लक्ष्यों का निर्धारण करना प्रभावी रूप से कम्यूनिकेट करना जिम्मेदारी सौंपे
यह आईडिया जीवन के कई अलग अलग क्षेत्रों में आजमाया जा सकता है, पर यह एक बेहतरीन मैनेजरियल मंत्रा है। क्या आप ऐसे व्यक्ति बनना चाहते हैं जिसके बेतहाशा आशावादी लक्ष्य हैं जो लोग कभी पूरे नहीं कर पाएंगे, या आप ऐसे व्यक्ति बनना चाहते हैं जो मापे हुए लक्ष्यों का निर्धारण करता है और परिणाम उससे बहुत ज्यादा आते हैं? यद्यपि यह इमेज के बारें में है, इमेज बहुत ज्यादा महत्वपूर्ण है। इस प्रकार के व्यक्ति ना बने जो कभी आसमान में सुराख करने का प्रयास नहीं करता। अपने लक्ष्यों को नपा-तुला रखने का अर्थ यह नहीं है कि आपको हमेशा रूढ़िवादी रहना चाहिए, और ऊँचे लक्ष्य बनाने ही नहीं चाहिए। एक मैनेजर जो अपनी क्षमता से बड़ा लक्ष्य कभी बनाता ही नहीं है, उसे कम महत्वाकांक्षी माना जा सकता है। यहाँ तक कि रूढ़िवादी लोग भी यह जानते हैं कि उन्हें सही समय पर अपनी रूढ़िवादिता को छोड़ भी देना चाहिए। ठोस लक्ष्यों का होना आपके कर्मचारियों को समर्थ बनाता है और उनका ध्यान काम पर केंद्रित बनाए रहता है। स्पष्ट प्रारूप बनाए आप क्या उम्मीद करते हैं, समयसीमा क्या है, और आप परिणामों के साथ क्या करेंगे। अपने कर्मचारियों को ऐसा त्वरित फीडबैक उपलब्ध करवाएं जो उनके काम पर केंद्रित हो सुधार को प्रोत्साहित कर सकता है। छोटी छोटी टीम्स में या एक एक व्यक्ति से मिलें, और विस्तार में अपनी बात या मत रखें। फीडबैक के लिए एक शेड्यूल बनाएं। नियमित रूप से फीडबैक उपलब्ध करवाएं ताकि आपके कर्मचारियों को पता हो कि उन्हें कब फीडबैक मिलने वाला है और वो अपने काम में से इसके लिए समय निकाल पाएं। हम सभी ऐसे मैनेजर्स को जानते हैं जो गलती होने पर लगातार चिल्लाते रहते हैं या बुरी तरह शिकायत करते हैं, पर खुद से गलती होने पर उसे अनदेखा कर देते हैं। इस प्रकार के मैनेजर ना बनें। आदर्श रूप में, खुद के प्रति अपने कर्मचारियों से ज्यादा कठोर रहें। इसका बहुत सकारात्मक प्रभाव हो सकता है: कर्मचारी देखेंगे कि आप खुद के लिए किस प्रकार के लक्ष्य और मानदंड तय करते हैं और वो आपके जैसे बनना चाहेंगे क्योंकि वो आपकी ओर देखते हैं। लोगों को हमेशा याद दिलवाते रहें कि अगर उनके पास कोई प्रश्न या चिंता है, तो आप सुनने की इच्छा भी रखते हैं और तैयार भी हैं। कम्युनिकेशन का एक रास्ता खुला रखना आपको जल्दी समस्या की जानकारी मिलने में सहायक होगा, ताकि आप जितनी जल्दी संभव हो समस्या को सुलझा सकें।  ऐसे मैनेजरों में से ना बने जो असावधानी से अपने कर्मचारियों के किसी समस्या या चिंता को उनके पास लेकर आने पर उन्हें ऐसा अहसास करवाते हैं कि कर्मचारी उन्हें परेशान कर रहा है। इसे सुलझाने के लिए एक नए संकट के रूप में ना देखकर, एक ऐसे मौके के रूप में देखें जिसके द्वारा आप अपने कर्मचारी को दिखा सकते हैं कि आप इस आर्गेनाईजेशन को कितना ज्यादा संतुष्टि देने और काम करने योग्य स्थान बनाना चाहते हैं। अपने कर्मचारी की चिंता को कभी कमतर या ख़ारिज ना करें, और हमेशा सुनिश्चित करें कि आपने उनके प्रश्नों का पूरी तरह जवाब दिया है। अपने वर्कर्स से होने वाली हर बातचीत को सिर्फ काम या व्यापार तक ही सीमित ना रखें। उनसे उनके हालचाल और ठीक होने पर बात करें, खुद अपने बारें में बात करें, और एक निजी संबंध बनाएं।  ऑफिस के बाहर की बातों को लेकर भी अपने कर्मचारियों के जीवन से अवगत होना आपको उन समयों की पूर्वसूचना दे सकता है जब किसी व्यक्ति को आपसे अतिरिक्त सहारे या मदद की जरूरत हो, उदाहरण के लिए, अगर उसे किसी पारिवारिक अंतिम संस्कार के लिए अचानक छुट्टी या समय की जरूरत हो। अगर आप अपने वर्कर के निजी जीवन में होने वाली उथल-पुथल के प्रति समझ रख सकते हैं, तो वे आपके प्रति वफादार रहने में अच्छा महसूस करेंगे। अपनी सीमाओं को जानें। जरूरत से ज्यादा आगे बढ़कर अपने कर्मचारी से बहुत निजी मामले पर पूछताछ ना करें, जैसे धर्म, राजनीति, या निजी सम्बंध। आप आक्रामक हुए बिना उनसे एक दोस्ताना सम्बंध रख सकते हैं। मान लें कि आप एक परफॉरमेंस रिव्यु में अपने एक कर्मचारी को फीडबैक दे रहें हैं। आप इस बात से शुरू करते हैं कि साथ में काम करने के लिए वह कितना अच्छा व्यक्ति है, और एक दो और ऐसी चीजों का जिक्र करते हैं जिनमे उन्होंने बहुत अच्छा प्रदर्शन किया है। उसके बाद आप उनकी कमियों पर बात छेड़ देते हैं —  "इस तिमाही में बिक्री घट गई," "मुनाफा कम हुआ," आदि। आपको क्या लगता है आपके कर्मचारी किस बात को ज्यादा ध्यान से सुनेंगे, सकारात्मक या नकारात्मक?  जब आप नकारात्मक और सकारात्मक फीडबैक्स को मिलाते हैं, दोनों क्षेत्रों में नुकसान होता है। सकारात्मक नकारात्मक से ढक जाता है, और नकारात्मक भी अपने पूरे बल से सामने वाले को प्रभावित नहीं कर सकता। बेशक, ऐसी स्थितियां हो सकती हैं जब आपको इसे कम्यूनिकेट करना पड़े, पर सम्पूर्ण तौर पर यह कम्युनिकेशन को कम प्रभावी बनाता है। जब आप सकारात्मक और नकारात्मक फीडबैक्स को अलग रखते हैं, तो सकारात्मक और अधिक प्रभावी ढंग से उबरता है और नकारात्मक अत्यावश्यक हो जाता है। अपने कर्मचारियों और सहकर्मियों की बात सुनें। पोडियम पर हावी होकर दूसरो को बाहर रख के आपको हमेशा मीटिंग्स का संचालक होने की जरूरत नहीं है। सुनने की हमेशा ईमानदार कोशिश करें, पर निम्न परिस्थितियों में सबसे ज्यादा ध्यान रखें।:  जब कर्मचारी सक्रिय ढंग से आइडियाज शेयर कर रहे हों। सिर्फ अपनी आवाज को सबमें मिलाने के लिए दखल ना दें। यह उस आईडिया के गले को घोंटने जैसा हो सकता है। जब भावनाएं अशांत या उग्र हों। लोगों को अपनी भावनाएं सुरक्षित और नियंत्रित वातावरण में व्यक्त करने दें। दबाई हुई भावनाएं विद्वेष में बदल सकती हैं, और आपके काम के सम्बन्ध बिखर सकते हैं। इसी तरह, जिन भावनाओं पर पर्याप्त ध्यान नहीं दिया जाता वे तर्कसंगत चर्चाओं में परेशानी पैदा कर सकती हैं, जो आपके कार्य सम्बन्धी वातावरण का मुख्य आधार होना चाहिए। जब टीम्स संबंध विकसित कर रही हो या बातचीत कर रही हों। अपने कर्मचारियों की बात ध्यान से सुनें जब वो सम्बंध् बना रहे हो और रचनात्मक हो रहे हों। एक अच्छा मैनेजर न सिर्फ अपनी बात साफ़ कर देने का प्रयत्न करता है, पर अपने आसपास के लोगों द्वारा कहीं बात को भी समझने का पूरा प्रयास करता है। जब आप पूरी तरह से दूसरे व्यक्ति की कही जा रही बात को ना समझ रहे हों तो इस तकनीक का उपयोग करें। अपने को-वर्कर को यह कहने की बजाय "आई एम सॉरी, आपने क्या कहा उसे एक बार फिर से दोहरा सकते हैं क्या? मुझे नहीं लगता कि मैं समझ पाया।" ऐसा कुछ कहें "आप कह रहे हैं कि हम ज्यादा अच्छे इन्सेन्टिव्स का प्रस्ताव रख के प्रोडक्टिविटी को बढ़ा सकते हैं। यह वास्तव में कैसा होना चाहिए?" बुद्धिमता भरे प्रश्न यह प्रदर्शित करते हैं कि आप चर्चा के प्रवाह का अनुशरण कर सकते हैं और जरूरी होने पर चीजों का स्पष्टीकरण मांग सकते हैं या दे सकते हैं। सिर्फ इसलिए प्रश्न पूछने से ना डरें कि आप चिंतित हैं कि आप कहीं "मूर्ख" ना लगें। प्रभावशाली मैनेजर्स महत्वपूर्ण चीजों की समझने का ध्यान रखते हैं; उन्हें इस बात से कोई मतलब नहीं होता कि वो समझने के लिए उन्हें क्या करना पड़ रहा है या पड़ेगा। यह भी जान लें, कि संभवतः दूसरों के पास भी प्रश्न हो सकते हैं और संभव है कि वो भी अपने प्रश्न ना उठाए। अगर आप उनके लिए प्रश्न पूछते हैं, तो आप उनके लिए सहायक भूमिका निभा सकते हैं और अपनी टीम के चर्चा में सम्मिलित होने का स्तर बढ़ा सकते हैं। यह एक मैनेजर की सच्ची निशानी है। आप एक मैनेजर हैं क्योंकि आप अपने काम में निपुण हैं, पर इसका अर्थ यह नहीं है कि आपको सारा काम खुद ही करना है। एक मैनेजर के रूप में आपका काम दूसरे लोगों को यह सिखाना है कि अच्छा काम कैसे किया जाता है।  छोटी शुरुवात करें। लोगों को ऐसे काम दें, जिन्हे गलत हो जाने पर सुधारा जा सकता हो। अपने कर्मचारियों के सीखने और सशक्त बनने के अवसर को स्वीकार करें। फिर धीरे धीरे जैसे आप उनकी सक्षमता और कमजोरियों को समझने लगें उन्हें ज्यादा जिम्मेदारी वाले काम सौपें। ऐसी समस्याओं का पूर्वानुमान लगाना सीखें जो काम करते हुए उनके सामने आ सकती हैं ताकि आप उनके काम शुरू करने के पहले उन्हें सिखा सकें। जैसे जैसे आपके वर्कर ज्यादा जिम्मेदारियां लेने लगें और अपनी क्षमताओं को प्रदर्शित करने लगें, उन्हें ऐसे काम सौपें जो उनकी स्किल्स में बढ़ावा करे और उन्हें अपने काम का ज्यादा स्वामित्व लेने में मदद करें। आप ना सिर्फ यह पता लगा रहें हैं कि आपके कर्मचारी कितना काम संभाल सकते है, आप उन्हें कंपनी के ज्यादा मूल्यवान भी बना रहें हैं। जब आपका कोई मातहत कोई गलती करे, तो उसे उन पर ही ना डाल दें; भले ही तकनीकी रूप से गलती आपकी ना हो तो भी उस गलती को अपना मानें। ऐसा कर के आप एक ऐसी संस्कृति का निर्माण कर रहे हैं जहाँ आपके कर्मचारी गलतियां करने और सीखने में सहज महसूस करेंगे। यह एक बहुत महत्वपूर्ण अवधारणा हैं: ऐसा करने से आपके कर्मचारी कुछ नया करने का प्रयास करेंगे और, अंततः, विकसित होना सीखेंगे। वर्कर्स जो अपनी गलतियों से सीखते हैं वो बेहतर वर्कर बन जाते हैं; उनकी अपेक्षा जो गलितयां करने से चूक जाते हैं ज्यादातर बहुत सुरक्षित रहने की कोशिश करते हैं, और गहरे पानी में गोता लगाने से डरते हैं। उन्हें अपनी उपलब्धियों का श्रेय खुद लेने दे। इससे उन्हें सफलता के लिए प्रयासरत रहने की प्रेरणा मिलती है। एक प्रभावी मैनेजर उस डायरेक्टर की तरह होता है जो संगीत में समन्वय बैठाने का काम करता है ताकि हर पुर्जा अपना स्वाभाविक संगीत पैदा करें और सारे पुर्जें एक साथ सामान्य सामूहिक संगीत को जन्म दें। एक अच्छा डायरेक्टर लोगों को पृष्ठभूमि में रहते हुए भी सिखाता है कि काम कैसे किया जाता है।  क्या होता है अगर आप ऐसे मैनेजर हैं जो किसी और का आईडिया "चुरा लेता है" और ऐसा दिखाता है कि यह उसका खुद का आईडिया है? आप यह सन्देश देते है कि आपको सिर्फ अपनी इमेज की परवाह है और इतने निर्मम हैं जो खुद आगे बढ़ने के लिए दूसरे के हितो का बलिदान दे सकता है। यह कोई अच्छी इमेज नहीं है, और निश्चित रूप से यह आपके नीचे काम करने वालों को ज्यादा मेहनत करने को प्रेरित नहीं करता। आप शायद सोच रहे होंगे — दूसरे लोगों की गलती की जिम्मेदारी लो और आपके कर्मचारियों ने जो किया उसका श्रेय भी ना लो; "इससे मुझे क्या मिलेगा"? अगर आप अच्छा काम करते हैं और आप एक प्रभावी मैनेजर हैं, तो आपको अपने स्वयं के चमत्कारों को दिखाने की चिंता नहीं करनी चाहिए। लोग खुद आपके किये जाने वाले कामो को पहचान लेंगे। इससे भी ज्यादा महत्वपूर्ण, वो इस बात से प्रभावित होंगे कि आप अपने कर्मचारियों को प्रेरित करते हैं, जानते हैं कि विनम्र कैसे होना है और किसी के रास्ते में कैसे नहीं आना है। अगर आप मेहनत करते हैं, तो आपको उसका फल जरूर मिलेगा। जब चीजें वैसे ना हों जैसे आप उम्मीद कर रहें हों, तो समझें कि आप अलग ढंग से क्या कर सकते थे और इस समझ पर अपने कर्मचारियों से बात करें। यह उन्हें दिखाता है कि गलतियां आप भी करते हैं, और यह उन्हें यह भी दिखाता है कि उन्हें अपनी गलतियों को कैसे संभालना है। जब भी आप एक बार गलती कर के किसी चीज को सही ढंग से कर रहे हों, तो जो देख रहा हो उसे देखने दें। उदाहरण के लिए: "मैं जानता हूँ कि इस बटन को दबाना है क्योंकि मैंने जब शुरुवात की तब मेरे साथ ऐसा हुआ था, मैंने नीले बटन को दबा कर गलती की थी, ये सोच कर कि ' इससे सिस्टम बंद हो जाएगा, जिससे समस्या सुलझ जानी चाहिए' और मुझे पता लगा — तकलीफदेह तरीके से  — कि इससे मामला और ज्यादा बिगड़ सकता है!"
कम का वादा करें, और ज्यादा दें (Under-promise, over-deliver): सुनिश्चित करें कि हर कर्मचारी को पता हो कि उससे क्या उम्मीद की जा रही है: लक्ष्य उन्मुख (गोल ओरिएंटेड) फीडबैक ऑफर करें: खुद को उच्चतम मानदंडो (standards) पर बनाए रखें: दरवाजें खुले रखें: अपने कर्मचारियों में रूचि लें: सकारात्मक और नकारात्मक फीडबैक्स को मिलाएं नहीं: सुनें: आप जो सुन रहें हों उसे स्पष्ट करें: प्रश्न पूछें: कार्यभार सौपें (Delegate): अपने कर्मचारियों को ऐसे काम दें जिसमें उन्हें जोर लगाना पड़े: अपने कर्मचारियों की गलती को अपना समझें: अपने कर्मचारी की उपलब्धी का श्रेय ना लें: अपने गलत क़दमों को स्वीकार करें:
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Setting Goals Communicating Effectively Delegating Responsibility