Mempersiapkan Rapat Bertindak sebagai Pemimpin selama Rapat Memimpin Rapat dengan Efektif
Ketika Anda mengetahui bahwa Anda akan memimpin rapat yang akan datang, salah satu hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencurahkan sedikit waktu untuk bicara dengan orang-orang yang akan ikut serta (khususnya orang-orang penting dan level atas). Tanyakan apakah ada sesuatu yang secara khusus ingin mereka diskusikan dalam rapat. Catat jawaban mereka dan gunakan sebagai pemandu ketika Anda menulis agenda. Menanyakan pada para peserta mengenai apa yang ingin mereka diskusikan adalah langkah cerdas, tidak hanya untuk membuat Anda lebih mudah menulis agenda, tetapi juga untuk melibatkan mereka dalam proses rapat bahkan sebelum rapat tersebut dimulai. Orang-orang lebih mungkin menghadiri dan memberi perhatian selama rapat apabila tahu bahwa masalah yang penting bagi mereka akan dibahas. Agenda rapat tidak hanya berguna untuk pemimpin rapat, tetapi juga untuk para tamu yang hadir. Agenda mencakup informasi bermanfaat mengenai rapat seperti kapan diadakan, di mana, dan siapa saja yang akan hadir. Yang paling penting, agenda juga menggarisbawahi topik diskusi yang akan dibahas, sehingga semua orang bisa melakukan persiapan. Kirimkan agenda lebih dahulu sebelum rapat itu sendiri – semakin penting rapat, semakin awal Anda harus mengirimkan agenda tersebut. Satu hal yang harus dimasukkan dalam agenda adalah perkiraan batas waktu untuk setiap diskusi. Adanya jadwal kasar yang diuraikan sebelumnya dapat memudahkan Anda mengatur agar rapat berjalan dalam jalur yang semestinya. Meskipun beberapa acara dalam agenda akan berjalan lebih lama (dan yang lain lebih cepat), tetapi jadwal akan memudahkan Anda mengatur dan menyesuaikan waktu secara keseluruhan. Orang-orang yang menghadiri rapat mungkin tidak mengetahui semua informasi mengenai topik yang rencananya akan Anda diskusikan – beberapa mungkin tidak menghadiri rapat terakhir, sementara yang lain mungkin sudah lupa. Merupakan ide bagus bagi Anda sebagai pemimpin rapat untuk mengetahui riwayat diskusi tersebut sejauh ini. Cobalah bicara dengan orang yang menghadiri rapat penting sebelumnya untuk mengetahui persoalan yang belum terselesaikan supaya bisa Anda bahas dalam rapat. Anda juga perlu meminta notula rapat terakhir dari petugas resmi yang menyimpan catatan untuk membantu Anda mengatur perencanaan.  Notula rapat sebelumnya bisa menjadi sumber penting bagi Anda sebagai pemimpin. Notula merangkum diskusi dan keputusan yang terjadi selama rapat terakhir, sehingga Anda bisa mengetahui semua informasi penting dengan relatif cepat dan mudah. Anda mungkin perlu membagikan notula rapat penting pada para peserta beserta dengan agenda. Pada hari rapat berlangsung, Anda perlu memastikan bahwa ruangan atau tempat yang akan digunakan bersih, rapi, dan siap mengakomodasi para peserta rapat. Anda harus memastikan bahwa semua komponen teknologi rapat (seperti presentasi, proyektor, perangkat visual, dll.) berfungsi dengan baik dan siap digunakan – kekacauan teknis bisa membuang-buang waktu yang berharga dan mengganggu kelancaran rapat. Apabila Anda menggunakan presentasi elektronik (seperti PowerPoint, dsb.), ambil waktu untuk mengakrabkan diri dengan pengendali jarak jauh atau clicker yang akan digunakan dalam presentasi. Anda tentu tidak ingin menghabiskan waktu dengan meraba-raba pengendali tersebut ketika sedang mendiskusikan masalah penting. Ketika waktu yang dijadwalkan sudah tiba dan semua peserta (atau setidaknya semua peserta yang penting) hadir, mintalah perhatian semua orang dalam ruangan. Perkenalkan diri Anda sebagai pemimpin dan apa tujuan rapat tersebut. Tetapkan kerangka waktu dengan menginformasikan waktu berakhirnya rapat yang Anda rencanakan – Anda bisa saja mengadakan rapat yang panjang atau pendek, tetapi menyatakan batasan waktu sebelumnya akan membantu supaya rapat berjalan tepat waktu. Bila beberapa peserta tidak mengenal satu sama lain, sisihkan waktu untuk membacakan nama-nama peserta secara singkat dan perkenalkan para peserta yang penting. Perlu dicatat bahwa beberapa bisnis dan organisasi mempunyai prosedur ketat dan teratur untuk membuka dan melaksanakan rapat. Misalnya, ada beberapa organisasi yang membuka rapat dengan mengetuk palu. Pada permulaan rapat yang merupakan bagian dari proyek panjang yang sedang berjalan, Anda perlu memberikan informasi singkat mengenai proyek tersebut dengan memberi ringkasan cepat dari peristiwa atau keputusan rapat sebelumnya. Tidak semua peserta mengetahui topik diskusi sebanyak Anda, jadi langkah ini dapat bermanfaat untuk menjadikan rapat tersebut efektif dan efisien.  Daripada meringkas hasil rapat sebelumnya sendiri, Anda mungkin perlu meminta sekretaris rapat atau petugas resmi yang menyimpan catatan untuk membaca notula rapat sebelumnya untuk memberi kesan formal pada ringkasan tersebut. Anda juga perlu mempertimbangkan untuk membaca korespondensi atau komunikasi penting yang terjadi setelah rapat sebelumnya. Perlu dicatat bahwa bila Anda menyediakan salinan notula/korespondensi pada peserta, membacakannya mungkin tidak diperlukan. Selanjutnya, persilakan orang-orang dengan pengetahuan yang relevan untuk menginformasikan perkembangan baru yang terjadi sejak rapat terakhir. Ini bisa apa saja – misalnya, masalah baru yang dihadapi bisnis atau organisasi, perubahan personel, perkembangan proyek, dan perubahan strategi yang semuanya bisa dibahas di sini. Peserta rapat juga ingin mendengar tentang hasil dari tindakan spesifik yang diambil sebagai keputusan rapat sebelumnya. Jika ada masalah yang belum terselesaikan dan keputusan yang belum diambil dari rapat terakhir, upayakan untuk menyelesaikannya sebelum membahas masalah baru. Semakin lama masalah sebelumnya itu ditunda, semakin berkurang para peserta yang ingin bertanggung jawab untuk masalah itu, jadi cobalah menetapkan dan menyelesaikan semua urusan yang belum terselesaikan selama rapat berlangsung. Biasanya, urusan yang belum selesai ditandai secara spesifik sebagai "belum diputuskan" atau "diajukan untuk diskusi selanjutnya " dalam notula rapat sebelumnya.  Tergantung pada budaya dan peraturan di mana Anda bekerja, bisnis atau organisasi Anda mungkin memiliki prosedur spesifik untuk membuat keputusan – misalnya, peserta rapat mungkin hanya perlu mencapai konsensus mayoritas, atau mungkin satu kelompok yang terdiri dari orang-orang level atas ditugaskan untuk membuat semua pengambilan keputusan. Perlu diingat bahwa beberapa hal terlalu besar untuk diselesaikan selama rapat. Anda tidak perlu memikirkan progres proyek jangka panjang yang belum selesai. Namun, Anda harus mengangkat keputusan atau proyek yang memerlukan tindakan saat ini. Selanjutnya, munculkan semua masalah, keprihatinan, dan persoalan baru yang perlu didiskusikan. Ini merupakan hal-hal yang secara alami berasal dari perkembangan yang terjadi antara rapat sebelumnya dan saat ini. Cobalah memperoleh keputusan yang konkret dan pasti dari para peserta – semakin banyak hal yang Anda biarkan tanpa keputusan, semakin banyak masalah belum selesai yang akan Anda bawa pada rapat selanjutnya. Setelah Anda menyelesaikan semua masalah lama dan yang saat ini, sisihkan waktu membaca kesimpulan rapat untuk semua orang yang hadir. Sebutkan satu per satu semua keputusan yang telah dibuat, dan bila perlu, deskripsikan tindakan spesifik yang diharapkan akan diambil para peserta sebelum rapat selanjutnya. Langkah ini sangat krusial – ini merupakan kesempatan terakhir Anda untuk memastikan bahwa semua orang meninggalkan rapat dengan mengetahui secara persis di mana posisi proyek tersebut dan apa yang diharapkan dari mereka. Akhirnya, sampaikan apa yang akan dibahas dalam rapat selanjutnya dan, bila Anda sudah mulai merencanakannya, katakan kapan dan di mana rapat tersebut akan diselenggarakan. Ini membantu para peserta memunculkan rasa kesinambungan dari satu proyek atau keputusan penting menuju yang berikutnya dan memberi mereka kerangka waktu untuk melanjutkan atau menyelesaikan tugas yang diberikan pada mereka. Perlu dicatat bahwa Anda tidak harus merencanakan rapat lain jika Anda  sudah membahas semua masalah lama dan baru pada rapat saat ini. Namun, bila ada cukup banyak masalah belum selesai yang memerlukan diskusi lanjutan atau bila Anda ingin melihat perkembangan proyek tertentu, rapat lain mungkin ide yang bagus. Salah satu peran Anda sebagai pemimpin rapat adalah menjaga agar diskusi berjalan dengan lancar. Peran Anda bukan untuk menawarkan opini pada semua persoalan atau memastikan diskusi berjalan sesuai jadwal yang pasti. Anda harus mempunyai fleksibilitas. Persilakan peserta lain bicara dengan bebas dan biarkan topik diskusi baru muncul bahkan seandainya itu tidak ada dalam agenda. Anda mungkin perlu mengakhiri suatu topik secara halus atau mengubah topik pembahasan tertentu untuk menjaga agar diskusi tetap berada dalam jalur, tetapi Anda tidak boleh merasa seakan Anda harus mengendalikan semua aspek rapat. Lagipula, rapat merupakan proses kolaborasi. Selama rapat berlangsung, perhatikan agenda Anda. Jika rapat terlambat dari agenda, Anda mungkin perlu melompati topik diskusi tertentu atau menangguhkannya untuk nanti. Jangan takut melakukan ini bila topik yang sedang dibahas sangat penting. Sebagai pemimpin rapat, tugas Anda adalah memastikan rapat yang terbuka dan produktif. Jika Anda memerhatikan bahwa peserta tertentu yang memiliki pengetahuan relevan dengan persoalan yang dibahas tidak terbuka pada kelompok, dorong mereka  untuk bicara. Anda tidak perlu menantang atau memanggil mereka secara langsung – cukup katakan sesuatu seperti, "Saya rasa keahlian Ibu Mitha akan bermanfaat di sini", dan itu merupakan cara yang bagus untuk membuat anggota yang kurang aktif terlibat dalam rapat. Sulit untuk mengingat bahwa semua orang yang menghadiri rapat memiliki pengalaman atau pengetahuan yang sama mengenai topik diskusi. Untuk memastikan para peserta menghabiskan waktu mereka dengan bijak dalam rapat, Anda mungkin perlu mengambil kesempatan untuk secara singkat menyederhanakan masalah atau topik yang rumit. Peserta yang kurang mengetahui informasi tersebut pasti akan menghargainya. Jika pertanyaan semacam itu tidak dikendalikan oleh pemimpin yang kompeten, maka rapat akan menjadi tidak produktif. Cobalah untuk memastikan bahwa semua persoalan penting yang ingin Anda diskusikan dibahas dalam rapat. Jangan biarkan peserta mengalihkan kesalahan atau memberi alasan samar untuk masalah yang belum selesai. Cobalah memperjelas dan memperoleh jawaban untuk masalah yang tidak ingin dibahas siapa pun. Meskipun para peserta mungkin tidak menginginkannya, pertanyaan-pertanyaan seperti itu yang justru harus dijawab supaya rapat menjadi efektif. Pastikan semua keputusan penting dicatat (jika Anda mempunyai petugas resmi atau pencatat notula, limpahkan tugas ini pada mereka). Apabila Anda harus menempuh kesulitan untuk mengajukan pertanyaan yang sulit, Anda tentu ingin memastikan bahwa jawaban yang Anda dapat didokumentasikan dengan baik. Ada alasan yang membuat rapat mempunyai reputasi buruk – untuk kebanyakan orang, rapat adalah kegiatan yang menghabiskan waktu. Untuk menghindari rapat berlangsung terlalu lama, gunakan kekuasaan Anda sebagai pemimpin untuk memastikan diskusi terus bergerak. Jangan takut menunda masalah atau pembicaraan tertentu yang tidak penting sampai diskusi berikutnya jika rapat sepertinya akan berlangsung lebih lama dari yang Anda harapkan. Anda harus siap dan bersedia menyesuaikan jadwal untuk memastikan tidak ada waktu peserta yang terbuang percuma.
Diskusikan rapat mendatang dengan para peserta. Tulis dan bagikan sebuah agenda. Lakukan riset mengenai topik diskusi dan rapat-rapat sebelumnya. Siapkan tempat rapat sebelumnya. Buka rapat secara resmi. Berikan ringkasan yang relevan dari rapat-rapat sebelumnya. Persilakan para peserta penting untuk melaporkan keadaan secara umum. Selesaikan semua urusan yang belum selesai. Bahas urusan baru. Bacakan kesimpulan rapat. Akhiri dengan memaparkan dasar-dasar untuk rapat selanjutnya. Pandulah diskusi, tetapi jangan mendominasi. Dorong semua peserta untuk berpartisipasi. Pastikan semua orang memahami apa yang sedang didiskusikan. Jangan abaikan pertanyaan yang sulit atau canggung. Perhatikan waktu Anda.
https://www.wikihow.com/Chair-a-Meeting https://www.wikihow.com/Chair-a-Meeting https://www.wikihow.com/Chair-a-Meeting
Preparing for the Meeting Acting as Chair During the Meeting Leading the Meeting Effectively