Zamanı Yönetme Kılavuzu
Zaman yönetimi her ne kadar Danimarka'daki yöneticilerin zamanlarını planlamaları için başlasa da günümüzde her bireyin ihtiyaç duyduğu bir yetenek haline geldi.
Peki siz zamanı iyi yönetebildiğinizi düşünüyor musunuz?
Size birkaç soru sormamıza izin verin .
- Gün içerisinde kendinizi sık sık yorgun hissediyor musunuz?
- Sürekli gününüzün verimsiz geçtiğini düşünüp üzülüyor, insanlarla sürekli kendinizi kıyaslıyor musunuz?
- Çok çalışmanıza rağmen işleri yetiştirmek için kendinizi sürekli çabalar bir halde mi buluyorsunuz?
Cevabınız "Evet" ise sizleri bu küçük zaman yönetimi kılavuzuna davet etmek istiyoruz.
Zamanı yönetmek kavramı aslında başlangıçta oldukça ürkütücü görünüyor. Zaman yönetimi gün içerisindeki tüm saatleri, dakikaları hatta saniyeleri yönetmek , bunlarda neler yapacağımızı planlamak gibi görünüyor. Halbuki zaman yönetimi bir öz farkındalıktır. Kişinin kendisini tanıyarak yapmak istediği şeyleri belirlemesi ve bir yol haritası planlamasıdır. Sanırım biraz daha ılımlı bir yaklaşım oldu.
Zamanı planlamak için geçmişten günümüze birçok teori ve kuram ortaya atıldı. Günümüzde en popüler teorilerden birkaçı Pomodoro, Kanban, Pareto Yasası ve Önemli İşlere Öncelik ilkesi. Bunlar dışında elbette birçok geleneksel ve çağdaş zaman yönetimi metodları da mevcuttur.
Pomodoro tekniğini herhalde hepimiz duymuşuzdur. Bu teknikte zaman iki ayrı bölüme ayrılıyor: çalışma zamanı ve mola. Çalışma zamanı , 25 dk çalışma, 5 dk mola şeklinde bölünüyor ve bu döngünün her tamamlanmasına 1 Pomodoro deniyor. Çalışırken dikkat dağınıklığı yaşayan ve odaklanma sorunu yaşayan birçok kişi bu metodu tavsiye etmektedir. Çalışma süresinin biteceği ve molanın başlayacağını bilmenin bizleri daha çok motive ettiği söyleniyor. Özellikle çalışma süresinin (25 dakikanın) bitimine yakın daha çok iş halletmek için daha fazla odaklandığımızı söyleyen bazı çalışmalarda literatürde mevcuttur.
Kanban ise bir eylem planı gibi çalışıyor. Yapılacaklar, hali hazırda yapılanlar ve tamamlananlar olmak üzere 3 parçaya ayrılıyor. İster yazı ister post-it isterseniz de online uygulamalarla birlikte zamanınızı planlayabiliyorsunuz. Proje ve grup çalışmalarında zamanı planlamak için sıklıkla kullanılmaktadır.
Pareto yasası ise aslında zamanı gerçekten verimli bir şekilde kullanıp kullanmadığımızı bizlere söylüyor. Bir işi yapmak için harcadığımız zamanın %80'inde yalnızca tüm işin %20 sini yaparken , kalan zamanın %20'sinde ise işin %80'ini tamamladığımızı söylüyor. Başlangıçta biraz kafa karıştırıcı olabilir. Fakat birkaç örnek ile durumu netleştirebiliriz. Projenin nihai halini alması hep son zamanlarda üzerine yoğunlaştığımızda ve dikkatimizi verdiğimizde ortaya çıkması, teslime kısa bir süre kala az zamanda daha fazla iş çıkarabilmek, sınav akşamı bir dönemlik konuyu okuyup çalışabilmek... Tanıdık geliyor değil mi? Sanırım hepimizin en az bir kez yaşadığı bir durum. Adını bilmiyorduk fakat bulundu : Pareto!
Pareto aynı zamanda zamanın az kaldığı bu süreçteki eforumuzu tüm sürece yayarsak işlerimizi daha erken bitirebileceğimizi de söylemektedir. Yani her an teslim süresi yarınmış gibi çalışmak bizi hem çalışma konusunda motive edecektir hem de performansımızı yüksek tutmamızı sağlayacaktır.
Bir diğer metot da "Önemli İşlere Öncelik" ilkesi. Bu ilke ile zaman dört ayrı bölüme ayrılıyor.
I. Kare, hem "acil" hem de "önemli" olan görevleri temsil eder. I. Karede zaman geçirmek önemlidir. Bu kare işleri yürüttüğümüz, üretim yaptığımız alandır.
II. Kare "önemli, ama acil olmayan" etkinlikleri içerir. Uzun vadeli planlar, sorunlar için önlemler almak, başkalarını motive etme, çeşitli çalışmalar okuyarak kendini geliştirme gibi etkinlikler bu alanda yapılmaktadır. Bu bölümü ihmal etmemeliyiz. I. Karede fazla vakit geçirirsek stres ve yorgunluk artacağı için bu durum derin bunalımlara neden olabilir.
III. Kare, "Acil ama önemsiz" işler. Burası Yanıltma Karesidir. Acil durumların yoğunluğu kişide yanılsamaya neden olur. Buradaki işler başka kişiler için önemli olan işlerdir. Telefon, toplantı, çat-kapı içeri giren ziyaretçiler bu bölümdedir. Bu karede çok fazla zaman harcanır fakat kişi kendisini I. Karedeki işleri yaptığını sanar.
IV. Kare de, "Acil olmayan, önemsiz" işler. Burası zamanımızı boşa harcadığımız bölümdür. Burada hiç zaman harcamamız gerekmektedir. Fakat I. ve III. Karelerde o kadar fazla zaman harcarız ki , yorulduğumuz için hemen IV. Kareye sığınırız. Tutkunluk derecesinde sudan romanlar okumak, bir alışkanlık halinde TV izlemek, yarar sağlamayacak faaliyetlerde bulunmak vb. etkinlikler IV. Kareye ait etkinliklerdir.
Etkili Zaman Yönetimi İçin T3 Akademi Tavsiyeleri
- Günün hangi saatinde daha verimli olduğunuzu öğrenebilmek için denemeler yapın ve kendinizi gözlemleyin. Sabah saatlerinde mi , akşam saatlerinde ya da öğlen vakitlerinde mi? Hangi saatlerde daha verimlisiniz?
- Genellikle sabah saatlerinde zihin daha berraktır. Önemli işlerinizi yapabilir, kararlarınızı bu saat aralıklarında alabilirsiniz. Öğlen ve akşam saatleri toplantılar ve bazı buluşmalar için idealdir. Toplantılardan önce her zaman kısa bir gündem oluşturun ve toplantıyı bu gündem üzerinden yürütün. Bu size oldukça zaman kazandıracaktır.
- Uyku hazırlıkları yaptığımız sırada zihnimize farklı fikirler ve düşünceler gelebilir. Bu fikirleri ve düşünceli kaçırmamak için başucumuzda bir not defteri bulundurmakta fayda vardır.
- Çalışmalarda ara vermek önemlidir. Fakat mola sürelerine dikkat etmek gerekir. Çok kısa molalar yalnızca çalışmanıza bölmeye neden olur, çok uzun molalar ise süreçten sizi kopartarak veriminizi azaltır. İnsan doğası gereği molalardan hemen önce ve hemen sonra daha fazla iş bitirme eğilimindedir. Molaları kendinize bir hedef olarak belirleyebilir, işlerinizi buna göre bölümlere ayırabilirsiniz.
- Ay ışığı yöntemi, sabahın erken saatlerinde kalkarak yataktan çıkmadan çalışmak demektir. Bu yöntem sizi yataktan çıkma gerginliği yaratmadan kendi konfor alanınızda açık zihninizle birlikte çalışma imkanı vermektedir.
- Tatiller dinlenmek için ayrılan zamanlardır. Bu zamanlarınızı çalışarak ve işlerle meşgul olarak geçirmemelisiniz.
- Dengeli beslenmek önemlidir. Sağlıklı beslenme ve doğru egzersiz planlaması ile bedensel ve zihinsel etkinliğinizi arttırabilirsiniz.
- Stres hayat kalitemizi önemli ölçüde etkileyen bir faktördür. Stresin üzerimizde yarattığı bazı etkiler görmezden gelinmemelidir. Sürekli iş yetiştirme kaygısı, iş dışı vakitlerde sürekli olarak iş düşünmek, mükemmeliteyçilik, baş ağrısı, yorgunluk,gerginlik vb. belirtiler örnek verilebilir.
Zaman yönetiminde bahsedilen tüm yaklaşımlar kendi içerisinde oldukça değerlidir. Her bir yöntem zaman yönetimi alanında farklı yönde faydalar sağlayabilmektedir.
Tek yapmamız gereken hedeflerimiz doğrultusunda günlük, haftalık, aylık planlar yapmak ve bu yönde ilerlemek. Bu plan mutlaka yazılı olmak zorunda değildir. Kendimizi de programlayabiliriz.
Zamanımınız en kıymetli hazinemizdir. Var olan zamanımızı verimli ve kaliteli bir şekilde değerlendirmek bizim elimizdedir.
Daha fazla bilgi için sizleri Zaman Yönetimi eğitimimize bekliyoruz.
Kaynakça
Adair, J. (2006). Etkili zaman yönetimi. Babıali Kültür Yayıncılığı.
Güçlü, N. (2001). Zaman yönetimi. Kuram ve Uygulamada Eğitim Yönetimi, 25(25), 87-106.