Bir zaman süreci içinde gelişip değişen ve sabit kalmayan yönetim biçimleri son hızıyla farklılaşmaya devam ediyor. Emek yoğun üretimlerden, sanayi devrimine, bilgi yönetiminden şimdilerde ise endüstri 5.0’a ve 4.0’ı daha anlamışken ya da uygulama fırsatı bulamamışken.
Endüstri 4.0 (Dördüncü sanayi devrimi): Modüler yapılı akıllı fabrikalarda, fiziksel işlemleri siber-fiziksel sistemler ile izleyerek, nesnelerin birbirleriyle ve insanlarla iletişime geçmesi süreci. Örnek 3 boyutlu yazıcılar.
Endüstri 5.0 (Beşinci sanayi devrimi): Süper akıllı toplum, iş birliği içinde akıllı robotlar. Modern imalat sürecinin insana ve makineye, işgörenlere yenilikçi bir kültür aşılamak için işgörenlerin benzersiz, bilişsel becerilerini ve robotların hassas teknik becerilerini eşleştirerek beraber çalışmasına olanak tanıyan süreçlerdir. Mesela Japonya da bir otelde 2 resepsiyonist görev yapmakta ve bunlardan biri robot. Robot ön karşılamayı gerçekleştirip müşteri isteklerini karşılayabilmektedir. Uluslararası robotik federasyonuna göre; 2014 yılında Asya kıtasında 139.300 adet robot satılmıştır. Endüstri 5.0 da çalışanların, daha çok denetleyici ve birkaç işi birden yapabilmesi öngörülmektedir.
İnsan kaynakları gelişimi kendi içinde personel yönetiminden, insan kaynakları yönetimine, stratejik insan kaynakları yönetiminden organizasyonel gelişime kadar sürekli bir yenilenme ve yeniden yapılanmaların olduğunu görüyoruz.
Nedenleri var. Sabit kalmamak, rekabet karşısında güçlü durmak, sürekliliği sağlamak, daha çok karlılık elde etmek vs.
Bu süreçlerde ayakta kalabilmek içinde ancak aklı selim, ileriyi görebilen, öncesinde neler olacağını belli ölçüde tahmin edebilen profesyonellerin oluşturduğu, istekleri ile işletmeleri hayal ettikleri noktalara getirdikleri bir gerçek.
İşini bilen, seven, saygı duyan işverenler ve tepe yöneticiler ciddi anlamda insan kaynağına ve insan kaynakları süreçlerine yatırım yapıyor. Bu yatırımların kat kat geri geleceğini de biliyorlar.
Ciddi anlamda ve doğru biçimde insan kaynakları süreçlerini uygulayan işletmeler, rakiplerine karşı hep birkaç adım önde yola devam ediyor. Bunu görmezden gelemeyiz.
İnsan kaynakları yönetimi süreçlerinde birçok fonksiyonun olduğunu zaten biliyoruz. Fakat en öncesinde bu fonksiyonların yerli yerine oturtulabilmesi ve adaletli bir sistemin oluşturulabilmesi için şu sıralamaya bakmakta fayda var.
- Öncesinde işletme neden kuruldu? Kurulmasındaki amaç neydi? Kısa, orta ve uzun dönemde beklentiler neler? Oluşabilecek olumsuzluklara karşı işletmenin zarar görmeden ortaya koyabileceği alternatifler neler? Avantajlar – dezavantajlar gibi maddeleri sıralaya bileyeceğimiz tüm bu konulara cevap aramak gerekiyor.
- Misyon, vizyon ve değerler ise; işverenin veya tepe yöneticilerin istek ve arzularına göre şekilleniyor.
Tamam bunlar diyelim ki yapıldı. Sonrası ne? Sonrası İş analizleri. Altını çizerek söylemekte yarar görüyorum. İş analizleri yapılmamış işletmeler iş yaşamına eksik veya yanlış başlar.
“İş analizleri, binayı yaparken atılan temel gibidir” Demek ki temel ne kadar sağlamsa, işletme yoluna o kadar sağlıklı devam eder.
Gelelim iş analizi konumuza,
Soru: İş analizi nedir?
Cevap: İşletmede yapılmakta olan işler hakkında gerekli bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve örgütlenmesidir. İşletmede insan kaynakları profesyonelleri tarafından yerine getirilen bütün işlerin ayrıntılı bir biçimde incelenmesidir.
İş analiziyle, işletmedeki tüm işlerle ilgili bilgiler toplanır, kaydedilir, araştırılır ve incelenir.
İş analizinde; yapılan işin ne olduğu, neden yapıldığı, işin yapılması için gerekli yeterliliklerin, niteliklerin neler olduğunun cevaplanması durumudur.
Doğru bir iş analizinde şu sorulara cevap aranmalıdır;
- Bu işi veya işleri yapacak ilgili işgörenden beklenen performans düzeyi nedir?
- Yapılan iş nedir? Bu iş neden yapılmaktadır?
- Bu iş hangi görevlerden oluşmaktadır?
- Yapılan işte çalışma ortamı nasıldır veya nasıl olmalıdır?
- Bu işte hangi alet ve araçlardan yararlanılmaktadır, kullanılmaktadır?
- Bu işi yapacak işgörende olması gereken eğitim düzeyi, tecrübe, yeterlilik, yetenek özellikleri ne olmalıdır?
- Bu iş için hangi seviye denetim gerekir veya gerekli midir?
- İşin risk boyutu ne durumdadır?
İş analizlerinin yapılmasıyla birlikte herkes bundan yarar sağlar. İnsan kaynakları uzmanları, birim yöneticileri, sendikalar ve işgörenin kendisi faydalanır. Özellikle işgören ne iş yaptığını, nasıl yaptığını, özelliklerin neler olması gerektiğini net bir şekilde görür.
İş analizleri 3 aşamadan oluşmaktadır. Bunlar;
- Hazırlık aşaması,
- İş analizi bilgilerinin toplanması ve
- İş analizi bilgilerinin uygulanma aşamasıdır.
Ayrıca bunların dışında da şu noktaları gözetmek gerekir; işgörenlerin eğitim seviyeleri, işletmenin ana faaliyet konusu, işletmeyi etkileyen iç ve dış faktör koşulları gibi konularda iş analizini yapacak kişinin veya kişilerin bilgi sahibi olması gerekliliği vardır.
Soru: İşletmeler neden iş analizi yapar?
Cevap: Birincisi işletme yeni kurulmuş ve faaliyete geçmek istemektedir. Doğal olarak yapılacak iş analizleri işletmeyi olumlu yönde ilerlemesini sağlayacaktır. İkincisi işletmede oluşan değişimler ile yeniden yapılanma sürecine girecek olmasıdır. Üçüncüsü de işletmelerin her 5 yılda bir iş analizi yaptırma ihtiyacının olmasıdır.
İş analizlerinde bilgilerin toplanmasında şunlardan yararlanılır;
- Anket,
- Gözlem,
- Görüşme,
- İşgörene, yaptığı işler hakkında günlük tutturmak,
- İş analizi uzmanı tarafından işin ana özelliklerinin belirlenmesi,
- Aynı işi yapan işgörenlerle, odak görüşmeler yapmak,
- İşgörenleri çalışırken filme almak.
Ağırlıklı olarak bu işi yapan uzmanların öncelikle anketlerden yararlandıklarını, gözlem, görüşme ve günlük tutturma işlemlerini yaparak bu 4 aşamayı da harmanladıklarını görüyoruz. Diğer süreçler hem maliyet hem de zaman açısından süreci uzatmaktadır. Fakat iş yapış şekli, sektör gibi durumlar gözetilerek diğer süreçlerde uygulanabilmektedir.
İş analizi sürecinin hazırlık ve bilgilerin toplanması aşamasından sonra son aşama uygulama işlemine geçilebilmektedir. Çıkan sonuçlar ile iş tanımları, iş gerekleri ve iş standartları sistematik hale getirilerek yazılı formlara kaydedilir.
İŞ TANIMI: İş tanımları, iş analizinin bir sonucudur. Çıkan sonuçlar iş tanımı haline getirilir. Bu iki kavram birbirini tamamlar, bütünler. İş analizlerinden çıkan sonuçlar; açık, net ve anlaşılır bir biçimde yazlı hale getirilir ve form üzerine kaydedilir.
İş tanımları formunda genelde şu ibareler bulunur;
- İşin kimliği, konumu,
- İşin adı, işin bağlı bulunduğu birim, bölüm ve kod numaraları,
- Tanımların hazırlandığı tarih,
- İşin amacı ve özeti,
- Görev ve sorumluluklar gibi birçok kriterler yazmaktadır.
İş tanımlarının şekli, kullanım amacına ve örgütsel tercihe göre belirlenmesine karşın, etkili iş tanımlarını hazırlanmada bazı standart yol göstericiler bulunmaktadır:
- Görev ve sorumluluklar mantıklı bir düzenle sıralanmalı,
- Ayrı görevler ve sorumluluklar açık, basit ve kısaca ifade edilmeli,
- Her bir cümleye bir eylem fiiliyle başlanmalı,
- Mümkün olduğunca sayısal terimler kullanmalı,
- Açık ve net olmayan terimler yerine belirli(spesifik) terimler kullanılmalı,
- Standart terminoloji kullanılmalı,
- Nasıl, ne zaman ve niçin sorularına cevap verilmeli.
- Performansın değerlendirilmesinde kullanılacak standartları açık bir şekilde tanımlanmalıdır.
İş Tanımlarının Kullanım Alanları: İş tanımları işletmede özellikle insan kaynakları süreçlerinin birçok fonksiyonlarında kullanılmaktadır. Bunlar;
- Seçim,
- Terfi,
- Performans değerlemesi,
- Başarı standartları oluşturma,
- İş değerlemesi,
- Eğitimdir.
İŞ GEREKLERİ: İş tanımlarından sonraki aşama iş gerekleridir. İş gereklerinde X işini yapacak işgörende olması gereken nitelikleri yansıtır. Bu nitelikler şunlardır;
- Yetenek gerekleri : Eğitim, tecrübe, özel bilgi ve beceri, hızlı karar verme vs.
- Çaba gerekleri : Bedensel ve zihinsel.
- Sorumluluk gerekleri : Malzeme, teçhizat, gözetim, mali sorumluluk.
- Çalışma koşulları : Çalışma ortamı, işin tehlikeleri.
Tüm bu anlatılanlardan ayrı olarak yetkinlik bazlı iş analizleri de yapılmaktadır. Normal analizlerde işgörene daha çok “ne” yaptığına bakılırken; yetkinliğe bağlı iş analizlerinde “nasıl” yaptığı irdelenir.
Yetkinliğe bağlı iş analizleri diğer iş analizlerinden farklı olarak; daha esnek, daha stratejik ve işletmenin performans yönetim sistemine daha uygun olduğu da görülmektedir.
İŞ STANDARTLARI: Yapılacak iş için belirlenen tanımlamalar ve kriterler. İşgörenlerin çabaları için ulaşılması gereken hedeflerdir.
İş standartları, bir işin başarı derecesinin tespitinde kullanılan kriter olup, işletmedeki birim yöneticilerinin çalışanlardan ne beklenmesi konusunda yardımcı olmaktadır.
Sağlıcakla Kalınız…
Emin BAYRAK