Birleşik Krallık şirketleri, doğru şirket kayıtlarını tutmak için yasal bir sorumluluğa sahiptir. Tüm şirket sahipleri, yasal kayıtların ne olduğunu ve ne için kullanıldığını bilmelidir. Ancak birçok şirket bu kayıtları güncel tutmamakta ve hatta şirket sicilleri dahi bulunmamaktadır.
Basitçe söylemek gerekirse, şirket kayıtları (genellikle yasal kayıtlar veya yasal defterler olarak adlandırılır), şirketle ilgili bilgileri kaydeden bir kayıt koleksiyonudur. 2006 Şirketler Yasası, bunların doğru tutulmasını ve talep üzerine kamu denetimine açık olmasını gerektirir. Şirketinizi kaydettirdiğinizde, şirket kuruluş temsilciniz tarafından size verilmiş olmalıdır .
Bu kayıtlar şirketin kayıtlı ofisinde tutulmalı veya başka bir yerde ise Şirketler Evi'ne bu adres bildirilmelidir. Yasal kayıtlar aşağıdakilerle ilgili bilgileri tutmalıdır:
Şirket müdürleri ve sekreterler
Şirketin hissedarları/üyeleri. Ayrıca, halihazırda sahip oldukları veya geçmişte sahip oldukları hisseleri ve bu hisselerin sayısı ve sınıfını da belirtmelidir.
Şirketin sahip olduğu mülkle ilgili tüm masraflar (örneğin ipotek) veya değişken masraflar.
Bu bilgiler genellikle ya tek ciltli bir kitap ya da gevşek yaprak klasörü olarak tutulur. Ancak bazı şirketler artık bunları elektronik formatta tutuyor.
Son değişiklikler ayrıca Önemli Kontrole Sahip Kişileri detaylandıran bir kayıt ekledi. Esasen bu, bilgilerin herhangi bir kişiyle ilgili olarak tutulması gerektiği anlamına gelir:
Hisselerin nominal değerinin %25'inden fazlası
%25'in üzerinde oy hakkı
Yönetim kurulunun çoğunluğunu atama veya görevden alma hakkı
Şirket üzerinde önemli kontrol uygulama hakkı
Şirket yöneticilerinin bu yasal kayıtları gerektiği gibi tutmamaları halinde, bunlar 2006 Şirketler Yasası'nı ihlal etmiş olacaklardır. Ayrıca, talep edilmesi halinde kamuya açık olmalıdırlar. Kayıtların güncel tutulmaması ve muhafaza edilmemesi durumunda şirket ve yöneticileri para cezası ile yükümlü olabilir. Bu belgelerin görüntülenmesi talebi, talep tarihinden itibaren 5 iş günü içinde yerine getirilmezse, para cezası da verilebilir.