Meningkatkan Pengaturan di Kantor Membuat Pengaturan di Rumah Tetap Teratur Mengatur Pemikiran Anda
Kunjungi toko yang menjual wadah pengaturan (Ace Hardware, JYSK, Informa, IKEA, toko satu harga, dsb.) dan belilah setidaknya sepuluh buah. Belilah wadah dalam berbagai ukuran untuk menyimpan pulpen, kertas, dan benda-benda yang lebih besar.  Belilah wadah, keranjang, laci berkas, dan benda lain yang dapat menyimpan barang-barang Anda. Apa gunanya menyimpan semua barang Anda di dalam wadah penyimpanan yang cantik jika Anda tidak tahu apa yang terdapat di dalam masing-masing wadah? Gunakan alat pemberi label untuk melabeli setiap wadah dengan benar. Misalnya, miliki satu wadah berlabel “Perlengkapan Menulis” sebagai tempat untuk menyimpan pulpen, pensil, dan spidol warna, serta wadah lain berlabel “Perkakas” yang menyimpan gunting, pengokot, pembuka kokot, dan pembolong kertas. Beri label pada setiap hal termasuk berkas, laci, dan lemari. Daripada menempatkan benda di dalam berkas berdasarkan tempat Anda mendapatkannya, buatlah berkas bersadarkan bagaimana Anda akan menggunakannya di kemudian hari. Misalnya, jika Anda memiliki dokumentasi untuk hotel yang akan menjadi tempat menginap Anda di New York pada perjalanan bisnis, masukkan ke dalam berkas “New York”, dan bukan berkas “Hotel”.  Buatlah subberkas. Miliki berkas “Hotel”, namun selain itu, miliki berbagai berkas “kota” untuk tempat-tempat yang sering Anda kunjungi. Mungkin setiap hal sudah teratur, namun Anda mungkin tidak ingat tempat setiap benda diletakkan. Buatlah daftar untuk setiap kotak atau wadah yang Anda buat dan apa yang terdapat di dalamnya sebagai rujukan singkat di kemudian hari. Daftar ini juga akan membantu Anda mengembalikan barang-barang ke tempatnya setelah mengambilnya. Miliki dua bagian spesifik di meja Anda untuk benda-benda yang perlu diselesaikan (dokumen untuk ditandatangani, laporan untuk dibaca, dsb.) dan untuk tumpukan benda-benda yang sudah selesai dikerjakan. Dengan membuat dua bagian terpisah, Anda tidak akan merasa bingung mengenai apa yang sudah dikerjakan dan yang belum dikerjakan. Selagi menempatkan barang ke dalam kotak dan wadah yang sudah Anda beli, buanglah barang-barang yang tidak Anda butuhkan. Singkirkan barang yang belum pernah Anda sentuh atau buka dalam setahun, semua barang-barang yang rusak, dan kembalikan persediaan yang masih ada.  Anda dapat menghancurkan kertas-kertas lama dan tanyakan kepada rekan-rekan kerja Anda apakah mereka tertarik pada barang-barang yang akan Anda buang. Jika Anda merasa kesulitan membuang sesuatu, cobalah menyumbangkannya. Anda bisa saja mengatur benda-benda nyata di sekitar Anda, namun memiliki komputer dengan isi yang tidak teratur akan membatasi produktivitas dan membuat Anda tetap merasa tidak teratur. Buatlah folder dan subfolder baru untuk menyimpan berkas, atur desktop Anda agar dapat dengan mudah menemukan benda-benda, menyingkirkan berkas duplikat, menamai dokumen dengan judul yang terperinci, dan menghapus aplikasi dan dokumen yang tidak diperlukan. Merapikan adalah langkah pertama yang penting dalam mengatur rumah Anda. Bukalah laci dan singkirkan benda-benda yang tidak perlu, buanglah makanan yang sudah kedaluwarsa, buang atau sumbangkan pakaian dan sepatu yang sudah tidak dipakai lebih dari satu tahun, buanglah dengan baik obat yang sudah kedaluwarsa, buang atau gabungkan perlengkapan mandi yang kosong atau setengah kosong, dan benda-benda lain yang benar-benar tidak dibutuhkan. Buatlah binder berlabel “Asuransi Mobil”, “Liburan”, “Tanda Terima”, “Anggaran”, dan hal atau peristiwa penting lainnya dalam hidup Anda.  Cobalah beri kode warna pada binder. Biru untuk Tanda Terima (gas, bahan makanan, pakaian), Merah untuk Asuransi (mobil, rumah, jiwa), dsb. Simpanlah binder pada rak yang sudah tersusun. Gunakan ruang vertikal yang sering kali tidak terpakai di rumah Anda. Belilah kait untuk menggantung sepeda di garasi dan rak gantung (melayang) untuk membuat ruang pengaturan yang efisien dan dekoratif. Seperti halnya membuat pengaturan di kantor, belilah wadah dan keranjang sebagai tempat untuk menaruh barang-barang Anda. Simpanlah benda-benda serupa dalam tempat yang sama dan miliki sistem untuk meletakkan wadah. Belilah wadah dan keranjang dari semua ukuran untuk mengatur setiap hal di rumah Anda termasuk perkakas, kosmetik, boneka hewan, makanan, sepatu, dan pernak-pernik. Anda telah meluangkan waktu untuk mengatur dan menempatkan setiap hal di tempat yang benar, jadi jagalah agar tetap seperti itu. Setiap malam, aturlah alarm yang menandakan waktu sepuluh menit untuk menyimpan barang-barang yang tidak pada tempatnya, dan memastikan wadah dan keranjang Anda tetap teratur. Sebelum membeli buku baru, lihatlah rak buku Anda dan singkirkan satu buku yang belum atau tidak akan Anda baca. Sumbangkan atau singkirkan agar benda baru Anda dapat menggantikannya. Lakukan langkah lebih dan singkirkan dua atau tiga benda untuk setiap satu benda baru. Miliki kotak sebagai tempat menyimpan benda-benda untuk disumbangkan kapan pun. Saat menyadari Anda tidak lagi menginginkan suatu benda, segera masukkan ke dalam kotak sumbangan. Saat terdapat benda yang tidak diinginkan lagi namun tidak bisa disumbangkan, segera masukkan ke tempat sampah. Jangan menunggu waktu merapikan sepuluh menit Anda untuk tetap teratur. Jika melihat sesuatu tidak pada tempatnya, segera kembalikan. Jika Anda melewati tempat sampah yang penuh, kosongkan. Saat melihat kertas tidak pada tempatnya, singkirkan. Jadikan pengaturan sebuah kebiasaan untuk membuatnya efektif. Jangan menghabiskan waktu terlalu banyak di hari Anda dengan melakukan tugas-tugas merapikan yang kecil. Jangan berlebihan dalam menutup laci yang terbuka. Jika Anda akan menghadiri rapat, dan mendapati laci yang terbuka dalam perjalanan Anda, tutuplah. Jika Anda mengganggu alur kerja Anda hanya untuk menutup laci, produktivitas keseluruhan Anda akan berkurang sebanyak 25%! Terdapat ratusan aplikasi yang bisa digunakan untuk menjaga agar diri Anda tetap teratur. Terdapat banyak aplikasi daftar tugas, seperti Evernote, aplikasi pengingat seperti Beep Me, pengatur perjalanan seperti TripIT, dan aplikasi untuk membantu mengatur kepentingan tugas Anda, seperti Last Time.  Carilah aplikasi yang akan tersinkronisasi dengan perangkat Anda agar dapat diakses di mana pun Anda berada. Tulislah setiap hal yang Anda harus lakukan hari ini, dan coretlah hal tersebut setelah menyelesaikannya. Dengan menuliskan tugas sehari-hari, Anda tidak perlu merasa pusing dalam mengingat untuk melakukannya. Mencoret hal-hal dari daftar akan membuat Anda merasa produktif. Masukkan hal-hal yang sudah Anda lakukan ke dalam daftar sekadar untuk mencoretnya.  Susunlah daftar tugas berdasarkan prioritas tinggi dan prioritas rendah. Nilailah sifat mendesak dan kepentingan setiap hal untuk membantu Anda membuat prioritas. Pikirkan, “Jika Anda hanya bisa melakukan satu hal hari ini, apakah itu?”. Itulah hal nomor satu pada daftar tugas Anda.  Jika memungkinkan, buatlah daftar tugas untuk keesokan harinya dan lihatlah daftar tersebut sebelum tidur. Dengan melakukannya, Anda akan bangun pagi dengan memikirkan rencana kegiatan. Jika terdapat buku yang Anda ingin baca atau restoran yang Anda ingin coba, buatlah daftar berjalan yang Anda bawa sepanjang waktu. Jika Anda ingin menonton film, Anda tidak perlu menontonnya hari ini, dan karena itu tidak perlu ditambahkan pada daftar tugas sehari-hari. Memiliki daftar berjalan akan membantu mengingatkan diri Anda pada tugas-tugas "tambahan" Anda.  Anda bisa membuat daftar berjalan di buku catatan yang selalu Anda bawa atau secara daring menggunakan program seperti Dropbox agar dapat diakses sepanjang waktu. Buatlah catatan mengenai percakapan Anda dengan orang-orang. Ini khususnya penting dalam percakapan bisnis, namun juga penting selama berinteraksi dengan teman-teman dan keluarga. Membuat catatan akan mengingatkan Anda pada hal penting yang dikatakan seseorang, tugas tidak terduga yang harus diselesaikan, atau hanya sebagai pengingat ringan akan saat-saat menyenangkan bersama orang-orang tercinta Anda.  Anda tidak perlu membawa buku catatan setiap saat dan dengan cermat menuliskan setiap kata yang seseorang katakan. Usahakan saja untuk menyisihkan waktu demi menulis satu atau dua hal penting pada setiap percakapan yang diikuti. Perencana tahunan dapat sangat berguna dalam mengumpulkan berbagai pikiran Anda. Gunakan untuk mencatat janji, perjalanan, dan hal-hal penting lainnya. Lihatlah catatan tersebut setiap hari dan tulislah hal-hal yang akan dilakukan dalam jangka panjang. Misalnya, jika Anda menjadwalkan telepon konferensi untuk 6 bulan lagi, tulislah di perencana sekarang agar Anda tidak akan lupa. Tepat selagi menyingkirkan hal-hal tidak bermanfaat atau tidak penting di kantor dan rumah, Anda juga harus menyingkirkan pikiran-pikiran yang tidak perlu dari otak Anda. Cobalah lakukan meditasi untuk menyingkirkan pikiran negatif seperti kekhawatiran dan rasa stres dari pikiran Anda.
Belilah wadah pengaturan. Belilah alat pemberi label. Susunlah berkas berisi informasi berdasarkan “bagaimana menggunakannya nanti”. Buatlah garis besar “Daftar Isi” perlengkapan kantor yang sudah teratur. Buatlah bagian “untuk dikerjakan” dan “selesai dikerjakan” pada meja. Buanglah barang-barang yang tidak diperlukan. Aturlah isi komputer. Singkirkan barang-barang yang tidak perlu. Buatlah binder untuk hal-hal penting dalam hidup Anda. Pasanglah kait dan rak pada dinding. Belilah tempat penyimpanan. Luangkan sepuluh menit setiap harinya untuk merapikan dengan singkat. Jika Anda menambahkan benda baru ke dalam hidup Anda, buanglah benda yang lama. Simpanlah kotak “Sumbangan” sepanjang waktu. Saat melihat laci yang terbuka, tutuplah. Manfaatkan teknologi untuk membuat Anda tetap teratur. Buatlah daftar tugas untuk dilakukan. Buatlah daftar berjalan yang Anda tambahkan terus-menerus. Buatlah catatan saat berbicara dengan orang-orang. Gunakan perencana. Rapikan otak Anda.
https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills
Improving Your Organization at the Workplace Organizing at Home Staying Organized Organizing Your Thinking