

|Hazırlayan Ramazan ÇELİK|
|DSpace@MEF Rehberi|


İçindekiler:|
Giriş
DSpace@MEF Nedir?
DSpace@MEF'in Amacı Nedir?
DSpace@MEF Ne İşe Yarar?
DSpace@MEF'in Yararları Nelerdir?
DSpace@MEF'in İlkeleri Nelerdir?
Üstveri ve DSpace Yazılımı
Telif Hakları
DSpace@MEF'de İş Akışı
DSpace@MEF'e Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu?
DSpace@MEF Nasıl Kullanılır?
DSpace@MEF'e Nasıl Üye Olunur?
DSpace@MEF'e Kimler Gönderi/Kayıt Girebilir?
DSpace@MEF'e Neler Kaydedilir?
DSpace@MEF'e Nasıl Gönderi/Kayıt Yapılır?
Sonuç
MEF Üniversitesi için bir Akademik/Kurumsal Arşiv Sistemi oluşturma ve erişime sunma girişimi 2015 yılı Aralık ayında başladı ve bu görevi Kütüphane Direktörlüğü üstlendi.
Açık erişim sistemleri, bilginin daha hızlı ve daha çok kişiye kolayca ulaştırılmasını, yeni çalışmalar için kaynaklara kolay erişim ayrıcalığının sağlanması, daha önce aynı konuda neler yapıldığının kolayca belirlenmesi, yayınlara daha çok atıf yapılmasının sağlamasının yanında, araştırmacıların ve kurumlarının saygınlıklarının artmasını sağlar. Açık erişim sistemleri kurumun entelektüel mirasını toplama, uzun dönem saklama işlevini yerine getirir ve geniş kitlelerin erişimine imkan sağlayacak biçimde yapılandırılır. Açık erişim sistemlerinde birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri setleri, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.
DSpace@MEF, MEF Üniversitesi'nin Akademik/Kurumsal Arşiv Sistemi'dir. Açık erişim sistemleri, bağlı oldukları kurumun entelektüel birikimini uygun ortamlarda bir araya toplayan, saklayan, koruyan ve erişimini sağlayan hizmetler bütünüdür.
DSpace@MEF, MEF Üniversitesi'nin entelektüel birikimini bir araya toplayarak bir açık erişim sistemi oluşturmayı ve uluslararası standartlarda erişime sunmayı amaçlamaktadır. Diğer bir ifadeyle DSpace@MEF'in amacı, bilginin yayılmasını kısıtlayan sorunların giderilmesi, bilgi teknolojisinin imkanlarından yararlanarak yeni bir sistem oluşturulması, MEF Üniversitesi'nin ve çalışanlarının daha iyi tanınmasının sağlanması ve dolayısıyla saygınlığının artırılmasıdır.
DSpace@MEF, MEF Üniversite'sinin entelektüel mirasını toplama, saklama ve geniş kitlelerce kullanıma sunma fonksiyonlarını yerine getirir. Bu çerçevede DSpace@MEF'de birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.
DSpace@MEF'in yararları iki başlık altında toplanabilir:
1) Kurumsal Yararları: Üniversitede yürütülen her türlü akademik faaliyetin bilimsel, toplumsal ve ekonomik ilişkisini ortaya koyarak Üniversitenin değerini arttıran bir uygulamadır. Diğer yararları ise şöyle sıralanabilir:
2) Bireysel Yararları: Son yıllarda yapılan araştırmalar, tüm bilim dallarında, erişilebilir bilgi kaynaklarının, geleneksek yollarla sağlanacak faydalarla karşılaştırıldığında 2-3 kat daha etkili sonuçları olduğunu göstermektedir. Dolayısıyla DSpace@MEF'in bireysel yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Açık erişim sistemlerinin içeriklerinin belirlenmesi için genel olarak iki yönlü bir ilke izlenir. Bu çerçevede DSpace@MEF'in ilkelerini şu şekilde ifade edebiliriz:
1) Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Üniversitenin sahip olduğu ve/veya bünyesinde üretilmiş bilgi kaynaklarının sayısallaştırılarak arşivlenmesidir. Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:
2) Bireysel arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Öğretim elemanlarının veya diğer personelin bilimsel dergilerde ya da kongre, konferans gibi farklı ortamlarda yayınladıkları çalışmalarının birer kopyalarının DSpace@MEF'te arşivlenmesi ve açık erişime sunulması ile oluşan içeriktir. Kurumsal arşivlerde öncelik, belirli bir kalite denetiminden geçmiş hakemli dergilerde ve konferans kitaplarında yayınlanmamış ve yayınlanmak için kabul almış yayınlara verilir. Bu tür yayınların, kabul edildikten hemen sonra açık erişim sistemine konulmaları, diğer araştırmacılar tarafından okunarak atıf almaları açısından büyük önem taşımaktadır; çünkü birçok bilim dalında makalelerin dergilerde yayınlanması uzun zaman alabilmektedir. Kişisel arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:
Üst veri, sayısal bilgilerin ve bilgi kaynaklarının derlenmesi, kimliklendirilmesi, kullanımı ve yönetimi ile ilgili yapılandırılmış bilgidir. Açık Arşivler Girişimi (OAI / Open Archives Initiative) ile uyumlu veri sağlayıcıları kendi üst verilerini en azından Dublin Core biçiminde sağlamak durumundadır. Dublin Core biçimi en çok kullanılan üst veri standartlarından biridir. Bir doküman tanımlama standardı olarak oluşturulmuştur ve elektronik kaynakların bulunmasını sağlamak için 15 üst veri öğesinden oluşan bir kümedir. Böylece herhangi bir OAI uyumlu veri sağlayıcı ve servis sağlayıcı arasında üst veri iletişimi ve etkili veri değişimi sağlanabilir. Bu anlamda, karakter kodlamalarının uluslararası veri paylaşımında geçerliliğinin olması için yazılımın, UNICODE (ASCII), Z39.50 gibi standartlar tarafından desteklenmesi gerekir. Sağlanacak yazılımın aşağıdaki koşulları da yerine getirmesi gerekir:
Açık erişim sistemlerinin temelini oluşturan kurumsal arşiv sistemleri için kullanılan yazılımlar, ücretsiz olan açık kaynak koldu yazılımlar ve çeşitli firmalar tarafından üretilen ücretli paket programlardan oluşmaktadır. DSpace@MEF için MIT Üniversitesi'nin geliştirmiş olduğu ve Dünyada 3200'den fazla kurum tarafından kullanılmakta olan DSpace adlı açık kaynak kodlu yazılım tercih edilmiş ve Ubuntu işletim sistemi üzerine kurulmuştur. DSpace@MEF şu halde http://openaccess.mef.edu.tr adresinde yayın yapmaktadır. DSpace kurumsal arşiv yazılımının bazı özellikleri aşağıda verilmiştir:
MEF Üniversitesi adresli tüm yayınların "MEF Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv Sistemi" hükümleri gereğince DSpace@MEF'te arşivlenmesi zorunludur. Arşivlenen yayınların DSpace@MEF üzerinden açık erişime sunulabilmesi için yazarın veya MEF Üniversitesi'nin, yayının telif hakkına sahip olması gerekir. DSpace@MEF'te arşivlendiği halde telif hakkı üçüncü kişi veya kurumlarda olan yayınların tam metinleri açık erişime kapalı tutulur. Ancak araştırmacıların sistem üzerinden yayının yazarına istek göndermesi sağlanır.
Yazarın ön baskı çalışmasını arşivlemek için izin isteme gereksinimi yoktur; çünkü telif hakkı sahibi kendisidir. Yazar, daha önce yayımlanmış çalışmasının bir kopyasını arşivlemek isterse telif hakkı sahibinin izni gerekir. Şu halde yayıncıların %80'den fazlası kişisel arşivlemeye izin vermektedir. Arşivlenecek çalışma, yayınlanacak son baskı olmadığı sürece, telif hakkı ihlali söz konusu değildir.
Kişisel arşivlemeye izin veren yayıncıların politikaları Sherpa/Romeo adresinden detaylı olarak incelenebilmektedir.
a) Arşivleme: Arşivleme, DSpace@MEF'te depolanacak bilgi kaynağının yazarı tarafından üst verisinin oluşturularak dosya/dosyalarının yüklenmesidir. Arşivleme aşaması üst veri toplama, dosya yönetimi ve yayım iznini içerir. Üst veri toplama, belirlenen standarttaki veri kaydına göre yayının künye bilgilerinin DSpace@MEF veri giriş formlarına girilmesi; dosya yönetimi ise en basit anlatımı ile çalışmanın elektronik kopyasının bu kayda eklenmesidir. Yayım izni ise, yazarın söz konusu yayını elektronik ortamda herkesin erişimine sunma hakkıdır.
b) Arşivleme Sonrası: Yazarın, çalışmasının elektronik kopyasını DSpace@MEF'e yükleme işlemini yapmasından sonra, yayının araştırmacıların erişimine açıldığı süreçtir. Bu süreçte DSpace@MEF yöneticileri tarafından bazı işlemler yapılır. Bunlar:
MEF Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv Sistemi Yönergesi gereğince MEF Üniversitesi adresli yayınların DSpace@MEF'e kayıt edilmesi zorunludur.
DSpace@MEF araştırma ve içerik oluşturma amaçlı kullanabilir:
DSpace@MEF'e giriş yapmak için aşağıdaki adımları izlenir:
DSpace@MEF'e kayıt yapabilmek için iki koşul vardır:
Not: Bir koleksiyona gönderi yapabilmek için öncelikle "firstname.lastname@example.org" adresi aracılığıyla, DSpace@MEF yöneticisine bir mesaj göndermelisiniz ve bu mesajda gönderi yapmak istediğiniz koleksiyonlara "kayıt giriş yetkisi" istediğinizi belirtmelisiniz. DSpace@MEF yöneticisi sizi yetkilendirdikten sonra gönderi yapabilirsiniz.
DSpace@MEF'e, MEF Üniversitesi çatısı altında üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları, vb. gibi akademik nitelik taşıyan yayınlar kaydedilir.
DSpace@MEF'e kayıt yapabilmek için öncelikle sisteme giriş yapılır. Yeni bir gönderi başlatılır. Gönderi yapılacak koleksiyon seçilir ve gönderi formu talimatlar takip edilerek doldurulur.
MEF Üniversitesi için bir açık erişim sistemi oluşturulması yararlı ve gerekli bir uygulamadır. Kurumsal akademik arşiv sistemi oluşturma adımlarının dikkatli bir şekilde yürütülmesinde sayısız fayda vardır. Bu işte amaç, sadece bir akademik arşiv sistemi oluşturmak değildir. Oluşturulacak akademik arşiv sistemi ile Üniversite bünyesinde gerçekleştirilen çalışmaların derlenmesi, derlenen bu çalışmaların uluslararası standartlarda kaydının oluşturulması, bu yolla global indekslerde kayıtların yer alması sağlanır. Üniversitenin tanınırlığına önemli katkı sağlayacak DSpace@MEF projesi için DSpace adlı yazılım tercih edilmiştir. Şu halde yazılım http://openaccess.mef.edu.tr adresinde yayın yapmaktadır.
DSpace@MEF ile kurum bünyesinde üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, görüntüler, ses ve video dosyaları gibi akademik çıktılar arşivlenebilmekte ve internet aracılığıyla sınırlı veya sınırsız erişime açılabilmektedir.
DSpace@MEF'in varlığını koruyabilmesi, amacına ulaşabilmesi içerik sağlayıcıların yani akademisyenlerin desteğine bağlıdır ve DSpace@MEF'e içerik sağlamak MEF Üniversitesi Akademik/Kurumsal Arşiv Sistemi Yönergesi gereğince zorunlu tutulmaktadır.