Menyusun Rencana Mengelola Waktu Menentukan Tujuan Mempertahankan Motivasi
Rencana akan kurang efektif jika Anda belum tahu apa yang perlu dilakukan. Tentukan secara spesifik apa yang ingin Anda capai sejak awal, sebaiknya sebelum penyusunan rencana dimulai. Sebagai contoh, Anda ingin menulis esai yang sangat panjang sekitar 40.000 kata sebagai tesis S2 yang terdiri dari pendahuluan, tinjauan pustaka (untuk mendiskusikan secara kritis riset lain yang mengulas riset Anda dan menjelaskan metodologi riset yang Anda gunakan), beberapa bab yang menjelaskan bahwa gagasan Anda sudah berhasil diterapkan melalui bukti konkret, dan kesimpulan. Berikan Anda waktu 1 tahun untuk menyelesaikannya. Tentukan tujuan akhir Anda, kemudian buat daftar berisi apa saja yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Anda bahkan mungkin perlu mempertimbangkan beberapa cara berbeda untuk mencapai tujuan itu. Setelah mengetahui apa yang harus Anda capai, bagi tujuan tersebut menjadi beberapa langkah yang dapat langsung dilakukan untuk menyusun rencana yang lebih realistis.   Ingatlah bahwa rencana yang Anda susun mungkin masih bisa berubah untuk mencapai tujuan. Jadi, cobalah menyesuaikan diri. Agar rencana Anda efektif, pastikan untuk menerapkan standar berikut ini dalam tujuan Anda:  Spesifik - menentukan tujuan dengan jelas. Terukur - membagi tujuan ke dalam beberapa capaian yang terukur. Dapat dicapai - Anda mampu menyelesaikan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Relevan - menetapkan tujuan yang masuk akal bagi kehidupan Anda. Tepat waktu - Anda memiliki waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan meraih kemajuan sesuai jadwal. Menentukan tujuan yang spesifik baru sebuah permulaan sebab Anda masih harus menentukan setiap aspek secara spesifik dan realistis dari proyek yang menjadi rencana Anda, yaitu dengan menentukan jadwal, target, dan hasil akhir yang spesifik dan bisa tercapai.  Menyusun rencana kerja jangka panjang yang spesifik dan realistis akan mencegah stres sebab proyek yang didukung oleh rencana yang kurang matang akan melewati tenggat dan membutuhkan usaha ekstra yang melelahkan. Contohnya: agar tesis Anda selesai tepat waktu, Anda harus menulis lebih kurang 5.000 kata per bulan. Dengan demikian, masih ada waktu beberapa bulan di akhir jadwal untuk menyempurnakan gagasan Anda. Bersikap realistis bukan berarti menuntut diri sendiri menulis lebih dari 5.000 kata setiap bulan. Jika Anda mengajar sebagai asisten dosen selama tiga bulan dalam tenggat yang sudah ditentukan, ingatlah bahwa Anda tidak akan sanggup menulis 15.000 kata selama tiga bulan mengajar sehingga penulisan ini harus dibagi rata ke bulan-bulan yang lain. Target merupakan tolok ukur tercapainya tahap tertentu dalam mencapai tujuan akhir. Menentukan target sebaiknya dimulai dari ujung akhir sebuah rencana (tercapainya tujuan) lalu melangkah mundur sampai kembali ke situasi dan kondisi saat ini.  Menentukan target membuat Anda dan tim tetap termotivasi sebab dengan menguraikan proyek menjadi beberapa tugas kecil dan target yang jelas, Anda tidak perlu menunggu sampai proyek tuntas seluruhnya hanya untuk merasakan keberhasilan. Jangan memberikan selang waktu yang terlalu panjang atau terlalu pendek di antara dua target, tetapi berusahalah menentukan jangka waktu yang paling efektif.  Contohnya: saat menulis tesis, jangan menentukan target berdasarkan penyelesaian bab sebab mungkin dibutuhkan waktu satu bulan. Alih-alih, tentukan target yang lebih kecil untuk dua minggu, misalnya berdasarkan jumlah kata. Berikan hadiah kepada diri sendiri jika Anda berhasil mencapainya. Tugas atau target tertentu kadang-kadang lebih sulit dicapai.  Jika Anda merasa terbebani oleh tugas besar, redakan kecemasan dengan membuat tugas terasa lebih mudah. Caranya, uraikan tugas besar tersebut menjadi beberapa tugas kecil sehingga lebih mudah dilakukan. Contohnya: penulisan tinjauan pustaka biasanya terasa paling sulit sebab Anda harus melakukan banyak riset penting dan analisis sebelum mulai menulis. Bagilah tugas tersebut menjadi tiga tugas kecil: riset, analisis, dan penulisan. Anda bisa membagi lagi tugas tersebut menjadi: memilih artikel yang harus dibaca, menentukan tenggat penyelesaian analisis dan penulisan. Buatlah daftar tugas yang harus Anda lakukan untuk mencapai target. Daftar tugas saja tidak efektif sebab Anda harus mendukungnya dengan membuat jadwal dan rencana tindakan yang realistis. Contohnya: dengan membagi tugas penulisan tinjauan pustaka menjadi beberapa tugas kecil, Anda lebih mudah menentukan kapan tugas tersebut harus selesai dan Anda bisa membuat jadwal yang realistis untuk setiap tugas kecil tersebut. Mungkin setiap satu atau dua hari Anda harus membaca, menganalisis, dan menulis satu hal penting dari bacaan Anda. Jika Anda tidak menentukan alokasi waktu dan menentukan tenggat, proyek Anda akan tertunda sehingga menyita waktu yang lebih panjang dan beberapa tugas tidak terselesaikan.  Apa pun tindakan yang akan Anda lakukan pada tahap mana pun dalam rencana kerja, Anda harus melengkapinya dengan jadwal. Contoh: jika Anda membutuhkan waktu lebih kurang 1 jam untuk membaca 2.000 kata, untuk membaca artikel 10.000 kata sampai selesai, Anda membutuhkan waktu paling sedikit 5 jam. Perhitungkan juga waktu makan setidaknya 2 kali selama membaca dan rehat setiap 1 atau 2 jam jika Anda merasa lelah. Selain itu, tambahkan paling sedikit 1 jam untuk mengantisipasi interupsi yang tidak terduga sebelum melakukan finalisasi target waktu. Setelah membuat daftar tugas dan jadwal yang spesifik, buatlah representasi visual untuk mendukung rencana Anda, misalnya menggunakan diagram alur, bagan Gantt, lembar kerja elektronik, atau aplikasi lain untuk keperluan bisnis. Letakkan representasi visual tersebut di tempat yang mudah terlihat, misalnya di ruang kerja atau ruang belajar. Selain memberikan kepuasan tersendiri, mencentang tugas yang sudah tuntas adalah cara memastikan tugas apa saja yang sudah Anda selesaikan. Hal ini sangat diperlukan jika Anda bekerja sama dengan orang lain. Jika Anda bekerja dalam tim, sebaiknya gunakan dokumen daring yang bisa diakses oleh setiap anggota di mana pun mereka berada. Selama Anda melakukan setiap langkah dalam rencana kerja, catatlah semuanya. Ada baiknya catatan ini disimpan dalam map dan dibagi menjadi beberapa aspek perencanaan. Beberapa contoh bagian catatan di antaranya adalah:  Catatan ide/beragam hal Jadwal harian Jadwal bulanan Capaian Penelitian Tindak lanjut Kontak/individu yang terlibat Setelah rencana siap dijalankan (dan diketahui oleh anggota tim), target dan jadwal kerja sudah ditentukan, langkah berikutnya adalah melakukan tugas harian untuk mencapai tujuan. Meskipun Anda tidak boleh mudah menyerah, Anda juga harus fleksibel. Kejadian tidak terduga bisa saja timbul dan mengharuskan Anda menghubah jadwal atau rencana. Kondisi lingkungan atau kejadian tidak terduga terkadang menghalangi Anda memenuhi tenggat, tetapi terus melakukan tugas dan capailah tujuan Anda. Jika muncul kendala, jangan berputus ada. Lakukan revisi rencana dan tetaplah bekerja sampai Anda mencapai target dan menghasilkan progres. Anda bisa memilih agenda dalam bentuk aplikasi atau buku yang bisa Anda gunakan untuk menyusun jadwal harian untuk satu minggu berdasarkan jam. Pilihlah agenda yang mudah dibaca dan digunakan agar lebih bermanfaat.  Penelitian menunjukkan bahwa menulis rencana kerja, misalnya menggunakan bolpoin dan kertas membuat Anda lebih termotivasi untuk melakukannya. Oleh sebab itu, menggunakan agenda berbentuk buku akan lebih baik dalam menyusun jadwal. Agenda bisa membantu mengurangi stres dan membuat Anda lebih tenang karena akan mengurangi kemungkinan Anda terus-menerus mengingat apa saja yang harus dilakukan. Selain itu, agenda juga akan membantu pikiran Anda mencerna tujuan dengan lebih jelas. Untuk apa membuat daftar tugas yang panjang, tetapi tidak jelas kapan harus dilakukan? Daftar tugas kurang efektif dibandingkan jadwal kerja sebab dengan mengatur jadwal, Anda akan menyediakan waktu agar tugas tersebut terselesaikan sesuai rencana. Jika Anda sudah mengalokasikan waktu tertentu untuk bekerja (dalam agenda biasanya sudah ada format berdasarkan jam), kecenderungan mengulur waktu akan berkurang sebab Anda harus menyelesaikan tugas dalam rentang waktu tertentu agar tugas berikutnya tidak tertunda. Dengan mengalokasikan waktu, akan terlihat berapa banyak waktu yang Anda miliki dalam satu hari. Mulailah dengan mengalokasikan waktu untuk melakukan tugas dengan prioritas tertinggi lalu tentukan waktu untuk tugas-tugas yang lain.  Buatlah jadwal mingguan dengan cara tersebut. Berusahalah memikirkan baik-baik kegiatan Anda sepanjang hari agar jadwal yang Anda siapkan bisa dimanfaatkan sebaik mungkin.  Para ahli menyarankan agar Anda memikirkan kegiatan selama satu bulan ke depan, setidaknya dengan membayangkan gambaran besarnya.  Mulailah membuat jadwal dari akhir hari lalu bergerak mundur. Contohnya, jika Anda selesai bekerja atau belajar pukul 5 sore, buatlah jadwal dimulai dari sini sampai Anda bangun pagi pukul 7, misalnya. Penelitian menunjukkan bahwa orang-orang yang menjadwalkan waktu luang untuk diri sendiri memiliki kehidupan yang lebih menyenangkan. Selain itu, terlalu banyak bekerja (lebih dari 50 jam/minggu) terbukti kurang produktif.  Kekurangan tidur akan mengganggu produktivitas. Pastikan Anda tidur malam paling sedikit 7 jam setiap hari (untuk orang dewasa) atau 8,5 jam (untuk remaja). Penelitian menunjukkan bahwa menjadwalkan aktivitas pemulihan diri setiap hari (misalnya: berolahraga, istirahat singkat, meditasi, latihan peregangan) mampu meningkatkan produktivitas dan kesehatan secara menyeluruh. Para ahli menyarankan agar Anda menyediakan waktu untuk menyusun rencana mingguan di awal minggu. Temukan cara memanfaatkan waktu sehari-hari sebaik mungkin untuk mencapai target yang sudah Anda tentukan.  Pertimbangkan kewajiban kerja atau tanggung jawab sosial yang Anda miliki. Jika jadwal terlalu padat, pertimbangkan apakah Anda perlu membatalkan rencana yang kurang penting. Jangan membatalkan jadwal untuk bersosialisasi. Berusahalah menjaga hubungan baik dengan teman-teman dan orang-orang terdekat sebab Anda membutuhkan jejaring suportif. Menggunakan contoh penulisan tesis, Anda bisa membuat jadwal harian dengan urutan kegiatan:  07.00: bangun pagi 07.15: berolahraga 08.30: mandi dan bersiap-siap 09.15: menyiapkan dan makan sarapan pagi 10.00: mengerjakan tesis dan menulis (termasuk rehat 15 menit) 12.15: makan siang 13.15: menulis surel 14.00: melakukan riset dan membuat laporan hasil riset (termasuk rehat/makan camilan 20-30 menit) 17.00: merapikan meja, memeriksa surel, menentukan prioritas untuk besok 17.45: pergi berbelanja kebutuhan sehari-hari 19.00: memasak lalu makan malam 20.00: beristirahat sambil mendengarkan musik 22.00: menyiapkan diri sebelum tidur, membaca (30 menit), tidur Lakukan tugas tertentu hanya 1 atau 2 hari dalam seminggu. Membagi tugas dalam beberapa hari bisa membantu Anda kembali bekerja/belajar dengan cara pandang baru. Contohnya, hari Senin, Rabu, dan Jumat untuk menulis tesis dan melakukan riset, hari Kamis Anda isi dengan belajar bermain musik. Siapkan waktu tambahan dalam jadwal untuk berjaga-jaga jika pekerjaan Anda tertunda atau ada hal-hal yang mengganggu. Sebaiknya Anda sediakan waktu dua kali lebih lama daripada waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas, terutama jika Anda baru memulainya. Setelah Anda terbiasa mengerjakan tugas atau bisa memperkirakan waktu yang dibutuhkan, tentukan apakah Anda perlu mempersingkat waktu. Sediakan juga waktu untuk berjaga-jaga. Bersiaplah untuk mengubah jadwal, terutama jika Anda baru mulai menggunakannya. Hal ini adalah bagian dari proses belajar. Agar lebih mudah, buatlah jadwal menggunakan pensil. Berusahalah mencatat kegiatan harian selama 1-2 minggu agar Anda mengetahui untuk apa saja Anda menggunakan waktu dan berapa lama Anda menyelesaikan tugas. Tentukan jadwal untuk mengecek surel atau mengakses media sosial. Kendalikan diri supaya Anda tidak kehilangan beberapa jam hanya untuk mengecek surel setiap beberapa menit. Mungkin Anda perlu mematikan ponsel atau setidaknya selama Anda harus fokus bekerja. Hal ini bertujuan agar Anda bisa memfokuskan diri pada pekerjaan. Tentukan kegiatan yang paling penting untuk hari ini, yaitu kegiatan yang mendukung tercapainya target dan fokuskan diri pada tugas tersebut. Jangan memprioritaskan hal-hal yang kurang penting karena akan menyia-nyiakan waktu, misalnya: mengecek surel, membaca informasi yang tidak bermanfaat, dll.  Salah seorang pakar menyarankan agar Anda menunda mengecek surel 1-2 jam saat baru mulai bekerja. Dengan demikian, Anda mampu berfokus pada tugas penting tanpa teralihkan oleh isi surel tersebut.  Jika banyak tugas kecil yang harus Anda lakukan (misalnya: membalas surel, membuat catatan, merapikan ruang kerja/belajar), kumpulkan tugas-tugas tersebut lalu tentukan jadwal khusus untuk mengerjakannya sekaligus. Dengan demikian, hal tersebut tidak mengganggu alur kerja ketika Anda harus menyelesaikan tugas yang lebih membutuhkan konsentrasi. Gunakan jurnal atau komputer untuk menulis. Cara ini sangat membantu, terutama jika Anda sama sekali belum yakin apa yang ingin Anda lakukan, tetapi Anda bisa merasakannya. Menulis jurnal secara teratur membantu Anda memahami diri sendiri dan mengenali perasaan Anda dengan baik. Banyak orang mengatakan bahwa mereka bisa mengklarifikasi perasaan dan keinginan mereka dengan menulis jurnal. Setelah menentukan apa yang ingin Anda lakukan, lakukan riset. Agar bisa memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan, berusahalah mencari informasi.  Carilah orang-orang yang telah berhasil mencapai tujuan yang sama. Orang-orang ini bisa memberikan tips apa saja yang bisa membantu dan harus Anda hindari dalam mencapai tujuan. Carilah informasi melalui Reddit (tersedia pilihan bahasa, jika diperlukan), yaitu forum daring yang mendiskusikan berbagai topik, terutama jika Anda ingin mengetahui pendapat orang lain tentang pekerjaan tertentu. Contohnya, saat menulis tesis, Anda mulai membayangkan seperti apa hasil akhirnya. Bacalah pengalaman orang lain yang sudah berhasil menulis tesis. Cara ini mungkin membuka peluang sehingga Anda mampu menerbitkan buku atau mendapatkan kesempatan meningkatkan karier. Setelah melakukan riset, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang cara melakukannya dan hasil yang akan Anda capai. Hal ini membuat Anda lebih mudah memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan. Sadari adanya berbagai kendala yang bisa menghalangi tercapainya tujuan. Menggunakan contoh menulis tesis, mungkin Anda akan mengalami kelelahan mental, kurangnya informasi, atau adanya kewajiban untuk mengerjakan tugas yang tidak terduga. Tujuan Anda mungkin saja berubah ketika Anda berusaha mencapainya. Berikan kesempatan kepada diri sendiri dan tentukan tujuan lain yang lebih baik. Jangan menyerah jika Anda menghadapi kesulitan. Ada perbedaan antara kehilangan minat dan kehilangan harapan! . Sikap positif sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.Percayalah pada diri sendiri dan orang-orang di sekeliling Anda. Ubahlah kebiasaan mengkritik diri dengan memberikan afirmasi positif kepada diri sendiri. Selain bersikap positif, Anda akan mendapatkan manfaat jika sering berinteraksi dengan orang-orang yang positif. Penelitian menunjukkan bahwa Anda akan mengadopsi perilaku orang-orang yang sering Anda temui, jadi, pilihlah teman dengan bijaksana. Hal ini perlu Anda lakukan terutama jika Anda mencapai target. Berikan hadiah kepada diri sendiri, misalnya makan malam di restoran favorit karena Anda berhasil mencapai target dua minggu pertama atau menonton film jika berhasil mencapai target dua bulanan. Seorang pakar menyarankan agar Anda menitipkan uang kepada teman yang harus ia kembalikan jika Anda sudah menyelesaikan tugas pada waktu tertentu. Jika Anda tidak berhasil menyelesaikan tugas, uang Anda akan menjadi miliknya. Mintalah bantuan dari teman-teman dan keluarga. Anda juga perlu menjalin hubungan dengan orang-orang yang memiliki tujuan yang sama agar bisa saling mendukung. Carilah partner yang memahami tenggat target Anda juga membantu mengingatkan Anda untuk menyelesaikannya. Misalnya, mintalah seseorang untuk mengingatkan dan menanyakan progres yang Anda capai, atau bertemulah dengannya seminggu sekali sambil minum kopi untuk menyampaikan progres Anda. Penelitian menunjukkan bahwa progres adalah motivator terbaik. Untuk mengetahui progres, Anda cukup mencentang tugas yang sudah tuntas. Jika Anda membaca jadwal orang-orang yang sangat produktif, sebagian besar dari mereka memiliki kebiasaan bangun pagi dini hari. Mereka juga melakukan rutinitas pagi sebagai kegiatan yang menyenangkan sebelum mulai bekerja. Beberapa cara positif mengawali pagi adalah dengan berolahraga (misalnya: melakukan peregangan ringan atau berlatih yoga 1 jam di rumah), makan sarapan sehat, lalu menulis jurnal selama 20-30 menit. Anda harus beristirahat agar tetap termotivasi. Anda akan merasa lelah jika terus bekerja. Beristirahat adalah cara proaktif mencegah keletihan dan waktu Anda tidak terbuang percuma.  Contohnya: jauhi komputer, matikan ponsel, duduklah di tempat yang tenang tanpa melakukan apa-apa. Jika muncul gagasan, catatlah, jika tidak, nikmatilah suasana santai.  Contoh lainnya: lakukan meditasi. Matikan dering ponsel dan notifikasi masuk lalu pasanglah pewaktu untuk 30 menit atau sesuai keinginan. Duduklah dengan tenang sambil berusaha menjernihkan pikiran. Jika ada pikiran yang muncul, beri label dan biarkan berlalu. Contohnya, jika Anda sedang memikirkan pekerjaan, katakan dalam hati “pekerjaan” lalu lupakan saja. Lakukan cara tersebut untuk setiap pikiran yang muncul. Sisihkan waktu beberapa menit untuk memikirkan tujuan Anda dan membayangkan seperti apa rasanya jika tercapai. Cara ini membantu Anda mengatasi kesulitan yang terkadang menghalangi Anda mencapai tujuan. Hal-hal yang berharga sangat sulit diraih. Mungkin Anda harus menyelesaikan banyak masalah atau mengatasi berbagai kendala saat berusaha mencapai tujuan. Berusahalah menerimanya jika terjadi hal-hal tersebut. Banyak guru spiritual yang mengajarkan cara hidup dalam masa kini menyarankan agar Anda menerima kesulitan sebagai akibat dari keputusan Anda sendiri. Alih-alih menolak atau merasa kecewa, terimalah, belajarlah dari pengalaman tersebut, dan berusahalah mencari cara mencapai tujuan dengan situasi yang sudah berubah.
Ketahui apa yang perlu Anda lakukan. Susun langkah untuk mencapai tujuan akhir. Susunlah rencana yang spesifik dan realistis. Tentukan target yang terukur. Bagilah tugas besar menjadi beberapa tugas kecil yang lebih mudah dilakukan. Buatlah jadwal. Tentukan alokasi waktu untuk semua kegiatan. Buatlah representasi visual. Centanglah tugas yang sudah terlaksana. Catat semuanya. Jangan berhenti sampai Anda mencapai tujuan akhir. Ubahlah jadwal jika diperlukan, tetapi jangan pernah menyerah sebelum tujuan Anda tercapai. Siapkan agenda. Jangan hanya membuat daftar tugas. Pelajari cara mengalokasikan waktu. Selipkan waktu untuk bersenang-senang dan beristirahat. Sediakan waktu untuk menyusun rencana mingguan. Ketahui seperti apa jadwal harian melalui contoh berikut. Ingatlah bahwa jadwal harian tidak harus sama setiap hari. Masukkan jadwal untuk mengantisipasi adanya masalah. Bersikaplah fleksibel dan tidak terlalu memaksakan diri. Batasi waktu mengakses situs web. Kurangi kegiatan Anda. Tulislah keinginan Anda. Lakukan riset. Pertimbangkan berbagai opsi dan pilihlah yang terbaik. Perhatikan hal-hal yang akan memengaruhi Anda saat mencapai tujuan. Jadilah pribadi yang fleksibel. Bersikaplah positif Berikan hadiah kepada diri sendiri. Dapatkan dukungan dari sekitar. Ketahui progres yang sudah tercapai. Biasakan tidur lebih awal dan bangun lebih pagi. Sisihkan waktu untuk beristirahat. Gunakan visualisasi. Ingatlah bahwa hal ini tidak selalu mudah.
https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan
Creating Your Plan Managing Your Time Identifying Your Goals Staying Motivated