এছাড়াও, তিনি লাইব্রেরির আইটেমগুলির কার কোনটিতে অ্যাক্সেস আছে এবং কখন এবং প্রতিটি লাইব্রেরির আইটেমের অবস্থা কী তার রেকর্ডগুলি রক্ষণাবেক্ষণের জন্য দায়ী থাকেন; যেমন এটির বিকাশ হচ্ছে কি না , বা পরীক্ষার অধীনে বা এটি মুক্তি পেয়েছে কিনা।
மேலும் அவர்கள் தரவுகளை முறையாக கையாளுவதற்கும் அதாவது மேலும் யாரெல்லாம் எந்த நூலக பொருட்களை எப்போது உபயோகிக்க முடியும் மற்றும் ஒவ்வொரு நூலக பொருட்களின் நிலை என்ன என்பதற்கும் பொறுப்பாகும். அதாவது எந்த பொருட்கள் உருவாக்கத்தில் உள்ளன, எந்த பொருட்கள் எல்லாம் சோதனையில் உள்ளன அல்லது வெளியிடப்பட்டுவிட்டன என்பன பற்றி முறையான தகவல்களை கையாள வேண்டும்.