Kurumların hassas veri ve bilgilerini saklama ve yönetme sürecinin en önemli adımlarından biri de imha işlemidir. Ancak bu işlem gizli, hatasız ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmelidir. DataSafe Türkiye, müşterileri için imha hizmetini profesyonel bir şekilde organize etmektedir.
Çoğu kurumun hassas, kritik ve gizli verileri kâğıt üzerinde bulunmaktadır. Bu özel belgelerin gelişigüzel yırtılıp sıradan çöp kutularına atılması, bu parçaların bir daha bir araya getirilme riskini doğurmaktadır. Gizlilik politikası çerçevesinde, kanunen saklama süresi dolmuş ve imha zamanı gelmiş evrakların bir daha kimsenin eline geçmeyecek ve kullanılamayacak şekilde yok edilmesi gerekmektedir.
DataSafe Türkiye güvenli imha işlemini, kurumların karşı karşıya olduğu imhaya ilişkin yasal yükümlülüklerinin sorumluluğunu üzerine alarak, usule uygun bir şekilde gerçekleştirir. İmha süreci bitiminde işletmelere, işlemlerin tamamlanmış olduğunu belgeleyen bir imha sertifikası düzenler.
Datasafe Türkiye olarak, güvenli imha hizmeti kapsamında sunduğumuz çözümler, çevreyi koruma koşulları doğrultusunda yeniden dönüşüme imkân vermektedir.
İmha süreç yönetimi
İmha sürecinin yönetimini müşteri talebine göre belirlemek mümkün. İşletme talep ettiği takdirde, kâğıt belgelerin atılabileceği kilitli özel imha kutuları kendi ofislerine yerleştirilir. İmha edilecek belgeler kurum çalışanları tarafından bu kutulara atılır. İmha kutuları dolduğu zaman tarafımızdan teslim alınarak imha süreci başlatılır.
DataSafe Online Veri Yönetimi Sistemi de, imha süreci ile ilgili gerekli takibin yapılmasına olanak tanımaktadır. Sistem, saklama süresi dolmuş evraklar ile ilgili otomatik olarak uyarı verir. Bu uyarı doğrultusunda müşteriler bilgilendirilir. Müşteri tarafından onay geldiğinde ise imha süreci başlatılır.
İmha Süreci
• Bu hizmetten yararlanmak isteyen işletmelerle bilgi güvenliği ve gizliliği çerçevesinde sözleşme imzalanır.
• İmhası gerçekleştirilecek evrak ve dosyalar, özel araçlarla kilitli özel imha kutuları içinde imha tesisine götürülür.
• İstendiği durumda imha sürecinin tamamı, işletmenin yetkilendirdiği bir kişi tarafından imhanın gerçekleştiği yerde izlenebilmektedir.
• İmha işlemi, kapalı alanda profesyonel bir ekip tarafından, tekrar birleştirilemeyecek kadar küçük parçalara ayrılmak suretiyle gerçekleştirilir.
• İmha süreci güvenlik kameralarıyla kayıt altına alınır.
• İmha sürecinin tamamlandığı bir imha sertifikası ile belgelendirilir.
• İşletmenin talebine göre, imha sertifikasına ek olarak, imha sürecinin görüntü kayıtları da bir CD’ye kaydedilerek işletmelere teslim edilir.