Aşılama etkisini göstermeye başladığında ve Covid-19 tehlikesini atlattığımızda, daha fazla çalışan ofislere dönmeye başlayacaktır. Birçoğumuz hala uzaktan çalışmaktayız; Mercer’in yakın zamandaki bir anketi Amerikan şirketlerinin %75’inin halen uzaktan çalıştığını gösteriyor. Ancak, ofislere dönüş büyük ihtimalle önümüzdeki birkaç ay içinde gerçekleşmeye başlayacaktır. Detaylar farklılık gösterebilir; bazı takım üyeleri tamamen ofisten çalışacak olabilir, bazıları kısmen uzaktan çalışacak olabilir, ama büyük olasılıkla birçok takım üyesi hala uzaktan çalışmaya devam edecektir. Uzaktan ve ofisten çalışanların bir karışımı olan hibrit takımlar örnek çalışma modellerini oluşturacaklardır. Hibrit modeli, yeni bir çalışma yolunu temsil etmektedir, bu sebeple tıpkı tamamen uzaktan çalışmaya geçtiğimiz gibi hibrit bir çalışma ortamına nasıl geçeceğimizi de öğrenmemiz gerekir. Güven ve psikolojik emniyetin sağlanması, bu değişimin başarılı olmasında çok önemli olacaktır.
Güven ve psikolojik emniyet söz konusu herhangi bir takım için hayati öneme sahip olsa da – Google’ın Aristotle Projesi psikolojik güvenliğin yüksek performanslı takımlar oluşturmada ise en önemli faktör olduğunu buldu – hibrit takımların kendilerine özgü bazı faktörleri vardır. Takım üyelerinin özerkliği, sosyalleşme imkanları ve takım liderine erişebilme şansları farklı seviyelerde olacağı için çok farklı durumlarda çalışan bütün takım üyelerine, çalışma düzenlerine bakılmaksızın, eşit ve adaletli davranıldığından emin olmalıyız.
Hibrit takımları yapılandırmanın birçok olası yolu vardır, ancak en yaygını, herkesin aynı anda veya aynı günde ofiste olmadığı programların ve çalışma ayarlamalarının bir karışımı olacaktır. İşte bu gibi durumlarda yüksek seviyelerde güven ve psikolojik emniyet kurmanın ve devam ettirmenin beş yolu:
1. Takımınızı Bir Başlangıç Toplantısı İle Tazeleyin
Proje bazlı veya kalıcı olan her takımın, kişiler arası iletişim bağlarını ve takım uyumunu kurmayı vurgulayan yüz yüze veya sanal olarak toplanılan bir başlangıç toplantısına ihtiyacı vardır.
Ancak başlangıç toplantıları tek seferlik organizasyonlar olmamalıdır. Takımın odağı veya amacı değiştikçe birden fazla defa yapılabilirler. Takımının büyük bir kısmı ofise dönmeye başladığında bunu, hibrit bir takıma dönüşmenizi kutlamak amacıyla yapılacak bir başlangıç toplantısı ile grubun tazelenmesi ve yenilenmesi için harika bir fırsat olarak düşünebilirsin.
Hibrit takıma geçiş ile iş ortamları değişti, bu yüzden yeni iş ortamını tanımak, bunun hakkında konuşmak ve bunu kutlamak için yapılan bir başlangıç toplantısının etkisi takım üyeleri arasındaki ve takım ile takım lideri arasındaki güveni güçlendirme açısından uzun süre yararlı olacaktır.
2. Uzaktan ve Ofisten Çalışan Takım Üyeleri İçin Eşit Şartlar Sağlayın
Covid-19’dan önceki günlerde, uzaktan çalışma bazıları için nadiren bir avantaj olarak görülüyordu. Hibrit çalışma ortamına geçiş ile, takım uyumunu ve bireysel çalışan refahını sürdürmek için haksızlıkla ve eşitsizlikle (gerçekten var olan veya hissedilen) mücadele edilmelidir. “Bize karşı onlar” gibi bir durumdan kaçının. Herkesin yöneticiye olan erişiminden ve ofiste neler olup bittiğinin bilincine sahip olduğundan emin olun.
Ofis bazlı veya uzaktan çalışan bir grup soyutlanmış ya da haksızlığa uğramış gibi hissetmeye başlarsa, takım lideri empati ve destek göstermek için onlarla aynı şekilde çalışmaya başlamalıdır. Uzaktan çalışanlar takımla olan bağlantılarını hissetmekte zorlanıyorlarsa, kendini onların yerine koyarak yöneticiye eşit erişime sahip olduklarını hissetmelerine yardım etmelidir.
Bu şekilde bir yaklaşım ofis çalışanlarının da uzaktan çalışanlara ayak uydurmasını sağlayabilir, sonuçta onlar da takım lideri ile uzaktan iletişim kurmak zorunda kalacaklar. Bir diğer örnek olarak, uzaktan toplantılar yaparken ofisten çalışanların her birinin toplantıya bilgisayarlarından katılmalarını sağlayın.
Takımın bir yarısı aynı odada oturup rahatça sohbet ederken diğer yarısındaki her bir çalışan evde tek başına oturup diğerlerini Zoom ekranından gördüğünde oluşabilecek iletişim ve iş birliği eşitsizliklerinden kaçının. Ofiste olanlar varsa bile, toplantıya herkesin uzaktan katılmasını sağlayarak eşit fırsatlar yaratın.
3. Takım Lideri Yüksek Oranda İletişim Kurmalıdır
Takım lideri tarafından sağlanan arttırılmış iletişim, (hem sıklık açısından hem de farklı iletişim yolları açısından) uzaktan çalışan takımın başarısı için oldukça önemli bir rol oynar. Bu iletişim yaklaşımının sadece uzaktan çalışan üyeler ile değil hibrit takımlarla da devam etmesi gerekir. Özellikle eğer hala uzaktan çalışmanın avantaj olarak görüldüğü bir durum varsa, ofisten çalışanların da problemleri ve endişeleri olacaktır, bu yüzden ofis bazlı çalışanlar uzaktan çalışan takım arkadaşları ile eşit olmadıklarını hissedebilirler.
Bütün takım ile ve takımın her bir üyesiyle kurulan iletişimin sıklığı ve çeşitliliği (email, mesaj, video, yüz yüze) psikolojik emniyetin olduğu bir ortam yaratacaktır. Takım liderine herkesin eşit erişimi olduğunu gösterin.
Her bir takım üyesinin çalışma durumuyla nasıl başa çıktığını dinleyin ve bu bilgiyi bütün takım için çözümler üretmekte kullanın.
4. Her Bir Takım Üyesinin Tercih Ettiği Çalışma Şeklini Kavrayın
Her bir takım üyesi ile olan arttırılmış iletişimin bir parçası olarak, onların işine neyin yarayıp neyin yaramadığını bulun. Nasıl çalışmayı sevdikleri ve onları nasıl destekleyebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bu sadece uzaktan veya ofisten çalışanların tercihleri ile alakalı değil. Tercih edilen özerklik seviyesi, seninle iletişime geçme yolları (email, telefonla arama, mesaj veya video), günün hangi saatlerinde daha etkili ya da yaratıcı oldukları (böylece toplantıları ve telefon görüşmelerini bunlara göre ayarlayabilirsin) gibi şeylerle alakalı olabilir. Kendininkiler yerine onların programı ve tercihleri etrafında düzenli birebir görüşmeler ve denetlemeler ayarla. Uzaktan çalışıp çalışmama konusunda kontrolleri olmasa da, günlük olarak nasıl çalışacakları hakkında bir miktar kontrol sahibi olmalıdırlar. Takım lideri buna destek verebilir.
Herkesin çalışma şeklini öğrendiğiniz zaman, bu bilgiyi bir iletişim belgesi yaratmak için takımla bağ oluşturmada kullanın.
5. Yeni Hibrit Takım Alışkanlıkları ve Standartları Oluşturun
Rutinler, standartlar ve alışkanlıklar herhangi bir takımın hayati bir parçasıdır. Bunlar günlük toplantılar, haftalık takım oyunları veya bir şeyler içmeye çıkmak ya da her toplantıyı işle alakalı olmayan konularla ilgili sohbetlerle başlatmak gibi basit şeyler olabilir. Bunlar; takım kültürü ve kimliği geliştirmeye, karşılıklı empati oluşturmaya ve sosyal izolasyon ile savaşmaya yardımcı olurlar. Ayrıca, iş yerine çok ihtiyaç duyulan bir eğlence unsuru getirebilirler.
Takım uzaktan çalışırken onların yarattığı veya kendiliğinden oluşan standartlara ve alışkanlıklara bir göz atın ve bunları yeni çalışma ortamına nasıl uyarlayacağınızı düşünün. Kahve içerken yapılan Zoom sohbetlerini veya cuma happy hour’larını alıp hibrit bir çalışma ortamına adapte etmenin yolları var mıdır?
Bu konu hakkında içinizden gelerek hareket edin. Takım kimliğini ve uyumunu güçlendirmek için standartlar ve alışkanlıklar yaratın, böylece her bir takım üyesi uzaktan da çalışsa, ofisten de çalışsa kendisini dahil edilmiş hisseder.
Hibrit takımların, kendi aralarında giderek daha da az ortak yön gören ofisten ve uzaktan çalışanlardan oluşan alt gruplara parçalanma ihtimallerini azaltmak için onlar arasında eşitliği ve dahil edilebilirliği arttırmalıyız. Bu liste, uzaktan çalışan takımlarda güven ve psikolojik emniyet yaratmak ve bunları güçlendirmek için bir başlangıç noktası sağlayabilir. Daha birçok adım atabilir, ama bunların birkaç tanesi ile başlayarak takımlarımızın yeni hibrit çalışma dünyasında hayatta kalmalarını ve başarılı olmalarını garanti altına alabiliriz.