Menulis Paragraf Pertama Persiapan Menulis Surel Menulis Paragraf Kedua Mengakhiri Surel
Di baris pertama, mulailah surel dengan “Dr/Bapak/Ibu Smith yang Terhormat” tergantung nama, gelar, dan jenis kelamin orang bisa dihubungi. Jangan tulis “Hai Mary” atau “Halo”. Gunakan formalitas yang sama yang biasa digunakan ketika menulis surat profesional.  Jika Anda tidak bisa menentukan jenis kelamin orang tersebut, sebut nama lengkapnya. Misalnya, tulislah “Data Asmara yang Terhormat.” Beritahukan nama dan status Anda (misalnya mahasiswa jurusan biologi tahun ketiga di Universitas X) pada penerima surel. Jelaskan bagaimana Anda mendapatkan informasi magang, apakah lewat daring, surat kabar, atau melalui narahubung. Jika Anda memiliki narahubung bersama, jelaskan hal ini segera. Misalnya, Anda bisa menulis: [Direktur program/Profesor saya/dan lain sebagainya], [gelar dan nama], menyarankan saya untuk menghubungi Anda. Jelaskan tanggal memulai dan mengakhiri kerja dan apakah pada tanggal-tanggal ini fleksibel. Misalnya, jika Anda bersedia untuk bermagang semester musim semi ditambah dengan bermagang musim panas purna waktu, jelaskan pula. Jelaskan jumlah jam per minggu di mana Anda bisa bekerja. Apakah Anda perlu bermagang untuk mata ujian kuliah? Jika memungkinkan, jelaskan kalau Anda mengejar kesempatan bermagang terutama adalah untuk mendapatkan pengalaman dan fleksibel dengan tanggung jawab kerja dan kompensasi. Tulislah kemampuan apa yang Anda harapkan bisa diperoleh dari bermagang. Jelaskan sesuatu yang Anda tahu atau pikirkan tentang penilaian perusahaan terhadap organisasinya. Jangan menyebutkan berita-berita yang negatif. Buatlah agar surat Anda bernada positif. Misalnya, Anda bisa menyatakan: [Nama perusahaan] memiliki reputasi yang luar biasa dan saya menilai komitmen perusahaan ini terhadap [Anggaran gratis untuk perawatan hewan yang diabaikan]. Ketika mengirimkan surel  bisnis, gunakan alamat surel yang jelas dan profesional. Hindari nama panggilan atau simbol dan angka yang tidak perlu. Variasi nama bisa digunakan. Misalnya: jon.joni@perusahaan.com bisa digunakan. Jika alamat surel Anda saat ini terhubung dengan profil media sosial yang mengandung isi yang tidak profesional, buat dan gunakan alamat yang berbeda. Sesuaikan juga pengaturan pribadi di media sosial. Sebelum menanyakan lowongan magang, lakukan riset terhadap perusahaan di mana Anda ingin bekerja. Kunjungi situs webnya. Bacalah artikel berita tentang perusahaan tersebut. Jika perusahaan memiliki fitur yang bisa diakses, seperti media sosial, gunakan fitur tersebut selama seminggu untuk mempelajarinya. Gunakan pengetahuan Anda untuk menyusun surat. Pemberi kerja yang prospektif menghargai kandidat yang mengetahui sesuatu tentang perusahaan dan bisa menunjukkan pengetahuan ini secara mendalam. Hal yang bermanfaat untuk memiliki hubungan di sebuah perusahaan. Gunakan jaringan sosial seperti LinkedIn dan Facebook untuk melakukan pencarian kata kunci perusahaan tersebut. Jika narahubung di perusahaan muncul, periksa posisi mereka. Ajukan wawancara lewat telepon atau secara langsung dengan sopan. Mintalah petunjuk yang berkaitan dengan lamaran bermagang.  Dengan LinkedIn, Anda bisa melihat narahubung lain dari narahubung yang Anda kenal yang bekerja di sebuah perusahaan. Jangan ragu untuk bertanya pada narahubung yang Anda kenal untuk menghubungkan Anda dengan salah satu narahubung mereka. Meskipun begitu, lakukan dengan hati-hati dan jangan meminta bantuan dari orang yang sama berulangkali. Banyak universitas menyediakan basis data alumni secara daring. Anda bisa mencari orang-orang dengan pekerjaan tertentu atau tempat kerja melalui situs-situs ini. Alumni yang menyediakan informasi kontak seringkali terbuka menerima surel atau panggilan telepon dari mahasiswa. Ketika mendiskusikan perusahaan dengan narahubung Anda, sebutkan bahwa Anda tertarik untuk bermagang. Tanyakan struktur organisasi perusahaan, lingkungan kerja, tujuan, dan lain sebagainya. Apakah pengumuman lowongan magang memasukkan nama narahubung? Jika ya, gunakan nama dan alamat surel orang tersebut. Jika tidak tercantum nama narahubung, hubungi perusahaan untuk menanyakan siapa yang berwenang dalam perekrutan magang. Jika tak ada yang berwenang, kirimkan surel Anda ke staf senior dalam divisi sumber daya manusia di perusahaan tersebut. Jika Anda berbicara pada siapa saja di perusahaan tersebut, Anda bisa menyebutkan hal ini di awal surel. Jika Anda tidak bisa menemukan nama staf perusahaan, kirimkan surel dengan menuliskan “Bapak/Ibu yang Terhormat.” Anda tentu ingin surel Anda diperhatikan dalam kotak surel yang bervolume tinggi. Misalnya, Anda bisa menulis, “Lamaran Bermagang Perusahaan X:  Laksamana”. Jika memungkinkan, gunakan judul subjek yang spesifik seperti yang diminta oleh pemberi kerja. Melalui beberapa kalimat, jelaskan informasi tentang beban kuliah, pengalaman kerja sebelumya, dan kemampuan yang relevan. Tunjukkan bagaimana pengetahuan Anda bisa bermanfaat bagi perusahaan. Masukkan informasi tentang posisi pekerjaan dan posisi sukarela dan bagaimana pengalaman-pengalaman ini telah menyiapkan Anda untuk posisi ini. Tekankan bagaimana Anda bisa memberikan kontribusi pada perusahaan.  Pemberi kerja potensial perlu memercayai Anda bisa menangani tugas-tugas yang diberikan.   Jelaskan pengalaman kerja dengan kata kerja yang kuat. Daripada menulis: “Saya pernah menjadi staf magang di bagian pemasaran selama dua tahun,” jelaskan “Sebagai karyawan pemasaran magang, saya membuat konten yang baru, merancang brosur digital dan cetak, dan mengurus media sosial untuk sebuah usaha dengan 50 karyawan. Kemampuan-kemampuan bisa berupa menangani media sosial, penyelenggaraan acara, atau berbagai hal lain. Tuliskan kualifikasi akademik Anda. Jika Anda pernah memiliki peran kepemimpinan, jelaskan kewajiban dan/atau pencapaian Anda. Apakah Anda pernah memimpin sebuah komite? Apakah Anda pernah memimpin sebuah tim? Jelaskan secara singkat sehingga Anda tidak kehilangkan perhatian pembaca surel Anda.  Daripada menggunakan kata sifat untuk menjelaskan diri Anda, gunakan contoh-contoh konkret yang menunjukkan kualitas Anda. Misalnya, daripada mengatakan “Saya adalah mahasiswa yang ambisius,” tuliskan “Saya secara konsisten termasuk dalam 10 persen mahasiswa unggulan di kelas.” Diskusikan kapan dan bagaimana Anda akan menghubungi pemberi kerja untuk menindaklanjuti status lamaran. Berikan informasi kontak Anda, yaitu nama, alamat surel, nomor telepon, dan juga kesediaan Anda. Anda bisa menulis: Saya bisa dihubungi lewat telepon atau surel. Jika Anda tidak bisa menghubungi saya, saya akan menghubungi Anda [Senin depan]. Hal yang sopan untuk berterima kasih pada pembaca surel Anda karena telah meluangkan waktu untuk meninjau informasi tentang Anda. Akhiri dengan penutupan yang hangat, seperti “wasalam.” Jika Anda telah berbicara dengan pembaca surel lewat telepon atau secara langsung sebelumnya, Anda bisa menggunakan salam seperti “Salam Hangat.” Jangan gunakan “Terima kasih” atau hanya “Salam” saja sebagai penutupan dalam surat formal. Tulislah nama lengkap Anda, contohnya Nita Laksamana, dan bukan hanya sekadar Nita saja. Jangan lampirkan resume untuk surel magang yang tak diminta. Perusahaan mungkin tidak ingin membuka berkas yang dilampirkan, apalagi jika memiliki kebijakan tempat kerja tentang lampiran, kecuali perusahaan tersebut secara aktif mencari orang yang ingin bermagang. Jika pengumuman lowongan magang meminta resume, lampirkan dokumen dalam format PDF (sebagai kebalikan dari dokumen Word, di mana pemformatan bisa hilang/berubah jika dibuka dengan sistem yang berbeda). Sebagian pemberi kerja mungkin menyatakan kalau tidak akan membuka lampiran surel. Jika demikian, masukkan surat lamaran dan resume ke dalam badan surel. Pastikan untuk memberi jarak terpisah agar memudahkan pemberi kerja untuk membedakan tiap dokumen. Jika Anda tidak mendapat kabar dari perusahaan, kirimkan surel lagi—atau lebih baik telepon. Anda bisa menulis seperti ini: Yang terhormat Dr. Hansen, nama saya [nama Anda] dan saya menindaklanjuti surel yang saya kirimkan minggu lalu tentang kesempatan magang [musim gugur]. Saya akan menghargai kesempatan untuk mendiskusikan posisi ini. Terima kasih. Wasalam, Nita Laksamana.
Sebut nama penerima surel dengan formal. Perkenalkan diri Anda. Sebutkan kesediaan Anda. Nyatakan tujuan bermagang. Jelaskan apa yang Anda kagumi dari perusahaan tersebut. Buatlah alamat surel yang profesional. Lakukan riset terhadap perusahaan. Carilah narahubung bersama. Cari tahu penerimanya. Tuliskan judul subjek secara spesifik. Diskusikan kualifikasi dan pengalaman Anda. Sebutkan keberhasilan akademik atau ekstrakurikuler. Nyatakan kapan Anda bisa berhubungan. Akhiri surel. Pelajari lampiran. Tindak lanjuti seperti yang dijanjikan.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship
Writing Paragraph One Preparing to Write Your Email Writing Paragraph Two Closing the Email