Proje yönetimi için birçok araç var ve Asana bizim favorilerimizden biri; hatta en iyi beş proje yönetim yazılımında ilk beşe girdi. Birkaç işaretçiniz varsa yeni yazılıma başlamak daha kolaydır, bu nedenle size yardımcı olmak için bu Asana başlangıç kılavuzunu bir araya getirdik.
Trello’yu Asana yerine tercih ederseniz, bunun yerine Trello başlangıç kılavuzumuza göz atın. İkisinin nasıl biriktiğini görmek istiyorsanız, Trello vs Asana karşılaştırma incelememizi okuyun.
Asana, projelerinizi organize etmeniz ve yönetim ile ilgili bilgilerinizi tek bir yerde tutmanız için basit bir yol sunar. Bu bilgiler ekibinizdeki herkesle paylaşılabilir, böylece kendi yaptıklarıyla ilgili ayrıntıları alırken büyük resmi görebilirler.
Projenizle ilgili görevleri yönetmenize ve bunları farklı ekip üyelerine atamanıza ve ayrıca neler yapıldığına ve hala ne yapılması gerektiğine dair sekmeler tutmanıza olanak tanır. Belirli bir görev hakkındaki tartışmayı da takip edebilirsiniz..
Proje teslim tarihlerini yönetebilir ve Asana’nın zaman çizelgesinde ve takvim görünümlerinde görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca nerede iyileştirmeler yapılabileceğini anlamanıza ve olası sorunları belirlemenize yardımcı olabilir..
Temel konuları inceleyeceğiz ve ortak görevlerin nasıl yapılacağını açıklayacağız. Ayrıca, başka neler olduğunu kısaca keşfedeceğiz ve Asana’nın daha gelişmiş özelliklerine bakacağız.
Contents
Asana’ya Başlarken
Asana’ya kaydolmak çok kolay. Web sitesinin sağ üst kısmındaki “ücretsiz deneme sürümünü başlat” ı tıklayın ve e-posta adresinizi girin. Kısa bir bekleyişten sonra bir e-posta alırsınız ve ardından adınız ve şifrenizle kaydolabilirsiniz. İsterseniz o noktaya bir profil ekleyebilir veya daha sonraya kadar bekleyebilirsiniz.
Bunu yaptıktan sonra, takımınızın adını ve ayrıntılarını girmeniz istenir. Ardından ekip üyelerini davet etme seçeneğine sahip olursunuz. Ardından, denemenizin sona erme tarihi için ödeme ayarlamak üzere kredi kartı giriş ekranına gönderilirsiniz.
Yine de bu aşamada kredi kartı girmeniz gerekmez. Yazılımın ücretsiz sürümüne gitmek için “devam” ı tıklayabilirsiniz. Kredi kartınızı çevrimiçi kullanırken dikkatli olmak gerekir. Siber suçlardaki özelliğimiz size web’de güvende olmanız için birkaç ipucu verebilir.
Tarayıcıda kullanılabilir olmanın yanı sıra, Android veya iOS cihazınızda Asana’yı kullanabilirsiniz.
Asana’ya girdikten sonra, yapmak isteyeceğiniz ilk şey bir proje oluşturmaktır.
Bunu yapmak için, altında “yeni proje” bulunan büyük noktalı kareyi tıklayın ve ardından görünen formu doldurun. Boş bir form kullanma ve her şeyi sıfırdan yapma veya birkaç şablondan birini seçme seçeneğine sahipsiniz. Ayrıca, bir projeyi .csv veya Excel dosyasından içe aktarabilir, Asana’yı başka bir araca bağlayabilir ve bu şekilde içe aktarabilirsiniz.
Asana Projesi Kurma
Sıfırdan başlamak için projeye bir ad vermeniz gerekir. Liste veya tahta olabilecek düzenini seçin. Ardından, gizliliğini yalnızca siz, proje üyeleri veya tüm ekip tarafından görülebilir olacak şekilde ayarlayın.
İlk kez boş bir proje oluşturduğunuzda, ekranın altında sizi Asana kullanmanın temelleri konusunda yönlendirecek rehberlik metni görürsünüz. Size özelliklerinin nasıl kullanılacağına dair ipuçlarının yanı sıra projelerinizi nasıl başarılı kılacağınız konusunda daha genel öneriler sunar.
Bir şablonla başlamak istiyorsanız, normal kullanıcıların seçebileceği ücretsiz seçenekler vardır. Premium üyeler daha geniş bir seçimin yanı sıra özel şablonlar ayarlama seçeneği de alır.
İçe aktarırsanız, kaynak olarak bir e-tablo dosyasını kullanabilir veya verileri paylaşmak için Asana’yı bir dizi araca bağlayabilirsiniz..
Görev ve Bölüm Ekleme ve Düzenleme
Asana’nın listeleri görevleri içeren bölümlere ayrılmıştır. Bir görev eklemek için mavi renkli “görev ekle” düğmesini tıklayın ve ona bir ad verin. Daha sonra daha fazla ayrıntı eklemenize izin veren bir kutu görünecektir.
Her görevi belirli bir kullanıcıya atayabilirsiniz. Kullanıcılar renk kodludur, böylece kimin ne yapması gerektiğini görebilirsiniz. Ayrıca bir son tarih ve görev açıklaması da ekleyebilirsiniz. Her görevin bir yorum dizisi vardır ve yorum yaptığınızda bildirim almalarını istiyorsanız bu kullanıcıları etiketleyebilirsiniz.
Görevler bölümlere ayrılmıştır. “Bölüm ekle” düğmesine tıklayarak eklenebilirler. Görevlerde olduğu gibi, her bir bölüme birini atayabilir ve bir son tarih veya yorum ekleyebilirsiniz.
Bir şeyleri yeniden düzenlemek isterseniz, görevler bölümden bölüme sürüklenebilir. Fareyi üzerine getirdiğinizde görünen onay simgesinin solunda bir tutamağı vardır..
Görev vurgulandığında sağda görünen ayrıntılı görünümde onay işaretini veya “tamamlandı olarak işaretle” seçeneğini tıklayarak bir görevi tamamlandı olarak işaretleyin. Aynı şeyi bölümlerle de yapabilirsiniz.
Liste penceresinin sağ üst köşesindeki görev görünümü simgesini tıklayarak neler yapıldığına göz atabilirsiniz. Bu, tam veya eksik tüm görevleri görmenizi sağlar. Tarihe veya atanan kişiye göre sıralanabilirler. Diyalogda oynamak için birkaç seçenek vardır, böylece bilgilerin nasıl sunulduğunu kontrol edebilirsiniz.
Asana ile çalışırken ara sıra bir sürpriz yaşayabilirsiniz. Yeterli görevi işaretleyin ve ekranınızda aceleyle renkli bir yaratık göreceksiniz. Bu, Asana’nın kutlamalarından biridir, bu da işleri hallettiğiniz için ödüllendirmenin ve araca hoş bir kişilik enjeksiyonu vermenin eğlenceli bir yoludur..
Şimdiye kadar tek boynuzlu atlar, bir boynuzlu balina ve egzotik bir koyun gibi görünen bir şey gördük, ancak kesinlikle daha fazla şey var. Biraz aptalca ama bazıları için bir akor vuracak.
Ekibinizi Oluşturma
Projeniz kurulduktan sonra, ekranın üst kısmındaki “paylaş” düğmesini tıklayarak ek kullanıcıları davet edebilirsiniz. Eklemek istediğiniz kullanıcıların e-postalarını veya adlarını girin, ardından düzenleme erişimine sahip olmaları gerekip gerekmediğine veya yalnızca projeyi görüntüleme ve yorumlama yeteneğine sahip olup olmadığına karar verin.
Ekibinizi desteklemek için çevrimiçi araçları kullanmaya yeniyseniz, en iyi sanal ekip yazılım araçları hakkındaki makalemiz de yararlı olabilir.
Asana Görevlerini Görüntüleme
Liste görünümünün yanı sıra, yalnızca premium kullanıcılar tarafından kullanılabilmesine rağmen bir zaman çizelgesi görünümü vardır. İçindeki görevleri taşıyabilir ve bağımlılık çakışmalarını kontrol edebilirsiniz.
Takvim görünümü, işlerin ne zaman yapılması gerektiğini görmenin başka bir yolunu sunar. Yine, görevler gerektiği gibi sürüklenebilir.
Konuşmalar görünümü, her proje üzerinde yapılan tartışmaları takip etmenizi sağlar. Burada yeni tartışma konuları başlatabilirsiniz. Asana konuşmalarına doğrudan e-posta yoluyla katılmanıza izin verir, bu nedenle uygulamayı ziyaret etmenize gerek yoktur.
Durum görünümünde kaç görevin tamamlandığını ve kalan tamamlanmamış görevleri görmenizi sağlar. Bilgiler bir grafiğe çizilir, böylece bekleyen görev sayısının zaman içinde azalıp azalmadığını görebilirsiniz. Bu, proje hedeflerinize ulaşmak için hedefte olup olmadığınıza dair bir fikir edinmek için iyi bir yoldur.
Proje durumunuzu yolda, risk altında veya yolda değil olarak ayarlayabilirsiniz. Bu, takımdaki herkesin her şeyi zamanında yapmamaktan endişe duyup duymadığını görebileceği anlamına gelir.
Rapor Yazma, Böylece Yapmanıza Gerek Yok
Asana sizin için raporlar da oluşturabilir. Bunlar aslında görevlerin ve ilişkili bilgilerin listeleridir. Oluşturduğunuz görevler, atadığınız görevler ve son zamanlarda tamamlanan görevler gibi çeşitli türler oluşturabilirsiniz.
Yönetilecek çok fazla belge veya raporunuz varsa ve kendinizi korkunç bir karmaşa içinde buluyorsanız, yararlı tavsiyeler için belgeleri yönetmeyi daha az korkunç hale getiren beş aracımıza göz atın..
İhtiyacınız Olan Desteği Alma
Asana’yı ilk kez kullandığınızda, başlamanıza yardımcı olacak birkaç açılır pencere ve ekran kılavuzu görürsünüz. Bu temel bilgilerle çalışmaya başlamak için yeterli olmalıdır. Daha fazla yardım istiyorsanız, ekranın sağ üst köşesindeki soru işaretini tıklayabilirsiniz..
Eğiticilerin kalitesi etkileyici. Yardım menüsündeki ilk dört seçenek size Asana’yı kullanmaya nasıl başlayacağınız ve neler yapabileceğini açıklayan ayrıntılı bilgiler sunar. İşleri olabildiğince net hale getirmek için birçok resim ve animasyon var.
Bazı iyi videolar ve klavye kısayollarını gösteren kullanışlı bir açılır pencere de var. İş akışınızın hızını artırmanın harika bir yoludur.
Daha fazla uygulamalı desteğe ihtiyacınız varsa, diğer kullanıcılarla ve Asana’nın destek ekibiyle sorunları tartışabileceğiniz etkin bir topluluk forumu vardır..
Asana’yı derinlemesine araştırmak istiyorsanız, kendi kodunuzu platforma nasıl entegre edeceğinizi açıklayan bir geliştirici kılavuzu da var. Kodlama size ait değilse ancak üçüncü taraf uygulamaları kullanmak istiyorsanız, Asana hem IFTTT hem de Zapier ile iyi entegre olur.
Asana’nın gizlilik politikasını da yardım menüsünde bulabilirsiniz. Gizlilikle ilgili endişeleriniz varsa, gizlilik özelliğinizi nasıl koruyacağımız da okunmaya değer olabilir.
İyi Tasarlanmış ve Kullanımı Güzel
Asana, sıkıcı olmadan profesyonel görünmeyi başaran güzel bir tasarıma sahiptir. Tasarımcıları, daha sık kullanılan düğmeleri vurgulamak ve kullanıcı arayüzünü okumayı kolaylaştırmak için renk ve animasyonu etkili bir şekilde kullandılar. Kutlamalar da hoş bir dokunuş.
Bunun gibi bir aracı kullanmaktan keyif almanın sadece gereksiz bir dolgu olmadığını düşünüyoruz. İlgi çekici kullanıcılar, daha fazla iş yapmalarına yardımcı olabilir. Çocukların sebzelerini yemelerini istiyorsanız, tadı güzel olsun.
Asana ücretsizdir, ancak daha fazlasını elde etmek isteyenler için premium bir pakete sahiptir. Aylık 9,99 ABD doları için zaman çizelgesi, görev bağımlılıkları ve web seminerleri gibi daha birçok özelliğe sahip olursunuz. Ayrıca öncelikli destek ve sınırsız ekip boyutu elde edersiniz.
Son düşünceler
Proje yönetimi her zaman eğlenceli veya havalı değildir, ancak iyi yazılım daha hızlı ve kolay hale getirerek işinizin keyifli kısımlarına odaklanmak için daha fazla zaman bırakabilir – veya her şey bittikten sonra daha erken eve dönebilirsiniz..
Asana’nın başlaması kolaydır, ancak projelerinizin sorunsuz geçmesini sağlamak için birçok güçlü özellik içerir. Güzel tasarlanmış ve sizi doğru yöne yönlendirmeye yardımcı olan birçok akıllı ekstra içeriyor.
Yine de samimi ve keyifli hissettiren birçok özelliğe sahip kullanışlı bir iş aracı olmanın harika bir işidir. Umarız bu rehber size nasıl en iyi şekilde yararlanacağınızı göstermiştir.
Burada açıkladığımız şeye ekleyeceğiniz bir şey varsa veya önemli bir şeyi kaçırdığımızı düşünüyorsanız aşağıdaki yorumlarda bize bildirin. Okuduğunuz için teşekkürler.