Proje yöneticileri, zamanlamaları oluşturma, sürdürme ve güncelleştirme ve diğer proje yöneticileri, kaynak yöneticileri ve ekip yöneticileriyle koordinasyon sağlama gibi günlük proje yönetimi görevlerinden sorumludur.
Bu makalede, Microsoft Office Project Web Access kullanırken, proje yöneticisi ya da ekip lideri olarak kullanabileceğiniz etkinlikler açıklanmaktadır. Bu, bir projedeki proje yöneticisi veya ekip liderinin bakış açısından geniş bir Project Web Access görünümü sunar.
Yöneticinizin size atadığı güvenlik grubuna bağlı olarak, Project Web Access, Microsoft Office Project Professional 2007 veya her ikisini kullanarak Project Web Access özellikleriyle çalışabilirsiniz.
Proje yöneticisi izinleriyle ne yapabilirsiniz?
Project Web Access giriş sayfasında çalışma
Project Web Access giriş sayfası kullanıcılar Microsoft Office Project Server 2007 üzerine kaydedilen verilerle çalışan kullanıcılar için birincil giriş noktasıdır. Project Web Access’de oturum açtığınızda, eylem gerektiren öğeler (örneğin, onaylanması gereken görev güncelleştirmeleri) ve son oturum açışınızdan bu yana değişen öğeler görüntülenir. Giriş sayfasında, Görevler, Proje Merkezi, Kaynak Merkezi, Güncelleştirmeler, Durum Raporları, Belgeler, Sorunlar ve Riskler sayfaları dahil, Project Web Access özelliklerine erişim sağlayabilirsiniz.
Not : Project Web Access Giriş sayfasında görünen içerik, sunucuda bulunan özellikler, kullanıcı rolü, kullanıcıya atanan izinler, kullanıcının ait olduğu güvenlik kategorileri (bu güvenlik kategorisine atanan projeler ve görünümler dahil) ve giriş sayfası için yapılandırılmış olan tüm özelleştirmeler tarafından belirlenir.
Project Web Access giriş sayfası etkinlikleri
Görevler ve zaman çizelgeleriyle çalışma
Ekip üyeleri zaman çizelgesi saatlerini veya kendi görev durumunu hesaplamadan önce yöneticinin zaman çizelgesini, görev durumunu ya da ikisini de ayarlaması gerekir. Zaman çizelgeleri görevler, projeler ve diğer öğeler üzerinde çalışılan gerçek zamanı kaydeder ve kullanımı, faturalandırılabilir zamanı ve diğer zaman tabanlı ölçümleri izleyeceğiniz zaman bunlar önemlidir. Ekip üyeleri yöneticinin projelerdeki görevlerin tamamla durumu ve gelişimini tam olarak izlemesini sağlayan Görevlerim sayfalarını kullanarak görev durumunu girebilirler.
Kuruluşunuz Office Project Professional 2007 uygulamasında oluşturduğunuz projelerin süreçlerini izliyorlarsa, görev durumunu da görmek isteyebilirsiniz.
Ekip liderleri, bir veya daha fazla projede ekip üyelerine atanan birçok görevi yönetmekten sorumludur. Ekip liderleri projelerdeki görevlere de atanabilir ve kendilerinden kendi zaman çizelgelerindeki proje görevlerine göre fiili çalışmayı rapor etmeleri, proje yöneticilerinden gelen durum raporlarını güncelleştirmeleri ve yanıtlamaları ve kuruluştaki diğer kişilerle işbirliği yapmaları istenebilir. Bazı kuruluşlarda, proje görevleri sonrasında uygun ekip üyelerini proje için temsilci seçen ekip liderlerine atanır.
Görevleri yönetme
Ekip üyeleri Project Professional 2007 kullanan bir proje yöneticisi tarafından kendilerine ya da ekiplerine atanan görevleri ve çalışma zamanlarını görüntülemek, düzenlemek, temsilci seçmek ve güncelleştirmek için Project Web Access’deki Görevlerim sayfasını kullanabilir. Görevlerim sayfasına erişmek için Hızlı Başlat'ta Görevlerim’e tıklayın.
Görev yönetimi etkinlikleri
Görev güncelleştirmelerini yönetme
Project Web Access’deki Görev Güncelleştirmeleri sayfasında, ekip üyelerinin kendi Görevlerim sayfalarından gönderdiği görev ve çalışma zamanı değişikliklerini gözden geçirebilirsiniz. Projeleri en yeni bilgilerle güncelleştirmek için de Görev Güncelleştirmeleri sayfasını kullanabilirsiniz.
Görev Güncelleştirmeleri sayfasından alınan bilgilerle görevleri iki yolla güncelleştirebilirsiniz:
-
El ile Görev Güncelleştirmeleri sayfasında Kabul et’e tıklayarak her bir görev değişikliğini kabul edebilirsiniz. Kabul etmeden önce bir görev değişikliği isteğini yanıtlarsanız, ekip üyesi yanıtlayana kadar değişiklik isteği Görev Güncelleştirmeleri sayfasındaki listeden kaldırılır. Yeni görev ve görev temsili isteklerini aynı zamanda güncelleştirebilir ve yanıtlayabilirsiniz.
-
Otomatik olarak (kuralları kullanarak) Projeleri onay öncesi gözden geçirilmesi gerekmeyen değişikliklerle otomatik olarak güncelleştirmek için kurallar oluşturabilir ve çalıştırabilirsiniz. Belirli projeler, tüm projeler, belirli kaynaklar ya da kuruluşunuzun Kaynak Kırılım Yapısı’ndaki (RBS) belirli bir konumda bulunan kaynak grupları için kurallar oluşturabilirsiniz.
Görev güncelleştirme yönetimi etkinlikleri
Zaman Çizelgelerini Yönetme
Zaman çizelgeleri görevler, projeler ve diğer öğeler üzerinde çalışılan gerçek zamanı kaydeder ve kullanımı, faturalandırılabilir zamanı ve diğer zaman tabanlı ölçümleri izleyeceğiniz zaman bunlar önemlidir.
Şu durumlarda bir zaman çizelgesi oluşturmanız gerekir:
-
Kuruluşunuz faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatleri izlemek istediğinde.
-
Bordro veya fatura işlemleri ile ilgili muhasebe sistemi ile tümleştirmeniz gerektiğinde.
-
Yönetim, kaynakların harcamakta olduğu saatler ve bu saatlerin nasıl harcandığı (faturalandırılamayan zaman yerine normal faturalandırılabilir, bunlar yerine faturalandırılabilir fazla mesai) ile ilgili ayrıntıları görmek istediğinde
Zaman çizelgesi yönetimi etkinlikleri
Outlook ile tümleştirme
Project Web Access, ekip üyelerinin Office Outlook 2007, 2003 ya da XP kullanarak kendi görevlerini güncelleştirmelerini sağlamak için Microsoft Outlook ile tümleşir. Herhangi bir Outlook tümleştirme özelliğini kullanmak için ekip üyelerine şunlar gerekir:
-
Outlook tümleştirme özelliklerinin yapılandırıldığı sayfaya erişim için geçerli bir Project Web Access kullanıcı hesabına sahip olma.
-
Office Outlook 2007, 2003 veya XP kullanma.
-
Outlook için Microsoft Office Project Eklentisi'ni indirme ve yükleme.
Outlook etkinlikleri
Kaynaklarla çalışma
Proje yöneticileri ve kaynak yöneticileri Project Server veritabanına yayımlanan projelerdeki görevlere atanan bir ya da daha fazla kaynaklar için bilgileri görüntülemek, değiştirmek veya analiz etmek amacıyla Project Web Access’deki Kaynak Merkezi’ni kullanırlar. Kaynak Merkezi kaynakları kurumsal kaynak havuzu içindeki kaynakların listesini görüntüler; Kaynak Merkezi'nde öğeleri görüntüleme izni Project Server yöneticisi tarafından verilir.
Kaynak bilgilerini yönetme
Kaynak Merkezi'nde, e-posta adresleri, hesap bilgileri ve ait oldukları gruplar gibi kaynaklar hakkındaki bilgileri düzenleyebilirsiniz. Ayrıca, bunların atama ve kullanılabilirlik bilgilerini de görüntüleyebilirsiniz.
Not : Takvim ayarları gibi bazı kaynak öznitelikleri yalnızca Project Professional 2007 ile değiştirilebilir.
Kaynak bilgi yönetimi etkinlikleri
Ekip Projeleri
Proje yöneticileri, kaynak yetenekleri ve kaynak kullanılabilirliği gibi birçok farklı parametreye göre proje ekipleri oluşturabilir. Proje ekibi oluşturmak için Project Web Access’deki Ekip Kur özelliğini kullanabilirsiniz.
Ekip Kur özelliğini kullanırken aşağıdakileri dikkate alın:
-
Yöneticiler tüm kaynakları göremeyebilir veya bunların tümünü projelere atayamayabilir.
-
Gerekli yetenek kümesine sahip olan kaynakları bulmak için, kuruluşunuzun Kaynak Kırılım Yapısı (RBS) ve kuruluştaki çeşitli yetenekleri ve kaynak ilişkilerini tanımlamak için kullanılan diğer anahat kodları uygulaması gerekir.
-
Görevleri bir kaynak ekiplerine atayabilirsiniz; ekip üyeleri de bu görevlerden kendilerine atanmasını istediklerini seçebilir.
-
Yöneticileri kaynaklar için önerilen ve kabul edilen kayıt türlerini kullanabilir. Kabul etmeden kaynakları projelere atayarak, yöneticiler önerilen yeni projeler için potansiyel kaynak atamalarını izleyebilir. Hizmet kuruluşları, örneğin, çeşitli atama senaryolarını karşılaştırabilmek ve önerilen ve kabul edilen atamaları yönetebilmek için genellikle önerilen kaydı kullanır. Merkezi kaynak havuzu kullanan ve kendi ekip planlamalarını yapan proje yöneticileri kullanan kuruluşlardaki kaynak yöneticileri ekip planlama isteklerini izlemek ve yönetmek için önerilen kaydı kullanır.
Ekip liderleri ekip projelerine yardımcı olabilir ve genellikle bir veya daha fazla projede ekip üyelerine atanan birçok görevi yönetmekten sorumludur. Ekip liderleri projelerdeki görevlere de atanabilir ve kendilerinden kendi zaman çizelgelerindeki proje görevlerine göre fiili çalışmayı rapor etmeleri, proje yöneticilerinden gelen durum raporlarını güncelleştirmeleri ve yanıtlamaları ve kuruluştaki diğer kişilerle işbirliği yapmaları istenebilir. Bazı kuruluşlarda, proje görevleri sonrasında uygun ekip üyelerini proje için temsilci seçen ekip liderlerine atanır.
Not : Takvim ayarları ve değiştirilen kaynaklar gibi bazı kaynak öznitelikleri ve ayarları yalnızca Project Professional 2007 ile değiştirilebilir.
Proje ekip planlama etkinlikleri
Yetenek zamanlama
İş için en iyi kaynaklar bulmak amacıyla, kuruluşunuzun Enterprise Project Management (EPM) parçası olarak Project Web Access ve Project Professional 2007’de kullanılabilir olan yetenek zamanlama özelliklerini kullanın. genel kaynaklar ile fiili kaynakları değiştirmek için Project Professional 2007’deki Kaynak Değiştirme Sihirbazı’nı kullanın. İş için doğru yeteneklere sahip kaynakları oluşturmak ve bulmak için Project Web Access’deki Ekip Kur özelliğini kullanın.
Not : Takvim ayarları ve kaynak değiştirme sihirbazı gibi bazı kaynak öznitelikleri yalnızca Project Professional 2007 ile değiştirilebilir.
Yetenek zamanlama etkinlikleri
Tatil ve diğer çalışma dışı zamanı (yönetim zamanı) ile çalışma
Project Web Access, tatiller, ekip toplantıları, eğitim, iç projeler ve diğer proje dışı zamanlar gibi çalışma dışı zamanı (yönetim zamanı) izlemenize olanak sağlar. Ekip üyeleri kendi Zaman Çizelgelerim sayfalarına yönetim zamanını girer.
Aşağıdaki durumlarda kuruluşunuzun yönetim zamanını izlemesi gerekir:
-
Özel durumlarla ilgili verilerin gerekli olduğu bir muhasebe sistemiyle bütünleştirme yaparsanız.
-
Yönetim ekibiniz özel durumlarla ilgili raporlar görmek isterse.
-
Proje yöneticileri ve kaynak yöneticileri ekip üyelerinden, proje atamalarında kullanılamaz olarak görünmesi için, ofis dışında oldukları zamanları girmelerini isterse.
Yönetim zamanı yönetimi etkinlikleri
Proje Merkezi'nde çalışma
Proje Merkezi, proje yöneticileri, ekip üyeleri ve diğer proje katılımcılarına tek tek projeler ve proje teklifleri hakkındaki ayrıntılı bilgileri görüntülemek ve kuruluş genelinde projeler hakkındaki özet bilgileri görüntülemek için kullanışlı bir yol sağlar. Project Web Access veya Project Professional 2007’de Proje Merkezi'ne erişim izni olan herhangi bir kullanıcı, kendisine atanmış olan herhangi bir proje ile çalışmak için Proje Merkezi'ni kullanabilir. Yalnızca Project Server 2007 veritabanına yayımlanan projeler Proje Merkezi'nde bulunur.
Proje Merkezi etkinlikleri
Verileri çözümleme ve rapor oluşturma
Project Web Access, ekibinizin en verimli şekilde işbirliğine yardımcı olmak için birçok raporlama seçeneği sunar. Kaynaklar görevlerinin nasıl ilerlediğini raporlamak için durum raporları oluşturabilir. Ayrıca, proje yöneticisi ayrıntılı çevrimiçi analitik işleme (OLAP) raporları oluşturabilir.
Not : Bazı görevlerin yalnızca kullanıcı Project Web Access administrators grubuna aitse gerçekleştirilebileceğini unutmayın. Project Web Access’deki Hızlı Başlat’ta Sunucunu Ayarları bağlantısını görmüyorsanız, administrators grubuna ait değilsinizdir ve görünümleri özelleştirme, raporları ayarlama, zaman çizelgelerini ayarlama veya projeleri silme gibi eylemleri gerçekleştiremezsiniz.
Durum raporlarını yönetme
Durum raporları atanan görevlerdeki ilerleme durumunu açıklamaktadır. Proje yöneticileri, durum bilgisi isteme ve alma işlemini otomatik hale getirebilir; ekip üyelerine durum raporu istekleri gönderebilir ve sonra ekip üyeleri bunları istenen bilgileri sağlayarak yanıtlayabilir. Ekip üyeleri de durum raporları gönderimi başlatabilir. Proje yöneticileri, tek tek gönderimleri ve yanıtları birleştiren bir birleştirilen bir raporu alacak şekilde durum raporlarını yapılandırabilir.
Durum raporu yönetimi etkinlikleri
OLAP raporlarla çalışma
Çeşitli düzeylerdeki yöneticiler bir veya birden çok projedeki proje ve kaynak performansını analiz etmek için çeşitli raporları kullanabilir. Raporlarla etkileşimli olarak çalışmak veya raporun yapısını oluşturan alanlardan bazılarını değiştirmek istiyorsanız, PivotTable ve görünümleri ve PivotChart görünümlerini kullanabilirsiniz. Bütün bu raporlar, proje ve kaynak bakımından kuruluşunuzun durumunu anlamanıza yardımcı olur.
Not : Görsel raporlar gibi bazı raporlar yalnızca Project Professional 2007 kullanılarak oluşturulabilir ve görüntülenebilir.
OLAP raporu yönetimi etkinlikleri
Kuruluşunuzdaki başka kişilerle işbirliğinde bulunma
Project Web Access kuruluşunuzun kaynaklarının proje görevleri, sorunları, riskleri ve projenin başarısını etkileyen diğer alanları üzerinde birlikte çalışmasına yardımcı olan birçok özelliğe sahiptir.
İşbirliği etkinlikleri
Project Professional ile çalışma
Project Professional 2007’yi, kuruluşunuzun Enterprise Project Management (EPM) Çözümü parçası olarak birçok proje yönetimi görevini yerine getirmek için kullanabilirsiniz.
Not : Project Professional'ı kullanarak çeşitli kurumsal proje yönetimi görevlerini tamamlamak için Project Server 2007 izinleri gerekir.