Merhaba,
Bu yazımda Microsoft Kaizala ve PowerApps uygulamalarını kullanarak sağladığımız projemizdeki deneyimimizden bahsedeceğim.
Yazıya başlamadan önce Kaizala ve PowerApps uygulamalarından kısaca bahsetmekte fayda var.
Microsoft Kaizala, kuruluşunuzun içinde ve dışında başkalarıyla işbirliği yapmanızı sağlayan güvenli bir mesajlaşma ve iş yönetimi uygulaması. Böyle okuyunca kurumsal bir Whatsapp uygulaması gibi gözüküyor, fakat Whatsappdan fazlasını sağlıyor diyebilirim. Örneğin, anket düzenleme, kullanıcı kimlik doğrulaması, check-in sistemi, verilerin intranet sisteminizle konuşturulması gibi bir çok senaryoyu canlandırabilirsiniz. Daha spesifik bir örnek vermek gerekirse, çalışanlarınızın şirketinize gelişini kart okuma sistemi gibi Kaizala üzerinden Check-in yaptırarak kontrol ettirebilirsiniz. Bu veriyi Flow mekanizması ile Sharepoint sisteminize de aktarabilirsiniz.
Microsoft Powerapps, ek bir yazılım becerisine gerek kalmaksızın, ihtiyacınızı karşılayan benzersiz uygulamaları hızlıca oluşturma avantajı sağlıyor. Tasarlanan uygulamalar web, tablet ve akıllı telefonlar üzerinden çalışanlarla anında paylaşılabiliyor. Uygulamayı markete yükledim vb. sorunlarla uğraşmıyorsunuz.
Kaizala ve PowerApps ile ilgili bilgiler verdikten sonra projeye kısaca değinebilirim. Proje de amacımız 81 ilden oluşturulan organizasyona katılım sağlayacak olan ziyaretçilerin taleplerinin toplanması, Back-Office tarafından listelerin organizasyonunun yapılması, iletişimin sağlanması, katılım durumlarının takibinin sağlanması, oy kullanım durumlarının takibinin sağlanması idi.
Yukarıda belirttiğim proje amacı çerçevesinde gerçekleştirdiğimiz çalışmalar ve yaşadığımız sorunlar-çözümler aşağıdaki gibidir;
- Ziyaretçilerin Taleplerinin Toplanması: Öncelikle ziyaretçileri Kaizala oluşturduğumuz gruba tanımlamamız gerekiyor. Bu da ziyaretçilerin telefonunda Kaizala’nın kurulu olmasıyla başlıyor tabiki. İletişim sisteminin merkezi yönetimi için grubu gizliye alabilirsiniz, böylelikle sadece sizin gönderdiğiniz duyuru mesajları ilgili katılımcılara düşecektir. Kaizala’da oluşturduğumuz Ziyaretçi Katılım Formu ile taleplerimizi anlık aldık, bu bilgilerin hepsinin Sharepoint’e Flow aracılığıyla akmasını sağladık. Sharepointte daha önceden ziyaretçilerin listesini de yükleyerek Kimlik Numarası üzerinden de bir eşleştirme yapabildik.
- Back-Office tarafından listelerin organizasyonu: Sharepointe düşen girişler, listeye erişimi olan kişiler tarafından değerlendirilerek kişilerin gruplandırması ve karşılanması faaliyetlerinin kimler tarafından yürütüleceği belirlendi.
- İletişimin Sağlanması: Çalışanlar için oluşturulmuş olan PowerApps formu aracılığıyla katılımcıların bilgileri alınarak durumları güncellendi. Çalışanlarad PowerApps uygulaması ya yüklü olmalı ya da web üzerinden giriş sağlamaları gerekmekteydi. Örneğin, uçakla gelen ziyaretçilerin havalimanında karşılanması esnasında gelen kişilerin bilgileri anlık kontrol edilerek, powerapps aracılığıyla güncellendi.
- PowerApps te bu noktada yaşanan sorun android telefonlarda dil tercihi İngilizce olanlarda sorun yaşanmazken, Türkçe olanlarda işlem gerçekleştirilemiyordu. Bu noktada geçici çözüm için uygulama üzerinden değil web üzerinden giriş yapmalarını önererek ilerledik.
- Katılım Durumlarının Takibinin Sağlanması: Ziyaretçiler etkinlik yerine ulaştıklarında giriş kartlarının teslim edilmesi ilgili personel tarafından yapılırken, yine powerapps uygulaması üzerinden etkinlik yerine ulaştığının teyidi bilgisi de verildi. Bu bilgi yine anlık olarak Sharepoint listesine eklendi. Ziyaretçilerin etkinlik yerinde olmaları salonlara giriş yaptığı anlamına gelmiyordu. Bunun için salonlara giriş öncesinde yer alan turnikelerdeki bilgiler den oluşan bilgiler de Sharepoint listemize aktı. Örnek olarak, ziyaretçi turnikeden geçmek için giriş kartını okutuyor, turnikedeki giriş bilgisi sağlanan servis aracılığıyla bizim Sharepoint listemize akıyordu. Katılımcı turnikeden çıkış yaparken de kartını okuttuğunda salonda yer almadığını takip edebildik.
- Bu kısımda yaşadığımız önemli sorun ise Sharepoint tarafındaki flow akışının tetiklenme süresi idi. Microsoft tarafındaki hesabınız pro ve üstü ise burada sorun yaşamazsınız. Diğer hesaplarda emin olmamakla birlikte 15 dakika da bir yenilenme söz konusu idi.
- Bir başka sorun da katılımcıların çıkış yaparken kart okutmadan çıkmaları sebebiyle durum bilgilerindeki sayılarda biraz tutarsızlık oluştu.
- Oy Kullanım Durumlarının Takibinin Sağlanması: Katılımcılar arasında etkinlik sonunda seçimde oy kullanabilecek kişiler yer alıyordu. Bu katılımcılar için yine turnike geçiş sisteminden gelen verilerin Sharepointe akması ile kontrol sağlanıyordu. Ek olarak çalışanlar da hangi katılımcının ne zaman oy verdiğini powerapps üzerinden işaretleyerek bildirebiliyordu. Böylelikle anlık oy kullanım takibi sağlanarak, henüz oy kullanmamış ziyaretçilere Kaizala üzerinden duyurular yapıldı.
Genel olarak hem proje aşamalarına ve yaptıklarımıza hem de yaşadığımız sorunlara özetle yer vermeye çalıştım. Kısa zamanda uygulama geliştirme vb. süreçlere girmeden hızlı çözüm oluşturma anlamında Kaizala ve Powerapps uygulamalarını kurumunuzda kullanabilirsiniz. Tabi standart yapıyı kullanmanızın size getireceği bazı dezavantajlar olabilir ama genel olarak hızlı çözüm için memnun kalırsınız diye düşünüyorum.
Umarım faydalı bir yazı olmuştur 🙂
Sorularınıza olursa lütfen iletişime geçiniz…