Memformat Surat Bisnis Menulis Surat Bisnis
Surat bisnis akan menjadi representasi dari perusahaan Anda. Sehingga harus tampak berbeda dan bermutu tinggi. Surat bisnis juga harus mengandung logo atau merek perusahaan Anda.  Anda dapat membuat kop surat menggunakan contoh warna kop surat pradesain di Microsoft Word. Pastikan untuk menggunakan logo atau merek yang ada di kop surat. Anda harus selalu mengetik surat bisnis di komputer.  Buatlah dokumen baru dan atur batas pinggir sebesar 2,5 cm pada dokumen.  Gunakan jenis huruf serif seperti Times New Roman, Georgia atau Ariel. Pastikan untuk selalu menggunakan ukuran huruf yang tidak lebih besar dari 12 poin, dan tidak lebih kecil dari 10 poin. Surat bisnis harus mudah dibaca karena pemilihan huruf atau ukuran huruf. Pastikan dokumen diatur dengan satu spasi. Bentuk balok adalah format paling umum yang digunakan pada surat bisnis. Bentuk ini juga merupakan bentuk yang paling mudah untuk diatur dan diikuti. Setiap judul harus dibuat sejajar dan harus ada jarak satu spasi antara masing-masing judul. Mulai dari bagian atas bawah dokumen, surat bisnis Anda harus memiliki judul berikut:  Tanggal hari ini, atau tanggal Anda mengirim surat. Tanggal adalah hal yang penting karena dapat digunakan sebagai catatan Anda dan catatan penerima. Selain itu, tanggal juga dapat memiliki kegunaan hukum. Jadi pastikan tanggal yang akurat. Alamat pengirim. Bagian ini berisi alamat Anda yang diformat dalam gaya alamat standar. Jika alamat Anda sudah ada di kop surat, Anda dapat melewati bagian ini. Alamat di bagian dalam. Bagian ini berisi nama dan alamat orang yang menerima surat. Penggunaan kata Bapak/Ibu bersifat opsional. Jadi, misalnya, jika Anda mengirimkan surat kepada Nina Marlina, Anda dapat menuliskan Sdri. pada namanya jika Anda tidak yakin apa status perkawinannya. Salam. Salam bisa menggunakan kata "Yth. Sdri. Marlina" atau "Yth. Nina Marlina". Jika Anda tidak yakin siapa yang akan membaca surat itu, gunakan kata "Dengan hormat”. Anda juga dapat menggunakan "Kepada Pihak yang berkepentingan", tetapi hanya sebagai pilihan terakhir jika Anda tidak tahu siapa audiens Anda. Badan surat. Kita akan membahas lebih lanjut tentang hal ini pada bagian artikel berikutnya. Penutup surat, dengan tanda tangan. Anda bisa menggunakan kata "Hormat kami", atau "Salam". Gaya bahasa surat harus selalu tetap profesional, terlepas dari siapa audiensnya. Namun Anda mungkin akan menyesuaikan bahasa atau pilihan kata Anda berdasarkan orang yang akan menerima surat Anda. Jika Anda menulis untuk departemen sumber daya manusia di perusahaan lain, Anda mungkin perlu menggunakan bahasa yang lebih formal. Namun jika Anda menulis untuk pelanggan tertentu, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih informal atau santai.  Mengidentifikasi audiens Anda juga berarti bahwa Anda akan mencegah kebingungan pada audiens Anda. Hindari menggunakan istilah yang  tidak akan dimengeti oleh pembaca Anda. Pelanggan kemungkinan tidak akan mengetahui akronim yang digunakan untuk program luar angkasa di perusahaan Anda, misalnya, jadi hindari menggunakannya dalam surat. Aturan nomor satu dalam menulis surat bisnis yang baik adalah surat harus jelas, ringkas, dan sopan. Pertimbangkan tujuan surat. Apakah untuk memberi tahu pelanggan tentang lokasi baru Anda di bagian kota yang baru? Apakah untuk mengingatkan pelanggan tentang tagihan atau saldo yang belum dibayar? Atau untuk menanggapi keluhan pelanggan? Dengan memfokuskan pada tujuan ini, tulis baris pertama yang membuat pembaca segera tahu tentang isi surat tersebut. Jangan menulis tujuan surat yang tidak jelas. Langsung saja pada intinya.  Awali dengan menggunakan "saya" jika Anda menyatakan pendapat sebagai pemilik bisnis. Gunakan "kami" jika Anda menulis atas nama perusahaan atau organisasi.  Fokuskan pada pernyataan langsung seperti: "Dengan surat ini kami memberi tahu Anda" atau "Dengan surat ini kami meminta". Anda juga dapat menggunakan pernyataan "saya" jika Anda mengirim surat sebagai pemilik bisnis. Contohnya: "Saya menghubungi Anda karena" atau "Baru-baru ini saya mendengar tentang ... dan ingin tahu lebih banyak tentang ..." Misalnya, jika Anda (pemilik bisnis) mengirim surat kepada Nina Marlina tentang tagihan yang belum dibayar sejak bulan lalu, mulailah surat dengan: "Saya menghubungi Anda karena Anda memiliki saldo yang belum dibayar pada rekening Anda sejak bulan Maret 2015." Atau, jika Anda adalah seorang karyawan di sebuah perusahaan dan mengirim surat untuk menanggapi keluhan pelanggan terhadap program luar angkasa perusahaan, mulailah surat dengan: "Kami telah menerima keluhan Anda tentang program luar angkasa Mars kami" Jika Anda menulis surat untuk memberi tahu pembaca bahwa mereka memenangkan kontes, atau mereka mendapat tempat di program pascasarjana, mulailah dengan frasa seperti: "Dengan senang hati saya memberitahukan kepada Anda bahwa..." Atau "Kami sangat senang memberitahukan kepada Anda bahwa ...". Jika Anda memberi tahu kabar buruk, mulailah dengan frasa seperti: "Dengan berat hati Kami memberitahukan kepada Anda bahwa...". Atau, "Setelah mempertimbangkan dengan saksama, saya telah memutuskan untuk tidak ...". Kita menggunakan kalimat pasif sepanjang waktu dalam pembicaraan biasa. Namun kalimat pasif dapat membuat tulisan Anda terlihat menjemukan atau membingungkan. Kalimat aktif jauh lebih efektif dalam surat bisnis karena menunjukkan gaya bahasa yang lebih tegas.  Contoh kalimat pasif adalah: "Apa keluhan yang bisa saya tangani untuk Anda" Subjek kalimat, yaitu pelanggan ("Anda"), muncul di akhir kalimat, bukan di awal kalimat. Contoh kalimat aktif adalah: "Apa yang dapat saya lakukan untuk menangani keluhan Anda?" Versi kalimat ini, dalam kalimat aktif, jauh lebih jelas dan mudah dimengerti bagi pembaca. Penggunaan kalimat pasif mungkin adalah cara yang baik untuk menyampaikan pesan Anda tanpa menarik perhatian pada poin yang salah atau tidak menyenangkan. Tetapi gunakan kalimat pasif hanya dalam hal ini saja. Secara umum, kalimat aktif jauh lebih efektif dalam surat bisnis. Anda mungkin telah menghubungi Nina Marlina sebelumnya pada bulan lalu dengan peringatan tentang tagihannya yang belum dibayar. Atau mungkin pelanggan telah menyatakan kekecewaan mereka terhadap program luar angkasa pada bulan lalu di sebuah konferensi. Jika Anda sudah pernah berhubungan dengan pembaca, nyatakan hal tersebut. Hal ini akan mengingatkan pembaca tentang kontak Anda sebelumnya dan membuat surat bisnis menjadi lebih mendesak dan penting. Gunakan frasa seperti: "Sesuai dengan surat saya sebelumnya tentang tagihan Anda yang belum dibayar ..." atau "Terima kasih atas pembayaran Anda pada bulan Maret." Atau "Mendengar tentang masalah Anda dengan program luar angkasa dalam konferensi pada bulan Mei merupakan hal yang sangat berguna." Tunjukkan gaya bahasa yang positif pada pembaca dengan membuat permintaan yang sopan atau penawaran bantuan dalam bentuk hubungan kerja.  Misalnya Anda adalah pemilik bisnis yang berusaha meminta pelanggan untuk membayar tagihan. Gunakan frasa seperti: "Saya menghargai perhatian Anda yang cepat tentang masalah tagihan Anda yang belum dibayar." Misalnya Anda menulis atas nama perusahaan Anda. Gunakan frasa seperti: "Kami ingin mengatur pertemuan tatap muka dengan Anda dan kepala Sumber Daya Manusia kami." Anda juga harus menawarkan untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang mungkin dimiliki pembaca. Gunakan frasa seperti: "Saya akan dengan senang hati menjawab pertanyaan atau masalah yang mungkin Anda miliki tentang tagihan Anda" Atau, "Apakah Anda ingin kami menyediakan rincian lebih lanjut tentang program ini kepada Anda?" Tambahkan imbauan untuk bertindak, pada pihak Anda, atau pada pihak pembaca. Imbauan ini bisa berupa permintaan pembayaran pada tanggal tertentu, atau catatan tentang pengaturan pertemuan resmi dengan pembaca.  Tambahkan kalimat untuk menghubungi penerima surat di kemudian hari. "Saya berharap dapat bertemu dengan Anda pada pertemuan anggaran minggu depan." Atau "Saya berharap dapat membahas hal ini lebih lanjut dengan Anda selama kunjungan Anda ke kantor pusat kami.”  Catat setiap dokumen yang telah Anda sertakan dengan surat Anda. Tambahkan frasa seperti "Terlampir tagihan yang belum dibayar" atau "Terlampir salinan dari program penyuluhan luar angkasa kami." Akhiri surat dengan frasa penutup. Gunakan "Dengan hormat" atau "Hormat kami" untuk klien atau pelanggan. Gunakan "Salam hormat" untuk surat-surat resmi kepada orang yang tidak Anda kenal sama sekali. Cukup gunakan "Salam" atau "Hormat" jika Anda menulis surat untuk seseorang yang Anda kenal dengan baik atau memiliki hubungan kerja dengan Anda. Semua format dan penulisan yang teliti akan sia-sia jika surat dipenuhi dengan kesalahan ejaan!  Carilah setiap kalimat yang menggunakan kalimat pasif, dan cobalah untuk mengganti kalimat tersebut menjadi kalimat aktif. Perhatikan setiap kalimat yang terlalu panjang atau tidak jelas dan langsung. Dalam surat bisnis, lebih sedikit biasanya lebih baik, jadi kurangi panjang kalimat Anda jika memungkinkan.
Gunakan kop surat profesional. Buka suatu program pengolah kata. Atur bentuk balok. Identifikasi audiens Anda. Jelaskan tujuan surat di baris pertama. Gunakanlah kalimat aktif, bukan kalimat pasif. Rujuk pada peristiwa sebelumnya atau komunikasi sebelumnya dengan pembaca, jika ada. Buatlah kalimat permintaan atau penawaran bantuan. Rangkum surat. Koreksi surat.
https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter-to-Customers https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter-to-Customers
Formatting the Business Letter Writing the Business Letter