Membangun Daftar Alamat Surat Elektronik Mempertimbangkan Pembaca Mengatur Struktur Surat Eletronik
Menjualbelikan daftar alamat surel donor potensial adalah kegiatan yang ilegal menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Ada beberapa perusahaan yang akan mengizinkan Anda “menyewa” daftar surel untuk sekali pakai, tetapi harganya sangat mahal. Ribuan alamat surel bisanya hanya mendapatkan hasil yang kecil. Lebih baik gunakan uang Anda untuk hal lain dan cari cara yang lebih baik untuk membangun daftar alamat surel. Setiap kali organisasi nonprofit Anda terlibat dalam suatu acara, pastikan Anda memberikan cara agar orang-orang dapat menuliskan alamat surel mereka di daftar surel Anda. Pastikan kertas pendaftaran menyebutkan dengan jelas bahwa mereka bersedia dimasukkan ke dalam daftar alamat surel Anda. Cobalah mengadakan undian atau kontes untuk mendapatkan lebih banyak nama. Di dalam sebuah acara, buatlah undian atau kontes untuk orang-orang yang mendaftarkan alamat surel mereka. Pastikan organisasi nonprofit Anda memiliki profil yang kuat di media sosial – dari Twitter sampai Facebook sampai Instagram. Sangat mudah menjangkau orang melalui media sosial dan jika Anda memiliki materi yang menarik, orang-orang mungkin akan membagi tulisan Anda atau mulai membantu Anda meminta donasi. Mintalah jaringan Anda di media sosial untuk mendaftarkan alamat surel mereka agar mereka tidak melewatkan pengumuman penting. Situs web Anda harus memberi tahu pengunjung bagaimana cara mendaftarkan alamat surel mereka. Situs ini tidak perlu terlihat mencolok, tetapi harus mudah ditemukan dan digunakan. Sebuah surat yang dikirim oleh organisasi kepada seorang individu sering terdengar formal dan tidak personal karena media komunikasi yang digunakan.  Namun, surel, seperti blog, memiliki nada yang lebih kasual.  Gunakan kata ganti orang kedua untuk pembaca. Gunakan ekspresi sehari-hari untuk membuat pembaca merasa dekat dengan Anda, seperti “Dia membanting tulang” atau “Jangan berpangku tangan.” Gunakan bahasa yang tidak bertele-tele, jujur dan terbuka saat berbicara dengan pembaca sehingga mereka merasa dekat dengan Anda dan menganggap permintaan Anda tulus. Gunakan jenis huruf dan tampilan visual yang sederhana. Jangan menggunakan jenis huruf kursif – gunakan jenis-jenis huruf Serif dan jangan gunakan jenis huruf yang berbeda untuk judul dan teks. Variasikan tebal atau ukuran huruf untuk memberi penekanan.  Surel Anda harus mudah dipahami dari aspek bahasa – sebaiknya gunakan bahasa yang dapat dipahami siswa SMP. Jangan membuat surel yang terlalu rumit. Tulisan Anda harus jelas, bebas kesalahan (struktur bahasa atau ejaan), dan mudah dibaca. Jika Anda ingin memastikan surel Anda dibuka atau menentukan orang seperti apa yang membaca surel Anda, Anda tidak perlu menunggu untuk mendapatkan informasi ini bersamaan dengan surel balasan atau donasi. Jika Anda menggunakan layanan seperti MailChimp, Anda dapat menggunakan data metrik yang dihasilkan oleh layanan ini untuk membuat surel yang sesuai dengan target pembaca.  Anda dapat melihat data metrik, seperti jumlah klik, jumlah surel yang dibuka, dan jumlah surel yang dibaca. Data jumlah surel yang dibuka membantu menentukan judul subjek yang populer dan meningkatkan jumlah orang yang membaca surel Anda. Alasan lain menggunakan layanan penyedia surel adalah Anda terhindar dari kemungkinan diduga sebagai spammer. Anda juga akan menghabiskan banyak waktu membuat daftar alamat surel, memecahnya menjadi lebih kecil untuk memenuhi syarat jumlah alamat maksimum (kebanyakan surel memiliki batas maksimum 50 penerima per surel), membalas surel satu per satu, dan mengurus surel yang terpantul karena alamatnya sudah tidak aktif. Periksa secara berkala daftar surel Anda untuk memastikan bahwa orang-orang di dalamnya akan membaca surel Anda, terutama orang-orang yang mengekspresikan ketertarikan mereka secara eksplisit. Hasil data metrik Anda akan menjadi lebih baik dan Anda akan menggunakan waktu dengan lebih efisien. Gunakan nada yang berbeda-beda sesuai dengan kelompok donor. Contoh, jika Anda memiliki sekelompok orang yang membalas surel Anda secara reguler, kirimkan surel dengan nada yang personal. Susun daftar lain berisi nama-nama orang yang biasanya tidak membuka surel Anda. Kirimkan surel dengan nada yang tidak terlalu kasual. Buat pula surel dengan nada “menjelaskan” untuk orang-orang yang baru pertama kali menerima surel Anda. Layanan penyedia surel akan membantu Anda membuat surel terasa personal dengan mencantumkan nama pembaca, seperti “Kepada Bapak Henry.” Untuk membuat pembaca Anda merasa terlibat, berikan data tentang bagaimana dana Anda digunakan atau akan digunakan. Informasi ini dapat diletakkan di paragraf pembuka atau di bagian tempat Anda meminta tindak lanjut pembaca atau di kedua bagian tersebut. Orang-orang akan lebih senang memberi saat mereka tahu dana mereka telah digunakan untuk tujuan yang baik. Jangan lupa mengirim ucapan terima kasih personal setelah Anda menerima donasi.  Perbuatan sederhana semacam ini bisa menjamin donasi berulang di masa depan. Anda sebaiknya mengirim ucapan ini secepat mungkin; anggaplah ucapan ini sebagai tanda terima uang.  Jika Anda mendapatkan donasi yang besar setiap bulan, buatlah sebuah pola yang dapat Anda salin sehingga Anda dapat menempelnya ke dalam draf surel dan menyesuaikannya dengan cepat. Kepala berita adalah baris pertama dalam surel yang berfungsi sebagai judul. Dari seluruh surel yang dikirimkan, hanya 15% surel yang dibuka. Kepala berita yang menarik akan mempertahankan perhatian 15% orang tersebut dan mendorong mereka untuk terus membaca.  Di hampir seluruh akun surel, Anda dapat membaca baris pertama (kepala berita) surel di sebelah baris subjek. Kepala berita tersebut mendorong orang untuk membuka surel Anda dan membuat orang terus membaca   Gunakan kata kerja aktif dan kata benda untuk menarik perhatian. Gunakan pula fungsi cetak tebal, rata tengah, dan ukuran huruf yang lebih besar. Buat kepala berita yang pendek sehingga membuat tujuan surel Anda jelas sejak awal. Dorong pembaca untuk berpikir bahwa membaca surel ini akan berguna, tepat, dan relevan. Jawab pertanyaan pembaca: Apa yang akan saya dapatkan?  Baris subjek dapat mengajak pembaca untuk melakukan berbagai hal, seperti merespons surel Anda, meminta kehadiran mereka dalam acara tertentu, atau menginformasikan tempat atau acara lokal komunitas. Contoh kepala berita yang baik adalah, “Riau Menentang Undang-Undang Gas Alam di Pengadilan” Nyatakan tujuan Anda sejak awal. Jangan membuat penerima surel membaca setengah isi surel Anda tanpa memahami maksudnya. Mereka mungkin akan membuang surel Anda tanpa memberi donasi. Tulis dengan jelas di paragraf ini apa permintaan Anda dan kenapa Anda mengirim surel tersebut.  Mintalah donasi di paragraf pertama. Jika berbicara secara langsung, Anda harus meminta dengan hati-hati. Namun, jika Anda menggunakan surel, mintalah sejak awal. Buat permintaan ini mudah dibaca dengan menuliskannya menggunakan huruf tebal atau huruf dengan ukuran lebih besar.  Di dalam permintaan Anda, katakan kepada pembaca apa yang akan Anda lakukan dengan uang mereka. Jika jumlah donasi yang kecil membuat Anda mampu melakukan sesuatu, katakanlah. Contoh, jika Rp5.000.000 dapat memberi makan 100 anak, sampaikanlah. Menuliskannya akan membuat Anda menerima respons lebih banyak daripada menulis Anda membutuhkan Rp15.000.000 untuk membangun sebuah pondok. Katakan kepada pembaca bahwa mereka berhak untuk menolak. Statistik menunjukkan bahwa orang cenderung akan memberi saat mereka merasa bebas memilih daripada saat mereka merasa terpaksa.   Jelaskan dan deskripsikan misi Anda di paragraf pertama sehingga pembaca segera mengetahui uang tersebut akan digunakan untuk misi apa. Tunjukkan Anda tidak hanya sekadar mengumpulkan uang. Mikrokonten adalah frasa-frasa pendek dan subjudul yang menghiasi surel. Gunakan mikrokonten untuk menyoroti poin utama Anda sehingga pembaca yang terbiasa membaca sekilas merasa tertarik untuk membaca teks Anda.  Mikrokonten termasuk judul, subjudul, baris subjek, tautan, dan tombol. Gunakan kata kerja aktif, adverbia deskriptif, dan kata benda. Tujuan Anda adalah agar mereka membaca keseluruhan teks. Contoh judul yang baik terlihat seperti: “Donasi Rp500.000 untuk Menyelamatkan Lumba-lumba” Buat teks lebih tebal atau besar sehingga terlihat mencolok. Subjudul ini muncul sebelum paragraf atau saat memulai bagian baru. Tuliskan subjudul yang sederhana. Anda mungkin menggunakan atau tidak menggunakan subjudul, tetapi subjudul ini bermanfaat saat judul Anda terlalu pendek. Gunakan prinsip yang sama – pendek, dapat ditindaklanjuti, tebal. Menuliskan cerita di dalam surel akan lebih menarik perhatian pembaca. Tuliskan cerita di badan surel Anda. Ingatlah bahwa cerita memiliki bagian awal, tengah, dan akhir. Anda dapat menggunakan cerita yang emosional untuk mendorong pembaca memberikan donasi. Tuliskan cerita nyata hasil aktivitas Anda. Tulis surel Anda menggunakan paragraf yang pendek dan jelas. Pembaca akan lelah karena menerima banyak surel. Membatasi panjang surel akan membuat Anda menonjol.  Buat satu atau dua poin utama. Buat surel yang ringkas walaupun Anda harus mengedit dan merevisi berkali-kali Jangan memasukkan sejarah kenapa Anda meminta donasi. Kalimat di paragraf pembuka dan cerita Anda di badan paragraf sudah cukup untuk menjelaskan alasan Anda. Anda mungkin ingin memasukkan ratusan tautan, tetapi hal ini dapat mengalihkan perhatian pembaca dari pesan utama Anda, yaitu meminta donasi. Cara yang mudah untuk memberikan informasi tanpa mengalihkan perhatian adalah dengan memasukkan seluruh informasi ke dalam situs web Anda dan hanya sertakan satu tautan dalam surel, tautan ke situs web Anda. Contoh, jika ada sebuah penelitian yang mendukung pernyataan Anda, jangan masukkan tautan sebuah studi yang panjang dan rumit di dalam surel. Letakkan tautan penelitian tersebut di dalam situs web Anda (dan pastikan pilihan untuk memberikan donasi terlihat mencolok). Anda mungkin ingin menambahkan satu atau dua gambar untuk menekankan poin Anda, tetapi hal ini tidak diperlukan. Kenyataannya, warna dan gambar bisa membuat surel Anda terlihat seperti spam. Jika Anda memasukkan gambar, letakkan di bagian atas atau bawah surel dan gunakan hanya saat benar-benar diperlukan untuk mengomunikasikan poin Anda atau membangkitkan simpati.   Contoh gambar yang bermanfaat yaitu target penggalangan dana Anda yang sedang menerima donasi, seperti foto seorang anak yang menerima pakaian baru untuk pertama kali. Sebagai pengecualian, Anda dapat memasukkan logo di tempat yang tidak menganggu, seperti pojok-bawah surel. Logo ini dapat membuat pembaca mengenali organisasi Anda. Bagian akhir surel adalah informasi tentang bagaimana cara melakukan tindak lanjut. Buatlah informasi ini mencolok sehingga pembaca dapat melihatnya sebelum membaca alasan kenapa mereka sebaiknya memberikan donasi. Informasi ini memberi tahu pembaca alasan Anda mengirim surel. Tuliskan dengan jelas tentang bagaimana cara memberikan donasi.  Jika seorang pembaca tidak mengerti isi surel Anda, kemungkinan mereka akan membuangnya. Pastikan “permintaan” final ini menonjol dan tuliskan dengan jelas apa yang Anda minta.  Dedikasikan satu paragraf untuk hal ini, gunakan huruf tebal atau huruf dengan ukuran yang lebih besar atau jenis huruf yang berbeda. Tulis tautan atau buat tombol dengan warna yang berbeda. Jika pembaca harus memencet tombol atau tautan tertentu atau jika pembaca harus membalas surel untuk mendapatkan instruksi berikutnya, beri tahu mereka dengan jelas: “Klik tombol ini untuk menyelamatkan seekor kera sekarang juga!” atau “Pencet tombol balas dan tik ‘informasi donasi’ di badan surel.” Akan lebih mudah apabila pembaca dapat memencet tombol saat itu juga. Anda pun akan mendapatkan lebih banyak donasi dengan cara ini. Jadi, sediakan tautan atau tombol menuju ke organisasi Anda. Buat situs web atau halaman donasi online sehingga pembaca dapat memberi donasi secara online. Lagi pula, ini adalah sesuatu yang diharapkan pembaca dari surel donasi. Jika surel Anda panjang, pembaca akan sulit membacanya. Menulis paragraf dan judul pendek akan membuat surel Anda mudah dibaca sekilas sebelum pembaca memutuskan untuk terus membaca.
Jangan membeli daftar alamat surel. Kumpulkan nama dan alamat di acara-acara Anda. Gunakan jaringan sosial. Buatlah cara yang mudah untuk mendaftar. Buatlah nada tulisan Anda lebih kasual daripada surat. Buat kata-kata Anda mudah dibaca. Gunakan layanan penyedia surel. Pastikan orang-orang yang ada dalam daftar surel peduli dengan misi Anda. Buat surel yang personal berdasarkan segmen. Masukkan data yang mendukung penggalangan dana Anda. Ucapkan terima kasih setelah menerima donasi. Buat kepala berita yang kuat. Ceritakan seluruhnya di paragraf pertama. Gunakan mikrokonten dengan bijak. Tuliskan sebuah cerita. Tulis paragraf pendek. Sediakan tautan dan tombol – tetapi jangan melenceng dari pesan. Tambahkan gambar dengan hati-hati. Tulis informasi tindak lanjut/langkah selanjutnya. Buatlah pendek.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-Donations https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-Donations https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-Donations
Building an Email List Keeping Your Audience in Mind Structuring Your Email