Mencari Posisi Mengirim Surat Membuat Draf Surat
Informasi ini umumnya bisa ditemukan di situs web perusahaan bersama dengan pembukaan lowongan pekerjaan atau di dalam daftar khusus untuk posisi sukarelawan.  Lihatlah beberapa posisi untuk menemukan mana yang paling cocok untuk Anda. Cari informasi tentang persyaratan untuk menempati posisi tersebut. Informasi ini sangat penting untuk diketahui karena walaupun bukanlah pekerjaan berbayar, mungkin posisi tersebut membutuhkan keahlian, pengalaman, atau latar belakang pendidikan tertentu. Setelah menemukan posisi yang Anda minati, Anda harus mengenal perusahaan atau organisasi tersebut. Walaupun tertarik dan memiliki kualifikasi yang tepat, Anda mungkin menemukan nilai-nilai organisasi berbeda dengan nilai-nilai yang Anda miliki. Sebelum melamar, coba pastikan Anda akan merasa bahagia dan cocok bekerja di organisasi tersebut.  Baca pernyataan misi dan nilai perusahaan. Informasi ini tersedia di situs web perusahaan dan dapat mengurangi risiko Anda merasa tidak cocok dengan perusahaan saat pekerjaan telah berlangsung. Jika lowongan sukarelawan yang Anda minati diumumkan melalui media daring atau cetak, pengumuman tersebut seharusnya mencantumkan informasi kontak. Carilah informasi tentang siapa orang yang bertanggung jawab untuk merekrut personel baru dan informasi kontak orang tersebut.   Jika tidak ada narahubung yang tertulis di dalam pengumuman, coba cari situs web organisasi untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas rekrutmen personel.  Anda mungkin harus menghubungi departemen sumber daya manusia untuk mendapatkan informasi ini. Jika keputusan rekrutmen dibuat oleh manajemen level atas, tujukan surat Anda ke orang tersebut. Cermati kesalahan ketik, eja, struktur kalimat, dan tanda baca. Kesalahan-kesalahan seperti ini membuat surat Anda terlihat ceroboh dan tidak profesional. Walaupun Anda telah mendiskusikan keahlian, pengalaman, dan kualifikasi Anda di dalam surat, sertakan resume bersama surat Anda. Resume akan memberikan informasi detail tentang pengalaman kerja dan latar belakang pendidikan Anda, seperti durasi Anda bekerja di perusaan tertentu atau lamanya Anda menjadi sukarelawan. Menyertakan resume menunjukkan profesionalisme Anda. Buatlah organisasi melihat keseriusan Anda dan tunjukkan bahwa Anda bersedia bekerja untuk mendapatkan kesempatan bergabung dengan organisasi. Tidak setiap kesempatan kerja mensyaratkan surat rekomendasi, tetapi beberapa meminta surat ini. Walaupun tidak diminta, menyertakan surat rekomendasi dapat menjadi cara lain mendemonstrasikan komitmen Anda untuk bersikap profesional.  Surat rekomendasi harus ditulis oleh seseorang yang mengenal Anda secara profesional atau personal dan telah membuktikan karakter dan kemampuan Anda.  Sebagai pengganti surat rekomendasi, Anda dapat menuliskan daftar referensi profesional dan informasi kontak mereka. Daftar ini akan membantu organisasi menghubungi orang-orang yang dapat memberikan kesaksian tentang kemampuan Anda, jika diperlukan, dan hal ini menunjukkan bahwa Anda mampu mempertahankan hubungan kerja positif dengan tempat kerja Anda sebelumnya dan/atau rekan kerja. Organisasi seharusnya menginformasikan apakah surat harus diserahkan secara online atau dalam bentuk cetak (dikirim melalui pos atau diberikan secara pribadi). Ikuti permintaan organisasi. Jika mengirimkan surat melalui pos, tempelkan cukup prangko dan tuliskan nama dan alamat narahubung dengan benar. Tunggulah beberapa hari (bahkan mungkin satu minggu) sebelum menindaklanjuti lamaran Anda dan jangan terlalu ambisius atau menuntut. Kirimkan surat elektronik yang ramah atau telepon narahubung saat jam kerja. Beri tahukan bahwa Anda telah mengirim surat lamaran dan Anda ingin mengekspresikan keinginan Anda secara formal untuk menjadi bagian dari organisasi. Tetaplah bersikap profesional dan sopan. Ini adalah cara yang sopan dan profesional untuk memberi tahu organisasi bahwa Anda menghargai waktu yang telah mereka berikan.  Ucapan terima kasih ini dapat berupa surat cetak atau surat elektronik dan Anda sebaiknya mengirim ucapan ke setiap pewawancara yang Anda temui.  Sapa pewawancara dengan nama mereka.  Ucapkan terima kasih atas kesempatan untuk bertemu dan berdiskusi tentang posisi yang Anda lamar.  Coba sebutkan hal spesifik yang dibicarakan oleh pewawancara saat bertemu dengan Anda. Memberi tahu pewawancara bahwa Anda tertarik pada apa yang mereka katakan menunjukkan  bahwa Anda memperhatikan mereka dan menganggap serius kesempatan ini.   Tutup dengan sopan dan jangan berasumsi bahwa Anda telah mendapatkan posisi tersebut. Katakan, “Saya berharap dapat mendiskusikan lebih lanjut kesempatan kerja ini,” atau Anda dapat memberikan ucapan “semoga beruntung” kepada pewawancara. Beberapa organisasi mendapat sangat banyak lamaran sukarelawan dan mungkin meminta Anda untuk tidak menindaklanjuti lamaran atau wawancara Anda. Lakukan apa yang diminta oleh organisasi. Anda harus menulis surat tersebut dengan cara yang sama seperti Anda menulis surat lamaran untuk posisi berbayar. Tulislah dengan profesional dan konsisten karena surat yang ditulis dengan buruk akan membuat Anda kehilangan kesempatan untuk mendapatkan posisi yang Anda inginkan.  Gunakan ukuran dan jenis huruf yang seragam dan tepat untuk surat bisnis. Gunakan ukuran huruf antara 10 dan 12 poin dan pilih jenis huruf yang mudah dibaca, seperti Arial, Century Gothic, Futura, Lucida Sans, News Gothic, Technical, Times New Roman, dan Rockwell.  Jangan gunakan warna yang unik atau tidak lazim. Tulis surat Anda menggunakan warna hitam. Anda sebaiknya menggunakan format surat yang benar agar terlihat profesional.   Tuliskan informasi kontak Anda di pojok kiri atas surat. Tuliskan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat surat elektronik.  Beri jeda dua atau tiga baris kemudian tulis informasi kontak narahubung. Mulailah dengan nama lengkap (atau sapaan yang tepat apabila Anda tidak mengetahui nama pertama orang tersebut-contohnya, Nn. Stone), nama departemen tempat orang tersebut bekerja, nama organisasi tujuan Anda, dan alamat organisasi.  Anda dapat menuliskan tanggal untuk memberikan informasi kepada pembaca kapan Anda mendaftar. Tanggal dapat ditulis di antara informasi kontak Anda dan informasi kontak narahubung. Hal pertama yang sebaiknya Anda lakukan (setelah menuliskan informasi kontak Anda dan informasi kontak narahubung) adalah menuliskan sapaan yang tepat untuk penerima surat. Jika pembaca adalah seorang dokter atau memiliki gelar doktor, sapalah menggunakan panggilan “dokter” atau “Doktor.” Jika tidak, gunakan Bapak atau Ibu. Jika Anda tidak yakin jenis kelamin pembaca, gunakan nama lengkapnya saja. Jika tidak ada narahubung yang tercantum di dalam pengumuman dan Anda tidak dapat menemukan informasi tentang calon pembaca, Anda dapat menggunakan baris subjek, bukan sapaan formal. Bagian ini adalah tempat Anda menjual diri Anda kepada organisasi. Anda sebaiknya memperkenalkan diri dan menyatakan tujuan Anda sejak awal.   Tulis pernyataan ketertarikan pada posisi tertentu. Sebutkan di mana Anda melihat pengumuman tentang kesempatan menjadi sukarelawan tersebut. Tulis dua atau tiga kalimat yang memberikan garis besar pengalaman dan keahlian Anda di bidang yang berkaitan dengan posisi tersebut. Jika Anda memiliki latar belakang pendidikan formal atau telah mengambil kelas yang berkaitan dengan posisi yang akan Anda lamar, tuliskan di bagian ini. Gunakan pernyataan misi dan nilai perusahaan dan jelaskan mengapa misi atau nilai-nilai tersebut penting untuk Anda. Anda juga sebaiknya menghubungkan pendidikan, pengalaman, dan/ atau ketertarikan Anda dengan nilai-nilai organisasi dan pernyataan misi. Beri tahu orang yang bertanggung jawab terhadap proses rekrutmen bahwa Anda bersedia bekerja untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Setelah Anda memperkenalkan diri Anda dan menyatakan keinginan Anda untuk memberikan waktu dan tenaga, berikan informasi lebih tentang Anda.  Jelaskan pengalaman kerja Anda, baik berbayar atau sukarela, dan sampaikan bagaimana pengalaman tersebut relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jika pekerjaan Anda sebelumnya tidak berkaitan, gunakan pengalaman kerja Anda sebagai cara untuk menyoroti kelebihan spesifik yang Anda miliki sebagai seorang karyawan. Anda dapat berkonsentrasi pada etika kerja, dedikasi Anda terhadap pekerjaan, dan keahlian Anda yang dapat digunakan untuk posisi sukarelawan tersebut. Sebutkan semua keahlian yang dapat berguna atau relevan dengan posisi yang Anda lamar dan jelaskan kenapa keahlian tersebut bermanfaat. Jika Anda memiliki prestasi yang Anda banggakan (atau memiliki keahlian yang relevan), jelaskan dengan detail bagaimana prestasi tersebut membuat Anda menjadi kandidat yang ideal. Masukkan isu atau masalah yang berhasil Anda identifikasi dan pecahkan di tempat kerja atau tempat magang Anda sebelumnya.   Diskusikan keberhasilan Anda mengubah kebijakan atau prosedur di tempat kerja atau tempat magang sebelumnya.  Sebutkan situasi yang menggambarkan kemampuan Anda mengambil inisiatif dan kejadian-kejadian yang menunjukkan tanggung jawab atau kemampuan memimpin. Dua paragraf pertama seharusnya telah berhasil memperkenalkan diri Anda sebagai kandidat sukarelawan, mendiskusikan kenapa Anda tertarik pada posisi tersebut, dan menggambarkan kecocokan Anda sebagai kandidat sukarelawan. Di dalam paragraf penutup, Anda dapat mengakhiri surat dengan menyatakan besarnya komitmen yang Anda tawarkan.   Beri tahu seberapa banyak waktu yang dapat Anda berikan dalam seminggu. Jika Anda memiliki hari atau waktu spesifik, beri tahu organisasi kapan Anda dapat bekerja jika Anda diterima oleh organisasi tersebut. Jangan berasumsi bahwa Anda sudah mendapatkan posisi tersebut. Menulis tentang diri Anda dan waktu yang Anda miliki seolah-olah Anda telah ditunjuk untuk posisi tersebut bisa memberikan kesan buruk di mata organisasi. Mintalah kesempatan bertemu muka untuk mendiskusikan posisi tersebut dan beri tahu kapan Anda memiliki waktu untuk wawancara. Bersikaplah fleksibel saat mengatur temu muka/ wawancara. Jadi, buat jadwal Anda terbuka dan Anda sebaiknya bersedia untuk bertemu dalam waktu singkat. Anda sebaiknya berterima kasih secara formal kepada organisasi untuk waktu dan pertimbangan yang mereka berikan. Gunakan bahasa yang formal dan pantas untuk sebuah surat bisnis, termasuk frasa penutup, seperti “hormat saya.” Berikan tanda tangan tertulis dan cetak. Jika Anda mengirim surat sebagai lampiran surat elektronik, Anda mungkin harus mencetak surat tersebut, menandatanganinya dengan pena (gunakan tinta hitam agar seragam dengan huruf Anda), memindai surat yang telah ditandangani, dan mengubahnya menjadi PDF.
Cari posisi sukarelawan. Teliti perusahaan. Temukan siapa yang harus Anda hubungi. Baca kembali surat Anda. Sertakan sebuah resume. Siapkan dua surat rekomendasi. Serahkan surat Anda. Lakukan tindak lanjut via telepon atau surat elektronik. Tulis ucapan terima kasih setelah wawancara. Buatlah surat profesional. Atur surat Anda sesuai dengan format yang benar. Mulailah surat Anda. Tulis paragraf pertama. Tulis paragraf kedua. Tulis paragraf ketiga. Tulis penutup yang profesional. Tanda tangani surat.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-to-Volunteer https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-to-Volunteer https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-to-Volunteer
Finding a Position Sending Out Your Letter Drafting a Letter