Belirli sayıda çalışana ulaşan işletmeler için zorunlu tutulan ve Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilmesi gereken pek çok işlemin internet üzerinden pratik bir şekilde gerçekleştirilebilmesinin önünü açan e-bildirge sistemi; çeşitli şartlar dahilinde zorunlu tutulur. Bu nedenle resmi bir işletmeye sahip olan herkesin e-bildirge konusundaki zorunlulukları ve koşulları iyi bir şekilde öğrenmesi; yapılan güncellemeleri ve yenilikleri de takip etmesi gerekir.
E-Bildirge Nedir?
E-bildirge işverenlerin iş yerlerinde çalışan işçilere dair sigorta prim belgelerini internet aracılığıyla verme ve bildirimlerine ait tahakkuk bedellerini de internet bankacılığı ya da otomatik ödeme sistemiyle ödemelerini sağlayan bir portaldır. E-bildirge SGK yani Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından oluşturulmuş bir sistem olarak geçer. Dolayısıyla güvenilirdir ve her işletme tarafından sürecin hem hızlanması hem de kolaylaşması adına kullanılabilir.
E-Bildirge Başvurusu Zorunlu Mu?
E-bildirge kullanmanın zorunluğu tutulduğu bazı haller bulunur. İş yerinde 3 ve üzerinde sigortalı çalışan olan resmi ve özel iş yerleri; 29 Nisan 2015 tarihi itibariyle bütün bilgileri e-bildirge aracılığı ile iletmek zorundadır. Üç kişi altında sigortalı çalışana sahip olan şirketler, e-bildirge kullanmak zorunda olmasalar da kendileri isterse pratiklik sağlamak amacı ile e-bildirge portalını e-bildirge başvurusu için kullanabilirler.
Öncesinde üç kişinin altında sigortalı çalışanı bulunduğu içine e-bildirge kullanmayan işletmeler, çalışan sayıları üçün üstüne çıktığı takdirde; bu çalışan sayısı artışını takip eden ay içerisinde e-bildirge üzerinde bilgileri aktarmak zorunda kalır. Çalışan kişilerin sayısı üçün altına düştüğünde ise e-bildirge verme zorunluluğu ortadan kalkar. Yine de kurum isterse bildirge vermeye devam edebilir.
Zorunluluk halleri dışında e-bildirge kullanmakla alakalı herhangi bir işletme için kısıtlama bulunmaz. Zorunluluk nedeniyle ve herhangi bir cezai işleme maruz kalma ihtimalini ortadan kaldırmak amacıyla işverenin iş yerindeki sigortalı çalışanların sayısı artmadan hemen önce işlem gördüğü il sigorta müdürlüğüne giderek başvuruda bulunmasının ve işletmesine ait kullanıcı kodu ile şifre istemesinin yararı vardır.
E-bildirge verme zorunluluğu bulunan iş yerlerinin, e-bildirge yükümlülüklerini kanun çerçevesinde belirlenen yasal süre içinde yerine getirmesi gerekir. Aksi takdirde; zamanında e-bildirge verilmez ise 506 sayılı kanunun 140. maddesinin C fıkrası uyarınca iş yerine idari para cezası uygulanır. Dolayısıyla zorunluluk hallerini ve e-bildirge vermek için işletmelere tanınan yasal süreleri iyi bir şekilde takip etmek gerekir.
E-Bildirge Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-bildirge başvurusu yapmak ve e-bildirge kullanmaya başlamak için iş yeri sahiplerinin izlemesi gereken bazı adımlar bulunur. Süreçlerin uzama ihtimaline karşılık verilen yasal süreyi geçirmemek adına başvuru işlemlerine verilen son tarihten daha önce başlamak gerekir. Böylece başvuru ve e-bildirge verme süresinin aşılması nedeniyle cezai işlem uygulanma ihtimalini de en aza düşürmek mümkün olur.
- Bir e-bildirge başvuru formu edinilir.
- Bu e-bildirge başvuru formu işveren tarafından, işveren vekili tarafından ya da imza yetkisi bulunan bir kişi tarafından eksiksiz ve doğru bir biçimde doldurulur.
- Sonrasında iş yerinin işlem gördüğü sigorta il müdürlüğüne başvuru yapılır.
- Sigorta il müdürlüğüne yapılan başvuru sırasında iş yerine ait bir kullanıcı adı ve şifre edinilir.
Idenfit insan kaynakları yönetimi yazılımıyla resmi evrak ve formlarınızı bulut veri tabanında saklayabilir ve işletme içi ilgili birimlerle zamanında paylaşabilirsiniz.
E-Bildirge İle Hangi İşlemler Yapılabilir?
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından hayata geçirilen e-bildirge portalı, iş yerlerindeki işleyiş ve bilgiler bağlamında kurumun bunlardan haberdar olmasını ve süreci sağlıklı şekilde yönetebilmesini kolaylaştırır. Bunun yanı sıra iş yerleri e-bildirge kullanarak çok çeşitli fayda sağlayabilir ve birçok işlemi hızlı bir şekilde yerine getirebilir. Dolayısıyla e-bildirge portalı; iş yerlerine ciddi avantajlar sağlayan imkanlar sunar.
- Sigortalı çalışanların aylık prim bildirme ve sigortalı çalışan hizmet belgesi işlemleri yapılabilir.
- Sigortalı çalışan hesap fişleri işlemleri yapılabilir.
- Sosyal Güvenlik Kurumuna iletilmek üzere e-bildirge işe giriş bildirgesi hazırlanabilir.
- “E-borcu yoktur” belgesi hazırlanabilir.
- 5458 yeniden yapılandırma ön hazırlık işlemleri gerçekleştirilebilir.
- Sigortalı çalışan ve işveren ile alakalı bütün kullanıcı işlemleri yönetilebilir.
- İşveren borç görüntüleme ve internet üzerinden ya da online bankacılık sistemi ile ödeme işlemleri yapılabilir.
- T.C. kimlik numarası ile sigortalı çalışan sorgulama işlemi gerçekleştirilebilir.
E-Bildirge Şifre İşlemi Nasıl Yapılır?
Sosyal Güvenlik Kurumuna başvurarak iş yeri tescili işlemini yapmış ve tamamlamış olan işverenler ya da işverenlerin yetkilendirdiği kişiler; kendi e-devlet şifrelerini kullanarak e-bildirge şifresi alabilirler. E-bildirge şifresi almak için il sigorta müdürlüğüne gidilebilir ya da işlem internetten yapılabilir. İnternetten e-bildirge şifresi alma işlemi için işverenlerin bazı yolları adım adım izlemesi gerekir.
- Sosyal Güvenlik Kurumu resmi web sitesine giriş yapılır
- Site içerisindeki E-SGK bağlantısına tıklanılır.
- Çıkan ekrandaki “Diğer Uygulamalar” sekmesinin üzerine tıklanır.
- “Diğer Uygulamalar” ekranı içinde yer alan “E-SGK Şifre” butonuna tıklanır.
- Bu alanda yer alan giriş bölümü içerisine T.C. kimlik numarası ve e-devlet şifresi girilerek portala güvenli giriş yapılır.
E-SGK Şifresi İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
E-SGK şifresi edinmek için işveren ya da işverenin yetkilendirdiği kişi ilgili müdürlüğüne başvurduğu zaman yanında bazı belgelerin eksiksiz bir şekilde bulunması gerekir. Bu belgelerin doğru şekilde doldurulmuş olması büyük bir önem taşır. Böylece işlemler kesintisiz bir şekilde yürütülür ve iş yeri herhangi bir cezai işleme tabi tutulmadan çalışanlarının prim gün sayıları ile alakalı bildirimlerde bulunabilir.
- Kullanıcı şifresi ve kullanıcı kodu başvurusu için gereken e-bildirge başvuru formu doldurulmuş olarak bulunmalıdır.
- İşverene ait imza sirküsü olmalıdır.
- İşveren ya da işverenin yetkilendirdiği vekilinin kimlik fotokopisi yanında mutlaka yer almalıdır.
- İşverenin yetkilendirdiği vekil tarafından e-bildirge şifresi alınacak ise noterden onaylı olan ve geçerliliği halen devam eden vekaletname belgeleri bulunmalıdır.
E-Bildirge Nasıl Düzenlenir?
E-bildirge portalını kullanma ve gerekli bilgileri girme zorunluluğu bulunan bir iş yerinin öncelikli olarak bir e-bildirge formu edinmesi gerekir. Formun kesinlikle işveren tarafından ya da işverenin yetkilendirdiği bir kişi tarafından doldurulması zorunluluğu vardır. Bu sürecin devamında da yine yetkiye sahip kişiler tarafından gerekli mercilere gidilerek başvuru ve şifre edinme işlemleri kolayca tamamlanır.
E-bildirge portalına giriş yapıp e-bildirge düzenleme işlemlerine başlayabilmek için gereken şifre ve kullanıcı kodu alındıktan sonra E-SGK menüsü üzerinden e-bildirge alanına giriş yapmak gerekir. Bu esnada ekrana gelen sayfada işverenden iş yeri ve sistem giriş şifreleri ile beraber güvenlik alanının doldurulması istenir. Adımlar tamamlandıktan sonra “Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Giriş Ana Menü” ekranına ulaşılabilir.
E-Bildirge Teşvik Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
E-bildirge portalı sayesinde sigortalı çalışanların hangi prim teşvikleri kapsamına girdiği de işverenler tarafından kolayca kontrol edilebilir. Bunun için portal içerisinde yer alan “Potansiyel Teşvik Sorgulama” ekranı kullanılabilir. Önceleri aktif olmayan ekran artık her işveren ve iş yeri sahibi tarafından işlem yapılabilir durumdadır. Söz konusu ekrana Sosyal Güvenlik Kurumunun resmi internet sitesinde ulaşılabilir.
SGK resmi internet sitesinde sırasıyla “E-SGK”, “İşveren”, “İşveren Sistemi”, “Uygulamaya Giriş”, “İşveren”, “Teşvikler ve Tanımlar” ve “Potansiyel Teşvik Sorgulama” sayfalarına gidilerek ilgili sayfaya erişim sağlanabilir. E-bildirge 2020 kapsamında ilgili ekran “Diğer Uygulamalar” bölümünden de görüntülenebilir. Böylece sorgulama yapılan tarih itibari ile sigorta prim teşviki uygulamaları arasında hangilerine girildiği kolayca kontrol edilebilir.