Menyiapkan Tanggapan Menawarkan Usulan Alternatif yang Positif Berbicara dengan Atasan
Jika atasan meminta Anda untuk mengambil pekerjaan tambahan atau melakukan sebuah tugas saat Anda tidak memiliki waktu atau tugas tersebut di luar deskripsi pekerjaan Anda, menuliskan daftar alasan mengapa Anda harus berkata tidak terhadap tugas tersebut adalah hal yang membantu. Pikirkan masalah dengan tenang dan rasional dan urutkan alasan tersebut. Catatan ini akan membantu Anda menyiapkan tanggapan terhadap atasan.  Ada alasan-alasan sederhana mengapa Anda tidak bisa mengerjakan sebuah tugas, seperti komitmen merawat anak atau sudah merencanakan waktu berlibur. Jika Anda tidak yakin apakah tugas tersebut sesuai untuk Anda, periksa kembali deskripsi pekerjaan Anda.  Jika sudah memiliki beban kerja yang berat dan tidak bisa menerima pekerjaan lagi, Anda perlu memikirkan cara mengatasi hal ini dengan hati-hati. Jika jadwal kerja Anda menjadi masalah dan Anda tidak yakin bisa menerima tugas tambahan, berusahalah untuk menganalisis prioritas Anda. Pertimbangkan tugas baru dengan tugas lainnya dan evaluasilah apakah Anda bisa menggeser pekerjaan yang ada. Hanya dengan berkata “saya tidak punya waktu” bisa membuat atasan mempertanyakan efektivitas dan efisiensi Anda,  jadi jika waktu adalah masalahnya, Anda perlu menunjukkan bahwa Anda bisa memprioritaskan tugas dan menyelesaikannya dengan tepat waktu.  Susunlah daftar tugas dan urutkan berdasarkan prioritas dan tenggat waktu. Buatlah perkiraan berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengerjakan tiap tugas dan cari tahu apakah ada kemungkinan Anda bisa mengerjakan tugas baru. Buatlah dokumen yang rapi dan jelas yang bisa digunakan ketika berbicara dengan atasan. Ini adalah cara untuk “menunjukkan” kepada atasan bahwa Anda tidak bisa melakukan apa yang diminta, dan bukan sekadar “mengatakan”. Sebelum berbicara dengan atasan, hal yang penting  agar Anda berusaha menempatkan diri Anda pada posisinya serta memahami dirinya dan prioritas perusahaan. Memahami motivasi atasan akan membantu Anda untuk merumuskan tanggapan dengan lebih baik. Jika Anda tidak melakukan tugas tertentu karena kemungkinan akan mengorbankan pendapatan perusahaan secara signifikan, Anda memerlukan argumen yang sangat persuasif dan sebuah alternatif agar perusahaan tidak kehilangan pendapatannya.  Jika Anda hanya ingin melakukan penjadwalan ulang rapat karena komitmen sebelumnya, pikirkan bagaimana penjadwalan ulang ini akan berdampak kepada atasan.  Berusaha memosisikan diri Anda pada posisinya akan membantu Anda untuk mengantisipasi tanggapan atasan terhadap Anda. Menggunakan nada suara dan bahasa yang tepat untuk berkata tidak tanpa mengatakan tidak adalah hal yang penting. Ingat, penting untuk selalu menggunakan bahasa yang netral dan hindari mengubah situasi. Ini bukan tentang Anda atau atasan Anda, atau hubungan yang Anda miliki, baik hubungan baik atau hubungan buruk. Arahkan selalu kepada perusahaan dan cara mencapai hasil terbaik untuk bisnis.  Katakan sesuatu yang netral dan objektif seperti, “Jika saya mengerjakan tugas ini, saya tidak punya waktu untuk menyelesaikan laporan utama minggu ini”. Hindari tanggapan yang subjektif dan pribadi. Jangan katakan “Saya tidak bisa melakukannya, tugas itu terlalu banyak untuk saya”. Ketika Anda berbicara dengan atasan, hal yang penting adalah tidak mengatakan “tidak” secara langsung  jika Anda bisa menghindarinya. Sebaliknya, berusahalah untuk mencari cara untuk mengusulkan alternatif yang positif yang tidak mengharuskan Anda untuk mengerjakan tugas yang dirasa tidak mampu untuk dilakukan. Cara yang baik untuk melakukan hal ini adalah mengusulkan kepada atasan untuk membantu Anda mengatur kembali prioritas Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda akan menunjukkan kepada atasan bahwa Anda ingin bekerja seproduktif mungkin, selain akan terlihat jelas bahwa beban kerja yang ada tidak konstan.  Ambil catatan pekerjaan Anda yang menonjol dan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas untuk membuktikan kalau Anda memikirkannya dengan teliti. Meminta atasan dengan berkata “Apakah Anda bisa membantu saya mengatur kembali prioritas saya?” akan menunjukkan kalau Anda ingin melibatkannya dalam mengatur pekerjaan Anda. Hal ini akan menunjukkan kalau Anda menghargai pendapatnya dan mencari bantuan untuk bekerja lebih efisien. Cara lain untuk memberi usulan alternatif yang positif daripada sekadar berkata tidak adalah merekomendasikan rekan kerja yang bisa mengambil pekerjaan tambahan. Dengan melakukan hal ini akan menunjukkan kalau Anda memikirkan tugas tersebut dan siapa yang paling sesuai mengerjakannya.Atasan akan terkesan karena Anda telah memikirkan dirinya dan kebutuhan perusahaan untuk  menyelesaikan pekerjaan dan bukan kekhawatiran tentang pekerjaan yang terlalu banyak.  Dengan menunjukkan kalau Anda memiliki pertimbangan yang baik dan memprioritaskan kebutuhan terhadap perusahaan akan membuat atasan lebih mudah percaya dengan pertimbangan Anda di waktu lain.  Selain itu  juga akan terlihat kalau Anda memahami apa yang terjadi di kantor dan tertarik dengan perkembangan rekan kerja. Jika Anda sedang diberikan banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu beberapa jam yang disepakati, hal ini bisa menjadi peluang untuk berbicara dengan atasan agar membuat pengaturan kerja yang baru. Misalnya, jika Anda  harus melakukan perjalanan pulang pergi yang lama ke kantor sehingga mengurangi produktivitas Anda, Anda bisa mengusulkan untuk bekerja dari rumah satu hari dalam seminggu sehingga memangkas waktu perjalanan pulang pergi.  Jika menurut Anda pola kerja yang lebih fleksibel akan memudahkan Anda untuk  beradaptasi dengan berbagai tuntutan di tempat kerja, jangan takut untuk mengungkapkan hal ini. Pikirkan selalu budaya di tempat kerja Anda dan apakah bekerja lebih fleksibel adalah ide yang memungkinkan. Pikirkan segala usulan sebelum diajukan. Jangan mengusulkan ide yang belum benar-benar jelas. Sebelum berbicara dengan atasan, Anda harus mencari waktu yang tepat untuknya. Anda tentu tidak ingin menemuinya pada waktu yang menegangkan atau sibuk. Anda mungkin memiliki ide yang bagus berkaitan dengan pola kerjanya, namun periksa jadwal hariannya di komputer jika memungkinkan. Anda harus bertanya apakah ia memiliki waktu luang karena Anda ingin membahas sesuatu, tergantung budaya dan kebiasaan di kantor Anda.  Lakukan pembicaraan secara pribadi jika situasi kerja Anda memungkinkan Anda untuk berbicara berdua saja dengan atasan. Perhatikan tekanan kerja dan gaya kerja atasan Anda. Jika ia adalah orang yang senang beraktivitas di pagi hari, cobalah untuk berbicara dengannya sebelum makan siang. Jika Anda tahu ia selalu datang pertama kali, Anda bisa datang lebih awal di suatu pagi untuk menemuinya sebelum karyawan lain datang. Ketika Anda berbicara dengan atasan, hal yang penting untuk menyampaikan maksud dengan cepat dan jangan menghindari masalah. Anda perlu memastikan untuk menyampaikan maksud dengan tepat dengan cara yang jelas dan singkat. Jangan berputar-putar membicarakannya karena atasan akan berpikir Anda membuang waktu dan Anda akan kehilangan simpati atasan.  Hindari berkata “ya, tetapi..” karena atasan  mungkin hanya mendengar kata ”ya” dan menganggap Anda bisa melakukan tugas ini, jika Anda lebih bisa mengatur waktu.  Daripada menggunakan kata-kata negatif seperti “tetapi”, coba gunakan kata-kata yang lebih positif. Misalnya, daripada berkata “Saya tahu Anda meminta saya mengerjakan laporan ini, tetapi saya memiliki banyak pekerjaan lain”, coba katakan sesuatu seperti “Saya punya ide untuk mengatur kembali beban kerja pada proyek ini”. Hal yang sangat penting agar Anda menjelaskan alasan secara jelas dan efektif. Jika Anda tidak bisa membuat argumen yang kuat, atasan kemungkinan tidak memahami mengapa Anda tidak bisa melakukan tugas tersebut. Misalnya,  jika Anda diminta melakukan sesuatu di luar deskripsi pekerjaan Anda, Anda harus menjelaskan hal ini dan bersiap untuk menjelaskan deskripsi pekerjaan Anda,  jika perlu. Jangan langsung mengungkapkan deskripsi pekerjaan Anda, namun bersiaplah untuk menjelaskannya.  Jika waktu adalah masalahnya, Anda memerlukan alasan yang nyata dan tak dapat disangkal mengapa Anda tidak bisa melakukan tugas yang diberikan. Ungkapkan pekerjaan lain yang sedang dikerjakan dan menjadi prioritas. Katakan sesuatu seperti, “Saya memiliki tenggat waktu untuk menyelesaikan laporan Musim Semi minggu depan, jadi tugas ini bisa menghambat”.  Cobalah untuk menekankan bahwa jika atasan Anda menugaskan kembali tugas tersebut kepada orang lain, hal tersebut akan bermanfaat untuk orang tersebut dan perusahaan dengan menekankan bahwa pekerjaan yang sedang Anda lakukan tersebut lebih penting.  Jelaskan kondisi Anda dengan tegas dan secara langsung, namun jangan pernah menggunakan cara konfrontasi atau emosional. Jika Anda segera mengetahui kalau tidak bisa melakukan tugas tertentu atau tugas tersebut tidak sesuai untuk Anda, jangan tunggu terlalu lama untuk membuat jadwal pembicaraan dengan atasan. Jika Anda membiarkannya, lebih sulit untuk mengatur kembali pekerjaan yang masih harus dikerjakan dengan tepat waktu tersebut. Jika Anda menunggu hingga menit terakhir, hampir mustahil untuk memenuhi tenggat waktu. Atasan Anda tidak akan bersimpati kepada Anda.
Tulislah daftar alasan mengapa Anda tidak bisa melakukan suatu permintaan. Lakukan analisis terhadap prioritas kerja Anda. Posisikan diri Anda pada posisi atasan. Pikirkan bahasa yang akan digunakan. Usulkan untuk mengatur kembali prioritas Anda. Rekomendasikan seorang rekan kerja. Usulkan pengaturan kerja yang baru. Carilah waktu yang tepat untuk atasan. Ungkapkan dengan jelas dan singkat. Jelaskan kondisi Anda. Jangan biarkan terlalu lama.
https://www.wikihow.com/Say-No-To-Your-Boss https://www.wikihow.com/Say-No-To-Your-Boss https://www.wikihow.com/Say-No-To-Your-Boss
Preparing Your Response Offering Positive Alternatives Approaching Your Boss