Plan yapmak gün içerisinde beyninizi çok daha az kullanmamıza olanak sağlar. Gün içerisinde beynimizi ne kadar az kullanırsak çalışma süresi boyunca beynimiz daha üretken bir şekilde çalışır.
Çok üretken olmak istiyorsanız, işinizde iki şey hakkında kasıtlı olmanız gerekir:
- Bir iş oturumunda elde etmek istediğiniz sonuç.
- Bu belirli sonuca ulaşmak için harcamak istediğiniz zaman.
Çünkü, çalışma oturumlarınızın süresi ve sonuçları hakkında kasıtlı değilseniz (diğer bir deyişle, akışa devam ediyorsanız), aşağıdakiler gerçekleşir:
- Meşgul ama üretken değilsin. Gerçek ilerleme ve sonuçlar eksik.
- Görevlerinizi bitirmek için yeterli zamanınız olmadığı için (gerçekte yapsanız bile) hayal kırıklığına uğrarsınız.
- Zamanınızı alakasız görevlerle harcıyorsunuz çünkü rastgele tavşan deliklerine giriyorsunuz. Sadece akışa devam ederken, “Bunu hızlıca kontrol etmeme izin ver…” basit düşüncesi, bir fikri, stratejiyi veya aracı keşfetme (yani önemsiz çalışma) için üç saate dönüşür.
- Kendinizi boğulmuş ve yıpranmış hissediyorsunuz çünkü sürekli olarak görevler arasında geçiş yapıyorsunuz ve acil e-postalar, telefon görüşmeleri ve bildirimler tarafından kesiliyorsunuz.
Ancak, zamanınızı kasıtlı olarak geçirirseniz, gününüze tamamen odaklanmaya başlarsınız ve sizin için en önemli projelerle gerçek bir ilerleme kaydedersiniz. Bu sayede iş günlerinizi zaman içerisinde büyük bir memnuniyet duygusuyla bitirebileceksiniz.
İyi bir haber, zamanınızı kasıtlı olarak harcamak aslında basit bir alışkanlık uyguladığınızda oldukça kolaydır: gününüzü doğru şekilde planlamak.
Gününüzü planlamak, diğer her şeyi çok daha kolaylaştıracak anahtar taşı alışkanlıklarından biridir. Dolayısıyla, verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmanın en etkili yollarından biridir.
İşte nasıl yapılacağı:
1. Gününüzü Önceki Gece Plan Haline Getirin
Günün sabahları ofise girdiğiniz zaman nasıl görüneceğini zaten biliyorsanız, iki şeyi fark edeceksiniz:
- Aslında işinizi yapmaya daha çok odaklanacaksınız çünkü zaten gündemde ne olduğunu biliyorsunuz. Neyin üzerinde çalışacağını bulmaya çalışırken sabahları değerli zaman ve enerjiyi boşa harcamak yerine, buna doğrudan erişebilirsiniz. Beynini bir bilgisayar olarak düşün. Akşamları hala tüm sekmeleriniz, uygulamalarınız ve dosyalarınız açık durumda olduğundan, karar vermeniz için gereken tüm bilgilere kolayca erişebilirsiniz. Ancak sabahları beyninizi başlatmanız gerekir ve tüm dosyaları yüklemek ve tüm uygulamaları açmak çok daha uzun sürer. Bu yüzden gününüzü bir gün önce planlamanız çok etkili.
- Daha az stresli olacaksın. Tam olarak ne üzerinde çalışacağınızı zaten bildiğiniz zaman, daha az bunalmış olacaksınız. Ve ne zaman ne yapacağınızı bildiğiniz zaman, daha az kıvrılmış ve dikkatiniz dağılmış olacak, çünkü herşeyin kendi zamanında halledileceğini biliyorsunuz.
Bonus ipucu
Sadece bir önceki günü gününüzü planlamayın, hazırlayın. Toplantılarınız için gündemde ilerleyin ve notlarınızı not alın, spor çantalarınızı toplayın ve kahvaltı ile öğle yemeği hazırlayın. Yine beyniniz akşamları hala aktiftir ve bunları sabahları stres etmek yerine hiçbir zaman yapmazsınız.
2. Önce Önceliklerinizi ve Hedeflerinizi Planlayın
Gününüzü planlamamak kötü. Ancak günlerinizi öncelikleriniz göz önünde bulundurmadan planlamak daha da kötü, çünkü tabağınızdaki her şeyi halledebileceksiniz, ancak aslında kendi hedeflerinizde ilerleme kaydedemeyeceğiniz anlamına gelir; diğer kişilerin önceliklerine katılmak için çok meşgulsün. Gününüzü doğru şekilde planlamak, şu anda hayatınızda ve işinizde en önemli şeyler için proaktif olarak engelleme anlamına gelir.
- Şu anda ilk üç hedefiniz neler? İşinde? Hayatında?
- Bu hedeflere ulaşmada hangi faaliyetler, alışkanlıklar ve projeler en önemlidir?
- Bu yüksek öncelikli faaliyetler, alışkanlıklar ve projeler için kesintisiz zamanı ne zaman engelleyeceksiniz?
İşiniz için bu, en öncelikli projenizde derin çalışmaları için sabahları iki saati engellemek anlamına gelebilir. Boş zamanlarınızda, bu, takviminizdeki antrenmanlarınız için dokunulmaz zamanı engellemek ve çocuğunuzun futbol oyununun radarınızda olduğundan emin olmak anlamına gelebilir.
Sizin için en önemli olan şey ne olursa olsun, başka bir şeyden önce gününüzü ilk planladığınızdan emin olun!
Bonus ipucu
Önce önceliklerinizi planlamayın, önce bunları yapın!
Çoğu insan sabah en iyi çalışmalarını yapsa da, bu değerli saatleri e-posta ve toplantılarla boşa harcamayı seçiyorlar. Etki: Güne dağılmış ve her yere dağılmış hissetmekle başlarsınız. Ve oradan daha da kötüye gidiyor: Öğle yemeğinden sonra, önemli işler yapmak gerçekten zorlaşıyor çünkü 1. yapılacaklar listeniz daha önce pek çok şeyle doludur ve 2. yorulursunuz ve kendinizi zorlamanız zorlaşır önemli işler yapmak. Bunun yerine, hızlı veya kolay bir şey seçersiniz. Bu davranışın uzun vadeli etkileri açıktır: önemli şeylerden hiçbirine asla ulaşamazsınız.
Ancak iş gününüzde yaptığınız ilk şey gerçekten önemli bir projeye iki ya da üç saat harcamaksa, günü öğle vakti kazanırsınız. Neyin peşinde olursa olsun, gerçekten önemli olan şeylerle ilgili ilerleme kaydettiniz!
3. Günlük Plan Yaratın
Güne endişe ile başlamanın harika bir yolu, yapılacaklar listenizin tamamına bakmaktır. Geçen hafta ve daha önce eklediğiniz her şeyi görürsünüz. Büyük projeleri ve küçük sinir bozucu şeyleri görüyorsunuz. Ve liste f * uzun sürüyor. Ve tüm bunları yapabilmenin bir yolu olmadığını hissediyorsun.
Tabii ki, bu seni korkutuyor. Çünkü nereden başlayacağınızı bile bilmiyorsunuz… ve tüm bunları yapamayacağınızı biliyorsunuz.
Ve yapmamalısın! Günlük planınızı yaparken yapılacaklar listenizin tamamını düşünmemelisiniz.
Düşünmeniz gereken tek şey şudur: Bugün için en önemli görevlerim nelerdir ve bunları ne zaman yapacağım?
Bunu yapmak için, Günlük Planlamanızı Ana Listenizden ayırmanız gerekir. Ana Listeniz, proje ve kategorilere göre (örneğin iş, ev ve sağlık gibi) yapmanız gereken her şeyi içeren tüm yapılacaklar listenizdir. Günlük Programınız, bugün yapmak istediğiniz görevlerle birlikte Ana Listenizin bir alt kümesidir.
Bunu yapmanın birkaç yolu
- Takviminize zaman blokları ekleyin. İşte renk kodlu Google Takvimime bir örnek. Farklı iş türleri veya serbest zaman etkinlikleri için farklı renkler kullanıyorum. Bu harika bir işlem çünkü sizi bir şeyin ne kadar süreceği hakkında düşünmeye zorlar ve böylece kendinizi çok fazla denetlemenizi önler. Ayrıca, toplantılarda, öğle yemeğinde vb. Harcanan zaman için muhasebe yapmama hatası yapmanıza engel olur.
- Görevlerinizi Ana Listenizden Günlük Programınıza zamanlamak için Amazing Marvin (favori verimlilik aracım) gibi bir araç kullanın. İnanılmaz Marvin, görevleri farklı günlere göre programlamanıza izin veren tek araçtır.
- Liste yapmak gibi diğer araçlarla çalışıyorsanız, etiketi bugün görevlerinize ekleyerek günlük bir liste oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, günlük görevleriniz, onlara filtre uyguladığınızda ayrı bir listede görünecektir. Bir program gibi olmaz, ancak en azından yapılacaklar listeniz yerine günlük öğelerini görürsünüz.
- Bir kâğıt ve tükenmez kalem hayranıysanız, günlük zamanlamanızı günlük veya planlamanıza yazabilir ve istediğiniz gibi işaretleyebilirsiniz.
Bonus ipucu
Sadece görevlerinizi zamanlamayın. Ne kadar zaman alacağı konusunda kesin olun.
Bunalmış ve sinirli hissetmenin en yaygın nedenlerinden biri aşırı yüklenmedir. Bir şeyi yapmak için harcayacağınız zamanı hafife alıyoruz ve böylece kronik olarak plan üzerine! Bu, asla yeterince yapmamanın sürekli nagging hissine yol açar.
Bundan kaçınmak için, hangi göreve ne kadar zaman harcamak istediğinizi tam olarak yazın, sonra planladığınız toplam saat sayısını almak için toplayın. Mesela, işte Amazing Marvin’de günümü nasıl planladığımın bir ekran görüntüsü. Her bir göreve zaman tahminleri ekledim ve uygulama sabah, öğleden sonra ve tüm gün için planlanan toplam saat miktarını toplar. Bu, kendimle hızlı bir kontrol yapmamı ve kendimi fazla ücretlendirmem durumunda doğru bir rotayı belirlememi sağlıyor. (Zaten 16 saat çalışmayı planladığım günler vardı ve elbette, bunu yapmamın bir yolu yoktu!)
Bir görevi tamamlamak için harcayacağınız zamanı tahmin etmekte daha iyi olmak için, bunu yaparken kendinize zaman ayırın. Bu, bir blog yazısı yazmak gibi belirli şeyleri yapmanızın ne kadar sürdüğünü daha iyi hissetmenize yardımcı olacaktır. Zamanla gününüzü doğru bir şekilde planlayabileceksiniz.
4. Toplu Görevler ve Zaman Engelleme Her şey
Dozajlama, gün boyunca dağınık yerine hepsini aynı anda yapmak için benzer görevleri bir arada gruplamak anlamına gelir. Örneğin, e-posta yanıtlarınızı yalnızca günde iki kez e-postaları kontrol edip yanıt vererek toplayabilirsiniz ve tek seferde birden fazla video, blog yazısı veya podcast bölümü oluşturarak içerik oluşturma işleminizi toplu halde yapabilirsiniz.
Dozajlama, el işi için ölçek ekonomisi gibidir; Bir seferde işleri hallederseniz, çok daha hızlı olacaksınız çünkü bu görevlerin gününüzü kesmesine izin vermek yerine güç sağlayabilirsiniz. Anahtar, son derece benzer aktiviteler bulmak ve gününüzde onlar için tekrar eden bir zaman dilimi oluşturmaktır.
Örnekler
- E-postalar ve Mesajlar: Sabah 30 dakika, öğle yemeğinden 30 dakika sonra ve gelen kutunuzu, Slack ve Whatsapp’ınızı kontrol etmek ve tüm mesajları tek seferde cevaplamak için ofisten ayrılmadan 30 dakika önce engelleyin. Bu şekilde, gün içindeki akışınızı kesmekten kaçınacak ve daha az zamanda daha fazlasını yapabileceksiniz. Bu zaman dilimini uygulamanıza yardımcı olmak için, onu sizden ne zaman bekleyebileceklerini bilmeleri için ekibinize iletin. Tüm bildirimlerini kapatmayı unutma!
- Yönetici Saati: Bazı yönetici görevlerini ve görevlerini yerine getirmek için öğle yemeğinden 30-60 dakika sonra engelleyin. Derin çalışma seanslarımı engellememek için, gün boyunca yapmam gereken beş dakikalık görevlerin bir listesini toplamayı ve bir grup halinde yoldan çıkarmayı seviyorum.
Bonus ipucu
Sadece birlikte toplu işleri yapmayın. Zaman bloklarınızı enerjiniz için optimize edin!
Bir sabah kişisiyseniz, sabahları çok fazla zihinsel enerji gerektiren derin iş görevlerinizi, öğleden sonra ise daha kolay iş ve toplantılarınızı planlayın. Şahsen sabah toplantıları ve çağrıları (günlük standuplar hariç) zihinsel enerji israfı olduğunu düşünüyorum, bu yüzden saat 2: 00’den önce takvim davetleri kabul etmiyorum. Ancak öğleden sonra, harika işler yapmak benim için çok zor, ve toplantıların ve çağrıların, özellikle yürüyüş toplantıları yaparsam, aslında enerjimi arttırdığını buldum! Genellikle sabah 7:00 civarında bir enerji artışı elde ederim, özellikle sabah 5:00 civarında bir egzersiz yaptım. Bu yüzden ara sıra akşam yemeğinden sonra iki saatlik bir iş daha yaptığım bir güç akşamım oluyor. Hangisi sizin için en uygunsa, gününüzü enerjinize göre optimize etmeye çalışın. En önemli çalışmanızı yoğun zamanlarınızda yapın ve diğer zaman aralıklarında daha az talepkar işler yapın.
5. Tampon Sürelerini Plan İçerisine Ekleyin
Gününüzü planlamanın avantajlarından biri, çok fazla stres almanızdır, çünkü tam olarak ne zaman ne yapacağınızı ve her şeyi düşündüğünüzü bileceksiniz. Öte yandan, her günün her dakikasına fazla plan yapmak ters etki yaratabilir, çünkü her zaman programın gerisinde kalma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Bu acemi planlama tuzağından kaçınmak için, gününüzün tampon zamanlarını hesaba katmanız gerekir! Gerçek şu ki, hiçbir zaman bir görevi tamamlamak için harcayacağınız zamanı kesin olarak tahmin edemeyiz ve tüm kesintilerden ve dikkat dağıtıcı olaylardan kaçınmayız. Bu nedenle, kendinize gün içinde biraz yer açmanız çok önemlidir. İşte yapabileceğiniz birkaç fikir:
- Her toplantıya hazırlıklı olmak, tamamlanmak ve soru sormak veya sohbet öncesi ve sonrasında sohbet etmek için 15-30 dakika ekleyin. Bonus İpucu: 30 dakikalık toplantıları varsayılan yapın; Bu şekilde, bittiğinde ve sonradan biriyle hızlı bir kahve içseniz bile, bir saat içinde masanıza döneceksiniz.
- 25 dakikalık sprint çalışma oturumlarında çalışın, Pomodoros da denir. Bu şekilde, tuvalete girebileceğiniz, bir kahve içebileceğiniz veya e-postanızı kontrol edebileceğiniz görevler arasında otomatik olarak beş dakikalık bir ara vermeniz gerekir.
- Özellikle başka insanlarla birlikte yaşıyorsanız, sabah işe gidip gelmek gibi günlük alışkanlıkları cömertçe hesaba katın. Sabahları acele etmekten daha kötü bir şey yoktur!
- Programınıza yetişmek ve işleri paketlemek için iş gününüzün son saatini tamamen ücretsiz tutun.
- Programınızı düzenli olarak gözden geçirin ve zaman bloklarınızı gerçeğe göre uyarlayın. Daha üretken olmak için daha iyi stratejileri nerede uygulamanız gerektiğini bilmek (örneğin, e-postalarınızı sürekli olarak kontrol etmekten kaçınmak, kesintisiz zamanlar tasarlamak ve toplantıları verimli bir şekilde yürütmek arasında durmak) ile daha fazla arabellek zamanlarını hesaplamak için gerekenler arasında ince bir çizgi var. senin günün.
Bonus ipucu
Yalnızca tampon zamanları planlamayın; öngörülemeyen hesap!
Bir zamanlar koçluk işini günlük işinin yanında inşa eden bir müşteriyle çalıştım. İşe başlamadan önce ve işinden bir saat sonra her gün için farklı zaman blokları atadığı günlük çalışmalarını içeren bir haftalık program hazırladı (web sitesinde çalışıyor, potansiyel müşterilere uzanıyor, blog yazılarını tanıtıyor, vb.). .).
Teoride, haftalık programı harikaydı, ama gerçekte, ona asla yapışamadı. Günlük işinin doğası gereği beklenmedik şeyler artmaya devam etti ve işe geç kalmak zorunda kaldı. Sonuç olarak, yan iş zaman çizelgelerini düzenli olarak kaçırdı ve programın gerisinde kalıyordu.
Koçluk görüşmemizde, “Son birkaç haftada işinizde beklenmeyen şeyler ne sıklıkta ortaya çıkıyor?” Diye sordum, son iki ay boyunca sürekli olarak haftada iki kez geç saatlere kadar çalışmak zorunda kaldı. Ancak ne zaman olacağını tahmin edemediği için haftalık programında hesaba katmamıştı. Seansımızın ardından haftalık programını değiştirdi ve öngörülemeyen için plan yaptı; Kasten haftada iki akşamı serbest bıraktı. Şimdi aslında planladığı şeyleri alıyor. Ve onun işi üzerinde çalışmak için daha fazla zamanına sahip olursa, bu bonus zamandır! Bu, ilerlemesi ve üretkenliği hakkında nasıl hissettiği ile ilgili her şeyi değiştiriyor.
SUMMARY
Gününüzü etkili bir şekilde planlamak, verimliliğiniz için yapabileceğiniz en iyi şeylerden biridir. Güne niyetle başladığınızda ve en önemli projeleriniz için proaktif olarak zamanı engellediğinizde, artık dış faktörlerin gününüzü (e-posta, toplantılar, bir şeye ihtiyacı olan diğer insanlar, bildirimler vb.) Kontrol etmesine izin vermez ve artık kendinize izin veremezsiniz. taşındı (Medium, YouTube veya Instagram’da kaybolmak, bir şeyi hızlıca kontrol etmek istemekle birlikte ilginç fakat tamamen alakasız bir şeye üç saat harcamakla bitiyor).
Özetle, işte günün nasıl geçiyor:
- Gününüzü önceki gece planlayın ve hazırlayın, böylece sabaha çok odaklı ve sakin bir şekilde başlayabilirsiniz.
- Başka bir şey planlamadan önce önceliklerinize ve hedeflerinize zaman ayırın. Örneğin: Öncelikli projenizde derinlemesine çalışmak için sabahları iki saati engelleyin ve egzersizlerinize taşınamayan bir toplantı gibi davranın.
- Günlük bir program oluşturun ve odağınızı korumak ve bunalmadan kaçınmak için yapılacaklar listenizden ayırın. Her görevi tamamlamak için gereken süreyi doğru olarak nasıl tahmin edeceğinizi öğrenin.
- Zaman, gün boyunca dağınık kalmak yerine aynı anda hepsini yapmak için benzer görevleri bir araya getirerek her şeyi bloke eder (düşünün: el işi için ölçek ekonomileri). E-posta, yönetici çalışması, içerik oluşturma ve yemek hazırlığı gibi şeyler için takviminizde yinelenen zaman dilimleri oluşturun.
- Kendinizi fazla zamanlamaktan ve her zaman geride kalmaktan kaçınmak için gününüze arabellek süreleri ekleyin. Örneğin, toplantılara fazladan 15 dakika ekleyin ve iş gününüzün son saatini işleri sarmak için boş bırakın.