ボランティアの仕事を見つける 手紙を送る 手紙の文案を練る
関心のある会社や団体組織のウェブサイトを確認しましょう。ボランティア募集情報は通常の求人リストと同じページに、あるいはボランティア専用の求人ページに掲載されているでしょう。  複数の仕事内容を調べて自分に最適なものを探しましょう。 その仕事に求められるものを理解しましょう。無報酬であっても、特定のスキル、経験、学歴などが求められる場合があるため、応募する前に必要条件を確認しましょう。 興味あるボランティア任務が見つかったら、その会社や組織についてもよく理解しなければなりません。仕事内容に興味があり必要条件を満たしていても、組織の価値観が自分のそれと大きく異なる場合があります。応募する前に、その仕事に満足できそうか、また組織の一因として働くことに誇りが持てるかをよく考えましょう。 組織の使命及び価値観を理解しましょう。使命や価値観は組織のウェブサイトで確認できるでしょう。最初にこれらを理解しておくことで、自分の時間を無駄に過ごすことなく、把握不足から起こる不満も事前に解消できるでしょう。 組織や企業がボランティアを募集する際には、インターネットや印刷物など形式が様々ですが、いずれの場合にも連絡先が記載されているはずです。採用責任者と連絡情報を確認しましょう。  募集要項に連絡先がない場合には、組織のウェブサイトを調べて担当者を探しましょう。あるいは、人事部に連絡して情報を得ることもできるでしょう。 採用が組織幹部によって決定される場合には、幹部担当者に宛てて手紙を書きましょう。 誤字脱字、文法の間違い、句読点の打ち間違いなどがないかを確認しましょう。応募書類や送付状にミスがあるとずさんに見え、責任ある社会人としての印象を与えることができません。 手紙で既にスキル、経験、資格などに言及していますが、履歴書も同封するとより効果的です。採用担当者に職務経験、学歴、加えて特定の仕事やボランティア活動の期間などの詳細を知らせることができます。また、履歴書の添付でプロ意識を示すことができます。ボランティア任務を真剣に捉えていることが担当者に伝わるため、組織の一員として迎え入れるための努力をしてもらえるでしょう。 すべてのインターンシップに推薦状が必要なわけではありませんが、要求する組織もあります。必須条件ではないとしても、推薦状を添付すると良いでしょう。ここでもプロ意識を示せ、更に好印象を与えることができます。  推薦状は、自分の性格や能力を証明できる現在の、あるいは以前の職場の上司や知り合いに書いてもらいましょう。  推薦状の代わりに、推薦人の名前と連絡先情報をリストにして加える方法もあります。必要に応じて採用担当者が推薦人に連絡をとることができる上に、今でもこれまでの雇用主や同僚達と良好な関係を維持していることを示せます。 オリジナルの手紙をPDFファイル形式に変換したものをパソコンメールで送れるか、それともオリジナルの手紙を送るべきか、その場合、郵送か手渡しか、などの細かな指示を確認しましょう。組織の応募方法に従うことが大切です。郵送する場合は、正しい料金の切手を貼り、封筒には担当者の名前と住所を正しく記載しましょう。 手紙を出した後数日あるいは１週間ほど待ってから電話かメールで確認をとりましょう。数日間空けることで、厚かましい人、要求の多い人という印象になりません。友好的なトーンのメールを送るか、常識的な時間帯を選んで担当者に電話を入れましょう。ボランティアの仕事に興味を持ち、組織の一員となって働きたいという意思を正式に手紙に綴り送付したことを伝えましょう。また、社会人としての常識と礼儀正しさ常に意識していましょう。 礼儀正しい立派な社会人としての姿勢を見せるためにも、自分のために時間を取ってくれたことに対して担当者に礼状を出しましょう。郵送でも、パソコンメールで送っても良いでしょう。礼状は面接官全員に送りましょう。  面接官の名前をきちんと書きましょう。  ボランティアの仕事について実際に会って話し合う時間と場所を設けてもらったことに感謝しましょう。  面接時に担当者が言及した内容に触れましょう。面接官の話に興味を持ったことを伝えられれば、注意深い人、この仕事を真剣に捉えている人という印象を与えることができます。  採用されることを前提とせずに丁寧に締めくくりましょう。「再びお会いしてボランティア活動の話を更に詳しくできることを楽しみにしています」などと書きましょう。あるいは選考の大変さに触れて相手を気遣っても良いでしょう。 ボランティアの仕事を求める電話や手紙が殺到する組織では、確認のメールや電話を受け付けない場合があります。組織の指示に従いましょう。 ボランティア職に手紙で応募する際でも、通常の求人に応募するのと同じように行います。プロ意識と常識をわきまえ、手紙には一貫性を持たせましょう。不適切な書き方をすれば不採用になる可能性があります。  ビジネス文書に相応しいフォントの種類とサイズを選びましょう。サイズは10〜12ポイントの間で、またフォントの種類は読みやすく線がきれいなものを選びましょう。「Arial」「Century Gothic」「Futura」「Lucida Sans」「News Gothic」 「Technical」「Times New Roman」「Rockwell」と言った書体が適切でしょう。  手紙に派手な色や珍しい色を使ってはいけません。黒で統一しましょう。 ビジネス文書に相応しい書式を使い、できる限り、立派な社会人としての印象を与えましょう。  文書の左上に自分の連絡先を記入します。氏名、住所、電話番号、メールアドレスを含めましょう。  その下２〜３行空けて、採用担当者の連絡先を書きます。フルネーム（下の名前が指定されていない場合には適切な敬称を名字に添える。例：Ms. Stone）、所属部門、組織名、組織の住所の順番で書きましょう。  採用担当者の参考のために、応募日を自身の連絡先情報と採用担当者情報の間に挿入すると良いでしょう。 自分の連絡先情報と組織の連絡先情報を書いた後、手紙を宛てる人物名で本文を始めます。適切な肩書きまたは敬称をつけるのを忘れてはいけません。医師または博士号を取得している場合は、「Dr.」を苗字の前に加えましょう。そうでない場合は、男性には「Mr.」を、女性には「Ms.」を使用しましょう。性別が不明な場合は「Mr.」「Ms.」の敬称をつけずにフルネームを使いましょう。求人情報に担当者情報がなく、また宛先をどうすべきかが確認できない場合には、担当者名の代わりに件名を書くこともできます。 ここは、採用担当者、組織に自分をよく知ってもらうために自己アピールをするところです。自己紹介文と手紙の意図を書きましょう。  ボランティアの求人に興味があることを説明しましょう。 求人情報の入手先を知らせましょう。 求人内容に関連する経験及び専門的知識を２〜３行にまとめましょう。 応募する仕事に関連する正式な教育または訓練を受けている場合には、それらにも言及しましょう。 組織の使命や価値観に言及し、自分にとっての重要性を説明しましょう。また、自分が受けた教育、これまでの経験や興味などを組織の使命に結びつけられると良いでしょう。組織の目標に向けて邁進できることを知らせましょう。 第１段落で自己紹介をし、ボランティア活動への意欲、興味を正式に伝えたら、採用担当者に更に詳しく自分自身を知ってもらいましょう。  職務経歴やこれまで行ったボランティア活動に触れ、その経験と今回応募するボランティアの仕事との関連性を説明しましょう。これまでの経験が今回応募する任務に直接関連しない場合には、職務経歴に言及しながら、これまで色々な職に従事してきた働き手としての強みを強調しましょう。労働意欲、現在のまたは以前の雇用者への献身的な態度、今回の任務に役立つスキルなどに焦点を当てると効果的でしょう。 ボランティア任務に役立つ、または関連するスキルがある場合には、それらを詳しく説明し、それらが組織でどのように役立つかも説明しましょう。 自分で誇りに思える業績があるか、あればそれらは今回のボランティア任務に関連し、また役立てられるものかを考えましょう。功績が応募するボランティアの職にプラスになると思うなら、功績を説明して自分がいかに理想的な候補者であるかを訴えましょう。 現在または以前の仕事やインターンシップで自ら大きな事案や問題を特定し、解決した実績があるなら、それらも全て含めましょう。  現在または以前の仕事やインターンシップで新しい方針を導入したり、新しい手順を考えたりした経験があれば、それによってどう組織に貢献できたかを具体的に説明しましょう。  指導力が発揮できること、また責任ある行動やリーダーシップが取れることを、例を挙げて詳しく説明しましょう。 最初の2つの段落でボランティア候補者として自己紹介し、応募に至った動機を伝え、実践力の高い候補者であることも詳しく説明しました。最後の段落では、任務遂行にあたっての固い決意を述べて締めましょう。  週ごとにボランティア活動に費やせる時間を知らせましょう。都合の良い曜日や時間帯がある場合には、採用された後で知らせましょう。 採用されたと思い込んではいけません。あたかも採用されたかのように自分自身及び任務に費やせる時間を語れば、採用担当者に悪い印象を与えます。 採用担当者に直接会って任務について更に詳しく話が聞けないかを尋ねましょう。また、面接を設定してもらえる場合に備えて、自分の都合の良い日程を知らせましょう。面接日の調整には柔軟な姿勢で臨みましょう。急な連絡を受けてもすぐに面接に臨めるように、出来るだけスケジュールを空けて準備しておきましょう。 時間を割いて手紙を読んでくれたこと、また自分を候補者として考慮してもらえることに正式に感謝しましょう。ビジネス文書に適した正式な言葉で手紙を締めましょう。「Sincerely（誠意を持って）」「Warm regards（どうぞよろしくお願いします）」「Best regards（何卒よろしくお願いします）」などがよく使われます。 自分の名前をタイプし、署名をしましょう。パソコンメールで送信する場合には、手紙を印刷し、印刷の字と一致するように黒のペンで署名を加えた後、スキャンしてPDFファイルに形式を変えましょう。
募集されているボランティアの職を調べる　 選んだ会社や団体組織をよく調べる　 連絡先を確認する　 校正する　 履歴書を添付する　 推薦状を２通用意する　 手紙を送る　 手紙を送付した後で電話を入れるかメールを送る　 面接後に礼状を出す　 ビジネス文書のトーンを維持する　 書式を整える　 本文を書く　 第１段落を書く　 第２段落を書く　 第３段落を書く　 ビジネス文書に相応しい締めくくりをする　 手紙に署名する　
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