Tutulacak Defterler Nelerdir ?
Tutulacak defterler kavramını sanırım birçoğunuz duymuştur. Bu yazımda yine her zaman olduğu gibi oldukça basit bir şekilde, çok fazla derinlere dalmadan işin mantığını ve uygulamaların nasıl olduğunu anlatacağım. Defter tasdik kalkıyor mu? 2017 defter tasdik süreleri ve cezaları nedir? Hangi defterleri kimler tutmalı?
Genelden özele gidelim:
Defter Tutmak Ne Demektir ?
Defter tutmak muhasebede 2 anlama gelir.
Birincisi muhasebecilerin müşterilerinin muhasebesinden sorumlu olması anlamındadır. Yani bir mükellefin, bir muhasebecinin müşterisi olması demektir, mesleki bir tabirdir.
İkincisi ise muhasebe kayıtlarının belli şart ve şekillerde yazılması, tasdik edilmesi ve saklanmasıdır. Muhasebeye atılan kayıtların kağıt üstünde veya elektronik ortamda başka bir yere (defterin türüne göre farklı şekillerde) yazdırılmasıdır. Benim bu makalemde üzerinde durmak istediğim defter tutmak, bu anlamda olanı olacak.
Defterler Hangi Şekillerde Tutulurlar ?
Defterler 2 şekilde tutulurlar:
- Kağıt üstüne yazdırılarak
- Elektronik ortamda. Buna e-defter denilmektedir. İleriki bir makalemin konusu da e-defter olacaktır. Yine de bu yazımda yüzeysel olarak yer verilmiştir.
Defter Tutma Aşamaları Nelerdir ?
- Tutulacak defterlerin açılış tasdiki : Defterin kağıda veya elektronik ortamda yazdırılmasına göre şartları değişir.
- Defterlerin yazdırılması
- Kapanış tasdiki : Her defter için şart değildir ve yine yazdırılma biçimine (kağıt veya elektronik) göre değişir.
- Defterlerin saklanması : Defterler ihtiyaç halinde ibraz edilmek üzere belli sürelerde saklanırlar.
Defterler Hangi Kanuna Göre Tutulur ?
Daha önceki Muhasebeci Olmak Kolay Mıdır ? isimli makalemde, muhasebenin Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) ekseninde tutulduğunu ve bu kanunların muhasebenin anayasaları niteliğinde olduğunu yazmıştım. Yasal defterleri tutmak da muhasebenin bir fonksiyonu (görevi) olduğuna göre tutulacak defterler VUK ve TTK‘da tanımlanmış ve bu yükümlülüğün esasları belirlenmiştir.
Neden Defter Tutulur ?
MuhaSebep’te asıl dikkat çekilen husus, muhasebenin mantığını genel olarak kavramak ve detaylarına da (defter tutmak gibi) bu çerçeveden bakmaktır. Defterler de bazı amaçlar doğrultusunda tutulurlar elbette.
En geniş şekilde şöyle diyebiliriz. Yarın öbür gün ticari ilişkiniz olanla alacak verecek veya devlet ile vergi veya SGK primleri konusunda ihtilafa (anlaşmazlığa) düştünüz. Mahkemenin isteyeceği delillerden biri sizin kayıtlarınız olacaktır. Veya bir vergi incelemesi olsa müfettiş bunları görmek isteyecektir değil mi, belgeler ile karşılaştırmak için? Doğru olan da bu değil mi? Siz değil misiniz “ben bu kayıtları attım, işte yazdırdım, notere de tasdik ettirdim ve artık bunu granite yazdım (artık değiştirilemez demek)” diyen. Yani beyanınızı tasdik ettirip, tarihe not olarak düştünüz. İşte mahkeme / müfettiş bu beyanınıza da bakacak elbette.
Bu nedenleri toparlayıp maddelendirirsek:
- Mükelleflerin ödeyecekleri vergilerin kaynağını, çeşitlerini ve elbette tutarlarını tespit etmek ve doğruluğunu incelemek. Bu kısım tahmin edeceğiniz gibi VUK ile alakalı neden.
- Ticari ilişkiler sırasında oluşacak uyuşmazlıkların tespit ve çözümünde de delil olarak kullanılması da TTK ile ilgili kısmıdır.
Defterlerin Kayıt Nizamı (Düzeni)
Defterlerin ne şekilde tutulması gerektiği VUK tarafından belirlenmiştir. Şöyledir:
- Türkçe tutulurlar, başka bir dilde tutulamazlar.
- Türk para birimi kullanılır. Yalnız, belli şartları sağlayan yabancı sermayeli şirketler kendi para birimiyle tutabilirler.
- Mürekkeple yazılırlar. Yani sonradan silinemeyecek olması gerekir. Ama sonradan düzeltmeler yapılabilir karalama ve tahrifat yapılmadan.
- Satırlar arasında boşluk bırakılamaz. Mantığı gayet açık, sonradan ekleme yapılmasının önüne geçmek için.
- Zamanında kaydedilmeleri gerekir. Zamanı ise neymiş görelim:
Defterler En Geç Ne Zaman Kaydedilirler ?
- Kanunda der ki, işin hacmine ve gereğine uygun olarak zamanında kaydedilmelidir. Yani “zaten hizmet sektöründesin, üç-beş müşterin var, e ne duruyorsun kaydet” diyor. “İş hacmin çok, her dakika deftere yazdıramıyorsan da yine de çok biriktirme o ayrı”, bunu da ben diyorum. Sonra da kanun (VUK) ekliyor: “10 günü geçirmek caiz değildir” diyor. Dini bir terim olarak da biliyoruz. Kesin men etmiyor ama uygun da bulmuyor.
- Aslında 1. madde artık pek az kişiye hitap ediyor. Çünkü kanun bir de şunu diyor: “Sen kayıtlarını atıp muhasebe fişlerine veya bordolara vs. zaten yazdırıyorsan ve amirlerine imzalatıyorsan zaten deftere kaydetmiş gibi oluyorsun. O zaman çok da acele etme ana 45 günü de geçirme ha” diyor. Artık bir çok firma bu şekilde hareket ediyor olmalı. Bu yoksa, zaten iç kontrol ya yoktur ya zayıftır. Aman dikkat.
- Günlük kasa, hasılat defteri, perakende satış veya serbest meslek kazanç defterlerine ise günü gününe kaydedilmeli. Esnaf ve serbest meslek erbaplarını ilgilendiren kısım da bu.
Defter Tasdiki Nasıl Olur? Defteri Kim Tasdik Eder ?
- Kağıt Defterler : Kağıt defterleri noterler tasdik ederler. Hem açılış hem de kapanış için tasdik yetkisi noterlerdedir. İşletmeler için bir yüktür ancak noterler için tatlı paradır. Yalnız e-deftere geçişin başlaması ile birlikte servetlerinde küçük bir eksilme yaşanmıştır (yazık, kıyamam).
- E Defterler : Bu makalemde fazla değinmeyeceğim ama e-defter ile noterin alakası yok. Defterin ilk ay beratının alınması ile açılış, son ay beratının alınması ile kapanış tasdiki yapılmış olur. Sancısız, az maliyetli ve çağdaş.
Tutulacak Defterler Ne Kadar Saklanırlar ?
Defter tutma aşamalarının son ama en uzun süreci bu defterlerin saklanmasıdır. Kanunlarımıza göre bu süre nedir pekala? Bakalım:
- Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl.
- Türk Ticaret Kanunu’na göre ise 10 yıldır.
Şunu diyebilir miyiz VUK, TTK’dan daha önemli diye? Veya tam tersini diyebilir miyiz? Tabi ki diyemeyiz. Aynı konuyu ilgilendiren 2 kanun var ise ikisine de uymamız gerekir. Demek ki neymiş? Tutulacak defterler tam 10 sene saklanmalıymış. Artık e-defter var ve buna geçenler için dert bitti. Ancak diğerleri için kolilerce kağıtları 10 yıl boyunca saklamak gerçekten büyük sıkıntı olabiliyor. Büyük ihtimalle hiç işimizin düşmeyeceği bu evrakları “ya gerekirse” diye ve kanunlar emrettiği için saklıyoruz. Ciddi yer işgali oluyor veya arşiv hizmeti veren firmalara ödemeler yapıyoruz.
Defterler Ne Zaman Tasdik Edilirler ?
Açılış Tasdiki Nedir ve Ne Zaman Yapılır ?
Açılış tasdiki demek ilgili defterlerin kullanımından önce tasdik edilmesi (onaylanması) demektir.
- Defterlerin kullanılmaya başlanacağı aydan önceki ay sonuna kadar. Normal hesap dönemi için Aralık ayı içerisinde,
- İşe yeni başlayanlar veya sınıf değiştirenler tescilden sonraki 10 gün içerisinde,
- Defteri bitenler (defterde yer kalmayabiliyor) ise yeni defterleri kullanmadan önce,
Açılış tasdikini notere yaptırırlar. Tekrar hatırlatıyorum, e defterde noter devre dışı.
Ara Tasdik Nedir ve Ne zaman Yapılır ?
Bir önceki sene kullanılan defterlerde bir sonraki sene kullanmamıza yetecek kadar boşluk varsa aynı defterlere devam edilebilir. Ama ara tasdik yapmak kaydıyla.
- Kullanılacak dönemin ilk ayında tasdik edilmelidirler. Normal hesap yılı için Ocak ayıdır.
Kapanış Tasdiki Nedir ve Ne Zaman Yapılır ?
Kapanış tasdiki, bütün kayıtlar deftere yazıldıktan sonraki onayıdır. Defterin mühürlenmesidir, yani artık üstünde değişiklik yapılamaz. Her defter için kapanış tasdiki şart değildir.
- Yevmiye Defteri İçin Kapanış Tasdiki : Dönem sonunu takip eden 6. ay sonuna kadar. Normal hesap dönemi için Haziran ayıdır.
- Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu Karar Defteri : İzleyen dönemin 1. ayı sonuna kadar (Ocak).
- Diğer defterler için kapanış tasdikine gerek yoktur.
E-Defterde Tasdik Zamanları
- İlk ayın beratını aldığınız zaman açılış tasdiki yapılmış sayılıyor.
- Son ayın beratını aldığınız zaman da kapanış tasdiki tamamdır.
Kısa Not: Berat dediğimiz şey şudur: Siz elektronik ortamda yevmiye defterini ve büyük defteri GİB’e yani Gelir İdaresi Başkanlığına gönderdiğinize karşılığında üzerinde defterin türünü ve dönemini gösteren bir ekran görüntüsü gönderiyor. Kodlar filan da var üstünde. O görüntü beratınızdır. PDF halinde indirip saklayınız.
E-Defterler Ne Zamana Kadar GİB’e Gönderilirler ?
İlgili dönemi takip eden 3. ay sonuna kadar. Örneğin Haziran yevmiye defterini en geç 30 Eylül’e kadar göndermelisiniz. Bir de son ayın defterini gönderiyorsanız kurumlar vergisini verdiğiniz ayın sonuna kadar gönderebilirsiniz. Hesap döneminiz takvim yılı ise 30 Nisan son gün.
Defter Kapanış Tasdikinin Yapılmaması veya Geç Yapılması ve E-Defter Geç Gönderilmesinin Cezası Nedir?
TTK’ya göre idari para cezası + VUK’a göre 1. derece özel usulsüzlük cezası (+ re’sen vergi cezası bonus olarak karşınıza çıkabilir). Bu hadler zamanla güncellenmekte olduğundan yazmayacağım (MuhaSebep’te yazmaz zaten böyle şeyler) ama siz iyisi mi düzenli olmaya çalışın.
Defter Türleri Nelerdir ve Kimler Tarafından Tutulurlar ?
Defterlerin mantığına bu noktaya kadar kısaca değindik. Şimdi kaç çeşit defter vardır ve kimler hangi tür defter tutarlar onun üzerinde duralım.
Tutulacak Defterler Nelerdir ?
- Yevmiye Defteri : Tüm muhasebe kayıtlarının gösterildiği defterdir. Maddeler halinde ve kayıt sırasına göre işlenir. Her işlem bir belgeye dayandırılmalıdır (muhasebenin belgelendirme ilkesi).
- Defter-i Kebir (Büyük Defter) : Yevmiye defterine giden her kaydı hesaplar bazında gruplayan defterdir. Tek Düzen Hesap Planı isimli makalemde “hesap” mantığını okuyabilirsiniz.
- Envanter Defteri : Hesap dönemi sonunda varlıkların (para, stok, alacaklar vs.) ile borçların listelendiği defterdir.
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri : Aslında anlamı adından malum. Genel kurul toplantılarında görüşülen konuları ve bu görüşmelerin neticesinde alınan karaların kaydedildiği defterdir.
- Yönetim Kurulu Karar Defteri : Yönetim kurulunda alınan kararlar kaydedilir.
- Müdürler Kurulu Defteri : Müdürler kurulunun aldığı kayıtlar kaydedilir. Tutulması zorunlu değildir. Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterine de kaydedilebilir müdürler kurulunun kararları.
- Pay Defteri : Şirketlerin ortaklarını ve paylarını (hisselerini) gösteren defterdir.
- İşletme Defteri : Belli sınırda satış ve alış hacmi altında kalan tacirlere 2. sınıf tacir denir (hoş bir tanım değil). Bu tacirlerin (ticaretle uğraşanların) tuttuğu defterdir. Satış ve alışlar, yani giriş ve çıkışlar günlük olarak kaydedilir.
- Serbest Meslek Kazanç Defteri : Adı üstünde serbest meslek mensuplarının kazancını (gelir – gider = kazanç) gösteren defter .
- İmalat Defteri : İmalatçı firmaların tuttuğu, giren hammaddelerin, yardımcı maddelerin, imal ve teslim edilen mamullerin hareketlerinin kaydedildiği defterdir.
- Bitim İşleri Defteri : Mamulün son aşamasında yapılan işlerin (boya, cila, yazma vs.) kaydedildiği defterdir.
- Ambar Defteri : Depo ve ardiyelerin tuttuğu defterdir. Malın cinsi, giriş tarihi, nereye gönderildiği, ambar ücreti vs. gibi bilgiler vardır.
- Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri : Açıklayacak bir şey kalmamış.
- Günlük Perakende Satış ve Hasılat Defteri : Anlamı tanımında. Yazar kasa kullananlar bundan muaftırlar.
- Çiftçi İşletme Defteri : Zirai kazançlarda defter tutma zorunluluğu olan çiftçilerin (her çiftçi değil) tuttuğu, gelir ve giderlerin gösterildiği defterdir.
- Damga Vergisi Defteri : Damga Vergisi isimli yazımı okuyabilirsiniz.
Bunları da 2 ayrı başlık altında: Gelir Vergisi ve Kurumlar Vergisi mükellefleri olarak görelim. Ama her şeyden önce bir kavramı anlamamız lazım, bu da “bilanço esası” kavramıdır.
Bilanço Esasına Göre Kazanç Ne Demektir?
Kimin hangi defteri tutacağı konusunu netleştirmek için önce bilanço esasına göre kazanç nedir onu anlayalım. Bilanço nedir sorusunun cevabını önceki bir makalemde vermiştim. Hatta basit bilanço anlatımı ve uygulaması da yapmıştık hep beraber (Girişimci Muzaffer’in tuhaf ticareti hani :)). Orada bilançonun pasif kısmındaki özkaynaklardan bahsetmiştim. Çok yüzeysel ve en geniş anlamda söylüyorum (MuhaSebep’te hep öyle), bir işletmenin bilanço esasına göre kazancı, özkaynaklarındaki artışı kadardır. Başka etkenler de var ama kabaca böyle.
Kim Bilanço Esasına Göre Defter Tutar?
Ticari hacmi VUK’da belirlenen sınırların üstünde olanlar bilanço esasına göre, altında olanlar ise işletme hesabına göre tutarlar. Buradaki ticari hacimden kasıt alış-satış toplamları, gayrisafi (saf olmayan – içi çeşit çeşit olan) hasılatın toplamı ve satışlara oranı gibi verilerdir.
Gelir Vergisi Mükellefleri İçin Tutulacak Defterler?
Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Gerçek (kurum olmayan, bildiğiniz insan)Kişiler:
- Yevmiye Defteri
- Büyük Defter
- Envanter Defteri
İşletme Esasına Göre Defter Tutanlar
- İşletme Defteri
- Günlük Perakende Satış ve Hasılat Defteri (Yazar kasa kullananlar hariç)
Serbest Meslek Erbapları (2’den 6’ya kadarkiler işin mahiyetine göre)
- Serbest Meslek Kazanç Defteri
- İmalat Defteri
- Bitirim işleri Defteri
- Ambar Defteri
- Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri
- Çiftçi İşletme Defteri
Kollektif ve Komandit Şirketler
- Yevmiye Defteri
- Büyük Defter
- Envanter Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Kurumlar Vergisi Mükellefleri İçin Tutulacak Defterler ?
Anonim Şirketler ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler
- Yevmiye Defteri
- Büyük Defter
- Envanter Defteri
- Pay Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
Limited Şirketler
- Yevmiye Defteri
- Büyük Defter
- Envanter Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Pay Defteri
Kooperatifler
- Yevmiye Defteri
- Büyük Defter
- Envanter Defteri
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Dernek Ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmeler
- Yevmiye Defteri
- Büyük Defter
- Envanter Defteri
Tutulacak defterler ile ilgili genel bir fikir sahibi olabilmeniz amacı ile bu makaleyi yazdım. umarım faydası olmuştur.
SİZ NASIL BULUYORSUNUZ ?
Ülkemizdeki zorunlu defter yazdırma ve tasdik uygulaması hakkında sizler ne düşünüyorsunuz?
[kkstarratings]