Melakukan Persiapan Awal Menyampaikan Materi Seminar Menunjukkan Keterampilan dan Kepercayaan Diri
Sebagai persiapan awal, diskusikan dengan penyelenggara berbagai hal yang berkaitan dengan pelaksanaan seminar dan topik yang ingin dibahas. Berusahalah mencari tahu apa ekspektasi penyelenggara sebab seminar bisa dibawakan dengan berbagai cara, misalnya: Anda diminta membahas makalah yang dibagikan sebelum seminar dimulai atau melakukan presentasi tanpa banyak berinteraksi dengan audiens. Tanyakan kepada penyelenggara: “Apakah seminar akan dilaksanakan seperti kuliah yang berfokus menjelaskan hasil riset atau lebih banyak berinteraksi dengan audiens?” Siapkan materi seminar sesuai minat dan kebutuhan audiens dengan mencari tahu siapa yang akan mengikuti seminar. Jika Anda belum mengenal audiens, mintalah penyelenggara memberikan informasi tentang latar belakang pendidikan dan pengalaman mereka. Jika Anda sudah pernah bekerja sama audiens, manfaatkan hal-hal yang Anda ketahui untuk menyiapkan materi dan menyesuaikan gaya presentasi agar bermanfaat bagi mereka, terutama untuk mempersiapkan diri.  Contohnya: saat membawakan seminar sains di depan para spesialis, Anda tidak perlu menggunakan jargon sebab bisa langsung membahas materi lebih mendalam dan mendetail.  Tergantung siapa peserta yang hadir, Anda boleh membahas topik yang kontroversial atau meminta audiens memberikan opini. Datanglah lebih awal ke tempat seminar agar Anda masih sempat mengobrol dengan beberapa peserta dan mengamati situasi di dalam ruangan sebelum seminar dimulai. Tanyakan kepada salah satu peserta, “Mengapa Anda ingin mengikuti seminar ini?” Pastikan Anda mampu mengoperasikan perangkat yang ada di dalam ruangan, misalnya: menguasai program PowerPoint dengan baik dan mengetahui cara mengatur salindia agar berganti secara otomatis tanpa harus mengeklik tombol kibor atau tetikus. Kalau ingin menggunakan mikrofon, pelajari dahulu cara menggunakannya dan mengatur volume suara. Contohnya: supaya Anda bisa menayangkan salindia saat presentasi, pastikan tersedia proyektor yang berfungsi dengan baik di dalam ruangan. Sebelum menyusun materi presentasi, bayangkan seperti apa tayangan visual yang mudah dipahami oleh audiens. Jika ingin menayangkan salindia, siapkan salindia yang informatif dengan gambar yang jelas dan tulisan yang mudah dibaca. Gunakan fon berukuran besar dan bentuk yang jelas. Jangan memasukkan terlalu banyak grafik dan tulislah teks sesedikit mungkin.  Ingatlah bahwa audiens membutuhkan 1-2 menit untuk membaca setiap salindia sampai selesai. Jadi, jangan menyiapkan salindia terlalu banyak sehingga Anda tidak bisa menuntaskan presentasi. Alih-alih, sajikan gambar untuk mendukung informasi yang Anda sampaikan secara lisan kepada audiens.  Gunakan tayangan visual yang lain, misalnya: model, poster, selebaran, atau brosur. Alih-alih hanya terpaku pada salindia, salurkan kreativitas dengan memanfaatkan sarana tersebut dan sesuaikan dengan tata laksana seminar. Jika Anda ingin membawakan seminar yang berfokus pada diskusi makalah, usulkan kepada penyelenggara agar setiap peserta sudah menerima makalah beberapa hari sebelumnya. Dengan demikian, mereka bisa menyiapkan pertanyaan dan komentar. Selain itu, Anda bisa langsung membahas materi yang lebih rumit dengan asumsi audiens memiliki tingkat pemahaman tertentu. Jika makalah yang dibagikan masih dalam proses, cantumkan hal ini dalam draf makalah dan sampaikan lagi informasi tersebut di awal seminar. Dengan demikian, audiens tahu bahwa Anda siap menerima kritik membangun dan berbagai masukan. Setelah selesai menyusun kerangka materi dan salindia, berlatihlah sejak jauh-jauh hari. Mintalah teman-teman dan anggota keluarga berpura-pura menjadi peserta seminar sebagai simulasi. Buatlah video rekaman latihan presentasi lalu putar lagi agar Anda bisa menentukan hal-hal yang masih perlu diperbaiki. Berlatihlah sesering mungkin sampai Anda menguasai materi presentasi dengan baik dan benar-benar siap membawakan seminar. Setiap kali selesai berlatih, catatlah hal-hal yang sudah berjalan baik dan apa saja yang perlu diperbaiki. Sisihkan waktu agar Anda sudah berada di tempat seminar lebih awal untuk melihat penataan ruangan. Manfaatkan waktu untuk mengunggah materi presentasi dan membagikan fotokopi makalah atau brosur. Selain itu, sempatkan bertemu penyelenggara seminar untuk berkoordinasi. Jika Anda sudah tiba 15-30 menit sebelumnya, masih tersedia cukup waktu untuk melakukan hal-hal yang perlu dituntaskan sebelum Anda memulai seminar. Bukalah seminar dengan berdiri di atas podium atau di depan ruangan lalu perkenalkan diri. Jelaskan secara singkat pengalaman profesional yang Anda miliki dan mengapa Anda ingin membawakan seminar dengan topik yang akan dibahas. Cara ini bisa meningkatkan minat audiens untuk mendengarkan Anda berbicara dan menumbuhkan rasa saling percaya antara pembicara dan audiens. Jika orang lain yang memperkenalkan Anda, jelaskan secara sekilas apa sebabnya Anda merasa sangat senang membawakan seminar ini dan ucapkan terima kasih kepada penyelenggara yang sudah memberikan Anda kesempatan berbicara di depan audiens. Sampaikan materi secara berurutan berdasarkan pemikiran yang logis. Meskipun Anda sudah menghafal seluruh materi, tulislah informasi penting secara singkat di kertas atau kartu catatan untuk dibawa saat presentasi. Catatan ini bisa Anda gunakan untuk mengatur tempo bicara. Gunakan pedoman ini saat membawakan seminar: “Katakan kepada audiens apa yang ingin sampaikan, sampaikan penjelasan, katakan apa yang sudah Anda jelaskan.”  Contohnya: saat membawakan seminar dengan topik yang dibahas secara kronologis, misalnya: sejarah meletusnya perang dunia kedua, pastikan Anda sudah memberikan banyak informasi sebelum menyampaikan penjelasan berdasarkan urutan waktu. Membawakan seminar akan terasa lebih mudah jika Anda membaca salindia. Alih-alih, gunakan salindia untuk mendukung informasi penting yang sedang dijelaskan. Jika sering berlatih, cara menggunakan salindia bisa menunjukkan apakah Anda sudah membawakan seminar dengan baik. Contohnya: saat menayangkan foto Lincoln, gunakan salindia sebagai pendukung saat Anda menjelaskan latar belakang kehidupan profesional dan personal Lincoln. Informasi tersebut tidak perlu ditulis di samping foto. Setelah Anda menyatakan kesediaan membawakan seminar, cari tahu berapa lama Anda harus berbicara lalu siapkan materi sesuai waktu yang diberikan. Akhiri presentasi tepat waktu atau maksimal tertunda 5 menit, jangan lebih. Jika waktunya sudah habis, segera sampaikan kesimpulan dan katakan bahwa Anda akan menjelaskan lebih lanjut dalam sesi tanya jawab. Contohnya: katakan kepada audiens, “Saya harus mengakhiri presentasi karena waktu sudah habis, tetapi saya akan melanjutkan pembahasan topik ini dalam sesi tanya jawab.” Mulailah menjawab dengan mengulangi pertanyaan yang diajukan agar seluruh audiens mendengar isu yang ingin dibahas. Sebelum berbicara, pikirkan dahulu jawabannya sambil menyusun kalimat. Sebisa mungkin, berikan jawaban yang didukung oleh materi yang baru saja Anda jelaskan dan tambahkan informasi yang belum sempat Anda sampaikan karena keterbatasan waktu atau kondisi yang lain.  Selesai menjawab, ucapkan terima kasih kepada penanya atas pertanyaan yang diajukan. Jika ada peserta yang mendominasi sesi tanya jawab, katakan bahwa ia bisa berbicara lagi dengan Anda setelah seminar ditutup. Jika Anda tidak bisa menjawab pertanyaan, katakan: “Pertanyaan ini sangat baik, tetapi saya belum bisa menjawabnya.” Saat berbicara, arahkan pandangan ke sekeliling ruangan sambil melakukan kontak mata dengan seluruh audiens selama Anda melakukan presentasi. Apabila Anda tersadar hanya menatap ke arah tertentu, alihkan pandangan ke tempat lain. Jangan terfokus hanya pada audiens yang duduk di belakang atau di depan. Alih-alih, lihatlah semua peserta seminar agar Anda bisa menangkap respons mereka terhadap apa yang Anda katakan. Manfaatkan video latihan untuk mencari tahu apakah suara Anda bergetar atau kurang keras. Berbicaralah dengan suara yang lantang agar tidak perlu menggunakan mikfrofon. Selain itu, bawakan presentasi dengan tenang dan ucapkan setiap kata dengan jelas supaya semua orang bisa memahami ucapan Anda. Tulislah: “Bicara yang jelas” di tepi catatan kerangka materi untuk mengingatkan Anda agar tetap menjaga kualitas suara selama membawakan presentasi. Jika Anda menyampaikan informasi yang keliru, audiens belum tentu mengetahuinya. Untuk menghilangkan rasa khawatir, segera akui bahwa Anda salah memberikan informasi sebelum melanjutkan presentasi untuk memulihkan kepercayaan audiens kepada Anda. Contohnya: katakan kepada audiens: “Maaf, data di kolom 3 belum saya perbarui sesuai posisi hari ini. Angka yang lebih akurat adalah….” Kendalikan jari tangan dan lengan agar Anda tidak terkesan gelisah karena terus memainkan bolpoin atau benda lain. Perhatikan cara melangkahkan kaki dan berjalanlah sesekali, tetapi jangan membuat gerakan yang membuat audiens terganggu. Saat melatih bahasa tubuh, pikirkan apakah gerakan Anda akan mengalihkan perhatian audiens dari materi presentasi. Jika ya, berusahalah mengurangi atau jangan lakukan gerakan tersebut.
Cari tahu tata laksana seminar. Pertimbangkan siapa audiens yang akan mengikuti seminar. Cari tahu peralatan presentasi yang tersedia dan perangkat yang harus Anda siapkan. Siapkan salindia dan tayangan visual yang menyita perhatian audiens. Bagikan materi presentasi sebelum seminar berlangsung apabila dibutuhkan. Berlatihlah membawakan seminar sesuai kerangka materi. Datanglah ke tempat seminar lebih awal. Perkenalkan diri kepada audiens. Lakukan presentasi sesuai materi yang sudah disiapkan. Sampaikan materi tanpa melihat sarana visual. Bawakan seminar sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Jawablah pertanyaan sebaik mungkin. Lakukan kontak mata yang baik. Berbicaralah dengan jelas dan berkarisma. Tenangkan diri jika terjadi kesalahan. Gunakan bahasa tubuh yang baik.
https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar https://www.wikihow.com/Give-a-Seminar
Making Your Initial Preparations Managing Your Content Projecting Confidence and Expertise