Menyiapkan Diri Sebelum Menelepon Menyiapkan Draf Percakapan Mengumpulkan informasi Menelepon
Gunakan situs web perusahaan dan pengetahuan Anda untuk memutuskan waktu menelepon yang paling tepat. Jika ingin menelepon pertama kali, lakukan di pagi hari saat karyawan baru mulai bekerja. Jangan menelepon di siang hari saat karyawan sedang sibuk atau sedang istirahat makan siang. Anda harus menelepon di tempat yang tenang supaya bisa berfokus saat melakukan percakapan profesional. Pastikan tidak ada suara bising dari jalan atau di dalam ruangan sehingga perhatian Anda teralihkan. Jika ada orang di dekat Anda, beri tahu bahwa Anda tidak bisa diganggu karena ingin menelepon seseorang sehingga membutuhkan suasana yang tenang dan hening. Siapkan pensil atau bolpoin dan secarik kertas di atas meja untuk mencatat. Bukalah buku catatan atau fail (dokumen di komputer) berisi informasi kontak dan perusahaan supaya mudah dibaca. Gunakan sambungan telepon rumah atau gedung agar koneksinya lebih baik dan percakapan tidak terganggu oleh panggilan telepon atau pesan masuk. Siapkan air minum untuk berjaga-jaga seandainya mulut terasa kering.  Jangan meminta penerima telepon menunggu jika ada telepon masuk. Selain menyiapkan air minum, jangan makan, merokok, atau mengunyah permen sewaktu menelepon. Bacalah biodata apabila Anda diminta menjelaskan pengalaman kerja. Apabila Anda diminta mengirimkan biodata, ia akan memperoleh informasi yang sama melalui telepon dan saat membaca biodata. Jangan lupa memperbarui biodata sebelum menelepon agar informasi yang tertulis sesuai dengan kondisi terkini. Kemudahan membaca biodata membantu Anda menjawab pertanyaan dengan lancar jika Anda merasa gugup saat berbicara di telepon. Gunakan nomor urut untuk menulis informasi penting yang perlu Anda sampaikan. Susunlah kalimat untuk memperkenalkan diri, memberikan informasi latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, dan pekerjaan yang diinginkan. Jika ingin berbicara di telepon sambil membaca naskah, tulislah kata-kata dan gunakan intonasi suara saat bercakap-cakap seperti biasa supaya suara Anda terdengar natural.  Perkenalkan diri dengan menyebutkan nama lengkap, misalnya, "Selamat pagi, Ibu Siti. Nama saya Joni Doremi". Jika ia ingin tahu latar belakang Anda, jelaskan kompetensi Anda, misalnya "Saya berprofesi sebagai desainer web dan analis sistem informasi dengan pengalaman kerja 10 tahun. Saya terus mengembangkan diri dengan mencari tantangan baru". Jelaskan apa sebabnya Anda menelepon. Sebagai contoh, Anda bisa mengatakan, "Mohon kesediaan Bapak Lasido untuk memberikan waktu dan informasi apakah saat ini ada lowongan kerja di departemen teknologi informasi yang bapak pimpin". Untuk menyiapkan diri sebelum menelepon, tulislah pertanyaan yang ingin diajukan untuk mendapatkan lebih banyak informasi tentang perusahaan. Contohnya, tanyakan jabatan yang lowong sesuai profesi Anda dan cara mengajukan lamaran kerja. Siapkan informasi lain tentang Anda yang mungkin ditanyakan.  Pikirkan berbagai pertanyaan yang mungkin diajukan dan siapkan jawabannya. Siapkan jawaban seandainya ditanya: mengapa Anda ingin melamar kerja, apa yang Anda ketahui tentang perusahaan, kapan Anda bisa menjalani wawancara atau mulai bekerja, dan berapa besar gaji yang diinginkan. Carilah tempat yang tenang sambil membawa draf percakapan dan lis pertanyaan lalu berlatihlah berkomunikasi melalui telepon. Ucapkan setiap kalimat dengan intonasi yang berbeda sampai ucapan Anda terdengar natural. Catatlah durasi percakapan untuk mencari tahu berapa lama Anda berbicara dan sampaikan hal-hal penting dalam waktu kurang dari 1 menit.  Berlatihlah berbicara dengan artikulasi yang jelas. Berbicaralah sambil tersenyum supaya Anda terkesan percaya diri. Rekamlah ucapan Anda lalu dengarkan seperti apa Anda berbicara. Perbaiki cara berbicara yang terkesan kurang profesional, misalnya karena sering mengatakan "emm", berbicara terlalu cepat, atau intonasi suara monoton. Gunakan LinkedIn, Facebook, Google, dan situs web perusahaan untuk mencari tahu cara mengontak manajer perekrutan atau hubungi calon pemberi kerja melalui telepon perusahaan. Biasanya, operator akan memberi tahu nomor telepon di ruang kerja atau nomor ekstensi personel yang ingin dihubungi apabila Anda sudah tahu namanya. Persiapkan diri sebaik mungkin dengan mencari tahu berbagai hal yang berkaitan dengan perusahaan, misalnya misi dan tujuan pendirian perusahaan. Selain itu, cari tahu struktur organisasi dan deskripsi kerja karyawan sesuai jabatan untuk mendapatkan gambaran tentang kualifikasi personel yang direkrut oleh perusahaan dan tanggung jawab setiap karyawan.  Gunakan LinkedIn, situs web perusahaan, dan media sosial yang lain untuk melakukan riset. Sebelum menelepon, tentukan aspek positif perusahaan yang memotivasi Anda untuk mengajukan lamaran kerja sebagai persiapan jika ditanya mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan tersebut. Jika ingin menghubungi beberapa perusahaan, catatlah informasi setiap perusahaan di lembar terpisah. Tulislah informasi kontak dengan fon yang besar supaya mudah dibaca. Setiap kali menelepon, catat tanggalnya, hasil percakapan, dan nama personel yang berkomunikasi dengan Anda untuk memantau progresnya dan sebagai sumber informasi jika perlu ditindaklanjuti. Selama percakapan berlangsung, catatlah informasi sedetail mungkin, misalnya nama personel yang berbicara dengan Anda, jabatannya, tanggal dan jam menelepon, dan apa yang harus Anda lakukan sesuai pembicaraan. Selain itu, tulislah pertanyaan tidak terduga supaya Anda bisa mencari jawabannya dan menyiapkan diri lebih baik untuk menelepon berikutnya.  Catatlah informasi tersebut secara mendetail. Sebelum mengakhiri percakapan, konfirmasikan apa saja yang harus Anda lakukan dan tanyakan apakah alamat pengiriman surat yang Anda catat sudah benar. Contohnya, sebelum mengucapkan terima kasih, katakan, "Sesuai yang saya sampaikan tadi, saya akan mengirim biodata dan lis referensi dalam 2 hari kerja". Jangan menanggapi rencana wawancara atau pertemuan berikutnya dengan mengatakan "kapan saja" sebab Anda terkesan tidak profesional dan tidak mampu mengambil keputusan. Langsung tanggapi dengan menginformasikan jadwal Anda, misalnya, "Saya bisa mengambil cuti hari Selasa atau Rabu atau meminta izin dari atasan hari Jumat siang". Bukalah agenda di depan Anda supaya mudah dibaca sewaktu menelepon.  Sebelum menelepon, pastikan Anda tahu jadwal kegiatan selama 2 minggu ke depan. Jangan mengubah jadwal yang sudah disepakati, kecuali dalam kondisi emergensi. Bersikaplah sopan kepada semua orang yang menerima telepon, misalnya operator, staf administrasi, atau asisten manajer. Pimpinan perusahaan akan mendapat informasi jika Anda bersikap kasar. Sapalah orang yang berbicara di telepon dengan sebutan "Bapak" atau "Ibu", kecuali jika ia sendiri yang meminta Anda menyapa dengan cara lain. Simak baik-baik saat ia berbicara dan jangan menginterupsi. Sebelum mengakhiri percakapan, ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan meskipun tidak ada lowongan kerja. Awali percakapan dengan menanyakan apakah ia bersedia memberikan waktu beberapa menit untuk berbicara dengan Anda. Jika tidak, tanyakan apakah Anda boleh menelepon lagi dan kapan ia bisa dihubungi. Kirimlah ucapan terima kasih tertulis secara formal melalui surel di hari yang sama kepada orang yang berbicara dengan Anda. Jangan menunda pengiriman surel lebih dari satu hari setelah Anda menelepon. Jika ada kesempatan kerja, lampirkan biodata dan surat lamaran kerja sesuai informasi yang Anda peroleh melalui percakapan telepon.
Tentukan waktu yang paling tepat untuk menelepon. Carilah tempat yang tenang. Persiapkan diri untuk menelepon. Letakkan biodata di depan Anda saat menelepon. Tulislah hal-hal yang ingin disampaikan. Tulislah pertanyaan yang ingin diajukan. Berlatihlah melakukan percakapan sebelum menelepon. Cari tahu personel di perusahaan yang harus Anda hubungi. Kumpulkan informasi tentang perusahaan. Catatlah dengan rapi semua informasi setiap perusahaan yang Anda riset. Catatlah informasi yang Anda peroleh. Siapkan jadwal untuk menjalani wawancara. Tunjukkan etiket bertelepon yang baik. Sampaikan ucapan terima kasih.
https://www.wikihow.com/Ask-About-a-Job-Vacancy-over-the-Phone https://www.wikihow.com/Ask-About-a-Job-Vacancy-over-the-Phone https://www.wikihow.com/Ask-About-a-Job-Vacancy-over-the-Phone https://www.wikihow.com/Ask-About-a-Job-Vacancy-over-the-Phone
Preparing for the Call Scripting the Call Doing Your Research Making the Call