Menyusun Rencana Konferensi: Tahap Awal Mempersiapkan Konferensi Menyusun Jadwal Konferensi Melakukan Publikasi
Penyusunan rencana untuk mengadakan konferensi harus dimulai setidaknya delapan bulan sebelumnya, bahkan lebih dini jika konferensi akan diikuti oleh banyak peserta atau berskala besar. Ingatlah bahwa banyak gedung pertemuan dan perusahaan jasa boga yang harus dipesan sejak beberapa bulan di muka. Selain itu, peserta yang tinggal di luar kota perlu mengatur jadwal perjalanan agar mereka bisa mengikuti konferensi. Banyak isu penting yang harus diputuskan saat mempersiapkan konferensi. Dengan membentuk panitia, Anda akan mendapatkan masukan dari beberapa orang sebelum mengambil keputusan. Mereka juga akan membantu Anda memikirkan hal-hal mendetail.  Rekrutlah koordinator, yaitu personel utama yang akan mengambil keputusan penting dan mendedikasikan banyak waktu untuk melakukan koordinasi. Jika Anda memiliki cukup dana, rekrutlah koordinator agar ia bisa membantu Anda menyusun rencana dan berbagi tugas. Carilah informasi apakah sudah pernah diadakan konferensi dengan topik yang sama. Jika pernah, ajaklah koordinator yang mengadakan konferensi tersebut bergabung dalam komite. Jika ia tidak bisa berpartisipasi, tanyakan apakah Anda boleh meminta materi yang sudah dibahas untuk memudahkan persiapan konferensi. Tulislah untuk apa Anda mengadakan konferensi yang akan menjadi landasan dari pengambilan setiap keputusan. Mengetahui apa yang ingin Anda berikan dan kepada siapa sebelum mempersiapkan konferensi membuat Anda lebih mudah mewujudkan rencana. Jika Anda belum pernah mengadakan konferensi, mulailah dengan merencanakan konferensi berskala kecil berdurasi pendek. Pertimbangkan untuk mengadakan konferensi 1-2 hari dengan kapasitas 250-300 peserta. Walaupun tanggal dan lokasi baru bisa ditentukan setelah Anda membuat rencana mendetail, Anda perlu memperkirakan berapa banyak waktu yang tersedia untuk melakukan persiapan.  Sebelum menentukan tanggal, carilah informasi terlebih dahulu pada bulan dan hari apa konferensi biasa diadakan agar pelaksanaannya tidak terkendala. Contohnya: di Eropa, konferensi biasanya diadakan antara bulan Maret dan Juni atau September dan November pada hari Senin-Selasa atau Kamis-Jumat sebab peserta kurang berminat mengikuti konferensi di waktu yang lain. Cari tahu jadwal yang tepat di lokasi Anda sebelum memutuskan tanggal konferensi. Durasi konferensi tergantung pada estimasi jumlah peserta dan semua kebutuhan yang harus disediakan saat konferensi berlangsung. Untuk 250-300 orang, jadwalkan konferensi yang akan berlangsung selama 2 hari penuh.  Pertimbangkan kemungkinan mengadakan konferensi di dalam kota, tetapi pastikan tersedia akses ke bandara terdekat, akomodasi, dan fasilitas yang memadai. Sebaiknya Anda mengadakan konferensi di kota besar atau destinasi wisata agar lebih menarik minat orang-orang yang ingin mengikuti konferensi. Setelah menentukan judul, Anda bisa melakukan publikasi dan menyusun rencana sebab sudah ada kepastian materi sebagai dasar untuk menyebarkan informasi melalui media sosial. Pilihlah judul yang menyiratkan tujuan dan/atau latar belakang peserta konferensi. Carilah inspirasi menggunakan judul konferensi yang pernah diadakan, tetapi pastikan Anda menentukan judul sendiri. Kegiatan apa pun tidak bisa terlaksana tanpa menghitung berapa jumlah dana yang harus dikeluarkan secara terperinci, misalnya untuk menyewa gedung, menyiapkan materi, dan membayar honor pembicara. Semua pengeluaran harus mengacu pada anggaran keuangan. Jika Anda mendelegasikan tanggung jawab, pastikan asisten Anda menaati batas anggaran yang sudah ditentukan. Besarnya anggaran dipengaruhi oleh ada tidaknya sponsor. Anda bisa meminta sponsor memberikan dana untuk membiayai konferensi. Akan tetapi, sponsor juga berhak menentukan beberapa hal dalam konferensi. Contohnya: menentukan siapa yang akan membawakan presentasi atau mengusulkan pembicara sebagai salah satu panelis, misalnya: pebisnis sukses di perusahaan sponsor dan memperkenalkan merek dengan memasang logo di seluruh materi konferensi. Keuntungannya, sponsor akan memberikan dana di muka sehingga bisa langsung Anda gunakan untuk mewujudkan rencana. Ada konferensi yang gratis, ada pula yang harus dibayar sangat mahal. Sebelum menentukan harga tiket dan cara menjualnya, pertimbangkan beberapa aspek berikut:  Biaya apa saja yang harus dikeluarkan saat mempersiapkan konferensi? Jika Anda ingin mengadakan konferensi berskala kecil yang tidak banyak mengeluarkan dana, sebaiknya peserta tidak dikenakan biaya. Opsi lainnya, peserta diminta membayar tiket untuk menutup biaya persiapan konferensi. Tentukan biaya pendaftaran jika Anda ingin mengadakan konferensi selama beberapa hari atau menyediakan konsumsi. Biaya pendaftaran konferensi di kota-kota besar di Indonesia berkisar antara beberapa ratus ribu sampai jutaan rupiah.  Banyak konferensi yang mengenakan biaya berjenjang sesuai jabatan atau status peserta. Contohnya: konferensi akademik biasanya mengenakan biaya lebih murah kepada pelajar daripada pengajar. Karyawan pihak sponsor juga dikenakan biaya lebih murah dibandingkan peserta biasa. Saat memilih lokasi, pertimbangkan jumlah peserta, kemudahan mencapai lokasi, ketersediaan lahan parkir, jarak dari dan menuju transportasi umum, bandara, dan hotel. Selain mencari tempat yang cocok untuk konferensi, pastikan semua peserta bisa mencapainya dengan mudah. Carilah informasi gedung atau hotel yang menyediakan ruang konferensi di dalam kota. Untuk konferensi berskala kecil, sewalah ruangan di gereja atau gedung pertemuan yang lain. Jika tersedia sumber daya di gedung yang Anda pilih untuk konferensi, manfaatkan sebaik-baiknya. Para staf sudah memahami tugas mereka sehari-hari dan siap menjawab pertanyaan, mengatasi masalah, atau memberikan saran bila perlu. Anda bisa menggunakan jasa personel yang bertugas mengelola kegiatan di gedung pertemuan, misalnya untuk menangani penyelenggaraan konferensi secara mendetail. Walaupun dikenakan biaya, Anda tidak perlu melakukan sendiri semua aktivitas tersebut karena akan menyita banyak waktu selama beberapa minggu. Ingatlah bahwa peserta harus mencari makan selama mengikuti konferensi dan kemungkinan besar banyak peserta yang belum tahu makanan apa saja yang tersedia di sekitar tempat konferensi. Pertimbangkan apakah Anda perlu menggunakan jasa boga untuk menyediakan sarapan pagi, makan siang, dan camilan atau carilah informasi apakah pengelola gedung konferensi bisa menyiapkan makanan untuk seluruh peserta. Saat memilih menu, ingatlah bahwa banyak orang tidak boleh mengonsumsi makanan tertentu karena alergi atau memiliki preferensi. Pengusaha jasa boga yang berpengalaman bisa memberikan beberapa opsi, misalnya: menu vegetarian, tidak mengandung kacang-kacangan, bebas gluten, makanan halal, atau pilihan menu lainnya. Setelah Anda mengurus semua hal yang harus disiapkan, sempatkan berkunjung ke tempat konferensi satu hari sebelumnya. Jangan menunggu sampai hari H baru Anda datang bersama peserta yang akan mengikuti konferensi. Satu hari sebelumnya, datanglah ke tempat konferensi dan adakan pertemuan dengan seluruh personel yang terlibat untuk memastikan bahwa semuanya sudah dipersiapkan dengan baik sampai hal-hal terkecil. Setelah mendapatkan gambaran besar topik yang akan dibahas dan menentukan judul konferensi, siapkan jadwal dimulai dari pembukaan konferensi sampai penutupan. Konferensi bisa dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai bidang usaha yang dibahas. Agar lebih mudah menyusun jadwal, konferensi biasanya dilaksanakan sesuai urutan berikut:  Awali konferensi dengan kata pengantar atau pidato pembukaan yang biasanya disampaikan oleh orang ternama di bidang usaha tertentu dan sudah menjadi pembicara kondang. Anda boleh mengadakan acara tersebut di malam hari lalu ditutup dengan makan malam atau sebagai sesi pertama di pagi hari untuk mengawali konferensi. Bagilah jadwal selanjutnya menjadi beberapa sesi yang lebih singkat. Jika konferensi diadakan atas permintaan peserta sesuai proposal yang mereka ajukan, sesuaikan materi dengan kebutuhan peserta. Akan tetapi, Anda juga boleh memasukkan jadwal lokakarya, cuplikan film, atau materi yang lain ke dalam jadwal konferensi. Tergantung jumlah peserta yang hadir, tentukan apakah setiap sesi bisa diikuti oleh seluruh peserta (disebut “pleno”) atau peserta perlu dibagi menjadi beberapa kelompok dan setiap kelompok akan mengikuti sesi yang berbeda secara paralel sesuai pilihan masing-masing (disebut “berkelompok”).  Tutuplah konferensi dengan mengundang pembicara untuk menyampaikan materi yang memotivasi atau menantang para peserta. Anda boleh memilih cara membawakan sesi sesuai kebutuhan perusahaan, misalnya dengan mengajar, membahas kasus, mengadakan seminar, menyampaikan kebijakan terbaru atau hasil penelitian, tanya jawab, atau presentasi menggunakan salindia.  Pilihan cara menyampaikan materi akan memengaruhi strategi publikasi. Jadi, siapkan sedini mungkin materi yang sangat bermanfaat bagi para peserta. Durasi setiap sesi bisa dimulai dari 45 menit sampai 3 jam tergantung banyaknya presentasi dan konten yang disampaikan. Pikirkan kegiatan bermanfaat yang bisa dimasukkan dalam jadwal dan berperan penting dalam mendukung kesuksesan konferensi, misalnya:  Jadwalkan kegiatan untuk kepentingan organisasi peserta konferensi, misalnya rapat bisnis atau pemberian penghargaan. Sediakan makanan jika peserta dikenakan biaya pendaftaran. Jika tidak dikenakan biaya, mintalah peserta membawa bekal (sebagai opsi terakhir). Peserta biasanya berharap mendapat makan setidaknya satu kali. Jika lokasi konferensi di dalam kota, berikan waktu istirahat agar peserta bisa makan siang di restoran terdekat. Tanyakan apakah peserta ingin dijadwalkan acara hiburan, misalnya: mengikuti tur di dalam kota, menonton acara komedi di malam hari, menonton film, atau menyaksikan pertunjukan di teater. Acara tersebut mungkin lebih sesuai untuk konferensi yang diadakan di kota besar atau untuk perusahaan, tetapi tidak selalu. Konferensi sangat beragam, misalnya konferensi yang bersifat akademis, religius, dan bisnis dengan peserta yang berbeda. Sebelum menyusun rencana, pastikan cukup banyak peserta yang berminat mengikuti konferensi. Anda tidak perlu melakukan banyak publikasi jika ingin mengadakan konferensi untuk kelompok kecil, misalnya untuk karyawan perusahaan atau komunitas gereja. Anda bisa menginformasikan rencana konferensi dengan mengirimkan surel, mengumumkan di buletin perusahaan, dan/atau memberitahukan dalam rapat administrasi. Untuk meyakinkan orang-orang di perusahaan, Anda perlu menentukan judul yang menarik atau mengundang pembicara hebat. Setelah mendapat kepastian dari pembicara ternama, cantumkan informasi tersebut dalam materi konferensi dan pemberitahuan ke calon peserta. Saat ini, media digital adalah sarana yang sangat penting untuk keberhasilan konferensi. Buatlah nama situs web dengan tautan yang mudah ditemukan jika ditelusuri dengan kata kunci judul konferensi atau kata lain yang berkaitan dengan konferensi. Tulislah informasi lengkap tentang konferensi di situs web dan cantumkan tautan di semua materi cetakan dan iklan yang berkaitan dengan konferensi.  Cantumkan tanggal, jam, dan alamat lokasi konferensi di situs web, termasuk nama pembicara terkenal. Informasikan juga transportasi, penginapan, lokasi menarik, dan jadwal konferensi jika sudah ada. Cantumkan juga tautan situs web jika peserta sudah bisa melakukan registrasi. Mulailah beriklan sejak jauh-jauh hari (setahun sebelumnya) agar pembicara bisa mengajukan proposal berisi materi yang akan disampaikan dalam konferensi. Pilihlah cara melakukan publikasi yang tepat sesuai besarnya konferensi dan latar belakang peserta. Pertimbangkan dari mana calon peserta mendapatkan informasi, mungkin dari:  Media sosial, misalnya dari akun Facebook dan Twitter organisasi sponsor Daftar kontak di Listservs dan alamat surel Blog, majalah, surat kabar, atau jurnal bisnis Poster, selebaran, atau pemberitahuan lain yang dikirim ke grup, organisasi, atau perusahaan yang relevan Saat menyiapkan draf iklan, cantumkan bahwa Anda sudah membuka pendaftaran atau menunggu pengajuan proposal perorangan atau grup berupa makalah, usulan panel, atau materi lokakarya. Anda boleh menentukan panjang proposal sesuai bidang usaha. Di bidang pendidikan, konferensi berskala kecil biasanya meminta abstrak beberapa ratus kata, sedangkan konferensi berskala besar meminta manuskrip lengkap. Persiapkan sarana agar peserta bisa mendaftarkan diri sebelum konferensi, walaupun masih beberapa bulan di muka. Dengan demikian, Anda bisa memperkirakan jumlah peserta yang akan hadir.  Buatlah situs web yang bertautan dengan situs web konferensi untuk registrasi. Jika Anda tidak memiliki keterampilan teknik untuk membuat situs web, gunakan layanan yang sudah ada. Contohnya: gunakan jasa berbayar dari RegOnline, yaitu perusahaan yang mengurus registrasi daring untuk berbagai acara, mengolah data, dan mengirimkannya kepada Anda dengan memberikan kemudahan bagi pengguna untuk mengaksesnya. Peserta juga boleh melakukan registrasi melalui telepon atau faksimile jika Anda memiliki fasilitas untuk memproses penerimaan pembayaran menggunakan kartu kredit. Jika Anda tidak menerima pendaftaran melalui internet atau telepon, buatlah formulir pendaftaran dalam format PDF lalu unggah di situs web. Informasikan bahwa peserta boleh mencetak formulir, mengisi, dan mengirimkannya bersama cek atau bukti transfer ke alamat surel perusahaan Anda. Agar peserta mendaftar lebih awal, tawarkan diskon bagi peserta yang melakukan pelunasan minimal satu bulan sebelumnya. Harga tiket sedikit lebih mahal jika peserta membayar di tempat konferensi.
Lakukan persiapan jauh-jauh hari. Bentuklah panitia. Tentukan tujuan dan buatlah agenda kerja. Tentukan lokasi dan tanggal konferensi. Tentukan judul konferensi. Buatlah anggaran keuangan. Tentukan harga dan cara penjualan tiket. Putuskan lokasi konferensi. Manfaatkan bantuan personel yang bekerja sebagai staf pengelola gedung pertemuan. Tentukan menu konsumsi. Sediakan waktu untuk melakukan pengecekan lokasi. Susunlah jadwal konferensi. Tentukan cara membawakan sesi. Pertimbangkan apakah Anda ingin memasukkan aktivitas lain. Tentukan peserta yang akan hadir. Mintalah pemimpin perusahaan berpartisipasi. Buatlah situs web. Pasanglah iklan. Mintalah proposal. Mulailah menerima pendaftaran.
https://www.wikihow.com/Organize-a-Conference https://www.wikihow.com/Organize-a-Conference https://www.wikihow.com/Organize-a-Conference https://www.wikihow.com/Organize-a-Conference
Planning the Conference: Early Stages Organizing the Conference Planning the Contents of the Conference Publicizing the Conference