Mengatur Sistem Peningkatan Proses Menentukan Metrik yang Sesuai untuk Proyek Mengumpulkan Data
Artinya, apa yang Anda maksud sebagai “peningkatan”. Apakah Anda menginginkan proses yang lebih andal, cepat, efisien, atau lebih baik dalam hal lain? Hal ini akan memperjelas proyek Anda. Pastikan proses Anda menghasilkan keluaran (output) yang dapat diukur.  Sebagai contoh, perusahaan ingin meningkatkan kecepatan pengiriman produk akan mengukur waktu pengiriman. Perusahaan digitalisasi data mungkin ingin mengukur persentase kesalahan karakter dalam satu kumpulan (batch), atau keluaran proses. Gunakanlah istilah yang dipahami secara umum untuk memastikan akurasi dan konsistensi pengukuran. Hal ini memastikan keandalan informasi yang dibagikan kepada pihak-pihak lain dari lokasi dan fasilitas yang berbeda. Hal ini akan mencegah kesalahpahaman dan memperjelas definisi dari semua variabel yang diukur. Sebagai contoh, perusahaan mengukur waktu dalam satuan hari. Cabang lain dari perusahaan yang sama mungkin memiliki penafsiran kata “satu hari” yang berbeda. Mungkin, mereka menganggapnya sebagai 8 jam hari kerja, dan bukan 24 jam. Hal-hal seperti ini yang dapat mengakibatkan salah paham antarcabang perusahaan. Data harus dikumpulkan dalam cara yang sama pada keseluruhan perusahaan. Sebagai contoh, jika satu departemen menggunakan sampel acak untuk mengumpulkan data, semua departemen harus mengikutinya. Kalau tidak, data tidak akan bisa diperbandingkan. Selain itu, unit pengukuran juga harus disamakan. Pastikan unit pengukuran yang digunakan semuanya sama saat mengukur keluaran.  Sebagai contoh, kecepatan pengiriman mungkin diukur dalam satuan menit atau jam. Konversi dari satuan yang satu ke satuan yang lain hanya akan membuang-buang waktu. Artinya, jangan sampai ada satu departemen yang membulatkan angka sampai tidak ada koma dan departemen yang lain membulatkan sampai dua angka di belakang koma. Perbedaan tingkat detail pada angka akan mengacaukan hasilnya. Jangan lupa, unit yang kecil cenderung memberikan hasil lebih akurat.  Sebagai contoh, semua departemen harus sepaham perihal cara membulatkan angka. Metrik utama menentukan keluaran atau sasaran dari peningkatan proses. Sebagai contoh, pabrik mobil mungkin mengukur jumlah produksi mobil per jam. Sebelum peningkatan proses dilakukan, dasar pengukuran diambil terlebih dahulu. Pada akhir proyek, proses tersebut diukur kembali. Kemudian, dilakukan penghitungan jumlah peningkatan pada proses. Metrik bisnis mengukur cara peningkatan proses operasional mencapai salah satu sasaran perusahaan. Sebagai contoh, jika metrik utama adalah untuk mempercepat produksi produk, metrik bisnis dapat meningkatkan laba atau menurunkan biaya tetap. Terdapat hubungan sebab-akibat antara metrik utama dan metrik bisnis. Perbedaan ini menyatakan alasan peningkatan pada metrik utama turut meningkatkan kinerja perusahaan. Mungkin muncul beban tidak terduga akibat proyek peningkatan proses. Jika metrik utama mengukur hal yang harus ditingkatkan, akan ada metrik lain yang konsekuensial untuk mengukur hal yang tidak boleh berubah. Data metrik konsekuensial harus diperoleh sebelum, selama, dan setelah proyek. Dari sekian banyak kemungkinan metrik konsekuensial dalam suatu proyek, hanya sebagian yang berdampak besar pada kualitas keluaran dan harus diperhitungkan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan ingin meningkatkan kecepatan pengiriman tidak boleh mengalami peningkatan biaya akibat penanganan yang buruk dan merusak produk. Dalam kasus ini, proporsi kerusakan produk merupakan metrik konsekuensial. Penghematan uang belum tentu menjadi metrik utama perusahaan. Namun, perusahaan perlu memantau hasil keuangan dari peningkatan proses. Hal ini jangan disamakan dengan biaya akuntasi dari proyek. Metrik keuangan harus menjadi alat untuk menganalisis manfaat keuangan dari proyek yang dilakukan. Banyak perusahaan yang terus memantau metrik keuangan sampai satu tahun setelah proyek selesai.  Sebagai contoh, peningkatan waktu manufaktur dapat diperkirakan akan meningkatkan pendapatan perusahaan. Perusahaan akan memantau pendapatan, bersama-sama faktor lain seperti laba, mulai dari waktu implementasi perubahan, dan untuk mengukur bagaimana dampaknya akibat perubahan proses. Waktu proses mengukur lamanya langkah-langkah proses pembuatan produk atau jasa berlangsung. Metrik waktu lain mengukur lamanya penambahan nilai pada suatu proyek, atau lamanya tanggapan terhadap permintaan pelanggan. Perhitungan metrik dapat berupa persentase pengiriman waktu . Strategi mengurangi waktu proses terbukti dapat meningkatkan bisnis. Hal tersebut dapat meningkatkan produksi dan pengiriman produk atau jasa yang lebih cepat. Jika harga dan kualitas barang atau jasa sama dengan pesaing, pelanggan akan memilih membeli barang atau jasa yang lebih cepat diterima. Jika proses waktu bisa dikurangi, kesempatan menerima pesanan dan bisnis baru akan lebih besar. Metrik biaya menilai biaya total proses produksi. Metrik ini juga mengukur biaya operasional yang relatif terhadap tingkat produksi. Biaya per transaksi mengukur biaya produksi satu unit. Penghematan biaya mengukur pengurangan biaya per transaksi. Penghematan tenaga kerja mengukur pengurangan jam kerja yang dibutuhkan untuk memproduksi barang atau jasa.  Strategi pengurangan biaya menjadi penting ketika pendapatan bisnis mulai menurun. Sebagai contoh, Bank of America mengalami penurunan dalam pendapatan peminjaman dan perdagangan pada tahun 2011. Oleh karenanya, mereka menurunkan jumlah tenaga kerja agar dapat terus membayar pemegang saham. Manajer dan konsultan bank memutuskan menggunakan metrik biaya untuk mengidentifikasi pekerjaan yang dapat dihapuskan untuk menghemat uang tanpa merugikan perusahaan. Metrik kualitas mengukur kepuasan pelanggan. Data kepuasan pelanggan dapat diperoleh melalui survei, keluhan pelanggan, dan umpan balik lain. metrik kualitas juga menilai apakah proses menambah nilai bagi pelanggan. Metrik ini juga melihat frekuensi kesalahan dan pengerjaan kembali. Persentase kesalahan akan terlihat pada tingkat kecacatan produk. Persentase penyelesaian dan tingkat akurasi mengukur frekuensi proses bebas cacat.   Industri kesehatan sangat bergantung kepada metrik kualitas. Peningkatan kualitas harus berdasarkan data. Analis melihat data keuangan dan klinis untuk menentukan variasi pemberian jasa kesehatan. Proses pemberian jasa dipecah kemudian dicari area yang boros atau mubazir untuk menciptakan proses yang memberikan hasil berkualitas tinggi. Pengurangan biaya tidak menambah nilai jika tidak bisa meningkatkan atau mempertahankan tingkat kualitas yang diberikan.  Kunci peningkatan kualitas adalah meningkatkan efisiensi tanpa mengurangi efektivitas. Efisiensi mengacu kepada jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk memberikan produk atau jasa. Efektivitas mengacu kepada seberapa baik sasaran produk atau jasa berhasil dicapai. Metrik keluaran mengukur kuantitas produk atau jasa yang diberikan dalam kurun waktu tertentu. Sasaran produksi harus selaras dengan permintaan pelanggan. Metrik keluaran juga melihat pada backlog dan persediaan yang berlebih (jumlah keduanya harus minimal). Terakhir, produk dalam proses (work in progress) diukur untuk menentukan angka produk atau jasa yang berada dalam proses.  Salah satu strategi untuk meningkatkan keluaran dalam manfaktur adalah kerja yang terstandarisasi. Sebagai contoh, dalam industri otomotif, produsen mobil memiliki metode standar untuk pemasangan mobil. Produsen dapat menentukan standar proses produksi demi meningkatkan keluaran. Metrik dapat membantu menganalisis seberapa baik proses meningkatkan keluaran. Proses dikatakan sukses jika produk dibuat dalam kurun waktu tertentu dengan proses terstandarisasi yang baru jumlahnya meningkat. Metrik ini mengukur banyaknya langkah proses produksi yang harus dilalui. Metrik ini juga menunjukkan frekuensi perlambatan proses akibat pergantian tangan atau permintaan persetujuan supervisor. Jumlah langkah dalam proses dihitung bersama dengan langkah-langkah proses penambahan nilai. Langkah-langkah ini membuat produk atau jasa lebih bernilai. Metrik juga mengukur frekuensi pengembalian produk untuk perbaikan kecacatan. Perusahaan bertujuan mengurangi kerumitan dalam proses, organisasi, produk dan informasi bisnis mereka. pengukuran kompleksitas proses akan membantu manajer mengidentifikasi letak produk atau jasa yang memenuhi kepuasan pelanggan sekaligus berbiaya rendah. Hal ini membantu mengungkapkan biaya tersembunyi akibat proses yang terlampau rumit. Perusahaan juga akan bisa menentukan produk mana yang paling menguntungkan, hal yang paling dinilai pelanggan dan bottleneck dalam proses yang mengurangi efisensi.
Tentukan hal yang perlu diukur. Pastikan kosakata proyek Anda konsisten. Tentukan cara pengumpulan data. Tentukan standar presisi perhitungan. Pilihlah metrik utama. Hubungkan metrik utama dengan metrik bisnis. Pertimbangkan kemungkinan hasil tidak terduga. Tentukan metrik finansial. Ukur waktu. Ukur biaya. Ukur kualitas. Ukur keluaran. Ukur kompleksitas proses.
https://www.wikihow.com/Measure-Process-Improvement https://www.wikihow.com/Measure-Process-Improvement https://www.wikihow.com/Measure-Process-Improvement
Organizing Your Process Improvement System Choosing the Right Metrics for Your Project Collecting the Data