Okul İdarecisi ve Öğretmenler velilerin okul ziyaretlerinde önceden hazırlık yapabilecek imkanlara sahip olmalıdır. Ziyaretlerin verimli ve olumlu geçmesinde en büyük etken önceden randevulaşılmış olmaktır.
Okullara giriş, çıkışlar sırasında randevusuz gelen kişilerin girişlerini okulun idarecisi ya da öğretmenin o an okulda olmaması ya da derste olması gibi benzeri durumlardan dolayı müsait olmaması nedeniyle; randevu alarak gelmesini talep etmek, randevu sistemi sayesinde daha kolaydır. Görüşmeye gelen velinin doğru kişi ile görüşmesi ve çocuğu hakkında önceden hazırlanmış bilgilendirmeleri öğrenmesi daha sağlıklı olacaktır. Randevu sistemine sahip olmayan okullar, okula gelen her ziyaretçiyi kabul etmek durumundadır.
Gelen ziyaretçiye istediği değilde istemediği bilgiler verildiğinde çok olumlu bir görüşme sağlanmış olmaz. Örneğin veli okula İngilizce öğretmeni ile görüşmek için geliyor fakat görüşebileceği öğretmenler arasında matematik öğretmeni o an müsait oluyor. Bu durumda veli matematik dersinde başarılı ama İngilizce dersinde başarısız olan çocuğunun gelişimi için gerekli bilgileri alamamaktadır. Randevu Sistemi sayesinde veliler okula ziyarete gelmeden önce görüşmesi gereken öğretmenin müsait gün ve saatleri üzerinden randevularını alarak doğru zaman ve tarihte önceden hazırlanmış görüşme bilgileri ile verimli bir görüşme geçirerek çocuğunun İngilizce dersinde neden başarısız olduğunu ve nasıl bir yol izlemesi gerektiğini doğru öğretmenden öğrenebiliyor.
Bilindiği gibi toplumumuzda okul olaylarının başını kontrolsüz ziyaretçiler çekmektedir. Randevu Sistemi okul güvenliklerinin; okula gelen velilerin randevusu olup olmadığını sorgulamaya yardımcı olmaktadır. Okul girişlerinde güvenliklerin gün sonunda ya da gerekli durumlarda okula ziyarete gelen kişileri ve geliş sebeplerini rapor etmesi gerekebilir. Okulda yaşanacak bir olayda gelen kişinin kim olduğunun tespit edilmesinde bu işlem çok sağlıklı bilgiler edinilmesine yardımcı olacaktır. Veliler kendilerine gelen randevu mesajını göstererek okula giriş yapabilirler. Randevusu olduğunu belirten velinin hangi öğretmen ile randevusu olduğu güvenlik tarafından teyit edilerek güvenlik ve verimlilik sağlanabilir.
Veliler de çocuğun durumu hakkında bilgi almak istediğinde doğru öğretmen ile daha önceden hazırlanmış bilgiler eşliğinde görüşme sağlanmasını isteyecektir.
İletişim doğru zaman ve doğru kişiler ile sağlandığında olumlu sonuçlarının yanı sıra zaman tasarrufu ve daha fazla bilgiyi sağlayacak yapıya sahiptir.