VORM WNR sistemi gizlilik beyani
Giriş
VORM Bouw. B.V. (“VORM”) ülke çapında faaliyet gösteren bir müteahhitlik ve inşaat şirketidir. VORM’un şantiyelerinde bulunan herkesin güvenliğini güvence altında almak için VORM, bir çalışan kayıt sistemi (“WNR Sistemi”) kullanır. VORM; şantiyede bulunan (bulunacak olan) çalışanlarına, geçici çalışanlara ve taşeronların çalışanlarına ilişkin bilgileri bu WNR Sistemi’ne kaydeder. Bir kişi WNR Sistemi’nde kaydedildiğinde o kişiye, ilgili şantiyeye girmesini sağlayan kişisel bir kimlik kartı verilir. Böylece VORM, şantiyelerinin kalitesini ve güvenliğini güvence altına alır.
WNR Sistemi’ndeki Bilgiler
Genel Veri Koruma Düzenlemesi açısından WNR Sistemi’nde işlenen verilerin kontrolünden sorumlu merci VORM’dur. VORM, çalışanlarının bilgilerini bu sisteme girer. Geçici çalışanların veya taşeronların çalışanlarının bilgileri, ilgili özel istihdam bürosu veya taşeron tarafından sırasıyla geçici iş akdinin ve eser sözleşmesinin yürürlüğe girmesi için doğrudan sisteme girilir. VORM, WNR Sistemi’nin güvenliğini ve güvenilirliği güvence altına almak için taşeronlarla bir iş birliği sözleşmesi imzalamıştır. Örneğin bu anlaşmaya göre taşeronların yeterli seviyede emniyet sağlaması ve doğruluk açısından verileri sürekli kontrol etmesi gerekir.
WNR Sistemi’ne aşağıda belirtilen kategorilerde bilgiler kaydedilir:
- Ad ve soyad;
- Pozisyon;
- BSN (Sosyal Güvenlik Numarası) veya kimlik belgesi numarası;
- Doğum tarihi ve yeri;
- Uyruk;
- Pasaport fotoğrafı;
- İşin icrası için sahip olunması zorunlu ehliyetler ve/veya diplomalar;
- Performansa ilişkin bilgiler;
- Görev aldığınız projeler;
- İşe devamlılık ve devamsızlık.
Çalışanlara, geçici çalışanlara ve taşeronların çalışanlarına ilişkin olarak VORM’un, BSN (Sosyal Güvenlik Numarası) ve kimlik belgesi numarası da dahil olmak üzere bu şahısların bilgilerini kendi idare kayıtlarına kaydetmesi yasal olarak zorunludur. VORM, AEA (Avrupa Ekonomik Alanı) dışındaki kendi çalışanları ve şahıslarının da kimliklerinin bir nüshasını saklamakla yükümlüdür (Ücret Vergisi Kanunu’nun 28.Maddesi ve Yabancıların İstihdamı Kanunu’nun 15. Maddesi).
Gereken şekilde çalışmama, uygunsuz davranış ve/veya (güvenliğe ilişkin) kuralların ihlali durumunda performans verileri WNR Sistemi’ne kaydedilecektir. Bu konuya ilişkin daha fazla bilgiyi VORM’un Güvenlik Protokolü’nde bulabilirsiniz.
VORM, bunu gerektirecek yasal bir yükümlülük söz konusu olmadığı veya meşru çıkarlarının korunması bunu gerektirmediği sürece hiçbir kişisel bilgiyi üçüncü şahıslara vermez.
VORM’un kişisel bilgileri Vergi Dairesi’ne ve/veya SZW (Sosyal İşler ve İstihdam Bakanlığı) Müfettişliğine vermesi gerekebilir.
VORM bünyesinde/için en son işin yapıldığı takvim yılının bitiminden veya iş akdinin sonlanmasından itibaren bu kişisel bilgiler VORM tarafından en az 5 ve 7 yıl saklanır. Bahsi geçen bilgiler, yasal saklama süreleri ve zincirleme sorumluluk ile geçici işçi çalıştırmaya ilişkin sorumluluk çerçevesinde saklanır.
Veri sahibinin hakları
Kişisel bilgileri WNR Sistemi’nde saklanan kişilerin gizlilik yönetmeliği kapsamında birtakım hakları vardır.
Kontrol etme hakkı
Veri sahiplerinin kontrol etme hakkı vardır. Makul aralıklarla VORM’un işlediği kendileriyle ilgili kişisel verileri gözden geçirmek için VORM’a başvuruda bulunabilirler ve bu bilgileri görebilirler.
Düzeltme ve tamamlama hakkı
Veri sahiplerinin yanlış kişisel verilerin değiştirilmesini veya eksik kişisel verilerin tamamlanmasını sağlama hakkı vardır. Böylece VORM yalnızca geçerli ve doğru kişisel verileri işler.
İşlemeyi kısıtlama hakkı
Belirli durumlarda veri sahibi kendi kişisel bilgilerinin kullanımını sınırlandırılmasını sağlayabilir. Yalnızca aşağıdaki durumlar meydana geldiğinde veri sahibinin bu hakkı doğar:
- Bilgilerin yanlış olma ihtimali vardır. Bu durumda, verilerin işlenmesi doğru bilgi bulunana kadar durdurulmalıdır;
- Verilerin işlenmesi yasa dışıdır ve veri sahibi verilerin silinmesini istememektedir;
- Veriler, toplanma amacı için artık gerekli değildir; fakat veri sahibi bu verilere hala ihtiyaç duymaktadır;
- Veri sahibi, verilerin işlenmesine karşı itirazda bulunmuştur. Bu durumda, itirazla ilgili bir karara varılana kadar verilerin işlenmesi durdurulmalıdır.
İtiraz hakkı
VORM’un meşru çıkarlarını temel alan veri işlemeye ilişkin olarak veri sahibinin itirazda bulunma hakkı vardır. Bu durumda VORM; verilerin işlenmesi için veri sahibinin çıkarlarından, haklarından ve özgürlüklerinden daha önemli haklı mücbir sebepler veya yasal bir hakkın oluşturulması, kullanılması veya ispatlanmasıyla ilgili sebepler sunmadığı sürece kişisel verilerin işlenmesini durdurmak zorundadır. Bir veri sahibinin yasal itirazda bulunması durumunda VORM; VORM’un ve şantiyede bulunanların çıkarlarıyla veri sahibinin savunduğu kendi çıkarlarının bir karşılaştırmasını yapacaktır. WNR Sistemi’nin kullanım amacı güvenli bir çalışma ortamı yaratmaktır; böylece şantiyede yalnızca yetkili kişiler çalışır ve VORM acil bir durumda ne yapması gerektiğini bilir. Örneğin bir yangın veya patlama durumunda
şantiyede kimlerin bulunduğuyla ilgili bilgiye hızlı erişim büyük önem taşır. Bunun yanı sıra şantiyede, yetkili olmayan veya gereken şekilde çalışmayan iş arkadaşları kendileri de dahil olmak üzere herkes için tehlike teşkil ederler.
Unutulma hakkı
Birtakım durumlarda veri sahibinin bilgilerini sildirme hakkı vardır. Bu hak yalnızda aşağıda belirtilen durumlarda geçerlidir:
- Bu kişisel veriler, işlenme amaçları için artık gerekli değildir;
- Kişisel verilerin işlenmesi izne tabidir ve bu izin geri çekilmiştir;
- Veri sahibi itiraz başvurusunda bulunmuştur;
- Kişisel verilerin işlenmesi yasa dışıdır;
- Saklama süresi dolmuştur;
- Veri sahibinin yaşı 16’dan küçüktür.
Unutulma hakkının geçerli olmadığı birtakım istisnai durumlar vardır. Bahsi geçen istisnai durumlar aşağıda belirtilmiştir:
- Bu kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili yasal bir sorumluluk vardır;
- Bu bilgiler yasal takip için gereklidir.
Veri taşıyabilme hakkı
Genel Veri Koruma Düzenlemesi kapsamında, veri taşıma hakkı adında yeni bir yasa 25 Mayıs 2018 itibarıyla yürürlüğe girmiştir. VORM, kişisel verileri mümkün olduğunca izin üzerine ve veri sahibiyle yapılan bir anlaşmanın yürürlüğe girmesi için işler. Veri sahibinin bu verileri iyi yapılandırılmış, geçerli ve bilgisayarda okunabilir bir formatta alma ve/veya üçüncü bir şahsa yollanmasını sağlama hakkı vardır.
Tam muafiyet
Veri sahiplerinin tüm haklarına ilişkin olarak VORM’un özel durumlarda taleplere yanıt verme zorunluluğu bulunmamaktadır. Özel durumla kastedilen VORM’un çıkarları karşılaştırdığında kendinin ve başkalarının çıkarlarının, veri sahibinin haklarından önemli olduğu sonucuna vardığı durumlardır.
VORM otomatik karar verme ve/veya profilleme sistemleri kullanmamaktadır.
İrtibat mercii ve şikayetler
WNR Sistemi ve işleyişiyle ilgili sorular için VORM bünyesindeki irtibat mercii VORM Vorm Privacy Desk’tir (VORM Gizlilik Masası)(010 - 642 1307). Veri sahipleri, kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili haklarına ve/veya şikayetlerine ilişkin taleplerini Vorm Gizlilik Masası’na iletilebilir. Veri sahipleri aynı zamanda internet sitesi üzerinden Hollanda Veri Koruma Otoritesi’ne de bir şikayette bulunabilir.