Merencanakan Diskusi Panel Memoderasi Diskusi Panel Menyusun Panel
Pastikan semua partisipan mengetahui dengan baik alasan panel dibentuk jauh-jauh hari sebelumnya, sehingga mereka memiliki waktu untuk mempersiapkan. Panel Anda mungkin berusaha menyajikan solusi praktis untuk suatu masalah, memfasilitasi diskusi abstrak dan rumit, atau memberi informasi tentang suatu topik. Beritahu panelis apakah panel tersebut merupakan pengenalan dasar pada suatu topik, atau apakah mereka akan menghadapi penonton yang memiliki wawasan yang baik tentang topik tersebut dan sedang mencari saran lebih lanjut atau perspektif yang berbeda. Kebanyakan panel, khususnya yang dilaksanakan pada konferensi atau dalam acara yang lebih besar, waktu yang direkomendasikan adalah 45-60 menit. Bila panel adalah acara yang berdiri sendiri, atau bila membahas topik yang sangat penting dan populer, panel 90 menit mungkin waktu yang tepat. Bila memungkinkan, minta para partisipan untuk tetap di tempat selama beberapa waktu setelah sesi diskusi, sehingga penonton dapat berbicara secara pribadi. Fokus utama panel harus selalu diskusi. Namun, bila salah satu tujuan panel adalah memberi informasi, ini merupakan cara yang berguna untuk memulai diskusi. Minta setiap panelis memberikan penjelasan tentang topik, atau argumen mereka tentang topik tersebut, tidak lebih dari 10 menit per orang. Metode ini mungkin memerlukan waktu persiapan lebih untuk para panelis sebagai kelompok, karena setiap panelis harus beranjak dari argumen sebelumnya, dan tidak membahas hal yang sama. Kecuali bila benar-benar dibutuhkan menyangkut topik, hindari presentasi dan slide PowerPoint. Presentasi cenderung memperlambat diskusi, mengurangi keterlibatan penonton, dan sering membuat pendengar bosan. Gunakan sedikit slide, dan hanya bila informasi atau diagram yang harus dipresentasikan sulit dijelaskan dengan kata-kata. Bila seorang panelis meminta izin untuk membuat presentasi, sarankan agar yang bersangkutan membawa item yang bisa ditunjukkan dan dijelaskan pada penonton, bukan hanya diperlihatkan sepanjang diskusi. Coba susun pertanyaan yang bersifat terbuka, di mana panelis bisa mengambil arahan terbaik yang sesuai dengan jalannya diskusi dan bidang keahlian mereka. Beberapa pertanyaan lebih spesifik yang ditujukan pada panelis secara perorangan juga bisa diterima, tapi usahakan untuk membagi pertanyaan ini diantara setiap panelis dengan cukup merata. Persiapkan juga pertanyaan yang mungkin ingin diajukan oleh penonton, dan tambahkan dalam daftar pertanyaan Anda. Atur pertanyaan ini dalam kerangka kasar dari yang paling penting sampai tidak begitu penting, karena Anda harus memberi pertanyaan lebih banyak dari yang Anda harapkan untuk melanjutkan diskusi. Namun usahakan setiap pertanyaan berhubungan dengan yang sebelumnya, untuk menghindari perubahan topik mendadak.  Minta moderator atau orang lain yang bukan anggota panel untuk meninjau pertanyaan Anda dan untuk  menyarankan koreksi atau pertanyaan tambahan. Bila Anda mengalami kesulitan dalam membuat pertanyaan, tanyakan pada setiap panelis apa yang ingin mereka tanyakan pada panelis lainnya. Masukkan pernyataan terbaik dalam daftar Anda. Tetapkan berapa lama waktu yang akan Anda sisihkan untuk pertanyaan. Biasanya, ini merupakan setengah atau lebih dari keseluruhan lamanya panel. Gunakan 20-10 menit untuk penonton bertanya dan berdiskusi, atau 15 menit bila waktunya pendek atau jika format panel Anda lebih berfokus pada ceramah. Pertemukan para panelis secara langsung atau hadiri telepon konferensi bersama-sama, satu minggu atau lebih sebelum panel. Jelaskan format panel pada mereka, dan beri mereka kesempatan untuk bicara singkat. Mereka mungkin akan menentukan sekilas siapa yang harus mengajukan pertanyaan pada topik yang mana, tapi jangan memberitahu mereka pertanyaan spesifik sebelum waktunya. Diskusi harus original, tidak dilatih. Semakin dekat posisi panel pada penonton, suasana diskusi akan terasa semakin hidup dan terhubung. Pertimbangkan untuk menawarkan "umpan" kecil bila orang-orang pindah ke baris depan, seperti camilan atau permen. Gunakan hanya satu atau dua kalimat untuk memperkenalkan topik panel, karena sebagian besar penonton yang hadir sudah familiar dengan gagasan dasarnya. Perkenalkan setiap partisipan secara singkat, sebutkan hanya beberapa fakta relevan tentang pengalaman atau keterlibatan mereka pada topik tersebut. Hindari memaparkan biografi penuh, total keseluruhan perkenalan semua partisipan seharusnya tidak lebih dari 10 menit. Persilakan penonton masuk dalam panel dengan meminta keterlibatan mereka segera. Cara sederhana dan cepat melakukan ini adalah dengan meminta polling kasar tentang pendapat mereka menyangkut topik yang akan dibahas, dengan mengacungkan tangan atau tepuk tangan. Atau, lakukan polling berdasarkan tingkat pengetahuan mereka tentang topik tersebut. Hasilnya akan bisa membantu Anda menjaga panel tetap fokus pada topik yang paling relevan bagi penonton. Mulai dengan pertanyaan berdasarkan urutan yang telah ditetapkan, tapi jangan ragu untuk mengubah urutan ini bila diskusi bergerak pada arah yang berbeda namun menarik. Bagi pertanyaan di antara partisipan, tujukan setiap pertanyaan pada panelis yang paling mengetahui topik tersebut. Berikan sedikit waktu kepada panelis lain untuk memberi respons, kemudian lanjutkan ke pertanyaan berikutnya. Jangan mengatur agar semua panelis memberi pendapat pada setiap pertanyaan. Biarkan panelis memberi respons secara alami bila mereka mempunyai sesuatu untuk dikatakan, atau minta seseorang yang memiliki pengetahuan pada topik tersebut bila diskusi menjadi goyah. Anda bisa menyimpang dari pertanyaan yang sudah dipersiapkan kapan pun Anda merasa itu akan bermanfaat untuk diskusi. Khususnya, tekan seorang panelis dengan pertanyaan lanjutan bila menurut Anda jawaban mereka tidak memuaskan. Coba mengulang pertanyaan awal, atau idealnya, ajukan pertanyaan yang agak berbeda yang berhubungan dengan respons terakhir diskusi atau pernyataan sebelumnya. Anda bisa melihat jam dinding di luar panggung atau dinding yang berseberangan, bila dapat dengan jelas terlihat. Atau, ada seseorang yang berdiri di belakang panggung memegang tanda yang bertuliskan "10 menit," "5 menit," dan "1 menit", bila Anda sudah dekat dengan akhir setiap segmen. Ketika seorang panelis bicara terlalu lama, atau keluar dari topik, kembalikan diskusi pada arah yang benar dengan sopan. Ketika ia berhenti untuk menarik napas, masuk dengan kalimat yang serupa dengan sebelumnya. Anda bisa memilih untuk sebelumnya memberitahu panelis kalimat apa yang akan Anda gunakan untuk mengembalikan mereka pada jalur.  "Anda mempunyai poin yang menarik, tapi mari kita dengar tentang ___" "Mari kita lihat apa pendapat (panelis lain) pada topik tersebut, terutama dalam kaitannya dengan __." Beritahu penonton bagaimana rencana Anda dalam mengumpulkan pertanyaan, misalnya dengan mengacungkan tangan atau meminta mereka untuk antri pada mikrofon. Dengarkan setiap pertanyaan berurutan, ulang dengan jelas sehingga semua orang dalam ruangan bisa mendengar, kemudian tujukan pada panelis yang tampak tertarik.  Miliki beberapa pertanyaan cadangan untuk Anda tanyakan sendiri, atau atur seorang asisten dalam penonton untuk bertanya, untuk berjaga-jaga bila tidak ada penonton yang cukup berani untuk mengajukan pertanyaan pertama.  Bila seorang penonton menghabiskan terlalu banyak waktu ketika bertanya, sela dengan sopan untuk mengatakan "Jadi pertanyaan Anda adalah ___, betul?" atau "Maafkan saya, kita harus melanjutkan. Apa pertanyaan Anda?" Beritahu bila Anda memiliki waktu yang hanya cukup untuk dua atau tiga pertanyaan lagi. Ucapkan terima kasih pada para panelis, tuan rumah dan pelaksana acara, dan para penonton. Beritahu penonton lokasi dan topik acara berikutnya, bila Anda berada pada simposium atau konferensi. Idealnya, topik diskusi harus penting bagi cukup banyak orang sehingga Anda bisa melibatkan orang-orang dengan latar belakang dan minat berbeda. Namun, hindari perangkap dalam membuat topik yang sangat umum atau samar sehingga diskusi menjadi tidak fokus. Bila Anda memiliki kesulitan dalam menyeimbangkan tujuan ini, ingatlah bahwa topik tidak harus berupa perdebatan. Beberapa panel dibentuk untuk menawarkan saran atau informasi, dan ini tidak selalu menampilkan poin persaingan. Panel yang terdiri dari tiga sampai lima orang biasanya menciptakan diskusi yang sangat menarik. Cari orang-orang yang memiliki wawasan baik dari berbagai latar belakang. Contoh, anggota masyarakat yang terlibat dalam masalah, seseorang yang memiliki pengalaman bekerja dengan masalah itu dalam bisnis atau nonprofit, dan seorang akademisi yang telah mempelajari masalah tersebut. Bentuk satu panel yang juga bervariasi dalam usia, gender, dan etnis, karena latar belakang pribadi seseorang bisa memiliki pengaruh signifikan terhadap pandangannya.  Mengundang paling tidak empat orang mungkin paling aman, untuk berjaga-jaga bila ada yang membatalkan pada menit terakhir. Undang orang-orang ini setidaknya beberapa minggu sebelumnya, untuk memberi mereka waktu yang cukup untuk bersiap-siap, dan untuk memberi Anda waktu mencari alternatif bila salah satu dari mereka menolak undangan. Pilih satu orang tambahan yang tidak ambil bagian dalam diskusi panel, untuk berperan sebagai moderator. Idealnya, orang ini harus sudah mempunyai pengalaman menjadi moderator panel. Pilih seseorang yang memiliki pemahaman yang cukup baik tentang topik agar dapat mengikuti diskusi, dan memiliki keterampilan dalam situasi sosial. Peran utama moderator adalah untuk membuat panelis tetap fokus pada penonton, menjaga diskusi supaya berjalan lancar, dan membantu para panelis bila mereka terhenti. Kursi individu akan membuat partisipan tampak lebih dekat pada penonton daripada meja lengkap, sehingga akan mendorong partisipasi dari penonton. Mengatur kursi agak melingkar yang masih menghadap penonton bisa membantu para panelis mendiskusikan topik dengan satu sama lain. Sertakan meja kecil atau stan untuk menempatkan catatan, dan siapkan segelas air untuk semua partisipan, dan mikrofon pribadi untuk moderator. Pertimbangkan untuk menempatkan moderator di tengah-tengah panelis supaya membantunya menunjuk dan memandu panelis dengan efisien. Menempatkan moderator pada podium di sisi terpisah akan membuat tugasnya lebih sulit.
Tetapkan tujuan panel. Putuskan berapa lama panel akan berlangsung. Pertimbangkan untuk memulai panel dengan kuliah singkat (opsional). Usahakan menghindari presentasi visual. Tulis pertanyaan untuk panelis. Rencanakan sisa panel. Perkenalkan setiap panelis pada satu sama lain sebelumnya. Bujuk supaya orang-orang duduk di baris depan. Perkenalkan panel dan setiap partisipan secara singkat. Libatkan penonton lebih awal. Tanyakan pada panelis pertanyaan yang telah dipersiapkan. Ikuti setiap pertanyaan Anda sebagaimana yang diperlukan. Miliki pencatat waktu. Jaga agar panelis tetap pada tugas mereka. Kumpulkan pertanyaan dari penonton. Berterima kasih pada semua pihak yang terlibat. Pilih suatu topik. Carilah partisipan yang beragam. Undang seorang moderator. Rencanakan pengaturan fisik.
https://www.wikihow.com/Conduct-a-Panel-Discussion https://www.wikihow.com/Conduct-a-Panel-Discussion https://www.wikihow.com/Conduct-a-Panel-Discussion
Planning the Panel Discussion Moderating a Panel Discussion Putting a Panel Together