Memahami Format Surat Menyiapkan Surat Permohonan Menyempurnakan Isi Surat
Anda bisa melihat contoh surat ini di internet, ada yang berbayar, tetapi ada juga yang gratis. Bacalah contoh-contoh ini agar Anda bisa memahami format dan isinya.  Tetapi, jangan menyalin seluruh contoh surat. Cobalah menyusun sendiri kata-katanya agar surat Anda terkesan personal dan enak dibaca.  Contohnya, jika Anda tahu bahwa direktur perusahaan memiliki latar belakang yang berkaitan dengan rencana Anda, buatlah surat yang terkesan personal untuknya. Berusahalah mencari tahu latar belakang orang atau perusahaan yang akan Anda kirimi surat dan susunlah isinya agar terkesan lebih personal. Bagaimanapun, Anda harus membuat surat permohonan yang profesional dan jangan menggunakan kata-kata yang biasa diucapkan dalam percakapan sehari-hari.  Tulislah surat menggunakan kertas dengan kop surat yang berlogo dan mencantumkan nama organisasi Anda. Dengan demikian, permohonan Anda akan terkesan lebih profesional. Jika Anda mengajukan permohonan sponsor untuk diri sendiri, buatlah kop surat dengan mencantumkan nama Anda menggunakan fon yang tepat agar terkesan profesional. Jika Anda menulis surat untuk perusahaan atau organisasi, semakin formal, semakin baik. Jika ditujukan kepada anggota keluarga atau teman, buatlah surat yang tidak terlalu formal, tetapi jangan juga terlalu santai sehingga terkesan tidak sopan. Surat permohonan sponsor yang dikirimkan melalui alamat surel informal untuk biasanya kurang berhasil. Surat permohonan sponsor harus menggunakan format surat bisnis. Gunakan bentuk surat yang tepat agar terlihat profesional.  Mulailah menulis surat dengan mencantumkan tanggal, nama sponsor, dan alamatnya. Langkahi satu baris kosong, lalu tulislah: Yang terhormat (nama) dan akhiri dengan tanda koma. Buatlah surat yang singkat. Surat permohonan sponsor cukup ditulis satu halaman saja agar tidak terlalu banyak menyita waktu pembacanya. Orang-orang yang merasa tergerak akan memberikan waktu satu menit untuk membaca surat Anda. Karena itu, tulislah surat yang singkat dan jelas dalam satu halaman.  Kirimkan surat melalui kantor pos atau kurir sebab permohonan yang dikirim melalui surel terkesan tidak penting. Di akhir surat, sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian mereka. Langkahi satu baris di akhir alinea dan sediakan tempat kosong untuk tanda tangan Anda.  Akhiri surat dengan memberikan salam yang profesional dan hormat, misalnya: Hormat kami/saya. Tulislah nama dan jabatan Anda, lalu tanda tangani. Lampirkan materi yang lain. Kirimkan juga selebaran bersama surat untuk memberikan gambaran tentang kegiatan atau perusahaan Anda. Cara ini bisa meningkatkan kredibilitas dan membuat penerima surat merasa lebih nyaman mendukung Anda. Jika organisasi Anda pernah diliput, lampirkan juga artikel atau berita tentang apa yang sudah Anda lakukan. Apa yang secara khusus ingin Anda dapatkan dengan mencari sponsor? Apa yang harus dilakukan jika bersedia menjadi sponsor? Untuk apa dan mengapa Anda membutuhkan sponsor? Anda harus bisa menjawab semua pertanyaan ini sebelum menulis surat permohonan.  Surat permohonan harus ditulis secara spesifik dan mempunyai tujuan tertentu. Tidak ada gunanya menulis surat yang isinya tidak jelas atau Anda sendiri tidak tahu apa yang diinginkan dan mengapa. Temukan jawaban mengapa Anda perlu membuat rencana. Permohonan sponsor yang diajukan karena ingin mencapai tujuan atau mimpi tertentu biasanya lebih mudah berhasil. Berusahalah menanamkan keyakinan mengapa seseorang perlu mendukung keinginan Anda dengan memberikan waktu atau uang dengan menjelaskan bagaimana bantuannya akan menolong seseorang atau komunitas. Siapa yang akan tergerak mendukung rencana Anda? Apakah ada pemilik perusahaan yang memiliki alasan pribadi sehingga bersedia mendukung rencana Anda? Atau, apakah ada organisasi nirlaba yang mau menjadi sponsor karena memiliki misi yang sama. Siapa yang sudah pernah mensponsori kegiatan yang sama? Cobalah mencari informasi lebih lanjut.  Tulislah nama perusahaan atau orang-orang yang Anda kenal secara pribadi, termasuk orang-orang yang bekerja sama dengan Anda. Jangan pernah mengabaikan hubungan pribadi.  Jangan menyepelekan perusahaan kecil atau pengusaha yang tidak memiliki gerai. Mungkin mereka juga mau memberi. Ingatlah bahwa Anda bisa juga menjajaki perusahaan lokal. Perusahaan di lingkungan terdekat biasanya akan melihat hubungan yang sudah terjalin dengan komunitas sebagai sesuatu yang bermanfaat. Jika Anda bekerja dalam tim, bagilah perusahaan yang sudah Anda catat dalam beberapa kelompok, lalu mintalah setiap anggota menghubungi perusahaan tersebut agar setiap orang menjalankan tugas masing-masing. Ada banyak bentuk surat permohonan sponsor. Tentukan dulu apa yang Anda minta sebelum menulis surat permohonan.  Donasi bisa berbentuk uang atau barang. Memberikan barang sebagai donasi berarti memberikan bahan-bahan atau produk yang bisa digunakan saat acara berlangsung, alih-alih hanya memberikan uang. Adakalanya, donasi diberikan dalam bentuk jasa dan tidak berupa barang. Mungkin Anda membutuhkan sukarelawan, bukan produk. Apa pun itu, jelaskan secara spesifik apa yang Anda butuhkan. Dalam surat permohonan sponsor, Anda bisa menawarkan beberapa macam bentuk dukungan yang bisa dipilih. Dengan demikian, Anda menyediakan pilihan bagi perusahaan kecil dan perusahaan besar untuk memberikan dukungan sesuai kemampuan mereka.  Tentukan besarnya dukungan dan manfaatnya. Anda harus memberikan penjelasan apa manfaat yang akan mereka terima sesuai besarnya dukungan yang diberikan. Orang-orang yang memberikan lebih banyak harus mendapatkan manfaat lebih besar. Anda bisa menawarkan pemasangan iklan, pengumuman kepada publik tentang perusahaan atau pensponsoran, dan pemasangan logo di situs web atau dalam materi/program promosi. Jangan pernah mengirimkan surat yang ditujukan secara umum dengan menulis “kepada yang berkepentingan” sebab terkesan kurang personal.  Biasanya, surat ini harus ditujukan kepada orang yang memimpin departemen Personalia atau direktur utama. Cobalah menelepon perusahaan atau mencari informasi di situs web siapa yang menangani pensponsoran. Jangan menebak-nebak untuk urusan ini. Agar bisa berhasil, surat permohonan sponsor harus ditujukan kepada orang yang tepat. Tulislah nama dan jabatannya dengan ejaan yang benar.  Cari tahu juga apakah perusahaan/organisasi ini menetapkan kebijakan pemberian donasi agar tidak membuang-buang waktu dan Anda bisa mengajukan permintaan sesuai kebijakan perusahaan. Dalam paragraf pembuka surat, Anda harus memperkenalkan diri, nama perusahaan, dan menjelaskan rencana Anda secara spesifik. Jangan menulis hal-hal yang tidak diperlukan agar pembaca langsung merasa tertarik dengan isi surat Anda.  Jangan berasumsi bahwa orang-orang sudah tahu siapa Anda atau apa yang organisasi Anda lakukan. Sampaikan penjelasan tentang perusahaan (jika ditujukan kepada perusahaan) atau tentang diri Anda (jika ditujukan kepada seseorang). Contohnya: _______ adalah organisasi nirlaba yang berkomitmen dalam merehabilitasi ______ dst. Berikan penegasan tentang keberhasilan yang sudah Anda capai untuk menunjukkan bahwa tidak ada risiko dengan menjadi sponsor. Jelaskan juga bagaimana Anda akan menggunakan uang dari sponsor secara spesifik. Di paragraf kedua atau pertama, Anda harus langsung mengajukan permohonan dan menjelaskan mengapa Anda memintanya. Agar bersedia menjadi sponsor, Anda harus bisa meyakinkan perusahaan atau seseorang tentang manfaat yang akan mereka terima dengan menjadi sponsor. Karena itu, jelaskan di bagian tengah surat apa manfaatnya bagi mereka, bukan bagi Anda.  Contoh: jelaskan bahwa manfaat menjadi sponsor adalah mendapatkan publikasi yang baik. Jelaskan lebih spesifik lagi: Apakah kegiatan ini akan diliput oleh TV? Berapa orang yang akan datang? Apakah ada tamu VIP? Jika ada perusahaan besar lain atau pesaing yang menjadi sponsor, apakah akan dicantumkan juga? Berikan pilihan. Perusahaan atau orang-orang yang ingin menjadi sponsor biasanya lebih suka jika ada pilihan yang sesuai dengan kebutuhan atau anggaran mereka. Cantumkan beberapa angka, misalnya jumlah audiens atau demografi yang bisa mereka jangkau.  Selain itu, jangan lupa menceritakan pengaruh pensponsoran secara emosional. Contohnya: cerita singkat tentang seseorang yang akan terbantu bisa sangat memengaruhi. Jelaskan cara Anda memberikan rekognisi atas pensponsoran. Mungkin sponsor akan mendapat gerai gratis saat berlangsungnya acara sebagai timbal balik atas pensponsoran.  Berikan informasi penting yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tentang pensponsoran ini. Jangan lupa mencantumkan informasi kontak dan tanggal penerimaan tanggapan yang Anda inginkan. Lampirkan juga amplop kosong berperangko yang sudah tertulis alamat Anda sendiri agar sponsor lebih mudah mengirimkan tanggapan. Tanyakan kepada para sponsor bagaimana rekognisi yang mereka inginkan. Contohnya, seperti apa tampilan nama yang mereka inginkan dan apakah mereka ingin direkognisi? Tanyakan, tawarkan kesempatan, dan jangan berasumsi. Anda harus menjelaskan kegiatan konkrit secara mendetail untuk mendukung organisasi dan kegiatan yang ingin Anda lakukan.  Contohnya, jika Anda ingin menulis surat permohonan sponsor untuk kegiatan amal, jelaskan latar belakang pengumpulan dana, misalnya kapan organisasi Anda didirikan, siapa pengurusnya, siapa yang diberikan dana, dan penghargaan atau pencapaian apa saja yang sudah diraih. Tunjukkan, jangan hanya berbicara. Jangan sekadar bercerita tentang kelompok atau kegiatan yang baik atau layak didukung. Berikan bukti-bukti pendukung secara mendetail yang mampu meyakinkan bahwa kelompok atau kegiatan ini memang benar-benar baik dan layak didukung. Bukti biasanya lebih persuasif ketimbang kata-kata superlatif. Mengirimkan surat bukanlah cara yang paling baik untuk membangun hubungan personal. Walaupun mengirim surat permohonan sponsor adalah cara yang baik, Anda perlu menindaklanjuti surat ini secara personal.  Cobalah menelepon atau mendatangi langsung, jika belum menerima tanggapan dalam 10 hari. Namun, ingatlah bahwa banyak direktur yang sangat sibuk dan akan merasa terganggu. Sebaiknya Anda membuat janji atau menelepon dahulu. Tunjukkan bahwa Anda sangat senang dengan rencana kegiatan ini. Hindari pembicaraan yang negatif. Jangan memberikan kesan bahwa Anda sedang mengemis atau memancing rasa bersalah agar mereka mau berdonasi. Jika jawabannya “mungkin”, jangan sungkan menindaklanjutinya. Hanya saja, jangan terburu-buru atau berlebihan sebab mereka bisa terganggu. Jangan berharap berlebihan. Jangan berasumsi bahwa mereka akan mengajak Anda rapat atau mau menjadi sponsor. Ucapkan terima kasih atas perhatian mereka.  Kirimkan kartu ucapan terima kasih jika permohonan Anda dikabulkan. 
Pelajari contoh-contoh surat permohonan sponsor. Pilihlah gaya bahasa yang tepat sesuai audiens. Gunakan format standar surat bisnis. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih. Tentukan tujuan. Buatlah daftar perusahaan. Tentukan apa yang Anda cari. Tentukan pilihan yang ingin Anda tawarkan. Tentukan nama orang yang akan menerima surat. Tulislah kata pengantar yang baik. Tulislah manfaat menjadi sponsor. Berikan bukti pendukung yang meyakinkan. Jelaskan latar belakang kegiatan ini. Tindak lanjuti secara personal. Contoh surat:
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-Sponsorship https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-Sponsorship https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-Sponsorship
Understanding the format Preparing to ask for Sponsorship Perfecting the Content