Menyusun Surat Menggunakan Gaya Bahasa yang Tepat Menggunakan Format yang Tepat
Banyak penelitian mengungkapkan sebagian besar pesan untuk pelanggan tidak efektif jika nama pelanggan tidak dieja dengan benar. Pastikan menulis nama pelanggan di bagian atas surat ucapan terima kasih sesuai dengan ejaan yang ditulis pelanggan mengenai namanya. Buatlah sejelas mungkin. Menyampaikan hal umum seperti “terima kasih karena Anda telah berbelanja” boleh saja, namun lebih baik jika menyebutkan barang yang dibeli pelanggan dan cara pengirimannya. Hal ini mengingatkan pelanggan mengenai hubungannya yang unik dengan toko Anda.  Ini kesempatan Anda untuk berterima kasih dengan tulus. Menambahkan sedikit kutipan mengenai percakapan Anda dengan pelanggan boleh dilakukan. Usahakan semaksimal mungkin tidak mengulang hal yang sama di tiap surat atau akan membuatnya seperti ucapan terima kasih yang dikirim untuk semua orang. Surat ucapan terima kasih adalah cara yang tepat untuk menanyakan pertanyaan umpan balik untuk memastikan pelanggan merasa mereka dilayani dengan baik. Penanganan tindak lanjut yang baik seringkali membuat pelanggan datang lagi dan hal ini baik untuk usaha Anda. Anda tidak perlu berlebihan menanggapi hal ini, namun memperhatikan kebutuhan pelanggan adalah bagian penting dari pelayanan.  Utarakan harapan Anda agar pelanggan suka dengan barang yang dibeli, dan Anda siap melayani jika mereka mengajukan pertanyaan atau keluhan. Tanyakan apabila ada hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat pelanggan merasa lebih puas. Hal yang sangat baik jika nama perusahaan, logo atau informasi lain terkait merek Anda tercetak di atas kertas surat. Hal ini berguna dalam memberikan gambaran yang baik mengenai usaha Anda.  Jika Anda menulis ucapan terima kasih di kartu, pastikan Anda menyebut nama toko Anda. Jika menggunakan kertas surat perusahaan dengan logo perusahaan yang tercetak jelas, tidak perlu menyebutkan nama toko Anda di dalam surat. Jika ucapan terima kasih disampaikan melalui surel, nama dan logo perusahaan harus disertakan di bawah tandatangan Anda. Bagian ini harus selaras dengan hubungan yang telah terjalin dengan pelanggan dan kesan yang ingin Anda tampilkan untuk usaha Anda. Contohnya, “hormat kami” kadang terlalu resmi sehingga bisa diganti dengan “salam” atau ungkapan informal lain yang pantas. Salam penutup lain yang bergaya pribadi namun umum dipakai dalam dunia usaha juga sering digunakan. Selalu usahakan untuk membubuhkan tanda tangan pada setiap surat. Perusahaan besar biasanya kesulitan untuk menampilkan surat yang terkesan pribadi. Bahkan tandatangan yang dibuat di komputer masih lebih baik daripada sekadar nama yang diketik, karena hal tersebut membuat seakan surat dikirim secara pribadi. Anda menulis untuk berterima kasih karena pelanggan telah berbelanja di tempat Anda, jadi tidak perlu berpromosi lagi. Anggap Anda telah berhasil dalam hal ini. Buat pelanggan merasa sebagai bagian dari perusahaan.  Ungkapan seperti “kami harap Anda berbelanja lagi dalam waktu dekat” sudah sangat biasa; sebaiknya singkirkan ungkapan ini. Jangan katakan sesuatu yang tidak akan Anda katakan pada teman Anda. Jangan menyinggung keunggulan barang, jadwal promosi, atau hal lain yang bersifat seperti iklan. Jika Anda mengirimkan ratusan surat sekalipun, lebih baik tidak menggunakan prangko berlangganan. Hal itu akan membuat pelanggan tahu bahwa Anda mengirimkan banyak surat ucapan terima kasih, dan membuat mereka merasa kurang spesial. Kenyataannya surat terima kasih Anda dapat berakhir di tumpukan surat yang tidak diperhatikan. Sekali lagi, semakin pribadi Anda membuat surat ucapan terima kasih, semakin baik kesan yang ditimbulkan. Jika Anda tidak dapat menulisnya sendiri, minta orang lain menuliskannya. Meski bukan Anda yang menuliskan alamatnya, pelanggan akan terkesan dengan tulisan tangan. Pastikan nomor telepon dan alamat Anda tertera dalam surat, dan persilakan pelanggan untuk menghubungi bila memiliki pertanyaan. Jika mereka menghubungi Anda, bersiaplah untuk segera menjawabnya. Mencetak surat dengan bentuk standar terasa seperti mengirimkan brosur kepada pelanggan. Alih-alih membuat pelanggan merasa istimewa dan dihargai, hal itu malah kebalikannya dan membuat orang merasa terganggu. Pertimbangkan untuk membuat ucapan terima kasih secara pribadi dengan tulisan tangan.  Jika ada banyak ucapan terima kasih yang harus Anda tulis, minta staf untuk membantu. Hal ini sungguh sangat membantu menghemat waktu. Jika tidak bisa menyiapkan ucapan yang ditulis tangan, Anda perlu mencari cara untuk membuat surat lebih pribadi. Paling tidak nama pelanggan dan tanda tangan Anda yang asli harus tercantum dalam setiap surat. Dalam beberapa kasus boleh saja ucapan terima kasih dikirim melalui surel daripada mengirimkan surat. Hal ini bisa dilakukan bila Anda memiliki hubungan baik dengan pelanggan. Kuncinya adalah memastikan bahwa surel ditulis secara pribadi dan tulus. Jika ada kemungkinan surel Anda dimaknai sebagai iklan, lebih baik kirim melalui surat yang ditulis tangan. Baik kartu ucapan maupun kertas surat dapat digunakan untuk menulis ucapan terima kasih dalam lingkup usaha. Jika hanya sedikit yang mau Anda tulis, kartu ucapan yang bagus yang banyak dijual di toko alat tulis dapat membuat pelanggan Anda merasa istimewa. Jika tidak, gunakan kertas bagus yang tebal dengan logo perusahaan Anda di kop surat.  Hindari jenis kertas yang biasa untuk menulis ucapan terima kasih. Pilih kartu ucapan yang pantas dikirim untuk acara bisnis apa pun. Jika usaha Anda bersifat unik dan santai, boleh saja menggunakan kartu penuh warna yang mencerminkan jiwa perusahaan Anda. Jangan pilih kartu dengan gambar atau pesan yang terlalu pribadi. Jika Anda ingin lebih memberikan penghargaan, Anda bisa mengirim hadiah disertai sedikit ucapan. Hal ini tidak selalu harus dilakukan, tetapi dapat diberikan untuk pelanggan khusus. Hadiah sebaiknya kecil dan bermanfaat. Berikan barang yang mewakili perusahaan Anda atau sesuatu yang sama sekali tidak berhubungan tetapi pantas.  Hadiah kecil misalnya pembatas buku, magnet, permen, kaos, atau sertifikat hadiah. Hadiah berkisar seharga Rp250.000-Rp500.000. Harap dicatat bahwa sebagian perusahaan kini memiliki peraturan tidak menerima hadiah.
Tuliskan nama pelanggan dengan benar di bagian pembuka. Tentukan alasan untuk membuat ucapan terima kasih. Sertakan pertanyaan umpan balik. Sertakan merek produk Anda. Pilih salam penutup yang tepat. Tandatangani surat dengan tangan. Jangan tergoda untuk menonjolkan produk Anda lagi. Kirimkan surat menggunakan prangko. Tulis alamat dengan tulisan tangan bila memungkinkan. Sertakan data kontak Anda dan terbuka terhadap komunikasi. Tulis surat dengan tangan. Pilih kertas surat yang bagus untuk menulis ucapan terima kasih. Pertimbangkan untuk mengirim hadiah.
https://www.wikihow.com/Write-a-Thank-You-Letter-to-a-Customer https://www.wikihow.com/Write-a-Thank-You-Letter-to-a-Customer https://www.wikihow.com/Write-a-Thank-You-Letter-to-a-Customer
Composing the Letter Striking the Right Tone Getting the Format Right