E-postaların gönderilmesi anlıktır: kendimize bir e-posta aldığımızda sorulan bir e-postanın aksine, alıcımızın yanıt vermesi biraz zaman alır.
E-posta depolama, her türlü etkinlik veya toplantı hakkında bilgi paylaşmak için çok önemlidir, böylece her şey belirli bir anda kullanılabilir.
Dosyamızın boyutuna dikkat etmeniz şiddetle tavsiye edilir, böylece önemli bir geri bildirim alınabilir
Postaların etkisizliği şu durumlar dışında ortaya çıkabilir:
• Başkaları potansiyel olarak onları paylaşabileceğinden, postaların asla özel olmadığını aklımızda tutuyoruz
• Metnimizde uygunsuz bir yaklaşımdan kaçınılır, bu nedenle yanlış anlaşılma olasılığı düşüktür
İstenmeyen yanlış anlamaları memnuniyetle karşılayabileceğimizden, iyi tanımlanmış bir konu hakkında yazmamız gerekiyor ve daha fazlasını yazmamalıyız. Aşırı uzun bir iş parçacığının ortaya çıkması hiçbir şekilde zorunlu değildir, çünkü çok fazla etkileşim iletişimin kendisine yük oluşturabilir. E-postaların her türden haberi iletmek için bir araç olmadığını unutmamalıyız - kötü haberler verilecekse, bedenen konuşmak tavsiye edilir.
Bir kişiye ilk kez e-posta göndermemiz durumunda, birisinin bizi kolayca hatırlayabilmesi için toplantının ayrıntılarını kısaca bildirmek önemlidir.
"Dün geceki ağ oluşturma etkinliğinde tanıştığımıza sevindim."
E-postaya Genel Bakış
E-postaların konuları temel olarak mesajımızın içeriğini özetler ve okuyucumuzun bunu doğru bir şekilde anlamasına izin vermek için, kelimelerin aşırı kullanımı konusunda dikkatli olmalıyız. en az 3, en fazla 8 e-posta gövdesinin ne içereceğine dair kısa bir özetle birlikte konu satırına anlamlı bir başlık eklemeniz şiddetle tavsiye edilir. Örneğin. [RE] Yanıtla [FW] iletilen mesajı [FYI] Bilginiz olsun.
Bunun üzerine, e-postanın gerçekte ne hakkında olduğunun önemli unsurlarını ekleyelim.
İyi Örnekler
SLIDE İletişim Planı: Lütfen 16.00'a kadar inceleyin
Cuma gününe kadar Genişletme Raporu Uzantısı İstendi
BookShop Sipariş Teslimatınız Ara 2
Kötü Örnekler
Önemli!
Değerlendirmeniz için
Brüksel'deki Geçen Çarşamba Toplantısı Hakkında Sorular
Postanın uzunluğuna bakılmaksızın uygun ve net selamlar, mümkün olduğunda isimlerle birlikte eklenmelidir. Unutmayalım, postanın gövdesiyle başlamamalı ve her zaman en sonuna bir imza eklemeliyiz - resmi bir seçim her zaman en iyi seçenektir, örneğin:
Sevgili Profesör Brown, Merhaba Bayan White
Samimi olmak her zaman e-posta gönderdiğiniz kişiyi tanımamanız durumunda karşılığını verir, bu yüzden şunu kullanın:
İlgili kişilere, Yürütme komitesinin değerli üyeleri, Herkese merhaba,
Bir postayı sonlandırma şeklimiz - her zaman kendi ismimizi veya kuruluşumuzun adını yazarak - alıcımızın onu kimin yazdığını bilmesini sağladığımız için çok önemlidir.
Mary Smiths
Kıdemli Ortak
IDS Şirketi
Cc, çalışma koşullarında çok pratiktir ve mesajımız, orijinal alıcı ve karbon kopya bölümündeki tüm adresleri görebilen diğer kişiler dahil olmak üzere birden fazla kişiye gönderilir.
Başkalarının posta adreslerinin görünür olmasını istemiyorsak, Bcc, kişimizin başkaları tarafından gizlendiğinden her zaman emin olmasa da işe yarıyor - aslında, "tümünü yanıtla" seçeneği aslında herhangi birine yanıt vermek mümkün olabilir orijinal mesajdan.
Alıcımızın amacımızı anlamasını bekleyemesek de, özellikle bazı tutarsızlıklar veya eksik unsurlar olsa da, bir postanın bir amacı olduğunu her zaman unutmayın. Birden fazla kişinin dahil olması durumunda, adların açık bir şekilde gösterilmesi - ve sorumluluklarının eklenmesi - onlardan uygun bir cevap verilebilmesi için tam olarak listelenmelidir.
İyi Örnekler
"Monica: Anketi çarşamba öğlene kadar tüm personele iletebilir misin lütfen?"
"Taslak gündemle ilgili geri bildiriminiz için minnettarım. Herhangi bir düzenlemeniz varsa lütfen bunları yarın Salı 10: 00'da gönderin. "
Kötü Örnekler
Bununla ilgilenebilir misin?
"Ne düşündüğü söyle."
Renkli yazı tipleri veya çok fazla kalın kelime ve italik tavsiye edilmez ve büyük harfler de önerilmez - bu, kelimeleri haykırmakla karıştırılabilir ve bu durum böyle değildir. Ayrıca arkadaşlarımıza mesaj atmadığımız için ifadeden de kaçının.
Kelimeler ve paragraflar arasına boşluk bırakmayı unutmayalım: Bir şeyin anlaşılması çok önemliyse kalın yazılmaları gerekir, ör. son tarihler. Ancak yine yukarıda bahsedilen sebepten dolayı metnimizin tamamını büyük veya koyu olarak yazmamalıyız.
Kimsenin zamanını ve çalışmasını boşa harcamak istemediğimiz için, ekler doğru şekilde adlandırılmalı ve dahil edilmelidir.
Nafile dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınmak için bağlantıları metnin içine ekleyelim.
İyi örnek
IHF projeleri ile ilgili tüm bilgileri ilgili bölümde bulabilirsiniz.
Kötü örnek
"Raporu hazırlarken tüm bilgileri bulabilirsiniz": http://www.ihfeurope.eu/
Tüm postayı, kişileri, dilbilgisini ve anlamının yanlış anlaşılmasını engelleyebilecek her şeyi kontrol edin - olası aksiliklerin varlığını anlayabilmek için onu yüksek sesle okusak iyi olur.
Acele etmek bizi hiçbir yere götürmek anlamına gelmez, bu yüzden gönderene kadar başlangıcı boyunca odaklanmalıyız
Düşüncenin netliği bize eylemlerin netliğini getirir, bu nedenle yazacağımız şeyi mantıksal bir sırayla haritalandırmalı, listelemeli ve altını çizmeliyiz.
Ne gönderdiğimizi unutmamalıyız, aksi takdirde ilk başta hiçbir önemi olmadığı anlamına gelir, o yüzden olası cevapları kontrol edip en kısa sürede cevaplayalım. Tüm bunlar akıllı telefonların kullanımıyla kolaylaştırıldı, böylece her şeyi gerçek zamanlı olarak kontrol edebiliriz
Avrupa Birliği Erasmus + Programı tarafından finanse edilmektedir
Avrupa Komisyonu'nun bu yayının üretimi için verdiği destek, yalnızca yazarların görüşlerini yansıtan içeriklerin onaylandığı anlamına gelmez ve burada yer alan bilgilerin herhangi bir şekilde kullanılmasından Komisyon sorumlu tutulamaz.