Personel Birimi
PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
PERSONEL BİRİMİ
- Personel Özlük İşlerinin (günlük/yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin, rapor, icra, göreve başlama, görevden ayrılma, tayin, atama ve emeklilik ) takibi, yazışmalarının yapılması ve dosyalanması.
- Birimimizin kurum içi ve dışı resmi yazışmalarının yapılması ve dosyalanması.
- Daire Başkanlığımıza gelen ve personeli ilgilendiren resmi yazıların personele tebliğ ettirilerek ilgili konu hakkında bilgilendirilmesinin sağlanması.
- Kurumdan ayrılan personelin dosyalarının ilerde olabilecek yazışmalara (emeklilik, hizmet süresi, adli işler vb.) karşı muhafaza edilmesi ve gelen taleplere yazılı olarak cevap verilmesi.
- Kadrolu Personele (Öz Gelir) ait maaşların KBS ve HYS sistemi ile Sözleşmeli Personele ait maaşların ise Gazi Üniversitesi Muhasebe Bilgi Sistemine girilerek değişiklik ve güncellemeler yapılarak her ayın on beşinde ödenecek şekilde maaş bordrolarının hazırlanarak KBS ve HYS ödeme emirlerinin çıkartılması.
- Hazırlanan Maaş evraklarının düzenlenerek kontrol edilerek imzalatıldıktan sonra ödemesi yapılmak üzere Strateji Daire Başkanlığına gönderilmesi ve personeli maaş tutarlarının hesaplarına geçmesi için bankaya ödeme disketinin gönderilmesi.
- Sosyal Güvenlik Kurumuna Kadrolu Personel için kesenek bilgilerinin yapılarak internet ortamında kuruma gönderilmesi.
- Terfi, Sağlık Raporu, İcra, Sendika ve Bireysel Emeklilik bilgilerinin Kadrolu Personel SAY 2000 programından yeni bilgiler varsa girilmesi veya değişikliliklerin yapılması.
- Sosyal haklarla (Teknik Personel Tazminatı ile Giyim, Doğum ve Ölüm Yardımı ) İlgili belgelerin ödeme evraklarının hazırlanması.
- Aile durumunda değişiklik olan kişilere Aile Yardım ve Aile Durum bildirimi formu hazırlanması.
- Kurumdan ayrılan personelin dosyalarının ilerde olabilecek yazışmalara (emeklilik, hizmet süresi, adli işler vb.) karşı muhafaza edilmesi ve gelen taleplere yazılı olarak cevap verilmesi.
- Maaş bordroları düzenlenerek şahıslara verilir.
EVRAK BİRİMİ:
- Üniversite dışından ve Başkanlık birimlerinden gelen tüm evraklar EBYS ortamında bilgisayara sayı ve tarihle kayıt altına alınıp Başkanlığa iletilmektedir.
- EBYS üzerinden Başkanlığımıza gelen tüm evraklar niteliğine göre Başkana ve ilgili personellere gereğine veya bilgisine gönderilmektedir.
- Kurum Dışı giden evraklar ilgili birimler tarafından EBYS üzerinden gönderilmekte olup tarafımızdan postaya veya elden teslim edilmektedir.
- Başkanlığın ilgili birimlere sevkine istinaden zimmet defterine işlenerek ilgili kişilere imza karşılığı teslim edilmektedir.
- Başkanlığımız nezdinde faaliyet gösteren Yemek Yürütme Kurulu, Kültür, Spor ve personel birimlerinin tüm ödeme ve yazışma evrakları ilgili kişilere imzalatılmakta ve takibi yapılmaktadır.
- Başkanlığımız ve Birimler tarafından faaliyetler EBYS haricindeki izin alınan olurlar takip edilip imzalatılmakta orijinali ilgili kişiye imza karşılığı teslim edilmektedir. Olurların ikinci nüshası varsa ekleri ile birlikte mutlaka arşivlenmektedir.
- Bünyesinde bulunan fotokopi makinesi ile fotokopi hizmeti de verilmektedir.
TEKNİK SERVİS BİRİMİ:
- Başkanlığımızı Hizmet Birimlerinin ofis, saha ve merkezlerin elektronik, network sistemleri, bilgisayarlar ve bilgisayar donanımlarının (yazıcı, monitör vs.) arızalarını tespit etmek ve gidermek.
- Yukarıda belirtilen işlerin rutin bakımlarının yapılması.
- Yeni oluşturulan birimlerde kullanılacak sistemler için gerekli kablo sistemlerini oluşturmak ve bu sistemler sayesinde çalışacak olan bilgisayar ve donanımlarının faaliyete geçirmek.
- Tüm bilgisayarların (anti virüs, web mail, kopyalama, bilgi yedeklenmesi vs.) ve yazılım programları (Word, Excel vs.) konusunda personeli bilgilendirmek.
ULAŞTIRMA BİRİMİ:
- Mesai saatinin başlamasıyla araçlar yemek dağıtımına gitmektedir.
- Araçlar her göreve görevlendirme belgesiyle gitmektedir.
- Her sabah Kültür Merkezine masa örtüsü değişimi yapılmaktadır.
- Satın Alma Birimi elemanları ile birlikte teklif mektubu toplamaya gidilmektedir.
- Başkanlığımız ve Öğrenci Konseyinin taşıma işleri pikap araçlarla yapılmaktadır.
- Sağlık Merkezinin Ambulans ihtiyacı karşılanmaktadır.
- Araçların tamir ve bakımı yapılmaktadır.
- Tüm araçların takibi Rektörlükten CPR ile yapılmaktadır.
YARDIMCI HİZMETLER:
- Katta bulunan şirket ve temizlik personelinin kontrolü.
- Kattaki temizlik hizmetlerinin yürütülmesi ve kontrolü.
- Temizlik için gerekli olan makine ve malzemelerin temin edilmesi sağlanmaktadır.