Office – Ofis dersleri / Word Exel Makrolar Powerpoint
Word Dersleri
|Ders-1||Klavye Üzerindeki Tuşlar ve Görevleri|
|Ders-2||Donanım Yapısı|
|Ders-3||Standart Araç Çubuğu|
|Ders-4||Biçimlendirme Araç Çubuğu|
|Ders-5||Dosya Menüsü-Belgeyi Kaydet-AÇ|
|Ders-6||Dosya , Kaydetmek, Açmak, Kapamak|
|Ders-7||Metni Seçmek, Kopyalamak, Kesmek|
|Ders-8||Yapıştırmak, Yazı Tipi, Paragraf Hizalama|
|Ders-9||Paragraf Ayarları|
|Ders-10||Madde imi ve Numara, Sembol Ekleme|
|Ders-11||Çerçeve ve Resim Eklemek|
|Ders-12||Seçmek, Eklemek, Taşımak|
|Ders-13||Sayfa Ayarları, Baskı Önizleme, Yazdır|
KLAVYE ÜZERİNDEKİ TUŞLAR ve GÖREVLERİ
Enter: Paragraf başına geçmek için kullanılır.
Ara Çubuğu: İki sözcük arasına boşluk bırakır.
Caps Lock: Caps Lock (Sağ tarafta ışık yanıyorsa) büyük harf yazar. Tekrar basıldığında (ışık yanmıyorsa) küçük harf yazar.
Delete (Silmek): İmlecin sağındaki harfleri siler.
Backspace: İmlecin solundaki harfleri siler.
Shift: Klavyedeki tuşların üst satırında bulunan işaretleri yazdırmak ve küçük harfte iken büyük harf yazdırmak için kullanılır. Tersi de doğrudur. Büyük harfte iken küçük yazdırmak için kullanılır. Bir parmağınız Shift tuşuna basarken diğer parmağınızla hangi karakter veya işareti yazdırmak istiyorsanız ona basılır.
ESC-Escape (Vazgeçmek): Ekranda çıkan pencereleri kapatmak (yok etmek) için kullanılır.
Home: Satır Başı
End: Satır Sonu
Klavye Üzerindeki Tuşlar ve Görevleri–2
Araç Çubuğu kaybolduğunda (gözükmüyorsa) geri getirmek için: Görünüm-Araç Çubukları komutları uygulanır. Getirilmek istenen araç çubuğu seçilir.
Cetvelden paragraf başı yapma: Cetvelin üzerinde bulunan en üstteki tırnağın üzerine basılır, Farenin tuşu basılı tutularak sağa doğru çekilir. Tırnak, 1 (cm) üzerine getirilince farenin tuşu serbest bırakılır.
Tek sözcüğü seçme: Sözcüğün üzerine gelinir. Fare ile çift tıklanır.
Birden fazla sözcüğü seçme: Seçilecek sözcüklerin ilk harfinin solunda iken fare ile bir kez tıklanır. Farenin tuşu basılı tutularak sağa doğru seçilecek sözcükler seçilir.
Kısayol tuşu ile bir sözcük seçme: Ctrl-Shift-Sağ Ok tuşunun üçüne birden basılırsa imlecin sağındaki bir sözcük seçilir. Her basışta bir sözcük seçilir. Ctrl-Shift-Sol Ok tuşuna basılırsa imlecin solundaki sözcük seçilir.
Kısayol tuşu ile alan seçme:
Ctrl-Shift-Aşağı Ok tuşunun üçüne birden basılırsa imlecin bulunduğu yerden aşağıya doğru bir satır seçilir. Her basışta bir satır aşağıya doğru seçim sürer.
Ctrl-Shift-Yukarı Ok tuşunun üçüne birden basılırsa imlecin bulunduğu yerden yukarıya doğru bir satır seçilir. Her basışta bir satır yukarıya doğru seçim sürer.
Ctrl-Shift-Home tuşunun üçüne birden basılırsa imlecin bulunduğu yer ile sayfa başı arasındaki satırlar seçilir.
Ctrl-Shift-End tuşunun üçüne birden basılırsa imlecin bulunduğu yer ile sayfa sonu arasındaki satırlar seçilir.
Yazı Tipi Boyutu(Punto): [Ctrl-Shift-B (Yukarı ve aşağı ok kullanılır)]: Harfin büyüklüğünü artırmak ya da azaltmak için kullanılır.
Tıklama: İmlecin (cursor) ucunun olduğu yerde, farenin (mouse) sol tuşuna bir kez basma. (Bir komutu işletmek veya fare kullanarak bir yere gitmek için kullanılır.)
Çift tıklama: İmlecin (cursor) ucunun olduğu yerde, farenin (mouse) sol tuşuna iki kez basma. İki tıklama arası mümkün olan en kısa sürede yapılmalıdır. (Bir sözcüğü seçmek veya bir programı çalıştırmak için kullanılır.)
Üç kez tıklama: İmlecin (cursor) ucunun olduğu yerde, farenin (mouse) sol tuşuna üç kez basma. Üç kez tıklama arası mümkün olan en kısa sürede yapılmalıdır. (Bir paragrafı seçmek için kullanılır.)
Sürükleme: Sürüklenecek nesne (resim, pencere …) üzerine farenin sol tuşu ile basılır, parmak kaldırılmadan taşınacak yere götürülür. Parmak farenin sol tuşu üzerinden kaldırılır.
F1 Tuşu- Help: Yardım.
Page Up: Bir ekran yukarıya
Page Down: Bir ekran aşağıya
STANDART ARAÇ ÇUBUĞU
Yeni Sayfa: Ctrl-N: Yeni –boş- bir belge açar.
Aç: Ctrl-O: (Eskiden yazılmış bir dosyayı daha sonra açmak için)
Kaydetme: Ctrl-S / Shift-F12: (Yazılmış dosyayı, dosya ismi vererek kaydetmek için; 2. Kaydedilmiş dosya üzerinde değişiklik yaptıktan sonra değişiklikleri de kaydetmek için)
Yazdırma: Ctrl-P: (Hazırlanan dosyanın yazıcıdan çıktısını almak için)
Kopyalama: Ctrl-C: (Seçilen alanı –karartılan alanı- belleğe kopyalamak için kullanılır. Kopyalama: Seçilen alan silinmez. Yerinde kalır. İkinci bir kopyasını yapmak için kullanılır.)
Kesme: Ctrl-X / Shift-Delete: (Seçilen alanı –karartılan alanı- belleğe alır. Kopyalama: Seçilen alan silinir.)
Yapıştırma: Ctrl-V / Shift Insert: Kopyalanan veya kesilen alanı, belge içinde gidilen yere yazar.
Biçim Boyayıcısı: Ctrl-Shift-C: Bir paragrafın biçimini diğer paragraflara uygulamak için kullanılır. Paragraf seçilir. Biçim boyayıcısı simgesi üzerine basılır. Sonra uygulama yapılacak paragraf üzerine gidilir. Paragraf seçilerek biçimin uygulanması sağlanır. 1. Biçim boyayıcısına bir kez tıklanırsa işlem bir kez uygulanır. Sonra normal duruma geçilir. 2. Biçim boyayıcısı üzerine çift tıklanırsa işlem birden çok paragrafa uygulanabilir. Biçim boyayıcısından kurtulmak için ESC tuşuna veya herhangi bir tuşa basılır.
Geri Al: Ctrl-Z: En son yapılan işlemi geri almak için kullanılır. Birden fazla basılırsa önceki işlemleri de geri alır.
İleri Al: Geri alınan işlemi, yeniden uygulamak için kullanılır. Geri alma işlemi yapılmadan ileri alma işlemi yapılamaz.
Tablo Ekle: Belgeye tablo eklemek için kullanır. Seçilen alan kadar tablo oluşturur. Yandaki şekilde 2 satır x 3 sütunlu bir tablo oluşturur.
Sütunlar: Sayfayı birden fazla sütuna ayarlamak için kullanılır. Sayfanın tümü sütunlara bölünecekse seçim yapmadan, sayfanın bir kısmı sütunlara bölünecekse seçim yapıldıktan sonra sol taraftaki Sütunlar simgesi seçilir. Sağ tarafta bulunan pencere gözüktükten sonra kaç sütun olacağı belirlenir.
Biçimlendirme Araç Çubuğu
Kalın (Koyu): Ctrl-K
İtalik (Eğik Yazı): Ctrl-T
Altı Çizili: Ctrl-A
Sola Hizala: Ctrl-L
Ortala:Ctrl-R
Sağa Hizala: Ctrl-G
İki Yana Yasla: Ctrl-D
Numaralandırma:
Madde İmleri:
Girintiyi Azalt:
Girinti Artır: Ctrl-M
Dosya Menüsü-Belgeyi Kaydetme-AÇ
Üzerinde çalıştığınız etkin belgeyi, yeni de olsa veya önceden var olsa da kaydedebilirsiniz. Tüm açık belgeleri bir anda kaydedebilirsiniz. Ayrıca etkin belgenin bir kopyasını farklı bir adda veya farklı bir konuma kaydedebilirsiniz.
Bir belgeyi başka bir program içinde kullanmak için, başka bir biçimde kaydedebilirsiniz. Örneğin, bir Word belgesini Word’ün eski sürümlerinde, Microsoft Word’te veya WordPerfect’te okuyabilmek için, başka bir dosya biçiminde kaydedebilirsiniz. Ayrıca farklı bir programda farklı bir dosya biçiminde yaratılan bir belgeyi Word içinde açabilir, üzerinde çalışabilir ve sonra özgün biçimiyle kaydedebilirsiniz. Örneğin, bir WordPerfect belgesini açabilir, Word içinde değişiklikler yapabilir ve sonra Word veya WordPerfect biçiminde kaydedebilirsiniz. Dosya biçimini değiştirmeden bir belgeyi farklı bir dosya biçimi uzantısıyla kaydedebilirsiniz. Örneğin, bir Word belgesini .abc uzantısıyla kaydedebilirsiniz.
Word, programın kilitlendiği (yanıt vermeyi durdurduğu) veya elektrik kesintisi durumlarında belgeleri kurtarabilmek için, belgeleri otomatik kaydetmek üzere ayarlanabilir. Otomatik Kaydet özelliği etkinleştirildiğinde, bir belgeye yaptığınız değişiklikler, Otomatik Kaydet’in her kaydetme aralığında bir kurtarma dosyasına kaydedilir. Örneğin, Otomatik Kaydet’i her 5 dakikada bir kaydetmek üzere ayarladıysanız, 10 dakikada bir kaydetmeye göre ayrıntılı bilgi kurtarabilirsiniz. Otomatik Kaydet’in etkinleştirilmesiyle, açık belgeleriniz varken Word kilitlendiğinde (yanıt vermeyi durdurduğunda) ve bilgisayarınızı yeniden başlatmanız gerektiğinde, Word’ü yeniden başlattığınızda kurtarma dosyaları otomatik olarak açılır. Kurtarma dosyalarındaki bilgiler, Otomatik Kaydet’in belgeleri en son kaydettiği andaki bilgileri yansıtır. Otomatik Kaydet, belgelerinizi düzenli kaydetmenizin yerini tutamaz. Belgeyi kaydettiğinizde veya kapattığınızda kurtarma dosyası silinir.
Belgenizi her kaydettiğinizde otomatik olarak bir yedeğinin kaydedilmesini sağlamak için Word’ü ayarlayabilirsiniz. Yedek kopya size bir önceki kopyayı sağlar, böylece kaydedilen geçerli bilgilerle bundan bir önce kaydedilen bilgilere sahip olursunuz.
Bir belgenin birden çok sürümünü aynı dosya içine kaydedebilirsiniz. Bir belgenin birden çok sürümünü kaydettikten sonra, geriye dönüp eski sürümleri gözden geçirebilir, açabilir, yazdırabilir ve silebilirsiniz.
Belge Açma :
Belgeleri Word’ün içindeki Aç iletişim kutusundan çok farklı konumlarda açabilirsiniz. Bir belgeyi bilgisayarınızın sabit diskinde veya bağlantınız olan bir ağ sürücüsü üzerinde açabilirsiniz..
Bilgisayarınızın sabit diskindeki veya yazma erişiminiz olan bir ağ sürücüsündeki belgeler için, özgün olanın yerine belgenin kopyasını yaratmak ve onunla çalışmak istiyorsanız kopya olarak bir belgeyi açabilirsiniz ve belgenin nerede konumlandırıldığına aldırmaksızın, özgün belgeyi değiştirmeyeceğinizden emin olmak istiyorsanız belgeyi salt okunur olarak açabilirsiniz.
Word Dersleri
Dosya Oluşturmak, Kaydetmek, Açmak, Kapamak
Dosya Oluşturmak
Yeni bir dosya oluşturmak için FILE menüsünden NEW komutu veya kısayol düğmelerinden düğmesi kullanılır. Bu işlemden sonra aşağıdaki pencere karşımıza çıkacaktır. (Resim 1.1)
Resim 1.1
Blank Document ile boş sayfa açılır.Diğer sekmelerde ise hazır şablonlar vardır. Örneğin mektup yazmak için Letters&Faxes sekmesinden herhangi biri kullanılabilir.
Dosya Kaydetmek
FILE menüsündeki SAVE komutu ile dosya kaydedilir. Save komutuna düğmesi kullanılarak da ulaşılabilir. CTRL + S kısayol tuş bileşimi de aynı işlevdedir. Eğer yeni yaratılan bir dosyayı kaydetmek istiyor isek Save komutuna bastığımızda SAVE AS penceresi açılır. (Resim 1.2)
Resim 1.2
Save komutu ile Save As mantıken aynı işlevi görür gibi gözüksede Save As ile daha önceden kaydetmiş olunan dosyaya farklı bir isim verilerek bir nevi dosyanın kopyası çıkartılır. Henüz herhangi bir isim ile saklanmamış dosya bir kere Save komutu ile kaydedildiği zaman bir dahaki save işlemlerinde yukarıdaki pencere oluşmayacak; değişiklikler ismi verilmiş olan dosyanın üzerine kayıt edilecektir.
Püf Nokta : Bir kere save edilen , ismi verilen dosya üzerinde son yapılan değişikliklerinde kayıt edilmesi isteniyor ise mutlaka tekrardan save edilmelidir. Dosyayı kapatma esnasında eğer save edildikten sonra değişiklik yapılmış ise aşağıdaki (Resim 1.3) uyarı penceresi belirir.
Resim 1.3
Yapılan değişikliklerin kaydedilmesinin istenip istenmediğini soran uyarı penceresine eğer NO denir ise , dosya ilk kayıt edilen hali ile saklanır. Son yapılanlar saklanmaz. Dosyanın belirli aralıklar ile save edilmesi muhakkak gereklidir.
File Namekutusunda dosyanın hangi isim ile kayıt edileceği belirtilir.
Save In kutusunda dosyanın saklanacağı dizin seçilir. Dizin değiştirmek için kutunun sağ tarafında bulunan aşağı bakan üçgen resmine basmak ya da yukarıyı gösteren ok işaretine basmak yeterlidir.
Save As Type kutusunda ise Dosyanın Formatı seçilir. Default olarak WORD Belgesi formatındadır. Ama Text dosyası ya da Microsoft Word’un önceki versiyonlarından herhangi biri seçilebilir.
İçerik
Dosya Açmak
FILE menüsünden OPEN komutu ile daha önceden kayıt edilmiş dosyaya erişilebilir. kısayol düğmesi ile de dosya açılır. CTRL + O kısayol tuş bileşeni de aynı işlevdedir. Microsoft Word’un bir diğer özelliği de üzerinde en son çalışılan dört dosyayı File menüsünün en altında göstermesidir. (Resim 1.4)
Resim 1.4
Açılmak istenen dosyanın sol tarafında bulunan rakamlardan herhangi birini klavyeden yazarak veyahut mouse ile dosyayı seçerek de kısayoldan dosya açma işlemi yapılmış olur.
Dosya Kapamak
Dosya Kapatma komutu da açma, saklama, yeni dosya işlemlerinde olduğu gibi FILE menüsünden yapılır. Düğmesi kullanılarak da dosya kapatılır. CLOSE komutu ile aktif olarak çalışılan dosya kapanmış olur. ALT + F4 tuş bileşeni de aynı işlevdedir. Burada dikkat edilmesi gereken husus ekranın sağ üst köşesinde üst üste bulunan Kapatma sembolünün alttakinin dosya kapatmak için kullanıldığı, üsttekinin ise Word’u kapatmak için kullanıldığıdır.
Birden Fazla Dosya İle Çalışmak
Birçok dosya ile aynı anda çalışılması gerektiği zaman bunların arasında geçişi sağlamak Microsoft Word’de çok kolaydır. (Resim 1.5) WINDOW menüsünden dosyalar arasında geçiş sağlanır.
Resim 1.5
Açık olan dosyaların listesi pencerenin en altında gösterilmektedir. Sol tarafında paraf işareti olan dosya aktif olanını göstermektedir. Seçilen dosya kullanıma açılır. Arrange All ile açık olan dosyalar bir ekranda gösterilir.
Metni Seçmek, Kopyalamak, Kesmek
Metin Seçmek
Kullanımı çok kolay olan Microsoft Word’de en çok karşılaşılan kullanıcı problemi, seçim işleminin yapılmamasından doğan komut çalışmıyor sorunudur. Yazılan yazının fontu değiştirilmek isteniyor ise direk font değiştir komutunu kullanmak hiç bir işe yaramaz. Çünkü Microsoft Word komutu uygulayacağı alanı bulamamıştır. Önce metin seçilmeli sonradan yapılmak istenenler yapılmalıdır. Metin Seçmek için mouse seçilecek metnin ilk karakterine konumlandırıldıktan sonra farenin sol tuşu basılı olmak suretiyle metnin sonuna doğru çekilir. Bir diğer yolu ise SHIFT tuşu ile yön tuşlarını beraber kullanmaktır. Bir dosyanın tümü seçilmek isteniyor ise EDIT menüsündeki SELECT ALL komutu kullanılır. CTRL + A kısayol tuş bileşeni de aynı işlevdedir.
Metni Kopyalamak
EDIT menüsünden COPY komutu kullanılarak veya kısayol düğmesi yardımı ile seçili alan kopyalanmak üzere Clipboard’a (Hafıza) alınır. Seçim işi tamamlandıktan sonra mouse’un sağ tuşu yardımı ile açılan kısayol menüsü yardımı ile de kopyalama işlemi yapılır. (Resim 1.6) Seçilen hücrelerin üstünde yapılabilecek işlemler farenin sağ tuşu ile açılan bu kısayol menüsünde toplanmıştır.


Resim 2.1


Resim 2.2
Püf Nokta : Kısayol menüsü seçili alan üzerinde yapılabilecek işlemler doğrultusunda içerdiği komutlar yönünden farklılık gösterebilir. (Resim 2.2)
Metni Kesmek
Seçili metni bulunduğu yerden taşımak anlamına gelen kesme işlemi için EDIT menüsündeki CUT komutu kullanılır. düğmesi kullanılarak da ulaşılabilir. Komut aktif hale getirildiği zaman seçili alan , bulunduğu yerden yok olarak clipboard’a taşınacaktır. Metnin kesilmesi ve kopyalanması esnasında üzerinde işlem yapılacak olan seçili alan clipboard’a kopyalanır. Yalnız Copy komutunda seçili alan bulunduğu yerde kalırken, Cut komutunda seçili alan bulunduğu yerden kesilir.
Yapıştırmak, Yazı Tipi, Paragraf Hizalama
Kesilen veya Kopyalanmak İstenen Metnin Yapıştırılması
Cut veya Copy komutu ile clipboard’a atılan verinin istenilen yere yapıştırılması EDIT menüsünden PASTE komutu ile yapılır. Düğmesi de yapıştırma işlemi için kullanılır. Yapıştırma işlemi kürsorun bulunduğu noktaya yapılacaktır.
Yazı Tipini Değiştirme
Bir metnin yazı tipini değiştirmek için kısayol düğmesi en kolay yoldur. Kısayol menüsündeki FONT komutuda aynı işlevdedir. FORMAT menüsündeki FONT komutu kullanılarak (Resim 2.3) seçili metnin üzerinde yapılabilecek işlemler daha detaylı olarak belirtilmiştir.
Resim 2.3
Kısayol düğmelerinden ile yazı koyu, Düğmesi ile Italic, düğmesi ile de altı çizgili olur.
Font kutusunda yazı tipleri gösterilmiştir.
Font Style kutusundaki Italic komutu ile yazı yana yatık, Bold ile koyu ve Bold Italic ile hem koyu hem de yana yatık biçimlerde gözükür.
Size kutusundaki rakamlar ise yazının boyutunu gösterir.
Color kutusundan yazının rengi belirlenir.
Underline kutucuğunda ise yazının altının çizgili olup olmayacağı seçilir.
Paragraf Hizalama
Bir metni Sola, Sağa,Ortaya veya iki yana hizalamak için genellikle kısayol düğmeleri kullanılır.


Sola Hizalar


Ortalar


Sağa Hizalar


İki yana Hizalar
Paragraf Ayarları
Karakterler Arası Boşluğu Ayarlama
FORMAT menüsündeki FONT komutunun CHARACTER SPACING sekmesinden karakterlerin arasındaki boşluk miktarı ayarlanır.
Resim 2.4
Yukarıdaki pencerede Spacing ile karakter aralığı Normal, Expanded (Geniş), Condensed (Dar) olarak ayarlanır. Karşısındaki By kutusunda ise aralığın hangi değerde olacağı gösterilir.
Paragrafları Biçimlendirmek
FORMAT menüsündeki PARAGRAPH komutu kullanılarak paragrafların düzenlemeleri yapılır.
Resim 2.5
Alignment ile paragrafın sola mı , sağa mı, ortaya mı yoksa iki yana mı hizalanacağı belirtilir.
Indentation kutucuğundan Left ile paragrafın soldan kaç santim içeride başlayacağı gösterilir.
Indentation kutusunun Right komutu ile de paragrafın sağ tarafından ne kadar içerde sınırlanacağı belirtilir.
Spacing bölümündeki Before ile paragrafa başlamadan önce bırakılacak boşluk miktarı belirlenir.
Gene aynı bölümdeki After ile paragraf sonundan sonra bırakılacak boşluk miktarı gösterilir.
Line Spacing ile de her satır arasında bırakılacak boşluk miktarı belirtilmektedir.
Madde imi ve Numara, Sembol Ekleme
Satır Başlarına Madde İmi ve Numara Ekleme
Madde imi yada numara eklenecek satırlar seçildikten sonra araç çubuklarından olan düğmelerinden biri seçilir.FORMAT menüsündeki BULLETS and NUMBERING komutu ile madde imlerinin bir çok çeşidine erişilebilir. Bullet’ların seçildiği bir satırda yazı yazıldıktan sonra her yeni satırda bullet otomatik olarak oluşacaktır.
Yazıyı Büyük veya Küçük Harfe Çevirme
Bir metnin tamamını yada bir kısmını büyük harfe çevirmek için FORMAT menüsünden CHANGE CASE komutu kullanıldığında aşağıdaki pencereye ulaşılır.
Lower Case: Tümünü küçük harf yapar.
Upper Case: Tümünü büyük harf yapar.
Title Case: Seçili alanın ilk harfini büyük diğerlerini küçük harf yapar.
Toggle Case: İlk harfi küçük diğerlerini büyük yapar.
Özel Karakterler Kullanma, Semboller Kullanma
Klavyeden yazamadığımız veya yazmak için birden fazla tuşa basılması gereken durumlarda INSERT menüsündeki SYMBOL komutu kullanılır.
Resim 2.7
İstenilen yazı tiplerine çift tıklayarak ulaşılabilir. Eğer karakter
Çerçeve ve Resim Eklemek
Yazıya Çerçeve Eklemek
Seçili alan ister tek bir cümle olsun isterse paragraf olsun etrafını çerçeve ile sınırlandırıp, görünümü kolaylıkla değişebilir. FORMAT menüsünden BORDERS and SHADING komutu (Resim 2.8) sayesinde çerçevenin rengi, gölgeli olup olmayacağı veya çizginin biçimi belirlenir.
Resim 2.8
Settings bölümünde yer alan None komutu ile daha önceden oluşturulmuş çerçeve kaldırılır.
Box komutu yalnızca düz bir çerçeve ekler.
Shadow komutu sayesinde çerçeve gölgeli olur.
3 – D ile de çerçeveye üç boyutlu bir görünüm kazandırılır.
Style komutu sayesinde çizginin nokta nokta mı, dalgalı mı, tek yada çift çizgili mi olacağı belirlenir.
Color ile çerçeve verilecek renk belirlenir.
Width ise kalınlığı belirtir.
Preview kısmında ise çerçeveye verilmek istenen formatın ne şekilde gözükeceğini gösteren ön izleme yapılır.
Page Border sekmesinde ise çerçeve sayfanın etrafına çizilir. Borders sekmesi ile aynı ayarlamaları bulunan Page Border’ın tek farklı yanı Art kutucuğunda çerçevenin şeklinin seçenekler halinde sunulmasıdır.
Resim veya Nesne Eklemek
INSERT menüsündeki PICTURE komutu (Resim 2.9) ile çalışılmakta olan dosyaya resim yada herhangi bir programda oluşturulan resim nesneleri eklenebilir.
Resim 2.9
Clip Art komutuyla resim objelerinden istenilenler seçilir.
From File komutu ile herhangi bir dizin altına saklanmış resim dosyalarına ulaşılır.
WordArt ile metne değişik effekler verilebilir.
Hızlı Döküman Formatı
Başka birinden aldığınız bir word dökümanı garip yazı tipleri ve değişik sayfa yapısı ile okunmasını imkansız kılar. Bundan kurtulmanın bir yolu var. Boş bir belge açın. Daha sonra Insert menüsünden File’ı seçin. Okuyamadığınız dosyayı seçin ve belgeye ekleyin. Artık sizin yazı tipleriniz ve sayfa stiliniz ile karşınıza gelecektir.
Seçmek, Eklemek, Taşımak
Objeleri Seçerken
Birden fazla obje ile çalışıyorsanız hepsini bir anda seçmeniz zordur. Word’de bunun için işinizi kolaylaştıracak bir fonksiyon var. Drawing araç çubuğunda bulunan Select Objects düğmesine basarsanız, tüm nesnelerinizi kapsayacak bir alanı seçerek işlemi kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.
Birden Çok Parça Eklemek
Eğer metninizdeki birden fazla bölümleri kesip başka bir yere bütün halinde yapıştırmak istiyorsanız, Word’de bu iş için hazırlanmış olan Spike’ı (depo) kullanmayı tercih edin. Eklemek istediğiniz her bölümü mouse ile seçtikten sonra CTRL+F3’e basın. Böylece seçtiğiniz tüm bölümler Spike’a eklenecektir. Ekleme işlemi bittikten sonra metni yapıştırmak istediğiniz yere gidin ve CTRL+SHIFT+F3’e basın. Bu işlemde hem metin yapıştırılacak hemde Spike boşaltılacak. Eğer Spike’ı boşaltmak istemiyorsanız, Edit menüsünden AutoText’e girin. Spike’ı seçin ve Insert tuşuna basın.
Biçimlendirmeyi Kaldırmak
Birbirinden farklı stiller kulllanmış olduğunuz metniniz bittikten sonra artık ihtiyacınız olmayan biçimleri kaldırmanın birkaç yolu var. Bold, Italic, Underlined gibi kullandığınız çeşitli biçimleri normal hale getirmek için metni seçip CTRL+SPACE tuşuna basmanız yeterlidir. Paragraflarınızda özel biçimler kullandıysanız bunları da CTRL+Q kombinasyonu ile varsayılan hale getirebilirsiniz.
Paragrafları Taşımak
Birden fazla paragrafı ve tabloları taşımak için mouse ile seçtikten sonra ALT+SHIFT+YUKARI OK veya AŞAĞI OK kombinasyonları ile aşağı veya yukarı doğru taşıma yapabilirsiniz. Metninizde düzeltmeler yaparken yararını sıkça görebilirsiniz.
Sütunları Seçmek
Eğer dökümanınızı sütunlara böldüyseniz mouse ile belirli metinleri seçerken problemler yaşayabilirsiniz. Seçiminizi sütunun içinde tutabilmek için işaretleme yaparken ALT tuşunu basılı tutun.
Bütün Bir Paragrafı Kaldırmak
Word’de tüm bir paragrafı kaldırmak için kelimeleri değiştirmek amacıyla kullanılan yöntemi kullanabiliriz. Edit menüsünden Replace’i seçin. Find What ve Replace Witn bölümlerinin kesinlikle boş olamasına dikkat edin. Daha sonra altta bulunan Format menüsünden Paragraph’ı seçin. Buradan istediğiniz biçimdeki paragrafları tanıtarak teker teker kaldırılmasını sağlayabilirsiniz.
Sayfa Ayarları, Baskı Önizleme, Yazdır
Sıkça Kullanılan Dökümanlar
Sık kullanmakta olduğunuz dökümanların listesine File menüsünün en altından kolayca ulaşabilirsiniz. Eminiz ki araç çubuğunuzda duran bir favorites listesi dah çok işinize yarayacaktır. Eklemek istediğiniz dosyayı açın. Araç çubuğuna sağ tıklayın ve Toolbars’ı seçin. Üzerinde New yazan düğmeye basarak çubuğunuza bir isim verin ve OK’w basın. Artık boş bir araç çubuğunuz var. Bunu diğer araç çubuklarının olduğu yere taşıyın. Şimdide yarattığınız çubuğa sağ tıklayın ve Customize’ı seçin. Açılan penceredeki Toolbars bölümünde Categories adlı listede bulunan All Commands’ı seçin. Yanında bir başka liste açılacak. Bu listeden File-OpenFile:’ı seçin ve aşağıda bulunan dosya seçme penceresinden istediğiniz bir dökümanı seçin. Bu durumda iken File-OpenFile: yazısının üzerine tıklayın ve sürükleyerek yeni yarattığınız araç çubuğunun üstüne taşıyın. Hoşunuza giden bir ikonu seçtikten sonra dosyaya tek tıklama ile ulaşmanız mümkün olucaktır.
Hesaplama Düğmesi
Word’de yapabileceğiniz bir başka faydalı özelleştirme işlemi de araç çubuğuna bir hesapla düğmesi eklamektir. Word için hesaplamaların yapılarak sonuçlarının gösterilmesini sağlayabilirsiniz. Tools menüsünden Customize’ı seçin ve tüm komutları seçerek ToolsCalculate’i seçin ve araç çubuğunuzun üzerine taşıyın. dökümanınızda kullandığınız herhangi bir formülün sonucuna ulaşmak için ise, formülün tamamı seçili iken bu tuşa basın. Sonucu dökümana CTRL+V kombinasyonu ile yapıştırabilirsiniz.
Sayfa Ayarları
Bir belgenin sayfa yapısını değiştirmek için FILE menüsünden PAGE SETUP komutu ile aşağıdaki pencereye ulaşılır.
Resim 3.1
Margins sekmesinde Top ile sayfanın üstten ne kadar boşluk bırakılarak oluşturulacağı, Bottom ile sayfanın alt kısmında bırakılacak boşluk , Left ile soldan , Right ile sağdan bırakılacak boşluklar belirtilir. Apply to ile ayarlamaların nereye uygulanacağı belirtilir. Whole Document ile yapılan değişikliklerin bütün dosyada etkin olacağı, This Point forward ile kursorun bulunduğu sayfadan sonraki sayfalar için ayarlamaların geçerli olacağı belirtilir.
Resim 3.2
Page Setup komutunun içindeki PAPER SIZE sekmesi ile yazının basılacağı kağıt ile ilgili ayarlamalar bulunmaktadır. Kağıdın boyutunun A4, A3, mektup vs. olacağı Paper Size’da belirtilmiştir. Orientation bölümünde Portrait ile kağıt Dikey, Landscape ile kağıt yatay olarak kullanılır.
Eğer sürekli olarak kendinize özgü bir sayfa boyu kullanacaksanız bunuü Default düğmesi ile kalıcılaştırabilirsiniz. Böylece her yeni dökümanın sayfa yapısını değiştirmek gerekmez. Tanımlanan bu sayfa yapısı bütün dökümanları etkiler. Gerekli ayarlamalar yapıldıktan sonra bu düğme tıklandığı taktirde yapılan ayarlar kalıcılaştırılır.
Eğer sayfaların bir kısmı dikey bir kısmı yatay olarak kullanılacak ise öncelikle bölüm sonlarını tanımlamak gerekir. Örneğin 20 sayfalık bir dosyanın 15. Ve 16. Sayfaalrı yatay olacak ise önce 14.sayfanın sonuna INSERT menüsünden BREAK komutu ile zçılzn pencereden (Resim 3.3) Next Page seçeneği ile bir bölüm sonu tanımlamak gerekir.
Resim 3.3
Aynı şekilde 16.sayfanın sonuna da bir bölüm sonu tanımalnır ise dökümanda üç ayrı bölüm oluşur. 15. ve 16. Sayfaların bulunduğu ikinci bölüme gelip Resim 3.2’ te gösterilen Apply to bölümünde This Forward seçilir ise sayfa yapısı değişikliği sadece bu bölümde etkili olur.
Baskı Önizleme
Dosyayı yazıcıdan çıkarmadan önce sayfa üzerinde nasıl durduğunu görebilmek için kısayol düğmesi yada FILE menüsünden PRINT PREVIEW komutu kullanılır.
Resim 3.4
Baskı özinleme modunda iken düğmesi basılı durumda ise mouse ile görüntü büyültülüp küçültilebilir.
Yazıcıdan Döküm Alma
FILE menüsündeki PRINT menüsü ile (Resim 3.5) , CTRL + P kısayol tuş bileşeni yardımı ile veya araç çubuklarındaki düğmesi yardımı ile yazdırma penceresine ulaşılır. Name kısmında hangi yazıcıya yazdırılacağı görülmektedir. Farklı bir yazıcıdan çıktısı alınmak isteniyor ise listeden seçilir.
Resim 3.5
Page Range kısmında ALL seçeneği ile dosyanın tümü basılır. Current Page ile yalnızca üstünde çalışılmakta olan (aktif) sayfa basılır. Pages bölümünde ise istenen sayfalar basılmaktadır. Belirli aralıklardaki sayfaları yazdırmak için araya ‘-‘ işareti , sayfaları tek olarak bastırmak için ‘,’ işareti kullanılır.
Seçili kısmın tamamını yazdırmak için Print kutucusundaki All pages in range komutu seçilir. Eğer kağıdın hem önüne hem de arkasına yazdırılmak isteniyor ise Odd Pages ile önce tek numaralı sayfalar yazılır. Daha sonra kağıtların arka sayfaları yazıcıya yerleştirilerek Even Pages komutu seçilir.
Sayfaya Alt ve Üst Başlıklar Ekleme
Çalışılmakta olan dökümanın her sayfasının en altına sayfa numarası koyulmak istenir ise bunu el ile yazmanın doğuracağı sakıncalardan birincisi, dökümanın herhangi bir sayfa ayarı değiştirildiği zaman diğer yazılı alanlarda olduğu gibi sayfa numarası bilgilerinin de kayması ve dolayısıyla formatın bozulmasıdır. VIEW menüsündeki HEADER AND FOOTER komutu sayesinde alt ve üst başlıklar formatlı olarak hazırlanır.
Resim 3.6
Insert Auto Text kısmında Dökümanı oluşturan kişinin ismi, en son ne zaman kayıt edildiği ya da kaçıncı sayfanın basıldığına dair hazır bilgiler bulunmaktadır.
Düğmesi ile sayfa numarası eklenir.
Düğmesi ile her sayfa kullanılmaya başlandı ise o sayfanın numarasını basar.
Düğmesi ile sayfa numaralarını formatı değiştirilebilir.
Düğmesi saati ekler.
Sayfa Ayarlamaları komutunu aktif hale getirir.
Alt ve üst başlıklar arasında geçişi sağlar.
Excel Dersleri
|Ders-1||Dosya Açmak, Kapatmak, Kaydetmek|
|Ders-2||Hücre Seçmek, Veri Girişi, Değiştirmek|
|Ders-3||Veri Silmek, Taşımak, Kopyalamak, Yazı Tipi|
|Ders-4||Hizalamak, Sınırları Çizmek|
|Ders-5||Satır ve Sütün İşlemleri|
|Ders-6||Hızlı İşlemler, Hızlı Hesaplama|
|Ders-7||Çalışma Sayfası|
|Ders-8||Çalışma Sayfası ve Sayfa Yapısı|
|Ders-9||Yazdırmak|
|Ders-10||Hesaplamak ve Grafik Eklemek|
|Ders-11||Hazır Fonksiyonları Kullanma|
Dosya Açmak, Kapatmak, Kaydetmek
Temel Bilgiler
Microsoft Excel, satır ve sütunların bulunduğu hücrelerin meydana getirdiği çalışma sayfalarının bir kitapta toplanmış halidir. Çalışma sayfalarını oluşturan satırlar sayılarla; sütunlar ise harflerle belirtilir. Satır ve sütunların kesiştiği yere hücre denir. Excel’in işlem sayfası üzerinde çizgileri diğerlerine göre daha kalın olan hücre etkin hücre olarak adlandırılır. Etkin hale getirilmek istenen hücreye klavyedeki yön tuşları ile gidilebilir yada farenin imleci ile o hücre tıklanır. Birinci satır ile birinci sütunun kesiştiği yer A1, bir altındaki hücre ise A2 olarak adlandırılır. Excel’de yapılabilecek bütün işlemler ve fonksiyonlar Resim 1.1’de yer almaktadır.
Resim 1.1
Menünün altında yer alan ve kimilerince düğme kimilerince de toolbar olarak adlandırabileceğimiz kısayol tuşları (Resim 1.2) ile de menüde yer alan konutlara erişim imkanı bulunmaktadır.
Resim 1.2
Bir Excel kitabının birden fazla sayfası bulunabilir. Bu sayfalar arasındaki geçiş ekranın alt sol tarafında (Resim 1.3) bulunan işlem sayfalarına tıklayarak sağlanır.
Resim 1.3
Püf Nokta : Eğer sütunlar harflerle değil sayılarla gösteriliyor ise referansının A1 şeklinde gözükmesi için Tools menüsünden Options komutu seçilmeli
Yeni Dosya Açmak ve Kaydetmek
Microsoft Excel’i her başlattığınızda, açılan boş sayfa ile çalışabilir yada FILE menüsünden New komutunu seçerek boş bir sayfa ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Üstünde çalışılan bir dosyayı kaydetmek için ise FILE menüsünden Kaydet komutu seçilir.(Resim 1.4)
(Resim 1.4)
Menüde Save, Save As, Save As Html, Save Workspace olarak adlandırılımış dört farklı kaydetme komutu bulunmaktadır. Save komutu daha önceden kaydedilmiş dosyanın üstüne güncelleme yapar. Save As ise, üzerinde çalışılan dosyanın farklı bir isimde ve yeni bir dosya olarak kaydedilmesini sağlar. Kayıt edilmemiş olan dosyalara Book1, Book2 gibi isimler verilir. Bu dosyalar kaydedilmek istendiği taktirde Save ya da Save As komutlarından hangisi seçilirse seçilsin Save As komutu çalışır.
(Resim 1.5)
Save in olarak adlandırılan kutucukta dosyanın kaydedilmek istendiği yer seçilir. File Name kutucuğuna ise dosyaya verilecek olan isim yazılır ve Save düğmesine basılarak kaydetme işlemi tamamlanır.Kayıt işlemi klavyeden CTRL+S tuşuna basılarak da yapılabilmektedir.
Dosya Açmak
Önceden kaydedilmiş dosyalarımızı açmak için FILE menüsünden Open komutunu (Resim 1.6) ya da CTRL+O tuşlarını kullanırız.Hangi yolu kullanırsak kullanalım;
Resim 1.6
Şeklinde pencere ile karşılaşırız. Bu pencerede Look in ile anlatılmak istenen, açmak istenen dosyanın nerede kayıtlı olduğudur. Doğru dizini seçtiğimiz taktirde dosya ismi ekranımızda belirmiş olacaktır. Mouse ile dosyayı seçtikten sonra Open Komutunu seçtiğimizde ya da dosyayı iki kere tıkladığımızda dosyamız açılmış olur.
Dosya Kapamak
Dosya kapamanın yollarından biri FILE menusunden Close komutunu kullanmaktır. (Resim 1.7) İkinci yol, ekranın sağ üst köşesinde bulunan düğmesine tıklamaktır. İki adet olan çarpı düğmelerinden üstte bulunanı Excel programını kapamaya, alttaki ise Excel’de çalıştığımız dosyayı kapamaya yarar.
Resim 1.7
Eğer dosyada yapılan işlemleri kaydetmeden kapamak istersek taktirde save edip edilmeyeceğini soran bir mesaj penceresi ile karşılaşırız. (Resim 1.8) ‘Yes’ ile save işlemi yapılır, ‘No’ ile kayıt işlemi yapmadan dosyayı kapar.
Resim 1.8
Hücre Seçmek, Veri Girişi, Değiştirmek
Birden Çok Hücre Seçmek (Bloklamak)
Birden fazla hücre üstünde aynı işlemler yapılacak ise, her defasında aynı işlemleri yapmaktan ziyade hücreler bloklanarak yapacağımız işlem sayısını azaltırız. Mesela A1’den A10 kadar olan hücrelerin yazı fontunun değişmesini istiyor isek; A1’den A10’a kadar olan hücreleri bloklarız (Resim 1.9) ve fontu değiştiren komutu uygularız. Zemin beyaz renkte ise seçili blok rengi siyaha, veriler siyahsa blok beyaz renge dönüşür.
(Resim 1.9)
Bloklama işlemi için ilk hücre mouse ile seçildikten sonra mouse’un okunu son hücreye doğru sürükemek gerekmektedir. Bir başka yolu ise SHIFT tuşunu basılı tutarak klavyedeki yön tuşları ile bloklamak istediğimiz hücreleri seçmektir. SHIFT tuşu ile bitişik hücreler üstünde bloklama işlemi yapılır. Bitişik olmayan hücreler için CTRL tuşu kullanılmalıdır. Bu sayede etkin hale gelmiş olan alan üstünde kopyalama, başka bir yere hücrelerin içeriklerini taşıma… gibi bir çok işlem yapılabilir.
Veri Girişi
Çalışma yaprağının her hücresine metin, sayı veya formul girilebilir. Standart hücre boyutlarını aşan bir metni yazdığımızda; eğer yan hücreler herhangi bir yazı içermiyor ise metnimizin tamamını görebiliriz. (Resim 1.10)


Burada yapılması gereken A2 hücresinin boyutlarını A sütünunun sağ tarafındaki çizgiye iki kere tıklama ile yada mouse ile yazıyı içine alacak biçimde genişletmektir.


(Resim 1.10)


A2 hücresine ‘Doğuş Okullar Grubu’; B2 hücresine ‘Çağdaş, yüksek, kaliteli..’ yazalım. A2 hücresinde yazılı olan metin B2 hücresine taştığı için A2’deki metnin bir kısmı gözükmeyecektir.


(Resim 1.11)


Püf Nokta : Excelde default olarak ENTER tuşu bir aşağıdaki hücreye, TAB tuşu ise bir sağdaki hücreye geçişi sağlar. TOOLS menüsünden OPTIONS iletişim pencerinin EDIT penceresinden ENTER tuşunun yönü değişebilir.
Hücrenin İçeriğini Değiştirmek
Microsoft Excel’de hücrenin içeriğini kolayca değiştirebilirsiniz. En kısa yolu değiştirmek istediğiniz hücreyi seçtikten sonra yazınızı yazmaktır. Bir diğer yolu hücreye çift tıklayarak imlecin hücrenin içerisine girmesini sağlamak ve değişiklikleri yapmaktır. Hücre içine girme işlemini F2 tuşuna basarak da yapılabilmektedir. Hücre seçili olduğu zaman hücrenin içindeki yazı otomatik olarak Formül Çubuğunda gözükecektir. (Resim 1.13)
Resim 1.13
İmleç formül çubuğunun üstünde iken şekli değişir ve ekleme noktası biçimini alır. Ekleme noktasını yazının istediğimiz yerine konumlandırıp hücre içeriğini değiştirebiliriz.
Veri Silmek, Taşımak, Kopyalamak, Yazı Tipi
Hücreden Veri Silmek
Bir veriyi hücreden kaldırmak istiyorsanız, hücreye yeni bilgiler yazarak ; yazınızın eskisinin yerini almasını sağlayabilirsiniz. Aynı işlem hücre seçildikten sonra DELETE tuşuna basılarak da yapılabilmektedir ya da EDIT menüsünden CLEAR komutunu kullanabilirsiniz. Eğer silme işlemini yeni birşey yazmak için yapacaksak; eski bilgilerin yerine doğrudan yenilerini girmek en hızlı yöntemdir.
Hücrenin İçeriğini Taşımak
Bir hücrenin içeriğini çalışma yaprağındaki herhangi bir hücreye taşımak için çeşitli yöntemler kullanılabilir. İçeriği taşınmak istenen hücre seçildikten sonra, mouse’un sağ tuşu tıklanarak kısayol menüsünden CUT komutu seçilir (Resim 1.14) Hücrenin çevresindeseçildiğini gösteren kesik çizgiler belirecektir. Çalışma sayfasında istediğimiz yere konumlanıp yine mouse’ın sağ tuşundan kısayol menüsünü açtıktan sonra PASTE komutunu kullanarak hücrenin içeriği yeni bir hücreye taşınmış olur. CUT komutuna düğmesi kullanılarak da ulaşılabilir PASTE komutunun düğmelerde gösteriliş biçimi ise şeklindedir. Seçilen hücrelerin üstünde yapılabilecek işlemler farenin sağ tuşu ile açılan bu kısayol menüsünde toplanmıştır. Excel’de bir çok işlem için kısayol tuşu atanmıştır. Bir başka yol ise kesilecek bloğu seçtikten sonra CRTL+X tuşlarına birlikte basmaktır. CTRL+V tuşlarının birlikte basımı halinde; seçilen blok otomatik olarak yeni hücresine
Resim 1.14
yapıştırılabilir.Bu yol en kolay yol alarak bilinmektedir. Aynı işlem EDIT menüsünden CUT komutu kullanılarak da yapılabilir.
Hücrenin İçeriğini Kopyalamak
Seçili olan bir veriyi kopyalamak için birkaç yol izlenebilir. Taşıma işleminde de olduğu gibi, ilk önce kopyalanmak istenen hücre seçilir. Sonra kısayol menüsünden COPY komutu uygulanır. Çalışma sayfasında istenilen hücreye konumlandıktan sonra yine kısayol menüsünden PASTE komutu uygulanarak içerik yeni hücreye kopyalanmış olur. COPY komutuna düğmesinden de ulaşılabilir. EDIT menüsündeki COPY komutu da bir diğer kullanım biçimidir. Klavyeden ise CTRL+C ile kopyalama; CTRL+V ile yapıştırma işlemleri gerçekleştirilir.
Püf Nokta : Yapıştırma işlemi verinin otomatik olarak çoğaltılmasıdır. PASTE komutunun uygulanması için; CUT veya COPY komutlarının önceden uygulanmış olması, yani hangi verinin kopyalanacağının ya da taşınacağının belli olması gerekmektedir.
Yazıtipinin ve Boyutunun Değiştirilmesi
Yazıtiplerini değiştirmek için FORMAT menüsünden CELLS komutu uygulanır.(Resim 2.1)
Resim 2.1
Açılan penceren FONT alt menüsüne girerek yazı tipi ve boyutu değiştirelebilir. (Resim 2.2)
Resim 2.2
Resim 2.2’de Arial olarak Font kutusunda seçili olan yazı tipi, sağ tarafındaki aşağı yukarı hareket eden ok düğmelerini kullanarak farklı tipe dönüştürülebilir. Size kutusundaki 10 değeri de aynı biçimde azaltıp, çoğaltılabilir. Format Cells komutuna kısayol menüsünden de ulaşılabilir. Kısayol düğmeleri de aynı işlevdedir.
Püf Nokta : Microsoft Excel’de hücre ile ilgili yapılacak işlemlerden önce değişikliğin hangi hücrede yapılması isteniyorsa ; o hücrenin seçili olup olmadığı kontrol edilmelidir. A2 hücresinin yazı boyutu 20’ye çıkartıldığı zaman diğer hücreler değişikliğe uğramayacaktır. Eğer yapılacak işlem bütün sayfaya uygulanacak ise EDIT menüsünden SELECT ALL komutu ile bütün sayfa seçilmelidir.
Kalın, Italik Yazım
Bir metni koyu veya italik (yatay) olarak biçimlendirmek için istenilen hücre seçildikten araç çubuğundaki Bold (Kalın) düğmesine basılarak veya kısayol tuşlarından CTRL+B ile koyu yapılır. Format Cells iletişim penceresinin (Resim 2.2) Font Style kutusundan da aynı işlemler yapılabilir. Italik yazının kısayol düğmelerinde gösterilmesi şeklindedir.
Altı Çizili Yazım (Underline)
Microsoft Excel’de hücreye altı çizgili olarak veri yazmak için kısayol düğmelerinden düğmesine veya CTRL+U tuşlarına basılmalıdır. Format Cells menüsünün Font penceresinden Underline kutucuğu (Resim 2.3) ile de aynı işlem yapılabilmektedir.
Resim 2.3
Single, altı tek çizgili ; Double altı çift çizgili yazmak içindir.
Hizalamak, Sınırları Çizmek,
Hizalamak
Microsoft Excel’de, metinler soldan, sayılar ise sağdan hizalanırlar. Ancak hücre içinde metinlerin sağdan, diğer verilerin ortadan hizalanması istenebilir. Ya da, çalışma sayfasının üst tarafına hücreler arasında ortalanmış başlık koymak istenebilir. Format Cells iletişim penceresinin Alignment seçeneğinden hizalama işlemleri gerçekleştirilir. (Resim 2.4)
Resim 2.4
Horizantal penceresinde hücrenin içeriğini yatay konumda hizalayan komutlar vardır.(Resim 2.5)
Left sola hizalar, Center ortalar, Right sağa hizalar, Fill hücrenin içeriğini sınırları dolana kadar tekrar eder.Justify iki yana, Center Across Selection hücreler arasında hizalar.
Resim 2.5
Text control kutusunda bulunan Wrap Text ile hücre içinde bulunan yazı hücrenin boyutlarını aşıyor ise; hücrenin bulunduğu satırın yüksekliğini, hücrenin içeriğinin boyutlarına göre arttırmak içindir. Shrink to Fit ise hücre boyutlarını aşan yazıyı; yine hücrenin içine sığacak şekilde küçültmek için kullanılır. Merge Cells komutu ile de hücreler arasındaki kenar çizgileri kalkarak seçili hücreler tek bir hücre gibi işlev görür
Kısa yol düğmeleri ile de hizalama yapılabilir. Aynı menüdeki Orientation kısmında ise, verinin hücreye hangi düzende yazılacağı gösterilmiştir.
Sınırlarının Çizilmesi
Çalışma sayfalarında çizgi ve renkler kullanılarak çalışmaların daha çarpıcı görünmesi sağlanabilir. Bir hücrenin üstüne, altına ve iki yanına eklenen çizgilerdir. Bir hücrenin etrafına çerçeve çizmek için ya Format araç çubuğundaki Outside Border düğmesi tıklanarak açılan seçeneklerden (Resim 2.5) istenilen çerçeve bu menüde varsa doğrudan tıklanarak seçilir ya da Format menüsünden Cells komutunun BORDER penceresi Resim 2.5 kullanılır.


(Resim 2.6)


(Resim 2.6)
Outline ile hücrenin veya seçili hücrelerin dışına, inside ile de içine çizgi çekilir. None, önceden çizilmiş sınırları kaldırmak için kullanılır. Line style ile çizginin düz kesik, çift çizgi mi… olacağı belirlenir. Color kutusundan ise çizginin rengi seçilir. Border kutularından da çizginin hücrenin hangi tarafına çekileceği belirlenir. Diğer işlemlerde olduğu gibi kısayol menüsünden Format Cells komutu da uygulanabilir.
Püf Nokta :Outside Border düğmesi standart araç çubukalrında gözükmüyor ise araç çubuğu üstünde mouse’ un sağ tuşuna basılarak genel araç çubukları penceresinden seçilebilir.
Satır ve Sütün İşlemleri
Satır ve Sütunların Gizlenmesi
Format menüsünde ROW ya da COLUMN seçeneklerinden (Resim 2.7) HIDE komutu ile o anda etkin olan hücrenin bulunduğu satır veya sütun gizlenir. UNHIDE komutu ile de tekrar görünür hale getirilir.
Resim 2.7
Satır Yüksekliğinin Ayarlanması
Satır yüksekliği, satır etikeki üstünde mouse tıklanıp şekil1 şeklini aldığında yukarı veya aşağı sürüklenerek ayarlanabilir.Satır yüksekliğini ayarlamanın bir diğer yolu da Format/Row menüsünden Height komutunu seçmektir. (Resim 2.8)
Resim 2.8
Açılan diyalog penceresine istenen satır yüksekliği klavyeden girilebilir.
Satır veya Sütun Ekleme/Çıkartma
Microsoft Excel’de gerek duyulduğu zaman kolayca satır ve sütun eklenip, çıkarılabilir.Satır ya da sütun eklemek için, Insert menüsündeki Cells (Hücre), Row (Satır), Column (Sütun) komutları kullanılır. Bir hücreyi, satırı ya da sütunu silmek için ise Edit menüsündeki Delete komutu kullanılır.
Değişiklikleri Geri Almak
Excel’de yanlışlıkla bir hücre, grafik yada çalışma sayfası (Sheet1) silindiği zaman; bu türden hataları düzeltmek için Edit menüsündeki UNDO komutu ya da Undo kısayol düğmesi kullanılır. Bu komut kullanıldıktan sonra biraz önce yapılan değişikliğin aslında doğru olduğu düşünülüp karar değiştirilebilir. Bu gibi durumlarda da Edit menüsündeki REPEAT komutu kullanılır. Kısayol düğmesi de aynı işlevdedir.Geri al komutunun adı son olarak yapılan işlemi yansıtacak biçimde değişmektedir. Bazı durumlarda Undo (Geri Al) komutu kullanılamaz. Örneğin son yapılan işlem çalışma defterini kaydetmek olursa Undo komutu yerine Can’t Undo (Geri Alınamaz) komutu görünür. CT
Hızlı İşlemler
Hızlı Tarihler
İçinde bulunduğunuz günün tarihini (veya tarih ve saat) herhangi bir hücreye girmek için sadece =TODAY() veya =NOW() yazmanız yeterlidir. Böylece dökümanı her açtığınızda Excel o günkü tarihi ve saati hesaplayarak bu hücreyi güncelleyecektir. Tarihin sabit kalmasını istiyorsanız, CTRL+;’e basarak tarihi, CTRL+:’ye basarak da saati alabilirsiniz.
Hızlı Veri Girişi
Eğer bir metni tablo içinde birkaç defa yazıyorsanız, bir iki harfini yazdıktan sonra Excel metni tamamlıyor. Eğer yanlış bir seçim yapmışsa, yazmaya devam edin ya da ALT tuşuna basarak diğer tüm seçenekleri görebilirsiniz. Eğer bu otomotik tamamlama özelliğinden rahatsız oluyorsanız, Tools menüsünden Options’a girin ve Edit bölümünde bulunan Hücre Değerleri içine Enable AutoComplate’in yanındaki check’i kaldırın.
Aktif Hücreyi Bulmak
Uzun dökümanlarla çalışırken kimi zaman sayfalar arasında gezinirken nerede çalışmakta olduğunuzu unutabilirsiniz. Böyle bir durumda CTRL+Backspace kombinasyonu ile aktif olan hücreye gidebilirsiniz.
Satırlardan Sütunlara ve Sütunlardan Satırlara
Satırlar halinde bulunan verilerinizin sütun haline gelmelerini isterseniz, Excel bu değişimi yapabilir. Ancak kopyalama ve yapıştırma işlemi yapmak zorundasınız. İstediğiniz satırları kopyalayın başka bir yeri seçin ve Edit menüsünde bulunan Paste Special’ı seçin. Açılan pencereden Transpose ibresini işaretleyin.
Faresiz Sağ Tıklama
Genellikle klavye ile çalışan bir insansanız, SHIFT+F10 kombinasyonu ile sağ tıklama menüsünü ekrana getirebilirsiniz.
Hızlı Hesaplama (1)
Belirli bir satır için hızlı bir şekilde hesaplama istiyorsanız, işiniz bittikten sonra sileceğiniz bir toplama formülü yazmak zorunda değilsiniz. Excel bir Status çubuğunun sağında AutoCalculate penceresine sahiptir. Birden fazla hücreyi seçtikten sonra AutoCalculate penceresine sağ tıklayarak değerlerin toplamını görebileceğiniz gibi aynı zamanda Ortalama, Count, CountNums, Max ve Min hesaplamalarını da öğrenebilirsiniz.
Hızlı Hesaplama (2)
Hesaplama yapmak için hücrelerin beraber halde bulunmasına da gerek yoktur. Hesaplama işlemine katılacak hücreleri seçmek için hücreye tıklarken CTRL tuşunu basılı tutmanız yeterli olacaktır.
Çalışma Sayfası
Hızlı Seçim
Hücrelerden oluşan bir bloğu taşırken, uzun metinler tarafından kaplanan boş hücreleri de taşımanız mümkün. Ya da yan hücrelerden bir tanesini kaçırabilirsiniz. Veri kaybetmeden Excel’in sizin için seçme işlemini gerçekleştirmesini sağlayabilirsiniz. CTRL+SHIFT+8 (8’i klavyenin sağ tarafta bulunan nümerik kısmından değil de karakterler kısmının üstünden seçin.) kombinasyonu ile aktif hücrenin etrafındaki ilk boş satır ve sütuna kadar tüm doldurulmuş hücreleri seçebilirsiniz. Taşıma ve kopyalama işlemlerini oldukça kolaylaştırabilirsiniz.
Kendinize Bir Not
Hücreyi seçtiğinizde açılan notlar kimi zaman çalışma alanında karışıklık yaratabilir. Bir hücreye not eklemek için hücreye tıklayın ve Insert menüsünden Comment’i seçin. İstediğiniz metni yazdıktan sonra Tools kısmından Options’ı sonra da View’ı seçin. Alışılmış not gösterme biçimi Comment Indicator Only’dir. Hücrenin bir köşesine ufak kırmızı bir işaret ekler. Eğer notun her zaman açık olmasını isterseniz, Comments&Indicator’ı seçin. Hiç bir şekilde notun görülmesini istemezseniz de None seçeneğini işaretleyin. Belirli bir notu saklamak için ise hücreye sağ tıklayın ve HideComment’i seçin. Tüm saklı notları görüntülemek için ise View menüsünden Comments’i seçin.
Çalışma Sayfaları
Çalışma Sayfasının altında yer alan geçiş düğmelerine tıklanarak bir çalışma defterinin istenilen sayfasına kolaylıkla geçiş yapılabilir. Çalışma sayfaları arasında hareket etmek için klavye kısayolları da kullanılabilir. CTRL+PGDN bir sonraki sayfaya; CTRL+PGUP ise bir önceki sayfaya geçişi sağlar.
Microsoft Excel’de birden fazla hücre seçilebildiği gibi, aynı şekilde birden fazla çalışma sayfasıda seçilebilmektedir. Bitişik (komşu) olan birçok çalışma sayfasını seçmek için SHIFT tuşu basılı tutularak istenilen sayfaları işaretleyerek seçilebilir. Seçmek istenen yapraklar bitişik değil ise CTRL tuşu ile seçim işlemi yapılır. Bir çalıma defterindeki bir çok sayfa seçildiği zaman, her yaprağa aynı bilgiler ayna anda girilebilmektedir.
Çalışma Sayfalarının Kopyalanması ve Taşınması
Sayfayı kopyalamak ya da taşımak için Edit/Move or Copy Sheet komutu kullanılır. Açılan pencerede (Resim 2.9) bu Excel dosyasında bulunan sayfalar bir liste olarak gözükür.
Resim 2.9
Çalışma Sayfasının Silinmesi
Edit menüsündeki Delete Sheet komutu ile çalışma sayfaları silinebilmektedir. Ya da kısayol menüsündeki Delete komutu kullanılır.
Çalışma Sayfasının Adının Değiştirilmesi
Sayfalarının isimlerinin değiştirilmesi için Format/Sheet menüsündeki Rename komutu kullanılır. (Resim 2.10) Ya da sayfa adının yazılı olduğu kısmı çift tıklamak gerekmektedir.
Resim 2.10
Adı değiştirilmek istenen sayfa seçili iken mouse’un sağ tuşu yardımı ile oluşan kısayol menüsündeki Rename komutu da aynı görevi görmektedir. Bu komutlardan herhangi biri uygulandığı zaman, Sayfa isminin yazılı olduğu kısım yeni ismin verilmesine hazır durumdadır.
Çalışma Sayfası ve Sayfa Yapısı
Çalışma Sayfasına Resim Eklenmesi
Insert/Picture menüsünün yardımı ile Çalışma sayfalarına resimler eklenebilir..
Resim 2.11
Clipart komutu uygulandığı zaman açılan diyalog penceresinden (Resim 2.12) istenilen resimler seçilerek sayfaya resim nesnesi eklenmiş olur.
Çalışma Yaprağında Önizleme Yapmak
Sayfaların istenilen satır ve sütunları içerip içermediği, kenar boşluklarının gerektiği gibi olup olmadığı, verilerin sütunlara sığıp sığmadığını görmek için önizleme yapılır. Bunun için File menüsündeki Print Preview komutu kullanılır. Mouse’un oku sayfa üzerinde gezindikçe küçük bir büyüteç şeklini alır. Sayfadaki bazı bilgilerin yerine (#) işaretleri görüntülenir ise çalışma yaprağını yazıcıya göndermeden önce sütunları genişletmek gerekmektedir.
Sayfa Yapısını Hazırlamak
Bazen çalışma yaprağının yalnızca bir bölümünü yazdırmak ya da bir sayfaya sığmayacak kadar fazla bilgi yazdırmak gerekebilir. File menüsündeki PAGE SETUP komutuyla, kağıt üzerindeki baskı alanını ve baskı ölçeğini ayarlamak çok kolaydır.(Resim 3.1)
Resim 3.1
Kağıdın Dikey mi (Portrait) yoksa yatay mı (Landscape) durması gerektiği Orientation’da belirtilir. Scaling bölümünde yazılacak kısmın ne oranda küçültülüp büyütüleceği ayarlanır. Fit to başlığıyla basılmak istenen dosya kaç sayfadan oluşursa oluşsun tek bir sayfada çıktının alınmasıdır. Paper Size kısmında yazılıcak kağıdın A4 mü yoksa Letter …vb. olduğu belirlenir. First Page Number başlığıyla, yazılacak ilk sayfaya vermek istenilen sayfa numarası değiştirilebilir.
Resim 3.2
İkinci bölüm Margins’ dir. Burada kenar boşlukları ayarlamaları yapılır. Üst, alt, sağ ve soldan ne kadar boşluk kalması gerektiği belirtilir.Yazıcıya göre bu değerler belirli sınırlarda olmalıdır. Header, Footer ise bu bilgilerin üst ve alttan ne kadar uzakta olacağını gösterir.Center on Page seçeneği, basım alanı kağıt boyutundan küçükse kenarlarda kalacak boşluğun karşılıklı kenarlara eşit dağılmasını sağlar.Seçeneklerin ikiside seçili ise, bu alan kağıdın tam ortasında bulunur; seçenekler iptal edilirse sol üst köşeye gider.
Resim 3.2
Üçüncü bölüm Header Footer. Bu bölümde kağıdın üst veya altına sayfa numarası, dosya adı, Excel sayfasının adı, tarih gibi hazır hatırlatma notları koyulur. Bu seçenekler yeterli gelmediği taktirde Custom :Header veya Custom Footer seçeneklerinden istenilen notlar yazılabilir.
Resim 3.3
Eğer yazdırılacak alan tek sayfaya sığmıyor ve bazı satır yada sütunların her sayfada yazılması gerekiyorsa, bu satır sütunlar Repeat bölümünde belirtilir.
Kılavuz çizgilerini, notların veya satır ve sütun çizgilerinin yazılması isteniyorsa Print alt bölümünde seçilir. Page Order’dan ise sayfaların basılma sırasını(önce aşağı veya sola) dolayısıyla sayfa numaralarını ayarlayabilirsiniz.
Yazdırmak
Çalışma Sayfasını Yazdırmak
Çalışma yaprağını yazdırmak için kısayol düğmelerinden Print düğmesini ya da File menüsünden PRINT komutu kullanılır.Print düğmesine tıkladığınızda, çalışma yaprağınız o anki yazdırma ve sayfa ayarlarıyla, varsayılan yazıcıya gönderilir. (Resim 3.4)
Resim 3.4
Print komutu kullanılırsa, yazdırmadan önce bazı değişiklikler yapılabilir. Kopya sayısı ve kaç sayfa yazdırılacağı gibi. Seçilen bir hücre erimi, çalışma yaprağı yada tüm çalışma defteri yazdırılabilir. Sayfaların bir çok kopyasının alınabileceği gibi, sayfaların yalnızca belirli kısmının çıktısıda alınabilir
Çalışma Sayfalarında Girişleri Tekrarlama
Çeşitli çalışma sayfalarını birbirlerine bağlamak oldukça kullanışlı bir yöntem. Fakat belirli kalıpları ve formları her sefer yeniden yazmak zorunda kalabiliriz. Bunu yerine çalışmakta olduğunuz tablonun çerçevesine tıklayın. Daha sonra SHIFT basılı durumda iken en son tablonun çerçevesini seçin. Etiketinizi, başlıklarınızı ve formüllerinizi yazdığınızda diğer tüm tablolarda da otomatik olarak belirecektir.
Çalışma Sayfasında Gezinti
Sayfanızda üzerinde sıkça değişiklik yaptığınız veya gözlemlediğiniz bölümleri isimlendirerek kolayca ulaşabilirsiniz. Bunun için istediğiniz bölgeyi seçtikten sonra Insert menüsünden Name’i seçip Define’a girin. Buradan istediğiniz ismi vererek bölgenizi tanımlayabilirsiniz. Daha sonra çalışma sırasında F5 tuşuyla Goto kutusunu ekrana getirebilir ve isim verdiğiniz bölgelerin listesinden seçim yapabilirsiniz. Bu kutu daha evvel gitmek istediğiniz bölümleri hatırlayabildiği için kimi zaman daha kolay bir şekilde erişim sağlayabilirsiniz. Başka bir Excel dökümanında tanımladığınız bölgeye gitmek için belgenin adını takiben bir ünlem işareti ve bölgenin ismini yazmalısınız.
Eğer birden çok sayfa ile aynı anda çalışıyorsanız, ekranın alt kısmında bulunan bölümdeki ok tuşları ile sayfalar arasında gezmek hem zahmetli hem de yavaş olur. Eğer bu ok tuşlarından herhangi birine sağ tıklarsanız tüm sayfaların listesi açılacak ve istediğiniz sayafaya direkt olarak ulaşabileceksiniz.
Hesaplamak ve Grafik Eklemek
Satır ve Sütunları Otomatik Olarak Toplamak
Standart araç çubuğundaki otomatik toplam düğmesine tıklayarak satır ve sütunları toplayan formül oluşturulur. Otomatik toplam 3 şekilde kullanılabilir: etkin hücreye en yakın satır ya da sütundaki verileri toplamak; seçilmiş olan herhangi bir erimdeki verileri toplamak ve diğer toplamları içeren hücrelerin toplamını (genel toplamlar) almak. En yakın hücre erimindeki verileri otomatik olarak toplamak için, Otomatik Toplam düğmesine çift tıklamak yeterlidir.
Aritmetik İşlemler
Excel’de formül kullanımı sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar :
Yazılan her formül ‘‘=’’ ile başlar
Verilerin başına ‘‘=’’ işareti konmaz. Bu durumda yazılan aynen hücre içinde görünür.
Formül içeren hücrelere veri girişi yapılmamalıdır. Bu alanların sonuçları Excel tarafından hesaplanarak yazılır. Bilgi girişi yapıldığı an formül silinir.
İşlev Sihirbazı Yardımıyla Formül Yazmak
Hesaplama yapılacak olan hücre seçildikten sonra Standart araç çubuğunun üzerindeki İşlev Sihirbazı düğmesinden formüllere ulaşılır. İşlev kategorisini ve işlevin adını seçtikten sonra gerekli argümanların girilmesi ile formül kolaylıkla yazılabilmektedir.
Mantıksal Fonksiyonlar


Fonksiyon Adı


Açıklama


SUM


Toplam (=A1+A2+A3) ya da (=A1:A3)


IF


Eğer (Şart;doğruysa_değer;yanlışsa_değer)


MAX


İstenen aralıklardaki en büyük sayı değerini bulur


MIN


A1:A3 İstenen aralıklardaki en küçük sayı değerini bulur


RANDOM


Rasgele Sayı Üret


NOW


Bulunulan hücreye günün tarih ve saatini yazar


AVERAGE


Ortalamayı bulur


COUNT


Belirtilen aralıklarda kaç tane rakam olduğu sayısını bulur.


COUNTBLANK


Belirtilen aralıklardaki boşluk değerlerinin sayısını bulur.
Grafik Oluşturma
Grafikte görünmesi istenen dataların bulunduğu hücreler seçilir. Satır ya da sütun başlıklarının da gösterilmesi isteniyor ise bunların bulunduğu hücreler de seçim alanının içinde yer almalıdır. Grafik sihirbazı olarak da adlandırılan kısayol düğmesi ile grafik hazırlanır.


Resim 5.1


Resim 5.2
1. Adım: Standart Types ve Custom Types pencerelerinde grafiğin şekli belirlenir
2. Adım: Verilerin satır yada sütun bazında işleneceği seçilir.
Resim 5.3
TITLES
Chart Title : Grafiğe Başlık yazılır.
Category (X) axis : X eksenine alt başlık yazar
Category (Y) axis : Y eksenine alt başlık yazar
GRIDLINES
Category (X) axis ve Category (Y) axis seçenekleri grafikteki yatay ve dikey çizgileri belirler.
Major Gridlines : Aralıkları tam olarak alır.
Minor Gridlines : Aralıkları bölünmüş olarak belirler.
LEGEND
Show Legend : Grafiği istenen verilerin isimlerini ya da başlıklarını gösterir.
Placement : Legend’ın yerini belirler.
DATA LABELS
None : Grafikteki değerleri, isimleri göstermez.
Show Value : Değerleri grafiğe ekler.
Show Label : Başlıkları grafikte gösterir.
DATA TABLES
Show Data Tables : Grafiğin hemen altına verilerin girildiği tabloyu yerleştirir
Show Legend Keys :Grafikte bulunan verilerin ayrılmasını sağlıyan LegendKeyleri gösterir.
Resim 5.4
As New Sheet ile yeni bir sayfada, As Object in ile aynı sayfada oluşacak grafiğin çizimi tamamlanır.
Grafiğe Data Eklemek
Grafik Yaprağına data eklemenin en kolay yolu, çalışma yaprağındaki datayı kopyalayarak grafiğe yapıştırmaktır. Bir diğer yolu ise Chart menüsünden ADD DATA komutunu uygulamaktır. Eklenmek istenen datalar bloklanmak suretiyle seçilir
Grafiğin Başlığını, Değerlerini Değiştirmek
Kategori başlıklarını değiştirmek için çalışma sayfasında başlıkların bulunduğu hücreler seçilir ve yeni bilgisi yazılır. Başlıkları grafikten değiştirmek için ise; rafik seçildikten sonra Chart menüsünden Source Data seçilir. Category axis Labels kutusunun Series sekmesinde yeni aralık tanımlanması suretiyle değiştirilir. Aynı zamanda Name kutusuna yeni başlık girilmesi sureti ile de değiştirme yapılır yalnız bu şekilde değiştirme yapıldığı taktirde çalışma sayfası ile olan bağlantısı ortadan kalkacaktır.Değerler ise çalışma sayfasına yeni değerlerin girilmesi ile değiştirilir. Grafik başlığı, Eksen Başlıkları ise text boxlardan değiştirilebilir.
Grafiğin Çalışma Sayfasından Yeni Sayfaya Taşınması
Yeri değiştirmek istenen grafik seçildikten sonra CHART menüsünden LOCATION komutu uygulanır. Çalışma yaprağı içindeki grafiği yeni bir grafik sayfasına taşınmak için AS New Sheet kutucuğu seçilir. Başka bir sayfada yerleşmiş olan grafiği çalışma yaprağına taşımak için ise As Object In kutucuğu seçilir.
Grafiğin Rengini, Yazı Tiplerini Değiştirme
Kısayol menüsünden Format Plot Area komutu ile grafik üstünde her türlü düzenleme işlemi yapılır. Aynı menüye Format -à Selected Plot Area ile de ulaşılabilir.
Grafik Serilerinin Yeniden Düzenlenmesi
Grafikte değişlik yapmak istenen seri seçildikten sonra kısayol menüsünden Format Data Series seçilir.
Fonksiyonlar, bağımsız değişken adı verilen belirli değerleri, sözdizimi adı verilen belli bir sırayla kullanarak hesaplamalar yapan önceden tanımlanmış formüllerdir.
Topla Fonksiyonu
Bir sütunda bulunan birden fazla hücrenin içeriğini toplamak üzere formül hazırlarken yukarıdaki örnekte yapıldığı gibi formül çubuğuna içerikleri toplanacak hücrelerin adlarını tek tek yazmak yerine, Excel’in hazır TOPLA() fonksiyonundan yararlanabilirsiniz.
Bu amaçla formül yazmak üzere formül çubuğuna “=” karakterini yazdıktan sonra büyük harflerle TOPLA yazılır. Fonksiyonlara parametre olarak verilen bilgiler parantez içine yazılır. Formülde aynı hat üzerindeki hücreleri toplamak için bütün hücre adlarını fonksiyona parametre olarak vermek pratik değildir. Bu gibi durumlarda içerikleri aynı işleme tabi tutulacak hücreler, Hücre Erimi olarak belirtilir. Hücre erimlerinde, işleme tabi tutulacak ilk hücre ile son hücrenin adı arasına iki nokta “:” karakteri konulur.
Eğer kullanmak istediğiniz hazır fonksiyonun özelliklerini biliyorsanız formül çubuğuna formülü doğrudan yazabilirsiniz, bilmiyorsanız “Ekle” menüsündeki “İşlev” komutundan yararlanabilirsiniz. Komutu vermeden önce kendisi için formül hazırlamak istediğiniz hücreyi aktif hücre durumuna getirmeniz gerekir.
“Ekle-İşlev” Komutu verdikten sonra ekrana “İşlev Yapıştır” diyalog kutusu gelir. Bu pencerede “İşlev Kategorisi” ve “İşlev Adı” adında iki liste kutusu bulunmaktadır. Ayrıca “En Son Kullanılan” adında bir kategori daha vardır. “Topla” işlevi bu listede de yer alabilir.
Otomatik Toplama:
Excel, TOPLA() işlevi dışında otomatik toplama adıyla bir kolaylık daha sunmaktadır Otomatik toplama işlemi için araç çubuğunda yanda görülen düğme bulunmaktadır.
Otomatik toplama imkanından yararlanmak için, sonucu bulunacak değerin yazılacağı hücre önce aktif hücre durumuna getirilmelidir. Ancak bu hücrenin söz konusu sütun veya satırda içeriği toplanacak en son hücreden hemen sonraki hücre olmasına dikkat etmelisiniz. Yukarıda verilen örneği şimdi de otomatik toplama özelliği ile yapalım.
Bu amaçla, sonucun yazılacağı B8 hücresini aktif hücre durumuna getirelim. Daha sonra araç çubuğu üzerindeki otomatik toplama düğmesini tıklarsanız, Excel, B sütununda bulunan ve sayısal değer içeren hücrelerin erim olarak kullanıldığı bir formülü otomatik olarak hazırlar. Excel, sizden hazırlanan bu formülü onaylamanızı ister (Enter’a basınız). Aşağıda verilen ekran görüntüsünü inceleyiniz.
Eğer içeriklerini toplamak istediğiniz hücrelerin Excel tarafından tespit edilmesini istemiyorsanız, söz konusu hücreleri seçili duruma getirip ondan sonra araç çubuğundaki “Otomatik Topla”
düğmesine tıklayın. Aşağıdaki ekran görüntülerini inceleyin.
Eğer Fonksiyonu
Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için “Eğer” fonksiyonunu kullanırız. Belirlediğiniz koşulun sonucu “Doğru” ise bir değeri, “Yanlış” ise başka bir değeri verir. Bu fonksiyon dışarıdan parametre olarak üç bilgi almaktadır. İlk parametrede bir karşılaştırma bulunmaktadır. Karşılaştırmanın sonucu doğru değerini içeriyorsa “Eğer” fonksiyonu geriye kendisine 2. parametre olarak verilen bilgiyi, karşılaştırmanın sonucu yanlış ise “Eğer” fonksiyonu bu kez 3.parametreyi geriye döndürür.
EXCEL’de mantıksal bir koşulu sınamak için aşağıdaki işlemciler kullanılır.
< küçük
<= küçük veya eşit
= eşit
>= büyük veya eşit
> büyük
<> eşit değil
EXCEL’DE işlemlerde işlem önceliği şu şekildedir:
1. parantez içi
2. * veya /
3. + veya –
Bu fonksiyonun nasıl çalıştığını görmek amacıyla aşağıdaki ekran görüntüsünü inceleyiniz.
Bu örnekte her satırda bir müşteriye ait toplam alım ve ödemeler tutarı yer almaktadır. Söz konusu müşterinin satın aldığı malların fatura değeri yaptığı ödemelerden fazla ise D sütununa “Borçlu”, yaptığı ödemeler daha fazla ise bu kez D sütunundaki ilgili hücreye “Alacaklı” bilgisi yazılacaktır. D sütunundaki hücrelerin içeriklerini belirlemek için yazılacak IF fonksiyonu ekranda görülmektedir.
D2 hücresine yazdığınız formülü D3 hücresine kopyalayınız.
İç İçe Eğer Kullanımı
=EĞER(A2<20;”SOĞUK”;EĞER(A2<70;”ILIK”;”SICAK”))
Dikkat:
1. Açılan ve kapatılan parantez sayıları birbirine eşit olmalıdır.
2. Karakterler çift tırnak içinde gösterilmelidir. Sayılar çift tırnak içine alınmazlar.
3. Doğru ya da yanlış değer verilmeyecekse noktalı virgül mutlaka konulmalıdır.
Örnek;
“EĞERSAY”
B9 HÜCRESİNDEKİ FORMÜL: =EĞERSAY(C2:C8;1) formülünün anlamı: C2 ile C8 arasındaki hücrelerden değeri 1 olanları say.
“EĞER” ile “VE” nin birlikte kullanımı
B2 HÜCRESİNDEKİ FORMÜL: =EĞER(VE(B2=1;C2=2);1;0) formülünün anlamı: B2 hücresindeki değer 1’eşit ve C2 hücresindeki değer 2’ye eşit ise sonucu 1 yaz, değilse 0 yaz.
“EĞER” ile “YADA” nın birlikte kullanımı
C2 HÜCRESİNDEKİ FORMÜL: =EĞER(YADA(B2=1;C2=2);1;0) formülünün anlamı: B2 hücresindeki değer 1’eşit yada C2 hücresindeki değer 2’ye eşit ise sonucu 1 yaz, değilse 0 yaz.
ORTALAMA FONKSİYONU
“ORTALAMA” fonksiyonu, değerlerin toplamını değer sayısına bölerek ortalamayı hesaplar.
Bu fonksiyonun en büyük avantajı, uzun formüller yazmak zorunda olmamanızdır. Örneğin, 13 tane hücre içerisinde yer alan sayıların ortalamasını hesaplamak için uzun bir formül hazırlamanız gerekir:
=(C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13)/13
Ancak bu uzun formülün yerine ” ORTALAMA ” fonksiyonunu kullanmanız yararınıza olacaktır:
= ORTALAMA (C1:C13)
E2 HÜCRESİNDEKİ FORMÜL: =ORTALAMA(B2:D2)
F2 HÜCRESİNDEKİ FORMÜL: =EĞER(E2<45;”KALDI”;”GEÇTİ”)
G2 HÜCRESİNDEKİ FORMÜL: EĞER(E2<25;0;EĞER(E2<45;1;EĞER(E2<55;2;EĞER(E2<70;3;EĞER(E2<85;4;5)))))
B2 ile B8 arasındaki 1’lerin sayısını bulmak için “=EĞERSAY(B2:B8;1)”; 2’lerin sayısını bulmak için =EĞERSAY(B2:B8;2) formülü kullanılır.
Karma Adres:
Örnek Çarpım Tablosu
$A3: A 3’deki değerler sabit kalsın.
B$2: 2. Satırdaki değerler sabit kalsın.
1. Sayfanın A1 adresindeki değer ile 2. Sayfadaki A1 adresindeki değeri topla.
3.sayfanın A1 hücresinde iken: “=Sayfa1!A1+Sayfa2!A1″
=ENÇOK_OLAN(A1:A8) : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde en çok yinelenen değerleri bulur.
=MAK(A1:A8) : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde “En Büyük” sayıyı bulur.
=MİN(A1:A() : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde “En Küçük” sayıyı bulur.
=EĞERSAY(A1:A8;”<3″) : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde 3’ten küçük olan sayıları sayar.
=TOPLA(A5:A10;B5:B10) : A5 ile A10 arasındaki hücrelerin değeri ile B5 ile B10 arasındaki hücrelerin değerlerini topla.
Yüzde Bulma
=ETOPLA(C3:C9;”<10″;C3:C9) : C3 ile C9 hücreleri (mantıksal koşulun sınanacağı bölge) arasindaki sayılar eğer 10 dan küçükse C3 ile C9 (toplama işleminin yapılacağı bölge) hücrelerindeki sayıları topla. A8 hücresindeki değer, A1 ile A7 hücreleri arasındaki sayıların toplamıdır.
POWERPOINT
Sunu Programı
Slayt: PowerPoint programında her bir ekrana slayt denir.
PowerPoint Standart Araç Çubuğu
PowerPoint Biçimlendirme Araç Çubuğu
Sunu Programı Hazırlama
PowerPoint Programı çalıştırıldığında ekrana gelen pencereden Boş Sunu seçilir.
Akıllı İçerik Sihirbazı ve Şablon yardımıyla daha önceden hazırlanmış örnekleri kullanarak sunu hazırlanabilir.
Yeni Slayt penceresinden oluşturulacak slayt türü seçilir.
Yukarıdaki pencerede gözüken slayt türlerinin görevleri şu şekildedir.


1. slayt


2. slayt


3. slayt


4. slayt


5. slayt


6. slayt


7. slayt


8. slayt


9. slayt


10. slayt


11. slayt


12. slayt
eklemek için kullanılır. 1. Slayt türü seçilir.
Slayt başlığı yazılarak hazırlanır.
PowerPoint sunusu hazırlarken slaytlara başlık yazılması daha sonra yapılacak işlemleri kolaylaştıracaktır..
Slayt tamamlandıktan sonra yeni slaytı hazırlamak için Standart Araç Çubuğu üzerinde bulunan “Yeni Slayt Oluştur” simgesi üzerine tıklanır.
Hazırlanan tüm slaytları görmek için “kaydırma çubuğu”nun sol tarafında bulunan “slayt sıralayıcısı görünümü” seçilir.
Bu ekranda slaytların yeri değiştirilebilir. Bunun için slaytın üzerine tıklanır, parmak kaldırılmadan slayt taşınacağı yere kadar sürüklenip, bırakılır.
Normal sayfa görünümüne geçmek için “kaydırma çubuğu”nun sol tarafında bulunan “slayt görünümü” seçilir.
Anahat görünümü: Slayt hazırlamak ve değişiklik yapmak için kullanılır.
Hazırlanan sunuyu göstermek için kullanılır. Sunudan çıkmak için klavye üzerindeki ESC tuşuna basılır. Aksi belirtilmediği sürece bir slayttan diğer slayta geçiş fareye tıklayarak yapılır. Klayve üzerinde bulunan “Page Down”, sağ ok veya ayağı ok tuşu bir sonraki slayta geçiş için, “Page Up”, sol ok veya yukarı ok bir önceki slayta geçiş için kullanılır.
Resim Ekleme: Bir slayta resim eklemek için Ekle+Resim+”Küçük Resim”/”Dosyadan” komutu işletilir. İstenilen resim bulunduktan sonra “Insert clip”/”Ekle” seçildiğinde resim slayta eklenir.
Slayt Geçişi
Slaytların otomatik gösterimi için “slayt sıralayıcısı görünümü”nde iken farenin sağ tuşuna basıldığında açılan komut penceresinden “Slayt geçişi” seçilir. Ya da Menü çubuğundan “Slayt Gösterisi”+”Slayt Geçişi” ile aynı komut işletilir.
Slaytların otomatik (fare ve klavye kullanılmadan) gösterimi için “Otomatik olarak” komutu seçilip, belirtilen saniye sonra slaytların değişimi sağlanır.
Her slayt için ayrı zaman vermek için “Uygula” komutu; tüm slaytların ekranda belirtilen zaman gözükmesi için “Tümünü Uygula” komutu seçilir.
Slaytların ekrana gelişi sırasında efekt verilebilir. Bunun için açılan menüden istenilen efekt seçilir. “Yavaş”, “Orta” ve “Hızlı” seçeneklerinden birisi seçilerek slayt efektinin geçişi belirlenebilir.
Bir slayta ayrı efekt vermek için “Uygula”; tüm slaytlara aynı efekti vermek için “Tümünü Uygula” komutu seçilir.
Tasarım Uygula:
Slaytlara daha önceden hazırlanmış şablonları kullanarak tasarım yapmak mümkündür. Bunun için slayt üzerinde iken slaytın boş bir yerinde (metin ve yazıların dışındaki boş bir alanda) iken sağ tuşa basılır. Açılan pencereden “Tasarım Uygula” seçilir.
Seçilen tasarım, “Uygula” komutuyla birlikte tüm slaytları değiştirir. Tüm slaytların renk düzeni aynı olur.
Her slayta ayrı renk düzeni vermek için “Slayt Görünümü”nde iken farenin sağ tuşuna basılıp açılan pencereden “Slayt Renk Düzeni” seçilir. İstenilen renk düzeni seçilip “Uygula” komutuyla çalışılan slayta, “Tümüne Uygula” komutuyla sunuya uygulanır.
Slaytın zemin rengini değiştirmek için “Artalan” seçilir. İstenilen “Artalan Dolgusu” seçilir.
Sunu Tasarımı
Sunu tasarımı genel olarak iki şekilde yapılır.
1. Sunu için hazırlanan slaytlar sırayla gösterilir.
2. Ana menü hazırlanır. Menü kullanılarak istenilen sayfalar gösterilir. Sunuş yapılırken her sefer aynı sıranın izlenmesi gerekmez. Kullanıcı istediği bölümü gösterebilir. Bu yöntemle sunu hazırlamak için a) köprü/bağlantı/link yapmak b) Komut düğmeleri kullanmak gerekir.
a) Köprü Ekleme
Tüm slaytlar hazırlandıktan sonra:
1. Köprü yapılacak metin seçilir. Örnekte “İç Anadolu” seçilmiştir.
2. Standart Araç Çubuğunda bulunan “Köprü Ekle” simgesine tıklanır.
3. Açılan “Köprü Ekle” slaytındaki “Dosyadaki belirli konum” bölümünün (alttaki) “Gözat” düğmesine tıklanır.
4. Açılan “Slayt için köprü” penceresinden bağlantı yapılacak slayt seçilip “tamam” komut düğmesine seçilir.
5. Ekranda tekrar beliren “Köprü Ekle” slaytındaki “Tamam” komut düğmesine tıklanır. Bu arada bağlantı yapılan slayt metin kutusunda gözükür.
Bu işlem tüm slaytlar için tekrarlanır. Gidilen slayttan geri dönmek için Komut Düğmeleri kullanmak gerekir.
b) Komut Düğmeleri Kullanılarak Bağlantı
Komut düğmeleri kullanarak hem ileriye hem de geriye doğru bağlantı yapılır.
Geri Bağlantı
Yukarıda “İç Anadolu Bölgesi” isimli slayta bağlantı yapılmıştı. Sunu çalıştırılıp “İç Anadolu Bölgesi” yazısı üzerine tıklanınca “İç Anadolu Bölgesi” slaytı gözükür. Bu slayttan geriye yani “Türkiye’nin Bölgeleri” slaytına geri dönmek için komut düğmesi kullanılması gerekir.
Ekrandaki “İç Anadolu Bölgesi” slaytına komut düğmesi eklemek için;
1. Menüden “Slayt Gösterisi”+”Komut Düğmeleri” seçilir.
2. “Komut Düğmesi: Geri veya Önceki” seçilir.
3. Ekrandaki slaytın üzerine gelindiğinde farenin ucu + şekline gelir. Farenin ucu geri tuşunu koymak istediğimiz alanın başlangıç yerine getirilip tıklanır ve sağ alta doğru sürüklenip bırakılır. Ekranda geri tuşu belirir.
4. Ekranda “Komut Ayarları” penceresi belirir. “Köprü” menüsünden “Slayt” seçilir.
. “Slayt için köprü” penceresinden geri bağlantının yapılacağı slayt seçilir. Örnekte geri dönülecek slayt “Türkiye’nin Bölgeleri” slaytıdır. “Tamam” komut düğmesine basılır.
6. “Komut Ayarları” penceresinde seçilen slaytın adı “Köprü” metin kutucuğunda belirir. “Tamam” komut düğmesine basılarak slayta geri dönülür.
Not: Diğer komut düğmeleri de aynı şekilde kullanıma hazırlanır.
Bir sunuya canlandırma efekti vermek
Bir sunuya canlandırma efekti vermek için “Biçimlendirme” araç çubuğu üzerindeki “Canlandırma Efektleri” düğmesi etkin (basılı) duruma getirilir. “Canlandırma Efektleri” araç çubuğunun görüntülenmesi sağlanır.
Bu araç çubuğundaki komut düğmeleri kullanılarak slaytta bulunan resim ya da metinlerin ekranda gözükme sırası, ekrana geliş biçimleri, ekrana gelirken ses eşliğinde gelmeleri ayarlanır.
Başlık Canlandır: Slayttaki başlığa efekt (canlandırma) vermek için kullanılır.
Slayt Metni Canlandır: Slayttaki gövde metnine efekt vermek için kullanılır.
İçeri Sürme Efekti: Sözcükler sağ taraftan uçarak içeri girer
Uçma Efekti: Sözcükler sol taraftan uçarak içeri girer.
Kamera Efekti: Sözcükler içten dışa doğru kamera sesi eşliğinde ekranda belirir.
Bir Kere Parla: Sözcükler kısa bir süre ekranda belirir. Sonra kaybolur.
Lazer Metin Efekti: Harfleri sağ taraftan içeriye doğru teker teker içeri girer.
Daktilo Metni Efekti: Harfler daktilo sesi eşliğinde teker teker yazılır.
Metin Sırası Efektini Ters Çevir: Slayttaki metinleri aşağıdan yukarıya doğru yazar.
Bırak: Sözcükler yukarıdan aşağıya teker teker düşer.
Canlandırma Sırası: Slayta girecek nesnelerin ekrana giriş sırasını ayarlar.
Özel Canlandırma: Slaytta bulunan grafik, ses ve film gibi gösterileri yapmak için gerekleri ayarları düzenler.
Slaytların Yazıcıdan Çıkışı:
Slaytlar yazıcıdan her slayt bir sayfaya gelecek biçimde alınabileceği gibi, her sayfaya 2, 3, 6 slayt gelecek biçimde de yazdırılabilir. Bir A4 kağıdına 6 tane slaytı yazdırmak için “Dosya”+”Yazdır” seçilir. Açılan “Yazdir” penceresinin “Yazdırılacak” bölümünden “Dinleyici Notu (6 slayt/sayfa)” seçilir.