Mencari Waktu yang Pas untuk Mengajukan Cuti Menulis Surel Pengajuan Izin Cuti
Bacalah buku panduan tempat kerja atau tanyakan hal ini ke atasan Anda. Cari tahu berapa hari jatah cuti yang Anda miliki, bagaimana cara mengajukannya, apakah jatah tersebut bisa diakumulasi, serta apakah Anda tetap dibayar saat cuti.  Senioritas di perusahaan juga memengaruhi jumlah jatah cuti yang bisa diambil, serta kapan Anda boleh mengajukannya. Jika Anda karyawan baru, cari tahu apakah Anda sudah mendapat jatah cuti. Jika Anda karyawan baru, mengajukan cuti kemungkinan cukup sulit, dan atasan Anda tidak akan senang. Pengambilan cuti lebih mudah mendapat persetujuan jika Anda tidak sedang mengerjakan sebuah proyek, serta tidak memiliki deadline pekerjaan yang mendesak. Jika perusahaan Anda sangat sibuk di bulan-bulan tertentu, Anda sebaiknya tidak cuti di waktu tersebut.  Jika Anda perlu cuti di saat perusahaan sedang sibuk karena situasi darurat atau hal lain yang tidak bisa diabaikan, berilah alasan yang kuat. Jika mungkin, tanyakan apakah ada karyawan lain yang mengajukan cuti di waktu yang sama. Jika tempat kerja Anda hanya memiliki sedikit karyawan, atasan akan sulit mengabulkan pengajuan cuti tersebut.  Jika pengajuan cuti Anda diterima, kabarkan hal ini ke rekan kerja setidaknya satu minggu sebelum tanggal cuti tersebut. Anda harus mengajukan izin cuti setidaknya 2 minggu sebelum tanggal cuti tersebut. Pada umumnya, semakin dini izin yang diajukan, semakin besar peluang Anda untuk mendapat libur. Memberi tahu atasan bahwa Anda hendak mengambil cuti dari jauh-jauh hari membuat perusahaan dapat bersiap menghadapi hal tersebut. Semakin lama cuti yang diambil, semakin dini pengajuan izinnya. Jika Anda cuti selama beberapa hari, mengajukan izin 2 minggu sebelumnya sudah cukup. Jika hendak pergi lebih dari seminggu, Anda harus memberi tahu atasan setidaknya 1 bulan sebelumnya. Jika ada tugas dan kewajiban yang perlu dikerjakan selama masa pengajuan izin cuti, selesaikanlah tugas tersebut sebanyak mungkin. Memastikan karyawan lain tidak kewalahan dengan ketidakhadiran Anda akan membuat mereka berterima kasih, serta membuat atasan mudah memberikan izin cuti yang diminta. Jika Anda memiliki tanggung jawab pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan sebelum cuti, aturlah agar karyawan lain bisa menyelesaikannya. Pastikan orang yang menggantikan Anda memahami tugas dan tujuan tugas tersebut. Berikan informasi kontak Anda untuk berjaga-jaga. Anda harus membuat atasan langsung memahami inti surel tanpa perlu membukanya. Sampaikan bahwa Anda hendak minta izin cuti dan tuliskan tanggal cuti tersebut di kolom subjek. Sebagai contoh, subjek tersebut bisa bertuliskan: “Pengajuan Izin Cuti Fajar Nugraha dari tanggal 10/10/2020 sampai 10/25/2020.” Sebutkan nama atasan Anda dan berikan salam hangat. Hal ini terdengar seperti basa-basi, tetapi sebenarnya penting untuk menunjukkan keramahan dan membuat surel tampak lebih profesional.  Tidak perlu menggunakan sapaan formal. Anda bisa saja menulis sesuatu yang sederhana, seperti “Selamat siang Bu Jenny”, “Hallo Pak Rudi, atau “Salam Pak Budi” Perhatikan gelar dan nama panggilan atasan Anda sehari-hari. Jika perusahaan Anda biasanya menggunakan nama belakang untuk berkomunikasi, menggunakan nama depan atasan di surel mungkin dianggap tidak sopan. Apabila atasan Anda punya gelas khusus (seperti doktor, profesor, hakim, dll), cantumkan juga gelar tersebut dalam sapaan di surel. Sekalipun Anda sudah menulis tanggal tersebut di kolom subjek, Anda harus menulisnya kembali di kalimat pertama surel. Cantumkan informasi ini dalam bentuk permintaan. Sebagai contoh, Anda bisa menulis: “Saya mau meminta izin cuti dari hari Rabu, 10 Oktober, sampai hari Kamis, 25 Oktober.” Setelah mencantumkan informasi tanggal cuti, berikan alasan kenapa Anda mengajukannya. Anda harus jujur, sekalipun Anda tahu alasan tersebut tidak akan mendapat balasan yang positif. Jika ketahuan berbohong saat meminta cuti, Anda bisa mendapat penilaian buruk dan perusahaan sehingga sulit meminta izin cuti di kemudian hari.  Sebagai contoh, Anda bisa menulis: “Saya minta izin cuti karena keluarga saya hendak berlibur bersama ke Bali.” Jika Anda minta izin cuti karena situasi darurat atau keperluan mendadak, jelaskan hal ini dalam surel. Pemakaman, kondisi medis, atau undangan pesta pernikahan adalah beberapa contoh kejadian tak terduga yang bisa membuat atasan mau memberikan cuti dadakan. Beri tahu ke atasan bahwa Anda sudah mempertimbangkan efek cuti tersebut terhadap perusahaan. Jika Anda perlu meminta bantuan karyawan lain atau ada proyek dan klien yang butuh bantuan saat Anda cuti, jelaskan detailnya ke atasan beserta cara penyelesaiannya. Semakin bagus cara Anda mengurus keperluan perusahaan sebelum cuti, semakin mudah atasan memberikan izin tersebut.  Sebagai contoh, Anda bisa menulis: “Saya sudah memastikan semua tanggung jawab saya akan diurus karyawan lain selama cuti. Saya sudah meminta Rudi menangani klien. Selain itu, saya sudah menyelesaikan pengerjaan dokumen yang diperlukan selama saya tidak ada di kantor." Sebaiknya beri tahu atasan bagaimana cara agar ia bisa menghubungi Anda. Jika Anda tidak bisa atau tidak mau memberikan nomor telepon atau surel pribadi, Anda harus menyampaikan hal ini di dalam surel izin cuti. Baris terakhir di surel perizinan cuti harus berisi permohonan agar pihak perusahaan mau memberi izin. Anda juga harus berterima kasih kepada atasan sebelum menuliskan nama di surel. Hal ini akan menjaga nuansa ramah dan profesional yang Anda tunjukkan sejak penulisan kalimat sapaan. Sebagai contoh, bagian penutup surel bisa ditulis: “Semoga perusahaan mengabulkan izin cuti ini. Terima kasih.”
Periksa kebijakan perusahaan tentang pengajuan izin cuti. Ajukan cuti di waktu yang tepat. Ajukan cuti Anda minimal 2 minggu sebelumnya. Selesaikan sebanyak mungkin pekerjaan yang Anda punya sebelum cuti. Cantumkan pengajuan cuti di subjek surel. Bukalah surel dengan sapaan yang ramah. Cantumkan tanggal cuti. Jelaskan alasan cuti Anda. Jelaskan ke atasan bahwa Anda sudah mengurus keperluan di kantor sebelum pergi cuti. Akhiri surel dengan catatan positif.
https://www.wikihow.com/Request-Time-Off-from-Work-by-Email https://www.wikihow.com/Request-Time-Off-from-Work-by-Email
Timing Your Request Writing Your Email