प्रारूप को समझना स्पॉन्सरशिप के लिए आवेदन करने की तैयारी विषयवस्तु को परिपूर्ण करना
आप इन्टरनेट पर स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्रों के अनेक टेम्पलेट पा सकते हैं। कुछ सेवाओं के लिए शुल्क देना पड़ सकता है, परंतु अनेक शुल्करहित भी हैं। आपको इन पत्रों को इसलिए पढ़ना चाहिए ताकि आपको प्रारूप तथा विषयवस्तु की जानकारी का अंदाज़ा लग जाये।  परंतु नमूने के पत्र की पूरी नकल मत कर लीजिये। आपको अपने पत्र को उस संस्था के अनुसार ढाल लेना है जिसे आप लिख रहे हों, ताकि वह व्यक्तिगत लगे न कि मशीनी।  जैसे कि यदि आप जानते हैं कि किसी मुख्य कार्यकारी अधिकारी का आपके उद्देश्य से संबन्धित व्यक्तिगत पृष्ठभूमि है, तब आप अपने पत्र को उस व्यक्ति के अनुसार व्यक्तिगत बना सकते हैं। आपको उन कंपनियों तथा संबन्धित व्यक्तियों की पृष्ठभूमि की जानकारी होनी चाहिए, जिनसे आप सहायता मांग रहे हैं, तथा आपको अपने पत्र इस प्रकार तैयार करने चाहिए ताकि वे व्यक्तिगत लगें। लहज़ा प्राप्तकर्ता पर निर्भर करेगा। फिर भी, स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र को सदैव व्यावसायिक ही रहने दीजिये और बहुत अधिक बोलचाल की भाषा में मत आ जाने दीजिये।  पत्र को ऐसे औपचारिक शीर्ष पत्र पर लिखिए जिसमें आपकी संस्था का नाम तथा प्रतीक चिन्ह हो। इससे आपका निवेदन अधिक पेशेवर लगेगा। यदि आप अपने लिए ही स्पॉन्सरशिप मांग रहे हैं तब भी, आप एक ऐसा पेशेवर शीर्ष पत्र बना सकते हैं, जिसमें ऊपर की ओर आपका नाम बढ़िया फॉन्ट में छपा हो। यदि आप किसी व्यवसाय या संस्था को लिख रहे हैं, तो जितना हो सके उतना औपचारिक बने रहिए। यदि आप परिवार के सदस्य अथवा मित्र को लिख रहे हैं, तब आप कम औपचारिक भी हो सकते हैं, परंतु आपको इतना अनौपचारिक भी नहीं हो जाना है कि आप असम्मानजनक लगने लगें। जल्दी से एक अनौपचारिक ईमेल भेजने से इनमें से किसी भी परिस्थिति में अच्छे परिणाम आने की संभावना नहीं है। एक साधारण स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र में आमतौर पर वही प्रारूप पाया जाता है जो सामान्य व्यावसायिक पत्रों का होता है। आपको सही संरचना का प्रयोग करना चाहिए, अन्यथा वह पेशेवर नहीं लगेगा।  पत्र की शुरुआत में पहले तिथि लिखिए और उसके बाद स्पॉन्सर का नाम तथा पता। उसके पश्चात, स्पेस दीजिये, और तब अभिवादन: Dear (व्यक्ति का नाम) उसके बाद अल्पविराम। संक्षिप्त ही रखिए। स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र को एक पृष्ठ का ही रहने दीजिये। लोगों के पास उससे अधिक पढ़ने का समय नहीं होता है। अधिकांश लोग जिनके पास आप जा रहे हैं, आपके स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र को लगभग एक मिनट ही देंगे। अतः उसको एक पृष्ठ का रखने के साथ ही यह भी सुनिश्चित करिए कि भाषा संक्षिप्त और स्पष्ट हो।  उसको डाक से भेजिये। ईमेल से किए गए निवेदन असावधानी से भेजे गए लगते हैं। स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र के अंत में आपको उनके विवेचन के लिए धन्यवाद देना चाहिए। परिच्छेदों के बीच में स्थान देना सुनिश्चित करिए और हाथ से हस्ताक्षर करने के लिए स्थान छोड़ना भी।  सम्मानजनक पेशेवर अभिवादन के साथ समापन कीजिये, जैसे: Respectfully, उसके पश्चत्त अपना नाम तथा पदवी। व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करिए। अन्य सामग्री भी सम्मिलित करिए। आप शायद स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र के साथ अपनी कंपनी या कार्यक्रम की पृष्ठभूमि बताते हुये, छपा हुआ विज्ञापन भी भेजना चाहेंगे। इससे अतिरिक्त विश्वसनीयता मिलेगी तथा व्यवसाय को आपका समर्थन करने में अधिक सहज प्रतीत होगा। इसी प्रकार, यदि आपकी संस्था को समाचारों में कवरेज मिला है, तब आपको नमूना समाचार अपने कार्यों का समर्थन करने के लिए सम्मिलित कर लेना चाहिए। आप स्पॉन्सरशिप आवेदन से क्या प्राप्त करने की आशा कर रहे है – स्पष्ट रूप से? आप व्यवसाय से क्या करवाना चाहते हैं? आप स्पॉन्सरशिप का क्या कर रहे हैं और वह क्यों महत्वपूर्ण है? इससे पहले कि आप स्पॉन्सरशिप के लिए आवेदन करें, आपको इन प्रश्नों के उत्तर मालूम होने चाहिए।  स्पॉन्सरशिप आवेदन स्पष्ट एवं केन्द्रित होने चाहिए। यदि आपको पता नहीं होगा कि आप क्या और क्यों मांग रहे हैं, तब तो प्रभाव उतना नहीं होगा। समझिए, कि आप उन लक्ष्यों को क्यों प्राप्त करना चाहते हैं। स्पॉन्सरशिप के निवेदन तब अधिक प्रभावी होते हैं जब उनके पीछे उद्देश्य की भावना या जुनून होता है। लोगों को विश्वास दिलाइये कि क्यों इस उद्देश्य के लिए समय अथवा धन देना उचित है, शायद इसके लिए कोई कहानी सुनानी पड़ सकती है कि कैसे इस उद्देश्य ने किसी व्यक्ति या संप्रदाय की सहायता की है। आपके उद्देश्य के समर्थन की प्रेरणा किसके पास हो सकती है? हो सकता है कि कोई ऐसा व्यापारी हो जिसके पास आपके लक्ष्य का समर्थन करने का कोई व्यक्तिगत कारण हो। या हो सकता है कि कोई ऐसी लाभ निरपेक्ष संस्था हो जिसने अतीत में ऐसे ही किसी मिशन का समर्थन किया हो। किसने इस प्रकार के कार्यक्रमों को दान दिया है? आपको इस क्षेत्र में थोड़े शोध की आवश्यकता होगी।  उन व्यक्तियों या संस्थाओं को उस सूची में अवश्य सम्मिलित करिए जिन्हें आप या आपके सहकर्मी व्यक्तिगत रूप से जानते हों। व्यक्तिगत सम्बन्धों की महत्ता को कम मत समझिए।  छोटे या छुपे हुये व्यापारों को भी नज़रअंदाज़ मत करिए। हो सकता है कि वे भी कुछ देना चाहते हों। याद रखिए कि आप “स्थानीय” होने की भावनाओं का लाभ उठा सकते हैं। स्थानीय व्यापार अक्सर समुदाय से जुड़े रहने में ही लाभ समझते हैं। यदि आप टीम की तरह काम कर रहे हों, तब सूची के व्यवसायों को संबंध स्थापित करने के लिए टीम के सदस्यों में बाँट दीजिये ताकि टीम के प्रत्येक सदस्य की व्यक्तिगत पहुँच बन सके। स्पॉन्सरशिप के अनेक रूप हो सकते हैं। इससे पहले कि आप स्पॉन्सरशिप के लिए आवेदन करें आपको यह निश्चय कर लेना चाहिए कि आप क्या मांगेंगे।  नकद या वस्तु-रूप-में-दान दोनों ही समभावनाएँ हैं। वस्तु-रूप-में-दान का अर्थ है कि व्यवसाय नकद देने के स्थान पर, वह सामग्री या उत्पाद दान में देता है जिसका उपयोग कार्यक्रम के लिए किया जा सकता है। कभी कभी यह भौतिक सामानों के स्थान पर सेवाओं का रूप ले लेता है। शायद आप उत्पादों के स्थान पर स्वैच्छिक कार्य स्वीकार करने को तैयार हों। किसी भी परिस्थिति में, आपको बिलकुल स्पष्ट होना चाहिए कि आप क्या मांग रहे हैं। अक्सर स्पॉन्सरशिप आवेदन लोगों को स्पॉन्सरशिप के विभिन्न स्तरों में से चयन का विकल्प प्रस्तुत करते हैं। इससे उन व्यवसायों को भी देने में सुविधा हो जाती है, जिनके पास बड़े व्यवसायों की तरह खर्च करने के लिए उतनी अतिरिक्त आय नहीं होती है।  स्पॉन्सरशिप के स्तरों का निर्धारण करिए। आपको स्पॉन्सरशिप के अलग अलग स्तरों से प्राप्त होने वाले विभिन्न लाभों की रूपरेखा स्पष्ट कर देनी चाहिए। जो अधिक देते हैं उन्हें अधिक मिलना चाहिए। विज्ञापन का बैनर, कंपनी या स्पॉन्सरशिप के संबंध में सार्वजनिक प्रसारण, तथा वेबसाइट पर, प्रोमोशनल सामानों पर या कार्यक्रम में कंपनी के प्रतीकचिन्ह का प्रदर्शन आदि वे सब लाभ हैं, जिनकी पेशकश आप कर सकते हैं। कभी भी कवर पत्र को जेनेरिक “to whom it may concern” पते पर मत भेजिये। यह अत्यंत ही अवैयक्तिक लगता है।  अक्सर उचित व्यक्ति वह होता है जो कंपनी का मानव संसाधन विभाग देख रहा होता है या जो उसका मुख्य कार्यकारी अधिकारी होता है। इसका अंदाज़ा मत लगाइए। प्रभावी होने के लिए, स्पॉन्सरशिप आवेदन बिलकुल सही व्यक्ति को ही संबोधित होना चाहिए। उनके नाम की वर्तनी तथा उनकी पदवी का ठीक ठीक पता लगा लीजिये।  आपको यह भी पता लगा लेना चाहिए कि क्या संस्था की दान देने की नीति है भी अथवा नहीं, तथा अपनी मांग को उसी के अनुसार साध लेना चाहिए। अपने पत्र के प्रारम्भिक परिच्छेद में आपको तुरंत ही अपना या अपनी कंपनी का परिचय देना चाहिए तथा अपना उद्देश्य – विशेष रूप से - स्पष्ट करना चाहिए। बातों को उलझाइए मत। लोगों की रुचि शुरू में ही जागृत कर देनी चाहिए।  यह मान कर मत चलिये कि लोगों को पता है कि आप कौन हैं, और आपकी संस्था क्या करती है। उन चीज़ों को स्पष्ट रूप से बताइये। कंपनी (यदि यह एक निगम से संबन्धित पत्र है) या स्वयं (यदि यह व्यक्तिगत स्पॉन्सरशिप के लिए है) के विवरण से शुरू करिए। जैसे कि, फ़लानी फ़र्म एक लाभ निरपेक्ष संस्था है जो पुनरुद्धार के लिए प्रतिबद्ध है...वगैरह। शुरू में ही कुछ उपलब्धियों को बता देने से यह स्पष्ट हो जाएगा कि आपको स्पॉन्सरशिप देना क्यों जोख़िम भरा नहीं है। यह बिलकुल स्पष्ट कर दीजिये कि धन का व्यय किस किस मद में किया जाएगा। दूसरे परिच्छेद में या पहले में ही आपको स्पॉन्सरशिप के लिए सीधे निवेदन करने की आवश्यकता है और यह भी स्पष्ट करना है कि आप उसे क्यों मांग रहे हैं। आपको स्पॉन्सरशिप प्रदान करने के लिए कंपनी या व्यक्ति को यह विश्वास होना चाहिए कि यह करने से उन्हें भी लाभ होगा। अतः पत्र के बीच के परिच्छेदों में – आपको नहीं, बल्कि उनको होने वाले - लाभों को स्पष्ट रूप से बताइये।  जैसे कि, यदि स्पॉन्सरशिप देने से स्पॉन्सर को अच्छी पब्लिसिटी मिलती है, तो बताइये कि कैसे। बिलकुल स्पष्ट रहिए: क्या कार्यक्रम टेलिवाइज़ होगा? कितने लोग शामिल होंगे? क्या वहाँ पर VIP भी आएंगे? यदि अन्य प्रमुख कंपनियाँ या उनके प्रतिद्वंद्वी भी आपके कार्यक्रम को स्पॉन्सर कर रहे हैं, तब आप शायद यह भी बताना चाहेंगे। स्पॉन्सर को विकल्प उपलब्ध कराइए। उनको यह तथ्य पसंद आयेगा यदि उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं और बजट से मेल खाते हुये विभिन्न विकल्प उपलब्ध हों। इसका अर्थ है कि कुछ संख्याएँ सम्मिलित की जाएँ – जैसे कि, श्रोताओं की संख्या, या उन लोगों की संख्या जिन तक पहुंचा जाएगा।  साथ ही, भावनात्मक अपील के तत्व डालना न भूलिए – जैसे कि, मदद किए जाने वाले किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत कहानी संक्षेप में (एक या दो वाक्यों में) अत्यंत प्रभावी हो सकती है। स्पष्ट करिए कि आप किस प्रकार स्पॉन्सर को स्पॉन्सरशिप देने के लिए पहचान दिलाएँगे। शायद स्पॉन्सरशिप के बदले में उन्हें आपके कार्यक्रम में निःशुल्क बूथ लगाने की जगह मिल सकती है।  स्पॉन्सरशिप डील का वह आवश्यक ब्योरा उपलब्ध कराइए जिसकी आवश्यकता उन्हें निर्णय लेने के लिए पड़ेगी। संपर्क सूचना देना न भूलिए। उनको उत्तर देना आसान हो, इसलिए आप अपना पता लिखा, डाक टिकट लगा लिफ़ाफ़ा भी शायद उन्हें उपलब्ध कराना चाहें। आपको जिस तिथि तक उत्तर की आवश्यकता हो, उसे लिखना मत भूलिए। स्पॉन्सर से पूछिए कि वे किस प्रकार पहचाने जाना चाहते हैं। जैसे कि, वे किस प्रकार अपना नाम दर्शाया जाना चाहते हैं, तथा क्या वे वास्तव में पहचाने जाना चाहेंगे? संभावनाएं प्रस्तुत करिए परंतु कभी भी स्वयं ही मान मत लीजिये। पूछ लीजिये। अपनी संस्था या कार्यक्रम का समर्थन करने के लिए आपको कुछ ठोस बातें अपने पत्र में बतानी चाहिए।  जैसे कि, यदि आप किसी चैरिटी के लिए पत्र लिख रहे हों, तब आपको बताना चाहिए कि वह कब स्थापित हुयी थी, उसे कौन चलाता है, उसके लाभार्थी कौन हैं तथा उसको मिले हुये कोई पुरस्कार या उसकी उपलब्धियां क्या हैं। दिखाइये, केवल बताइये मत। केवल बताइये मत कि समूह या कार्यक्रम अच्छा या उपयुक्त है। विस्तृत सूचना – समर्थन देने वाले साक्ष्यों को देकर विश्वास दिलाइए कि किस प्रकार और क्यों कार्यक्रम या समूह अच्छा और उपयुक्त है। आमतौर पर साक्ष्य, अतिशयोक्तियों से अधिक प्रभावी होते हैं। किसी कंपनी को मात्र एक पत्र भेज देना सबंध बनाने का सबसे व्यक्तिगत तरीक़ा नहीं है। हालांकि, स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्र भेजना एक अच्छी बात है, परंतु फॉलो अप अधिक व्यक्तिगत तरीक़े से किया जाना चाहिए।  यदि आपको 10 दिनों में उत्तर न प्राप्त हो, तो फ़ोन करिए या जाकर मिल लीजिये। याद रखिए कि अनेक मुख्य कार्यकारी अधिकारी अत्यंत व्यस्त हो सकते हैं और शायद रुष्ट भी हो जाएँ। इसलिए आप पहले ही या तो अपोइंटमेंट तय कर लीजिये या फ़ोन कर लीजिये। सुनिश्चित करिए कि आप अपनी परियोजना के संबंध में उत्साह व्यक्त करें। किसी भी प्रकार की नकारात्मकता से बचिए। आप यह तो नहीं चाहेंगे कि आप भीख मांगते हुये लगें, या उनको दान देने के लिए अपराध बोध में डाल दें। यदि उत्तर “शायद” हो, तो भी फॉलो अप करने में बुरा मत मानिए। बस यह है कि न तो तुरंत करिए और न ही बहुत अधिक करिए, अन्यथा आप चिढ़ा बैठेंगे। ढिठाई मत करिए। यह मत मान बैठिए कि वे मिल ही लेंगे या स्पॉन्सरशिप दे ही देंगे। केवल विवेचन मात्र के लिए ही उनका आभार व्यक्त करिए।  यदि आपको स्पॉन्सरशिप मिल जाती है, तो धन्यवाद का नोट भेजना मत भूलिए। 
स्पॉन्सरशिप आवेदन पत्रों के नमूने का अध्ययन करिए: उचित लहज़ा चुनिये: सामान्य व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करिए: आभार के साथ समापन करिए: अपने लक्ष्य निर्धारित करिए: व्यवसायों की सूची बनाइये: निर्धारित करिए कि आप चाहते क्या हैं: निर्धारित करिए कि आप क्या पेश कर रहे हैं: जिस व्यक्ति विशेष को पत्र जाएगा, उसका नाम पता लगाइए: अच्छा परिचय लिखना: लाभ की रूपरेखा बताइये: समर्थक साक्ष्यों से विश्वास दिलाइए: कार्यक्रम की पृष्ठभूमि बता दीजिये: व्यक्तिगत रूप से फॉलो अप करिए: यह एक उदाहरण है:
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