Merhaba Ofixboy okurları! Bugünkü blogumuzun konusunu dün benimle aynı toplantıya katılan ofis arkadaşlarım rahatlıkla tahmin edeceklerdir. Anlatamam arkadaşlar; 2 saat süren ve verimsizlikten kırılan bir toplantıydı! Bizim patron yönetse, böyle olmazdı tabii (Selam patron!), ancak toplantıyı ismini vermemin sakıncalı olduğu başka bir şirketin başka bir çalışanı yönetince, ne yazık ki işler çığırından çıktı. Ben de efektif toplantı nedir, nasıl alınır, nasıl yönetilir, bunları derlemeye karar verdim. Çalışanlarınızın arkanızdan böyle konuşmasını istemiyorsanız, verimli toplantının 6 püf noktası işte huzurlarınızda…
Verimli Toplantının 6 Püf Noktası
1- Bu toplantı hakikaten de gerekli mi? Kendinize sormanız gereken ilk soru bu. Toplantı almaktaki amacınızı toplu bir e-posta atarak veya daha küçük bir grubu mutfakta sıkıştırarak gerçekleştirebiliyorsanız, onca insanı toplantı odasındaki sentetik serinliğe toplamanın hiç anlamı yok. Unutmayın, bu toplantılar size daha çok gerekecek; ikide bir toplantı alan insan durumuna düşmeyin.
2- Toplantının konusuna hakim misiniz? Kendinize sormanız gereken ikinci soru bu. Toplantıda konuşulacak konulara hakim değilseniz toplantı uzar, cümleler toparlanamaz ve nihayetinde, toplantıyı iyi yönetemeyen bir insana dönüşürsünüz. Konuşulacak her şeyin ayrıntılarına hakim olmanız ve sormanız gereken sorulardan emin olmanız, toplantıyı çok daha sağlıklı almanızı sağlayacaktır.
3- Lafı uzatmayın, uzattırmayın. Sırf saat 14.00-16.00 arası toplantı odasını aldınız diye, o toplantıyı 2 saat yapmanıza gerek yok. Gereksiz taramadan kaçınıp konulara ve sorulara odaklanmanız, insanların arasında dönmesi muhtemel konu dışı muhabbetlere bir sınıf öğretmeni edasıyla müdahale etmeniz, toplantıyı daha kısa ve daha sonuca yönelik hale getirecektir.
4- 50 dakika kuralını mutlaka uygulamalısınız arkadaşlar. HBR yazarı David Silverman’ın bu harika önerisini ben de yazıma taşıyorum. Metnin orijinalini buradan okuyabilirsiniz. Toplantıdan toplantıya koştuğunuz günlerde toplantı aralarında bir çay kahve molası istediğinizi hatırlıyorsunuz, değil mi? Ya da öyle bir molanız olmadığı için toplantının başlangıcındaki 3-5 dakikada telefonunuzdan Twitter kontrolü yaptığınızı?
David Silverman diyor ki, 60 dakikada çözebileceğiniz sorun adedinin aynısını 50 dakikada da çözebilirsiniz. Bunun için biraz daha iyi odaklanmak ve konudan kopmamak yeterli. Bu yüzden, toplantı saatlerinizin bitişini tam saatten 10 dakika önceye göre ayarlarsanız (örneğin, 15.00-15.50) insanlara kendilerini toparlayabilecekleri, e-postalarını okumuş gibi yapıp çöp kutusuna yollayabilecekleri bir 10 dakika sunmuş olursunuz.
Bu maddedeki önerilerime, alıyor olduğunuz toplantıya bir 10 dakika kadar ara vermek de dahildir. Hatta, Apple’daki toplantılarda yarım saatte bir ara verildiğini okumuştum bir yerlerde. O da denenebilir. Sonuçta Apple bu, bir bildiği vardır muhakkak!
5- Bir toplantıyı başarıyla yönetmenizin en önemli şartı, davranışlarınızın insanları toplantıya odaklanmış halde tutabilmeye yönelik olmasıdır. Bu hususta 3 noktaya dikkat etmeniz gerekir; domine etmeyin, pozitif olun ve sorularınızı direkt sorun. Domine etmemek için, konuşmanızı bitirdikten sonra tekrar konuşmadan önce en az 3 kişinin konuşmasına izin verin. İnsanların kendilerini söz hakkına sahip hissetmeleri odaklanmalarını arttıracaktır. Pozitif olmak için, örneğin sözlerini bitirdikten sonra onlara teşekkür edebilirsiniz. Sorularınızı direkt sormak için, lafı dolandırmaktan kaçınmalısınız.
Toplantı sırasında yapacağınız herhangi bir şaka veya kuracağınız sarkazm dolu zekice cümleler, karşınızdakinin zeka seviyesi ve ruh haline göre size istediğiniz türden yanıtlar şeklinde dönmeyebilir. ‘‘Bu konuda bizimle paylaşmak istediğin bir şey var mı Mr. Morgan Freeman?’’ gayet yeterli ve sağlıklı bir soru cümlesidir. Sarkastik olmamayı deneyin, bunu başarabilirsiniz.
6- Toplantıdaki maksimum insan sayısını 10’la sınırlandırmalısınız arkadaşlar. Çünkü Google’daki toplantılara 10 kişiden fazla çalışan kesinlikle alınmıyor. Google da benim hayatımda gördüğüm en başarılı şirket olduğu için, hiç sorgulamadan bu maddeyi buraya yazıyorum.
İşte bu kadar arkadaşlar. Verimli toplantının 6 püf noktası olarak bu maddeleri uygularsanız, siz de toplantılarından illallah edilen insanlardan biri olmaktan çıkar, son derece önemli kararların alındığı, konuların eksiksiz görüşüldüğü toplantıların liderine dönüşürsünüz. Kolay gelsin!
Ofixboy…