Menggunakan Kata-Kata yang Tepat Memahami Format Laporan Pencapaian Kerja Menyajikan Konten yang Berkualitas
Jika ada target yang tidak tercapai, lebih baik jangan dilaporkan. Alih-alih membuat pembaca terfokus pada hal ini, berusahalah menginformasikannya dengan cara lain.  Jelaskan hasil kerja yang kurang memuaskan menggunakan kalimat positif, misalnya dengan memfokuskan penjelasan pada langkah nyata yang akan Anda lakukan untuk mengatasi masalah, alih-alih menyalahkan orang lain atau berdalih. Jangan menyalahkan orang lain. Berfokuslah menjelaskan tindakan yang sudah Anda lakukan dan tunjukkan bahwa Anda adalah pribadi yang positif. Sampaikan hal-hal yang sudah Anda atau tim lakukan dengan baik. Fokuskan laporan pada hasil kerja yang layak dibanggakan. Jika Anda mampu menyajikan data yang sangat spesifik, pencapaian kerja Anda akan lebih kredibel. Lengkapi informasi yang Anda sampaikan dengan sesuatu yang terukur sebagai bukti pendukung.  Kata-kata superlatif yang banyak digunakan, misalnya: “paling baik” atau “bisa diandalkan” kurang bermanfaat. Semua orang bisa mengatakan “Performa kerjaku sangat baik tahun ini”. Ingatlah frasa ini: “Buktikan, jangan hanya berbicara!” Alih-alih menceritakan kepada orang lain bahwa tahun ini Anda mampu mencapai prestasi kerja yang baik, tunjukkan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik secara mendetail dengan data dan metrik. Jangan hanya mengatakan bahwa Anda mampu menjalin relasi yang baik dengan pelanggan. Alih-alih, kutiplah hasil survei kepuasan pelanggan, lampirkan surat yang Anda terima dari pelanggan, dan berikan data berkurangnya jumlah pelanggan yang mengeluh. Sajikan angka. Mengatakan bahwa Anda mampu memimpin banyak staf akan sia-sia jika pembaca tidak tahu berapa orang staf Anda. Sajikan data dalam bentuk angka agar pembaca mengetahui berapa orang yang Anda sebut “banyak” dan jelaskan deskripsi pekerjaan yang sudah Anda lakukan. Jangan melebih-lebihkan atau berbohong. Anda akan menghadapi masalah besar kalau sampai ketahuan.  Meskipun benar-benar tidak sengaja, Anda akan mengalami masalah besar jika berbohong. Anda akan merasa tidak percaya diri dan jalur karier akan terhambat. Lakukan evaluasi diri sendiri dengan jujur guna melaporkan kekurangan dan kelebihan Anda apa adanya. Berusahalah mengatasi kekurangan dengan cara yang positif. Kursus menulis laporan bisnis dan teknik menyarankan agar Anda tidak menggunakan kata “saya”, tetapi kata ini bisa digunakan dalam laporan pencapaian kerja untuk kasus tertentu.  Contohnya: jika Anda melaporkan: “Saya sudah merekrut 100 karyawan”, jangan lupa menjelaskan bahwa keberhasilan Anda didukung oleh kontribusi orang lain atau oleh tim. Anda akan memperoleh tambahan nilai jika tidak arogan. Susunlah kalimat yang bervariasi agar tidak selalu dimulai dengan kata “saya”. Di bagian atas laporan, sajikan ringkasan dari informasi yang Anda sampaikan untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang performa kerja Anda.  Contohnya: Anda bekerja di organisasi nirlaba dan atasan meminta Anda membuat laporan pencapaian kerja. Laporkan secara ringkas dalam satu alinea semua tugas yang sudah tuntas, misalnya: Anda sudah menyelenggarakan kegiatan yang bermanfaat bagi pemilik organisasi, berhasil mendapatkan rekognisi di bidang industri, dan membangun relasi dengan mitra usaha.  Jangan mencantumkan hal-hal spesifik dalam ringkasan sebab Anda hanya perlu menyajikan informasi penting untuk memberikan gambaran pencapaian kerja secara umum. Sebagai pedoman, laporan cukup disajikan dalam 2 halaman, kecuali pemberi kerja menentukan format yang berbeda. Pastikan dahulu apakah Anda harus membuat laporan sesuai format tertentu. Untuk mendukung setiap informasi dalam ringkasan yang disampaikan di awal laporan, tulislah hal-hal mendetail sesuai petunjuk berikut:  Gunakan format berbentuk daftar. Susunlah laporan untuk setiap kegiatan secara terpisah. Cantumkan kegiatan sebagai judul laporan diikuti deskripsi kegiatan di bawah judul. Contohnya: kegiatan yang Anda lakukan adalah “Persiapan dan Pelaksanaan Acara”. Di bawah judul, buatlah lis menggunakan angka atau huruf untuk menjelaskan secara ringkas dan spesifik acara yang Anda selenggarakan termasuk tujuan dan manfaatnya dalam mendukung tercapainya misi organisasi. Jangan menyajikan laporan yang acak-acakan. Alih-alih, siapkan laporan yang diketik rapi dengan fon profesional menggunakan kertas berukuran standar.  Cantumkan judul laporan di tengah atas kertas dengan huruf tebal agar informasi tersusun rapi. Di bagian atas laporan, tulislah tanggal penyelesaian laporan. Cantumkan juga nama, gelar, dan jabatan orang yang menyiapkan laporan. Anda akan lebih mudah menyusun laporan jika langsung mencatat saat kegiatan sedang berjalan.  Siapkan buku tulis atau folder untuk mencatat pencapaian kerja selama periode tertentu. Dengan demikian, Anda lebih mudah menyiapkan laporan kalau atasan memintanya.  Jika hal ini tidak dilakukan, pencapaian penting di awal periode laporan mungkin sudah terlupakan. Ingatkan pembaca bahwa di awal periode pelaporan, ada target yang ingin Anda capai. Pastikan bahwa Anda sudah tahu tujuan organisasi dan kontribusi kerja yang diharapkan dari Anda. Jika Anda belum tahu, tanyakan hal-hal tersebut kepada pemberi kerja.  Kemudian, jelaskan bahwa Anda sudah berhasil mencapai target dengan memberikan data aktual. Buatlah laporan yang menyajikan komparasi data antara target dan realisasinya. Contohnya: Anda berhasil menggalang dana lebih dari yang ditargetkan dan pencapaian ini merupakan hal yang positif bagi investor dan atasan. Akan tetapi, hasil kerja tersebut belum bisa dianggap sebagai keberhasilan dan sulit ditentukan seberapa tinggi keberhasilan Anda kalau tidak ada data pembanding. Lampirkan beberapa tabel atau grafik yang mempermudah pembaca memvisualisasikan data yang Anda sajikan.  Ingatlah bahwa pembaca yang sibuk biasanya hanya membaca laporan sekilas. Adakalanya, sarana visual mampu menyampaikan informasi secara lebih efektif. Akan tetapi, jangan menyajikan grafik terlalu banyak. Pilihlah 1-2 grafik yang bisa menjelaskan informasi penting. CAR merupakan singkatan dari: Challenge (tantangan), Action (tindakan), Results (hasil). Anda bisa membuat laporan pencapaian kerja yang sistematis dengan membahas ketiga hal tersebut.  Tentukan tantangan yang Anda hadapi. Jelaskan tindakan yang Anda lakukan untuk mengatasi tantangan dan apa hasilnya. Contohnya: sebagai manajer restoran, tulislah dalam laporan: “Tantangan: antrean tamu semakin panjang pada jam sibuk saat makan malam dan pelanggan yang mengeluh naik 10%. Tindakan: meminta 1 orang pramusaji mulai bekerja 1 jam lebih awal untuk meningkatkan kualitas pelayanan selama jam sibuk. Hasil: pelanggan yang mengeluh turun menjadi 2 orang atau turun 80%”. Buatlah laporan dengan memberikan informasi yang spesifik. Pencapaian yang tidak terukur, misalnya: “Saya mampu bekerja dengan baik dalam tim” tidak bermanfaat sebab setiap orang bisa mengatakan hal yang sama. Jadi, Anda harus mampu menunjukkan hubungan antara hasil dengan masalah yang harus diatasi dan melaporkan prestasi kerja dengan memberikan data dan informasi yang spesifik. Jika Anda perlu mengumpulkan data sebagai dasar penulisan laporan, jelaskan secara singkat metodologi pengumpulan data yang Anda terapkan.  Informasikan kepada pembaca alasan pemilihan metode survei, manfaat, dan hasilnya. Jelaskan juga mengapa metode tersebut dianggap kredibel. Melanjutkan skenario restoran dalam contoh di atas, jelaskan apa sebabnya Anda menggunakan data keluhan pelanggan sebagai metode survei.  Cantumkan tanggal atau periode survei dan apa yang ingin Anda peroleh dari survei tersebut. Agar informasi dalam laporan terfokus pada pencapaian kerja, pikirkan apa yang paling membanggakan selama periode pelaporan, misalnya: Anda mampu menenangkan tamu yang merasa cemas atau memberikan pelatihan kepada bawahan. Jangan memberikan informasi terlalu mendetail kepada pembaca.  Cara lainnya adalah menggunakan metode “STAR”, singkatan dari: Situation (masalah), Task (tugas), Action (tindakan), Results (hasil). Jelaskan secara singkat situasi yang Anda hadapi, tugas yang harus Anda kerjakan, tindakan yang Anda lakukan untuk menyelesaikan tugas, dan hasil yang Anda capai. Sama seperti metode “CAR”, tujuannya adalah menunjukkan hubungan antara “masalah” dan “hasil” serta menjelaskan cara mencapainya. Berfokuslah membuat laporan yang mampu menunjukkan hal-hal berikut: tingkat kesulitan, keistimewaan, prioritas, visibilitas yang tinggi, sesuai tenggat, inovasi, deskripsi kerja, dan dampak pekerjaan Anda terhadap organisasi. Contohnya: sampaikan dalam laporan bahwa perputaran tahunan karyawan mencapai 35% saat Anda dipromosikan menjadi manajer cabang. Setelah Anda melakukan survei kepuasan karyawan, menjadi mentor bagi karyawan, dan mengadakan rapat mingguan bersama seluruh staf, perputaran karyawan turun menjadi 15%. Contoh ini menunjukkan bahwa laporan pencapaian tidak perlu menggunakan kalimat yang panjang selama pembaca bisa memahami keterkaitan dengan benar. Jangan hanya menyampaikan hasil kerja. Anda juga perlu menjelaskan mengapa pencapaian tersebut bermanfaat bagi organisasi.  Contohnya: Anda mengadakan rapat bersama para staf. Jelaskan apa tindak lanjut dan manfaatnya bagi organisasi? Pertimbangkan baik-baik apa yang ingin dilaporkan. Jika tidak bermanfaat, sebaiknya Anda melaporkan hasil kerja yang lain. Jika rapat bersama para staf mampu meningkatkan motivasi kerja sehingga absensi karyawan membaik dan menghemat uang pemilik perusahaan. Inilah hasil kerja yang dianggap bermanfaat. Tujuan penulisan laporan belum tercapai apabila Anda menyerahkan laporan yang banyak kesalahan dan format penulisan tidak profesional.  Periksalah tata bahasa, tanda baca, dan ejaan kata. Simpan dahulu laporan Anda 1 malam lalu baca lagi di pagi hari. Jangan membuat laporan di menit-menit terakhir. Cetak laporan di kertas lalu periksa apakah masih ada yang perlu dikoreksi. Adakalanya, mata kita sangat lelah karena terlalu lama menatap layar komputer sehingga kesalahan terabaikan.
Sampaikan hal-hal negatif secara positif. Sajikan angka dan gunakan metrik dalam laporan. Ungkapkan yang sebenarnya dalam hal apa pun. Akui prestasi kerja orang lain. Mulailah menyiapkan laporan dengan menulis pencapaian kerja secara ringkas. Berikan fakta pendukung secara mendetail. Buatlah laporan sesuai format standar agar terkesan profesional. Buatlah jurnal selama periode pelaporan. Jelaskan target yang ingin Anda capai dan ekspektasi kerja yang harus Anda penuhi. Masukkan informasi visual dalam laporan. Berfokuslah membahas “CAR”. Jelaskan metodologi yang Anda gunakan. Berfokuslah melaporkan pencapaian kerja. Jelaskan manfaat tindakan Anda. Periksa laporan sebelum diserahkan.
https://www.wikihow.com/Write-an-Accomplishment-Report https://www.wikihow.com/Write-an-Accomplishment-Report https://www.wikihow.com/Write-an-Accomplishment-Report
Using Effective Language Formatting the Accomplishment Report Creating Strong Content