पहला पैराग्राफ़ लिखना ईमेल लिखने की तैयारी करना दूसरा पैराग्राफ़ लिखना ईमेल का समापन
पहली लाइन में, अपने ईमेल की शुरुआत, संपर्क व्यक्ति के नाम, टाइटल और लिंग के आधार पर "प्रिय डॉ॰/श्री/कुमारी/श्रीमती स्मिथ" से करिए। "हे मेरी " या "हेलो" मत लिखिएगा। जब आप को व्यावसायिक पत्र लिखें तब भी ऐसी ही औपचारिकता का इस्तेमाल करिए।  अगर आप किसी व्यक्ति के लिंग के बारे में पता नहीं लगा सके हों, तब उसके पूरे नाम से एड्रेस करिए। जैसे कि, लिखिए "प्रिय बॉबी रेनौल्ड्स।" जिनको आप पत्र लिख रहे हैं, अगर उन्होंने डॉक्टरेट हासिल की हुई है, तब उन्हें अवश्य ही "डॉ," कहिए, जैसे कि, "प्रिय डॉ रेनौल्ड्स।" पाने वाले को अपना नाम और स्टेटस (status) बताइये (जैसे कि एक्स विश्वविद्यालय में जीवविज्ञान तीसरा वर्ष)। बताइये कि आपको इंटर्नशिप के बारे में पता कैसे चला, ऑनलाइन, समाचारपत्रों से, या किसी संपर्क के ज़रिये। अगर आपका कोई म्यूचुअल (mutual) संपर्क हो, तब इसे जितनी जलदी हो सके, बता दीजिये। जैसे कि, आप लिख सकते हैं: [प्रोग्राम निदेशक/ मेरे प्रोफ़ेसर/ आदि], [टाइटल (Title) तथा नाम], ने सुझाव दिया कि मैं आपसे संपर्क करूँ। शुरू करने और समाप्त करने की संभावित तारीख़ें बताइये और साथ में यह भी कि क्या इनमें परिवर्तन किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, अगर आप स्प्रिंग सेमेस्टर (spring semester) इंटर्नशिप के लिए उपलब्ध हैं और साथ ही पूर्ण-कालिक समर (summer) इंटर्नशिप के लिए भी उपलब्ध हैं, तब इसको भी बता दीजिये। यह स्पष्ट कर दीजिये कि सप्ताह में आप कितने घंटे काम कर सकेंगे। क्या आपको कोर्स क्रेडिट के लिए इंटर्नशिप चाहिए? अगर हाँ, तब यह संकेत दे दीजिये कि आप इंटर्नशिप मुख्यतः अनुभव के लिए कर रहे हैं और आप अपनी जॉब रिसपॉन्सिबिलिटीज़ तथा (responsibilities) और कंपेन्सेशन (compensation) के प्रति लचीले हैं। लिखिए कि इस इंटर्नशिप से आप किन कौशलों को पाने की आशा कर रहे हैं। कोई ऐसी बात सामने लाइये जिस पर संगठन स्वयं पर गर्व करता हो। निगेटिव समाचारों का ज़िक्र करने से बचिए। अपने पत्र को पॉज़िटिव बनाए रखिए। जैसे कि, आप कह सकते हैं: [कंपनी का नाम], उत्कृष्टता के लिए प्रसिद्ध है, और मैं आपके [खर्च की चिंता किए बिना त्यागे गए पशुओं की देखभाल करने के] कामिटमेंट (commitment) का प्रशंसक हूँ। जब आप व्यापारिक पत्राचार कर रहे हों, तब एक प्रोफ़ेशनल, स्पष्ट ईमेल एड्रेस का इस्तेमाल करिए। निकनेम्स (nicknames) या अनावश्यक सिंबल्स (symbols) या अंकों का इस्तेमाल मत करिए। आपके नाम का कोई वेरिएशन (variation) भी बढ़िया काम चला सकता है। जैसे कि: Smit.smith@company.com बिलकुल सही रहेगा। अगर आपके अभी के ईमेल एड्रेस के साथ कोई ऐसी दूसरी सोशल मीडिया प्रोफ़ाइल (profile) सम्बद्ध हो, जिसमें कि कोई अनप्रोफ़ेशनल (unprofessional) सामग्री हो, तब किसी दूसरे ईमेल एड्रेस का इस्तेमाल करिए। इसके अलावा सोशल मीडिया पर अपनी प्राइवेसी सेटिंग्स (privacy settings) भी ठीक कर लीजिये। इंटर्नशिप मांगने से पहले, जिस कंपनी में आप काम करना चाहते हैं, उसकी थोड़ी रिसर्च कर लीजिये। उनकी वेबसाइट देखिये। उनके बारे में अखबारों में जो छपा हो उसे पढ़ लीजिये। अगर कंपनी के पास कोई पहुँच सकने वाली प्रोडक्ट हो, जैसे सोशल मीडिया, तब उसे टेस्ट करने के लिए कम से कम एक सप्ताह उसका इस्तेमाल कर लीजिये। अपना पत्र तैयार करने के लिए, अपनी समझदारी का इस्तेमाल करिए। संभावित नौकरी देने वाले, ऐसे कैंडीडेट्स को पसंद करते हैं जो कंपनी के बारे में कुछ जानते हों, और अपने ज्ञान को ठीक तरह से दिखा सकते हों। कंपनी में कोई संपर्क सूत्र होना फ़ायदेमंद होता है। कंपनी के लिए कीवर्ड (keyword) सर्च हेतु लिंक्डइन (LinkedIn) और फ़ेसबुक (Facebook) जैसे सोशल नेटवर्क्स का इस्तेमाल करिए। अगर कोई संपर्क मिलते हैं, तब उनकी पोज़ीशन (position) देखिये। विनम्रतापूर्वक उनसे फ़ोन पर या व्यक्तिगत रूप से इंटरव्यू के लिए निवेदन करिए। अपने इंटर्नशिप  आवेदन के बारे में उनसे सलाह लीजिये।  लिंक्डइन की सहायता से आप देख सकते हैं कि आपके कौन से संपर्क उस कंपनी में काम करते हैं। अपने संपर्कों से यह निवेदन करने में मत हिचकिचाइए कि वे आपको अपने संपर्कों से सम्बद्ध करा सकें। हालांकि, यहाँ पर थोड़ा टैक्टफ़ुल (tactful) रहना ज़रूरी है, और एक ही संपर्क से बार-बार सहायता मत मांगिए। अनेक विश्वविद्यालय पूर्वछात्रों का डेटाबेस ऑनलाइन उपलब्ध कराते हैं। आप इन साइट्स के ज़रिये से किसी खास काम को करने वाले लोगों या वर्कप्लेस (work place) के लोगों को ढूंढ सकते हैं। वे पूर्वछात्र जो अपनी संपर्क जानकारी उपलब्ध कराते हैं आम तौर पर छात्रों से ईमेल या फ़ोन आने का बुरा नहीं मानते।  जब आप अपने संपर्क से कंपनी के बारे में बातें कर रहे हों, तब उन्हें यह बता दीजिये कि आपकी दिलचस्पी इंटर्नशिप पाने में है। कंपनी के संगठनात्मक स्ट्रक्चर (structure), कार्य के वातावरण, लक्ष्यों आदि के बारे में पूछ लीजिये। क्या इंटर्नशिप की पोस्टिंग (posting) में संपर्क करने वाले व्यक्ति का नाम दिया गया है? अगर दिया गया हो, तब उसके नाम और ईमेल एड्रेस का इस्तेमाल करिए। अगर कोई लिस्ट (list) किया हुआ संपर्क व्यक्ति नहीं हो, तब कंपनी में फ़ोन करके पता करिए कि इंटर्नशिप भर्ती का इंचार्ज (in charge) कौन है। अगर कोई भी इंचार्ज नहीं हो, तब अपना ईमेल, कंपनी के मानव संसाधन के किसी सीनियर अधिकारी को एड्रेस करिए। अगर आप फ़र्म के किसी व्यक्ति से बात करें, तब अपने ईमेल के शुरू में ही इस बात को बता दीजिये। जब आप किसी कर्मचारी का नाम नहीं पा सकें, तब अपने ईमेल में "महोदया या प्रिय महोदय" कह कर एड्रेस करें। आप चाहते हैं कि हाई-वॉल्यूम (high-volume) इनबॉक्स में आपके ईमेल पर ध्यान जाये। जैसे कि, आप लिख सकते हैं, “कंपनी एक्स इंटर्नशिप आवेदन: जोआना स्मिथ।” अगर लागू हो, तब जो सबजेक्ट लाइन एम्पलॉयर (employer) ने कही हो वही डालिए। विस्तार से अपने कोर्सवर्क (coursework), काम के पिछले अनुभव, और जो भी उचित कौशल हों, उनका ज़िक्र करिए। दिखाइए कि किस प्रकार से, आपका ज्ञान संगठन के लिए लाभकर हो सकता है। अपने द्वारा किए गए काम  और स्वयंसेवी कार्य की जानकारी शामिल करिए और यह भी बताइये कि किस प्रकार इन अनुभवों ने आपको इस भूमिका के लिए तैयार किया है। ज़ोर दे कर बताइये कि किस प्रकार से आप संगठन के लिए कुछ कर सकते हैं। आपके संभावित एम्पलॉयर को विश्वास होना चाहिए कि आप दिये गए काम को कर सकेंगे।  अपने काम के अनुभव को स्ट्रॉंग (strong) क्रियाओं से बताइये। यह लिखने के स्थान पर: "मैं दो साल  केलिए मार्केटिंग इंटर्न था," बताइये "मार्केटिंग इंटर्न के रूप में मैंने ताज़ा कंटेन्ट (content) बनाया, डिजिटल और प्रिंट ब्रोशर का डिज़ाइन तैयार किया, और पचास कर्मचारियों वाले व्यापार का सोशल मीडिया आउटलेट (outlet) मैनेज (manage) किया।"  कौशलों में, और चीजों के अलावा, सोशल मीडिया, ईवेंट ऑर्गनाइज़ करना और ढेरों और चीज़ें हो सकती हैं। अपनी अकादमिक क्वालिफ़िकेशन्स के बारे में लिखिए। अगर आपकी कभी नेतृत्व वाली भूमिकाएँ रही हों, तब अपनी ड्यूटीज़ तथा/या उपलब्धियों के बारे में बताइये। क्या आपने कभी किसी कमेटी का नेतृत्व किया है? क्या आपने किसी टीम को कोच (coach) किया है? इन बातों को संक्षिप्त ही रखिए ताकि आप पढ़ने वाले का ध्यान न खो दें। अपने बारे में बताते समय विशेषणों का इस्तेमाल करने की जगह ऐसे ठोस उदाहरण दीजिये, जिनसे आपके गुणों के बारे में पता चल सके। जैसे कि, यह कहने के बजाए "मैं एक महत्वाकांक्षी छात्र हूँ," लिखिए "मैं लगातार अपनी क्लास के टॉप 10 प्रतिशत में रहा हूँ।" यह भी चर्चा करिए कि आप कब और कैसे, एम्पलॉयर से अपनी एप्लिकेशन के स्टेटस (status) के बारे में संपर्क करेंगे। अपनी संपर्क जानकारी दे दीजिये अर्थात नाम, ईमेल एड्रेस, फ़ोन नंबर, और उसके साथ ही उपलब्धता भी बता दीजिये। आप लिख सकते हैं: मैं फ़ोन और ईमेल पर उपलब्ध हूँ। अगर आप वापस मुझ तक नहीं पहुँच सकेंगे, मैं आपको [अगले सोमवार को] फ़ोन करूंगा। आपकी सामग्री को पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए पाठक का आभार व्यक्त करना शिष्टता होती है। “भवदीय” जैसे औपचारिक अभिवादन के साथ समाप्त करिए। अगर आपने उस व्यक्ति से पहले फ़ोन पर या व्यक्तिगत रूप से बात करे है, तब आप “सादर” जैसे अभिवादन से भी समाप्त कर सकते हैं। औपचारिक पत्रव्यवहार में “धन्यवाद” या केवल “बढ़िया” जैसे समापन का इस्तेमाल मत करिए।  अपना पूरा नाम लिखिए, अर्थात केवल जोआना मत लिखिए, बल्कि जोआना स्मिथ लिखिए। किसी बिना मांगी गई इंटर्नशिप ईमेल में अपना रिज़्युमे मत संलग्न करिए। जब तक कि कंपनी अपनी ओर से इंटर्न्स की मांग नहीं कर रही होगी, वे आपकी संलग्न प्रति खोलना नहीं चाहेंगे, ख़ासकर उस परिस्थिति में जबकि संलग्नकों के बारे में कंपनी की कोई नीति होगी। अगर पोस्टिंग में रिज़्युमे मांगा गया हो, तब अपने डॉकयुमेंट को पीडीएफ़ की तरह संलग्नक के रूप में लगा दीजिये (न कि वर्ड डॉकयुमेंट के रूप में, जिसमें किसी दूसरे सिस्टम में खोले जाने पर फ़ॉर्मेटिंग बदल/ग़ायब हो सकती है)। कुछ एम्पलॉयर तो स्पष्ट भी कर देते हैं कि वे संलग्नक खोलते ही नहीं हैं। अगर ऐसा हो, तब अपने कवर लेटर और रिज़्युमे को ईमेल की बॉडी में ही शामिल कर दीजिये। यह सुनिश्चित कर लीजिएगा कि उनमें थोड़ी दूरी बनी रहे ताकि एम्पलॉयर के लिए दोनों डॉकयुमेंट में अंतर करना आसान हो सके। अगर आपको संगठन से जवाब नहीं मिलता है, तब उन्हें फिर से ईमेल भेजिये – या, बेहतर होगा कि उन्हें फ़ोन करिए। आप लिख सकते हैं: डॉ हैनसेन, मेरा नाम [नाम] है और मैं उस ईमेल के संदर्भ में लिख रहा हूँ जो मैंने पिछले सप्ताह [फॉल (fall)] इंटर्नशिप के बारे में भेजी थी। यदि आप इस पोज़ीशन के बारे में बात करेंगे तो मैं आभारी होऊंगा। धन्यवाद। भवदीय, जोआना स्मिथ।
पाने वाले को औपचारिक रूप से एड्रेस करिए: अपना परिचय दीजिये: अपनी उपलब्धता के बारे में बताइये: इंटर्नशिप का उद्देश्य बताइये: आपको कंपनी के बारे  में जो पसंद आया हो उसे बताइये: एक प्रोफ़ेशनल (professional) ईमेल एड्रेस बनाना: कंपनी की रिसर्च कर लीजिये: कोई म्यूचुअल (mutual) संपर्क खोजिए: पाने वाले का पता लगाइए: सबजेक्ट लाइन बिलकुल स्पष्ट होनी चाहिए: अपनी क्वालिफ़िकेशन्स और अनुभव की चर्चा करिए: अकादमिक या एक्स्ट्रा करीकुलर (extra-curricular) सफलताओं की चर्चा करिए: बताइये कि आप कब संपर्क करेंगे: ईमेल समाप्त करिए: संलग्नकों की जांच करिए: जैसा वादा किया था उसके अनुसार फॉलो अप (follow up) करिए:
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