Dünyada 750 Milyon kişinin kullandığı tahmin edilen Excel, Microsoft’un amiral gemilerinden. Çok doğal… Çünkü esnek, çok fonksiyonel ve basit. Daha da güzeli her şeyi yapabileceğiniz ucuz bir platform.
Excel’de yapabilecekleriniz hayal gücünüzle sınırlı. Çalışanların maillerinden sonraki en büyük iş takip aracı. Teklif hazırlama formumuz, üretim takip formumuz, bütçemiz, maliyetimiz her şeyimiz…
Neredeyse her iş programının bir Excel’e gönder ya da Excel’den al fonksiyonu var. Yazılım danışmanlarına ya da IT departmanına ihtiyaç duymadan kendi raporlarınızı üretebileceğiniz en hızlı ve ekonomik platform. Excel konfor alanımız. Stockholm sendromumuz. Excel mükemmel ve bir o kadar da müthiş bir araç.
Müthiş, Türkçe’de en yanlış kullanılan kelimelerden birisi. Türk Dil Kurumu Sözlüğü’nde açıklaması şu şekilde verilmiş:
Korkuya düşüren, korkunç, dehşetli
Çok rahatsız eden, dayanılmaz
Peki Excel neden müthiş?
Bu soruya cevap verebilmek için ilk önce şirketlerde hangi amaçlarla kullanıldığına bakmamız lazım. Excel hangi amaçlarla kullanılıyor?
- Veri girişi ve takibi amcacıyla kullanımı çok yaygın. Sipariş takip Excel’i, üretim takip Excel’i, müşteri ziyaretleri Excel’i… Gerisini siz getirin
- Excel, hesaplama aracı olarak en çok kullanılan yazılım. Hesap makinesinden bile daha kolay kullanımı. Birçok şirket Excel’i ya birincil maliyet hesaplama aracı olarak kullanıyor ya da kontrol aracı olarak. Pirimleri Excel haricinde hesap eden kaç şirket vardır ki?
- Excel’in raporlama amaçlı kullanımı da çok çok yaygın. Şirketlerin karlılık raporları, üretim verim takipleri, stok değer artış ya da azalışları, pivot tablolar, grafikler havada uçuşuyor.
- Planlama-Çizelgeleme.. İş planları, proje planları, üretim planları.. Hepsi Excel’de.
- Şimdi bir kısmınız “Onlar da ne ki, ben Excel’de bir program yaptım” diye başlayan cümleler geçiriyor aklından. Evet birçok amatör programın da altyapısı Excel.
Diyorum ya sınırı yok yapabileceklerinizin. İşin en güzel yanı da Excel’i bu amaçlarla nasıl kullanacağınıza dair binlerce yazı ve video bulabilirsiniz. Ben ise sizlere Excel’i neden kullanmamanız gerektiğini anlatacağım.
Excel’i neden kullanmamalıyız?
Kullanıcı hatasına ya da manipülasyonuna açık bir yazılım, yetkisi olan herkes veri ya da formülleri bozabilir, değiştirebilir.
Veri güvenliği yok. Yetkilendirme ve şifreleme yetenekleri oldukça temel düzeyde.
Varsayımlar ve formüller denetlenebilir değil. Sıkı bir denetim sürecinde tek tek tüm formüllerin izini sürmeniz gerekir.
Excel’in Log tutma kabiliyeti yok. Ne kadar Google Sheets ve 365 sürümünde tarihçesine gitme şansınız olsa da bu yeterli bir log kaydı değil.
Tabloları ya da formülleri ilk oluşturana bağımlı bir yazılım. Aynı hesaplamayı onlarca farklı yöntemle yapabilirsiniz, karmaşık Excel yazılımlarında bu çok daha büyük bir problem oluyor.
Büyük verilerin işlenmesinde yetersiz ve yavaş bir yazılım. İnanın çok büyük veriler kullanarak Excel’de analiz yapmak istemezsiniz.
Bulut çözüm olarak kullanılsa dahi bilgiye erişmek zor. Erişsek güncelliğinden de emin olamıyoruz. Ne diyoruz:
Ortağa yükledim.
Maliyet analiz son!
Yok pardon bu en son…
Onlarca Excel dosyası içinden ihtiyaç duyduğunuz dosyayı ardından doğru versiyonu sonrada veriyi bulmanız gerekli. Ortağa da yazık, size de yazık.
Dosya kaybolabilir, silinebilir, bozulabilir, bir versiyon geçişinde tüm tabloyu yeniden yapmak zorunda kalabilirsiniz.
Raporlama için ya veritabanınızı Excel’e açacaksınız, ya birisi her seferinde veri çekip içine yükleyecek, her seferinde bir dünya kontrol, bir dünya tantana.
Hadi bunları geçtim, daha da önemlisi Excel şirketlerde doğru dijitalleşmenin önündeki en büyük engellerinden birisi.
Nasıl yani? Excel de dijital değil mi? Evet dijital ama SUVler gibi her şeyi yapabilirsiniz ama hiçbirini tam yapamazsınız. Doğru çözümleri araştırma ihtiyacı duymazsınız. Mevcut araçlarınızdan dahi tam anlamıyla faydalanamazsınız Excel varken. İşini Excel’de hallettiğini sanan birisi aslında ERP, BPM ya da CRM yazılımında olması gereken verileri ya mükerrer işliyor ya da işlemiyordur. Raporlama aşamasına gelindiğinde de Excel ile oradaki verileri birleştirmekle uğraşırsınız.
Kısacası Excel ağrı kesicidir, gerçek ihtiyaçlarınızı görmenizi engeller.
Çok mu haksızlık ettim? O zaman gelelim eski dost düşman olmaz kısmına:
Excel’i ne amaçla kullanabiliriz:
- Kontrollü bir şekilde olmak kaydıyla ana yazılımımız için veri oluşturma ve aktarım işlerinde elimizi kuvvetlendirir ve hızlandırır,
- Nispeten küçük veri setleri ile bir sefere mahsus ya da ayda yılda bir yapılacak analiz, karşılaştırma, doğrulama, raporlama çalışmalarında
- Sisteminize entegre etmek istediğiniz hesaplamaların ve raporların ön modellemesinde kullanabileceğiniz en iyi yazılımdır Excel.
- Çözüm için doğru yazılım bulunamadığı ya da asıl yazılıma bütçe ayrılamadığı durumlarda en iyi alternatif Excel olacaktır.
Bunlara benzer, rutin süreçlerimizin parçası olmayan işlerin yapılması için İsviçre çakısı gibidir Excel. Testere yokken odun da keser, tornavida yokken vida da sıkar.
Ancak siz yine de odunu yatay kesecekseniz testere, dikine yaracaksanız balta kullanın. İsviçre çakınız küçük işler için cebinizde dursun.
Hızlanmak için doğru araçlarla çalışın. Verilerin içinde kaybolmayın. Bilime güvenin, doğayı sevin. Sağlıcakla kalın.