Konu: Eğitimlerin Planlanması ve Tanıtılması
PLANLAMA
• Dış paydaşlardan, öğretim üyelerimizden, iç paydaşlarımızdan gelen talepler dikkate alınarak ilgili öğretim üyelerimize ulaşılmaktadır
• Eğitim konuları ile ilgili herhangi bir bakanlık tarafından usul esası yayınlanmış eğitim olup olmadığı araştırılması yapılmaktadır. Varsa akreditasyon için gerekli çalışmalar başlatılmıştır.
• Öğretim üyelerimiz ile birlikte ihtiyaç duyulması halinde dış uzman paydaşlarla eğitim konusu görüşülmektedir.
• Düzenlenecek eğitimler yönetim kurulunda görüşülmekte karara bağlanmakta, eğitimi verecek öğretim üyelerimizin ilgili birimlerden görevlendirilmeleri talep edilmektedir.
• Eğitim programı takvimlendirilmekte ve talep eden/başvuran adaylara bildirilmektedir.
UYGULAMA
• Eğitim yeri, eğitimci ve katılımcılar eğitim öncesi bilgilendirilmekte
• Eğitimin ihtiyacı kapsamında uygun fiziksel ortam sağlanmaktadır
• Eğitim sonrası belgelendirme için alınan katılım tutanaklara incelenmekte ve sertifika düzenlenmekte
• Düzenlene sertifikalar törenle veya adreslerine gönderilmektedir.
• Eğitim modülü kapsamında uygun ortamlarda (internet haber, sosyal medya, kurum için panolar, yerel medya gibi alanlarda tanıtımların yapılması
KONTROL
• Adayların eğitimine katılımlarının kontrolü
• Eğitimin içeriği ile fiziksel ortamın uyum kontrolü
Eğitim için alınan kayıtların doğruluğu ve kontrolleri
ÖNLEMLER
• İhtiyaç duyulması halinde yedek fiziksel ortam
• Öğretim üyemiz ile ilgili beklenmedik durumlar için alternatifli düşünce
• Katılımcılardan gelebilecek her türlü memnuniyetsizliklerle ilgili yapılacak bilgilendirme ve çalışmalar
Konu: Dış Paydaşlarla ortaklaşa düzenlenen eğitim işbirliği PLANLAMA
• Dış paydaş eğitim şirketlerinden gelen taleplerde MEB onayı olup olmadığı aranmaktadır.
• Karşılıklı yükümlülüklerin yer aldığı sözleşme düzenlenmekte ve düzenlenen sözleşme Üniversitemiz Hukuk Servisi onayına gönderilmektedir.
• Sözleşme hükümlülükler kapsamında; eğitimler merkezimiz denetiminde yürütülmektedir.
UYGULAMA
• İşbirliği sözleşmesi, işbirliği kapsamında anlaşılan eğitim başlıkları, eğitim içeriklerinin yönetim kurulunda görüşülmesi ve karara bağlanması
• İşbirliği kapsamındaki eğitimlerde sistemsel ve fiziksel kontrollerin sağlanması
• Eğitim tanıtımlarında eğitimlerin sadece mesleki ve kişisel gelişim amaçlı olduğu, herhangi bir meslek veya iş garantisi vermediği belirtilerek, katılımcıların yanıltılmaması gereği
UYGULAMA
• Eğitimlerin başlangıcında açılacak eğitimlerle ilgili katılımcı bilgileri alınmıştır.
• Eğitim sonunda katılımcılara ait devam çizelgeleri, katılımcı bilgileri, geçerli sınav notları alınmıştır.
• Belgeleri düzenlenerek adaylara ulaştırılmıştır.
KONTROL
• Eğitim fiziki ortamlar ziyaret edilmiştir.
• A-Senkron eğitimlerde eğitim süresi ile katılımcıların sistemde kalış süreleri takip edilmiştir.
ÖNLEMLER
• Belirtilen sürelerde tamamlamayan adaylara ek süre tanınmıştır
• Eğitim gruplarında belge gönderimi öncesinde katılımcılardan örneklem yapılmış, merkezimiz tarafından adaylar telefonla aranmış, ödemiş olduğu bedel, kendisine gönderilen fatura tutarı doğrulaması, memnuniyeti varsa önerileri sorulmuştur.
• 01.01.2018 Tarih itibariyle dış paydaş ile eğitimde işbirliği sözleşmelerine ve işbirliklerine son verilmiştir.
Konu: Pandemi Dönemi ve sonrası eğitimlerin sürekliliğinin en iyi şekilde sağlanması
Yapılan Çalışmalar: Eğitimlerin yöntemi konusunda gerekli araştırmaları yapmak. Yüzyüze zorunlu, senkron ve a-senkron eğitimleri arasındaki net çizgilerin ortaya çıkarılması. Yüzyüze eğitimlerde yasal düzenlemeler takip edilmiş, internet eğitimlerinde ise uygun sunucu hizmeti sağlayan, örnek uygulamalar ve piyasa araştırması yapılmıştır. Yapılan araştırmalarda eğitimlerin, eğitimlere katılımların güven derecesi dikkate alınmıştır. Eğitimlerin kullanılacağı sunucu, KVKK kapsamında açık zafiyetlerin oluşmamasına itina gösterilmiştir.
PLANLAMA
• Sağlık Bakanlığı, İl Valilikleri ve İl Sağlık Müdürlükleri, Yükseköğretim kurumu tarafından pandemi dönemi hassasiyetleri ile ilgili düzenlemeler takip edilerek eğitim teklifi getiren öğretim üyelerimiz ile eğitim almak üzere başvuran kurum veya bireylere konunun hassasiyetlerinin hangi kanallardan bilgilendireceği
• Eğitim modül program saatlerinin eğitim yöntemine uygun olarak konumlandırılmasına
• İhtiyaç duyulan fiziki ortam ve fiziki ortamdaki pandemi döneminin gereklerinin karşılanması
• Eğitimin devam sürecinde şartların izlenmesi
• Beklenmedik durumlarla karşılaşıldığında davranış kalıpları
• Eğitim sürecinin tamamlanması
• Belgelendirme ve düzenlenen belgelerin dijital ortamda veya fiziki ortamda dosyalanması,
• Eğitim çıktısının belgenin (Katılım Belgesi, Eğitimi Tamamlama Belgesi, Sertifika) katılımcılara ulaştırılması
UYGULAMA
• Eğitim modüllerinde katılımcı sayısı 20-40 arasında sınırlandırılmıştır
• Yüzyüze eğitimlerde her bir katılımcı için 4 metrekare olmak üzere yeterli büyüklükteki alanlarda eğitimler gerçekleştirilmiş, mesafe kuralına dikkat edilmiştir.
• Yüzyüze eğitim ortamları için ateş ölçer, dezenfektan ve maske temin edilmiştir.
• Yüzyüze eğitimlerde kapalı bardak su haricinde herhangi bir ikram verilmemiştir.
• A-Senkron eğitimlerde kitle eğitimleri devam ettirilmiştir.
• Senkron eğitimler için, ulusem eğitim portalı oluşturulmuş, eğitim kuruma özgü portal üzerinden gerçekleştirilmiştir.
• Eğitimlerle ilgili her türlü önbaşvuru, kesin başvuru, ücret tahsili vb. internet üzerinden ulusem yönetim panelini doğrultusunda hizmet veren ulusem arayüz üzerinden gerçekleştirilmiştir.
• Müşteri hizmetleri telefonu, bilgilendirme SMS ve mailleri ile sürekli adaylar bilgilendirilmiştir.
• Eğitim sürecinde açılan eğitim modüllerinde adayların onayı ile whatsap gruplar oluşturulmuş bilgi ve eğitim içeriği ile ilgili uygun bulunan belge paylaşımları yapılmıştır.
• Eğitim sonrası düzenlenen belgelerin kargolanarak kayıt esnasında girilen adreslerine gönderilmesi
KONTROL
• Eğitim başvurularının yönetim panellerine tam olarak yapıldığının tespiti
• Eğitim bedellerinde sanal pos uygulamasında işlemin tamamlanabildiğinin, havale bedellerine ait banka dekontlarının maillerden alınıp ilgili banka hesabı ile eşleştirilmesi
• Eğitim başvuruları ve eğitim bedeli tahsilatlarının tam olduğu an başvuranın eğitime kabulü
• Eğitime kabul edilenlerin bilgilendirilmesi
• Başvuru ve eğitim başlangıç tarihi arasındaki gün sayısına göre öğretim üyelerinin ve katılımcılarının tekrar bilgilendirilmeleri
• Senkron eğitimlerde adayların eğitim portalı sınıflarına atamalar girişleri için kullanıcı adı ve şifreleri eğitim öncesi adaylara gönderilmiştir.
• Eğitim süresince yüzyüze eğitimlerde eğitim süreci katılımcılar ve eğitimi veren öğretim üyemiz yerinde izlenmiştir.
• Senkron eğitimlerin başlangıcında kursiyerlere ve öğretim üyelerimize kullanım kısa videoları, gönderilmiş ihtiyaç duyulması halinde telefon ile destek verilmiştir.
• Senkron eğitimler devam ettiği sürece teknik ilgili personelimiz sistemsel hatalar için eğitimi takip etmiştir.
• Kullanıcı kaynaklı sorunlarla ilgili katılımcılar ve öğretim üyelerimize gerekli bilgilendirme ve uyarılar yapılmıştır.
ALINAN ÖNLEMLER
• Yüzyüze eğitimlerde eğitim fiziki alanında yaşanan olumsuzluklarla ilgili alternatif eğitim alanlarının yedekte belirlenmesi.
• Yüzyüze eğitim alanları ile ilgili eğitim tarihleri kapsamında yer tahsisi, kurum için güvenliğin ve ısı-soğutma merkezinin bilgilendirmeleri yapılmıştır.
• Senkron eğitimlerde mutlaka sistem takipleri mesai yapılmıştır.
• Eğitim süresince adaylar eğitim sonrası düzenlenecek belgelerin adreslerine gönderileceği tekrar dikte edilmiş, varsa değişiklik mutlaka eğitim devam ettiği sürece mail olarak bildirilmesi talep edilmiştir.
• Eğitimlerimizin mesleki ve kişisel gelişim eğitimleri olduğu, alınan belgelerin herhangi bir meslek kazandırmayacağı bilgilendirmeleri yapılmıştır.