Menggunakan Bahasa yang Kuat Menyusun Informasi Memformat Laporan
Judul dan subjudul memungkinkan pembaca dengan cepat menemukan bagian tertentu dalam laporan yang menarik perhatian mereka atau apa yang ingin mereka baca untuk mendapatkan lebih banyak informasi pendukung mengenai kesimpulan atau rekomendasi yang Anda buat.  Pastikan judul dan subjudul menggambarkan konten di bagian atau subbagian tersebut secara langsung dan akurat. Contohnya, saat sedang membuat draf laporan penjualan mingguan, Anda dapat memasukkan bagian yang membahas “Tren Pakaian Wanita”, “Tren Busana Pria”, dan “Merek Anak-Anak Populer”. Di dalam bagian-bagian tersebut, Anda dapat menempatkan subjudul untuk menyoroti tren tertentu atau merek populer. Gunakan konstruksi gramatikal yang sama untuk semua judul sehingga laporan terkesan logis dan konsisten. Contohnya, jika judul pertama berbunyi “Membangun Pijakan dalam Busana Pria”, judul kedua seharusnya “Memimpin Tren Pakaian Wanita” bukan sesuatu seperti “Angka Penjualan Pakaian Wanita”. Penulisan yang ringkas dengan kalimat-kalimat yang terstruktur dalam urutan standar “subjek-kata kerja-objek” menunjukkan kejelasan pemikiran dan memberikan kredibilitas pada rekomendasi dan kesimpulan Anda.  Setelah menulis laporan versi pertama, bacalah dengan hati-hati dan hilangkan semua bahasa yang tidak perlu. Temukan tindakan untuk setiap kalimat dan letakkan siapa yang melakukan tindakan tersebut di sebelah kata kerja. Pikirkan setiap kalimat seolah-olah mengatakan “siapa melakukan apa”. Hapus kalimat yang tidak diperlukan dan penggunaan frasa jeda seperti “terlepas dari”, “dengan tujuan”, atau “dalam rangka”. Anda mungkin berpikir bahwa gaya penulisan seperti ini membosankan, tetapi tujuan menulis laporan mingguan bukan untuk menghibur. Gaya ini paling efektif untuk mengemukakan maksud Anda dan menyampaikan informasi kepada pembaca. Rekomendasi yang Anda ajukan harus didasarkan pada bukti nyata, bukan pendapat atau perasaan. Yakinkan pembaca dengan fakta-fakta yang kuat dan ditulis dengan jelas.  Hindari kata sifat dan kata lain yang tidak perlu, dan frasa yang memiliki konotasi negatif atau positif. Sebagai gantinya, berfokuslah untuk menulis argumen berdasarkan fakta. Contohnya, anggap saja Anda merekomendasikan promosi untuk salah satu pramuniaga dalam laporan mingguan. Dukunglah rekomendasi tersebut dengan fakta-fakta yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut layak, bukan menuliskan detail yang bersifat subjektif atau menggugah emosi. Kalimat “Sari melakukan penjualan tertinggi secara konsisten di toko kita, meskipun ia hanya bekerja 15 jam seminggu” akan lebih baik daripada “Sari adalah karyawan saya yang paling ramah dan selalu berusaha keras, meskipun ia terpaksa membatasi jam kerjanya demi merawat ibunya yang sakit.” Saat menulis dengan kalimat aktif, Anda menggunakan satu kata yang memberi tahu pembaca tindakan apa yang terjadi dalam kalimat, yaitu kata kerja. Gunakan kata kerja singkat dan kuat yang menjelaskan dengan gamblang tindakan yang sedang terjadi.  Pilih kata kerja yang sederhana. Contohnya, “gunakan” lebih baik daripada “memanfaatkan”. Kata kerja yang menggambarkan proses, misalnya berpikir, mengetahui, memahami, dan percaya, terkadang diperlukan, tetapi umumnya kurang kuat dibanding kata kerja yang menggambarkan tindakan. Anda mungkin harus menggali suatu pernyataan lebih dalam dan mengubahnya menjadi tindakan. Contohnya, Anda mungkin menulis “Saya percaya penjualan kita akan meningkat dalam beberapa bulan ke depan.” Ubahlah pernyataan itu dan cari tahu mengapa Anda memercayainya. Kemudian, Anda bisa menulis kalimat yang mengarah kepada tindakan seperti, “Secara historis, penjualan meningkat selama musim liburan. Saya memprediksi penjualan akan meningkat pada bulan November dan Desember”. Untuk mempertahankan tulisan yang berorientasi tindakan, periksa laporan dan cobalah untuk menghilangkan kata depan dan menggantinya dengan kata kerja yang lebih kuat. Contohnya, “konsensus umum” dapat disederhanakan menjadi “konsensus”, dan jika seseorang “memberikan perlindungan”, kesannya akan lebih kuat dengan mengatakan ia “melindungi”. Ketika menulis dengan kalimat pasif, Anda mengurangi tekanan pada orang yang melakukannya dan lebih menekankan pada objek dari tindakan tersebut. Meskipun dalam beberapa kasus diperlukan karena alasan politik atau diplomatik, penggunaan kalimat pasif sering kali menghasilkan tulisan yang tidak jelas dan membingungkan.  Kalimat aktif memberikan penghargaan kepada orang yang melakukan tindakan dan menunjukkan kepada pembaca laporan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut. Untuk memahami mengapa ini penting, bayangkan Anda membaca artikel tentang kebakaran yang mengatakan, “Untunglah, semua anak berhasil diselamatkan”. Identitas orang (atau orang-orang) yang menyelamatkan anak-anak itu penting. Jika kalimat itu berbunyi “Pastur setempat, Romo Johan, bolak-balik menerobos api yang mengepung panti asuhan dan menyelamatkan semua anak”, sekarang Anda tahu siapa yang pantas mendapatkan penghargaan karena menjadi pahlawan dalam situasi tersebut. Kalimat aktif juga penting untuk mengambil tanggung jawab atas tindakan yang mungkin memiliki konsekuensi negatif. Jika Anda menulis, “Kesalahan telah terjadi” dalam laporan, atasan tentu ingin tahu siapa yang melakukan kesalahan tersebut sehingga ia bisa memberikan sanksi yang tepat. Jika Anda melakukan kesalahan maka mengakui dan mengambil tanggung jawab untuk perbuatan tersebut akan sangat membantu Anda. Untuk menemukan dan menghilangkan kalimat pasif dalam tulisan, carilah kata kerja yang diawali “di-”. Saat menemukannya, identifikasi tindakan dalam kalimat itu, cari tahu siapa yang melakukannya, dan pindahkan ke awal dan tengah kalimat. Tabel dan grafik jauh lebih mudah dibaca dan diikuti daripada paragraf yang memberikan informasi yang sama, terutama jika informasi yang akan disampaikan terdiri dari banyak angka.  Pilih elemen visual yang tepat untuk menyampaikan informasi kepada pembaca dengan cara yang bermanfaat bagi mereka dan mencerminkan tujuan laporan. Contohnya, Anda dapat memilih grafik garis untuk menunjukkan tren peningkatan penjualan jaket wol. Cara penyajian informasi seperti ini akan lebih efektif untuk menunjukkan peningkatan tersebut dibanding tabel dengan jumlah jaket wol yang terjual setiap bulan karena tabel menuntut pembaca untuk melihat semua angka, membandingkannya dan mengenali bahwa terjadi kenaikan. Semua itu dapat dilakukan hanya dengan menampilkan grafik garis sederhana. Perlu diingat bahwa mata tertarik pada elemen visual. Pastikan elemen-elemen ini terlihat rapi dan teratur, dan ditempatkan pada posisi yang tepat di atas halaman. Anda cukup menampilkan elemen visual yang penting untuk rekomendasi atau kesimpulan Anda. Setiap industri atau disiplin akademik memiliki istilah-istilah tertentu yang tidak dapat dihindari, begitu juga kata-kata kunci (buzzword) yang mendapatkan popularitas dari buku atau artikel terkenal. Meskipun terkadang bermanfaat, kata-kata ini biasanya tidak memberikan nilai tambah atau gagal menyampaikan pesan secara efektif.  Menulis daftar kata kunci umum dalam industri sehingga Anda tidak memakainya secara berlebihan dalam laporan bisa berguna. Saat laporan selesai, Anda bisa mencari kata-kata tersebut dalam dokumen dan menggantinya jika perlu. Perlu diingat bahwa bagi pembaca, penggunaan kata kunci yang trendi secara berlebihan tidak menunjukkan bahwa Anda “berpengetahuan luas” dalam bidang tersebut, tetapi justru menimbulkan kesan sebaliknya. Secara umum, para eksekutif dan manajer berusia lebih tua dan sudah melihat ratusan kata-kata seperti itu datang dan pergi. Jika Anda terlalu sering menggunakannya, mereka akan menganggap Anda malas dan tidak tahu apa yang Anda bicarakan, atau hanya mencoba mengesankan mereka. Anda juga harus menghindari penggunaan istilah yang terlalu rumit. Contohnya, jika Anda menulis laporan yang merangkum masalah hukum, tidak berarti Anda harus membumbuinya dengan sejumlah besar jargon hukum. Laporan yang penuh dengan kesalahan tipografi dan tata bahasa akan mengganggu kenyamanan pembaca dan mencerminkan citra negatif tentang Anda. Buatlah draf laporan dengan baik sebelum tenggat sehingga Anda memiliki cukup waktu untuk melakukan pemeriksaan aksara dengan benar.  Jalankan program pemeriksaan tata bahasa dan ejaan pada aplikasi pengolah kata yang Anda gunakan. Program ini akan melewatkan banyak kesalahan, terutama kesalahan tik yang menghasilkan kesalahan homofonik (misalnya mengetik “sarat”, padahal ingin menulis “syarat”). Melakukan pemeriksaan aksara yang teliti secara terbalik (dari belakang ke depan) adalah cara yang baik untuk memastikan Anda tidak melewatkan kesalahan. Apalagi, jika sudah terbiasa dengan apa yang ingin ditulis, Anda akan melewati kesalahan seperti kata-kata yang hilang karena otak secara otomatis melengkapinya. Hal ini tidak akan terjadi jika Anda memeriksanya dari belakang ke depan. Membaca laporan keras-keras adalah cara lain yang efektif untuk mendeteksi kesalahan dan mengedit gaya penulisan. Jika Anda merasa kesulitan saat membaca kalimat atau paragraf tertentu, kemungkinan besar bagian tersebut sulit untuk dipahami karena pembaca juga akan mengalami kesulitan yang sama. Koreksi bagian yang sulit sehingga bisa mengalir lebih baik. Meskipun  Anda harus menyerahkan laporan mingguan sebagai bagian dari tugas, tujuan laporan itu sendiri bukanlah untuk mempertahankan pekerjaan. Mengetahui alasan mengapa atasan meminta laporan mingguan akan membantu Anda menentukan secara pasti informasi apa yang harus dicantumkan dalam laporan dan hal apa yang paling penting.  Biasanya, laporan ditulis untuk memberi informasi terbaru kepada manajer tentang status proyek yang Anda kerjakan atau membantu mereka dalam pengambilan keputusan. Contohnya, jika Anda seorang manajer toko ritel, Anda mungkin diminta untuk menyerahkan laporan mingguan untuk merangkum penjualan minggu tersebut. Atasan menggunakan laporan ini untuk mengevaluasi kinerja, tingkat harga, dan pesanan yang diterima toko. Jika Anda menyerahkan laporan mingguan dalam rangka magang atau proyek penelitian, tujuan laporan adalah menunjukkan kepada atasan atau instruktur seberapa besar kemajuan Anda dan berbagi terobosan dan penemuan penting apa pun. Mengetahui siapa audiens Anda sangat penting untuk merencanakan laporan. Jika tidak mengetahui siapa yang akan membaca laporan (dan apa alasannya), Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui informasi apa yang paling penting.  Mengidentifikasi audiens juga akan membantu Anda memahami bagaimana laporan harus disusun dan bahasa apa yang tepat untuk digunakan. Contohnya, Anda akan menulis laporan yang benar-benar jika audiens adalah sekelompok anak usia lima tahun dibandingkan jika Anda menulisnya untuk para eksekutif perusahaan besar. Anda juga akan mendapatkan gambaran lebih jelas tentang apa yang sudah diketahui audiens sebelumnya dan apa yang harus Anda jelaskan secara lebih terperinci atau perlu memberikan sumber referensi tambahan. Contohnya, jika Anda menulis laporan mingguan tentang masalah hukum dan akan dibaca oleh sekelompok pengacara, tidak ada kebutuhan untuk memberikan ringkasan terperinci tentang hukum. Namun, ringkasan seperti itu mungkin dibutuhkan jika Anda menulis laporan tentang masalah untuk para eksekutif atau administrator yang tidak memiliki pengetahuan hukum. Jika laporan diperlukan untuk magang, proyek penelitian, atau kegiatan akademik lainnya, perlu diingat bahwa audiens bukanlah dosen atau instruktur Anda, meskipun laporan akan diserahkan kepadanya. Untuk menemukan audiens dalam konteks ini, berfokuslah pada sifat proyek dan disiplin ilmu Anda secara keseluruhan. Meskipun Anda harus berusaha membuat laporan seringkas mungkin, ada kemungkinan audiens tidak akan membaca semuanya. Untuk menanggapi hal ini, Anda harus menempatkan informasi yang paling penting, atau hasil akhir, di awal laporan.  Contohnya, jika laporan bertujuan untuk membandingkan dan mengontraskan tiga merek peralatan berbeda dan merekomendasikan satu yang menurut Anda paling tepat untuk keperluan perusahaan, kesimpulan harus dituliskan di bagian awal. Kemudian, Anda dapat memberikan penjelasan tentang alasannya. Secara umum, halaman pertama laporan harus berisi ringkasan hasil, rekomendasi, atau kesimpulan. Gunakan sisa laporan untuk menggali lebih dalam dan pembaca akan membaca lebih jauh jika mereka merasa perlu atau ingin memperluas pemahaman mereka tentang temuan Anda. Dalam kebanyakan kasus, laporan mingguan dibuat untuk kebutuhan penyimpanan data dan akan dimasukkan ke dalam arsip yang sesuai. Laporan mingguan jarang dibaca secara keseluruhan dalam kebanyakan konteks dan Anda seharusnya tidak mengharapkan hal sebaliknya.  Namun, jangan menjadikan fakta ini sebagai alasan untuk memalsukan laporan atau mengerjakannya secara asal-asalan sehingga kualitasnya rendah. Laporan harus mencerminkan diri dan etos kerja Anda. Laporan yang dibuat asal-asalan kemungkinan besar akan menjadi perhatian dan mengatakan “Saya tahu Anda tidak akan membacanya” bukanlah alasan untuk menghasilkan produk kerja yang tidak maksimal. Meskipun laporan secara keseluruhan harus berkualitas tinggi dan ditulis dengan baik, berfokuslah pada bagian-bagian laporan yang kemungkinan besar akan dibaca oleh audiens. Bagian ini biasanya adalah ringkasan eksekutif atau rekomendasi. Anda harus menulisnya tanpa kesalahan sedikit pun. Perlu diingat bahwa atasan tidak membaca seluruh isi laporan bukan karena tidak tertarik atau karena tidak penting. Orang-orang yang menduduki posisi manajemen senior atau eksekutif sangat sibuk dan mereka terampil dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang efisien. Mereka tidak akan membaca seluruh laporan, kecuali hal itu memang dibutuhkan, tetapi akan menyimpannya untuk berjaga-jaga jika ingin membacanya lagi nanti. Banyak perusahaan memiliki format standar untuk laporan mingguan dan manajer atau eksekutif mungkin terbiasa menerima informasi dengan cara seperti itu. Menggunakan format berbeda dapat menyebabkan rasa frustrasi dan kebingungan.  Hal ini sangat penting dalam penyusunan laporan penjualan. Manajer terbiasa melihat laporan sekilas dan mengetahui di bagian mana pada halaman itu ia akan menemukan angka atau informasi tertentu. Penggunaan format berbeda menjadi langkah yang kurang efektif karena mereka terpaksa membaca laporan seluruhnya untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Tanyakan kepada asisten administratif untuk mengetahui apakah ada templat yang dapat Anda gunakan untuk menulis laporan. Dengan begitu, Anda tidak perlu membuatnya dari nol dengan aplikasi pengolah kata. Banyak perusahaan memiliki templat dokumen dengan pengaturan yang tepat, termasuk margin, tabel, gaya paragraf, dan fon. Jika Anda menyerahkan laporan dalam bentuk dokumen cetak atau sebagai lampiran surel, format yang digunakan berbeda dibanding jika Anda menuliskannya sebagai bagian teks surel.  Contohnya, jika mengirimkan laporan sebagai lampiran surel, Anda harus menyertakan ringkasan eksekutif di dalam teks surel. Dengan cara ini, pembaca tidak harus membuka lampiran untuk memahami aspek utama laporan Anda. Jika Anda menyerahkan laporan dalam wujud dokumen fisik, kemungkinan besar Anda harus menyertakan surat pengantar atau halaman judul sehingga laporan dapat diidentifikasi dan diajukan dengan benar. Terlepas dari cara Anda menyerahkan laporan, pastikan nama Anda disertakan dalam semua halaman, dan semua halaman diberi nomor dalam format “X dari Y” (baca: halaman X dari total halaman Y). Lembaran laporan bisa dengan mudah tercecer dan dengan melihat sekilas orang harus bisa mengetahui apakah laporan itu lengkap dan siapa yang membuatnya. Anda bisa dengan mudah menyertakan informasi yang dibutuhkan sebagai header (tajuk) di setiap halaman. Contohnya, tajuk bisa berbunyi sebagai berikut “Laporan Penjualan Sarita Hakim, Minggu 23, Hal. 3 dari 7”. Ringkasan eksekutif adalah ringkasan singkat dari seluruh laporan, biasanya hanya satu atau dua paragraf, dengan beberapa kalimat untuk setiap bagian laporan. Gagasan umumnya adalah seorang eksekutif dapat membaca ringkasan ini, dan sepanjang hal itu sejalan dengan ekspektasi awalnya mengenai masalah yang tengah ditangani, ia dapat mengambil tindakan tanpa perlu membaca lebih lanjut.  Saat membuat ringkasan eksekutif, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas sehingga mudah dimengerti. Hindari jargon atau istilah khusus yang membutuhkan penjelasan, sekalipun Anda tahu bahwa audiens sangat akrab dengan istilah-istilah tersebut. Tulis ringkasan eksekutif paling akhir, setelah Anda menyelesaikan semua bagian lain laporan. Bagaimanapun, Anda tidak bisa meringkas sesuatu yang belum ditulis. Meskipun Anda sudah memiliki kerangka terperinci mengenai apa yang akan ditulis dalam laporan, banyak hal dapat berubah selama proses penulisan. Setelah Anda memahami format yang akan digunakan untuk menulis laporan, buatlah kerangka untuk bagian-bagian laporan yang sesuai dengan tujuan laporan.  Periksa kerangka tersebut untuk memastikan semuanya mengalir secara logis dari satu bagian ke bagian lain dan pastikan kerangka dirancang agar sesuai dengan audiens yang telah diidentifikasi untuk laporan. Secara umum, laporan akan mencakup ringkasan eksekutif, pendahuluan, kesimpulan dan rekomendasi, temuan dan diskusi, dan daftar referensi. Anda dapat menyertakan lampiran berisi data yang relevan, dan juga daftar isi untuk laporan yang lebih panjang. Namun, laporan mingguan biasanya tidak sepanjang itu. Setiap bagian laporan membahas satu topik tertentu. Dalam bagian itu, setiap paragraf membahas satu gagasan. Contohnya, jika satu bagian laporan memiliki judul “Merek Populer Anak-Anak”, Anda bisa menulis paragraf terpisah untuk setiap merek. Jika Anda membuat perbedaan antara pakaian anak laki-laki dan perempuan, buatlah subbagian (dengan subjudul yang tepat) untuk setiap merek, kemudian satu paragraf yang membahas pakaian anak laki-laki yang ditawarkan merek tersebut dan paragraf lain untuk pakaian anak perempuan. Laporan yang lebih pendek mungkin tidak memerlukan halaman judul terpisah, tetapi laporan yang lebih panjang harus disertai halaman khusus yang menunjukkan Anda sebagai penulis laporan dan menjelaskan secara singkat tujuan laporan tersebut.  Halaman judul berbeda dari ringkasan eksekutif dan pada intinya mencakup informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan administratif sehingga laporan dapat diajukan dengan benar. Atasan mungkin memiliki halaman pengantar khusus yang dibutuhkan untuk laporan mingguan. Jika memang demikian, pastikan Anda menggunakan format yang tepat. Setidaknya, halaman judul harus mencantumkan judul atau deskripsi laporan (misalnya “Laporan Penjualan Mingguan”), nama Anda dan nama kontributor lain yang ikut andil di dalamnya, nama perusahaan, dan tanggal Anda menyelesaikan atau menyerahkan laporan.
Buatlah judul dan subjudul yang efektif. Tulis laporan menggunakan kalimat yang jelas dan sederhana. Pastikan tulisan Anda bersifat objektif dan tidak memihak. Gunakan kata-kata yang kuat. Hindari kalimat pasif. Sampaikan informasi menggunakan elemen visual. Hilangkan jargon. Lakukan pemeriksaan aksara dengan cermat. Identifikasi tujuan laporan. Tentukan siapa yang akan membaca laporan. Berikan prioritas untuk poin-poin utama laporan. Sadarilah “takdir” yang biasanya dialami sebuah laporan. Mintalah sampel. Pertimbangkan metode pengiriman. Sertakan ringkasan eksekutif. Buatlah struktur untuk paragraf dan bagian laporan. Buatlah halaman judul atau surat pengantar jika perlu.
https://www.wikihow.com/Write-a-Weekly-Report https://www.wikihow.com/Write-a-Weekly-Report https://www.wikihow.com/Write-a-Weekly-Report
Using Powerful Language Organizing Your Information Formatting Your Report