Elektronik fatura düzenlemesinin hayata geçmesi ile birlikte matbu faturaların kullanım oranı azalmaya başlamıştır. Basılması, yazılması, müşteriye ulaştırılması ve saklanması gibi problemler matbu faturaların sonunu getirmektedir.
Matbu faturalarda yapılan hataların düzeltilmesi zordur. Ayrıca tekrarlanan işlemlerde, her seferinde aynı bilgileri yazmak zorunludur. Bu bakımdan; E-fatura kullanmanın avantajları, dezavantajları nedir araştırması yapanlar, matbu faturalardan uzaklaşmaktadır.
Vergi Usul Kanunu kapsamında yayınlanan genel tebliğler ile E-fatura kullanmak zorunda olanlar değişmektedir. Yıllık brüt satışlar baz alınmaktadır ve miktarlar her sene Ocak ayında yenilenmektedir. Ancak zorunlu olmasa bile firmalar, kendi istekleri ile E-fatura uygulamasına geçebilmektedir.
E-Fatura Avantajları Nelerdir?
Elektronik fatura düzenlemesine geçen firmaların sipariş ve faturalandırma işlemlerini daha verimli bir şekilde yürüttükleri görülmektedir. E-fatura kullanmanın avantajları, dezavantajları nedir şeklinde değerlendirme yapılmıştır ve ortak aklın sonucu olarak ortaya çıkmıştır. Genel hatları ile E-faturanın avantajları şöyledir:
- Matbu faturalar gibi fiziki bir yapısı bulunmadığından kağıt ve mürekkep gibi sarf malzemesi giderleri azalır.
- Matbu faturalar, kargo ile gönderilirken, elektronik faturalar e-posta yolu ile gönderilir. Böylelikle kargo masrafı ortadan kalkmış olur.
- E-faturalar, elektronik ortamda klavye ile hazırlandığı için yazma usulüne kıyasla daha hızlı hazırlanır. Ayrıca yazının niteliğine ve içeriğine dikkat edilmesine gerek kalmaz.
- Faturalar çabuk hazırlandığı için diğer işlemler de hızlanır ve fatura müşteriye daha çabuk ulaşır. Bu da tahsilatların beklenenden daha hızlı yapılmasını sağlar.
- Veriler bilgisayar ortamında saklandığı için rafları ve faturaları karıştırmaya gerek kalmadan, hızlıca eki faturalara ulaşılır.
- Güvenlik de E-fatura avantajları arasındadır. Bilgilerin kaybolması gibi bir risk bulunmamaktadır.
- Düzenlenen faturalar dijital olarak saklanır ve işyerinde matbu faturaların oluşturacağı kalabalığın önüne geçilir.
- Devamlı müşterilerin adres, banka, unvan gibi bilgileri programlarda bulunacağından, bu veriler tek tuşa yeni faturaya aktarılabilir.
E-Fatura Dezavantajları Nelerdir?
E-fatura kullanmanın avantajları dezavantajları nedir şeklinde yapılan analizler sonucu avantajlarının daha fazla olduğu yönünde kanaat oluşmaktadır. Ancak yine de, kendi rızası ile E-fatura sistemine dahil olacak olan kişilerin olumsuz hususları da incelemesi gerekmektedir. E-fatura dezavantajları şöyle sıralanabilir:
- E-fatura sistemine dahil olan firmaların, mali mühür edinmeleri zorunludur. Sadece şahıs firmaları için istisna bulunmaktadır ve şahıs firmaları E-imza ile elektronik faturalarını oluşturabilirler.
- E-fatura kullanmak zorunda olanlar dışında kendi isteği ile elektronik fatura kullanmayı seçmiş olanlar, elektronik fatura sisteminden çıkamazlar. Kanunen E-fatura sisteminden çıkma hakkı verilmemiştir.
- Matbu faturalarda 7 günden eski olan işlemlere dair fatura kesildiği durumlar olmaktadır. Ancak E-fatura kullananlar, sistem üzerinden işlem yaptıkları için eski işlemleri faturalandıramaz.
- Ayda 500 faturadan fazla işlem yapılamaz ve ücret ödemeden sistemdeki ekstra modüller kullanılamaz.