Menggunakan Agenda secara Efektif Memilih Agenda yang Tepat
Orang-orang yang berkomitmen kuat cenderung lebih mampu memenuhi komitmen. Mengubah kebiasaan bukanlah hal yang mudah, tetapi Anda bisa membentuk kebiasaan baru dengan mengatakan kepada diri sendiri bahwa Anda berniat melakukan hal-hal kecil dengan cara baru. Ingatlah bahwa kebiasaan baik akan lebih mudah terbentuk jika Anda berfokus pada kebiasaan tertentu satu per satu. Jangan membentuk kebiasaan baru yang membuat Anda kewalahan. Untuk saat ini, berfokuslah membentuk kebiasaan menggunakan agenda. Orang-orang cenderung lebih mudah melakukan kebiasaan baru di dalam komunitas yang mengetahui resolusi mereka dan saling mendukung. Ceritakan niat Anda kepada teman atau rekan kerja. Seandainya teman Anda ingin membentuk kebiasan baik yang sama, Anda bisa saling mengingatkan agar mencatat secara rutin. Gunakan agenda sebagai satu-satunya kalender di rumah dan di tempat kerja sebab Anda akan kesulitan mengatur jadwal jika menggunakan dua agenda. Akan tetapi, hal ini juga membutuhkan konsistensi sebab Anda harus mencatat semua aktivitas di rumah dan di tempat kerja. Agar Anda tidak perlu mencari-cari, tentukan satu tempat di kantor dan satu tempat lagi di rumah untuk meletakkan agenda. Konsistensi adalah faktor penentu untuk membentuk kebiasaan ini, jadi, jangan meletakkan agenda di tempat lain.  Tempat yang tepat untuk meletakkan agenda di rumah adalah di samping pesawat telepon, di dalam tas kerja, di dekat ponsel atau kunci mobil. Tempat yang tepat untuk meletakkan agenda di kantor adalah di atas meja kerja, di dalam laci utama meja kerja, di samping pesawat telepon, atau di dalam tas kerja. Ada kemungkinan agenda tertinggal di rumah atau di kantor ketika Anda baru mulai menggunakan agenda. Untuk mencegah hal tersebut, tulislah pengingat lalu letakkan di tempat yang mudah terlihat di dalam rumah dan di kantor. Berdasarkan penelitian, salah satu cara efektif untuk membentuk perilaku tertentu adalah dengan menggunakan pengingat yang ditulis di kertas kecil. Terapkan cara yang sama untuk diri sendiri dengan memasang pengingat: “Kamu sudah bawa agenda?” di tempat yang mudah terlihat, misalnya:  Di laptop Di atas meja Di samping pesawat telepon Di pintu Di meja dapur Di cermin dalam kamar mandi Lepaskan pengingat jika Anda sudah terbiasa membawa agenda saat pergi dan pulang kerja. Setelah memiliki agenda, Anda harus mencatat banyak informasi, misalnya: pertemuan yang sudah terjadwal, tugas yang belum selesai, dan aktivitas lain yang sudah direncanakan sebelumnya. Sisihkan waktu 1-2 jam untuk mencatat semua informasi tersebut. Cara ini juga membuat Anda terbiasa menggunakan agenda dengan benar dan mampu membuat jadwal dengan baik. Hal-hal yang perlu dicatat dalam agenda, misalnya:  Informasi kontak anggota keluarga, teman, kolega, dan klien Jadwal rapat di kantor Jadwal pelajaran Tenggat pekerjaan kantor atau tugas sekolah Jadwal kerja (jika jam kerja sering berubah) Perjanjian dengan dokter umum atau dokter gigi Tanggal ulang tahun orang-orang tercinta Kegiatan penting di kantor Acara personal yang istimewa Tanggal penting untuk aktivitas hobi atau ekstrakurikuler, misalnya: tanggal resital piano atau jadwal latihan yoga Setiap pagi sebelum berangkat ke kantor, sempatkan membaca agenda untuk memastikan jadwal pertemuan, rapat, dan tugas yang harus Anda selesaikan. Sisihkan waktu untuk mengingat apakah ada tugas yang perlu Anda masukkan ke dalam jadwal, sudah selesai, atau harus dijadwalkan ulang. Periksalah jadwal setiap pagi agar Anda bisa memanfaatkan waktu kerja sebaik mungkin begitu tiba di kantor. Pastikan Anda sudah menyelesaikan semua aktivitas harian sesuai rencana dengan membaca agenda sekali lagi sebelum pulang kerja. Pikirkan apakah ada hal-hal yang perlu Anda catat untuk minggu depan. Biasakan memperbarui catatan dalam agenda agar Anda lebih mudah memenuhi tanggung jawab kerja. Anggaplah agenda sebagai hal positif dalam menjalani keseharian, bukan sebagai beban atau kewajiban. Gunakan agenda untuk menghargai diri sendiri setelah Anda selesai mengerjakan tugas. Pada akhirnya, Anda akan berusaha menyelesaikan tugas karena ingin merasakan betapa senangnya mencoret jadwal tugas yang sudah tuntas. Lakukan beberapa hal berikut sebagai penguat positif:  Coretlah tugas dan pertemuan yang sudah selesai. Jika Anda sedang kurang bersemangat, baca lagi semua aktivitas yang sudah selesai dan berbanggalah dengan semua yang sudah Anda lakukan.  Berikan hadiah kepada diri sendiri karena sudah menyelesaikan beberapa tugas. Contohnya: nikmati kopi favorit atau berjalan santai setelah Anda menyelesaikan 5 tugas atau mencapai target tertentu. Cara ini membuat Anda lebih termotivasi untuk menggunakan agenda dan menyelesaikan tugas sebaik mungkin. Lakukan sesuatu yang menyenangkan sambil membaca agenda. Alih-alih merasa terbebani saat memeriksa agenda, gunakan agenda sebagai sarana yang mendukung produktivitas kerja. Biasakan membaca agenda sambil melakukan aktivitas yang menyenangkan agar Anda merasa lebih positif dan menghilangkan perasaan negatif. Contohnya: setiap kali membaca agenda di pagi hari atau sebelum pulang kerja, nikmati secangkir kopi, cokelat, atau dengarkan lagu favorit. Cara ini membuat otak mengasosiasikan agenda dengan sesuatu yang menumbuhkan perasaan positif. Berikan hadiah istimewa jika Anda berhasil menggunakan agenda secara konsisten selama satu minggu. Orang-orang yang baru mulai menggunakan agenda biasanya membutuhkan motivasi ekstra agar terbiasa membawa agenda dan mencatat setiap hari. Jika Anda bisa melakukan hal tersebut selama satu minggu, berikan hadiah istimewa kepada diri sendiri, misalnya: menikmati es krim, menonton film, atau minum kopi bersama teman. Setelah beberapa minggu, Anda akan terbiasa membawa dan menggunakan agenda. Tulislah hal-hal positif seperti sedang mencatat tugas penting. Agar lebih mudah melakukan kebiasaan baru, gunakan agenda untuk mengingatkan rencana kegiatan yang menyenangkan (makan siang dengan teman, misalnya) dan aktivitas yang kurang menyenangkan (misalnya: berkonsultasi dengan dokter gigi). Saat memeriksa agenda di pagi dan sore hari, catatlah semua informasi baru, misalnya: tugas yang harus diselesaikan, jadwal rapat, janji pertemuan, dan tenggat. Catat juga setiap ada tugas baru. Memperbarui agenda secara rutin membuat Anda lebih mudah mengatur waktu dan merasa lebih tenang. Selain itu, Anda tidak perlu mengingat tugas yang sudah dicatat sehingga terbebas dari rasa khawatir dan ragu. Jika ada tugas yang sangat membebani, buatlah jadwal terpisah agar bisa Anda selesaikan sesuai kemampuan. Jangan biarkan motivasi Anda hilang karena memikirkan tugas yang tidak kunjung terselesaikan saat melakukan rutinitas di hari kerja. Anda membutuhkan waktu 1-2 bulan sampai kebiasaan baru berjalan dengan sendirinya. Bersabarlah dan maafkan diri sendiri jika sekali-sekali agenda tertinggal di rumah atau Anda lupa mencatat jadwal sebab kebiasaan baru akan terbentuk setelah beberapa waktu. Ingatlah bahwa kelalaian kecil tidak mengurangi kemampuan Anda dalam membentuk kebiasaan baru. Siapkan rencana cadangan sebagai antisipasi jika Anda lupa membawa agenda, misalnya dengan mencatat jadwal rapat di kertas kecil lalu tempelkan di meja kerja di kantor. Untuk mengingatkan jadwal kegiatan dan tenggat yang sangat penting, gunakan aplikasi pengingat dalam jaringan (online) di ponsel atau laptop untuk memastikan Anda selalu mendapatkan informasi, meskipun agenda tertinggal. Ada bermacam-macam agenda sesuai profesi dan kepribadian penggunanya. Saat memilih agenda, Anda boleh menggunakan buku tulis bergaris atau agenda cetakan yang menyediakan tabel untuk mencatat berbagai tugas. Pikirkan dahulu mengapa Anda ingin menggunakan agenda dan untuk apa. Jika agenda akan menjadi satu-satunya sarana untuk merencanakan aktivitas harian, gunakan satu agenda saja. Menggunakan agenda lebih dari satu cenderung membingungkan dan kurang bermanfaat. Untuk menentukan agenda yang paling tepat, pertimbangkan hal-hal berikut:  Apakah aku perlu mencatat nomor telepon dalam agenda? Apakah aku akan menggunakan agenda hanya untuk mencatat jadwal pertemuan? Apakah aku membutuhkan agenda yang bisa digunakan lebih dari satu tahun? Apakah agenda bisa menggantikan catatan yang biasa aku gunakan, misalnya: jadwal tugas harian? Apakah aku akan menggunakan buku tulis biasa atau agenda dengan berbagai fitur dan berbentuk tabel? Apakah aku membutuhkan agenda kecil yang bisa disimpan dalam saku atau agenda yang cukup besar agar bisa mencatat notulen rapat?  Apakah aku akan mencatat jadwal setiap hari atau hanya untuk aktivitas akhir pekan? Carilah agenda di toko yang menjual perlengkapan kantor, alat tulis, kalender, atau melalui internet. Harga agenda yang sangat variatif. Selain mempertimbangkan aspek estetika, utamakan pembagian buku dan format tabel dalam agenda. Pilihlah agenda yang Anda sukai sesuai gaya hidup dan aktivitas sehari-hari. Selain mengutamakan fungsi, agenda yang menarik dan enak dilihat membuat Anda lebih senang menggunakan agenda. Anda bisa memilih agenda yang simpel dengan sampul hitam polos atau sampul warna-warni dengan gambar dan desain yang menarik. Aspek estetika akan bermanfaat jika selaras dengan etos kerja yang berlaku di perusahaan. Perhatikan juga aspek estetika bagian dalam agenda, bukan sisi luarnya saja. Banyak orang yang lebih suka agenda dengan halaman polos daripada halaman bergaris. Ada juga yang membutuhkan tabel simetris atau tata letak yang mudah disesuaikan. Anda sendiri mungkin membutuhkan agenda yang berbeda dengan tampilan tertentu. Pilihlah agenda dengan sampul dan bagian dalam yang enak dilihat agar Anda lebih bersemangat menggunakan agenda setiap hari. Agenda akan lebih bermanfaat jika digunakan untuk mencatat. Siapkan pensil dan bolpoin di tempat Anda akan menulis atau meletakkan agenda, misalnya:  Di dalam tas kerja atau tas laptop Di dalam tas tangan Di meja kerja di kantor Di meja kerja di rumah Di dekat pesawat telepon Jika Anda sering kehilangan alat tulis, simpanlah pensil di dalam agenda untuk berjaga-jaga atau gunakan agenda yang menyiapkan tempat menyimpan pensil.
Niatkan menggunakan agenda setiap hari. Ceritakan kepada teman bahwa Anda ingin menggunakan agenda. Letakkan agenda di tempat yang sama setiap hari. Buatlah catatan untuk mengingatkan Anda agar selalu membawa agenda saat pergi dan pulang kerja. Masukkan semua informasi ke dalam agenda. Bacalah agenda setiap pagi. Bacalah agenda sebelum pulang kerja. Gunakan penguat positif untuk memotivasi diri. Biasakan memperbarui catatan agenda sesuai kebutuhan. Bersabarlah. Pertimbangkan untuk apa Anda menggunakan agenda. Pilihlah agenda sesuai kebutuhan. Pertimbangkan aspek estetika. Siapkan bolpoin dan pensil.
https://www.wikihow.com/Get-Into-the-Habit-of-Using-a-Day-Planner https://www.wikihow.com/Get-Into-the-Habit-of-Using-a-Day-Planner
Using Your Day Planner Effectively Having the Right Materials