EBYS İzin Formları ile ilgili Sıkça Sorulanlar
EBYS İzin Formlarını Kimler Doldurabilir?
EBYS’de yer alan Yıllık ve Mazeret İzin Formları Üniversitemizde görev yapmakta olan Akademik (öğretim üyeleri, öğretim görevlileri, araştırma görevlileri ve sözleşmeli yabancı uyruklu öğretim elemanları) ve İdari Personelin (devlet memurları, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4/B maddesi kapsamında görev yapmakta olan sözleşmeli personel, projelerde proje süresince istihdam edilmek üzere sözleşmesinde belirtilen süre ile görev yapan proje sözleşmeli personeli ve doktora sonrası sözleşmeli araştırmacı olarak görev yapan personel) izin talepleri için doldurulabilir.
EBYS’den Doldurulacak İzin Formları ile ilgili Genel Kurallar Nelerdir?
EBYS’den doldurulacak yıllık ve mazeret İzin formları için BİDB Pilot Kullanım Sürecine yönelik hazırlanan bilgilendirme dokümanına bu linkten erişebilirsiniz.
EBYS'den İzin Formu Dolduracağım, Forma Nasıl Ulaşabilirim?
- EBYS'ye https://ebys.metu.edu.tr adresinden giriş yapınız. Girişte sorun yaşarsanız https://faq.cc.metu.edu.tr/tr/sss/ebysye-nasil-giris-yapilir adresindeki bilgilere göz atınız. EBYS'ye kampus dışından VPN yoluyla erişilebilmektedir.
- Sisteme girdikten sonra, solda bulunan "E-Formlar" başlığına tıklayarak Yıllık İzin Formu ve Mazeret İzin Formu bağlantılarından ilgili forma erişebilirsiniz. Doldurduğunuz bir formu iptal etmek için kullanılması gereken İzin İptal Formuna da aynı şekilde ulaşılabilir.
EBYS'den İzin Formu Doldururken Nelere Dikkat Etmeliyim?
- İzin formunda yer alan personel bilgileri (Sicil, Ad, Soyad, Statü, Unvan, Birimi) ile geçmiş izinlere göre hesaplanan izin bilgileri (Geçen Yıldan Devreden Gün, Bu Yıl Hak Edilen Gün, Toplam Gün, Bu Yıl Kullanılan Gün, Kalan Gün) İnsan Kaynakları Yönetim Sisteminden (İKYS) anlık olarak aktarılarak gösterilir. Bu nedenle form üzerinde sadece, talep ettiğiniz izne ait bilgileri (İznin Süresi, Başlama Tarihi, Bitiş Tarihi, Göreve Başlama Tarihi), iletişim bilgilerini (Telefon Numarası, Adres, Vekalet Verilecek Kullanıcı) ve formu sevk edeceğiniz yöneticiyi ekranda görülen uyarılara uygun şekilde doldurmanız ya da seçmeniz yeterlidir.
-
Formda yanında * (yıldız) işareti olan alanların doldurulması zorunludur.
-
İzin bitiş tarihi olarak izinli olunan son günün tarihi belirtilir.
-
Yıllık ve Mazeret izni sonunda “göreve başlama tarihi” için iznin bitiş tarihini takip eden iş günü seçilmelidir.
-
Tam günden farklı bir izin ihtiyacı olması durumunda (örnek: 0,5 gün, 1,5 gün vb.) amir onayı alınarak izin kullanılabilir.
-
İzin formu dolduran personel mutlaka yerine vekâlet edecek kişinin ismini "Vekalet Verilecek Kullanıcı" alanının yanındaki oka tıkladığında gelecek listeden seçmelidir. Bu listede tüm üniversite personelinin bilgisi görüntülenmekte olup, vekalet vereceğiniz kişinin bilgisini "Ara" alanına girmeye başlarak görüntüleyip seçebilirsiniz. Vekalet aynı anda sadece tek bir kişiye bırakılabilmektedir.
- Formun gönderilebilmesi için “Yönetici Bilgileri” kısmında görünen amirin mutlaka işaretlenmesi gerekmektedir.
EBYS'den İzin formu Doldurdum, Formun Ne Aşamada Olduğunu Nasıl Görebilirim?
- EBYS’den doldurduğunuz tüm izin formlarına EBYS'de İş Akış Yönetimi > Geçmiş bölümüne giriş yaptığınızda görünecek olan "İzin Formu" başlığı altından erişebilirsiniz. Göremediğinizi düşündüğünüz formlar varsa bu ekrandaki tarih filtresinden doldurduğunuz formların tarihini içeren bir tarih aralığı (Başlangıç - Bitiş) seçmeniz gerekmektedir.
- Yönetici konumundaki kişiler kendi doldurdukları izin formlarını görebilmek için aynı ekranda bulunan "Tür" alanından "Gönderilenler" seçeneğini seçmelidir. (Buradaki seçeneklerden "Onaylar" seçeneği yöneticinin kendi birimindeki personelin onayladığı izin formlarını; "Gönderilenler" seçeneği ise yöneticinin kendi doldurduğu izin formlarını görmek için kullanılmaktadır.)
İzinden Erken ya da Geç Dönmem Gerekti; İzin Formunda Tarih Değişikliği Yapabilir miyim?
İzinden erken dönecek ya da izin süresini uzatacak olursanız yine EBYS'deki "E-Formlar" bölümü altından ulaşılan İzin İptal Formunu kullanarak akışta olan izin formunuz iptal etmelisiniz. İptal formuna eriştikten sonra, gelen ekranda görünecek olan "Referans İzin Formu" alanına tıklayıp iptal etmek istediğiniz formu seçip işlemi tamamlamak için "Gönder" butonuna tıklamalısınız. İlgili form iptal edildikten sonra, değişecek tarihlere göre yeniden yıllık ya da mazeret izin formu doldurmalı ve tekrar onaya göndermelisiniz.
Kullandığım İzin Esnasında Sağlık Raporu Almam Gerekti, Doldurduğum İzin Formum ile ilgili Ne Yapmalıyım?
İzninizi kullanırken sağlık raporu almanız durumunda, yukarıdaki maddede belirtildiği şekilde akışta olan izin formunuzu iptal etmeli ve rapor tarihine kadar olan kısım için yeniden izin formu doldurmalısınız.
İzin Formu Doldurmak İstediğimde "Daha önce doldurduğunuz 2020-IZIN-XXXXX belge numaralı formunuz halen akıştadır." şeklinde bir uyarı alıyorum, Ne Yapmalıyım?
Bir kerede aynı tipte sadece bir izin formu akışta olabileceğinden bu uyarı alınmaktadır ve akışta olan bir formunuz olduğu anlamına gelmektedir. Yeni bir form doldurabilmek için önce uyarıda bilgisi verilen formu İzin İptal Formunu kullanarak iptal etmeniz veya sonlandırılması için birim sekreteriniz/yöneticinizle iletişime geçmeniz gerekmektedir.
EBYS İzin Formlarıyla ilgili E-posta adresime Gelen Mesajlar Ne Anlama Geliyor?
Doldurulan izin formuyla ilgili her bir adımda, formu dolduran personele, amirlere ve vekalet verilen kişiye e-posta ile bilgilendirme yapılmaktadır. Benzer şekilde bir izin formu iptal edildiğinde, izni onaylayan tüm amirlere ve varsa sekreterlerine e-posta ile bilgilendirme gider. E-posta bilgilendirmesi içerisinde bilgisi ulaşan forma, gelen e-posta içeriğindeki linke tıklayarak ya da https://ebys.metu.edu.tr adresine giriş yaparak ulaşılabilir ve gerekiyorsa işlem yapılabilir. İzin formlarıyla ilgili çok fazla e-posta alıyorsanız http://faq.cc.metu.edu.tr/tr/sss/e-posta-adresime-ebys-ile-ilgili-cok-fa... adresindeki bilgilere göz atabilirsiniz.
Doldurduğum İzin Formunun Çıktısını Almam Gerekiyor mu?
Normal koşullarda izin taleplerinin gönderim ve onay süreçlerinin EBYS üzerinden elektronik olarak yürütülmesi yeterli görülmekte ve bu nedenle çıktısının alınması gerekmemektedir. Yine de ihtiyaç varsa, doldurulan izin formunun herhangi bir aşamasında söz konusu formun görüntülendiği ekranda bulunan "Yazdır" butonu ile kâğıt çıktısı alınabilir. Çıktısı alınan formun herhangi bir sebeple kurum dışındaki paydaşlara sunulması gerekecekse; alınan çıktı mutlaka formu dolduran personelin birim yöneticisi tarafından ıslak imza ile onaylanmalıdır.
İzin Formlarıyla ya da EBYS ile İlgili Nereden Destek Alabilirim?
İzin formlarıyla ilgili bu sayfada cevabını bulamadığınız soru ve sorunlarınızı lütfen firstname.lastname@example.org adresine eposta ile iletiniz. EBYS ile ilgili sorularınız olması durumunda öncelikle http://faq.cc.metu.edu.tr/tr/sss/ebys adresindeki bilgileri inceleyiniz; cevabı bulunamayan sorular yine email@example.com adresine iletilebilir.