Almanya’da niyet mektubu tarihe mi karışıyor sorusu İK çevrelerinde bir süredir konuşulan bir konu. Kimi şirketler niyet mektubu yani başka bir ifade ile motivasyon mektubu istememeye başladı. Nedeni çok basit: Çoğu niyet mektubu, aynı standart ve içi boş cümlelerle hazırlanıyor ve karşı tarafa başvuranla ilgili CV’nin ötesinde farklı bir bilgi vermiyor. Böyle bir akım başlamış olsa da, çoğu ilanda halen niyet mektubu talep ediliyor. Şu bir gerçek: İK uzmanlarının çoğu ilk önce CV’nize bakıyor. Bu elemeyi geçtiğiniz anda sıra niyet mektubuna geliyor. Bu aslında büyük bir fırsat. CV’de yer veremediğiniz argümanlarla karşı tarafı ikna etme ve istediğiniz işe bir adım daha yaklaşma fırsatı. Bu arada niyet mektubu konusuna başlamada önce Almanya için CV hazırlama başlıklı yazıma da göz atmanızı öneririm.
Formal olarak niyet mektubu
- Niyet mektubunu DIN 5008 normunu baz alarak hazırlarsanız, hata yapmazsınız. DIN 5008 Almanya’da yazılı dokümanlar için hazırlanmış olan bir norm. Niyet mektubu bunu baz almak zorunda olmasa da, çoğu resmi evrak ve mektup bu şekilde hazırlandığı için, İK’cıların gözünün aşina olduğu bir form. Ama şunu unutmayın: Yazının kolay okunabilir ve anlaşılabilir, argümanların ise net ve tutarlı olması, sağ veya sol tarafta bırakmanız gereken boşluk ölçüsünden çok daha önemli. Ayrıca amaca hizmet eden, rahat okunan farklı bir format da rakiplerin arasından sıyrılmanızı sağlayabilir.
- Motivasyon mektubu hazırlarken yazının bir sayfayı geçmemesine çalışın. Fakat şu ya da bu sebepten anlatmanız gerekenler bir sayfayı geçiyorsa ve yazdığınız her bilgi, gerçekten karşı taraf için anlamlıysa, bu nedenle elenmezsiniz. Fakat bu güne kadar buna çok nadir rastladım.
- Çok uzun ve karmaşık cümlelerden uzak durun. Aktif kelimeler kullanın. Daha okunaklı olabilmesi için bazı bölümleri madde madde de yazabilirsiniz. Aralarda boşluk bırakın. Yazıyı paragraflara ayırmayı unutmayın. Yazı; gözünüze ferah, sistemli ve derli toplu gözüksün.
- Tasarımı diğer başvuru dokümanları ile uyumlu olsun.
- Eğer pozisyon ile ilgilenen kişinin ismini biliyorsanız, mektubu ona hitaben yazın.
- Herhangi bir yazım hatası yapmadığınıza emin olmak için, güvendiğiniz en az iki kişinin daha üzerinden geçmesini isteyin. Almanya’da niyet mektubu hazırlarken basit yazım hataları bile işini özensiz yapan biri olduğunuz izlenimini verebilir.
İçerik olarak niyet mektubu
- CV’nizde bugüne kadar neler yapıp hangi başarılara ulaştığınızı sıraladınız. Almanya’da niyet mektubu hazırlarken bunları tekrar etmemelisiniz. Onun yerine şu iki temel sorunun cevabını ikna edici bir şekilde vermeniz gerekiyor. Neden bu pozisyona başvuruyorsunuz? Neden bu pozisyon için en uygun aday sizsiniz?
- İlk cümle tüm yazının en önemli cümlesi. Eğer internette her yerde görebileceğiniz “Hiermit bewerbe ich mich…” gibi klişe giriş cümleleriyle başlarsanız, yazınızın gerisi okunmayabilir. İlk cümlede ilgi çeken, bilgi veren ve yazının devamının okunmasını sağlayan bir giriş yapın. Örneğin:
- Okuyan sadece o cümleyi okusa da, neden o pozisyona başvurduğunuzu ve neden uygun olduğunuzu anlayabileceği bir şekilde giriş yapabilirsiniz.
- CV’nizde soru işareti yaratacak bir durum var ise, bu soru işaretini pozitif bir taraftan bakarak, ortadan kaldırarak başlayabilirsiniz. Mesela çok sık iş değiştirdiyseniz, farklı şirketlerdeki kısa deneyimlerinizin ardından size perspektif sunacak bir şirket arayışında olduğunuz gibi.
- Eğer o firmanın ürünlerinin kullanıcısıysanız bundan bahsedebilirsiniz.
- Eğer bilgi edinmek için şirketten birileriyle görüştüyseniz, bunu referans verip, bunun başvuru kararınızı daha da güçlendirdiği yazabilirsiniz.
Kısacası ilk cümleniz sizi çoğunluktan ayıran ve motivasyonunuz ya da içinde bulunduğunuz durum ile ilgili bilgi veren bir cümle olsun.
- Yazının orta kısmı ise, işe uygunluğunuzu ve motivasyonunuzu gerekçelendirerek anlatacağınız kısım. O zamana kadarki tüm deneyimlerinizden hangi becerileri kazandınız? Bunlardan o pozisyon için önemli olanları, CV’de varolan bilgileri tekrarlamadan açıklayın ve bunun yeni işinizde ne şekilde faydalı olacağını belirtin. Güçlü yönlerinizi yazarken bunları arka arkaya sıralamak yerine, örneklerle açıklayın. İnsanlar iletişimi kuvvetli biri olduğunuzu nereden anlıyor? Neyi farklı yapıyorsunuz? Yönetici ve ekip arkadaşlarınızın sizde neyi takdir ettiğini söyleyerek, kendinize dair farklı bir perspektif de getirebilirsiniz. Hangi değerler sizin için önemli? Bunlardan hangilerini o şirkette görüyorsunuz? Gelecekle ilgili hedefleriniz ve o şirket / pozisyon nasıl örtüşüyor? Karşınızdaki kişinin sizi tanımasına ve o pozisyonu gerçekten neden istediğinizi anlamasına izin verin.
Bitirirken
- İhbar süresini göz önünde bulundurarak, başlayabileceğiniz tarihi belirtin.
- Eğer isteniyorsa mutlaka talep ettiğiniz yıllık brüt maaşı yazın. Sadece bunu yazmadığınız, yani sizden istenen bilgileri tam paylaşmadığınız için elenebilirsiniz.
- Yazının sonunda mutlaka bir “call to action” olsun. Yani görüşme daveti beklediğinizi belirtin. Mektubu Almanca yazıyorsanız, kibarlık formu olarak bilinen “Konjunktiv” formu, yani “Ich würde mich freuen” şeklini kullanmayın. Bu sizi zayıf gösterir ve ağızda nahoş bir tat bırakır.
- İmza ve güncel tarihi eklemeyi unutmayın.
Almanya’da motivasyon mektubu ile ilgili son söyleyeceklerim
Almanya’da motivasyon mektubu yani niyet mektubu yazarken herkese uyan tek bir doğru yol yok.
Pazarlama, iletişim gibi alanlarda çalışıyorsanız, daha yaratıcı bir yazı yazmanız beklenir. Bilim insanı veya bilişimci iseniz, kurallara uyan, hatasız bir yazı da yeterli olabilir.
Alanınız ne olursa olsun, niyet mektubu ile işe alınma şansınızı yükseltmek istiyorsanız, tüm yazdıklarınızı karşınızdaki kişinin perspektifinden değerlendirin. Siz işe alım yapıyor olsaydınız, bu yazı sizi o kişiyi görüşmeye davet ettirir miydi? Bu yazıdan adayın istediğiniz özelliklere sahip olduğuna ikna oluyor musunuz? Motivasyonunu görüyor musunuz? Laf kalabalığı yaratan, karşı tarafa bilgi vermeyen, gereksiz tüm kelimeleri silin. Ve tüm bunları yollayacağınız her başvuru için yapın.
Evet zor, evet yorucu. Ama aynı standart CV ve niyet mektubu ile etrafa onlarca başvuru yollamaktansa, üzerinde düşünüp, emek harcayarak hazırladığınız başvurulardan daha iyi sonuç alacağınızdan emin olabilirsiniz. Tüm bu süreçte profesyonel destek alarak ilerlemek isterseniz, benimle iletişime geçebilirsiniz.
Alman kültürüyle tanışıklığım henüz 11 yaşındayken, Alman Lisesi’nin Haliç manzaralı sıralarında başladı. Lise sonrası, Heidelberg Üniversitesi’nde Ekonomi ve Politika bölümlerini bitirdim. Ardından hem Almanya, hem Türkiye’de, iş geliştirme, pazarlama, strateji gibi alanlarda çalıştım. Kurumsal hayatın bana kazandırdığı dostlukları, iş seyahatlerini ve her ay sonu hesabıma yatacak paranın verdiği güveni sevdim, fakat esas hayalim, insanlarla birebir çalışarak, hayatlarına dokunduğumu hissedebilmekti. Almanya’da aldığım sistemsel koçluk eğitimi ile bu yolun kapısını açtım.
Bugün, Coaching for Global Minds adı altında, Almanya’da yaşayan veya yaşamayı planlayan göçmenlere, yurtdışında tatmin edici bir hayat kurabilmeleri için koçluk ve kariyer danışmanlığı yapıyorum.
San Francisco’da tanıştığım Alman eşim ve 2 ve 5 yaşlarındaki iki oğlumla, bazen Istanbul’u özleyerek, ama buradaki hayatımızı çok da severek Hamburg’da yaşıyoruz.