- On 13 Aralık 2019
- birim fiyat, Fuar Bütçesi, Fuar Öncesi, Fuarın Değeri, Fuarın Maliyeti, hazırlık, katılım maliyeti, verim
Bu ne kardeşim yahu? Bu fuarcılar bizi kazıklıyor mu? Neden fuarların m2 birim fiyatları aynı değil? Neden sektörden sektöre fuarların m2 birim fiyatları farklı? Neden fuarlarda standart bir fiyat yok? Bu kadar çok fuar arasında hangi fuar hakikaten normal fiyattan satılıyor? Bu fiyatın bir normali var mı? Hangi fuarcının bizi kazıkladığını nasıl anlarız?
Kaybettiğim Katılımcım!
Yıllar önce, düzenlediğim bir fuarda müşterilerimin bir kısmını kendim de ziyaret edip birebir fuar yeri satışı yapıyor ve sektörün nabzını tutuyordum. Katılmaya meyilli, katılma konusunda hevesli bir fuar katılımcısı adayı şirket yetkilisi ile yer beğendik, sözleşme aşamasına geldik. Bizim m2 birim fiyatımız 100 € + KDV. Katılımcı adayı: “Hayır! Siz beni kazıklıyorsunuz. Geçen yıl katıldığım, bölgemizin başka bir fuarında m2 birim fiyatını 60 € dan yazmışlardı. Buyurun sözleşmesi. Sizin gerçek fiyatınız 60€. Bana 60 € dan satmanızı istiyorum!“ dedi.
Uzun lafın kısası 1 haftalık pazarlıktan sonra biz 100 € dan aşağıya inmedik. Müşteri adayımız bizi anlamamak için kulaklarını tıkadı ve 60€ da ısrar etti. Böylece birbirimizi kaybettik. Müşterimiz fuara katılma fırsatını kaybetti, biz de bir müşteriyi daha fuara katarak ziyaretçilerimize bir fazla şirket gösterme şansını kaybettik.
Fuar Katılım Bedelleri
Sonraki yıllar benzer muhabbetleri çok yaşadım. Çünkü fuarların fiyatları birbirinden farklıdır.
Antalya’da katıldığımız fuarın m2 birim fiyatı 400 TL, İstanbul’daki fuarın birim fiyatı 1.000 TL, Ankara’daki fuarın fiyatı 800 TL olabilir. İstanbul’da katıldığınız bir fuarın m2 birim fiyatı 500 € Dubai’de katıldığınız bir başka fuarın birim fiyatı 1.150 € olabilir.
Bu normaldir.
Bu fuarların fiyatları neden aynı değil?
Her bir fuarın niteliği farklıdır. Düzenlendiği salon farklıdır. Hedeflediği ziyaretçi kitlesi farklıdır. Sektörü farklıdır. Sektörün ihtiyacı farklıdır. Organizatörü farklıdır. Personeli farklıdır.
Tüm bu değişkenlere maliyet gözü ile bir bakalım:
Fuar düzenleme maliyetinin ana kalemleri
Bir fuar organizatörünün fuar düzenleme maliyetlerini çok ana hatlarıyla 5 ayrı kategoride gruplayabiliriz.
1- Salon Kirası ve Giderleri
Fuarın düzenlendiği salonların sahipleri olan kurumlar, şirketler bir bedel karşılığında salonlarını organizatörlere kiralarlar. Bu çıplak bedel örneğin 100.000 € düzeyindeyse, bunun üzerine, ısıtma, soğutma, havalandırma, elektrik, tuvalet, temizlik, atık bertaraf, su, basınçlı hava, internet ve Telekom giderleri gibi maliyetler eklenir.
Fuarın düzenlendiği şehir, iklim, salon sahibinin fiyat politikalarına göre bu rakamlar birbirinden çok farklı olabilir.
2- Fuar Operasyon Giderleri
Organizatör çıplak salonu 12 ay hatta 18 ay önce kiraladıktan sonra fuara yakın zamanda deyim yerindeyse giydirir. Bu giydirme maliyetlerinin içine organizatörün döşediği halılar, yaptırdığı stantlar, koridor ve ortak alan temizliği, güvenlik, yaka kartları, yaka ipleri, ziyaretçi kayıt sistemi ve personeli giderleri, fuar alanında çalışan geçici personel giderleri, iş sağlığı ve güvenliği giderleri, kiralanan ses, ışık sistemleri, internet yayın sistemleri gibi hizmetleri sayabiliriz.
Fuarın düzenlendiği salonun teknik yeterliliği, fuar organizatörünün, fuar sektörünün talepleri örtüşmediği durumlarda organizatör daha büyük rakamlarla harcama yapmak zorunda kalabilir. Fuarın düzenlendiği şehir ve ülkeye göre bu giderler birbirinden tamamen farklı olabilir.
3- Tanıtım, Davet ve Pazarlama Giderleri
Bir fuarın düzenlenmesinin amacı sektörden yeni müşterilerle tanışmaktır. Dolayısıyla fuar organizatörleri sektörden alıcı konumundaki daha fazla insanı fuar alanına getirtebilmek için, reklam, duyuru, tanıtım, davet çalışmaları düzenler.
Gelecek ziyaretçilerin karşısına daha fazla katılımcı çıkartabilmek için de fuara daha fazla şirketin katılmasını sağlamak için de reklam ve tanıtım giderleri harcamak zorundadır.
Tahmin edersiniz ki, fuarımıza beklediğimiz katılımcı sadece Antalya’daki şirketlerse daha az bir maliyet, Amerika’dan, Almanya’dan İtalya’dan, Hollanda’dan katılımcı ve ziyaretçi beklerseniz de yurt dışına yönelik daha yüksek bütçelerle reklam tanıtım ve davet çalışması yapmak zorundadır.
4- Şirketin Genel Gideri
Her şirketin genel gideri birbirinden farklıdır. İstanbul’un en işlek bölgelerinde bir plazanın maliyeti ile İzmir’in sakin bir bölgesindeki ofis maliyeti bir olabilir mi? Her şirketin insan kaynakları politikaları da birbirinden farklıdır. Kimi şirketler iyi üniversitelerin, iyi bölümlerinden, 1-2 dil bilen yüksek maaşlı personeli satış, pazarlama ve proje yönetiminde çalıştırırken, kimi şirket te düşük maaşlarla personel çalıştırmak zorunda kalabilir. Kimi organizatörler yabancı sermaye kökenli olup mecburen üst yönetiminde yabancı yöneticiler çalıştırmak zorunda olabilir.
Fuar organizatör şirketlerinin genel giderlerinin de birbirinden farklı olabileceğini tahmin etmek zor değildir.
5- Organizatörün kar beklentisi
Her fuar organizasyon şirketinin farklı bir kar beklentisi vardır.
Bu 5 temel gider kalemine baktığınız zaman her bir fuarın maliyetinin birbirinden farklı olabileceğini tahmin etmek bir işletme sahibi için zor değildir. Katılmayı düşündüğünüz fuarları sadece m2 birim fiyatları ile ucuz veya pahallı diye ayırmak çok yanlış bir yaklaşım olur.
Neden Kazıklandığımızı Hissederiz?
Bir fuarın m2 birim fiyatı bir giderdir. Ancak önemli olan bu fiyat karşılığında bizim o fuarın m2 birim fiyatına ne değer biçtiğimizdir.
Çok basit bir denklemle anlatmaya çalışalım.
Pahalı Fiyat
Eğer katılacağımız fuar m2 birim fiyatına 200 € ödüyorsak ve karşılığında sadece 2 ziyaretçi ile görüşme ihtimalimiz varsa ve sonuçta 300 € luk bir ticaret elde edeceksek bize pahalı gelebilir.
Ziyaretçi maliyeti: 200 € m2/ 2 kişi = 100 €
İş hacmi ihtimali 300 € / 2 kişi = 150 €
Mantıklı Fiyat
Ancak katılacağımız fuar m2 birim fiyatına 300 € ödüyorsak ve karşılığında 10 ziyaretçi ile görüşme ihtimalimiz varsa ve sonuçta 2.000 € luk bir ticaret elde edeceksek bize mantıklı gelebilir.
Ziyaretçi maliyeti: 300 € m2/ 10 kişi = 30 €
İş hacmi ihtimali 2.000 € / 10 kişi = 200 €
Son derece Cazip Fiyat
Hatta bazen de katılacağımız fuar m2 birim fiyatına 1.000 € ödeyelim ama karşılığında 50 ziyaretçi ile görüşme ihtimalimiz olmasını ve sonuçta 6.000 € luk bir ticaret elde elde edebileceğimiz son derece çok cazip bir fuara katılmayı önceki fuarlardan tercih edebiliriz.
Ziyaretçi maliyeti: 1.000 € m2/ 50 kişi = 20 €
İş hacmi ihtimali 6.000 € / 20 kişi = 300 €
Eğer bir fuar bizim için faydalıysa, fuardan olumlu sonuçlar aldıysak fiyatı ne olursa olsun, bu fuar bizim gözümüzde değerlidir. Tam tersini de düşünebiliriz.
Bir fuar yeniyse ilk defa düzenlenecekse veya biz ilk defa katılacaksak geçmiş bir deneyimimiz yoksa, değer biçmekte zorlanabiliriz.
Kazıklanmamak için ne yapmak gerekir?
Bir fuarda kazıklanmamak için çözüm fuar organizatörü ile kıran kırana fiyat pazarlığı yapmak değildir! İyi fuarlar zaten fiyat pazarlığına yanaşmaz bile!
Çözüm katıldığımız fuarda, harcadığımız gider, bütçe karşılığında fuara çok iyi hazırlanıp, fuarda çok insanla görüşebilmek tir. Fuar sonrası da fuarda görüştüklerimizi sıcağı sıcağına takip edip, satışa çevirmek için takip etmektir.
Hiçbir Şey Satmıyoruz! Fuara Doğru Şekilde Hazırlanmanıza Yardım Ediyoruz
Fuar katılımı uzun soluklu, en az 6 aylık bir maraton koşusu gibidir! 4 günlük bir 100 m koşusu gibi değildir. Fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçilerden sipariş almak, satış elde etmek için; çok yönlü düşünmek, çok soru sormak ve uzun vadeli doğru bir plan çerçevesinde hazırlanmak gerekir.
Fuarista ekibi olarak fuar satmıyoruz, fuar seyahati satmıyoruz, stand yapmıyoruz, reklam, promosyon ürünleri satmıyoruz, web sitesi yapmıyoruz, güncellemiyoruz. KOSGEB’den veya Ekonomi Bakanlığından destek çıkarmak için dosyanızı takip etmiyoruz.
Daha doğru bir fuar deneyimi, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista olarak anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için danışmanlık hizmeti sunuyoruz.
Başarınıza katkıda bulunmak dileğiyle!
Mehmet DÜKKANCI
İstanbul, 13.12.2019