- Kesin hesapların idare tarafından incelenmesi hazırlanması ve ödeme süreci
Düzenlenip idareye teslim edilen kesin hesaplar, Y.İ.G.Ş.’nin 40. maddesinin 6. fıkrasında geçen “İdareler teslim aldıkları kesin hesapları, teslim tarihinden başlamak üzere en çok altı ay içinde inceleyip onaylarlar… hükmüne göre en fazla 6 ay içerisinde idare tarafından onaylanmak durumundadır. Onaylanmaması halinde aynı maddede geçen “…Aksi halde yüklenici, varsa itirazlarında haklı sayılacağı gibi, işin kesin kabulü yapılmış olmak şartı ile, kesin hakediş raporunun düzenlenmesini de isteyebilir.” hükmü gereğince kesin kabulü yapılan işlerin kesin hakediş raporu idarece düzenlenmelidir
Ancak, yüklenici kesin hesapların yapımı aşamasına katılmayarak, sonrasındaki 60 günlük süre içerisinde yapılan hesapları incelemeye başlarsa, bu sefer 7. fıkrada bulunan “Yüklenicinin, kesin hesapların yapılışında hazır bulunmayıp sonradan altmış günlük sürede hesapları incelemesi halinde, idarenin altı aylık inceleme süresi, yüklenicinin incelemeyi bitirdiğini idareye yazılı olarak bildirdiği tarihten başlar” ifadesi gereğince, idarenin inceleme süresi yüklenicinin incelemesini tamamlamasının ardından başlar.
Onaylanan kesin hesap ve metrajlar üzerinden işin kesin kabulünün yapılmasından sonra, geçici hakedişlerde uygulanan kurallar çerçevesinde metraj ve hesaplar, ataşman ve icmallere geçirilerek hakediş raporu hazırlanır. Bu şekilde hazırlanan raporlara kesin hakediş raporu denir.
Y.İ.G.Ş.’nin 40. maddesinin 8. fıkrasında bulunan “Kesin hesapların ve kesin kabul tutanağının idarece onaylanmasından sonra, bunlara ilişkin onay tarihlerinin
sonuncusundan başlamak üzere en çok otuz gün içinde, idarece onaylanmış kesin hesaplara dayalı olarak, yapı denetim görevlisi tarafından kesin hakediş raporu düzenlenir” hükmünce kesin hakediş raporları idare tarafından hazırlanmalıdır. Aynı maddenin 9. fıkrasında ise yüklenicinin kesin hesaplar üzerinde idarece yapılabilecek değişikliklere itirazına ilişkin usul belirtilmiştir;
Kesin hesapların idareye tesliminden sonra idarece incelenmesi sırasında yapılabilecek değişikliklere yüklenicinin bir itirazı olursa itirazlarının yerlerini de açık seçik belirtmek suretiyle bu husustaki karşı görüşlerinin neler olduğunu ve dayandığı gerekçeleri 39 uncu maddedeki usuller çerçevesinde dilekçe ile idareye bildirir
- Kesin hesabın kesilmesi ve kesin hakedişin ödenmesi
Y.İ.G.Ş.’nin 40. maddesinin 10. fıkrasında “…gerçekleştirilen bütün işlerin kesin hakediş raporuna geçirilen bedelinden iş sırasında geçici hakediş raporları ile ödenen miktarlar düşülür…” denilmektedir.
Buna göre, onaylanan kesin hesaplarda bulunan miktarlar kullanılarak düzenlenen hakediş tutarı, en son geçici hakediş raporunda bulunan tutardan düşülerek yüklenicisine ödemeye esas tutar bulunur. Bulunan tutar adı geçen maddenin devamında “…Daha sonra 39 uncu maddede açıklanan geçici hakediş ödeme usulleri çerçevesinde, hakedişe yapılan ek ve kesintilerden sonra kalan tutar yükleniciye veya vekiline ödenir” hükmünce Şartnamede yer alan geçici hakedişlerin ödenmesine dair hükümlerdeki gibi, kanuni kesintiler, fiyat farkı, KDV ve varsa cezalar uygulanarak yükleniciye ödenir.
Kesin hakediş arka kapağındaki tutarın negatif olması durumunda Y.İ.G.Ş.’nin 40. maddesinin 11. fıkrasında “…yüklenici idareye borçlu kaldığı takdirde, borcu genel hükümlere göre tasfiye edilir” denildiği için yükleniciden bu miktar tahsil edilmek zorundadır. Bu sebeple işin kesin kabulü yapılsa dahi idarede bulunan kesin teminat mektupları, kesin hakediş ödenmeksizin iade edilmemelidir.