Menyusun Pendahuluan Mengajukan Permohonan Dana Menulis Penutup
Tulislah surat hanya kepada mereka yang Anda rasa berada pada posisi yang akan dapat membantu dan mengerti tujuan dari apa yang Anda kerjakan. Jika orang tersebut berada pada posisi tidak dapat membantu, menulis surat permohonan kepada mereka hanya membuang-buang waktu Anda dan mereka. Jika memungkinkan, tentukan seseorang sebagai target spesifik untuk menerima surat permohonan dana Anda. Walaupun "Kepada Yang Terhormat..." merupakan sapaan yang baik, sapaan ini bukanlah sapaan yang menimbulkan kedekatan dengan diri Anda secara pribadi dan juga misi Anda. Karena itu, sapalah dengan sapaan resmi menggunakan "Bapak" atau "Ibu sebelum nama penerima surat. Selain menujukan surat elektronik kepada seseorang secara spesifik, tunjukkan pada bagian pendahuluan bahwa Anda mengetahui apa pekerjaan mereka. Cara yang paling efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan menjelaskan hubungan antara apa yang Anda butuhkan dan mengapa Anda menulis surat permohonan kepada mereka secara spesifik. Misalnya, Mulailah surat Anda dengan menyertakan sebuah anekdot atau pertanyaan yang berhubungan secara langsung dengan misi Anda. Cobalah untuk menggarisbawahi pentingnya misi Anda mulai dari awal surat sehingga penerima surat merasa tertarik untuk berpartisipasi sesegera mungkin dan ingin membaca lebih lanjut. Perjelaslah bagaimana proyek ini akan memperbaiki sebuah situasi atau kehidupan orang lain. Proyek ini harus menjadi sebuah proyek yang dapat dilaksanakan. Sebagai contoh, walaupun mengakhiri kelaparan di dunia merupakan tujuan yang mulia, nampaknya ini bukanlah tujuan yang dapat dicapai oleh proyek individu. Sebaliknya, mengakhiri kelaparan di lingkungan sekitar tempat tinggal Anda akan lebih realistis sehingga penerima surat dapat membayangkan menjadi bagian penting dari proyek tersebut. Jelaskanlah kepada calon pemberi dana tentang kegunaan uang atau donasi mereka dan dampaknya pada proyek Anda secara keseluruhan. Ada beberapa opini berbeda akan apakah Anda seharusnya menyebut secara spesifik jumlah uang yang harus mereka berikan. Beberapa ahli mengatakan bahwa menyebutkan nominal secara spesifik tidak perlu dilakukan kecuali jika ada barang tertentu atau jasa yang Anda tahu dengan pasti besaran biayanya. Beberapa ahli lainnya mengatakan untuk memberikan pilihan jumlah uang donasi, biasanya nominal yang paling kecil juga akan diberikan. Hal ini memudahkan pemberi dana karena mereka tidak perlu berpikir atau membahas jumlah uang yang harus diberikan. Ini adalah cara dimana Anda perlu menggunakan sedikit rasa bersalah untuk membuat mereka ingin memberikan donasi. Katakanlah pada mereka apa saja konsekuensi nyata yang akan muncul apabila mereka tidak memberikan donasi. Akan tetapi, pastikan untuk meyakinkan kembali mereka bahwa dengan pemberian sederhana, risiko tersebut dapat dengan mudah dihindari. Di sini, Anda perlu menjaga keseimbangan antara tidak menjadi lancang namun tetap menyatakan bahwa misi Anda sangatlah penting sehingga penerima surat pasti ingin memberikan dana. Jika Anda memproyeksikan penerima surat yang tidak akan mengatakan bahwa mereka akan memberikan dana, mungkin mereka akan berkontribusi dengan sendirinya. Jika Anda ingin menambahkan sedikit sentuhan, berterima kasihlah kepada penerima surat atas waktu mereka untuk mempertimbangkan misi Anda. Hal ini menunjukkan kepada mereka bahwa Anda mengetahui dan memahami waktu mereka yang berharga. Anda menghabiskan waktu dan tenaga untuk menyukseskan misi Anda, jadi pastikan untuk memantapkan alasan kegiatan ini layak diperjuangkan atas waktu Anda serta waktu dan uang orang yang Anda tuju. Ini adalah cara yang menekankan secara pribadi alasan pentingnya bantuan mereka bagi misi Anda. Akhiri surat permohonan dana Anda dengan salam seperti pada surat bisnis dan tulislah nama Anda. Mengikutsertakan jabatan di bawah nama Anda untuk memberikan informasi tentang posisi Anda dalam organisasi juga merupakan ide yang bagus. Dengan demikian, penerima surat akan mengetahui otoritas Anda untuk mengajukan permohonan dana. Jika Anda mengirimkan surat melalui pos, pastikan untuk menulis nama dan juga menandatanganinya. Hal ini menunjukkan bahwa surat tersebut adalah permohonan secara pribadi, bukan hanya sebuah surat yang sudah berformat.
Pertimbangkan baik-baik kepada siapa surat Anda ditujukan. Buatlah pendahuluan yang bersifat lebih intim. Ambil perhatian penerima surat. Jelaskanlah proyek yang sedang Anda kerjakan. Pikirkanlah secara spesifik bagaimana orang-orang atau organisasi yang Anda mintai dana dapat membantu Anda. Katakanlah pada penerima surat apa yang akan terjadi jika mereka tidak berkontribusi. Berterima kasihlah pada pemberi dana diawal. Yakinkan kembali mengapa donasi mereka sangat penting. Tutuplah dengan salam yang tepat.
https://www.wikihow.com/Write-a-Donation-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Donation-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Donation-Letter
Crafting your Introduction Asking for a Donation Writing a Closing