Mempersiapkan Penulisan Surat Lamaran Menulis Surat Lamaran
Sebelum mulai menulis, pikirkan tujuan yang ingin Anda capai dengan menulis surat lamaran. Saat mengirimkan biodata atau data riwayat hidup singkat ke bagian personalia, sertakan juga surat lamaran. Meskipun Anda mengajukan lamaran untuk mendapatkan pekerjaan yang tidak diiklankan, gunakan surat lamaran untuk menjelaskan motivasi Anda dengan menyampaikan apa sebabnya Anda memilih perusahaan tertentu.  Jika Anda mengajukan lamaran kerja untuk mengisi lowongan yang diiklankan, tulislah surat untuk menjelaskan bahwa Anda adalah kandidat yang tepat untuk diterima bekerja. Jika Anda menulis surat lamaran tanpa menyebutkan lowongan kerja secara spesifik, jelaskan semua keterampilan yang Anda miliki dan pemanfaatannya di dalam perusahaan. Apa pun tujuan Anda, jelaskan secara singkat dan tepat apa saja kontribusi yang mampu Anda berikan kepada perusahaan, alih-alih ingin mendapatkan sesuatu dari perusahaan. Sebelum menulis, berusahalah mencari tahu siapa yang akan membaca surat Anda. Jika Anda melamar untuk mengisi lowongan kerja tertentu, orang pertama yang akan membaca surat biasanya personel bagian personalia sebelum diteruskan kepada manajer terkait yang membutuhkan karyawan. Personel yang menangani perekrutan karyawan sangat berpengalaman membaca surat lamaran kerja. Jadi, berusahalah memberikan kesan positif sejak awal.  Jika Anda tidak tahu nama personel bagian personalia yang bertugas menerima surat lamaran, carilah nama manajer personalia melalui situs web. Meskipun terkesan sepele, mengirimkan surat kepada orang yang tepat merupakan salah satu cara membentuk kesan positif. Cara lainnya, teleponlah perusahaan yang bersangkutan untuk menanyakan nama personel yang harus Anda cantumkan sebagai penerima surat. Jika Anda tidak bisa memastikan gender penerima surat dari namanya, tulislah “Kepada yang terhormat” diikuti nama lengkap. Nama Dian dan Sri bisa digunakan oleh pria dan wanita. Carilah informasi di situs web perusahaan atau menelepon untuk memastikan gender penerima surat untuk mencegah kekeliruan. Jika Anda menulis surat untuk melamar pekerjaan tertentu, siapkan draf surat yang membahas pekerjaan tersebut. Cari tahu deskripsi kerja dan informasi lain lalu tentukan kata kunci, tugas, dan tanggung jawab kerja dengan membaca iklan sedetail mungkin. Manfaatkan surat lamaran untuk menjelaskan sebaik mungkin bahwa Anda memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan dengan menguraikan semua keterampilan dan pengalaman yang bermanfaat bagi perusahaan. Catatlah semua persyaratan yang tercantum dalam iklan lalu kelompokkan sebagai syarat utama, pendukung, dan tambahan. Setelah Anda tahu apa saja yang perlu dijelaskan dalam surat, mulailah menyiapkan draf surat. Tulislah draf singkat untuk setiap aspek penting yang ingin Anda sampaikan. Berusahalah menulis surat yang jelas dan singkat. Buatlah surat lamaran yang terdiri dari beberapa alinea sesuai urutan berikut:  Alinea pertama menjelaskan mengapa Anda mengirimkan surat, misalnya: “Melalui surat ini, saya mengajukan lamaran untuk bekerja sebagai..." Alinea kedua menjelaskan bahwa Anda memenuhi syarat untuk diterima bekerja berdasarkan kualifikasi akademis, pengalaman kerja, dan keterampilan profesional yang dibutuhkan sesuai deskripsi kerja atau spesifikasi personal. Alinea ketiga menjelaskan kontribusi yang mampu Anda berikan kepada perusahaan dan rencana karier jangka panjang. Alinea keempat mengungkapkan apa sebabnya Anda mengajukan lamaran kerja dan menjadi kandidat yang paling tepat untuk diterima bekerja. Sampaikan secara singkat bahwa Anda siap jika diundang untuk menjalani wawancara. Akhiri dengan menandatangani surat dan mencantumkan nama lengkap. Agar surat lamaran yang Anda kirimkan terkesan profesional, gunakan format surat yang baku dengan mencantumkan tanggal, nama dan alamat Anda, nama dan alamat perusahaan, serta nama personel bagian personalia sebagai penerima surat. Carilah format surat lamaran melalui internet agar Anda bisa menulis surat lamaran dengan format yang baku.  Tulislah nama dan alamat perusahaan di sisi kiri atas surat. Lewati dua baris kosong lalu tulis tanggal penulisan surat dimulai dengan angka tanggal, nama bulan, dan tahun. Lewati dua baris lagi lalu ketik nama personel bagian personalia yang akan menerima surat. Jika Anda tidak tahu namanya, ketik nama departemen, misalnya “Departemen Personalia” atau “Manajer Perekrutan Sumber Daya Manusia” lalu ketik alamat perusahaan di bawahnya. Lewati dua baris lalu ketik salam pembuka, misalnya “Bapak Slamet yang terhormat” atau “Dengan hormat” jika Anda tidak tahu nama personel penerima surat. Setelah itu, lewati satu baris lalu mulailah mengetik alinea pertama. Awali surat dengan kalimat pertama yang jelas dan akurat agar pembaca langsung mengetahui apa tujuan Anda menulis surat. Sebutkan pekerjaan yang Anda inginkan di awal surat, misalnya dengan kalimat pertama: “Melalui surat ini, saya mengajukan lamaran untuk bekerja sebagai staf penjualan PT XYZ.”  Jika Anda mendapatkan referensi kerja dari seseorang, tulislah namanya. Pastikan personel bagian personalia mengenal orang yang memberikan referensi. Contohnya: “Ibu Marisa di Departemen Remunerasi memberikan informasi bahwa PT XYZ membutuhkan wiraniaga.” Setelah menulis alinea pertama, lanjutkan dengan mengungkapkan mengapa Anda mengirimkan surat lamaran dan ceritakan secara singkat siapa Anda. Jelaskan bahwa keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman Anda memenuhi kriteria yang dibutuhkan untuk menempati posisi yang Anda inginkan. Gunakan kata kunci dan syarat yang tercantum dalam iklan. Dukunglah informasi tentang keterampilan Anda dengan menyampaikan secara ringkas pengalaman Anda selama berkarier.  Contohnya: jika kriteria yang dibutuhkan untuk melamar pekerjaan adalah kemampuan berkomunikasi dengan baik, tulislah dalam surat: “Selama bekerja sebagai staf customer service, saya sudah mengikuti beberapa pelatihan sehingga saya mampu berkomunikasi dengan sangat baik.” Setelah itu, ceritakan masalah yang pernah Anda selesaikan menggunakan keterampilan tersebut. Menulis surat lamaran dengan format empat alinea akan menghasilkan surat yang singkat dan lugas dan akan dibaca sampai selesai oleh personel bagian personalia. Bagian personalia biasanya membaca surat lamaran dengan cepat. Jadi, pastikan Anda mencantumkan pencapaian dan keberhasilan yang ada relevansinya dengan pekerjaan yang Anda inginkan. Cara ini membuat perekrut mengingat Anda sebagai pelamar yang memiliki kelebihan di antara pelamar yang lain. Tulislah pencapaian Anda poin per poin agar tampilannya berbeda dari bagian surat yang lain.  Informasi singkat dalam bentuk lis membuat surat lebih mudah dibaca. Akan tetapi, informasi yang disampaikan dalam bentuk esai menunjukkan keterampilan menulis dan berkomunikasi yang baik. Agar pembaca mendapatkan kesan pertama yang kuat, tulislah keberhasilan yang paling mengesankan di baris pertama. Jagalah keseimbangan antara antusiasme, profesionalisme, dan rasa percaya diri. Tulislah kalimat penutup yang positif dengan mengucapkan terima kasih karena sudah membaca surat atau mempertimbangkan lamaran kerja yang Anda sampaikan, misalnya: “Terima kasih atas perhatian yang diberikan. Saya menunggu kabar selanjutnya atas lamaran kerja yang saya ajukan melalui surat ini.” Sampaikan juga cara menghubungi Anda dengan merujuk alamat yang tercantum di awal surat atau informasi kontak yang ada di biodata.  Ketiklah “Dengan hormat” atau “Wasalam” sebagai salam penutup lalu tanda tangani dan ketiklah nama lengkap. Ingatlah bahwa nama lengkap harus diketik di bawah tanda tangan. Oleh karena surat lamaran adalah surat resmi, hal ini harus tercermin melalui format dan redaksi surat. Gunakan format surat lamaran yang sudah baku, yaitu margin 2,5 cm dan gunakan huruf Times New Roman atau Arial agar lebih mudah dibaca. Cetaklah dengan tinta hitam di atas kertas putih polos yang licin.  Jika Anda mengirimkan surat melalui surel, pertahankan kesan formal dengan mencantumkan subjek yang jelas dan nama penerima seperti menulis surat biasa. Gunakan alamat surel yang layak jika ingin mengirimkan lamaran melalui surel. Buatlah alamat surel menggunakan nama atau inisial Anda. Jangan pernah mengirimkan lamaran kerja dengan alamat surel manismanja99@yahoo.com. Anda harus membaca ulang dan memeriksa surat secara menyeluruh dengan teliti sebelum dikirim. Surat dengan kesalahan ketik, ejaan, dan tata bahasa hanya memberikan kesan pertama yang buruk tentang diri sendiri dan profesionalisme Anda. Surat lamaran merupakan bagian dari permohonan dan mencerminkan keterampilan Anda dalam berkomunikasi dan memperhatikan hal-hal mendetail.  Jangan hanya mengandalkan program pemeriksa ejaan di perangkat elektronik. Bacalah surat lamaran dengan bersuara agar terdengar jika ada kesalahan yang tidak terlihat. Simpan dahulu surat untuk sementara waktu lalu baca lagi setelah mata Anda sempat beristirahat.
Tentukan tujuan penulisan surat. Ketahui kepada siapa Anda harus mengirimkan surat lamaran kerja. Pelajari deskripsi kerja dan iklan lowongan kerja. Buatlah draf surat. Gunakan format surat yang tepat. Tulislah alinea pembuka surat yang baik. Tulislah apa yang Anda inginkan. Tulis juga pencapaian yang relevan. Akhiri surat dengan memberikan apresiasi. Gunakan format yang simpel. Periksalah surat dengan teliti.
https://www.wikihow.com/Write-a-Cover-Letter-to-Human-Resources https://www.wikihow.com/Write-a-Cover-Letter-to-Human-Resources
Preparing to Write the Letter Writing Your Cover Letter