Üniversitemiz Senato, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu Kararlarının imzaları "Toplu Karar Evrakı" ile yapılmaktadır. Bu evrak tanımında diğer evrak tanımlarından farklı olarak çok fazla sayıda imzacı bulunmaktadır. Bir kişinin imzayı red etmesi halinde daha önce evraka imza atan birçok kişinin imzası geçersiz olmakta ve evrak akışı en başa dönmektedir. Çok sayıda imzanın tamamlanma süresinin uzun olduğu düşünülürse iş akışının en başa dönmesi süreci çok daha fazla uzatmaktadır.
Bu sebeple Toplu Karar Evrakı imzası esnasında teknik problem yaşayan kullanıcıların evrakı red etmek yerine sorunun giderilmesi için 2791 ve 2792 dahili numaralarından koordinatörlüğümüze başvurması önemle rica olunur.
Toplu Karar Evraklarının imzalanması esnasında "Zaman damgası eklerken bir hata oluştu." şeklinde alınan hata giderilmiştir.
Üzerinizde bekleyen Senato ve Yönetim Kurulu Kararlarını en kısa sürede imzalamanız önem arz etmektedir.
Eskiden dağıtımlı yazılarda sistem tarafından her birim için ayrı bir evrak nüshası oluşturuluyordu. Böylece evraka eklenen eklerin hangi birime gideceği özelleştirilerek seçildiğinde birimler sadece kendileri için seçilmiş ekleri görüyor diğer birimlere ait ekleri görmüyordu.
01.01.2021 tarihi itibariyle yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin tek nüsha olarak hazırlanacağı hüküm altına alınmıştır.
Evrak nüshasının teke düşmesi sonucu alıcıya göre özelleştirilmiş evrak eklerinin dağıtımda seçilen diğer birimler tarafından görülmemesi için artık evrak ekleri üstyazının altında görüntülenemeyecektir. Bundan sonra evraka ait eklere "Ekler" sekmesinden ulaşabilirsiniz.
EBYS süreçleri ile ilgili her türlü kaynağa web sayfası üzerinden ulaşabilirsiniz.
Hazırlanan video ve dokümanı inceleyerek Resmi Yazışma Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelikte yapılan değişikliklerin sisteme yansımaları hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
İlgili videoya alttaki linkten, dokümana ise Kurum Haberleri altındaki aynı duyuru içinden ulaşabilirsiniz.
EBYS Koordinatörlüğü dahili numaraları
2791 ve 2792
olarak değişmiştir.
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar hakkındaki yönetmelikte 2020 yılında yapılan değişiklik gereği tüm evrak türleri için tek evrak numara sistemine geçilmiştir.
Evrakların numaratör tanımı bu değişiklik sebebiyle değiştirildiği için Paraf ve İmza aşamasında olan evrakların süreçleri devam ettirilmesi halinde hata alınacaktır.
Paraf ve İmza aşamasında olan evrakların süreçleri devam ettirilmeden evrakı oluşturan kullanıcıya iadesi gerekmektedir. Evrakı oluşturan kullanıcı kendine iade edilen evrakı sonlandırmalı ve gerekiyorsa bu evrakı yeni bir evrak olarak oluşturmalıdır.
Sevk/Havale aşamasında olan evrakların süreçleri devam ettirilebilir.