Bersiap-siap untuk Menulis Surel Menulis dan Mengirimkan Surel
Ada banyak guru sekolah menengah atau dosen yang sudah menuliskan instruksi spesifik mengenai cara penulisan surel yang tepat. Jika Anda bisa menemukan instruksi ini di dalam silabus, ikutilah petunjuknya bahkan jika hal tersebut bertolak belakang dengan cara yang ditulis di dalam artikel ini. Ada dua alasan utama mengapa guru dan dosen menuliskan instruksi penulisan surel yang spesifik, yaitu pilihan pribadi dan peraturan institusi. Apapun alasannya, ikutilah petunjuk silabus sebaik mungkin. Biasanya alamat surelnya akan ada di dalam silabus. Namun, jika Anda tidak memiliki silabus atau jika ibu atau bapak guru tidak menuliskan alamat surelnya di sana, carilah di situs sekolah atau tanyalah kepada siswa lain. Ada beberapa guru yang tidak mengizinkan siapapun untuk mengiriminya surel. Jika hal ini terjadi, jangan kirimkan surel sama sekali kepadanya. Mintalah teman Anda untuk memberikan surat tertulis kepadanya. Selain itu, Anda juga bisa menelepon kantor sekolah untuk memberitakan ketidakhadiran Anda sebelumnya. Anda harus memiliki alasan spesifik mengapa Anda tidak bisa masuk sekolah atau tidak ikut studi lapangan. Anda harus mempunyai alasan yang jelas dan mudah dipahami untuk bisa meyakinkan guru bahwa Anda benar-benar tidak bisa masuk.   Berikut ini adalah contoh alasan-alasan umum yang sering dipakai: sakit, ada janji, keperluan mendadak, tidak adanya moda transportasi dan adanya acara olahraga. Jika Anda harus membuat-buat alasan, pilihlah alasan yang tidak permanen. Contohnya, sakit atau kendaraan mogok di tengah jalan. Jangan pilih alasan yang serius seperti adanya urusan keluarga yang mendadak. Semakin sedikit orang yang terlibat di dalam alasan Anda, akan semakin sulit juga orang lain untuk membuktikan bahwa Anda berbohong. Jika Anda tidak masuk ke kelas ketika Anda seharusnya mengumpulkan atau mempresentasikan tugas, unggahlah dokumennya ke dalam surel juga. Jika Anda hanya memiliki versi cetaknya, kumpulkanlah tugasnya lebih awal atau diskusikanlah dengan guru bagaimana Anda bisa mengumpulkan tugasnya. Tidak ada gunanya jika Anda mengirimkan surel setelah kelas dimulai karena guru atau dosen akan berpikir Anda hanya mencari-cari alasan saja. Contohnya, mereka bisa berpikir Anda tertidur atau ada alasan lain yang kurang bisa dipertanggungjawabkan. Bahkan, jika Anda sakit atau ada keperluan mendadak, kirimkanlah surel kepada guru sesegera mungkin untuk memberitahunya. Contohnya, dia bisa meminta surat dokter atau konfirmasi dari orang tua. Jika Anda tidak masuk ketika ada tugas presentasi, tugas akhir, atau jika Anda sudah bolos selama beberapa hari berturut-turut, katakanlah bahwa Anda bisa memberikan bukti surat izin dari orang tua atau pihak ketiga lainnya. Gunakan surel yang biasa digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak sekolah, lalu log masuk dengan alamat surel dan kata sandi Anda. Kebanyakan sekolah menggunakan Gmail sebagai pihak penyedia layanan surelnya. Opsi ini bisa ada di sebelah kiri kotak masuk surel atau pada bagian atas kotak masuk surel. Klik bagian To atau “Kepada”, lalu tikkan alamat surel guru. Biasanya alamat surelnya akan sama dengan alamat surel yang diberikan sekolah kepadanya. Jika Anda memiliki alamat surel pribadi guru, jangan kirimkan surel ke alamat tersebut kecuali jika ibu atau bapak guru lebih suka menggunakannya dibandingkan dengan surel khusus dari sekolah. Klik kotak Subject atau “Subjek”, lalu tikkan judul surel yang singkat seperti “Kelas hari ini” atau “Absensi kelas”.  Jika Anda mengirimkan surel kepada guru SMA, janganlah lupa untuk memasukkan nama kelas Anda di dalam subjek surel. Anda boleh juga memasukkan tanggal ketika Anda tidak masuk ke kelas jika ada banyak siswa di dalam kelas yang sama. Pada baris pertama surat, tikkan “Kepada yang terhormat” lalu tambahkan nama bapak atau ibu guru diikuti tanda koma.  Jangan gunakan nama depan guru kecuali Anda mengirimkan surel kepada dosen yang sangat akrab dengan Anda. Jika Anda mengirimkan surel kepada profesor, jangan gunakan sapaan seperti bapak atau ibu. Gunakanlah “Profesor (Nama)”. Contohnya, Kepada yang terhormat Profesor Endang.  Baris pertama surel harus berisi penjelasan bahwa Anda tidak akan masuk kelas pada hari dan tanggal tertentu.  Contohnya, tulislah: “Saya menulis surel ini untuk memberi tahu Ibu/ Bapak bahwa saya tidak akan masuk pada hari Senin, 17 Desember 2018”. Anda tidak perlu meminta maaf karena tidak masuk kelas, namun Anda boleh menambahkan permintaan maaf di dalam surel. Contohnya, “Saya mohon maaf sebelumnya, tetapi ….”. Guru atau dosen tidak memerlukan alasan mendetail mengenai situasi Anda. Namun, jelaskan secara singkat mengapa Anda tidak bisa masuk ke kelas. Contohnya, jika Anda ada janji dengan dokter, tulislah: “Saya ada janji dengan dokter pada jam 1 siang, jadi saya harus meninggalkan kelas pada jam pelajaran kelima” Jika Anda tidak bisa mengumpulkan tugas dengan tepat waktu di kelas, beri tahu dosen atau guru Anda bagaimana Anda akan mengumpulkannya secara tepat waktu.  Contohnya, jika Anda bisa mengunggah tugas dan mengirimkannya lewat surel, tulislah: “Saya tahu bahwa makalah saya harus dikumpulkan pada hari Senin, jadi saya menyertakannya bersama dengan surel ini”. Anda boleh meminta izin absen dan menyatukannya dengan alasan mengapa Anda tidak bisa masuk hari itu. Contohnya, “Saya mengirimkan Anda surel untuk memberi tahu bahwa saya ada janji dengan dokter, sehingga saya tidak akan masuk ke kelas pada hari Senin, 17 Desember 2018”. Jika Anda akan masuk ke sekolah sebelum mengirimkan surel, lebih baik kirimkanlah tugas lebih awal. Contohnya, katakan pada ibu atau bapak guru, “Saya ingat bahwa ada tugas yang harus dikumpulkan pada hari Senin, tetapi saya tidak akan masuk pada hari itu. Jadi, saya akan mengumpulkannya hari ini saja”. Akhiri surel dengan menekan tombol ↵ Enter dua kali agar ada satu baris kosong untuk menuliskan kalimat penutup surel. Contohnya, “Terima kasih”, lalu tuliskan nama lengkap Anda di bawahnya. Gunakan frasa penutup formal seperti “Terima kasih”, “Hormat saya”, atau “Salam hormat”, dibandingkan dengan frasa atau kata santai seperti “Makasih” dan “Trims”. Anda boleh mengunggah tugas ke dalam surel dengan cara:  Klik ikon {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/6\/6e\/Android7paperclip.png","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/6\/6e\/Android7paperclip.png","smallWidth":460,"smallHeight":460,"bigWidth":760,"bigHeight":760,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} di jendela surel. Pilihlah lokasi sumber dokumen di komputer jika perlu. Klik berkas (atau tekan dan tahan tombol Ctrl atau ⌘ Command sementara mengeklik berkas yang akan diunggah. Klik “Buka” untuk mengunggah dokumen. Ceklah kembali isi surel untuk memastikan bahwa isinya sudah benar. Ceklah kesalahan sepele seperti spasi, huruf kapital, atau penggunaan tanda baca. Selain itu, ceklah juga apakah ada kesalahan pengejaan di dalam surel atau tidak. Klik tombol “Kirim” untuk mengirimkan surel. Pastikan Anda mengecek kotak masuk surel untuk mencari tahu jika ada balasan dari guru. Mungkin, ibu atau bapak guru akan memberikan pertanyaan atau instruksi lanjutan yang harus dilakukan.
Ceklah silabus kelas jika ada panduan khusus untuk menulis surel. Carilah alamat surel guru. Carilah alasan untuk tidak masuk kelas. Jika perlu, kumpulkanlah tugas yang harus diselesaikan. Pastikan bahwa Anda mengirimkan surel kepada guru sebelum kelas dimulai. Guru Anda mungkin akan meminta surat sebagai bukti jika Anda sakit atau bukti lain jika Anda sudah tidak masuk selama beberapa hari karena alasan tertentu. Bukalah kotak masuk surel. Klik tombol Tulis atau tombol Baru. Masukkan alamat surel guru atau dosen. Tulislah judul surel. Sapa guru Anda. Tekan tombol ↵ Enter dua kali untuk memberikan jarak satu baris kosong di antara salam pembuka dan isi surel. Jelaskan bahwa Anda tidak akan masuk ke kelas. Jelaskan secara singkat alasan Anda. Jelaskan bahwa Anda akan mengunggah tugas apa pun yang harus dikumpulkan. Bubuhkan tanda tangan. Unggahlah tugas yang harus dikumpulkan. Baca ulang isi surel. Kirimkan surel.
https://www.wikihow.com/Tell-Your-Teachers-You-Won%27t-Be-Here-over-Email https://www.wikihow.com/Tell-Your-Teachers-You-Won%27t-Be-Here-over-Email
Preparing to Write the Email Writing and Sending the Email