LinkedIn üzerinden üye olduğum ve takip etmekten hoşlandığım birkaç profesyonel grup var. Bu gruplardan birisi de yedi binden fazla üyesi ile “Employee Communications and Engagement” grubu. Türkçe adıyla “Çalışanlarla İletişim ve Kurumu Sahiplenme” grubu. Geçtiğimiz aylarda Hindistan’dan yazan bir meslektaş, kurum içi bültenlerini çok daha fazla okunur hale getirmek için grup üyelerinden önerilerini istiyordu. Dünyanın dört bir yanından farklı ülkelerde aynı işi yapan birçok meslektaştan güzel öneriler peş peşe geldi. Bunları kısaca özetlersem:
- Kurum için bir bülten yayınlamaya başlamadan önce, anket yaparak çalışanların görüşleri alınmalı. Bu bültenin başarısı için atlanmaması gereken bir adım.
- Sadece bülten kanalı ile paylaşılan bilgiler olmasına dikkat edilmeli aksi takdirde aynı anda birbiriyle yarışan birkaç farklı iletişim kanalı yaratmanız işten bile değil.
- İnsanlar kendilerine dair olan haberleri okumaya daha fazla istek duyarlar. Bu nedenle kurumdaki aktiviteler, takdir edilen kişisel katkılar, vb konular çok daha fazla ilgi çeker.
- Anket için çalışanların görüşleri alındıktan sonra, bültenin başarısı için desteği önemli olan üst yöneticilerle görüşülmeli. Bunlar genellikle İnsan Kaynakları Yöneticisi, Pazarlama Yöneticisi, Üretimden sorumlu yönetici ve CEO olacaktır. Bu görüşmelerde çalışanların neler beklediği paylaşılmalı ve kendilerinin bültenden beklentilerinin ne olduğu sorulmalı.
- Son olarak bültenin, dağıtımının nasıl yapılacağı dikkatlice planlanarak, herkese ulaşmasının sağlandığı bir sistem kurulmuş olmalı.
Yukarıdaki önerilerin tümü gerçekten çok güzeldi ancak kurum içi bir bültenin başarısı için önemli bir noktanın daha vurgulanması gerektiğini düşündüm. Prof Gazi Yasargil’in İstanbul’a yaptığı seyahatlerinden birisinde verdiği röportajı okumam bültenle ilgili en önemli noktanın ne olduğuna dair farklı bir bakış açısı geliştirmemi sağladı. Prof Yasargil, bildiğiniz gibi dünyaca bilinen bir beyin cerrahımız ve 1994 yılından beri Amerika Birleşik Devletleri’nde yaşamakta ve çalışmakta. Röportajı yapan gazeteci Türkiye ile ilgili en çok neleri özlediğini sorduğunda, Hoca’nın saydıklarının arasında ‘Türk gazetelerini’ demesi dikkatimi çekti. Nedenine gelince Prof Yaşargil kısaca şöyle açıkladı: “Internet üzerinden gazete okumak, soğuk yemek yemeye benziyor.” Bu benim için çok çarpıcı bir cümleydi. Hoca, bu nedenle yıllardır aylık olarak Türkiye’den basılı gazeteleri getirtiyordu.
Prof Dr. Gazi Yaşargil
Prof Yaşargil’in gazetelere dair yaptığı bu yorum ve başta kurum içi bülten olmak üzere iç iletişim araçları arasında önemli bir bağlantı buluyorum. İçerik ve dağıtım için sarfedilen çabanın ötesinde, çok okunan bir kurum içi bülten yapmanın sırrı, maliyetli olsa da, basılı olması diye düşünüyorum. Bunun maliyetlerde ciddi bir artış yaratacağını söyleyeceğinizi tahmin ediyorum. Yine de harcadığınız paranın karşılığını sonuna kadar alacağınızı söyleyebilirim. Çalışanın eline alıp renkli fotoğraflarına bakabilmesi, öğle tatilinde CEO’sunun mesajını okuyabilmesi, kurumu adına yapılan sosyal sorumluluk projesinin hikayesine göz gezdirebilmesi basılı bir bültenden alınacak tadların sadece birkaç tanesi. Hatta benim gibi biriktirmeyi sevenlerin, bültenlerini yıllardır atmaya kıyamayanların bunları saklayabilme keyfi de cabası.
Bu siteler insan kaynakları iç iletişim planınızı hazırlarken faydalı olabilir:
http://managementhelp.org/organizationalcommunications/internal.htm
http://rapidbi.com/created/howtowriteaninternalcommunicationsplanandstrategy/
http://www.hrmguide.co.uk/communication/internal-communication.htm
http://www.leehopkins.net/2006/07/06/what-is-internal-communication/
Aşağıdaki bağlantıyı kullanarak “21 Strategies for Improving Employee Communication” isimli kitabın içeriğini Amazon’dan inceleyebilirsiniz:
http://www.amazon.com/21-Strategies-Improving-Employee-Communication/dp/0971306184/ref=sr_1_7?s=books&ie=UTF8&qid=1309900962&sr=1-7#_
Görseller: Google Images