Organizasyon, belli bir amaç çerçevesinde ortak bir şeyler üretmek amacıyla yapılması planlanan ve yönetilen işlerdir. Organizasyonlar kişiler, kurumlar ve toplumlar tarafından planlanır, organize edilir ve uygulanır.
Hatta devletin çeşitli alanlarda yapmış olduğu organizasyonlar da vardır. Yani hangi kanalla yapılırsa yapılsın gerçekten çok zor koşullarda yapılır., Projelendirme, planlama/programlama ve uygulama gibi basamakları vardır.
Proje hazırlanır, planlanır/programlanır ve uygulanır. Bu organizasyonlar, yapılırken gerçekten çok zorlu süreçlerden geçerseniz. Ben, özellikle STK/DERNEK gibi kuruluşların organizasyonlarıyla ilgili bilgiler vermek istiyorum. Bir dernek bir etkinlik yapmak istediğinde, bu etkinliğin özelliğine göre hazırlıklara başlanır.
Önce proje masaya yatırılır. Sonra planlama ve programlaması yapılmaya çalışılır. Plan ve program yapıldıktan sonra artık uygulama aşamasına geçilir. Bir etkinlik organize edecekseniz öncelikle iyi bir ekibinizin olması gerekiyor.
Yani az çok o etkinliğe dair bir miktar ön bilgi olması gerekiyor ki işler kolayca yürüsün. Şayet o ön bellek bilgisi eksikse iş tamamen bir veya birkaç kişinin üzerine biniyor ki o da işin zorluğunu beraberinde getiriyor.
İşin maddi ve manevi olmak üzere de iki ayrı boyutu vardır. Hem kaynak yaratacaksınız hem iletişim, sosyal dayanışma ve bilişim gibi sorunlarla uğraşacaksınız. Hele bu etkinlik kalabalık insan topluluklarını içerecekse bunun bir de davet boyutu var ki işin en zor kısmıdır. İşin asıl sorunlu boyutu ise, etkinliğe katılan davetlilerin memnun ve mutlu ayrılmasını sağlamaktır. İşin yani etkinliğin bileşenlerini oluşturmak da ayrı bir zor kısmı oluşturmaktadır. Müzikli bir etkinlik ise sanatçı vs. seçimidir.
Seçilmeyeni mutsuz ettiği gibi seçilenin de davetlileri mutlu etme ya da etmeme gibi bir yansıması da olmaktadır. Bu da organizasyonu yapan kişi ya da kuruluşun en zorlandığı anlardan birisidir.
Ayrıca etkinlik içerisinde yer alan programların da davetlileri mutlu etmesi gerekmektedir. Başka bir konu da özellikle davetlilerin isimlendirilmesi, anons edilmeleri konusudur ki, organizasyonların en sıkıntılı bölümünü oluşturmaktadır.
İşte tam da bu nedenledir ki, etkinlik yapmak üzere bir organizasyona kalkışmayı kolay kolay yönetici pozisyonundaki insanlar çok istemezler. Ancak, organizasyonlar da kurumların ve kuruluşların olmazsa olmazlarıdır.
Hatta bazı yöneticilerin ana işleri arasında etkinlik organizeleri gelmektedir. Kendimden de bilirim ki hele hele de sosyal ve yardım içerikli bir proje ise, neredeyse koşa koşa gitmek isterler. Çünkü, bir yönetici için en zevk ve mutluluk verici yanı insana ya da projenin türüne göre hayvana ya da doğaya karşı yapılan projelerdir.
Organizasyon bir düğün olabilir, bir kutlama olabilir, bir tören olabilir, bir spor karşılaşması olabilir, ralli, yarışmalar, tırmanma gibi değişik alanlarda yapılıyor. Hemen hepsinde de ortak hazırlık ve düzen çalışmalarının yapılması kaçınılmazdır.
Organizasyon yaparken öncelikle iyi bir plan ve program oluşturulması, yeterli sayıda ekip ve ekipmanın olması, yer, zaman ve araç-gereçlerin temin edilmesi, iletişim konusunun iyi bir şekilde yönetilmesi, uygulama aşamasında çok dikkatli davranılması, iyi bir iş bölümü yapılması özellikle hemen her şeyin kayıt altına alınmasını sağlamak ve işi çok ama çok ciddiye alarak tüm bunları hazırlamak gerekiyor.
Aksi takdirde zor ve sıkıntılı süreçlere hazırlıklı olunması gerekiyor.
O yüzden diyorum ki, organizasyonlar çok zor işlerdir. Her kişi ve kuruluşun altından kalkacağı işler değildir. Gerçekten zor işler ama imkânsız işler değildir.