Aralık, dönem sonu olması itibarıyla hem bulunulan dönem için bazı işlemlerin tamamlanıp gözden geçirilmesi hem de müteakip dönem için bazı hazırlıkların yapılması bakımından önemli bir ay.
Sene sonuna yaklaştığımız bugünlerde gerçek mali durumu net olarak görebilmek için işletmeler açısından yapılması gereken önemli işlemler bulunuyor. Bunlardan birisi olan envanter, sene sonunda işletmenin kâr-zarar durumunun ortaya çıkarılması ve bilançonun hazırlanması aşamasında yapılması gereken teknik bir çalışmadır. Envanter işlemi muhasebe kayıtlarıyla gerçek durum arasındaki farkın ortaya konmasını sağlar. Diğer bir ifadeyle sene içerisinde satılmış, kırılmış, bozulmuş olan bir mal veya ödenmiş olan bir borç kayıtlarda hâlâ mevcut ve ödenmemiş görünüyor olabilir. Bu durum ancak sene sonunda yapılacak fiili ve kaydi envanter ile ortaya çıkacaktır. Zaten kanunen de bilanço esasına göre defter tutmak mecburiyetinde olan mükellefler hesap dönemi sonunda envanter çıkarmak zorunda. Envanter çıkarmak, Vergi Usul Kanunu'nda bilanço günündeki mevcutları alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmek şeklinde tanımlanıyor.
İşletmenin faaliyeti neticesinde mali durumun ne olduğunun görülmesi hem devlet, hem işletme ortakları, hem de diğer işletmeler açısından önem arz ediyor. Ayrıca işyeri sahipleri de çalışanlarını her zaman kontrol edemediği için en basitinden sene içerisinde istenmeden oluşan kayıpları bile fark edemeyebiliyor. Bu yüzden sene sonunda yapılacak envanter ve değerleme işlemlerini ihmal etmemek gerekiyor. Bu sayede işletmedeki kayıp veya kaçak tespit edilebilir ve gerekli tedbirler alınabilir. Üstelik daha sonra vergi idaresi tarafından yönetilecek sorulara ve istenecek bilgilere de daha kolay cevap verilebilir. Yapılacak envanter neticesinde fiili durum ile muhasebe kayıtları arasında fark bulunuyorsa, bu farkın sebebi araştırılmalı ve gerekli düzeltme yapılmalıdır. Yazılı kayıtlar üzerinde yapılan çalışmalar neticesinde fiili envanterle olan farklılık sebepleri ve söz konusu farkın dayanağı bulunamıyorsa, mevcut yazılı kayıtlar fiili envantere göre düzeltilmelidir.
EMTİALAR FİİLEN SAYILMALI
Envanter işleminden sadece stokların sayılması anlaşılmamalıdır. Bütün hesaplar için yapılması gereken envanter sonrasında ayrıntılı bir şekilde listeler, tablolar vs. düzenlenmelidir. Unutulmamalıdır ki işletmenin kârlılık durumunun doğru ve gerçekçi tespit edilmesi envanter ve değerleme işlemlerinin hatasız yapılmasına bağlıdır. Envanter yapılırken en azından aşağıdaki hususlara dikkat edilmesinde fayda var:
Fiili sayım; işletmenin yapısına göre her malı tasnif edip, her tür maldan kaç adet, kaç kilo, kaç metre olduğunun tespit edilerek envanter listesine alınması şeklinde yapılmalı. Listeler hazırlanırken malın işletme mülkiyetinde olup olmadığına bakılmalı. Yani satılmak üzere gönderilen fakat faturası düzenlenmemiş (konsinye) ve emanet mallarla satın alınıp kayıtlara yansıtılmış olduğu halde işletmeye henüz gelmemiş mallar envanter listesine dahil edilmeli. Öte yandan satılmış ve kayıtlara intikal ettirilmiş fakat henüz işletmeden çıkmamış mallarla emanet olarak işletmeye bırakılmış mallar envanter listesine dahil edilmemeli. Envanter neticesinde dönem başı stok+dönem içi alışlar= dönem içi satışlar+dönem sonu stok eşitliğinin sağlanması gerekiyor.
Kasa sayımı yapılmalı ve fiili durumla kaydi durum arasında fark bulunması halinde bu farkın sebebi araştırılarak gerekli düzeltme yapılmalıdır. Bu konuyla ilgili diğer bir önemli husus kasa bakiyesinin işletmenin büyüklüğüne ve iş hacmine göre yüksek kabul edilecek meblağda olmaması gerektiğidir. Birçok işletmede kasa hesabının günlük ihtiyaçları aşacak şekilde yüksek tutarda olduğu görülüyor. Bu gibi durumlarla karşılaşan inceleme elemanları bu kadar paranın kasada bulundurulamayacağını ve bu paraların işletme ortakları tarafından şahsi ihtiyaçlar için kullanıldığını kabul edecek, örtülü kazanç dağıtımı gerekçesiyle vergi ve ceza hesaplayacaklardır.
Kasadaki dövizler, alınan çekler, verilen çekler, bankalar, alıcılar, alacak senetleri, satıcılar, cari hesaplar, amortismanlar tek tek kontrol edilmeli ve ilişkili kişi veya kuruluşlarla (müşteri, satıcı, banka vs.) mümkünse yazılı olarak mutabakata varılmalıdır.
Bu yıl kullanılan defterlerin sene sonu itibarıyla yazdırılmasında fayda var. Bilgisayar ortamında tutulan bilgilerin silinme veya kaybolma riski unutulmamalı. Ayrıca 2010'da kullanılacak defterlerin tasdiki 2009/Aralık ayı içinde yaptırılmalıdır. Yevmiye ve envanter defterleri, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, imalat ve istihsal vergisi defterleri tasdik ettirilmelidir. Bu yıl kullanılan kanuni defterler bitmemiş ve gelecek yıl da kullanılacaksa, bu defterlerin tasdik işlemleri 2010 Ocak ayı içinde yaptırılabilir.
(Kaynak: Zaman Gazetesi | 21.12.2009)