Menghilangkan Gangguan Menggunakan Jadwal Menggunakan Daftar
Pemeriksaan surel secara acak bisa menimbulkan pola “mulai-berhenti-mulai” pada aktivitas Anda dan membuang-buang waktu. Jangan membuka surel Anda terus menerus sepanjang hari, terutama jika Anda harus fokus mengerjakan hal yang lain. Jadwalkan pemeriksaan surel sebanyak tiga kali sepanjang hari, yaitu saat pagi hari, setelah makan siang, dan sore hari. Hal ini akan memastikan bahwa Anda tidak terganggu dengan surel sepanjang hari dan meluangkan waktu untuk memeriksanya. Prinsip yang sama bisa diaplikasikan pada sarana komunikasi yang lain seperti voicemail, sms, atau telepon. Cobalah untuk tidak selalu memeriksanya sepanjang hari, kecuali jika Anda sedang menunggu sms atau telepon yang penting. Hal ini akan membatasi gangguan pada alur kerja dan membuat Anda disiplin sesuai jadwal yang dibuat. Jika memungkinkan, luangkan setidaknya satu jam dari waktu bekerja Anda untuk mengaktifkan modus senyap pada ponsel dan mematikan koneksi internetnya. Dengan begitu, Anda bisa fokus untuk menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tanpa adanya gangguan dari ponsel atau internet. Cara tersebut juga bisa berguna saat Anda menulis tugas makalah atau laporan. Jika modus senyapnya diaktifkan, Anda tidak akan mempunyai alasan untuk memeriksa ponsel Anda setiap lima menit atau menghabiskan waktu di media sosial. Coba dorong orang-orang di sekitar untuk tidak mengganggu Anda atau orang lain dengan memberi tahu bahwa Anda sedang bekerja. Hal ini bisa dilakukan dengan menutup pintu atau memasang tanda sibuk. Anda juga bisa mengirim surel untuk mengingatkan untuk menghabiskan periode waktu bekerja tertentu dalam kesunyian. Setelah membuat daftar atau jadwal kerja dan menghilangkan gangguan, cobalah untuk mendisiplinkan diri dan fokus pada rutinitas tersebut. Sebagian besar orang bisa mengenali perbedaan antara waktu yang produktif dan waktu yang terbuang dengan sia-sia. Jadi, berusahalah untuk tidak terjebak dan membuang-buang waktu. Ikuti jadwal tersebut dengan disiplin agar setelahya Anda bisa merasa bangga dengan produktivitas Anda. Buatlah jadwal untuk setiap jam Anda bekerja atau waktu Anda bangun dengan kertas, kalendar, atau komputer. Waktu yang dimaksud bisa dimulai dari jam 9 hingga jam 5 atau jam 10 hingga jam 7. Meskipun tidak perlu diisi hingga setiap menitnya, cara ini akan membantu memastikan bahwa setiap jam yang Anda habiskan itu bermanfaat.  Mulailah untuk mengisi awal jadwal dengan tugas atau pekerjaan yang harus Anda lakukan di hari tersebut. Anda bisa mengawalinya dengan pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu, lalu melanjutkannya hingga pekerjaan yang paling tidak penting. Jika Anda merasa lebih aktif di pagi hari, Anda bisa melakukan tugas-tugas yang lebih rumit di pagi hari. Namun, jika Anda biasanya kembali bersemangat setelah makan siang, tugas-tugas yang lebih rumit bisa dilakukan di siang hari. Agar hasilnya optimal, cobalah untuk menyesuaikan jadwal Anda dengan kebutuhan dan kebiasaan Anda dalam bekerja. Anda bisa membuat template jadwal di papan tulis atau aplikasi kalendar agar bisa diperbarui setiap hari sesuai dengan jadwal Anda di hari tersebut. Fokus pada satu pekerjaan atau satu kelompok tugas selama lebih dari 2 jam bisa menyulitkan. Pastikan untuk memasukkan istirahat selama 10 menit setiap 1-2 jam ke dalam jadwal agar Anda tidak merasa terlalu lelah atau stres. Saat istirahat singkat tersebut, berjalan-jalanlah di sekitar kantor, atau bicaralah dengan teman kerja di ruang istirahat. Anda juga bisa meminum kopi atau berjalan-jalan sebentar ke luar. Cobalah untuk membuat waktu istirahatnya tidak lebih dari 10 menit agar jadwal Anda tidak kacau. Anda juga bisa menjernihkan pikiran dan beristirahat dengan menarik napas dalam-dalam selama 10 kali. Hal ini bisa membantu Anda mendapatkan inspirasi untuk tugas yang sedang atau akan dilakukan dan memastikan kondisi diri Anda sendiri di sela-sela jadwal yang sibuk. Alih-alih melakukannya dengan cepat, selesaikan pekerjaan dengan tenang dan benar sejak pertama kalinya. Misalnya, pertukaran surel bisa menjadi semakin lama jika Anda membalasnya secara terburu-buru. Terutama, jika Anda mengirim surel yang tidak jelas atau membingungkan kepada klien. Kirimlah surel yang jelas dengan tenang. Atau, untuk yang masih sekolah, bacalah catatan pelajaran secara menyeluruh. Dalam jangka panjang, melakukan tugas dengan benar sejak awal bisa menghemat banyak waktu. Terkadang, kita membutuhkan bantuan orang lain untuk tetap fokus pada pekerjaan. Mintalah teman dekat, orang tua, saudara, atau rekan kerja untuk mengingatkan atau menanyakan kondisi Anda setiap beberapa jam untuk memastikan Anda mengikuti jadwal yang sudah dibuat. Mereka mungkin memberikan kopi atau mengajak ngobrol agar Anda bisa sejenak tertawa atau tersenyum dan kemudian kembali ke pekerjaan Anda. Meskipun sibuk, meluangkan waktu sejenak bersama teman bisa membuat Anda bersemangat sehingga mengelola waktu dengan lebih baik. Duduklah, pikirkan, dan tuliskan pekerjaan atau tanggung jawab yang ingin Anda selesaikan di hari tersebut. Daftar yang dimaksud bisa berupa “Berbelanja, mencuci baju, membersihkan rumah, pekerjaan rumah" atau “Laporan status untuk klien, surel, pertemuan, dokumen”. Tambahkan sebanyak mungkin pekerjaan ke daftar tersebut, mulai dari pekerjaan yang ringan hingga pekerjaan yang berat. Coba pikirkan setiap tanggung jawab atau pekerjaan di hari tersebut agar Anda bisa menambahkannya ke daftar prioritas. Salah satu cara untuk bekerja dengan lebih cerdas adalah dengan berkonsentrasi pada pekerjaan dengan prioritas yang paling tinggi terlebih dahulu sebelum melakukan pekerjaan-pekerjaan lain yang prioritasnya lebih rendah. Hal ini disebut aturan 80/20, di mana aktivitas yang menghasilkan manfaat paling besar harus menghabiskan 80% waktu sedangkan aktivitas yang menghasilkan manfaat paling sedikit harus menghabiskan 20% waktu. Urutkan daftar pekerjaan berdasarkan tingkat prioritasnya, dari yang paling tinggi di atas dan yang paling rendah di bawah. Kemudian, urutkan juga daftar pekerjaan tersebut berdasarkan prioritas dan manfaatnya. Setelah mengurutkannya, kelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang lebih ringan untuk membentuk satu proses. Misalnya, Anda bisa mengelompokkan pekerjaan seperti membalas surel dan menelepon klien menjadi satu proses selama satu jam yang disebut “komunikasi dengan klien”. Anda kemudian bisa melakukan setiap pekerjaan dalam jangka waktu yang dialokasikan dengan lancar dan mudah. Coba lakukan cara ini untuk setiap tugas. Hal ini agar Anda tidak perlu mengganti prosesnya dan membuang waktu untuk menentukan tugas yang harus dilanjutkan setelahnya. Pengelompokan pekerjaan yang terkait akan membantu Anda meningkatkan keahlian dalam mengelola waktu dan mengurangi tingkat stres dengan menyusun daftar tugas sesuai skala prioritas. Menurut Hukum Parkinson, sedikitnya periode waktu untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan akan mengurangi jumlah waktu yang memang dihabiskan untuk melakukannya. Alih-alih melebihkannya, batasi jumlah waktu yang diluangkan untuk setiap pekerjaan agar Anda terpaksa menyelesaikannya dengan lebih cepat. Cara ini bisa dilakukan secara perlahan dengan mengurangi jumlah waktu yang disediakan untuk setiap pekerjaan hingga seiring waktu, Anda tidak merasa terburu-buru tetapi juga tidak mempunyai waktu luang untuk bermalas-malasan. Setelah beberapa lama, kemampuan pengelolaan waktu Anda akan semakin baik, terutama jika Anda dipaksa menggunakan waktu yang terbatas untuk melakukan setiap pekerjaan. Hal ini bermanfaat jika Anda cenderung mempunyai rutinitas yang sama, atau daftar pekerjaan yang serupa setiap hari. Setelah melakukan setiap pekerjaan yang ada di daftar (biasanya di akhir waktu bekerja), berikan diri Anda sendiri hadiah kecil. Hadiah ini bisa berupa makan malam yang enak, segelas anggur, atau waktu luang untuk melakukan hal yang menyenangkan dan rileks. Pemberian hadiah kepada diri sendiri akan memastikan bahwa Anda mempunyai insentif untuk menyelesaikan semua pekerjaan Anda setiap hari. Anda juga bisa menentukan hadiah tersebut sebelum mulai beraktivitas agar hadiah tersebut bisa dijadikan sebagai motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas Anda. Misalnya, jika Anda harus belajar karena menghadapi sebuah tes dan akan makan malam bersama teman, gunakan rencana makan malam tersebut sebagai alasan untuk terus belajar dan menyelesaikan tugas tersebut di siang hari agar Anda bisa mengikutinya.
Jangan memeriksa surel secara acak. Aktifkan modus senyap pada ponsel dan matikan koneksi internet. Beri tahu orang-orang di sekitar bahwa Anda tidak bisa diganggu. Cobalah untuk tidak melanggar rutinitas yang telah diciptakan. Buatlah jadwal dengan sistem per jam setiap hari. Beristirahatlah selama 10 menit setiap 1-2 jam. Cobalah untuk melakukan setiap pekerjaan dengan benar sejak pertama kali melakukannya. Mintalah bantuan teman atau rekan kerja. Tuliskan daftar berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan di hari tersebut. Urutkan pekerjaannya berdasarkan tingkat prioritasnya. Kelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang terkait. Luangkan waktu sebentar saja bagi diri Anda untuk setiap pekerjaan. Setelah selesai, hadiahi diri Anda.
https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time
Eliminating Distractions Using a Schedule Using a List