Belgeyi nereye kaydedeceğinizi düşünmeyin
Doküman ile çalışmanın en kolay yolu
Klasik yöntemde, kullanıcılar dokümanın ilgili klasörünü bulup onun içine arşivlemeye çalışır. İmza sirküsünü örnek verirsek , kişinin ilgili firmanın sözleşme kaydını bulup, kaydetmesi gerekir. Doküman çoğu zaman yanlış yere arşivlenir. Dokümanı kaydetmek, bulmak ve işleme almak çok zaman alır. Belge, arşivlerken belgenin ne olduğunu belirten indeks verileri (Metadata) ile etiketlediğinde ise artık belgenin hangi klasörde olduğunun bilinmesine gerek kalmaz.
Böylece kullanıcılar dokümanları, metadatalara göre istedikleri klasör yapısında dinamik olarak görüntüleyebilirler. Bu esnek yapı, kullanım kolaylığını en üst seviyeye taşır. Örneğin sözleşmeleri "tipine", "bitiş tarihine", veya "firmasına" göre göster dediğinizde klasör yapıları bu verilere göre dinamik oluşur
Güçlü arama motoru da , etiket verilerinden hemen belgeye ulaşır. İşler hızlanır verimlilik artar