PROTOKOL KURALLARI. GENİŞ ANLAMDA : Devlet geleneklerinde, uluslararası ilişkilerde, sosyal davranış kurallarında, kamu ilişkilerinde, törenlerde, resmi ilişkilerde, NEZAKETİ temel alan bir sanatın bir tekniğin uygulanmasına denir. DAR ANLAMDA:
GENİŞ ANLAMDA: Devlet geleneklerinde, uluslararası ilişkilerde, sosyal davranış kurallarında, kamu ilişkilerinde, törenlerde, resmi ilişkilerde, NEZAKETİ temel alan bir sanatın bir tekniğin uygulanmasına denir.
DAR ANLAMDA:
Kamu belgelerinin aslı, konferansların, anlaşmaların tutanaklarına denir.PROTOKOL
NEZAKET
ZARAFET
Sosyal davranışın temelini oluşturan TERBİYE, NEZAKET ve ZARAFETİN, içerikleri protokol uygulamalarına yön verir, anlam kazandırır.
PROTOKOLÜN amacı düzeni bozmak değil, varsa düzensizliğe son vererek toplumsal ilişkilerin gelişmesini sağlayan nezaket ve karşılıklı saygı ortamını yaratmak olduğunun unutulmaması gerekir.
Eğitim almış kişi, kendisine saygı duyduğu için başkalarına da nazik ve iyi TAVIR içinde hareket ederek saygı duyar.
GÖRGÜ KURALLARI karşılıklı saygı ve anlayışa dayanan öğrenilmesi gereken kurallardır. Nerede nasıl davranılacağını bilmek önemlidir.
TANIŞMA ve TANIŞTIRILMADA, YAZARKEN ve KONUŞURKEN HİTAP ETMEDE, TELEFONLA KONUŞMADA, GİYİMDE, SELAMLAŞMADA, KARŞILAMA ve UĞURLAMADA, OTOMOBİLDE, TÖRENLERDE, ZİYAFET ve GÖRÜŞMELERDE, ARMAĞAN ALIP VERMEDE, ÇİÇEK GÖNDERMEDE, SANATSAL ETKİNLİKLERDE (Sinema, tiyatro, konser, sergi) DAVETLERDE (Resepsiyonlarda, kokteyller, yemekler, büfeler, özel amaçlı davetler) protokol kurallarına titizlikle uyulması ve uygulanması gerekmektedir.
Yönetim, bir resmi ilişkiler sistemi olarak daima PROTOKOL kuralları içinde gerçekleşir.
YÖNETİMDE PROTOKOL, RESMİ GÖRGÜ KURALLARI anlamını taşımaktadır.
Tanışma işlemi ilk karşılaşıldığında ya da mekana girildiğinde hemen yapılmalıdır.
Tanıştıran kişi, daima ayakta kalmalıdır.Oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır
Bir yere girildiğinde önce kendimizi tanıtalım (Adımızı soyadımızı) Kendimizden üst birine ve eşine ise unvan ve görevimizi söylemeliyiz
El sıkmak sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir selamlaşma biçimidir. El sıkmada ilk davranış daima büyükten ve üst yöneticiden gelmelidir. Kadınla el sıkışırken önce kadın el uzatır erkek karşılık verir. Uzatılan elin havada kalmaması gerekir. El sıkarken gücümüzü göstermemeli karşımızdakinin gözüne bakmalıyız. Kutlama yaparken büyükten başlamalıyız. Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak ÖPME yoktur olmamalıdır.
Resmi konuşma yaparken “ben” yerine “biz” Müdürlüğümüz, yönetimimiz, okulumuz demeliyiz.
Başkalarına “SİZ” “LÜTFEN” diye hitap etmeliyiz. Teşekkür gereken yerlerde unutmamalıyız.
Bir topluluğa hitap ediliyorsa önce, bulunan en üste sonra sırasıyla diğerlerine hitap edilmelidir
Kişiler birbirini dinleyerek sözü bitmeden konuşmaya başlamamalıdır. Dinlemesini bilmek ve konuşma sırasını beklemek büyük erdemdir.
Resmi mektuplarda genellikle “SAYIN” ile başlanır “SAYGILARIMLA” diyerek bitirilir.
Yazışmalarda kullanılan dilin açık, anlaşılır ve okunaklı olması önemlidir.
Telefonu kim açtı ise onun kapatacağını unutmamalıyız.
Üstümüzle konuşurken ondan önce telefonu kapatmamalıyız.
Eş düzey ve üstümüzle görüşmeye başlarken ve görüşme sonunda saygı sunarız.
Üstlerimizi sekreterliğimiz aracılığı ile arayamayız.
Üstümüz telefonla konuşurken odasına girmemeliyiz. Biz telefonla konuşurken üstümüz odamıza girerse telefon görüşmesi yaptığımız kişiye “BİR DAKİKA” diyerek ayağa kalkar isteği öğrenilir sonra devam ederiz.
Telefon konuşmasında ses tonu canlı ve kibar olmalıdır.
Gizlilik dereceli konular telefonda konuşulamaz.
Cumhurbaşkanı, cenaze, ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları, İstiklal Marşı çalınırken, göndere bayrak çekilirken cephe alınarak selamlanılır.
Bir toplantıda önce ev sahibi selamlanır ayrılırken yine ev sahibi selamlanır. Yanınızdaki kişiyi selamlayan birisi varsa sizde selamlayınız.
Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir durumda gördüğümüzde selam vermeyerek görmezlikten gelerek geçmeliyiz.
Sinema tiyatro konser gibi yerlerde birbirlerini gören tanıdıklar başla hafif birbirlerini selamlarlar.
Büyükşehir ve özellikle konsolosluk ve yabancı temsilciliklerin bulunduğu il ve ilçelerde özel protokol listeleri hazırlanarak yayınlanır.
Karşılama ve uğurlamada töreni kabul eden kişi (konuk) sağda görülecek şekilde yer alır
Üstleri uçaktan ya da otomobilden indikleri zaman karşılarken başta kıdemli sonra kıdemsizler, uğurlarken ise önce kıdemsizler sonra kıdemliler yer alır.
Uçağa binerken önce kıdemsizler sonra üstler biner.
Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir. Üst ve eş düzey konuklarımızı kapıda karşılayalım ve uğurlayalım.
Karşılamada en üst olan, konuğa ilk önce “HOŞ GELDİNİZ” der ve elini sıkar uğurlamada ise ilk önce kıdemsizler “GÜLE GÜLE” diyerek elini sıkar.
Yani konuk, en son üste “HOŞÇAKALIN” der ve elini sıkar.
El sıkma, önce el uzatma hakkı üst olanındır. Üst ve eş düzey konuklarımızı kapıda karşılayalım ve uğurlayalım.
Karşılamada ev sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak önde yol gösteren biri varsa ya da bilinen bir yere gidiliyorsa/giriliyorsa ev sahibi konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder.
Üst yöneticilerimizi odamızın kapısında değil, binamızın kapısında karşılayarak uğurlamalıyız.
Eş düzeydeki konuğumuzu ise dairemizin okulumuzun kapısında karşılayarak uğurlarız.
Ast konuğumuzu da odamızın kapısından uğurlarız ayağa kalkarak elini sıkarak karşılarız.
Planlı olarak en üst konuğumuz teşrif ediyor ise özel gündemle provalı karşılama yaparız.
Uğurlamalarda önde gelen salonu terk etmeden kimse salonu terk etmemelidir. Önde gelen otomobile kadar uğurlanır. Araba hareket etmeden geri dönülmemelidir. Karşılamada uygulanan kurallar uğurlama için de geçerlidir.
Resmi ve özel davetlerde özelliklerle oturmalı yemeklerde davetiye üzerine kayıtlı davetin başlangıç saatine titizlikle uyulmalıdır. Yemekli davetler sonrasında sözlü veya yazılı TEŞEKKÜR edilmelidir.
Resmi aracı kullanan üstümüz ya da eş düzey meslektaşımız ise şoför mahalline geçeriz.
Bir yere gittiğimizde varsa ev sahibinin aracına bineriz.
Üstümüzü araca aldıysak o inerken bizim de inerek geçirmemiz söz konusudur.
Resmi araca önce üst sonra kıdemsiz biner inerken önce üst iner.
Resmi ziyaretler, nezaket (protokol) ziyaretleri, iş ve görüşme ziyaretleri, bayram ziyaretleri, aile ziyaretleri, hasta/hastane ziyaretleri, teşekkür ziyaretleri, evlilik kutlama ziyaretleri.
Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önce randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri rahatsızlık yaratabilir.
Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir. Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek sunabilir. Uygun seçenekte anlaşılabilir.
İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır.
Ziyaretlere gidilirken çiçek veya mütevazı armağanlar götürmek her zaman geçerlidir.
Öğleden önce 10 büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir. Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek sunabilir. Uygun seçenekte anlaşılabilir. 00 - 1100 , öğleden sonra 1500 - 1700 saatleri en uygun zamandır. Bu saatler dışında ziyarete gidilen kişi zorla yemeğe davet etmek zorunda bırakılmaz. İstenmediğinizi sezdiğiniz (yöneticinin sezgileri çok kuvvetlidir) bir yere ziyaret yapılmaması gerekir.
Yöneticimize saygılı olmalıyız, taşıdığı unvana göre makamımıza girdiğinde selamlayarak hitap etmeli yöneticimiz oturmamızı söylemeden ya da oturmamız gerektiğinde izin istemeden oturmamalıyız.
Oturuş pozisyonumuz ayaklarımız ve ellerimizin duruşu, bizi kendimize güvenimizi ciddiyetimizi, görüntümüzün asilliğini gösterir. Konuşmalarımızda saygılı ifadeler kullanmalıyız. Konuşmayı dinlerken yöneticimizin gözlerine bakmalıyız. Üstümüz bizi karşılarken ya da uğurlarken el sıkmak için elini uzatmıyorsa biz önceden elimizi uzatmamalıyız. Üstümüz ayaya kalktığında biz de kalkmalıyız.
Üstümüz görüşmenin sonunda “MEMNUN OLDUM TEŞEKKÜR EDERİM” derse, el sıkmak için elini uzatırsa GİTMEMİZ GEREKTİĞİNİ anlamalıyız.
Yöneticimizin veya üstlerimizin makamında oturacağımız koltuk masaya yakın ve uygun olan koltuktur. Biz içerdeyken bizden üst birisi gelirse oturduğumuz koltuktan kalkarak bir koltuk geriye gitmemiz gerekir. Eğer üst makama birden çok kişi ile gitmişsek düzey ve kıdeme göre sıralanmalı ve en üst olan yöneticiye en yakın oturmalıdır.
Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası ASTTAN ÜSTE doğru olduğu unutulmamalıdır. EN ÜST EN SON KONUŞURLAR.
Astlar daha çok TEKNİK ve AYRINTILI konularda,
üstler ise POLİTİK ve STRATEJİK konularda ve genel nitelikte konuşmalar yaparlar.
Konuşmalarımızın başında ve sonunda saygı ile selamlamayı unutmamalıyız.
Üstümüz ziyaretimize geldiği zaman veya denetime geldiği zaman ilke olarak makam koltuğumuzda oturmayarak konuk koltuğuna, konuk karşısında oturmalıyız. Yöneticimiz geldiği zaman makam koltuğuna oturması teklif edilir, buyur edilir. Çünkü o koltukta biz onları temsil etmekteyiz.
Bizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğumuzda oturarak kabul ederiz. Ancak eş düzeydekiler yaş,kıdem ve diğer yönden bizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak kabul etmek SAYGIYI gösterir. İlke olarak,saygı duyduğumuz kişilere eşit düzeyde oturmalıyız
Makamımızda resmi bir konuk ya da üstümüz var ise içeriye astlarımızı almaz zorunlu kalmadıkça telefonla görüşmememiz, yazı imzalamamamız başka şeylerle ilgilenmememiz gerekir. Zorunluluk durumunda özür dileyerek izin istemeliyiz.
Astımızla iş görüşmesi yaparken ve emir verirken ilke olarak makamımızda oturmalıyız. Makam, YETKİ (otorite) ve sıra dizin (hiyerarşi) demektir.
Makamımıza gelen konuklara ayağa kalkarak “hoş geldiniz” diyerek elleri sıkmalı ve protokol sırasına göre oturtmalı, buyur etmeli, ikramda bulunmalı, EN AZ
GÜLERYÜZ GÖSTERMELİDİR.
Konuklarımızı önce oturtmalıyız sonra konuşmalıyız. Astlarımızla görüşmek gerektiğinde de önce oturtmalıyız sonra görüşmeliyiz.
Göreve yeni başlanmışsa kutlamaya gelenlere ikramda bulunmak ilişkileri sürdürmek, teşekkür etmek. İade-i ziyaret için isimleri not ederek unutmamak gerekir.
Bir görevden ayrılırken astlarımızla toplantı yaparak vedalaşmalı, katkıları için teşekkür etmelidir. Eş düzeydeki yöneticilere ve üstlerimize de veda ziyaretinde bulunarak teşekkür etmeliyiz.
Çalışma arkadaşlarımızın özel ve önemli günlerini kutlamalıyız
Davet sahibinin adı-soyadı unvanı,
Davet edilenin adı-soyadı unvanı,
Ne tür bir davet olduğu, yeri, tarihi, saati,
Nezaket sözcükleri yer alır.
Davetin nedeni katılıp katılınmayacağı bildirilmesi isteniyorsa bunu belirten kısaltmalar yapılır. (L.C.V.) (Lütfen Cevap Veriniz)
Davetiye zarfı iç yazısına gösterilen özen ile yazılmalıdır.
Not: Kaynak uygun olur.
Dışişleri Bakanlığı
Eğitim Merkezi Başkanlığı
Hazırlayıcı Eğitim Kursu Notları
Bando uygun olur.
Kareografi müziği
Seslendirme cihazı (takım halinde)
Brifing (bilgisayardan yansımalı olabilir)
Albüm
Video çekimi kamera ile çekim
Davetiye uygun olur.
İkram
Onur belgesi şilt
Armağanlar
Anı defteri
Protokol çadırı (bahçede ise)
Program sunucusu
Davetlilerin oturma düzeni planı sehpası uygun olur.
Teknik donanım personeli hazır bulunmalıdır
Halı yolluk
Çevre temizliği, sağlık ekibi, trafik ile ilişki
PTT bağlantısı (basın mensupları için)
Elektrik, su idaresi ile ilişki