Dijital dönüşümün tüm kurumlarda kendini gösterdiği bir dönemde, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçen kurum ve firmaların sayısı her geçen gün artıyor. Türkiye’nin öncü teknoparkları arasında yer alan Bilkent CYBERPARK da tüm doküman ve süreç yönetimini enVision ile yönetme kararı aldı. Teknopark, bu kararı ile “kâğıtsız, verimli ve yeşil bir ofis” olma yönünde önemli bir adım attı. Bilkent CYBERPARK Genel Müdürü Faruk İnaltekin; Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçtikten sonra CYBERPARK’ta evrakla yürütülen iş süreçlerini otomatik hale geldiğini, karar verme süreçlerinin hızlandığını, işlem kuyrukları ve tamamlanma süresinin kısaldığını, insan hatalarının ortadan kalktığını ve kurum içi iletişim kanallarının daha iyi hale geldiğini söyledi.
MALİYET AVANTAJI
Dijital dönüşümün, her geçen gün her ölçekten kurum ve işletme için bir tercih olmaktan çıkıp, zorunluluk haline geldiğini kaydeden Genel Müdür İnaltekin, “Rekabet edebilmek ve varlığını sürdürmek isteyen kurumlar için bu konu kritik önemde. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile dijital ortama taşınan belgeler; stok, kırtasiye ve iş gücü gibi birçok maliyetin önüne geçerken, bilgiye erişim süresini de büyük oranda kısaltıyor. İş süreçlerinin kâğıt ortamından çıkması ve dijital ortama taşınması ile kurumsal verimlilik, hız, bilgiye hakimiyet avantajları oluşuyor” diye konuştu.
ELEKTRONİK İMZA İLE ENTEGRE
Bilkent CYBERPARK bünyesinde yer alan firmalardan olan CBKSoft tarafından geliştirilen ve 20 ülkede 350 bin kullanıcı tarafından tercih edilen enVision ile birlikte; kurum genelinde kesintisiz otomasyon gerçekleştirilerek, kâğıt bazlı iş süreçlerinin tam entegre dijital bir ortama dönüşmesi sağlanıyor. Böylelikle, maliyet ve zaman kayıplarının azaltılması, kalite ve verimliliğin ise arttırılması amaçlanıyor. Sistem ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülüyor. Sistemin web tabanlı altyapısı sayesinde, kurum binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanıyor. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanabiliyor.