Mengirim Paket Membuat Paket Sponsor Mengidentifikasi Calon Sponsor
Mungkin ada godaan untuk mengirim paket ke sebanyak mungkin sasaran atau menggunakan siaran umum untuk menjangkau banyak tempat. Salah. Berhati-hatilah ketika mengirim paket, hanya kirim ke perusahaan yang secara jujur menurut Anda akan mau bekerja sama. Sesuaikan setiap email, paket, dan korespondensi yang Anda kirim dengan penerimanya. Bermalas-malasan berarti menjamin bahwa proyek Anda tidak akan mendapatkan sponsor yang semestinya. Tunggu beberapa hari, kemudian telepon orang-orang yang Anda kirimi paket sponsor. Tanyakan apakah mereka sudah menerima paket tersebut. Cari tahu apakah mereka mempunyai pertanyaan. Pastikan mereka tahu cara menghubungi Anda jika sudah mengambil keputusan. Kalau Anda mendapatkan sebuah perusahaan yang mau mendanai acara Anda sebesar 10 juta, perlakuan apa yang akan Anda berikan untuk membedakan dengan yang hanya memberi beberapa ratus ribu? Perbedaan harus tampak nyata dan mendasar, bahkan dari publikasi yang Anda tawarkan sampai cara Anda berbicara di telepon. Ajak mereka ke jamuan makan agar mereka merasa senang dan terlibat. Sebuah paket sponsor harus selalu dimulai dengan ringkasan eksekutif, yaitu sebuah pernyataan misi mengenai acara atau kegiatan yang ingin disponsori. Isinya sekitar 250-300 kata yang secara rinci menggambarkan acara atau kegiatan yang akan disponsori, alasan Anda mencari sponsor, dan manfaat yang bisa didapat pihak sponsor.  Ringkasan eksekutif Anda merupakan sebuah kesempatan bagi Anda untuk membuat calon sponsor terus membaca, maka jangan tulis surat yang mirip dengan yang ada di pasaran. Tulis catatan pribadi agar calon sponsor merasa Anda benar-benar menyisihkan waktu untuk mempelajari mereka dan perusahaan mereka. Hal ini juga menunjukkan kepada calon sponsor bahwa Anda akan menepati janji kepada sponsor dalam hubungan kemitraan. Jangan lupa berterima kasih kepada sponsor karena telah mempertimbangkan tawaran Anda. Gunakan nada yang bersahabat dan profesional di dalam surat Anda, gambarkan tingkat kesungguhan dan profesionalisme Anda. Jika Anda belum membuatnya, gambarkan anggaran Anda di antara bisnis atau usaha serupa, dan nyatakan hal yang Anda harapkan dari sponsor Anda.Buat "tingkatan" sponsor yang berbeda yang dapat dipilih oleh sponsor dan jelaskan permintaan yang Anda tetapkan untuk setiap tingkatan dan alasan Anda membutuhkan sponsor pada tiap tingkatan. Jelaskan keuntungan yang terlibat dalam kegiatan Anda pada sponsor. Tarik minat calon sponsor dengan cara memanfaatkan pengetahuan Anda tentang model usaha, audiens, dan sasaran mereka, serta jelaskan alasan menjadi sponsor Anda akan memberi manfaat kepada mereka. Anda bisa juga menyertakan argumen soal liputan pers dan berbagai peluang promosi lainnya. Ajakan Anda untuk mengambil tindakan bisa berupa formulir yang mereka isi dan kirimkan kepada Anda atau informasi kontak Anda, yang isinya meminta Anda mengatur kemitraan sponsor. Pastikan bahwa sponsor mempunyai tugas khusus yang harus dipenuhi untuk dapat melanjutkan proses. Biarkan mereka mengerjakan bagiannya. Semakin mudah tugas yang Anda minta mereka lakukan, semakin besar kemungkinan permintaan Anda dikabulkan. Anda menulis untuk para pemasar, wirausahawan, dan orang-orang bisnis, bukan akademisi. Bukan waktunya membuat tulisan dengan diksi canggih dan berbunga-bunga agar terkesan cerdas. Sampaikan argumen Anda, terangkan manfaat bisnisnya bagi sponsor, dan akhiri dengan cepat. Singkat, padat dan berisi. Manfaatkan penelitian yang telah dilakukan oleh organisasi lain sebelumnya sebagai sumber inspirasi. Jika Anda sedang mencari sponsor acara khusus untuk acara lomba jalan kaki atau lari, amati kegiatan lomba lari dan identifikasi sponsornya. Bisa jadi itu tempat awal yang bagus untuk memulai.  Jika acara Anda bersifat atletik, pertimbangkan Nike, Adidas, Livestrong, maupun organisasi-organisasi terkait olahraga lainnya sebagai kemungkinan. Jika Anda mengadakan acara atau konser musik, pertimbangkan stasiun radio lokal, publikasi musik, maupun usaha-usaha lain yang memiliki minat serupa. Jika Anda mengadakan acara makanan, pertimbangkan majalah Gourmet, Food Network, maupun konglomerat-konglomerat makanan besar. Bidik sasaran yang tinggi. Bagus kalau punya calon sponsor dalam daftar, namun bukan berarti Anda begitu saja meminta setiap orang dan setiap perusahaan yang Anda ketahui untuk menjadi sponsor. Daftar Anda tidak harus berupa sebuah daftar calon sponsor aktual, dalam artian orang-orang atau perusahaan-perusahaan yang menurut Anda akan benar-benar mempertimbangkan permintaan sponsor Anda. Perusahaan-perusahaan yang pernah menjadi sponsor Anda di waktu yang lalu, perusahaan-perusahaan yang telah mensponsori berbagai gagasan serupa Anda maupun orang-orang atau perusahaan-perusahaan yang Anda memiliki hubungan personal dengan Anda bisa menjadi sponsor. Memiliki informasi latar belakang tentang calon sponsor akan membantu Anda mendapatkan sponsor. Cari tahu manfaat yang bisa diperoleh calon sponsor jika mensponsori Anda. Dengan mempelajari demografi, model usaha, maupun tujuan calon sponsor, Anda bisa mulai mengembangkan suatu pemahaman tentang cara memperoleh sponsor.  Dengan alasan ini, bisnis yang lokal bersifat lebih aman dibandingkan perusahaan-perusahaan besar seperti Nike. Meskipun Nike tentunya punya dana untuk itu, mereka mungkin juga mendapat beberapa ratus permintaan sponsor dalam satu minggu. Stasiun radio lokal atau toko peralatan olahraga? Mungkin jauh lebih sedikit. Dan jika basis pelanggan Anda dan mereka tumpang tindih, itu merupakan pendapatan potensial buat mereka. Pertimbangkan mengadu satu calon sponsor dengan yang lain. Jika toko peralatan olahraga di kawasan barat sudah menjalin ikatan sponsor dalam tataran tertentu dengan Anda, sampaikan hal itu kepada toko peralatan olahraga di kawasan timur. Mereka akan menangkap isyarat itu.
Hindari pendekatan membidik banyak sasaran. Kirimkan kepada para calon sponsor paket-paket kemitraan sponsor secara individu. Tindaklanjuti dengan telepon. Sesuaikan pendekatan untuk tiap sponsor. Susun sebuah ringkasan eksekutif. Buat daftar tingkat sponsor yang berbeda-beda. Persiapkan ajakan untuk mengambil tindakan. Jangan berbelit-belit. Carilah perusahaan yang pernah mensponsori acara/kegiatan yang mirip dengan acara/kegiatan Anda. Buat daftar calon sponsor. Teliti setiap perusahaan atau orang yang ada di dalam daftar Anda. Antisipasi kebutuhan setiap calon sponsor.
https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships
Sending out Packets Creating a Sponsorship Packet Identifying Potential Sponsors