Sürekli İyileştirme Felsefesi (Sinan Polater)
KALİTE KONTROL, KALİTE İYİLEŞ PTİRME VE PROBLEM ÇÖZME YAKLAŞIMI
"Kalite Kontrol"un klasik yaklaşımına baktığımızda, süreçlerin belirlenmiş limitler dahilinde kontrol altında tutulduğunu, önceden kabul edilmiş bir oranda hata oluştuğunu veya belli bir performans seviyesi ile çalışıldığını ve bunun normal karşılandığını görmekteyiz.
"Kalite İyileştirme" kavramında ise, tüm süreçlerin performanslarının sorgulanarak iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi ve iyileştirilmesi yer alır. Juran, ünlü klasiği "Managerial Breakthrough" adlı kitabında, kalite kontrol ve kalite iyileştirme arasındaki temel farkın önemini ve her birisi için problem çözme yaklaşımının temel ögelerini tanımlamıştır.
Şekilde görüldüğü gibi herhangi bir sürecin performansı günlük olarak bazı değişimler gösterse de, zaman içindeki yayılımı ortalama bir performans etrafında sapmalar şeklinde olmaktadır. Zaman içinde ortaya çıkan bu sapmalar oldukça sabit bir karakter gösterirler. Şekildeki "Mevcut Kalite Kontrol Aralığı" bu belirlenmiş performans seviyesini ve zaman içindeki değişkenliğini ortaya koymaktadır. Bu performans düzeyi genellikle sürecin tasarım aşamasında belirlenmiş limitlerinden oluşur. Bu aralığa aynı zamanda "performans standardı" adı da verilmektedir.
Normal olarak kontrol altında bulunan süreçler, standardlarına uygun bir performans gösterirler. Ancak zaman içinde çeşitli faktörlere bağlı olarak "Ani Yükselişler" veya "Ani Krizler" görülebilir. Bu durumlar, şirketimizde görülen ve günlük kapsamında ele alınan durumlardır. Kalite Kontrol aralığındaki problem çözme yaklaşımının amacı, sürecin tekrar belirlenmiş performans standardı düzeyine döndürülmesinin sağlanmasıdır. Bu nedenle öncelikle sapmanın kendisi ve nedenleri saptanır ve geleneksel standardı sağlayacak düzeltici faaliyetler devreye alınır. Bu tip yaklaşım genel olarak "yangın söndürme" olarak bilinmektedir.
Kalite Kontrol Aralığı'ndaki problem çözme faaliyetleri günlük şirket yaşamı açısından önemli olmakla birlikte, Kalite İyileştirme Aralığı'ndaki problem çözme faaliyetleri, sürecin performansına katkı açısından çok daha büyük etki yaratacaktır. Kalite İyileştime Aralığı tipik olarak kronik nitelikteki problemler, performans düşüklükleri, israflar ve kalitesizlikle ilgilidir. Yine tipik olarak performans düşüklüklerinin nedenleri, organizasyon içindeki fonksiyonlar arasındaki arakesitlerde yatar. Kalite İyileştirmedeki problem çözme yaklaşımının amacı, süreçle ilgili olarak, o güne değin hiç ulaşılmamış düzeylerde performans standardlarının yakalanması ve sürdürülmesidir.
Kalite İyileştirme yaklaşımı genellikle organizasyonun kendisine, davranışlara ve algılama tarzlarına, kuruluşta varolan kültürel kalıplara, bilgi kullanımına ve sonuçların izlenmesine yönelik radikal iyileştirmeler gerektirir. Yani, problem çözme yaklaşımlarının "Kalite İyileştirme"de uygulanması, "Kalite Kontrol"a göre daha karmaşık ve zor bir etkinlik olarak karşımıza çıkmaktadır.
PROBLEM ÇÖZMENİN TEMEL UNSURLARI :
"Problem Çözme" endüstriyel yaşamın tüm alanlarıyla ilgilidir. Etkin bir problem çözme uygulamasında üç temel unsura gereksinim vardır. Bunlar; problem hakkındaki Veriler, bu verileri işlemekte kullanılan Teknikler ve iyileştirmeyi sağlayacak Sistematik Yaklaşım olarak üç başlıkta incelenebilir.
· Veriler: Herhangi bir problemi veya durumu, ilişkili olan gerçekleri ve verileri ortaya koymadan anlamaya ve çözmeye olanak yoktur. Veriler olmadan problemi çözmeye kalkmak, sadece tahmine dayalı bir yaklaşım anlamına gelir ve çözüme ulaşma şansı, piyangodan büyük ikramiye çıkma şansına benzetilebilir.
· Teknikler: Karmaşık ve çok boyutlu problemleri incelerken genellikle çok sayıda veriyle, çeşitli varsayımlarla ve birçok sınırlamayla çalışmak durumunda kalırız. Bu koşulları düzenlemek ve anlayabilmek için çeşitli teknikleri/araçları kullanmak, problem çözmenin etkin ve hızlı olmasını sağlayacaktır.
· Sistematik Yaklaşım: Problemin çözülmesi ve kalite iyileştirmenin sağlanması için, verilerin ve tekniklerin belirli bir sistematik yaklaşım içinde ele alınması şarttır. Bu yaklaşımda izlenecek mantıksal sıra esastır. Böylece sonuca ulaşma şansı arttırılacak ve herkesin aynı dilden konuşması sağlanmış olacaktır.
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME VE PUKÖ (PDCA-"Deming Cycle") ÇEVRİMİ
Kalite İyileştirmenin temel mantığı içinde en önemli yeri "Sürekli İyileştirme" tutar. Üst düzeyde kalite ve performans sonuçlarına ulaşılması, sürekli iyileştirmenin iyi tanımlanmış ve iyi uygulanan bir yapı içinde ele alınmasını gerektirir. Sürekli İyileştirme tanımı, elde edilen sonuç ne olursa olsun tüm iyileştirmeleri kapsar.
Sürekli iyileştirme kavramı ve yaklaşımı tüm şirket alanları ve fonksiyonları ile içiçe geçmiş, bütünleşmiş olmalıdır. Bütünleşme ile kastedilen şudur:
· İyileştirme tüm iş birimlerinin veya fonksiyonların günlük işlerinin arasına girmiştir.
· İyileştirme süreci problemleri kaynağında gidermeye çalışmaktadır.
· İşin daha iyi yapılmasını sağlayacak iyileştirme fırsatları ve çözülmesi gereken problemler, iyileştirme sürecinin ana girdisini oluşturmaktadır.
Sürekli İyileştirme kavramı, durağanlığın ve statücü yaklaşımın yok edilmesini gerektirir. Ulaşılan düzey hiçbir zaman yeterli değildir. Bu kavram içinde herkesin inanması ve sürekli olarak kendisine sorması gerekenler şunlardır:
· Hiçbir şey mükemmel değildir ve daha iyi yapılabilir!
· Bu işi nasıl daha iyi yapabilirim?
Böylece her zaman daha iyiye ve daha ileriye ulaşmanın önündeki engeller kalkmış olacaktır.
Bu kavram en iyi Planla (Plan) - Uygula (Do) - Kontrol et (Check) - Önlem al (Act) çevrimi ile anlatılabilir. Herhangi bir alana, probleme veya sürece, bu yaklaşımın bir kez uygulanması istenen sürekli iyileştirmeyi sağlamaz. Sürekli iyileşmenin sağlanabilmesi için PUKÖ çevriminin ardarda, sürekli ve sistematik bir şekilde uygulanması gerekir. Her uygulama sonucunda performansın mükemmelleşmesi yolunda bir dönüm noktası daha aşılmış olacaktır.
Yararlanılan kaynaklar :
İşletmelerde Pratik Değişim Programı, Iwao Kobayashi, KalDer yayınları