औपचारिक या व्यावसायिक पत्र औपचारिक या व्यावसायिक ईमेल (Formal or Business Email) दोस्ताना पत्र (Friendly Letter) दोस्ताना ईमेल (Friendly Email)
बाईं ओर अलाइंड और सिंगल स्पेस में एक ब्लॉक में अपना इलाका, शहर, राज्य और पिन कोड लिखें।  शहर, राज्य और पिन कोड को एक पंक्ति में लिखना है जबकि इलाके के लिए अलग पंक्ति होगी। यदि आप व्यावसायिक लेटरहेड का इस्तेमाल कर रहे हैं, जिसमें यह जानकारी दी हुई है, तब इस कदम को छोड़ दें। प्रेषक का पता दोहराएँ नहीं। अपनी इच्छानुसार, या तो वह तारीख़ डालें जिस दिन पत्र लिखा था या जिस दिन वह पूरा हुआ।  ऊपर लिखे पते की तरह ही, तारीख़ भी बाईं ओर अलाइंड होनी चाहिए। तारीख़ को “महीना-दिन-साल” फ़ॉर्मेट में लिखें। महीने को शब्दों में लिखिए, मगर दिन और वर्ष के लिए अंकों का इस्तेमाल करिए। जैसे कि: फरवरी 9, 2013। यह पते को पत्र के अगले भाग से स्पष्टतः अलग करेगी। यदि पत्र किसी विशेष संदर्भ में लिख रहे हों, तो अच्छा होगा यदि संदर्भ पंक्ति “संदर्भ:” से शुरू करें।  संदर्भ पंक्ति को बाएँ अलाइन करिए और उसे एक पंक्ति तक ही सीमित करें। संदर्भ पंक्ति का उपयोग किसी पत्र का जवाब देने, नौकरी का आवेदन करने या किसी जानकारी को प्राप्त करने के लिए करिए। वैकल्पिक संदर्भ पंक्ति के नीचे एक खाली पंक्ति रख कर उसे पत्र के शेष भाग से अलग करिए। पाने वाले का नाम तथा पदवी, साथ में कंपनी का नाम, इलाके का पता, शहर, राज्य और पिन कोड लिखिए।  यह सारी जानकारी सिंगल स्पेस में बाईं-अलाइंड होनी चाहिए। प्राप्तकर्ता का नाम एक पंक्ति में लिखा जाना चाहिए, उसकी पदवी, कंपनी का नाम, और इलाके का पता अलग अलग पंक्तियों में लिखा जाना चाहिए। शहर, राज्य और पिन कोड एक ही पंक्ति में शामिल होने चाहिए। यदि पत्र विदेश जा रहा हो, तब देश का नाम पते के नीचे अलग पंक्ति में बोल्ड अक्षरों में लिखा जाना चाहिए। पत्र सदा किसी व्यक्ति को लिखा जाना चाहिए, यथा संभव, उस व्यक्ति को उचित टाइटल जैसे कि “श्री” अथवा “श्रीमती” से संबोधित करना चाहिए। यदि आप टाइटल के संबंध में अनिश्चित हैं, तब टाइटल छोड़ दीजिये। पूरे पते के नीचे एक खाली पंक्ति छोड़ दीजिये। एक सामान्य अभिवादन है “प्रिय,” जिसके बाद प्राप्तकर्ता का व्यक्तिगत टाइटल या कुलनाम होता है। नाम के बाद अल्प विराम लगता है।  अभिवादन बाईं ओर अलाइंड होना चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता के लिंग की जानकारी न हो, आप व्यक्ति के पूरे नाम, कुलनाम या उसकी पदवी से भी संबोधित कर सकते हैं। अभिवादन के बाद एक खाली पंक्ति छोड़ दीजिये। अभिवादन के नीचे विषय पंक्ति बड़े अक्षरों में टाइप करिए और उसे बाईं ओर अलाइंड रखिए।  विषय पंक्ति को संक्षिप्त परंतु विवरणात्मक रखिए। प्रयास करिए कि यह एक ही पंक्ति में रहे। ध्यान रहे कि यह पारंपरिक नहीं है और इसका कभी कभी ही इस्तेमाल होना चाहिए। अगर आपने संदर्भ पंक्ति का इस्तेमाल किया है तब विषय पंक्ति का इस्तेमाल मत करिए। यदि विषय पंक्ति का इस्तेमाल किया है तब उसके बाद एक खाली पंक्ति रखिए। पैराग्राफ़ों को बाएँ अलाइन करिए मगर पैरा की शुरुआत में हाशिये बनाने में हिचकिचाइए मत। इस भाग में आपके पत्र का उद्देश्य विस्तार से होना चाहिए और उपसंहार भी होना चाहिए। संक्षेप में बॉडी भाग को टाइप करिए। प्रत्येक पैराग्राफ़ को सिंगल स्पेस में लिखिए, मगर हर पैराग्राफ़ के बीच तथा अंतिम पैराग्राफ़ के बाद, एक खाली पंक्ति छोड़िए, विनम्र समापनों के उदाहरण हैं “भवदीय,” “ससम्मान” या “धन्यवाद।“ समापन को भी बाएँ अलाइन करना मत भूलिएगा और उसके बाद एक अल्पविराम लगाएँ। अंग्रेज़ी के पत्रों के समापन में केवल पहले शब्द के पहले अक्षर को ही कैपिटल में लिखिए। मगर, समापन के नीचे अपना पूरा नाम टाइप करने से पहले तीन खाली पंक्तियाँ छोड़ दीजिये, उसके नीचे की पंक्ति में अपना पदनाम लिखिए। यदि आप संलग्नक लगा रहे हों, तब अपने नाम और पदनाम के एक पंक्ति नीचे “संलग्नक” टाइप करिए और सभी संलग्नकों की सूची टाइप करिए।  ध्यान रखिए कि संलग्नक नहीं होने पर इसकी आवश्यकता नहीं है। संलग्नक प्रभाग को सिंगल स्पेस और बाईं ओर अलाइन करिए। यदि आपने डिक्टेट किया है और किसी और ने पत्र टाइप किया है, तब संलग्नकों के एक पंक्ति नीचे, पत्र के अंत में टाइपिस्ट के नाम का पहला और अंतिम अक्षर शामिल करिए। समापन टेक्स्ट और अपने टाइप किए हुये नाम के बीच में अपने हाथ से, बेहतर होगा प्रवाही लिपि में, अपना नाम लिखिए। हाथ से हस्ताक्षर करने से प्राप्तकर्ता को लगता है कि आपने पत्र लिखने के लिए समय निकाला और यह महत्वपूर्ण है। यह विवरण आपकी ईमेल के विषय फ़ील्ड में होना चाहिए, न कि वास्तविक ईमेल की बॉडी में। यदि प्राप्तकर्ता को आपका ईमेल अपेक्षित है तब यह विवरण विषय के लिए संदर्भ हो जाता है। यदि ईमेल अनपेक्षित है तब यह विवरण थोड़ा पेचीदा हो सकता है। उद्देश्य यह होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता जान ले कि जब वह आपका ईमेल खोलेगा तब उसे क्या अपेक्षा होनी चाहिए। इसका अर्थ है कि उसे आपके पाठक को उसे खोलने के लिए प्रेरित करना चाहिए। यह आम तौर पर “प्रिय” से शुरू होता है जिसके बाद उस व्यक्ति विशेष का पद या कंपनी जिसे आप लिख रहे हैं, उसका नाम आता है।  यथासंभव, पत्र किसी वास्तविक प्राप्तकर्ता को ही लिखिए। बेनाम प्राप्तकर्ताओं को पत्र भेजने से बचिए। “जिसे भी इससे मतलब हो” का उपयोग केवल अंतिम परिस्थिति में करिए। वास्तव में, अभी भी अभिवादन के बाद का सबसे उचित पंक्चुएशन कोलन ही है। मगर, आजकल, औपचारिक ईमेल में भी लोग अभिवादन के बाद अल्पविराम लगते हैं। यदि आप “श्री” अथवा “श्रीमती” के बीच अनिश्चित हैं, तब उसके स्थान पर प्राप्तकर्ता का पूरा नाम लिखिए। औपचारिक अभिवादन के बाद एक खाली पंक्ति छोड़िए। किसी भी अन्य पत्र की भांति, इसमें भी परिचय, बॉडी तथा उपसंहार होना चाहिए। सम्पूर्ण पत्र को, जिसमें उसका बॉडी भाग भी शामिल है, यथा संभव संक्षिप्त और मुद्दे पर ही रखना चाहिए।  मुख्य टेक्स्ट को बाएँ अलाइन करिए। किसी भी प्रकार के हाशिये का इस्तेमाल मत करिए। मुख्य टेक्स्ट को सिंगल स्पेस में रखिए, मगर हर पैराग्राफ़ के बीच में और अंतिम पैराग्राफ़ के बाद एक खाली पंक्ति छोड़िए। अपने पत्र के मुख्य लेख के बाद “भवदीय” या ऐसा ही कुछ विनम्र समापन टाइप करिए और उसके बाद अल्पविराम लगाइए।  समापन को बाएँ एलाइन करना मत भूलिएगा और केवल पहले शब्द के पहले अक्षर को ही कैपिटल में लिखिएगा (अंग्रेज़ी के पत्र में)। ”धन्यवाद,” “आपका,” और “शुभकामनाएँ” अन्य संभाव्य औपचारिक समापन हो सकते हैं। काग़ज़ पर लिखे हुये पत्र से अलग, आप ईमेल पत्र पर हाथ से हस्ताक्षर नहीं कर सकेंगे। अपना नाम बाईं ओर अलाइन करिए। अपने नाम के बाद एक पंक्ति छोड़िए, फिर अपना पता, फ़ोन नंबर, ईमेल पता और वेबसाइट या जब उचित हो तब ब्लॉग लिखिए। इस सब जानकारी को सिंगल स्पेस में और बाईं ओर अलाइन करिए। हर नई जानकारी के लिए अलग पंक्ति का उपयोग करिए। पत्र के दाएँ ऊपरी कोने पर या तो वह तारीख़ डालें जिस दिन पत्र लिखा था या जिस दिन वह पूरा हुआ।  तारीख़ को “महीना-दिन-साल” फ़ॉर्मेट में लिखें। महीने को शब्दों में लिखना आम तौर पर स्टैण्डर्ड फ़ॉर्मेट माना जाता है, मगर आप पूरी तारीख़ को अंकों में लिख कर भी काम चला सकते हैं। यह तारीख़ पेज के दाहिनी ओर से अलाइन होनी चाहिए। “प्रिय” अभी भी इस्तेमाल किया जाने वाला, सबसे आम अभिवादन है, परंतु प्राप्तकर्ता से सम्बन्धों के आधार पर, आप बिना औपचारिकता के भी प्राप्तकर्ता का नाम लिख सकते हैं।  अभिवादन बाईं ओर अलाइंड होना चाहिए और उसके बाद अल्पविराम होना चाहिए। जब आप किसी मित्र या बराबर वाले को लिख रहे हों, तब केवल पहला नाम लिख सकते हैं। जैसे कि: “प्रिय रवि” और भी दोस्ताना पत्रों में। आप “प्रिय” के स्थान पर अनौपचारिक “हेलो,” “हाय” या “ए” भी लिख सकते हैं। यदि किसी वरिष्ठ को पत्र लिख रहे हों तब सम्मान प्रदर्शित करिए, तथा व्यक्तिगत टाइटल और अंतिम नाम लिखिए। उदाहरण: “प्रिय श्री श्रीवास्तव” पत्र में अभिवादन और मुख्य लेख के बीच एक खाली पंक्ति छोड़ दीजिये। परिचय और उपसंहार दोनों में मात्र एक संक्षिप्त पैराग्राफ़ होना चाहिए, परंतु मुख्य बॉडी भाग आम तौर पर अधिक लंबा होता है।  पत्र के लेख को बाईं ओर अलाइन करिए मगर प्रत्येक पैराग्राफ़ की पहली पंक्ति को हाशिया दीजिये। सम्पूर्ण लेख में सिंगल स्पेस होना चाहिए। आम तौर पर दोस्ताना पत्र में पैराग्राफ़ों के बीच में खाली पंक्तियाँ नहीं छोड़ी जातीं, परंतु पठनीयता बढ़ाने के लिए आप चाहें तो वैसा भी कर सकते हैं। समापन से उसे अलग करने के लिए, मुख्य लेख के अंतिम वाक्य के बाद एक खाली पंक्ति छोड़ दीजिये। दोस्ताना पत्रों के लिए भी, “भवदीय” अभी भी एक सामान्य समापन है। हालांकि, यदि पत्र बहुत अनौपचारिक है, आप अपारंपरिक समापन का भी उपयोग कर सकते हैं। घनिष्ठ मित्रों को “अगली बार तक के लिए!” या “फिर बात करेंगे!” जैसा भी कुछ लिख सकते हैं।  समापन के बाद अल्प विराम लगाये मगर उसके बाद अपने नाम का टाइप किया हुआ प्रारूप मत लगाइये। समापन शीर्षक की सीध में होना चाहिए। समापन के ठीक नीचे हस्ताक्षर करिए। आम तौर पर, आपका नाम प्रवाही लिपि में होना चाहिए, न कि छपा हुआ। यदि प्राप्तकर्ता से पहले नाम वाला संबंध है, आप पहला नाम लिख कर छोड़ सकते हैं। यदि प्राप्तकर्ता को शायद आपका पहला नाम नहीं पता हो, तब अपना कुलनाम लिखना सुनिश्चित करिए। इससे प्राप्तकर्ता ईमेल खोलने से पहले ही विषय देख सकता है और इससे उनको पर्याप्त जानकारी मिल जाती है कि वे क्या अपेक्षा कर सकते हैं। आप मनचाही विनम्र ग्रीटिंग, जैसे “प्रिय” का उपयोग कर सकते हैं। इसके बाद प्राप्तकर्ता का नाम लिखिए।  अभिवादन को बाएँ अलाइन करिए। यदि आप घनिष्ठ मित्र को लिख रहे हैं तब अभिवादन को पूर्णतया छोड़ भी सकते हैं और सीधे उसके नाम के बाद अल्पविराम से शुरुआत कर सकते हैं। अभिवादन तथा ईमेल की बॉडी के बीच एक खाली पंक्ति रखिए। अन्य पत्रों की तरह, आपके ईमेल की बॉडी में परिचय, बॉडी और उपसंहार शामिल होने चाहिए। हालांकि, दोस्त को ईमेल लिखते समय इस प्रकार की जानकारी की शायद आवश्यकता ही नहीं है। जब दोस्त को लिखा ईमेल समाप्त करें, तब समापन को औपचारिक होने की आवश्यकता नहीं है बस उससे यह पता चलना चाहिए कि वह समाप्त हो रहा है। यदि आप किसी घनिष्ठ मित्र को लिख रहे हों तब यह बिलकुल ठीक होगा अगर आप ईमेल सिर्फ नाम लिख कर बंद कर दें, और अभिवादन बिलकुल छोड़ ही दें।
पत्र के शीर्ष पर अपना नाम और पता लिखें: पते के ठीक नीचे तारीख़ डालें: तारीख़ और पत्र के अगले भाग के बीच एक खाली पंक्ति छोड़िए: यदि उचित हो, तो एक संदर्भ पंक्ति का उपयोग करिए: पाने वाले का पता टाइप करिए: अपने पत्र की शुरुआत विनम्र अभिवादन से करिए: यदि चाहें, तो एक विषय पंक्ति लिखिए: पत्र के बॉडी भाग की शुरुआत अपने पत्र का उद्देश्य बताते हुये संक्षिप्त परिचय बताने से करिए: परिचय के बाद मुख्य बॉडी भाग रखिए: अपने पत्र को विनम्र समापन से बंद करिए: समापन के बाद अपना नाम लिखिए: पत्र के अंत में, संलग्नक हों तो उनका ज़िक्र करिए: यदि उचित हो तो टाइपिस्ट के आद्याक्षर (typist's initials) शामिल करें: पत्र को प्रिंट करने के बाद उस पर हस्ताक्षर करिए: ईमेल के संक्षिप्त मगर सटीक उद्देश्य से शुरुआत करिए: असली ईमेल को औपचारिक अभिवादन से शुरू करिए: पत्र का लेख लिखिए, उसे संक्षिप्त मगर सूचनात्मक रखिए: विनम्र समापन का उपयोग करिए: समापन के ठीक नीचे अपना नाम टाइप करिए: अपनी संपर्क जानकारी सबसे नीचे लिखिए: तारीख़ डालें: दोस्ताना अभिवादन लिखिए: पत्र के मुख्य लेख में परिचय, बॉडी तथा उपसंहार शामिल करिए: उचित समापन से पत्र को सम्पूर्ण करिए: हस्ताक्षर करिए: ईमेल के विषय फ़ील्ड में अपने ईमेल का संक्षिप्त मगर सटीक विवरण लिखिए: ईमेल के वास्तविक टेक्स्ट में विनम्र अभिवादन या ग्रीटिंग से शुरुआत करिए: अपने ईमेल की बॉडी को टाइप करिए: अपने ईमेल को समापन अभिवादन से बंद करिए:
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