Event marketing ajansları, titizlikle hazırladıkları event programlarının kusursuz işlemesi için büyük önem gösteriyor. Reklam ve tanıtımda eventlerin etkisi büyük olduğundan, her event markanın imajını ve hizmetlerini yansıtıyor. Event firmaları, talep edilen çalışmanın tüm sorumluluğunu üstlenerek kusursuz sonuçlar almak için uğraş gösteriyor. En başından sonuna kadar marka vizyonuna uyum sağlayan eventler düzenlemek event firmasının da reklamı haline geliyor. Kusursuz ve başarıya ulaşmış her event dikkat çekmeyi başarıyor. Event firmalarının bu konudaki özenli çalışmalarında yenilikçi sektör hareketlerini takip ederken aynı zamanda kendi tecrübelerini ortaya koyduklarını görüyoruz. İdeal bir etkinliğin bazı temel adımları bulunuyor, bu adımları es geçip plansız etkinlik hazırlamak strese yol açabiliyor. Başarıya götüren event adımları şöyledir:
Hedef kitle seçimi
Etkinlik şirketi, tüm etkinliklerde ilk adımın her zaman hedef kitle seçimi olması gerektiğini savunuyor. Hedef kitleyi belirlemek etkinliğin içeriğini doğrudan şekillendiriyor. Etkinlik tasarımcıları etkinliğin ne şekilde olacağını bu aşamada oluşturuyor. Küçük, büyük, mütevazı, lüks, kurumsal gibi farklı seçeneklerin olduğu bir süreçte karşılıklı görüşmeler ve etkinlik bütçesiyle genel etkinlik şablonu oluşturulur.
Etkinlik Hedefleri
Etkinliklerin birçoğu bir ürün ya da hizmeti pazarladığından hedef odağında bir şeyleri satın almaya teşvik yer alır. Bu doğrultuda düzenlenecek etkinliğin sadece bir kutlama, kaynaşma tarzı bir etkinlik mi olacağı yoksa insanların markanın hizmetlerini satın almasının mı sağlanacağı belirlenmelidir.
Etkinlik hikâyesi
Organizasyon şirketleri, hazırladıkları etkinliklerin hikâyesinin olmasının daha çok ilgi gördüğünü vurguluyor. Özellikle satış odaklı etkinliklerde ürünlerin, hizmetlerin hatta genel anlamda markanın bir hikâyeye sahip olması hedef kitlenin markayla duygusal bağ kurmasını sağlıyor. Bu durum ise satışları olumlu etkiliyor.
Mekân seçimi
Event marketing çalışmalarında görsellik her zaman önemlidir. Bu nedenle her event şirketi, temsil edeceği marka için özel bir mekân tasarımı hazırlar. Mekân seçimi çoğunlukla temayı belirler ancak bazı etkinlikler büyük çaplı olduğundan boş bir alan tercih edilerek sıfırdan etkinlik temasına uygun atmosfer oluşturulur.
Etkinlik servisleri
Yeme – içme her etkinlikte akılda kalıcı detaylardan biri haline geliyor. Bu nedenle birçok event marketing firması, özel menü hazırlamak için catering şirketleriyle anlaşıyor. Etkinlik katılımcılarının gün sonunda memnun kalmasının sırlarından biri yeme – içme servisi olarak kabul ediliyor.