2AMAÇ OKUYUCU HEDEFLERİ İÇERİK Yöneticilerin zamanlarını etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmakOKUYUCU HEDEFLERİZaman yönetiminin önemini açıklayabilecek.Zamanı etkin kullanmak için günlük plan tekniğini kullanabilecek.Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için kullanılan yöntemleri bilecek.Zaman tuzaklarını açıklayabilecek.Kişisel ve kurumsal gelişmenin zaman yönetim ile ilişkisini kurabilecek.Zamanı nasıl kontrol altına altına alabileceğini öğrenmek.Zamanı en önemli işlere nasıl harcadığını öğrenmek.Yaptığı işlerde nasıl daha verimli olabileceğini öğrenmek.Zamanı nasıl israf etmeyeceğini öğrenmek.İÇERİKNeden “zaman yönetimi” amaçİşletme yönetiminde zaman yönetimin önemi, faydalarıKısıtlı ve üretilmeyen kaynak:zamanGünlük planda önceliklerin belirlenmesi için yöntemlerZaman tuzakları neler?Zaman tuzaklarından korunmanın yöntemleriKişisel ve kurumsal gelişimin zaman yönetim ile ilişkisi
3ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR? TANIMZaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır.Zaman, olayları ölçebildiğimiz birsüreçtir.Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik.Zaman hayattır.Geri döndürülemez.Ve hiçbir şey onun yerini tutamaz.Zamanımızı harcamakhayatımızı harcamaktır.Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlaralmak demektir.Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi işiverimli şekilde yapmaktan daha önemlidir.Verimlilik yerine göre iyidir. Başarılı insanın bizden dahafazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır.Bütün diğer kaynaklar gibi,zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir.Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde yeterince olduğunu bilerek onuazar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu, zaman kavramının bir çelişkisidir.Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasındanaktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz, ve değiştirilemez. Ancak zamantasarruflu kullanılabilir.ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR?Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak.Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak.Zaman ve planlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek.İşleri kümelendirip,planlama yapmak becerisini kazandırmak.
4İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak, zamanıyönetmek demektir.Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektirYetkin yönetici, düşünce modelini yukarıdaki dizinde beşinciden başlatıp olayları ve olguları kontroletmeye yönelen yöneticidir.
5I- ZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARI Hızla geçip giden bir yüzyılda yaşıyoruz.Geçtiğimiz 20. Yüzyılda bilimdeki veteknolojideki hızlı değişmeye adapte olmakiçin bizlerde aynı gelişim trendini göstermekzorundayız. Bu nedenle bizlerde bu gelişimeadapte mi olmalıyız , yoksa bu gelişimibizler mi başlatmalıyız? Eğer geleceğe ilişkinbir imza atmak istiyorsak, bu gelişimi bizlerbaşlatmalıyız. Gelişimi başlatmak için deöncelikle geleceği görmeli ve geleceğiplanlamalıyız. Bunun için de içindeyaşadığımız şu anki zamanı yönetmeliyiz.Zaman yönetiminin aşamaları yanda verilmiştir.MİSYONSTRATEJİK HEDEFLERÇEVRE ANALİZİKİŞİSEL ANALİZKARŞILAŞTIRMAPLANLAMAUZUN VADELİ HEDEFLERTAKTİKSEL PLANLARKISA VADELİ HEDEFLEROPERASYONEL PLANLAR
6Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır.Eğer bir çalışma sırasında kendinizidoğrudan konuya verebilmişseniz,huzurlu bir ortamda severek ve isteyerek çalışıyorsanız,zamangöreceli olarak çabuk geçer. Buna karşılık okulda yada evde kaygılı bir bekleyiş içinde olduğunuzdazaman duygusal olarak uzaklaşır.Geleneksel anlatımı ile “bir türlü geçmek bilmez.”Eğer bir hafta size çok çabuk geçti gibi geliyorsa,okul yöneticiliğine çabuk ısındınız, işiniziz seviyorsunuz demektir.MİSYONŞu anda hemen her kurum belli bir konumda bulunmaktadır. Örneğin; Microsoft işletmesi bilgisayardünyasında tekel olma yolunda ilerlemektedir. Ancak Microsoft işletmesinin bundan 10 yıl sonra dadünyada 1 numara olacağını söyleyebilir miyiz? Her işletme gelecekte nerede olacağını bilmek ister.Bu amaçla da kendine yaşamını devam ettirecek olan bir misyon seçer. Bu misyon o işletmenin varolma nedenidir.İnsanlarda da aynı anlayışı gözlemleyebiliriz. Bizlerde yaşamımızı adayacağımız bir misyon seçerve bu misyon doğrultusunda yaşamımızı planlayabiliriz. Örneğin; Karaca Holding’in sahibi HayrettinKaraca yaşamını doğa ve çevrenin korunmasına adamış ve TEMA vakfını kurmuştur ve yaşantısınınbüyük bölümünü bu kurumun çalışmalarındaki başarısı için harcamaktadır. Etkili bir zaman yönetimiiçin bizlerde öncelikle var olma nedenimizi (misyonumuzu) belirlemeliyiz.
7STRATEJİK HEDEFLERBelirlemiş olduğumuz misyon doğrultusunda, bu misyonumuz ile ulaşmak istediğimiz hedeflerbelirleriz. Belirlenmiş olan bu hedeflere ulaşıldığında da misyon tamamlanmış olacaktır. Bu nedenlestratejik hedefler, kurumun veya bireyin misyonunu tamamlayacak şekilde hazırlanmalıdır.Bizler stratejik hedefleri kısa süreli hedefler ve uzun süreli hedefler olarak iki bölüme ayırıyoruz.Stratejik hedefleri belli periyotlara böleriz. Genellikle beş yıllıkperiyotlara bölünen hedefler uzun süreli hedeflerdir.Ülkelerin 5yıllık kalkınma planlarını örmek olarak gösterebilirizUZUN SÜRELİ HEDEFLERUZUN SÜRELİHEDEFLERKISA SÜRELİMİSYONSTRATEJİKUzun süreli hedefleri de belli periyotlara böleriz. Genelliklebir veya iki yıllık periyotlara bölünen hedefler kısa sürelihedeflerdir.Günlük yaşamımızda bu hedefler aylar,haftalar boyutunda kısaltılabilir.KISA SÜRELİ HEDEFLERMisyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, bu hedeflereulaşmamızı sağlayacak planlar yapılmaktadır. Planlamaaşamasında yapılacak ilk işlem kurumun zayıf ve güçlünoktalarının belirlenmesidir. Kurum ve konu ile ilgili verilertoplanır. Yapılacak olan toplantıda bu veriler ışığında bireylerdüşüncelerini aktarırlar. Bu toplantıda öncelikle kurumu tanımayayönelik sorular sorulur. Bu sorular aşağıda verilmiştir.STRATEJİK PLANLAMA
8? ? ? ? Güçlü yönleri belirlemek için sorulacak sorular Bizim Avantajımız Nelerdir?Biz Neyi Daha İyi Yaparız??Zayıf yönleri belirlemek için sorulacak sorularBizim Dezavantajlarımız Nelerdir?Biz Neyi Kötü Yapıyoruz?Bizim Mevcut Gelişmemizi Engelleyen Etkenler Nelerdir?Bu sorulara ilişkin olarak herkesin cevapları kayıt edildikten sonra önem sırasına göre yazılır. Daha sonrakurum dışındaki durumun analizine geçilir. Burada da yine kurumun çalıştığı alan ile ilgili veriler toplanır.Bu veriler ışığında toplantıda kurumun yaşadığı dış çevreyi tanımaya yönelik sorular sorulur;Sektördeki Fırsatlar?Sektörde Ne Tür Gelişmeler Yaşanıyor?Bireyin Tercihleri Ne Yönde Değişiyor?Sektördeki Tehditler?Sektörde Hangi Uygulamalar Terk Ediliyor?Sektördeki Diğer Kurumların UygulamalarındanNasıl Etkileniyoruz?Bu aşamadan sonra çevre analizi sonuçları ile kişisel analiz sonuçları karşılaştırılır ve bunun sonucunda işletmeninileride izleyeceği adımlar belirlenir
9HEDEFLER YAŞANTI ALANI STRATEJİK HEDEFLERÇEVRE ANALİZİKARŞILAŞTIRMAKİŞİSEL ANALİZTaktiksel PlanlarUzun süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır.Taktiksel planlarda bölümlerin ve kişilerin görev vesorumluluklarının ne olduğu, bu görev ve sorumluluklardahilinde nasıl çalışacakları yer almaktadırTek Kullanımlı Planlar:Belli bir amaca yönelikplanlardır.Operasyonel PlanlarKısa süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır.Taktiksel planlar iki bölümde hazırlanır;Standart Planlar:Belli kuralların, standartoperasyonel planların yeraldığı planlardır.HEDEFLER YAŞANTI ALANIİLGİ ALANIKişinin kendini kontrolalanı dışında olan işlerETKİ ALANIAlanında olan işlerMisyon : Dershane,300 öğrenci kapasiteli ve öğrencilerinin en az %80’ine (300x80/100=240) ÖSS kazandırmak ve 5.yılsonunda 1000 öğrenci kapasitesine ulaşmak.1-Uzun Vadeli Hedef : 5.yıl sonunda 1000 öğrenciye ulaşmak ve en az %80’ine (1000x80/100=800) ÖSS kazandırmak.2-Kısa Vadeli Hedef : Birinci yıl sonunda 300 öğrencinin %80’ine ÖSS
10İÇ ANALİZGÜÇSÜZGÜÇLÜBenim iyi olduğum alan ne?25 öğretmenim var ;15 ‘i MF, 10’u sosyal branşındaolan öğretmen.Neyi daha iyi yaparız.Yeni açıldığı için teknolojik üstülüğü sürdürmekRakip dershanede çok iyi bir matematik öğretmeni varYabancı dil (İngilizce) öğretmeni açığı var.DIŞ ÇEVRE ANALİZİOLUMSUZ GELİŞMELERTahsilat sıkıntısıDevlet okullarındaki öğretim kalitesinin artmasıRakiplerin çoğalmasıFiyatların düşmesiSınav sisteminin değişmesiOLUMLU GELİŞMELERÜnlü bir matematik öğretmeni bulmakDevlet okullarındaki öğretim kalitesini düşmesi
11II-ZAMANI YÖNETMEDE İKİ AŞAMALI MODEL Okul müdürü olarak, zamanı yönetmek, işleri planlamak konusunda aşağıda verilen izlencenin yararlı olacağıumulur.Bir eyleme başlarken geleneksel okul müdürü şu soruyu sorar: “Bu görev nasıl yapılır” Siz, çağdaş bir okulyöneticisi olarak, kendinize ve çevrenizdekilere şu soruları yöneltin:Bana (bize) verilen görev nedir?Bu iş ne için yapılmalıdır?Bu iş yapılmaz ise ne olur?Örnek:İş : Sınıfların, derslerin öğretmenlere dağılımı.Soru : Bu iş ne için yapılmalıdır?Cevap : Öğretim yılı başladığında sınıflarda öğretimin en iyi biçimde başlaması ve kesintiye uğramadan sürmesi içinSoru : Bu işi benim yapmam gereklimi?Cevap : Evet. (1) Müdür yardımcısı öğretmenlerin tümünü bütün yönleri ile tanımıyor. (2) Geçen yıl yaptığım sınıfdenetlemeleri sonunda ulaştığım bilgilerin bir çoğuna müdür yardımcıları sahip değillerdir. (3) Sınıfların paylaşımıkonusunda, öğretmenlerin birbiri ile çatışan farklı istekleri var. Uzlaşmanın sağlanması gerekir. Bu problemli durum,müdür yardımcılarının iletişim ve yöneticilik becerilerini aşar. (4) Sınıfların dağıtımı için çevreden gelen baskılar,müdür yardımcılarını zor durumda bırakabilir. (5) sınıf okutmak, ders ücreti alabilmek açısından ders dağıtımlarıönemlidir. Bu tür maddi çıkarların ağır bastığı durumlarda, okul müdürünün etkin olması, gelecekteki çalışmalarıazaltabilir.
12ÇALIŞMALAR İKİ HAFTA İÇİN İZLENCE Sınıfların, derslerin dağıtımını yapmaya karar verdiniz. Şimdi ikinci aşamaya geçip, geleneksel soruyu sorabilirsiniz.Çalışma I.Bu iş nasıl yapılmalıdır? Sorusunu aşağıdaki aşamaları izleyerek yanıtlamaya çalışın.Aşama 1:Müdür yardımcılarından ders, sınıf, şube sayılarını al.Aşama 2:Öğretmenlerin ders okutmalarına ilişkin özel ve resmi durumlarını sor, öğren, kaydet.Aşama 3:Konu ile ilgili öğretmenlerle, informal ortamlarda ayrı ayrı ve küçük gruplar halinde görüşmeler yap.İsteklerini ve görüşlerini belirlemeye çalış.Aşama 4:Topladığın bilgiler ve edindiğin izlenimler ışığında müdür yardımcıları ile tek tek, gerekiyorsa topluolarak görüşmeler yap.Şimdi neyi, nasıl, ne zaman, nerede, kiminle yapacağınızı daha iyi biliyorsunuz sanırım.ÇALIŞMALARX Okulundaki ilk hafta için bir izlence (çalışma planı ) yapmanız yerinde olur. Okul müdürü planlı çalışan birkimsedir. Planı olmayan bir yöneticinin yönetici olup olmadığı tartışmalıdır. Aşağıda verilen örnekteki aşamalarıizlediğinizde, izlence hazırlamanın çok zor olmadığı anlaşılacaktır.Çalışma II:Okul müdürü olarak yapmamız gereken ve yapmak istediğimiz işleri alt alta yazın.Örnek:( ) Başka okullara giden öğrencilerin dosyalarını göndermek.( ) Cuma ve Pazartesi yapılacak törenlerin hazırlığını yapmak.( ) Konuklar için çikolata, sigara aldırmak.( ) Bahçede düşüp hastaneye kaldırılan öğrenciyi ziyaret etmek.( ) Öğretmenlerin kent içi gezi planlarını incelemek, imzalamak.( ) Personelin hasta sevk kağıdını imzalamak.( ) Acele ve günlü yazılara cevap yazmak.İKİ HAFTA İÇİN İZLENCE
13ÇALIŞMA III Maddelerin her biri için sorgulama yapın A) Bana verilen görev nedir?,B) B) Bu işi niçin yapmalıyım?,C) C) Bu işi ben yapmaz isem ne olur?,İşleri tek tek sorguladığınızda bir iş sizin kişisel yada okulun amaçları yönünden bir anlam ifade etmiyorsa; o işin sizintarafınızdan yapılmaması durumunda kişisel yada okul amaçlarının gerçekleşmesine bir etkisi yoksa çizin ve silino eylemi.O işi sizin yapmanıza gerek yoktur. Okul müdürünün görevi, okulun amaçlarına yönelik eylemlerden oluşur.Çizip sildiklerinizin dışında kalan işleri tekrar sorgulayın. Hayati nitelikte, ehemmiyetli olarak nitelendirdiğiniz işlereA, önemlilere B, sıradan işleri C olarak belirleyin. D grubuna giren işleri işaretlemeyin lütfen. Bir okul müdürününizlencesinde D grubu gereksiz işler bulunmamalıdır. Onları kendi aralarında B1, B2 ,B3 biçiminde önem sırasınakoymanız gerekmektedir.Bu aşamada zaman kullanımı ile ilgili teknik bir açıklamayı yapmak gerektiği kanısındayım. Önem derecesini belirleyipsıraladığınız eylemleri, mutlaka o sıralara göre günlere dizmek ve gerçekleştirmek gerekmeyebilir. Örnekse, A1, A2,A3, B1, B2 dereceleri alan beş eylemi haftanın günlerine yerleştirilirken Pazartesi günü ilk saatlere A-1, Salı günüsabaha A-2 yi koymak şart değildir. Sene başı öğretmenler toplantısının yapılması sizin için hayati (A-1) bir iştir; ancaktoplantının yapılması için Çarşamba günü öğleden sonra en uygun zamandır. Bu durumda Çarşamba günü öğlendensonraya A-1 önem derecesinde bir iş konurken, Pazartesi günü sabaha B-3 grubundan bir iş konulabilir. AncakÇarşambaya kadar zihinsel faaliyetlerinizin ve hazırlıklarınızın A-1 olarak belirlediğiniz toplantı üzerinde yoğunlaşmasıbeklenir.ÇALIŞMA III
14Yangın Söndürmek Zevklidir Acil İşler, Krizler ve Panikler III- ZAMANIMIZI ÇALAN HIRSIZLAR VE HIRSIZLARIN TUTUKLANMASIYangın Söndürmek ZevklidirHiç kimse inkar etmesin. Bizler küçük krizleriseveriz. Sert ve uzun süreli çalan telefon,büromuza girip çıkan insanlar, hareketliliğinverdiği zevk ve göz açıp kapayıncaya kadargeçen zaman. Bu tür durumlar eğlencelidir vekendimizi önemli hissetmemizi sağlar.Yangınları önlemek ise, büromuzun kapısınıkapatıp, düşünmek anlamında gelir ve bu sorunçoğumuz için sıkıcıdır. Hatta bu durumuüretimsizlik olarak nitelendirenler bile vardır.Oysa gerçek tam tersidir. Bizler krizlerinyaşanmamasını önleyerek verimliliğimiziarttırırız.Acil olayların bizi yönetmesine izin veririz. Biz acil işleriyapar ve önemli işleri gözardı ederiz. İşlerin bitimi için verilensürenin bizi sıkmasına ve hatta boğmasına izin veririz. Eğerişler sadece acil oldukları için yapılsaydı, sürekli kriz ve stresortamında yaşardık. Kriz ve panik yaratan ortamlardanyapılması gereken iki önemli etkinlik vardır. Bunlar;O an yaşanan sorunla uğraşın, yangını söndürünBu krizin bir daha tekrarlanmaması için yapılmasıgerekenleri listeleyin.Kısaca krize neden olan problemi çözün.Acil işlerden ve krizlerden kurtulmanın tek yolusorunların nedenini bulmak ve bu sorunları çözmektengeçer.Acil İşler, Krizler ve Panikler!
15Adrenalin Sonrası Çöküntü Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı Düşünün; şiddetli bir kriz yaşadığınız, dört saatboyunca 6.3 şiddetinde bir kriz geçirdiniz. Adrenalinizyüksek, kalbiniz müthiş bir hızla çarpıyor vealnınızdan terler damlıyor, neredeyse düğmelerinizinbeden ısınızdan dolayı eriyecek... ve kriz sona eriyor.Şimdi ne yapacaksınız? En güçlü olduğunuz an bitti.Masanızın başına döndünüz.Beden, kriz anında kalbin daha hızlı ve güçlüçarpmasını sağlar. Bunun sonucunda daha atikdavranırsınız. Kan basıncınız yükselir ve kan o an içinbedeninizin önemsiz kısımlarından, önemli kısımlarınataşınır. Örneğin;sindirim sistemindeki kan, kriz anındakaslarımıza doğru hareket eder.Kriz anının bitmesinden sonra beden kendinidengelemeye çalışır. Kan yine tüm organlara yayılır.Böylece enerji düzeyimiz eşdeğer bir düşüş kaydeder.Bunun sonucunda fizyolojik ve psikolojik problemleryaşayabiliriz.Yorgunluk, stres ve moral bozukluğu çalışmayıengelleyen ve zaman kaybına neden olan öğelerdir.Adrenalin Sonrası ÇöküntüHer işletme kriz anlarını en iyi şekilde değerlendiren vesadece yangın söndürerek yükselen uzmanlar vardır.Ancak bu uzmanlar sadece yangın zamanında verimliçalışırlar. Yangın önlemek gibi bir faaliyet onlarınmesleki kariyerlerini olumsuz şekilde etkileyebilir. Bunedenle her zaman yangın çıkmasını isterler. Böyle biryöneticisi olanlara sabır diliyorum.Ancak toplum kalite anlayışı ile oluşan sorun önlemefaaliyetleri, yangın önleme konusunda uzman yöneticilerile başarıya ulaşmaktadır.Yangını Söndürenler Terfi Eder AnlayışıHepimizin sığındığı hobilerimiz ve rahatlama bölgelerimizvardır. Hepimiz zaman zaman dinlenmeye ihtiyaç duyarızve kendimizi hırpalanmış hissettiğimizde rahatlatıcıalanlarımıza çekiliriz. Önemli olan ne yaptığımızınfarkında olmamız ve bunu mantıklı bir zamandayapmamızdır.Tanıdık ve kolay işleri yapmanın en kötü örneği, terfi edenyöneticinin, terfi etmediği işleri önceden yapmasıdır.Bu onun yakından tanıdığı ve kendisine kolay gelen işlerdirAncak böyle davranarak iki işi birden mahvetmektedir.Hem yeni sorumluluklarına zaman ayıramamaktadırlar,hem de yerlerine alınan uzmanı rahatsız etmektedir.Rahat, Tanıdık, Kolay İşler
161 Önemli Olan İşlere Daha Çok Zaman Ayırmak Anında Ödüllendirmek “Birden fazla öncelik olması, öncelik yok demektir”.Bu özdeyişteki anlam şudur; insanların sadece bir taneözellik vardır. On tane öncelik olmaz. Eğer iki tane dahiönceliğiniz varsa, önceliğiniz yok demektir.Yanınızda, yapılması gereken işlerin yazılı olduğu20 maddelik uzun listeler taşıyabilirsiniz. Ancak bu listeöncelik listesi değildir. Güne, kaldıraç dengesinisağlayacak önemli bir işi önceliğiniz olarak planlayın. O işsizin için “günün işi” olsun. Önümüze ne tür aksiliklerçıkarsa çıksın o işi bitirin. Unutmayın iki yol var;· Kaç Kurtul· Savaş KazanBu basamakta biz, ikincisini seçiyoruz.Önemli Olan İşlere Daha Çok Zaman AyırmakÇoğumuz anında ödüllendirilme isteğiyle yanıp tutuşuruz.Bu amaçla uzun bir faaliyet listesi hazırlarız.Her yaptığımız faaliyetin yanına çarpı işareti koyarakkendimizi rahatlamış hissederiz. Ancak gerçekte böyledeğildir. Çünkü bir anlayış doğrultusunda “Önce kolayişleri yap. Sonra zor işlere geç” anlayışı ile hareket edilir.Bu istenmeyen bir durumdur.Öncelikleri iyi planlamanın iki basamağı vardır. Bunlar;Daha önemli olan işlere daha çok zaman ayırmakÖnemli olmayan işleri daha çabuk halletmekAnında Ödüllendirmek1Zihninizin derinliklerinde çıktığınız son tatili düşünün.Tatilden önce büroda nasıl çalışmıştınız?Eminim ki,listenizdeki işleri ıslık çalarakincelemişsinizdir. Bu işler için bazı arkadaşlarınızıgörevlendirmişsinizdir ve önemsiz işleri de acımadançöpe atmışsınızdır.Önemli Olmayan İşleri Daha Çabuk Halletmek
17IV-ZAMAN HIRSIZLARI VE KARŞI ÖNLEMLER Kağıt İşleriMasa üstünün temiz olması ile başarı arasında birilişki yoktur.Gelen kağıtla (evrakla) ilgili neyapılacağına çabuk karar verin.Bir kağıdı bir kezele alın ve şu dört eylemden birini yapın1.At2.Havale et3.Dosyala4.Gereğini yap.ToplantılarToplantılarda harcanan zamanın yarıdan çoğu,boşunadır, ziyan edilmektedir.Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve hergündem maddesi zamanlanmalıdır.Toplantıya herkes katılmamalı bir sınırlama olmalıdırkatılması gerekenler katılmalıdır.Gündemin bir iki maddesinin görüşülmesi ile ilgiliolanlar, o maddeler görüşüldükten sonra ayrılmalıdır.TelefonlarBir orta düzey yöneticisi ortalama beş dakikada birtelefona bakmak zorunda kalır.Üst yönetici bunlarısekreteri aracılığı ile programa bağlarMükemmellik HastalığıBazıları mükemmele ulaşmak için gereğinden çokzaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır.Hergün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan birşekilde yaparak bu hastalıktan kurtarabilirsiniz.
18V-ZAMANIN İYİ KULLANILMASI Genel olarak bütün ustalarda görülen ve aşağıdabelirtilen 6 ortak niteliği onların bazı anahtarİlkeleri benimseyerek uyguladıklarını göstermektedir.Her zaman ustası:1. Her an ne yapacağını zamanını en yararlıbiçimde nasıl kullanacağını bilir.2. Hatasını, eksiklerini, karakterinin hangi kötüyola sapmaya elverişli olduğunu, onlarla şakalaşacakkadar öğrenmiştir.3. Hayatında yaşadığı her evreden ve her olaydangereken dersi alarak deneyimlerini ve iç güdülerinigeliştirmiştir.4. Mesleki veya kişisel, sosyal veya özel olsunyalnız kendi hayatını yaşar.5. Hiçbir şeyi unutmayacak biçimde ek bir belleksistemine sahip olduğundan bellekteki bütün anlamsıznedenlerin yerine anlamlı sorular niçin ve nasıllaralmıştır.Ulaşmak istediği amaçlara göre her gün zamanınınasıl kullanması gerektiği hakkında yoğunlaştırmayıbilir.Vücudumuza ayırdığımız zamanlar.Boş zamanlarımız.Zevklerimiz için harcadığımız zamanlar.Tüketim için harcadığımız zamanlar.Seyahatlerde geçen zamanlarımız.Dinlenmeye ayırdığımız zamanlar.Sevgiye ayırdığımız zamanlar.Başkalarına ayırdığımız zamanlar.Ailemize ayırdığımız zamanlar.Okumaya ayırdığımız zamanlar.Gelişmemize ayırdığımız zamanlar.yGeliştirmemize ayırdığımız zamanlar.Meditasyon anlarımız.Çocukluğumuzu aradığımız zamanlar.Yalnız kaldığımız zamanlar.KULLANABİLECEĞİMİZ ZAMAN ÇEŞİTLERİ
19Zaman Kaybına Neden Olan Ögeler Gecikmelerle Mücadele Sizden Kaynaklanan veZaman Kaybına Neden Olan ÖgelerKendini değerlendirme biçiminizYetersiz puanlamaOlayları önceden kestirmede yetersizlikİyi tanımlanmamış amaçlarZamanın işlere kötü(dengesiz-önemleri ile orantısız)bölüşümüYarına bırakma eğilimiİşlerin hepsini birden yapma isteğiDoğrudan size ait yanlışlarAyrıntıya çok önem verme eğilimiİşlerin çalışanlar arasında dağıtımında yetersiz kalmakHer şeyi ve herkesi bizzat denetleme tutkusuBaşkalarının yapabileceği işleri-düzenlemeleri bizzatyapmakBirilerine uygun olmayan zamanlarda telefon etmekBirlikte çalıştığı görevlilerle sık sık tartışmakBeklenmeyen ziyaretçilerden yakasını kurtaramamakÖnyargılar-saplantılarDüzensiz heyecanlanmalarDisiplinsizlikBaşkalarını incitmek-küstürmek korkusuHAYIR diyememek (çok fazla yumuşak yüzlü olmak)Dinlenmesini bilmemekYavaş okumakÇevrede çalışmaya yoğunlaşmayı engelleyen objelerinvarlığıHerkese çay kahve ikram etmekSürekli makamda oturmakSohbet etmekGecikmelerle MücadeleBitirme tarihini belirleyinİlk önce sıkıcı olan işi yapınÖdüllendirme sistemi kurunİşleri küçük bölümlere ayırınSizi uyaracak biriyle anlaşınYukarıdaki hazırlıklar tamamsa şimdi yapın.Beklenmedik AksaklıklarBir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin içingerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarınıtespit edin.Toplantıya zamanında gidin.Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın.Uzun tartışmalardan kaçının.Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisindehazırlayıp listeleyin.Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür.Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işinzaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır.Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veyaaktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmıştecrübelerinizi gözden geçirin.Tecrübeleriniz ışığındakendinize tarz ve metod belirletin.Her aktiviteden önceihtimalleri belirleyin.Bunun için şu sorular sorulabilir.Neyin yanlış olma olasılığı vardır ?Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ?Bu konuda neler yapabilirim ?
20KURUMDAN KAYNAKLANAN VE ZAMAN KAYBINA NEDEN OLAN ÖĞELER OLASI AKSAKLIKLARGerçekçi olmayan bir zaman planı yapılmış veya son andaönceliklerde değişiklik yapılmış olabilir. Personel hatayapabilir veya cihazlar arızalanabilir. Bu durumlardakesinlikle panik yapmayın.Derin bir nefes alın.Birkaçdakika dinlenip kendinizi dinleyin.O anda öncelikle nelerinyapılması gerektiğini düşünerek alternatifler üretmeyeçalışın.Ancak bir aksaklığı giderirken ikinci bir aksaklıkyaratmayın.Zorunlu ve gerekli olmayan formaliteleri ve kırtasiyeciliğikaldırın. Kırtasiyecilik iş yapmak ve çalışmak değildir.Çalışır görünmek ve zamanı öldürmektir.Gereksizkırtasiyeciliğin kaldırılmasıyla zaman tasarrufu yapılmışolur.Öğle yemeği ve çay saatlerinizi çalışanlarla birlikte geçirin.Size söylemek ve sormak istediklerini bu saatlerdedeğerlendirip ayrıca size gelip zamanınızı harcamadıklarıgibi söylenmesi gerekenleri yemekte aktardıklarındanrahatlamış olacaklardır.KURUMDAN KAYNAKLANAN VE ZAMANKAYBINA NEDEN OLAN ÖĞELERBaşkalarının kendilerini değerlendirme biçimleriDiğer çalışanların kötü planlarıKurumun genel politikasının olmayışıKurum norm ve değerlerinin gevşekliğiÖncelikli amaçların başkaların ki ile çatışmasıYönetimin amaçların önceliklerini çok sık değiştirmesiGörev tanımlarının kötü yapılmış olmasıOtorite yokluğuToplantılarGöreve geç gelmelerÜst makamların kararlarını beklemeKötü iş haberleşmeCevap vereceklerin bulunamayışıProblemlerin yanlış ya da kötü tanımlanmasıDiğer çalışanların yaptıkları yanlışlarUzayan akran ve müşteri ziyaretleriPersonel fazlalığıBüro personelinin azlığıUzman personelin azlığıYetişmemiş sekreterler – Makam şoförleriOlumsuz tutumlarDikkatsizlikler – Başıboşluk – Oyalanma
21VI-ZAMANI KONTROL ETMEK 1.sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin2.Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin3.haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve proğramlayın4.Zirve Enerji Zamanımızı Optimum KullanımMümkün olduğunca dağıtım yapınBeklenmedik olaylar için boşluk bırakınEngellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın
22EN İYİ ZAMAN KULLANIMI TİPİK ENERJİ ÇEMBERİ O 8:00 Öğle 17:00 Günlük programınızı yaparken,enerji konjonktürünüzünaklınızda olması iyi bir fikirdir.Bazı insanların en iyizamanları sabahın erken vakitleridir.Bazılarının enbaşarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır.Mümkünolduğunca günlük programınızı en iyi zamanınıza denkgelecek şekilde planlamaya çalışın.Her zaman kontrolüsağlayamazsınız,fakat konsantrasyon ve düşüncegerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrinide göz önünde bulundurmalısınız.Eğer en iyi zamanınızsabah ise daha az önemli olan okuma,mektup veyatelefonlara cevap verme gibi faaliyetleri öğledensonraya bırakın.Zamanı nasıl kullanacağınızı analiz edin.Sonragereklilik, verimlilik ve uygunluk testleri uygulayarakaktivitelerinizi inceleyin.İşinizin temel unsurlarınıbelirleyin.Zamanınızı boşa harcayan işleri bir tarafaayırın ve onlarla uğraşarak onları saf dışı edin.Zaman yönetiminde size uygun olan planlamatekniklerine başvurun.Size yardımcı olacak uygunteknolojik cihazlar kullanınTİPİK ENERJİ ÇEMBERİ%100En iyizamanO 8: Öğle :00
23FAALİYET PLANLAMA DOSYASI Faaliyet planlama dosyaları içerikte büyük oranda farklılık gösterebilirler.Bu aşamaların gerektirdiği enbasit gösterim bir projeyi tamamlamaktır.Başlama tarihleri,hedeflenen tamamlama tarihleri,fiyattahminleri,kimlerin sorumlu olduğu gibi ilave bilgi esas dosyaya eklenebilir.Örnek:Faaliyet planlama dosyasıHedef:31 Mayıs’a kadar çalışma planı çıkartma ve çalışma defterini yeniden gözden geçirme.
28Planlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir. ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERMELERPlanlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir.Yetki devri en önemli zaman yönetimi tekniğidir.Sekreter görevlendirmek yöneticilerin; ziyaretçilerini, telefonlarını, yazılarını, randevularını, toplantılarını ve çevre ilişkilerini düzenlemesini sağlar.Programlı çalışmak; ast yöneticilerle, personelle, halkla genel görüşme yapmak, evrak imzalamak için belirli saatler koymak, bu saatlere uymak zaman kazandırır.Sık sık görüşle yardımcıların birimlerin ve danışmanlarının odalarının yakın olması zaman kazandırır.Yapılacak günlük ve haftalık işleri daima önem ve öncelik sırasına göre yapmak zaman kazandırır.