Farklı EDI standartlarında değişik şekillerde adlandırılsa da ASN (advance ship notice), mal kabul süreçlerini basitleştirmek ve hızlandırmak, kargo hakkında ayrıntılı bilgi, gönderi hakkında bilgi aktarımı ve teslimatı takip etmek için tasarlanmış bir dökümanların elektronik versiyonudur.
Bu elektronik bildirim fiziksel olarak gönderiye eşlik etmez, ancak alıcıyı gönderinin içeriği hakkında önceden bilgilendirmek için kullanılır.
EDIFACT standartında DESADV “Dispatch Advice” olarak tanımlanan bu işlem, 846 Ship Notice, Advanced Ship Notice, Advance Shipping Notice, 856 Transaction Set, 856 Ship Notice/Manifest, ASN, ASN message, EDI 856, ANSI x12 856 gibi farklı isimlerle adlandırılır, ancak hepsinin tanımı ve işlevi aynıdır.
Kimler ASN Kullanır?
ASN kullanıcıları, perakende zincirleri ve üreticileri olabildiği gibi ayrıca Drop Shopping ve e-ticaret sektörünün de sıklıkla bu belgeleri kullandığı bilinmektedir.
Temel olarak, ASN göndericisi, bir gönderinin içeriğini belirtmekten ve iletmekten sorumlu olan depo, hammadde tedarikçisi ve taşıyıcılarıdır. Farklı ticaret ortakları EDI 856 için gereksimlerini özelleştirebildiğinden, ASN çok düzeyli bir bilgi seviyesine ve büyük müktarda veriye olabilir.
ASN’nin Hiyerarşik Bilgi Seviyeleri
ASN’nin en önemli özelliklerinden biri hiyeraşik veri seviyesidir.
Tedarikçi, çok sayıda veri seviyesi sayesinde bir gönderinin ayrıntılarını tanımlayabilir. Bildirimlerdeki her seviye, fiziksel bir gönderiyle ilgili bir ayrıntıyı tanımlar. Perakende sektöründe genellikle bir EDI 856’da altı tanımlı seviye vardır;
Shipment (Gönderi): Bir tedarikçiden alıcıya taşınan gönderi hakkında, irsaliye numarası, gönderim yeri, gönderileceği yer gibi bilgiler bulunur.
Unit Load (Birim Yük): SSCC (Serial Shipping Container Code) ile işaretlenmiş ve birden fazla teslimat noktası bulunan yüklerden oluşan fiziksel gönderi öğesi hakkındaki bilgi.
Order (Sipariş): Müşterinin satınalma siparişi numarası, satın alma yeri, bölme numarası gibi orjinal siparişiyle ilgili (EDI 850) ilgili bilgiler.
Tare (Dara): Paletler hakkındaki bilgi. Tanımlanabilir palet yoksa bu bilgi atlanabilir.
Pack (Paket): Karton seri numarası gibi (kartonlar, raflar, çantalar vb.) nakiye paketi hakkında bilgi. Tanımlanabilir paket yoksa, bu seviye atlanabilir.
Item (Öğe): SKU (ürün stok kodu) bilgisi, gönderilen miktar gibi sevk edilen mallar hakkında bilgi.
ASN İş Akışı
İş akış süreçlerine örnek olması için basit bir senaryo üzerinden incelemek yararlı olacaktır.
Sipariş süreci, müşteri tarafından bir EDI 850 Purchase Order (Satın Alma Süreci) ile başlar. Tedarikçi siparişi onaylamak için Purchase Order Acknowledgement (Satınalma Sipariş Onayı) veya X12 855 işlem seti oluşturur. Ardından, tedarikçi sipariş işlem süreci başlatmalıdır.
Sipariş teslimata hazır olduğunda, tedarikçi sevikayatla ilgili tüm bilgileri toparlar ve bir Ship Notice (Gönderi Bildirimi) hazırlar. Ship Notice siparişin yüklemesi tamamlandığı anda müşteriye iletmelidir. Müşterinin, malın fiziksel olarak ulaşmasından önce ASN 856 verilerini sistemlerine alması ve entegre etmesi gerekmektedir.
Advanced Shipping Notice ( ASN ) Örneği
Aşağıda Advanced Shipping Notice (ASN) 856 örneğinin XML dosyasını ve aynı dosyanın EDI’ye dönüştürülmüş halini görebilirsiniz.
Örnek Dosya ASN 856
Örnek Dosya EDI format
Dağıtım Ağı için ASN’nin Önemi nedir?
- Yükleme istasyonundaki yükleme süresini kısaltır. Talep edilen malın yapısı (paket bilgisi) hakkında önceden alınan detaylı bilgiler nedeniyle mal kabulünün hızlanması.
- Kısmen hariç tutulan manuel girişler ile insan hatalarının azalması.
- Kontrol belgesi ve uyuşmazlıkların üretilmesi/düzenlenmesi.
- Taşınan paletleri kutular veya kartonlar üzerlerindeki barkod etiketleriyle ASN yardımıyla ile ilişkilendirilerek, mal kabulu sırasında RFID ve SSCC kullanımına olanak sağlar.
- ASN belgesi kullanılarak müşterilerin gönderiler hakkında önceden bilgi sahibi olmasının sonucu olarak stok kapsamlarını daha iyi yönetebilmesi sağlanır.
ASN Uygulmasının Avantajları
ASN belgesinin kullanılması, alım maliyetlerini önemli ölçüte azaltırken, depo otomasyonu kullanımına olanak sağlar.
- Kağıt bazlı iletişim zorunluluğunu ortadan kaldırır.,
- Mal kabul süreçlerinin optimize edilebilmesini sağlar.
- Veri girişi sebepli hataların önünü keser.
- Öngörü siparişlerinin doğruluğunu arttırarak yönetim maliyetlerini azaltır.