TCOD ( Türk Cumhuriyetleri Oftalmoloji Derneği )
BİLİMSEL TOPLANTILAR YÖNERGESİ
Madde 1: Bu Yönerge, Türk Cumhuriyetleri Oftalmoloji Derneği’nin ( TCOD ) Azerbaycan, Kazakistan, Kırgızistan, Kuzey Kıbrıs, Özbekistan, Türkiye, ve Türkmenistan’da düzenlenecek müstakil TCOD uluslararası bilimsel toplantıları ile bu ülkelerin Ulusal Oftalmoloji Bilimsel Toplantılarına entegre olarak düzenlenecek Satellit TCOD Bilimsel Oturumlarında uyulması gereken kurallar için düzenlenmiştir.
TCOD’un BAĞIMSIZ BİLİMSEL ETKİNLİKLERİ
Madde 2: Kongre, konferans, sempozyum, kurs, canlı cerrahi çeşitliliğinde ( Oturumlar Konferans, yuvarlak masa, panel, debate, retina kulüp, video kulüp, forum, beceri aktarım kursu vb ) uluslararası bilimsel toplantılar olarak, mütevazi koşullarda düzenlenir.
Madde 3: TCOD bağımsız toplantılarına katılım
3.a. TCOD üyelerinden herhangi bir kayıt ücreti talep edilmez
3.b. Bağımsız TCOD Bilimsel Toplantılarına katılımda ( özellikle salonların fiziki kapasiteleri kısıtlı olduğunda ) öncelik her zaman TCOD Üyelerindedir.
3.c. TCOD Asıl Üyelerinin bağımsız bilimsel toplantıya katılabilmeleri için; bilimsel toplantının yapıldığı sene dahil olmak üzere, aidat borçlarının olmaması gerekir.
3.d. Bağımsız bilimsel toplantılarda, yardımcı meslek grupları veya hekim dışı meslek grupları; özel olarak davetli veya konuşmacı olarak davetli olmaları dışında toplantılara katılamazlar.
3.e. Bağımsız bilimsel toplantılarda Oftalmolojide yardımcı meslek grupları (eğer toplantı programında varsa) sadece kendi meslekleri konusunda düzenlenen toplantılara katılabilirler.
3.f. TCOD Üyesi olmayan Göz Hastalıkları uzmanları ve asistanları ( kimlikleri ile mesleklerini ispatlamaları durumunda ) toplantı salonunda yeterince yer varsa toplantılara katılabilirler.
Madde 4: Bütün TCOD ülkelerinin bu toplantılara katılımı ve katkıları yanı sıra, toplantılara ev sahipliği yapmaları da beklenir.
Madde 5: Bilimsel toplantı giderlerinin tamamı, bu tür organizasyonlara destek imkanı olan kamu kuruluşlarının desteği ve hekim-endüstri ilişkisi etik kuralları çerçevesinde firma sponsorluklarıyla karşılanır. Gerektiğinde derneğin öz kaynakları da toplantıyı düzenlemek için kullanılabilir.
Madde 6: Toplantıya ev sahipliği yapacak ülkede, kongre merkezi ve konaklama için eğitim kurumlarının, üniversitelerin ve kamu tesislerinin imkanları önceden araştırılır. Uygun bulunan tesisler ile ön rezervasyonlar yapılır.
Madde 7: Taslak bilimsel program hazırlanır. Her TCOD ülkesindeki endüstri sektörünün katkıları için firmalarla ön görüşmeler yapılır ve katkı imkanları öğrenilir. Kamu sektöründen ( Örneğin TİKA gibi ) destek alabilmek için projeler hazırlanır.
Madde 8: Projelerin onaylanması sonrasında, toplantıyla ilgili her şey kesinleştirilir. Toplantının katılımcılara duyurusu toplantının en az 2 ay öncesinde yapılır.
Madde 9: Toplantıların dili, Türkçe, İngilizce ve Rusça’dır. Sunumlarda dil olarak amaç; bilimsel toplantıya katılan tüm üyelerin anlayabildiği en az bir dilin kullanılmasıdır. Salonda 2 perde bulunmalı, aynı anda 2 projeksiyon cihazı çalışabilir durumda olmalıdır. Sunum İngilizce yapıldığında sunumun tek slayt üzerinden yapılması mümkündür. Türkçe sunumlarda 2.slaytlar Ingilizce veya Rusça olmalı, Rusça sunumlarda, 2.slaytlar Türkçe veya İngilizce olarak hazırlanmalıdır.
Madde 10: Oturumların sonundaki tartışmalarda Türkçe, İngilizce ve Rusça dillerine hakim olan genç oftalmologlardan çevirmen olarak yararlanılır.
Madde 11: Bilimsel Toplantıyla ilgili her türlü bilgi, TCOD Web Sitesinde ve TCOD İnternet yahoo Gruplarında ilan edilmek suretiyle paylaşılır.
Madde 12: Sponsor destekleri ağırlıklı ve öncelikli olarak genç oftalmologlar için kullandırılır.
ÜLKELERİN ULUSAL OFTALMOLOJİ BİLİMSEL TOPLANTILARINA ENTEGRE, SATELLİT TCOD BİLİMSEL AKTİVİTELERİ
Madde 13: Ülkelerin Ulusal Oftalmoloji Bilimsel Toplantıları, o ülkelerin kendi inisiyatifleriyle düzenlenen toplantılar olduğundan o ülkede oftalmolojibilimsel toplantılarının organizasyonu için yazılı hukuki bir düzenleme var ise, bu düzenlemeleri TCOD-MYK ( Merkez Yönetim Kurulu ), TCOD-BDK ( Bilim Danışma Kurulu ) ve TCOD-GOK ( Genç Oftalmologlar Kolu ) kurulları önceden biliyor olmalıdır.
Madde 14: Ülkelerin Ulusal Oftalmoloji Bilimsel Toplantıları, o ülkelerin kendi inisiyatifleriyle düzenlenen toplantılar olduğundan, bu toplantılarda öncelikle o ülkenin koymuş olduğu kurallar geçerlidir.
Madde 15: Türk Cumhuriyetleri ülkelerinde ulusal oftalmoloji bilimsel toplantıları düzenlenirken, organizasyon komitelerinin bilimsel programda TCOD Satellit Oturumu ve / veya oturumlarına yer vermeleri beklenir.
Madde 16: TCOD Satellit Oturumlarında ev sahibi ülke, kendi ülkesinin oftalmologlarından çok diğer TCOD ülkelerinin oftalmologlarına konuşma imkan vermelidir.
Madde 17: TCOD Satellit Bilimsel Oturumunun konusuna göre konuşmacılar seçilmeli, konuşmacıların konuyla ilgili TCOD biriminin üyesi olmalarına özen gösterilmelidir.
Madde 18: TCOD Satellit Bilimsel Oturumu ve / veya oturumlarına yer verilmiş olan bilimsel toplantılarda, bilimsel oturum saatleri dışında TCOD İdari toplantılarının yapılmasına organizasyonlar imkan sağlamalıdır.
Türk Oftalmoloji Derneği ( TOD ) Ulusal Kongrelerinde TCOD Satellit Bilimsel Aktiviteleri
Madde 19: Halen bilimsel toplantılar konusunda hukuki düzenlemesi olan tek TCOD ülkesi Türkiye’dir. Türkiye’de Ulusal Oftalmoloji Kongreleri, Türk Oftalmoloji Derneği ( TOD ) tarafından “ TOD Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesi “ ne göre düzenlenmektedir.
Madde 20: TOD’un Ulusal Oftalmoloji Kongre Düzenleyicisi Ulusal Kongre Düzenleme Komitesi’dir ( UKOK ). Kongre Firması, yetkilendirildiği alanlarda UKOK’a yardımcı olmakta ve hizmet üretmektedir.
Madde 21: TCOD Üyeleri, “ TOD Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesi “ nde yazılı olan kuralların yanı sıra, TOD Kongre Web Sitelerinde ilan edilmiş olan genel ve TCOD üyelerine özel kural ve kaidelere uymak zorundadır.
Madde 22: TCOD’un TOD Ulusal Kongrelerinde Satellit Bilimsel Toplantılar düzenleyebilmesi için, TCOD’un UKOK’a Ekim-Aralık aylarında Satellit Bilimsel Toplantı programları ( Konferans, yuvarlak masa, panel, debate, retina kulüp, video kulüp, forum, beceri aktarım kursu vb ) teklifi sunması şarttır.
Madde 23: Sadece TOD UKOK ’un onayladığı oturumlar, TOD Kongre bilimsel programında Satellit TCOD Bilimsel Aktiviteleri olarak yer alabilir. Kesinleşen bu program TCOD Web Sitesinde ve ilgili TCOD Yahoo Gruplarında duyurulur.
Madde 24: Sadece TCOD Yuvarlak Masa Oturumlarının bilimsel programları ileriye dönük 2 yıllık hazırlanır. Diğer bilimsel programlar TOD UKOK’un kabulünden sonra detaylandırılır.
Madde 25: Konuşmalara talip olunabilmesi için, TCOD Bilimsel Oturumlarının ana başlıkları ve alt konu başlıkları ilgili birimlerin Tartışma-Paylaşım Yahoo Gruplarında ve / veya ilgili birimin üyelerine ilan edilir. Her şey demokratik, şeffaf bir şekilde ilgili birim üyelerinin bilgisi dahilinde gerçekleşmelidir. Konuşmaya talip olan üyelerden birim üyeleri haberdar olmalıdır.
Madde 26: TCOD’un Satellit Bilimsel Toplantılarının konuşmalarına gönüllü olarak ve tek veya 2 seçenek tercihi ile talip olunur. Konuşmacı olabilmek için o konuyla ilgili birimin aktif üyesi olmak ve talepleri verilen son müracaat tarihleri öncesinde yapmış olmak şarttır.
26.a; Yuvarlak Masa Oturumlarının konusuyla ilgili birimlerin, aktif üye listeleri, ilk ilanın yapıldığı gün dondurulur. Konuşmacı isimleri kesinleşinceye kadar, ilgili birimin ve / veya birimlerin aktif üye listelerine yeni üye ilave edilemez.
26.b; Yuvarlak Masa ve Debate konuşmalarına talip olacaklar mutlaka uzman olmalıdır. Uzmanlık öğrencileri-asistanlar Yuvarlak Masa ve Debate konuşmalarına talip olamazlar.
26.c; Yedi alt konu başlıklı Yuvarlak Masa Oturumlarında ideal olan ülke başına ( Azerbaycan, Kazakistan, Kırgızistan, Kuzey Kıbrıs, Özbekistan, Türkmenistan, Diğer ülkeler ) 1’er konuşmacıdır. Toplantı konuşmasına talip çıkmayan ülkenin konuşma hakkını üye sayısı 100’ü geçen ülkeler, üye sayıları oranında kullanırlar.
26.d; TCOD-Türkiye üyeleri, yuvarlak masa oturumlarında iki nedenle konuşma yaparlar
26.d.1; Hiç talip olunmayan konuşma konularında konuşurlar.
26.d.2; Sonradan mazereti çıkan-toplantıya katılamayacak konuşmacıların konuşmalarını kompanse etmek için konuşurlar.
26.e; Retina Kulübü, Video Sempozyum v.b. etkileşimli toplantılarda Uzmanlık öğrencileri-asistanlar olgu sunumu yapabilirler.
26.f; Konferanslar, sunulan konuda deneyimli ve meslekte kıdemli oftalmologlar tarafından verilir.
26.g; Kurslar, kursta işlenen konuda deneyimli oftalmologlar tarafından verilir.
Madde 27: TCOD’un Satellit Bilimsel Toplantılarında, oturum başkanları da mümkün olduğunca konuyla ilgili birimin aktif üyeleri arasından belirlenir.
Madde 28: TCOD’un Satellit Etkileşimli oturumlarında olgu sunumu yapacak olanlar, olgu özetlerini son müracaat tarihleri öncesinde, öngörülen şablona uygun olarak hazırlayıp, duyurularda verilmiş olan adreslere göndermek zorundadırlar.
Madde 29: TOD Ulusal Kongresi sırasında 2 TCOD Genişletilmiş İdari Toplantısı yapabilmek için TOD UKOK önceden bilgilendirilmelidir ( TOD UKOK’a TCOD’un Satellit Bilimsel Program teklifi yapılırken bu hususa da değinilmelidir ). Bunlar TCOD-MYK-BDK-GOK Koordinatörleri Genişletilmiş Toplantısı ve TCOD-GOK-YK-Danışma Kurulu Genişletilmiş İdari Toplantısıdır.
Madde 30: TOD Ulusal Kongresi sırasındaki TCOD Satellit Oturumlarında ve kongre sırasında yapılan genişletilmiş idari toplantılarda TCOD bilimsel programları yazılı olarak duyurulabilir.
Madde 31: TOD Kongresi sırasında yapılan TCOD genişletilmiş idari toplantısında bir sonraki yılın, yuvarlak masa ve / veya panel konuşmacıları netleşmiş olur.
Madde 32: “ TOD Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesi “ nde TCOD ile ilgili maddeler aşağıdaki şekilde yer almış bulunmaktadır.
|TOD Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesi


Madde 10: Finansal Yönetim ve Ücretlendirme: TOD Onursal Başkanı, TOD Genel Başkanı, TOD Onursal Üyeleri ile bir yıl önce yapılan kongrede Madde 8/b, 8/c, 8/d doğrultusunda ödül kazananlar, UKOK üyeleri, yabancı davetli konferansçılar, o yılın onur konferansçıları kongre katılım ücreti ödemezler. Bu kişilerin var ise refakatçileri kongre refakatçi ücreti ödemek zorundadır.
Madde 15: Yaptırım Uygulamaları ; Kongrede üstlenilen ve program kitabında yer alan, sözel bildiri veya poster sunumculuğu, moderatörlük, oturum başkanlığı, eğitmenlik, konferans sunumculuğu, video ve fotoğraf sunumculuğu veya benzer görevleri kabul edip görevlerini geçerli mazeret olmadan yerine getirmeyenlere bir sonraki kongre de dahil olmak üzere bir yıl boyunca TOD bilimsel etkinliklerinde benzer görevler verilmez.
Madde 33: TCOD-Merkez Yönetim Kurulu, davet edilecek üyeleri belirlerken bunların bilimsel etkinliklere aktif katılımını ve ülkelerin üye sayılarını gözetir.
Madde 34: TOD konuğu TCOD davetli üyelerinin ilk davetlerini TOD-Ulusal Kongre Organizasyon Komitesi ( UKOK ) adına TCOD-MYK yapar.
Madde 35: Bilimsel Programda konuşmacı ve oturum başkanı olanlar, bilimsel programın ilanından sonraki bir hafta içinde herhangi bir mazeret bildirmezler ise TC vatandaşı dışındakilerin TOD Konuğu olmaları kesinleşmiş ve 1. davetleri de TCOD tarafından yapılmış sayılır.
Madde 36: TCOD Bilimsel Programında görev alan TOD Konuklarının yanı sıra TOD Konuğu olarak kongreye katılacakların listesi, toplam 13 olmak üzere UKOK’a bildirilir.
Madde 37: TOD UKOK, TCOD Üyesi TOD Konuklarına, Katılımcı TCOD Üyelerine, ülkeler ve kişiler arasında fark gözetmeksizin eşit mesafede davranır ve hizmet verir.
Madde 38: TCOD Üyesi olan TOD Konuklarının
38.a. Ekonomik sınıf uçak biletini, TOD karşılar
38.b.Konaklama ücretini, TOD karşılar
38.c. Kongre kayıt ücretini TOD karşılar
Madde 39: TCOD Üyesi TOD Konuklarının refakatçileri TCOD Üyesi bir oftalmolog ise ;
39.a. TCOD Üyesi Refakatçinin Konaklama ücretini TOD karşılar.
39.b. TCOD Üyesi Refakatçi, uçak biletini kendisi karşılar
39.c. TCOD Üyesi Refakatçi, asistan ücreti kadar olan kongre kayıt ücretini kendisi karşılar
Madde 40: TCOD Üyesi TOD Konuklarının refakatçileri, TCOD Üyesi bir oftalmolog değil ise ;
40.a. TCOD Üyesi olmayan refakatçi, 2 kişilik odada konaklama ücreti farkını kendisi karşılar
40.b. TCOD Üyesi olmayan refakatçi, Uçak biletini kendisi karşılar,
40.c. TCOD Üyesi olmayan refakatçi, refakatçi kayıt ücretini kendisi karşılar ( Tıp Meslek Etiği ve Bilimsel Toplantı Etiği kuralları gereği )
Madde 41: TCOD Üyesi TOD Konukları, yalnızca kongre etkinlik süresi içinde, kayıt ücreti, ulaşım ve konaklama giderleri için desteklenir. Tıp Meslek Etiği ve Bilimsel Toplantı Etiği gerekçeleriyle, uzamış konaklama vb. ek faydalanmalar için UKOK’ların fazladan bir ekonomik yükümlülük altına girmesi söz konusu değildir.
Madde 42: Türk Cumhuriyetlerinde çalışan ve kendi olanaklarıyla kongreye katılan yabancı uyruklu TCOD üyeleri, asistan kayıt ücreti kadar ücret ödeyerek kongreye katılırlar.
Madde 43: TC vatandaşı olmayan TCOD Üyeleri Kongre Kurslarına ücret ödemeden katılırlar.
Madde 44: TCOD üyesi olmayan yabancı uyruklulara ve TC vatandaşı TCOD üyelerine yukarıda sayılan avantajlar tanınmaz.
Madde 45: TOD Konuğu işlemleri
45.a; TOD Konuğu olan TCOD üyeleri, kendilerine en geç Nisan ayında uçuş programı alternatifi sunan Kongre Firmasını bir hafta zarfında yanıtlamak ve biletlerin doğru isime kesilebilmesi için pasaport bilgilerini göndermek zorundadırlar.
45.b; Kongre Firması cevap alamadığı konuklar için TCOD’dan yardım isteyebilir. TCOD’un aracılığına rağmen ilgili ile hala irtibat sağlanamıyorsa Mayıs ayı sonunda davet iptal edilir.
45.c; İptal edilen davet bir konuşmacıya ait ise, TCOD-MYK 15 Hazirana kadar tercihen TCOD-Türkiye üyeleri arasından yeni bir konuşmacı belirler.
45.d; İptal edilen davet oturum başkanına ait ise, oturum başkanı eksiği tercihen katılımcı konuklar ile ya da TCOD-Türkiye üyeleri ile kompanse edilir.
45.e; Hiçbir konuşmacı konuşmasını ve TOD Konuklarına sağlanan imkanları kendi inisiyatifi ile bir başkasına devredemez, yerine bir başkasını öneremez, gönderemez.
Madde 46: Mazeret durumları
46.a; Konuşma görevinden af edilmeyi istemek için ciddi bir neden olmalı ve mazeretler belgeye dayalı bildirilmelidir.
46.b; Oturum Başkanlarının mazeret durumları için de ciddi bir neden olmalı ve mazeretler belgeye dayalı bildirilmelidir.
46.c; TCOD Bilimsel Programı kesinleştikten, TOD konuğunun uçak biletleri kesildikten ve konaklama rezervasyonu yapıldıktan sonra mazeret bildirildiğinde, o TOD Konuğunun yerine UKOK’a başkaca konuk bildirilmesi söz konusu değildir.
Madde 47: Yaptırımlar; TOD konuğu bir TCOD üyesinin geçerli olan bir mazereti olmadan veya mazeretsiz olarak katılmaması durumunda takip eden 4 yıl boyunca, o üye TCOD’un bilimsel aktivitelerinde konuşmacı ve/veya oturum başkanı olarak görev alamaz, TOD Konuğu olarak davet edilemez ve TOD Konuğunun refakatçisi olarak bildirilemez.
GEÇİCİ MADDELER
- Kasım 2010 da, üye bilgilerini güncelleme ve üyenin tercihine göre 3 birime aktif üye kayıtları başlatılmış olup bu süreç Kasım 2015 yılına kadar ön şartsız olarak devam edecektir.
- Üç birim tercihini bildirmiş olan üye, Kasım 2015 e kadar tercihlerinde bir değişiklik talep edemez.
- 5 yılın sonunda Ekim-Kasım 2015 de günün koşullarına göre genişletilmiş idari toplantılarda birimlere aktif üye kayıtlarında TCOD Akademik Kredi Puan Sistemine göre puan ön koşulları getirilebilir.
Madde 48: Bu Yönerge TCOD organlarının görüşüne sunulmuş ve gerekli redaksiyonları yapıldıktan sonra 02.12.2012 tarihinde, kabul edilmiştir.