-
Soru: Arşiv Nedir?
Bütün dünyada kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin muhafaza edildiği yerdir.
Arşivler; genel olarak klasik arşivler ve modern arşivler olarak ikiye ayrılır.
- Klasik arşivler; Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir.
- Modern arşivler; iş dünyası, hastaneler, televizyonlar gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir.
-
Soru: Bilgi ve Belge Yönetimine Yönelik Standart ve Mevzuatlar Nelerdir?
TSE ISO 15489 Uluslararası Belge Yönetimi Standardı ve Teknik Raporu.
Elektronik Belge Standartları Genelgesi: 16.07.2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış olan 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi.
TS 13298 Standardı: 16.07.2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Başbakanlık Genelgesinde belirtilmiş olan TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı ve revizyonları.
Standart Dosya Planı: 25.03.2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak 2005/7 sayılı Genelge ile yürürlüğe konulan belgenin dosyalanmasına ilişkin plan.
DTVT: 10.02.2011 tarihli ve 27842 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak 2011/1 sayılı Genelge ile yürürlüğe konulan, kamu kurum ve kuruluşlarında, belgenin üretildiği kurumu ve birimi tanımlayan kodların bulunduğu Devlet Teşkilatı Veri Tabanı.
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik: Elektronik Belge ve Elektronik İmza tanımları ile resmi yazışmalarda Bilişim Sistemlerinin kullanımına ilişkin düzenlemelerin yer aldığı, 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren yönetmelik.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik: 18.10.2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazete yayımlanan yönetmelik.
ISO 27001: Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı.
ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi Standardı.
-
Soru: Belge Nedir?
1. Kurumların veya bireylerin iş ilişkilerini yürütebilmek veya yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmek için ürettikleri, aldıkları ve delil olarak korudukları üzerine bilgi kayıtlı her türlü fiziksel ortam. 2. Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden üzerine bilgi kayıtlı her türlü fiziksel ortam. 3. Bir şahıs, kurum ya da kuruluş tarafından üretilen ya da kuruluşa gelen fiziksel yapısı ya da özelliği ne olursa olsun, gelecekte kültürel, idari ve hukuki nedenlerden dolayı kullanılabilecek ve dolayısıyla kanıt niteliği de taşıyabilecek her türden kaydedilmiş bilgi. 4. İşlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyondur.
-
Soru: Doküman Nedir?
Evrak, mektup gibi bilgilerin kağıt formunda veya not, fotoğraf, rapor, faks nesnesi, resim, elektronik dosya gibi yapısal olan ya da olmayan formlarda olabilir ki; bu formların hepsi de birer medya olan varlıklardır (entity). Dokümanların üzerinde değişiklik yapılmasına erişim yetkileri doğrultusunda izin verilir.
-
Soru: Belge Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Kurum ve kuruluşların bilgi ve belge yönetimi altyapısını kurmak,
Karmaşık verilerden, sistematik bilgiler oluşturarak bu bilgileri doküman haline getirmek,
Belgelerin elektronik ortamlarda çeşitli veri giriş yolları kullanarak kayıt altına alınmasını ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak,
Talep edilen belgelere hızlı bir şekilde ulaşılmasını ve belgenin orijinalinin veya bir kopyasının talep eden tarafa teslim edilmesini sağlamak,
Çeşitli bilgi erişim araçlarını/sistemlerini tasarlamak, kullanmak ve öğretmek,
Bilgi kaynaklarını, önemi veya kritiklik seviyesine göre sınıflandırmak, derleme ve düzenlemesini yapmak,
Mesleki alanda kuramsal ve uygulamaya yönelik sorunlara eğilmek ve çözüm yolları öneren birçok çalışmanın meslek literatürüne kazandırılması çalışmalarını yapmak,
Kütüphanelerin kurulup geliştirilmesi işlemlerini yapmak,
Kütüphaneye gelenlere istekleri doğrultusunda bilgiler vererek malzemeyi veya kitabı bulmalarına yardımcı olmak,
Kütüphaneye bağış, satın alma, değişim veya derleme yoluyla giren kütüphane materyalini sınıflamak, katalog fişi çıkarmak, okuyucunun hizmetine hazırlamak,
Üyelere ödünç kitap veya kitap dışı materyali verme hizmetini yürütmek,
Kütüphanedeki materyalin sayımını yapmak,
Kayıp yayınlarla ilgili tutanak tutmak,
Abone olunan süreli yayınları izler, gelmeyenleri ilgililere bildirmek,
Eskiyen ve şekli bozulan kitapları ayırmak, gerekli bakımlarını yapmak veya yaptırmak,
Elektronik ortamda tutulan verileri standartlara göre hazırlamak ve geleceğe aktarılması yönünde tedbirleri almak,
Kütüphane materyalinin gecikme ve iadesi ile ilgili süreci yönetmek,
Okuma salonlarının düzenini sağlamak. Bilgi ve belge merkezinin işleri için gerekli yazışmaları yapmak,
Nadir eserlerin dijitalleşmesi işlemlerini yapmak,
Bilgiye özgürce erişimi desteklemek,
Okuma alışkanlığının kazandırılmasında etkin bir role sahip olmak,
Yaşam boyu öğrenmeyi desteklemek,
Saklama süresi dolan arşiv belgelerini imha etmek; arşivsel değeri olan belgeleri Devlet Arşivine korunması ve araştırmaya açılması için göndermek,
-
Soru: Hangi belgeler renkli taranır?
- İçeriğinde Farklı renkli kalem kullanılan veya baskısı renkli olan belgeler
- Renkli süsleme yapılmış belgeler
- Orijinal metni siyah olduğu halde renkli kalemlerle not düşülen belgeler
- Tek renk yazılmasına rağmen zaman içinde zeminleri sararmış ve sarının farklı tonları bulunan belgeler
-
Soru: Elektronik ortamda üretilen veya elektronik ortama aktarılmış belgeler hukuki olarak geçerli midir?
Bilginin sadece elektronik veri şeklinde olması hukuki geçerlilik ve uygulanabilirliğine etki edemeyeceği gibi, delil olarak ileri sürülmesini de engellemez. Elektronik veride atıf yapılan ve hukuki sonuç doğurabilecek bir bilginin sadece elektronik veride yer almadığı gerekçesiyle geçersiz olduğu ileri sürülemez. Elektronik veri; üretilmesi, gönderilmesi, alınması veya saklanması sırasında güvenilir bir bilgi sistemi kullanılmış ve bilgi bütünlüğü korunmuşsa ve gönderenin kimliği doğru şekilde tespit edilebiliyorsa, delil olarak ileri sürülebilir.
-
Soru: Hangi tür belgeler Devlet Arşivleri Başkanlığı'na gelir?
Arşiv belgesi son işlem tarihi üzerinden onbeş (15) yıl geçmiş veya kesin sonuca bağlanmış olup da günlük iş akışı içinde aktivitesi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuattaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri ile yazılım ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, biyografik, teknik ve benzeri herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi tanımlar. Bu kapsamdaki Devlet Arşivleri Başkanlığı'na gelir.
-
Soru: Bir arşivimiz var ama içerisinde nasıl dokümanlar olduğunu bilmiyoruz. Bu konu da nasıl bir hizmet alabiliriz?
Arşiviniz arşiv uzmanlarımız tarafından fizibilite çalışması yapılarak her yönden değerlendirilip sizlere bu konuda detaylı bilgilendirme yapılır ve akabinde nasıl bir hizmete ihtiyacınız olduğu belirlenir. Bu aşamadan sonra ise bir çok farklı hizmet methodumuz bulunmaktadır. Sizlere en uygun olanını tercih ederek mevcut arşiviniz tamamen modern hale getirerek dijitalleştirebilirsiniz. Bu işlemler yapılırken hizmetin nasıl ilerleyeceğinin tüm aşamaları birlikte esnek olarak belirlenebilmektedir. Örneğin; arşiv işlemlerini yapabilecek yeterli personeliniz var. Bu durumda sizlere danışmanlık hizmeti sunulur ve bununla birlikte şirketimize ait olan yazılım ile personelleriniz tarafından tüm işlemler danışmanlarımız kontrolünde gerçekleştirilir.
-
Soru: Kullanmış olduğumuz bir EBYS yazılımı mevcut ancak arşiv de bulunan tüm dokümanlarımızında bu sisteme aktarılarak işlem yapılmasını istiyoruz bu durumda ne yapabilirsiniz?
Arşivinizde bulunan tüm dokümanları yazılımlarımızla tarayıp dijitalleştirdikten sonra tüm sistemlere web servis vb. yöntemlerle entegre olarak aktarımını gerçekleştirmekteyiz.
-
Soru: Arşivimizde 300-500 metre yada daha uzun projelerimiz bulunmaktadır. Bu projeleri deformasyon olmadan dijitalleştirmek mümkün müdür?
Projeleriniz ne kadar uzun olursa olsun herhangi bir deformasyona izin verilmeden dijitalleştirme işlemleri gerçekleştirilir. Şirketimiz daha önce de benzeri bir çok proje işlemi tamamlamıştır.
-
Soru: OCR(Optical Character Recognition)işlemleri için sayfa limiti var mı?
OCR işlemlerimizde sayfa sınırımız yoktur.
-
Soru: Arşivimizde ki kayıtlar ile ilgili elimizde bazı çizelge şeklinde hazırlanmış bilgiler bulunmaktadır. Bu bilgileri istenilen doküman yada dosyalara tekrar bir personelin bilgi girmesine gerek olmayacak şekilde ekleme yapabiliyor musunuz?
Elinizde bulunan bu bilgileri sistemimize import ederek istenilen dosya yada dokümanlarda kullanabiliyorsunuz.