Mengatur Surel secara Sistematis Memanfaatkan Waktu Mengatur Tempat dan Waktu Menjaga Kesehatan Fisik dan Mental
Anda tidak harus selalu mengecek kotak masuk karena kebanyakan pesan tidak sepenting yang Anda kira. Jika Anda mengerjakan sebuah pekerjaan yang tidak membutuhkan tindak lanjut yang cepat, periksalah surel Anda di waktu-waktu tertentu, sekitar 3 sampai 4 kali sehari. Manfaatkan fitur folder dan flag daripada membiarkan pesan-pesan Anda menumpuk di kotak masuk Anda. Sebagai contoh, fitur folder dan subfolder di Outlook atau fitur label dan kotak masuk yang banyak di Gmail bisa menjadi hal yang menguntungkan. Jika Anda seorang jurnalis, berkas-berkas Anda bisa dinamai “Berita Terbaru”, “Berita Masa Depan”, “Berita Lama”, “Wawancara & Sumber”, dan “Ide”. Hapus dan arsipkan surel Anda. Arsipkan surat-surat penting dan lama, lalu hapuslah sisanya. Seperti contoh di atas, “Berita Lama” adalah arsip seorang jurnalis. Ketika Anda mulai menghapus surel-surel lama, Anda akan melihat berapa banyak surel yang lebih pantas dibuang daripada diberkaskan. Beberapa orang bahkan memutuskan untuk mempunyai “zero inbox”, artinya, tidak ada surel yang belum dibaca atau tidak ada satu pun surel di kotak masuk Anda. Selain menggunakan berkas dan label, Anda bisa mengosongkan kotak masuk dengan menggunakan fitur pengarsipan, menghapus surel-surel lama, dan menggunakan aplikasi pembersihan surel. Terkadang panggilan telepon yang cepat setara dengan 10 kali mengirim dan menerima surel. Jika begitu, teleponlah! Jika Anda tahu bahwa saling bertukar surel bisa menghambat diskusi dan harus dilakukan secara bolak-balik, lebih baik Anda melakukan komunikasi via telepon. Anda akan mendapatkan lebih banyak detail dengan menelepon daripada berdiskusi menggunakan surel yang panjang, bertele-tele, dan menghabiskan banyak waktu. Anda bisa mengirimkan surel kepada rekan kerja Anda dan berkata, “Aku punya banyak pertanyaan soal ini. Mungkin akan lebih mudah jika dibicarakan lewat telepon? Bisa kutelepon jam 5?” Istirahat yang strategis memang bisa membantu, namun interupsi saat waktu bekerja adalah hal sebaliknya. Interupsi bisa memperlambat pekerjaan, merusak ritme kerja, dan membuat Anda kehilangan fokus. Jadi, cobalah untuk menggunakan kotak suara (voicemail) saat Anda sedang sibuk. Alat-alat ini tidak hanya diperuntukkan ketika Anda sedang tidak berada di kantor; alat-alat ini bisa juga digunakan ketika Anda sangat sibuk. Banyak orang memiliki kebijakan “open door”, namun Anda tidak harus membiarkan pintu Anda selalu terbuka. Anda bisa meninggalkan pesan di pintu dengan tulisan, “Sedang menerima panggilan”, atau “Ruangan sedang dipakai. Tolong kembali lagi atau kirimkan surel.” Komputasi awan (Cloud computing) patut dipertimbangkan karena harganya lebih murah, berskala, lebih efisien, dan lebih mudah di-update. Konten yang terdapat di dalam cloud sangat berguna karena bisa diakses di berbagai alat: komputer, tablet, smartphone, dan lain-lain. Penyimpanan cloud juga bertindak sebagai bentuk rekam cadang (backup) digital primer dan sekunder. Diskusikan dengan manajer TIK atau dengan penyedia perangkat lunak karena Anda mungkin sudah mempunyai sejumlah ruang penyimpanan kosong di cloud atau tersedia dengan iuran tahunan yang murah. Kebanyakan peramban memiliki fitur penanda untuk menyimpan dan mengatur alamat web favorit Anda, atau yang sering Anda kunjungi agar bisa diakses dengan mudah dan cepat. Manfaatkan fitur ini sehingga Anda tidak akan melupakan situs-situs penting untuk memeriksa berita terkini. Semua ahli mempercayai hal ini. Memang hal ini terlihat cepat dan keren di TV, namun mengerjakan banyak hal secara bersamaan tidak efisien dan bisa mengganggu keefektifan usaha Anda untuk menjadi teratur. Sebaliknya, Anda lebih baik mendedikasikan perhatian penuh pada satu tugas terlebih dahulu, tangani tugas tersebut, dan lanjutkan mengerjakan hal lain di daftar Anda. Untungnya, kebanyakan pekerjaan tidak mengharuskan Anda untuk membuat jadwal harian berdasarkan menit. Akan tetapi, menandai jadwal harian dan tugas atau acara yang penting di hari tersebut bisa membuat Anda berfokus pada tugas-tugas Anda.  Aturlah batas waktu untuk aktivitas-aktivitas tertentu. Beberapa tugas tidak mengharuskan untuk mengatur batas waktu, namun tugas-tugas lainnya harus diberi parameter untuk meningkatkan produktivitas Anda. Pikirkan beberapa tugas yang menghabiskan waktu lebih banyak dari yang dibutuhkan, dan berikan batas waktu untuk mengerjakannya di kemudian hari. Alokasikan waktu ekstra untuk aktivitas lain. Beberapa tugas, seperti yang Anda pelajari dari pengalaman, biasanya dikerjakan lebih lama dari yang seharusnya, namun hal itu bukanlah hal yang buruk. Untuk tipe aktivitas ini, dan terutama acara dan rapat penting, alokasikan waktu ekstra sebelum dan sesudahnya. Benda-benda ini bisa menjadi benda yang efektif ketika digunakan semestinya. Beberapa orang memilih untuk mengatur alarmnya 10, 15, atau 30 menit sebelum waktu yang diharuskan untuk memberikan mereka peringatan yang cukup sebelum memulai sebuah aktivitas. Anda juga bisa mengatur alat pengingat (reminder). Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda memang harus menunda sebuah aktivitas atau apakah hanya sekadar ingin bermalas-malasan. Jika Anda merasa ingin bermalas-malasan, jangan tunda pekerjaan Anda—kerjakanlah! Namun, jika menunda sebuah aktivitas memang tidak bisa dihindari, pastikan Anda mencatatnya dan menjadwalkan ulang aktivitas tersebut dengan rencana yang konkret. Atau, Anda bisa memikirkan rencana dadakan. Sebagai contoh, jika Anda harus membatalkan sebuah rapat perseorangan, mungkin Anda bisa melakukan conference call atau web conference sebagai gantinya. Habiskan beberapa hari untuk menulis jurnal atau mencatat aktivitas harian Anda. Dengan menulis jurnal, Anda bisa melihat hal apa saja yang sudah Anda lakukan dan tidak Anda sadari sebelumnya. Selain itu, menulis jurnal juga bisa memberikan sedikit gambaran mengenai kekurangan Anda dalam mengorganisir sesuatu dan menjadi produktif. Latihan ini harus dilakukan dengan tujuan besar di benak Anda. Melalui catatan aktivitas, Anda bisa melihat aktivitas mana yang membuang-buang waktu dan aktivitas mana yang bisa mendukung Anda untuk meraih tujuan Anda. Beberapa dari kita adalah orang-orang yang gemar bangun pagi, dan sebagian lainnya tidak. Anda mungkin sudah mengetahui kapan saja waktu produktif Anda. Baik Anda lebih memilih malam hari, pagi, saat makan siang, bahkan sebelum atau sesudah jam sibuk di hari kerja, manfaatkanlah waktu-waktu tersebut untuk memaksimalkan produktivitas Anda. pekerjaan Anda. Kita semua tahu bahwa beberapa tugas lebih penting dari yang lain, namun kita tidak selalu memprioritaskannya dengan tepat. Jadi, kembangkanlah sebuah sistem peringkat dengan menandai tugas-tugas yang penting, dan bersikaplah jujur dan fleksibel. Gunakan pengingat, baik menggunakan kalender digital atau sticky note di komputer atau di meja Anda. Dedikasikan lebih banyak waktu dan tenaga untuk mengerjakan hal-hal yang menjadi prioritas utama di daftar Anda. Contohnya adalah tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu seperti tugas yang harus diselesaikan hari ini atau besok. Anda juga harus memprioritaskan untuk merespons klien, bos, atau orang lain yang membayar gaji Anda. Jika Anda tidak yakin mengenai sensitivitas dan kepentingan sebuah tugas, lebih baik Anda bertanya pada seseorang. Tidak semua tugas harus diprioritaskan dan dijadwalkan untuk diselesaikan dalam kurun waktu tertentu. Beberapa tugas tidak memerlukan perencanaan atau penjadwalan karena bisa langsung diselesaikan. Jika begitu keadaannya, Anda bisa langsung menyelesaikan tugas itu dengan cepat. Jadi, kerjakanlah sekarang! Dengan segera mengerjakan tugas-tugas ringan, Anda tidak akan menunda-nunda pekerjaan. Meja kita bisa dengan mudah berubah dari berantakan menjadi kapal pecah, dan hal ini bisa menghambat Anda untuk menjadi orang teratur. Beberapa orang bahkan menjalankan kebijakan “meja wajib bersih”. Meskipun hal itu tidak begitu perlu, lebih baik Anda membersihkan area kerja Anda.   Rapikan meja. Buanglah semua sampah dan atur benda-benda yang Anda butuhkan secara sistematis. Bersihkan meja kapan saja jika memungkinkan: saat tidak ada pekerjaan yang harus di lakukan di kantor, saat istirahat, atau di sela-sela mengerjakan tugas. Langsung bersihkan sampah Anda. Dengan begitu Anda akan selalu ingat untuk membersihkan meja kerja Anda. Sebagai tambahan, Anda bisa menghindari kekesalan karena sampah yang menumpuk. Simpan benda-benda yang Anda butuhkan di area yang mudah dijangkau. Tentu saja tidak semua benda di sekitar Anda adalah sampah. Menyimpan alat-alat yang Anda butuhkan di sekitar Anda juga bisa menghemat waktu dan area kerja Anda yang berharga. Beberapa orang hanya menjadwalkan rapat, namun tidak dengan aktivitas-aktivitas di daftar hal yang harus dilakukan mereka. Penjadwalan tugas-tugas dan pertemuan penting bisa sangat membantu. Sebagai contoh, Anda bisa mengelompokkan hari-hari Anda dengan melakukan rapat hanya pada hari Selasa dan Kamis. Berikan ruang di jadwal Anda untuk “waktu kreatif” atau untuk hal-hal yang tidak bisa diprediksi.  Gunakan pengelola jadwal dan kalender. Anda bisa membuat sendiri pengelola jadwal Anda menggunakan kertas dan pulpen, atau bisa juga berupa perangkat lunak dan aplikasi, seperti iCalendar atau Google Now. Kategorikan aktivitas Anda. Mengategorikan atau membuat kode warna pada aktivitas-aktivitas Anda bisa menjadi pengingat visual Anda tentang hal-hal yang penting. Sebagai contoh, kategori yang Anda buat bisa berupa: korespondensi, proyek, acara, rapat, tukar ide, istirahat, dan waktu olahraga. Gunakan teknologi untuk mengelola jadwal Anda. Pengelola jadwal daring dan platform surel, contohnya Outlook, bisa mengombinasikan daftar pekerjaan, kalender, dan daftar alamat. Pengelola jadwal ini tidak hanya meningkatkan keefisienan Anda namun bisa juga untuk menyederhanakan pemikiran Anda.  Menyerahkan pekerjaan kapan saja jika memungkinkan. Di hari kerja yang sibuk, Anda akan cenderung melupakan bahwa Anda tidak harus melakukan semuanya sendirian. Serahkan pekerjaan Anda pada seorang asisten, atau jika Anda benar-benar dibanjiri pekerjaan, mintalah rekan kerja Anda untuk membantu Anda mengerjakan tugas tertentu. Anda bisa membalas budi atas bantuan rekan Anda saat pekerjaan sudah mulai mereda. Mengistirahatkan pikiran Anda sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kesehatan mental Anda. Kita biasanya terlalu sibuk bekerja hingga tidak sempat istirahat. Bersantai sejenak memberikan kita istirahat yang amat dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas kita. Namun, istirahat juga memberikan kesempatan untuk berhenti dan mempertanyakan apakah kita sudah memanfaatkan waktu kita dengan baik atau tidak. . Tanpa tidur yang nyenyak, Anda akan merasa pening, lelah, atau lesu di keesokan harinya. Hal ini bisa mengganggu jadwal dan keefisienan Anda di tempat kerja. Buatlah target untuk tidur nyenyak tanpa gangguan selama 7 sampai 8 jam setiap malam. Kebanyakan pekerjaan rekan kerja Anda berbeda dengan pekerjaan yang harus Anda lakukan, dan setiap orang memiliki metode masing-masing untuk mengorganisir pekerjaan mereka. Metode yang masuk akal dan efisien untuk rekan kerja Anda belum tentu cocok untuk Anda, begitu pula sebaliknya. Jangan berekspektasi untuk menjadi sempurna. Keteraturan adalah proses panjang yang terus-menerus membutuhkan perhatian. Anda tidak akan menjadi teratur secara optimal setiap hari, namun berusaha menjadi orang yang teratur bisa meningkatkan keefisienan Anda.
Cek surel Anda pada waktu yang sudah dijadwalkan. Mengatur surel. Gunakan bentuk komunikasi lain yang lebih efisien. Batasi interupsi. Manfaatkan cloud. Gunakan penanda (bookmark) daring. Hindari mengerjakan beberapa hal secara bersamaan (multitask). Buatlah sebuah jadwal untuk diri sendiri. Gunakan aplikasi pewaktu, stopwatch, atau jam alarm. Jangan menunda-nunda aktivitas. Awasilah aktivitas Anda. Tentukanlah waktu produktif Anda. Prioritasikan Selesaikan tugas-tugas kecil dengan segera. Aturlah peralatan dan alat kerja. Jadwalkan aktivitas dan pertemuan. Beristirahatlah. Tidurlah lebih nyenyak Jangan bandingkan diri sendiri dengan rekan kerja. Terimalah bahwa menjadi teratur adalah proses yang berkelanjutan.
https://www.wikihow.com/Be-Organized-at-Work https://www.wikihow.com/Be-Organized-at-Work https://www.wikihow.com/Be-Organized-at-Work https://www.wikihow.com/Be-Organized-at-Work
Tackling Email Systematically Using Time to Your Advantage Managing Your Space and Time Staying Healthy Physically and Mentally