21.10.2021 tarihinde 31635 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” ile dernekler hakkında mevzuatta özellikle genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilme imkanının getirilmesi, yurt dışına yapılacak yardımlar, risk analizi ve denetim hakkında bazı önemli değişiklikler yapılmıştır.
I. Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Toplantıları Artık Elektronik Ortamda Yapılabilecek
Anılan yeni düzenlemeye göre dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabileceklerdir.
Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler.
Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilmelidir. Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanmalıdır. Aynı şekilde, elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt dernek tarafından muhafaza edilmelidir.
Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar. Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.
Fiziki ortamda gerçekleştirilen toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerli olacaktır.
II. Yurt Dışına Yapılacak Yardımlarda Getirilen Yeni Kriterler
Yurt dışına yapılacak yardımlar, yardım yapılmadan önce dernekler tarafından mülki idare amirliğine bildirilmelidir. Yabancı dernekler ile yabancı vakıfların ve kar amacı gütmeyen kuruluşların şube ve temsilciliklerinin genel merkezine ve yurt dışına gönderdiği para ve yardımlar da aynı usulle bildirime tabidir.
Bu bildirimler Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden Dışişleri Bakanlığı ile paylaşılmalıdır. Ancak afet veya acil durumlarda bu bildirim afet veya acil durumun gerçekleştiği tarihten itibaren otuz gün içinde yapılabilir. Belirli bir proje kapsamında farklı tarihlerde yapılan yardımlara ilişkin yurt dışı bildirimi tek seferde yapılabilir.
Yurt dışına yapılacak yüz bin Türk Lirasını veya on bin Avro veya eşiti dövizi aşan nakdi yardımların, bankalar ve diğer finans kuruluşları veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi aracılığıyla yapılması gerekmektedir. Ancak, finansal erişimin güç olduğu ülkelere yapılacak yardımlar finans kuruluşları kullanılmaksızın ilgili mevzuata göre nakit beyan formu ile gümrük idaresine beyan edilmek suretiyle yapılabilir. Bu taktirde, gümrükte beyan edilme suretiyle yurt dışına para çıkışı yapılan durumlarda ilgili beyan, veriliş tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde dernek tarafından mülki idare amirliğine bildirilmelidir.
Yardım gerçekleştirildikten sonra faaliyet sonuç bildirimi doksan gün içerisinde mülki idare amirliğine verilir.
III. Dernek Başkanı, Yönetim Kurulu Kararıyla Derneğin İdari ve Mali İşlemlerinden Sorumlu Kişilerine DERBİS Giriş Yetkisi Verebilecektir
Genel Müdürlük, dernek geçici yönetim kurulu başkanına veya dernek başkanına verilmek üzere sistemden üretilen kullanıcı kodu, parola ve şifrenin kısa mesaj veya diğer elektronik yollarla iletilmesini sağlayabilir.
Dernek başkanı, yönetim kurulu kararıyla görev alanlarıyla sınırlı olmak üzere derneğin idari ve mali işlemlerinden sorumlu kişilerine Dernekler Bilgi Sistemine (DERBİS) giriş yetkisi verebilir. Ancak söz konusu yetkinin verilmesi, bu konuda dernek başkanının sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.
IV. Risk Analizi ve Denetim
Yeni mevzuat ile derneklerin risk analizi ve denetimleri hakkında kapsayıcı hükümler getirilmiştir. Denetimlerin risk analizlerine göre yapılması esastır. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından derneklere yönelik suçtan kaynaklanan mal varlığı değerlerinin aklanması ve terörizmin finansmanı ile mücadele kapsamında risk analizi yapılmalıdır. Derneklerin risk grupları yüksek, orta ve düşük olarak belirlenir. Risk analizi için belirlenen kriterler elde edilen yeni bilgiler doğrultusunda her yıl gözden geçirilir ve değerlendirilir. Yüksek ve orta risk grubunda yer alan dernekler için denetim programları hazırlanır ve bu dernekler İçişleri Bakanı veya mülkî idare amiri tarafından kamu görevlilerine denetletilir.
Düşük risk grubunda yer alan derneklerin mülki idare amirlerince denetletilmesi ise adli ve idari mercilerden gelen talepler veya diğer şikâyetler veya beyanname, bildirimler ve benzeri hususlar üzerinden yapılan değerlendirmeler sonucunda gerekli görülmesi halinde yapılır.
Yüksek, orta ve düşük risk grubuna giren derneklerin denetimi Bakan tarafından İçişleri Bakanlığı mülkiye müfettişleri veya dernekler denetçileri vasıtasıyla gerçekleştirilir.
Mülki idare amirleri tarafından yaptırılan denetimlerde, öncelikle sivil toplumla ilişkiler birimlerinde görevli olanlar olmak üzere, mülki idare amirliklerinde istihdam edilen kamu görevlilerinin görevlendirilmesi esastır.
Ancak mülki idare amirince gerekli görülmesi halinde, diğer kurum ve kuruluşlardaki kamu görevlileri de derneklerin denetimlerinde görevlendirilebilir.
Konuya ilişkin herhangi bir sorunuzun olması halinde memnuniyetle yardımcı olacağız.
Saygılarımızla,
Çelikbaş Hukuk Bürosu
İstanbul, 2021.