Sosyal medya kullanımı şirketler için önemli. Kontrolü çok zor olan bu mecra başınıza dert açabilir. Dikkat etmeyen bir çalışanınızın attığı tweet veya paylaştığı fotoğraf, şirket gizliliğini ihlal edebilir, itibar kaybına neden olabilir. Bu nedenle çalışanların paylaşıp paylaşamayacağı şeylerin net bir şekilde belirlenmesi ve çalışanlara iletilmesi önemli. İleride sorunlarla karşılaşmak istemeyen şirketler de önlemlerini almış.
Sosyal medya, hem şirketler hem de çalışanlar için dikkatli kullanılması gereken bir mecra. Bir anlık öfkeyle veya düşünmeden yazılanlar hem kişinin hem de şirketin başına olmadık işler açabilir. Yurtdışında birçok şirket bunun önüne geçmek için çalışanlarına sosyal medya kullanım rehberi dağıttı. Bunlar arasında İngiltere’de yayın yapan Sky News televizyonu ve BBC de var. Kurallara göre, Sky News’te gazeteciler, son dakika haberlerini Twitter’a yazmadan önce haber merkezine danışmak zorunda. Bunun dışında gazeteciler, Sky News çalışanı olmayan kişilerin ve rakiplerin yazdıkları iletileri retweet edemiyor. Ayrıca iş dışı konularda da tweet atamıyorlar.
BBC’de de aynı şekilde, gazeteciler Twitter üzerinden bir bilgi paylaşmadan önce içeriye durumu bildirmek zorunda. Peki Türkiye’de durum ne? Şirketlere çalışanlar için sosyal medya politikası uygulayıp uygulamadıklarını sorduk.
Şirketinizin ve kendinizin itibarını koruyun
Ağ teknolojileri şirketi Cisco, çalışanları için sosyal medya politikaları hazırlayan şirketlerden.
Sosyal medyayı müşterilerine ve iş ortaklarına daha iyi hizmet vermek ve onları dinlemek için yardımcı bir araç olarak gören Cisco, bu nedenle çalışanlarını sosyal medya kullanımı konusunda olumlu şekilde yönlendirip eğitmeye çalışıyor. Çalışanların kendi sosyal medya hesapları üzerinden yorum yaparken her şeyden önce kimlikleri ile ilgili şeffaf olmalarını istediklerini belirten Cisco Türkiye İnsan Kaynakları Direktörü Berna Galipoğlu, eğer bir çalışanları sosyal ağlarda Cisco hakkında yorum yapıyorsa bunu bir takma isim ile değil kendi ismi ile yapması gerektiğini söylüyor.
Cisco’nun temel sosyal medya politikalarından bazı maddeler ise şu şekilde:
◊ Sosyal ağlarda yer alırken Cisco veya sektörle ilgili bir konuda fikir beyan ediyorsanız düşüncelerinizin size ait olduğu konusunda net olun.
◊ Cisco’yu ve kendi itibarınızı koruyun. Cisco’nun itibarını zedeleyecek herhangi bir yorum yapmaktan kaçının.
◊ Cisco’ya ait hiçbir gizli bilgiyi, onaylanmamış gelişmeyi, müziği, videoyu, yazıları ve fotoğrafları üçüncü kişilerle yazılı izin olmadan paylaşmayın.
◊ Cisco’nun finansal durumuyla ilgili bir açıklama yapmayın.
◊ Kurumiçi bilgileri paylaşmayın.
◊ Saldırgan, rahatsız edici şeyler yazmayın.
Direkt olarak müdahale etmeyin
Microsoft, sosyal paylaşım mecralarının gelişimiyle birlikte blogların yayınlaşmaya başladığı ilk yıllardan bu yana çalışanlarına bu alanda nasıl doğru ve etkin biçimde yer alabileceklerine yönelik rehberlik ediyor.
Microsoft’un sosyal medya kuralları şöyle;
◊ Eğer bir Microsoft çalışanı olarak bir sosyal mecrada Microsoft adına sahte bir isimle giriş yapıldığını veya yanlış bilgi paylaşıldığını görürseniz direkt müdahale etmeyin. Onun yerine ilgili bölümün yöneticisini konuyla ilgili bilgilendirerek sorunun çözülmesine katkı sağlayın.
◊ Sosyal mecraların kullanımı konusunda ilgili mecranın kullanım şartlarını ihlal etmeyin.
◊ Yapacağınız yorumun veya girişin bireysel olarak kendinize sağlayacağı etkinin yanı sıra Microsoft açısından da sağlayacaklarını düşünerek hareket edin.
◊ Şirketin gizli bilgilerinin paylaşılmaması konusunda gerekli özeni gösterin.
Gidilen mekanlar işaretlenemez
Pfizer Türkiye, Şubat 2011’de Sosyal Medya Rehberi hazırlayarak tüm çalışanlarıyla paylaşmış. O günden bu yana rehberdeki kurallar tüm çalışanlar için geçerli. İlaç sektörü gibi regülasyonlarla düzenlenmiş sektörlerde sosyal medya iletişiminin çok daha zor olduğunu belirten Pfizer Türkiye Kurumsal İletişim Müdürü Yasemin Ayginin, tabi olunan kanun ve kurallara uygunsuz bir şekilde çalışanların yapabileceği herhangi bir paylaşımın, hem bu sektördeki bir firma için hem de çalışanları için oldukça beklenmeyen etki ve sonuçlara yol açabileceğini söylüyor. Bu nedenle sosyal medya politikalarını bir Sosyal Medya Rehberi yoluyla somut hale getirerek tüm çalışanlarla paylaşma gereği duymuşlar.
Pfizer’in Sosyal Medya Rehberi’nden bazı başlıklar;
◊ Pfizer çalışanlarının sayfası da dahil herhangi bir sosyal medya platformunda Pfizer ve ürünleri ile ilgili yorumları kişisel olarak cevaplanmamalı.
◊ Sosyal medya platformlarında, geliştirme aşamasında olanlar da dahil olmak üzere, ürün ve etken maddelerin ismi kullanılamaz, global kaynaklı da olsa ürün tanıtımına yönelik iletişim yapılamaz. Örneğin, Pfizer çalışanları kişisel Facebook sayfasında, “Xx ilacı gün boyu bana güç veriyor, ağrılarımı dindiriyor” vb yazamaz.
◊ Pfizer bünyesindeki kişi, ofis, toplantı içerik, detay ve mekanları sosyal medyada işaretlenemez; örneğin FourSquare, Twitter ve Facebook’ta “Biz VVV otelde, XXXX takımıyla, ZZZ amaçlı toplantı için bulunuyoruz” gibi paylaşımlarda bulunulamaz. Gizlilik, güvenlik ve rekabet açısından risk oluşturabilecek uygulamalar kullanılamaz.
◊ “Sağlık mesleği mensubu dışındakilere ilaç/etken madde tanıtımı yapılamaz” ilkesi sosyal medyada da geçerlidir. Ürün iletişimi için oluşturulacak sayfa ve uygulamaların sadece sağlık mesleği mensuplarının erişebileceği, genele kapalı hesaplar/sayfalar olarak düzenlenmesi zorunludur.
◊ Sosyal medyada paylaşılacak bir içeriğin ya da atılacak herhangi bir adımla ilgili tereddüte düşülürse Kurumsal İletişim Departmanı’na danışılması gerekir.
◊ Sosyal medya platformlarına herhangi bir içerik (metin, resim, video vb.) yüklemesi yaparken dikkatli olmak gerekir. Farkında olmadan marka ya da telif hakları ihlal edilebilir.
◊ Sosyal medyada kullanılan dile ve ifadelere dikkat etmek önemlidir. Ayrımcı, taciz edici, rahatsız edici, ırkçı, cinsel, etnik, dini ya da fiziksel saldırı ve aşağılama niteliğinde ifadeler kullanmak, paylaşmak ve bunlara aracı olmak ciddi hukuki sorunlar yaşanmasına neden olabilir. (Ör: Bir kurumun ya da kişinin itibarı zedeleyecek bir metni Facebook duvarınızda ya da Twitter mesajı olarak paylaşmak gibi.)
Hürriyet İK – Zeynep MENGİ