Mempersiapkan Serah Terima Pekerjaan Menyiapkan Rencana Pengembangan Jangka Panjang Menjalani Masa Transisi
Temui atasan untuk membicarakan secara mendetail hal-hal yang harus Anda lakukan selama masa transisi. Tergantung pekerjaan Anda dan gaya kepemimpinan atasan, mungkin ia akan meminta Anda banyak berkontribusi saat melakukan serah terima, misalnya Anda diminta mengajar atau melatih karyawan pengganti selama beberapa hari atau beberapa minggu.  Biasanya, Anda harus menyiapkan dokumen sebagai bukti serah terima secara formal. Diskusikan rencana ini dengan atasan. Tanyakan seberapa besar kontribusi yang ia harapkan dan apa yang harus Anda prioritaskan selama masa transisi. Setelah mengetahui ekspektasi atasan secara mendetail, siapkan draf dokumen serah terima. Selain membantu Anda menyiapkan diri, dokumen ini berisi tugas-tugas dan informasi yang harus diserahterimakan selama masa transisi. Hal-hal berikut harus dicantumkan dalam dokumen serah terima:  Informasi mendetail tentang aktivitas sehari-hari, pekerjaan, dan prioritas kerja. Penjelasan tentang hal-hal penting yang harus dilakukan dan tanggung jawab yang harus dipenuhi di posisi Anda saat ini. Apa saja yang diharapkan dari orang yang akan menggantikan Anda. Lis berisi berkas penting yang harus diserahkan, misalnya perjanjian atau program kerja. Jika Anda harus segera pindah kerja, berusahalah menyelesaikan semua tugas yang masih dalam proses. Selain memberikan kepuasan karena pencapaian ini, Anda juga membantu orang lain memulai pekerjaannya dari awal. Dengan demikian, Anda mampu meninggalkan kesan yang positif dan membangun reputasi yang baik.  Bagaimanapun sulitnya, bekerjalah lebih giat jika ada tugas yang sudah mendekati tenggat. Menyelesaikan tugas baru yang sudah mendekati tenggat mungkin akan sangat sulit bagi orang yang belum memahami seluk-beluknya. Sebelum masa transisi dimulai, sisihkan waktu untuk berdiskusi dengan rekan kerja tentang rencana serah terima dan tanyakan apa saja yang harus Anda prioritaskan. Jika ada isu baru yang belum Anda ketahui, manfaatkan kesempatan ini untuk mencari informasi dan menentukan solusi.  Isu baru biasanya tidak terlalu berpengaruh menjelang kepindahan, tetapi hal ini bisa disampaikan kepada orang yang akan menggantikan Anda jika Anda sudah mengetahuinya. Gunakan kesempatan ini untuk memberitahukan rencana dan tanggal kepindahan Anda kepada rekan kerja. Informasikan juga tentang masa transisi agar mereka bisa mempersiapkan diri. Anda perlu memberitahukan rencana kepindahan kepada rekan kerja sebab produktivitas kerja cenderung menurun selama masa transisi. Langkah terakhir dalam mempersiapkan masa transisi adalah membuat dokumen serah terima yang formal. Saat menyiapkan draf, cantumkan dan jelaskan semua informasi penting lalu diskusikan dengan atasan dan manajemen yang akan terdampak oleh rencana ini. Tuntaskan pembuatan dokumen serah terima lalu kirim kepada pengganti Anda beberapa hari sebelum ia mulai bekerja. Kontennya bisa berbeda sesuai pekerjaan, tetapi dokumen serah terima setidaknya mencantumkan hal-hal berikut:  Daftar tugas dan jadwal kerja. Informasi tentang pekerjaan yang sedang berprogres. Kalender berisi rencana kegiatan dan tenggatnya. Informasi kata kunci dan prosedur log masuk. Daftar kontak yang berkaitan dengan pekerjaan.  Panduan untuk mengakses berkas dan direktori di komputer. Saat melakukan serah terima, tunjukkan kesediaan berkontribusi dengan membukakan peluang sukses terbaik bagi orang lain. Alih-alih hanya melepaskan tugas dan pekerjaan, berikan saran kepada pengganti Anda agar ia mampu mengembangkan diri secara profesional dan berikan dukungan kepada mantan atasan agar ia selalu sehat dan sukses dalam bekerja.  Berikan informasi program pelatihan yang relevan dengan pekerjaan. Saat mulai bekerja, mungkin Anda pernah mengikuti pelatihan untuk menyesuaikan diri dan menambah pengetahuan. Jangan lupa menyampaikan informasi ini kepada orang yang melanjutkan pekerjaan Anda dan berikan semangat agar ia memanfaatkan kesempatan sebaik mungkin. Jika selama beberapa waktu Anda masih sempat bekerja dengan orang yang akan menggantikan posisi Anda, jangan berfokus hanya pada aspek teknis pekerjaan. Setiap kantor memiliki lingkungan dan budaya kerja yang unik sehingga terasa membebani atau membingungkan bagi pendatang baru. Sisihkan waktu untuk menjelaskan berbagai hal dan situasi kantor yang sebenarnya.  Ajaklah ia berkeliling kantor dan perkenalkan kepada semua karyawan. Jelaskan peran dan tanggung jawab karyawan baru dan karyawan lama. Jika sebagai karyawan baru ia mendapat tugas yang berbeda atau tanggung jawab dan prioritas kerjanya terfokus kepada hal yang berbeda, pastikan karyawan lama memahami hal ini. Jika Anda ingin menolong karyawan baru, beri tahukan cara menghubungi Anda dan sampaikan bahwa ia bisa mengontak Anda jika menghadapi masalah serius atau membutuhkan informasi. Bagaimanapun juga, tidak semua orang bersedia membantu setelah mereka pindah kerja atau menduduki posisi yang baru. Hal ini biasanya dipengaruhi oleh relasi dengan mantan atasan.  Sering kali, masalah bisa diatasi hanya dengan berkomunikasi via surel. Meskipun Anda sudah pindah, kesediaan membantu akan memberikan kesan yang baik dan meningkatkan reputasi Anda. Setelah karyawan yang menggantikan Anda mulai bekerja, mungkin Anda belum pindah dan diminta mendampingi sampai ia memahami pekerjaannya. Lamanya masa transisi tidak bisa dipastikan, mungkin beberapa hari atau beberapa minggu. Bagaimanapun juga, semakin banyak waktu yang Anda berikan, semakin banyak informasi yang bisa Anda sampaikan. Untuk memastikan bahwa Anda memberikan informasi lengkap dan tidak ada yang terlewatkan, libatkan pengganti Anda dalam berbagai aktivitas harian. Selama masa transisi, Anda harus menyerahkan data dan dokumen penting secara langsung. Dengan demikian, Anda bisa memastikan bahwa hal-hal penting sudah dilakukan dengan benar dan prioritas sudah ditentukan dengan jelas. Selain itu, Anda berdua masih sempat mendiskusikan informasi yang perlu dibahas lebih lanjut sebelum Anda pindah.  Manfaatkan kesempatan ini untuk menjelaskan informasi penting kepadanya dan ia bisa menanyakan hal-hal yang sangat bermanfaat untuk melakukan serah terima dengan baik. Saat berdiskusi, sempatkan memberikan gambaran tentang situasi kerja dan menjelaskan konteks pembicaraan agar tidak ada informasi yang terlewatkan. Jika Anda berdua masih bekerja di kantor yang sama, bersikaplah suportif dan proaktif. Jika ada masalah, berikan bantuan dengan mengidentifikasi penyebabnya dan mencari solusi bersama-sama. Karyawan baru biasanya merasa sungkan atau tidak nyaman beberapa hari pertama dan tidak mau mengganggu Anda dengan mengajukan pertanyaan.  Jelaskan bahwa Anda siap memberikan dukungan dan bantuan jika dibutuhkan. Dengan demikian, Anda berdua bisa saling mendukung untuk memenuhi tanggung jawab selama masa transisi. Sebelum pindah dan melakukan serah terima secara lengkap, adakan pertemuan dengan orang yang akan menggantikan Anda. Mintalah ia menyiapkan pertanyaan dan membawa catatan berisi hal-hal yang selama ini ia hadapi. Pertemuan ini merupakan kesempatan yang baik untuk memastikan bahwa ia sudah memahami peran dan tanggung jawabnya.  Semua hal yang perlu diklarifikasi lebih lanjut bisa dibahas dalam rapat. Tergantung di mana Anda bekerja, pertimbangkan perlu tidaknya mengundang atasan untuk mengikuti rapat. Anda harus memberitahukan atasan kapan dan di mana rapat akan berlangsung. Tanyakan apakah ada saran atau informasi yang ingin ia sampaikan.
Ajaklah atasan membahas rencana serah terima pekerjaan. Buatlah draf dokumen serah terima. Tuntaskan tugas yang belum selesai. Bicarakan dengan rekan kerja. Buatlah dokumen serah terima yang formal secara tertulis. Jelaskan dukungan dan pelatihan yang disediakan oleh perusahaan. Jangan mengabaikan budaya kerja. Berikan informasi kontak secara mendetail. Sediakan waktu sebanyak mungkin. Serahkan dokumen penting secara langsung. Berusahalah memberikan bantuan. Adakan rapat terakhir untuk membahas serah terima.
https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office
Organising Your Handover Thinking of Long-Term Development Managing the Handover Period