Membayar Tagihan secara Daring (Online) Mengurangi Penggunaan Kertas di Rumah Mengarsipkan Dokumen Penting secara Digital
Membayar premi asuransi, listrik, telepon, dll., dan juga pembayaran pinjaman tidak perlu menggunakan kertas. Sebagian besar portal pembayaran daring sangat mudah digunakan, sebagian bakan bebas biaya, dan relatif lebih cepat dibandingkan pembayaran melalui surat. Mulailah dengan membuat akun daring untuk setiap tagihan bulanan Anda, dan mintalah laporan setiap bulan secara daring. Anda dapat membayar setiap tagihan secara terpisah, untuk setiap akun. Namun beberapa bank bisa mengaturnya agar Anda dapat menjadwalkan pembayaran daring dengan bank tersebut. Jadi, secara otomatis bank akan mengingatkan Anda untuk melakukan pembayaran setiap bulan atau secara otomatis memotong rekening untuk melakukan pembayaran tanpa persetujuan Anda. Apabila Anda mengetahui bahwa Anda harus melakukan berbagai pembayaran secara berkala, aturlah pendebetan otomatis sehingga berkurang satu hal lagi untuk dikhawatirkan. Tanyakan apakah setiap layanan telah menghapus Anda dari milis mereka dan sebagai gantinya Anda meminta dikirim laporan digital dan juga pembaruan. Jika Anda melakukan pembayaran secara daring maka Anda tidak perlu mendapat pembaruan pembayaran dan pengiriman surat lain melalui pos. Lanjutkan dan alihkan semua komunikasi ke pembaruan secara daring. Beberapa layanan tidak bersedia mengirim surel setiap kali Anda memperbarui akun Anda. Langkah penting yang harus dilakukan adalah mengecek akun Anda secara berkala dan jadwal pembayaran yang sesuai. Hal itu untuk memastikan bahwa akun Anda selalu diperbarui. Mencetak semua surat/berkas pajak membutuhkan biaya yang sangat besar dan merupakan bentuk pemborosan kertas. Alih-alih mengirimkannya dalam sebuah paket besar berisi laporan pajak, berinvestasilah pada layanan daring. Berikut contoh penggunaan layanan daring perangkat Turbo Tax untuk pengajuan pajak secara daring. Biasanya akan ada sedikit biaya untuk pengembalian pajak yang dilakukan secara daring, di mana sebagian besar layanan akan mengambil pembayaran langsung dari potongan harga yang Anda terima—bagi Anda berarti gratis. Cara tersebut merupakan tawaran yang bagus, lebih cepat dan sangat mudah. Jika setiap minggu Anda masih mendapat cek kertas, berdiskusilah dengan pimpinan/majikan Anda mengenai kemungkinan dilakukan deposit langsung. Hal yang cukup berarti jika meminta karyawan mengecek kertas ke bank setiap beberapa minggu ketika kemungkinan uang hasil jerih payah tersebut bisa langsung masuk ke rekening. Tidak ada yang salah jika Anda berlangganan majalah favorit secara berkala. Namun demikian, tumpukan majalah yang sudah tidak Anda baca merupakan pemborosan energi, tinta, dan yang terpenting adalah kertas. Jadi, kurangi atau hentikan berlangganan koran dan majalah, lalu mulailah berlangganan versi digital untuk majalah yang paling sering Anda baca. Gunakan sumber-sumber bacaan daring sesering mungkin. Selain membantu mengurangi penebangan pohon, Anda bisa mengurangi ketidakteraturan (akibat tumpukan majalah, dsb.) dan juga lebih berhemat. Anda pun akan memiliki kemampuan mencari dengan mudah serta mengarsipkan secara elektronik berbagai informasi yang Anda perlukan. Katalog, surat edaran penjualan, dan banyak iklan lain dapat memenuhi kotak surat dan tong sampah Anda. Selain membuat frustasi, junk mail membuat Anda merasa bersalah karena memproduksi sampah yang bahkan tidak Anda kehendaki. Anda bisa bersikap proaktif dengan cara mengikuti langkah-langkah sederhana untuk berhenti berlangganan (opt-out/unsubscribe) dari sebagian besar surat edaran sekaligus mengurangi praktik pemborosan tersebut.  Hubungi Layanan Preferensi Surel untuk meminta agar Anda ditempatkan pada daftar “do not mail”. Hubungi juga pengirim surat individu agar mereka menghapus alamat Anda. Anda tidak dapat mengajukan keluhan pada layanan pengiriman, sebab jasa pengiriman tidak dapat secara legal memutuskan apakah surat yang ditujukan kepada Anda tersebut tidak diinginkan. Jika Anda tidak menginginkannya, hubungi langsung sumbernya. Hubungi perusahaan-perusahaan Anda pernah berlangganan dan mintalah mereka mencoret alamat fisik Anda dari daftar surat atau milis (mailing list) mereka. Sebagai gantinya, Anda bisa memasukkan alamat surel mereka ke dalam daftar Anda. Dengan demikian Anda tidak kehilangan hubungan baik. Salah satu hal terhebat adalah mendapati koran, majalah favorit, dan  buku bacaan ada di mana pun dan mudah Anda jangkau. Tak ada seorang pun yang mau duduk seharian di depan komputer untuk membaca. Tetapi Anda tidak perlu melakukannya! Belilah sebuah pembaca elektronik, seperti Kindle, Nook, atau iPad, dan unggahlah bahan bacaan favorit Anda yang mudah dibawa ke mana pun serta mudah dibaca. Anda mungkin terlalu menyukai perasaan membaca buku berbahan kertas sehingga sulit berpindah ke pembaca elektronik berbahan baja anti karat yang dingin. Ketahuilah bahwa Anda bukan satu-satunya! Namun, itu bukan alasan bagi Anda untuk membeli buku terbaru dengan kover tebal dan turut berkontribusi menambah limbah kertas. Kunjungilah perpustakaan umum dan pinjamlah buku, majalah, dan koran secara gratis. Di beberapa negara bahkan telah banyak perpustakaan yang menyediakan peminjaman buku secara elektronik (e-borrowing) di mana anggota dipersilakan meminjam dan membaca buku elektronik dalam perangkat mobile atau tablet untuk periode terbatas. Mungkin Anda mengira bahwa menandatangani dokumen penting adalah saat Anda harus mencetaknya dengan kertas dan menandatanganinya. Itu tidak benar! Pelayanan yang aman telah menawarkan verifikasi tanda tangan daring sehingga lebih mudah dari sebelumnya. Cara tersebut tidak memerlukan kertas atau bolpoin.  PowerPad Lite, SignNow, DocuSign, dan HelloSign merupakan beberapa layanan yang menawarkan pilihan tanda tangan digital. Caranya sangat mudah dan tersedia secara luas. Anda dapat membuat sendiri sebuah tanda tangan digital. Caranya dengan membubuhkan tanda tangan pada selembar kertas, kemudian memindai dan menyimpannya ke dalam komputer. Potonglah hasil pindaian tanda tangan tersebut lalu pindahkan ke dalam dokumen Word, lalu simpan dalam format PDF jika Anda menginginkannya. Jadi suatu ketika jika mengirim surat/pesan, Anda bisa meletakkan tanda tangan tersebut ke dalam berkas yang dimaksud. Penggunaan kertas tisu untuk berbagai keperluan termasuk di kamar mandi meskipun tentu sangat praktis dan nyaman, namun menambah tumpukan sampah rumah tangga. Alih-alih menggunakan produk kertas sebagai pembersih, lebih baik gunakan sapu tangan, handuk, ataupun kain serbet yang bisa dicuci untuk mengurangi limbah kertas. Apakah Anda masih menyimpan makalah Anda saat duduk di Perguruan Tinggi? Mungkinkah Anda juga masih menyimpan manual (buku petunjuk) penggunaan VCR (Video Cassette Recorder/perekam kaset video) yang sudah tidak digunakan? Ataukah Anda masih menyimpan terbitan lama terkait Pro Wrestling (gulat profesional yang populer dengan nama smackdown)? Mungkin inilah saatnya Anda perlu membereskan tumpukan kertas tersebut dan mengurangi kesan berantakan. Letakkan tumpukan kertas tersebut di area yang setiap saat Anda lewati sehingga akan membuat Anda merasa bahwa Anda telah memulai langkah penting dalam gerakan mengurangi penggunaan kertas. Lakukan daur ulang terhadap kertas yang Anda singkirkan tersebut dan majulah ke tahap selanjutnya dari "gerakan mengurangi penggunaan kertas" yaitu tidak ada kesan berantakan alias rapi. Simpanlah arsip  dan dokumen dalam bentuk digital. Selain mengurangi ketidakteraturan dan membuat Anda bergerak maju dalam gerakan mengurangi penggunaan kertas, cara tersebut juga akan menjamin keamanan semua dokumen dalam jangka waktu lama.  Doxie dan Neat adalah beberapa merk pemindai yang khusus didesain untuk memindai sangat banyak dokumen secara cepat dan mudah. Keduanya mudah dibawa dan ramping, sehingga merupakan investasi yang bagus jika Anda belum memiliki alat pemindai. Meskipun demikian, pemindai dan alat cetak standar juga sudah cukup bagus untuk membantu Anda melakukan berbagai pekerjaan. Lakukan pemindaian dengan kualitas gambar yang cukup rendah sehingga ukuran berkas tidak terlalu besar tetapi kualitasnya cukup tinggi jika dicetak dan akan berguna sebagai salinan dokumen asli. Biasanya kualitas 300 dpi cukup bagus, kecuali jika Anda berniat mengarsipkan foto/gambar. Gunakan pemindaian dalam skala abu-abu (grayscale) untuk menghemat kapasitas memori. Setelah Anda memindai dokumen pribadi yang penting dan sensitif, Anda tidak harus mencetaknya untuk menjamin keamanan dan memungkinkan disalin. Sebaliknya, pilihan “Cetak ke PDF” akan membuat berkas aman, berkualitas tinggi yang tidak dapat diedit. Namai berkas Anda dan jagalah agar berbagai dokumen penting tersebut tersusun dengan rapi. Namai semua dokumen Anda secara spesifik dan jagalah agar semua tetap teratur sehingga komputer Anda tidak menjadi berantakan seperti halnya meja Anda.  Untuk setiap pemindaian yang Anda tambahkan ke dalam basis data (database) komputer Anda, sebaiknya selalu gunakan kata kunci yang berarti bagi Anda. Beberapa contoh penamaan berkas, misalnya “pembayaran rumah 8 Juli” atau “tanda terima laptop Best Buy 12/23/2008“ atau “rekening asuransi mobil 20090201”. Cara tersebut akan memudahkan Anda mencari berkas dengan kata kunci (keyword) yang memungkinkan komputer menunjukkan lokasi berkas tersebut. Jika perlu, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan program database yang menggunakan kata kunci untuk membantu Anda mengatur hasil-hasil pemindaian Anda. Doxo, FileThis, dan Neat menawarkan layanan tersebut. Berinvestasilah dengan membeli media penyimpan terpisah. Secara berkala buatlah cadangan informasi/dokumen ke dalam media tersebut untuk menjaga semua salinan—terutama yang akan membuat Anda stres jika kehilangan. Setidaknya buat cadangan untuk data yang paling penting, dan simpan satu cadangan lagi di tempat berbeda di luar komputer Anda. Lokasi penyimpanan bisa dipilih, misalnya kotak deposit bank, rumah kolega/teman, dan layanan penyimpanan data secara daring. Jika Anda takut ada seseorang yang berpotensi mengambil alih kontrol atas komputer Anda dan mencuri semua dokumen Anda maka simpanlah semua data itu ke dalam alat penyimpan data yang memiliki USB (seperti external USB hard drive ataupun USB flash drive), dan jagalah agar tidak terhubung dengan komputer. Cara yang populer dengan istilah “air gap” itu dapat membantu menjaga keamanan data Anda yang paling penting sekalipun. Sehebat apa pun seorang peretas (hacker), tidak ada yang pernah memelajari cara mencuri data dari sebuah alat penyimpan data yang tidak terkoneksi dengan apa pun. Cloud storage adalah layanan penyimpan data dengan kapasitas sangat besar yang hanya bisa diakses bila komputer terkoneksi dengan internet. Jika semua informasi yang Anda miliki tersimpan dalam media penyimpan sangat besar “di langit”, Anda tidak perlu lagi khawatir data tersebut akan rusak, hilang, ataupun hancur terbakar. Unggahlah semua data Anda yang penting/sensitif ke media cloud storage agar terjaga keamanannya.
Mendaftar untuk membayar berbagai tagihan secara daring. Meminta laporan daring. Ajukan pajak Anda secara daring. Meminta deposit langsung di tempat kerja. Berlangganan konten digital daripada versi cetak. Kurangi kiriman surat tidak berguna (junk mail) dengan berhenti berlangganan. Beli sebuah pembaca elektronik (e-reader). Menandatangani dokumen penting secara digital. Gunakan kain serbet. Hindari tumpukan kertas dan lakukan daur ulang. Berinvestasi dengan pemindai (scanner) berkualitas bagus. Cetak dalam format PDF. Tetap teratur. Buat cadangan/salinan data. Informasi penting mengenai “air gap”. Pertimbangkan media “cloud storage”.
https://www.wikihow.com/Go-Paperless https://www.wikihow.com/Go-Paperless https://www.wikihow.com/Go-Paperless
Paying Bills Online Cutting Down on Paper at Home Archiving Important Documents Digitally