Çalışanlarınıza hak ettikleri seviyede maaşı yasal bir şekilde ve zamanında ödemeniz işinizin önemli bir parçasıdır. Ancak, vergiler ve evrak işlerinin takibiyle uğraşırken bir yandan maaş ödeme programı yapmak zorunda olan küçük işletme sahibi, nereden başlayacağını bilemeyebilir. İşletmeniz büyürse ve personel sayınız artarsa maaş ödemeleriyle ilgili yasal gereksinimleri öğrenmeniz, personel maaşlarını ödemeye yönelik bir maaş çizelgesi yapmanız ve çalışan ve vergi kayıtlarını tutmak için bir ana plan oluşturmanız gerekecektir.
Bordro, firmaların personeline maaş öderken kullandıkları işlemdir. Çalışanları olan birçok firma için maaşlar en büyük maliyet kalemidir. Bu sürecin yönetimi karmaşık olabilir. Zamanınızı takip etmeniz, çalışanları sınıflandırmanız, çalışan sağlık sigortası primleri ve emeklilik katkıları toplamanız ve vergi ödemeniz gerekecektir; bu süreçler de dikkatli bir planlama ve [kayıt tutma] süreci gerektirir.
Maaş ödemeleri için üç farklı yaklaşım mümkündür; süreci kendiniz yönetebilir, bunun için bir maaş yönetim hizmeti kullanabilir veya bunu sizin için yapacak bir uzmanı işe alabilirsiniz. Yaklaşımınız ne olursa olsun, işletmenin lideri olarak temel maaş kanunları ve gereksinimlerini bilmek sizin sorumluluğunuzdur.
Gereksinimleri bilin
Küçük ölçekli bir işletmenin çalışanları 4857 Sayılı İş Kanunu kapsamı altındadır. Kriterleri anlama konusunda Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı internet sitesinden gerekli bilgileri alabilirsiniz.
Ücretli izinler, izin süreleri ve hastalık izinleri konularında karar verin
Bu bağlamda, çalışanlarınıza kaç gün ücretli izin vermek istediğinizi de belirlemeniz gerekir. Kanun ile belirlenmiş izinlerin yanı sıra tanıyacağınız haklar ile sağladığınız avantaj, diğer firmalarla rekabet içinde kalmanızı ve firmanıza daha iyi çalışanlar çekmenizi sağlayabilir.
Tatiller
Birçok firma çalışanlarına resmi ve dini bayramlarında kullanabilecekleri ücretli ve ücretsiz izinlerin yanında (acil durum, taşınma, bir aile bireyinin vefatı halinde kullanılabilecek) mazeret izni verir.
İzin süresi
Ortalama olarak, firmalar bir yıldan daha uzun çalışmış olan tam zamanlı çalışanlarına yıllık 10 iş günü izin verirken çalışma süresi beş yıla çıktığında bu izin hakkı 15 iş gününe çıkmaktadır. Çalışanlarınızın izin hakkını kullanmak için ne kadar süreyle çalışacağı İş Kanununda tanımlanmıştır. Bazı işletme sahipleri, çalışanlarının her ay ücretli izin “kazanmalarına” izin verirler (örneğin ayda sekiz saat). Bu izin kazanıldığı andan sonra herhangi bir zamanda kullanılabilir.
Hastalık izni
Çalışanlarınıza hastalandıkları zaman kullanabilecekleri ücretli izinler vermek bir işveren olarak güncel rekabetin içinde kalmanızı, hatta firmanıza para tasarrufu sağlayabilir. Hastalık izinleri ayrıca İş Kanunu’nda tanımlanmıştır. Çalışanlarınıza vereceğiniz izin ne olursa olsun yeni çalışanlara bunları yazılı ve net bir şekilde açıklamak ve varsa çalışan el kitabınızda anlatmak akıllıca bir davranış olacaktır.
Maaş ödemelerine giriş
Çalışanların evrak işlerinin yönetimi, vergilerin toplanması ve resmi ve federal ödemelerin yapılması gibi karışık bir sürecin içinde maaş ödemeleri zorlu bir görev gibi görünebilir. İşletmenizin maaş ödemelerini belirli bir düzende yürütebilmek için uygulayabileceğiniz bazı adımları aşağıda bulabilirsiniz.
- Bir ödeme takvimi oluşturun
Bu takvim belirli bir süre çalışmalarına karşılık olarak personelinize ne zaman ödeme yapacağınızı belirler. Ülkemizde maaşlar genellikle aylık ödenir. İlgili kanunlar çerçevesinde ve şirketinizin ihtiyaçlarına uygunluğu doğrultusunda evrak işleri ve hesaplamalar açısından en basit ödeme düzenini (haftalık veya aylık) ya da birçok çalışanın tercih ettiği ödeme düzenini seçebilirsiniz. .
- Vergiyle ilgili temel kuralları öğrenin
Hem işverenler hem de çalışanlar kanunla belirlenmiş vergiler ödemelidirler. Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’nca kanunla belirlenmiş olan vergileri öğrenin. Bu vergiler, çalışana maaşını net mi yoksa brüt mü ödediğinize göre değişiklikler gösterecektir. Çalışanlarınıza sağladığınız ve çalışanlarınızın seçtikleri katkılara göre tıbbi bakım ücretlerinin ve emeklilik katkılarının da her ödeme döneminde çalışanlarınızın brüt maaşlarından kesilmesi gerekecektir. İşe personel almaya başladığınızda maaşlarla ilgili ödemeleri doğru yapıp yapmadığınızı öğrenmek için bir muhasebeciden veya vergi danışmanından bilgi almak da akıllıca olacaktır.
- Puantaj uygulayın
Bir işveren olarak, personelinizin kaç saat çalıştığını takip etmeniz gerekecektir. Birçok işletmede vergiden muaf olmayan çalışanlar çalıştıkları saatlerin kayıtlarını kendileri tutarlar. İş sahibi de her ödeme döneminde bu saatleri teyit eder. Birçok işletme de vergiden muaf çalışanların çalıştıkları saatleri, daha kolay maaş yönetimi ve çalışanlarla ilgili katkıların yönetimi gibi çeşitli sebeplerle tutarlar. Bu konuda size yardımcı olması için kullanabileceğiniz birçok yazılım vardır.
- Her çalışan için ayrı kayıt tutun
İşletmenize yeni bir personel aldığınızda, bu personel için özlük dosyası açmanız gerekir. Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı internet sitesinden özel kayıt tutma gereksinimlerini öğrenebilirsiniz.
Çalışanın Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
- Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
- Çalışan engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
- Sakatlık indiriminden faydalanan çalışan için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
- Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
- Çalışan 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
- Yabancı çalışanlar için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi
Çalışanın Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
- Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
- Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
- İşin niteliğine uygun muayene raporları
- Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
- Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan çalışanların bilgilerinin olduğu liste
- Şoför çalışan için ehliyet fotokopisi
- Çalışanın değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi
İşe Devam Eden Çalışanın Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar
- Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
- Doğum/babalık izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
- Çalışan hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, çalışandan istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, çalışana verilen uyarılar
- İstirahat ve iş göremezlik raporları
- İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
- Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
- Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları
- Performans değerlendirme formları
- Çalışanların, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
- İş kazası tutanağı
- Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek çalıanın rızasını gösteren belge
- Çalışan hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar
Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar
- İşe Başvuru Formu
- İş Teklif Formu
- Evlilik cüzdanı fotokopisi
- Referans mektupları
- Özgeçmişler
- Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
- Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
- O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge
Gerekli belgelere ek olarak çalışanın klasöründe maaşı ve faydalandığı katkıların kayıtlarıyla beraber, aldığı görüşleri, elde ettiği başarıları da diğer ilgili belgelerini de tutabilirsiniz. Bu süreci olabildiğince basit tutmak için çalışanlarınızla ilgili tüm bilgileri klasörlerde, dijital klasörlerde veya her iki ortamda saklamaya yönelik bir sistem oluşturmanız gerekecektir.