Menentukan Cara dan Saat yang Tepat untuk Merespons Menyikapi Surel Otomatis dan Mengatasi Masalah yang Mungkin Muncul Menyusun Respons
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat keputusan untuk menghadiri atau tidak menghadiri acara yang tercantum dalam undangan. Pikirkan ini sesaat setelah Anda menerima surel RSVP.  Pikirkan lokasi acara dan pertimbangkan perlu atau tidaknya Anda bepergian ke luar kota. Misalnya, untuk menghadiri acara yang diadakan di luar kota, tentu saja Anda harus mengeluarkan biaya lebih untuk membeli tiket pesawat, bukan? Pastikan Anda tidak harus menghadiri acara lain pada waktu berlangsungnya acara. Pastikan pasangan dan kerabat terdekat Anda juga bisa hadir. Ingat, ketersediaan orang-orang terdekat juga akan memengaruhi proses pengambilan keputusan Anda. Sejatinya, sifat acara yang berbeda akan membutuhkan nada respons dan tingkat formalitas  yang juga berbeda. Oleh karena itu, Anda perlu terlebih dahulu memahami sifat acara sebelum mengirimkan respons untuk mencegah terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan.  Jika acara tersebut bersifat informal, seperti undangan barbeku di rumah tetangga, umumnya Anda perlu memberikan respons yang juga bernada informal. Selain itu, waktu yang Anda miliki untuk mengirimkan respons pun cenderung lebih singkat. Jika acara tersebut bersifat formal, seperti undangan pernikahan, pesta ulang tahun, atau perayaan penting lain, umumnya Anda perlu memberikan respons yang juga bernada formal. Setelah membaca detail acara dan membuat keputusan, segeralah memberikan respons yang efekfif. Dengan kata lain, melalui respons yang Anda berikan, tegaskan apakah Anda akan memenuhi undangan yang diberikan tau tidak.  Baca tanggal RSVP yang dicantumkan pihak pengundang. Ingat, Anda wajib memberikan respons sebelum batas tanggal tersebut! Berikan respons secepatnya. Meski pihak pengundang menyediakan waktu satu atau dua bulan bagi Anda untuk merespons, bukan berarti Anda boleh memanfaatkan kesempatan tersebut untuk mengulur respons! Alih-alih, segera berikan respons setelah Anda membuat keputusan untuk menerima atau menolak undangan tersebut. Dewasa ini, banyak orang lebih tertarik menggunakan jasa RSVP otomatis yang dikirim dalam bentuk surel untuk undangan yang bersifat formal. Kemungkinan besar, surel RSVP otomatis tersebut diteruskan melalui pihak ketiga, dan memiliki tombol berisi opsi “tolak” atau terima” di dalamnya.  Jika menerima surel semacam itu, Anda tidak perlu mengirimkan surel pribadi kepada pihak pengundang. Setelah undangan diterima atau ditolak, respons tersebut akan dikirimkan kepada pihak ketiga dan diteruskan ke pengundang. Layanan surel otomatis sering kalo digunakan untuk acara yang bersifat semiformal seperti pesta ulang tahun, reuni, arisan, dsb. Lakukan itu agar layanan penyedia surel Anda akan mengirimkan surel berisi konfirmasi jika orang yang bersangkutan sudah menerima atau membuka respons Anda. Dengan demikian, Anda akan tahu jika pesan tersebut sudah terkirim.  Pahamilah bahwa layanan penyedia surel yang berbeda mungkin juga akan memiliki kebijakan yang berbeda terkait opsi “return receipt”. Beberapa layanan penyedia surel bahkan tidak menyediakan opsi tersebut. Sejatinya, perubahan rencana adalah kemungkinan yang tak terelakkan. Jika Anda perlu menolak undangan yang sebelumnya sudah diterima atau sebaliknya, pastikan perubahan respons tersebut Anda sampaikan secara langsung kepada pihak pengundang.  Jika tanpa sengaja memencet opsi “Menerima” pada surel otomatis, klarifikasi kesalahan tersebut melalui surel pribadi kepada orang yang bersangkutan. Jika ingin menolak undangan yang sebelumnya Anda terima, sampaikan penolakan tersebut secara langsung kepada pihak pengundang. Misalnya, kirimkan surel dengan subjek “Perubahan RSVP” yang berisi “Mohon maaf, karena satu dan lain hal, aku dan Sarah berhalangan untuk menghadiri perayaan 20 tahun pernikahanmu pada tanggal 14 nanti. Semoga kita bisa bertemu lagi dalam waktu dekat, ya!” Jika ingin menerima undangan yang sebelumnya Anda tolak, sampaikan pula perubahan tersebut secara langsung kepada pihak pengundang. Misalnya, kirimkan surel dengan subjek "Perubahan RSVP” yang berisi “Halo! Kalau kuota undangan masih tersedia, dengan senang hati aku mau menghadiri acaramu.” Perubahan respons harus disampaikan sesegera mungkin. Jika acara yang akan berlangsung bersifat non atau semiformal, kemungkinan besar Anda masih mengubah respons beberapa saat sebelumnya. Namun, jika acara tersebut bersifat formal (misalnya, pernikahan), perubahan respons seharusnya dilakukan dari jauh-jauh hari, minimal satu bulan sebelumnya. Setelah menentukan cara dan waktu yang tepat untuk merespons, susun pesan Anda. Untuk mengawalinya, cantumkan terlebih dahulu subjek surel yang mengindikasikan respons Anda serta sesuai dengan sifat acara.  Untuk undangan yang bersifat formal, gunakan kalimat yang juga bernada formal. Misalnya, tuliskan, “Roger dan Anna Menolak Undangan ke Pesta Dansa dan Makan Malam pada tanggal 11 Mei.” Untuk undangan yang bersifat nonformal, seperti undangan berbeku tetangga kompleks Anda, cukup tuliskan, “Tidak Bisa Datang ke Acara Barbeku Tanggal 11.” Membuka surel dengan ucapan yang layak sangat penting untuk dilakukan karena salam tersebutlah yang akan mengemas nuansa respons Anda. Selain itu, salam pembuka yang tepat juga akan menegaskan perasaan dan cara pandang Anda terhadap pihak pengundang.  Beberapa contoh salam pembuka yang layak digunakan adalah “Untuk,” “Untuk sahabatku,” atau sapaan sederhana seperti “Selamat pagi/siang/sore/malam,” Untuk acara yang bersifat nonformal, cukup sampaikan salam pembuka yang singkat dan sederhana seperti, “Untuk John dan Marcy,”. Pesan yang ditulis di badan surel mungkin merupakan bagian terpenting dalam respons Anda, terutama karena pesan tersebut akan menyimpulkan respons Anda sekaligus merefleksikan sifat acara. Beberapa contoh kalimat yang bisa Anda gunakan untuk menerima atau menolak undangan:  Berikan respons informal untuk undangan yang bersifat demikian. Misalnya, “Terima kasih untuk undangan barbekunya ya, Tom. Tapi maaf, kami berhalangan hadir karena harus ke luar kota pada hari itu.” Berikan respons bernada formal untuk undangan yang bersifat demikian. Misalnya, “Keluarga Higginson menerima undangan untuk menghadiri pernikahan Josh dan Belinda pada tanggal 5 November 2019.” Contoh lainnya adalah, “John dan Sarah Appleby dengan senang hati bersedia menerima undangan Anda untuk menghadiri pesta ulang tahun Marta Rodriguez.” Contoh kalimat penolakan yang bersifat formal adalah: “Keluarga Parker berhalangan menghadiri pernikahan Josh dan Belinda pada tanggal 5 November 2019.” Setelah menulis pesan, akhiri respons dengan salam penutup yang tepat. Sejatinya, menuliskan salam penutup bukan sekadar formalitas, melainkan mampu sekaligus merepresentasikan jenis hubungan yang Anda miliki dengan orang tersebut berikut perasaan Anda terhadapnya.  Pilih salam penutup formal seperti, “Salam” atau “Terima kasih”. Pilih salam penutup informal seperti “Salam hangat” atau “Salam sayang”. Sesuaikan salam penutup dengan respons Anda. Misalnya, tuliskan “Dengan sangat menyesal,” jika undangan tersebut harus Anda tolak, atau “Terima kasih,” jika undangan tersebut Anda terima. Tuliskan nama Anda di akhir surel. Untuk acara yang bersifat nonformal, cukup tuliskan nama panggilan Anda dan orang-orang lain yang diundang. Namun, untuk acara yang lebih formal, sebaiknya tuliskan nama lengkap Anda dan tamu undangan yang lain. Jika hubungan Anda dan pihak pengundang sangat akrab, cukup tuliskan “Keluarga Smith”.
Buat keputusan. Identifikasi sifat acara. Berikan respons yang efektif. Klik “tolak” atau “terima”, jika terdapat tombol otomatis di dalam surel tersebut. Klik opsi “return receipt” pada badan surel. Kirimkan surel lanjutan jika rencana Anda berubah. Cantumkan subjek surel. Cantumkan salam pembuka. Susun pesan pada badan surel. Tulis salam penutup dan cantumkan nama Anda.
https://www.wikihow.com/Reply-to-an-RSVP-Email https://www.wikihow.com/Reply-to-an-RSVP-Email https://www.wikihow.com/Reply-to-an-RSVP-Email
Deciding How and When to Reply Dealing with Automated Emails and Troubleshooting Crafting Your Reply