Veri sınıflandırma, ihtiyaç duyulan dokümanlara erişebilmek için gerekli olan kategorilere ayırma, sıralama ve saklama işlemlerinin organizasyonu olarak tanımlanmaktadır. Güvenli veri paylaşmanın temelini oluşturan veri sınıflandırmanın iyi şekilde planlanması, risk yönetiminin yapılması, yasal uyumluluğa sahip olması ve dokümanların yaşam döngüsünün oluşturulması gerekmektedir.
Veri sınıflandırmada temel amaç, doğru verilerin doğru yetkilerle hızlı şekilde ulaşılmasını sağlamaktır. Bunun yanı sıra yasal uyumluluk ihtiyacı sebebiyle özellikle kişisel verileri içeren dokümanların kategorizasyon işlemi zorunlu halde gelmiştir.
İki tür veri sınıflandırma bulunmaktadır. Bunlar;
Kişisel veriler, ne zaman imha edileceklerinin belirlenebilmesi için şirket içerisinde yer alan departmanların sahip oldukları her bir süreç özelinde kategorilere ayrılıp sınıflandırılmalıdır. Kategorilerin belirlenmesi, ilgili oldukları süreçler ve saklama süreleri ile birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır. Saklama sürelerinin belirlenebilmesi için hem şirketin meşru menfaati hem de yasal zorunluluklar gözetilmelidir.
Kişisel verilerin nasıl saklanacağının belirlenebilmesi için şirket içerisinde yer alan departmanların sahip oldukları her bir süreç özelinde hassasiyet etiketine sahip olması gerekmektedir. Örnek vermek gerekirse, özel nitelikli olarak geçen kişisel veriler "çok gizli bilgi" olarak etiketlenmeli ve bu veriler yasanın belirlediği şekilde saklanmalıdır.