7Aile Hekimleri Elektronik İmza seçeneğini, Aile Sağlığı elemanları Kullanıcı Adı Şifre Seçeneğini işaretleyeceklerdir.Elektronik İmza/Kullanıcı Adı Şifre ve Türkçe seçenekleri seçildikten sonra KAYDET butonuna basınız.
20Birim otomatik olarak yazılı gelecektir. Belge en son imzalandıktan sonra otomatik belge numarasını verecektir.Evrakın konusu yazılacaktır.Mavi yazı ile aktif halde bulunan Dosya Planı butonuna basarak birimin kodu seçilecektir. Eğer Dosya Plan kodunu biliyorsanız Dosya Planının yanındaki kutucuğa direk Dosya Plan kodunu girebilirsiniz
21Dosya Planı Butonuna basınca bu ekran gelecektir. Ana birimlerde bulunan Oklara basıldığında alt birimler açılacaktır.
23Hangi alt birim seçilmek isteniyorsa üstüne basılır ve dolgulu hale getirilir. Birim seçildikten sonra Tamam’ a basılır.
24Eğer birden fazla dosya planını içeriyorsa evrak, bu bölümden diğer birimler de eklenebilir.
25Belgenin hangi yol veya yollarla dış kuruma gönderilmesi isteniyorsa Ok’a tıklayarak seçenekler açılır ve içinden seçim yapılır.Üstveri alanından girilen bilgiler GÜNCELLE butonuna basılarak Evrak’ a aktarılır.
28Dağıtım alanı ise belgenin gönderileceği yerin seçildiği alandır Dağıtım alanı ise belgenin gönderileceği yerin seçildiği alandır. Gönderilecek birimi seçmek için Dağıtım yazısının altındaki 1. kutucuğa Gönderilecek Birimin ismi direk yazılır ve sistemden ararken beklenir veya Arama butonuna basılarak uzun yoldan arama yapılır.
29Dağıtım yazısının altındaki 1 Dağıtım yazısının altındaki 1. kutucuğa Gönderilecek Birimin ismi direk yazıldığında sistem içinde otomatik arama yapar ve girdiğimiz kelimelerle en yakın bulduğu sonuçları gösterir. Burada örnekte de görüldüğü gibi Halk Sağlığı ve İl Sağlıktaki İnsan Kaynakları Şubeleri çıkmıştır. Bizim için doğru olan 1. sırdaki Halk Sağlığı Müdürlüğünün yer aldığı seçenek tıklanır.
301. Sıradaki Halk Sağlığı müdürlüğüne ait İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü seçildiğinde Gönderilecek Birim Dağıtımın altına yeni bir kutucuk olarak atılır.
32Arama yapmak istediğiniz birimle ilgili kısa bilgi yazarak arama yapabilirsiniz.
33Birim Taşra Birimi ve arama kutucuğuna Mersin yazdığımızda kayıtlı tüm birimler aşağıda listelenmektedir.Gönderilecek birim yandaki ekrandan bulunur ve üstüne 2 kez tıklayarak üstveri bölümüne aktarılır.
34Gönderilecek birim üstüne 2 kez basılınca otomatik olarak üstveri alanında otomatik olarak bu kutucuğa yazdıracaktır.
35Seçtiğimiz Dağıtım biriminin üstünde sağ tıklarsak G ve NRM yazan yerleri okların yanında açıldığı gibi değiştirebilirsiniz.
36Sürekli evrak gönderilen bir birim varsa bu ok a basarak kayıt edebilirsiniz.
37Ok’ a tıklayınca bu menü açılır ve kaydet seçeneğine tıklanır.
38Daha sonra dağıtımı yaz a basılarak Gönderilecek Birim’ in evrak a aktarılması sağlanır. Kaydet denildiğinde bu kutucuk çıkar ve dağıtım listesi için bir isim girilerek TAMAM’ a basılır.
39Evrak’ ın kimler tarafından paraflanıp kimler tarafından imzalanacağını belirlemek için AKIŞ alanını kullanıyoruz.Daha sonra Hiyerarşi Butonuna basarak Hiyerarşik düzende paraf ve imzaları girebilirsiniz. Arama butonuna basarak da akış için isimleri tek tek seçebilirsiniz.
40Hiyerarşi butonuna tıkladığımızda hiyerarşik düzen açılır Hiyerarşi butonuna tıkladığımızda hiyerarşik düzen açılır. Paraf/İmza aşamasına kimlerin eklenmesini istiyorsak Paraf/İmza yazılarının üstüne tıklayarak seçilir.
41Paraf ve İmzaların seçilmiş hali yanda görüldüğü gibidir.
42Arama butonuna basıldığında bu alan çıkar Arama butonuna basıldığında bu alan çıkar. Seçmek istediğimiz kişiyi Ok’ larda ki yönlendirmelere göre seçeriz. Üst menüden farklı alanlardan da seçim yapabiliriz. Birimim bölümünden de kendi biriminizde ki şahıs seçimlerini yapabilirsiniz.
43Birimim alanını seçtiğinizde biriminizdeki aktif kullanıcılar listelenecektir. Eklemek istediğiniz kişilerin üstüne çift tıklama yaparak akış bölümüne aktarabilirsiniz.
44İsimleri çift tıklama ile Akış Alanına aktardıktan sonra istediğimiz isim üstünde sağ tıklayarak açılan pencereden Paraf-İmza-Koordine seçeneklerinden birini seçebilirsiniz. Hiyerarşide sıra değişikliği yapmak isterseniz Yukarı-Aşağı kaydır seçenekleriyle yer değiştirebilirsiniz. Kaldır seçeneğiyle de ismi Hiyerarşik sıradan kaldırabilirsiniz.
45Daha sonra imzaları yaz butonuna yazarak İmzaların Evrak’ a aktarılması sağlanır. İmzaları yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız. İmzaları yaz dedikten sonra da buradaki notu silebilirsiniz.
46Evrak’ a Ek eklemek için EKLER alanını kullanıyoruz. Daha sonra GÖZAT butonuna basarak Bilgisayarda kayıtlı herhangi bir Ek eklemesi; Sistem Belgesi Ekle butonuna basarak da daha önce kullanılan EBYS’ de ki belgelerden ekleme yapabilirsiniz.
47Gözat butonuna basılıp Ek seçilince buradaki gibi Veriyi Ekler alanında gösterir.
48Ekleri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız Ekleri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız. Ekleri yaz dedikten sonra da buradaki notu silebilirsiniz.
49Daha sonra Ekleri yaz butonuna bastığımızda Ekler Evrak’ a yazılır.
50İlgileri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız İlgileri yaz butonuna basmadan önce İmleci buraya konumlandırmalısınız. İlgileri yaz dedikten sonra da buradaki notu silebilirsiniz.
51Ekle butonuna basıldığında bu ekran çıkacak Ekle butonuna basıldığında bu ekran çıkacak. Gerekli alanlar doldurulacaktır ve kaydet butonuna basılacaktır. En son İlgileri yaz butonuna basılarak İlgi Evrak’ a yazılacaktır.Evrak’ a ilgi eklemek için bu alan kullanılır. Ekle butonuna basarak bilgileri elle girerek Ekleyebilirsiniz. Sistem Belgesi Ekle Butonuna basarak da sistemde kayıtlı belgeleri İlgi olarak ekleyebilirsiniz.
52En son GÜNCELLE Butonuna basarak Tüm alanlarda yaptığımız ‘Akış, Ekler, İlgiler’ değişikler Evrak’ a aktarılır.
54DOSYADAN TASLAK EKLEME Ardından üst bölümde açılan Genel Menü altında bulunan alanlardan DOSYADAN TASLAK EKLEME’ ye basılır.Önce Genel Menüsüne tıklanır.
55Açılan menüden TARA seçeneği seçilirse tarayıcıdan belge taratarak sisteme eklenebilir. Dosya Seç Butonu’ ndan bilgisayarınızda bulunan herhangi bir belgeyi sisteme alabilirsiniz.
56Dosya Seç Butonuna basıldığında bu ekran açılır. Seçmek istediğiniz belgeyi alandan seçebilirsiniz.Belgeyi seçtikten sonra AÇ Butonuna basarak Sistem belge alanında sistemden eklediğiniz belgeyi görüntüleyebilirsiniz.
57Alandan Şekildeki gibi belge bulunup üstüne bir kez bastığınızda belge işaretlenir ve Dosya adı bölümüne yazdırılır. Ve sisteme belgeyi eklemek için ardından AÇ butonuna basılır.
58Aç butonuna basıldıktan sonra bilgisayardan eklediğimiz belge sistemdeki belge alanına bu şekilde aktarılacaktır. Ardından belge verisi alanına gerekli bilgiler girilecektir.Belge Verisi alanı doldurulduktan sonra GÖNDER butonuna basılacaktır.
59GELEN BELGEYİ PARAFLAMA-İMZALAMA-REDDETME Paraf/imza için gelen bir yazı üzerinde 2 türlü işlem yapabilirsiniz.
60Paraf düğmesine bakınca gelen bu ekranda Evet butonuna basarak Belgeyi hiyerarşideki diğer kişiye gönderebilirsiniz.Eğer REDDET butonuna basarsanız belge üzerinde değişiklik yaparak ya da hiç değişiklik yapmadan size belgeyi gönderen kişiye iade olacaktır.
61Eğer belge size İMZA için gelmişse; İmza butonuna basarsınız ve E-İmza kutucuğu açılır. Burada e-imza şifrenizi girip İmza butonuna basarak Belgeyi imzalamış olursunuz.
62Parafladığınız/İmzaladığınız Belgeleri Giden Klasöründen takip edebilirsiniz.
68Vekalet ver butonuna basılınca bu ekran karşınıza gelir. Sisteminizi görme ve iletişim yapabilme yetkisini vermek istediğimiz kullanıcı Vekil alanına girilir.KAYDET Butonuna basılınca vekalet verme işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.Daha sonra sisteminizi kullanacak vekilin başlama ve bitiş tarihleri girilir.Açıklama alanına vekalet verme sebebiniz yazılır.Aktif mi seçeneği işaretlenir.