İş süreçlerimizi haritalamaya, modellemeye ne gerek var diye düşünebilirsiniz. O halde sizi ilginizi çekecek diğer yazılarıma yönlendirmek isterim. Çünkü bu yazı iş süreçlerinin önemini bilenlerle ilgili.
İş süreçlerinizi haritalamak için bildiğiniz gibi birçok neden var. İlk aklıma gelenlerden bazıları:
- Herkesin süreci aynı şekilde görmesini sağlar.
- Proses hatalarını azaltır.
- İşletmenizdeki çapraz etkileşimi olan bölümler arasında anlayışı ve iletişimi artırır.
- Herkesin “mevcut durumu” görmesine yardımcı olur.
Takımlarınızla ilgili her zaman farklı kişilikler ve düşünme şekilleri var, herkesin bir şeyi aynı şekilde görmesini nasıl sağlarsınız?
Ayrıca, ekibinizin tümünün bir görevi veya bir işlemi her zaman aynı şekilde gerçekleştirmesini nasıl sağlarsınız?
İş süreci haritalama, bunu yapmak için kullanabileceğiniz bir çerçevedir. Ve herkesin aynı vizyona sahip olabileceği şekilde iş sürecini grafiksel olarak düzenlemek için izlenecek birkaç temel adım vardır. Gelin size kendi dilimce bu adımları anlatmaya çalışayım.
İşletmenizi sürdürülebilir hale getirmek için en başta iş süreçlerinizi nasıl haritalayacağınızı anlamalısınız, böylece rutin görevleri kolaylaştıracak Standart İşletme Prosedürleri oluşturabilir, yeterli iş dağılımı sağlayabilir ve tutarlı sonuçlar elde edebilirsiniz.
Birisi bana yakın zamanda “İş süreçlerinizi nasıl haritalıyorsunuz ve daha sonra nasıl standart işletme prosedürleri oluşturursunuz?” diye sordu. Haritalandırılmış süreçlerinizi nasıl optimize edeceğinizi anlamanıza ek olarak size bunu yapmanın temel adımlarını vereceğim.
İş süreçlerinizi haritalamanın basit adımları
Adım 1 – Doğru insanları dahil edin ve kapsamı anlayın
İlk adım, bu sürecin bir parçası olan herkesi dahil etmektir. Paydaşları dahil edin, örneğin,
- İşi yapmak isteyen kişi (ancak sürecin içinde yer almayabilir)
- İşi yapan kişi
- Sürece etkisi olan veya süreçten etkilenen herhangi bir yan kişi, örn. muhasebe, proje yönetimi, bir takım yöneticisi gibi diğer bölüm çalışanları
Sürece giriş ve çıkış noktası olan herhangi bir kişi dahil edilmelidir ve bir atölye çalışması yapmak için ideal bir yöntemdir.
Adım 2 – Atölye çalışması yapın, iletişim kurun ve mevcut süreç materyallerini birleştirin
Doğru paydaşları belirledikten sonra, sonraki adımlar şunlardır;
- Tüm paydaşların katılabileceği bir tarih ve saat belirlemek
- Paydaşlara oturumun amacını ve süreci tamamlamak için kullanılan mevcut materyalleri, belgeleri, kontrol listelerini, araçları vb. sağlamalarını istemek
- Atölyenin tamamlanması için gereken süreyi de belirtin ve oturum boyunca kesintisiz dikkatlerinin gerektiğini belirtin
Bu adımdaki atölye için malzemeler aynı zamanda şunları içermelidir
- Bir beyaz tahta
- Farklı renklerde Post-it notları
- Post-it notlarına yazmak için boardmarker kalemler
- Silgi
Not: Bu, post-it işlemi olarak bilinir ve yapışkanlı notlarda belgelenen adımların ihtiyaç duyulduğunda taşınabilmesine izin verir ama şart değildir. Silgi ve kalem de aynı işi görebilir. Yöntem size kalmış.
Toplanan süreç materyallerini gözden geçirin
Paydaşlar mevcut belgeleri, kontrol listelerini, araçları vb. sağladıklarında, bunlar gözden geçirilmeli, okunmalı ve anlaşılmalıdır. Hatta mutlaka öncesinde veya sonrasında sahada süreç bizzat incelenmelidir.
Süreci yüksek seviyeli aşamalara ayırın
Toplanan süreç materyalleri okunduğunda, bir sonraki adım, her aşamadaki tamamlanan yüksek seviyeli aşamaları ve her aşamada tamamlanan adımları anlamaya çalışmaktır.
Adım 3 – Belirleyin
Tüm paydaşların katıldığı oturumla süreci haritalayın.
Sürecin her aşamasında tamamlanan adımları, adımı kimin yaptığını ve sonucu belirleyin.
Tüm paydaşlar sürecin doğru olduğuna onay verdiğinde, bir sonraki adıma geçmek isteriz.
Adım 4 – Fikirlerini alın
Sonraki adım, beyaz tahtada haritalanan süreci katılımcılara sorarak, bu adım nasıl geliştirilebilir – otomasyonla, adımı yapmamakla veya belki farklı bir metodla yapmak gibi. Bu aşamada fikirler sular seller gibi akacak ama burada esas nokta sürece gerçekten değer katacak olanları kayda almak ve değerlendirmek. Bazı fikirler konudan çok uzak olacak ve iş hedeflerinin ötesine geçecek, ancak göreceksiniz ki birçok fikir, istenen sonuca daha hızlı ulaşmak için kolayca uygulanabilir olanlar olacak.
Not: Bu adımda bazı fikirler bir adımın tamamen kaldırılması anlamına gelecektir ve bazıları geliştirilecektir. Bu nedenle herkesin fikirlerini alın, güncelleyin, not edin.
Adım 5 – Düzenleyin
Şimdi süreç adımlarının istenen sonucu elde etmek için doğru sırayla düzenlendiğinden emin olma zamanı geldi. Öyleyse yeniden herkesin fikirlerini alın, güncelleyin, notlarınızı oluşturun ve ardından en değerli sonucu veren sıraya yerleştirin.
Adım 6 – Düzeltin
Ve sonra düzeltin. Tüm paydaşları süreç adımlarından geçirin yani süreci simüle edin ve değişmesi gereken, işe yaramayan, gereksiz veya eksik adımlar var mı diye kontrol edin.
Adım 7 – Süreci belgeleyin
Süreci haritalayın yani çizin. Visio, Ensemble dahil olmak üzere bunu yapmak için birçok araç vardır. Süreci belgeledikten sonra, ilgili her adımla ilgili Standart İşletme Prosedürlerini (SOP) gözden geçirin, oluşuturun, güncelleyin ve paydaşlara geri bildirimleri ve incelemeleri için gönderin.
Standart İşletme Prosedürünün (SOP) belgelenmesi
Atölyeden haritalanan süreç adımının her birini belgelediğinizde, adımı tamamlayan kişi için bir SOP oluşturulması önemlidir. Ama şu d unutulmamalıdır ki her adım için de SOP gerekmeyebilir. Buna siz karar vereceksiniz.
Standart İşletme Prosedürünü belgelemek için kullandığımız format aşağıdakileri bilgileri içermelidir:
- “Ne” – SOP ne hakkındadır yani kapsam.
- “Neden” – SOP neden gereklidir yani amaç
- “Ne zaman” – Süreç ne zaman gerçekleştirilir, tetikleyiciler nelerdir
- SOP’nin tamamlanması için kim sorumludur örn. Mekanik Bakım Mühendisi, İşletme Teknisyeni vs.
- Adım adım işlem – bu, süreç haritasının bir kopyasını yapıştırmayı dahi içerebilir.
- Prosedür ne zaman tamamlandı?
- SOP Şablonu – logo, başlık alt bilgi, içindekiler
Süreçlerinizi Optimize Etme için PRO İpuçları
- Aşamaları tamamlamanın nasıl yapılacağını açıklayan kısa videolar
- Anlamsız veya gereksiz olan adımları not almak
- Süreci tamamlamak için üçüncü bir kişiye vererek sürecin netliğini test etmek
- Belirsiz alanları, eksik adımları veya yeniden düzenlenebilecek unsurları belirlemek
NOT: Bu aşamada size ve işletmenize yardımcı olabilecek bir yol daha var. Yukarıda da yazdığım gibi sürecinizin netliğini ve anlaşılabilirliğini üçüncü bir kişiye test ettirmek isterseniz ben her zaman hazırım. Gönderin gelsin.