İnsan Kaynakları
1. Puantaj
PDKS: Günlük olarak personelin giriş saatleri, çıkış saatleri, fazla mesailerinin takibi ve tabloya işlenmesi
Ücretli İzin: Yönetmeliklerimizde ve İş Kanununda belirtilen durumların tespiti ve ilgili izinlerin ücretsiz(mazeret izni) olarak kullandırılması ve takibi
Ücretsiz İzin: Çalışan tarafından imzalı form ile talep edilen izinlerin PDKS verileri ile karşılaştırılarak tabloya işlenmesi ve kesintilerin yapılması. Form doldurmadan izin kullanan çalışanların formlarının temin edilmesi.
Görev Seyahat: Çalışanların yurtdışı, yurtiçi görevlendirilmeleri sonucu hak ettikleri mesai saatlerinin doğrulanması ve tabloya işlenmesi.
Kısmi Zamanlı Çalışma: Kısmi süreli çalışanlarımızın firmamıza gelerek faaliyet gösterdiği günlerin takibi ve tabloya işlenmesi.
Yıllık İzin: Onaylanan yıllık izin takvimlerinin duyurulması, formlarının doldurulması, yıllık izin defterlerinin imzalanması. Yıllık izinlerin doğru aralıkta kullanılmasının takibi, kalan yıllık izinlerin tablosunun oluşturulması ve yıl içerisinde kullandırılması.
2. Rapor ve Vizite İşlemleri
Sağlık kuruluşlarından alınmış olan istirahat raporlarının puantaj tablosuna işlenmesi. SGK vizite giriş ekranından onay verilmesi veya manuel olarak girilerek kaydının yapılması.
3. Avans Hesapları
Çalışanların ay içerisinde şirket hesaplarından almış oldukları avansların takibi ve ilgili ay maaşından tahsili.
Çalışanların yönetmelikte belirtilen kaidelere uymak koşuluyla almış oldukları taksitli avansların takibi ve ilgili ay maaşından tahsili.
4. Aylık Ücret Ödemeleri
Yukarıda belirtilmiş olan ilk 3 maddede yer alan bilgiler doğrultusunda çalışanların ilgili ayda hak etmiş oldukları ücretlerin hesaplanarak maaş hesaplarına ödenmesi.
5. Bordro ve Hesap Pusulalarının Hazırlanması ve İmzalatılması
Ödenmiş olan ücretler üzerinden bordro ve hesap pusulaları hazırlanır ve tüm çalışanlara imzalatılır. Bu aşamada ücretlerinde sorun olduğunu düşünen, detay öğrenmek isteyen tüm çalışanlara ilgili açıklamalar yapılır.
6. İşe Alım Süreçleri
Personel Talep Formu: istihdamı talep edilen çalışanın bağlı bulunduğu yöneticisi tarafından hazırlanmış ve Şirket Müdürü tarafından onaylanmış talep formunun alınması.
İlan Açma: Mavi yaka ise eleman.net, beyaz yaka ise kariyer.net üzerinden ilanın açılması, günlük ilan tarihinin güncellenmesi.
Aday Süzme: talep formunda belirtilen kriterlerde başvuru yapan adaylar arasından uygun adayların süzülmesi.
Telefon Görüşmesi ve Aday Daveti: uygun görülen adayların telefon ile aranıp randevulaşarak görüşmeye davet edilmesi. (pandemi sürecinde ilk görüşmeler telefon üzerinden yapıldı)
Birebir Görüşme: Firma içerisinde Aday ve İK arasında geçen ilk görüşme Mülakat Formu üzerinde değerlendirilir ve ilgili pozisyonun yöneticisiyle paylaşılır. Yöneticinin uygun bulması halinde 2. Görüşme gerçekleşir.
İlgili Pozisyonun Yöneticisi Eşliğinde Birebir Görüşme: Yönetici, aday ve İK birlikte görüşmeyi gerçekleştirir ve değerlendirme neticesinde bir üst adıma geçilir.
Üst Düzey Yönetici Eşliğinde Birebir Görüşme ve Teklif: beyaz yaka alımlarında Şirket Müdürünün de görüşmeye katılması ve adaya teklif yapılması
İşe Başlangıcı Onaylanmış Kişiden Talep Edilecekler: Çalışmaya başlayacak personele İşe Başlangıçta Tamamlanması gereken evrak listesinin verilmesi ve iş başı yapacağı gün teslim alınması
Çalışacağı Pozisyon için ihtiyacı olan materyallerin talepleri: mavi yaka ise idari işlerden iş elbisesi, ayakkabı ve KKD talep edilmesi ve çalışana teslimi. Beyaz yaka ise bilgi sistemleri sorumlusundan bilgisayar vs. kurulum talebi. PDKS kaydı yapılması.
Evrak kontrollü ve İşe Giriş İşlemleri: Çalışanın getirdiği evrakların kontrolü ve sözleşme, taahhütname vb. dokümanlar imzalatılması, özlük dosyasına yerleştirme.
Tanıştırma: İş başı yapan yeni çalışan tüm idari kadro ile tanıştırılır.
Çalışacağı yere bırakma: çalışacağı oda gösterilir ve amirinin nezaretine bırakılır
Oryantasyon: İnsan kaynakları ile başlayan oryantasyon sürecinin kendisine anlatılması ve formun kendisine teslimi. 1 hafta sürecek oryantasyon sürecinin zamanında bitirilmesi için takip edilmesi.
Deneme Süresi Değerlendirme: Çalışanın 2. Ayını doldurmasına 1 hafta kala için Outlook’a hatırlatma kurma ve dönem geldiğinde amiri, bir üst amiri ve İK’nın yapmış olduğu değerlendirme neticesinde işe devam veya iş akdi feshi kararı.
7. Disiplin Süreçleri
Çalışanların Disiplin Uygulama Cetveline aykırı davranışları neticesinde kendilerine yönetmelikte belirtildiği üzere ihtar, kınama cezaları verilmesi. (Cezalar, yöneticiden gelen bildirimler, çalışma arkadaşları tarafından iletilen aksaklıklar veya PDKS verilerinden elde edilen geç kalmalar üzerine yazılabilmektedir.) Disiplin Uygulama Cetvelinde belirtilen tekrar sayısına ve amirinin/Şirket Müdürünün talimatıyla iş akdi feshi de gerçekleştirilebilir. Tüm bu süreçlerde şirket avukatı ile koordineli olarak çalışmalar yürütülmektedir.
8. Vize Hizmetleri
Çalışanlarımızın yurtdışı seyahat planlarında vize alım süreçleri danışman aracılığı olmadan insan kaynakları tarafından gerçekleştirilmektedir.
9. İSG
Şirketlerin İSG süreçleri, İSG uzmanı ve iş yeri hekimi ile iletişim insan kaynakları tarafından yürütülmektedir.
Kısa süreli çalışma yapacak tedarikçilerin evrak takibi, işletmeye giriş onayı.
10. Organizasyonlar
Şirket içi muhtelif organizasyonlar planlanmakta, takvim oluşturulmakta ve idari işler ile iş bölümü içerisinde organizasyonlar gerçekleştirilmektedir. (kahvaltı, bayramlaşma, turnuva, doğum günü kutlamaları, dışarıdan sağlanan eğitimler vb.)
11. Çalışan Talepleri
Çalışanların resmi işlemler için yardım talepleri, resmi belge ve doküman talepleri, yıllık gelir belgeleri, vergi dairesi işlemleri, sgk işlemleri gibi hususlarda kendilerine yardımcı olmaya çalışmaktayız.
12. Eğitim
Yıl içerisinde gerçekleşen müşteri şikâyetleri, uygunsuzluklar ve bireysel eğitim talepleri, yetkinlik değerlendirme etkinliği doğrultusunda bir takvim hazırlanır ve takvime uyum, eğitimlerin takibi. Organizasyonu İK tarafından takip edilir.
13. Performans Ölçme ve Değerlendirme
Yılda 2 kez yapılmak üzere yönetmelikte yer verilen performans değerlendirme kurumlarımızda yılda 1 kez olarak uygulanmaktadır. Yapılan değerlendirmeler yılık ilk zamlı ödenen maaş yazıları ile birlikte çalışanlara kapalı zarflarda verilir.
14. Bütçe
Faaliyet gösterdiğimiz tüm firmalar için aylık bütçe tablosu oluşturulur.
15. Faaliyet Raporları
Faaliyet gösterdiğimiz tüm firmalar için aylık faaliyet raporu oluşturulur.
16. Özlük İşlemleri
Çalışanların özlük dosyalarının eksiksiz oluşturulması ve içerisindeki evrakların güncel olması.
17. SGK İşlemleri
Aylık sgk çalışmalarının yapılması ve tahakkuk fişlerinin oluşturulması. Oluşturulan tahakkuk fişlerinin ödenmek üzere finans sorumlusuyla paylaşılması.
18. İŞKUR Bildirimleri
Aylık çalışan profilinin İŞKUR internet sitesinden bildiriminin yapılması, ayrılan, eklenen personelin sisteme yüklenmesi.
19. Tasarım Merkezi
Tasarım merkezi argera programına izinlerin girilmesi, istisna tablolarının hazırlanması, 3 aylık beyan tablolarının hazırlanması, sgk işlemlerinin yapılması.
20. İşten Çıkış İşlemleri
İstifa: istifa mektubunun alınması, ihbar süresinin başlatılması, iş arama izinlerinin kullandırılması, çalışan ile her konuda mutabakata varılması ve ihbar süresi sonunda evrakların imzalatılması, ücret ödemesi.
İşveren tarafından fesih: bildirimli, bildirimsiz ayrımına göre hesaplamaların yapılması, çalışana bildirilmesi, evrak imzalatılması, çalışana ayrılana kadar refakat edilmesinin sağlanması, ödemesinin yapılması
Disiplin suçu vb. sebeplerle fesih: avukat ile durum değerlendirmesi, konu özelinde detaylı araştırma çalışana bildirilmesi, evrak imzalatılması, çalışana ayrılana kadar refakat edilmesinin sağlanması, ödemesinin yapılması
Emeklilik: çalışmaya devam etme durumu öğrenme, evrakların hazırlanması, tazminat ödemesinin yapılması, işe devam edecekse tekrar işe girişinin yapılması
21. KKD Takibi
Kişisel Koruyucu donanımların teslimi, dolaplarda bulunan adetlerin takibi, taleplerinin açılması ve yerlerine yerleştirilmesi.
22. İlkyardım
İlkyardım personelinin sertifika sürelerinin takibi, eğitim organize edilmesi
23. Acil Durum ve Tatbikatlar
Acil durumlarda ve tatbikatlarda İSG uzmanı ile koordineli çalışmak, planların güncel kalmasını sağlamak, çalışanların sağlığını ve güvenliğini takip etmek
24. Sağlık Taramaları
3 yılda bir tekrarlanması gereken personel sağlık taramalarının takibi
25. Fenni Muayeneler
Yıllık olarak yapılması gereken muayenelerin takibi
26. Zimmet İşlemleri
Çalışana zimmetlenecek demirbaşların evrak takibi, bilgisayar, araç, telefon, ölçüm aletleri vs. zimmet formlarının imzalatılması ve özlük dosyasına yerleştirilmesi.
27. Çırak ve Stajyer Takibi
Kurumumuzda çalışmakta olan çırak öğrencinin aylık puantajları, ödenen ücretin teşvikten faydalanabilmesi için evrak takibi, öğretmenleri ile iletişim.
28. Müşteri Ziyaretleri İçin Evrak Hazırlama
Müşteri firmasında üretim alanında çalışma yapacak olan çalışanlarımız için talep edilen tüm evraklar hazırlanır ve ilgili kişiyle paylaşılır. (isg eğitimi, iş sağlığı eğitimi, hizmet dökümü, iş eğiriş evrakları, sağlık muayeneleri, görevlendirme yazısı vb.)
29. Fenni Kaza Sigortası Aylık Kişi Bildirimleri
Çalışanların tamamına tanımlanmış olan özel ferdi kaza sigortasının tüm çalışanları güncel olarak kapsayabilmesi için sigorta şirketine çalışan ad/soyadı ve TC kimlik numaraları iletilir.
30. Departmanlara Göre Aylık Ücret Dağılımları
Her ay başı muhasebe departmanına gider faturalarının dağılımında kullanılmak üzere personel listesi, çalıştığı departman ve görev listesi iletilir.
31. Departman Yöneticileri Bütçe Çalışmaları İçin Kendine Bağlı Bulunan Ekiplerin Ücret Hesaplamaları
İlgili ayın ücretleri çalışan hesaplarına ödendikten sonra departman yöneticilerine kendilerine bağlı bulunan çalışanların hakkedişleri tablo oluşturularak iletilir.
32. BES
Çalışanların işe girişlerde bireysel emekliliğe kaydı, bireysel emeklilikte kaydı bulunanların aylık ücretlerinden kesinti yaparak BES hesaplarına yatırılması
Hizmetler Standartları →
Yukarıda bahsedilen ve her biri ayrı ayrı yüksek düzeyde öneme sahip iş süreçlerinin belli standartlarda yürütülmesi birinci önceliğimizdir. Şirketinizle yapılan anlaşma neticesinde sırasıyla analiz, kavramsal tasarım ve uygulama ve denetim süreçleri takip edilerek istenen sonuca ulaşılması amaçlanmaktadır. Bu hizmeti alırken şirketinizde 'yürütücü' sıfatıyla bulunan personeliniz öncesinde tüm bu süreçler ile ilgili ön eğitime tabi tutulur. Bunun yanı sıra tüm uygulamalar ile ilgili pratik demolar gösterilerek süreçlere tam hakimiyet sağlanır. Son aşamada uygulamaya alınan süreç tarafımızdan denetlenir ve sözleşme süresi boyunca belirlenen standartlarda uygulanması sağlanır.
Öne Çıkan Çözümler
Günlük olarak personelin giriş saatleri, çıkış saatleri, fazla mesailerinin takibi ve tabloya işlenmesi.
Sağlık kuruluşlarından alınmış olan istirahat raporlarının puantaj tablosuna işlenmesi.
Çalışanların ilgili ayda hak etmiş oldukları ücretlerin hesaplanarak maaş hesaplarına ödenmesi.