KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA BİLGİLENDİRME
NUMEKO BİLİŞİM TEKNOLOJİ SANAYİ TİCARET A.Ş
07 Nisan 2016 Tarihli Resmî Gazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca Veri Sorumlusu sıfatıyla Numeko Bilişim Teknoloji Sanayi Ticaret A.Ş (Numeko) olarak aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında siz değerli ziyaretçilerimizi, Numeko’dan hizmet/mal satın alan kişileri ve/veya Numeko’nun hizmet/mal satın aldığı kişileri, çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı, müşterilerimizi, tedarikçilerimizi ve tedarikçilerimizin, müşterilerimizin çalışanlarını, alt yüklenicilerimizi bilgilendirmek isteriz.
Numeko olarak, gerek Numeko nezdindeki çalışma süreniz, gerek Numeko ile girdiğiniz sözleşme ilişkisi ve/veya ticari ilişki, başta olmak üzere Numeko’dan aldığınız hizmet/mal satın alma süreçleri, gerek tedarik ilişkisi süresince, gerek Numeko nezdindeki çalışma süreniz boyunca, gerekse de Numeko ile olan ilişiğinizin herhangi bir nedenle kesilmesi ve benzeri hallerde; kişisel verilerinizin işlenmesi amacı ile açık rızanızı almak ve imzalamanız için tarafınıza ileteceğimiz tüm belgelerin aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında hazırladığımız işbu Bilgilendirme Metni ve her hâlükârda yürürlükte olan mevzuat çerçevesinde olacağını bilgilerinize sunarız.
I) KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA BİLGİLENDİRME:
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ile güdülen amaç özel hayatın gizliliği başta olmak üzere; kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile bu sayılanların uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.
Numeko olarak Kanun kapsamında; gerek çalışanlarımız, gerek müşterilerimiz, gerek sözleşme ilişkisi ve/veya ticari ilişki içine girdiğimiz kişiler, çalışan adaylarımız, tedarikçilerimiz ve tedarikçilerimizin çalışanları, alt yüklenicilerimiz, ziyaretçilerimiz, web sitemiz, kullandığımız bilgisayar programları ve uygulamaları, mobil uygulamalar aracılığı ile toplayacağımız kişisel verilerinizi yine Kanun’un amacına uygun olarak hukuki yükümlülüklerimizin ifası, ticari faaliyetlerimizin devamı, müşterilerimize sunduğumuz hizmetlerin ifası başta olmak üzere eğitim verebilmek amacıyla kullanacağımızı, kayıt edeceğimizi, saklayacağımızı, koruyacağımızı, işleyeceğimizi, güncelleyeceğimizi, yürürlükte bulunan mevzuata uygun olarak 3. Kişiler ile paylaşacağımızı, yurtdışına aktaracağımızı ve Kanun’un getirdiği usul ve esaslara uygun davranacağımızı bilgilerinize sunarız.
II) KİŞİSEL VERİNİN TANIMI VE NUMEKO TARAFINDAN TOPLANAN VE/VEYA İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER:
Kişisel Veri Kanun’da “Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak tanımlanmıştır.
Nakliye & Navlun Organizasyonları: Nakliye işimizi yapan taşıyıcılar ve/veya mal/hizmet tedarik ettiğimiz tedarikçilerimizden nakliye işinde görev alacak kişiler ile, mal ve/veya hizmet tedariğimizi sağlayan kişilerin/ şirketlerin tedarik işinde görev alan çalışanlarının isim, soy isim, e-mail, iş adresi, telefon numaralarını ve nakliye işi sırasında nakliye aracını kullanan şoförün ehliyetini, sertifikalarını, taşıma işi ile ilgili bilgilerini topluyoruz ve saklıyoruz. Ayrıca bunları ticari sözleşme/iş ilişkisi içinde olduğumuz 3. Kişiler ile ve özel sigorta şirketleri ile paylaşmaktayız.
Yeni Müşterilerimiz: Yeni müşterilerimiz için Numeko nezdinde cari hesap açıyoruz ve özellikle gerçek kişi müşterilerimiz ile şahıs şirketi olan müşterilerimizin isim, soyisim, T.C Kimlik Numarası, e-mail, telefon numarası, iş adresi ve benzeri bilgilerini Numeko çalışanları ve/veya Numeko’nun ilgili birimleri ile paylaşmaktayız.
Gümrük işlemleri: Numeko olarak yapacağımız ithalat/ihracat işlemlerinde gerekli olması halinde gümrük müşaviri ve/veya gümrük müşavirinin çalışanları ile nakliye işini yapan 3. Kişilerin aralarında iletişim kurabilmeleri için bunların isim, soyisim, telefon, e-mail ve adres bilgilerini bu sayılanlar ile paylaşıyoruz.
Çalışanlarımızın;
- Temel İş Sağlığı ve Güvenliği Sertifikası
- Elektrikle Çalışma Sertifikası,
- Yüksekte Çalışma Sertifikası,
- Kurtarma Sertifikası,
- İlkyardım Sertifikası,
- Güvenli Sürüş Sertifikası,
- Mesleki Eğitim Sertifikası veya Diploma,
- Adli Sicil Belgesi,
- Nüfus Cüzdan Fotokopisi,
- İşe Giriş Bildirgesi,
- Sigorta Hizmet Dökümü,
- Görevlendirme Yazısı,
- Periyodik Muayene Formu (İşyeri hekimi onaylı sağlık raporu)
- Kişisel Koruyucu Donanım Zimmet Formu
- İkametgah, sağlık raporu için yapılan test sonuçları
gibi belgelerini; mal ve/veya hizmet verdiğimiz özel hukuk tüzel kişileri ve/veya gerçek kişiler ve/veya kamu kurum veya kuruluşları ve/veya kamu kurum ve kuruluşlarının iş güvenliği birimleri, elektrik dağıtım şirketleri, teklif verdiğimiz kamu ihaleleri ve/veya özel sektör ihaleleri, hizmet/mal verdiğimiz ve/veya hizmet/mal aldığımız danışmanlık şirketleri, organize sanayi bölgelerinin ortak sağlık birimleri ile paylaşıyoruz ve bu bilgileri çalışanlarımızın Numeko ile ilişiği kesildikten sonra 10 (on) yıl süre ile saklıyoruz.
Numeko’nun İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi: çalışanlarımızın; kimlik bilgilerini, kendisini ve ailesini gösterir şekilde nüfus kayıt örneğini ( nüfus kayıt örneğinde yer alan yakınlık derecesi, isim & soyisim, anne ve baba adı, doğum yeri, medeni hal, din, evlenme/boşanma/vefat tarihi, bilgilerini toplamakta ve işlemekteyiz.) sağlık durumu bilgilerini, aile bilgilerini ( çalışanımızın belirleyeceği ailesinden ve/veya yakın çevresinden bir kişinin yakınlık derecesini, bu kişinin telefon numarasını ve adresini toplamakta ve işlemekteyiz) , banka bilgilerini ( banka adı, hesap numarası, IBAN numarası bilgilerini toplamakta ve işlemekteyiz) ikametgah bilgilerini, adli sicil bilgilerini, fiziksel özelliklerini (Beden ölçüleri, ayakkabı numarası vb.), iş deneyimi bilgilerini, eğitim bilgilerini, kan grubu kartını, toplamakta ve işlemektedir.
Numeko’nun Muhasebe Birimi: İş Sağlığı ve Güvenliği biriminin topladığı kişisel verilere ilave olarak personellerimizin SGK hizmet listesinde bulunan T.C Kimlik numaralarını, isim ve soyisim bilgilerini, proje işini- alt yüklenici olarak işini aldığımız 3. Kişi konumundaki Şirketler ve/veya Şahıslar ile paylaşıyoruz.
3. Kişi konumundaki Şirket veya Şahıslardan aldığımız projelerde/işlerde görevlendireceğimiz alt yüklenicilerin ve bu alt yüklenicilerimizin çalışanlarının kimlik bilgilerini, adres bilgilerini ve SGK bilgilerini proje aldığımız 3. Kişi konumundaki Şirketler ve/veya Şahıslar ile paylaşıyoruz. Muhasebe ve İdari İşler ve İnsan Kaynakları birimi olarak Şirketimiz’e iş başvurusunda bulunan çalışan adaylarının özgeçmişlerini, isim ve soyisim, T.C Kimlik numarası ile adres, telefon, cep telefonu, e-posta adresi gibi iletişim bilgilerini özgeçmişi paylaştığımız Numeko yöneticisinin ya da çalışanın e-posta kutusunda veya bilgisayarında depoluyoruz/saklıyoruz.
Numeko’nun İdari işler ve İnsan Kaynakları Birimi: Yeni Çalışan adayları yönünden : istihdam bürosu niteliğini haiz web siteleri aracılığı ile yeni çalışan adayından gelen başvurularda, adayın özgeçmişi ilgili web sitesin üzerinden Numeko yöneticileri tarafından görüntülenmekte ve incelenmektedir. İş görüşmesine çağrılacak yeni çalışan adaylarının özgeçmişi e-posta ortamında Numeko’nun İdari İşler ve İnsan Kaynakları ile paylaşılmaktadır. Yeni Çalışan adayının Numeko ile yaptığı görüşmeler olumlu sonuçlanmasa dahi bu kişilerin özgeçmişleri Numeko çalışanlarının ve/veya yöneticilerinin e-posta kutularında ve bilgisayarlarında depolanmaktadır.
Numeko Çalışanlarının Özlük Bilgileri: Yürürlükte bulunan İş Hukuku ve Sosyal Güvenlik Hukuku mevzuatı gereği çalışanlarımızın; vesikalık fotoğrafını, arkalı & önlü nüfus cüzdan/ T.C Kimlik kartı fotokopisini, e-devlet üzerinden alınmış ikametgah belgesini, e-devlet üzerinden alınmış nüfus kayıt örneğini, e-devlet üzerinden alınmış adli sicil kaydını, kan grubu kartını ( Nüfus Cüzdanında yazılı olması halinde talep edilmemektedir.), aile bireylerinin telefon numarasını, cep telefonu numarasını, e-posta adresini, ev adresini, iş adresini, diploma aslını veya e-devlet üzerinden alınan çıktısını, sağlık raporunu, eğitim sertifikalarını ( iş veya sektör ile ilgili - varsa ) kağıt /basılmış kopya olarak dosyalayarak kilitli dolaplarda depolamaktayız. Numeko çalışanlarının bu belgelerine erişim sadece Numeko Genel Müdürü, İş Sağlığı ve Güvenliği uzmanı ile İnsan Kaynakları çalışanlarınca erişilebilmektedir.
Numeko İnsan Kaynakları Birimi: insan kaynakları birimi süreçlerinin yönetimini yapabilmek adına kullandığımız insan kaynakları süreçlerine ilişkin bilgisayar programında Numeko personelinin kişisel verilerini bilgisayar ortamında saklamaktayız. Anılan bilgisayar programında kullandığımız kişisel verilerin korunması ve gizliliğinin sağlanması ilgili insan kaynakları programını yazan yazılım şirketinin gizlilik politikası ile korunmaktadır.
Numeko çalışanlarının özlük dosyalarını yürürlükte bulunan mevzuat gereği 10 (on) sene süre ile saklanabilir kopya olarak saklıyoruz.
III) KİŞİSEL VERİLER NUMEKO TARAFINDAN HANGİ YÖNTEM İLE TOPLANMAKTADIR VE HUKUKİ SEBEBİ:
Numeko kişisel verilerinizi, çalışmak üzere Numeko’ya yaptığınız iş başvurusu sırasında gerek şahsen gerekse de özel istihdam büroları vasıtasıyla gönderdiğiniz özgeçmişiniz, doldurduğunuz iş başvuru formu, Numeko ile gireceğiniz sözleşme ilişkisi başta olmak üzere her türlü istihdam ilişkisinin ve/veya ticari ilişkinin ifası kapsamında gerek e-posta, gerek akıllı telefonlarda kullanılabilen sohbet programları üzerinden gönderdiğiniz fotoğraf, sesli ve/veya görüntülü mesajlar, ses kayıtları , www.numekotech.com isimli web sitesi, müşterilerimizin, çalışanlarımızın, tedarikçilerimizin çalışanlarının, eğitmenlerimizin Numeko’ya gönderdikleri e-postalar, mektuplar, yazışmalar aracılığı ile toplamakta ve işlemektedir.
Numeko’nun kişisel verilerinizi toplamasının hukuki sebebi Türkiye Cumhuriyeti Kanunları, kapsamında teknoloji alanında faaliyet gösteren bir ticaret şirketi olarak ticari faaliyetlerini ve hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek, ticari faaliyetlerinin, bu faaliyetler kapsamında gerek çalışanlar, gerek müşteriler, gerek sözleşme ilişki kurduğu kişi ve kurumlar ile kurduğu ve/veya kuracağı sözleşmesel ilişkilerin devamının sağlanmasıdır.
IV) NUMEKO’NIN 3. KİŞİLERDEN TOPLADIĞI KİŞİSEL VERİLER NELERDİR?
Numeko olarak alt yüklenicilerimizden, alt yüklenicisi olduğumuz gerçek/tüzel kişi&kurumlardan, tedarikçilerimizden, ticari faaliyetlerimiz kapsamında kullandığımız bilgisayar programı ve uygulamalardan gerek bu sayılanların çalışanlarının gerekse de çalışanlarının yakınlarının yukarıda II numaralı başlıkta saydığımız kişisel verilerinin tamamını veya bir kısmını toplayabiliriz.
V) NUMEKO KİŞİSEL VERİLERİ HANGİ AMAÇLA İŞLEMEKTEDİR?
Numeko, teknoloji alanında ticari faaliyetlerde bulunan bir ticaret şirketi olarak kişisel verilerinizi Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının, ticari faaliyetlerinin ve 3. Kişiler ile imzaladığı/ imzalayacağı sözleşmelerin gerekliliklerini yerine getirme amacı başta olmak üzere teknolojik ürünlerin/ malzemelerin tedariki, tedarikçisi olduğumuz kişilerin& kurumların & şirketlerin ürettikleri/ithal ettikleri ürünleri müşterilerimize, müşteri adaylarına satmak, pazarlamak, Numeko’nun bilgisayar sistemlerinin, programlarının ve/veya veri tabanının ticari faaliyetlerin/ticari hayatın devamının ve sürekliliğinin sağlanması üzerine doğru, güvenli, işler bir şekilde işletilmesi amacıyla, çalışanlarımızın, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, alt yüklenicilerimizin kullandığı bilgisayar programlarının, uygulamalarının, mobil uygulamaların, web sitesinin güncellenmesi, çalıştırılması ve bu sayılan kişilerin kullanımını temin etmek amacıyla işlemektedir.
VI) NUMEKO KİŞİSEL VERİLERİ NERELERE AKTARACAKTIR, KİMLERLE PAYLAŞACAKTIR? KİMLERE HANGİ AMAÇLARLA AKTARACAKTIR?
Numeko kişisel verilerinizi ticari faaliyetleri kapsamında tedarikçileri, alt yüklenicileri, müşterileri ve bunların çalışanları başta olmak üzere, ileride ticari işbirliği yapılacak diğer yurtdışında yerleşik kişi ve/veya şirketlere, hizmet ve mal tedarik ettiği alt yüklenicileri/tedarikçileri, Numeko’ya yazılım/ uygulama sağlayan yazılım şirketlerine ve yurtdışına aktarabilecektir.
VII) KİŞİSEL VERİLERİN NUMEKO TARAFINDAN SAKLANMASI VE GÜVENLİĞİNİN TEMİN EDİLMESİ İLE SAKLANMA SÜRESİ:
Numeko Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, Kişisel verilerinizi hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, Kişisel verilerinizin muhafazasını sağlamak, amacıyla kişisel verilerinizin basılı kopyalarının kilitli dolaplarda saklanması, bilgisayar sistemlerine dışardan erişimin engellenmesi için gerekli yazılımların kullanılması gibi gerekli güvenlik önlemlerini ve teknik, idari önlemleri alacaktır.
T.C Kanunları ile başta Türk Ticaret Kanunu başta olmak üzere yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında işbu bilgilendirme metninde yer alan ve süresiz olarak saklanması gereken kişisel verileriniz süresiz olarak Numeko tarafından saklanacaktır. Süresiz olarak saklanması gerekenler ve yukarıda 10 (on) yıl boyunca saklanacağı belirtilenlerin dışında kalan kişisel verileriniz Numeko ile ticari ilişkinizin ve/veya işçi&işveren ilişkinizin sona ermesinden itibaren 1 (bir) yıl içinde imha edilecektir.
VIII) KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI NELERDİR?
Kişisel Veri Sahibi herhangi bir zamanda veri sorumlusu Numeko’ya başvurarak;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kanun’un 11’inci maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
haklarına sahiptir.
Kanun’da tanımlanan haklarınız doğrultusunda kişisel verileriniz ile ilgili sorularınızı ve taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Talepleriniz Numeko tarafından en kısa süre içerisinde ve her hâlükârda en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplanacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
IX) ÇEREZ POLİTİKASI VE ÇEREZLER İLE TOPLADIĞIMIZ KİŞİSEL VERİLER VE UYGULAMALAR NELERDİR?
Numeko’nun web sitesi olan www.numekotech.com aracılığı ile sadece tarayıcınızın diline ilişkin bilgileri toplamaktadır. Bunun dışında kullandığımız çerezler ile halihazırda herhangi bir kişisel verinizi toplamıyoruz. Ancak kullanacağımız çerezlerin ileride değişiklik göstermesi halinde çerez politikamızın ve dolayısıyla aydınlatma yükümlülüğümüzün içeriğinin değişiklik gösterebileceğini bilgilerinize sunarız.
*** Numeko zaman zaman işbu Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili bilgi notunu ve içeriğini güncelleyebilir ve mevzuatta meydana gelecek değişiklikleri dikkate alarak ilave bilgilendirmeler yapabilir. Bu kapsamda zaman zaman web sitemizi ziyaret ederek Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili olarak hazırladığımız bilgilendirmeyi dikkatle okumanızı tavsiye ederiz.