Mengantisipasi Berbagai Risiko Menentukan Beberapa Skenario Memberlakukan Rencana Kontingensi
Tujuan utama penyusunan rencana kontingensi adalah untuk mempertahankan kesinambungan kegiatan operasional organisasi apabila terjadi bencana.  Pertama-tama, tentukan kebijakan formal yang menyatakan bahwa organisasi harus menyusun rencana kontingensi.  Buatlah rencana yang simpel dan praktis. Gunakan kata-kata yang mudah dipahami dan berikan panduan yang mudah diterapkan oleh pembaca sebab rencana ini harus bisa dijalankan oleh semua personel dalam organisasi. Tentukan alasan spesifik sehingga Anda harus membuat rencana kontingensi. Pikirkan indikator yang berfungsi sebagai tolok ukur untuk menentukan keberhasilan penerapan rencana kontingensi sehingga organisasi bisa melakukan kegiatan seperti biasa. Tentukan kegiatan operasional yang berperan penting dalam kelangsungan bisnis Anda. Membuat rencana yang mampu menjawab ketiga pertanyaan berikut adalah cara memastikan bahwa Anda tidak melewatkan satu pun aspek yang harus dipertimbangkan.  Peristiwa apa yang mungkin terjadi? Tindakan apa yang akan kita lakukan untuk mengatasinya? Apa yang perlu kita lakukan untuk mempersiapkan diri? Menentukan risiko yang mungkin terjadi merupakan salah satu aspek penting dalam menyusun rencana kontingensi. Akan tetapi, prosesnya akan berbeda sesuai situasi dan kondisi setiap organisasi. Anda juga harus mempertimbangkan situasi dan kondisi organisasi Anda sendiri saat menentukan risiko. Rencana kontingensi dibutuhkan untuk mengantisipasi risiko bisnis berupa:  Bencana alam, misalnya: banjir, angin topan, dan kekeringan. Risiko lainnya: krisis keuangan, kecelakaan kerja, masalah personel (misalnya: meninggalnya pemimpin organisasi atau pemogokan karyawan), kehilangan data, kekacauan manajemen, dan masalah produk (misalnya: produk cacat). Fokuskan penyusunan rencana pada aspek manajemen, komunikasi, keuangan, koordinasi, logistik, dan penanggulangan masalah secara teknis.  Masalah teknis biasanya dihadapi oleh tim yang menangani infrastruktur komunikasi. Anda harus mempertimbangkan risiko hilangnya data atau pelanggan. Tentukan peringkat risiko berdasarkan besarnya peluang terjadinya risiko. Pada umumnya, rencana kontingensi tidak bisa mengantisipasi semua risiko sebab peluang terjadinya tidak sama. Berusahalah mencari tahu risiko yang peluang terjadinya paling besar dan sangat memengaruhi kegiatan operasional.  Berfokuslah pada kejadian yang akibatnya paling fatal. Catatlah semua kejadian yang memengaruhi kegiatan operasional lalu tentukan peringkat dari 1 sampai 10. Pikirkan dampak dari setiap kejadian tersebut, misalnya: kebakaran mesin peringkatnya lebih rendah daripada kebakaran pabrik. Setelah itu, tentukan peringkat berdasarkan frekuensi terjadinya risiko. Contohnya: berikan peringkat 1 untuk risiko yang terjadi sebulan sekali dan peringkat 10 untuk risiko yang terjadi 100 tahun sekali. Kalikan kedua angka tersebut untuk mendapatkan skor total yang menunjukkan besarnya peluang terjadinya risiko dan dampaknya terhadap organisasi. Susunlah rencana kontingensi dimulai dari kejadian dengan skor tertinggi. Siapkan solusi untuk mengantisipasi kejadian tersebut. Selain itu, Anda bisa memperbaiki proses kerja untuk kejadian dengan skor yang rendah. Aspek mendasar yang menjamin kesinambungan kegiatan organisasi harus menjadi prioritas utama, misalnya: mengelola arus kas, mengembangkan pangsa pasar, dan meningkatkan performa kerja karyawan. Agar bisa menyusun rencana kontingensi yang efektif, tentukan skenario yang realistis untuk setiap risiko. Buatlah kerangka yang spesifik untuk mengantisipasi apa dampaknya jika risiko tertinggi benar-benar terjadi.  Anda bisa menentukan dampak setelah menyusun skenario secara menyeluruh. Pikirkan apa dampak terbesar dari setiap skenario secara mendetail. Dari sebuah skenario, siapkan beberapa versi rencana dengan intensitas dampak bergradasi, misalnya: berdampak ringan, berdampak sedang, dan berdampak parah. Tentukan personel yang bertanggung jawab melakukan tindakan apa dan kapan. Siapkan juga lis atau daftar kontak yang sudah diperbarui dan tentukan siapa yang harus memberikan notifikasi.  Siapkan jadwal agar semua personel yang bertanggung jawab mengetahui apa yang harus mereka lakukan di hari pertama atau selama minggu pertama. Susunlah jadwal yang spesifik untuk setiap skenario. Buatlah jadwal sesuai skenario untuk mengantisipasi munculnya kendala dalam berbagai aspek organisasi, misalnya dalam hal fasilitas kerja (kendala infrastruktur), organisasi (belum ada sistem peringatan untuk kondisi darurat atau tim cepat tanggap yang terampil), dan institusi (misalnya: kurangnya sumber dana atau rekanan bisnis eksternal). Tentukan personel yang harus bertanggung jawab dalam aspek tertentu. Bahaslah hal ini secara mendetail dengan melakukan tinjauan atas kapasitas dan kerentanan di dalam organisasi. Apakah organisasi memiliki kemampuan yang memadai untuk menghadapi atau mengatasi setiap risiko?  Contohnya: bencana yang mungkin terjadi adalah banjir karena air sungai meluap dan menggenangi perumahan di tepi sungai. Buruknya infrastruktur mungkin akan memicu kerentanan dan tersedianya personel yang terampil merupakan kapasitas organisasi. Lakukan penilaian sumber daya dengan jujur. Tentukan hal-hal yang perlu diubah atau dikurangi karena keterbatasan sumber daya? Lakukan analisis untuk mengetahui dampaknya terhadap kegiatan bisnis agar Anda mampu menentukan tindakan yang harus dilakukan sehingga organisasi tetap beroperasi dan mampu mencapai tujuan. Setelah membuat rencana kontingensi, jangan berdiam diri dan berharap hal buruk tidak terjadi. Lakukan berbagai langkah untuk mengurangi risiko dan melakukan pencegahan.  Cari tahu apakah ada rekan yang mau membantu. Apakah ada sumber daya setempat yang bisa dimanfaatkan jika terjadi bencana? Apakah ada tetangga yang bersedia menolong? Rencana kontingensi yang efektif mampu mengungkapkan berbagai aspek yang perlu diperbaiki sehingga rencana yang awalnya sangat bermanfaat, saat ini mungkin tidak dibutuhkan lagi. Contohnya: Anda menyadari perlunya perlindungan asuransi atau melakukan simulasi penanggulangan bencana. Pasanglah sistem pencadangan data untuk mencegah hilangnya data. Buatlah rencana untuk setiap skenario. Anda perlu menginformasikan rencana kontingensi kepada seluruh jajaran manajemen organisasi sedini mungkin sebelum terjadi keadaan darurat.  Jelaskan peran dan tanggung jawab setiap personel agar mereka tidak bingung ketika rencana ini harus dijalankan untuk mencegah kepanikan. Berikan pelatihan yang bermanfaat agar setiap personel mampu memenuhi tanggung jawab sesuai rencana. Lakukan simulasi yang dibutuhkan dan lakukan penyesuaian setelah dilakukan observasi. Lakukan pengujian dalam 4 tahap agar lebih efisien dan efektif. Jika terjadi kendala atau konflik antardepartemen, sesuaikan rencana dan lakukan pengujian ulang.  Adakan rapat dengan staf senior. Biarkan ia yang menentukan tanggal dan waktu rapat untuk melakukan tinjauan atas rencana kontingensi secara lengkap dan menghargai orang-orang yang sudah menjalankan tugas sampai tuntas. Adakan rapat antardepartemen untuk saling meninjau rencana departemen. Dalam tahap ini, Anda perlu mengalokasikan sumber daya dan mengidentifikasi munculnya konflik. Temukan penyebab gagalnya sistem yang krusial. Evaluasi rencana bisa dilakukan di dalam departemen dengan melakukan simulasi atas kegagalan sistem dan/atau vendor. Simulasi skenario boleh dilakukan tanpa mematikan peralatan atau menunda proses yang harus tetap berjalan. Lakukan uji coba. Bagaimanapun juga, Anda perlu menguji rencana kontingensi dengan menghentikan kegiatan operasional untuk sementara waktu. Jika terjadi bencana, jangan sampai rencana ikut terbakar atau tersapu banjir. Agar bisa diakses dengan mudah saat dibutuhkan, jangan merahasiakan penyimpanan berkas rencana.  Simpanlah berkas rencana dan salinannya di beberapa tempat agar bisa digunakan secepatnya saat dibutuhkan. Simpanlah salinan rencana di beberapa tempat yang berbeda dengan berkas asli. Beri tahukan cara mengaksesnya kepada beberapa orang yang berwenang. Perubahan terjadi setiap saat sehingga asumsi yang mendasari penyusunan rencana tidak berlaku lagi. Risiko mungkin lebih besar dibandingkan saat rencana disusun.  Libatkan beberapa orang saat menyusun dan menyesuaikan rencana. Contohnya: mintalah karyawan baru memberikan masukan atau melakukan perbaikan dengan cara pandang yang berbeda. Bandingkan semua asumsi yang digunakan saat menyusun rencana dengan data terkini atau mintalah pihak ketiga melakukan pengecekan. Sistem pencadangan di komputer mungkin menyimpan data lebih sedikit daripada yang Anda asumsikan.
Lakukan persiapan sebelum menyusun rencana kontingensi. Buatlah rencana kontingensi dengan menjawab tiga pertanyaan penting. Cari tahu risiko apa saja yang kemungkinan besar akan dihadapi oleh organisasi yang Anda kelola. Pertimbangkan risiko sesuai prioritas. Tentukan skenario untuk kejadian dengan risiko tertinggi. Buatlah jadwal pelaksanaan rencana sesuai skenario. Pikirkan faktor terpenting agar bisnis Anda bisa beroperasi lagi. Tentukan cara mengurangi risiko. Sosialisasikan rencana kontingensi kepada semua karyawan. Ujilah rencana yang Anda susun. Simpanlah rencana kontingensi di tempat yang aman dan mudah diakses. Buatlah jadwal rutin untuk melakukan tinjauan.
https://www.wikihow.com/Write-a-Contingency-Plan https://www.wikihow.com/Write-a-Contingency-Plan https://www.wikihow.com/Write-a-Contingency-Plan
Assessing the Risks Identify scenarios Maintain your Contingency Plan