En yaygın başvurulan medya ile ilişki yöntemlerinden birisi de basın toplantılarıdır. Basın toplantıları, konunun önemi bir basın bülteni ile yansıtılamadığı durumlarda düzenlenir. Dolayısıyla gerekli gereksiz her konuda basın toplantısı düzenlemekten kaçınılması gerekir. Aksi takdirde “Yalancı çoban” öyküsünde olduğu gibi, ilk basın toplantılarına gösterilen ilgi daha sonrakilerde görülmeyebilir.
Basın toplantısı için yapılması gereken hazırlıkları şu şekilde açıklayabiliriz:
1. Basın toplantısı için saat belirlenirken, o saatte medyanın ilgi göstereceği başka ne gibi etkinliklerin ya da olayların olacağı araştırılmalıdır.
2. Toplantının yapılacağı yer, herkesin kolayca ulaşabileceği merkezi bir yer olmalıdır. Örneğin son yıllarda İstanbul’daki basın toplantılarının, medya kuruluşlarının İkitelli gibi merkezden epeyce uzak bir bölgede bulunması nedeniyle bu bölgeye yakın otellerde düzenlendiğini görüyoruz.
3. Medya mensupları, basın toplantısına yazılı olarak davet edilmelidir. Telefonla davetin hatırlatılması yolunu da gidilebilir. Davette konu, konuşmacı veya konuşmacılar, yer, tarih, saat, ulaşım olanakları açıkça belirtilmelidir.
4. Basın toplantısı davetiyesinde, toplantının saat kaçta başlayacağı ve biteceği belirtilmelidir.
5. Toplantı salonunun düzenlenmesi, ikramın ne olacağı ve ne zaman verileceği önceden kararlaştırılmalıdır.
6. Eğer gerekiyorsa medyaya, konu ve konuşmacı ile ilgili ayrıntılı bilgi davetiye ile birlikte gönderilmelidir.
7. Davet yazılı olarak, toplantı tarihinden en az bir hafta önce yapılmalıdır. Ayrıca, toplantıdan bir gün önce telefonla toplantının anımsatılması ve toplantıya kimin katılacağının öğrenilmesi yerinde olur.
8. Ayrıcalık yapılmadan konuyla ilgili tüm medya kuruluşları basın toplantısına davet edilmelidir.
9. Toplantının başından sonuna kadar tümünün ses ve görüntü kaydının yapılması için gerekli çalışmalar önceden yapılmalıdır.
10. Medya görevlileri, basın toplantısını canlı olarak yayınlamak ya da haberi anında telefon veya elektronik posta yoluyla ofislerine geçmek isteyebilirler. Bu nedenle bu tür istekleri karşılayacak teknik hazırlık önceden yapılmalıdır.
11. Basın toplantısını düzenleyen kişi ya da kişiler, medyadan gelebilecek sorulara hazırlıklı olmalıdır. Tüm sorulara açık, net ve doğru yanıtlar verilmelidir.
12. Medya görevlilerinin karşılanmaları kadar, uğurlanmaları da önemlidir. Halkla ilişkiler görevlilerinin bu konuya da özen göstermeleri gerekir.
13. Basın toplantısının ardından toplantıya katılan gazetecilere mektup ya da elektronik posta yoluyla teşekkür edilmeli, toplantı ile ilgili haberlerin ertesi gün yayın organlarında yer alıp almadığı da mutlaka izlenmelidir.
Bir Basın Toplantısı Örneği
İstanbul deniz ile buluşuyor…
İstanbul için, ufukta deniz göründü…
Eston Yapı A. Ş, Türkiye’nin en büyük metropolünde…
Özel sektörün en büyük gayrimenkul projesi ile…
Bir ilke daha imza atıyor…
Avrupa Yakası’nda…
1,5 milyon metrekarelik alanda…
Deniz ile iç içe…
4 bin bahçeli evden oluşan…
1 milyar dolarlık proje…
Bu heyecanı paylaşmak üzere, düzenlediğimiz “Basın Lansmanı”na katılımınızı rica ederiz.
Saygılarımızla,
Eston Yapı A. Ş.
Tarih: 10 Mayıs 2006, Çarşamba
Saat: 10. 00- 13. 30
Yer: Yakuplu / Büyükçekmece
Program:
10. 00- Buluşma
10. 15- Taksim AKM Önü Hareket
10. 30- Topkapı Yeşil Plaza Önü Hareket
10. 30- Güneşli BP Benzin İstasyonu Hareket
11. 00- Basın Toplantısı
12. 00- Kısa Proje Turu
12. 30- Öğle Yemeği
13. 30- Dönüş
Kaynak:NotOku
Meryem Arslan
Filed under: Halkla İlişkiler ve Yazılı Basın