Zamanı Etkili Yönetmek: Eisenhower Matrisi
Dr. Mehmet KAPLAN-Isparta Uygulamalı Bilimler Üniversitesi
“En acil kararlar nadiren en önemli kararlardır”
En acil kararların nadiren en önemli kararlar olduğunu söyleyen Eisenhower; zaman yönetimi konusunda uzman bir kişi olarak yapılması gerekenleri tam olması gerektiği gibi ve tam olması gereken zamanda yapılmasını ifade eden biridir. Eisenhower matrisi olarak bilinen ve zamanın etkili yönetilmesi için yöneticilere ve çalışanlara önemli fikirler sunan yaklaşımda aşağıda yer alan matriste olduğu gibi yapılacak işler ve kararlar öncelikle önemlilik ve aciliyet sınıflamasına göre düzenlenir. Dolayısıyla işler önce önemli işler ve acil işler sınıflamasıyla ayrılır. Sonrasında ise bu ayrımın içinden acil ve önemli olan, önemli ama acil olmayan, acil ama önemli olmayan ve hem önemli hem de acil olmayan işler ve kararlar sınıflandırması yapılır. Bu sınıflandırmaya göre;
- Acil ve önemli olan işler/kararlar: Bir yöneticinin hemen yapması gereken önem derecesi ve aciliyet derecesi yüksek olan işlerdir/kararlardır. Yönetici için “A” düzeyinde olan işler ve kararlardır; yönetici bunlar için en verimli olabileceği zamanı kullanarak ve hiç beklemeden yapmalıdır. İşletmesinin ve kendisinin başarısı üzerinde doğrudan etkili olan işler olduğu için stratejik önem derecesi yüksektir. Kriz çözümü, çözüm bekleyen sorunlar, belli bir zamanda tamamlanması gereken projeler bu kısma örnek olarak verilebilir.
- Önemli ama acil olmayan işler/kararlar: Bu işlerde/kararlarda yönetici önemlilik derecesinin yüksek olmasından dolayı işleri/kararları önemsemeli ancak aciliyet düzeyinin düşük olmasından (“B” düzeyinde işler ve kararlar) dolayı hemen harekete geçmektense; ne zaman yapacağına yönelik planlama yapmalıdır. Planlama çalışmaları bu kısma örnektir.
- Acil ama önemli olmayan işler/kararlar: Bu tarz işlerde/kararlarda yönetici başkasına devrederek hareket etmelidir. Yönetici başkasından işi yapmasını istedikten sonra işin yapılıp yapılmadığını kontrol edebilir. Bu tip işler/kararlar “C” düzeyindedir. Amaçsız telefon görüşmeleri, ziyaretler, e-postalar bu gruba örnektir.
- Hem önemli hem acil olmayan işler/kararlar: Bu tarz işler/kararlar “D” düzeyinde olan ve sonra da yapılsa herhangi bir olumsuz etkisi olmayacak olan işler ve kararlardır. Bu tarz işler; boş işler, ilgisiz yazışmalar ve bir faaliyeti aşırı derecede yapma/uygulama işleridir.
Kaynak ve ayrıntılı okuma önerisi: Aşağıdaki eserl(er) konu ile ilgili kaynak ve bilgilendirmeyi artırmaya yöneliktir.
- Krogerus, M. ve Tschappeler, R. (2020). Karar Kitabı. İstanbul: The Kitap.