Herhangi bir yönetim sistemini kurdunuz, hatta uygulamaya da başladınız; tamam rahatladık diye düşündüğünüz anda sistem aksamaya ve hatalar çıkmaya başlar.
Neden mi? Çünkü kayıtların tutulması aşaması aksamaya başlamıştır veya kayıtlar bir kez oluşturulmuş ama sonrasında ihtiyaçlara göre güncellenmemiştir. Onca emekle kurduğunuz sistem önce gerileyecek, sonra da eğer doğru müdahale edilmezse başlanılan noktaya geri dönecektir. Bunu engellemek istiyorsanız, kayıtlar uygulamamız tam işletmenize göre!
İzlenebilirlik ve sürdürülebilirlik,
Kayıtlara dayalı proses performans ölçümü,
Sistemde tutulmasını istediğiniz kayıtların içereceği bilgileri tanımlama ve rahatlıkla revize etme şansı,
Sistem üzerinde tutmak istemediğiniz, kağıt ortamında kalsın dediğiniz dokümanları kolayca sisteme yükleme imkanı,
Kontrol sonucuna göre işlem yapmak istediğiniz kayıtlarda kontrol limitlerinin belirlenmesi,
Kayıtları tutması gereken personellere, kayıt periyodu ile birlikte görev ataması ve bildirim yapılması,
Onay gerektiren dokümanlarda onaylayanın belirlenmesi.
Sisteme tanımlanmış yönetici, içeriği birbirinden farklı birçok kayıt oluşturmak için gerekli bilgileri, eğer kontrol parametreleri varsa bunlarla birlikte tanımlar.
Ardından kaydın tutulma sıklığını, kimin veya kimlerin tutacağını ve gerekliyse kimin kontrol edeceğini belirler.
Kayıtlar uygulaması, tanımlanan bu bilgilere göre işleyişi başlatır.