Sürekli gecikiyor ve işlerinizi tamamlamaya mı çalışıyorsunuz? veya genellikle kendinizi bir yere yetişmeye çalışırken mi buluyorsunuz? Bu sorulara cevabınız evet ise büyük ihtimalle zamana yönetimi sıkıntısı yaşıyorsunuz demektir.
Aslında zaman yönetimi sorunu günümüzde oldukça yaygındır ve birçok insan bu sıkıntı ile yüzleşmektedir. Bu durum, çoğu zaman verimliliğimizi ve performansımızı düşürürken yapmak istediğimiz planlarımızın tamamlanmasına engel olmaktadır. Bu yazıda zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmeniz için bazı ipuçlarını ele alalım.
Gün içerisinde yaptıklarınıza göz atın.
Günlük aktivitelerinizi takip edin ve onları kaydedin. Eminim ki farkında olmadan zamanımızı çalan bir çok şeye zaman harcıyorsunuzdur. Özellikle telefon kullanma sürenize dikkat ederek bu işe başlayabilirsiniz. Telefonda hangi uygulamalara en çok zaman harcıyorsunuz? Eğer sosyal medya gibi zamanınızı çalan uygulamalarda fazlaca vakit harcıyorsanız bu süreyi kısıtlamalısınız. Maillerinize de günün belirli bölümlerinde kontrol ederek kendinize fazladan zaman yaratabilirsiniz.
Günlük yapılacaklar listesi düzenleyin.
İşe başlamadan önce veya bir gün öncesinden, o gün yapılacaklar listesini oluşturmak bize inanılmaz kolaylık sağlamaktadır. Elimizde yapılacaklar listesinin olması sizi gereksiz dağılmaktan ve gün içerisindeki anlamsız zaman kayıplarından koruyacaktır. Ayrıca gün sonunda listenin tamamlanması kendinizi iyi hissetmenizi sağlarken motivasyonunuzu arttıracaktır. Ama burada önemli bir detaydan bahsetmek istiyorum ki, yapılacaklar listesinin sadece önemli işleri içermesi ve tamamlanabilecek seviyede olmasına dikkat etmeliyiz.
En öncelikli Faaliyetleri Belirleyin.
Planınızı yaparken işleri aciliyet sırasına göre ayırmak sizi oldukça rahatlatacaktır. Yapılacaklar listesindeki işlerin tamamı genellikle eşit öncelik seviyesine sahip değildir. Bazı işleri öncelikli olarak bitirmeniz gerekmektedir. Bu süreci kolaylaştırmak için İşleri bölümlere ayırırken Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen Eisenhower Matrisini kullanabilirsiniz. Bu matrise göre yapılacak tüm faaliyetler 4 gruba ayrılmaktadır.
- Mümkün olan en kısa sürede tamamlanması gereken önemli ve acil görevler,
- Önemli ama acil olmayan görevler, planlanmış olabilir ama yine de bitirilmesi gereklidir.
- Zamanınızı alan ama çıktınıza fayda sağlamayan acil ama önemli olmayan görevler,
- Dikkat dağıtan ve ertelenmesi gereken acil ve önemli olmayan görevler.
İşleri bitirme tarihlerini belirleyin.
İşleri tamamlamak için ne kadar süreye ihtiyacınız var bunu belirlemeye çalışın ve zaman sınırlarınızı netleştirin. Bunun için benim sıklıkla kullandığım pomodora tekniğini siz de kullanabilirsiniz. Pomodoro tekniği ile 25 dk çalışıp 5 dk dinlendiğinizde geçen 30 dk’lık süreç 1 pomodoro’ya denk gelmektedir. Bu şekilde hem işleri tamamlarken ne kadar süreye ihtiyacınız olduğunu belirleme imkanınız olur, hem de 25 dk’lık sürelerde dikkatiniz dağılmadan maksimum verimi elde etmiş olursunuz.
Aynı anda birden çok iş yapmayın.
İki şeyi aynı anda yapmak, ikisini de yapmamaktır. -Publius Syrus
Bu konu ilk başta çok kolay gibi görünebilir ama üzgünüm ki görüldüğü kadar da kolay değil. Bir işe başladığınızda özellikle yeterli odaklanamadığınızda kendinizi birden başka bir şey yaparken bulabilirsiniz. Bu engellemek için ise az önce bahsettiğim pomodora tekniğini kullanmanız işinizi oldukça kolaylaştıracaktır. Çalışırken dikkatinizi dağıtan tüm unsurları masanızdan kaldırmanız tek bir konuya odaklanma konusunda size fazlasıyla yardımcı olacaktır.
Sevgilerimle…