Menentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Menggolongkan Biaya Menghitung Biaya
Ruang lingkup analisis biaya akan bergantung pada alasan ini sehingga sebelum mempertimbangkan besar cakupan analisis, Anda perlu memastikan bahwa hasil analisis biaya akan menjawab pertanyaan utama Anda.  Kalau Anda melakukan analisis biaya hanya untuk menyusun anggaran atau perencanaan demi masa mendatang, ruang lingkupnya biasanya hanya pada level organisasi. Pada sisi lain, untuk tujuan yang lebih sempit dan spesifik, misalnya menentukan kelayakan dan besar biaya suatu jasa tertentu, mungkin membutuhkan analisis biaya yang lebih sempit dan hanya ditujukan pada jasa tertentu. Selain alasan dibutuhkannya analisis biaya, Anda juga perlu mengetahui biaya “milik siapa” yang perlu dianalisis. Hal ini menentukan data yang akan dikumpulkan dan cara menggolongkannya.  Sebagai contoh, mungkin Anda ingin menghitung biaya penawaran jasa tertentu kepada klien. Kalau demikian, lihatlah biaya dari sudut pandangnya, dan mempertimbangkan besar biaya jasa yang ditagihkan (atau akan ditagihkan), transportasi ke lokasi, dan biaya lainnya. Kalau Anda hanya ingin mengetahui biaya suatu program, secara umum Anda akan melihat beban-beban perusahaan. Anda mungkin juga akan mencari biaya peluang, misalnya apakah menawarkan satu program membuat Anda tidak bisa menawarkan program lain. Cara Anda menggambarkan program akan menentukan cara alokasi biaya untuk dianalisis. Kalau organisasi menjalankan program yang mudah dibedakan, pembagiannya dapat tampak jelas. Untuk program yang saling bertumpang tindih atau program-program yang memiliki sumber daya yang sama, tentukan cara memisahkannya.  Program-program yang bertumpang tindih dapat disatukan sampai pada tingkat tertentu, alih-alih dinilai secara terpisah. Pilihlah cara yang paling logis sesuai operasional organisasi, dan usahakan bekerja seefisien mungkin. Untuk menentukan apakah program perlu dipisahkan, lihat jasa yang ditawarkan oleh setiap program, sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan jasa, dan kepada siapa jasa diberikan. Kalau 2 dari 3 dari faktor tersebut sama pada kedua program terkait, Anda bisa menyatukannya dalam analisis biaya. Cara Anda menggolongkan dan menghitung biaya bergantung pada jangka waktu biaya yang dianalisis, misalnya jangka panjang (beberapa bulan atau tahun) atau jangka pendek (beberapa minggu atau hanya sekali).  Sebagai contoh, jika Anda mencoba menentukan kelayakan suatu jasa tertentu, pertama-tama tentukan besar biaya untuk menghasilkan jasa tersebut. Anda akan melakukan biaya analisis jangka panjang untuk menentukan apakah organisasi bisa menyokong kerugian dari jasa tersebut. Biasanya lebih baik pilih periode waktu yang memungkinkan Anda memperoleh data pendapatan yang akurat, alih-alih sekadar estimasi. Hal ini membantu jika Anda berencana menggunakan analisis biaya sebagai dasar evaluasi ekonomi lebih lanjut. Jika organisasi sudah pernah melakukan analisis biaya, terapkan cara yang sama atau serupa untuk menggolongkan biaya. Dengan demikian, kedua laporan bisa dibandingkan sehingga lebih berguna seiring waktu. Anda juga bisa mencoba melihat analisis biaya yang dilakukan organisasi serupa atau menawarkan jasa yang sama. Biaya langsung meliputi gaji dan manfaat bagi anggota tim, bahan baku dan perlengkapan, dan semua perabot atau peralatan yang dibutuhkan. Bergantung pada tipe program atau jasa yang ditawarkan, Anda mungkin juga dikenakan biaya kontrak, lisensi, atau asuransi.  Biaya langsung adalah biaya yang khusus dikeluarkan untuk program atau jasa yang dievaluasi dalam analisis biaya. Biaya ini tidak dibagikan dengan program lain. Biaya overhead, misalnya utilitas (termasuk air dan listrik), dapat menjadi biaya langsung jika program atau jasa memiliki lokasinya tersendiri. Biaya tidak langsung meliputi beban administrasi umum atau gaji dan tunjangan manajemen, fasilitas, perlengkapan, dan apa pun yang turut digunakan beberapa program atau jasa lain. Apa yang digolongkan sebagai biaya tidak langsung akan bergantung pada cara Anda memisahkan program atau jasa yang ditawarkan organisasi. Utamanya, ketika menghitung biasa program atau jasa tersendiri, Anda perlu mengalokasikan biaya-biaya tidak langsung ini. Laporan analisis biaya pada akhirnya harus berguna bagi organisasi. Alih-alih mengandalkan kategori keuangan yang sifatnya luas, pilihlah kategori yang mencerminkan tujuan analisis biaya secara akurat. Kategori standar dapat berupa biaya personel, biaya operasi, dan biaya start-up (perintisan). Dalam setiap kategori, identifikasi biaya apa saja yang tergolong biaya langsung dan tidak langsung. Untuk setiap jenis biaya yang rencananya disertakan dalam analisis, catat sumber-sumber data yang dibutuhkan untuk dapat menghitung biaya terkait. Kalau Anda ingin memperkirakan biaya, buat daftar laporan-laporan yang memuat informasi yang dibutuhkan sehingga Anda bisa membuat estimasi yang andal.  Gunakan informasi biaya aktual sebanyak mungkin. Hal ini akan meningkatkan keandalan dan kegunaan analisis biaya Anda.  Untuk estimasi, carilah sumber tepercaya yang bisa diterapkan sesempit mungkin. Sebagai contoh, jika Anda perlu memperkirakan pembayaran, gunakan tingkat rata-rata untuk karyawan di satu kota, dan bukan dalam lingkup nasional. Menggunakan informasi yang telah dikumpulkan, jumlahkan beban gaji, perlengkapan, bahan baku, dan biaya lainnya yang berkaitan langsung dengan program yang dikaji. Perpanjang biaya-biaya ini sesuai periode waktu yang dianalisis.   Jika Anda mengerjakan analisis biaya jangka panjang, hitung biaya langsung terlebih dahulu dalam basis mingguan atau bulanan, baru kemudian diperpanjang. Ketika Anda menghitung biaya personel, pastikan untuk menyertakan biaya (atau nilai) tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang bekerja di program terkait. Untuk mengalokasikan biaya tidak langsung, tentukan bagaimana setiap biaya bisa dibagi antara beberapa program. Setelah itu, hitung proporsi biaya pada program terkait. Sebagai contoh, katakan Anda mengalokasikan gaji direktur SDM. Oleh karena direktur ini bertanggung jawab terhadap personel program, wajar jika gajinya dibagi sesuai jumlah karyawan dalam staf. Kalau Anda total memiliki 10 karyawan, dan 2 orang didelegasikan pada program atau jasa yang dikaji, Anda bisa mengalokasikan 20 persen gaji direktur pada program dalam analisis biaya. Kalau aset modal organisasi, termasuk perabot atau peralatan, harus digunakan untuk menerapkan program atau memberikan jasa yang dievaluasi, penyusutan aset harus disertakan dalam biaya total untuk program atau jasa. Menghitung penyusutan bisa sulit dilakukan. Jika Anda tidak berpengalaman menyusutkan aset, sebaiknya gunakan jasa akuntan. Bergantung pada organisasi dan program yang dievaluasi, mungkin ada biaya tambahan yang tidak muncul pada anggaran atau riwayat keuangan. Sertakan perkiraan biaya ini dalam analisis sehingga hasilnya lebih kredibel.  Sebagai contoh, jika Anda melakukan analisis biaya program untuk yayasan, biaya tersembunyinya dapat termasuk nilai perkiraan jam kerja sukarelawan, bahan baku yang disumbangkan, atau ruang yang disumbangkan. Biaya tersembunyi juga bisa meliputi biaya peluang (opportunity cost). Sebagai contoh, meluncurkan satu program dapat memengaruhi kemampuan organisasi untuk menawarkan program lain. Kembalilah ke tujuan Anda melakukan analisis biaya dan tentukan tindakan yang perlu diambil. Anda juga dapat menyertakan proyeksi atau perkiraan biaya di masa depan terkait program atau jasa.   Minimal, analisis biaya Anda akan memberikan angka biaya asli dalam menjalankan program atau memberikan jasa tertentu. Analisis biaya Anda juga bisa memunculkan pertanyaan baru, yang menandakan analisis lebih lanjut diperlukan sebelum membuat keputusan akhir.
Ketahui alasan dibutuhkannya analisis biaya. Identifikasi sudut pandang analisis biaya Anda. Ragamkan program yang ditawarkan. Tentukan periode waktu yang ingin dinilai. Kaji ulang laporan analisis biaya sebelumnya, kalau memungkinkan. Daftarkan semua biaya langsung dari program yang dievaluasi. Biaya tidak langsung. Susun biaya untuk mencerminkan tujuan analisis. Kumpulkan laporan dan informasi keuangan. Totalkan biaya langsung program. Alokasikan biaya tidak langsung pada program yang dianalisis. Hitung penyusutan aset. Pertimbangkan biaya tersembunyi (hidden cost). Buat kesimpulan berdasarkan temuan Anda.
https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis
Defining Your Purpose and Scope Categorizing Costs Calculating Costs