Orta ve büyük ölçekli Gayrimenkul Yatırım Ortaklıkları, park operasyonlarında küçük emlak şirketlerine göre dolandırıcılığa karşı daha savunmasızdır ve etkileri, alt satırda daha yıkıcı olabilir.
Mülk sahiplerinin ve yöneticilerin bilmesi gereken dolandırıcılık türleri genellikle dört kategoriye ayrılır: nakit hırsızlığı, doğrulama hırsızlığı (indirim kuponları), mali tablo sahtekarlığı ve aylık parker erişiminin kötüye kullanılması. Nakit hırsızlığı veya toplanan nakdin zimmete geçirilmesi, hileli faaliyetlerin çoğunluğunu oluşturmaktadır, ancak piyasada mali tablo sahtekarlığı artmaktadır.
Doğrudan nakit çalarak, nakit için doğrulama indirim kuponları satarak veya aylık parker erişim kartlarını yanlış yöneterek bu yasa dışı faaliyetler genellikle doğrudan park görevlileri tarafından yapılır. Bu, otopark işletmecileri ile uzun yıllar boyunca genellikle uzun bir güven ilişkisi kuran birçok ticari GYO için zor bir gerçektir.
Diğer birincil dolandırıcılık türü, park alt kontaktör rüşvetleri/ödemeleri (örn. elektrikli yıkama, temizlik vb. için) veya işletme giderlerini şişirme gibi mali tablo raporlamalarını içerir. Bu durumda, bir otopark şirketindeki üst yönetim, GYO müşterilerine karşı etik ve yasal sorumluluklarını ihlal etmesine rağmen, kişisel olarak çıkar sağlar.
Orta ve büyük ölçekli ticari GYO'ların daha fazla riskle karşı karşıya kalmasının nedeni, çeşitli faktörlerden kaynaklanmaktadır. Eğitim eksikliği, mülk personeli tarafından doğrudan gözetim veya katı zaman çizelgeleri içinde büyük portföylerde birden fazla görevi yerine getiren yöneticiler. Ek olarak, görevli personel ve düzenli müşteriler arasında genellikle ücretsiz aylık otopark şeklinde hırsızlık vakalarına yol açabilecek yakın ilişkiler kurulur.
Ayrıca, konu park etme olduğunda GYO'ların resmi gözetim prosedürlerinde eksiklikler ve park gelir raporlarını anlamada uzmanlık eksikliği olabilir. Bu faktörlerin tümü, bir GYO varlığının genel mali sağlığında önemli bir rol oynamaktadır.
Bununla birlikte ticari GYO'ların otoparklarındaki her türlü dolandırıcılığı tespit etmek ve bir an önce caydırmak için gerekli adımları atmaları hayati önem taşımaktadır. İşte size yardımcı olacak 7 adım.
1. Özel Bir Yönetici Atayın
Muazzam büyüklükleri nedeniyle, birçok ticari GYO'nun alacaklar, ödeme işlemleri, fatura ödemeleri vb. gibi defter tutma işlevlerini yerine getiren ve bu işlevleri bir muhasebe sisteminde kaydeden birden fazla bireyi vardır. Bu, park operatörü dolandırıcılığı vakalarının fark edilmeden gitmesini çok daha kolay hale getirebilir. GYO'lar, park etme ile ilgili tüm işlevleri denetlemek ve park işletmecisi ile aylık gelir raporu toplantılarına katılmak için eğitilmiş en az bir kişiye sahip olmalıdır.
2. Park Operatörünüzü Tanıyın
Her işletme dürüst satıcılar tutmaya çalışırken, ayrıntılı bir RFP/RFQ park etme işlemi dolandırıcılığı önlemeye yardımcı olabilir. Arka plan kontrolleri, referans mektupları ve potansiyel bir park işletmecisi tarafından yönetilen diğer sitelerin değerlendirilmesi, yüz yüze bir toplantı sırasında kolayca tanımlanamayan ayrıntıları sağlayacaktır.
bu RFP/RFQ değerlendirme süreci, GYO'lara finansal raporlama metodolojisi, şeffaflık ve iç denetim kontrolleri ile ilgili ayrıntıları talep etme olanağı sağlar.
Her ne kadar mantıksız görünse de, sahtekarlık yapan park operatörleri, müşterileri tarafından genellikle en güvenilir kişiler olarak algılanır, çünkü onlar yardım etmek ve güven kazanmak için ellerinden geleni yapacaklardır. Neredeyse tam özerklikle çalışan ve GYO'nun doğrudan gözetimi olmayan bir park satıcısı, zaman içinde dolandırıcılık olasılığını katlanarak artırabilir.
3. İç Kontrolleri Uygulayın
Ticari GYO'ların portföylerinde dolandırıcılığı önlemek ve tespit etmek için iç kontroller oluşturması ve sürdürmesi gerekir. Bunlar, mali hesap verilerinin park ekipmanı raporlarına karşı gözden geçirilmesini, banka hesabı etkinliğini, satıcı geri ödemeleri için çok kişili bir onay sistemi oluşturmayı ve diğer muhasebe işlevlerini içermelidir. GYO'lar, park işletmecilerinin finansal faaliyetlerini düzenli olarak denetleyerek dolandırıcılık olasılığını büyük ölçüde azaltabilir.
4. Doğrudan Mevduat
Çevrimiçi bankacılığın kullanılabilirliği sayesinde hesap hareketlerini ve hesap özetlerini hızlıca gözden geçirmek kolaydır. Otopark işletmecisinin her iki gelir akışını (geçici parker nakit/kredisi ve aylık parker kredisi) doğrudan GYO'nun banka hesabına yatırmasını talep ederek, operatör tarafından yanlış ödeme veya eksik ödeme riski büyük ölçüde azaltılır.
Bu, GYO'ya park tesisinin finansalları üzerinde daha fazla görünürlük sağlamanın yanı sıra, park işletmecisinin ödeme gecikmesini kontrol altına alıp ortadan kaldırmasını sağlar. Doğrudan mevduat ayrıca, GYO'ya, otopark işletmecisine geri ödenecek işletme giderlerinin meşruluğunu doğrulamak için toplanan gelirlerin bir kontrol ve bakiye incelemesi yapması için ek bir fırsat verir.
5. Kitapları Düzenli Olarak Denetleyin
GYO'lar, nakit ödemeler ve doğrulama biletlerinin kullanımı alanlarında park tesislerini rutin olarak denetlemelidir. Buna ek olarak, günlük gelir tahsilatlarında ve aylık Ayakta Ödeme stok yenilemelerinde ara sıra yapılan habersiz “nokta denetimleri”, yüksek riskli senaryolarda dolandırıcılığın tespit edilmesine yardımcı olabilir.
Park ekipmanı işlem raporlarının toplanan gelirle karşılaştırılması, tanımlanamayan dolandırıcılık olasılığını azaltacaktır. gibi üçüncü taraf şirketler Denetim Parkı GYO'ların riskleri belirlemelerine ve kayıpları önlemek için iç kontroller geliştirmelerine yardımcı olmak için denetim hizmetleri ve Dolandırıcılık Önleme Kontrol Listesi sunar.6. Sıfır Tolerans
GYO'nuzu dolandırıcılık önleme önlemleri ve raporlama prosedürleri ile kurduysanız, yine de park operatörünüzün gelir raporlarını ve giderlerini düzenli olarak gözden geçirerek takip etmelisiniz. Dolandırıcılığın ortadan kaldırılmasını güçlendirmek için, sıfır tolerans şantiye personeli tarafından yapılan hırsızlık veya park işletmecisinin etik olmayan bildirimleri için.
Günün sonunda GYO, yönetim hizmetleri için otopark işletmecisine ödeme yapmaktadır. Şantiye personeline nakit veya doğrulama biletleri konusunda güvenilemiyorsa, park işletmecisi müşteri gelirlerinin güvenliği ve doğruluğu için gerçekten ne kadar çaba harcadı?
Bunda "üç vuruş kuralı" yok. Otopark işletmecileri, hırsızlık söz konusu olduğunda bunun “bir ve tek” olduğunu bilmelidir. Bu kuralı uygulayarak, park işletmecileri hem park gelirlerinin hem de doğrulama bileti kullanımının güvenli ve doğru olmasını sağlamak için daha uyumlu bir çaba gösterecektir.
7. Bir Uzman Görüşü Alın
Bir GYO, dolandırıcılık önleme tedbirleri uygulamışsa ve rakamlar hala birikmiyorsa veya yasal çıkarımlar söz konusuysa, gelip park yeri hakkında daha kapsamlı bir inceleme yapması için bir park danışmanı ve profesyonel muhasebeci tutmak ihtiyatlı olabilir. operatörün rapor edilen gelirleri. AuditPark Hizmetleri A.Ş. CPA'lar ve Sertifikalı Dolandırıcılık Denetçileri ile birlikte çalışır ve park geliri sahtekarlığının caydırılması, tespiti ve gerekirse kovuşturma konularında kapsamlı yardım sağlayabilir.
DİĞER OTOMOTİV VE OTOPARK KAYNAKLARI
Bakın Otomotiv ve Otopark kategorisi otomotiv ve park endüstrileri için kontrol listeleri, nasıl yapılır ve en iyi uygulamalar için.
DİĞER KAYIP ÖNLEME KAYNAKLARI
Bakın Kayıp Önleme kategorisi kayıp önleme için kontrol listeleri, nasıl yapılır ve en iyi uygulamalar için.
Yazar hakkında:
Ross Frangos başkanı ve kurucusudur AuditPark Hizmetleri A.Ş.., Toronto ON merkezli bir park danışmanlık firması. Teklif Talepleri, park belgeleri ve park yönetimi hizmetlerinin tedarikinde müşterilerine yardımcı olmak konusunda uzmanlaşmıştır.