İlk önce bir yer tutarsın. Sonra telefon bağlatırsın. Sonra masa sandalye gibi malzemeleri alırsın. Bir de çalışanları belirledin mi, işlem tamam diyorsanız, bu yazıyı kesinlikle okumalısınız...
Türkiye'de senelerce "şirket kurma" deyince akla hemen gelen iki şey, masa ve sandalyeydi. Daha sonra zaman içinde bu söyleyişe telefon da eklenmiştir. Yani artık gereken şeyler ikiden üçe çıkmıştır. Peki, güncel terimiyle "globalleşen dünyada" bu üçlü ile ticaret yapmak ne derece mümkündür?Bu soruya hemen yanıt verirsek; artık mümkün değildir! Peki, neler gerekir? Nasıl bir alt yapı kurulmalıdır? Teknolojik olarak yapılabilecekler nelerdir? Bu soruları çoğaltmak mümkündür. Yapılması gerekenler ise aşağıda anlatılmıştır. Yapılacakları şöyle sıralayabiliriz:Güvenli ve sürekli bir internet bağlantısı kurmak
Kötü niyetli kişilere karşı sistemin korunması,
İçerden dışarıya istenmeyen haberleşmenin kesilmesi,
Sürekli ve hızlı bir internet bağlantısı ile mümkün olan tüm haberleşmenin internet aracılığı ile yapılması, böylece hem paradan hem de zamandan tasarruf edilmesi.
Ofis içi e-mail haberleşmesi
Bir insan bir günde belli sayıda telefon ile görüşebilir, ancak binlerce e-mail çekebilir.
Böylece hem zamandan kazanır, hem de e-mail'i kullandığında dikkatini toplayabildiği için daha verimli çalışabilir.
Ofis içi dosya paylaşımı
Bilgisayar dünyasındaki ana mantık gereği, bir belge bir şirkette bir tane olmalıdır.
Ofis içi belge yönetimi
Saklanması, aranıp bulunması, değişikliklerin takibi
Müşteri ilişkilerinin düzenlenmesi ve yönetimi
Müşteriler kim?
Müşteri tarafındaki yetkililer kim?
Müşteri ile yapılan çalışmalar,işler, yani projeler neler?
Bu projelerde bizden ve müşteriden kimler çalıştı, neler yaptı?
Proje sırasında üretilen belgeler neler ve tarihçeleri ne? (Teklif, bilgi notu, istek, fatura vb.)
Toplantı tutanakları, görüşme notları, telefon notları gibi her türlü takibe ve hatırlatmaya yarayan bilgilerin tutulması
Performans raporlarının çekilmesi
İntranet (ofis içi) için portale sahip olunması
Her ofiste bir pano vardır.Bu panoya bilinmesi gerekenler ve mesajlar asılarak bilgi iletilmeye çalışılır. Ofis içinde kurulu, dolayısıyla çok hızlı çalışan bir portal ile tüm ofis içi özel yazışmanın yapılması
Geriye dönük olarak yapılmış tüm yayınların takip edilmesi
Ofis içinde bilginin sadece ilgili kişinin aklında kalmasına engel olunması ve paylaşılarak sürekliliğin sağlanması
Yetki seviyeleri aracılığıyla sadece ilgili kişilerin bilgiye ulaşmasının sağlanması
İnternet (tüm dünya) için bir portal'a sahip olunması
Şirket haberlerininin iletilmesi
Müşterilerin yapılan kampanyalardan haberdar edilmesi
Müşterilerden gelen sorulara yanıt verilmesi ve böylece bir soruya bir kez yanıt verilmemiş olması
Görüldüğü gibi, gittikçe gidiyor...
Peki, yukarıda sözünü ettiğimiz fonksiyonlar için ne gibi araçlar kullanmamız gerekiyor, onları da yeri gelmişken listeleyelim:
İşletim sistemleri
Kelime işlem programları
Tablolama programları
Sunu programları
Tarayıcılar (browser'lar)
Güvenlik duvarı (firewall)
Yönlendirici (router)
Proxy
Web sunucu
E-mail sunucu
ftp sunucu
Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management - CRM)
Portal
Dosya Paylaşımı
Yazıcı paylaşımı
Arşivleme
Görüldüğü gibi bu sıralama da gittikçe gidiyor...Teknoloji hayatımıza her geçen gün daha fazla girmektedir. Bizler, yani şirketlerde çalışanlar, her geçen gün çalışmalarımızda teknolojiye daha fazla ihtiyaç duymaktayız. Bu ihtiyaç öyle bir noktaya gelmiştir ki, artık bilgisayar olmadan pek çok işyeri çalışamamaktadır. Örnekleme yapacak olursak, araba olmadan işe gidilememekte ya da elektrik olmadan ısınılamamaktadır. Görüldüğü gibi, zincirleme bir reaksiyon ile hayatımıza giren gelişmeler,bizleri belli yollardan gitmeye mecbur kılmaktadır. Burada bize düşen,çözümlerin arasında seçim yaparken zaman ve para arasındaki kazanç dengesini iyi kurmak olmalıdır.Temel olarak, hedeflememiz gerekenin şirket fonksiyonlarını yerine getirmek olduğunu aklımızdan çıkarmamalıyız. Her yeni çıkan teknoloji, aslında şirketimiz için faydalı olmayabilir. Örneğin; yeni çıkan bir işletim sistemine hemen geçiş yapmak, başlangıçta kullanıcıların kullanım hızını düşürecektir. Peşinden de genelde, geri dönük uyumluluk (backward compattibility) sorunları ile karşılaşabiliriz. Şirketlerin altyapısı gittikçe artan bir oranda teknolojiye bağımlı hale geldiği için, bırakın sistemin çalışmamasını, yavaş çalışması bile, şirketleri doğrudan etkileyecektir. Teknolojiye bakışın, olabildiğince genel ve objektif olması gerekir. Objektif olabilmek ayrıntılı teknik bilgi gerektirir. Eğer kendimiz buna sahip değilsek, gerekli bilgiyi topladıktan sonra, yapılması düşünülen değişikliği sistemimizin bütünü çerçevesinde ve amaca yönelik bir şekilde değerlendirmeliyiz. Unutmayalım ki, her yenilik mevcut uyumu bozma olasılığını da içinde barındırır. Bu riski en aza indirgemek, ancak bütünsel bir bilinç ve bakış açısıyla mümkündür.
Mehmet CİHANGİR