Mengikuti Aturan Penulisan Surat Formal Mengirim Surat kepada Penerima Menyusun Isi Surat
Tanggal harus berada di sudut kanan atas halaman. Lewati satu baris di bawahnya, kemudian tulis alamat, juga rata kanan. Kemudian, lewatkan satu baris lagi dan tulis alamat lengkap penerima rata kiri. Jika permintaan dikirim via surel, Anda dapat menghilangkan bagian tanggal dan alamat, dan langsung pada salam. Akan tetapi, pastikan Anda menggunakan subjek yang efektif dan jelas. Misalnya, jika Anda mengirim surat kepada dosen, tulis subjek "Permintaan Perpanjangan Makalah Sejarah Jawa Andi Widodo". Mulailah dengan “Yth.” Kemudian ikuti dengan gelar dan nama. Misalnya, “Yth. Bapak Baskoro” atau “Yth. Ibu Darmawati”. Kadang Anda juga harus menggunakan gelar yang rumit, seperti, “Yth. Professor Abdurrahman” atau “Yth. Raden Wiraningrat”.  Walaupun Anda sudah mengenal penerima secara informal, surat ini tetap merupakan permintaan resmi sehingga gaya dan isinya harus formal. Jangan menulis, “Hai, Don”, misalnya. Usahakan mencari orang spesifik yang akan menerima surat Anda. Kalau tidak, surat Anda akan tampak seperti surat format. Misalnya, “Yth. Raden Wiraningrat” lebih baik daripada “Kepada yang Berkepentingan”. Batang tubuh surat harus terdiri dari 1–3 paragraf saja. Dalam banyak kasus, Anda dapat membuka dengan 1–2 baris, menjelaskan permintaan dalam 2–4 baris, dan kesimpulan 1–2 baris. Jika Anda harus mengembangkan hingga tiga paragraf penuh, pisahkan pendahuluan, batang tubuh, dan kesimpulan. Untuk membuka surat, Anda dapat mengatakan, “Saya Andi Widodo, mahasiswa yang mengikuti kuliah Sejarah Jawa Anda setiap hari Senin pagi di ruang III-C.” Ini akan membangkitkan ingatan dosen dan beliau tidak perlu mencari siapa Anda. Jangan mengabaikan pentingnya kesimpulan yang solid. Gunakan kalimat terakhir ini untuk menyatakan ulang kasus Anda (dalam satu baris) dan berterima kasih atas waktu si penerima. Anda dapat menulis, “Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.”  Tutup surat dengan salam resmi sebelum nama Anda. Beberapa di antaranya adalah “Hormat saya”, “Salam Hormat”, atau “Dengan segala hormat”.  Jika Anda membutuhkan balasan sampai waktu tertentu, sertakan informasi tersebut pada penutup. Anda dapat memasukkannya ke dalam baris ucapan terima kasih. Misalnya, “Terima kasih atas pertimbangan Anda dan saya harap dapat mendengar jawaban Anda minggu depan.” Saat menuliskan bagian ini, usahakan untuk tidak menimbulkan kesan menekan atau mengejar penerima. Di bawah salam penutup “Hormat saya”, biarkan 3–4 baris kosong. Kemudian, tulis nama lengkap rata kiri. Gunakan baris kosong tersebut untuk membubuhkan tanda tangan asli. Jika surat ini akan dikirim via surel, Anda dapat menghapus baris kosong tersebut dan hanya mengetikkan nama. Setelah mengoreksi draf dan sebelum dikirimkan, foto surat tersebut, (ditransfer ke PDF), simpan draf dalam jaringan, atau difotokopi. Anda mungkin perlu mencatat tanggal pengiriman jika tidak sama dengan tanggal surat. Simpan salinan ini di tempat aman untuk berkas pribadi. Bawa surat ke kantor pos, berikan kepada petugas, atau masukkan ke dalam kotak surat. Jika Anda ingin jaminan bahwa surat sudah diterima, mintalah layanan pelacakan. Jika surat dikirim lewat pos, pastikan dicetak dengan mesin pencetak berkualitas tinggi dengan tinta yang bagus. Surat permintaan yang ditulis tangan umumnya tidak diterima. Ini mungkin merupakan cara terbaik untuk mengirim permintaan karena tidak membutuhkan banyak waktu dan sangat bisa diandalkan. Pastikan alamat surel penerima sudah benar dan masukkan nomor identifikasi Anda, jika relevan, di dalam subjek.  Penerima dapat melihat hari dan jam Anda mengirim surel tersebut. Sadari hal ini jika Anda sering mengirim surel pada larut malam. Pastikan isi surel Anda formal dengan alamat yang Anda gunakan. Kirimkan dari akun yang terkesan profesional. Contoh akun surel yang pantas untuk urusan pekerjaan adalah "andi.setya.widodo@yahoo.com". Jika Anda mengirim surat via faksimile, pastikan tunggu halaman konfirmasi yang menunjukkan bahwa surat Anda berhasil dikirim dan diterima. Jika permintaan Anda urgen atau mendekati menit terakhir, mungkin sebaiknya Anda meminta secara pribadi lewat telepon. Jika ini situasinya, tetap gunakan sikap formal dan nyatakan kasus Anda dengan runtut. Begitu mengetahui Anda butuh perpanjangan waktu, segeralah mempersiapkan surat. Anda harus memberi waktu sebanyak mungkin kepada penerima untuk memutuskan situasi Anda. Anda juga perlu menampilkan kesan siap walaupun faktanya Anda meminta penyesuaian jadwal. Pertimbangkan semua faktor dan ajukan permintaan yang realistis. Jika waktu yang diminta terlalu sedikit, mungkin nantinya Anda harus meminta perpanjangan lagi. Bilamana memungkinkan, tenggat tidak boleh dilewatkan. Jadi, sebaiknya perhitungan Anda dilebihkan sedikit.  Tergantung situasinya, mungkin Anda perlu mempertimbangkan surat ini sebagai bagian dari negosiasi. Dalam hal ini, sebaiknya Anda meminta waktu yang lebih panjang sehingga masih ada ruang untuk berkompromi dan mencari titik tengah.  Ukur kecepatan Anda berdasarkan kemajuan saat ini dan bagian apa yang belum diselesaikan. Misalnya, jika Anda sudah mengerjakan proyek konsultasi selama tiga bulan, semestinya Anda dapat memperkirakan berapa banyak pekerjaan yang belum selesai. Sadari bahwa penerima surat juga mungkin memiliki batasan waktu. Mungkin mereka juga memiliki tenggat yang sekarang harus diundurkan. Misalnya, dosen biasanya harus memberikan nilai tengah semester kepada fakultas dan harus menjadwalkan penyerahan tugas mahasiswa sesuai dengan tenggat tersebut. Ketahui tenggat pasti sebelum Anda meminta penyesuaian. Jangan sampai Anda terkesan tidak mampu mengelola waktu karena meminta perpanjangan tanpa mengetahui situasi saat ini. Misalnya, beberapa badan pemerintah meminta Anda menyerahkan permintaan dalam 24 jam dari kontak awal. Jika tidak bisa memenuhinya, Anda dapat menyatakan jadwal tersebut terlalu ketat. Anda mencurahkan waktu untuk menyusun surat dan penerima juga meluangkan waktu untuk membacanya. Jadi, buat surat ini bermakna. Pikirkan alasan Anda sebenarnya dan sampaikan dengan jujur kepada penerima. Jangan berbohong atau melebih-lebihkan alasan karena Anda yang akan rugi sendiri.  Alasan bagus yang dapat dikemukakan adalah keinginan untuk bekerja dengan menyeluruh dan berhati-hati. Misalnya, jika Anda sedang menyelesaikan proyek yang berdampak pada keamanan orang banyak, menyatakan fakta ini dalam penjelasan akan menguntungkan Anda. Jika ada beberapa alasan, pilih alasan terbaik. Misalnya, jika Anda menunda tawaran pekerjaan, katakan bahwa Anda ingin melakukan riset tambahan tentang biaya kepindahan (jika itu benar), jangan mengatakan bahwa Anda juga menunggu tawaran lain. Detail akan memberi sentuhan keaslian dan kepandaian menulis. Ini sangat penting jika Anda mengajukan surat kepada pemerintah atau kelompok orang yang belum pernah Anda temui secara pribadi.  Misalnya, jika kakek Anda meninggal dua hari sebelum tenggat esai kampus, sebaiknya Anda mendeskripsikan peristiwa tersebut sebagai “urusan darurat keluarga”, bukan hanya “urusan darurat”. Anda juga perlu menyebutkan kepergian kakek dan beberapa informasi tentang perjalanan Anda pulang ke kampung halaman.  Siapkan dokumen sebelum mengirimkan permintaan. Anda mungkin perlu menjabarkan aplikasi atau pekerjaan sebelumnya, khususnya jika berurusan dengan pemerintah atau badan resmi lainnya. Menunjukkan bahwa Anda sudah mengikuti semua langkah proses sampai titik ini akan menguntungkan kasus Anda. Tidak ada yang mau membaca surat yang berisi keluhan. Sebaliknya, gambarkan peristiwa negatif dengan cepat dan tingkat, kemudian lanjutkan pada solusi positif yang Anda minta. Misalnya, jika Anda merasa tawaran gaji awal terlalu rendah, Anda dapat menulis, "Saya membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan tawaran Anda. Namun, saya merasa bahwa gaji yang lebih tinggi memungkinkan saya untuk bekerja dengan lebih efisien." Luangkan beberapa menit untuk membaca lagi surat Anda sebelum dikirimkan. Carilah kesalahan editorial dan pengetikan. Jalankan program pengecekan tata bahasa dan ejaan di komputer. Mintalah teman Anda yang tepercaya untuk membacanya. Jangan terburu-buru atau melewatkan langkah ini karena jika ada kesalahan, Anda akan terkesan ceroboh dan itu bisa saja memengaruhi hasil akhir.
Siapkan bagian judul. Gunakan salam yang formal dan lengkap. Gunakan format paragraf yang singkat. Perhatikan kata-kata kesimpulan. Masukkan nama lengkap dan tanda tangan Anda. Buatlah atau simpan salinan surat Anda. Kirimkan dengan pengiriman standar. Kirimkan melalui surel. Ajukan permintaan lewat telepon sebagai ganti surat. Tulis sesegera mungkin. Tentukan berapa tambahan waktu yang Anda butuhkan. Ketahui peraturan  yang ada. Sertakan penjelasan masuk akal. Sediakan beberapa detail terpilih. Pilih gaya bahasa dan konten positif. Teliti surat sebelum dikirimkan.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension
Following Formal Letter Writing Conventions Sending the Letter to the Recipient Crafting the Content of the Letter