Mengelola Perpustakaan Surel Membersihkan Kotak Masuk Anda Menjaga Surel Tetap Bersih di Masa Mendatang
Mengelola surel berarti sudah saatnya Anda membuat keputusan terhadap surel-surel yang belum bersedia atau belum mampu Anda tanggapi. Agar proses ini menjadi sederhana, berilah dua opsi untuk diri Anda: simpan atau hapus. Anda akan membutuhkan metode kriteria untuk menentukan surel mana yang akan Anda simpan dan mana yang pada akhirnya akan Anda hapus. Mengingat tujuan utama Anda akan sangat membantu dalam hal ini.  Jika tujuan utama Anda adalah memiliki kotak masuk yang kosong setiap malam, Anda perlu membuat folder berkas yang berhubungan dengan surel penting dan Anda perlu bersikap terbuka untuk menghapus banyak surel. Untuk mengembangkan kriteria, ajukan pertanyaan berikut ini kepada diri Anda: Apakah Anda telah mengambil tindakan terkait surel itu? Apakah surel itu mengandung informasi penting yang ingin Anda simpan sebagai arsip? Sudah berapa lama surel itu? Apakah surel itu masih relevan? Secara umum, kebanyakan surel yang sudah mendekam di kotak masuk selama lebih dari 30 hari seharusnya dibuang. Pengecualian diberikan untuk surel yang mengandung informasi penting, seperti korespondensi antara Anda dan penyelia atau tanda terima. Kebanyakan surel yang bertanggal 30 hari terakhir disimpan karena mungkin Anda masih harus menindaklanjutinya; atau surel-surel ini berisi informasi yang masih relevan sehingga Anda perlu menyimpannya. Proses pembuatan perpustakaan folder akan tergantung pada penyedia surel Anda. Namun, ada cara umum untuk membuat folder yang dapat dengan mudah diterapkan pada sembarang penyedia surel, seperti  Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook dan  iCloud.  Begitu masuk ke dalam akun surel Anda, lihat di sepanjang bagian atas kotak masuk, atau di panel di sisi kiri untuk mencari opsi menambahkan folder baru. Anda mungkin harus mengeklik tab “Folders” untuk membuka menu tarik-turun atau menggulir mouse ke bawah di sepanjang panel kiri untuk menemukan opsi ini. Begitu Anda menemukannya dan mengeklik opsi ini untuk menambah folder baru, sebuah jendela baru akan muncul dan Anda dapat mengetikkan nama folder baru Anda. Setelah Anda memberi nama untuk folder baru itu, tekan “Enter” atau klik “Create” atau “Add”, untuk menuntaskan pembuatan folder baru Anda. Jika Anda memiliki timbunan surel yang sudah mendekam di kotak masuk selama bertahun-tahun, pertama-tama buatlah folder sweep untuk bisa memulai dengan cepat dan menyederhanakan upaya pengelolaan surel Anda. Folder sweep memungkinkan Anda “menyapu” sekumpulan besar surel sekaligus. Akan lebih masuk akal untuk melakukan penyapuan dengan mengelompokkan surel berdasarkan waktu. Buatlah folder baru dan beri label berdasarkan tahun, triwulan atau bulan, terserah mana yang paling cocok untuk Anda. Anda tidak membutuhkan folder untuk periode waktu saat ini karena kotak masuk Anda akan berfungsi sebagai folder tersebut.  Untuk surel yang Anda terima dalam kurun waktu sekarang ini dan ingin Anda simpan, buatlah folder untuk mengaturnya berdasarkan kategori berbeda. Jika Anda mengelola surel pribadi, kategori umum Anda bisa saja: Tagihan bulanan, Sekolah atau penitipan anak, Perjanjian, dan Penting. Jika Anda mengelola surel kerja, beberapa folder yang disarankan diantaranya: Rapat, Akunting, Faktur, Layanan Pelanggan, dan Penting. Jika surel Anda sulit dikelompokkan, cukup beri label untuk beberapa berkas sebagai: Sangat Penting, Penting, dan Tidak Terlalu Penting. Anda dapat membuat folder di dalam folder. Langkah ini mungkin perlu dilakukan jika Anda menerima banyak sekali surel sehingga pengelompokan menggunakan kategori dasar tidak memadai. Sebagai contoh, jika surel pribadi Anda memiliki folder berlabel Tanda Terima, Anda mungkin membutuhkan subfolder untuk memisahkan pengeluaran yang berhubungan dengan sekolah, pengeluaran rumah tangga, dan tanda terima yang berkaitan dengan hiburan. Proses pembuatan subfolder tidak berbeda jauh dengan pembuatan folder. Ulangi proses menambahkan folder baru, tetapi cari opsi untuk menempatkan folder itu di dalam folder yang sudah ada. Setelah folder baru dibuat, folder itu akan muncul di panel “Folders” yang terletak di sisi kiri kotak masuk Anda, atau di bawah tab “Folders” di sepanjang bagian atas kotak masuk. Ketahui letak folder-folder ini, supaya setelah Anda menandai atau menyimpan surel, Anda akan mengetahui di mana menemukannya kembali. Anda dapat bernavigasi di antara kotak masuk dan folder dengan mengeklik “Inbox” untuk melihat apa saja yang ada di dalam kotak masuk Anda dan kemudian mengeklik nama folder untuk mengakses folder yang dimaksud. Sebelum memulai proses pembersihan kotak masuk, lakukan penyapuan untuk sejumlah besar surel “lama” sehingga fokus dari upaya pengelolaan surel ini dapat ditujukan kepada surel terbaru saja.  Untuk memisahkan surel berdasarkan tanggal, Anda perlu melakukan pencarian tingkat lanjut di dalam kotak masuk Anda. Carilah panah ke bawah di dekat tepi kanan bilah pencarian, lalu klik. Jika Anda menggunakan program surel Outlook, Anda mungkin harus meletakkan kursor di dalam kotak dengan mengeklik kotak pencarian. Sekarang, cari tautan yang menyebutkan “advanced search” atau “search options”. Klik tautan itu untuk memilih opsi pencarian. Temukan opsi untuk melakukan pencarian berdasarkan tanggal dan isikan rentang tanggal yang Anda inginkan. Anda dapat memilih untuk memisahkan surel yang berada dalam rentang tanggal tertentu, sebelum atau sesudah tanggal tertentu, atau surel yang dikirim pada hari tertentu. Surel yang tersisa di dalam kotak masuk akan menjadi fokus utama dari upaya pengelolaan hari ini. Pada akhirnya Anda harus menangani surel lama mengikuti metode yang diuraikan secara rinci di sini, tetapi untuk membuatnya menjadi proses yang sederhana dan cepat kita akan berfokus pada surel terbaru saja. Beberapa surel lama mungkin akan dihapus atau dipindahkan ke sebuah folder jika surel itu muncul dalam hasil pencarian selama proses pembersihan berlangsung. Langkah ini akan membuat banyak surel yang sebentar lagi akan Anda hapus tidak akan datang lagi. Notifikasi dari situs seperti Facebook, Twitter, dan Google+ adalah kandidat untuk ini, begitu juga dengan promosi dari toko yang tidak lagi Anda kunjungi.  Untuk berhenti berlangganan dari surel, buka surel dengan mengekliknya. Gulirkan mouse ke bawah dan carilah sebaris tautan yang berwarna abu-abu dan bergaris bawah. Klik tautan “Unsubscribe”. Tautan akan membuka halaman baru, yang akan memberitahu Anda bahwa permintaan Anda telah dikabulkan atau meminta Anda untuk melakukan langkah-langkah tambahan untuk mengonfirmasi niat Anda berhenti berlangganan. Pesan spam pada dasarnya adalah surel sampah, pesan tidak diundang yang dikirim orang untuk memaksa Anda memberi informasi pribadi kepada mereka atau meminta Anda untuk mengeklik tautan yang mungkin akan mengunggah perangkat lunak jahat ke dalam komputer Anda. Jika beberapa pesan semacam ini berhasil lolos dan masuk ke kotak masuk Anda, penting untuk menyingkirkannya.  Jika Anda menemukan surel di kotak masuk yang menurut Anda jelas-jelas adalah spam, klik “Report spam” di bagian atas halaman daripada mencoba untuk berhenti berlangganan. Langkah ini akan memindahkan surel secara otomatis ke folder spam. Lakukan pencarian cepat dengan mengetikkan alamat surel pengirim untuk melihat apakah ada pesan spam lain yang berhasil masuk ke kotak masuk Anda dan harus dilaporkan. Surel yang diidentifikasi atau dilaporkan sebagai spam akan ditempatkan di folder terpisah yang berlabel Spam atau Junk. Untuk menghapus seluruh pesan di dalam folder spam, pilih seluruh pesan, bisa dengan mengeklik kotak centang di atas surel pertama atau mengeklik tautan yang berbunyi “Check all”, kemudian klik “Delete”. Tergantung pada penyedia surel, Anda mungkin juga melihat tautan yang berbunyi “Delete all messages”. Biasanya surel yang sudah lebih dari 30 hari dan belum Anda tanggapi sama sekali dan/atau tidak berisi informasi penting yang Anda butuhkan bisa dihapus. Ini mungkin agak menyita waktu karena Anda harus menelusuri kotak masuk secara perlahan-lahan dan menyingkirkan surel yang memenuhi kriteria tersebut satu per satu. Namun, Anda dapat melakukan hal ini dengan cepat dan mudah dengan menghapus beberapa surel yang terkait sekaligus.  Anda  dapat memisahkan beberapa surel sekaligus dengan mengetikkan nama pengirim dalam bilah pencarian. Carilah tombol tarik-turun di tepi kanan bilah pencarian, lalu klik. Jika Anda menggunakan program surel Outlook, Anda kemungkinan harus menempatkan kursor di dalam kotak, seolah Anda akan mengetikkan sesuatu, dengan mengeklik kotak pencarian. Klik tautan untuk opsi “advanced search” untuk menentukan metode pencarian Anda. Pilihlah opsi untuk melakukan pencarian hanya berdasarkan nama pengirim. Untuk hasil terbaik, salin dan rekatkan alamat surel pengirim. Ini akan memisahkan surel yang sama persis. Tergantung pada program surel yang Anda gunakan, klik opsi untuk memilih semua, dan kemudian klik “delete”. Metode pemisahan ini akan sangat cocok untuk menghapus surel dari pengirim yang sudah Anda hentikan langganannya. Surel yang mungkin ingin Anda pertahankan meliputi pesan yang belum dibaca dan perlu Anda tindaklanjuti, surel promosi yang Anda senang menerimanya, catatan pembelian baru-baru ini, atau korespondensi tentang masalah yang penting. Mengetahui ke mana setiap surel harus dipindahkan tidak akan sulit karena Anda telah membuat folder-folder baru.  Proses pemindahan pesan dari kotak masuk ke folder mungkin berbeda untuk setiap penyedia surel, tetapi proses dasar yang sama ini dapat diaplikasikan pada sebagian besar program surel. Pilihlah pesan yang ingin Anda pindahkan, bisa dengan mengeklik kotak centang yang ada di sebelahnya atau dengan mengeklik pesan secara langsung. Kemudian lihatlah di sepanjang panel di sisi kiri kotak masuk, atau di sepanjang pita di bagian atas kotak masuk; Anda seharusnya bisa melihat tab untuk “Folders” atau tab yang berbunyi “Move to”. Klik, kemudian dari kotak tarik-turun pilihlah nama folder tempat Anda akan menyimpan pesan. Memindahkan surel ke folder baru satu per satu bisa menjadi tugas yang menakutkan. Tetapi, Anda dapat menyederhanakan proses tersebut dengan memisahkan beberapa surel yang saling berkaitan untuk dikirim ke satu folder sekaligus.  Jika Anda menerima beberapa surel dari pengirim yang sama, Anda dapat mengetik nama pengirim di kotak pencarian untuk menampilkan surel tertentu itu saja. Jika Anda ingin memindahkan semua tanda terima yang dikirim via surel ke satu folder tertentu, lakukan pencarian umum dengan kata kunci “tanda terima” untuk menampilkan semua pesan yang berisi istilah tersebut. Atau, jika Anda ingin menyimpan surel promosi dari toko favorit Anda, ketikkan nama toko ke dalam kotak pencarian, dan klik “search”. Begitu surel-surel yang saling berkaitan dipisahkan dari surel lain di kotak masuk, Anda dapat mengeklik kotak centang atau tautan untuk “Select all”, klik tab “Move to”, lalu klik pada nama folder yang Anda inginkan untuk menampung pesan-pesan tersebut. Jika Anda tidak dapat memisahkan surel yang saling berkaitan dalam pencarian, telusuri kotak masuk dan pilihlah surel yang saling berkaitan satu per satu. Klik pada kotak centang dari setiap pesan untuk memilihnya. Jika tidak ada kotak centang di sebelah pesan, klik pada pesan pertama yang ingin Anda pilih agar dapat menyorotinya. Untuk memilih pesan lainnya, klik pada pesan tersebut sambil menekan tombol “Control” (jika Anda menggunakan komputer Windows) atau tombol “Command” (jika Anda menggunakan komputer Mac). Jika Anda telah menyimpan surel yang sudah ditindaklanjuti tetapi masih perlu disimpan, dan menghapus surel yang sudah tidak penting lagi, seharusnya surel yang tersisa adalah surel yang usianya kurang dari 30 hari dan masih membutuhkan respons atau tindakan dari pihak Anda. Jika tujuan Anda dalam mengelola surel adalah memiliki kotak masuk yang kosong, lanjutkanlah dan tindaklanjuti surel-surel tersebut, dan setelah itu simpan atau hapus. Jika Anda tidak merasa terganggu dengan surel yang tertinggal di kotak masuk, biarkan surel itu di sana. Tetapi, pastikan Anda menanggapi surel-surel tersebut secara tepat waktu, yang berarti dalam 30 hari setelah surel diterima. Jika Anda kewalalahan menangani pesan-pesan dari beberapa alamat surel, menggabungkan alamat-alamat surel tersebut dapat menjadi opsi terbaik bagi Anda. Anda tidak perlu memperbarui akun dengan alamat baru atau memberi tahu teman-teman, keluarga, klien tentang perubahan tersebut. Walaupun Anda tidak lagi masuk ke alamat surel lama, akun tersebut masih tetap aktif, dan pesan Anda hanya diarahkan ke alamat yang lebih suka Anda gunakan.  Kebanyakan penyedia surel akan memperbolehkan Anda untuk menambahkan hingga lima akun surel berbeda. Jika Anda memiliki lebih dari lima akun, Anda dapat meneruskan surel dari alamat lama ke alamat yang Anda sukai. Proses dasar untuk mengonsolidasikan alamat-alamat surel berbeda dapat diaplikasikan pada kebanyakan penyedia surel. Klik “Setting”, klik “Accounts”, lalu klik “Add Account”. Ketikkan alamat surel yang ingin Anda konsolidasikan dengan akun Anda, kemudian klik “Next”. Penyedia surel yang Anda gunakan akan memproses informasi Anda, kemudian secara otomatis mengisikan sisa informasi yang dibutuhkannya. Ketikkan kata sandi Anda, kemudian klik “Next” atau “Add” untuk menghubungkan alamat surel Anda. Jika berhasil, pekerjaan Anda beres. Jika tidak, Anda mungkin diminta untuk mencoba lagi mengikuti instruksi yang tertera di layar, atau Anda mungkin harus mencoba menghubungkan alamat surel secara manual. Sayangnya, surel iCloud tidak memperbolehkan Anda untuk mengonsolidasi alamat surel pihak ketiga. Menjaga agar kotak masuk Anda tetap teratur dapat menjadi proses yang memakan waktu jika kotak masuk Anda cepat penuh. Membuat filter untuk pesan masuk akan mengotomatiskan upaya pengelolaan surel, dengan begitu membantu Anda memelihara kotak surat agar tetap teratur dan memberi Anda waktu luang Anda untuk melakukan tugas-tugas yang lebih penting. Proses untuk memasang filter atau aturan akan berbeda-beda tergantung pada penyedia surel yang Anda gunakan. Untuk membuat filter di Gmail, klik panah ke bawah di kotak pencarian. Jendela yang lebih kecil akan muncul, yang memungkinkan Anda memasukkan kriteria pencarian yang spesifik untuk surel yang ingin Anda filter.  Kita umpamakan saja Anda ingin memfilter notifikasi dari Netflix, ketikkan “Netflix” atau salin dan rekatkan alamat surel Netflix di kotak yang bersangkutan. Kemudian pilih apa tindakan yang harus dilakukan oleh filter sesuai keinginan Anda. Apakah Anda ingin Gmail secara otomatis mengarsip dan memberi label pesan-pesan dari Netflik. Jika ya, pilih “Skip the Inbox (Archive it)” dan “Apply the label”. Kemudian klik tombol “Create filter”. Anda juga dapat memfilter surel tertentu dengan mengakses surel secara langsung. Sebagai contoh kita lanjutkan dengan surel Netflix, pilih surel Netflix lama, klik “More”, dan kemudian klik “Filter messages like these”. Jendela kriteria filter akan terbuka lagi, memungkinkan Anda untuk mengisikan informasi yang sesuai. Di Outlook, filter dikenal sebagai aturan. Anda dapat membuat aturan untuk secara otomatis mengirim surel masuk ke folder tertentu atau melakukan suatu tindakan, seperti menghapus surel tertentu.  Untuk membuat aturan baru, jalankan program Microsoft Outlook, klik tab “File”, kemudian klik “Manage Rules & Alerts”. Jendela Pemandu Aturan akan muncul untuk memandu Anda membuat aturan baru. Pilihlah kondisi yang ingin Anda terapkan untuk surel agar dapat diaplikasikan oleh aturan atau tindakan yang harus dilakukan Outlook terhadap surel sesuai keingian Anda, kemudian klik “Create Rule” setelah Anda selesai. Untuk membuat filter di Yahoo Mail, pilih “Options” dari toolbar (bilah alat) di atas, kemudian klik “Mail options”. Di bawah kategori “Filters”, klik tombol “Add” untuk membuat filter baru.  Anda dapat melabel filter dengan mengetikkan apa yang Anda inginkan di kotak untuk “Filter Name”, kemudian masukkan alamat pengirim yang dikehendaki di bawah “Sender: Contains”. Jangan mencentang kotak “Sender match case”, yang akan membuat Yahoo Mail menerapkan filter secara umum. Anda dapat memilih (atau membuat, jika perlu) folder yang ingin Anda jadikan tempat untuk menampung surel yang dikirimkan secara otomatis dengan memilih “Then deliver the e-mal to the following folder”. Setelah selesai, klik “Save”. Surel iCloud juga menggunakan aturan, bukan filter, untuk mengelola surel.  Untuk membuat aturan baru, pilih “Mail”, kemudian “Preferences”, dan kemudian “Rules”. Klik “Add Rule”, lalu buatlah nama untuk aturan tersebut. Pilihlah apakah satu atau semua kondisi harus dipenuhi agar aturan dapat diaplikasikan untuk pesan. Pilihlah kondisi yang Anda inginkan untuk aturan, kemudian tentukan tindakan yang Anda ingin iCloud lakukan terhadap pesan-pesan yang memenuhi kondisi tersebut. Tambahkan tindakan lainnya dengan mengeklik “Add” atau tanda tambah (+). Untuk mengaplikasikan aturan terhadap pesan, pilihlah pesan, klik “Message”, kemudian klik “Apply Rules”. Anda mungkin sudah membuat sistem untuk mengarahkan surel agar masuk ke arsip, menyimpan, atau menghapus surel tertentu, tetapi Anda tetap harus mengambil tindakan untuk pesan yang sudah diarsip atau disimpan, atau pesan yang mungkin tidak sesuai dengan filter atau aturan yang telah Anda buat.  Bulatkan tekad untuk mempertahankan tujuan utama Anda. Jika tujuan Anda memiliki kotak masuk kosong atau setidaknya Anda ingin melihat bagian dasar kotak masuk Anda, cobalah untuk meraih tujuan itu setiap minggu. Pilihlah satu hari dalam seminggu untuk memeriksa kotak masuk dan membersihkannya. Bertindaklah segera. Jika sebuah surel bersifat peka waktu (time-sensitive) atau  mendesak, tidak perlu dikatakan lagi bahwa surel itu layak untuk segera mendapatkan respons dan perhatian Anda. Biasakanlah untuk memperlakukan surel yang tidak peka waktu dengan cara yang sama. Entah Anda merespons langsung atau menindaklanjuti, atau merencanakan untuk melakukannya dalam satu atau dua hari ke depan. Segeralah bebaskan diri Anda dari surel yang tidak membutuhkan tindakan.Tentukan waktu setiap hari untuk mendapatkan gambaran umum dari pesan-pesan baru Anda. Hapuslah pesan yang tidak penting atau yang tidak membutuhkan jawaban. Pilihlah satu hari dalam seminggu untuk menyimpan surel yang perlu dipertahankan. Ini tergantung pada berapa banyak surel yang Anda terima setiap hari. Jika surel-surel itu membuat Anda kewalahan hanya dalam beberapa hari saja, ada baiknya Anda membiasakan diri untuk menyortir dan mengarsip surel-surel itu pada akhir hari. Ada beberapa aplikasi surel dan alat bantu daring yang tersedia untuk membantu Anda mempertahankan keteraturan kotak masuk. Jika Anda merasa membutuhkan bantuan otomatis lainnya, carilah di internet apakah ada aplikasi atau alat bantu yang kompatibel dengan penyedia surel dan/atau ponsel pintar Anda.
Bersiaplah untuk membuat keputusan terhadap setiap surel di kotak masuk Anda. Buatlah folder untuk mengelola isi kotak masuk Anda. Buatlah subfolder, jika perlu. Pastikan Anda mengetahui cara mengakses folder baru. Lakukan penyapuan pada kotak masuk Anda. Hentikan langganan notifikasi media sosial, buletin, dan surel promosi yang tidak ingin Anda lihat lagi. Bersihkan folder spam Anda. Hapus surel yang tidak Anda butuhkan lagi. Simpanlah pesan yang ingin Anda pertahankan. Pindahkan beberapa surel sekaligus ke dalam folder baru. Lakukan tindakan pada surel yang tersisa. Konsolidasikan alamat-alamat surel berbeda. Gunakan filter atau aturan untuk mengelola pesan masuk di masa mendatang. Buatlah filter di Gmail. Buatlah aturan di Outlook. Buatlah filter di Yahoo Mail. Buatlah aturan di iCloud. Buatlah aturan yang dapat Anda patuhi untuk menjaga keteraturan surel. Unduhlah aplikasi yang dapat meringankan pekerjaan Anda.
https://www.wikihow.com/Organize-Emails https://www.wikihow.com/Organize-Emails https://www.wikihow.com/Organize-Emails
Organizing an Email Library Clearing Out your Inbox Keeping Email Clean in the Future