Mempersiapkan Pelaksanaan Lokakarya Melaksanakan Lokakarya Melakukan Tindak Lanjut Setelah Lokakarya Mempersiapkan Lokakarya
Sempatkan mengatur ruangan dan menyesuaikan diri dengan situasi di tempat lokakarya. Temui teknisi audio-visual, penyedia jasa boga, atau anggota tim sebelum lokakarya dimulai. Sediakan cukup banyak waktu untuk mengantisipasi seandainya terjadi kendala atau Anda harus melakukan penyesuaian jadwal sesaat sebelum lokakarya dimulai. Pastikan komputer, laptop, proyektor, dan pengeras suara sudah berfungsi dengan baik agar Anda tidak perlu melakukan perbaikan dan lokakarya berjalan lancar. Jika diperlukan, mintalah bantuan teknisi saat menyiapkan perangkat audio-visual sebab orang-orang yang ahli di bidang teknologi bisa mempersiapkan peralatan dengan baik. Pengaturan kursi ditentukan oleh banyak peserta, kapasitas ruangan, dan aktivitas yang akan dilakukan. Idealnya, jumlah peserta harus dibatasi agar tempat duduk bisa diatur membentuk lingkaran atau setengah lingkaran. Dengan demikian, mereka akan saling mengenal dan lebih mudah berkomunikasi. Jika peserta akan menonton video atau menyaksikan peragaan, aturlah kursi agar membentuk setengah lingkaran atau garis lurus. Jika Anda perlu membagikan buku atau materi yang lain, letakkan di meja atau kursi sebelum lokakarya dimulai untuk menghemat waktu. Letakkan dokumen sesuai urutan dan cantumkan judul yang jelas. Hal-hal lain yang perlu disiapkan di dalam ruangan, misalnya:  Camilan dan minuman. Tanda pengenal dan jadwal lokakarya. Bolpoin dan pensil. Datang lebih awal memberikan Anda kesempatan untuk melakukan persiapan dan menenangkan diri. Selain itu, Anda sempat berkenalan dan berinteraksi dengan setiap peserta sebelum lokakarya dimulai. Setelah semua peserta duduk, arahkan perhatian mereka pada lokakarya. Beri tahukan nama Anda dan nama kecil Anda. Berikan penjelasan bahwa Anda memiliki keahlian sesuai topik lokakarya dan mengapa Anda ingin membahasnya. Jelaskan tujuan dan manfaat lokakarya kepada peserta. Beri tahukan jadwal lokakarya agar peserta bisa mempersiapkan diri. Sampaikan penjelasan tersebut dalam beberapa menit.  Walaupun topik lokakarya cukup serius, bersikaplah humoris agar suasana lebih menyenangkan dan peserta merasa lebih nyaman. Beri tahukan hal-hal yang sudah disediakan untuk peserta di dalam ruangan dan apa yang perlu mereka lakukan. Contohnya: mintalah peserta menulis nama masing-masing dan memakai tanda pengenal, persilakan minum kopi, dan beri tahukan materi yang sudah dibagikan. Informasikan kapan materi tersebut akan dibahas agar peserta tidak perlu langsung membaca atau menyiapkan laptop. Mintalah peserta memperkenalkan diri. Batasi waktu perkenalan dengan meminta peserta menyampaikan beberapa hal, misalnya: nama masing-masing dan apa yang mereka harapkan dari lokakarya. Berikan cukup waktu agar setiap peserta merasa nyaman berbicara di depan kelompok, tetapi jangan terlalu lama. Agar suasana lebih akrab, mintalah setiap peserta menjawab pertanyaan yang sifatnya personal, misalnya: “Apa film favorit Anda?” atau “Lagu apa yang paling Anda sukai?” Anda perlu menjelaskan jadwal kegiatan agar hal-hal yang sudah Anda persiapkan bisa terlaksana dengan baik dan peserta tidak bertanya-tanya. Letakkan jadwal di meja Anda dan laksanakan lokakarya sesuai jadwal. Mereka akan mengapresiasi jika sudah mendapatkan informasi apa yang akan Anda lakukan dan apa sebabnya. Contohnya, jelaskan kepada peserta hal-hal berikut:  ”Pertama, kita akan membahas studi kasus untuk memastikan Anda memahami masalahnya. Setelah itu, kita akan membentuk beberapa kelompok kecil untuk mencari solusi masalah yang paling tepat.” ”Sebelum Anda mempelajari program komputer baru, kita akan membahas beberapa istilah yang perlu Anda pahami. Setelah itu, Anda akan mengikuti tes untuk memastikan Anda sudah memahami istilah tersebut. Selanjutkan, kita akan membahas berbagai hal melalui sesi diskusi.” ”Perkenalkan diri kepada orang yang duduk di sebelah Anda. Beberapa menit lagi kita akan mengadakan permainan peran secara berpasangan sebagai konselor dan siswa yang sedang berinteraksi.” Selain menyusun jadwal lokakarya, lakukan antisipasi dengan menyiapkan kegiatan alternatif seandainya susunan acara perlu diubah sesuai respons dan ekspektasi peserta. Dengan demikian, Anda sudah siap jika ada pertanyaan, usul, dan permintaan dari peserta. Siapkan juga beberapa pilihan aktivitas yang akan ditentukan melalui pemungutan suara. Dengan demikian, Anda bisa berfokus membahas materi yang benar-benar penting, alih-alih membahas materi yang tidak bermanfaat. Tindak lanjuti penyampaian informasi dengan mengadakan aktivitas kelompok agar peserta lebih memahami informasi yang Anda sampaikan. Interaksi dalam kelompok adalah metode yang sangat efektif untuk mengajarkan teknik menemukan solusi masalah.  Teknik mengajar lokakarya berbeda dengan mengajar kuliah. Agar peserta merasa lebih dihargai, mintalah mereka memberikan sumbangan pemikiran dan pendapat. Biarkan peserta saling mengajari apa yang Anda ajarkan kepada mereka, misalnya dengan:  Menyampaikan informasi secara ringkas lalu mintalah peserta mengajukan pertanyaan. Bentuklah beberapa kelompok lalu berikan tugas kepada peserta. Setelah itu, mintalah setiap kelompok mempresentasikan laporan di depan seluruh peserta. Putarlah video lalu mintalah peserta mendiskusikan tanggapan mereka secara berpasangan. Berikan advis cara mengatasi masalah lalu mintalah beberapa peserta melakukan permainan peran. Undanglah seorang ahli untuk memperagakan teknik tertentu lalu mintalah peserta menjawab pertanyaan kuis tentang teknik tersebut. Anda tidak perlu terus berbicara dan menjelaskan hal-hal kecil selama lokakarya sebab peserta akan merasa bosan dan kesal. Ingatlah bahwa lokakarya bukan kuliah atau rapat sebab lebih banyak melibatkan interaksi, aktivitas, dan kerja kelompok. Rehat adalah kesempatan untuk menyerap informasi dan melakukan refleksi. Beri tahukan jadwal rehat kepada peserta sebelum lokakarya dimulai agar mereka bisa menentukan kapan akan ke kamar kecil, menelepon, dan mengurusi keperluan pribadi. Jangan meniadakan jadwal rehat, meskipun ketersediaan waktu sangat terbatas. Kemampuan berkonsentrasi akan berkurang setelah melakukan aktivitas yang sama selama 20 menit. Manfaatkan kondisi ini sebagai cara meningkatkan kreativitas, alih-alih sebagai kendala. Lakukan perubahan dengan melakukan aktivitas yang berbeda, mintalah peserta mengatur ulang penataan kursi, atau adakan rehat setiap 20-30 menit agar semua peserta merasa terlibat dan termotivasi. Meskipun Anda membahas topik yang serius, peserta akan memberikan atensi dan lebih mudah memahami informasi jika sekali-sekali Anda menceritakan anekdot. Pikirkan cara yang etis dan bertanggung jawab untuk menceritakan humor saat Anda membawakan presentasi, memimpin diskusi, dan beraktivitas. Hal ini juga membuat peserta tetap santai, terjaga, dan merasa nyaman. Perlakukan setiap peserta dengan adil dan respek. Setiap peserta harus mendapatkan kesempatan yang sama, misalnya menjadi pemimpin kelompok diskusi. Berikan semangat kepada peserta yang pendiam atau pemalu agar mereka mau berbicara. Dengan demikian, setiap orang akan merasa didengarkan dan dihargai. Jangan biarkan peserta atau Anda sendiri mendominasi diskusi. Lokakarya biasanya berjalan lancar dengan asumsi semua peserta datang karena ingin belajar. Akan tetapi, mungkin saja ada peserta yang tidak mau berpartisipasi atau mengganggu peserta lain. Bersikaplah profesional dalam situasi apa pun. Tunjukkan perilaku yang pantas dihargai agar orang lain menghargai Anda. Jelaskan apa yang Anda harapkan dari peserta. Jika ada peserta yang mengganggu atau merundung peserta lain, ajaklah ia berbicara secara pribadi. Tegaskan pentingnya apa yang Anda ajarkan dan jelaskan bahwa Anda mengharapkan peserta bersikap dewasa dan profesional. Jelaskan secara ringkas semua materi yang sudah Anda bahas selama lokakarya agar peserta mengetahui apa saja yang mereka pelajari dan keterampilan apa yang mereka dapatkan. Sampaikan lagi tujuan lokakarya yang sudah Anda jelaskan saat menyampaikan kata sambutan dan ungkapkan bahwa para peserta diharapkan sudah mencapai tujuan tersebut. Ucapkan selamat kepada seluruh peserta atas kerja keras mereka dan pengetahuan baru yang mereka peroleh. Siapkan formulir evaluasi dan mintalah peserta mengisinya beberapa menit sebelum lokakarya ditutup. Berikan waktu yang cukup agar mereka sempat memberikan komentar dan menjawab pertanyaan dengan baik. Umpan balik langsung bermanfaat untuk meningkatkan kualitas lokakarya dan mengembangkan pengetahuan yang akan diajarkan. Ajukan pertanyaan berikut kepada peserta:  Apa tujuan lokakarya ini? Apakah tujuan tersebut sudah tercapai? Aktivitas apa yang paling membantu saat Anda mempelajari materi lokakarya? Aktivitas apa yang tidak bermanfaat selama Anda mengikuti lokakarya? Apakah durasi waktu lokakarya sudah cukup? Dari berbagai materi lokakarya (makalah, artikel, kuis, dll.), mana yang paling bermanfaat dan mana yang tidak bermanfaat? Apa yang Anda pelajari atau kembangkan melalui lokakarya ini? Apa yang rekan Anda pelajari atau kembangkan melalui lokakarya ini? Apakah ada yang perlu diubah atau diperbaiki dari lokakarya ini? Jika ada, mohon berikan saran perbaikan. Apakah ada topik lokakarya lain yang ingin Anda ikuti? Tanyakan kepada peserta apakah Anda boleh menghubungi mereka untuk meminta masukan tentang pelaksanaan lokakarya. Beberapa orang membutuhkan waktu untuk merefleksikan pengalaman mereka selama mengikuti lokakarya. Mungkin Anda akan mendapatkan wawasan baru setelah menghubungi peserta beberapa hari atau beberapa minggu kemudian dengan mengajukan pertanyaan berikut:  Seberapa baik Anda mengingat informasi yang Anda pelajari saat mengikuti lokakarya? Apakah Anda masih memikirkan hal-hal yang Anda dapatkan selama lokakarya? Apa manfaat lokakarya yang membantu Anda dalam bekerja? Apakah ada cara lain yang lebih membantu? Setelah mengikuti lokakarya, materi apa yang masih Anda manfaatkan? Materi apa yang sudah Anda buang atau abaikan? Jika cukup banyak peserta yang berminat mengikuti lokakarya lanjutan, pertimbangkan untuk mengadakan lokakarya tingkat 2. Manfaatkan lokakarya ini untuk menjawab lebih banyak pertanyaan, membahas topik lebih dalam, atau mengembangkan teknik yang diajarkan dalam lokakarya tingkat 1. Pastikan lokakarya lanjutan ini tidak sekadar mengulang materi yang sudah dibahas dan sesuai bagi peserta yang memiliki keterampilan lebih tinggi. Tulislah tujuan lokakarya yang ingin Anda capai, misalnya: mengajarkan keterampilan, memberikan informasi, atau meningkatkan kesadaran. Apa yang ingin Anda ajarkan kepada peserta? Mungkin Anda ingin mengajarkan keterampilan tertentu, membahas topik dalam kehidupan sehari-hari, atau berbagi pengalaman untuk memberikan inspirasi kepada peserta. Pertimbangkan tujuan yang ingin Anda capai dan apa alasannya. Anda bisa mengadakan lokakarya untuk:  Mengajarkan cara menulis surat pengantar yang persuasif. Mengajarkan cara menyampaikan kabar buruk kepada pasien. Mengajarkan 5 teknik agar siswa pendiam mau bertanya/memberikan pendapat di kelas. Mengajarkan cara menyiapkan materi presentasi yang efektif menggunakan Powerpoint. Apakah para peserta perlu saling mengenal atau tidak? Apakah peserta sudah memahami topik yang akan dibahas atau belum tahu sama sekali? Apakah peserta mengikuti lokakarya atas kemauan sendiri atau untuk memenuhi syarat kelulusan praktik kerja? Jawaban pertanyaan tersebut akan memengaruhi persiapan lokakarya. Contohnya: jika para peserta sudah saling mengenal, Anda bisa langsung mengadakan aktivitas kelompok. Jika mereka belum saling mengenal, adakan kegiatan untuk menghangatkan suasana, dan berikan kesempatan kepada peserta untuk memperkenalkan diri. Pilihlah waktu yang tepat agar peserta tidak mengantuk dan mampu berkonsentrasi selama mengikuti lokakarya.  Jangan mengadakan lokakarya di malam hari setelah jam kerja sebab peserta biasanya sudah lelah dan cenderung cepat bosan. Bagikan selebaran, pasanglah poster, atau hubungi pebisnis agar lebih banyak peserta yang berminat mengikuti lokakarya. Tentukan judul lokakarya yang tepat, buatlah desain iklan yang menarik. Berikan penjelasan singkat apa sebabnya orang-orang perlu mengikuti lokakarya dan apa  manfaatnya. Buatlah selebaran bergambar dengan kata-kata yang menarik perhatian. Lokakarya bukan kuliah yang biasanya dihadiri banyak mahasiswa. Jumlah peserta tidak boleh terlalu banyak agar mereka bisa bertanya, mempraktikkan keterampilan, dan bekerja sama, tetapi harus cukup banyak agar lokakarya tetap menyenangkan. Jumlah peserta sebaiknya 8-15 orang. Adakalanya, Anda tidak bisa menentukan jumlah peserta. Jika peserta sangat banyak, pikirkan cara kreatif agar Anda tidak kewalahan. Contohnya: lokakarya yang diikuti 40 peserta bisa dibagi menjadi 5 kelompok dengan 8 anggota/kelompok. Libatkan beberapa fasilitator atau pembicara yang lain untuk mendukung penyelenggaraan lokakarya yang diikuti banyak peserta. Beberapa lokakarya boleh diikuti jika peserta sudah mengerjakan tugas, misalnya: mempelajari artikel jurnal, menulis cerita pendek, atau membaca tulisan orang lain. Jika peserta harus mengerjakan tugas sebelum mengikuti seminar, beri tahukan jauh-jauh hari. Tentukan tenggat yang jelas jika peserta harus mengumpulkan tugas terlebih dahulu. Informasikan cara peserta menyampaikan tugas mereka. Apakah mereka harus menyerahkan tugas dalam bentuk cetakan atau cukup dikirim via surel? Lokakarya bisa berlangsung selama 30 menit sampai 3 hari. Berapa pun waktu yang tersedia, mungkin Anda hanya memiliki waktu yang terbatas untuk menjelaskan pengetahuan kepada audiens. Alih-alih memberikan penjelasan mendetail dalam waktu singkat, pilihlah topik yang bermanfaat bagi peserta, misalnya: keterampilan, teknik, dan informasi yang peserta butuhkan. Prioritaskan hal-hal tersebut dalam rencana kerja. Cara belajar orang dewasa sangat bervariasi. Ada orang-orang yang lebih mudah belajar dengan pendekatan visual, oral, melakukan praktikum, atau kombinasi. Siapkan berbagai teknik menyampaikan materi lokakarya untuk mengantisipasi cara belajar tersebut, misalnya: menyiapkan makalah, perangkat audio-visual, materi berbasis komputer, dan melakukan permainan peran (role play). Pertimbangkan apakah Anda perlu menyiapkan bahan bacaan, studi kasus, glosarium istilah penting, dan kuis sejak jauh-jauh hari agar masih sempat diperbaiki jika ada salah ketik atau materi yang perlu dikoreksi. Pilihlah ukuran huruf yang cukup besar agar mudah dibaca. Berikan judul dan tanggal di setiap dokumen agar peserta bisa memanfaatkan materi lokakarya di kemudian hari.  Jika bahan bacaan agak panjang, kirimkan dahulu bacaan tersebut kepada peserta agar mereka sudah mempersiapkan diri sebelum mengikuti lokakarya.  Jika Anda akan membagikan banyak dokumen, sebaiknya Anda berikan map kepada peserta agar mereka bisa menyimpan berkas dengan rapi. Lembaran materi sebaiknya dibagikan kepada peserta setelah dijilid berbentuk buku, terutama jika Anda ingin mengadakan lokakarya secara rutin. Bahan presentasi berupa salindia, video, atau rekaman suara perlu Anda siapkan jauh-jauh hari. Pastikan dahulu semuanya bisa ditayangkan dengan baik dan disimpan dengan format yang sesuai dengan fasilitas yang tersedia di tempat lokakarya. Sediakan waktu untuk berkonsultasi dengan teknisi audio-visual di tempat lokakarya agar materi yang Anda siapkan bisa dipresentasikan dengan baik. Ingatlah bahwa komputer Anda mungkin tidak kompatibel dengan proyektor di tempat lokakarya atau tidak tersedia pengeras suara. Pastikan ruangan yang akan Anda gunakan saat lokakarya mampu mengakomodasi perangkat yang Anda miliki. Jika peserta harus menjawab pertanyaan menggunakan komputer atau melakukan diskusi dalam jaringan (online), siapkan materi sedini mungkin. Pertimbangkan apakah peserta harus membawa komputer atau gawai masing-masing. Jika diperlukan, informasikan hal ini kepada peserta. Jika peserta harus melakukan aktivitas dalam jaringan, konsultasikan dahulu rencana tersebut dengan teknisi di tempat lokakarya untuk memastikan ada fasilitas internet nirkabel dan tanyakan kata sandinya terlebih dahulu. Tergantung topik dan jumlah peserta, mungkin Anda perlu melibatkan orang lain sebagai fasilitator. Contohnya: tenaga ahli mampu mendemonstrasikan teknik pengobatan baru, pembicara tamu yang humoris bisa menjelaskan manfaat lokakarya melalui anekdot, dan asisten bisa membantu Anda menangani grup besar. Jika Anda membutuhkan dukungan orang lain, rekrutlah jauh-jauh hari. Lokakarya akan semakin baik jika mereka memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan diri. Interaksi antarpeserta merupakan salah satu cara belajar dalam lokakarya. Carilah informasi berbagai aktivitas grup sesuai topik dan tujuan lokakarya. Aktivitas bisa dilakukan secara berpasangan, dalam grup kecil, atau grup besar yang melibatkan semua peserta. Pastikan Anda memberikan kesempatan kepada setiap orang agar mereka sempat berpartisipasi secara aktif. Aktivitas grup bisa berupa:  Debat. Bentuklah dua kelompok yang akan saling mempertahankan pendapat. Berbagi hasil diskusi. Ajukan pertanyaan sebagai bahan diskusi dan berikan kesempatan agar peserta memikirkan jawaban masing-masing. Setelah itu, mintalah peserta memilih teman diskusi, membahas pendapat dengan teman diskusi, dan menjelaskan kesimpulan kelompok kepada seluruh peserta. Sesi tanya jawab. Jika Anda akan mempresentasikan banyak informasi, berikan kesempatan kepada peserta untuk mengajukan pertanyaan atas materi lokakarya. Anda bisa menjawabnya sendiri atau meminta peserta lain yang menjawab. Aktivitas permainan peran. Berikan tugas kepada peserta untuk melakukan permainan peran dengan mempraktikkan apa yang baru saja mereka pelajari. Sesi sumbang saran. Mintalah peserta menyampaikan berbagai ide sebanyak mungkin lalu catatlah semuanya di papan tulis. Setelah itu, ajaklah peserta mengevaluasi semua ide yang mereka ajukan. Orang-orang cenderung terfokus mengerjakan tugas dan mengingat pelajaran ketika mereka boleh beristirahat. Buatlah jadwal istirahat minimal 5 menit setiap 1 jam. Walaupun akan mempersingkat durasi lokakarya, cara ini memberikan hasil yang lebih bermanfaat. Pada umumnya, aktivitas selama lokakarya membutuhkan waktu 10-20% lebih banyak dari perkiraan. Sesi tanya jawab yang Anda perkirakan 10 menit biasanya baru berakhir setelah 12 menit. Sediakan waktu yang cukup untuk setiap aktivitas utama atau topik penting yang akan dibahas. Sebisa mungkin, jangan membahas materi secara berlebihan sebab peserta akan merasa lelah dan serba tergesa-gesa. Jika Anda khawatir lokakarya akan selesai lebih awal, lakukan antisipasi dengan menyiapkan aktivitas tambahan yang mendukung proses belajar. Dengan demikian, Anda sudah siap seandainya lokakarya selesai lebih awal. Sediakan makanan dan minuman yang menyehatkan bagi para peserta sebab lokakarya membutuhkan banyak energi. Idealnya, biaya konsumsi sudah diperhitungkan dalam biaya lokakarya agar peserta tidak perlu mengeluarkan uang lagi untuk membayar konsumsi. Jangan menyediakan makanan yang tidak bergizi sebab hanya memberikan energi sesaat, tetapi setelah itu, peserta akan mengantuk, bosan, dan cepat lelah. Pilihlah makanan dan camilan sehat yang meningkatkan energi, misalnya: buah-buahan, sayur-sayuran, dan roti gandum utuh.
Datanglah lebih awal. Siapkan semua peralatan sebelum peserta datang. Aturlah kursi untuk peserta. Distribusikan materi lokakarya. Sambutlah setiap peserta. Perkenalkan diri dan bukalah lokakarya. Mulailah lokakarya dengan mencairkan suasana. Sampaikan jadwal kegiatan yang jelas. Siapkan kegiatan alternatif. Gunakan teknik interaksi untuk menyampaikan informasi. Jangan terlalu banyak berbicara. Berikan kesempatan rehat sesuai jadwal. Ubahlah aktivitas setiap 20-30 menit. Hidupkan suasana. Ciptakan suasana yang saling menghargai dan demokratis. Bersiaplah menghadapi hal-hal tidak terduga. Akhiri lokakarya dengan meringkas materi yang sudah disampaikan. Mintalah umpan balik sebelum lokakarya berakhir. Hubungi peserta beberapa hari atau beberapa minggu setelah lokakarya sebagai tindak lanjut. Jadwalkan lokakarya lanjutan jika diperlukan. Tentukan tujuan lokakarya. Tentukan siapa yang akan mengikuti lokakarya. Adakan lokakarya di pagi atau siang hari. Sebarkan iklan lokakarya. Carilah 8-15 peserta. Persiapkan peserta sebelum mereka mengikuti lokakarya. Prioritaskan tujuan lokakarya. Siapkan alat bantu untuk mengajar. Siapkan materi tercetak. Siapkan materi audio-visual. Siapkan materi berbasis komputer. Rekrutlah tenaga ahli, pembicara, dan asisten. Tentukan aktivitas grup yang akan dilakukan selama lokakarya. Sediakan waktu untuk rehat. Jangan memberikan materi secara berlebihan. Pilihlah jasa boga yang baik.
https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop https://www.wikihow.com/Conduct-a-Workshop
Setting Up the Workshop Running the Workshop Following Up After the Workshop Preparing for the Workshop