E-fatura, özellikle her geçen gün dijitalleşen dünya ile hayatımıza girmiştir ve günümüzde oldukça önemli bir konuma ulaşmıştır. Fatura, gerçekleşen satış işlemine ait detaylı bilgilerin içerisinde barındırıldığı belge için kullanılan isimdir. Fatura içeriği, alıcı ve satıcı, tutar ve ürün vb. benzeri bilgileri içerisinde barındırmaktadır. Bu bilgiler, olası bir olumsuz durum gerçekleştiği zaman kullanılabilmek için fatura detaylarına eklenmektedir. Online olarak düzenlemesi gerçekleştirilen faturalar ise yapılan satış işlemine dair kanıt niteliğine sahiptir.
İnternet üzerinden gerçekleştirilen ürün ve hizmet alım-satım işlemleri alışıldık ticaretin aksine yüz yüze gelinmeksizin ve uzaktan gerçekleştiği için olası problemler ile karşılaşılması durumunun ihtimali de yüksektir. Bu sebepledir ki internet üzerinden yapılan alım-satım işlemleri için fatura düzenlenmesi oldukça büyük önem arz etmektedir.
Faturanın dijital ortamlarda hazırlanan versiyonu e-fatura olarak adlandırılmaktadır. E-arşiv ile birlikte e-fatura programı kullanılarak elektronik ortamda fatura oluşturulmakta ve saklanmaktadır. Ayrıca, bu oluşum sürecinin elektronik ortamda takibi daha kolaydır ve pek çok avantaj sağlamaktadır.
Her ne kadar nadir olarak rastlanan bir durum olsa da e-fatura düzenleme programı kullanılırken de bazı hatalar yapılabilmektedir. Eğer ki böyle bir hata oluşmuş ise hazırlanmış olan e-faturanın iptal edilmesi kesinlikle zorunludur. İptal etme işlemi ise fatura türüne bağlı olarak değişiklik gösterebilmektedir. Ticari e-fatura ve temel e-fatura iptali değişkenlik gösterebilmektedir.
E-faturalar, faturayı göndermiş kurum veya birey tarafından iptal edilememektedir. Bu faturaların iptalinin gerçekleşebilmesi için faturanın düzenlenmiş olduğu birey veya kurumun faturayı reddetmesi gerekmektedir. Alıcı birey veya kurumun fatura reddi sonrasında hatalı olarak kesilen fatura e-fatura iptal portalı üzerinden oldukça basit bir şekilde iptal edilebilmektedir.
Hatalı Kesilen E-Fatura Nasıl İptal Edilir? E-Fatura İadesi Nasıl Yapılır?
Alıcı tarafında fatura reddi hakkının bulunmadığı fatura sistemi temel e-fatura sistemi olarak adlandırılmaktadır. Gönderim sağlayan tarafın alıcı tarafa direkt olarak ulaşabilmesi amacı ile gönderim sağlanmaktadır. Temel e-fatura iptal işlemleri diğer e-fatura türlerinin iptaline kıyasla farklılık göstermektedir. Temel e-fatura iptal işlemi şu aşamalardan oluşmaktadır;
- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulmuş e-fatura iptal portalı sistemine giriş yapılır.
- Belgeleri, fatura tutarını ve fatura numarasını faturayı gönderen taraf imzalar.
- Belgeyi gönderici taraf oluşturmalı ve alıcı tarafa iptal talebi olarak gönderilmelidir.
- Bir sonraki adımda ise alıcı tarafın iptal talebine onay vermesi beklenir.
- Eğer ki alıcı iptal talebini onaylarsa e-fatura iptali gerçekleşmiş olur. Bu durum e-fatura iptal portalı üzerinden takip edilebilir ve görüntülenebilir.
Alıcı taraf eğer ki e-faturanın onay talebi için olumlu cevap vermezse hatalı olarak kesilen e-fatura kesinlikle iptal edilmemektedir. Faturanın iptal edilmemesi ile birlikte hatalı olarak kesilmesine rağmen o fatura geçerliliğini sürdürmeye devam eder. E-fatura iptal portalı üzerinden fatura iptali oluşturan satıcı taraf ise buradan faturanın güncel durumunu takip edebilmektedir.
Alıcı tarafın faturayı kabul etme, iptal etme ve reddetme hakkınsa sahip olduğu sistem ise ticari e-fatura sistemidir. Genellikle ticari alış-satış işlemleri için kullanılan bu yöntem iptal hakkı için alıcı tarafa sekiz günlük süre tanımaktadır. Alıcı taraf bu süre içerisinde faturayı iptal edebilme hakkına sahiptir ve eğer bu işlem bu süreç içerisinde gerçekleştirilmezse fatura geçerliliğini korumaktadır. KEP sistemi kullanılarak ticari e-fatura iptali için alıcı taraf iptal talebine dair bir yazı göndermektedir. Bu yazı gönderiminin gerçekleşmesi sonrasında eğer ki alıcı ve satıcı taraf anlaşma sağlar ise fatura iptali gerçekleşmektedir.
E-arşiv fatura iptal işlemleri yedi gün içerisinde gerçekleştirilmek zorundadır. Eğer ki alıcı ve satıcı taraf bu süreyi aşarsa ve fatura iptal işlemi gerçekleştirilmezse yeni bir fatura oluşturularak müşteriye gönderilebilir.
Her ne kadar ilk bakışta oldukça karmaşık ve zor gibi görünüyor olsa da aslında e-fatura ve e-arşiv işlemleri pek zor ve karmaşık değildir. Doğru şekilde adımların takip edilmesi ile hiçbir karmaşa ve sıkıntı gerçekleşmeksizin işlemlerin rahat bir şekilde tamamlanması mümkündür. Bu işlemlerin gerçekleştirilmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilmiş olan sistemler kullanılabilir.
Son olarak, e-faturanın tıpkı gündelik hayatımızda kullanılan kâğıt faturalar kadar önemli olduğunu unutmamalı ve bunların bire bir muadili olduğunu da bilmek oldukça önemlidir.