YAZI İŞLERİ SORUMLUSU
Şube Müdürü Oktay UYSAL
1- Gerçekleştirme Görevlisi olarak da görevini yerine getirir.
2- Birimdeki idari personelin kişisel dosyalarını tutulmasını takip eder ve istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlar.
3- Birime ait tüm iç ve dış yazışmaların yapılmasını, takip eder ve kaydının tutulmasını sağlar ve Rektörlük Özel Kalemin ilgili yazışmalarını takip eder ve kaydının tutulmasını sağlar.
4- Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilir, değişiklikleri takip eder.
5- Kurum/kuruluş, Tüzel ve Gerçek Kişilerden Genel Sekreterliğe gelen yazıların/dilekçelerin cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapar.
6- İdari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
7- İlgili yazıların EBYS‘den Sevk/Havale iş ve işlemlerini yerine getirir.
8- Genel Sekreterlik ve Rektörlük Özel Kalem için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında yapılması gereken işlemlerin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından yapılmasını gözetir.
9- Genel Evrakta, iş ve işlemlerin etkin, verimli ve zamanında yerine getirilmesini denetler ve gözetir.
10- Genel Sekreterin vereceği diğer işleri yapar.
11- Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Genel Sekretere karşı sorumludur.
MUHASEBE ve TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ
Bilgisayar İşletmeni Hasan Hüseyin DAŞDEMİR
Bilgisayar İşletmeni Müşerref KOLUKISA
1. Tüketim, cihaz ve demirbaş kayıt ve kontrol işlemlerini yapar.
2. Birimin tüketim, cihaz ve demirbaş malzeme ihtiyaçlarını tespit eder.
3. Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taşınır malzemelerin tahlil ve kontrolünü takip eder.
4. Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına alarak depo girişini yapar.
5. Taşınırların yıl sonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletir.
6. Taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlar.
7. Tüketim Malzemelerinin İsteklilere teminini sağlar.
8. Kullanımdan düşen demirbaş malzemelerinin tespitini yapar, Değer Tespit Komisyonuna bildirir.
9. Tüketim ve demirbaş (eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin satın alım işlemlerini yapar.
10. Alınacak malzemelerle ilgili piyasa araştırması yapar.
11. Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına alması için Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine teslim eder.
12. İhale ve satın alım işlemlerinde tutulan evrakların arşivlenmesini yapar.
13. İhale ve satın alım işlemlerinin kanun ve yönetmeliklere uygun bir şekilde yapar.
14. Harcama kalemlerindeki ödenek takibini yapar.
15. İlgili evrakları YÖK standart dosya planında belirtilen şekilde dosyalamak.
16. Genel Sekreterlik ve Rektörlük Özel Kalemin muhasebe servisini ilgilendiren tüm konularda gelen ve giden evrakların takibini yapar.
17. Yurtiçi ve Yurtdışı görevlendirme, nakil olarak atamalarda ilgili personelin geçici veya sürekli görev yolluğu harcırahlarını yapar ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderir.
18. Giderlerin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlar.
19. Giderlerin kanun, tüzük, kararname ve yönetmeliklere uygun harcama işlemlerini yapar.
20. Bütün işlemlerde maddi hata bulunmamasını sağlar.
21. Ödeme emrine bağlanması gereken taahhüt ve tahakkuk belgelerinin tamam olmasını sağlar.
22. İlgili evrakları YÖK standart dosya planında belirtilen şekilde dosyalamak.
23. Genel Evrakta, iş ve işlemlerin etkin, verimli ve zamanında yerine getirilmesini koordine eder.
24. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Şube Müdürüne ve Genel Sekretere karşı sorumludur.
YAZI İŞLERİ
Bilgisayar İşletmeni Müşerref KOLUKISA
1. Birime ait tüm iç ve dış yazışmaları yapmak, takip etmek, evrakların arşivinden ve daha önce yapılan yazışmalar ile ilgili sorumlu olmak.
2. Duyuru, Afiş, Broşür v.b’lerinin dağıtımını yapmak.
3. E-posta ile duyuru yazılarını duyurmak.
4. Birimdeki idari personelin kişisel dosyalarını tutmak, rapor, izinler v.b ile ilgili evrakları düzenlemek, gerekli arşiv işlemlerini yapmak ve ilgili birimlere bildirmek.
5. Genel Sekreterlik Birimine ait elektronik postalar ile ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
6. Yazışma işlemlerini zamanında mevzuata ve amirlerinin talimatlarına uygun olarak yapmak.
7. Yazı işleri bürosunda yürütülen hizmetler ile bilgi sahibi olduğu iş ve işlemlerden gizliliği olanları korumak için gerekli önlemleri almak.
8. İlgili evrakları YÖK standart dosya planında belirtilen şekilde dosyalamak.
9. Yazılarının imza aşamalarını bizzat takip ile sorumlu olup, posta aşamasında postalanacak hali ile evrakı sorumlu personele vermekle yükümlüdür.
10. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Amirlerine karşı sorumludur.
GELEN - GİDEN EVRAK
Bilgisayar İşletmeni Kemal GÖRGÜLÜ
Bilgisayar İşletmeni Neşe USTA
Memur Mustafa BEYBEK
1.Gelen evrakları kaydetmek.
2. Gelen Kayıtlı Postaları ve Kargoları Almak(ASÜ Rektörlüğü ve Rektörlüğe bağlı birimler adına gelenler).
3. İlgili evrak ve dosyaları teslim almak ve gerekli işlemi yapmak.
4. Yaptığı iş ve işlemleri ile ilgili öncelikli olarak iletişimi sağlamak.
5. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak.
6. Giden evraklarla ilgili yapılması gereken iş ve işlemleri yerine getirmek.
7. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak takip etmek.
8. Gelen kayıtsız adi postaları teslim almak ve dağıtımını yapmak.
9. Ptt ve Kargoya gidecek evrak, dosya v.b ile ilgili işlemleri yapmak.
10.Resmi Kurum-Kuruluşlara, PTT’ye, Kampus dışı okullara evrak dağıtımını ve alımını yapmak.
11.Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterin evraklarını teslim etmek ve almak.
12.Birime ait tüm iç ve dış yazışmaları yapmak, takip etmek, evrakların arşivinden sorumlu olmak.
13.Duyuru, Afiş, Broşür v.b’lerinin dağıtımını yapmak.
14.E-posta ile duyuru yazılarını duyurmak.
15.Birimdeki idari personelin kişisel dosyalarını tutmak, rapor, izinler v.b ile ilgili evrakları düzenlemek, gerekli arşiv işlemlerini yapmak ve ilgili birimlere bildirmek.
16.Genel Sekreterlik Birimine ait elektronik postalar ile ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
17.Yazışma işlemlerini zamanında mevzuata ve amirlerinin talimatlarına uygun olarak yapmak.
18.Yazı işleri bürosunda yürütülen hizmetler ile bilgi sahibi olduğu iş ve işlemlerden gizliliği olanları korumak için gerekli önlemleri almak.
19.İlgili evrakları YÖK standart dosya planında belirtilen şekilde dosyalamak.
20.Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Amirlerine karşı sorumludur.