Memilih Bahasa dan Format Bersiap Menulis Memo Bisnis Menyusun Memo Bisnis
Secara umum, bahasa memo harus jelas dan sederhana, tetapi profesional. Anda harus menghindari nada percakapan santai dalam memo.  Misalnya, jangan menulis, “Hai semua! Syukur deh udah Jumat ya? Aku mau ngomong soal urusan bisnis penting nih.” Sebaliknya, langsung tuliskan intinya, “Saya ingin memberi tahu laporan progres Proyek Z.” Anda juga harus berusaha menggunakan nada netral dan menghindari bahasa yang terkesan emosional. Usahakan menyatakan fakta dan bukti untuk mendukung klaim.  Misalnya, hindari klaim seperti, “Saya rasa kita semua akan jauh lebih senang kalau diperbolehkan berpakaian santai hari Jumat.” Sebaliknya, cari informasi studi tentang apakah semangat kerja meningkat ketika karyawan diperbolehkan memilih pakaian, dan sebutkan info tersebut dalam memo. Apabila ingin menyebutkan bukti atau sumber, pastikan Anda menggunakan bahasa yang memungkinkan pembaca mengetahui apa yang Anda lakukan. Misalnya, cobalah frasa, “Menurut temuan kami,...” atau “Penelitian yang diselesaikan oleh EPA mengindikasikan bahwa...”. Memo harus mudah dibaca. Jadi, hindari penggunaan fon kecil, ukuran standar adalah 11 atau 12. Anda juga harus memilih model fon sederhana, seperti Times New Roman. Ini bukan saatnya mencoba fon “lucu” seperti Comic Sans (bisa-bisa Anda ditertawakan karena memilih fon ini). Margin tipikal untuk memo bisnis adalah 1 inci atau 2,54 cm walaupun beberapa program pemrosesan kata sudah menyiapkan templat memo dengan margin yang agak lebih lebar (misalnya, 1,25 inci atau 3,18 cm). Memo bisnis biasanya tidak menggunakan spasi ganda. Supaya halaman memo tidak banyak, pertimbangkan spasi tunggal, tetapi tambahkan ruang di antara paragraf atau bagian. Inden paragraf biasanya tidak diperlukan. Jika Anda harus menginformasikan urusan bisnis penting kepada beberapa orang dalam tim, sebaiknya memo dikirim. Memo juga bisa dikirim walaupun Anda hanya berkomunikasi dengan satu orang, misalnya, atau ingin menyimpan catatan korespondensi.  Akan tetapi, dalam beberapa kasus, lebih efisien bicara langsung kepada orang yang bersangkutan. Selain itu, beberapa informasi mungkin terlalu sensitif untuk dikirim dalam memo. Konten dan pengaturan memo berbeda-beda tergantung tujuan. Sebagian besar tipe memo ditulis karena alasan berikut:  Untuk mengusulkan ide atau solusi. Misalnya, jika Anda tahu cara menyelesaikan masalah jadwal lembur, ide tersebut dapat ditulis dalam memo dan dikirim kepada atasan. Untuk memberi perintah. Misalnya, pengiriman memo juga merupakan cara efisien untuk melimpahkan tanggung jawab atas konferensi yang akan diselenggarakan departemen Anda. Untuk laporan. Anda juga dapat mengirim memo untuk menginformasikan peristiwa yang baru terjadi kepada kolega, melaporkan perkembangan terbaru tentang suatu proyek, menyediakan laporan progres, atau melaporkan temuan investigasi. Anda mungkin menangani banyak proyek dan tergoda untuk mengirim memo kepada kolega, atasan, atau klien tentang progres segala sesuatunya. Akan tetapi, ingat bahwa memo bisnis harus fokus pada satu masalah saja. Memo harus ringkas, jelas, dan mudah dibaca dengan cepat oleh orang sibuk. Jadi, jangan sampai informasi penting terabaikan. Memo yang fokus membantu memastikan pesan Anda diterima dan dipahami. Konten, gaya, dan nada bahasa memo bisnis ditentukan oleh audiens yang dituju. Jadi, pikirkan baik-baik siapa yang akan menerima memo tersebut. Misalnya, memo kepada kolega tentang perencanaan pesta kejutan untuk salah satu orang di kantor berbeda dengan memo kepada supervisor tentang hasil investigasi yang sudah Anda lakukan berbulan-bulan. Ada banyak tipe korespondensi bisnis. Cara standar untuk memo adalah memberi label eksplisit pada dokumen.  Misalnya, tulis “Memo” atau “Memorandum” di atas halaman.  Posisinya boleh di tengah atau rata kiri. Sebagai inspirasi, periksa lagi memo bisnis yang pernah Anda terima, dan tiru formatnya. Bagian pertama memo harus memasukkan poin-poin penting. Informasi mendetail tentang tiap komponen akan diuraikan dalam langkah selanjutnya.  KEPADA: tulis nama dan gelar orang-orang yang menerima memo. DARI: tulis nama lengkap dan gelar. TANGGAL: tulis tanggal lengkap dan akurat, jangan lupa tahunnya. SUBJEK: tulis deskripsi singkat dan spesifik tentang isi memo. Ketahui bahwa biasanya subjek juga diindikasikan dengan “Re:” atau “RE:” (keduanya merupakan singkatan dari regarding). Pastikan Anda memasukkan semua orang yang perlu diberi informasi atau perkembangan. Batasi distribusi memo kepada orang-orang yang perlu tahu saja.  Secara bisnis, tidak bijak mengirim memo kepada semua orang di kantor jika hanya beberapa yang bersangkutan atau terlibat.  Orang akan kewalahan menerima banyak memo, dan mungkin cenderung mengabaikan atau hanya membaca sambil lalu memo yang tidak relevan. Walaupun sehari-harinya Anda dan atasan sudah akrab, sebaiknya korespondensi tertulis tetap formal. Misalnya, mungkin Anda menyapa atasan dengan nama saja ketika bertemu di lorong kantor, tetapi untuk memo, sapa beliau dengan “Ibu Riana” atau “Dr. Riana”. Ingat bahwa informasi yang Anda tulis ditujukan untuk semua orang dalam daftar penerima. Jadi, tulis nama lengkap dan jabatannya. Jika Anda mengirim memo kepada pihak di luar kantor, penting sekali menentukan sapaan yang tepat. Luangkan waktu mencari profil yang bersangkutan, informasi diri biasanya diuraikan dalam situs perusahaan mereka.  Misalnya, Anda ragu apakah gelarnya PhD. Jika ya, umumnya sapaan yang tepat adalah Dr. X Apa jabatannya? Apakah wakil direktur atau dekan? Jika ya, pastikan Anda menyebutkannya dalam memo. Pastikan subjek singkat, jelas, dan tidak terlalu umum.  Misalnya, subjek “Bisnis Baru” terkesan samar, dan jika ada orang mencari berkas tersebut beberapa minggu atau hari ke depan, mereka mungkin sulit menentukan yang mana memo Anda. Subjek yang lebih baik bernada seperti ini, “Laporan Progres Investigasi Perluasan Basis Pelanggan”. Anda bebas menentukan apakah ingin mengawali pesan dengan salam, seperti “Yth. Ibu Wardani” atau “Yth. Rekan Sekalian”. Akan tetapi, ingat bahwa salam tidak diharapkan dalam memo bisnis. Memo adalah sarana cepat dan efisien untuk menyampaikan informasi penting, dan audiens jelas mengetahui siapa yang menerima dan mengirim memo tersebut. Jelaskan tujuan Anda menulis dan mengirim memo tersebut. Misalnya, “Dengan ini saya informasikan bahwa...”. Pendahuluan harus menyediakan ringkasan isi memo. Tidak perlu menyediakan semua detail dan/atau bukti di bagian pertama. Beberapa kalimat atau satu paragraf singkat sudah cukup. Setelah pendahuluan, memo bisnis biasanya memuat dua sampai empat paragraf tambahan sebelum kesimpulan. Konten dan pengaturannya bergantung pada topik. Misalnya, Anda dapat mengatur informasi berdasarkan urutan penting. Atau, jika Anda menjelaskan suatu proses, bagi bodi memo supaya sesuai dengan tahapan proses. Memo bisnis harus terdiri dari bagian-bagian jelas. Biasanya memo bisnis terbagi dengan jelas sehingga penerima dapat membaca dan mencerna informasi dengan mudah. Anda dapat membantu mereka memahami poin-poin informasi dengan memberi label pada subbagian. Pastikan fokus tiap subbagian jelas bagi penerima. Misalnya, masukkan subbagian berikut ketika menulis memo tentang rencana kepindahan kantor: “Lokasi Baru untuk Kantor Pusat Kita”, “Arahan Penting untuk Pengemasan Barang Kantor”, dan “Jadwal Penyelesaian Kepindahan Kantor”. Kalimat pertama tiap subbagian atau paragraf harus menyampaikan poin utama bagian tersebut. Tiap paragraf atau bagian memo harus fokus pada satu ide saja. Jika ingin menonjolkan poin penting, bullet point atau daftar akan sangat membantu. Format seperti ini mendorong pembaca memperhatikan poin penting dan membantu mereka membaca memo dengan lebih cepat dan efisien. Umumnya, memo bisnis tidak lebih dari satu sampai dua halaman. Batas halaman standar ini umumnya untuk dokumen spasi tunggal tanpa baris ekstra di antara bagian. Secara umum, memo tidak membutuhkan ringkasan, khususnya jika panjangnya kurang dari satu halaman. Akan tetapi, jika informasi yang diuraikan rumit, atau jika memo panjang lebih dari normal, akan sangat membantu jika ada ringkasan poin-poin penting. Walaupun ringkasan memo tidak diperlukan, Anda tetap harus mengakhirinya dengan kalimat penutup. Pikirkan hal-hal berikut:  Apa pesan inti memo? Apakah Anda ingin penerima melakukan sesuatu? Apakah mereka harus menanggapi paling lambat pada hari tertentu? Jika ya, nyatakan dengan jelas. Jika tidak diperlukan tindakan apa pun, masukkan kalimat penutup sederhana, seperti “Saya akan dengan senang hati berdiskusi lebih lanjut” atau “Silakan hubungi saya jika ada masalah atau pertanyaan”. Umumnya tidak perlu menambahkan nama atau tanda tangan di akhir memo. Akan tetapi, ingat bahwa paling aman mengikuti contoh memo lain di bidang Anda.  Jika yang lain mengakhiri secara formal (misalnya, “Hormat saya, Dr. Sari), ikuti contoh tersebut. Walaupun tidak membutuhkan tanda tangan, mungkin Anda perlu memasukkan inisial nama di akhir dokumen. Jika memo juga disertai dengan lampiran, seperti tabel, grafik, atau laporan, pastikan Anda memberi tahu adanya lampiran tersebut di akhir memo. Misalnya, “Terlampir: Tabel 1”.  Anda juga harus merujuk lampiran tersebut dalam bodi memo. Misalnya, untuk memo pemberitahuan kepada karyawan tentang kepindahan kantor yang akan segera dilakukan, Anda dapat menulis informasi seperti berikut, “Kami berniat menyelesaikan proses kepindahan pada akhir kuartal ini. Lihat Tabel 1 terlampir untuk jadwal yang lebih mendetail.” Sebelum dikirim, baca lagi dan koreksi. Pastikan gramatika kalimat sudah benar, tidak ada salah eja atau pemakaian tanda baca, dan bahwa isinya mudah dipahami.  Pertimbangkan untuk menunda pengiriman setelah koreksi pertama jika waktu bukan masalah. Jika Anda membaca lagi memo tersebut setelah satu atau dua jam kemudian, bisa saja Anda menemukan kesalahan yang awalnya terabaikan. Jika memo memuat informasi sensitif, cek kebijakan perusahaan untuk mengetahui siapa yang dapat meninjau memo tersebut untuk Anda dan memberi persetujuan akhir terkait kontennya.
Hindari bahasa yang terlalu kasual. Hindari bahasa emosional. Gunakan frasa sinyal. Pilih model dan ukuran fon yang pantas. Gunakan margin standar. Pilih spasi tunggal. Putuskan apakah memo perlu dikirim. Tentukan tujuan penulisan memo. Kerucutkan topik. Pertimbangkan audiens. Beri label. Tulis judul. Pilih daftar penerima dengan hati-hati. Gunakan nama dan gelar serta jabatan yang benar untuk orang-orang dalam daftar penerima. Cari tahu gelar orang yang Anda tuju dalam memo eksternal. Tulis subjek dengan cermat. Pertimbangkan untuk melewatkan salam. Susun bagian pendahuluan. Pastikan pendahuluan singkat saja. Tentukan pengaturan bodi memo. Putuskan apakah Anda ingin memasukkan subjudul. Tulis subjudul spesifik. Masukkan kalimat topik di paragraf inti. Pertimbangkan menggunakan bullet point. Pastikan memo tetap singkat. Putuskan apakah Anda membutuhkan paragraf ringkasan. Masukkan bagian atau paragraf penutup. Bubuhkan tanda tangan jika Anda mau. Nyatakan jika ada lampiran. Baca lagi memo yang sudah ditulis dengan cermat.
https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Memo https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Memo https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Memo
Making Language and Formatting Choices Preparing to Write Your Business Memo Composing Your Business Memo