Mengatur Jadwal Pengganti Membatalkan Janji dengan Santun
Selain mengurangi kerepotan karena harus mengontaknya sekali lagi untuk membuat janji, langkah ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar ingin bertemu dengannya. Saat menelepon atau mengirim surel, akhiri dengan menyampaikan bahwa Anda ingin membuat janji temu sekali lagi apabila ia tidak keberatan. Anda boleh mengusulkan jadwal pertemuan, tetapi berusahalah menyesuaikan jadwal Anda dengan jadwal yang ia berikan. Tawarkan beberapa opsi jadwal pengganti lalu mintalah tanggapannya. Sebagai contoh, katakan kepadanya, "Jadwal saya belum terisi hari Senin dari pagi sampai sore, hari Kamis antara jam 1 sampai jam 5, dan hari Jumat setelah jam 2, tetapi seandainya Bapak/Ibu tidak bisa, saya akan menyesuaikan jadwal." Sebagai kompensasi atas pembatalan janji, sebaiknya Anda merencanakan pertemuan di lokasi yang mudah ia jangkau, misalnya di kantornya atau tempat tertentu yang ia lewati dalam perjalanan pulang. Sebagai alternatif, usulkan pertemuan menggunakan Skype atau Google Hangouts jika ia sangat sibuk atau sedang keluar kota. Setelah membatalkan janji pertama, jangan sampai janji kedua dibatalkan lagi. Selain lebih mengesalkan dan tidak nyaman, hal ini bisa merusak reputasi Anda. Sebelum menyepakati jadwal pengganti, periksa jadwal Anda dengan teliti dan pastikan Anda bisa memenuhi janji temu sesuai jadwal yang baru. Contohnya, Anda belum ada janji selama bulan Desember, tetapi biasanya, Anda banyak kegiatan menjelang tahun baru. Jadi, jangan mengisi waktu tersebut dengan jadwal pengganti. Jika sudah ada jadwal pengganti, catatlah dalam agenda. Selain itu, tulislah jadwal di secarik kertas lalu letakkan di tempat yang mudah terlihat sebagai pengingat. Bukalah percakapan dengan mengucapkan terima kasih kepadanya (atau mereka) karena bersedia memaklumi pembatalan jadwal pertemuan. Anda tidak perlu meminta maaf sekali lagi. Alih-alih, tunjukkan bahwa Anda menghargai waktu yang ia/mereka berikan dengan mengapresiasi kesempatan mengubah jadwal pertemuan. Anda membuat orang lain terganggu jika menunda membatalkan janji temu sampai menit-menit terakhir. Memberi kabar jauh-jauh hari menunjukkan bahwa Anda respek kepadanya dan menghargai waktu yang sudah ia siapkan untuk Anda. Anda harus menelepon untuk memberi kabar secara langsung apabila Anda membatalkan janji pada hari yang sama. Membatalkan janji secara mendadak sehingga orang lain merasa terusik terkesan tidak santun jika Anda memberi kabar melalui surel, pesan singkat, atau orang lain. Meskipun Anda memberi kabar jauh-jauh hari, pastikan ia tahu bahwa Anda menyesal karena terpaksa membatalkan janji. Mungkin ia merasa kecewa karena Anda membatalkan janji, padahal ia sudah membatalkan rencana lain agar bisa bertemu dengan Anda.  Sampaikan permintaan maaf singkat yang lugas, misalnya, "Maaf, aku tidak bisa datang besok." Jangan menggunakan kata yang ambigu atau mengatakan bahwa Anda "mungkin" tidak bisa memenuhi janji. Beri kabar dengan jujur dan lugas. Jika alasannya logis, misalnya karena kendaraan mogok atau Anda sakit, beri tahu apa adanya. Kalau alasannya sulit diterima, misalnya karena Anda lupa pernah membuat janji atau tidak sengaja membuat jadwal ganda, berikan alasan yang umum, misalnya, "Maaf, aku ada keperluan mendadak."  Anda tidak perlu memberikan alasan secara mendetail meskipun Anda berbicara jujur. Menjelaskan panjang lebar membuat Anda terkesan ingin menutupi sesuatu.  Jangan mengatakan, "Aku ada urusan yang lebih penting" atau alasan lain yang senada. Jangan berbohong sebab hubungan akan bermasalah seandainya terungkap bahwa Anda tidak jujur. Sampaikan dengan jelas bahwa Anda menghargai kesediaannya memberikan waktu untuk Anda dan Anda benar-benar menyesal karena harus membatalkan janji sebab Anda memahami bahwa ia sibuk dan sudah menyediakan waktu untuk bertemu Anda. Hal ini sangat krusial jika Anda membuat janji temu dengan orang yang Anda butuhkan bantuannya, misalnya dosen atau klien.
Mintalah kesediaannya untuk mengubah jadwal pertemuan saat Anda memberi kabar. Periksalah jadwal Anda lalu catatlah ketersediaan waktu untuk bertemu dengannya. Usulkan agar pertemuan diadakan di lokasi yang dekat dengan rumahnya atau di kantornya. Tentukan jadwal pengganti yang bisa Anda penuhi. Catatlah jadwal pertemuan baru yang sudah disepakati. Ucapkan terima kasih atas pengertian dan kesabarannya sewaktu Anda bertemu dengannya/mereka. Hubungi orang yang urung ditemui sesegera mungkin. Beri kabar secara personal melalui telepon jika Anda membatalkan janji temu yang jadwalnya sangat dekat. Sampaikan permintaan maaf yang tulus. Berikan penjelasan singkat apa sebabnya Anda membatalkan janji. Pastikan ia tahu bahwa Anda menghargai waktunya.
https://www.wikihow.com/Cancel-an-Appointment https://www.wikihow.com/Cancel-an-Appointment
Rescheduling for Another Time Canceling Your Appointment Politely