Membantu Menghentikan Pencurian sebagai Karyawan Memergoki Karyawan tak Jujur Sebagai Supervisor Melindungi Usaha dari Pencurian
Sebagai karyawan, Anda tidak memiliki kekuatan untuk mengubah sistem dan menghentikan pencurian, namun bukan berarti Anda tidak bisa membantu. Jika Anda melihat, mendengar, atau mengetahui hal yang mengarah pada pencurian, segera hubungi supervisor. Jangan diam saja karena dalam aturan di banyak perusahaan, mendiamkan upaya pencurian bisa membuat Anda ikut terseret. Di banyak perusahaan, terutama di perusahaan yang memiliki tingkat kepuasan karyawan rendah atau perusahaan dengan jarak yang lebar antara petinggi dan karyawan, mungkin terdapat budaya diam. Karyawan yang mencuri berharap pencurian mereka tidak dilaporkan, dan mungkin menindas karyawan yang berani melapor. Dalam kasus ini, jangan hancurkan hubungan Anda dengan karyawan lain dengan melaporkan kelakuan mereka pada bos di tempat kerja. Hubungi bos Anda melalui surel, telepon, atau cara anonim di bawah ini. Sayangnya, di beberapa perusahaan, mendapat reputasi "si ember bocor" karena melaporkan pencurian adalah hal yang buruk. Jika Anda terjebak dalam situasi tersebut, Anda dianjurkan untuk melaporkan pencurian secaera anonim. Dengan melapor secara anonim, manajemen bisa menangani masalah pencurian, namun si pencuri tidak bisa menuduh Anda sebagai pelapor. Hal yang bisa Anda coba untuk melaporkan pencurian secara anonim di antaranya:  Menyelipkan catatan anonim ke bawah pintu kantor bos; Menulis informasi di sistem umpan balik anonim; Menulis surel kepada bos dengan alamat sekali pakai; Mengobrol dengan bos di luar jam kerja untuk membahas masalah pencurian. Jika Anda melihat kesempatan untuk merekam pencurian dengan catatan, foto, atau video, lakukanlah, namun berhati-hatilah saat merekamnya. Jika si pencuri menyadari ia tengah direkam, ia mungkin menghindari Anda, dan mempersulit Anda membuktikan bahwa ia pencuri. Dalam kasus terburuk, Anda mungkin dilabeli "ember bocor", dan hubungan Anda dengan teman lain di kantor pun akan memburuk. Ingatlah bahwa dalam kebanyakan kasus, mengingat lokasi dan waktu kejadian serta orang-orang yang terlibat sudah cukup. Bila bos mempercayai Anda, dan keterangan Anda cocok dengan catatan mereka, bos Anda mungkin memiliki cukup informasi untuk bertindak, bahkan tanpa bukti tambahan apa pun. Karyawan memang diharuskan untuk melaporkan tindak pencurian pada bos, namun demikian, menuduh karyawan lain tanpa bukti tentu tidak diizinkan. Selain itu, meskipun ada bukti bahwa pencurian dilakukan oleh karyawan tertentu, karyawan tidak boleh dipermalukan di hadapan karyawan lain ataupun pelanggan. Selain memalukan bila salah, tuduhan tanpa bukti juga bisa menjatuhkan semangat kerja. Tuduhan tanpa bukti membuat karyawan merasa bahwa manajemen bisa menuduh mereka kapan saja. Untuk memergoki pencuri di tempat kerja, Anda harus memiliki informasi. Segera setelah pencrian terjadi, kumpulkan informasi yang dapat membantu Anda mengetahui kapan, di mana, dan jika memungkinkan, di sekitar siapa pencurian terjadi.  Data yang mungkin ingin Anda kumpulkan di antaranya:  Tanggal dan waktu pasti kehilangan uang/barang; Saldo awal dan akhir setiap mesin kasir (dalam kasus pencurian uang); Jumlah inventoris dan penjualan (dalam kasus pencurian barang); Nama karyawan yang sedang bekerja saat pencurian terjadi; Data gesekan kartu akses, bila memungkinkan; Laporan pengeluaran karyawan; dan Catatan penggunaan peralatan.   Jika Anda tidak memiliki informasi, mulailah merekam saat Anda mencurigai adanya pencurian. Rekaman biasanya sudah cukup untuk mencegah pencurian di masa depan, namun jika pencurian masih berlanjut, Anda akan lebih siap memergoki pencuri. Perhatikan catatan Anda, lalu temukan hal yang kelihatannya tak masuk akal, atau celah-celah yang memungkinkan uang atau barang hilang. Makin baik pembukuan Anda, makin besar kemungkinan Anda menemukan bukti pencurian. Misalnya, saat Anda memeriksa catatan stok, Anda mungkin menyadari bahwa 20 ponsel pintar di awal hari telah berkurang menjadi 10, namun hanya 9 yang terjual. Hasil perhitungan tersebut tentu merupakan tanda tanya, dan harus Anda investigasi. Karyawan yang mencuri dari mesin kasir biasanya menggunakan berbagai taktik untuk menutupi jejak, umumnya dengan bantuan fungsi tertentu untuk mendapat kesempatan mencuri. Misalnya, karyawan yang tak jujur mungkin menggunakan fungsi no sale pada mesin kasir untuk mencuri. Saat pembeli memberikan uang, perintah no sale pada mesin kasir dimasukkan sehingga mesin terbuka. Karyawan akan memberikan kembalian pada pelanggan, dan mengambil uang dari mesin kasir. Pelanggan tidak mungkin tahu kelicikan ini, dan penjualan pun tidak akan tercatat.  Fungsi mesin kasir yang perlu Anda waspadai di antaranya:  No Sale Refund $0 Sale Laporan (karyawan tak jujur mungkin mengantungi hasil penjualan yang terjadi saat mesin kasir mencetak laporan).   O'Dell Restaurant Consulting memiliki panduan lengkap berisi trik pencurian yang biasa dilakukan karyawan, dan beberapa trik tersebut memanfaatkan fungsi-fungsi khusus pada mesin kasir.Bacalah panduan tersebut di tautan ini. Meskipun tautan tersebut berfokus pada restoran, banyak trik yang disebutkan dalam panduan tersebut juga berlaku di berbagai bidang lain, termasuk ritel. Salah satu cara paling umum untuk mengatasi pencurian uang adalah dengan meminta karyawan menghitung uang di mesin kasir pada awal shift, dan menghitungnya kembali di akhir shift. Hasil perhitungan akan dibandingkan dengan laporan penjualan. Sistem ini relatif mudah dilakukan, dan meskipun sistem ini tidak dijamin menghentikan pencurian uang dari mesin kasir, pencurian yang terang-terangan pasti akan dapat dipergoki dengan mudah. Menggunakan tabel standar akan memudahkan pemilik dan supervisor menerapkan sistem ini. Sertakan baris berikut pada tabel: Saldo awal Penjualan tunai Penjualan kartu kredit/cek Total penjualan Saldo akhir Jika perusahaan Anda memiliki sistem keamanan CCTV, perhatikan rekaman untuk menemukan bukti pencurian, terutama jika kamera mengarah ke lokasi pencurian seperti mesin kasir. Gunakan informasi tersebut untuk mempersempit waktu dan tempat kejadian, lalu tunggulah tanda-tanda laten pencurian, seperti:  Tangan pegawai memindahkan uang dari mesin kasir ke saku. Uang yang berpindah dari mesin kasir ke wadah tips. Kebiasaan aneh di daerah mesin kasir (misalnya, karyawan tak jujur mungkin menandai mesin kasir secara hati-hati untuk mengingat berapa jumlah yang ia curi dari mesin kasir sehingga ia bisa menyesuaikan laporan keuangan).  Barang jualan yang berpindah ke saku, dompet, tas, dlsb. Barang yang masih dapat dijual dipindahkan ke tong sampah.  Akses tak diizinkan ke penyimpanan uang, brankas, dll. Kunjungan ke kantor di luar jam kerja, Meskipun pencuri tidak akan mengaku jika diinterogasi, karyawan jujur mungkin bisa memberi Anda petunjuk. Pertimbangkan untuk memanggil karyawan ke kantor Anda untuk berdiskusi dengan jujur dan terbuka mengenai pencurian di kantor. Anda bisa menanyakan apakah mereka mengetahui adanya karyawan yang mencuri, atau meminta tolong pada mereka untuk membantu menghentikan pencurian. Anda juga bisa mengingatkan karyawan Anda tentang aturan terkait pencurian di kantor Anda.  Ajaklah karyawan berbicara satu per satu di ruangan Anda. Karyawan Anda mungkin lebih merasa aman jika mereka tidak berhadapan dengan karyawan lain. Anda juga mungkin ingin berbicara dengan sebanyak mungkin karyawan, bahkan seluruh karyawan jika memungkinkan. Dengan demikian, jika karyawan yang mencuri dipecat, akan sulit baginya untuk mengetahui siapa yang membocorkan informasi mengenai kelakuannya. Pemilik dan supervisor tidak sendiri dalam menghadapi masalah pencurian di kantor. Banyak konsultan dan investigator independen terkait keamanan kantor dan pencegahan pencurian menyediakan bantuan untuk Anda. Meskipun biayanya terlalu mahal untuk insiden kecil-kecilan, jika pencurian terus berlangsung dan menjadi masalah besar, jasa konsultan ini akan sangat berarti. Audit internal sangat berguna apabila kecurangan terjadi di tingkat pembukuan. Karyawan bagian pembukuan bisa mencuri cukup banyak dari perusahaan tanpa ketahuan sehingga auditor luar akan sangat membantu. Jangan menuduh atau memecat tanpa bukti karena hal tersebut hanya akan menurunkan semangat pekerja dan membuktikan bahwa Anda bisa memecat dengan semena-mena, apalagi jika di kemudian hari terbukti bahwa karyawan yang Anda pecat tidak mencuri. Untuk menghindarinya, tunggulah hingga Anda bisa membuktikan pencurian sebelum memecat. Selain itu, jika Anda memecat karyawan tak bersalah, dan pada kontrak karyawan tersebut terdapat klausa keamanan posisi, tindakan Anda akan termasuk pemecatan tak berdasar, yang bisa menyebabkan Anda dituntut. Namun demikian, kebanyakan kontrak kerja di AS memungkinkan Anda memecat karyawan kapan saja, baik dengan alasan maupun tanpa alasan. Jika Anda ingin membebaskan kantor dari karyawan buruk, bantulah karyawan baik untuk melakukannya. Memiliki sistem umpan balik anonim membuat karyawan Anda merasa lebih aman untuk melaporkan pencurian atau tindakan buruk lain di tempat kerja. Selain itu, karyawan Anda juga dapat mengutarakan masalah, kritik, dan saran agar tempat kerja mereka menjadi lebih baik. Sistem umpan balik anonim dapat diterapkan dengan berbagai cara, misalnya:  Kotak saran di ruang yang tidak mencolok (misalnya di ruang istirahat) sehingga karyawan bisa menulis catatan tanpa ketahuan. Akun surel yang otomatis menyensor nama karyawan yang mengirim surel ke alamat tersebut. Program umpan balik anonim pihak ketiga, seperti 3sixty, Suggestionox, dll. Kemungkinan pegawai mencuri dari mesin kasir akan makin kecil jika mereka mengetahui bahwa penggunaan fungsi pengecualian di mesin kasir akan dilaporkan pada bos. Pertimbangkan perangkat lunak yang otomatis melaporkan pengecualian, atau meminta otorisasi manajer sebelum pengecualian dapat dilakukan, untuk menjaga mesin kasir Anda.  Fungsi penanganan pengecualian biasanya menjadi bagian dari perangkat lunak mesin kasir modern. Jika mesin kasir di perusahaan Anda sudah tua, pertimbangkan untuk memperbarui mesin kasir demi keamanan. Program mesin kasir yang dianjurkan di antaranya: AmberPOS Vend POS Lightspeed Retail iVend Retail NCR Counterpoint POS and Retail Management Bagi karyawan tak jujur, pengawasan akan menjadi motivasi tertinggi untuk berhenti mencuri. Letakkan kamera di lokasi-lokasi rawan (seperti mesin kasir, daerah barang mahal, dll) untuk mengurangi pencurian dan menyiapkan bukti kuat di saat pencurian terjadi. Terbukti pula bahwa kamera palsu bisa mengurangi tingkat pencurian di kantor. Tentu saja, hal tersebut tergantung apakah karyawan Anda mengetahui bahwa kamera yang Anda pasang adalah kamera palsu. Namun demikian, kamera palsu dianjurkan hanya untuk "memperkuat" jangkauan pantauan, bukan benar-benar menggantikan kamera asli. Rekaman video bukanlah satu-satunya cara legal bagi perusahaan untuk memantau kinerja karyawan. Berbagai opsi pemantauan lain juga tersedia, dan penggunaannya akan tergantung pada seberapa serius masalah pencurian di kantor Anda. Namun demikian, pastikan pemantauan yang Anda gunakan tidak melanggar hukum di daerah Anda, atau kontrak yang Anda dan karyawan Anda setujui. Selain itu, pastikan juga karyawan Anda mengetahui pemantauan yang akan Anda lakukan sebelum pemantauan dimulai.  Pemantauan tambahan yang dapat Anda lakukan dapat berbentuk: Pemeriksaan riwayat jelajah internet; Pemindaian komunikasi akan kata kunci mencurigakan; Pemantauan pesan, surel, koneksi Wi-Fi di perangkat pribadi, dll; Penambahan aparat keamanan; dan Pencatatan akses kartu gesek di daerah sensitif.   Namun demikian, terlalu ketat memantau karyawan pun bisa jadi berbahaya. Pengawasan berlebihan dari bos dapat membuat karyawan merasa terintimidasi sehingga moral mereka tergerus, apalagi jika pengawasan yang Anda lakukan jauh lebih ketat dari standar dalam kelompok usaha Anda. Kebanyakan perusahaan mengetahui tiga alasan utama pencurian oleh karyawan, yaitu karyawan memiliki keperluan mendadak yang berjumlah besar, karyawan merasa diabaikan perusahaan, dan karyawan mencuri karena adanya kesempatan. Meskipun Anda tidak bisa mengontrol alasan pertama, dan alasan ketiga bisa ditangani dengan pembukuan dan pengawasan yang diperketat, alasan kedua adalah urusan perasaan. Singkat kata, karyawan tidak akan mencuri jika mereka dihargai di tempat kerja dan menyukai bos mereka.  Anda bisa menumbuhkan hubungan baik dengan karyawan melalui cara-cara berikut:  Mengobrol secara informal dengan karyawan, mengenai kehidupan, harapan, dan lain-lain. Menawarkan bonus dan penghargaan untuk kinerja yang baik. Mencoba mengobrol, meskipun sedikit, dengan masing-masing karyawan. Mempertimbangkan acara sosial di luar pekerjaan (liburan, acara keluarga, dll). Berempati pada keluhan dan rasa frustrasi yang dialami karyawan.   Pikirkan hal berikut: Pada sebuah survey di tahun 1976, hampir setengah dari responden menjawab bahwa mereka mencuri dari kantor masing-masing tanpa merasa bersalah. Jangan sampai Anda menjadi bos yang menyebalkan hingga anak buah Anda dapat mencuri tanpa rasa bersalah, namun jadilah teman bagi karyawan Anda sehingga mereka tidak mencuri. Meskipun jarang, karyawan yang sudah dipecat bisa saja mencuri di kantor lamanya, terutama jika mereka masih memiliki kunci, akses masuk, dan lain sebagainya. Untuk menghindari hal tersebut terjadi, atur ulang sistem keamanan di kantor setelah memecat karyawan tertentu. Lakukan hal berikut ini, tergantung jenis usaha Anda:  Gantilah kunci gedung. Gantilah kode kunci elektronis. Gantilah kata sandi akun surel perusahaan, kata sandi Wi-Fi, dll. Ambil kembali kunci, kode kunci, atau kredensial masuk lain dari karyawan yang dipecat. Masalah pencurian yang makin marak memicu ide kreatif dari berbagai perusahaan untuk mengatasinya. Meskipun tidak semua ide berikut ini cocok dengan situasi Anda, namun ide-ide tersebut terbukti dapat mencegah pencurian dalam kasus tertentu.  Gunakan plastik sampah bening. Karyawan mungkin menyembunyikan barang curian di tempat sampah, lalu mengamankannya saat membuang sampah. Dengan plastik sampah bening, hal tersebut akan makin sulit dilakukan.  Buatlah aturan untuk memastikan setiap kotak diratakan sebelum didaur ulang, untuk mempersulit pencurian lewat metode tong sampah yang telah dibahas sebelumnya.  Atur ulang furnitur, atau tata kembali kantor untuk mencegah ruang yang tak kasat mata. Jika tidak ada ruang gelap, karyawan pun akan makin sulit mencuri.  Lakukan inspeksi atau audit mesin kasir secara mendadak. Meskipun kurang disukai karyawan, metode ini cukup ampuh karena jika mereka mengetahui bahwa mesin kasir bisa diaudit kapan saja, kemungkinan mereka mencuri akan makin kecil. Berikan hadiah secara berkala. Memberikan barang yang kurang laku pada karyawan secara gratis adalah cara untuk mengurangi pencurian. Misalnya, jika karyawan di restoran Anda sering mencuri makanan, izinkan mereka mengambil makanan apa saja yang tidak laku.
Jika Anda menyadari suatu hal yang mencurigakan, hubungi bos Anda. Gunakan sistem umpan balik anonim. Kumpulkan informasi secara saksama, namun jangan sampai berlebihan. Hindari menuduh secara impulsif. Kumpulkan setiap bukti pencurian dengan saksama. Temukan cacat pada catatan. Perhatikan fungsi mesin kasir. Jika terjadi pencurian uang, lakukan perhitungan uang di mesin kasir. Jika memungkinkan, gunakan data dari rekaman video. Tanyai karyawan satu per satu. Pertimbangkan untuk mengadakan audit internal dengan bantuan investigator pihak ketiga. Hadapi pencuri hanya jika Anda memiliki bukti yang meyakinkan. Buatlah sistem umpan balik anonim. Pasang perangkat lunak penanganan pengecualian pada sistem kasir Anda. Pasang sistem pengamanan video bila kantor Anda belum memilikinya. Pertimbangkan opsi pemantauan lain yang legal. Cobalah menjalin hubungan pribadi dengan setiap karyawan. Setelah pemecatan, atur kembali keamanan di kantor. Cobalah solusi lain yang tidak konvensional.
https://www.wikihow.com/Catch-Someone-Stealing-at-Work https://www.wikihow.com/Catch-Someone-Stealing-at-Work https://www.wikihow.com/Catch-Someone-Stealing-at-Work
Helping to Stop Theft as an Employee Catching Dishonest Employees as a Supervisor Theft-proofing Your Business