Bir şirket çok sayıda faktör ve süreçten oluşur. Genel olarak, aşağıdaki ifadeyi kabul edebiliriz: İşçiler, yazılım ve donanım yardımıyla süreç akışlarında belirli sonuçlar elde ederler. Sonuçların kalitesi ve bunların ne kadar etkili veya verimli bir şekilde elde edildiği büyük ölçüde süreçlerin yapısına ve sırasına bağlıdır. Bu nedenle, belirtilen kalite gerekliliklerini korurken, fikirden nihai sonuca giden yolun mümkün olduğunca uygun maliyetli ve zamandan tasarruf ettirilmesi sorusunun açıklığa kavuşturulması önemlidir.
Bu makalede, pragmatik bir süreç analiz biçimini sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu klasik yöntemin çalışanlara sistemler, iş süreçleri veya karmaşık sorunları iletme gibi konularda, kollaylığı ve anlaşılabilirliği nedeniyle uygulamada kendini kanıtlamıştır.
Kaplumbağa yöntemi (kaplumbağa diyagramı)
“Turtle” kaplumbağa için ingilizce kelimedir. Kaplumbağa yöntemi, süreç analizi için bir araçtır ve onun yardımı ile riskler ve zayıf noktalar tanımlanmalıdır. Otomotiv endüstrisinde geliştirilen kaplumbağa yöntemi, süreç analizi ve denetim hazırlığı için klasik araçlardan biri olarak değerlendirilmektedir. Özel odağı, süreçlerin arayüzlerini ve farklı bir bakış açısıyla bunlara yeni bir bakış açısı kazanma olasılığını göz önünde bulundurmaktır.
Kaplumbağa diyagramının uygulama alanı
Kaplumbağa diyagramı aşağıadaki alanlarda kullanılır:
- bir süreç sunmak (süreç yönetimi)
- risk analizleri yapmak (maliyet tasarrufu)
- süreç analizleri yapmak (süreç optimizasyonu)
Kaplumbağa diyagramının temel soruları
- Hangi süreç söz konusudur?
- Süreçin sahibi kimdir?
- Süreç işlem girdileri nelerdir? (Input)
- Süreç sonucu nedir? (Output)
- Süreç nasıl uygulanır? (Donanım)
- Sürece kimler katılıyor ve hangi beceriler gerekiyor?
- Süreç nasıl ölçülür (Göstergeler)?
- Süreç nasıl kontrol edilir? (Yönergeler & Standartlar)?
- Söz konusu süreç için riskler nelerdir?
Avantajları ve dezavantajları
avantajları:
- Her bir özelliğin sistematik olarak, alt süreçlerde de dikkate alınarak yeni bir analiz bakış açısı alınır.
- Yapılandırılmış görselleştirme ile arayüzler ve bağımlılıklar (Input-Output) yüksek düzeyde şeffaflık oluşturur.
eksileri:
- Bireysel faktörlerin (kaynaklar, personel, prosedür) nasıl etkileşime girdiğinin ayrıntılı açıklaması, bir profil biçimindeki süreç açıklaması yoluyla elde edilemez.
- Bir süreç zincirini analiz ederken, tek tek kaplumbağaları birbirleriyle karşılaştırmak gerekir. Bunun içinde yüksek çaba göstermek gerekir.
Kaplumbağa diyagramının hedefleri
Klasik organizasyon şemalarında ve süreç tanımlarında kimin ne yaptığı sorusu, kaplumbağa modelinde her bir işlem adımı için neden, ne zaman, ne, nasıl, nerede ve ne kadar iyi olduğu ile genişletilir. Bireysel süreç adımlarının gerekliliği, başarı için kritik ayrıntıların düzenlenmesindeki belirsizlikler bir şekilde görülebilir. Ayrıca çalışanların arayüz duygusunu keskinleştirir, bağımlılıkları gösterir, şeffaflığı sağlar ve ölçülen değerleri belirler.
Bu modele dayanarak, çalışma alanları ve süreçler arasındaki örtüşmeler ve ilişkiler gösterilebilir. Bu, süreçler içindeki zayıflıkları ortaya çıkarabilecek daha yüksek bir şeffaflık seviyesi oluşturur. Bu, çözümlere yaklaşımların daha çabuk bulunabileceği ve uygulanabileceği ve mümkün olan en iyi süreç optimizasyonunun gerçekleştirilebileceği anlamına gelir.
İşlemleri anlaşılabilir bir şekilde sunmak için, grafiksel olarak bir kaplumbağa (“kaplumbağa”) şeklinde hazırlanırlar. Böyle bir kaplumbağa grafiğinin temel unsurları süreç girdi ve çıktı, hedefler ve kaynaklar, ilgili çalışanlar, kilit figürler ve ilgili yöntemlerdir. Kaplumbağanın başı ve kuyruğu, işlemin giriş ve çıkışını eşler. Bacaklar, hedeflere ulaşmak için gerekli kaynakları ve kontrol araçlarını temsil eder.
Standartları, iş akışlarını, üretim ve hizmet süreçlerini analiz etmek, gözden geçirmek ve tasarlamak için yararlı bir araçtır. Bir tedarik zinciri boyunca sağlam bir üretim süreci ve kalite sağlamak için, Otomotiv Endüstrisi VDA Birliği, temel olarak bu modele dayanan kalite standartları ve kontrol listeleri geliştirmiştir.
Kaplumbağa modeli, ISO / TS 16949’da, tanıma ve etkileşimlerle süreç odaklı bir yaklaşım yönetimiyle eşleştirilmiş olarak bir süreçler sistemi uygulamasıyla açıklanan süreç kavramının en önemli ilkelerini içerir.
Uygulama
Kaplumbağa analizi yapmak için, sembolik kaplumbağa (Şekil 1) bir işlemden gelen bilgilerle doldurulur. Kalkan gövdeleri basit adımlarla doldurulur:
1. Önce sürecin adını tanımlayın ve işlem sahibinin adını (yani, bundan sorumlu kişi) girin. “Kafanın” doldurulması önemlidir: Süreç için girdiyi (Input) anahtar kelimelerle açıklayın. “kuyruk”´da İşlemin sonucu tarif edilmelidir (Output).
2. Ardından şu soruyu cevaplayın: Süreç nasıl yürütülür? Kaplumbağanın ilk bacağında, işlemi gerçekleştirmek için gerekli ekipman listelenir. Süreç yoğun BT (bilişim teknolojisi) yoğunluğu varsa yada özel tesis veya özel malzeme gerektiriyorsa, burada listelenir.
3. Sonraki soru: Süreç kiminle gerçekleştiriliyor? Bu insanlar hakkında değil, roller hakkında. Her şeyden önce, hangi niteliklerin süreci yürütmek için kullanılacak insanlara sahip olmalıdır. Yeni çalışanlara talimat verirken uyulması gereken kurallar ve yönergeler var mı?
4. Kaplumbağanın bir sonraki bacağı “nasıl” sorusunu soruyor? Buradaki odak noktası, süreç içinde kullanılan talimatlar, prosedürler ve tekniklerdir. Bu, kontrol listelerini veya uyulması gereken yasal gereklilikleri de içerir.
5. Son ayağı doldurmak için şu soru ortaya çıkar: Süreç nasıl kontrol edilir? Bu, sürecin ölçüldüğü performans göstergelerine yöneliktir. Dolayısıyla değişiklikleri ölçmek ve belgelemek için kullanılan süreç göstergeleridir.
6. Geriye kalan, kaplumbağanın “gıdası” dır, yani analizi gerçekleştirmek için gerekçe. Hizmet sektöründeki tipik bir optimizasyon potansiyeli, bir proses akışının süresi veya bir hata oranıdır. Kaplumbağa tamamen dolduğunda, işlemin kuvvet ve zayıflık analizi değerlendirilir (SWOT). Mümkünse aynı zamanda iyileştirme fırsatları da keşfedilmiştir. Sonuçlar daha sonra her işlem için bir sayfada özetlenmelidir.
Bunun için kağıt şablonları kullanılabilir. Bununla birlikte, programlar tarafından sağlanan sayısallaştırılmış sürümler de (Vi-Flow) vardır. Bu tür yazılım çözümlerinin kullanımı, hızlı ve veritabanı kolay grafik süreç modellemesi sağlar.
Sonuç:
Kaplumbağa yöntemi, etkileşimde tüm süreç akışını haritalayan süreç faktörlerinin sistematik bir analizini temsil eder. Analiz alanlarının münferit alanlarına bölünmesi, ilgili bileşenlerin değerlendirilmesini daha kolay ve daha erişilebilir hale getirir. Bu, süreç akışlarının şeffaflığının artırılmasını ve optimize edilecek alanlarda odaklanmış bir müdahale seçeneğinin bulunmasını sağlar. Bu, tüm sürecin başarısını olumlu bir şekilde destekleyebilecek bireysel özelliklerin verimliliğinin ve etkinliğinin artırılmasını sağlar. Bu, bir şirketin tüm süreç akışlarına uygulanırsa, genel yapı sinerjik olarak destekleyicidir.