Menulis Surat Keterangan Kerja Bersiap Menulis Surat Keterangan Kerja
Tulislah surat keterangan kerja di atas kertas berkop resmi perusahaan. Jika Anda atasan, kertas ini bebas digunakan. Jika Anda karyawan, tanyakan dahulu apakah Anda boleh menggunakannya. Kertas berkop resmi perusahaan akan mengesahkan surat Anda dan membuat penerima percaya pada isinya. Jika tidak ada kertas berkop resmi, Anda bisa menggunakan komputer untuk membuat header surat. Header harus memuat nama, alamat, nomor telepon, dan alamat surel perusahaan. Sediakan juga informasi tentang penulis surat (dan jabatan) serta tanggal penulisan surat. Jika Anda mengetahui nama penerimanya, tujukan langsung kepada yang bersangkutan. Jika Anda tidak tahu siapa yang akan membacanya, tujukan kepada organisasinya, dengan baris subjek yang menjelaskan isi surat.  Misalnya, jika Anda tahu alamat dan nama penerima, tuliskan tepat di bawah header. Ikuti dengan salam yang sepantasnya, seperti "Kepada Yth. [Bapak Sudirman]." Jika Anda tidak tahu kepada siapa surat itu ditujukan, kirim kepada departemen yang bersangkutan dengan baris subjek yang menjelaskan isi surat. Misalnya, untuk surat kepada institusi keuangan dengan tujuan mendapatkan pinjaman, Anda dapat mengirim surat kepada kantor cabang setempat dengan baris subjek berbunyi, "Keterangan Kerja [Karyawan] untuk Pengajuan Pinjaman." Ikuti dengan salam seperti "Kepada yang Bersangkutan." Pada paragraf isi pertama, jelaskan siapa Anda dan tujuan penulisan surat. Sebutkan jabatan, masa kerja, dan selama apa Anda mengenal karyawan yang meminta surat keterangan tersebut. Apabila Anda karyawan yang menulis sendiri, tetap tulis seakan surat itu berasal dari atasan karena beliau yang akan menandatanganinya. Misalnya, "Nama saya Budi Jatmiko dan saya adalah Wakil Kepala Pemasaran dan Penjualan di PT. ABC. Saya sudah bekerja di PT. ABC selama 12 tahun dan mengenal karyawan ini selama tujuh tahun. Tiga tahun terakhir ini saya merupakan supervisor langsung karyawan tersebut." Paragraf isi berikutnya meringkas pekerjaan karyawan, meliputi tanggal awal kerja, jabatan, apakah pekerjaannya sementara atau permanen, dan apakah karyawan masih bekerja di sana. Paragraf ini menyediakan informasi keuangan karyawan jika dibutuhkan.  Misalnya, "Surat ini merupakan konfirmasi bahwa karyawan tersebut memang bekerja di sini. Yang bersangkutan telah bekerja di PT. ABC selama tujuh tahun, sejak 7 September 2003. Ia memegang jabatan sebagai wakil direktur penjualan, yang merupakan posisi permanen di PT. ABC. Sampai 7 Januari 2011, ia masih bekerja dengan jabatan tersebut di PT. ABC." Contoh lain: "Surat ini mengonfirmasi bahwa karyawan tersebut bekerja di PT. ABC selama tujuh tahun. Yang bersangkutan bekerja di PT. ABC sejak 7 September 2003 sampai 7 Januari 2011. Ia memegang jabatan sebagai wakil direktur penjualan di PT. ABC. Ia bekerja sebagai pegawai tetap selama tujuh tahun di PT. ABC dengan gaji Rp35 juta per bulan." Paragraf ini mendeskripsikan tugas karyawan, yang sangat dibutuhkan dalam surat keterangan kerja untuk karyawan yang melamar pekerjaan lain. Meskipun surat keterangan kerja bukan surat rekomendasi, tidak ada salahnya menyertakan penilaian positif tentang karyawan tersebut. Informasi tambahan ini akan meningkatkan reputasi Anda sebagai atasan dan membantu karyawan dalam mencari pekerjaan baru, properti, atau pinjaman. Misalnya, "Tugas karyawan di PT. ABC adalah sebagai berikut: Bertanggung jawab atas penjualan radiator di wilayah Bogor dan sekitarnya. Ia memegang posisi manajerial dan bertanggung jawab memotivasi tim yang beranggotakan tujuh sampai sembilan orang. Ia harus memastikan kepuasan pelanggan, mengatasi keluhan pelanggan, dan melaporkan progres penjualan setiap tiga bulan sekali ke kantor pusat." Ada ketentuan tentang apa yang boleh dimasukkan dalam referensi kerja dan pernyataan lain kepada calon pemberi kerja. Ada ketentuan yang mengatur bahwa Anda hanya boleh menyertakan informasi karyawan dengan izin yang bersangkutan. Ada juga aturan bahwa Anda dapat mengungkap informasi apa pun tentang karyawan yang bersangkutan asalkan jujur dan dilandasi niat baik. Sebelum mengungkap informasi sensitif, pastikan Anda mengecek apa saja yang boleh dan pantas dimasukkan, menurut kepantasan sosial dan hukum yang berlaku. Paragraf terakhir harus menyertakan informasi kontak Anda (atasan). Informasi ini diperlukan apabila penerima memiliki pertanyaan. Pastikan Anda menyatakan bahwa penerima bisa menghubungi Anda. Misalnya, "Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih, jangan ragu menghubungi saya di (021) 21215555 atau di js@ABCCorp.com." Setelah surat selesai ditulis, akhiri dengan salam penutup, tanda tangani, dan berikan kepada karyawan yang memintanya atau kirimkan sendiri kepada penerima.  Tutup surat dengan salam "Hormat saya". Bubuhkan tanda tangan, disertai nama terang dan jabatan. Tambahkan stempel resmi atau verifikasi yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk tipe surat seperti ini. Konten dan nada bahasa surat bergantung pada penerimanya. Untuk institusi keuangan, gunakan nada bahasa yang profesional dan sertakan informasi keuangan (misalnya, gaji, komisi, kenaikan gaji, dan bonus). Sebaliknya, jika Anda menulis surat keterangan kerja untuk karyawan yang ingin melamar pekerjaan baru, nada bahasa yang digunakan bisa lebih informal dan Anda boleh tidak menyertakan informasi keuangan. Dengan memahami tujuan dan cakupannya, Anda dapat menulis surat yang sesuai dengan kebutuhan penerima. Normalnya, surat keterangan kerja ditulis oleh atasan. Dalam situasi ini, karyawan akan meminta Anda sebagai atasan menulis surat keterangan kerja untuk keperluan spesifik. Di sisi lain, karyawan bisa saja menulis surat keterangan kerja untuk dirinya sendiri. Dalam situasi ini, Anda sebagai karyawan akan menulis sendiri dan kemudian meminta atasan menandatangani atau mengubahnya sebagaimana diperlukan. Setiap kali memungkinkan, atasan yang harus menulisnya atas nama karyawan, bukan sebaliknya.  Jika Anda atasan yang menulis surat untuk karyawan, Anda dapat menyusunnya sesuai dengan spesifikasi Anda sendiri dan mengontrol pesan di dalamnya. Selain itu, sebagai atasan, surat yang Anda tulis dianggap asli dan jujur. Akan tetapi, kendala utamanya adalah waktu yang dibutuhkan. Sebagai atasan, pastinya jadwal Anda sibuk, sementara penyusunan surat ini akan memakan waktu. Oleh karena itu, surat keterangan kerja biasanya singkat dan padat sehingga Anda tidak menghabiskan waktu yang terlalu lama, khususnya jika sudah pernah melakukannya. Jika Anda karyawan yang menulis sendiri, Anda bisa menentukan informasi yang akan disampaikan kepada penerima dan tidak perlu mencari waktu untuk menyampaikan ide kepada atasan. Selain itu, atasan juga tidak dibebani oleh waktu yang harus disediakan untuk menulisnya (jika Anda sendiri yang menulis, atasan mungkin justru senang karena beliau tidak perlu melakukannya sendiri). Akan tetapi, atasan harus selalu memberi tanda tangan dan ada kemungkinan beliau enggan melakukannya setelah membaca isi surat Anda. Jika itu masalahnya, Anda harus menulis ulang atau membujuk beliau untuk menulisnya sendiri untuk Anda. Setelah mengetahui penerima dan siapa yang akan menulis surat itu, Anda harus mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam surat.  Jika Anda atasan, bicaralah kepada karyawan bersangkutan untuk mengetahui apa yang ingin ia masukkan. Diskusikan siapa penerimanya, apa tujuan surat itu, spesifikasi apa yang perlu dimasukkan, dan kapan harus dikirim. Jika Anda karyawan dan menulis surat sendiri, semua informasi yang dibutuhkan sudah ada, tetapi Anda harus berbicara dahulu dengan atasan dan tanyakan surat seperti apa yang beliau harapkan. Ini memastikan Anda menulis surat yang sesuai dengan spesifikasi atasan dan mendapatkan tanda tangannya.
Gunakan kertas berkop perusahaan. Tujukan surat kepada penerima sespesifik mungkin. Jelaskan siapa Anda. Berikan verifikasi. Ringkas tugas karyawan. Hindari informasi sensitif atau ilegal tentang karyawan. Sediakan informasi kontak Anda. Bubuhkan tanda tangan dan kirimkan. Pikirkan alasan Anda menulis surat keterangan kerja. Pikirkan siapa yang harus menulisnya. Kumpulkan informasi yang diperlukan.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Proof-of-Employment https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-for-Proof-of-Employment
Writing a Proof of Employment Letter Preparing to Write a Proof of Employment Letter