Mempersiapkan Pelaksanaan Rapat Menjadi Pemimpin Rapat yang Efektif Menyelenggarakan Rapat
Peran ini biasanya diberikan kepada manajer, tetapi Anda bisa memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk memimpin rapat departemen agar nantinya ia bisa memimpin rapat di level yang lebih tinggi. Pembicara adalah orang yang diundang menghadiri rapat dengan alasan tertentu karena ia berpengalaman mengelola sumber daya manusia dan sumber-sumber lain agar anggota tim mampu mencapai performa terbaik, termasuk menjelaskan proses dan hasil kerja secara efektif. Selain itu, ia juga mampu memberikan saran untuk mengantisipasi keadaan tidak terduga dan meningkatkan sumber daya sesuai kebutuhan. Saat menentukan jadwal, pertimbangkan ketersediaan waktu dan keterbatasan para peserta. Contohnya: semua peserta bisa mengikuti rapat hari Jumat sore, tetapi waktu tersebut kurang pas untuk membahas masalah besar.  Agar semua anggota tim bisa mengikuti rapat yang akan datang, tanyakan dahulu jadwal penanggung jawab proyek lalu mintalah semua peserta mengatur jadwal masing-masing sesuai rencana tersebut. Tentukan siapa yang akan membuat notulen dan pastikan informasi hasil rapat dikirimkan juga kepada peserta yang absen. Agenda rapat setidaknya harus berisi sebuah lis berisi topik yang akan dibahas, pendelegasian tugas presentasi, dan pembagian waktu untuk membahas setiap topik. Anda bisa menyusun agenda rapat sesuai saran berikut:  Mintalah masukan dari semua peserta rapat dengan mengirimkan surel paling lambat 2 hari sebelum rapat. Surel adalah sarana terbaik untuk keperluan ini sebab Anda akan menerima permintaan secara tertulis. Buatlah agenda rapat berbentuk tabel untuk mencatat semua topik yang akan dibahas, pembicara, dan alokasi waktu. Jika ada permintaan topik yang menyimpang dari tema umum, hubungi orang yang bersangkutan dan mintalah ia mengajukan permintaan khusus untuk dibahas dalam rapat berikutnya. Buatlah jadwal yang realistis. Penjelasan dan diskusi yang membutuhkan waktu 30 menit jangan dipaksakan agar bisa selesai dalam 15 menit. Buatlah jadwal sesuai kebutuhan dan akhiri rapat lebih awal jika semua topik sudah selesai dibahas. Anda tidak perlu membuat aturan formal atau memberikan sanksi, tetapi penerapan peraturan membuat rapat berjalan lancar dan setiap peserta bisa menyampaikan pendapat dengan baik. Sampaikan peraturan saat rapat dibuka dengan mengatakan: “Untuk menghemat waktu, peserta boleh mengajukan pertanyaan dan tanggapan setelah pembicara selesai melakukan presentasi. Jika masih ada tanggapan yang ingin disampaikan setelah waktu diskusi berakhir, silakan mengirimkan surel kepada saya untuk kita diskusikan lebih lanjut.” Susunlah agenda rapat dengan menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh setiap pembicara dan mendiskusikan setiap topik.  Informasikan pembagian waktu sebelum rapat dimulai agar semua peserta mengetahui kapan mereka boleh berkontribusi dan mencegah terjadinya diskusi yang acak atau menyimpang. Sebagai panduan, sediakan waktu minimal 10 menit untuk berdiskusi setelah topik tertentu selesai dibahas. Sehari sebelum rapat, kirimkan agenda rapat kepada seluruh peserta agar setiap orang memiliki fotokopi jadwal dan mengetahui tujuan rapat. Selain itu, mereka juga bisa memberi tahu Anda jika dalam agenda ada informasi yang salah. Sebelum memulai rapat yang baru pertama kali diadakan atau tidak rutin, kirimkan pengingat satu jam sebelumnya agar semua peserta hadir tepat waktu. Berusahalah menjalin komunikasi dengan semua peserta selama rapat berlangsung agar tujuan rapat tercapai. Delegasikan tanggung jawab memimpin rapat kepada pembicara yang diundang untuk membahas topik tertentu. Anda sendiri harus berpartisipasi aktif selama diskusi berlangsung. Jika tujuan rapat adalah membahas beberapa target, informasikan progres yang sudah tercapai dan siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tersebut.  Jika ada rencana kerja yang belum berprogres sejak rapat yang lalu, tanyakan apa sebabnya. Jika hal tersebut terjadi karena kekurangan waktu atau sumber yang lain, diskusikan solusinya dengan personel yang ditunjuk sebagai penanggung jawab proyek atau bahaslah isu tersebut secara mendetail di luar rapat. Adakalanya, diskusi kehilangan arah karena antusiasme atau kekecewaan para peserta. Fokuskan perhatian dan arahkan lagi diskusi yang menyimpang dengan melakukan beberapa cara berikut:  Anggaplah rapat sebagai misi pengumpulan fakta. Berikan kesempatan berbicara kepada setiap peserta supaya Anda bisa mengumpulkan informasi sebanyak mungkin. Cara ini juga membuat peserta rapat berbicara secara bergiliran, termasuk mereka yang suka mendominasi rapat.  Gunakan Cyberstorming, yaitu program komunikasi elektronik untuk berbagi ide dalam grup dan bisa dimanfaatkan untuk pertemuan informal. Cara ini mencegah persaingan antaranggota tim karena ingin didengarkan sebab setiap orang dalam grup bisa melihat masukan dari anggota yang lain.  Bersikaplah netral jika ada peserta rapat yang membahas topik di luar agenda, misalnya dengan mengatakan: “Ide yang menarik, Bob! Kita bisa bicarakan lagi nanti.” Banyak orang yang tidak menyadari bahwa mereka sedang membahas hal-hal yang menyimpang dari agenda rapat, tetapi mereka akan menemui Anda untuk berdiskusi jika isu tersebut benar-benar penting.  Kendalikan arah diskusi. Selain karena peserta yang berbicara terlalu lama, masalah dalam rapat bisa terjadi karena seseorang yang terus membahas topik di luar agenda. Untuk mengatasi hal tersebut, dengarkan dahulu apa yang ia katakan lalu usulkan agar isu tersebut didiskusikan lebih lanjut dalam rapat berikutnya. Tegaskan bahwa rapat akan dilanjutkan dengan membahas topik yang tercantum dalam agenda.  Adakan pembicaraan secara personal dengan orang yang suka mendominasi rapat dan tanyakan alasannya. Tunjukkan kepedulian, alih-alih bersikap kesal. Berfokuslah pada hasil pengamatan Anda selama rapat dan biarkan ia memberikan penjelasan atas perilakunya. Tawarkan bantuan agar ia tidak lagi mendominasi rapat. Lakukan manajemen waktu dengan bersikap asertif, jangan bersikap kasar. Mengatur waktu dengan baik membuat setiap peserta mengetahui bahwa rapat masih berlangsung dan diskusi yang tidak berkaitan dengan rapat bisa dilanjutkan setelah rapat selesai. Jangan tergesa-gesa. Walaupun Anda harus mengendalikan situasi, rapat akan kurang bermanfaat jika diskusi dipersingkat. Sebelum rapat dilanjutkan, berikan kesempatan kepada peserta untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan masukan. Pastikan seluruh anggota tim merasa dilibatkan, alih-alih merasa diabaikan. Berikan penekanan atas target utama yang harus dicapai dan hubungannya dengan target lain yang mendukung tercapainya target utama. Berikan penjelasan kepada peserta rapat agar mereka memahami ruang lingkup proyek yang sedang mereka kerjakan dan peran masing-masing sebagai bagian yang penting dari sebuah kesatuan. Sebelum rapat dimulai, tentukan siapa yang akan membuat notulen. Jika ia kewalahan, berikan bantuan atau buatlah notulen sendiri. Setelah semua topik selesai dibahas, pemimpin rapat akan membuat ringkasan agar peserta mengetahui hasil rapat dan bertanya jika masih ada hal-hal yang belum jelas. Sebagai pemimpin rapat, berikan penjelasan mendetail agar semua peserta memahami hasil rapat. Pemimpin yang tegas dalam memutuskan akan mencegah terjadinya stagnasi dan kebimbangan, membuat karyawan tekun bekerja dan termotivasi, bersikap responsif terhadap perubahan dan informasi baru. Hal tersebut bisa terlihat dari karakteristik berikut:  Memiliki tujuan yang jelas untuk memastikan adanya keselarasan antara keputusan dengan tujuan dan etika perusahaan/organisasi. Kepedulian dengan menunjukkan keteladanan dalam menjalani hidup dan mematuhi etos kerja sebagai dasar pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Menunjukkan transparansi, yaitu sikap tidak mementingkan diri sendiri dengan membuktikan bahwa keputusan yang bermanfaat bagi perusahaan membuat setiap orang mendapatkan kesempatan mengembangkan diri. Melihat kegagalan sebagai kesempatan belajar yang akan menjadi batu loncatan agar mampu mengambil keputusan yang lebih baik. Ketika terjadi kesalahan, pemimpin yang tegas dalam memutuskan mampu memahami keadaan tersebut. Berkomunikasi secara terbuka dan efektif yang dilakukan sesuai budaya perusahaan/organisasi untuk mencegah inkonsistensi atau kontradiksi saat berkomunikasi dengan bawahan atau atasan. Pertama-tama, susunlah agenda rapat berisi jadwal dan topik yang akan dibahas dan tentukan hal-hal penting yang perlu ditegaskan kembali sebelum rapat berakhir.  Datanglah ke ruang rapat tepat waktu sebab tempat Anda bekerja akan memengaruhi persepsi orang lain tentang Anda. Menunggu di ruang rapat 15 menit lebih awal membuat orang lain menganggap Anda kurang produktif atau ingin meninggalkan pekerjaan yang lain dengan alasan akan mengikuti rapat.  Siapkan fotokopi agenda. Walaupun Anda bisa membuat agenda digital, siapkan juga fotokopi agenda agar lebih mudah digunakan. Saat memimpin rapat, pastikan Anda membahas semua topik dalam agenda dan mendengarkan pendapat semua peserta dengan melakukan beberapa cara berikut:  Edarkan daftar hadir. Rapat merupakan sarana penyebaran informasi dalam tim dan menjadi kesempatan berdiskusi agar setiap orang mengetahui tanggung jawab masing-masing sehingga mereka mampu memberikan performa kerja yang diharapkan. Dengan mengedarkan daftar hadir, Anda tahu siapa saja yang belum datang sehingga mereka bisa dihubungi dan mengikuti rapat. Cara ini juga menunjukkan bahwa informasi yang akan Anda sampaikan dalam rapat merupakan hal yang penting. Gunakan agenda sebagai panduan agar setiap peserta rapat lebih mudah memfokuskan perhatian dan mengetahui apa yang harus mereka lakukan. Peserta rapat boleh datang secara bergiliran. Jadi, menyiapkan agenda sebelum rapat membuat Anda lebih fokus saat memimpin rapat. Rencana kerja adalah ringkasan akhir yang mengonfirmasikan pekerjaan yang harus dilakukan setelah rapat dan merupakan rencana berkesinambungan yang berdampak terhadap semua peserta rapat. Buatlah rencana kerja sesuai petunjuk berikut:  Tunjuklah seseorang sebagai personel yang bertanggung jawab atas target tertentu. Orang yang ditunjuk tidak harus mencapai target secara personal sebab ia akan menjadi manajer proyek yang bertugas menghubungkan anggota tim yang perlu dilibatkan dan menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan.  Mintalah laporan progres secara formal dan informal agar personel yang ditunjuk melaporkan hasil kerja yang sudah tercapai dalam rentang waktu tertentu. Setelah membahas satu topik dalam agenda dan melakukan diskusi yang diperlukan, sampaikan ringkasan hasil diskusi, berikan kesempatan bertanya, lalu lanjutkan rapat dengan membahas topik berikutnya. Umumkan jadwal rapat berikutnya ketika semua orang sedang berkumpul agar mereka lebih mudah mengatur jadwal. Dengan demikian, Anda sudah memberitahukan jadwal rapat sejak jauh-jauh hari untuk mencegah jadwal yang bertabrakan. Mintalah anggota tim mengusulkan via surel, topik apa saja yang perlu dimasukkan dalam agenda. Setelah rapat selesai, beri tahukan bahwa Anda akan menggunakan agenda yang sama untuk rapat berikutnya dan mintalah peserta rapat mengirimkan usulan topik yang mendukung tercapainya tujuan perusahaan/organisasi.
Tentukan siapa yang akan menjadi pemimpin rapat. Undanglah pembicara. Tentukan jadwal rapat yang tepat. Siapkan agenda rapat. Usulkan peraturan rapat. Tentukan pembagian waktu. Kirimkan agenda rapat. Kirimkan pengingat. Jadilah pemimpin rapat yang baik. Informasikan target kerja yang sudah dan belum tercapai. Fokuskan lagi jika diskusi menyimpang dari topik. Beralihlah ke topik berikutnya sesuai jadwal. Tegaskan topik yang penting. Bila perlu, bantulah pembuatan notulen. Lakukan klarifikasi jika terjadi kesalahpahaman. Sebelum menutup rapat, sampaikan ringkasan secara menyeluruh. Persiapkan rapat sebaik mungkin. Pimpinlah rapat. Susunlah rencana kerja. Berfokuslah pada topik sesuai agenda rapat. Tentukan jadwal rapat yang akan datang.
https://www.wikihow.com/Conduct-Effective-Meetings https://www.wikihow.com/Conduct-Effective-Meetings https://www.wikihow.com/Conduct-Effective-Meetings
Preparing for a Meeting Being an Effective Chairperson Conducting a Meeting