Menulis Rencana untuk Mengatur Perubahan Organisasi Memantau Perubahan Proyek
Buat daftar faktor yang mendorong keputusan untuk berubah, seperti kinerja yang buruk, teknologi baru, atau perubahan misi organisasi. Satu pendekatan yang dapat digunakan adalah dengan mendeskripsikan situasi saat ini dan situasi di masa depan yang ingin diciptakan oleh organisasi. Deskripsikan dengan ringkas sifat proyek perubahan. Tentukan apakah perubahan ini akan memengaruhi jabatan, proses bisnis, perubahan kebijakan, dan/ atau struktur organisasi. Buat daftar departemen, kelompok kerja, sistem, atau komponen lain yang akan mengalami perubahan. Buat daftar seluruh pihak-pihak yang akan terpengaruh oleh rencana perubahan, contohnya, manajemen senior, manajer proyek, sponsor proyek, pengguna akhir, dan/atau karyawan. Untuk setiap pihak, tuliskan apakah pihak tersebut mendukung perubahan.  Pertimbangkan membuat diagram untuk mengomunikasikan hal ini dengan jelas dan ringkas. Salah satu contoh yaitu dengan membuat daftar Kesadaran, Tingkat Dukungan, dan Pengaruh tiap pihak yang diberi peringkat menggunakan skala Tinggi/ Menengah/ Rendah.  Jika memungkinkan, lakukan wawancara langsung untuk mengukur dukungan. Tim ini bertanggung jawab memberikan informasi kepada semua pihak, mendengarkan kekhawatiran, dan memastikan proses perubahan berlangsung selancar mungkin. Pilih orang-orang yang memiliki kredibilitas di dalam organisasi dan kemampuan komunikasi yang baik.  Tim ini sebaiknya juga memiliki anggota dari level eksekutif senior. Tekankan bahwa mereka bertanggung jawab mempromosikan perubahan, tidak sekadar memberikan persetujuan. Dukungan penuh dari orang-orang penting dalam organisasi sangatlah penting untuk kesuksesan perubahan. Berikan kesempatan karyawan-karyawan senior untuk menyediakan umpan balik dan bekerjasamalah dengan mereka untuk menciptakan peran aktif mendemonstrasikan dan memimpin perubahan. Evaluasi risiko dan kekhawatiran setiap pihak, termasuk mereka yang mendukung perubahan. Beri tugas tim manajemen untuk mengatasi kekhawatiran tersebut. Komunikasi adalah komponen terpenting dalam manajemen perubahan. Berkomunikasilah secara berkala dengan orang-orang yang terpengaruh oleh perubahan. Pertegas alasan-alasan di balik perubahan dan keuntungan yang akan didapatkan dari perubahan tersebut.   Pihak-pihak yang berkepentingan harus menerima komunikasi personal yang bersifat dua sisi. Pertemuan langsung atau tatap muka sangatlah penting.  Komunikasi harus datang dari sponsor perubahan yang memiliki kedudukan tinggi, dari atasan langsung, dan dari orang lain yang dipercaya oleh pihak-pihak berkepentingan.  Seluruh komunikasi harus menyampaikan pesan yang konsisten. Selalu ada orang-orang yang melawan perubahan. Perlawanan ini berada di level individu. Jadi, berkomunikasilah dengan orang tersebut untuk memahami alasan mereka. Pantau keluhan sehingga tim manajemen perubahan dapat menanganinya. Alasan-alasan umum perlawanan, antara lain:  Tidak ada motivasi untuk berubah, tidak ada perasaan terdesak Tidak memiliki pemahaman tentang situasi secara keseluruhan atau kenapa perubahan diperlukan Kurangnya masukan dalam proses Ketidakpastian tentang keamanan pekerjaan, peran di masa depan, atau tuntutan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan di masa depan. Kegagalan manajemen dalam memenuhi harapan terkait implementasi atau komunikasi perubahan Banyak keluhan yang seharusnya diselesaikan dengan meningkatkan komunikasi atau mengubah strategi komunikasi untuk mengatasi isu spesifik. Beberapa keluhan membutuhkan pendekatan tambahan yang mungkin dapat Anda masukkan sebagai bagian dari rencana atau dapat Anda delegasikan ke tim manajemen agar mereka dapat melakukan apa yang diperlukan. Pertimbangkan mana langkah-langkah yang tepat untuk diambil di organisasi Anda:   Untuk perubahan peran atau proses kerja, prioritaskan pelatihan karyawan.   Jika Anda memprediksikan semangat juang yang rendah atau masa transisi yang penuh tekanan, atasi dengan acara perusahaan atau tunjangan untuk karyawan.  Jika pihak-pihak yang berkepentingan tidak termotivasi untuk berubah, beri insentif.  Jika pihak-pihak berkepentingan merasa tidak terlibat dalam proses perubahan, buatlah rapat untuk mengumpulkan umpan balik dan pertimbangkan untuk mengubah rencana. Buat daftar jabatan yang akan ditunjuk untuk proyek ini. Deskripsikan tanggung jawab dan keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap jabatan. Paling tidak, masukkan manajer proyek untuk membuat perubahan sehari-hari dan sponsor proyek untuk memantau kemajuan umum dan membuat keputusan perubahan yang besar.  Untuk proyek luas di sebuah organisasi besar, bagilah peran manajemen proyek ke beberapa orang yang memiliki pengetahuan khusus. Proyek pengembangan perangkat lunak umumnya memiliki Dewan Kontrol Perubahan yang terdiri dari perwakilan setiap kelompok yang berkepentingan. Dewan inilah yang memberikan persetujuan terhadap permintaan perubahan, bukan manajer proyek dan mengomunikasikan keputusan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Pendekatan ini baik digunakan untuk proyek yang melibatkan banyak kelompok dan proyek-proyek yang lingkup dan target minimumnya sering membutuhkan evaluasi ulang. Setelah seseorang dalam tim perubahan menemukan langkah selanjutnya, bagaimana mengubah ide menjadi kenyataan? Deskripsikan proses ini dengan kesepakatan dari tim. Contoh:  Anggota tim mengisi formulir Permintaan Perubahan dan mengirimkannya ke manajer proyek. Manajer proyek memasukkan formulir ke dalam Catatan Permintaan Perubahan dan menyesuaikan catatan ini saat perubahan diimplementasikan atau ditolak. Manajer meminta anggota tim untuk menulis rencana spesifik dan memperkirakan seberapa besar usaha yang diperlukan. Manajer proyek mengirimkan rencana kepada sponsor proyek untuk mendapatkan persetujuan atau penolakan. Mengimplementasikan perubahan. Pihak-pihak yang berkepentingan diberi tahu tentang perkembangannya secara berkala. Data di bawah ini seharusnya disertakan setiap kali ada permintaan perubahan dan dimasukkan ke dalam catatan perubahan:  Tanggal permintaan perubahan Nomor permintaan perubahan yang diberikan oleh manajer proyek Judul dan penjelasan Nama, alamat surel, dan nomor telepon pemohon Prioritas (Tinggi, Menengah, atau Rendah). Rencana manajemen perubahan yang darurat mungkin membutuhkan tenggat waktu spesifik.  Nomor produk dan versi (untuk proyek perangkat lunak) Catatan perubahan harus merekam keputusan dan implementasi. Selain informasi yang disalin dari formulir permintaan perubahan, Anda harus menyiapkan tempat untuk menulis hal-hal berikut:  Tanda persetujuan atau penolakan Tanda tangan orang yang menyetujui atau menolak permintaan Tenggat waktu implementasi perubahan Tanggal selesainya perubahan Selain catatan sehari-hari, mencatat keputusan penting akan bermanfaat untuk proyek. Catatan ini akan mempermudah Anda memantau proyek jangka panjang atau proyek yang mengalami perubahan kepemimpinan. Catatan ini juga dapat memandu komunikasi dengan klien atau manajemen senior. Untuk setiap perubahan tenggat waktu, lingkup proyek atau persyaratan, tingkat prioritas, atau strategi, sertakan informasi berikut:  Orang yang membuat keputusan Tanggal pembuatan keputusan Ringkasan alasan di balik keputusan dan proses pengambilan keputusan. Sertakan dokumen-dokumen terkait proses ini.
Perlihatkan alasan di balik perubahan. Definisikan tipe dan lingkup perubahan. Deskripsikan dukungan pihak-pihak yang berkepentingan. Bentuk tim manajemen perubahan. Kembangkan pendekatan untuk manajemen. Buat rencana untuk setiap pihak yang berkepentingan. Buat rencana komunikasi. Pantau perlawanan. Atasi hambatan. Definisikan peran manajemen perubahan. Pertimbangkan untuk membuat dewan kontrol perubahan. Buat proses untuk merealisasikan permintaan perubahan. Buat formulir permintaan perubahan. Masukkan informasi tambahan ke dalam catatan perubahan. Pantau keputusan penting.
https://www.wikihow.com/Write-a-Change-Management-Plan https://www.wikihow.com/Write-a-Change-Management-Plan
Writing a Plan to Manage Organizational Change Tracking Changes to Any Project