Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “…(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile elektronik ihaleler hariç vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,
…
7.7. Belgelerin sunuluş şekli:
…
7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
220.127.116.11 İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.
…
7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi yer almaktadır.
Şikâyete konu ihalenin 1’inci, 2’nci, 3’üncü ve 4’üncü kısımları üzerinde bırakılan Karaelmas Sos. Hiz. Org. Tem. Yem. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından imza sirküleri, vekâletname ve vekile ait imza beyannamesinin sunulduğu, sunulan imza beyannamesinin üzerinde “aslı idarece görülmüştür.” ibaresinin yer aldığı tespit edilmiştir.
Bahse konu istekli tarafından sunulan teklif mektubunda vekâletname ve vekile ait imza beyannamesinin sunulduğu, İdari Şartname’nin ilgili maddesinde yer alan düzenleme gereği isteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebileceklerinin anlaşıldığı, bu minvalde istekli tarafından sunulan vekile ilişkin imza beyannamesinde “aslı idarece görülmüştür.” ibaresinin yer aldığı, söz konusu onaylama yönteminde sorumluluğun belgenin aslını görerek suretini onaylayan idarede olduğu, kaldı ki iddia edilen durumun belge üzerinden anlaşılmasının mümkün olmadığı görüldüğünden başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.