İş süreçleri zamanla geliştir ve değişir. Bu süreçler genellikle yeni iş ihtiyaçlarını karşılamak için evrim geçirir. Zamanla iş süreçlerinde değişiklikler olur ve bu süreçlerin işlediği çevrede de değişiklikler olur. İş süreçlerinin analiz edilmesi verimsizlikleri tanımlaya yardımcı olur ve bu verimsizliklerin düzeltilmesi maliyetleri düşürür ve çıktılarının kalitesini arttırır.
Analiz edilmesi gereken iş süreçlerini belirleyin
1 – Uzun kuyruklar, uzun bekleme saatleri veya yarım kalan iş fazlalığı gibi süreç verimsizlikleri veya oransızlıkları olup olmadığını araştırın
Aynı zamanda az kullanılan fonksiyonları ve iş ünitelerini de araştırın.
İş süreci için gerekli olan gereksinimleri tanımlayın
1 – Sürece katılan önemli kişilerle görüşün
Neler yaptıklarını ve neden yaptıklarını sorun
Her bir görevin uygulanması için ne tür bilgilere ve başka girdilere ihtiyaç duyulduğunu öğrenin. Her girdinin kaynağını tanımlayın.
Her görevin çıktısını, alıcıların kimler olduğunu ve aldıkları çıktılara neden ihtiyaç duyduklarını öğrenin.
2 – Grup görüşmeleri ve beyin fırtınası seansları düzenleyin
Birebir görüşmeler aracılığıyla süreçle ilgili başlangıç bilgileri topladıktan sonra grup seansları düzenleyin. Grup seanslarını elinize geçen bilgileri doğrulamak ve düzeltmek için kullanın. Grup seansları bireylerin süreçle ilgili yanlış kanılarını gidermenin en iyi yoludur.
3 – Elinize geçen bilgileri özetleyin ve sürece dahil olan kişilere dağıtın
Özetleri hem görüştüğünüz kişilere hem de görüşmediğiniz kişilere verin. Geri bildirim isteyin.
Güncel iş sürecini belgelendirin
1 – Süreç haritası olarak da bilinen süreç akış şeması hazırlayın
Süreçler arası akış şeması formatı çok işlevli süreçleri görsel olarak sunmanıza yardımcı olur.
Akış şemaları elle veya şema hazırlama programları aracılığıyla hazırlanabilir. Grafik özelliği olan kelime işlemciler ve hesap tablosu programları kullanılabilir. Programlar göreve tamamen uyacak akış şemaları çizmek amacıyla tasarlanmıştır.
Kulvarlar gibi sayfayı satırlara bölün. En üstteki satıra “girdiler” ve en alttaki satıra “çıktılar” etiketi verin. Diğer satırların her birini süreçte uygulanan bir veya birden fazla görevi tanımlamak için etiketleyin.
Girdiler satırının altına her görevle ilgili girdileri kaydedin ve çıktılar satırının altına da her görevle ilgili çıktıları listeleyin. Bir görevin çıktısının bir sonraki görevin girdisi olacağını aklınızdan çıkarmayın. Süreç akışının yönünü göstermek için girdileri, görevleri ve çıktıları oklarla birbirine bağlayın.
İş süreci gerekliliklerini analiz edin
1 – İş analizlerini uygulayın
Her görev için yerine getirilen faaliyetleri değerlendirin: faaliyetler etkili mi? Hepsi görev hedeflerini gerçekleştirmeye odaklanmış mı?
2 – Bireysel görüşmelerle sonuçları karşılaştırın
Tutarsızlıkları araştırın. Örneğin bir sonraki adımda kullanılmayacak bir adım iş sürecinde yer alıyor mu?
3 – Gereksiz olan faaliyetleri ve görev çıktılarını tanımlayın
4 – Görüşmeler ve beyin fırtınası seansları sırasında tanımlanan iş süreci gerekliliklerine bağlı olarak iş süreci taslağını baştan hazırlayın
Bu iş akışını var olan iş akış şemasıyla karşılaştırın. Güncel iş akışı süreciyle gerekliliklerden kaynaklanan iş akışı sürecine bağlı olarak olası süreç değişiklerini tanımlayın.