1- Aday Gösterilme (Nominasyon) Programdan yararlanmaya hak kazanan öğrencilerin bilgileri e-posta aracılığıyla Erasmus Ofisi tarafından öğrencilerin başvuru esnasında tercih ettikleri üniversitelere bildirilir.
Aday gösterilme sürecinde karşı kurum, öğrenci ile iletişime geçerek başvuru süreçlerine ilişkin bilgilendirme e-maili gönderir. Bu aşamada karşı kurum öğrencilerden (application form) ve Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) gibi belgeleri talep edilir. Öğrenciler bu formları doldurup, gerekli imzaları tamamlayarak karşı kuruma iletmekle yükümlüdür.
2-Kabul Mektubu:
Karşı kurum tarafından başvurusu uygun bulunan öğrencilere kabul mektubu (acceptance letter) gönderilir.
Kurumun antetli kağıdına hazırlanacak Kabul Mektubunda şu bilgiler yer almalıdır:
*Kabul mektubunda öğrencinin ilgili üniversiteye kabul edildiği yazmalıdır.
*Tercihen İngilizce olmalıdır.
*Hareketlilik başlangıç ve bitiş tarihini içermelidir. (1 akademik yarıyılı kapsayacak şekilde)
*Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği faaliyetinin yapılacağı kurumun ilgili kişisi tarafından hazırlanan Kabul Mektubu üzerinde belge hazırlanma tarihi, imza ve mühür yer almalıdır.
Öğrencilere taranmış olarak gönderilen kabul mektuplarını ve öğrenim anlaşmaları e-posta aracılığıyla firstname.lastname@example.org üzerinden Üniversitemiz Erasmus Koordinatörlüğüne iletilir.
3- Vize başvurusu:
Kabul mektubunu temin eden öğrencilerin faaliyet için gidecekleri ülkeye seyahat edebilmek için vize almaları gerekmektedir. Vize başvurusu için gerekli evrakların neler olduğunu öğrencilerin ilgili ülkelerin Konsolosluklarından şahsi olarak öğrenmeleri ve temin etmeleri gerekmektedir. Koordinatörlüğümüz bu konuda öğrencilere bilgi sağlayamamaktadır. Ancak öğrencilerin vize başvurusunu desteklemek amacıyla Koordinatörlüğümüz tarafından öğrencinin gideceği ülkeye ve geçireceği süreye bağlı olarak alacağı hibe miktarını gösteren hibe teyit mektubu (grant confirmation letter) ve dil yeterlik (language competency) belgesi hazırlanmaktadır. Bu belgeler öğrenciye Türkçe ve İngilizce dillerinde hazırlanarak ıslak imzalı ve mühürlü olarak teslim edilir. Öğrenciler belgeleri Erasmus ofisinden şahsen temin etmekle yükümlüdür. Öğrencilerimizin vize randevusu alırken ofisten bu evrakları temin etme süresini hesaba katarak randevu almaları tavsiye olunur.
Vize başvurusunun çeşitli sebeplerle reddedilmesinden Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü sorumlu değildir. Vize ve pasaport başvurularını yapmak tamamen öğrencinin sorumluluğundadır.
4- Vize sonrası süreç:
Vizesini alan öğrenciler email@example.com üzerinden Koordinatörlüğe bilgi verir ve öğrenci ile Erasmus Koordinatörlüğünde karşılıklı hibe sözleşmesi imzalanır.
Hibe sözleşmesinin imzalanmasını takiben öğrencinin %80'lik hibe işlemleri başlatılır. Hibe işlemleri için gerekli bilgilendirmeye ulaşmak için tıklayınız.
Öğrencilerimiz hibe işlemleri ve tüm diğer ödeme işlemleri ile ilgili soruları firstname.lastname@example.org üzerinden Koordinatörlüğümüze iletebilirler.
Akademik Eşdeğerlik Formu:
Akademik Eşdeğerlik Formu, Erasmus programı 'Öğrenim Hareketliliği' faaliyeti kapsamında karşı kurumdan alınan derslerin üniversitemizde tanınmasını teminat altına almak için hazıralanan bir belgedir. Öğrencinin öğrenim anlaşmasına göre ev sahibi kurumda alacağı derslerin üniversitemizde hangi derslere eşdeğer sayılacağını gösterir. Bu belgenin öğrenciler ile hibe sözleşmesi imzalana kadar Erasmus Koordinatörlüğüne şahsen teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu belgeye ulaşmak için tıklayınız
Online Linguistic Support (OLS)
Öğrenci hareketliliğe başlamadan önce Erasmus Ofisi tarafından öğrenci mailine atanan OLS Sınavına kayıt olarak 1. OLS Sınavını çözmelidir. Sınav sonuçları önem arz etmemektedir. Ancak sisteme giriş yapılıp çözülmesi zorunludur.
OLA (Online Learning Agreement)
Avrupa Komisyonu’nun "Kağıtsız Erasmus Projesi" (Erasmus Without Paper) kapsamında, Erasmus hareketlilikleri için kullanılan belgelerin dijitalleştirilmesi hedeflenmektedir. Bu çerçevede, bundan sonraki süreç içerisinde Öğrenim ve Staj hareketlilikleri kapsamında gerekli belgelerden birisi olan Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) için OLA (Online Learning Agreement) platformu kullanılacaktır. Bu kapsamda, karşı kurum tarafından online learning agreement düzenlenmesi talep edilen öğrenciler Koordinatörlüğümüz ile email@example.com üzerinden iletişime geçebilirler. Koordinatörlüğümüz öğrencilerin online learning agreement platformunun nasıl kullanılacağı konusunda öğrencilerden gelen talep doğrultusunda bilgilendirme amaçlı çevrimiçi bilgilendirme toplantısı düzenleyecektir.
Ofis ziyaretleri:
Evrak işlemleri ile ilgili ofisi şahsen ziyaret etmek isteyen öğrencilerimiz https://giresun.youcanbook.me tıklayıp, uygun saati seçerek randevu oluşturabilirler.