‘Tahrifat, Kayıp’ Olmayacak
Malatya Belediyesi bünyesindeki ve bağlı birimlerdeki toplam 15 milyon arşiv belgesini tamamen dijital arşive aktarma işlemini başlattı. Belediye başkanı Ahmet Çakır, bu çalışmalarla ilgili olarak bilgi verirken, geçmişte evrak tahrifatı, değiştirmesi ve kaybolması olaylarının yaşandığını hatırlattı.
Malatya Belediyesi’nin arşiv belgele ve dosyalarını dijital ortama aktarmak için başlattığı çalışmalar basına tanıtıldı.
Belediye Başkanı Ahmet Çakır, “Belediyemizin yaklaşık 15 milyon belgesi var. Bunları hızlı bir şekilde dijital ortama aktarmayı planlıyoruz. Şua anda sistemimiz tamamen kurulmuş durumda. Hızlı bir şekilde yılbaşına kadarda 10 milyon adet dokümanları dijital ortama aktarmış olacağız. Bura da hem vatandaşlarımız acısında ve hem de belediyemizdeki verimlilik açısında çok ciddi faydalar sağlanacak. Biliyorsunuz, imar konusunda da daha önce arşivimizde yaşanan bazı sıkıntılar, evraklarda tahrifat, evrak değiştirmeler gibi, evrak kaybolmaları gibi bazı sıkıntılar da yaşanmıştı. Bu bize dijital sisteme geçişi ortaya koydu. Bu vesileyle de biz çalışmalarımıza başladık. Şuana kadarda 1 milyon evrak dijital ortama aktarıldı. Belediye bünyesindeki 10 milyon belgeyi, yılbaşına kadar dijital ortama aktarmayı planlıyoruz. Burada aynı zamanda sistemde vatandaşlarımızda, kendi birimlerimizde bulundukları ortamda rahatlıkla şifre girerek belgeler ulaşabilecek. İşlemler daha hızlı bir şekilde yapılacak.
Vatandaşlarımız açısında büyük kolaylıklar sağlanacak. Arşiv birimimize sadece görevli personel girebilecek. Arşiv bölümümüzde 4 kişi görev yapacak. İşlemler tamamlandıktan sonra buraya sadece görevli personel kartla giriş yapabilecek. Eskisi kadar isteyen arşive giremeyecek. Bu çalışmalar ana hatlarıyla yılbaşına kadar tamamlanmış olacak. Belediye dışındaki birimlerin evrakları da yılbaşından sonra sisteme dahil olacak” dedi.
Çakır, dijital ortama aktarılan belgelerin tekrar yeniden dosyalanarak çelik arşiv dolaplarında muhafaza edildiğini belirtti.
Çakır, tanıtım esnasında sistemi de yakından takip ederek, belgelerin nasıl dijital ortama aktarıldığını gördü. Çakır, çelik arşiv dolaplarını da inceledi.
Belediye belgelerini dijital ortamda arşivlenmesi çalışmasını da, arşivde yer alan dosyalar tek tek skaynır makinesinde fotoğraf şeklinde taranıp direkt belge olarak dosya numarası verilen klasörde kaydediliyor.