Memilih Jenis Mesin Fotokopi Perjanjian Pembayaran dan Layanan
Jika Anda ingin membeli mesin fotokopi untuk penggunaan di rumah, atau untuk usaha yang menghasilkan kurang dari 700 salinan per bulan, belilah mesin fotokopi yang dapat diletakkan di meja. Jenis ini lebih jauh lebih murah dan sederhana daripada mesin yang berukuran besar dan berdiri sendiri. Informasi berikutnya akan berfokus pada kebutuhan untuk kantor yang lebih besar.  Harga mesin fotokopi/pencetak/pemindai laser biasanya berkisar antara Rp2.000.000 (hanya berwarna hitam-putih) dan Rp7.000.000 (berkecepatan tinggi dengan warna yang berkualitas).  Harga mesin fotokopi sembur tinta (inkjet) dapat memiliki harga serendah Rp800.000, bahkan untuk mesin fotokopi yang berwarna. Namun harganya dapat menjadi dua atau tiga kali lipatnya untuk dapat berfungsi sebagai mesin fotokopi laser. Bersiaplah untuk mengeluarkan biaya sekitar Rp3000 untuk setiap halaman hitam-putih. Walaupun masih ada beberapa jenis mesin fotokopi di pasaran, sebagian besar usaha tidak akan sulit membuat pilihan yang dibutuhkan:  Mesin fotokopi laser memiliki kecepatan yang lebih tinggi dan murah untuk dioperasikan secara jangka panjang. Mesin fotokopi sembur tinta tidak disarankan penggunaannya untuk usaha.  Mesin fotokopi digital jauh lebih umum dan lebih nyaman digunakan dibandingkan mesin fotokopi analog yang lama. Mesin fotokopi berwarna jauh lebih mahal dan lebih sering rusak dibandingkan mesin fotokopi hitam-putih. Jika kebutuhan dokumen berwarna Anda hanya sekali-sekali, pertimbangkan untuk membeli mesin fotokopi hibrida yang lebih murah. Hampir semua mesin fotokopi modern juga merupakan pencetak, dan sebagian juga dapat memindai atau mengirim dokumen melalui faksimile. Pikirkan kelebihan dan kekurangan dalam memiliki satu "mesin multifungsi" dibandingkan memiliki mesin fotokopi yang sederhana dengan beberapa mesin tambahan:  Mesin tunggal biasanya lebih murah dibandingkan berbagai mesin yang terpisah, jika mengingat kebutuhan Anda akan setiap fungsinya. Menggunakan beberapa mesin akan mengurangi terjadinya kerusakan. Kantor yang besar perlu menggunakan banyak mesin, agar terhindar dari lamanya waktu tunggu untuk menggunakan satu mesin. Menggunakan mesin fotokopi sesuai kebutuhan Anda akan menghemat uang, terhindar dari keterlambatan, bahkan dapat mengurangi seringnya terjadi kerusakan. Penuhi langkah penting berikut:  Lihatlah riwayat penyalinan yang Anda lakukan, sebaiknya dalam 6 sampai 12 bulan terakhir. Jika tidak ada, mintalah salinan tagihan yang lalu kepada penyedia layanan mesin fotokopi. Jumlah salinan yang dihasilkan akan tercantum pada lembaran tagihan ini.  Hitunglah jumlah rata-rata salinan yang dihasilkan dalam satu bulan. Kalikan jumlah ini dengan angka 1,2 untuk amannya, atau sampai 1,5 jika Anda melakukan perkiraan secara tidak pasti. Ini akan memberikan cadangan jika terjadi jumlah penggunaan yang meningkat dan agar terhindar dari iklan yang menipu. Carilah mesin fotokopi dengan jumlah salinan per bulan yang sedikit lebih tinggi daripada jumlah yang sudah Anda hitung. Periksalah kecepatan pencetakannya—tetapi jangan berasumsi bahwa mesin yang lebih cepat pasti lebih baik. Mesin fotokopi dengan waktu jeda yang lama di antara penggunaan cenderung lebih sering rusak. Carilah keseimbangan antara waktu menunggu dan kelaikan mesin fotokopi dengan panduan kasar industri seperti berikut:  11–20 halaman per menit (Segmen 1): Disarankan untuk rumah kantor atau kantor yang sangat kecil. 21–30 halaman per menit (Segmen 2): Sebagian besar kantor berukuran kecil yang menghasilkan 6.000 salinan atau kurang. Ingatlah bahwa kecepatan "lambat" ini masih menghasilkan satu halaman per dua atau tiga detik. 31–44 halaman per menit (Segmen 3): Kantor kecil hingga sedang (hingga 12.000 salinan per bulan). Gunakan mesin fotokopi dengan segmen ini atau segmen yang lebih besar jika Anda ingin menghubungkan mesin fotokopi dengan jaringan kantor. 45–69 halaman per menit (Segmen 4): Kantor sedang hingga besar. Biasanya hanya diperlukan untuk firma hukum, firma akuntansi dan kantor-kantor lain dengan tingkat penyalinan yang tinggi dan penggunaan berat yang terus-menerus. 70–90 halaman per menit (Segmen 5): Kantor dengan kebutuhan penyalinan yang sangat tinggi, atau kantor yang membutuhkan penyewaan sementara untuk tugas percetakan. Sebagian besar mesin fotokopi di kantor dapat menyortir dokumen dengan halaman yang banyak secara otomatis. Fitur tambahan yang mungkin juga terdapat pada mesin fotokopi, atau dalam unit penyortir tambahan. Periksalah hal-hal berikut:  Jumlah wadah (berapa banyak jumlah dokumen berbeda yang dapat disortir secara bersamaan) Kapasitas setiap wadah (berapa banyak lembar cetakan jadi yang bisa ditampung) Dapatkah mesin fotokopi Anda mengokot atau melubangi dokumen secara otomatis? Ini dapat menjadi hal yang penting untuk kantor yang memiliki kebutuhan pencetakan yang tinggi akan dokumen dengan banyak halaman. Sebelum Anda mencapai keputusan akhir, periksalah hal-hal berikut:  Apakah mesin fotokopi dapat mencetak secara rangkap (fungsi untuk mencetak di kedua sisi halaman)? Seberapa ukuran yang dapat dihasilkan oleh mesin fotokopi dalam memperkecil atau memperbesar dokumen? Jika Anda memakai ukuran kertas yang tidak standar, apakah mesin fotokopi dapat menerimanya? Sebagian besar mesin fotokopi berwarna dengan kualitas tinggi memiliki pengolah gambar raster atau Raster Image Processor (RIP) yang sudah menyatu di dalamnya. Jika mesin fotokopi milik Anda tidak memilikinya, Anda mungkin harus membeli RIP tambahan. Berapa lama waktu penyalinan lembar pertamanya (jumlah waktu untuk mencetak lembar salinan pertama)? Jika kantor Anda biasanya hanya membuat satu salinan, ini adalah statistik yang penting. Perjanjian sewa biasanya cukup sederhana: Anda membayar dalam jumlah tertentu setiap bulannya, lalu mengembalikan mesin fotokopi setelah selesai digunakan. Hal ini memiliki nilai terendah dalam hal keuangan, sehingga biasanya dilakukan untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan penyalinan yang meningkat secara tiba-tiba. Hindari perjanjian sewa yang rumit dengan biaya tambahan. Anda akan bisa menemukan layanan dengan biaya tetap dan tanpa kerumitan. Ini membutuhkan paling banyak uang di saat pembelian. Anda harus merasa yakin Anda pasti akan menggunakan mesin fotokopi tersebut selama lebih dari beberapa tahun. Jika dananya tersedia, terdapat dua keuntungan dari strategi ini:  Anda mungkin dapat mengurangi pengeluaran dalam satu tahun pajak, yang akan memberikan Anda keuntungan finansial jangka pendek. Lakukanlah konsultasi dengan pengacara pajak di sekitar Anda. Anda tidak akan terjebak dengan perjanjian sewa beli, yang dapat membuat Anda menghemat uang jika pada akhirnya Anda memutuskan untuk mengganti mesin fotokopi. Mesin fotokopi bekas biasanya dihargai 1/5 dari harga barunya. Jika Anda baru memulai usaha dan tidak tahu jumlah salinan yang akan dihasilkan, ini adalah investasi dengan risiko yang paling rendah. Tanyakan mengenai "jumlah salinan" atau jumlah cetakan yang dihasilkan. Pencetak berkualitas tinggi dengan kecepatan menghasilkan 45 halaman per menit atau lebih mungkin baik digunakan untuk menghasilkan 15 atau 20 juta salinan. Pencetak yang lebih lambat dan lama atau berkualitas lebih rendah mungkin akan berkurang kemampuannya setelah menghasilkan 1 sampai 5 juta salinan. Sewa beli berada di antara membeli dan menyewa. Anda harus membayar biaya setiap bulan untuk menggunakan mesin fotokopi selama satu hingga lima tahun. Di akhir masa sewa beli, Anda mendapatkan pilihan untuk membelinya secara tetap. Perjanjian sewa beli sangat sulit untuk dibatalkan setelah ditandatangani, jadi bacalah dengan teliti.  Biaya sewa beli berdasarkan nilai pasar wajar atau Fair Market Value (FMV) biasanya berkisar antara Rp1.000.000 sampai Rp9.000.000 setiap bulannya, tergantung dari kualitas mesin fotokopi. Setelah selesai, bank akan menentukan harga mesin fotokopi berdasarkan nilai pasar sekarang. Perjanjian sewa beli Rp10.000 memungkinkan Anda untuk membeli mesin fotokopi dengan harga Rp10.000 di akhir masa sewa beli. Ini pada dasarnya merupakan pembelian dengan cara cicilan, dengan biaya bulanan yang lebih besar. Jika usaha tempat Anda bekerja masih baru, pemilik usaha tersebut mungkin harus menandatangani garansi pribadi. Ini berarti pemilik usaha harus membayar biaya sewa beli dari uang pribadi jika usahanya tidak bisa membayarnya. Untuk menghemat uang, hindari penawaran sewa beli dan layanan dalam satu paket. Sebaliknya, sewalah perusahaan yang berbeda untuk menjaga agar mesin fotokopi Anda siap digunakan dan dapat diperbaiki setiap saat. Carilah informasi berikut dalam perjanjian layanan:  Cari tahulah biaya layanan per salinan. Kalikan jumlah ini dengan jumlah salinan bulanan Anda untuk mendapatkan biaya bulanan. Carilah layanan dengan biaya bulanan yang paling kecil. Di bulan-bulan dengan jumlah pencetakan yang sedikit, Anda dapat hanya membayar biaya ini ketimbang biaya layanan per salinan. Perkirakan biaya tambahan berdasarkan jumlah salinan dalam dua belas bulan terakhir. Secara ideal, carilah layanan dengan waktu respons paling lama empat jam untuk waktu perbaikan darurat. Jika kantor tempat Anda bekerja beroperasi di luar jam kerja biasanya, pastikan perbaikan darurat tersedia selama waktu tersebut.
Belilah mesin fotokopi yang dapat diletakkan di meja untuk rumah kantor. Ketahuilah dasar-dasarnya. Pertimbangkan untuk menggunakan mesin multifungsi. Perkirakan jumlah salinan yang lebih dari cukup untuk setiap bulannya. Lihatlah kecepatan dari mesin fotokopi. Cari tahulah informasi mengenai penyortir (finisher). Selesaikan pencarian informasi Anda. Sewalah mesin fotokopi jika diperlukan untuk penggunaan dalam jangka pendek. Belilah mesin fotokopi secara langsung jika harganya terjangkau. Pertimbangkan untuk membeli mesin fotokopi bekas. Bacalah perjanjian sewa beli dengan teliti. Carilah perjanjian layanan secara terpisah.
https://www.wikihow.com/Buy-a-Copier https://www.wikihow.com/Buy-a-Copier
Choosing a Model Purchasing and Service Agreements