Kuruluşunuzu denetleyecek doğru belgelendirme kuruluşunu aramak kafa karıştırıcı bir iş olabilir. ISO 9001 belgesi almak için bir belgelendirme kuruluşuyla anlaşma yoluna gidecekseniz ilk dikkat etmeniz gereken durum belgelendirme kuruluşunuzun gereksinimlerinizi karşılayabilecek olmasıdır.
Genel olarak bir belgelendirme kuruluşu ile sözleşme imzaladığınız iki farklı süreç işlemeye başlayacaktır. Kayıt denetimi ve gözetim denetimi adını taşıyan bu süreçler farklı dönemlerde gerçekleştirilmektedir. Kayıt denetimi, ISO 9001 belgesine sahip olup olmadığınızı görmek için yapılacak denetimdir. Onaylandıktan sonra ise belgeniz üç yıl boyunca geçerli olacaktır.
Belgenizi aldıktan sonra belgelendirme kuruluşu sisteminizin durumunu ve standardın gerekliliklerini görmek için gözetim denetimi gerçekleştirecektir. Bu denetimler her 6 ayda bir veya her 12 ayda bir şeklinde olmaktadır.
Almış olduğunuz ISO 9001 belgesinin 3 yıl süreyle geçerli olacağını unutmamalısınız. Bu süre sona erdikten sonra belgenizi yenilemek için başka bir kayıt denetim sürecine girmeniz gerekmektedir.
Belgelendirme Kuruluşunun Seçilmesi
Kuruluşlar bir belgelendirme kuruluşu seçmeden önce kalite yönetim sistemlerinin sorunsuz bir şekilde çalıştığını anlayana kadar beklemeyi tercih etmektedirler. Ancak belgelendirme kuruluşunun çok daha öncesinde tercih edilmesini gerektiren durumlar bulunmaktadır.
Belgelendirme kuruluşunu son ana kadar beklemeden önce seçerseniz zaman diliminize en uygun olanı bulma konusunda avantaj elde etme olursunuz. Belgelendirme kuruluşlarıyla erken görüşmeniz aynı zamanda sisteminizin daha doğru şekilde denetlenmesini sağlayacaktır.
Bir belgelendirme kuruluşu danışmanı olduğu kuruluşun denetleme yetkisine sahip değildir. Ancak bu şirketler denetimleri nasıl yaptıklarını tecrübelerine dayalı bir biçimde anlatma yoluna gidebileceklerdir. Bu nedenle daha önce süreçte danışmanlık almayı düşünürseniz onlara kalite yönetim sistemi hakkında ihtiyaç duyduğunuz her türlü soruyu sorabilirsiniz.
ISO 9001 belgesi için bir belgelendirme kuruluşu seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı hususlar bulunmaktadır:
- ISO 9001 belgesini doğrulayan bağımsız bir kalite yönetim sistemi denetimi önemli bir karardır:
- Bir müşteri veya ajans buna ihtiyaç duyuyor mu? Gereksinimlerinizi göz önünde bulundurarak bu soruya en doğru yanıtı vermeye çalışmalısınız. Kalite yönetim sisteminin süreç odaklı bir yaklaşım olduğunu unutmamalısınız.
- Risk azaltma işlemine yardımcı olur mu? Kalite yönetim sistemi kuruluşunuza ait iş faaliyet süreçlerindeki riskleri azaltma faydasına sahiptir. Kalite yönetim sistemini uygulamaya karar vermeden önce bunu değerlendirmelisiniz.
- Halkla ilişkilerin iyileştirilmesi mümkün müdür? Kalite yönetim sistemi sürekli gelişim ve iyileştirme odaklı bir yaklaşımdır. Halkla ilişkilerde size sunduğu süreklilik arz eden iyileştirmeleri incelemelisiniz.
- Dikkat edilmesi gereken tek durum maliyet değildir:
- Seçim yapmadan önce belgelendirme kuruluşlarını karşılaştırma yoluna gitmelisiniz.
- Belgelendirme kuruluşunun diğer kuruluşları belgelendirmek için akreditasyon sahibi olup olmadığı kontrol etmelisiniz.
- Belgelendirme kuruluşunun sahip olduğu akreditasyonun uluslararası geçerliliğe sahip olması gerekmektedir.
- Belgelendirme kuruluşunun ISO/IEC 17021 standardına uyum sağladığına dikkat etmelisiniz.
- Belgelendirme kuruluşunun sahip olduğu deneyimi incelemelisiniz.
Bir belgelendirme kuruluşunun seçiminde en önemli faktör kuruluşun sizinle ne kadar iyi çalışabilecek olmasıdır. Bunun için belgelendirme kuruluşunun bulunduğunuz sektörü iyi tanıması, benzer şirketleri denetlemiş olması ve iyi iletişim kurması önemlidir.
Mevcut seçenekler arasından en iyi seçimi yapmak istiyorsanız mutlaka aynı anda 3 farklı belgelendirme kuruluşu ile iletişim halinde olmaya çalışmalısınız. Eğer seçimleriniz arasında varsa yerel olanları tercih ederek maliyetten tasarruf edebilirsiniz.
ISO 9001 Kalite Belgesinin Maliyeti
Denetimler ve tescil masrafları, kuruluşunuzun büyüklüğüne, yerlerin sayısına, ihtiyacınız olan akreditasyon miktarına ve denetçi ile arasındaki mesafeye bağlı olacaktır.
Masraflar tipik olarak kayıt denetimi ve gözetim denetimleri için gereken denetim günlerinin sayısına, denetçilerin seyahat maliyetlerine ve kayıt için idare ücretlerine ve akreditasyon ücretlerine bağlıdır.