Etkili Bir Zoom Konferansı İçin Öneriler
İş dünyası yeni normale uyum sağladıkça, giderek daha fazla şirket Zoom vb araçlar kullanarak sanal çalışma ortamına geçmektedir. Görüntülü konferansları planlamak, yüz yüze etkinlikleri planlarken yapılan birçok aşamayı ve ilkeyi de beraberinde getirir.
Müşterileriniz veya çalışanlarınız ile etkili bir Zoom konferansı gerçekleştirmenize katkı sağlayacak bu önerilerle, çevrimiçi toplantılarınızdan daha verimli sonuçlar elde edebilirsiniz.
Doğru Kuruluma Sahip Olduğunuzdan Emin Olun
Zoom toplantılarında katılımcı sayısı ve toplantı süreleri kısıtlıdır. Toplantı sahibi olarak, Zoom toplantı lisansı satın alarak bu sebeple yaşanacak aksiliklerin önüne geçebilirsiniz. Lisans sayesinde sınırsız bir süre için 300 katılımcıya kadar izin verilir. Daha büyük toplantılar için Zoom’un farklı web semineri eklenti seçeneklerine göz atabilirsiniz.
Rolleri ve Sorumlulukları Belirleyin
Görüntülü konferans planlarken, kimin neyi ne zaman yapacağını belirlemek toplantının akışı için önem taşımaktadır. Sunucu, canlı akışı başlatmak ve yönetmekle sorumlu olan kişidir. Kayıt sırasında kamera geçişlerini yapmak sunucunun görevidir. Böylece, konuşmacı sadece konuşmasına odaklanabilir. Görüntülü konferansın büyüklüğüne bağlı olarak, ayarları yönetmeye ve gerektiğinde konuşmacıları sessize alma, açma konusunda destek olabilecek yardımcı sunucu belirleyebilirsiniz.
Talimatları ve davetleri önceden göndermeye özen gösterin. Bu, davetlilerinize hazırlıklı olma ve uygulamayı indirme imkanı verecektir. Eğer çok sayıda katılımcı bekliyorsanız veya raporlama ve analizlere yardımcı olacak bilgilere ihtiyacınız varsa, katılımcılarınızın etkinliğe kaydolmasını düşünebilirsiniz.
Doğru Zoom ayarını kullanın
Toplantınızda yüksek kaliteli video ve ses sağlamak için bazı ayarları yapmanız gerekmektedir.
İnternet bağlantınızı sabitleyin:
Net ses, video ve ekran paylaşımı sağlamak için Zoom en az 3 Mbps yukarı/aşağı bant genişliği gerektirir.
Ana bilgisayar için çift monitör ayarlayın:
Toplantıya ev sahipliği yapıyorsanız, çift monitör kullanmanızı öneririz. Biri her şeyin sorunsuz çalıştığından emin olmanız için Zoom konferansınızı izlemek, diğerini de ayarları anında değiştirmek için kullanabilirsiniz.
En iyi Zoom ayarı nasıl yapılır?
- Çift monitör kullanı seçin. (‘’Genel ayarlar’’ altında)
- HD’yi etkinleştir. (‘’Video’’ alt klasörü altında)
- 16:9 geniş ekranı seçin. (‘’Video ayarları’’ altında)
- Ayna efektini etkinleştir. (‘’Video ayarları’’ altında)
- ‘’Videoda katılımcıların adını göster’’ seçeneğine tıklayın
- Zoom konferansınızın türüne bağlı olarak, ek ayarlar yapabilirsiniz.
Test çalıştırması yapın
Zoom konferansından önce herhangi bir sorunu gidermek için test çalışması planlamak çok önemlidir.
- Sunumun en azından bir kısmını canlı kayıt yapıyormuşsunuz gibi çalıştırın. Bu, canlı etkinlikten önce Zoom ayarlarınızla ilgili bir engel veya sorunu belirleyecektir.
- Sunucularınızın ve katılımcılarınızın açık ve öz bir gündemi olduğundan emin olun. Yüz yüze yapılan bir etkinlik gibi, bir toplantı taslağıyla düzenli kalmak önemlidir. Görüşme sırasında hataları veya kafa karışıklığını ortadan kaldırmak için tüm taraflar konuşma süreleri üzerinde önceden anlaşmalıdır.
- Test çalıştırması bittikten sonra kayıt ayarlarınızı kontrol edin. Oynatma kalitesi eşit değilse veya kaydınızı etkileyen başka sorunlar belirlediyseniz kayıt ayarlarını yapın. Simüle edilmiş bir canlı etkinlik kaydediyorsanız, herhangi bir olası engelle karşılaşmadığınızdan emin olmak için video dosyalarını video düzenleme yazılımınıza da çekmek isteyebilirsiniz.
Canlı Yayın
Canlı yayına girdikten sonra en iyi uygulamalardan bazıları şunlardır:
- Toplantı sahibinin ve konuşmacıların görüşmeden 30 dakika önce katılmalarını sağlayın. Böylece, her şeyin hazır olduğundan emin olabilirsiniz.
- Web semineri başlamadan önce Zoom içinde roller atayın. Konuşmacıları rollerine atayabilir ve gerekirse bu noktada bir yardımcı sunucu belirleyebilirsiniz.
- Herkesi videosunu açmaya teşvik edin. Yüzleri, tepkileri ve vücut dilini görebilmek, özellikle küçük gruplarla toplantı yaparken herkes için daha ilgi çekici bir deneyim yaratır. Ancak toplantıların aksine web seminerleri için, bu sanal etkinlik genellikle bir ila üç konuşmacıya odaklandığından, varsayılan olarak katılımcılar için videoyu sessize almak ve kapatmak daha iyi bir seçenek olabilir.
- Gardırobunuzu planlayın. Logolu giysiler giymediğinizden emin olun (kendi şirketiniz değilse) veya seyircinin dikkatini dağıtabilecek herhangi bir şey giymemeye özen gösterin. Düz renkler her zaman desenlere göre iyi bir seçimdir. Herhangi bir aksesuar veya takıya dikkat edin, özellikle ellerinizle ifade ediyorsanız, gürültü ve hareket dikkat dağıtıcı olabilir.
- Geri bildirim almak için bir anket yapın. Daha büyük bir grubunuz varsa, anket izleyicinin tepkisini ölçmenin ve bir sonraki sunumunuzu nasıl geliştireceğinizi anlamanın harika bir yoludur.
Kaynak