Menyusun Isi Surel Menciptakan Kesan yang Positif Mengakhiri Surel
Oleh karena dosen yang bersangkutan tidak hanya mengajar Anda, kemungkinan besar dia perlu diingatkan mengenai identitas diri Anda. Oleh karena itu, selalu awali surel dengan menyebutkan nama Anda, serta nama mata kuliah yang mempertemukan Anda dengannya berikut jam perkuliahannya, seperti “kelas Marketing di siang hari." Ingat, dosen adalah orang yang sangat sibuk. Oleh karena itu, pastikan isi surel Anda tidak berbelit-belit agar tidak menyita terlalu banyak waktunya untuk hal-hal yang tidak penting. Sampaikan maksud Anda dengan singkat, lugas, dan jelas, serta hindari detail yang tidak penting atau kurang relevan. Misalnya, jika Anda memiliki pertanyaan terkait sebuah tugas, sampaikan itu dengan lugas: “Ada yang ingin saya tanyakan terkait tugas yang Bapak/Ibu berikan pada hari Kamis lalu. Tugas tersebut sebetulnya harus dikerjakan secara berkelompok atau individual ya, Pak/Bu?” Ingat, surel ini bukanlah unggahan Facebook atau pesan teks kepada teman sebaya Anda! Artinya, selalu gunakan kalimat yang lengkap dan formal untuk menunjukkan profesionalisme Anda.  Misalnya, jangan menulis, “Materi di kelas terakhir keren banget, Pak/Bu!" Alih-alih, cobalah menulis, “Terima kasih karena materi terakhir yang Bapak/Ibu ajarkan berhasil mencerahkan pemahaman saya." Ketika menghubungi dosen untuk pertama kalinya, jangan lupa menggunakan nada dan tata bahasa yang profesional. Artinya, jangan menggunakan emotikon untuk alasan apa pun! Jika Anda sudah beberapa kali berkirim pesan dengan dosen yang bersangkutan, seharusnya isi surel Anda pun bisa ditulis dengan nada yang lebih kasual, terutama jika dosen yang bersangkutanlah yang terlebih dahulu bersikap informal (seperti mengirim emotikon kepada Anda). Sejatinya, cukup banyak mahasiswa yang gemar memberikan tuntutan kepada dosennya. Jangan melakukannya, karena perilaku tersebut tidak akan membantu Anda untuk mendapatkan apa pun! Alih-alih, sampaikan maksud Anda dalam bentuk permintaan yang bisa dikabulkan oleh dosen Anda, bisa juga tidak. Misalnya, jika ingin meminta perpanjangan waktu pengumpulan tugas, jangan menulis, “Nenek saya baru saja meninggal, jadi tenggat pengumpulan tugas saya tolong diperpanjang, ya." Alih-alih, tuliskan kalimat yang bernada lebih sopan seperti, “Mohon maaf Pak/Bu, minggu ini terasa sangat berat untuk saya karena nenek saya baru saja meninggal. Jika berkenan, bersediakah Bapak/Ibu memberikan perpanjangan waktu terkait pengumpulan makalah?" Jika surel ditujukan untuk teman sebaya, tentu saja penerima surel tidak akan mempermasalahkan kesalahan peletakan tanda titik atau koma. Namun, jika surel ditujukan untuk dosen, pastikan setiap tanda baca diletakkan di tempat yang tepat. Terlepas dari semakin menjamurnya penggunaan bahasa teks di internet, jangan pernah menerapkannya di dalam surel bernada profesional! Dengan kata lain, tuliskan setiap kata dalam bentuk lengkapnya, seperti “Bapak” alih-alih “Bpk”. Gunakan ejaan yang benar agar surel Anda terlihat lebih profesional! Jangan lupa mengecek ketepatan isi surel dengan bantuan aplikasi atau program komputer untuk memeriksa ejaan. Secara khusus, kata-kata yang tercantum di awal kalimat harus ditulis dengan huruf besar, sebagaimana beberapa jenis kata benda (seperti nama panggilan). Jangan sampai memperlakukan surel sebagaimana percakapan melalui pesan teks dan pastikan Anda selalu menempatkan huruf besar dengan benar. Umumnya, pertanyaan Anda sudah terjawab di dalam material yang telah diberikan oleh dosen di awal proses perkuliahan. Alhasil, bersikeras menanyakannya kepada dosen hanya akan membuat Anda terlihat seperti mahasiswa yang tidak serius, sekaligus dapat membuat dosen kesal karena isi surel Anda telah menyita waktunya yang berharga.  Silabus perkuliahan umumnya akan mengandung informasi terkait tugas, tenggat pengumpulan tugas, kebijakan di dalam kelas, dan format tugas. Jika dosen hanya memberikan daftar bacaan, tidak ada salahnya mengirimkan surel untuk menanyakan materi yang tidak dijelaskan di dalam silabus perkuliahan. Kemungkinan besar, dosen Anda akan menerima belasan hingga puluhan surel setiap harinya. Itulah mengapa, Anda harus menggunakan alamat surel akademis agar surel yang dikirimkan tidak secara otomatis masuk ke kotak spam. Selain itu, mengirim surel dengan alamat surel akademis akan terlihat jauh lebih profesional sekaligus membantu dosen untuk mengetahui nama pengirim dengan jelas, terutama karena alamat surel akademis umumnya akan mencantumkan nama lengkap mahasiswa yang bersangkutan. Dengan kata lain, pastikan isi surel Anda sudah bisa diketahui oleh dosen yang bersangkutan meski dia hanya membaca subjeknya. Dengan mengetahui maksud surel Anda sedari awal, niscaya dosen akan terbantu untuk menyisihkan waktu yang tepat untuk membaca dan menanggapinya. Oleh karena itu, selalu cantumkan subjek surel yang lugas dan jelas! Misalnya, Anda bisa menulis, “Pertanyaan mengenai Tugas Terbaru” atau “Esai Tugas Akhir." Seberapa pun pentingnya keinginan Anda, tetaplah mengawali surel dengan memberikan sapaan yang bernada formal, sebagaimana ketika Anda menulis surat formal serupa. Misalnya, awali surel dengan menulis “Yth. Dr. Jones,” yang diikuti oleh tanda koma. Jangan lupa menggunakan nama panggilan yang sesuai dengan preferensi dosen tersebut, ya!.  Jika tidak yakin bahwa dosen yang bersangkutan sudah meraih gelar doktorat, cukup sapa dia sebagai “Pak Jones.” Jika Anda berdua sudah sering berinteraksi secara personal, tidak ada salahnya menggunakan salam pembuka yang bernada lebih kasual, seperti “Halo, Pak/Dr. Jones.” Dengan kata lain, pastikan keinginan atau permintaan Anda tercantum dengan jelas di akhir surel. Misalnya, jika Anda menginginkan balasan darinya, jangan lupa mengatakannya. Jika merasa perlu bertemu dengannya, sampaikan pula maksud tersebut. Telusuri surel untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa yang dilakukan. Sering kali, proses ini akan membantu Anda untuk menemukan satu atau dua kesalahan kecil yang perlu untuk diperbaiki. Pastikan isi surel Anda tidak terdengar seperti sedang menuntut sesuatu. Pastikan pula maksud Anda tersampaikan dengan lugas, jelas, dan tidak diwarnai oleh informasi personal yang kurang penting. Selain tidak efektif, perilaku tersebut juga tidak profesional. Sebagaimana ketika Anda mengawali surel dengan salam pembuka yang profesional, lakukan hal yang sama untuk mengakhiri surel. Misalnya, gunakan salam penutup bernada formal seperti “Dengan hormat” atau “Salam hormat”, yang diikuti dengan tanda koma dan diakhiri dengan nama lengkap Anda. Setelah surel dikirimkan, jangan terus-menerus meneror dosen Anda untuk mengirimkan balasan. Namun, jika surel Anda belum dibalas selama satu minggu atau lebih, tidak ada salahnya mencoba mengirimkan surel yang sama kembali, sekadar untuk berjaga-jaga jika surel pertama Anda terlewatkan olehnya. Setelah menerima balasan surel dari dosen yang bersangkutan, jangan lupa menanggapinya untuk menunjukkan bahwa surel tersebut sudah Anda terima dengan baik. Misalnya, Anda bisa sekadar mengirimkan ucapan terima kasih singkat atau jika perlu, mengirimkan balasan yang lebih panjang dengan aturan penulisan yang sama agar tetap terdengar profesional. Jika masalah atau pertanyaan Anda belum terjawab melalui surel, cobalah meminta kesediaannya untuk bertemu secara langsung.  Misalnya, Anda bisa menulis, “Terima kasih atas tanggapannya, Pak/Bu. Sampai bertemu di kelas." Jika merasa perlu bertemu dengan dosen yang bersangkutan setelahnya, cobalah menulis, “Saya sangat menghargai pandangan Bapak/Ibu terkait masalah tersebut. Jika berkenan, bisakah saya bertemu langsung dengan Bapak/Ibu untuk mendiskusikannya lebih mendetail?”
Sampaikan identitas diri Anda dengan jelas. Berfokuslah pada maksud Anda. Menulislah dalam kalimat yang lengkap. Gunakan nada surel yang tepat. Sampaikan permintaan Anda dengan sopan. Gunakan tanda baca yang benar. Tuliskan setiap kata dengan ejaan yang benar. Tempatkan huruf besar dengan benar. Baca silabus perkuliahan untuk mencari tahu jawaban atas pertanyaan Anda. Gunakan alamat surel akademis Anda. Cantumkan subjek yang representatif. Awali surel dengan menyebutkan nama dosen berikut gelarnya. Sampaikan aksi yang perlu dilakukan oleh dosen Anda. Baca kembali tata bahasa yang digunakan di dalam surel. Baca kembali surel tersebut dari perspektif dosen Anda. Akhiri surel dengan salam penutup formal. Kirimkan surel kembali setelah satu minggu. Berikan respons atas balasan surel yang Anda terima.
https://www.wikihow.com/Email-a-Professor https://www.wikihow.com/Email-a-Professor https://www.wikihow.com/Email-a-Professor
Creating the Content of the Email Making a Good First Impression Finishing Up Your Email