İş yerinde e-posta kullanmak zorunda kalan hemen hemen herkesin Microsoft Outlook'u kullandığını söylemenin güvenli olduğunu düşünüyorum. Sadece bu konuda yeteri kadar öğrenen ve takvimler yazdırabilecek bir e-posta programından başka bir şey olarak düşünmediğim birçok insandan biriydim. Patronum Microsoft Outlook'tan yaptığımdan daha az şey biliyordu, ben de onun için her zaman bölüm takvimlerini yazdırdım. Bu kitabın başlığını gördüğümde sürprizimi hayal et! Zaman yönetimi ve organizasyon için Microsoft Outlook'u kullanıyor musunuz? Bu, görmem gerekiyordu. Sadece temel becerilere sahip insanlar tarafından bile bu şekilde kullanılabilir mi? Öğrenmek için çok hevesliydim.
NOT: Kitabı sadece buradan çıkıp Etkin Zaman Yönetimi olarak anlatacağım - böylece zamanımdan daha azını alacağım.
Uzmanlık gerektirmez
Giriş çok güven verici oldu. Evet, bu kitap sadece temel Microsoft Outlook becerilerine sahip kişiler içindir. Yazarlar, okuyucunun temelleri anlamasını istiyorlar; çünkü bu, "kare bir" den başlayarak "Microsoft Outlook'u nasıl kullanacağınız" bir kitap türü değil. Microsoft Outlook'un "ilk tıklamayla" açıklanacak tek kısmı Görevler'dir, çünkü bu, çoğu insanın hiç kullanılmadığı veya yoğun olarak kullanmadığı bölümdür. Yazarlar, kitabın deneyimli Microsoft Outlook kullanıcısı için de olduğunu, çünkü daha iyi ve daha verimli bir organizasyon ve zaman yönetimi sistemi sunduğunu ve en deneyimli kullanıcının bile yazılımdan nasıl daha iyi yararlanabileceğini gösterebileceğini söylüyor. Bu tür bir giriş ile daha fazla okumaya hevesliydim.
Her bölüm, sorunların nasıl başladığına dair bir genel bakışla başlar, ardından "Başlayalım ve değiştirelim!" ve bölümün öğrettiğini özetleyen ve okuyucunun ne yapılması gerektiğine dair rehberli bir tur veren bir "Siz deneyin" bölümü ile sona erer. Kitapla ilgili en iyi şeylerden biri, belirli bir sürüme bağlı olmamasıdır. Microsoft Outlook 2003, 2007 ve 2010 için burada yönergeler var, böylece kimse kapanmıyor.
E-postada boğulma
Kitabın hepimizin boğulmasını engellemek istediği "e-posta selinin" görüntüsünü beğendim. Birçok kişi için bunu tarif etmenin tek yolu bu. İnsanların Gelen Kutusunda hala yüzlerce ya da binlerce e-posta hakkında konuştuklarını ve sürekli olarak daha fazla döktüğünü gördüm. Bu e-postayı herkesin okuyabileceği bir yol yoktur - ihtiyaç duydukları şey, orada olan şeylerle başa çıkmak için sağlam ve etkili bir yoldur ve tekrar birikmesini engeller. Ve tabii ki, eğer bir e-posta "sel" ile başlıyorsa, durumu kontrol altına almak bir flaşta gerçekleşmeyecektir. Adım adım bir plan olmalı. Etkili Zaman Yönetimi'nin ortaya koyduğu tam olarak budur. Yazarlar problemin ana nedenlerini tespit ediyorlar (dikkati dağıtma, "Tümünü Yanıtla" ya tıklayarak " Gelen Posta ile ilgilenmek için bir sisteme sahip olmama " gibi ) ve daha sonra okuyucuyu orada bulunan ve neyin var olduğuna dair bir saptamak için gerekli adımları atıyorlar. bir sistem kurmak, böylece tekrar olmaz. Bu bölümden okumak için zaman alan ve yazarların tavsiyelerini takip eden (ve en önemlisi, sistemlerine bağlı) herkesin işe yarayacağını düşünüyorum. Okuyucuların kendi davranışlarını değiştirmek için kendi davranışlarını değiştirmek zorunda kalacağından ve bu değişiklikleri yapmak için neden gerekli olduğuna dair dürüstler. Her bir gerekli adım (bildirimleri kapatmak, e-postayla uğraşmak için zaman bloklarını ayırmak ve diğer zamanlarda tamamen yalnız bırakmak ve gelen e-postalardan hatırlatıcılar, görevler ve randevular oluşturmak) Microsoft'un her sürümü için ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Outlook . Kendi klasörlerinizi oluşturmayı ve önemli mesajları işaretlemekten bahsediyorlar, böylece onları göz ardı etmiyorsunuz, işte Microsoft Outlook'u kullanırken bildiğim bir şey. Kuralların ayarlanması için, mesajların uygun klasörlere otomatik olarak sıralanmasını sağlayan ayrıntılı talimatlar vardır. Bu, diğer her şeyden çok, gelen kutusu karmaşasını düzeltmek ve insanları gerçekten önemli olan şeylere odaklamak için yardımcı olabilir.
Önceliklerini düz tutmak
Öncelikleri belirlemek için Görevler'i kullanma bölümüne de dikkat çekilir ve dikkati dağınıklığın ciddi sonuçlara yol açabileceğini göstermek için hayali, çok yıllık düzensiz bir işçinin örneğini kullanır. Daha sonra okuyucu, hangi görevlerin gerçekten önemli olduğunu belirlemek ve başkalarına göre öncelikli olmak için çeşitli yöntemlerle ele alınır. Bu, çoğu insanın sorun yaşadığı bir şey - en önemli öncelikler yerine getirilirken neyin önemli olduğu ve neyin söndüğünün anlaşılması. Yazarlar, şeyleri yazmanın önemini vurgulamaktadır. Bu, birçok iyi bilinen zaman yönetimi sistemlerinde anahtar bir kavramdır ve oldukça haklıdır. Günümüzde, akılda tutulması gereken çok şey var ve Einstein'ın bile hepsini yönetemeyeceği gibi. Her şeyi yazmak, anahtardır. Yazarlar basit bir yazma eyleminin ötesine geçerler ve insanların nasıl ve neden insanların yazılı planlarını yapmaları gerektiğini açıklarlar. Yazılı planlara başlamak, daha önce hiç yapmadığı zaman basit bir görev olmadığını ve iyi zaman yönetimi için neden gerekli olduğunu açıklıyorlar. Etkin Zaman Yönetimi, randevuları ve görevleri ayarlamak için (ve ikisi arasındaki farkı açık bir şekilde açıklar) ve tam olarak ihtiyacınız olan bilgileri hızlı ve verimli bir şekilde bulabileceğinizden emin olmak için görünümler, filtreler ve kategoriler oluşturmak için basit bir sistemi tanımlar.
Kategoriler, görevler ve zaman
Kitaptaki ilk bölümler esas olarak Microsoft Outlook'un bir işyerinde neler yapabileceği ile ilgilidir. Yazarlar , "etkili bir haftalık planlayıcı ile neyin gerekli olduğuna daha fazla zaman kazanmak için" başlıklı bölümden başlayarak, Microsoft Outlook'un çalışma dışı zamanı planlamak için nasıl kullanılabileceğini açıklamaya devam ediyor. Kategoriler oluşturmak için gerekli adımları atıyor ve isterseniz öncelikleri belirleme ve görevleri organize etme konusunda yardımcı olmak için bunları renklendiriyorlar. Haftalık planlamanın önemini ve genel planın bir parçası olarak egzersiz ve eğitim gibi kişisel konulara zaman ayırmanın önemini vurgulamaktadırlar. İşyerinde bir Microsoft Outlook haftalık planına kişisel, çalışma dışı faaliyetler koymak başlangıçta tuhaf görünebilir, ancak yazarlar bunun gerçekten de çok iyi bir fikir olduğunu açıklar, profesyonel ve kişisel yaşamlarda dengenin önemini vurgular. Tüm işyerlerinin özel planlamaya izin vermediğini ve herkesin kendi iş bilgisayarına ofis dışından erişemediğini ve bununla başa çıkmak için stratejiler sağladığına dikkat çekiyorlar. Onların sadece konularını değil, işyerinin gerçeklerini de sağlam bir anlayışa sahip oldukları açıktır.
Gerçek hayatta planlama
Kurgusal örgütlenmemiş işçinin hikayesi, gerçek hayat planlaması konusunda devam ediyor. Çoğu insan, verilen herhangi bir görevin ne kadar süreceğini tam olarak bilmemektedir çünkü bu, tek başına duran çok nadir bir görevdir. Ofise yapılan yolculuk, arabaya binme, araba park etme ve işyerine yürüyüş için zaman da içerir ve birçok kişi sadece gerçek sürüş süresini düşünür. İnsanlar dikkati dağılırlar veya olağan iş gününü tam bir kargaşaya sokan şeyler olur. İnsanlar yapmak istediklerini yapıyorlar ve bir şekilde yapmak istemedikleri şeyleri yapmamaya çalışıyorlar (bu işin yapılmasına bağlı olarak herkes için her şeyi zedeleyen). Bu bölümde, yazarlar gerçekten insan doğasına iyi bir bakış atıyor ve etkili bir günlük planın her şeyin daha kolay çalışmasını sağlayabileceğini gösteriyor. Her görev için gereken süreyi doğru tutmak, burada anahtardır. Daha fazla tahmin ya da basketbol sahası figürleri - başlangıçtan bitişe kadar her görev için gerçek zaman miktarı. Aslında, yazarlar okuyucunun bir zaman veri tabanı oluşturmasını ister, böylece sadece tahmin etmek ya da kanatlandırmak yerine, okuyucu herhangi bir görev için gerçek zaman miktarını arayabilir ve buna göre plan yapabilir. Ayrıca okuyucunun kendi "Verimlilik Saatlerini", insanların günün en iyi zamanlarında çalıştıkları zamanlarını ve kendilerinin "Kesintisizlik Saatleri" ni en çok kesintiye uğrama ihtimalleri olan günlerini değerlendirmelerini isteyin. Ardından, en yüksek üretkenlik saatlerinde kesinti yapılmayan zaman bloklarını planlamak için bir plan hazırlıyorlar ve bu durumun, diğer insanların, çalışırken çalışırken size müdahale etmemek için eğitilmesi gerektiğinden, bir gecede gerçekleşmeyeceğini kabul ediyorlar. Ve "tampon zamanı" içinde inşa etmenin önemini vurguluyorlar, böylece işler beklenenden daha uzun sürerse, günün geri kalanı tamamen bozulmaz.
Toplantı, toplantı, kimin toplantısı var?
Toplantılar iş hayatında bir gerçek gibi gözüküyor ve büyük çapta zamanlayıcılar ve üretkenlik katilleri olabilirler. Etkin Zaman Yönetimi bunu kabul eder ve Microsoft Outlook aracılığıyla toplantıların nasıl kurulacağını ayrıntılı olarak açıklar ve toplantı zamanlarını başkalarıyla nasıl koordine edeceğini açıklar. Ancak en değerli tavsiyesi, "En iyi toplantılar gerçekleşmeyenler" ifadesinde özetlenebilir . Toplantılar insanları işlerinden uzaklaştırır, iş akışını kesintiye uğratır, herkesin sergilediği ve anlamlı bir şekilde yer alabilmesi için çok fazla güvenir ve aslında şirket parasına mal olur çünkü insanlar işlerini yapmak yerine toplantı yaparlar. Dolayısıyla, toplantı isteklerinin nasıl kurulacağını açıkladıktan sonra, yazarlar toplantıların yalnızca nadiren planlandığını ve diğer iletişim araçlarının ( Windows Live Meeting veya konferans görüşmeleri gibi) mümkün olduğunca kullanılmasını önerir. Toplantılar gerekliyse, daha sorunsuz çalışmasını ve daha iyi sonuçlar elde etmesini sağlayacak bir plan vardır. Bu, tüm üsleri kapsamakta ve herkesin verimliliğini artırmalı ve minimum zaman kaybına neden olmalıdır. Herhangi bir iş yeri için mükemmel bir kaynak olacaktır.
Daha az kağıt, daha fazla üretkenlik
Birçok kişi hala bilgilerini kağıt üzerinde tutmayı tercih ediyor (Ben bu insanlardan biri olduğumu kabul etmeliyim). Ancak, kâğıtların izini kaybetmesi ve yanlış yazması kolaydır ve bir süre sonra, kâğıttan oluşan kâğıt kütlesi o kadar kasvetli hale gelir ki, parçalayıcıya da gönderilebilir. Etkin Zaman Yönetimi, etkili not almak ve elektronik dosyaları verimli bir şekilde takip etmek için bir yöntem belirler. Yazarlar, okuyucunun Microsoft OneNote uygulamasını kullandığını, ancak Microsoft Office'in birçok sürümüne (özellikle eski sürümleri) dahil olmadığını ve ayrı olarak satın alınması gerektiğini kabul ediyor. Yazarlar Microsoft OneNote'a alternatifler için bazı önerilerde bulunmuş olsaydı, çünkü bu çok kullanışlı bir program ve Microsoft Outlook ile etkili bir şekilde entegre olabiliyor. Etkili Zaman Yönetimi, okuyucuyu not almak, plan yapmak, takvimler kurmak ve her şeyin kaydını tutmak için yapılandırılmış ve organize bir sistem kurmak için Microsoft OneNote'u kullanarak yürüyor. Kağıt yerine elektronik not ve dosya kullanmanın avantajlarını açıkça göstermektedir. Bu bölümü okuduktan sonra notlarım ve çıktılarla dolu tüm klasörlerim hakkında farklı düşünmeye başladığımı itiraf etmeliyim ve Microsoft OneNote'u veya başka bir benzer programı daha etkin bir şekilde takip etmeme yardımcı olacak başka bir programa bakmaya başlayacağım.
Hepsini toparlamak
Etkin Zaman Yönetimi, daha önceki bölümlerin tamamını perspektifte ortaya koyan ve bu sayede profesyonel ve kişisel yaşamınızda düzenlenecek Microsoft Outlook ve Microsoft OneNote'u kullanmaya başlamanın en iyi yollarını açıklayan "Bu kitaptan nasıl faydalanabilirsiniz" başlıklı kısa bir bölümle kapanır. Yazarlar, organizasyonun bir gecede gerçekleşmesini beklemediklerini ve okuyucunun çalışması için kararlılığı olmadan gerçekleşmesini beklemediklerini açıkça ortaya koyuyor. Ama aynı zamanda planlarını takip etmek için zaman ve çabaya değmeden neden daha fazla olduğunu açıklıyorlar. Microsoft Outlook kullanmıyor olsa bile, bu plan işe yarayabilir. Aynı özelliklere sahip, belki de bu kadar kullanışlı bir pakette olmayan, ancak yine de kullanılabilir olan başka programlar da var. Kitabın odak noktasının Microsoft Outlook ve Microsoft OneNote üzerinde olduğunu biliyorum, ancak yazarların, Microsoft Office'in tam bir kopyası olmadan bile aynı sistemi takip etmek için kullanılabilecek birkaç program önerebileceğini düşünüyorum. . Ancak bu sadece küçük bir öneridir ve eminim ki bu sistemi takip etmek isteyen herkes elindeki yazılımla çalışabilir.Ürün Puanı 4/5
Karar
Etkili Zaman Yönetimi gerçekten herkes içindir. Profesyonel ve kişisel yaşamlarımızda, zamanımızı daha verimli kullanmamızdan ve elimizdeki araçların en iyi şekilde kullanılmasını sağlamaktan hepimiz dengeyi bulabiliriz. Her şey kontrol altında olduğundan emin olan insanlar bile burada yararlı önerilerde bulunabilir. Yazarlar hem yazılımı hem de insan doğasını açıkça anlıyor ve adım adım yaklaşıyor ve neyi açıkladıklarını açıklıyor. Bu kitabı gözden geçirme şansına sahip olduğuma sevindim, çünkü şimdi kendi zamanımı daha etkili bir şekilde yönetmek için planını uygulamaya başlayabilirim.