Menulis Memberikan Referensi Verbal
Jika seorang karyawan mendatangi Anda dan meminta surat referensi, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mempertimbangkan permintaan tersebut. Jika Anda memiliki pengalaman yang baik dengan karyawan tersebut dan dapat memberikan dukungan positif untuk memperbesar peluangnya mendapatkan suatu pekerjaan, berikan surat referensi yang positif.  Jangan menawarkan untuk memberikan surat referensi jika Anda tidak bisa menuliskan sesuatu yang positif. Jangan sampai Anda mematikan peluangnya untuk mendapatkan pekerjaan.  Terimalah permintaan untuk menulis referensi hanya jika Anda telah bekerja dengan karyawan tersebut untuk waktu yang lebih lama. Akan sulit bagi Anda menilai kemampuan dan cara kerja seseorang dalam beberapa bulan saja.  Pastikan Anda adalah orang yang tepat untuk memberikan referensi. Anda mungkin harus memeriksa kembali kebijakan perusahaan mengenai referensi. Mintalah karyawan tersebut untuk memberi informasi tentang pekerjaan yang dia lamar dan data relevan lainnya yang harus Anda ketahui termasuk resumenya. Anda juga harus mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan, seperti evaluasi kinerja.  Jika Anda memutuskan menulis surat referensi untuk seseorang, mintalah informasi tentang pekerjaan yang dia lamar tersebut, resume paling baru, dan informasi lain seperti apa menurutnya kontribusi yang telah dia berikan untuk perusahaan atau proyek tertentu dan bagaimana dia akan memberikan manfaat untuk tempat kerja barunya.  Pertimbangkan untuk membaca korespondensi antara Anda dan karyawan tersebut untuk bisa menilai profesionalisme dan cara kerjanya. Anda juga bisa memanfaatkan evaluasi kinerja untuk keperluan ini. Sebelum Anda memberikan referensi positif untuk mantan karyawan atau kolega, gunakan informasi yang Anda kumpulkan untuk membuat draf surat awal. Langkah ini membantu memastikan surat referensi yang Anda tulis bersifat positif dan komprehensif.  Surat referensi harus ditulis sepanjang satu atau dua halaman. Jika Anda menulis lebih panjang, calon pemberi kerja mungkin tidak akan membaca seluruhnya dan bisa melewatkan informasi vital tentang kandidat.  Pengantar harus ditulis secara singkat dan mencantumkan nama karyawan, pekerjaan yang dia lamar, dan apakah Anda merekomendasikannya untuk pekerjaan tersebut. Contohnya, Anda bisa menulis “Dengan senang hati saya merekomendasikan Amir Priambodo untuk posisi manajer merek. Amir Priambodo telah memberikan kontribusi besar dalam perusahaan kami, dan saya percaya dia akan menjadi aset yang berharga untuk tim Anda”. Batang tubuh surat bisa berisi 1-3 paragraf dan harus membeberkan berapa lama Anda telah mengenal karyawan tersebut, dalam kapasitas apa Anda bekerja sama, jelaskan dan soroti keterampilannya, dan beberkan bagaimana dia akan memberikan kontribusi untuk calon pemberi kerja. Anda harus memberikan bukti yang dapat ditindaklanjuti dan alasan mengapa karyawan tersebut adalah kandidat terbaik untuk pekerjaan itu.  Anda juga bisa memaparkan karakter karyawan dalam batang tubuh surat, tetapi Anda harus berhati-hati agar tidak memasukkan informasi pribadi, yang bukan hanya memancing kecurigaan calon pemberi kerja, tetapi juga ilegal.  Anda harus menutup surat dengan paragraf singkat dan ringkas bahwa Anda sangat merekomendasikan orang tersebut, dan menawarkan diri untuk membantu jika calon pemberi kerja memiliki pertanyaan. Contohnya, “Berdasarkan pengalaman saya bekerja dengan Amir Priambodo, saya akan merekomendasikannya untuk posisi manajer merek di Brand Management, Inc. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, silakan menghubungi saya melalui surel atau telepon”. Saat membuat draf dan kemudian melakukan revisi, pastikan Anda menggunakan bahasa yang positif dan bisa ditindaklanjuti saat mendeskripsikan kandidat. Tindakan ini dapat membantu calon pemberi kerja mendapatkan gambaran tentang kandidat dan juga bisa merepresentasikan citra dirinya yang lebih positif.  Gunakan kata-kata seperti berkolaborasi, bekerja sama, dan mendorong.  Gunakan kata benda seperti pemain tim, aset, dan tanggung jawab.  Gunakan kata sifat seperti andal, cerdas, ramah, dan tekun.  Anda bisa merangkai kata-kata tersebut menjadi kalimat seperti “Amir dan saya berkolaborasi dalam sebuah proyek pemasaran dan dia merupakan aset penting dalam menjaring beberapa klien baru. Dia sangat bertanggung jawab, pemain tim yang ramah dan akan memberikan dampak positif untuk perusahaan Anda”. Anda ingin mempromosikan kandidat sebaik mungkin sambil tetap bersikap jujur tentang kualifikasinya. Ada garis halus antara kejujuran dan sikap berlebihan dan Anda harus menghindarinya sehingga calon pemberi kerja tidak mencurigai bahwa surat Anda ditulis secara tidak jujur. Anda tidak perlu mengatakan bahwa orang tersebut adalah yang terbaik atau terhebat, kecuali dia memang seperti itu. Alih-alih, pertimbangkan untuk menulis sesuatu seperti “Amir adalah salah satu rekan kerja yang paling bertanggung jawab dan sangat ramah, dan aku senang bekerja sama dengannya”. Saat menilai ketrampilan dan kemampuan teknis seseorang, Anda dapat menuliskan sesuatu seperti “Amir berada di antara 5% manajer merek teratas yang pernah bekerja sama dengan saya”. Setelah menyelesaikan draf surat awal, lakukan revisi pada teks untuk memperkuat dan meneliti area yang membutuhkan pengembangan lebih lanjut. Langkah ini memungkinkan Anda menyunting surat untuk menemukan kesalahan ejaan, tanda baca atau tata bahasa.  Pastikan draf yang telah direvisi memiliki komponen pendahuluan yang tepat, batang tubuh, dan penutup yang jujur, mengandung kosakata positif dan memberikan gambaran terbaik tentang kandidat.  Pertimbangkan untuk membaca surat keras-keras untuk mendengar adanya kesalahan dan membantu memastikannya terdengar profesional.  Pastikan bahwa informasi yang Anda berikan di dalam surat disesuaikan dengan pekerjaan baru tersebut. Sebelum mengirim surat referensi, Anda harus menggunakan format yang benar. Langkah ini dapat membantu memastikan calon pemberi kerja menanggapi surat referensi Anda dengan serius.  Pastikan surat dicetak di atas kertas dengan kop surat perusahaan.  Pada baris pertama, tuliskan tanggal. Di bawah tanggal, tuliskan alamat calon pemberi kerja. Tujukan surat itu kepada calon supervisor kandidat atau departemen sumber daya manusia. Cantumkan alamat kontak Anda di bawah informasi tentang calon pemberi kerja. Setelah ucapan salam, pastikan Anda menandatangi surat dengan tinta hitam dan mencetak nama Anda di bawahnya. Anda bisa mencantumkan posisi jabatan, surel, dan nomor telepon jika mau. Sebelum mengirim surat referensi, baca sekali lagi teks untuk terakhir kalinya. Langkah ini memastikan Anda tidak membuat kesalahan apa pun atau melewatkan informasi yang penting. Beberapa perusahaan hanya mengizinkan karyawan memberikan informasi dasar seperti masa kerja. Sebagian mungkin mengizinkan Anda memberikan referensi tertulis. Memastikan Anda mengikuti kebijakan perusahaan tentang referensi dapat membantu Anda memberikan referensi verbal terbaik. Jika seorang karyawan atau kolega meminta Anda untuk memberikan referensi, pastikan Anda menerima permintaan itu secara positif. Jika Anda memiliki pengalaman yang baik dengan karyawan tersebut, setujui permintaannya untuk memberikan referensi kepada calon pemberi kerja.  Jangan menawarkan diri untuk memberikan referensi jika Anda tidak bisa mengatakan sesuatu yang positif tentang karyawan tersebut. Jangan sampai Anda merusak kesempatannya untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.  Berikan persetujuan untuk berbicara dengan calon pemberi kerja jika Anda telah bekerja dengan orang tersebut selama beberapa lama. Anda mungkin kesulitan menjawab pertanyaan tentang karyawan tersebut atau menjelaskan keterampilannya jika baru mengenalnya selama beberapa bulan.  Pastikan Anda adalah orang yang tepat untuk memberikan referensi. Anda mungkin perlu memastikan dengan atasan Anda atau kebijakan perusahaan tentang referensi. Anda mungkin juga membutuhkan informasi dasar dari karyawan tersebut mengenai pekerjaan yang dia lamar dan data relevan lainnya yang harus Anda ketahui.  Mintalah informasi tentang pekerjaan yang dilamar kandidat dan resume terbaru. Anda mungkin perlu mengetahui apa menurutnya kontribusi yang telah dia berikan untuk perusahaan dan proyek yang dia tangani dan bagaimana dia akan memberikan kontribusi untuk tempat kerja barunya.  Anda harus mengumpulkan informasi apa pun yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan tersebut, misalnya evaluasi kinerja.  Pertimbangkan untuk membaca kembali korespondensi Anda dengan karyawan tersebut untuk bisa menilai tingkat profesional dan cara kerjanya. Anda juga bisa menggunakan evaluasi kinerja untuk keperluan ini. Kebanyakan referensi telepon diberikan melalui telepon dan Anda perlu menjadwalkan waktu yang tepat untuk berbicara dengan calon pemberi kerja si kandidat. Menyisihkan waktu tertentu untuk membahas tentang kandidat dapat memastikan Anda bisa memberikan referensi yang komprehensif, profesional, dan positif.  Mintalah kandidat untuk memberikan informasi kontak Anda kepada calon pemberi kerja atau mintalah data yang relevan tentang siapa yang harus dihubungi di perusahaan baru itu. Pastikan Anda menjadwalkan pembicaraan tersebut ketika Anda merasa rileks dan tidak terburu-buru untuk menghadiri rapat. Setelah Anda menentukan jadwal pembicaraan dan mengumpulkan informasi yang relevan, buatlah catatan kecil tentang kandidat. Langkah ini dapat membantu memastikan Anda tidak melupakan informasi penting tentang keterampilan atau perilaku kandidat selama pembicaraan. Oleh karena Anda tidak mengetahui pertanyaan yang mungkin diajukan calon pemberi kerja, pastikan Anda membuat catatan tentang berbagai aspek dalam diri kandidat termasuk bagaimana Anda mengenalnya dan berapa lama, dalam kapasitas apa Anda bekerja sama, dan evaluasi keterampilannya. Referensi verbal sering kali mengharuskan Anda menjawab pertanyaan yang diajukan calon pemberi kerja. Menyiapkan catatan dan menjawab pertanyaan secara terperinci dan jujur dapat membantu kandidat mendapatkan pekerjaan itu.  Pastikan Anda tidak melebih-lebihkan kualifikasi orang tersebut. Anda tidak perlu mengatakan Dia orang terhebat di dunia”, tetapi Anda bisa secara objektif mengatakan “Dia salah satu kolega/karyawan terbaik yang pernah kami miliki.” Harap diingat, keraguan dalam jawaban Anda akan menimbulkan kesan seolah Anda tidak jujur. Saat Anda menjawab pertanyaan calon pemberi kerja, pastikan Anda menggunakan kata-kata yang membuat kandidat terlihat menarik. Tindakan ini akan membuat kandidat terlihat unggul dibandingkan kandidat lainnya.  Anda juga dapat menggunakan berbagai kata kerja, kata benda dan kata sifat untuk memberi gambaran tentang kandidat. Semakin jelas deskripsi Anda, akan semakin membantu calon pemberi kerja membuat keputusan.  Contohnya, Anda dapat mengatakan hal-hal seperti “Amir Priambodo memiliki kemampuan memecahkan masalah dengan cara yang sangat kreatif,” atau “Dia bisa mengomunikasikan ide-idenya dengan jelas.”  Pastikan Anda memberikan informasi tentang  keterampilan kandidat yang akan dibutuhkan dalam pekerjaan barunya. Bicarakan saja hal-hal yang berhubungan dengan kinerja kandidat, seperti keterampilan kepemimpinan yang unggul atau kemampuan menyelesaikan konflik di antara rekan kerja. Jangan membicarakan tentang kehidupan pribadi karena hal itu akan membuatnya, dan Anda, terlihat kurang profesional di mata calon pemberi kerja.  Jangan mendiskusikan apa pun yang bersifat pribadi termasuk agama, status pernikahan, usia atau kesehatan. Memberikan informasi pribadi dapat membahayakan peluang kandidat untuk mendapatkan pekerjaan. Tindakan itu mungkin ilegal, tergantung jenis informasi yang Anda ungkapkan. Selesaikan referensi verbal melalui telepon begitu Anda telah menjawab semua pertanyaan calon pemberi kerja. Anda bisa mengajukan pertanyaan jika dirasa perlu atau jika dapat memberi penjelasan lebih lanjut tentang kandidat. Pastikan Anda mengucapkan terima kasih kepada calon pemberi kerja dan tawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut jika dibutuhkan.
Berikan surat referensi yang positif. Kumpulkan informasi yang bisa Anda tuliskan untuk surat referensi. Buatlah draf surat awal. Gunakan kata-kata yang positif dan bisa ditindaklanjuti. Bersikaplah jujur dan jangan melebih-lebihkan. Revisi dan suntinglah surat referensi. Format surat Anda. Lakukan pemeriksaan aksara sekali lagi. Periksalah kebijakan perusahaan menyangkut referensi verbal. Setujui permintaan untuk memberikan referensi verbal. Mintalah informasi tentang karyawan tersebut untuk digunakan sebagai bahan referensi. Jadwalkan percakapan telepon. Buatlah catatan untuk referensi telepon. Jawab semua pertanyaan secara lengkap dan jujur. Gunakan kata-kata dan kalimat yang positif dan deskriptif. Hindari subjek yang bersifat pribadi. Akhiri referensi verbal.
https://www.wikihow.com/Give-a-Positive-Reference-for-an-Employee https://www.wikihow.com/Give-a-Positive-Reference-for-an-Employee
Writing Giving a Verbal Reference