सही कौशलों (Right Skills) का होना
रिसेप्शनिस्ट वह लोग हैं जो कंपनी का चेहरा होते हैं - यह वही लोग हैं जिनसे सबसे पहले ग्राहक बात करते हैं और जिनके पास लोग और साथी कार्यकर्ता सूचना और कार्य योजना बनाने के लिए जाते हैं। कॉल उठाने और आगंतुकों को जानकारी देने के अलावा, वे अक्सर ग्राहकों से संपर्क में रहते हैं, कार्यक्रम आयोजित करवाते हैं, और बैठकें आदि आयोजित करवाते हैं। इन सब जिम्मेदारियों के साथ रिसेप्शनिस्ट को वास्तव में सुसंगठित होना चाहिए जब वह विविध दायित्वों से एक साथ निपट रहे हों। एक व्यक्ति बहुत दिनों तक रिसेप्शनिस्ट का काम नहीं संभाल सकता है यदि वह एक समय में एक से अधिक कामों को सुनियोजित ढंग से नहीं करता है और उनसे व्यवस्थित ढंग से नहीं निपट सकता है।  आर्गनाइज्ड रहने का एक बड़ा तरीक़ा है कि फ़ाइलिंग सिस्टम को अपनाएं क्योंकि वह आपके लिए सर्वाधिक उपयुक्त है। यह जानना आवश्यक है कि आपके साहब, सहकर्मियों और ग्राहकों को कौन से कागज़ों और सूचना की आवश्यकता होगी। इन सभी सूचनाओं को अलग फोल्डरों में रखें - वह आपके कंप्यूटर डेस्कटॉप में या हार्ड कॉपी में हो सकती हैं। अपने फ़ाइलिंग सिस्टम को इस तरह रखें जो आपके लिए सर्वाधिक उपयुक्त हो- अगर आवश्यकता हो तो हर चीज़ पर नियोन स्टिकी नोट्स लगाएँ, हाँ ऐसा ही करिए। आर्गनाइज्ड होने का यह भी मतलब है कि आप स्वतः प्रेरित हैं- आपको  किसी को भी यह बतलाने की आवश्यकता नहीं है कि आपको क्या करना है। यदि आप आर्गनाइज्ड हैं, तो आपको मालूम होगा कि कौन से कार्य आपको हर दिन निपटाने हैं, और कौन से कार्य प्राथमिक हैं । फोन नंबर तैयार रखिए। (अधिक से अधिक) अर्थात सहकर्मियों, ठेकेदारों, नियोक्ताओं, विक्रेताओं, और आपातकालीन संपर्क नंबर आदि। आपको एक ही समय में या अलग-अलग उन सबकी ज़रूरत पड़ेगी। फोन नंबरों को रोलोडेक्स या उपयुक्त कंप्यूटर प्रोग्राम में सुनियोजित ढंग से रखिए । टेक्नोलोजी का नम्बर 1 का पीस है टेलीफोन जिसके सभी बटनों और अलग-अलग लाइनों से रिसेप्शनिस्टों को निपटना पड़ता है। कम्प्यूटर कौशल भी आवश्यक है - अधिकतर रिसेप्शनिस्टों को ईमेल का प्रयोग करना आना चाहिए और वर्ड प्रोसेसिंग (word processing) आना चाहिए। स्प्रेडशीट को बनाना  भी आना चाहिए, और साथ ही इंडस्ट्री स्पेसिफिक प्रोग्राम्स का प्रयोग करना भी आना चाहिए। यह ध्यान रखिए अगर कॉपियर, स्कैनर, या प्रिन्टर आपकी डेस्क के पास हैं, तो आपको अधिकतर उनका प्रयोग करना पड़ेगा (और जिन सहकर्मियों को उनका प्रयोग करने में कठिनाई आती है, उनकी समस्यायों का हल भी करना पड़ेगा। एक बार आपको इसका पता चल जाय कि आपके ऑफिस में किस तरह की मशीन काम में आती है, उसके काम को दुहरा लीजिये और सामान्य समस्याओं के निर्धारण का तरीका भी ज़रूरी है । एक रिसेप्शनिस्ट से उम्मीद की जाती है कि वह हर समय अपनी डेस्क पर उपलब्ध रहे - अगर कोई भी फोन नहीं उठाता है तो इससे कंपनी का खराब इम्प्रैशन पड़ता है या लोगों की लाइन लग जाती है जो मदद का इंतज़ार कर रहे होते हैं। इसे प्राथमिकता दें कि आप भरोसेमंद बनिए – अगर आपके साहब जानते हैं कि आप भरोसेमंद हैं और हमेशा मदद के लिए तत्पर रहते हैं, तो आप उनकी जरूरत बन जाते हैं। रिसेप्शनिस्ट होने के काम का बहुत बड़ा हिस्सा है लोगों को सुनना – चाहे वह फोन पर हो, एक प्रश्न जो ग्राहक पूछ रहा है, या जो सूचना आपको दे रहा है। अच्छी तरह से सुनने की क्षमता आपको और कार्यकुशल बना देगी - जब आप समझ लेंगे कि पहली बार क्या वह व्यक्ति कह रहा है तो आप और जल्दी समस्याओं का समाधान कर सकेंगे, और आप ग्राहकों को उस व्यक्ति से जल्दी मिलवा सकेंगे जिनसे वह मिलना चाहते हैं। अगर आपके साहब आपसे कुछ करने को कहते हैं, तो विशिष्ट बातों के नोट बनाएँ। अगर कोई ग्राहक फोन पर बात करता है, तो उनकी सूचना को अवश्य लिखें (नाम, संबन्धित जानकारी, वह क्या चाहते हैं, आदि)। नोट सुसंगठित रहने में बड़ी भूमिका निभाते हैं और दिन भर की हर बात को याद दिलाते हैं। अपने नोटों को नोटपैड में रखें और नोटपैड को हमेशा अपने साथ रखें ।आपको आश्चर्य होगा कि वह कितने सहायक होंगे, विषेश रूप से जब आप याद करने की कोशिश करेंगे कि जो पाँच घंटे पहले आए थे वह क्या चाहते थे। यह सुनिश्चित करिए कि आप संदेशों को विस्तार में लिखते हैं और जो आपने लिखा है उसे पढ़ें और सबसे महत्वपूर्ण है जब आप संदेश लेते हैं, तो संदेश और संपर्क सूचना को दोहराईए ताकि आप फोन रखने से पहले यह सुनिश्चित कर सकें कि आपके पास रिले करने के लिए उपयुक्त सूचना है। जैसे “गुड मॉर्निंग, हमारी कंपनी में फोन करने के लिए धन्यवाद, मेरा नाम है___, मैं आपकी किस तरह मदद कर सकता हूँ?” कृपया सुनिश्चित करें कि पहली या दूसरी घंटी पर फोन पर उत्तर दे दिया जाय। एक मिनट से अधिक लोगों को होल्ड पर रखना उचित नहीं है (यह जितना आप सोचते हैं उससे अधिक लंबा है)।  उस व्यक्ति का नाम ध्यान से सुनें जिनके लिए फोन पर बात करने वाला पूछ रहा है। अगर आवश्यकता हो तो आप कॉलर को उसे दोहराइए। सेल फोनों में अक्सर ध्वनि विकृत (distort sounds) हो जाती है। उस व्यक्ति का नाम लिखें जिन्हें कॉल डाइरेक्ट की गई है अगर उनका उच्चारण कठिन है। सही संबोधन के साथ कॉल को विनम्रतापूर्वक डाइरेक्ट करें जैसे “एक मिनट कृपया मिस प्रीती के लिए” या अगर वह व्यक्ति फोन पर हैं, “मुझे खेद है, कि इस समय मिस प्रीती फोन पर हैं। क्या आप होल्ड पर इंतज़ार करना चाहेंगे या आप उनके लिए वायस मेल संदेश छोडना चाहेंगे?” उनको विनम्रतापूर्वक धन्यवाद दें और उसके अनुसार काल डाइरेक्ट करें । आपको डेलीवरी लेने पर हस्ताक्षर करना पड़ सकता है। सुनिश्चित करें कि आपके हस्ताक्षर पठनीय हों। डेलीवरी देने वाले कर्मियों को इस निर्देश की आवश्यकता हो सकती है कि पार्सल को कहाँ छोड़ें। कृपया सुनिश्चित करें कि आप इसके लिए उपयुक्त कर्मचारियों से संपर्क करते हैं। आगन्तुकों को पहचानने के बाद कि वह कौन हैं और वह किससे मिलना चाहते हैं, उस व्यक्ति से संपर्क करिए और उनको बताइये कि वहाँ कौन है। एक मानक उपयुक्त मुहावरा है “मिस्टर रमेश, XYZ कॉर्पोरेशन के मिस्टर विमल, अपने 2 बजे की मीटिंग के लिए यहाँ पहुँच चुके हैं।“ हमेशा पहला और आखिरी नाम लीजिये और जिस संस्था से वह आए हैं उसका नाम भी बताइये। यह पूछना सहायक होगा कि क्या आपका मिस्टर विमल से पहले से मिलना सुनिश्चित है। मिस्टर रमेश आपको निर्देश देंगे कि आगंतुक को कहाँ प्रतीक्षा करने को कहा जाय और कितना समय लगेगा । तब आप आगंतुक को बता सकते हैं “मिस्टर रमेश एक मिनट में आपके पास होंगे । “या मिस्टर रमेश ने कहा है कि वह एक मीटिंग में हैं और वह 5 मिनट में आपके साथ होंगे। आप सीट पर बैठिए, धन्यवाद।“
सर्वोत्तम आर्गेनाइजेशनल स्किल्स (organizational skills) हो: अपने पास कुछ तकनीकी जानकारी भी रखिए: भरोसेमंद बनिए: सुनने की अद्भुत क्षमता रखिए: हर चीज़ के नोट बनाएँ: फोन पर विनम्रतापूर्वक स्टेंडर्ड ग्रीटिंग के साथ उत्तर दें: जो डिलीवरी कर्मचारी आते हैं उन्हें भी उसी व्यावसायिकता और विनम्रता के साथ अभिवादन करें जैसे आप अन्य आगन्तुकों को करते हैं: जो ग्राहक आपके पास व्यापार के लिए आते हैं उनसे कुशलता और विनम्रता से बात करिए:
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Receptionist
Having the Right Skills