Başvuruların Alınması ve Gözden Geçirilmesi:
-“Belgelendirme Talep Formu”nun doldurularak, TEKNİK Belgelendirme’ ye iletilmesi ile belgelendirme başvurusu yapılmış olur. “Belgelendirme Talep Formu” internet sitesinde tüm ilgililere duyurulmuştur. Doldurulan form, başvuru sahibi tarafından imzalı olarak TEKNİK Belgelendirme’ ye elden, e-mail, faks ve kargo gibi araçlarla ulaştırabilir. “Belgelendirme Talep Formu”, TEKNİK Belgelendirme tarafından ilgililerin ulaşımına açık hale getirmiştir. E-mail ve faks yolu ile iletilen başvuru formları, en geç ilan edilen son başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı olarak TEKNİK Belgelendirme’ ye iletilmelidir.
-‘’Belgelendirme Talep Formu” nun TEKNİK Belgelendirme’ ye ulaşmasının ardından form, öncelikle İdari Destek Personeli’ na iletilir. İdari Destek Personeli, ilgili talebi inceler ve belgelendirmenin talep edildiği alan ile belgelendirmenin uygunluğunu kontrol eder. İdari Destek Personeli’ nin kontrolünden sonra Şirket/Belgelendirme Müdürü’nden onay alınır. Belgelendirmenin yapılamayacağı kararı verilirse, ilgili karar “İdari Destek Personeli” tarafından başvuru sahibine Belgelendirme Talep Formunda belirtilen iletişim bilgileri ile en geç 10 iş günü içinde İdari ve Destek Personeli tarafından kişiye bildirilir.
-Başvuruların gözden geçirilmesi belgelendirme talep formunun sonunda bulunan tablodaki kriterlere göre gerçekleştirilir.
-“Belgelendirme Talep Formu’’ na ek olarak, aşağıdaki belgeler de başvuru sahipleri tarafından TEKNİK Belgelendirme’ ye sunulmalıdır:
.Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
.Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge
.Belge Kullanım Sözleşmesi ıslak imzalı hali
-Başvuru sahipleri, ilgili doküman bilgilerine TEKNİK Belgelendirme internet sitesi üzerinden de erişebilirler.
-Mesleki Yeterlilik Belgeleri, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanır ve TEKNİK Belgelendirme’ ye iletilir. Belgeler, ayırt ediciliğin sağlanabilmesi adına oluşturulan bir belge kayıt numarası ile kayıt altına alınır. Belge kayıt numarası sınav programının türüne göre MYK tarafından verilir. Bu numara, adayın belgelendirme süreci ve sonrasında verilen adayı temsil eder, adayın başvurusunda ön değerlendirme sonucu olumlu ise verilir ve kullanılmadığı zaman aynı numara tekrar başka bir adaya verilmez.
Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi:
İdari Destek Personeli tarafından sınavların planlanması ve organizasyonu gerçekleştirilir. İdari Destek Personeli tarafından hazırlanan plan, Şirket/Belgelendirme Müdürü tarafından gözden geçirilir ve onaylanır. Sınav takvimini oluşturulması ve internet sitesinde ilgililere ilan edilmesini yine İdari Destek Personeli gerçekleştirir.
-Başvuru sahibi adayın başvurusunun incelenmesinin ardından, duyurulan tarihlerdeki sınavlar için başvurusunun kabul edilmesiyle birlikte, aday Sınav Yapıcılar tarafından “Sınava Katılacak Aday Listesi” ne kaydedilir.
-İdari Destek Personeli, Sınav yapıcı/yapıcıları planlanan tarihte müsait olan personeller arasından “Personel Listesi” ni kullanarak belirler.
-Sınavlar, “Sınav Prosedürü” ne uygun olarak gerçekleştirilir ve değerlendirilir. Sınav Yapıcılar sınavın organizasyonu, sınavların yürütülmesi ve değerlendirme sonuçlarını İdari destek Personeli’ ne bildirirler. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntılar Sınav Prosedürü’ nde kapsamlı şekilde belirtilmiştir.
Belgelendirme Kararının Verilmesi:
-Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar Sınav Yapıcılar tarafından İdari destek Personeli’ ne iletilir. Dokümanlar, İdari destek Personeli tarafından düzenlenerek Karar Verici’ ye sunulur. Karar Verici, dosyayı gözden geçirerek, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre değerlendirir ve aldığı kararı “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi” ne kaydeder ve listeyi İdari Destek Personeli’ ne iletir. İşlemler, Karar Verici tarafından alınan karara uygun şekilde yapılır.
-Belge almaya hak kazanan adaylar, İdari Destek Sorumlusu tarafından “Belge Takip Listesi” ne kaydedilir.
Belgelendirme Kararına İtiraz:
-Sınava katılan her aday için belgelendirme kararına itiraz yolu açıktır. Aday, itirazını kararın adaya bildirilmesinden itibaren 15 (on beş) gün içerisinde yapabilir. TEKNİK Belgelendirme’ ye ulaşan itirazlar “Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne uygun olarak işlem görür.
Belgelerin Hazırlanması:
Adaylar, İdari Destek Personeli tarafından belgelendirme kararı ile ilgili olarak bilgilendirilirler. Belge almaya hak kazananların bilgileri, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Mesleki Yeterlilik Kurumu portalına belgelerin hazırlanması için kaydedilir. Mesleki Yeterlilik Belgesini almaya hak kazanan adaylardan Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından belirlenen belge ücreti kişiden ayrıca talep edilip banka dekontunu MYK portalına yüklenecektir. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, Şirket/Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanır ve İdari Destek Personeli tarafından belge sahiplerine belgelendirme talep formunda talep ettiği şekilde teslim edilir. Belgenin elden teslim edilmesi durumunda Belge Teslim Tutanağı Formu imzalatılarak adayın kendisine teslim edilir. Belgenin geçerlilik durumu internet adresinden sorgulanabilir.
Belge sahiplerinin tamamı, başvuru sırasında imzalamış oldukları “Belge Kullanım Sözleşmesi” şartlarını yerine getirmekle yükümlüdürler. Buna ek olarak Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara da uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik meydana gelmesi durumunda TEKNİK Belgelendirme’ ye 15 (on beş) gün içerisinde haber vermek zorundadır.
Belgelerin Geçerlilik Süresi:
-Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen süre kadardır.
Belge Üzerinde Değişiklik Talebi:
-Geçerlilik süresi dolmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması durumunda; belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla TEKNİK Belgelendirme’ ye bildirir. Belge sahibinden belge ücreti alınarak, değişiklik talebi MYK’ ya iletilir. MYK tarafından belge üzerinde değişiklikler yapılarak belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyon numarası verilir. Yeniden düzenlenen belge, belge sahibi eski belgeyi TEKNİK Belgelendirme’ ye iade ettikten sonra teslim edilir.
Başarısız Olan Adaylar:
Sınavlar sonucunda başarısız olan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız oldukları birimlerden, ücretsiz olarak 2 defa daha sınava girebilirler.
Birim Tamamlama:
-Sınavdan kısmi başarısız olan ve/veya farklı birimde sınava girmek isteyen veya meslek kapsamında seviyesini yükseltmek isteyen adaylar, başvuru formunun birim tamamlama kısmını doldurarak TEKNİK Belgelendirme’ yi bilgilendirmeleri halinde birim tamamlama hakkına sahiptirler.
-Yetkilendirilmiş başka bir Kuruluşta daha önce sınava girmiş ve yeterlilik kapsamının hepsinden ve/veya bir kısmından başarısız olmuş, Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre içerisinde TEKNİK Belgelendirme’ ye birim tamamlama başvurusunda bulunmuş ise TEKNİK Belgelendirme adaydan ve/veya kuruluştan adayın ulusal yeterliliğe uygun olarak değerlendirmeye alındığının kanıtlarını ister. TEKNİK Belgelendirme, sınav ve belgelendirme faaliyetleri kapsamında bu kişilerin kanıtlarını sunması halinde sınava almaktadır.
Gözetim:
-TEKNİK Belgelendirme, belgenin geçerlilik süresi içinde, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen gözetim yönteminde belirtilen kanıtları belgelendirdiği kişiden sunmasını talep eder.
-Belgeli kişinin yeterliliğinin devam ettiğini tespit etmek amacıyla, belgenin geçerlilik süresi içerisinde; 24. ve 36. Ayları içerisinde 1 kez bağımsız çalışan personelden hizmet bildirimi (iş raporları vb.), çalışıyor ise çalıştığı yerin antetli kâğıdında bir rapor ya da SGK kaydı ile personelle ilgili gözetim yapılır.
-TEKNİK Belgelendirme, gözetime yönelik genel duyurular yapar. Bunun yanı sıra, İdari Destek Personeli tarafından gözetim zamanı gelen belge sahiplerini tespit eder ve gözetim kanıtlarının sunulmasıyla ilgili uyarıda bulunur.
-Belgelendirilmiş personel, TEKNİK Belgelendirme’ nin talep ettiği gözetim ile ilgili kanıtları uygun bir şekilde ve zamanında olmak kaydıyla TEKNİK Belgelendirme’ ye sunmakla yükümlüdür. Belgelendirilmiş personel zamanında ve istenen şekilde kanıt sunmaması durumunda, belgesi askıya alınır.
-Belgelendirilmiş personel, gözetim kanıtlarını eksik olarak sunarsa, eksiklikleri tamamlaması için TEKNİK Belgelendirme tarafından 1 ay süre verilir. Bu süre içinde eksiklikleri tamamlamayan belgeli personelin belgesi, süre sonunda askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Bu süre içerisinde Belgelendirilmiş personel herhangi bir düzeltici faaliyet gerçekleştirmez ise belgesi iptal edilir. Kararlar, Karar Verici tarafından alınır.
Yeniden Belgelendirme:
-Yeniden belgelendirme süreci ilgili ulusal yeterlilikte tanımlanan yönteme ve “Geçerlilik Süresi Dolan MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar” a uygun olarak işletilmektedir. Yeniden belgelendirme süreci başlatılırken, öncelikle belgeli personel, İdari Destek Personeli tarafından “belgenin geçerlilik süresinin dolmak üzere olduğu ve belge yenilemek için gerekli adımları” e-mail, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla bildirir. Bildirimlerin ardından belgeli personel tarafından “Belgelendirme Başvuru Formu doldurularak TEKNİK Belgelendirme’ ye iletilir ve böylece yeniden belgelendirme süreci başlatılmış olur. Belgeli personel, yeniden belgelendirme başvurusunu kendisine bildirim yapıldığı başvuru dönemi içerisinde yapabilir. Başvuru dönemi aşağıdaki şekildedir:
-Belgenin geçerlilik süresi 5 (beş) yıl ise, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 5 (beş) ay önce başlar;
-Başvuru sahibinin; 5 yıllık belge geçerlilik süresi içerisinde fiili olarak 18 ay çalıştığını gösterir kanıtlar istenir. (SGK dökümü, işveren yazısı)Belgeli personelin göndermiş olduğu kanıtlar TEKNİK Belgelendirme tarafından ilgili prosedür çerçevesinde değerlendirerek uygun şartları sağlanması durumunda karar verici tarafından belge yenileme kararı alınır ve belge ücreti başvuru yapan adaydan alınır.
-Yeniden belgelendirme için başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilemez.
-Yeniden belgelendirme kapsamında ulusal yeterliliklere göre sınav yapılması gerekir ise sınavlarının, belgeli personelin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce yapılması gereklidir. Ancak, belgeli personel belgesinin geçerlilik süresinin sonunda başvuru yaparsa; sınav sürenin bitiminden sonraya sarkabilir. Bu durumda, TEKNİK Belgelendirme başvurusunun uygun bulunduğu belgeli personel için düzenleyeceği sınavı, başvuru tarihi baz alınarak en geç 10 (on) iş günü içerisinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’ na bildirir.
-Belgelendirilmiş personel iletişim bilgilerindeki değişiklikleri TEKNİK Belgelendirme’ ye bildirmemesi halinde sorumluluk belgelendirilmiş personel aittir.
-TEKNİK Belgelendirme, belgeli personelin belge yenileme talebini ,yenileme işlemi için yaptığı ödeme tarihinden itibaren 5 (beş) iş günü içerinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’ na iletir. Ulusal Yeterlilikte aksi belirtilmedikçe, yeni belgenin düzenlenme tarihi, belge yenileme kararının alındığı tarihtir. Belge yenileme kararı, mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra da alınabilir.
-Belgelendirilmiş personel, yeniden belgelendirme talebini TEKNİK Belgelendirme’ ye yapabileceği gibi başka bir belgelendirme kuruluşuna da yapabilir. Başka bir belgelendirme kuruluşundan belge almış yeniden belgelendirme başvuru yapan belgelendirilmiş personel, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen tüm sınavlara tabi tutulur.
-Ulusal Yeterliliklerin güncellenirse, yeniden belgelendirme faaliyetleri güncel Ulusal Yeterliliğe uygun olarak gerçekleştirilir. (TEKNİK Belgelendirme kapsamını güncel Ulusal Yeterliliğe göre güncellemesi halinde).
-Ulusal Yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklikler olması durumunda, yeniden belgelendirme yeterlilikte yapılan değişikliklere ve belirten şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması durumunda belge yenilemeye hak kazanır.
-Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde yeniden belgelendirmeye hak kazanması halinde belgeli personel için birden fazla belge düzenlenebilir.
-Birden fazla Ulusal Yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu Ulusal Yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; belgeli personelin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması halinde belgeli personele yeni Ulusal Yeterlilikte belge düzenlenir.
-Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan Ulusal Yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.
Belgenin Askıya Alınması ve Belge İptali:
Belgenin Askıya Alınması:
-Belgenin askıya alınması durumu şu koşullarda meydana gelebilir:
.Belgelendirilmiş personelin Belge Kullanım Sözleşmesi’ ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi,
.Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
.Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya TEKNİK Belgelendirme kuruluşuna ait belgenin yanlış kullanılması
–TEKNİK Belgelendirme, belge verilmeden önce aday ile karşılıklı olarak, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına “Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde TEKNİK Belgelendirme’ ye iade eder. İade yapılmaması durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa çalıştığı firmaya ve MYK’ ya bildirilmekle beraber wep sitesinde yayınlanır. Belgelendirilmiş kişi belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan ederse, belgelendirilmiş kişiden kayıp ilanı vermesi ve bu ilanı bir dilekçe ile TEKNİK Belgelendirme’ ye bildirmesi talep edilir.
–Belge sahibinin belgesinin askıya alınması durumunda; belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca TEKNİK Belgelendirme’ nin her türlü hakkı saklıdır. TEKNİK Belgelendirme belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.
Belgenin İptali:
-Belgenin iptali durumu şu koşullarda meydana gelebilir:
.Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
.Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
.Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak TEKNİK Belgelendirme’ yi eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
.Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
.Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik Kurumu, Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,
.Belge sahibi hakkında gelen şikâyetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.
-Belgenin iptali ile ilgili Karar Verici tarafından alınan karar, “Belgelendirme Karar Formu” na kaydedilir ve söz konusu kişi, İdari Destek Personeli tarafından bilgilendirilir. Durum, belge takip listesine kaydedilir.
-TEKNİK Belgelendirme, belge verilmeden önce aday ile karşılıklı olarak, belgenin geri çekilmesi kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına “Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin geri çekilmesi kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde TEKNİK Belgelendirme’ ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan ederse, belgelendirilmiş kişiden kayıp ilanı vermesi ve bu ilanı bir dilekçe ile TEKNİK Belgelendirme’ ye bildirmesi talep edilir.
-Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır.
Kayıp, Hasarlı ve Yırtılmış Belge:
–Kayıp Belge: Belgelendirilmiş kişi, belgesini, sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile TEKNİK Belgelendirme’ ye bildirmesi istenir. Belge masraf karşılığı adaydan temin edilerek, belgenin basımı için MYK’ya istemde bulunulur. MYK tarafından basılıp gönderilen belge Şirket/Belgelendirme Müdürüne imzalatılarak 1 ay içerisinde belge sahibine gönderilir.
-Hasarlı ve Yırtılmış Belge: Belgelendirilmiş kişi, belgesinin yırtılması veya hasar görmesi halinde, dilekçe ile TEKNİK Belgelendirme’ ye bildirmesi istenir. Belge masraf karşılığı adaydan temin edilerek, belgenin basımı için MYK’ya istemde bulunulur. MYK tarafından basılıp gönderilen belge Şirket/Belgelendirme Müdürüne imzalatılarak 1 ay içerisinde belge sahibine gönderilir.
Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler:
Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi kaydıyla, Ulusal Yeterliliklerde revizyon olması halinde, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel revizyonuna göre gerçekleştirilir.