Yönetim görüşlerinde meydana gelen gelişmeleri, aralarında kesin sınırlar ve geniş ayrılıklar olmamakla beraber klasik, neo-klasik ve modern teoriler olmak üzere üç ana grupta toplamak mümkündür.
Klasik teoride organizasyon, gaye ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için bir araç olarak düşünülmekte, mevcut kaynaklardan maksimum düzeyde yararlanılarak organizasyonun gayelerinin gerçekleştirilmesi ön planda ele alınmaktadır.
Klasik Organizasyon Teorisi adı altında üç ayrı yaklaşım bulunmaktadır. Bu üç yaklaşım; öncülüğünü Taylorun yaptığı Bilimsel Yönetim Yaklaşımı, öncülüğünü Fayolun yaptığı Yönetim Süreci Yaklaşımı ve öncülüğünü Weberin yaptığı Bürokrasi Yaklaşımıdır. Her üç yaklaşım da, organizasyonlarda etkinlik ve verimliliğin arttırılması için hangi ilkelere uyulması gerektiğini araştırmıştır.
Klasik Organizasyon Teorisinde iş ve pozisyonlar
ile bunlar arasındaki ilişkiler ön planda değerlendirilirken, insan unsuru
veri olarak kabul edilir ve psiko-sosyal karakteri ile psikolojik ve sosyal
çalışma koşulları göz önüne alınmaz. Bunun anlamı, bu teori neyin, nasıl,
ne zaman ve ne karşılığı olarak yapılacağının
açık ve kesin bir biçimde tayin edilmesi gerektiğini ve bu iş, kural, yöntem
ve disiplinine sıkı bir biçimde uymayanı ücretini kesme, işten atma gibi
kesin cezalandırma önlemleriyle yola getirme zorunluluğunu ileri sürer.
İşte bu özelliklerinden dolayı, klasik
doktrin dar, sınırlı, mekanik ve bürokratik olmakla eleştirilmiştir.
1.2. Neoklasik Organizasyon Teorileri
Klasik görüşe karşı eleştiriler ikinci dünya savaşı öncesi başlamış ve bu arada bir çok sosyolog ve sosyal psikoloji uzmanı bu konuda çeşitli araştırmalar yapmıştır. İşletmelerin verimliliğinde insan unsurunun oynadığı önemli rol açığa çıkmıştır.
Organizasyonun sosyal ve beşeri yönünü öne alan Neoklasik Görüşün önderliğini yapan Mayo (1933), Roethlisberger (1941) ve onların izinden yürüyen Bakke, White, Gardner ve Moore (1955), Davis (1957), McGregor (1960), Dubin ve Likert gibi bilimadamları, eserlerinde zamanımızın en önemli sorununun bireyler ve organizasyonlar arasında işbirliği ruh ve anlayışının geliştirilmesi olduğunu ileri sürerek klasik organizasyonu bir bakıma eleştirmekte bir bakıma da tamamlamaktadır. Bu düşünceye göre organizasyon kavramı, önceden belirlenmiş bir tüzük şeklindeki bilimsel olmayan gruplardan oluşmakta ve biçimsel organizasyon tamamen biçimsel kalıp işlememekte, yerini sosyal ve psikolojik ilişkilerin geliştirildiği bir organizasyona bırakmaktadır.
Ancak neoklasik teori de örgütü oluşturan unsurların kendi başlarına birer varlık oldukları görüşünden kurtulamamış, motivasyon konusuna gereğinden fazla ağırlık vermiştir. Biçimsel ve biçimsel olmayan unsurların birleşmesini açıkça ortaya koymadığı ve motivasyon teorisini kıymetler, bunalım, öğrenme, psikoloji, sağlık teorileriyle birlikte ele almadığı için uygulamada beklenen sonuçlar alınamamıştır.
Öte yandan, toplumların sosyal değerlerinin
zamanla değişmesi, çalışanlarla işverenler arasındaki ilişkilerin düzenlenmesinde
devlet ve sendikaların etkin olmaya başlaması, organizasyonu oluşturan
grupların davranışlarını büyük oranda etkileyip, karşılıklı tutumlarının
değişmesine neden olmuştur. Bu durumda, dinamik bir yapıya sahip olan organizasyonun,
zaman içinde oluşumu ve gelişimi, çevre koşullarındaki değişime paralel
olarak düzenlemeli ve özellikle beşeri unsurun davranışlarındaki değişimlerin
dikkate alınması gerektiği fikri yeterince
ortaya çıkmamıştır.
1.3. Modern Yönetim Düşüncesi
Yönetim ve organizasyon konusundaki modernizasyon yaklaşımları, 1950 - 1960 yılları arasında Modern Yönetim Düşüncesinde neoklasik yaklaşıma paralel olarak başlatılmıştır. İşte bu yaklaşımın temelini oluşturan akımlar Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımıdır.
2. Sistem Yaklaşımının Doğuşu
1950lerden günümüze kadarki dönem bir gelişme ve sentez dönemidir. Bu dönemde psikoloji, sosyoloji, antropoloji gibi bilimlerin gelişmesinden ve sistem kavramından yararlanılmıştır.
Modern organizasyon teorisinin temelini sistem görüşü temsil eder. Bu teorinin en önemli özelliği analitik bir temele sahip olmasıdır. Organizasyonların karmaşık yapıya sahip olması kesin kurallarla yönetilmesini imkansızlaştırdığından organizasyonbilimciler yeni bazı boyutları düşünmeye başlamışlardır. Eski Çin, Mısır ve Roma uygarlıklarına kadar giden organizasyon kavramı devamlı değişmiştir. Sistem yaklaşımı da bu yaklaşımın safhalarını oluşturmuştur. Sistem Yaklaşımı her ne kadar Modern Yönetim düşünceleri arasında sayılsa da sistem anlayışı çok eskilere dayanmaktadır. Aristonun bütün, parçaların toplamından daha fazladır sözü, sistem görüş açısını ifade etmektedir.
Sistem kavramının önemi beşeri ilişkiler hareketinin başlangıç noktasını teşkil eden Hawthorne araştırmalarından anlaşılmıştır. Yirminci yüzyılın başlarında işletmeler gözden geçirilirken verimlilik bir sorun olarak görülmekte ve organizasyonların amaçlarına neden ulaşıp ulaşmadıkları düşünülmekteydi.
İlk olarak diğer bilim dallarında uygulanmış ve biyoloji dalında düşünülmüştür. Bertalanffy, Genel Sistem Teorisinde, her olayı belirli bir çevre içinde başka olaylarla ilişkili olarak incelemenin olayları anlama, tahmin ve kontrol etme açısından daha etkin olduğu ileri sürülmüştür. Bertalanffy, biyolojide uyguladığı sistem teorisini diğer alanlara da uygulamak istemiş ve çeşitli disiplinler için ortak prensiplerin var olduğunu göstererek hepsine uygulanabilecek genel bir analitik model geliştirmeye çalışmıştır. Diğer bir bilim adamı ise, sibernetik alanında öncülük yapmış matematikçi Norbert Wienerdir. 1948 yılında, aynı amaçlar çerçevesindeki sistemlerin birleşiminin yapısını oluşturmak konusuyla ilgili önemli bir kitap yayınlamıştır. Böylece genelci ve bütüncü bir görüşün yönetim ve organizasyon konularına uygulanması ile yönetimde sistem yaklaşımı adı verilen yeni düşünce tarzı ortaya çıkmıştır.
2.1. Genel sistem teorisi ve tarihçesi
Sistem kavramının çok eski bir geçmişi vardır. Sistem Yaklaşımı veya Genel Sistem Teorisi, 19.yüzyılın başında şekillenmeye başlamıştır. Bu konuda en eski ve temel kavramlar Alman filozofu, Georg Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831) tarafından ileri sürülmüş, ancak o dönemde yeterince ilgi uyandıramamıştır. Bununla birlikte, Enerji Mühendisliğinin gelişmeye başladığı dönemlerde önem kazanmaya başladığı söylenebilir.
20. yüzyılın başlarında Köhler, konuyu fizik alanında incelemiştir. Lotka ise, 1925 yılında sistem kavramını genel olarak ele almış ve temel formüller geliştirmiştir.
Bu dönemlerde sistemleri açıklamaya yönelik iki görüşten sözedilmekteydi; birincisi, Mekanistik Görüş; her oluşumun esasının fiziksel ve kimyasal etkenlere bağlı olduğunu savunuyordu. İkinci görüş ise Vitalistik Görüş; buna tepki olarak canlılığın metafizik kurallara bağlı olduğunu ileri sürmekteydi. Ancak, 1937 yılında Ludwig Von Bertalanffynin Genel Sistem Teorisi adıyla sunduğu bir bildiri, bu alandaki en önemli çalışmalardan biri olmuştur.
Genel Sistem Teorisi uygulama alanında en geniş haliyle üç ana başlıkta ele alınmıştır:
İkinci olarak ise, Ashbynin düşünülebilen bütün sistemleri gözönüne alarak bunları, üzerinde işlem yapılabilecek, yargılara varılabilecek en uygun boyuta indirgediği yöntem yer almaktadır. Her iki yöntemin de üstünlükleri ve sakıncaları bulunmaktadır. Belirtilmek istenen genel sistem teorisi çalışmalarında tek bir yöntemden söz edilemeyeceğidir. Bu teorinin amacı, genel olarak sistemlere uygulanabilecek genel prensiplerin oluşturulması ve formülasyonudur.
Kenneth E. Boulding ise genel sistem teorisinin yerini şöyle tanımlamıştır; Genel sistem teorisinin amacı, ilgili disipline ilişkin teorilerden ve saf matematikten yararlanarak yeni bir model inşasıdır.
Görüldüğü üzere temelde bu disiplinin amacı, bilimler arasındaki haberleşmeyi mümkün kılarak medeniyetin daha çabuk ilerlemesine katkıda bulunmaktır. Bu amaçla, 1954 yılında meydana gelen The Society of the Advancement of General Systems Theory adlı kuruluş, 1957 yılında The Society of General Systems Theory adını almıştır. Bu kuruluş, günümüzde International Society of Social Sciences (ISSS) adı altında varlığını sürdürmektedir.
1970li yıllarda Ulrich, işletmeyi üretim yapılan, sosyal bir sistem olarak tanımlayarak yönetim alanında da Sistem Yaklaşımının etkilerini göstermiştir.
2.2. Sistem Yaklaşımının Diğer Disiplinlerle İlişkisi
Şekil 1 : Sistem Biliminin Diğer Disiplinlerle Olan İlişkisi
2.3. Sistem Analizinin Genel Görüntüsü
Sistem analizinin kendine özgü klasik ve neoklasik organizasyon teorilerinde üzerinde pek durulmamış bir görüş açısı vardır. Burada birbirine bağlı bir dizi sorudan hareket edilmektedir.
Sistem Yaklaşımının ilk olarak biyolog Ludwig von Bertalanffy tarafından Genel Sistem Teorisi (Allgemeine System Theorie) adı altında ortaya çıkarıldığından daha önce söz etmiştik. Bertalanffy, o güne kadar fizik alanında çalışılan tüm sistemlerin kapalı olduğuna, dış dünya ile etkileşim içinde olmadıklarına dikkat çekti. Oysa bir biyolog olarak çoğu fenomen için böyle bir yaklaşımın imkansız olduğunu biliyordu. Yaşayan bir organizmanın çevresinden ayrıldığında, kısa bir süre içinde oksijen, besin ve su yetersizliğinden öleceğini hatırlatarak organizmaların açık sistemler olduğunu ve açık sistemlerin sürekli olarak çevreleriyle madde ve enerji değişimi yapmadan yaşayamayacaklarını dile getirdi. Böylece ilk kez dış çevre faktöründen bahsedilmiş oldu.
Açık sistemlerin kendileri dışındaki sistemlerle etkileşim içinde olmaları, bu tür sistemlerin en büyük özelliğidir. Bu etkileşimin iki yolu vardır: Girdi ve Çıktı. Girdi, sisteme dışarıdan gelen herşey, çıktı ise sistemden çevreye gitmek için ayrılan herşey olarak tanımlanabilir. Sistem ve çevre bir sınırla birbirlerinden ayrılırlar. Örneğin canlı sistemlerde deri, sınır görevini görür. Bir sistemin çıktısı, genellikle girdinin direk ya da endirek sonucudur. Dışarı çıkan herşey daha önceden içeri girmiş olmalıdır. Tabii ki sistem girdi ve çıktı arasında kalan bir geçiş tüneli değildir; aktif bir işlemcidir. Örneğin aldığımız oksijen vücudumuzdan karbondioksit olarak çıkar. Girdinin sistem tarafından çıktıya dönüştürülmesi işlemine dönüşüm (transformation) denir.
3.1. Sistem Kavramı
Sistem, bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileşenin oluşturduğu bütündür.
Burada dört önemli öğe vardır: sistemin parçaları olan birden çok soyut veya somut bileşenin bulunması, sistemi bir yığın olmaktan kurtaran ve birbirine bağlayan bileşenler arasındaki ilişkiler, bu bileşenlerin oluşturduğu bütün (fonksiyonunu yerine getiren bir oluşum) ve bu bütünün bir amacının olmasıdır.
Oxford Engilsh Dictionarye göre sistem, karmaşık bir birim oluşturmak için birbirine bağlanmış veya birleştirilmiş set veya takımdır. Belli bir plan veya projeye göre sırayla düzenlenen parçaların oluşturduğu bütündür.
3.2. Sistem Nedir?
Sistemin bölümleri şöyle özetlenebilir:
Şekil 2. Floodun sistem
modeli (Flood R. ve Johnson M., 1991), http://www.ies.luth.se/%7Ebail/iea324/GST(All-2)/sld003htm
|Sınır Kapsamı:


İnsan Kaynakları, Malzeme Kaynakları, Finansal Kaynaklar , Bilgi
|Yönetim


(Karar verme, planlama, kontrol, yapılandırma), Üretim, BakımDestek ve Adaptasyon
|Sınır Kapsamı (çıktı işlemleri) :


Satış çıktıları, Reklam ve Halkla İlişkiler
Şekil 3: Sistemin unsurları ve yönetimdeki fonksiyonları
Sistem, bir çok alt sistemden oluşan, ve bu alt sistemlerin her birinin kendi özellikleri olmasıyla birlikte, birbirleriyle karşılıklı etkileşim içinde bulunduğu bir bütündür. İşte sistem yaklaşımı bütünü oluşturan bu parçaları, bunların birbirleriyle olan ilişkilerini bir arada incelemektedir.
Bütünü oluşturan parçalar birbirlerini etkilediği gibi bütünü de etkilerler. Alt sistemlerden herhangi birinde aksaklık olduğunda bu, bütüne de yansıyacaktır. Yani, sistemdeki bir durumu anlayabilmek, onu oluşturan alt sistemleri ve bu sistemlerin birbirleriyle olan ilişkilerini inceleyerek mümkün olabilir.
Sistem yaklaşımının temeli, asıl önemli olanın bütün olduğu ve parçaların bu bütünü etkilediği oranda önemli olduğu görüşüne dayanmaktadır.
3.3. FEEDBACK (GERİ BESLEME)
Bir sistemde dönüşümün olduğu yerde girdi ve çıktılar da bulunur. Girdiler, çevrenin sisteme etki etmesinin sonucu iken çıktılar, sistemin çevreye etkisinin sonucudur. Girdi ve çıktı, önce ve sonra ya da geçmiş ve şimdi gibi zaman sürekliliğiyle ayrılırlar.
Her dönüşümün sonunda oluşan bilginin tekrar sistemin girdisine girdi verisi olarak gönderilmesiyle geri besleme oluşur. Eğer bu yeni veri, dönüşümü öncekilerle aynı yönde etkiliyor, ya da dönüşüme pozitif bir ivme kazandırıyorsa bu, pozitif bir geri beslemedir. Eğer yeni veri önceki sonuçların tersi yönde bir etkide bulunuyorsa bu, negatif bir geri beslemedir.
Geri beslemelerde her artı başka bir artıya yol açar; çığ etkisi vardır. Buna bir çok örnek sayabiliriz: nüfus patlaması, zincirleme reaksiyon, endüstriyel genişleme, enflasyon, kanser hücrelerinin çoğalması, vb. Bir eksi başka bir eksiye yol açtığında ise olaylar tamamen durur. Tipik örnekleri: iflas ve ekonomik depresyon.
Dış çevreden sağlanan geribildirimle sistem,
dinamik bir denge sağlayabilir. Denge, organizasyon sabit bir konuma ulaştığında
oluşur ve böylece yokolma tehlikesi ortadan kalkar.
4. Sistemin Özellikleri
5.1. Kenneth Bouldingin sınıflandırması
Kenneth Boulding yeryüzündeki sistemleri basitten karmaşığa doğru belirli bir hiyerarşi içinde dokuzlu bir sınıflamaya tabii tutmuştur.
Ludwig Von Bertalanffyye göre sistem çeşitleri (1972):
6.1. Cansız Sistemler
Birinci düzey, statik yapı düzeyidir. Çatı (ana) düzey adı da verilir (framework).
İkinci düzey, gerekli faaliyetleri önceden düzenlenmiş ilkel dinamik sistemler düzeyidir. Bu düzeye, saat gibi işleyen sistemler düzeyi denir. Güneş sistemi buna en iyi örnektir.
Üçüncü düzey, denetim düzenine sahip sibernetikleri içeren denetim düzeyidir. Sibernetik, geribesleme ve bilişim teorileri kullanılmaktadır. Termostat örnek olarak verilebilir.
6.2. Canlı Sistemler
Dördüncü düzey, açık sistemler veya kendi varlığını sürdürebilen sistemler düzeyidir. Canlılık başlamıştır bu yüzden hücre düzeyi adı verilir.
Beşinci düzey, ilkel organizmalar düzeyidir. Daha az bilgiyle varlığını sürdüren nispeten gelişmiş bir iş bölümüne sahip yaşayan organizmalardan oluşur. Bu düzeye bitkiler örnek verilebilir.
Altıncı düzeyde, hayvanlar düzeyine ulaşılır. Bu düzeyin en büyük özellikleri, artan hareketlilik, çevreyle iletişim ve kendi varlığının farkında olmalarıdır. Bu düzeydeki sistemler, gelişmiş sinir sistemine sahiptir.
Bir sonraki düzey, insan düzeyidir. Hayvanların sahip olduğu özelliklerin hemen hepsine ilave olarak daha karmaşık düşünebilme yeteneğinin yanında insan, sadece bilmeyip bildiğini de bilmektedir (kendi kendinin bilincindedir).
İnsanı çevreleyen sosyal organizasyon ayrı bir kategori olarak kabul edilmektedir. Kullanılan teoriler, sosyal yapısı, ekonomik durumu, tarihi ve kültürü gibi unsurlarına ilişkin kurallardır.
Hiyerarşik yapıyı tamamlamak için sembolik sistemler adında bir düzey eklemeye gerek duyulmuştur. İlk sekiz düzeyde olmayıp da sistem özelliği gösteren dil, mantık, matematik, sanat ve hatta bugün bilmediğimiz tüm sistemler bu düzeyin konusudur.
6.2. Açık ve Kapalı Sistemler
Sistemin çevresi kavramı, bu iki tip sistemin tanımlanmasında önemli rol oynar. Kapalı sistemler, kendisi dışında hiçbir sistem olmayan veya çevresindeki sistemlerden hiçbir şekilde etkilenmeyen sistemlerdir. Açık sistemler ise, mutlaka bir çevresi ve onlarla ilişkileri olan, haberleşen ve birbirlerini değiştiren sistemlerdir. Tüm canlı sistemler açık, cansız sistemler ise kapalı sistemlerdir. Termodinamiğin ikinci yasasına göre sistemler, maksimum entropi yönünde hareket ederler. Açık sistemler aynı son duruma farklı başlangıç koşullarından ulaşabilirler. Bunun nedeni, açık sistemlerin çevreyle farklı etkileşimde bulunabilmesidir. Bu özelliğe Eş-sonluluk denir. Kapalı sistemlerde geri-beslemelerle ulaşılan denge durumu hem başlangıç koşullarına hem de sistemin yapısına bağlıdır.
Kapalı sistemler, kendi başına süreklidir ve dışarıdan enerji ve kaynak almaz. Çevreleriyle ilişki içine girmeye ihtiyaçları yoktur. Enerji kullanımı olmadığından entropi adındaki çökme durumunu yaşarlar. Organizasyonlarla ilgili en önemli ilerleme, onların kapalı bir sistem olmadığının anlaşılmasıdır. Çünkü onların, enerji sağlamak için dış çevrelerine gereksinimleri vardır. Açık sistemler entropiden kaçınabilirler ve fiziksel, insan ve finans kaynakları şeklinde enerji girişi sağlayarak negatif entropi adında bir durum yaratabilirler.
Açık sistemler organizasyonların dış çevrelerindeki önemli kaynaklardan enerji temin etmeleri (girdi) gerektiğini kabul eder. Örneğin, GM bağımsız tedarikçilerden parçalar, işçi kurumlarından işçiler ve yatırımcı ve borç verenlerden nakit temin eder. Bunun yanında, çıktılarını işletmenin dışında yer alan müşterilerine satar. Ürünlerin ve hizmetlerin satışı, nakit akışına yol açar ve sisteme daha fazla enerji girişi sağlar. Dış çevrenin diğer birçok yönü de her işletmenin varlığı açısından kritiktir.
Dış çevreye cevap vermede organizasyonlar iki tür kuvvetle mücadele etmek zorunladırlar. Birincisi, organizasyonun yaptığı işe devam etmesini ve yeni malzeme ve bilgi almamasını teşvik eder. Diğeri ise, organizasyonu değişmeye sevk eder. Verimli (efektif) organizasyonlar, ikisini dengelemeye çalışarak kaos veya hızlı değişimden kaynaklanan belirsizliğe yolaçmaksızın, gerekli değişimi gerçekleştirirler.
Girdi ve çıktı kısımları açık sistem modellerinin kritik kısımlarıdır. Çünkü, bunlar organizasyonun dış çevreyle olan içyüzünü temsil etmektedir. Bu girdi ve çıktı fonksiyonları sınır kapsamı (boundary spanning) altsisteminin bir parçasıdır. Girdi altbirimleri, kaynakların ve bilginin organizasyona sağlanmasından sorumludur. Çıktı birimleri ise, organizasyonla ilgili bilgilerin yayılması ve firma çıktılarının dağıtımının sağlanmasından sorumludur. Burada önemli olan nokta, bu faaliyetlerin çalışanların karşılıklı olarak birbirleriyle ve dış çevreyle yoğun bir şekilde gerçekleştirdiği etkileşimlerinin varlığıdır. Dış çevrenin hem enerji ve hem de organizasyon için büyük bir belirsizlik kaynağı olduğu unutulmamalıdır ve organizasyonlar, yaşamak için çevresiyle alışveriş halinde bulunmalıdır.
Sistem modelinin geriye kalan prosesi, dönüşüm sürecidir. Birkaç önemli olay gerçekleşmektedir. İlki, girdilerin çıktıya dönüştürülmesinden sorumlu olan üretim altsistemidir. İmalat firması olan GMda çelik, plastik, dış lastik gibi sayısız girdi, işçilik, sermaye ve bilginin de kullanımıyla, taşıt şekline dönüştürülmektedir. Diğer faaliyetler de dönüşüm sürecini desteklemek için gereklidir. Organizasyonlar, değişen dış çevreye uyum sağlayabilmek için durağanlık ve öngörüye gereksinim duyarlar. Durağanlık ve öngörü iki önemli altsistemin sorumluluğudur.
Yönetim, çeşitli altsistemlerin koordinasyonu ve kontrol faaliyetlerinden ve organizasyonun hedeflerine ulaşma, dizayn ve yapısından sorumludur. Bu fonksiyonlar, organizasyon içinde öngörülü ve durağanlık etkileşimi sağlar. İkincisi, düzgün, sorunsuz işler bakım ve destek altsistemi (maintenance subsystem) nin sorumluluğudur. Bu altsistemdeki faaliyetler, insanların temizlemesi ve tamir etmesiyle üretim vasıtalarının bakımı ve kanuni birimler, klinikler, bilgi sistemleri ve diğer gerekli ama merkezi olmayan fonksiyonlar gibi, destek tesisat ve vasıtaların işletilmesini kapsar.
Uyarlama altsistemi (adaptation subsystem)nin çevresi, istikrar ve öngörü ihtiyacına karşın organizasyonun değişen dış çevre talebine cevap verebilmesidir. Ar-Ge ve Pazar Araştırması gibi departmanlar, yenilikler yaratmaya çalışırlar ve firmanın değişime ayak uydurmasına yardımcı olurlar. Genellikle, çevrenin değişen koşullarında barınabilmek için organizasyonların kendisi değişmeye ihtiyaç duyar. Bu değişiklikler üretimdeki yenilik faaliyetleri, dönüşüm sürecindeki teknolojik değişiklikler ve organizasyonun yapısındaki ve planındaki değişiklikler olabilir.
7. Sistem olarak Organizasyon
Organizasyon tanımımız aynı zamanda sistem kavramını da içermektedir. Sistem teorisi, organizasyonların yapısına ve organizasyonun bileşenleri arasındaki karşılıklı dayanışma ve ilişkilerine odaklanarak modellenmesinde kolay bir yol sağlar. Sistem teorisi, organizasyonların parçalardan oluştuğu ve bu parçaların organizasyonun amaçlarını gerçekleştirmek üzere birbirleriyle etkileşim içinde olduğu düşüncesini taşır. General Motors (GM) firmasının satınalma departmanı çelik, dış lastik, boya, tel gibi otomobil yapmak için gerekli birçok parçayı alır. İnsan kaynakları departmanı, gerekli becerilere sahip çalışanların alınmasını sağlamak, eğitim, ücret ve idari işlerini gerçekleştirerek, onları motive etmek durumundadır. Üretim, malzeme ve insan girdilerini alarak otomobil çıktısını sağlar. Pazarlama departmanı, reklamların yapılması, üretim altsisteminin ürettiği arabaların satışını kolaylaştıracak satış stratejilerinin gerçekleştirilmesini sağlar. Tipik bir organizasyonda departmanlar ve birimler firmanın hedeflerini gerçekleştirmek üzere birbirlerini etkilemelidirler.
Bu departmanlar arasında kritik ilişkiler ve bağımlılıklar yeralmalıdır. GMde, üretim ve insan kaynakları departmanlarının işletmenin üretim için gerekli özelliklere sahip yeterli sayıda çalışanının olması konusunda birlikte çalışmaları gerekmektedir. Satınalma ve üretim departmanları ise, üretim için gerekli olan hammaddenin akışını birlikte planlamalıdır. Hammaddenin fazla olması, maliyetli olacak, nakit bağlanmasına neden olacak ve stoklar oluşacaktır. Tam zamanında üretim (Just-In-Time) gibi yeni sistemler, üretim ve satınalmanın karşılıklı bağımlılığının yapısını değiştirmiş ve koordinasyon çok daha kritik hale gelmiştir. Bunun gibi birçok örnek verilebilir. Koordinasyon eksikliği, fazla mesai yapan işçilere, malzemenin tükenmesine, hatalı ürünlerin üretimine, siparişlerin zamanında yetiştirilememesine, müşterinin memnuniyetsizliğine ve kazanç kaybına neden olmaktadır.
Sistemlerin diğer iki karakteristik özelliği de bütünlük ve sinerjidir. Bütünlük, sistemin işleyen bir bütün olarak düşünülmesidir. Sistemin herhangi bir yerinde gerçekleşen bir değişiklik, sistemin tümünün etkilenmesine neden olur. Dolayısıyla, değişimlerin herhangi bir birimi etkilemesi durumunda, organizasyonun her bir biriminin performansı dikkate alınmalıdır. Sinerji, sistemde çalışan parçaların karşılıklı etkileşimi anlamına gelmektedir. Bir organizasyonda birbirini etkileyen parçaların toplamı, bunların ayrı ayrı çalışması durumunda oluşacak etkiden daha büyük bir etki yaratır. Yada genel bir tanımlamayla, 2+2 = 5 şeklinde ifade edilebilir. Sistemin her bir parçası görevini gerçekleştirirken diğer parçaların da performanslarını arttırmaktadır.
Sistem Teorisine göre işletme dinamik, açık, kompleks ve amaç odaklı bir sosyo-teknik sistem olarak tanımlanmıştır. İşletmenin fonksiyon alanları da sistemin altsistemlerini oluşturmaktadır. Bu sistem, daha üst bir sistem tarafından (çevre) kapsanmaktadır ve diğer sistemlerle arasında mal, nakit ve bilgi akışı gerçekleşir.
İşletmeler, her alanın ayrı uzmanlık gerektiren bilgi ve becerileri nedeniyle üretim, satınalma, satış ve insan kaynakları gibi birbirinden ayrı departmanlar oluşturmaktadır. Ancak, bu departmanların karşılıklı koordinasyonu sonucunda organizasyonlar amaçlarını gerçekleştirebilirler.
Açık sistemlerde, dinamik örgütlerde örgütün farklı unsurları birbirleriyle ve zamanla daha büyük bir çevreyle etkileşim içine girerler. Bu nedenle, personel alt sisteminin örgütün diğer fonksiyonlarından ayrı düşünülemeyeceği ortaya çıkmıştır. Sonuçta, sistem yaklaşımıyla ele alındığında, personel sorunlarının örgütün diğer fonksiyonlarıyla ilişkilerinden soyutlanarak incelenemeyeceği, örgütte çalışan bireyin örgüt için yalnızca bir maliyet unsuru olmadığı, diğer kaynaklar gibi bulunup geliştirilmesi, etkinliğinin artırılması gereken, başarısı, örgütün bütününün başarısını tümüyle etkileyen bir unsur olduğu kabul edilmiştir.
Açık sistemler büyüdükçe daha özelleşirler.
Örneğin, organizasyon genişledikçe, özelleşmiş departmanların sayısı artar,
üretim hattı büyür, yeni ofis ve bölgeler oluşturulur. Büyüme çeşitli şekillerde
olur. Örneğin, büyük bir imalat firması makul-fiyat makul-kalitede üretim
yaparken, bir diğeri yüksek-fiyat yüksek-kalitede mallar üretebilir (otomobil
sektöründe uygulandığı gibi; birincisine Chevrolet, ikincisine Rolls
Royce örnek verilebilir).
Tablo1 : Sistemler ve fonksiyonları
|Altsistem||Fonksiyonu|
Çıktı: Satış, pazarlama, halkla ilişkiler, kamuoyu oluşturma.
Üretim Organizasyonun çıktılarını oluşturan fayda ve hizmetlerin üretilmesi. Örnekler, montaj hattı çalışanlarını, satış personelini ve tedarikçileri kapsamaktadır.
Bakım ve Destek Tüm altsistemlerin ve fiziksel vasıtaların düzgün bir şekilde işlemesinin sağlanmasına destek olur. Örnekler, fabrika faaliyetlerini, hukuk personelini, bekçileri, insan kaynakları yönetimini ve diğer destek personelini kapsamaktadır.
Uyarlama (adaptation) Çevredeki fırsat ve tehlikeler karşısında organizasyonun değişmesine yardım etmekten sorumludur. Araştırma-geliştirme, mühendislik, pazar araştırması ve diğer departmanların yenilenmesi ve değişmesinden sorumludur.
Yönetim Diğer tüm altsistemlerin birlikte
düzgün bir şekilde çalışmasından sorumludur. İdare eder, kontrol eder ve
diğer altsistemlerin işlerini koordine eder. Organizasyonel hedef ve stratejileri
belirler. Örnekler, üst yönetim, departman yöneticileri ve denetçileri
kapsamaktadır.
Sistem kelimesi günümüzde en sık kullanılan kelimelerden birisidir. Hemen hemen her bilim dalında yer almaktadır ve büyük öneme sahiptir. Çeşitli bilim dallarında yapılan çalışmalar, diğer bilim dallarına yeterince aktarılamamaktadır. Bunun da disiplinler arasındaki haberleşme sorunundan kaynaklandığı düşünülmektedir. Genel sistem teorisinin amacı, genel ilişkileri bilimsel olarak tanımlayacak teorik ve sistematik bir çalışma alanı geliştirmektir.
Sistem yaklaşımında olaya bir bütün olarak bakma amaçlanmıştır. Böylece, birimler arasındaki ilişkiler görülecek ve gereksiz işlemler ortadan kaldırılabilecektir. Sonuçta, birimlerin tek tek iyi bir şekilde çalışıyor olması, bir bütün olarak ele alındığında sorun olmayacağı anlamına gelmez.
İşletme bilimi açısından ele alındığında amaç, karmaşık bir bütün olan işletmenin altsistem ve bileşenlerini incelemek ve bunların arasındaki ilişkileri belirleyerek elde edilen bilgilerle sisteme istenen yönü vermektir. İşte sistem yaklaşımı, her bir birimi bir sistem olarak ele alıp, yönetim olaylarının ve birimlerinin birbirleriyle olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini, kısaca yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartlarıyla ilşkili olarak incelemektedir.
Yönetimde sistem yaklaşımı, yönetim problemlerinin ele alınmasında kullanılan önemli yollardan birisidir. Organizasyonu tek bir amaca sahip, birbiriyle ilişkili bir grup olarak ele alır. Bir kısımdaki bir faaliyet diğerlerini de etkilemektedir ve yöneticiler parçalarla tek tek ilgilenemezler. Örneğin, üretimde bir sorun ortaya çıktığında bunun çözülmesinin satış faaliyetini etkilemeyeceğini düşünmek yanlış olur. Sistem yaklaşımını kullanarak problem çözmede yöneticiler, organizasyonu dinamik bir bütün olarak incelemeli ve kararlarının maksatlı veya maksatsız etkilerini öngörmeye çalışmalıdırlar.
Yöneticiler sistem yaklaşımını kullanarak kendine özgü problemleri çözmezler. Bunun yerine, yönetim fonksiyonlarını (planlama, organize etme ve kontrol) kullanarak birbirleriyle ilişkili parçalardan oluşan sistemin bütününe müdahale ederler. Bireysel olarak yöneticiler, işlerine geniş bir perspektiften bakmayı benimsemelidirler. Sistem perspektifiyle, çeşitli kısımların amaçlarıyla organizasyonun amaçları arasında çok basit bir şekilde koordinasyon sağlamayı başarabilirler.
Yönetim, aralarında doğrudan ilişki kurulmamış bulunan kaynakların, amaca ulaşmak üzere bir sistem dahilinde bütünleşmelerini sağlayan bir süreçtir. Yönetici ise, sistemin amaçlarını gerçekleştirmek üzere teknik ve insan unsuru arasındaki işbirliğini sağlayan ve bu yolla işlerin yürütülmesini temin eden kişi olmaktadır. Bu niteliği ile yönetici, amaca ulaşmak için gerekli faaliyetleri bizzat yürütmekten çok başkalarının faaliyet ve işlerini koordine eden ve bütünleştiren bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır.
Yöneticiler, sistem yaklaşımının etkisiyle olayları, eskisinden farklı olarak, bir bütün çerçevesinde görmeyi başarmışlardır. Açık sistem düşüncesi, yöneticilerin diğer içsel ve dışsal gerçekleri gözönünde tutmaksızın, sadece örgüt yönetiminin tek yönüyle yetinerek karar vermelerini engellemektedir. Örneğin, bir yönetici mal veya hizmet üretir veya saterken mevcut kaynak durumunu, teknolojik gelişmeleri ve pazarın trendlerini de değerlendirmek zorundadır.
Sistem yaklaşımının bir diğer olumlu yönü de, çeşitli yönetim biçimlerini entegre etmeye yönlendirmesidir. Operasyon yönetimi ve örgütsel davranış, birbirlerinden esas olarak oldukça farklı da olsalar, sistem düşüncesinden ikisi de çok etkilenmiştir.
9. Sistem Yaklaşımına yöneltilen eleştiriler:
Sistem ve Durumsallık yaklaşımlarının koşullara ilişkin değişkenlerle örgütsel değişkenler arasındaki neden-sonuç ilişkilerini ya da uyumu açıklamakta yetersiz kaldıkları görülmüştür.
Sistem yaklaşımının soyut kavramlara dayanması ve genel olması nedeniyle çeşitli düşünürler yönetim görüşlerinin yarattığı kargaşadan kurtulamamışlardır; bu nedenle, sistem yaklaşımı yetersiz kalmıştır. Sistem yaklaşımının esas amacı, kantitatif yaklaşımlarla sonuç alınamayan konulara tüm bilim dallarınının etkilerini kapsayan genel formüller geliştirme ve kolay anlaşılabilir, ortak noktalar bulma amacını taşıyorsa da bunda başarılı olamamıştır.
Bazı yönetimbilimciler sistem düşüncesini
daha çok entellektüel bir görüş, hoş bir terminoloji olarak kabul etmişler;
ancak pek doğruluğu kanıtlanabilir ve pratik bir uygulama olmadığını da
belirtmişlerdir.
10. Sonuç
Modern organizasyon teorisinin temelini oluşturan sistem yaklaşımı, ikinci dünya savaşından sonra egemen olmaya başlamış ve temelde biyoloji ve fizikte kullanılan bu teori, organizasyonlarda da başarılı bir şekilde uygulanmaya başlamıştır. Karmaşık yapılı organizasyonların incelenmesi ve beşeri ilişkilerin öneminin anlaşılmasıyla organizasyonlar sosyal sistemler olarak ele alınmıştır. Sistem yaklaşımı analitik bir özelliğe sahiptir ve Bertalanffy tarafından 1920'lerde ortaya atılan genel sistem teorisiyle başlamıştır.
Sistem teorisinde sistemin genel amaçlarının neler olduğunun belirlenmesi önemlidir. Sistemin stratejik açıdan önemli kısımları, bunlar arasındaki karşılıklı bağlılığın özelliklerinin araştırılması ve bu kısımları birleştiren süreçlerin neler olduğu temel noktadır. İşletmenin alt sistemleri ve üst sistemleri çevreyle devamlı ilişki halindedir.
Sistem kavramı, tüm örgütü birbiriyle ilişkili altsistemlerden oluşan bir bütün olarak görmüş, böylece örgüt fonksiyonuna kavramsal bir çerçeve sağlamıştır. Klasik ve Neoklasik kavramları örgütü incelemelerine karşın modern örgüt kuramları, örgütü çevresiyle etkileşim içinde bulunan, çevreden sağladığı geri-veri ile entropiyi (sistemin kendi kendini sona erdirmesi) yenerek yaşamını sürdürebilen bir açık sistem olarak ele almıştır.
Sistem teorisi, son yıllarda da geçerliliğini koruyan temel bir teori olmuştur. Çok çeşitli görünen olaylara sistematik bir yaklaşımla odaklanmaktadır. Sistem olmaları gerçeğine dayanarak sistem davranışlarını tespit etmeye çalışır ve sistemi anlamaya ve kontrol etmeye çabalar. Çok yönlü bir yaklaşım olan sistem teorisi, dar kapsamlı bir teknikten geniş kapsamlı bir filozofiye doğru giden bir ilgi geliştirir.
Yönetim teknolojisi, geniş bir şekilde sistem teorisine dayanır. Sistem teorisi, organizasyon teorisindeki yönetim teknolojileri (planlama, programlama, bütçeleme sistemi) arasında kavramsal bir ilişki oluşturur. Organizasyon teorisindeki açık sistem kavramı, organizasyonlar ve çevrelerindeki (diğer organizasyonlarla) karşılıklı etkileşimi anlamaya yardımcı olması açısından çok değerlidir. Gittikçe artan sayıdaki değişen ve çeşitlenen organizasyonları uyumlu hale getirmek için kullanılmaktadır.
Sistem yaklaşımı 1970 yılından itibaren
yerini sorunlara ayrıntılı bir biçimde yapılan araştırmalar ile çözüm arayan
Durumsallık Yaklaşımına bıraktı.