Membuat Jadwal Menulis Tugas Harian yang Paling Penting Mengoptimalkan Jadwal
Gunakan kolom paling kiri untuk “waktu” dan baris paling atas untuk “hari dalam seminggu”. Mulailah dengan menulis aktivitas yang harus dilakukan pada waktu tertentu setiap hari. Berdasarkan hasil analisis tugas yang sudah Anda lakukan, tulislah tugas tertentu pada waktu tertentu yang Anda anggap paling tepat dalam jadwal. Sisihkan juga waktu untuk beristirahat beberapa kali dalam sehari. Selang waktu 1 jam biasanya sudah cukup, tetapi ada kegiatan yang membutuhkan waktu lebih panjang sehingga Anda perlu memblokir 90 menit atau bahkan 2 jam. Jangan lupa menjadwalkan juga tugas-tugas yang bisa diselesaikan hanya dalam 30 menit. Jangan membuat jadwal yang terlalu padat dengan memperpendek durasi kegiatan. Gabungkan 2 sel untuk memblokir waktu yang lebih panjang. Memperkirakan kebutuhan waktu tidaklah mudah, jadi, buatlah jadwal yang mudah disesuaikan jika diperlukan. Perhitungkan juga waktu tambahan untuk mengantisipasi kejadian tidak terduga. Jangan terjebak oleh pandangan yang menganggap kegiatan relaksasi sebagai ‘zona kenyamanan”. Relaksasi bukanlah kemewahan sebab kegiatan ini sama pentingnya dengan kegiatan yang lain. Cetaklah jadwal beberapa lembar lalu pasanglah di pintu kulkas, di kamar tidur, dan di kamar mandi. Kegiatan yang Anda angap penting sebaiknya digarisbawahi atau diberi warna agar lebih mudah dilihat. Gunakan warna yang berbeda sebagai penanda untuk memisahkan aktivitas berdasarkan aspek kehidupan. Anda bisa memilih warna kuning untuk aktivitas kerja, merah untuk kegiatan berolahraga, biru untuk jadwal belajar, dst. Cara ini membantu Anda memahami seperti apa rencana aktivitas harian yang akan Anda lakukan hanya dengan melihat jadwal secara sekilas. Jika jadwal hari ini lebih banyak warna biru, ini berarti aktivitas Anda akan lebih banyak belajar. Daftar ini hanya untuk mencari inspirasi, bukan daftar tugas sehingga Anda tidak perlu memikirkan urutannya. Sisihkan waktu kurang lebih 1 jam untuk mencatat semua kegiatan Anda sehari-hari, termasuk tugas yang seharusnya Anda lakukan, tetapi tidak dikerjakan. Jika Anda kesulitan mengingat aktivitas tersebut, siapkan buku kecil yang mudah dibawa-bawa agar Anda lebih mudah mencatat tugas sehari-hari. Saat mulai membuat jadwal, anggaplah semua aktivitas sebagai tugas. Apa pun yang harus Anda lakukan bisa dicatat sebagai tugas. Agar lebih mudah membuat jadwal yang pertama, tulislah semua tugas harian sebab catatan ini bisa Anda edit jika diperlukan. Jika Anda harus memasak setiap siang dan malam, catat saja dahulu. Apa yang harus Anda lakukan supaya bisa makan dengan baik? Apa yang harus Anda lakukan agar bisa pergi bekerja? Apa yang harus Anda siapkan untuk memastikan putri Anda ada yang menjemput sepulang sekolah? Mungkin Anda baru menyadari betapa banyak tugas pendukung yang harus dilakukan untuk memenuhi tanggung jawab utama. Kabar baiknya, Anda bisa menggunakan jadwal untuk meringankan tugas dan menentukan prioritas. Jika Anda kekurangan waktu, lakukan evaluasi apakah tugas tertentu memang harus dilakukan. Dengan demikian, Anda bisa menentukan tugas-tugas yang harus diselesaikan secara lebih efisien atau didelegasikan. Jika tugas memasak sangat menyita waktu, pikirkan apakah ada orang lain yang bersedia membantu Anda memasak. Anda bisa memasak bersama teman atau membayar seseorang yang menyediakan jasa boga sehingga tugas Anda menjadi lebih ringan. Kemampuan berpikir kritis dan kreativitas biasanya paling kuat di pagi hari, tetapi cenderung akan berkurang dengan berjalannya waktu. Jika Anda merasa paling berenergi di pagi hari, jadwalkan aktivitas pagi yang perlu banyak berpikir, misalnya untuk menulis artikel. Aktivitas kreatif lebih baik Anda lakukan malam hari, tetapi Anda bebas menentukan waktunya. Berusahalah membuat jadwal yang efektif sesuai kegiatan dan kebutuhan Anda. Jika energi Anda paling tinggi di siang hari, inilah saat yang tepat untuk melakukan aktivitas rutin yang membosankan karena tidak perlu banyak berpikir. Isilah jadwal siang hari dengan membuat janji, menjemput anak di sekolah, membalas surel, dll. Banyak orang yang lebih suka membuat rencana dan menyiapkan diri untuk besok di malam hari. Tugas yang perlu Anda jadwalkan, misalnya: menyiapkan makan siang, membereskan pakaian, membenahi rumah. Sisihkan waktu 30 menit/hari untuk menulis novel, merapikan garasi, atau belajar menata taman. Melakukan apa yang ingin Anda capai sedikit demi sedikit akan membentuk kebiasaan baik yang bermanfaat sebab hal ini akan berjalan secara otomatis. Apa yang Anda lakukan secara teratur, baik atau buruk, pada akhirnya akan menjadi kebiasaan. Apa pendapat Anda setelah menggunakan jadwal? Apakah Anda sudah menjadwalkan waktu yang paling tepat untuk aktivitas tertentu? Apakah ada yang perlu disesuaikan? Ubahlah hal-hal yang tidak bermanfaat sesuai kebutuhan. Jangan menunggu sampai akhir minggu atau akhir bulan. Lakukan penyesuaian kecil setiap hari sampai Anda mendapatkan jadwal yang paling baik. Biasanya, Anda perlu mengubah jadwal setiap bulan sebab satu-satunya hal yang pasti dalam kehidupan ini adalah perubahan.
Buatlah jadwal menggunakan Microsoft Excel atau program yang lain. Sesuaikan antara tugas dengan waktu pelaksanaannya. Jadwalkan aktivitas yang membutuhkan waktu lebih panjang. Buatlah jadwal yang fleksibel. Cetaklah jadwal yang sudah Anda siapkan. Gunakan warna sebagai kode. Buatlah daftar tugas harian yang harus Anda lakukan. Tulislah tugas utama dan pendukung. Ajukan pertanyaan kepada diri sendiri apa saja aktivitas harian Anda. Lakukan analisis daftar tugas. Perhatikan level energi Anda di pagi hari. Perhatikan level energi Anda di siang hari. Perhatikan level energi Anda di malam hari. Mulailah membentuk kebiasaan yang mampu mendukung tercapainya tujuan. Manfaatkan jadwal dengan menerapkannya.
https://www.wikihow.com/Make-a-Timetable https://www.wikihow.com/Make-a-Timetable https://www.wikihow.com/Make-a-Timetable
Making the Timetable Writing Down Your Most Important Daily Tasks Optimizing Your Timetable