Mengatasi Situasi yang Menyulitkan Berkomunikasi secara Efektif Menjalin Relasi dengan Orang Lain
Jika Anda ingin membicarakan hal serius dengan seseorang, ajaklah ia berbicara saat Anda berdua dalam kondisi yang tenang agar percakapan bisa berjalan lancar. Apabila Anda harus menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan, bukalah percakapan dengan memberikan informasi atau umpan balik positif agar suasana terasa lebih nyaman. Cara ini membuat teman bicara merasa lebih tenang dan percaya kepada Anda.  Jika Anda tidak bisa menghadiri undangan pernikahan teman, alih-alih hanya mengatakan "tidak bisa", kirim kartu dengan ucapan: "Selamat atas rencana pernikahanmu minggu depan! Pesta pernikahanmu pasti meriah sekali! Aku menyesal tidak bisa datang, tetapi aku selalu mengharapkan yang terbaik untukmu. Aku sudah menyiapkan kado untukmu." Gunakan kiat yang sama sebelum memberikan kritik membangun. Kumpulkan fakta sebelum membicarakan isu penting. Alih-alih mengandalkan emosi atau opini, lakukan percakapan menggunakan logika berdasarkan fakta. Selama pembicaraan berlangsung, jangan menyalahkan orang lain, jangan mudah tersinggung, dan jangan bersikap defensif. Contohnya: apabila terjadi restrukturisasi perusahaan di tempat kerja, jangan menghadap atasan untuk mengatakan, "Aku menolak perubahan ini." Alih-alih, lakukan pendekatan kepada atasan dengan menjelaskan, "Selama kuartal terakhir, departemen kita berhasil meningkatkan penjualan 100%. Pengurangan karyawan akan berdampak sangat buruk terhadap kemampuan perusahaan menghasilkan profit." Tentukan apa yang Anda inginkan dan tanyakan apa yang ia inginkan lalu tentukan cara yang paling tepat untuk mewujudkannya. Contohnya: pasangan Anda ingin pindah rumah agar anak-anak bisa mendapatkan pendidikan yang lebih baik. Anda tidak setuju karena lokasi rumah saat ini dekat dengan kantor. Sebagai solusi, berikan kesempatan kepada anak-anak untuk mengikuti kursus sepulang sekolah atau carilah rumah yang tidak terlalu jauh dari tempat kerja. Lakukan negosiasi setelah kedua belah pihak menjelaskan keinginan masing-masing. Bersikap diplomatis terkadang berarti mengalah untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan. Lakukan cara ini supaya Anda berdua bisa berkompromi dan berprogres. Contohnya: Anda ingin berbagi tugas dengan teman pondokan. Anda bersedia mencuci piring, tetapi tidak suka mengerjakan tugas di halaman rumah. Teman Anda mungkin sebaliknya. Jadi, usulkan agar Anda yang mencuci piring dan ia bertugas menyapu halaman. Saat mendengar kabar pemecatan atau pasangan meminta cerai, seorang yang diplomatis tidak akan mengamuk, menghina, atau menangis. Ia akan tetap tenang dan bersikap dewasa. Jika Anda menerima kabar buruk, bernapaslah dalam-dalam beberapa kali. Berikan reaksi yang positif lalu carilah tempat untuk menyendiri agar Anda bisa mengendalikan emosi.  Contohnya: katakan kepada atasan, "Saya sangat kecewa mendengar keputusan ini. Saya ingin tahu apa alasannya dan apakah keputusan ini sudah final?" Jangan mengabaikan emosi yang Anda rasakan atau mencari pelarian dengan mengonsumsi narkoba dan alkohol. Alih-alih, ceritakan masalah Anda kepada teman, lakukan aktivitas yang menyenangkan, atau berolahraga. Kalau Anda mengalami stres, berkonsultasilah dengan terapis atau konselor. Ketika orang lain menyebarkan gosip, jangan menyiram bensin ke api sehingga gosip semakin menjadi-jadi. Hindari lingkungan negatif yang penuh dengan gosip. Tunjukkan karakter yang baik dan integritas dengan tidak bergosip. dan jadilah diri sendiri. Salah satu aspek penting agar Anda mampu bersikap diplomatis adalah menjadi diri sendiri. Saat melakukan percakapan, Anda harus berani mengatakan yang sebenarnya kepada orang lain. Jika tidak, Anda tidak bisa mewujudkan keinginan dan menjalin hubungan dengan tulus. Contohnya: jika Anda melakukan kesalahan sehingga berdampak negatif pada tim kerja, jangan menyalahkan orang lain. Akui kesalahan dengan berkata, "Aku mencantumkan data yang salah dalam laporan sehingga banyak sekali telepon masuk hari ini. Aku minta maaf dan akan segera memperbaikinya. Aku siap menjawab pertanyaan dan membantu kalau dibutuhkan." Jangan mengambil keputusan yang memicu masalah. Sebaiknya Anda menyendiri sejenak agar tidak mengambil keputusan yang akhirnya Anda sesali. Contohnya: staf di kantor meminta Anda memberikan izin agar ia boleh bekerja di rumah 1 hari dalam seminggu. Sebelum menolaknya, pertimbangkan dahulu apa yang ia butuhkan dan apa alasannya. Berusahalah membuat kesepakatan terbaik dan tawarkan kesempatan yang sama kepada staf yang lain. Meskipun Anda berniat baik, ingatlah bahwa ucapan Anda bisa menyakiti perasaan orang lain. Sebelum membahas topik yang sensitif, tanyakan kepada diri sendiri apakah Anda akan mengatakan sesuatu yang benar, bermanfaat, dan baik. Gunakan kata "saya" atau "aku" untuk menjelaskan pemikiran Anda, alih-alih menebak apa yang orang lain pikirkan atau rasakan.  Contohnya: sebaiknya Anda mengatakan, "Aku kurang sependapat dengan keputusan yang diambil dalam rapat hari ini", alih-alih berkomentar, "Kamu akan menyesal karena sudah mengambil keputusan yang salah." Buatlah pernyataan berdasarkan sudut pandang dan perspektif Anda sendiri. Jangan menyerang atau menyalahkan orang lain. Jika Anda ingin mendiskusikan hal serius dengan seseorang, siapkan dahulu apa yang ingin Anda katakan. Sebelum menyampaikan pesan, cari tahu siapa yang akan mendengar Anda berbicara agar mereka bisa menerima dan memahami pesan Anda sebaik mungkin. Pertimbangkan apakah sebaiknya Anda mengirim surel, berkomunikasi lisan, berdiskusi dalam kelompok, atau berbicara empat mata.  Contohnya: Anda ingin menyampaikan rencana penghematan biaya kepada para staf. Anda pernah menggunakan surel untuk menyampaikan informasi yang sensitif, tetapi malah membingungkan. Oleh sebab itu, adakan pertemuan dengan para staf untuk menjelaskan keadaan yang sebenarnya dan berikan kesempatan bertanya. Buatlah jadwal rapat untuk berbicara dengan staf secara individual jika diperlukan atau diminta oleh staf. Alih-alih membuat keputusan hanya berdasarkan pertimbangan Anda sendiri, dengarkan dahulu pendapat orang lain. Ucapkan terima kasih karena sudah menyampaikan apa yang diinginkan agar mereka merasa nyaman dan tetap melakukan hal ini. Sisihkan waktu untuk mempertimbangkan pendapat orang lain, tetapi pertahankan pendirian jika Anda sudah mengambil keputusan terbaik. Contohnya: "Terima kasih, Hansen atas perhatianmu. Aku akan mempertimbangkan saranmu tentang cara menjaga kesehatan dan mencari lebih banyak informasi tentang hal ini." dan  gunakan bahasa tubuh saat berkomunikasi. Tunjukkan kepercayaan diri saat berbicara dengan orang lain, alih-alih bersikap agresif. Berbicaralah dengan tenang dan sopan sambil melakukan kontak mata. Jangan menyilangkan lengan dan kaki saat duduk mengobrol. Kalau ada hal yang belum Anda pahami, akui dengan jujur, misalnya dengan berkata, "Aku belum memahami hal tersebut dan belum tahu jawabannya, tetapi aku akan mempelajarinya lebih lanjut." Alih-alih mengungkapkan pikiran dan perasaan Anda apa adanya, gunakan cara yang lebih halus. Memberi saran akan lebih baik daripada menyuruh orang lain melakukan sesuatu. Sosok yang diplomatis tidak memberikan perintah, tetapi berusaha memberikan inspirasi untuk memotivasi orang lain. Tujuan yang harus Anda capai adalah membangun kerja sama tim dan membuat mereka termotivasi untuk meraih yang terbaik.  Contohnya: apabila Anda ingin mendamaikan anak-anak yang sedang bertengkar, katakan kepada mereka, "Lebih baik kalian memikirkan cara berbagi kamar tidur supaya tetap rukun." Kalau Anda ingin memotivasi bawahan yang sering terlambat, katakan kepadanya, "Supaya tidak terlambat lagi, usahakan berangkat ke kantor lebih pagi." Pastikan Anda sudah tahu apa sebabnya agar bisa memberikan saran yang paling tepat. Salah satu aspek penting untuk bersikap diplomatis adalah berperilaku baik. Saat berkomunikasi dengan seseorang, tunggulah giliran berbicara dan jangan menginterupsi. Berbicaralah dengan kata-kata yang memotivasi dan jangan pernah menghina orang lain. Jagalah intonasi suara agar tetap natural dan netral. Jangan mencaci maki atau membentak orang lain. Ingatlah bahwa Anda perlu bersikap diplomatis saat berinteraksi dengan siapa pun, termasuk orang-orang yang tidak menyenangkan dan berperilaku ofensif. Jika Anda mengalami stres saat berinteraksi dengan seseorang, berusahalah menenangkan diri dengan bernapas dalam-dalam. Pergilah ke kamar kecil untuk menyendiri kalau Anda ingin menangis atau marah.  Lakukan meditasi untuk mengendalikan emosi menggunakan panduan yang bisa diunduh secara gratis melalui internet. Selain itu, Anda bisa menenangkan diri sejenak dengan memfokuskan perhatian, misalnya dengan mengamati apa yang Anda rasakan saat telapak kaki menyentuh lantai atau ketika bokong menyentuh kursi. Salah satu aspek penting yang membuat Anda mampu bersikap diplomatis adalah membantu orang lain agar ia merasa nyaman saat bertemu Anda. Alih-alih langsung membicarakan hal serius, mulailah dengan saling mengenal, misalnya dengan saling menceritakan kegiatan di akhir pekan, pasangan, anak-anak, atau hobi. Bahaslah berita terbaru atau acara TV favorit. Tunjukkan interes pada apa yang ia ceritakan agar ia merasa lebih nyaman berinteraksi dengan Anda. Ceritakan kisah humor jika memungkinkan. Tunjukkan empati dengan meniru bahasa tubuh dan posturnya. Jika ia duduk sambil bertopang dagu, lakukan hal yang sama. Cara ini menunjukkan bahwa Anda mau terlibat dalam percakapan. Jangan lupa tersenyum saat kali pertama bertemu. Orang-orang biasanya akan memberikan respons positif ketika namanya disebut. Jadi, ucapkan namanya sesekali saat Anda berbicara. Contohnya: tanyakan hal-hal biasa, "Kamu mau makan siang di mana, Kayla?" atau bicarakan hal yang lebih serius, misalnya: "Andri, aku turut berduka atas meninggalnya ibumu." Saat berkomunikasi lisan dengan seseorang, jangan sibuk mengutak-atik ponsel atau melamun. Alih-alih, dengarkan baik-baik apa yang ia katakan agar Anda bisa memahami perspektifnya. Ulangi lagi apa yang ia ucapkan menggunakan kata-kata sendiri untuk membuktikan bahwa Anda menyimak saat ia berbicara. Contohnya: "Mengurus ibu dan anak yang masih kecil kedengarannya membuatmu jauh lebih sehat." Tunjukkan bahwa Anda menyimak dengan berusaha memahami apa yang ia katakan. Ajukan pertanyaan terbuka yang membutuhkan pemikiran, alih-alih hanya dijawab "ya/tidak". Anda bisa bertanya, "Wow, kamu baru pulang dari Bali? Mengapa kamu ingin berlibur ke sana dan apa yang paling kamu sukai selama berada di Bali?"
Tentukan waktu yang tepat untuk melakukan percakapan. Berikan komentar positif sebelum menyampaikan kabar buruk. Berfokuslah pada fakta saat membahas masalah. Pikirkan cara berkompromi dengan orang lain. Jelaskan apa yang Anda sukai dan apa yang tidak Anda sukai untuk mencapai kesepakatan. Bersikaplah tenang saat menerima kabar buruk. Bicarakan hal-hal yang baik tentang orang lain. Bersikaplah jujur Bersikaplah tenang selama percakapan berlangsung. Pilihlah kata-kata dengan bijak. Sesuaikan gaya bicara dengan situasi yang sedang dihadapi. Bersikaplah terbuka terhadap ide baru. Bersikaplah asertif Gunakan kalimat tidak langsung. Jagalah perilaku Anda. Kendalikan emosi. Biasakan menyapa orang lain agar suasana terasa lebih nyaman. Gunakan bahasa tubuh yang sama. Ucapkan namanya sewaktu mengobrol. Jadilah pendengar yang penuh perhatian. Ajukan pertanyaan.
https://www.wikihow.com/Be-Diplomatic https://www.wikihow.com/Be-Diplomatic https://www.wikihow.com/Be-Diplomatic
Addressing Difficult Situations Communicating Effectively Building Rapport with Others