Teymið sem sér um mannauðsrannsóknir og ráðgjöf hjá Gallup. Frá vinstri: Auðunn Gunnar, Íris Björg, Sóley, Arna og Tómas. Fréttablaðið/Ernir
Margt spilar inn í þegar kemur að því að rækta mannauð fyrirtækis. Eitt það mikilvægasta er helgun starfsfólks. Helgun tengist afkomu fyrirtækja, líðan starfsfólks, fjarvistum, tryggð og fleiri atriðum sem áhrif hafa á rekstur fyrirtækja.
Gallup býr yfir áratuga reynslu og þekkingu af vinnustaðagreiningum sem fyrirtækið hefur lagt fyrir í meira en þrjátíu ár erlendis og í meira en tuttugu ár á Íslandi. "Út frá hundruðum spurninga var þróað mælitæki sem byggir á tólf grunnþörfum sem þarf að mæta til að skapa heilbrigt starfsumhverfi sem styður fólk í að ná framúrskarandi frammistöðu. Gallup skoðar reglulega þessi tengsl helgunar og rekstrarlegra þátta. Síðast var gerð slík greining árið 2020. Þar voru skoðaðar þrjár milljónir svara í 112 þúsund starfseiningum. Þetta er því ansi stór gagnabanki sem við erum að vinna með," segir Auðunn Gunnar Eiríksson hjá Gallup.
12 lykilþættir
"Það er gríðarlega mikilvægt að vera með mælikvarða sem tengjast bæði líðan starfsfólks og rekstrarlegum þáttum. Til að skapa helgun þarf fyrirtækið að veita þörfum starfsfólks athygli og skoða hvernig það getur mætt þeim. Allt byrjar þetta því með mælingu á þessum grunnþörfum. Mælitækið snýr að tólf lykilþörfum sem stjórnendur þurfa að mæta til að skapa helgun. Helgun verður þegar starfsfólki finnst að þörfum sínum sé mætt."
Allt byrjar þetta með því að skapa góðan grunn.
Tvær af þessum tólf spurningum snúa að grunnþörfum sem vinnustaðir þurfa að mæta til að hægt sé að skapa umhverfi helgunar. "Í fyrsta lagi þarf starfsfólk að vita nákvæmlega til hvers er ætlast af því. Í öðru lagi þarf starfsfólk að hafa þau tæki og gögn til þess að mæta þeim væntingum sem til þess eru gerðar. Bara með því að tryggja þetta tvennt er stjórnandi að gera starfsfólki kleift að ná árangri í starfinu og koma í veg fyrir streitu og óánægju."
Auðunn Gunnar segir það lykilatriði fyrir stjórnendur að skapa umhverfi á vinnustaðnum sem hvetur til helgunar starfsmanna. Fréttablaðið/Ernir
Helgunarlíkanið (Q12) einfaldar ákvarðanatöku
"Líkaninu er stillt svolítið upp eins og fjallgöngu. Sé grunnþörfum mætt, getum við haldið áfram ferðinni. Líkt og í fjallgöngu þarf að byrja í grunnbúðunum. Enginn fer á topp Everest án þess að dvelja þar í drykklanga stund. En til að komast á toppinn þarf að mæta þörfum sem snúast um vöxt og framfarir."
En hvað nákvæmlega er helgun? "Helgun starfsfólks er viðbrögð við því að það fái þörfum sínum mætt. Í því felst að virða að við erum öll ólík en við eigum það öll sameiginlegt að við þurfum að fá viðurkenningu. Helgað starfsfólk er áhugasamt og virkt, því líður vel og það hefur að öllu jöfnu meiri orku en þeir sem ekki eru helgaðir, því – eins og áður sagði – þörfum þess hefur verið mætt. Vinnan gefur helguðu starfsfólki orku, en tekur hana ekki, og verður þá helgun verndandi þáttur hvað varðar kulnun."
Þar kemur í ljós að í starfseiningum sem eru í topp 25 prósentunum eru fjarvistir og veikindi hvorki meira né minna en 81% færri.
81% minni fjarvistir
Þessu til stuðnings gerir Gallup á tveggja ára fresti yfirlitsrannsókn á gögnum í sínum gagnabanka, sem þau hafa byggt upp á undanförnum árum frá innlendum og erlendum fyrirtækjum og starfsfólki. Þar kemur ýmislegt bitastætt í ljós sem ætti að sannfæra flesta um að huga að helgun þegar kemur að mannauði fyrirtækja.
"Í rannsókninni eru starfseiningar í efsta fjórðungi helgunar (hæstu 25%) bornar saman við starfseiningar í neðsta fjórðungnum (lægstu 25%). Þar kemur í ljós að í starfseiningum sem eru í topp 25 prósentunum eru fjarvistir og veikindi hvorki meira né minna en 81% færri. Þetta eitt og sér ætti að vera næg rök fyrir því að leggja áherslu á að efla helgun. Margt fleira er hægt að tína til, þar á meðal að helgun skilar sér í meiri hagnaði, aukinni framlegð og sölu og færri gæða- og öryggisfrávikum."
Meira en mæling
Hver eru þá næstu skref? Hvernig eiga vinnustaðir að styðja við helgun starfsfólks? "Gallup Access er ný veflausn frá Gallup en hún snýst ekki bara um að mæla, heldur hvernig á að vinna með niðurstöður. Stjórnendur fá hugmyndir, ráðgjöf, tillögur og leiðbeiningar um hvernig þeir geta stuðlað að helgun starfsfólks.
Auk þess eru í Gallup Access 370 tilbúnar og prófaðar spurningar á 40 tungumálum í 50 þemum. Þar er hægt að finna eitthvað fyrir alla. Einnig er hægt að setja saman eigin spurningalista, til dæmis ef fyrirtæki hefur verið með heilsuátak á vinnustaðnum eða annað slíkt. Samanburður við aðra, helst í sömu atvinnugrein, er nauðsynlegur og í Gallup Access er fáanlegur samanburður við bæði íslenskan og erlendan gagnabanka sem hjálpar mikið við greiningu á niðurstöðum.
Stærsta áskorunin í dag er að vinna með niðurstöður hratt og skipulega. Það er orðið ódýrt að mæla og á færi flestra. Stóra spurningin er hvað skuli gera með niðurstöðurnar. Gallup Access hjálpar þér að taka skrefin í átt að betra starfsumhverfi. Við hjá Gallup erum svo boðin og búin að aðstoða stjórnendur við að taka næstu skref. Við erum sérfræðingar í að vinna með þessar niðurstöður og sjá hvað skiptir máli og aðstoða vinnustaðinn við að innleiða þær lausnir."
Með Gallup Access er hægt að gera fleiri og minni kannanir á ári sem eru þá fókuseraðar á það sem þarf að kanna hverju sinni.
Kostir Gallup Access
Kostirnir við Gallup Access eru ótvíræðir þegar lausnin er borin saman við það sem hefur verið í boði hingað til. "Segjum sem svo að mannauðsstjóri taki eftir auknu álagi og streitu á vinnustað og vilji grípa inn í. Sjálfur veit ég, af reynslu minni sem mannauðsstjóri, að framkvæmdastjórn er oft treg til að taka mark á tilfinningu mannauðsstjóra og gera nauðsynlegar og oft kostnaðarsamar breytingar ef engin gögn liggja fyrir. Með Gallup Access er engin bið eftir niðurstöðum og mannauðsstjóri er kominn með gögn í hendurnar til þess að leggja á borð fyrir framkvæmdastjórn sem er þá mun líklegri til að gera eitthvað í málinu.
Svo er dýrt að fá þriðja aðila til að leggja fyrir vinnustaðakannanir sem hvetur fyrirtæki til að gera það eins sjaldan og hægt er. Fyrir vikið verða kannanirnar lengri en þörf krefur og tímafrekari. Með Gallup Access er hægt að gera fleiri og minni kannanir á ári sem eru þá fókuseraðar á það sem þarf að kanna hverju sinni, eins og streitu, breytingar, stefnu, fjarvinnu eða þjónustustefnu. Spurningar um allt þetta eru þegar tilbúnar í Gallup Access, auk aðgangs að fræðsluefni og bestu starfshætti."
Q12 og Gallup Access teymið
Auðunn Gunnar Eiríksson er með BA í sálfræði og er vottaður styrkleikaþjálfari. Hann hefur unnið við mannauðsmál frá árinu 2005, bæði sem ráðgjafi og mannauðsstjóri, nú síðast sem mannauðsstjóri hjá BYKO, áður en hann hóf störf hjá Gallup. Ásamt Auðuni eru fjórir aðrir sérfræðingar hjá Mannauðsrannsóknum og ráðgjöf Gallup.
Tómas Bjarnason er sviðsstjóri mannauðsrannsókna og ráðgjafar. Hann er með doktorsgráðu frá háskólanum í Gautaborg og áratuga reynslu af hagnýtum rannsóknum. Frá 2000 hefur hann sinnt rannsóknum og ráðgjöf á sviði stjórnunar og starfsumhverfis með áherslu á helgun, hollustu og tryggð starfsfólks. Tómas hefur unnið rannsóknir fyrir ýmsar stofnanir og flest stærstu fyrirtæki landsins.
Arna Frímannsdóttir er með MSc í sálfræði með áherslu á tölfræði, hún hefur unnið hjá Gallup frá árinu 2015, að mestu við greiningu gagna úr vinnustaðarannsóknum. Arna hefur einnig unnið við kennslu og úrvinnslu gagna frá árinu 2006.
Sóley Kristjánsdóttir er með BA í sálfræði, master í mannauðsstjórnun og diplóma í jákvæðri sálfræði. Einnig er hún vottaður stjórnenda- og styrkleikaþjálfari. Hún hefur starfað sem stjórnandi, mannauðsstjóri og þjálfari frá 2006. Sérsvið Sóleyjar er styrkleika- og stjórnendaþjálfun.
Íris Björg Birgisdóttir er með BSc í sálfræði, diplóma í mannauðsstjórnun og master í forystu og stjórnun með áherslu á mannauðsstjórnun. Hún hefur unnið við stjórnun og ráðgjöf en einnig greiningu, sölu og þjónustu á sviði mannauðs- og markaðsmála.
Stjórnandinn er í lykilhlutverki
Gallup býður upp á ýmsa ráðgjöf, námskeið og vinnustofur sem eru hannaðar til að hjálpa mannauðsteymum og stjórnendum að stuðla að þessu töfraumhverfi sem fær starfsfólk til að helga sig starfinu. "Meginvinna okkar felst í að þjálfa stjórnendur í að aðstoða starfsfólk sitt til þess að blómstra í starfi. Við sjáum oft að stjórnendur fá ekki tíma til þess að sinna þessu lykilhlutverki sínu og fá í mörgum tilfellum ekki þjálfun í því að vera stjórnendur. Stjórnendur hafa gríðarleg áhrif á starfsfólkið sitt. Ef fólk hættir í starfi, þá er það oftast tengt stjórnun.
Ég vitna í Herdísi Pálu Pálsdóttur, sem fjallaði um þetta málefni í fjölmiðlum í vikunni: Helsta áskorun fyrirtækja og stjórnenda í dag er að halda í gott starfsfólk. Það ætti ekki að vera vandamál ef þú skapar umhverfi þar sem starfsfólk þitt getur þróast í starfi. Gott starfsfólk vex ekki á trjám."