Menggunakan Kata-Kata yang Tepat Menyiapkan Penulisan Laporan Tulislah Informasi yang Benar dalam Laporan
Seperti yang kita ketahui, Anda membuat laporan ini karena diminta mengevaluasi diri sendiri. Akan tetapi, banyak orang yang mencantumkan hal-hal negatif dan membahas orang lain.  Jangan menggunakan laporan performa untuk membela diri. Bersikaplah positif sebaik mungkin, misalnya dengan menyampaikan: “Saya selalu menentukan jadwal rapat setelah berunding dengan rekan kerja, kolega, dan klien sebab saya sangat menghargai waktu dan kesibukan mereka.” Menghargai waktu bisa memberikan kesan positif dan menunjukkan pola pikir yang bijaksana. Jangan membahas orang lain sebab laporan ini bukan untuk mengkritik pekerjaan atau kepribadian orang lain. Anda juga tidak perlu membandingkan diri sendiri dengan orang lain saat melaporkan pencapaian. Jelaskan apa yang sudah Anda lakukan tanpa menjatuhkan rekan kerja yang belum mencapai performa yang sama. Laporan yang hanya berisi hal-hal baik akan terkesan tidak realistis, tetapi Anda harus sangat berhati-hati saat mengakui kesalahan.  Sampaikan kritik kepada diri sendiri di bagian tersendiri untuk menunjukkan kesungguhan Anda dalam mengatasi masalah ini. Contohnya: “Saya sangat memprioritaskan pekerjaan dan ingin mencapai hasil terbaik sehingga saya dianggap kurang peduli kepada rekan kerja. Saya akan terus meningkatkan kemampuan berkomunikasi untuk mengatasi masalah ini.” Pernyataan tersebut mampu memberikan citra positif tentang penulisnya (seorang perfeksionis yang fokus bekerja adalah hal yang baik) dan menunjukkan kemampuan menyadari kelemahan diri sendiri. Sebutkan aspek yang perlu diperbaiki. Jangan mengisi seluruh laporan dengan rencana perbaikan. Berfokuslah menjelaskan pencapaian, tetapi Anda perlu mencantumkan beberapa aspek yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Bagaimanapun juga, jangan mengkritik diri sendiri secara berlebihan sebab Anda akan dianggap kurang percaya diri.  Tunjukkan pola pikir positif dengan menyampaikan rencana perbaikan. Bersikaplah positif dan berorientasi pada tindakan. Jelaskan rencana Anda dengan kata-kata yang membangun. Alih-alih hanya menceritakan kegagalan, katakan bahwa Anda ingin memperbaiki aspek tertentu dan apa saja tindakan yang akan Anda lakukan. Jika Anda ingin mendapatkan kesempatan mengikuti pelatihan atau diundang mengikuti rapat, laporan kinerja sangat tepat untuk menyampaikan hal tersebut. Jangan mengajukan usul tentang kompensasi melalui laporan ini.  Sampaikan juga pemikiran Anda untuk melakukan proyek inovatif yang bermanfaat bagi perusahaan.  Berusahalah mencari tahu untuk apa atasan meminta Anda membuat laporan, apakah untuk didiskusikan dengan orang lain, menentukan pembagian bonus, dan lain-lain. Banyak karyawan yang berusaha menulis informasi sebanyak mungkin sehingga laporan terkesan berantakan. Jangan biarkan laporan Anda terlihat seperti catatan yang acak-acakan.  Contohnya, hindari pemakaian frasa “revisi konten” sebab terlalu singkat. Sebaiknya gunakan kalimat lengkap untuk menjelaskan topik yang Anda bahas atau sampaikan informasi poin per poin. Selain atasan langsung, laporan Anda mungkin akan dibaca oleh orang lain, misalnya oleh manajer yang lebih tinggi. Oleh sebab itu, Anda harus memberikan informasi yang jelas dan mendetail, alih-alih menganggap semua orang sudah tahu apa yang ingin Anda sampaikan atau lakukan. Walaupun ada hal-hal yang perlu diperbaiki, Anda mampu mewujudkannya di kemudian hari. Berfokuslah pada masa depan, bukan pada kegagalan di masa lalu.  Jangan memberikan kesan negatif, suka mengeluh, pemarah, atau sombong. Tunjukkan sikap yang positif, mampu bekerja sama dalam tim, dan jelaskan pencapaian Anda dengan kerendahan hati. Jika ada hal-hal yang tidak Anda sukai dalam perusahaan, jangan ditulis dalam laporan. Manfaatkan kesempatan ini untuk membuktikan mengapa Anda dibutuhkan oleh perusahaan. Berusahalah memberikan informasi spesifik dalam laporan Anda, bukan hanya memberikan pernyataan yang umum.  Contohnya: alih-alih mengatakan, “Saya adalah karyawan yang bisa diandalkan. Saya tiba di kantor dan datang di ruang rapat tepat waktu.” lebih baik Anda berikan data kehadiran yang akurat dan bukti spesifik bahwa Anda layak dihargai. Berikan bukti (termasuk angka) untuk mendukung pernyataan umum agar laporan Anda lebih bermanfaat dan kredibel. Format laporan kinerja sangat beragam sesuai kebutuhan. Beberapa perusahaan meminta laporan dikirim menggunakan surel. Perusahaan yang lain menentukan kebijakan agar laporan disusun berdasarkan kriteria tertentu untuk didiskusikan lebih lanjut.  Jika perusahaan memberikan format standar, buatlah laporan sesuai format tersebut. Ikuti panduan sebaik mungkin agar Anda memberikan laporan yang lengkap sehingga tidak terkesan ceroboh. Adakalanya, perusahaan meminta karyawan mengisi formulir atau menyiapkan laporan tertulis berbentuk esai.  Berusahalah mencari tahu apa saja yang harus Anda laporkan sebelum tenggat pengiriman laporan. Dengan demikian, Anda bisa melaporkan semua pencapaian selama satu tahun sesuai kriteria yang ditentukan. Pastikan performa Anda memenuhi kriteria yang ditentukan. Agar bisa menunjukkan kinerja terbaik, berusahalah menyiapkan laporan dengan tata bahasa yang baik dan benar tanpa kesalahan ketik. Sebaiknya Anda siapkan beberapa draf lalu pilihlah yang terbaik.  Tanggapi permintaan perusahaan dengan sungguh-sungguh sebab hasil evaluasi kerja akan menjadi bagian penting dari riwayat kerja masing-masing karyawan. Jika ada catatan tertentu dalam riwayat kerja dan Anda harus bersaing dengan karyawan yang lain, laporan performa akan sangat menentukan. Buatlah laporan kinerja yang singkat dengan gaya bahasa profesional. Untuk membuat laporan yang singkat, sampaikan secara ringkas semua pencapaian terbaik selama satu tahun agar laporan Anda tidak lebih dari dua halaman, alih-alih menjelaskan setiap hal secara mendetail. Utamakan performa yang Anda anggap paling penting dan berikan bukti pendukung. Akan tetapi, pilihlah informasi yang benar-benar bermanfaat sebab tidak ada yang mau membaca laporan 30 halaman. Untuk mempermudah penulisan laporan, kumpulkan dahulu semua dokumen penting. Sebaiknya Anda sudah mulai mengumpulkan dokumen sejak awal tahun.  Lampirkan beberapa dokumen yang menunjukkan keberhasilan kerja, asalkan sesuai dengan format yang ditentukan oleh perusahaan. Pilihlah sampel dokumen yang tepat agar Anda bisa menunjukkan kinerja terbaik. Siapkan juga target yang ditentukan saat Anda mengikuti evaluasi terdahulu. Kumpulkan catatan saran dan umpan balik dari atasan saat Anda mengikuti evaluasi progres tengah tahun (jika perusahaan melakukan evaluasi). Masukan yang Anda peroleh sepanjang tahun bisa digunakan saat membuat laporan agar informasi yang Anda sajikan lebih spesifik dan lebih bermanfaat. Sebelum mulai menulis laporan, Anda harus bisa menjawab pertanyaan: “Apa yang perusahaan harapkan dari Anda?” Bertanyalah kepada atasan jika Anda belum tahu jawabannya. Berusahalah memahami keterkaitan antara evaluasi kinerja dengan target yang harus Anda capai agar tujuan perusahaan bisa terwujud.  Buatlah laporan kinerja berdasarkan deskripsi tugas agar Anda bisa menulis secara sistematis. Akan tetapi, pastikan dahulu apakah ada deskripsi tugas yang berubah dan semua target kerja sudah tercantum dalam deskripsi tugas. Uraikan setiap tugas berdasarkan tindakan yang harus Anda lakukan lalu jelaskan bahwa Anda sudah berhasil mencapai target yang diminta oleh perusahaan. Untuk itu, Anda berhak mendapatkan penjelasan apa yang perusahaan harapkan dari Anda. Jika tidak, evaluasi kinerja cenderung bersifat subjektif dan memicu kritik yang tidak berdasar. Jangan membuat laporan kinerja yang biasa-biasa saja. Manfaatkan kesempatan ini untuk melaporkan semua tugas yang sudah Anda selesaikan dengan hasil terbaik. Ceritakan semuanya dan berbanggalah atas prestasi Anda!  Laporkan dahulu pencapaian terbaik yang berdampak paling besar terhadap performa perusahaan, terutama hal-hal penting yang mendukung tercapainya tujuan perusahaan dan sudah dibahas saat evaluasi kinerja yang lalu. Jangan menjelaskan semua pekerjaan yang Anda lakukan dalam satu tahun. Walau demikian, berusahalah menyampaikan informasi dengan gaya bahasa yang sopan dan profesional. Gunakan kata-kata yang positif dan jangan menghina atau merendahkan rekan kerja. Berfokuslah pada kinerja Anda sendiri. Jangan lupa melaporkan pencapaian di awal periode yang akan dievaluasi. Para karyawan biasanya lebih terfokus pada hal-hal yang mereka lakukan di akhir periode. Siapa pun bisa membuat laporan berisi kata-kata klise dan hal-hal biasa, tetapi laporan akan lebih berkualitas jika didukung oleh bukti yang nyata.  Sajikan fakta, angka, tanggal, dan data pendukung lain secara spesifik. Contohnya: jika Anda bekerja sebagai pengelola akun media sosial perusahaan, berikan laporan berupa data kuantitatif (jumlah akun yang mengeklik “Suka”, memberikan komentar, dan lain-lain). Carilah data lain yang mampu meningkatkan kredibilitas Anda. Bandingkan pencapaian Anda dengan target dan tujuan perusahaan untuk menunjukkan bahwa Anda adalah karyawan yang layak dihargai. Anda harus menyusun laporan yang sangat spesifik sebagai dasar untuk menentukan target kerja tahun depan. Sampaikan juga rencana pengembangan diri, yaitu hal-hal yang ingin Anda capai.  Jelaskan cara mencapai target tersebut. Cantumkan target yang harus Anda capai berdasarkan hasil evaluasi kinerja yang dilakukan di awal periode dan seberapa baik pencapaian Anda. Tulis juga dalam laporan jika Anda diminta melakukan tugas di luar deskripsi kerja atau Anda berinisiatif untuk bekerja lebih. Pada umumnya, perusahaan sudah menentukan kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh setiap karyawan agar bisa bekerja dengan baik. Informasikan dan jelaskan hal tersebut secara mendetail.  Tunjukkan bahwa kompetensi Anda lebih tinggi daripada standar yang ditentukan oleh perusahaan. Gunakan kata “kompetensi” sesuai istilah standar perusahaan untuk membuktikan adanya korelasi konkret antara pencapaian Anda dengan target perusahaan. Jelaskan kinerja Anda dengan istilah yang sama. Sebelum menjalani evaluasi kinerja, mungkin Anda diminta menilai diri sendiri. Agar bisa menentukan nilai yang tepat, Anda harus memahami apa arti nilai tersebut.  Nilai A biasanya diberikan kepada karyawan yang menunjukkan kepemimpinan dan mampu membawa perubahan dalam perusahaan. Nilai B biasanya diberikan kepada karyawan yang mencapai performa di atas target dan perilakunya layak diteladani. Nilai C biasanya diberikan kepada karyawan yang mencapai target dan berperilaku baik. Nilai D menunjukkan performa di bawah target dan dianggap kurang memuaskan. Nilai E mencerminkan kinerja yang buruk karena karyawan tidak bekerja dengan baik. Carilah informasi lengkap untuk memastikan definisi setiap nilai dan cara menentukan nilai sesuai peraturan perusahaan. Adakalanya, perusahaan meminta karyawan membuat laporan kinerja dengan urutan tertentu. Jika tidak ditentukan, buatlah laporan sesuai urutan berikut:  Mulailah dengan kalimat pembuka yang positif dan meyakinkan. Kalimat ini adalah bagian terpenting dari laporan kinerja tahunan.  Setelah itu, tulislah pencapaian Anda disertai data pendukung yang mendetail. Untuk setiap pencapaian, ajukan pertanyaan “apa sebabnya?” Dengan demikian, Anda bisa membuktikan bahwa kontribusi yang Anda berikan memang relevan dan layak dihargai. Jangan pernah membuat laporan kinerja dengan kata-kata negatif. Jika ada target yang tidak tercapai atau aspek tertentu yang perlu Anda kembangkan, jangan ditulis di akhir laporan supaya bagian awal dan akhir laporan berisi hal-hal positif. Bagian akhir laporan merupakan bagian yang penting sebab paling mudah diingat. Jadi, cantumkan hal-hal yang perlu Anda perbaiki di tengah laporan.
Berfokuslah membuat laporan yang menjelaskan performa kerja Anda sendiri. Tulislah kritik membangun atas kelemahan Anda. Usulkan peluang pengembangan karier. Gunakan kalimat yang lengkap. Jadilah pribadi yang positif dan jujur. Buktikan, jangan hanya berbicara. Pastikan dahulu format laporan yang digunakan oleh perusahaan. Jangan tergesa-gesa saat membuat laporan. Biasakan melakukan penataan yang baik saat bekerja. Ketahui apa yang perusahaan harapkan dari Anda. Informasikan pencapaian terbaik. Ungkapkan manfaat nyata dari hasil kerja Anda. Cantumkan dan diskusikan target kerja. Bahaslah kompetensi dasar yang Anda miliki. Berikan nilai dengan bijaksana. Susunlah laporan sebaik mungkin.
https://www.wikihow.com/Write-Your-Own-Performance-Review https://www.wikihow.com/Write-Your-Own-Performance-Review https://www.wikihow.com/Write-Your-Own-Performance-Review
Using the Right Tone in the Review Preparing For the Review Putting the Right Content in the Review