- Belli amaçlar dahilinde gelişir ve bu amaçların karşılanmasıyla sonuçlanır,
- Yeni personelin firmaya gelişi kutlanır ve tüm firma çalışanlarına tanıtılır,
- İşe başlayan bireylerin daha ilk iş günlerinde etkin olarak çalışmaya başlamalarını sağlar,
- Sıkıcı bir içeriğe sahip değildir ve hızla geçiştirilmez,
- İlk üç aylık zaman diliminde devamlı geribildirim içerir.
Yeni çalışanların firmaya alışmaya başlamaları kimi zaman onlar için sancılı bir dönem anlamına gelse de, kimi zaman da oldukça keyifli ve kendilerini çok çabuk o firmanın bir parçası olarak görmeleri şeklinde de gelişebilir. Peki bu iki durum arasındaki farkı yaratan nokta nedir? Bu nokta firmalardaki yeni personelin oryantasyon sürecinin nasıl işlediğidir. Etkin bir personel oryantasyonu, yeni işe başlayan bireylerin çok hızlı bir şekilde firmaya kazandırılmasını sağlar.
İşe yeni başlayan adaylar için ilk gün, işe başladıkları firma hakkında bir miktarı fikir sahibi oldukları gün anlamına gelmektedir. İşe yeni başlayan çalışanların oryantasyonu aynı zamanda, çalışanların firma ile bağlarının pekişip, sağlamlaşmasına yardımcı olacaktır. Kötü bir oryantasyon sürecinden geçen çalışanın kafasında oluşan düşünce nasıl olup da bu tip bir firmada işe başladığı ve ne zaman bu firmadaki işinden ayrılmanın doğru olacağıdır. İşe yeni başlayan çoğu çalışan, işe alındıkları firmadan ayrılmayı veya o firmada çok mutlu olabileceklerine dair bir yargıyı,ilk iş günlerinde verir. Bir bakıma önyargı olarak kabul edilen bu durumun ortaya çıkmasında firmanın yeni işe alınan personele uyguladığı oryantasyon programının izleri vardır.
Yeni çalışana bir gün içinde firmadaki sistemin ve iş tanımının anlatılarak, kendisinin yanlış ve eksik şekilde bilgilendirilmesi ve bunun bir sonucu olarak da çalışanda yeni işine karşı bir çekincenin oluşması oldukça yanlış bir oryantasyon süreci izlendiğinin göstergesidir. Uzun süreli, sıkıcı şirket tanıtım videolarının gösterilmesi ve yoğun çalışma ve eğitim takvimi hazırlanması da aynı şekilde yeni çalışanı daha ilk günden yıldıran davranışlardandır. Buna karşın örneğin, yeni çalışanın masasının o işe başlamadan önce hazırlanması ve gerekli tüm araçların (bilgisayar, telefon, ajanda vs.) sağlanması kendisine şirket tarafından değer verildiğinin göstergesidir ve olumlu bir etki yapacaktır.
Personele yönelik etkin oryantasyon programı;
Çalışanların ilk iş gününden, firmaya kazandırılması
Çoğu firma sevilen bir çalışanın işten ayrılma kararını, gerek o çalışana beslenen sevgi gerek diğer çalışanların o kişinin ayrılmasından ötürü moral bozukluğu yaşamamaları için çeşitli etkinliklerle kutlar. Ancak genelde firmalar yeni işe alımı yapılan çalışanların aralarına katılmaları söz konusu olduğunda bu denli coşkulu bir “Hoşgeldin” imajı çizemezler. Kutlamalar her zaman için tüm çalışanları motive eden ve onları çalıştıkları firmaya bağlayan, moral unsurları olarak kabul edilir. Bu nedenle işe yeni başlayan bir çalışana sıcak bir karşılama yapmak, onun firmada geçirdiği ilk günden motive olup, etkin çalışmaya başlamasını sağlayabilir. İlk günde kimsenin ilgilenmediği ve gerek iş arkadaşları gerek yöneticileri tarafından göz ardı edilen bir çalışanın ilk günlerinde etkin bir performans göstermesi beklenemez. Bu tip kutlamalara örnek olarak, bölüm yöneticisinden alınan bir “Hoşgeldin” yazısı / mesajı ve/veya öğlen yemeğinin bölümdeki diğer çalışanlarla beraber yenilmesi olarak verilebilir. İşverenler çoğu zaman yeni personelin en önemli temel sorununu göz ardı ederler. İşe yeni başlayan personel kendi üstleneceği görevlerin firma başarısına ne tip katkılarda bulunabileceğini öğrenmek ister. Bu nedenle yeni işe başlayacak olan personele uygulamanız gereken oryantasyon eğitimi, bireylerin kafalarında oluşan bu soruların cevaplarını alabilecekleri türde olmalıdır.
Diğer Çalışanlarla Kaynaşmayı Sağlayın
Yeni işe alınan personele danışmanlık yapan bölüm sorumlusu, gerek oryantasyon derslerine katılarak gerek kendisi toplantılar yaparak yeni işe alınan bireyleri yönlendirmeli ve çalışanların firmaya ve sorumluluklarına alışma dönemlerini kısaltmaya çalışmalıdır.
Daha ilk gününden çalışan, danışmanı ve eğitimcisi ile tanıştırılmalı, firmayı tanıması, görev ve sorumluluklarını öğrenmesi için eğitimlere başlanmalıdır. Bu eğitimlerin çalışana çok yüklenmeden belli bir zaman dilimine yayılmış olması oldukça önemlidir. Eğitim ve oryantasyon planı hakkında yeni personele bilgi verilmeli ve kafalarında hiçbir soru işareti kalmamalıdır. Kendisinden tam olarak ne istendiğini ve hangi tip özel durumlarda ne tip davranışlar sergilemesinin onu başarıya götüreceği ile ilgili temel bilgilerin daha ilk günden yeni personele anlatılması oldukça önemlidir. Yeni personelin ilk iş gününe firma olarak ne kadar hazırlıklı olursanız, o kadar planlı ve programlı bir şekilde o kişiden faydalanmaya başlayabilirsiniz. İlk gününü hiçbir işe yaramadığını düşünerek geçiren bir çalışandan daha fazla demoralize olanı yoktur.
Programın Başarısını Değerlendirin
Verimli bir eğitim programındaki en önemli nokta, personelin bu eğitimden ne derece faydalanabildiğinin ölçülmesidir. Bu ölçümler hem personelin görev ve sorumluluklarını ne derece öğrenip öğrenemediğinin ölçülmesinde, hem de eğitim programının ne denli başarılı olduğunun analiz edilmesinde önemlidir. Programın sonunda, yeni personelden öğrendiklerine dair bir sunum yapmasını isteyebilir ve bu sunum sırasında eğitim sırasında gözden kaçan ya da eğitime tabi tutulan personelin yeterince kavrayamadığı noktaları belirleyebilirsiniz. Eğitim programının ne derece etkili olduğunu öğrenmek için ise eğitim alan personele program hakkındaki görüşlerini sorabilir ve eleştirilerini alabilirsiniz. Verdiğiniz eğitimin değerlendirilmesinde en önemli nokta, hangi konulara gerektiğinden fazla önem verildiği ve hangi konulara daha az yer verildiğine dair olmalıdır.
Firmanızın yeni işe başlayan personelde oluşturduğu ilk izlenim, mülakatlarda işverende işe başvuran aday hakkında gelişen ilk izlenim gibidir. İyi ya da kötü olabilir. Bu ilk izlenimin iyi olmasını istiyorsanız, yapılması gereken oryantasyon programınızın amaçlarını ve bu amaçların elinizde bulunan program ile yeterince karşılanıp karşılanmadığını samimiyetle analiz etmektir. Yeni işe aldığınız kişiye sunduğunuz avantajlar ve pozisyon, o kişinin hep idealinde olan kariyer fırsatı olabilir. Ancak kötü bir oryantasyon ve verimsiz bir gün bütün bu düşüncelerin bir anda değişmesine ve bireyin daha ilk günden kendini bitkin ve isteksiz hissetmesine neden olabilir. Çalışanın şirkete gerçek anlamda uyumu açısından firmaların oryantasyon programları büyük önem taşımaktadır. Unutulmaması gereken nokta, bireylerin motivasyonlarını kaybetmelerinin çok kolay; ama motive olmalarının oldukça zor olduğudur.