Membuat Format SOP Anda Menulis SOP Anda Memastikan Keberhasilan dan Ketepatan
Tidak ada salah atau benar dalam menulis SOP. Meskipun demikian, perusahaan Anda mungkin memiliki sejumlah SOP yang dapat Anda jadikan acuan sebagai panduan membuat format, membuat garis besar cara yang lebih disukai dalam melaksanakan suatu tugas. Jika ini kasus Anda, gunakan SOP yang sudah ada sebagai templat. Jika bukan demikian, Anda memiliki beberapa opsi:   Format langkah-langkah sederhana. Ini adalah untuk prosedur rutin yang singkat, memiliki beberapa kemungkinan hasil, dan langsung pada pokoknya.  Terpisah dari dokumentasi dan panduan keselamatan yang diperlukan, dokumen ini hanyalah daftar kalimat-kalimat sederhana berisi perintah pelaksanaan untuk pembaca.  Format langkah-langkah tingkatan. Ini umumnya untuk prosedur panjang -- prosedur yang lebih dari sepuluh langkah, meliputi beberapa pembuatan keputusan, klarifikasi dan terminologi. Daftar ini umumnya merupakan langkah-langkah utama dengan sub-langkah dalam susunan tertentu.  Format bagan alur. Jika prosedurnya lebih seperti peta dengan kemungkinan hasil yang tak terbatas, bagan alur dapat menjadi pilihan terbaik Anda. Ini adalah format yang harus Anda pilih jika hasilnya tidak selalu dapat diprediksi. Ada tiga faktor utama untuk dipertimbangkan sebelum menulis SOP Anda:   Pengetahuan awal pembaca Anda. Apakah mereka mengenal organisasi Anda serta prosedur-prosedurnya? Apakah mereka tahu terminologinya? Bahasa Anda perlu menyesuaikan dengan pengetahuan dan investasi pembaca.  Kemampuan bahasa pembaca Anda. Adakah kemungkinan orang-orang yang tidak memahami bahasa Anda akan "membaca" SOP Anda? Jika ini mungkin terjadi, merupakan ide yang baik untuk mencantumkan gambar dan diagram yang disertai keterangan.  Jumlah pembaca Anda. Jika banyak orang membaca SOP Anda sekaligus (masing-masing dengan peran yang berbeda), Anda perlu membuat format dokumen seperti percakapan dalam sebuah drama: pengguna  1 melaksanakan aksi, diikuti oleh pengguna 2, dan seterusnya. Dengan cara ini, tiap pembaca dapat melihat bagaimana mereka menjadi bagian integral dalam mesin usaha yang berjalan dengan lancar. Pada dasarnya adalah: Apakah Anda orang yang tepat untuk menulis hal ini? Apakah Anda tahu proses ini melibatkan apa saja? Adakah kemungkinan kesalahan? Bagaimana cara membuatnya aman? Jika tidak, Anda mungkin lebih baik memberikannya kepada orang lain. SOP yang ditulis dengan buruk -- atau bahkan tidak akurat -- tidak hanya akan mengurangi produktivitas dan dapat mengarah pada kegagalan organisasi, tetapi juga dapat tidak aman dan menimbulkan pengaruh buruk pada apa saja mulai dari tim Anda hingga lingkungan. Singkatnya, ini bukanlah risiko yang harus Anda ambil. Jika ini adalah proyek yang diberikan kepada Anda dan Anda merasa harus (atau wajib) menyelesaikannya, jangan malu meminta bantuan pada mereka yang menyelesaikan prosedur sehari-hari. Melakukan wawancara merupakan bagian umum proses pembuatan SOP. Jika Anda menulis atau memperbarui SOP untuk kelompok individu yang mengenal protokol, terminologi dll dengan baik, dan akan mendapat manfaat lebih dari SOP pendek dan singkat yang lebih merupakan daftar pengecekan, Anda dapat menuliskannya dalam bentuk singkat. Selain tujuan dasar dan informasi yang relevan (tanggal, penulis, nomor ID, dll.), ini hanyalah daftar pendek berisi langkah-langkah. Jika detail atau klarifikasi tidak diperlukan, inilah cara yang harus Anda lakukan. Yang jelas adalah bahwa Anda memiliki prosedur dalam organisasi Anda yang terus diulang-ulang. Tetapi adakah alasan khusus mengapa SOP ini bermanfaat? Perlukah penekanan pada keselamatan? Langkah-langkah kepatuhan? Apakah SOP ini digunakan untuk pelatihan atau dalam kegiatan sehari-hari? Berikut beberapa alasan mengapa SOP Anda penting bagi keberhasilan tim Anda:  Untuk memastikan bahwa standar kepatuhan terpenuhi Untuk memaksimalkan persyaratan produksi Untuk memastikan bahwa prosedur tidak memiliki pengaruh buruk terhadap lingkungan Untuk memastikan keselamatan Untuk memastikan segala sesuatu berjalan sesuai jadwal Untuk mencegah kegagalan dalam manufaktur Untuk digunakan sebagai dokumen pelatihan Jika Anda tahu hal-hal apa yang perlu ditekankan oleh SOP Anda, akan lebih mudah untuk membangun tulisan Anda di sekitar poin-poin tersebut. Akan lebih mudah pula untuk melihat seberapa penting SOP Anda. Secara umum, SOP teknis terdiri dari empat elemen yang "terpisah" dari prosedur itu sendiri:   Halaman judul. Ini meliputi 1) judul prosedur, 2) nomor identifikasi SOP, 3) tanggal diterbitkan atau revisi, 4) nama badan/divisi/cabang di mana SOP diterapkan, dan 5) tanda tangan mereka yang menyiapkan dan menyetujui SOP tersebut. Bagian ini dapat menggunakan format apa saja, selama informasi yang disampaikan jelas.  Daftar Isi. Ini hanya perlu jika SOP Anda cukup panjang, untuk memudahkan referensi. Yang akan Anda temukan di sini adalah kerangka standar sederhana.  Jaminan Kualitas/Kontrol Kualitas. Sebuah prosedur bukanlah prosedur yang baik jika tidak dapat diperiksa. Siapkan materi dan detail yang diperlukan sehingga pembaca dapat memastikan mereka memperoleh hasil yang diinginkan. Materi ini dapat meliputi dokumen-dokumen lain, misalnya seperti sampel evaluasi kinerja.  Referensi. Pastikan untuk menuliskan seluruh referensi yang digunakan atau yang penting. Jika Anda menggunakan referensi SOP lain, pastikan untuk melampirkan informasi yang diperlukan dalam lampiran. Organisasi Anda mungkin memiliki protokol yang berbeda dari SOP ini. Jika ada SOP sebelumnya yang dapat Anda gunakan, abaikan struktur ini dan ikuti prosedur yang telah dilakukan. Cakupan dan penerapan. Dengan kata lain, menggambarkan tujuan proses, batasan-batasannya, serta bagaimana proses ini digunakan. Meliputi standar, persyaratan regulasi, peran dan tanggung jawab, serta input dan output.  Metodologi dan prosedur. Inti permasalahannya -- buat daftar langkah-langkah dengan detail yang penting, termasuk perlengkapan yang diperlukan. Cantumkan pula prosedur-prosedur yang berurutan serta faktor-faktor penentu keputusan. Kemukakan "pengandaian" dan kemungkinan adanya gangguan atau pertimbangan keselamatan.  Klarifikasi terminologi. Jelaskan akronim, singkatan, dan seluruh frasa yang bukan merupakan istilah umum.  Peringatan kesehatan dan keselamatan. Untuk dituliskan dalam bagian terpisah dan bersama dengan langkah-langkah saat terjadi masalah. Jangan melewatkan bagian ini.  Perlengkapan dan persediaan. Daftar lengkap hal-hal yang dibutuhkan dan kapan serta di mana dapat menemukan perlengkapan, standar perlengkapan, dll.  Peringatan dan gangguan. Pada dasarnya, bagian troubleshooting. Cantumkan kemungkinan masalah yang dapat terjadi, apa yang harus diwaspadai, dan apa yang dapat mempengaruhi produk akhir yang ideal.  Beri masing-masing topik ini bagiannya sendiri (umumnya dinyatakan dengan angka atau huruf) agar SOP Anda tidak mengandung kalimat-kalimat panjang yang membingungkan dan untuk memudahkan referensi. Ini bukanlah daftar lengkap, melainkan baru sebagian kecil langkah-langkah prosedural. Organisasi Anda dapat menyebutkan aspek-aspek lain yang membutuhkan perhatian. Kemungkinannya pembaca Anda tidak memilih untuk membaca SOP ini untuk bersenang-senang. Anda tentunya ingin membuat dokumen ini singkat dan jelas -- jika tidak perhatian mereka akan beralih dan mereka akan menganggap dokumen tersebut menakutkan dan sulit dipahami. Secara umum, tuliskan kalimat-kalimat Anda sesingkat mungkin.   Berikut adalah contoh yang buruk : Pastikan Anda membersihkan seluruh debu dari lubang udara sebelum mulai menggunakannya.  Contoh yang baik adalah sebagai berikut: Bersihkan seluruh debu dari lubang udara sebelum digunakan. Secara umum, jangan gunakan kata "Anda." Kata ini seharusnya tersirat. Bicaralah dengan suara aktif dan mulai kalimat-kalimat Anda dengan kata kerja perintah. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menulis SOP yang sama sekali tidak akurat. Anda akan membahayakan keselamatan tim, efektivitas, waktu mereka, dan Anda menjelaskan proses yang telah ada tanpa pertimbangan matang -- sesuatu yang dapat dianggap menyinggung oleh rekan tim Anda. Bila perlu, ajukan pertanyaan! Anda tentunya ingin menulis prosedur yang tepat. Anda dapat bertanya pada berbagai sumber jika Anda tidak tahu, agar dapat mencakup seluruh peran dan tanggung jawab. Salah satu anggota tim mungkin tidak mengikuti prosedur operasi standar atau anggota lain mungkin hanya terlibat dalam sebagian prosedur. Jika Anda mencantumkan satu atau dua langkah khusus yang menakutkan, buatlah bagan atau diagram agar lebih mudah bagi pembaca. Ini akan membuat dokumen lebih mudah dibaca dan memberi pikiran jeda setelah mencoba memahami semuanya. Selain itu, dokumen Anda akan lebih lengkap dan tertulis dengan baik. Jangan mencantumkan bagan atau diagram hanya untuk mempertebal SOP Anda; lakukan hanya bila perlu atau jika Anda mencoba menjembatani kendala bahasa. SOP Anda kemungkinan besar merupakan salah satu dari banyak SOP -- karenanya, organisasi Anda mungkin memiliki beberapa jenis database besar yang menggolongkan segala sesuatu ke dalam katalog dengan sistem referensi tertentu. SOP Anda merupakan bagian dari sistem referensi ini, dan karenanya membutuhkan jenis kode tertentu untuk dapat ditemukan. Di sinilah Anda akan merasakan manfaat notasi. Tiap halaman sebaiknya memiliki judul singkat atau nomor ID, nomor revisi, tanggal, dan "halaman # dari #" di sudut kanan atas (pada sebagian besar format). Anda mungkin akan memerlukan catatan kaki (atau menuliskan notasi di atas pada catatan kaki), tergantung preferensi organisasi Anda. Jika Anda tidak ingin menguji prosedur Anda, Anda mungkin belum menuliskannya dengan baik. Mintalah seseorang yang memiliki pengetahuan terbatas tentang proses (atau perwakilan pembaca umum) menggunakan SOP Anda untuk memandu mereka. Masalah apa yang mereka temui? Jika ada, atasi masalah tersebut dan buatlah perbaikan yang diperlukan.  Paling baik memiliki beberapa orang untuk menguji SOP Anda. Individu yang berbeda akan mengalami masalah yang berbeda, memungkinkan berbagai macam respons (yang diharapkan dapat berguna) Pastikan untuk menguji prosedur pada seseorang yang belum pernah melakukan prosedur tersebut sebelumnya. Semua orang yang telah memiliki pengetahuan sebelumnya akan mengandalkan pengetahuan mereka untuk melakukan langkah-langkah tugas dan bukan melalui SOP Anda, sehingga tujuan Anda tidak tercapai. Pada akhirnya, pendapat bos Anda tentang SOP tersebut tidaklah terlalu penting. SOP ini penting bagi mereka yang benar-benar melakukan pekerjaan terkait. Jadi sebelum Anda mengirimkan SOP ke atasan, tunjukkan pekerjaan tersebut pada orang-orang yang akan melakukan (atau yang telah melakukan) pekerjaan terkait. Apa yang mereka pikirkan? Melibatkan mereka dan membuat mereka merasa sebagai bagian dari proses akan membuat mereka lebih mungkin untuk menerima SOP yang Anda kerjakan. Dan mereka bahkan mungkin memiliki beberapa ide bagus! Setelah tim memberi Anda lampu hijau, kirimkan kepada penasihat Anda. Input yang mereka berikan terhadap konten sebenarnya mungkin lebih sedikit, tetapi mereka akan memberi tahu Anda apakah SOP Anda memenuhi persyaratan format, apakah Anda melewatkan sesuatu, juga protokol untuk meresmikan SOP dan memasukkannya ke dalam sistem.  Arahkan SOP untuk mendapat persetujuan menggunakan sistem manajemen dokumen untuk memastikan jejak audit persetujuan tersebut. Proses ini dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi lain. Pada dasarnya, Anda ingin segala sesuatunya memenuhi panduan dan aturan. Tanda tangan pihak yang berwenang diperlukan meskipun sebagian besar organisasi kini tidak keberatan menerima tanda tangan elektronik. Ini dapat merupakan pelatihan formal untuk pegawai yang bersangkutan (pelatihan kelas, pelatihan berbasis komputer, dll) atau dapat juga berarti kertas SOP Anda digantungkan di kamar mandi. Apa pun itu, sebarkan pekerjaan Anda! Anda bekerja keras membuatnya. Saatnya mendapat pujian! Pastikan SOP Anda tetap baru. Jika SOP ini telah usang, perbarui, dapatkan update yang disetujui kembali dan didokumentasikan, kemudian distribusikan SOP kembali seperlunya.  Keselamatan, produktivitas dan keberhasilan tim Anda bergantung pada SOP tersebut.
Pilih format Anda. Pertimbangkan pembaca Anda. Pertimbangkan pengetahuan Anda. Putuskan antara SOP pendek atau panjang. Ingatlah tujuan SOP Anda. Liput materi yang dibutuhkan. Untuk prosedur itu sendiri, pastikan Anda mencantumkan hal-hal berikut ini: Buat agar tulisan Anda ringkas dan mudah dibaca. Bila perlu, wawancarai petugas yang terlibat dalam proses penyelesaian suatu tugas. Pecahkan teks panjang menjadi diagram dan bagan alur. Pastikan tiap halaman memiliki notasi dokumen kontrol. Uji prosedur tersebut. Mintalah agar SOP Anda ditinjau oleh orang-orang yang melakukan prosedur tersebut. Mintalah penasihat Anda serta tim Jaminan Kualitas meninjau SOP tersebut. Setelah disetujui, mulailah melaksanakan SOP Anda.
https://www.wikihow.com/Write-a-Standard-Operating-Procedure https://www.wikihow.com/Write-a-Standard-Operating-Procedure https://www.wikihow.com/Write-a-Standard-Operating-Procedure
Formatting Your SOP Writing Your SOP Ensuring Success and Accuracy