Valencia Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. Valenciana Con. Agr. - Canarias Landbouwadviseur van de regio Canarias Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Consej. de Economia Dir. Agri. - Cantabria Landbouwadviseur van de regio Cantabria Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Adm. de la Diputacion Con. Agr. - Galicia Landbouwadviseur van de regio Galicia Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Com. Galicia Con. Agr. - Murcia Gobierno Regional Murcia Murcia Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. Murcia Con. Agr. - La Rioja Landbouwadviseur van de regio La Rioja Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. La Rioja Con. Agr. - C. La Mancha Consejo de Gobierno de Castilla - La Mancha C. La Mancha Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. C. La Mancha Con. Agr. - Estremadura Landbouwadviseur van de regio Estremadura Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. Estremadura Con. Agr. - Asturias Landbouwadviseur van de regio Asturias Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. Asturias Con. Agr. - Andalucía Landbouwadviseur van de regio Andalucía Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. Andalucia Con. Agr. - C. León Landbouwadviseur van de regio C. León Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. C. León Con. Agr. - Madrid Adviseur voor Economische Zaken en Werkgelegenhied Goedkeuring rekeningen vorige jaren Totaal Madrid Nieuw GLB en andere acties (2) 0,0 Int. Gen. Madrid Alle −288,5 4 046,9 3 3 3 3 4 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 1 3 Lidstaat Betaalorgaan Bevoegde autoriteit die de erkenning verleent Bevoegdheid Regio (1) Sector Gedane uitgaven (maandelijkse voorschotten) 1996 (Mio ECU) Verklarend instantie Soort verklarende instantie FRANKRIJK CNASEA FIOM FIRS Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Services de´concentre´s Ministerie van Landbouw ODEADOM OFIVAL ONIC ONIFLOHR ONILAIT ONIVINS SAV SIDO Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Goedkeuring rekeningen vorige jaren Totaal IERLAND DAFF ITALIË AIMA DCCC/Dogana Min. Tres - IGFOR ENR Goedkeuring rekeningen vorige jaren Totaal Minister van Landbouw, Voedselvoorziening en Bosbouw Ministero delle Risorse Agricole, Alimentari e Forestali Ministero delle Finanze Ministero delle Risorse Agricole, Alimentari e Forestali Ministero delle Risorse Agricole, Alimentari e Forestali Structurele steun Vis Suiker Zoogkoeien Bananen Vlees/dieren Granen, steun per hectare Groenten en fruit Melk Wijn Alcohol Oliehoudende zaden en steun per hectare Alle Alle 222,3 Com. certific. 10,7 Com. certific. 521,9 Com. certific. 880,0 Com. certific. 73,8 Com. certific. 1 248,0 Com. certific. 3 849,9 Com. certific. 295,8 Com. certific. 863,6 Com. certific. 97,1 Com. certific. 90,1 Com. certific. 1 478,3 Com. certific. −74,0 9 557,6 1 699,5 Arthur Andersen Alle behalve de onderstaande 4 291,6 Reconta Ernst en Young Uitvoerrestituties 340,8 Ragioneria dello Stato Rooien van wijnstokken (3) 171,8 Ragioneria dello Stato Rijst 8,8 Coopers en Lybrand Alle - Goedkeuring −593,2 4 219,9 19,7 Ministerie van Financiën — algemene inspectie LUXEMBURG Ministerie van Landbouw Ministerie van Financiën Alle NEDERLAND DLB HPA LASER MVO PGF PPE Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw (LLB/LBL) structurele uitgaven 5,3 Accountantsdienst ministerie akkerbouw/plantaardige producten 377,4 Accountantsdienst ministerie Nieuw GLB en andere acties 389,2 Accountantsdienst ministerie Oliën en vetten Groenten en fruit 0,1 Accountantsdienst ministerie 11,5 Accountantsdienst ministerie Met PVV gefuseerd tot PVE 0,0 Accountantsdienst ministerie C 3 8 9 1 4 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 1 1 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 PVE(ex PVV) PVI PZ STOAS Goedkeuring rekeningen vorige jaren Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Ministerie van Landbouw Totaal Vlees, gevogelte en eieren 210,3 Accountantsdienst ministerie Vis Melk Opleiding Alle 0,1 Accountantsdienst ministerie 536,8 Accountantsdienst ministerie 2,6 Accountantsdienst ministerie 2,1 1 535,4 OOSTENRIJK AMA Ministerie van Landbouw Alle behalve de onderstaande 1 139,1 Interne accountantsdienst BMLF-wijn Ministerie van Landbouw Wijn ZA Salzburg Ministerie van Financiën Uitvoerrestituties Landesamt - Land Salzburg Ministerie van Landbouw Land Salzburg Landesamt - Land Tirol Ministerie van Landbouw Land Tyrol Landesamt - Land Vorarlberg Ministerie van Landbouw Land Vorarlberg Bosbouw Bosbouw Bosbouw ministerie 2,7 Interne accountantsdienst ministerie 69,8 Ministerie van Financiën 0,3 Interne controle 0,4 Prüf Buchhaltung 0,0 Gebarungskontrolle 1 212,2 IFADAP INGA Ministerie van Financiën Ministerie van Financiën Vis en begeleidende maatregelen 70,4 Inspecçao Geral das Finanças Alle behalve bovenstaande 575,0 Inspecçao Geral das Finanças Totaal PORTUGAL Totaal FINLAND Ministerie van Landbouw Ministerie van Land- en Bosbouw ZWEDEN SJV Regering Alle Alle 645,4 647,5 Coopers en Lybrand 622,2 Rekenkamer (RRV) VERENIGD KONINKRIJK Countryside Commission (CC) Countryside Commission for Wales Forestry Commission IBEA MAFF DANI SOAD Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Engeland Milieu (3) (4) National Audit Office Wales Milieu (4) National Audit Office Bebossing en milieu (4) 0,0 National Audit Office Uitvoerrestituties en openbare opslag 3 468,2 National Audit Office Engeland Nieuw GLB en begeleidende maatregelen (4) 0,0 National Audit Office Noord-Ierland Nieuw GLB en begeleidende maatregelen (4) 0,0 National Audit Office Schotland Nieuw GLB en begeleidende maatregelen (4) 0,0 National Audit Office 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 4 1 2 2 2 2 2 2 2 2. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 1 5 Lidstaat Betaalorgaan Bevoegde autoriteit die de erkenning verleent Bevoegdheid Regio (1) Sector Gedane uitgaven (maandelijkse voorschotten) 1996 (Mio ECU) Verklarend instantie Soort verklarende instantie WOAD Minister + staatssecretarissen van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening Wales Nieuw GLB en begeleidende maatregelen (4) 0,0 National Audit Office 2 Totaal TOTAAL GEMEENSCHAP (5) 3 468,2 39 010,9 (1) Tenzij anders vermeld is het betaalorgaan bevoegd voor het hele land. (2) Nieuw betaalorgaan 1997. Geen declaratie in 1996. (3) Betaalorgaan niet meer actief. (4) Geen aparte declaratie in 1996. (5) Het betaalde bedrag van 39 010,8 Mio ECU is lager dan het gedeclareerde en vastgelegde bedrag (39 040,8 Mio ECU) wegens een opschorting van 29,2 Mio ECU voor Griekenland. „Soort verklarende instantie”: 1 — Externe accountant. 2 — Nationale controle-instantie. 3 — Interne accountantsdienst van betaalorgaan. 4 — Andere overheidsinstantie, bv. accountantsdienst ministerie van Landbouw Bron: Rekenkamer op basis van diverse documenten van de Commissie. C 3 8 9 1 6 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/17 Voornaamste tekortkomingen die de Commissie in 1996 bij de bezochte betaalorganen heeft vastgesteld Tabel 2 Lidstaat Betaalorgaan BELGIË BIRB DG 3 DENEMARKEN EU Direktoratet DUITSLAND HH-Jonas BLE Bayern Brandenburg Niedersachsen Schleswig-Holstein GRIEKENLAND Gedidagep SPANJE FRANKRIJK FEGA FROM ONIFLOHR ONILAIT ONIVINS FIRS OFIVAL SIDO ONIC IERLAND DAFF ITALIË AIMA DCCC/Dogana LUXEMBURG Ministerie van Landbouw NEDERLAND OOSTENRIJK PORTUGAL FINLAND ZWEDEN VERENIGD KONINKRIJK PGF PZ HPA LASER AMA BMLF-wijn INGA IFADAP Ministerie van Landbouw SJV IBEA SOAEFD MAFF Gebieden van vastgestelde tekortkomingen (1) Schrifte- lijke procedures Scheiding van functies Procedures en contro- les inzake betalingen Admini- stratieve procedures en aanslui- ting Debiteu- ren-admi- nistratie (2) Informa- tica/veilig- heid Interne ac- countants- dienst Technische dienst × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × (1) Ten opzichte van de criteria van groot belang zoals genoemd in document VI/5168/96 rev. 1 van de Commissie. (2) De opmerkingen over tekortkomingen inzake de debiteurenadministratie worden apart vermeld wegens het grote aantal geconstateerde tekortkomingen. In de zeer relevante criteria is dit een onderverdeling van de administratieve procedures Bron: Verslagen en werkdocumenten van de Commissie. C 389/18 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 Samenvatting van de door de Kamer in 1997 gemelde tekortkomingen bij de betaalorganen Tabel 3 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang BELGIË BIRB Het betaalorgaan kreeg in 1997 een voorlopige erkenning (controlebezoek van de Kamer in fe- bruari 1997). DG3 Het betaalorgaan kreeg in 1997 een voorlopige erkenning (controlebezoek van de Kamer in fe- bruari 1997). DENEMARKEN EU DIREKTORATET EU Direktoratet werd op 13 oktober 1995 erkend als enig betaalorgaan voor Denemarken. Die erkenning was niet voorlopig, hoewel de erken- ningsbrief een aantal voorwaarden bevatte waar- aan binnen een gestelde termijn moet worden voldaan. Die voorwaarden omvatten: een nieuw systeem voor de uitvoerrestituties uiterlijk op 16 oktober 1997, de invoering van check lists uiter- lijk op 16 oktober 1996 en verbetering van het garantiesysteem. Technische diensten: het betaalorgaan had geen invloed op inspecties door andere eenheden (douane, veterinaire diensten); een overeenkomst met de technische diensten werd pas in 1997 geslo- ten. Informatica: nieuw systeem pas operationeel in 1998, oude systemen niet afgestemd op de structuur van het betaalorgaan. Geen doelmatige follow-up van zekerheidstellingen en waarborgen. Debiteuren: de follow-up van debiteuren moet wor- den verbeterd. Informatica: nieuw systeem gepland voor 1996 maar om budgettaire redenen niet operationeel. Niet compatibel met bestaande systemen. Veiligheidsge- breken zoals ontbreken van individuele wachtwoor- den. Checklists: moeten worden aangepast aan de ver- schillende maatregelen. Debiteuren: geen periodieke follow up. Interne accountantscontrole/verklarende instantie: de combinatie van de twee functies is niet adequaat. De functies moeten gescheiden blijven. De voorziene bezetting voor de interne accountantscontrole werd pas eind 1996 gerealiseerd. Betaalsysteem: de administratie van douane en accijnzen is niet als betaalorgaan erkend maar behandelt de betalingen en ontvangsten betreffende suiker. Hiermee werd bij de erkenning geen reke- ning gehouden. Gedelegeerde (autorisatie- en technische) diensten: met de gedelegeerde diensten werden zeven overeen- komsten gesloten en acht waren nog in behandeling tijdens de controle van de Kamer (hoewel ze sinds 16 oktober 1995 van kracht waren). Debiteuren: deze werden verschillend behandeld volgens de sector en een groot aantal ervan kwamen er door verkeerde betalingen van uitvoerrestituties. Steun per hectare: te weinig toezicht; in een hon- derdtal gevallen werd betaald hoewel aanvankelijk inspecties waren gepland. De selectie werd overgela- ten aan de technische dienst in plaats van aan het betaalorgaan. Voorts werd het computersysteem niet gemoderniseerd. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/19 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang DUITSLAND Land Niedersachsen Ministerie van Landbouw (Ministerium für Ernäh- rung, Landwirtschaft und Forster) Het ministerie van Landbouw van de deelstaat is sinds 16 oktober 1995 erkend als betaalorgaan. Maar de eenheid van het ministerie die betaalor- gaan is, telt slechts twee personen. Het beheer van de landbouwmaatregelen is gedecentraliseerd naar de kamers van landbouw, Bezirksregierungen en Ämter für Agrarstruktur (bureaus voor de land- bouwstructuren). De betalingen worden door een aparte eenheid verricht en nog een andere dienst fungeert als voorschotkasbeheerder (controlebe- zoek van de Kamer: oktober 1997). Betrekkelijk hoog foutenpercentage bij de GBCS- maatregelen. Land Sachsen-Anhalt Ministerie van Landbouw für Raum- (Ministerium ordnung, Landwirtschaft und Umwelt) Voorlopige erkenning voor begrotingsjaar 1996, volledige erkenning voor begrotingsjaar 1997 (controlebezoek van de Kamer: oktober 1997). Bij de steun per hectare is ook een follow-up van oude declaraties (van vóór 1996) noodzakelijk ingeval onregelmatigheden zijn vastgesteld. Betaalorgaan heeft ongeschikte structuur (de een- heid verricht geen betalingen en stelt niet de opgave- tabel 104 op), het toezicht op de vele gedelegeerde diensten moet worden verbeterd. Informatica: de beveiliging dient verbeterd (met name inzake de toegangsrechten). Financiële aspecten: de aanvraag voor 1996 omvatte bedragen die reeds in 1995 waren betaald door diensten die sinds 1996 niet meer erkend of daar- voor gedelegeerd zijn; de aanvraag betreft deels bedragen die niet volledig waren betaald (aan de begunstigden werden beheerskosten in rekening gebracht). Aansluitingsproblemen bij de controle voor gedeclareerde uitgaven betreffende gecofinan- cierde maatregelen in 1996. Debiteuren: follow-up dient verbeterd; gecofinan- cierde maatregelen worden pas na de inning van de vorderingen geregistreerd. Wegens de verschillende vastgestelde tekortkomin- gen had aan dit betaalorgaan slechts een voorlopige erkenning mogen worden verleend. Verklarende instantie: onafhankelijkheid dient ver- beterd. Informatica: de interne controle van gedecentrali- seerde betalingsgegevens dienen geformaliseerd. Gedelegeerde diensten: het toezicht door het betaal- orgaan dient te worden verbeterd. Financiële aspecten: aansluitingsproblemen bij gede- clareerde uitgaven voor de gecofinancierde maatre- gelen van 1996. Debiteurenadministratie: tot augustus 1997 werden de gecofinancierde maatregelen pas na de inning van de vorderingen geregistreerd. Verklarende onafhankelijkheid moet worden verbeterd. instantie/interne accountantscontrole: Land Schleswig-Holstein Ministerie van Landbouw (Ministerium für ländliche Räume, Landwirtschaft, Ernährung und Touris- mus) Erkend betaalorgaan sinds begrotingsjaar 1996 (controlebezoek van de Kamer: oktober 1997). Het beheer van de verschillende maatregelen is gedecentraliseerd („lokale Ämter”) maar de uitein- delijke betalingsopdrachten worden gegeven door het betaalorgaan, behalve bij bepaalde gecofinan- cierde maatregelen, waar de kamer van Landbouw betaalt; deze wordt ook beschouwd als voorschot- kasbeheerder („Vorschußverwalter”), maar terzake bestaat geen formele overeenkomst. Het toezicht op de gedelegeerde diensten dient verbeterd. C 389/20 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang Ministerie van Milieuza- ken (Ministerium für Na- tur und Umwelt) Klein betaalorgaan (jaarlijks ongeveer 1,1 Mio ECU aan betalingen), erkend vanaf begrotingsjaar 1996 (controlebezoek van de Kamer: oktober 1997). Algemene opmerking voor alle betaalorganen in de Duitse deelstaten Debiteurenadministratie: nieuwe procedures vanaf juli 1997 moeten zorgen voor volledigheid. Informatica/veiligheid: de gedecentraliseerde aanpak maakt intensiever toezicht noodzakelijk (gecentrali- seerde aanpak gepland voor 1998). Tussenrekeningen: vaste follow-upprocedures zijn nodig. Verklarende onafhankelijkheid dient verbeterd. instantie/interne accountantscontrole: Het betaalorgaan verricht de betalingen niet zelf; de maatregelen worden uitgevoerd door een gedele- geerd lokaal Amt (Husum) en door een particuliere onderneming (SHL) die ook als voorschotkasbeheer- der optreedt („Vorschußverwalter”). De beheersprincipes voor e´e´n programma (Hallig- programm) kwamen niet overeen met de erken- ningsvoorwaarden voor 1996 (verbeterde procedu- res vanaf 1997). Het toezicht op de gedelegeerde diensten moet wor- den verbeterd en beter gedocumenteerd. Algemene opmerking voor alle deelstaten: de beta- lingen worden verricht via de federale schatkist („Bundeskasse”) in Frankfurt. Deze levert uittrek- sels betreffende de uitvoering van de betalingen af. Met een controlesysteem zou het mogelijk zijn jaar- lijks een officiële verklaring af te geven over de naleving van de betalingsvoorwaarden en de betrouwbaarheid van de door de Bundeskasse afge- geven uittreksels. GRIEKENLAND Gedidagep Gedidagep is het enige betaalorgaan in Grieken- land. Na een voorlopige erkenning voor het begrotingsjaar 1996 werd een volledige erkenning verleend voor het begrotingsjaar 1997. Schriftelijke procedure: was pas in 1997 afgerond. De bevoegdheidsomschrijving alsmede gedetailleerde checklists werden slechts in sommige gevallen toege- past en waren niet schriftelijk vastgelegd. Controles vóór betaling: worden gedelegeerd aan andere organen maar Gedidagep verrichtte vrijwel geen onderzoek en controle van de gedelegeerde organisatie (gebrek aan toezicht). Betalingen: In strijd met Verordening (EG) nr. 1633/95 worden bedragen tot 100 000 GDR in contanten aan de aanvragers uitbetaald. Informatica: in het systeem ontbreken essentiële elementen voor betrouwbare resultaten en informa- tie. De procedures voor interne controle hadden als geheel niet alle vereiste kenmerken voor een efficiënt internecontrolesysteem. De interne accountantscon- trole was in 1996 niet operationeel. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/21 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang SPANJE FEGA (Fondo España de Garantia Agraria / Spaans landbouwgarantiefonds) Centraal betaalorgaan voor de meeste maatregelen in 1996 (nu bevoegd inzake de niet geregionali- seerde uitgaven zoals acties van de tweede catego- rie). Door de Kamer bezocht in september 1997. Er is kennelijk gebrek aan coördinatie tussen de auto- nome gebieden enerzijds en FEGA anderzijds, zelfs in 1996 toen FEGA het bevoegde betaalorgaan was en toezicht had moeten houden op de werk- zaamheden van de gedelegeerde diensten. Tekortkomingen in het GBCS-systeem voor vee- registratie (geen feedback vanuit de regio’s). FROM (Fondo de Regula- cion y Organizacion del Mercado de Productos de la Pesca y Cultivos Mari- nos) Voor de visserijsector erkenningsdatum 7 decem- ber 1995 (controlebezoek van de Kamer: septem- ber 1997). Interne controle: pas sinds 1997 operationeel; gebrek aan coördinatie met de eenheden voor interne accountantscontrole op regionaal niveau. Scheiding van functies: de persoon die de betaling- sopdrachten opstelt, is ook verantwoordelijk voor de aansluiting van de bankrekeningen; er is geen volledige aansluiting van de rekeningen, databanken en bankstaten. Boekhoudkundige tekortkomingen: verschillen tus- sen de rekeningen en de databanken, hoofdzakelijk omdat de databank bij terugbetalingen niet wordt gecorrigeerd en betalingen verkeerd worden aange- rekend. Hoewel FEGA het erkende betaalorgaan was, werden de betalingen verricht door een aantal autonome gebieden die geen betaalorgaan waren op basis van specifieke overeenkomsten. De saldobeta- lingen van die regio’s, de gegevens in de FEGA- rekeningen en die in tabel 104 worden niet aange- sloten. Technische diensten: voor sommige gebieden waren de samenwerkingsovereenkomsten met de regionale inspectiediensten nog niet afgerond. De controle van de interventievoorraden vertoonde tekortkomingen. Verklaring omtrent de rekeningen: ontoereikend voor 1996. twee verschillende controlefasen op cen- traal en regionaal vlak, regionale bedragen werden niet getoetst aan de overdrachten van centraal naar regionaal niveau. Gebrek aan coördinatie tussen de verklarende instantie en de interne accountants- dienst. Verklaring omtrent de rekeningen: over regionale betalingen werd geen verklaring afgegeven; deze werden ten slotte door een externe accountant gecontroleerd. Maar evenals bij FEGA is niet bewe- zen dat de op basis van financieringen (overdrach- ten aan de regio’s) bij de Commissie opgegeven bedragen (tabel 104) werden aangesloten met de op regionaal vlak gecontroleerde bedragen. Dezelfde opmerking geldt voor DGDR, het betaalorgaan van 16 oktober 1995 tot 31 december 1995. CASTILLA LEON Consejeria de Agricultura y Ganaderia de la CA de Castilla León Regionaal betaalorgaan vanaf 1997, voorlopig erkend vanaf 16 oktober 1996. Tussen 16 april 1997 (einde voorlopige erkenning) en 11 septem- (datum van definitieve erkenning) ber 1997 werkte het betaalorgaan zonder geldige erkenning (controlebezoek van de Kamer: september 1997). Informaticatekortkomingen: ondanks bepaalde ver- beteringen in 1997 bestaan er nog problemen inzake scheiding van functies, harmonisatie van pro- gramma’s, integratie van databases en noodzakelijke bijwerking van noodplannen. Voorafgaande controle en veiligheid van betalingen: betalingen werden verricht hoewel uit controles ter plaatse bleek dat dit niet mocht gebeuren. C 389/22 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang FAGA (ANDALUCIA) (Fondo Andaluz de Garan- tia Agraria) Regionaal betaalorgaan vanaf 1997, erkend vanaf 16 oktober 1996 (controlebezoek van de Kamer: september 1997). FRANKRIJK FRANKRIJK opmerkingen Algemene voor alle Franse betaalor- ganen dien- Gedecentraliseerde sten van de schatkist en van het ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening CNASEA, SIDO, FIRS, ONILAIT, OFIVAL Alle betaalorganen behalve ONIC IERLAND Aansluiting van rekeningen: tabel 104 is gebaseerd op informatie van het ministerie van Economische en Financiële Zaken maar niet op de informatie in de rekeningen. Op de terugbetalingen wordt toe- zicht gehouden door een andere dienst, DAFA. Debiteurenadministratie: onvolledig. Interne accountantscontrole: de accountants werken krachtens tijdelijke contracten, hun professionele onafhankelijkheid is niet zeker. Informaticaveiligheid: nog steeds geen noodplan beschikbaar. In totaal werden tien van de twaalf betaalorganen vanaf 16 oktober 1996 volledig erkend. De erken- ning van FIOM en Odeadom was in 1997 nog voorlopig wegens de bestaande systemen en organi- satorische tekortkomingen. Technische diensten: er was geen schriftelijke dele- gatie voor de controles die de Franse douane namens de betaalorganen verrichtte. De betalingen en de boekhouding van dit orgaan zijn in handen van 94 Franse departementen, die in feite als (niet-erkende) betaalorganen kunnen wor- den beschouwd daar zij functies uitoefenen die krachtens Verordening (EG) nr. 1663/95 niet kun- nen worden gedelegeerd. Volgens de interne verslagen van de Franse inspectie (corps de contrôle du ministe`re de l’agriculture et du tre´sor) voldeden deze betaalorganen niet geheel aan de erkenningscriteria, maar toch werden ze vanaf oktober 1996 volledig erkend. Geen van de diensten voor interne accountantscon- trole behalve ONIC was operationeel in 1996, met name de risicoanalyse en de jaarlijkse en vijfjaar- lijkse controleplanning ontbraken. DAFF Agriculture, Forestry) (Department Food of and Enig betaalorgaan voor Ierland (controle van de Kamer: november 1997). Aansluiting van de uitgaven: ten tijde van het con- trolebezoek van de Kamer in november 1997 was de aansluiting van de uitgavenrekeningen voor openbare opslag alleen voor het eerste kwartaal van het EOGFL-begrotingsjaar verricht. Procedurele gebreken worden met name gemeld in verband met de interventies voor rundvlees en betroffen het systeem ter identificatie van percelen. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/23 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang ITALIË AIMA (Azienda di Stato per gli interventi nel mer- cato agricola) Het betaalorgaan is bevoegd inzake vrijwel alle acties van eerste en tweede categorie en heeft een voorlopige erkenning sinds 28 november 1995 (controle van de Kamer: maart 1997). Betalingssysteem: verbeterd systeem sinds juli 1996, pas vanaf dan is het mogelijk afzonderlijke betalin- gen aan begunstigden te verifiëren en de geïnde cheques te traceren. De interne accountantsdienst was pas medio 1997 operationeel. Checklists voor controles vóór betaling: werden niet gebruikt in 1996 en aangekondigd voor juli 1997. Gedelegeerde diensten: het toezicht op deze diensten dient verbeterd. Openbare opslag: grote tekortkomingen en geen behoorlijke voorraadcontrole, niet-naleving van de erkenningscriteria op dit gebied (inmiddels werd de Kamer ingelicht over nieuwe procedures en verbete- ringen toepasselijk vanaf het begrotingsjaar 1998). DCCC (Direzione compar- timentale per le contabilità centralizzate) Het orgaan is bevoegd voor het beheer van de uitvoerrestituties. Het betaalorgaan kreeg een voorlopige erkenning per 16 oktober 1995 en een volledige erkenning per 1 maart 1996 (controle van de Kamer: maart 1997. Het betaalorgaan nam in 1996 niet de passende maatregelen ter verbetering van het systeem. De exportdocumenten en laboratoriumstukken werden de betaalorganen toegezonden door de exporteurs en niet door de lokale douanekantoren. De interne accountantsdienst beperkte zijn activitei- ten tot follow-up van de betalingen op het niveau van DCCC maar mocht de activiteiten van de douane en de laboratoria niet verifiëren. Informatica: het nieuwe systeem was niet operatio- neel voor granen en niet in bijlage II opgenomen producten; er waren ook grote vertragingen bij de betalingen. Checklists voor controles vóór betaling dienden nog verbeterd. Debiteurenadministratie was niet bijgewerkt (inmid- dels werd de Kamer ingelicht over nieuwe procedu- res en verbeteringen toepasselijk vanaf het begro- tingsjaar 1998). LUXEMBURG Ministerie van Landbouw (Ministe`re de l’agriculture de la viticulture et du de´veloppement rural) Het enige betaalorgaan in Luxemburg. Voorlopige erkenning in 1996, volledige erkenning vanaf 1997 (bezoek van de Kamer: mei 1997). Checklists voor controles vóór betaling: waren nog niet beschikbaar. Debiteurenadministratie: onvolledig (hangende ge- vallen ontbreken). Technische diensten: in het informaticasysteem wor- den de resultaten van verrichte inspecties niet geregi- streerd. C 389/24 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang OOSTENRIJK AMA (Agrarmarkt Aust- ria) Het betaalorgaan is bevoegd inzake de meeste EOGFL-maatregelen in Oostenrijk. Het orgaan werd voorlopig erkend in 1996 en volledig erkend vanaf juli 1997 (controlebezoek van de Kamer: oktober 1997). Debiteurenadministratie: er is geen debiteurenadmi- nistratie in de zin van Verordening (EG) nr. 1663/ 95, nog hangende terugvorderingen voor het EOGFL niet becijferbaar. Een nieuw systeem wordt ingevoerd en zal operationeel worden in 1998. Financiële aspecten: problemen bij aansluiting van de bankrekeningen met de bij het EOGFL gedecla- reerde bedragen. Gedelegeerde en technische diensten: het toezicht door het betaalorgaan moet worden verbeterd. Informaticaveiligheid GBCS) dient verbeterd. (andere maatregelen dan Ministerie van Landbouw, Betaalorgaan voor wijn (Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Abteilung VI/B/8, Zahl- stelle Wein) Klein betaalorgaan voor de maatregelen in de wijnbouw. Volledige erkenning sinds februari 1997 (controlebezoek van de Kamer: oktober 1997). Verklarende instantie: verbetering van haar organi- satorische onafhankelijkheid moet worden overwo- gen. Zollamt Salzburg Betaalorgaan bevoegd inzake uitvoerrestituties. Volledig erkend sinds november 1995 (controlebe- zoek van de Kamer: oktober 1997). Land Salzburg Amt der Salzburger Landesregie- rung Betaalorgaan bevoegd inzake gecofinancierde maatregelen (bosbouw) in de deelstaat Salzburg. Voorlopige erkenning op 21 februari 1996, volle- dige erkenning op 20 februari 1997 Volledige erkenning werd te snel verleend gezien de verschillende tekortkomingen die op het moment van de erkenning bestonden. De volgende aspecten behoeven nog verbetering. De interne accountantscontrole was pas vanaf 1997 operationeel. Haar taak is beperkt tot verificatie op het niveau van het betaalorgaan maar omvat geen controle van technische diensten zoals douanekanto- ren. De organisatie van de verklarende instantie voldoet niet aan de eisen van Verordening (EG) nr. 1663/ 95. De organisatorische onafhankelijkheid ervan is niet gegarandeerd. Het betaalorgaan kan niet rechtstreeks toezicht hou- den op de kwaliteit van de gedelegeerde diensten zoals de technische diensten die worden verricht door plaatselijke douaneposten. Interne accountantscontrole: geen activiteit 1997. in Scheiding van functies is niet gegarandeerd. Vóór de betaling is er geen controle door een tweede persoon (de controle door de kassier is slechts formeel, niet materieel). Er is geen doorlopende vergelijking van de opgege- ven uitgaven met de bankrekeningen. Dossiers over steun worden aan de begunstigden teruggezonden maar er worden geen afschriften behouden en bewijzen van terugzending zijn niet beschikbaar. Toepassing van artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 is vereist. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/25 Lidstaat/Betaalorgaan Algemene opmerkingen Opmerkingen over punten van groot belang FINLAND Ministerie van Land- en Bosbouw (Maa- ja metsä- talousministeriö) Het ministerie van Landbouw is het enige betaal- orgaan in Finland. Voorlopige erkenning tot 15 oktober 1997 werd verleend bij besluit van het ministerie van Landbouw van 12 oktober 1995. Maar bij besluit van 29 augustus 1997 werd volledige erkenning verleend per 1 september 1997. Gedelegeerde diensten: het ministerie fungeert als betaalorgaan hoewel de 450 gemeenten de meeste beheers- en controlefuncties in verband met de EOGFL-steunprogramma’s uitoefenen. Uit de con- trole van de Kamer bleek dat de controleprocedures op plaatselijk vlak ontoereikend waren om te kun- nen voldoen aan de eisen in verband met de betalin- gen van het EOGFL-Garantie. (In 1997 werd moeite gedaan om de situatie te verbeteren. ) ZWEDEN Zweedse Landbouwraad (Svenska Jordbrugsverket - SJV) SJV is het enige Zweedse betaalorgaan. Na voor- lopige erkenning voor het begrotingsjaar 1996 werd in oktober 1996 een volledige erkenning verleend voor het begrotingsjaar 1997. VERENIGD KONINKRIJK Intervention Board MAFF van Landbouw) SOAD (Schot- land) (ministerie Deze betaalorganen werden bezocht in het kader van een specifieke controle van de Kamer in september 1997. Het werk van de betaalorganen in het Verenigd Koninkrijk wordt gecoördineerd door de Intervention Board, die de maandelijkse uitgavenstaten (tabel 104) afgeeft op basis van onderzoek. Er bestaan ernstige problemen bij de aansluiting met de werkelijke uitgaven. De opmer- kingen over het boekhoudsysteem gelden dan ook niet alleen voor de drie bezochte eenheden, maar voor alle betaalorganen in het Verenigd Konink- rijk. Erkenning en desbetreffende controle door de natio- nale autoriteiten werd verricht overeenkomstig Ver- ordening (EG) nr. 1663/95. Aansluiting van de jaarlijkse rekeningen 1996 was wel mogelijk maar moeilijk: het systeem zou door- zichtiger moeten zijn. Veel werk wordt verricht op het niveau van de autoriteiten van de Counties. SJV zou het toezicht op deze eenheden in verband met de steun per hectare voor landbouwgewassen moeten verbete- ren. De voornaamste problemen in het Verenigd Konink- rijk betreffen het boekhoudsysteem: — er is geen aparte boekhouding; — periodieke overzichten van de uitgaven, waaron- der de maandelijkse declaratie bij de Commissie, worden niet door elk betaalorgaan ingediend; — een aparte boekhouding van de voor debiteuren gefinancierde activa ontbreekt, evenals doeltref- fende procedures om ervoor te zorgen dat alle betalingen waarvoor geen overdracht heeft plaatsgevonden, niet-geïnde cheques en geïnde vorderingen opnieuw op het tegoed van de Commissie komen te staan. Bij het betaalorgaan SOAD worden de betalingen verricht door de financieringsgroep (SOAFD) die geen aparte boekhouding heeft. De controle wees verder op tekortkomingen in het toezicht op lokale kantoren en administratieve tekortkomingen bij de toepassing van het GBCS-systeem. Noot: De DAS-bezoeken aan Nederland gaven geen aanleiding tot specifieke opmerkingen in verband met de erkenning of de boekhouding, behalve wat het betaalorgaan Laser betreft (tekortkomingen in het boekhoudsysteem waardoor uitgaven niet maandelijks aan begrotingsposten konden worden gekoppeld. Globale aansluiting was mogelijk. Het systeem is in 1997 verbeterd). Bron: Brieven met opmerkingen naar aanleiding van controlebezoeken van de Rekenkamer. Tabel 4 Analyse van de verslagen van de verklarende instanties Lidstaat Betaalorgaan Goedkeu- rende ver- klaring Eerste ver- klaring ge- accepteerd Extra con- troles ge- vraagd Soort Scheiding van functies Controles vóór beta- ling Aansluiting Debiteuren- administra- tie Informatica Interne accountants- controle Technische diensten Interventie- voorraden Verklarende instantie Voorbehoud gemaakt door de verklarende instantie BELGIË BIRB DG 3 Waals Gewest Vlaamse Gemeenschap DENEMARKEN EU Direktoratet DUITSLAND BLE HH-Jonas MLR - Baden-Württemberg STMELF - Bayern STMELU - Bayern SEN-WIRT - Berlin MELF - Brandenburg SEN-WIRT - Bremen BEH-WIRT - Hamburg MILFN - Hessen MELF - Mecklenburg- Vorpommern LÖBF - Niedersachsen LEJ - NRW (Land) LÖBF - NRW (Land) Ernst & Young Ernst & Young Dir. Budget Geen uitgaven gedecla- reerd in 1996 Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Geen uitgaven aange- geven in 1996 Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Interne accountants- controle Ministerie van Land- bouw ref. IB2 Ministerie van Land- bouw ref. IB2 LWK Münster - NRW Ministerie van Land- LWK Bonn - NRW MWVLW - Rheinland-Pfalz MIUEV - Saarland bouw ref. IB2 Ministerie van Land- bouw ref. IB2 Interne accountants- controle Interne accountants- controle 2 2 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 4 4 neen (6) ja ja ja ja neen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja (9) ja ja neen neen ja ja neen × × × × × × × × ja (9) ja ja neen ja (9) ja ja neen ja (9) ja (9) ja (9) ja (9) ja (9) ja (9) ja ja ja (9) ja (9) ja (9) ja (9) ja ja ja ja ja ja neen neen ja ja ja ja × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × C 3 8 9 2 6 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. ja ja ja ja ja ja neen neen neen neen ja ja ja (9) ja ja (9) ja ja ja ja neen ja (9) neen neen neen neen neen ja ja ja ja ja ja ja ja neen neen × × × × × × (1) × × × × × × × × × × × × × × × × STMELF - Sachsen Prüfdienst MELF - Sachsen-Anhalt Ministerie ref. 13 MELFF - Schleswig-Holstein Interne accountants- controle MELFF M. N. +UMW. - Schleswig-Holstein Innenrev. MNU LAND. VAMT - Thüringen Ministerie van Land- bouw GRIEKENLAND Gedidagep Moore Stephens SPANJE FEGA DGDR FROM Ministerio de Economia Ministerio de Economia Ministerio de Economia Dep. Agr. - Cataluña Adm. de la Diputación Dep. Agr. - País Vasco Oficina de Control Dir. Agr. - Navarra Servicio Interno Dep. Agr. - Aragón Con. Agr. - Baleares Con. Agr. - Valencia Con. Agr. - Canarias Dir. Agri. - Cantabria Con. Agr. - Galicia Con. Agr. - Murcia Con. Agr. - La Rioja Con. Agr. - C. La Mancha Con. Agr. - Estremadura Con. Agr. - Asturias Con. Agr. - Andalucía Con. Agr. - C. León Con. Agr. - Madrid Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 Geen betalingen gede- clareerd in 1996 4 4 4 4 5 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 2 7 Lidstaat Betaalorgaan Goedkeu- rende ver- klaring Eerste ver- klaring ge- accepteerd Extra con- troles ge- vraagd Soort Scheiding van functies Controles vóór beta- ling Aansluiting Debiteuren- administra- tie Informatica Interne accountants- controle Technische diensten Interventie- voorraden Verklarende instantie Voorbehoud gemaakt door de verklarende instantie FRANKRIJK CNASEA FIOM FIRS Gedecentraliseerde diensten ODEADOM OFIVAL ONIC ONIFLOHR ONILAIT ONIVINS SAV SIDO Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. Com. certific. IERLAND DAFF Arthur Andersen ITALIË AIMA DCCC/Dogana IGFOR ENR LUXEMBURG Ministerie van Land- bouw NEDERLAND DLB HPA LASER MVO PGF PPE (2) PVE (ex PVV) PVI PZ STOAS Reconta Ernst & Young Ragioneria dello Stato Ragioneria dello Stato Coopers & Lybrand Ministerie van Finan- ciën — algemene in- spectie Accountantsdienst ministerie Accountantsdienst mi- nisterie Accountantsdienst mi- nisterie Accountantsdienst mi- nisterie Accountantsdienst mi- nisterie Versmolten met PVE Accountantsdienst mi- nisterie Accountantsdienst mi- nisterie Accountantsdienst mi- nisterie Accountantsdienst mi- nisterie 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 2 2 5 5 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 × ja ja ja neen neen neen neen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja neen ja neen neen neen neen neen neen neen neen neen neen neen neen neen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja neen (6) ja neen neen neen ja neen ja neen neen neen neen ja (9) ja ja neen ja (9) ja ja ja neen ja (9) neen ja neen (7) ja (8) ja ja ja ja neen neen ja ja neen neen × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × C 3 8 9 2 8 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. OOSTENRIJK AMA BMLF-wijn ZA Salzburg Landesamt - Salzburg Interne accountants- dienst ministerie Interne accountants- dienst ministerie Ministerie van Finan- ciën Interne accountants- dienst ministerie Prüf Buchhaltung Landesamt - Tirol Landesamt - Vorarlberg Gebarungskontrolle PORTUGAL IFADAP INGA Inspecção Geral das Finanças Inspecção Geral das Finanças FINLAND Ministry of Agriculture Coopers & Lybrand ZWEDEN SJV Rekenkamer (RRV) VERENIGD KONINKRIJK Countryside Commis- sion Countryside Commis- sion for Wales Forestry Commission IBEA MAFF DANI SOAD WOAD National Audit Office National Audit Office National Audit Office National Audit Office National Audit Office National Audit Office National Audit Office National Audit Office 5 5 5 4 5 4 5 5 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 ja ja ja ja ja ja neen neen ja ja ja ja ja neen neen ja neen ja neen ja × × ja ja ja ja ja ja ja ja ja n. v. t. n. v. t. n. v. t. n. v. t. n. v. t. n. v. t. n. v. t. n. v. t. neen neen neen ja neen ja ja ja ja neen neen neen neen neen neen neen neen × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × (1) Opmerking gewijzigd tijdens controle ter plaatse, maar niet in de verklaring vermeld. „Soort verklarende instantie”: (2) Externe accountant. (3) Nationale controle-instantie. (4) Interne accountantsdienst van het betaalorgaan. (5) Andere overheidsinstantie, bv. accountantsdienst van het Ministerie van Landbouw. „Verklaring met voorbehoud”: (6) Voorbehoud — beperking van reikwijdte. (7) Negatief. „Verklaring geaccepteerd”: (8) Verklaring geaccepteerd maar financiële gevolgen. (9) Verklaring geaccepteerd onder voorbehoud. Bron: Rekenkamer op basis van beoordeling van bewijsstukken van de Commissie. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 2 9 Financiële correcties wegens niet-naleving van de betalingstermijnen 1996 Tabel 5 Begrotingspost België (nationale valuta) Denemarken (nationale valuta) Duitsland (nationale va- luta) Griekenland (nationale valuta) Spanje (nationale valuta) Frankrijk (nationale va- luta) Ierland (nationale valuta) Italië (nationale valuta) Portugal (nationale valuta) Verenigd Ko- ninkrijk (nationale va- luta) Totaal (1) (ECU) B01-1 0 2 9-041 Overige interventies — speciale steun Portugal B01-1 0 4 0-003 Kleine producenten maïs 1995/1996 B01-1 0 4 1-002 Kleine producenten granen 1994/1995 B01-1 0 4 1-003 Kleine producenten granen 1995/1996 B01-1 0 4 2-012 Kleine producenten zaden 1994/1995 B01-1 0 5 1-001 Granen 1993/1994 B01-1 0 5 1-002 Granen 1994/1995 B01-1 0 5 2-003 Oliehoudende zaden 1995/1996 B01-1 0 5 2-012 Oliehoudende zaden 1994/1995 B01-1 0 5 3-002 Erwten, bonen, lupinen 1994/1995 B01-1 0 5 5-001 Durumtarwe 1993/1994 B01-1 0 5 5-002 Durumtarwe 1994/1995 B01-1 0 6 0-001 Set aside 1993/1994 B01-1 0 6 0-002 Set aside 1994/1995 B01-1 2 1 0-061 Productiesteun olijfolie 1994/1995 B01-1 2 1 0-070 Productiesteun olijfolie 1993/1994 B01-1 2 1 0-071 Productiesteun olijfolie 1994/1995 B01-1 2 1 0-114 Productiesteun olijfolie 1993/1994 B01-1 2 1 0-134 Productiesteun olijfolie 1993/1994 B01-1 2 1 0-144 Productiesteun olijfolie 1994/1995 21 675 941,00 31 134 395,00 294 708,02 4 469 108,00 22 841,43 25 211,51 30 235,79 24 038 232,00 3 363 927,00 52 310 851,00 565 382 379,00 2 902 766,92 150 357,36 21 039,48 133 308,57 487 401,53 1 184 215,45 141 661 209,00 76 179 738,00 1 437 527,52 87 693 128,00 448 195,97 5 664 759,00 10 356 687,00 78 184 726,00 1 964 905,00 46 237 735,00 35 425,83 64 780,31 488 978,67 12 284,93 289 213,60 79 918 681,00 106 078 664,00 402 298 735,00 1 127 353,61 5 576 199,00 3 866 238,00 3 527 162,00 114 628 395,00 2 735 426 935,00 34 870,08 18 027,18 57 675,82 1 376 343,14 12 570,11 C 3 8 9 3 0 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. B01-1 6 1 0-008 Particuliere opslag wijn 1994/1995 B01-1 6 1 0-017 Particuliere opslag druivenmost 1993/1994 B01-1 6 1 0-018 Particuliere opslag druivenmost 1994/1995 B01-1 8 0 0-014 Zaden, groenten 1995 B01-2 0 6 7-002 Melkquota, tijdelijke opschorting 1988/1989 B01-2 1 2 0-010 Zoogkoeien 1993 5 193 131,00 5 731 932,00 129 941 962,00 4 105 671,00 105 000,78 153 277 095,00 361 443 635,00 261 262 473,00 77 122,10 181 862,09 131 460,27 53 460,19 24 282 936,00 573 377,33 8 546 894,00 50 656 449,00 B01-2 1 2 0-011 Zoogkoeien 1994 B01-2 1 2 0-012 Zoogkoeien 1995 B01-2 1 2 1-110 Zoogkoeien aanvullend 1993 B01-2 1 2 1-111 Zoogkoeien aanvullend 1994 B01-2 1 2 1-112 Zoogkoeien aanvullend 1995 B01-2 1 2 2-007 Speciale premies rundvlees 1993 B01-2 1 2 2-008 Speciale premies rundvlees 1994 B01-2 1 2 5-001 Extensive- ringspremies 1993 B01-2 1 2 5-002 Extensive- ringspremies 1994 B01-2 1 2 5-003 Extensive- ringspremies 1995 B01-2 1 2 7-001 Aanvullende premies, Portugal, 1993 B01-2 1 2 7-003 Aanvullende premies, Portugal, 1994 B01-2 2 2 0-020 Ooi- + geitpremies 1994 B01-3 8 0 2-006 Kleine producenten katoen 1994/1995 B01-3 8 0 4-003 Zoogkoeien gemengd 1992/1993 747 008,46 11 255 550,00 380 411 386,00 1 275 279 338,00 3 163 185,55 70 851 799,00 363 015,77 28 781 609,00 119 101 688,00 145 813,85 338 601 050,00 143 650,19 180 026,83 939 719,02 22 038,83 124 642,27 45 767 060,00 8 514 280,00 395 403,45 6 710 725,00 371 185 885,00 210 461,69 68 077 657,00 201 090,30 3 995 184,00 694 321,63 258 274,20 171 099,84 13 424 888,00 167 661 204,00 1 058 450,04 752 406 813,00 2 905 342,18 6 347 383,00 13 988 957,00 3 254 844,00 13 417 190,00 68 735,85 2 924 931,00 14 955,12 8 415 172,00 43 107,84 20 636,93 87 499,89 20 358,81. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 3 1 Begrotingspost België (nationale valuta) Denemarken (nationale valuta) Duitsland (nationale va- luta) Griekenland (nationale valuta) Spanje (nationale valuta) Frankrijk (nationale va- luta) Ierland (nationale valuta) Italië (nationale valuta) Portugal (nationale valuta) Verenigd Ko- ninkrijk (nationale va- luta) Totaal (1) (ECU) B01-3 8 0 4-004 Zoogkoeien gemengd 1993 B01-3 8 0 4-005 Zoogkoeien gemengd 1994 B01-3 8 0 4-006 Zoogkoeien gemengd 1995 B01-3 8 0 5-020 Ooipremies nadeel 1994 53 944 048,00 13 208,06 353 788,03 106 639 494,00 2 020 935 311,00 19 162,95 1 729 509,55 34 703 050,00 4 040 764,00 8 147 139,00 214 497,02 63 742,20 Totaal 5 193 131,00 2 189 498,11 295 742,11 131 296 161,00 1 586 795 314,00 289 464,04 1 272 748,40 8 916 687 627,00 904 893 073,00 177 683,03 21 925 226,26 waarvan afgewezen 1. 9-15. 10. 1996 1 758 745,00 19 248,17 12 416,81 339 541,00 53 961 111,00 74 301,19 29 171,35 2 317 922 416,00 568 338 320,00 5 894,02 ECU per lidstaat 132 382,14 299 672,89 155 917,01 426 893,11 9 920 908,82 44 423,07 1 569 165,74 4 523 147,22 4 639 208,82 213 507,43 21 925 226,26 (1) Geen correcties voor Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Zweden en Finland. Bron: Werkdocument van de Commissie. C 3 8 9 3 2 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. Tabel 6 Overzicht van de financiële correcties Lidstaat Correctie wegens te late be- taling (zie tabel 5) (*) Correctie na beschikking van 14. 7. 1997 DG VI G2 (*) Andere correctie (*) Totaal Totaal opgenomen in de goedkeuringsbeschik- king Nationale valuta Mio ECU (4) Nationale valuta Mio ECU (4) België Denemarken Duitsland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Luxemburg Nederland Oostenrijk Portugal Finland Zweden − 5 193 131,00 0,00 − 2 189 498,11 − 2 873 870,96 (1) 0,00 0,00 − 5 193 131,00 − 5 063 369,07 − 295 742,11 0,00 545,82 − 295 196,29 − 0,13 − 0,68 − 0,16 − 5 193 131,00 − 2 189 498,11 − 295 196,29 − 131 296 161,00 − 1 577 481 460,00 − 8 802 781 904,00 − 10 511 559 525,00 − 33,94 − 10 511 559 525,00 − 1 586 795 314,00 0,00 − 289 464,04 − 2 540 376,36 − 1 272 748,40 0,00 − 8 916 687 627,00 − 41 350 131 560,00 (2) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 − 1 586 795 314,00 − 2 829 840,40 − 1 272 748,40 − 9,92 − 0,43 − 1,57 − 1 586 795 314,00 − 2 829 840,00 − 1 272 748,00 − 50 266 819 187,00 − 26,00 − 8 083 763 077,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 − 904 893 073,00 − 2 241 439,00 − 495 713 712,00 − 1 402 848 224,00 (3) − 7,13 − 1 402 848 224,00 0,00 0,00 Verenigd Koninkrijk − 177 583,03 TOTAAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 383 253,79 2 205 670,76 0,00 0,00 2 205 670,76 0,00 0,00 2,63 − 77,33 (1) De financiële correctie van 14. 7. 1997 voor Denemarken was niet opgenomen in de goedkeuringsbeschikking. (2) Slechts 8 083 763 077 ITL werd in de goedkeuringsbeschikking opgenomen wegens de door DG VI A1 aangebrachte wijziging. (3) Voorts werd een aanvraag voor rente ad 294 990 678 PTE verworpen. (4) Wisselkoersbetalingen voor voorschotbetalingen in 1996 (eventueel) en voor de goedkeuringsbeschikking toepasselijke koersen. (*) Bedragen in nationale valuta. Bron: Rekenkamer en werkdocumenten van de Commissie. − 0,13 − 0,30 − 0,16 − 33,94 − 9,92 − 0,43 − 1,57 − 4,10 0,00 0,00 0,00 − 7,13 0,00 0,00 2,63 − 55,05. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 3 3 Per betaalorgaan gedeclareerde en door de Commissie goedgekeurde uitgaven voor 1996 Tabel 7 Lidstaat Betaalorgaan Jaarlijkse declaratie Uitgaven goedgekeurd bij Beschikking van 5 mei 1997 (*) Beschikking van 30 juli 1997 (*) Aanpassin- gen (1) (*) Aangepaste goedge- keurde uitgaven (*) Financiële correc- tie (2) (*) Totaal inclusief ver- minderingen en op- schortingen (*) Betaalde voorschotten Door (+) of aan (−) lidstaten te betalen bedragen Nationale valuta ECU Nationale valuta 1 2 3 4 (=1+2+3) 5 6 (=4+5) 7 8 9 (=6−7) ECU 10 BELGIË BIRB DG 3 Waals gewest 32 341 253 774,00 12 346 613 231,00 17 571 955,00 Vlaamse Gemeenschap 0,00 Totaal België 44 705 438 960,00 DENEMARKEN EU Direktoratet DUITSLAND BLE HH-Jonas MLR - Baden-Württem- berg STMELF - Bayern STMELU - Bayern 9 908 565 701,48 1 599 644 495,25 1 923 631 859,40 616 078 966,66 1 453 144 674,77 0,00 SEN-WIRT - Berlin 4 015 368,83 MELF - Brandenburg 612 067 461,18 SEN-WIRT - Bremen BEH-WIRT - Hamburg 2 859 580,76 6 091 492,28 MILFN - Hessen 341 100 538,40 MELF - Mecklenburg- Vorpommern 743 462 197,40 LÖBF - Niedersachsen 1 088 116 097,90 LEJ - NRW (Land) LÖBF- NRW (Land) LWK Münster - NRW (Westfalen) LWK Bonn - NRW (Rheinland) MWVLW - Rheinland- Pfalz 17 998 116,45 240 189,75 170 281 130,98 510 619 278,95 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 32 341 253 774,00 −5 193 131,00 32 336 060 643,00 32 337 819 388,00 828 376 095,52 −1 758 745,00 −43 534,91 12 346 613 231,00 0,00 12 346 613 231,00 12 346 613 231,00 316 736 007,51 0,00 0,00 17 571 955,00 18 860 494,00 480 081,98 −1 288 539,00 −31 895,71 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 44 705 438 960,00 −5 193 131,00 44 682 673 874,00 44 703 293 113,00 1 145 592 185,00 −3 047 284,00 −75 430,62 9 908 565 701,48 −2 189 498,11 9 906 376 203,37 9 906 470 474,62 1 355 749 397,61 −94 271,25 −12 647,80 1 599 644 495,25 −12 416,81 1 599 632 078,44 1 600 319 235,49 840 382 971,70 −687 157,05 −351 025,53 1 923 631 859,40 545,82 1 923 632 405,22 1 923 551 363,87 1 012 927 084,49 81 041,35 41 398,95 616 078 966,66 −26 187,34 616 052 779,32 616 052 779,32 326 109 639,67 1 453 144 674,77 0,00 4 015 368,83 612 067 461,18 2 859 580,76 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 453 144 674,77 1 453 144 674,77 769 036 218,05 0,00 0,00 0,00 4 015 368,83 4 015 368,83 2 110 863,08 612 067 461,18 612 067 461,18 323 996 866,62 2 859 580,76 2 859 580,76 1 508 047,94 6 091 492,28 −2 754,57 6 088 737,71 6 088 737,71 3 204 302,54 341 100 538,40 −52 671,32 341 047 867,08 341 047 867,08 180 395 853,00 743 462 197,40 0,00 743 462 197,40 743 462 197,40 393 379 678,84 1 088 116 097,90 −93 669,95 1 088 022 427,95 1 088 022 427,95 576 182 020,59 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 17 998 116,45 240 189,75 0,00 0,00 17 998 116,45 240 189,75 0,00 0,00 0,00 0,00 17 998 116,45 9 194 111,30 240 189,75 122 697,91 170 281 130,98 −26 854,52 170 254 276,46 699 158 885,98 370 740 820,54 −528 904 609,52 −270 184 263,92 510 619 278,95 0,00 510 619 278,95 0,00 0,00 510 619 278,95 260 843 432,90 0,00 255 448 030,59 255 448 030,59 −9 376,39 255 438 654,20 255 438 654,20 135 025 110,58 MIUEV - Saarland 26 601 332,68 0,00 26 601 332,68 −1 372,17 26 599 960,51 26 599 960,51 14 035 002,95 STMELF - Sachsen 0,00 531 839 110,29 531 839 110,29 −4 449,42 531 834 660,87 531 834 660,87 281 684 755,12 MELF - Sachsen-Anhalt 671 235 554,96 MELFF - Schleswig- Holstein M. N. +UMW. - Schleswig-Holstein 484 657 952,66 2 121 469,83 0,00 0,00 0,00 671 235 554,96 −1 412,60 671 234 142,36 671 234 142,36 355 855 695,64 484 657 952,66 −50 937,44 484 607 015,22 484 607 015,22 256 593 462,00 2 121 469,83 0,00 2 121 469,83 2 121 469,83 1 125 008,52 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 C 3 8 9 3 4 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. LAND. VAMT - Thürin- gen Goedkeuring rekeningen vorige jaren 469 769 255,27 −86 937 734,08 0,00 0,00 469 769 255,27 −13 639,58 469 755 615,69 469 755 615,69 248 606 352,24 −86 937 734,08 0,00 −86 937 734,08 −86 937 734,08 −45 417 505,10 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Duitsland 10 656 799 280,28 787 287 140,88 11 444 086 421,16 −295 196,29 11 443 791 224,87 11 444 444 364,94 6 047 482 249,02 −653 140,07 −333 648,39 0,00 865 918 604 800,00 −148 393 325,00 865 770 211 475,00 −10 511 559 525,00 855 258 651 950,00 856 984 866 276,00 2 787 533 983,47 −1 726 214 326,00 −5 556 728,69 0,00 0,00 0,00 673 384 888 619,00 10 219 598,00 673 395 108 217,00 −1 585 066 308,00 671 810 041 909,00 672 068 754 580,00 4 196 401 817,77 −258 712 671,00 6 941 503 608,00 316 100 610,00 6 941 503 608,00 316 100 610,00 0,00 0,00 6 941 503 608,00 6 936 621 636,00 43 560 735,80 4 881 972,00 316 100 610,00 316 100 610,00 1 952 757,37 GRIEKENLAND Gedidagep SPANJE FEGA DGDR FROM Goedkeuring rekeningen vorige jaren Dep. Agr. - Cataluña (3) −46 636 438 601,00 0,00 −46 636 438 601,00 0,00 −46 636 438 601,00 −46 636 438 601,00 −288 489 982,79 0,00 11 525 459 389,00 11 525 459 389,00 −1 729 006,00 11 523 730 383,00 11 523 730 383,00 71 228 586,97 Dep. Agr. - País Vasco 1 797 547 846,00 Dir. Agr. - Navarra 1 792 738 680,00 Dep. Agr. Con. Agr. Con. Agr. - Aragón (3) - Baleares (3) - Valencia (3) - Canarias (3) Con. Agr. Dir. Agri - Cantabria (3) - Galicia (3) - Murcia (1) - La Rioja (3) Con. Agr. Con. Agr. Con. Agr. Con. Agr. cha (3) Con. Agr. dura (3) - C. La Man- - Estrema- Con. Agr. - Asturias (3) Con. Agr. cía (3) Con. Agr. León (3) - Andalu- - Castilla Con. Agr. - Madrid (3) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 797 547 846,00 1 792 738 680,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 797 547 846,00 1 797 547 846,00 11 138 581,70 1 792 738 680,00 1 792 738 680,00 11 097 431,72 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 −354 809,84 29 437,13 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Spanje −43 046 152 075,00 692 167 952 226,00 10 219 598,00 649 132 019 749,00 −1 586 795 314,00 647 545 224 435,00 647 799 055 134,00 4 046 889 928,54 −253 830 699,00 −325 372,71 FRANKRIJK CNASEA FIOM FIRS Gedecentraliseerde dien- sten ODEADOM OFIVAL ONIC ONIFLOHR ONILAIT ONIVINS SAV SIDO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 442 996 452,21 69 368 968,46 3 385 949 767,33 5 710 637 098,07 478 793 340,93 8 098 706 668,68 24 949 681 613,01 1 919 404 772,25 5 599 248 432,57 630 326 015,17 584 106 726,12 9 594 423 526,29 Goedkeuring rekeningen vorige jaren −479 811 600,91 0,00 1 442 996 452,21 69 368 968,46 3 385 949 767,33 0,00 0,00 0,00 1 442 996 452,21 69 368 968,46 3 385 949 767,33 1 443 852 716,85 69 368 968,46 3 385 949 767,33 222 326 433,16 10 690 704,68 521 911 256,00 −856 264,64 0,00 0,00 −130 128,87 0,00 0,00 5 710 637 098,07 −289 464,04 5 710 347 634,03 5 703 068 009,55 880 062 886,06 7 279 624,48 1 106 304,39 478 793 340,93 8 098 706 668,68 24 949 681 613,01 1 919 404 772,25 0,00 0,00 0,00 0,00 478 793 340,93 478 793 340,93 73 808 467,95 0,00 0,00 8 098 706 668,68 8 098 491 505,83 1 247 927 025,91 215 162,85 32 698,89 24 949 681 613,01 24 949 681 613,01 3 849 947 377,15 1 919 404 772,25 1 919 404 772,25 295 847 651,96 0,00 0,00 0,00 0,00 5 599 248 432,57 −2 540 376,36 5 596 708 056,21 5 599 248 432,57 863 611 543,30 −2 540 376,36 −386 067,92 630 326 015,17 584 106 726,12 9 594 423 526,29 −479 811 600,91 0,00 0,00 0,00 0,00 630 326 015,17 630 324 137,41 97 142 627,53 1 877,76 285,37 584 106 726,12 584 106 726,12 90 067 907,95 9 594 423 526,29 9 594 423 526,29 1 478 292 033,08 −479 811 600,91 −479 811 600,91 −74 008 224,45 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Frankrijk −479 811 600,91 62 463 643 381,09 61 983 831 780,18 −2 829 840,40 61 981 001 939,78 61 976 901 915,69 9 557 627 690,27 4 100 024,09 623 091,84. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 3 5 Lidstaat Betaalorgaan Jaarlijkse declaratie Uitgaven goedgekeurd bij Beschikking van 5 mei 1997 (*) Beschikking van 30 juli 1997 (*) Aanpassin- gen (1) (*) Aangepaste goedge- keurde uitgaven (*) Financiële correc- tie (2) (*) Totaal inclusief ver- minderingen en op- schortingen (*) Betaalde voorschotten Door (+) of aan (−) lidstaten te betalen bedragen Nationale valuta ECU Nationale valuta 1 2 3 4 (=1+2+3) 5 6 (=4+5) 7 8 9 (=6−7) ECU 10 IERLAND DAFF ITALIË AIMA DCCC/Dogana Ministerie van Landbouw — ander (4) ENR IGFOR Goedkeuring rekeningen vorige jaren 1 357 589 858,65 0,00 1 357 589 858,65 −1 272 748,40 1 356 317 110,25 1 364 455 544,68 1 699 515 507,34 −8 138 434,43 −10 774 103,33 0,00 8 681 647 954 929,00 0,00 675 602 631 178,00 8 681 647 954 929,00 −8 083 763 077,00 8 673 564 191 852,00 8 637 884 829 507,00 4 291 612 634,47 35 679 362 345,00 18 356 877,05 675 602 631 178,00 0,00 675 602 631 178,00 675 602 946 398,00 340 803 499,03 −315 220,00 −162,64 0,00 1 895 331 293,00 1 895 331 293,00 17 215 685 525,00 0,00 0,00 352 434 367 507,00 17 215 685 525,00 352 434 367 507,00 0,00 0,00 0,00 1 895 331 293,00 1 895 331 293,00 977 907,43 17 215 685 525,00 17 215 685 525,00 8 824 348,14 352 434 367 507,00 352 434 367 507,00 171 810 740,59 0,00 0,00 0,00 0,00 −1 149 369 727 187,00 0,00 −1 149 369 727 187,00 0,00 −1 149 369 727 187,00 −1 148 426 860 350,00 −593 189 481,34 −942 866 837,00 −487 012,90 Totaal Italië −1 132 154 041 662,00 9 711 580 284 907,00 8 579 426 243 245,00 −8 083 763 077,00 8 571 342 480 168,00 8 534 710 968 587,00 4 219 861 740,89 36 631 511 581,00 18 847 608,94 LUXEMBURG Ministerie van Landbouw 767 426 497,00 NEDERLAND DLB (LLB/LBL) HPA LASER MVO PGF PPE (2) PVE (ex PVV) PVI PZ STOAS LEF - Clearance 10 968 098,16 802 434 672,00 828 715 021,70 161 026,52 24 457 208,21 0,00 447 624 251,84 320 777,49 1 141 416 566,58 5 664 614,50 4 503 695,10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 767 426 497,00 0,00 767 426 497,00 767 426 497,00 19 706 980,78 0,00 0,00 10 968 098,16 802 434 672,00 −387 953,00 828 327 068,70 −23 722,00 24 433 486,21 161 026,52 0,00 447 624 251,84 320 777,49 1 141 416 566,58 5 664 614,50 4 503 695,10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 10 968 098,16 11 224 859,61 5 253 378,42 −256 761,45 −116 587,33 802 434 672,00 802 434 672,00 377 445 801,03 0,00 0,00 828 327 068,70 828 743 332,10 389 174 142,59 −416 263,40 −189 012,17 161 026,52 161 026,52 75 706,91 0,00 0,00 24 433 486,21 24 467 809,60 11 513 536,96 −34 323,39 −15 585,18 0,00 0,00 0,00 447 624 251,84 447 624 251,84 210 292 540,96 320 777,49 320 777,49 149 912,94 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 141 416 566,58 1 141 427 352,14 536 759 933,29 −10 785,56 −4 897,39 5 664 614,50 4 503 695,10 5 664 614,50 2 633 424,61 4 503 695,10 2 102 388,73 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Nederland 3 266 265 932,10 0,00 −411 675,00 3 265 854 257,10 0,00 3 265 854 257,10 3 266 572 390,90 1 535 400 766,44 −718 133,80 −326 082,07 OOSTENRIJK AMA BMLF-wijn ZA Salzburg Landesamt - Land Salz- burg 15 263 275 084,19 36 579 740,69 935 145 372,00 3 839 076,75 Landesamt - Land Tirol 4 840 106,00 Landesamt- Land Vorarl- berg 2 029,00 Totaal Oostenrijk 16 243 681 408,63 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15 263 275 084,19 36 579 740,69 935 145 372,00 3 839 076,75 4 840 106,00 2 029,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15 263 275 084,19 15 250 943 164,42 1 139 064 104,87 12 331 919,77 895 102,73 36 579 740,69 36 579 740,69 2 727 937,07 935 145 372,00 935 145 372,00 69 795 783,59 0,00 0,00 0,00 0,00 3 839 076,75 4 007 274,50 295 414,97 −168 197,75 −12 208,50 4 840 106,00 4 840 106,00 357 169,51 2 029,00 2 029,00 149,58 0,00 0,00 0,00 0,00 16 243 681 408,63 0,00 16 243 681 408,63 16 231 517 686,61 1 212 240 559,59 12 163 722,02 882 894,23 PORTUGAL IFADAP INGA Declaratie rente 0,00 0,00 0,00 13 771 836 169,00 113 665 949 104,00 13 771 836 169,00 0,00 13 771 836 169,00 13 771 836 169,00 70 352 867,90 0,00 0,00 113 665 949 104,00 −1 402 848 224,00 112 263 100 880,00 112 833 680 639,00 575 040 733,77 −570 579 759,00 −2 877 223,23 294 990 678,00 −294 990 678,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Portugal 0,00 127 732 775 951,00 −294 990 678,00 127 437 785 273,00 −1 402 848 224,00 126 034 937 049,00 126 605 516 808,00 645 393 601,67 −570 579 759,00 −2 877 223,23 C 3 8 9 3 6 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n. 1 4 1 2 9 8. FINLAND Ministerie van Landbouw 3 704 810 041,77 5 355 212 599,94 0,00 0,00 3 704 810 041,77 0,00 3 704 810 041,77 3 704 831 777,93 647 495 805,87 −21 736,16 −3 688,94 5 355 212 599,94 0,00 5 355 212 599,94 5 355 212 599,94 622 209 998,04 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 154 248,54 −4 488,00 2 149 760,54 964 112,04 0,00 964 112,04 15 666 652,45 −234 773,00 15 431 879,45 0,00 0,00 0,00 2 149 760,54 964 112,04 15 431 879,45 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 149 760,54 3 123 889,59 964 112,04 1 400 983,74 15 431 879,45 22 424 584,83 612 597 345,29 −2 552 006,73 610 045 338,56 2 205 570,76 612 250 909,32 2 878 415 943,20 3 468 153 594,18 −2 266 165 033,88 −3 293 040 889,99 1 545 410 049,64 −451 313,28 1 544 958 736,36 149 086 524,95 −129 536,83 148 956 988,12 366 567 011,60 −3 775 302,92 362 791 708,68 180 132 777,16 −264 445,75 179 868 331,41 0,00 0,00 0,00 0,00 1 544 958 736,36 148 956 988,12 362 791 708,68 179 868 331,41 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 544 958 736,36 2 245 031 679,57 148 956 988,12 216 454 426,49 362 791 708,68 527 184 875,49 179 868 331,41 261 372 742,63 0,00 2 872 578 721,67 −7 411 866,51 2 865 166 855,16 2 205 570,76 2 867 372 425,92 2 878 415 943,20 3 468 153 594,18 −11 043 517,28 −16 047 707,66 39 010 853 988,73 −15 979 038,42 ZWEDEN SJV VERENIGD KONINKRIJK Countryside Commis- sion (5) Countryside Commission for Wales (5) Forestry Commission (5) Intervention Board (5) MAFF - Engeland (5) DANI - Noord-Ierland (5) SOAFD - Schotland (5) WOAD - Wales (5) Totaal Verenigd Koninkrijk TOTAAL GEMEENSCHAP (1) Aanpassingen voor boekhoudkundige correcties. (2) Wijzigingen, verminderingen en opschortingen voor het hele begrotingsjaar. (3) Geen betaalorgaan in 1996, overeenkomstige bedragen opgenomen in declaratie van FEGA. (4) Het Italiaanse Ministerie van Landbouw is niet erkend als betaalorgaan. (5) De maandelijkse voorschotten kunnen niet aan bepaalde betaalorganen worden toegewezen omdat alleen globale declaraties zijn ingediend/betalingen zijn verricht. Noot: Voor terug te vorderen bedragen zijn de ECU-waarden deels bij benadering genomen omdat de op de laatste tranche toepasselijke koersen nog niet zijn vastgesteld. (*) Bedragen in nationale valuta. Bron: Werk van de Rekenkamer uit diverse documenten van de Commissie. 1 4 1 2 9 8. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 8 9 / 3 7 C 389/38 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE ALGEMENE OPMERKINGEN Het verslag van de Rekenkamer heeft betrekking op het eerste jaar waarin de nieuwe procedure voor de goedkeuring van de rekeningen geldt (1). Het is onvermijdelijk dat zich in het eerste jaar van een belangrijke hervorming problemen voordoen. Sommige betaalorganen hadden veel tijd nodig om de veranderingen te bewerkstelli- gen die nodig waren om te voldoen aan de erkenningscriteria die zijn vastgesteld in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1663/95. Een gering aantal had de boeken niet voor de uiterste datum gereed. Sommige verklarende instanties slaagden er niet in de controles binnen de gestelde termijnen te verrichten of verrichtten controles waarvan de omvang of de reikwijdte ontoerei- kend waren. Gedurende een groot deel van dit eerste jaar heeft de Commissie met name nauwlettend toezicht gehouden op de erkenningsprocedures van de lidstaten. Daarbij werd erop toegezien dat in alle gevallen dezelfde criteria werden gehanteerd en dat de betaalorganen overeenkomstig artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 de nodige, vaak zeer belangrijke aanpassingen verrichtten binnen redelijke termijnen. Vanaf het einde van het eerste jaar heeft de Commissie zich meer gericht op het toezicht op de werkzaamheden van de verklarende instanties, om ervoor te zorgen dat al deze instanties in hun werk strenge professionele normen hanteerden, dat de controlewerkzaamheden overal hetzelfde inhielden, en dat de financiële gevolgen van de conclusies van de controleurs werden besproken. De vereiste controlewerkzaamheden moesten zijn voltooid voordat een voorstel tot goedkeuring van de rekeningen werd ingediend, wat tot gevolg had dat de rekeningen van veel betaalorganen pas drie maanden na de in de verordening vastgestelde tijdslimiet konden worden goedge- keurd. De grote inzet van alle betrokkenen in de lidstaten die met de nieuwe procedures te maken hadden en de inspanningen van de Commissie hebben in 1997 vruchten afgeworpen: vrijwel alle betaalorganen zijn volledig erkend, alle rekeningen en verslagen zijn tijdig ontvangen, en alle rekeningen zijn binnen de termijn goedgekeurd. Het is voor de Commissie een absolute prioriteit dat het succes van de hervorming in 1998 wordt geconsolideerd; zij verwacht dat dankzij de verbeterde controles een hogere mate van overeenstemming met de communautaire regelgeving kan worden bereikt, en dat het aantal onregelmatigheden zo sterk zal dalen als in het kader van het complexe GLB mogelijk is. SAMENVATTING Op grond van de hervormde procedure draagt ieder betaalorgaan de volledige verantwoordelijk- heid voor de betalingen die het uitvoert, en moet het erop toezien dat de aanvragen naar behoren zijn gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd. Indien een betaalorgaan om redenen die specifiek met een bepaalde lidstaat verband houden deze verantwoordelijkheid voor een bepaalde uitgavencategorie niet op zich kan nemen, moet de dienst die die verantwoorde- lijkheid wel aankan, worden aangewezen als betaalorgaan, en moet die dienst aan de erken- ningscriteria voldoen. Dankzij de hervorming zijn de controlestructuren in de verschillende lidstaten minder versnipperd en veel doorzichtiger geworden en zijn de bevoegdheden van de verschillende betrokken organen duidelijker afgebakend. Dit betekent niet dat het aantal betaalorganen niet nog verder kan worden beperkt: de Commissie zal de lidstaten dan ook aanbevelen het aantal betaalorganen zo laag mogelijk te houden. (1) Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad van 22 mei 1995 (PB L 125 van 8. 6. 1995) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad en Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie van 7 juli 1997 (PB L 158 van 8. 7. 1995). 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/39 De Commissie verlangt van de verklarende instanties dat zij in hun verslag over de controle van het volgende jaar ook ingaan op de corrigerende maatregelen die van de betaalorganen werden verlangd, en als er een verliesrisico voor het fonds blijft bestaan, zal zij in het kader van de rechtmatigheidsprocedure een passend besluit nemen. In de boekhoudcontrole over 1997 bleken vele tekortkomingen te zijn verholpen. De lidstaten hebben de wettelijke bepalingen in het kader van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen over 1997 veel beter in acht genomen, en de rekeningen van vrijwel alle betaalorganen zijn binnen de daarvoor geldende termijnen goedgekeurd. De door de Rekenka- mer bedoelde richtsnoeren zijn in september 1996 met de vertegenwoordigers van de verschil- lende lidstaten besproken; voor de accountants was dit vroeg genoeg om er gebruik van te kunnen maken. Door de uitgebreide controle op de erkenningsprocedures had de Commissie tot dat tijdstip geen aandacht kunnen besteden aan de verklaringsprocedure. Tekortkomingen bij de inachtneming van de erkenningscriteria zijn op zich geen reden voor de Commissie om de rekeningen van de betaalorganen niet goed te keuren. Voor ieder betaalor- gaan moeten termijnen worden vastgesteld waarbinnen corrigerende maatregelen moeten worden getroffen en waarbinnen bedragen die ten gevolge van tekortkomingen onverschuldigd zijn betaald, moeten worden teruggevorderd; eventuele financiële consequenties worden in een later besluit in het kader van de rechtmatigheidsprocedure op grond van artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 vastgesteld. De lidstaten verstrekken voortdurend nieuwe informatie, zodat de correctiebedragen in iedere fase van elke procedure moeten worden aangepast. De Commissie controleert nauwgezet of de van de betaalorganen gevraagde corrigerende maatregelen doeltreffend zijn, en gaat na of de bedragen die in verband met de tekortkomingen onverschuldigd zijn betaald, zijn teruggevorderd. Als er een verliesrisico voor het fonds blijft bestaan, zal de Commissie in het kader van de rechtmatigheidsprocedure een passend besluit nemen. Vele van de tekortkomingen blijken te zijn verholpen. 2. ERKENNING VAN DE BETAALORGANEN De structurele ontwikkeling van de betaalorganen 2. 1—2. 3. De Commissie betreurt het dat niet alle betaal- organen door de lidstaten waren erkend op 16 oktober 1995, de dag dat de hervorming in werking trad. Het weigeren van betaling aan betaalorganen die deze termijn hadden overschreden, zou echter niet het gewenste effect hebben gehad. De Commissie was van mening dat het belangrijker was dat de procedures voorafgaand aan de erkenning grondig werden herzien, ook al zou dat beteke- nen dat de formele goedkeuring later werd verleend dan strikt genomen was toegestaan. Voor de hervorming beperkte het werk van veel betaalor- ganen zich tot het centraliseren van boekhoudkundige gegevens die werden verstrekt door diensten of organen waarover de betaalorganen geen controle- of onderzoeks- bevoegdheden hadden (in het bijzonder die in Grieken- land, Spanje, Italië en het Verenigd Koninkrijk). De Kamer heeft zelf ook opmerkingen gemaakt over deze onbevredigende situatie (jaarverslag 1990). In de her- vormde procedure zijn de betaalorganen zelf volledig verantwoordelijk voor de betalingen die zij verrichten en moeten zij ervoor zorgen dat verzoeken om betaling voldoende worden gecontroleerd voordat zij worden toe- gewezen. Indien een betaalorgaan om redenen die speci- fiek met een bepaalde lidstaat verband houden deze verantwoordelijkheid voor een bepaalde uitgavencategorie niet op zich kan nemen, moet een dienst die dat wel kan, en die voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, worden aangewezen als betaalorgaan. In Duitsland en Spanje bijvoorbeeld verleent de grondwet autonome bevoegdhe- den aan de regionale overheden die door de nationale overheidsdiensten moeten worden gerespecteerd. Omdat de betaalorganen op nationaal niveau geen verantwoorde- lijkheid kunnen nemen voor vorderingen die door de regionale autoriteiten worden behandeld, moeten deze regio’s diensten aanwijzen die deze verantwoordelijkheid op zich nemen. Deze diensten moeten voldoen aan de erkenningscriteria en hun jaarrekeningen moeten worden goedgekeurd. Overeenkomstig de doelstelling om het aan- tal betaalorganen tot een minimum te beperken, wordt er bij de lidstaten op aangedrongen slechts e´e´n betaalorgaan per onafhankelijke regio aan te wijzen. Dankzij de hervorming zijn de controlestructuren in de verschillende lidstaten minder versnipperd en veel door- zichtiger geworden en zijn de bevoegdheden van de verschillende betrokken organen duidelijker afgebakend. Dit betekent niet dat het aantal betaalorganen niet nog verder kan worden beperkt: de Commissie zal de lidsta- ten dan ook aanbevelen het aantal betaalorganen zo laag mogelijk te houden. C 389/40 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 2. 4. Iedere lidstaat heeft zijn eigen structuren ontwik- keld voor de tenuitvoerlegging en controle van de EOGFL-Garantiemaatregelen. Voor zover mogelijk heeft de Commissie geprobeerd via deze structuren te werken, mits aan de doelstellingen die in de erkenningsrichtsnoe- ren zijn geformuleerd, wordt voldaan. 2. 5. De Commissie heeft weliswaar ingestemd met de erkenning van betaalorganen die betalingen via beheer- ders van gelden ter goede rekening verrichten, maar slechts op voorwaarde dat daarmee geringe bedragen zijn gemoeid en dat de centrale dienst bindende instructies kan geven, gedetailleerde centrale rekeningen bijhoudt en toezicht kan houden op de uitvoering, zowel via techni- sche diensten als via interne controles. lijke afdelingen werden opgericht voor interne controles en de verklaring over de rekeningen. In dit soort gevallen heeft de Commissie de lidstaten altijd om extra garanties gevraagd inzake de onafhankelijkheid van de diensten die als verklarende instantie optraden. Tot nu toe zijn er geen aanwijzingen dat in dergelijke gevallen de verklarende instantie geen objectief beeld schetst van de rekeningen en het functioneren van het betaalorgaan. De Commissie heeft de werkzaamheden van deze verklarende instanties altijd nauwlettend gevolgd en als er aanwijzingen zijn dat bepaalde verklarende instanties hun taak niet naar beho- ren vervullen (bijvoorbeeld door in hun verslagen aan de Commissie problemen te verzwijgen), zal zij erop aan- dringen de controleurs te vervangen. Tot nu toe zijn er, ondanks een groot aantal controlebezoeken, geen aanwij- zingen in die richting. Belangrijke erkenningscriteria en tekortkomingen betref- fende de erkenning De richtlijnen van de Commissie 2. 6—2. 11. De Commissie zal de gegevens in tabel 3 zorgvuldig bestuderen. Zoals uit sommige opmerkingen in die tabel blijkt, zijn in 1997 en 1998 aanzienlijke verbeteringen tot stand gebracht. De Commissie bena- drukt dat de goedkeuring van de rekeningen voor 1996 is gebaseerd op de door de onafhankelijke dienst of instan- tie afgegeven verklaring. Het feit dat niet aan alle erken- ningscriteria is voldaan, wil niet zeggen dat geen verkla- ring ter goedkeuring kan worden afgegeven. De Commissie heeft geconstateerd dat zich in 1996 bij een aantal betaalorganen nog tekortkomingen voordeden. In de gevallen dat belangrijke tekortkomingen werden geconstateerd heeft de Commissie de lidstaten schriftelijk verzocht waar nodig artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 toe te passen en de Commissie te laten weten welke corrigerende maatregelen en bijbehorende termijnen werden vastgesteld. Sommige maatregelen, zoals het opstellen van protocollen met andere organen wanneer taken worden gedelegeerd, het werven en oplei- den van extra personeel voor de interne controles en het ontwikkelen van nieuwe boekhoudsystemen, kunnen niet op zeer korte termijn worden afgerond. In die gevallen werd vaak een voorlopige erkenning verleend, waarna de Commissie erop is blijven toezien dat de betaalorganen de nodige vorderingen boekten en de termijnen in acht namen. De situatie was aanmerkelijk verbeterd bij de goedkeuring van de rekeningen voor 1997. 3. VERKLARINGEN OVER DE REKENINGEN De verklarende instanties 3. 2. De Commissie is het ermee eens dat de verklarende instantie in beginsel volledig onafhankelijk moet zijn van het betaalorgaan. De Commissie vond dat voor kleine betaalorganen de administratieve belasting beperkt moest blijven en vond het niet altijd noodzakelijk dat afzonder- 3. 3. Verordening (EG) nr. 1663/95 vormt samen met de bijlagen daarbij het kader voor de controle van de rekeningen van het EOGFL. Tijdens de vele bezoeken van de diensten van de Commissie in verband met de erken- ningsprocedures werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om met de door de lidstaten aangewezen verkla- rende instanties over de controles te praten. Op basis van de ervaringen tijdens deze bezoeken achtte de Commissie het nuttig de verklarende instanties nadere informatie te verstrekken over wat er van hen werd verwacht. Dat gold met name voor kleinere en nieuwe betaalorganen, die nog niet door de Commissie waren gecontroleerd. Daarom werd een bijeenkomst van deskundigen van de verklarende instanties gehouden op 9 september 1996, voordat de controlewerkzaamheden in verband met de verklaring over de rekeningen waren afgerond. Bij deze gelegenheid werden de door de Kamer bedoelde gedetailleerde richtlijnen aan de vertegenwoordi- gers van de verklarende instanties verstrekt en met hen besproken. De Commissie onderzoekt voortdurend hoe het proces betreffende de verklaringen over de rekeningen kan worden verbeterd. Problemen en vertragingen bij de ontvangst van de ver- klaringen over de rekeningen 3. 4. De Commissie wilde over betrouwbare rekeningen beschikken en zeker weten dat afdoende controlewerk- zaamheden waren verricht, voordat zij de rekeningen goedkeurde, ook al zou dat betekenen dat de goedkeu- ringsbeschikking voor een aantal betaalorganen zou wor- den vertraagd. De termijnen voor de goedkeuring van de rekeningen voor 1997 werden wel nageleefd, en er was slechts e´e´n beschikking nodig (van 29 april 1998) om de rekeningen van alle betaalorganen goed te keuren. 3. 5—3. 17. De Commissie wijst er nadrukkelijk op dat de rekeningen van de betaalorganen in alle gevallen pas werden goedgekeurd nadat zij, waar nodig via extra 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/41 controlebezoeken, over voldoende bewijs beschikte dat deze rekeningen materieel waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig waren. De Commissie heeft het bedrag dat in paragraaf 3. 13 over Italië wordt genoemd, na controle opgenomen in de negatieve uitgaven die door het ministe- rie van landbouw werden gedeclareerd en vindt dit een redelijke oplossing. In 1997 werden deze uitgaven niet meer gedeclareerd door het ministerie maar door een naar behoren geregistreerd betaalorgaan. 3. 18—3. 19. De lidstaten zijn nog niet wettelijk verplicht het in paragraaf 3. 19 bedoelde overzicht in te dienen. De Commissie is voornemens om na een proefperiode wetge- ving te ontwikkelen om de vermelding van verschuldigde bedragen verplicht te stellen, zodat zij kan beschikken over cijfers over bedragen die aan de Gemeenschap zijn verschuldigd. De situatie met betrekking tot de boeking en inning van verschuldigde bedragen is bij veel betaalorganen nog onbevredigend. De Commissie heeft hierover nog een richtlijn opgesteld en bespreekt intern de mogelijkheden om correcties toe te passen op reeds lang uitstaande verschuldigde bedragen. Bij de controlebezoeken in 1998 wordt aan dit onderwerp veel aandacht besteed. 4. DE BESCHIKKINGEN TER GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN 1996 De eerste goedkeuringsbeschikking van de Commissie 4. 1—4. 2. Van de vertraging die zich voor 1996 voor- deed was bij de goedkeuring van de rekeningen voor 1997 geen sprake meer. Toen werden de rekeningen van praktisch alle betaalorganen binnen de in de verordening gestelde termijn goedgekeurd. De tweede goedkeuringsbeschikking van de Commissie 4. 3. Alleen voor uitgaven die duidelijk in strijd met de regels zijn verricht kan volgens de bepalingen betreffende de begrotingsdiscipline financiering worden geweigerd. De Commissie heeft de gevallen waarnaar de Kamer verwijst nader onderzocht, of zal dat binnenkort doen, en zal waar nodig financiële correcties voorstellen in het kader van de procedure die is beschreven in artikel 5, lid 2, onder c) van Verordening (EEG) nr. 729/70. 4. 4. De termijn van 24 maanden voor het toepassen van correcties in gevallen dat uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften zijn gedaan, geldt vanaf de datum van de schriftelijke mededeling van de resultaten door de Com- missie. Voor alle gevallen zijn schriftelijke mededelingen aan de lidstaten gezonden. Deze worden gevolgd door bilaterale besprekingen en daarna, zo nodig, door een rapport van het bemiddelingsorgaan. Deze procedure, die ervoor moet zorgen dat de door de Commissie voorge- stelde correcties eerlijk en billijk zijn en dat de lidstaten voldoende gelegenheid krijgen om te antwoorden, vergt veel tijd. Wijziging van de gedeclareerde bedragen 4. 5–4. 6. De Commissie erkent dat zich problemen heb- ben voorgedaan in het eerste jaar, toen de nieuwe en de oude procedures elkaar overlapten. Deze situatie is en wordt verbeterd. Daarnaast is het zo dat de lidstaten voortdurend met nieuwe informatie komen, waardoor de correctiebedragen in ieder fase van elke procedure moeten worden aangepast. Aanpassingen in de jaarlijkse declaraties 4. 7. a) De Commissie was, ook na een controlebezoek, ontevreden over een aantal bewijsstukken. Daarom werd een groter bedrag van de declaratie afgetrokken. 4. 7. b) Het bedrag dat aan de Spaanse declaratie werd toegevoegd was onderdeel van het door het verklarende orgaan goedgekeurde bedrag en werd daarom door de Commissie aanvaard. 4. 7. e) De Commissie heeft de vele aanpassingen in de rekeningen van de betaalorganen van het Verenigd Koninkrijk zorgvuldig onderzocht, en uitgaven die niet naar behoren konden worden gestaafd, geweigerd. Door de bevoegde financiële afdeling aangebrachte finan- ciële correcties 4. 8. De wettelijke voorschriften met betrekking tot de begrotingsdiscipline hebben tot gevolg dat de verminde- ring als gevolg van te late betalingen in september en de eerste helft van oktober niet op tijd kunnen worden vastgesteld om in hetzelfde begrotingsjaar te worden geboekt. 4. 11. Overeenkomstig de boekhoudkundige praktijk kunnen de betaalorganen volgens de erkenningscriteria een uitgave maximaal vijf dagen voordat zij daadwerke- lijk wordt verricht, boeken. Als deze vijf dagen aan het einde van de maand vallen kan dat tot gevolg hebben dat de referentiemaand voor het berekenen van de correcties voor te late betalingen, verandert. Het Verenigd Konink- rijk mag deze termijn niet overschrijden. 4. 12—4. 13. De correcties uit hoofde van artikel 7, lid 6, van Verordening (EG) nr. 296/96 hebben betrekking op de rekeningen voor openbare opslag, die als dertiende declaratie overeenkomstig artikel 5, lid 2, van de genoemde verordening op 20 december bij de Commissie zijn ingediend en die voor het gehele begrotingsjaar worden opgesteld. C 389/42 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 14. 12. 98 Volgens artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1663/95 moet de Commissie correcties op de rekeningen, zoals die welke de Kamer bedoelt, aan de betrokken lidstaten mededelen vóór 31 maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar, en vóór 30 april een beschikking tot goedkeuring geven. De mededelingen betreffende de uit- gaven voor 1996 waren te laat, maar in de goedkeuring- sprocedure voor 1997 werden alle termijnen in acht genomen. Deze correcties kunnen zowel betrekking hebben op boekhoudkundige aspecten als op onregelmatigheden die in de loop van het begrotingsjaar of bij de controle van de dertiende declaratie zijn ontdekt en die de lidstaten hebben verwerkt of niet konden verwerken in de aangifte voor de goedkeuring van de rekeningen. In het geval dat deze correcties niet zijn verwerkt in de aangifte van de lidstaat, worden zij bevestigd bij de goedkeuring van de rekeningen, als die plaatsvindt na de beschikking in het kader van Verordening (EG) nr. 296/ 96. Dat was het geval voor Griekenland, Frankrijk en Portugal. Indien de lidstaat echter de correcties niet heeft verwerkt maar er al wel een goedkeuringsbeschikking is gegeven, worden de financiële gevolgen verrekend in de rekeningen betreffende hetzelfde begrotingsjaar, maar dan via het begrotingsonderdeel dat daarop betrekking heeft in plaats van via het begrotingsonderdeel betreffende de goedkeu- ring. Dit is het geval voor Denemarken (cf. 4. 13). De voorschotten werden in augustus 1997 in mindering gebracht, en deze correctie zal worden bevestigd in het kader van de rechtmatigheidsprocedure. 4. 14. De Commissie zal deze zaak onderzoeken in het kader van de rechtmatigheidcontrole. 4. 15. Alle boekingen werden zorgvuldig onderzocht in de beperkte tijd die beschikbaar was (zie antwoord op paragraaf 4. 3) en als er duidelijke aanwijzingen waren dat de uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften waren verricht, werden correcties verricht of zal dat nog gebeuren. Indien er sprake was van een onjuiste beoorde- ling door verklarende instanties of als er meer bewijsstuk- ken nodig waren, werd geen correctie verricht in deze goedkeuringsbeschikking, maar dat laat latere besluiten betreffende de rechtmatigheid onverlet. lidstaten verstrekken voortdurend nieuwe 4. 16. De informatie, waardoor de correctiebedragen in iedere fase van elke procedure worden gewijzigd. De vermindering van de correcties op de maandelijkse voorschotten en de jaarlijkse beschikking gold voornamelijk voor Denemar- ken en Italië. Voor een antwoord betreffende Denemar- ken, zie paragraaf 4. 13. De verklaring voor het Italiaanse geval is te vinden in paragraaf 4. 10 van de Kamer (een terugbetaling van 33,5 miljoen ecu) en in de vele wijzigin- gen die moesten worden aangebracht in de Italiaanse uitgavenaangiften voor openbare opslag. 5. CONCLUSIE 5. 1. Alle in 1996 geconstateerde ernstige tekortkomin- gen met betrekking tot onverschuldigde betalingen zijn grondig geanalyseerd, en er is nauwlettend toezicht gehouden op het gevolg dat daaraan werd gegeven. Bij de goedkeuring van de rekeningen voor 1997 werden aan- zienlijke verbeteringen geconstateerd. 5. 2. Zoals in het antwoord op paragraaf 4. 4 uiteen werd gezet, vergt de procedure voor het toepassen van correc- tiemaatregelen, omdat bepaalde uitgaven niet overeen- komstig de voorschriften zijn gedaan, veel tijd omdat de lidstaten recht hebben om te antwoorden en het bemid- delingsorgaan in te schakelen. Naar verwachting zullen de correcties betreffende 1996 in totaal ongeveer evenveel bedragen als in voorgaande jaren. Als de hervorming van de goedkeuringsprocedure een succes wordt, zullen de correcties in de komende jaren waarschijnlijk dalen, omdat de lidstaten bij hun uitgaven steeds meer de voorschriften van de Gemeenschap in acht nemen. 5. 3—5. 4. Voor 1996 waren twee goedkeuringsbeschik- kingen nodig. In verband met de radicale hervorming van de goedkeuringsprocedure, vanwege het feit dat voor het eerst verklaringen over de rekeningen moesten worden afgegeven en op grond van de resultaten van de analyse van de verklaringen en de rekeningen moest een aantal betaalorganen worden verzocht extra controles te verrich- ten. Omdat goedkeuring van de rekeningen alleen kan worden voorgesteld als er afdoende bewijs is dat ze correct zijn, moest tijd worden uitgetrokken om alle gegevens zorgvuldig te bestuderen voordat er conclusies werden getrokken. De Commissie wijst erop dat de goedkeuringsbeschikking voor het financiële jaar 1997 werd gegeven op 29 april 1998 en betrekking had op de uitgaven van bijna alle betaalorganen. Momenteel wordt gewerkt aan een veror- dening die het mogelijk maakt sancties toe te passen wanneer documenten die nodig zijn voor de goedkeuring van de rekeningen, onvolledig zijn of te laat worden ingediend. 5. 5. De Commissie is van mening dat bij de beschikkin- gen correct is gehandeld op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar waren, en verwijst naar de antwoorden op de desbetreffende paragrafen. 5. 6. De Commissie wijst er nadrukkelijk op dat de verklarende instanties in hun controleverslag van het volgende jaar moeten ingaan op de van de betaalorganen verlangde corrigerende maatregelen, en als er een verlies- risico voor het fonds blijft bestaan zal zij in het kader van de rechtmatigheidsprocedure een passend besluit nemen. 14. 12. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 389/43 5. 7. Bij de door de Kamer bedoelde documenten gaat het om de richtlijnen voor de verklarende instanties en de erkenningsautoriteiten die in september 1996 werden besproken met vertegenwoordigers daarvan; voor de accountants was dit vroeg genoeg om er gebruik van te kunnen maken. Door de uitgebreide controle op de erkenningsprocedures had de Commissie tot dat tijdstip geen aandacht kunnen besteden aan de verklaringsproce- dure. 5. 8. De Commissie accepteert alleen dat hetzelfde orgaan interne controles verricht en een verklaring over de rekeningen van een betaalorgaan afgeeft als wordt voldaan aan de voorwaarde dat de controles in verband met de verklaring over de rekeningen op professionele en onafhankelijke wijze worden uitgevoerd, dat deze contro- les uitvoerig genoeg zijn en dat de verslaglegging daarover volledig is. De Commissie heeft de werkzaamheden van deze verklarende instanties altijd nauwlettend gevolgd en als er aanwijzingen zijn dat bepaalde verklarende organen hun taak niet naar behoren vervullen (bijvoorbeeld door in hun verslagen aan de Commissie problemen te verzwij- gen), zal zij erop aandringen de controleurs te vervangen. Tot nu toe zijn er, ondanks een groot aantal controlebe- zoeken, geen aanwijzingen in die richting. 5. 9. Waar nodig zullen financiële correcties worden voorgesteld overeenkomstig de in artikel 5, lid 2, onder c) van Verordening (EEG) nr. 729/70 bedoelde procedure. De termijn van 24 maanden voor het toepassen van correcties in gevallen dat uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften zijn gedaan, geldt vanaf de datum van de schriftelijke mededeling van de resultaten door de Com- missie. Voor alle gevallen zijn schriftelijke mededelingen aan de lidstaten gezonden. Deze worden gevolgd door bilaterale besprekingen en daarna, zo nodig, door een rapport van het bemiddelingsorgaan. Deze procedure, die ervoor moet zorgen dat de door de Commissie voorge- stelde correcties eerlijk en billijk zijn, en dat de lidstaten voldoende gelegenheid krijgen om te antwoorden, vergt veel tijd. 5. 10. Op grond van de hervormde procedure draagt ieder betaalorgaan de volledige verantwoordelijkheid voor de betalingen die het uitvoert, en moet het erop toezien dat de aanvragen naar behoren zijn gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd. Indien een betaalorgaan om redenen die specifiek met een bepaalde lidstaat ver- band houden, deze verantwoordelijkheid voor een bepaalde uitgavencategorie niet op zich kan nemen, moet de dienst die die verantwoordelijkheid wel aankan wor- den aangewezen als betaalorgaan, en moet die dienst aan de erkenningscriteria voldoen. Dankzij de hervorming zijn de controlestructuren in de verschillende lidstaten minder versnipperd en veel doorzichtiger geworden en zijn de bevoegdheden van de verschillende betrokken organen duidelijker afgebakend. Dit betekent niet dat het aantal betaalorganen niet nog verder kan worden beperkt: de Commissie zal de lidstaten dan ook aanbevelen het aantal betaalorganen zo laag mogelijk te houden. 5. 11. De wettelijke voorschriften met betrekking tot de begrotingsdiscipline hebben tot gevolg dat de verminde- ringen als gevolg van te late betalingen in september en de eerste helft van oktober niet op tijd kunnen worden vastgesteld om in hetzelfde begrotingsjaar te kunnen worden geboekt