Menulis Proposal Membuat Proposal yang Lebih Efektif Mengetahui Hal-Hal Mendasar untuk Membuat Proposal
Awali proposal Anda seperti menulis surat dengan menjelaskan melalui paragraf singkat bahwa Anda ingin bekerja sama dengan klien dan Anda adalah kandidat terbaik untuk melakukan pekerjaan tertentu (yang secara spesifik akan Anda ketahui nanti). Untuk bagian ini, Anda boleh membukanya dengan sapaan “hangat” dan personal, tetapi harus tetap terkesan profesional.  Tulislah nama klien, boleh menggunakan nama depan atau dengan sapaan “Bapak”/“Ibu”. Cara ini menunjukkan bahwa proposal disiapkan khusus untuk klien yang menerimanya. Carilah contoh proposal melalui internet agar Anda tahu bagaimana membuat paragraf pembuka. Jelaskan dalam beberapa kalimat, pekerjaan yang sudah disepakati untuk menunjukkan bahwa Anda memahami apa yang harus dilakukan, masalah yang harus diatasi, tanggung jawab yang harus dipenuhi, dan lingkup pekerjaan (proyek singkat, jangka panjang, dan lain-lain). Jelaskan pekerjaan yang akan Anda lakukan secara spesifik di bagian ini, tetapi jangan mencantumkan poin-poin yang lain secara mendetail, misalnya: biaya, jam kerja, dan lain-lain sebab belum diperlukan. Berusahalah menawarkan diri sebagai orang yang paling tepat untuk pekerjaan ini. Untuk menarik perhatian klien, cantumkan latar belakang Anda dalam hal pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja yang mendapatkan umpan balik positif. Selain itu, Anda boleh menjelaskan kepribadian dan nilai keyakinan Anda, meskipun harus didukung oleh bukti yang konkret. Pertimbangkan kemungkinan adanya persaingan dengan konsultan yang lain. Berusahalah membayangkan cara memberikan manfaat terukur bagi klien melalui aspek finansial atau waktu. Dengan demikian, Anda bisa menunjukkan keunggulan kompetitif yang Anda miliki terhadap pesaing dengan kualifikasi yang sama atau lebih baik, tetapi tidak mampu memberikan nilai tambah bagi klien. Gunakan istilah yang lugas dan spesifik untuk menjelaskan secara mendetail apa yang akan Anda lakukan dalam mengatasi masalah klien. Tunjukkan apa saja hasil yang pasti klien dapatkan setelah berkonsultasi dengan Anda. Berikan penjelasan metode dan jadwal kerja Anda secara spesifik. Untuk mencegah timbulnya masalah, Anda perlu menguraikan hal-hal yang Anda inginkan dari klien selama bekerja dalam hal personel, akses ke tempat kerja, dan peralatan kerja, misalnya dengan mencantumkan nama personel yang akan bekerja penuh waktu bersama Anda, mengusulkan area kantor yang boleh Anda masuki, dll. Sebagai konsultan, Anda harus mencegah timbulnya masalah karena lingkup pekerjaan yang semakin luas sehingga tanggung jawab Anda semakin besar, tetapi tidak mendapatkan tambahan kompensasi. Batasi masalah yang akan Anda selesaikan dan jelaskan bahwa isu lain yang berkaitan tidak termasuk dalam proposal. Cara tepat untuk menyampaikan hal ini adalah dengan menyajikan hal tersebut poin per poin sehingga klien mendapatkan informasi yang lengkap. Penawaran ini tergantung pada lingkup pekerjaan yang harus Anda lakukan dan siapa klien Anda. Ingatlah bahwa Anda mungkin harus bersaing dengan konsultan yang lain, jadi, tentukan harga yang kompetitif sesuai kondisi bisnis dan kebutuhan Anda sendiri. Cantumkan juga bahwa biaya tambahan yang dibutuhkan, misalnya untuk makan, kamar hotel, transportasi, dll. harus ditanggung oleh calon klien. Berusahalah mendapatkan persetujuan sejak awal, misalnya dengan menegaskan bahwa Anda akan menyerahkan kuitansi setiap akhir bulan. Cara ini membuat klien tidak bisa menolak tagihan Anda dengan alasan: “tidak pernah memberikan persetujuan akan membayar biaya tersebut”. Sama halnya dengan menulis esai akademis, tujuan paragraf kesimpulan adalah untuk memberikan ringkasan isi seluruh proposal. Sebutkan lagi kemampuan Anda dalam bekerja, kesiapan Anda untuk memberikan konsultasi, dan keyakinan Anda untuk memberikan hasil yang diharapkan oleh klien. Seperti dalam paragraf pembuka, Anda boleh mengakhiri proposal dengan salam penutup dengan mencantumkan nama klien agar terasa lebih akrab. Setelah selesai, tanda tangani proposal, tulislah tanggal, dan sediakan beberapa spasi untuk tanda tangan klien. Siapkan proposal sependek mungkin, tetapi bisa menjelaskan secara akurat siapa Anda dan pekerjaan yang akan dilakukan. Utamakan kualitas, bukan kuantitas. Berusahalah agar klien tidak menemukan alasan untuk meletakkan proposal Anda dan memilih proposal konsultan yang lain, jadi, susunlah proposal yang enak dibaca. Pada umumnya, proposal cukup dibuat dalam dua halaman. Jika ingin memberikan banyak data, sajikan dalam bentuk lampiran agar proposal Anda tidak terlalu panjang. Mungkin Anda ingin menggunakan beberapa spasi untuk mencantumkan kualifikasi Anda, tetapi klien adalah orang yang paling penting dalam proposal, bukan Anda. Walaupun ingin lebih banyak menceritakan tentang diri sendiri, sampaikan dengan menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang paling memenuhi syarat, bukan sekadar yang paling hebat. Jangan menceritakan pengalaman kerja terlalu panjang (atau tentang tempat Anda pernah bekerja, jika Anda bukan konsultan independen). Banyak klien, terutama perusahaan, terbiasa mendengarkan kata-kata klise yang tidak bermakna dari orang-orang yang ingin dianggap penting. Jangan sampai Anda menyajikan sesuatu yang membosankan. Susunlah proposal dengan kalimat ringkas yang jelas. Jangan memberikan janji yang terdengar lebih menyenangkan menggunakan jargon yang indah. Anda hanya perlu menjanjikan hasil yang menyenangkan. Contoh kata-kata klise: “performa terbaik”, “sinergi”, “efektivitas”, “optimal” dll. dan setiap bidang usaha memiliki istilah masing-masing. Kata-kata tersebut sudah kehilangan makna karena terlalu sering digunakan dan tidak efektif lagi. Walaupun terkesan merepotkan, kedua hal tersebut sangat penting dalam membuat proposal. Walaupun Anda tidak memberikan konsultasi di bidang penulisan, komunikasi yang bebas kesalahan dan profesional menunjukkan bahwa Anda sudah memberikan waktu dan tenaga untuk menampilkan yang terbaik dari diri Anda. Kesalahan bukan berarti Anda tidak memenuhi syarat untuk bekerja, tetapi hal ini memperlihatkan bahwa Anda belum memberikan yang terbaik agar proposal Anda seluruhnya benar. Dalam kompetisi yang ketat antara dua pesaing, hal ini akan menjadi faktor penentu. Setelah proposal Anda selesai, bacalah sekali lagi untuk memperbaiki tata bahasa dan susunan kalimat. Jika masih ada waktu, mintalah teman atau anggota keluarga membaca dan memberikan masukan. Mereka lebih mudah menemukan kesalahan yang tidak Anda sadari sebab mereka tidak terlibat langsung dalam proses penulisan. Proposal konsultasi berbeda dengan biodata. Anda tidak bisa mengirimkan proposal sebanyak-banyaknya karena ingin diterima bekerja. Setiap proposal harus disiapkan secara khusus sesuai kebutuhan klien yang ingin menggunakan jasa Anda. Semakin banyak yang Anda ketahui tentang klien dan apa yang ia butuhkan, semakin baik proposal Anda. Oleh sebab itu, pelajari cara membuat proposal yang baik dengan melakukan beberapa langkah berikut:  Pertama-tama, ajaklah klien bertemu untuk mendiskusikan rencana kerja. Berusahalah mencatat hasil diskusi dengan teliti dan ajukan pertanyaan agar Anda memahami dengan benar apa yang harus Anda lakukan. Setelah itu, Anda bisa menelepon atau mengirimkan surel (email) jika masih ada hal-hal yang perlu diklarifikasikan atau ditanyakan. Saat membuat proposal (akan dijelaskan di bagian berikutnya), berusahalah melakukan riset kecil dengan mencari informasi. Contohnya, untuk membuktikan bahwa jasa yang Anda tawarkan mampu membawa kesuksesan bagi klien, carilah hasil survei bisnis yang mendukung penawaran Anda. Jangan membuat kesepakatan kerja sebagai konsultan, tetapi pada akhirnya Anda terpaksa mengerjakan tugas yang tidak Anda setujui. Pastikan Anda mengetahui dengan jelas apa yang klien harapkan dari Anda. Dengan demikian, Anda bisa membuat proposal dengan mencantumkan tugas-tugas sebatas yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Beberapa hal yang perlu Anda pastikan sebelum membuat proposal, misalnya:  Tugas Anda dan hasil yang klien inginkan Jadwal kerja Target spesifik yang harus Anda capai pada tanggal tertentu Adakalanya, Anda harus berdiskusi dengan beberapa orang. Contohnya, jika Anda ingin menawarkan jasa konsultasi untuk menyelesaikan perselisihan antara manajemen dan karyawan, sebaiknya Anda berbicara dengan wakil dari kedua belah pihak dan klien yang membutuhkan jasa Anda. Informasi pembayaran merupakan bagian terpenting dari seluruh proposal. Anda tidak perlu membuat proposal jika klien tidak sanggup membayar jasa Anda dengan layak. Sebelum membuat proposal, buatlah kesepakatan dengan klien tentang besarnya pembayaran yang akan Anda terima dan terminnya. Dengan demikian, Anda bisa merujuk pada kesepakatan tersebut untuk membuat proposal yang harus ditandatangani dan disetujui oleh klien.  Selain besarnya biaya konsultasi, Anda juga harus membuat kesepakatan dengan klien dalam hal biaya operasional selama Anda bekerja, misalnya: biaya bensin, alat tulis, biaya perjalanan, dan lain-lain. Demi kepentingan Anda sendiri, mintalah klien menanggung semua biaya tersebut. Jangan membuat proposal konsultasi jika klien tidak bisa memastikan berapa dan kapan Anda akan dibayar. Para konsultan biasanya memberikan saran, “Lebih mudah menyiapkan konfirmasi daripada membuat proposal jasa konsultasi”. Ingatlah bahwa proposal konsultasi hanyalah sebuah penawaran yang tidak memastikan bahwa Anda akan mendapatkan pekerjaan. Klien boleh meminta proposal dari beberapa konsultan dan memilih salah satu, jadi sebisa mungkin, buatlah kesepakatan dengan klien sebelum membuat proposal. Dengan demikian, klien hanya perlu memberikan konfirmasi bahwa Anda sudah bisa mulai bekerja, alih-alih mempertimbangkan apakah penawaran Anda diterima atau tidak.
Mulailah dengan menyapa calon klien. Sebutkan pekerjaan yang ingin Anda lakukan di paragraf pertama. Di paragraf kedua, jelaskan kualifikasi Anda. Di paragraf berikutnya, jelaskan pekerjaan yang Anda tawarkan. Jelaskan hal-hal yang tidak akan Anda lakukan selama memberikan konsultasi. Ajukan penawaran harga untuk konsultasi yang akan Anda berikan. Akhiri proposal dengan membuat ringkasan. Buatlah proposal yang singkat dan menarik. Berfokuslah pada klien. Jangan menggunakan kata-kata klise. Perhatikan ejaan kata dan tata bahasa. Pelajari pekerjaan yang akan Anda lakukan secara mendetail. Tulislah hal-hal yang sudah disepakati tentang tugas Anda. Pastikan klien sudah membuat komitmen dalam hal pembayaran. Jika memungkinkan, dapatkan pekerjaan tanpa mengajukan proposal.
https://www.wikihow.com/Create-a-Consulting-Proposal https://www.wikihow.com/Create-a-Consulting-Proposal https://www.wikihow.com/Create-a-Consulting-Proposal
Writing the Proposal Making a More Effective Proposal Before Writing the Proposal