Proje yöneticisinin başlıca eylem seçenekleri nelerdir?
Etkin bir maliyet yönetim sisteminde hangi unsurlar bulunur?
Risk izleme ve kontrol süreçleri kapsamında proje yöneticisinin kullanabileceği teknikler nelerdir?
Kazanılmış değer yönetimi nedir?
Kazanılmış değer yönetimi yaygın biçimde kullanılan bir performans ölçüm tekni- ğidir. Projenin kapsamı, maliyeti ve zaman çizelgesi ölçümlerini bütünleştirerek proje yönetim ekibinin proje performansını ve ilerlemesini değerlendirmesine ve ölçmesine
yardımcı olan grafiksel bir araçtır.
Çizelge sapması (SV) nedir?
Çizelge sapması (SV); bir projedeki zaman çizelgesi performansının bir ölçümüdür. Kazanılmış değer, planlanmış değerden çıkarılarak bulunur. Kazanılmış değer yönetimi çizelge sapması proje tamamlandığında planlanmış değerlerin tamamı kazanılmış hâle geleceği için sıfıra eşitlenecektir.
Kritik Oran (CR) nasıl hesaplanır?
Proje görevleri için kritik oran hesaplanabilmesinde çizelge oranı ve maliyet oranlarına ihtiyaç duyulur. Bu iki oranın çarpılması ile kritik oran hesaplanır. Çizelge oranı gerçekleşen ilerlemenin planlanan ilerlemeye oranlanması bir başka ifadeyle kazanılmış
değerlere dayalı olarak EV/PV oranı ile hesaplanır. Burada beklenen oranın yine 1’den büyük olmasıdır. Maliyet oranı ise bütçelenen maliyetin gerçek maliyete bölünmesi ile bulunur. Maliyet oranı kazanılmış değer verisinden hareketle EV/AC işlemi ile de bulunabilir. Bu oranda da beklenen yine 1’den daha büyük bir değere ulaşılmasıdır.
Projede kontrol neleri içerir?
Kontrol; düzeltici ya da önleyici eylemleri belirlemeyi ve gerçekleştirilen eylemlerin performans sorununu çözüp çözmediğini belirlemek üzere eylem planlarının izlenmesini ya da yeniden yapılanmasını içerir.
Proje durum toplantıları yaparken nelere dikkat etmek gerekir?
Projenin büyüklüğüne ve zaman kısıtlarına bağlı olarak uygun aralıklarla durum toplantıları yapılmalıdır. Durum toplantıları haftalık olabileceği gibi aylık da olabilir. Ama gereğinden daha sık yapılan toplantılar proje bireylerinin sıkılmasından veya
diğer farklı nedenlerden dolayı başarıdan çok başarısızlık kaynağı hâline de gelebilir. Başlangıçta haftalık yapılan toplantıların aralıkları, projenin ilerleyen aşamalarında iki haftada bire ve daha sonra da ayda bire uzatılabilir.
Katılımcıların belirlenen gündemi ve toplantı süresini önceden bilmeleri ve mümkün olduğunca belirlenen bu gündem ve süreye sadık kalınması durum toplantılarından beklenen faydayı arttıracaktır.
İşler beklenildiği gibi gittiğinde ve projenin amaçlarında bir sapma meydana gelmediğinde durum toplantıları yerine durum
raporları ile projenin yürütülmesine devam edilir.
Özellikle problemlerin çözümüne ve/ veya proje üyelerinin fikirlerine ihtiyaç duyulduğunda toplantıların ertelenmesi veya hiç
yapılmaması yoluna gidilmemelidir. Zira böyle durumlarda yüz yüze görüşmenin vereceği avantaj ile problemin çözüm süreci hızlanabilir.
Durum toplantısı yöneticisinin veya onun görevlendireceği bir kişinin toplantı süresince not alması sağlanmalıdır. Hangi işin kim tarafından, ne zaman, nasıl ve hangi kaynakları kullanarak yapılacağına ilişkin olarak alınan tüm kararlar dikkatli bir biçimde not edilmelidir. Toplantı sonunda toplantı yöneticisi, alınan notları gözden geçirerek bir kez daha yüksek sesle tüm katılımcılara okumalı ve olası yanlış anlamaları tamamen ortadan kaldırarak toplantıyı sona erdirmelidir.
Önleme nedir?
Önleme; projenin istenildiği biçimde ilerleyebilmesini sağlamak için proje planından olası sapmaların ortaya çıkmasının engellenmesidir.
PMBOK’a göre maliyet kontrolünün içermesi gereken ögeler nelerdir?
Planlanmış Değer (PV) nedir?
Planlanmış Değer (PV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilecek çalışmalara tahsis edilen onaylanmış bütçedir. Onaylanan çalışmaya ilişkin tüm bilgileri içermekle beraber proje sürecinde tüm fazlar için bütçe değerlerini de içerir. Planlanmış değer kazanılmış değer yönetiminde temel çizgi olarak da adlandırılmaktadır.
Projenin izlenmesi nedir?
PMBOK’a göre proje çalışmalarının izlenmesi, proje yönetimi planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere projenin ilerlemesini izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.
Proje kontrol ve izleme sistemleri oluşturulurken yapılan temel hatalar nelerdir?
Kontrol ve izleme sistemleri oluşturulurken yapılan belli başlı hatalar, projede gerekli unsurların izlenmesi yerine izlemesi kolay unsurların seçimi, sonuçlar yerine faaliyetin kendisinin izlenmesi, çıktıları görebilmek için girdilerin izlenmesi ve projenin bir aşamasından diğer aşamasına geçildiğinde değişmeyen unsurların izlenmesi olarak sayılabilir. Örneğin, proje yöneticisi herhangi bir faaliyete ayrılan bütçenin %50’sinin harcandığı bilgisini kullanarak ilgili faaliyetin de %50’sinin tamamlandığı yanılgısına düşebilir. Çoğunlukla gerçekte durum böyle olmayabilir ve proje faaliyetinin küçük bir bölümü ayrılan bütçenin büyük bir bölümüne karşılık gelebilir. Proje yöneticisinin yukarıda örneklenen hatalara düşmemesi projenin başarılı olması açısından önemlidir.
Bir proje yöneticisinin izlemesi ve kontrolü altında tutması gereken unsurlar nelerdir?
Kazanılmış Değer (EV) nedir?
Kazanılmış Değer (EV); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşeni için gerçekleştirilen işin, o iş için tahsis edilen onaylanmış bütçe çerçevesinde ifade edilen değeridir. Kazanılmış değer çoğunlukla projenin tamamlanma miktarını yüzde olarak ifade etmekte kullanılır.
Projelerde sıklıkla karşılaşılan problemlerle baş edebilmek için proje yöneticisinin genel olarak neler yapması ve hangi özelliklere sahip olması gerekmektedir?
Her proje kendine özgü nitelikler taşıyor olsa da büyük ya da küçük birçok projede ortaya çıkabilecek benzer problemler bulunur. Önemli olan bu problemlere karşı hazırlıklı olmak ve problemler daha ortaya çıkmadan bile onlarla baş edebilmektir. Proje yöneticisinin ortaya çıkan problemi ne kadarlık bir zamanda çözmesi gerektiğini belirlemesi ve bir eylem planını yürürlüğe sokması gereklidir. Proje yönetimi tekniklerinin projeyi zamanında ve bütçe dâhilinde bitirme için yardımcı olacak unsurlar olduğu fikrine kapılmak, projenin başarısızlık ile sonuçlanmasına neden olabilir. Genel olarak düşünüldüğünde proje yönetiminin başarısı proje yöneticisinin problem çözme yeteneklerine bağlıdır denilebilir.
Miktar Sapması (UV) nasıl hesaplanır?
Miktar sapmaları planlanandan daha fazla materyalin kullanılması durumlarında ortaya çıkmaktadır. Miktar sapmasının hesaplanması için:
UV=(bütçelenen miktar - gerçekleşen miktar)x(bütçelenen fiyat)
eşitliğinden faydalanılır.
Maliyetin etkin kontrolünün sağlanması için izleme ve kontrol süreçlerinin hangi unsurları içermesi gerekir?
Gerçekleşen maliyet (AC) nedir?
Gerçekleşen maliyet (AC); bir faaliyet ya da iş kırılım yapısı bileşenine ilişkin olarak yerine getirilen çalışmaların tamamlanması için katlanılan ve kayıt edilen toplam maliyettir. Kazanılmış değerin ölçtüğü çalışmaların tamamlanması için gereken toplam maliyettir. Gerçekleşen değerin bir üst sınırı yoktur, kazanılmış değere ulaşmak için yapılan tüm harcamaların ölçülmesi gerekir.
Paydaş katılımının izlenmesi ve kontrol edilmesi alt sürecinde kullanılacak araç ve teknikler nelerdir?
Proje Yönetim Enstitüsü (PMT) Bilgi Birikim Kılavuzu (PMBOK, 2013) paydaş katılımının izlenmesi ve kontrol edilmesi alt sürecinde kullanılacak araç ve teknikleri Bilgi Yönetim Sistemleri, Uzman Görüşü ve Toplantılar olarak üç başlık altında sıralamaktadır. Bu araç ve teknikler için girdiler ise Proje Yönetim Planı, İş Performans Verisi, Sorun Kayıtları ve Proje Belgeleri olarak ortaya çıkmaktadır. Paydaş katılımının izlenmesi ve kontrol edilmesi sürecinin çıktıları ise İş Performans Bilgisi, Değişiklik Talepleri, Proje Yönetim Planı güncellemeleri ve Proje Belgelerinin güncellenmesi olmaktadır.
Maliyetlerin izlenmesi ve kontrolünde iş emirlerinin rolü nedir?
Proje yöneticileri iş emirlerini inceleyerek doğrudan işçilik maliyetlerini kontrol altında tutabilir. İş emirleri hangi proje kaynaklarının ne kadarlık bir süre için, ne tür faaliyetlerde kullanılacağını gösteren ve bunların proje planında yer alan bütçe değerlerini de veren belgeler oldukları için maliyet kontrol sisteminin doğal bir parçası olacaktır. İş emrini uygulayacak olan proje birimi (kişi, kurum veya bir grup) önceden planlanan bütçe değerlerine göre işin tamamlanamayacağını fark ettiğinde (örneğin ekstra iş gücüne ihtiyaç duyulması, iklim koşullarının el vermemesi yüzünden işin zamanında tamamlanamaması gibi durumlardan kaynaklanan maliyet artışları için), maliyet muhasebe değişiklik formunu muhasebe ofisine iletmesi gerekir. Bazı projelerde bu faaliyetler bilgisayar yazılımları ile yürütülür. Diğer bazı projelerde ise form doldurma işlemi klasik olarak kâğıt kalem yardımıyla yapılır.
PMBOK’a göre maliyet sapmalarına neden olan genel problemler nelerdir?
Maliyet sapması (CV) nedir?
Maliyet sapması (CV); bir projedeki maliyet performansının ölçümüdür. Projeler nadiren planlanan bütçenin altında tamamlanır. Gerçekleşen değer eğrisinin temel çizgi eğrisinin altında kalmasına sebep olan genel bir neden olarak kontrol noktasına kadar tamamlanması gereken faaliyetlerin tamamlanmamış olması gösterilebilir. Dolayısıyla kullanılmış olması beklenen parasal değer ya da iş gücü miktarı henüz kullanılmamış durumdadır. Maliyet sapması kazanılmış değer ile gerçekleşen maliyet arasındaki farkın bulunması ile hesaplanır.
Bir projede iletişimin kontrolünün sağlanmasının en önemli faydası nedir?
Proje Yönetim Enstitüsü (PMT) Bilgi Birikim Kılavuzu (PMBOK, 2013) iletişimin kontrolünü, projenin tüm yaşam çevrimi süresince proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için iletişimlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlamaktadır. Bu sürecin en önemli kazancı, projenin yaşam çevrimi boyunca herhangi bir zamanda proje katılımcıları arasında sağlıklı bir bilgi akışının sağlanmasıdır.
Proje kontrolünün unsurları nelerdir?
İyi bir proje yöneticisi, proje kontrolünün ne olduğunu tam olarak kavrayabilmek için üç unsur üzerinde durmalıdır. Bu unsurlar önleme, tespit etme ve eylem olarak sıralanabilir. Bu unsurlar aşağıda kısaca açıklanmıştır.
Tespit etme nedir?
Tespit etme; proje kontrolünün bu boyutunu bir erken uyarı sistemi olarak görmek mümkündür. Proje kontrol sistemi olası sapmalar için bir erken tespit sistemi olmalıdır. Herhangi bir plan sapmasına ne kadar çabuk müdahale edilirse problemin ortadan kaldırılması ve tekrar temel plana dönülmesi de o denli kolay olacaktır.
Projenin yürütülmesi sırasında sapmalar ile karşılaşması hâlinde proje yöneticisi hangi sorulara cevap aramalıdır?
Fiyat sapması (PV) nasıl ortaya çıkar ve nasıl hesaplanır?
Fiyat sapması bütçelenen fiyat değerinin (PV) gerçekleşen fiyat (AC) değerinden farklı olması durumunda ortaya çıkar. Böyle bir durumun nedenleri olarak enflasyon, iyi planlama yapılmamış olması doğal afet sonuçları gösterilebilir. Fiyat sapmasının hesaplanması için:
PV= (bütçelenen fiyat - gerçekleşen fiyat)x(gerçekleşen miktar) eşitliği kullanılır.
visibility 1803
visibility 1937
visibility 5928