Hatırlamanız ve yapmanız gereken her şeyin kaydını tutmak bunaltıcı olabilir. Siz de hiç zihniniz aşırı yüklenmiş gibi hissettiniz mi? Her zaman dikkatinizi vermeniz gereken bir şeyler çıkıyor ortaya.
Bütün o bilgileri kafanızda tutmak zihninizi meşgul eder ve sizin rahatlayabilmenizi engeller. Yapmanız gerekenleri bir yere not alarak kafanızdan uzaklaştırmak, zihninizde yer açabilmeniz ve organize olabilmeniz için basit bir yoldur.
Eğer kendinizi bunalmış hissediyorsanız, bir “beyin çöplüğü” stresinizi azaltmanız, odaklanmanız ve motive olmanız için mükemmel bir yöntem.
Bazı insanlar, kafadan uzaklaştırma eyleminin önemini reddediyorlar veya bunun bir zayıflık belirtisi olduğu kanaatindeler. Bir şeyleri not almanın iyi bir hafıza sahibi olmadığınıza işaret olduğunu veya yeterli zihinsel kapasiteye sahip olmadığınızı düşünebilirler. Bunun gerçekle uzaktan yakından alakası yok.
Dürüst olmak gerekirse bir şeyleri not almada isteksiziz. Sokrates, yazmanın hafızamızı yok ettiğini ve zihnimizi güçsüzleştirdiğini düşünürdü. Hatta bir şeyleri not almanın “insan dışı” olduğunu savunurdu.
Beyinlerimiz güçlü fakat araştırmalar gösteriyor ki aynı anda birkaç görevi yerine getirmede pek iyi değiliz. Bunu yapmaya çalıştığınızda, beyin dikkatinizi bölüştürür. Aynı anda iki işi etkili bir şekilde yaptığınızı düşünebilirsiniz fakat aslında zihniniz bir işten diğerine mekik dokur.
Aynı anda sadece birkaç şey düşünebilir ve düzgün bir şekilde tek bir göreve odaklanabilirsiniz. Beyniniz öncelik sıralaması yapma konusunda da çok iyi değildir. E-postalarınız, yapılacaklar listeniz, hatırlamanız gereken o şey, beklediğiniz bir eşya, bitirmeye çabaladığınız o görev, … Hepsi dikkatiniz için yarışıyor.
Beyinlerimiz problem çözmek ve bağlantılar kurmak için yaratılmıştır. Kafamızdan atabileceğimiz onca düşünceye tutunmak konusunda pek de iyi değiller.
Yapılacaklar listesi oluşturun. Yapmanız gerek şeyleri yazdığınızda, o işlerin düşüncesi kısa süreli hafızanızı doldurmayacak.
Ajanda kullanın. Randevularınızı ve toplantılarınızı ajandanıza eklemeniz, onlar üzerine düşünmemenizi sağlar. Böylece tüm bunlar zihninize, sadece onlara odaklanmanız gerektiği zaman gelir, bu da sürekli bir şeyleri unutup unutmadığınız hakkında kaygılanmanızı engeller.
Alışveriş listesi yapın. Eve dönüp de markete almak için gittiğiniz şeyi unuttuğunuzu fark etmek kadar can sıkıcı bir durum yok. Alışveriş listesi yapmak size hem zaman kazandırır hem de bütçe dostudur.
Ivır zıvırla dolu olan zihninizi boşaltmak, beyninize yaratılma amacı olan şeyleri yapma şansı tanır: yeni fikirler üretmek ve bağlantılar kurmak.
Zihninizin inovasyon kapasitesi o kadar inanılmaz ki! Fakat yapmanız gereken her şeyi depolamanız için doğru bir yer değil. Yapılacak ev işleri listenizi veya randevu takviminizi saklamanız için yaratılmadı. Zihninizi dolduran bu şeylerden ne kadar çok kurtulursanız o kadar berrak bir şekilde düşünebilirsiniz
1920’lerin sonlarında Zeigarnik Efekti keşfedildi. Bu psikolojik kavram açıklıyor ki beyin, tamamlanmamış veya yarıda kalmış işlere bitmiş işlerden daha çok tutunuyor. Bitirmediğiniz şeyler hali hazırda bitirdiklerinizden daha fazla bant genişliğine sahip.
Zihnimde ağırlık yapan her şeyi boşalttığımda Zeigarnik Efektinin hayatımı nasıl etkisi altına aldığını fark ettim. Kafamdan uzaklaştırabildiğim her şeyi uzaklaştırarak zihnimi temizlediğimde, düşüncelerim çok daha berraktı ve uzun zamandır olmadığım kadar rahattım.
Aynı zamanda öğrendim ki, anlaşılırlığı sağlayabilmek için görevleri sırayla takip etmek önemliymiş. Kafamdan çözüme ulaşmamış sorumluluklarımı uzaklaştırmak ve bunları bir listeye koymak harikaydı fakat sürekli yeni yeni şeyler ortaya çıkıyordu. Bu getirisi düşük görevlerin zihnimi ele geçirmelerini engellemek için başka bir sistem geliştirdim.
Tanıdığım en üretken insanlardan bazıları, sorumluluklarını düzene sokmak için eski yöntem kâğıt ve kalem kullanıyorlar. Bu harika bir yöntem fakat var olan tek yöntem bu değil.
Ben, kendimi, hayatıma fark edilmeyecek bir şekilde entegre edebildiğim bir sisteme alıştırdım. Siz de size tamamen doğal gelen bir yöntem bulmalısınız. Bu sistem, dikkatinizi isteyen her şeyi yönetmeyi ve öncelik sırasına koymayı sizin için kolaylaştırmalı. Doğru sistemi seçmek hiç çaba harcamadan parçaları birleştirmeyi sağlar.
“Bekleyenler” listesi, üretkenlik cephanenize eklemeniz gereken güçlü bir araç. Yapılacaklar listenize yeni bir boyut kazandırıyor. Bu araçla, sadece tamamlamanız gerekenlerin kaydını tutmak yerine aynı zamanda tamamlamak için beklemeniz gereken görevleri de not ediyorsunuz.
Örneğin; bir etkinlik planladığınızı hayal edin ve ihtiyaçlarınızı tedarik edebilmeniz için bir üstünüz tarafından imzalanması gereken resmi bir belgeye ihtiyacınız olduğunu düşünün. Bu durumda “Bekleyenler” listeniz “Üstten imzalı resmî belgeyi al” gibi bir madde içermeli.
Böyle bir liste, projelerinizin hangi kısımlarının kontrolünüz altında olduğunu hangi kısımlarında dışarıya bağımlı olduğunuzu anlamanıza yardımcı olur. Bunu takip etmek, eğer projeniz hazır değilse böyle bir durumda kimi takip etmeniz gerektiği konusunda yardımcı olabilir.
Bu sistem, entegre edilmesi kolay bir sistem. Tabii ki listenizi elle yazabilirsiniz ama aynı zamanda e-postalarınızı idare edebilmek için de bir sistem geliştirebilirsiniz. Dönmeniz gereken e-postaları yanıtladıktan sonra o mesajları “Bekleyenler” klasörünüze sürükleyin. Bu şekilde, neyi takip etmeniz gerektiğini görebileceksiniz ve spam klasörünüzü boylama ihtimali olan mesajları da bu araç yardımıyla yakalayabileceksiniz.
Beyninizi yapamadığı şeyleri yapmaya çalıştırmakta bir yücelik yok. Yapmanız gereken şeyleri kafanızdan uzaklaştırmak için bir yöntem belirleyin. Daha az stres hissedeceksiniz ve bir şeylere odaklanacağınız zaman kendinizi çok daha etkili hissedeceksiniz.
Şevval Serbes
Proje Yönetimi Okulu Blog Yazarı