Menulis Isi Surel Menulis Subjek yang Kuat Menggunakan Outlook atau Aplikasi Kalender Terintegrasi
Memperkenalkan diri diperlukan jika Anda bekerja di perusahaan besar atau jika Anda belum mengenal semua orang. Dalam pendahuluan singkat ini, sebaiknya Anda menyampaikan apabila ada dokumen atau bahan yang harus diselesaikan/dibawa saat rapat. Buat pendahuluan yang ramah atau relevan dengan pekerjaan. Contoh, “Halo, Tim! Tidak sabar rasanya menunggu peluncuran program baru minggu depan!” Ini adalah informasi yang penting bagi undangan. Jadi, buatlah jelas dan mencolok dibanding kalimat lain di sekitarnya. Beri jarak dua baris di atas dan bawahnya atau tulis dengan huruf tebal.  Contoh: “6 Oktober 2020, 10.30 - 11.45 WIB” Jika rapat dilakukan melalui daring, beri informasi zona waktu sehingga orang-orang yang berada di zona waktu yang berbeda tidak tertinggal karena miskomunikasi. Contoh, Anda dapat menulis: “6 Oktober 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)” Pastikan lokasi juga ditulis dengan mencolok seperti tanggal dan waktu, terutama jika rapat diadakan di tempat baru, sulit ditemukan, atau jika Anda tahu bahwa beberapa undangan tidak mengenal lokasi tersebut. Untuk rapat virtual (melalui forum langsung atau obrolan video), beri tautan langsung agar undangan mudah mengakses forum atau sambungan video.  Saat memberi petunjuk, buatlah sedetail mungkin. Contoh: “Mohon datang ke ruang rapat 592 di Gedung Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10). Ruang 592 berada di tingkat ke-2 gedung. Jadi, Anda harus menggunakan lift dari lantai dasar, berhenti di lantai 12, dan gunakan lift di bagian selatan gedung (sebelah kiri Anda) untuk naik ke lantai 59.” Beri tahu undangan tentang tujuan rapat. Memberi tahu agenda pendek akan membantu undangan memahami tugas apa yang harus mereka selesaikan sebelumnya. Anda dapat menyebutkan topiknya (seperti “Pembaruan Keamanan Siber”) atau Anda dapat memberi jadwal:  10.30 - 10.45 Memberikan informasi status terbaru proyek 10.45 - 11.10 Membandingkan dan memilih tawaran-tawaran yang layak 11.10 - 11.30 Bertukar pikiran dan target peluncuran Hal terpenting yang harus diperiksa kembali adalah tanggal, waktu, dan lokasi rapat. Pastikan ketiga hal tersebut sudah tepat! Anda pun dapat membaca ulang pendahuluan, agenda, atau catatan lain yang mungkin Anda tambahkan untuk memastikan Anda telah menyampaikan seluruh informasi yang dibutuhkan. Bacalah dengan suara untuk memastikan tulisan Anda jelas dan ringkas sebelum mengirim surel. Menuliskan hal-hal tersebut dalam kotak subjek membuat undangan memahami waktu dan topik rapat tanpa harus membuka surel. Contoh, Anda dapat menulis, “Rapat 01/03: panduan pelaporan baru.” Jika Anda harus tahu siapa yang akan datang, minta konfirmasi di kotak subjek. Dengan begitu, pembaca akan tahu bahwa mereka harus merespons secepat mungkin bahkan saat mereka belum membuka surel. Anda dapat menulis, “Jumat 10/06 rapat SDM, mohon segera konfirmasi.” Anda pun dapat menulis, “Mohon merespons: rapat SDM 10/06.” Jika topik rapat mendesak atau butuh keputusan cepat sehingga rapat harus segera dilaksanakan, beri tanda kedaruratan di kotak subjek. Contoh, Anda dapat menulis, “Rapat darurat Senin 31/02: keamanan siber.” Sangat penting memberi keterangan subjek rapat agar pembaca dapat mengira-ngira apa yang akan dibahas. Jika Anda bekerja di perusahaan besar, kehadiran orang-orang tertentu mungkin tidak selalu diperlukan. Tulis departemen-departemen yang relevan pada kotak subjek atau beri tahu jika mereka harus hadir. Contoh, Anda dapat menulis, “Rapat pemasaran wajib 10/06.” Jika pembaca tidak wajib datang, Anda dapat menulis “Disarankan menghadiri rapat 10/6 tentang taktik pemasaran yang efisien.” Abreviasi mungkin tampak efisien, tetapi sebenarnya kurang spesifik dibanding kata-kata lengkap dan dapat menimbulkan kebingungan. Contoh, “KK” bisa berarti “Kartu Keluarga” atau “Kartu Kredit” tergantung pada siapa yang memahami atau tidak memahami bahasa pribadi Anda. Namun, Anda dapat menggunakan abreviasi yang sudah umum, seperti “RSVP”, “SDM”, dan “KTP”. Jika perusahaan Anda menggunakan basis data komunikasi dengan kalender yang terintegrasi, seperti Outlook, gunakan untuk merencanakan rapat. Media ini umumnya adalah jalur komunikasi yang dipilih oleh orang-orang yang bekerja bersama Anda. Jika perusahaan Anda tidak menggunakan Outlook atau layanan sejenisnya, gunakan surel yang diberikan instansi Anda untuk mengirim undangan. ” Setelah membuat rapat baru, jendela kalender akan muncul. Klik “Scheduling Assistant” dan sorot waktu dan tanggal yang tersedia untuk rapat. Pastikan Anda memilih waktu yang tepat agar undangan dapat hadir. Tergantung pada aplikasi perusahaan, Anda mungkin harus mengubah pengaturan tampilan agar jadwal setiap orang (dan Anda) tampak pada layar. Klik kotak teks untuk memasukkan nama secara manual atau gulir melalui buku alamat dan pilih nama undangan dari daftar tersebut. Gunakan fungsi “Scheduling Assistant” untuk memeriksa ketersediaan waktu undangan. Jika undangan tidak memiliki waktu longgar, nama mereka akan tersorot. Asisten pembuat jadwal bahkan akan memberikan waktu rekomendasi yang sesuai dengan jadwal Anda dan undangan lain. Pastikan tanggal sudah sesuai dengan yang Anda tentukan sebelumnya. Klik tombol kalender jika Anda harus mengubahnya. Gunakan panah ke bawah di bagian kanan daftar waktu untuk memilih waktu rapat yang tepat. Menuliskan waktu berakhirnya rapat adalah cara Anda menghormati waktu orang lain sehingga mereka dapat memperkirakan apa yang akan terjadi dan merencanakan perjalanan atau pekerjaan pada hari itu. Anda akan kembali ke layar jadwal dan Anda dapat melihat rapat Anda telah dijadwalkan. Setelahnya, Anda dapat menambahkan subjek, lokasi, dan catatan. Jika Anda tidak melihat entri rapat dalam layar jadwal, kembali ke langkah-langkah sebelumnya dan ulang sampai jadwal rapat Anda muncul. Beri informasi topik rapat dalam beberapa kata singkat (Contoh: “Tes Produk Baru”). Beri tahu lokasi spesifik. Tulis petunjuk lokasi jika tempat tersebut tidak lazim digunakan untuk rapat atau sulit dijangkau. Beri catatan tambahan (seperti persiapan yang harus mereka lakukan) yang relevan dengan rapat.  Beri alamat lokasi walaupun kemungkinan besar undangan telah mengetahuinya. Klik “send” setelah Anda selesai.
Tulis pendahuluan yang ramah dan singkat serta catatan pendek. Tulis tanggal dan waktu pada baris tersendiri sehingga terlihat mencolok. Tulis lokasi setelah tanggal dan waktu. Bagi tujuan rapat. Periksa kembali surel agar tidak ada kesalahan tata bahasa atau informasi. Tulis subjek yang pendek dan relevan disertai tanggal dan topik rapat. Minta konfirmasi kehadiran pada kotak subjek. Jika rapat tersebut bersifat urgen, tulis di kotak subjek. Tulis apakah rapat bersifat wajib atau sekadar anjuran. Gunakan kata-kata lengkap di kotak subjek agar tidak membingungkan. Klik “New Meeting” di menu home dalam Outlook. Pilih waktu dan tanggal dari jendela “Scheduling Assistant. Tambahkan undangan dengan mengetik nama mereka atau menggunakan buku alamat. Atur waktu mulai dan berakhirnya rapat. Klik “Appointment” di bawah “Meeting” di bagian atas layar. Tulis subjek, lokasi, dan catatan dengan spesifik.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation
Crafting the Body of Your Email Writing a Strong Subject Line Using Outlook or an Integrated Calendar Application