Vadesinde tahsil edilemeyen ve ileride tahsil edilip edilemeyeceği kesin olarak belli olmayan senetli veya senetsiz alacaklar “şüpheli alacak” durumundadır. Senetli veya senetsiz alacakların şüpheli hale gelmeleri ve bu konu ile ilgili işlemler Vergi Usul Kanunu’nun 323. maddesi ile düzenlenmiştir. Bu hale gelmiş alacakların normal alacaklar arasından çıkarılması gerekir. Kanunun 323. maddesine göre ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla ;
Dava veya icra safhasında bulunan alacaklar,
Yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar, şüpheli alacak sayılır.
Dava ve icra safhasında bulunan alacaklar şüpheli alacak olarak kabul edilir. Alacağın şüpheli sayılması için dava veya icra safhasına intikal etmesi temel şart olup, dava için sadece şekli bir müracaatın yapılması alacağın şüpheli sayılması için yeterli değildir. Dava veya takibin, müracaattan sonra ciddi bir şekilde sürdürülmesi ve izlenmesi gerekir. Aksi taktirde alacak şüpheli alacak olarak kabul edilmez. Danıştay kararlarına göre icra takibine geçilmiş borçlular hakkında ödeme emri gönderilmiş olmasına rağmen haciz işlemi yapılmamış alacaklar şüpheli alacaklar vasfını kaybeder
Diğer taraftan, maddenin 2. fıkrasında belirtilen alacakların senetli veya senetsiz olmaları önemli değildir. Tutar itibariyle, icra veya dava takibine değmeyecek alacaklar için belli bir sınır konulmamıştır. Bunun için dava veya takip masrafları tutarı ile işletmenin bu tür küçük alacaklar toplamı önem taşır. Ancak işletmenin alacakları genellikle düşük tutarlı alacaklardan oluşuyorsa, bunların icra ve dava takibine değmeyeceğinden söz edilemez
İşletme açısından tahsili şüpheli hale gelmiş alacaklar için şüpheli hale geldiği dönemde değerleme gününün tasarruf değeri ( iktisadi kıymetin sahibi için arz ettiği gerçek değer ) üzerinden karşılık ayrılabilir. Şüpheli ticari alacaklar için tamamen veya kısmen karşılık ayrılabilir. Hangi oranda karşılık ayrılacağına mükellefler serbestçe karar verirler. Bu karşılığın hangi alacaklara ait olduğu karşılık hesabında gösterilir. Karşılık ayrılmadan zarar yazılamaz. Şüpheli hale geldiği dönemde karşılık ayrılmayan alacaklar için sonraki dönemlerde karşılık ayrılamaz. Sadece bilanço hesabına göre defter tutan tüccar ve çiftçiler karşılık ayırabilirler. İşletme hesabı esasına göre defter tutan tüccar ve çiftçilerin, şüpheli alacaklar için karşılık ayırmaları veya bunları başka şekilde gider yazmaları mümkün değildir.
Vergi Usul Kanunu’na göre bir alacağın şüpheli hale gelmesi ve karşılık ayrılması ile Tek Düzen Muhasebe Sistemi çerçevesinde şüpheli hale gelme ve karşılık ayrılması kriterleri birbirinden farklılık arz etmektedir. Tek Düzen Muhasebe Sistemi çerçevesinde aşağıdakilerden birisinin varlığı halinde alacak şüpheli hale gelir ve karşılık ayrılması gerekir. Ödeme süresi geçen bir alacağın ;
a)En az iki defa vadesi uzatılmış ,
b)Protesto edilmiş,
c)Yazı ile en az iki defa istenmiş ,
d)İcra safhasına aktarılmış
olması halinde söz konusu alacak şüpheli hale gelmiştir. Bunun için karşılık ayrılması zorunludur.