Vergi Usul Yasası'nın 413'üncü maddesi uyarınca, "Mükellefler, Maliye Bakanlığı'ndan veya Maliye Bakanlığı'nın bu hususta yetkili kıldığı makamlardan vergi durumları ve vergi uygulaması bakımından müphem ve tereddüdü mucip gördükleri hususlar hakkında izahat isteyebilirler.
Yetkili makamlar yazı ile istenecek izahatı yazı ile veya sirkülerle cevaplamak mecburiyetindedir.
Alacakları cevaplara göre hareket eden mükelleflerin bu hareketleri cezayı istilzam etse dahi ceza kesilmez."
Bu düzenleme gereği, mükellefler vergi durumları ve vergi uygulaması bakımından kolayca anlaşılamayan veya duraksamaya neden olan konular hakkında Maliye Bakanlığı veya onun yetkili kıldığı makamlardan açıklama isteyebilmektedirler. Bu şekilde yapılan yazılı açıklamaya, uygulamada mukteza (özelge) denilmektedir.
Mukteza (özelge), mükelleflerin ve vergi sorumlularının vergi durumları ve vergi uygulamaları bakımından kendilerine açık olmayan ve duraksama yaratan konular hakkında yetkili makamlardan yazılı olarak açıklama isteminde bulunmaları üzerine, bu makamlarca konuyla ilgili olarak verilen yazılı açıklamalardır.
Özelge istemi, mükelleflerin ve vergi sorumlularının vergi uygulamaları ile ilgili işlemlerinin gerçekleşmesinden sonra yapılacak başvuruları kapsamamaktadır.
Vergi Usul Yasası'nın 120'nci maddesine göre, vergi hataları ile ilgili yapılan düzenleme istemleri ve sözü edilen yasanın 124'üncü maddesine göre Maliye Bakanlığı tarafından incelenecek olan şikâyet yoluyla başvurular özelge kapsamında değerlendirilmemektedir.
Bu nedenle aşağıdaki konulara ilişkin olarak yapılan başvurular 395 sıra numaralı Vergi Usul Yasası genel tebliği ile yapılan açıklamalar çerçevesinde özelge kapsamında değerlendirilmeyecek ve yetkili makamlar tarafından cevaplandırılmayacaktır. (16.01.2009 gün ve 27464 sayılı Resmi Gazete)
* Başkalarının vergi durumları hakkında bilgi ve açıklama istemleri,
* Yargıya intikal etmiş olaylara ilişkin özelge istemleri,
* Hakkında vergi incelemesi yapılmakta olan mükellefler tarafından veya vergi sorumluları tarafından incelemeye konu olan işlemlerle ilgili özelge istemleri,
* Somut bir olaya dayanmayan, teorik hususlara ilişkin bilgi ve açıklama istemleri,
* Mücbir sebep hali ilanı, vergi borçlarının terkini, belge düzenine ilişkin yetkilerin kullanılması gibi yasalarla uygulamanın tespitine dair Maliye Bakanlığı'na yetki verilen konulara ilişkin istemler.
Diğer yandan Maliye Bakanlığı tarafından yapılan açıklamalar çerçevesinde, mükellefler ve vergi sorumluları tarafından sözlü ya da yazılı olarak vergi ve internet aracılığıyla "Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Yasa" veya "Bilgi Edinme Yasası" uyarınca yapılan istemler, özelge kapsamında değerlendirilemeyecektir. Söz konusu istemlerin gereği Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ilgili birimleri tarafından ve ilgili mevzuat çerçevesinde yerine getirilecektir.
Vergi Usul Yasası'nın 413'üncü maddesinin Maliye Bakanlığı'na vermiş bulunduğu yetki uyarınca, gereksiz yazışmaların önlenmesi ve işlemlerin daha kısa sürede sonuçlandırılması amacıyla özelge tayinine vergi dairesi başkanlıkları, vergi dairesi başkanlığı bulunmayan illerde ise defterdarlıklar yetkili kılınmıştır.
Buna göre mükellef ve vergi sorumluları, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan değil, doğrudan vergi dairesi başkanlığı veya defterdarlıklardan özelge isteminde bulunabileceklerdir.
Özelge isteminde bulunabilecekler ise bizzat mükelleflerin kendileri, vergi sorumluları, bunların mirasçıları ile yetki belgesine sahip yasal temsilcileri veya vekilleridir. Odalar ve birlikler gibi mesleki kuruluşlar, üyelerine bildirmek üzere özelge isteminde bulunamayacaklardır.
Özelge istemlerini mükelleflerin, gelir veya kurumlar vergisi bakımından sürekli mükellefiyetlerinin bulunduğu vergi dairesi başkanlıkları ile vergi dairesi başkanlıkları bulunmayan illerde defterdarlıklara yapması gerekmektedir.
Bu bağlamda diğer mükellef veya vergi sorumlularının ikametgâh veya kanuni merkezlerinin bulunduğu vergi dairesi başkanlıkları ile vergi dairesi başkanlığı bulunmayan illerde defterdarlıklara; ikametgâh veya kanuni merkezi bulunmayanların ise Ankara, İstanbul ve İzmir Vergi Dairesi Başkanlıkları'ndan herhangi birine başvurmaları gerekmektedir.
Özelge istemleri "Özelge Talep Formu" kullanılmak suretiyle yapılabilecektir. Bu form Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinde yer almakta olup söz konusu form kullanılmaksızın yapılan özelge istemleri kabul edemeyecektir.
Vergi Usul Yasası'nın 369'uncu maddesi uyarınca; yetkili makamların mükellefin kendisine yazı ile yanlış bilgi vermiş olmaları halinde ceza kesilmeyecektir. Bu bağlamda aynı yasanın 413'üncü maddesi uyarınca da idarenin öngördüğü şekilde hareket edenlerin bu hareketleri cezalandırma konusu olsa bile kendilerine ceza kesilmeyecektir.