Elektronik Tebligat Yönetmeliği
06.12.2018 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanan ve 01.01.2019 tarihinde yürürlüğe girecek olan Elektronik Tebligat Yönetmeliği (“Yönetmelik”) ile getirilen düzenlemeler uyarınca elektronik tebligat usulü bazı kişi ve kurumlar açısından zorunlu hale getirilerek, bu tebligat usulünün ayrıntılarına yer verilmiştir. İşbu bilgi notunda, Yönetmelik ile getirilen önemli düzenlemeler açıklanmaktadır.
1. Konu ve Kapsam
Yönetmelik’in amacı, elektronik ortamda yapılacak tebligata ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Yönetmelik, 7201 sayılı Tebligat Kanunu uyarınca tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciler1 tarafından Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi (PTT) vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligata ilişkin hususları kapsamaktadır.
2. Tebligatın Elektronik Yolla Yapılması Zorunlu Olan Kişi ve Kurumlar
Yönetmelik’in 5/1 maddesinde sayılan kişi ve kurumlar, tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olduğu kişi ve kurumlardır. Diğer bir deyişle, Tebligat Kanunu uyarınca yetkili makam ve merciler tarafından bu kişi ve kurumlara PTT vasıtasıyla yapılacak tebligatların elektronik yolla yapılması zorunludur. Bahsi geçen kişi ve kurumlar aşağıda belirtilmektedir:
- 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar,
- 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler,
- Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları,
- Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri,
- Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar,
- Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları,
- Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri,
- Noterler,
- Baro levhasına yazılı avukatlar,
- Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler,
- İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birimler.
Yukarıda sayılanlar dışında kalanlara Tebligat Kanunu uyarınca yetkili makam ve merciler tarafından yapılacak tebligatların elektronik yolla yapılması zorunlu değildir. Ancak bu kişilerin talep etmesi halinde, bu kişilere de Yönetmelik’e uygun olarak elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.
3. Elektronik Tebligat Adreslerinin Oluşturulması
Yönetmelik’in 5/1 maddesinde sayılan kişi ve kurumların elektronik yolla tebligat için kullanılacak elektronik tebligat adreslerini temin etmeleri için, ilgili kurum, kuruluş yahut birliklerin2 bu zorunluluğun başlamasından itibaren 1 ay içerisinde (yani 01.01.2019 tarihinden itibaren 1 ay içerisinde), PTT’ye başvuruda bulunması gerekmektedir.
Başvuruya aşağıdaki bilgi ve belgelerin eklenmesi gerekmektedir:
- Kamu kurum ve kuruşları ile birlikler için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yer alan benzersiz numara ve sistem bilgileri, DETSİS’e kayıtlı olmayanlar için tabi oldukları sistem bilgileri,
- Merkezi Sicil Kayıt Sistemine (MERSİS) kayıtlı tüzel kişiler için MERSİS numarası ve sistem bilgileri, MERSİS’e kayıtlı olmayan tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgileri,
- Türk vatandaşı gerçek kişiler için Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri; yabancı gerçek kişiler için yabancı kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri.
PTT, başvuru esnasında yukarıdakilere ek bilgi ve belge talebinde bulunabilir.
PTT, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren 1 ay içinde elektronik tebligat adresini, gerçek kişiler için kimlik bilgilerini, tüzel kişiler için ise tabi oldukları sistem bilgilerini esas almak suretiyle tek ve benzersiz olacak şekilde oluşturur ve UETS3’ye kaydeder.
PTT, oluşturduğu elektronik tebligat adresini, adres sahibine teslim edilmek üzere ilgili kurum, kuruluş veya birliğe gönderir. Teslim işleminin gerçekleştiği bilgisi kendisine iletildikten sonra bu adresi tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına derhal sunar.
4. Elektronik Tebligatın Yapılmasına İlişkin Usul ve Esaslar
Yönetmelik’in Üçüncü Bölümü’nde elektronik tebligatın yapılmasına ilişkin usul ve esaslara yer verilmiştir. Buna göre, prosedür aşağıdaki şekilde işlemektedir:
- Tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merci, elektronik tebligat mesajını hazırlayarak, UETS’ye teslim eder. UETS, elektronik tebligat mesajını zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştırır. Gizliliğin sağlanması amacıyla tebliğ edilecek içerik ve ekli dokümanlar, UETS tarafından şifrelenir ve bunlar ancak muhatap tarafından görülür.
- Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
- Elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı ulaştığı konusunda bilgilendirilmek isteyen muhatap, elektronik posta adresini veya kısa mesaj alma özelliği olan bir telefon numarasını PTT’ye bildirir. Elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı anda PTT tarafından muhataba bilgilendirme mesajı iletilir. Bu mesaj kısa mesaj alma özelliği olan telefona ücreti mukabilinde, elektronik posta adresine ise ücretsiz olarak iletilir. Bu kapsamdaki bilgilendirmelerin herhangi bir nedenle yapılamamış veya geç yapılmış olması, tebligatın geçerliliğini etkilemez.
- UETS, elektronik tebligatın muhatabın adresine ulaşıp ulaşmadığına dair delil kayıtlarını tutar ve bu kayıtları, tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercie derhal ve en geç yirmi dört saat içinde bildirir.
- Delil kayıtları, aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılır.
- Elektronik yolla tebligatın, zorunlu bir sebeple yapılamaması halinde Tebligat Kanunu’nda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.
Sonuç olarak, 01.01.2019 itibariyle Yönetmelik’in 5/1 maddesi kapsamında bulunan kişi ve kurumlara yetkili makam ve merciler tarafından PTT kanalıyla yapılacak tebligatların elektronik yolla yapılması zorunlu hale gelecek olup, bu tarihi müteakiben 1 ay içerisinde özel hukuk tüzel kişilerinin de dahil olduğu Yönetmelik’in 5/1 maddesi kapsamındaki kişi ve kuruluşların elektronik tebligat adresi almak üzere PTT’ye başvuruda bulunmaları gerekmektedir.
Ancak yukarıda bahsi geçen sistemin işleyebilmesi için, öncelikle UETS’nin kurulması gerekecektir. Dolayısıyla, fiiliyatta elektronik tebligat sisteminin uygulamaya geçişi 01.01.2019 tarihinden sonraya ertelenebilecektir.
***