अपने लैटर को फॉर्मेट करना (Formatting Your Letter) लैटर को ड्राफ्ट करना अपना लैटर भेजना
अगर आप अपना लैटर कंप्यूटर पर टाइप कर रहे हैं,  तो आप जिस भी वर्ड प्रोसेसिंग (Word Processing) एप्लीकेशन का इस्तेमाल कर रहे हैं उसमें टेम्पलेट ढूँढें | सभी वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशनस में कई सारे अलग अलग लैटर टेम्पलेट होते हैं |  एक सामान्य बिज़नेस लैटर टेम्पलेट का प्रयोग करें जिसमें डेट, आपके एड्रेस, और रेसेपिएँटस (Recipients) का एड्रेस लिखने के लिए ब्लॉक्स हों | अगर आपके पास बिज़नेस का या खुद का लैटरहेड है जिस पर आप उसे प्रिंट करने की सोच रहे हैं, तो ये देख लें की जो टेम्पलेट आप प्रयोग करने वाले हैं उसमें इन सब को शामिल करने के लिए जगह हो | स्प्रेडशीट पर एक मेलिंग लिस्ट बनाना सबसे आसान तरीका है, ख़ास तौर से अगर आप अपने लैटर को कई सारे लोगों को भेजना चाह रहे हैं | उसके बाद आप अपने वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशन में जा कर "मेल मर्ज (mail merge)" फंक्शन का इस्तेमाल करके अपने फॉर्म लैटर पर सभी रिक्त स्थानों को भर सकते हैं | पारंपरिक बिज़नेस लैटर के फॉर्मेट में एक आपके नाम (या बिज़नेस का नाम) और एड्रेस के लिए ब्लॉक, और रेसेपिएँटस के नाम और एड्रेस के लिए ब्लॉक शामिल होना चाहिए | जब आप अपना एड्रेस लिखें तो, मोजूदा एड्रेस लिखें, नाकि आपका नया एड्रेस | अगर आप मेल मर्ज का प्रयोग कर रहे हैं, तो अपने वर्ड प्रोसेसिंग एप्प में बताई गयीं फॉर्मेटिंग निर्देशों का पालन करें | इसका मतलब ये है अगर आप चाहते हैं की एप्प स्प्रेडशीट से डाटा निकाले तो ब्रैकेट में उस कॉलम का नाम लिखें जिसमें सारी जानकारी है, उदाहरण के तौर पर "फर्स्ट नेम लास्ट नेम (firstname lastname)|" आपके लैटर टेम्पलेट में सामान्यतः आखरी एड्रेस ब्लाक की आखरी लाइन के बाद डबल स्पेस शामिल होता है और उसके बाद आपको अभिवादन लिखने की ज़रुरत होती है | इसमें आप उस व्यक्ति का नाम लिखकर कोलन डाल सकते हैं, या फिर Dear" के बाद व्यक्ति का नाम और कॉमा |  अगर आप जिनको लैटर भेज रहे हैं उन में से कुछ संस्थाएं, अन्य बिज़नेस, या गवर्नमेंट एजेंसीज हैं तो "Dear" अभिवादन का प्रयोग नहीं करें | आम तौर पर ये अभिवादन सिर्फ व्यक्तियों के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है | जब लैटर को फॉर्मेट कर रहे हो, तो पहले उसका क्लोजिंग लिखना और फिर बाकि का लैटर लिखना उत्तम रहता है | आप क्लोजिंग करते समय जिन शब्दों का प्रयोग करेंगे वोजिनको आप लैटर भेज रहे हैं उनसे आपका कैसा रिश्ता है इस पर निर्भर होता है |  अगर आप लैटर बिजनेस के एड्रेस में बदलाव के लिए लिख रहे हैं, तो आपको ज्यादा औपचारिक तरीके से इसे बंद करना होगा जैसे "सिंसीयरली (sincerely)"| लेकिन, अगर आपके पर्सनल और बिज़नेस कांटेक्ट दोनों शामिल हैं, तो आप थोड़ा अनौपचारिक जैसे "थैंक्स (thanks)" का प्रयोग कर सकते हैं | अपने लैटर की शुरुआत एक वाक्य में ये पढ़ने वाले को लैटर का उद्देश्य बता दें | इसे ज्यादा बढ़ा रखने की ज़रुरत नहीं है | आम तौर पर एक वाक्य जिसमें कुछ ऐसा लिखा हो "ये लैटर ये बताने के लिए लिखा गया है की मेरा एड्रेस बदलने वाला है " काफी होगा | अपनी इंट्रोडक्शन को ज्यादा लम्बा नहीं बनाएं: आपको अपना लैटर एक पेज के अन्दर ख़त्म करना है, इसलिए इसकोसंक्षिप्त और मुद्दे तक ही रखें | अपने इंट्रोडक्शन के साथ, आपको अपने रेसेपिएँटस को ये बताना होगा की किस निर्धारित तारिख से उन्हें पुराने एड्रेस के बदले नए एड्रेस का इस्तेमाल करना शुरू कर देना चाहिए |  ये ध्यान में रहे की आप अपने रेसेपिएँटस को लैटर प्राप्त करके, अपने रिकार्ड्स में दर्ज करने, और अगर कोई लैटर हैं तो उन्हें नए एड्रेस पर भेजने के लिए काफी सारा समय दे रहे हैं | अपने रेसेपिएँटस को अपना नया एड्रेस दें जो भविष्य में लिखे गए सभी लेटर्स के लिए इस्तेमाल किया जायेगा | आम तौर पर उसे वैसे ही फॉर्मेट करना चाहिए जैसे एनवलप पर लिखा होता है, ताकि वह आसानी से नोट करके उसे कॉपी कर सकें | अपने बदलाव की परिस्थितियों पर निर्भर, कुछ और भी जानकारी होगी जो आपके रेसेपिएँटस को मालूम होनी चाहिए, जैसे और लोग भी आप के साथ स्थान बदल रहे हैं, या बदलाव के दौरान आपका बिज़नेस खुला है की नहीं | अपने लैटर को बंद करने के लिए, अपने आखिरी पैराग्राफ के बाद डबल स्पेस दें और एक आसान से वाक्य से रेसेपिएँट को धन्यवाद कहें | अगर वो कोई बिज़नेस साथी है, तो आप एक नोट लिखकर उनके काम के लिए उन्हें धन्यवाद कह सकते हैं | उदाहरण के तौर पर, अगर आपके बिज़नेस का स्थानान्तरण हो रहा है, तो आप लिख सकते हैं " इस मामले पर ध्यान देने के लिए धन्यवाद | आप इस कंपनी के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं और मैं आपके काम के लिए बहुत शुक्रगुजार हूँ और आगे भी आपसे काम मिलते रहने की उम्मीद रखता हूँ |" एक बार आपने रेसेपिएँट को धन्यवाद कह दिया है, आप कोई फ़ोन नंबर या ईमेल एड्रेस बताने चाहेंगे ताकि अगर रेसेपिएँट को कोई सवाल या मुद्दे हों तो वह संपर्क कर उनका हल निकाल सकता है | ये  ख़ास तौर से तब ज़रूरी है जब आपका बिज़नेस स्थान बदल रहा है | आप स्थान बदलने से जुड़े सभी सवालों को किसी एक निर्धारित नंबर या एक्सटेंशन, या किसी एक ईमेल एड्रेस पर भेजना चाहेंगे | ख़ास तौर से अगर आप अपने बिज़नेस का स्थान बदल रहे हैं, तो आपको एक से ज्यादा लैटर लिखने की ज़रुरत पड़ सकती हैं | इस तरह से आप एक लैटर सिर्फ अपने ग्राहकों और क्लाइंट्स के लिए, एक और अपने बिज़नेस के साथियों के लिए, और एक अपने वेंडरस या डीलर्स के लिए लिख सकते हैं |  कई सारे लैटर उस सूरत में भी लिखें यदि कोई ऐसी महत्वपूर्ण जानकारी है जो सिर्फ एक प्रकार के लोगों के लिए ज़रूरी है | इस तरह से सभी लोगों को सिर्फ वो जानकारी मिल रही है जो उनके लिए ज़रूरी है | अपने लैटर को ख़त्म करने से पहले, ये देख लें की उसमें कोई टाइपिंग, स्पेलिंग, या ग्रामर की गलतियाँ तो नहीं है क्योंकि इससे आपका लैटर अनप्रोफेशनल या पढ़ने में मुश्किल बन सकता है | ख़ास तौर से अपने एड्रेस को सही से देख लें की वो सही है | आप अपने रेसेपिएँटस को ऐसा एड्रेस बदलने का लैटर तो नहीं भेजना चाहते जो उन्हें गलत एड्रेस दे रहा है | जब आप बल्क मेलिंगस के लिए मेल मर्ज का इस्तेमाल करते हैं, तो वो आपका काफी समय बचा सकता है | पर ऐसा भी मुमकिन है कीडाटा आपके लैटर में कैसे ट्रान्सफर हुआ है उसमें एरर हों |  सारे फील्ड्स चेक करें और ये देखें की वह सब एक ही रेसेपिएँट से मेल खा रहे हों | मसलन, आप ये देखना चाहेंगे की एड्रेस बॉक्स में लिखा गया रेसेपिएँट का नाम और एड्रेस अभिवादन में लिखे गए एड्रेस से मेल खाता हो | एक बार आपने सुनिश्चित कर लिया की सभी लेटर्स सही से फॉर्मेट हुए हैं और उनमें कोई गलती नहीं है, उन्हें अच्छे स्टॉक पेपर पर प्रिंट करें और खुद से नीली या काली इंक से उन्हें सायिग्न करें | अब वो मेल होने के लिए तैयार हैं | अधिकतर मामलों में, आप ये चाहेंगे की आपके रेसेपिएँटस को उनके लैटर एड्रेस में बदलाव होनी की तारीख से दो या चार हफ्ते पहले मिल जाए |  अगर आपके अंतर्राष्ट्रीय कांटेक्ट हैं, तो आपको कम से कम दो या तीन महीने का एडवांस नोटिस देना होगा ताकि विदेश में समय से आपकी मेल पहुंच जाए |
बिज़नेस लैटर का टेम्पलेट (template) ढूँढें: एक मेलिंग लिस्ट (mailing list) बनाएं: एड्रेस ब्लॉक्स (Address Blocks) सेट अप करें: अभिवादन करें: लैटर की क्लोजिंग को खत्म करें: एक संक्षिप्त इंट्रोडक्शन लिखें: बदलाव कब से लागू होगा वो तारीख बताएं: अपना नया एड्रेस लिस्ट करें: कोई और महत्वपूर्ण जानकारी हो तो उसे शामिल करें: रेसेपिएँट को धन्यवाद कहें: संपर्क करने का कोई जरिया बताएं: कई सारे लैटर लिखें: अपने लैटर को ध्यान से प्रूफरीड करें: ये ध्यान रहे की रेसेपिएँटस की भी जानकारी सब सही है: अपने लैटर को प्रिंट कर के सायिग्न करें: अपने रेसेपिएँटस को एडवांस नोटिस दें:
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