Menguraikan Tujuan Bisnis Memahami Legalitas Menulis Kebijakan Bisnis Menyusun Manual Menulis Prosedur
Sebagai manajer atau pemilik bisnis, Anda pasti tahu tujuan perusahaan. Pertimbangkan beberapa hal seperti tujuan penjualan, tujuan karyawan dan manajemen, dan posisi bisnis yang Anda harapkan beberapa tahun ke depan.  Usahakan membuat tujuan yang tidak hanya spesifik, tetapi juga dapat dicapai dan layak diperjuangkan. Misalnya, buat tujuan keuangan yang berada dalam kemungkinan, dan tetapkan tujuan untuk kinerja karyawan yang dapat dicapai dengan mengikuti kebijakan dan prosedur yang akan Anda tetapkan.  Setelah menetapkan tujuan, pastikan Anda siap berkomitmen sebagai pemilik bisnis atau manajer. Menetapkan tujuan adalah langkah penting pertama dalam menyusun kebijakan dan prosedur. Kemudian, yang tak kalah penting adalah mematuhinya. Pikirkan peristiwa dan tugas sehari-hari dalam bisnis Anda. Tulis tiap pekerjaan yang harus diselesaikan setiap harinya agar bisnis berjalan lancar. Pertimbangkan beberapa hal berikut: Tugas apa yang membutuhkan uraian atau arahan formal? Prosedur apa yang harus dilakukan secara konsisten dengan cara yang sama? Daripada berfokus pada pekerjaan kasar yang tidak membutuhkan banyak instruksi, brefokuslah pada tugas yang lebih besar. Kebijakan dibuat untuk memastikan segala sesuatu berjalan lancar dan supaya karyawan dan manajer memiliki standar kinerja. Pikirkan masalah yang mungkin timbul jika tidak ada kebijakan. Dengan demikian, Anda bisa memikirkan kebijakan yang dibutuhkan. Ketika memikirkan potensi masalah, cari gambaran singkat tentang cara menyelesaikan atau memperbaiki masalah tersebut. Pikirkan masalah di sekitar aktivitas bisnis sehari-hari, seperti keuangan, interaksi antara karyawan dan pelanggan, serta perilaku dan sikap karyawan. Semua pemilik bisnis harus mematuhi kebijakan antidiskriminasi yang telah diatur oleh pemerintah. Pastikan Anda memasukkan informasi tentang kebijakan tersebut bersama dengan harapan agar semua karyawan mematuhinya. Informasi tentang kesempatan kerja yang sama juga harus dimasukkan dalam kebijakan, serta hukum tentang hak bekerja bagi penyandang cacat dan kebijakan tentang pelecehan. Anda harus memastikan semua kebijakan yang disusun adil dan sesuai dengan hukum. Ada banyak sumber daya yang dapat digunakan untuk mengetahui apakah kebijakan Anda sudah sejalan dengan hukum yang berlaku. Anda juga dapat meminta penasihat hukum untuk mempelajari kebijakan yang Anda susun sebelum diterapkan kepada karyawan. Sebagai pemilik bisnis, memiliki penasihat hukum yang dapat diajak berkonsultasi secara rutin sangat bermanfaat. Karyawan baru harus diminta menyepakati dan menandatangani dokumen kebijakan dan prosedur, serta diberi salinannya sebagai referensi. Selain itu, setiap perubahan harus ditandatangani ulang oleh semua karyawan. Ini untuk memastikan mereka semua terikat pada kebijakan tersebut apabila ada tindakan hukum yang harus diambil oleh kedua pihak di masa depan. Orang di bawah umur tidak dapat menyetujui kontrak secara hukum. Jika Anda mempekerjakan karyawan di bawah usia 18 tahun, pastikan mereka memiliki izin tertulis dari wali untuk menyepakati kontrak karena orang tua atau wali dapat membatalkan kontrak secara sah. Setelah mempertimbangkan berbagai kemungkinan masalah yang perlu diselesaikan dengan kebijakan, pikirkan kategori masing-masing. Misalnya, gunakan kategori seperti keselamatan kerja, penjadwalan, tingkah laku, gaji, tunjangan, libur atau cuti, dan diskriminasi. Nanti ketika menyusun manual, kebijakan yang sudah dipisahkan dalam kategori akan membantu Anda mengatur manual dan bagian-bagian tersebut. Kategori juga membantu Anda memutuskan apa yang paling penting, dan dapat menguraikannya dengan lebih mendetail. Kerangka memungkinkan Anda menggali aspek tiap kebijakan atau kategori lebih dalam, serta menambahkan ketentuan dan spesifikasi sambil jalan. Gunakan nomor untuk mengurutkan tiap bagian atau kategori. Mulailah dengan kerangka singkat. Kemudian, setelah menulis semua ide awal, Anda bisa kembali ke kerangka dan menambah atau memperpanjang sesuai perubahan. Kebijakan memungkinkan bisnis berfungsi dengan baik, dan juga sebagai standar yang harus dipatuhi karyawan dan manajemen. Kebijakan juga berfungsi sebagai dokumen tertulis yang menguraikan cara menangani masalah atau pelanggaran kebijakan. Ini sangat penting ketika dan jika diperlukan tindakan untuk menyelesaikan masalah. Apabila ditulis dalam dokumen resmi, kebijakan dapat mencakup hak dan kewajiban hukum karyawan dan perusahaan. Kebijakan meliputi informasi tentang hak bekerja bagi penyandang cacat, pajak, dan larangan diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja. Pastikan Anda memasukkan informasi sesuai hukum yang berlaku. Apabila Anda harus memecat karyawan karena melanggar kebijakan, kebijakan tertulis ini yang akan berfungsi sebagai bukti jika karyawan tersebut berpendapat bahwa ia dipecat dengan tidak adil. Pastikan Anda mengkhususkan satu bagian untuk membahas peraturan tentang pemecatan. Anda juga harus membuat kebijakan tentang perekrutan. Misalnya, pengecekan latar belakang sebelum kandidat diterima bekerja, atau masa percobaan setelah karyawan direkrut dan sebelum ia menjadi karyawan tetap. Pastikan Anda membuat dan menguraikan ketentuan yang jelas. Tulis semua kebijakan dengan jelas sedemikian rupa sehingga tidak disalahartikan atau disalahpahami. Jika ada penafsiran lain, pertimbangkan untuk menulis ulang dengan bahasa lain. Misalnya, jangan menulis, “Penambahan cuti sakit dapat diberikan dalam keadaan tertentu.” Sebaliknya, tulis “Penambahan cuti sakit hanya disetujui dengan izin eksplisit dari manajer yang sedang bertugas.” Mulailah dengan poin yang lebih besar, kemudian ikuti dengan yang lebih kecil. Misalnya, daripada memulai dengan kategori kompensasi, awali manual dengan kategori proses perekrutan atau kelayakan.  Pertimbangkan untuk membuka manual dengan deskripsi tujuan perusahaan seperti yang Anda uraikan di awal. Tulis satu atau dua paragraf jelas dan terpadu yang meringkas manual, apa yang bisa diharapkan karyawan dari perusahaan, dan apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan. Gunakan kerangka untuk membuat subkategori dalam manual. Buat daftar isi setelah selesai agar tiap informasi mudah dicari. Ada orang yang lebih visual sehingga diagram, bagan, atau gambar dalam manual dapat membantu berbagai tipe karyawan memahami konsep. Gambar dapat menyederhanakan prosedur dan kebijakan. Misalnya, Anda dapat membuat bagan atau tabel yang mencantumkan berbagai jabatan dan tugasnya. Anda juga dapat menggunakan tabel berisi pertanyaan dan jawaban yang dapat digunakan karyawan sebagai referensi jika dibutuhkan. Idealnya, karyawan baru menerima salinan manual saat diterima bekerja, dan karyawan lama mendapat salinan baru ketika ada revisi. Pertimbangkan untuk meminta semua karyawan menandatangani kontrak yang menyatakan bahwa mereka memahami semua poin yang diuraikan dalam manual, dan menyetujuinya. Simpan salinan manual di ruangan Anda, serta salinan digital yang dapat diakses dan direvisi jika perlu. Tujuannya adalah memastikan kebijakan dan prosedur dipahami dan dilaksanakan dengan baik, dan jika ada masalah yang timbul, manual akan menjadi acuan untuk mengambil tindakan. Tidak semua pekerjaan atau insiden membutuhkan instruksi mendetail. Prioritaskan tugas atau prosedur yang harus dikerjakan dengan konsisten, seperti pembayaran gaji atau penjadwalan. Ketika memutuskan prosedur apa yang membutuhkan detail, pertimbangkan pertanyaan berikut: Apakah prosedurnya panjang atau rumit? Beratkah konsekuensinya jika terjadi kesalahan dalam pelaksanaan? Adakah perubahan penting terbaru yang diterapkan? Apakah prosedur ini membutuhkan dokumen yang penting atau ekstensif? Apakah karyawan sering kebingungan dengan prosedur tersebut? Sebelum menguraikan prosedur, Anda perlu mengetahui semua langkah dan aspeknya. Pertimbangkan pertanyaan karyawan yang pernah muncul, dan masalah yang mungkin sudah Anda hadapi. Walaupun telah memiliki semua informasi, Anda tetap perlu berpegang pada dasar-dasar prosedur itu sendiri. Pikirkan apa yang dibutuhkan pembaca atau karyawan untuk memahami dan melaksanakan prosedur tersebut. Gunakan bahasa aktif. Usahakan menghindari kata-kata panjang dan berlebihan. Pastikan Anda tidak menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, termasuk jargon yang mungkin belum diketahui karyawan. Misalnya, daripada menuliskan, “Robekan kuitansi gaji harus disimpan di berkas keuangan,” lebih baik gunakan bahasa berikut, “Menyimpan robekan kuitansi gaji di berkas keuangan.”
Buatlah daftar tujuan. Tuliskan daftar pekerjaan dan prosedur. Buatlah daftar kemungkinan masalah dan solusinya. Masukkan satu bagian tentang kebijakan antidiskriminasi. Pastikan kebijakan Anda sah menurut hukum. Minta karyawan menandatangani draf kebijakan dan prosedur. Buatlah daftar kategori kebijakan. Gunakan format kerangka untuk memerinci berbagai kebijakan di bawah tiap kategori. Pikirkan konsekuensi yang pantas untuk pelanggaran kebijakan. Buat kebijakan jelas tentang pemecatan. Gunakan bahasa aktif yang jelas. Susun informasi berdasarkan urutan logis. Gunakan gambar, bagan, atau diagram. Sediakan manual agar mudah diakses semua karyawan. Tentukan pekerjaan apa yang membutuhkan prosedur mendetail. Kumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk tiap prosedur. Gunakan semua informasi untuk menulis prosedur yang jelas.
https://www.wikihow.com/Write-Policies-and-Procedures-for-Your-Business https://www.wikihow.com/Write-Policies-and-Procedures-for-Your-Business https://www.wikihow.com/Write-Policies-and-Procedures-for-Your-Business https://www.wikihow.com/Write-Policies-and-Procedures-for-Your-Business https://www.wikihow.com/Write-Policies-and-Procedures-for-Your-Business
Outlining the Goals of Your Business Understanding Legalities Writing the Policies of Your Business Compiling a Manual Writing Procedures