E-postanın kötüye kullanılması birçok kuruluşta zayıf iletişimin ana nedenidir. Bir e-postanın genel olarak acil bir nitelik taşımayan ve alıcının inandığı öncelik ile eşleyebileceği bir iletişim yöntemi olmalıdır.
İletişimi e-postayla göndermek ve alıcının bir saat içinde yanıt vermemesi durumunda sinirlenmek iletişimin zayıf olduğunun göstergesidir. Eğer “Acil” bir durum varsa başka kanallar tercih edilmelidir (en azından e-postayı göndermeden önce durumu açıklamak için).
Her e-posta gönderdiğinizde alıcıyı telefonla aramak kötü bir yaklaşımdır ve yalnızca nadiren ve çok acil durumlarda yapılmalıdır.
Hepimizin posta kutusuna, bize gönderilmesi gerekmeyen, gereksiz yere cc:’ye eklendiğimiz ve/veya örneğin yazışan iki kişi arasında doğrudan telefon görüşmesi yapılarak önlenebilecek çok sayıda gereksiz mesaj geliyor. Bir e-posta yazarken, hem gönderilen hem de cc:’de minimum kişi sayısını seçmek önemlidir.
Mesajı yazdığınız kişinin yöneticisini her zaman cc:’ye koymak doğru değildir.
Yalnızca mesajla gerçekten ilgilenen kişilerin mesaja dahil edilmesi gerekir. Prensip olarak alıcı sayısını 5-7 arasında tutmayı tercih edin.
Gönderdiğiniz tüm mesajlara okundu onayı talebini ayarlamayın. Bunu yapan, kimseye güvenmeyen bir kişi olarak kötü bir imaj verir.
Tüm mesajlarınıza “önemli” ve/veya ”Acil” yazmayın.
E-posta üzerinden sohbet etmeyin ve tartışmayın.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Eposta Gönderirken Ne Kadar Dikkatlisiniz?
- Proje Yönetiminde İletişim Modelleri (Communication Models)
- Proje Yönetiminde İletişim Yöntemleri (Communication methods)
- Eposta Ahlakı
- Anlayana e-posta etiği!
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 76 – Modeller – 2
- Sanal İletişimler
- Proje Yönetiminde Kötü İletişim ve Etkileri
- Projelerde Aktif Dinlemeyi Engelleyen Faktörler
- Proje Yönetiminde İletişim Teknolojileri (Communication Technology)