Menyambut Karyawan Baru Menyusun Jadwal Pelatihan Menyusun Materi Pelatihan Menciptakan Suasana Pelatihan yang Positif
Hal-hal mendasar yang dibutuhkan oleh karyawan baru sering kali terabaikan, misalnya karena ia belum mendapat informasi tempat memarkir kendaraan. Sebelum hari pertama bekerja, pastikan ia sudah tahu jalan menuju tempat parkir dan area yang boleh digunakan atau apakah sudah tersedia lokasi khusus untuk memarkir kendaraan. Sebelum karyawan masuk kerja, siapkan meja, sambungan telepon, laptop, kartu nama, dan perlengkapan kerja yang diperlukan. Jika ia tidak membutuhkan meja kerja, beri tahu area kerja saat ia melakukan tugas sehari-hari. Pada umumnya, karyawan baru berusaha sebaik mungkin untuk datang tepat waktu dan memberikan kesan pertama yang baik. Tentunya, ia akan sangat kecewa jika ternyata pemberi kerja belum menyiapkan apa pun saat ia datang di hari pertama. Pastikan Anda memberi tahu lokasi kamar kecil, lemari perlengkapan kerja, printer, ruang fotokopi, dan kantin. Jangan lupa menunjukkan ruang untuk beristirahat, alat penyeduh kopi, dan microwave. Beri tahu juga kotak P3K, pemadam kebakaran, dan perlengkapan keamanan kerja yang lain. Mintalah setiap departemen menginformasikan lokasi penting yang perlu ditunjukkan saat Anda mengajak karyawan baru berkeliling. Istirahat siang adalah hal kecil yang sering terlupakan. Bagi karyawan baru, hari pertama bekerja biasanya terasa sangat berat, apalagi jika tidak ada yang menemani saat makan siang. Tanyakan kepada rekan kerja apakah ia bersedia menemani karyawan baru makan siang agar bisa berkenalan. Tugas melatih karyawan baru biasanya diemban oleh personel yang berpengalaman atau karyawan yang meja kerjanya paling dekat. Bagaimanapun juga, pengarahan dan pengawasan tetap menjadi tanggung jawab manajer pelatihan. Agar pelatihan berjalan baik, pilihlah karyawan yang mampu bekerja dengan baik, memiliki keterampilan berkomunikasi, dan perilakunya pantas diteladani. Saat memberikan pelatihan, karyawan yang memberikan pelatihan dan karyawan baru harus mengerjakan tugas yang sama. Ia juga boleh menjelaskan hal-hal yang mendukung kelancaran kerja, misalnya memberikan kiat berkomunikasi dengan manajer tertentu atau siapa yang mampu menyelenggarakan pesta paling meriah di hari raya. Ajaklah ia mengobrol untuk bertanya dan saling berbagi cerita tentang kehidupan sehari-hari, misalnya tentang keluarga, hobi, dan kegemaran. Karyawan baru akan merasa lebih nyaman dan siap bekerja sama dalam tim jika Anda menyediakan waktu untuk mengenalnya lebih dekat. Berikan gambaran besar tentang pekerjaan yang harus ia lakukan lalu jelaskan tugasnya secara mendetail sedikit demi sedikit. Karyawan baru tidak siap bekerja jika ia hanya diminta membaca buku panduan lalu diberikan tugas. Akan tetapi, jangan memberikan pelatihan yang terlalu lama atau membacakan seluruh materi kata per kata. Berikan kesempatan beristirahat 5-10 menit sebelum membahas topik baru agar ia mampu memahami informasi yang disampaikan tanpa merasa terbebani. Sebelum pelatihan dimulai, inforamasikan kepada karyawan baru bahwa ia boleh bertanya kepada Anda atau rekan kerja yang lain jika diperlukan. Kemudian, mintalah ia melakukan tugas yang menjadi tanggung jawabnya sesuai progres pelatihan. Ingatkan agar ia tidak sungkan bertanya apabila menghadapi kendala saat melaksanakan tugas. Banyak orang lebih mudah memahami hal baru dengan melakukan daripada mendengar. Jangan memberikan tugas yang berdampak strategis bagi perusahaan, tetapi jangan memperlakukannya seperti pesuruh. Tunjukkan bahwa Anda percaya bahwa ia mampu bekerja dengan baik. Setiap orang memiliki kemampuan belajar yang berbeda. Oleh sebab itu, jangan mengajarkan topik baru jika ia belum siap. Berikan tantangan dengan menentukan target yang realistis apabila ia sudah memahami materi yang diajarkan.  Sekali-sekali, bertanyalah apakah Anda mengajar terlalu cepat atau terlalu lambat. Mungkin ia berusaha menutupi meskipun ada hal-hal yang belum dipahami. Jadi, belajarlah membaca bahasa tubuh untuk memastikan bahwa ia mengerti penjelasan yang Anda sampaikan.  Masa pelatihan yang panjang biasanya membutuhkan sumber daya yang lebih banyak, tetapi karyawan yang mengikuti pelatihan dengan baik akan memahami pekerjaannya secara menyeluruh sehingga mampu mencapai produktivitas kerja yang tinggi dalam waktu singkat. Buku panduan yang baik biasanya menyajikan kerangka yang memberikan gambaran menyeluruh tentang materi pelatihan. Selanjutnya, setiap topik diuraikan menjadi beberapa informasi yang mudah dipahami dengan urutan yang jelas dan sistematis. Kerangka materi yang baik dimulai dengan menjelaskan konsep dasar secara garis besar, memberikan informasi mendetail langkah demi langkah, lalu menyampaikan ringkasan berisi gagasan penting. Berikan buku panduan tercetak agar karyawan baru bisa mencatat saat mengikuti pelatihan. Selain itu, kirimlah buku panduan, peraturan perusahaan, dan materi yang lain melalui surel agar ia tetap bisa membaca jika tidak membawa materi tercetak. Dalam buku panduan pelatihan, berikan deskripsi pekerjaan yang lengkap berisi tugas, keterampilan yang dibutuhkan, dan target performa kerja. Selain itu, informasikan berbagai hal seputar evaluasi pencapaian kinerja agar ia memahami dengan jelas ekspektasi perusahaan yang harus dipenuhi. Karyawan baru bisa mempelajari struktur organisasi departemen, mengetahui siapa atasannya, dan kepada siapa ia harus memberikan laporan melalui bagan hierarki perusahaan. Lengkapi bagan dengan memberikan daftar nama personel di setiap departemen. Berikan informasi nomor kontak semua orang di dalam dan di luar perusahaan yang berkaitan dengan pekerjaannya, misalnya nomor ponsel vendor atau klien. Buku panduan biasanya berisi prosedur dan standar keamanan dalam kondisi darurat sesuai bidang industri. Jika diperlukan, berkonsultasilah dengan instansi pemerintah yang berwenang mengatur hal ini, misalnya Kementerian Tenaga kerja, untuk mencari tahu hal-hal yang harus disampaikan saat mengadakan pelatihan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). Selain menjelaskan tugas harian, gunakan buku panduan untuk menyampaikan sejarah, nilai keutamaan, visi, dan tujuan perusahaan. Ingatlah bahwa karyawan tidak bisa bekerja seorang diri sepanjang hari. Anda tentu mengharapkan personel yang proaktif dan mampu merepresentasikan budaya perusahaan. Tergantung kebijakan perusahaan, buku panduan boleh menyajikan laporan tahunan, berkas pemasaran, dan materi presentasi yang pernah dibahas dalam rapat. Lakukan kompilasi terlebih dahulu lalu unggahlah informasi tersebut melalui intranet atau situs web perusahaan yang bisa diakses menggunakan kata sandi. Agar karyawan baru tidak merasa terbebani, beri tahu bahwa ia akan memperoleh manfaat dengan membaca informasi tersebut, tetapi tidak diwajibkan. Jika Anda ingin mendukung karyawan baru agar ia merasa percaya diri, berikan pujian di saat yang tepat. Jangan memberikan pujian sekadar untuk menyenangkan orang lain, tetapi pujilah usaha yang ia lakukan dan keberhasilannya. Anda bisa mengatakan, "Kamu sudah menyelesaikan tugas sebelum tenggat. Sejujurnya, saya bertanya-tanya apakah ada kesalahan karena sudah selesai secepat ini, tetapi jawabanmu ternyata benar semua. Hebat!" Jangan ragu untuk memberi tahu apabila karyawan baru melakukan kesalahan. Anda perlu melakukan hal ini jika terjadi kesalahan yang fatal dan untuk mencegah agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi.  Jika diperlukan, perhalus kritik dengan berkata, "Akan lebih mudah jika kamu mengerjakannya seperti ini" atau "Tidak apa-apa, ini hanya kesalahan kecil". Pada umumnya, karyawan baru lebih suka mendapatkan umpan balik yang bermanfaat sesegera mungkin. Jika dibiarkan sampai beberapa bulan, ia akan bertanya-tanya mengapa Anda tidak mengoreksi kesalahannya sejak awal. Berikan tanggung jawab sedikit demi sedikit. Jangan menegurnya terlalu keras jika ia melakukan kesalahan. Lanjutkan memberikan bimbingan meskipun masa pelatihan sudah selesai. Setiap pekerjaan dan setiap orang memiliki keunikan masing-masing sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menyesuaikan diri juga berbeda. Tergantung kemampuan seseorang dan kebijakan perusahaan, ada yang membutuhkan waktu belajar 1 tahun sampai ia siap bekerja dengan baik. Program pelatihan yang baik perlu terus dikembangkan. Apabila karyawan baru sudah selesai mengikuti pelatihan, mintalah ia memberikan saran tentang hal-hal yang perlu diperbaiki. Tanyakan jika ada materi yang perlu dilengkapi, mungkin pengajaran terlalu cepat atau terlalu lambat, atau jika susunan materi pelatihan perlu diubah.
Informasikan lokasi parkir. Siapkan meja kerja. Ajaklah ia berkeliling tempat kerja. Pastikan ia tidak sendirian saat makan siang. Tentukan pelatih yang berkompetensi tinggi. Sisihkan waktu untuk mengenal karyawan baru secara personal. Jangan memberikan pelatihan yang terlalu berat, tetapi jangan terlalu ringan. Berikan tugas sesuai deskripsi kerja dan jawablah pertanyaan sebaik mungkin. Sesuaikan jadwal pelatihan dengan kemampuan karyawan. Berikan buku panduan berisi materi pelatihan yang disusun secara sistematis. Cantumkan deskripsi pekerjaan dan target kerja. Jelaskan struktur organisasi dan berikan nomor kontak yang bisa dihubungi. Berikan informasi tentang standar keamanan kerja. Jelaskan budaya dan nilai keutamaan perusahaan. Sajikan beberapa sumber informasi perusahaan. Jadilah pribadi yang murah hati untuk memberikan pujian kepada orang lain. Berikan kritik membangun jika diperlukan. Berikan waktu sampai karyawan baru mampu bekerja dengan baik. Mintalah umpan balik tentang pelaksanaan pelatihan.
https://www.wikihow.com/Train-New-Employees https://www.wikihow.com/Train-New-Employees https://www.wikihow.com/Train-New-Employees https://www.wikihow.com/Train-New-Employees
Acclimating a New Employee Structuring a Training Schedule Creating Training Materials Creating a Positive Training Experience