स्प्रेड शीट बनाना अपनी जानकारियां भरना बचत की योजना बनाना अपने स्प्रेड शीट की copy  करना
अगर आपके कंप्युटर पर पहले से माइक्रोसॉफ़्ट का एक्सेल या नम्बर्स की तरह का कोई प्रोग्राम नहीं है, तो ध्यान दें - मुफ्त मे कई प्रोग्राम नेट पर आनलाईन उपलब्ध हैं। गूगल ड्राइव, माइक्रोसॉफ़्ट का एक्सेल, नंबर, ओपेन ऑफिस, ज़ोहो शीट ऐसे मुफ्त में उपलब्ध प्रोग्रामो के उदाहरण हैं।   पसंद का प्रोग्राम चुन लेने पर उसे अपने कम्पुटर पर इंस्टाल कर लें। इसकी सहायता से, एक नये वर्क बुक में एक नया शीट खोल लें। पहले सेल A1 को छोड़ देंI दूसरे सेल B1 में Amount लिखें। इसमें शीट में इस्तेमाल किये जाने वाले प्रत्येक आइटम का वैल्यु लिखा जायेगा। अब दाहिनी तरफ की तीसरी सेल C1 में Due Date लिखें। इस Column में सभी बिलों और कई मामलों, में अन्य खर्चो के ड्यू डेट लिखें जायेंगे। अब C1 की दाहिनी तरफ की दूसरी सेल D1 में Paid? या ऐसा ही कुछ लिखें। यह एक Optional Column है जिससे मालूम होता है कि Column C के बिलों का भुगतान ड्यु डेट पर हुआ है कि नही। सेल A2 मे।ncome लिखिये। इसके नीचे भिन्न भिन्न प्रकार के आय को नोट किया जायेगा। जैसे नीचे के सेल A3 में Net।ncome लिखिये। फिर बाद वाले निचले सेल A4 में Other।ncome लिखिये।  अधिकांश लोगों के लिये आय दिखाने के लिये इतने प्रकार के दो ही सेल काफी होंगे। अगर आप के पास सूद ,डिविडेंड, रोयाल्टी या किराये इत्यादि से भी आय है, तो उनके लिये भी ऐसे ही सेल अलग अलग बनाना बेहतर होगा। अब आपको ऐसा सेल बनाना है जिसमें आपकी आय के विभिन्न  आइटमो को जोड़ा जा सके। अपनी आय के विभिन्न प्रकारो में अंतिम सेल के बाद वाले सेल मे Total।ncome लिखिये। इस उदाहरण में, आपके पास आय दर्शाने के लिये दो ही तरह के आय ‌‌‌‌-- Net।ncome वाला A3 और Other।ncome वाला A4 हैं, इसलिये Total।ncome के लिये सेल A5 है। कुल आय वाली सेल के दाहिनी तरफ वाली सेल B5 में अब कुल आय को जोड़ने का फार्मुला लिखना है।  सबसे पहले उस सेल B5 में =SUM लिखें। फिर A3 यानी Net।ncome की बगल वाले सेल B3 को क्लिक करें और आय की अंतिम प्रकार, इस उदाहरण में Other।ncome वाले A4 की बगल वाले सेल B4 तक खींचे। फार्मुला दूसरे प्रकार से लिखने के लिये सेल B5 में, आपको पहला सेल B3, फिर सेमी कोलोन और बाद में अंतिम सेल B4 लिखना होगा। फार्मुला कुछ ऐसा दिखाई देगा =SUM(B3:B4)  एक्सेल का SUM फंक्शन पूर्व निर्धारित सेलों, जैसे B2, B3, B4 को अलग अलग (बी2+बी3+बी4) की तरह लिखें या एक सिरीज (बी2:बी4) में लिखें। यह ऊपर के सेलों में इनपुट किये गये वैल्युज़ को जोड्ता है। एक्सेल के कई अन्य फंक्शन भी हैं जिनकी मदद से कोई भी कैलकुलेशन आसान हो जाता है। अगर फार्मुला लिखने के बाद, आपको कोई एरर मेसेज मिले तो इसका मतलब है कि फार्मुला लिखने में कोई गलती हुई है। कृपया फार्मुला की जांच करें कि लिखने में कोई गलती तो नहीं हुई है। ज़्यादातर खर्चे के विभिन्न प्रकारों की संख्या आय के विभिन्न प्रकारों की संख्या से अधिक होगी क्योंकि खर्चे तरह तरह के होते हैं। फिर उनको सुविधानुसार वर्गीकृत करें। यह एक आसान काम है। इसके लिये Column A में Total।ncome वाले सेल के नीचे वाली एक रो को छोड़ कर नीचे वाली रो में आयें। इसी सीध वाले सेल में Expenses लिखें। चुंकि अधिकांश व्यक्तियों के खर्चे का सबसे बड़ा हिस्सा मकान से सम्बन्धित होता है, इसको इस शीट में प्राथमिकता दी जायेगी। Expenses वाले सेल के ठीक नीचे वाले सेल में House लिखें। अब इसके नीचे वाले सेलों में एक एक कर के उन सभी खर्चो का नाम लिखें जो आप हरेक महीने करते हैं, जैसे कि बैंक के Mortgage/ EMI।nsurance, Premium, Electricity, Water और School Fee इत्यादि। एक सेल में एक ही आइटम का नाम लिखें। सबका नाम लिखने के बाद एक रो छोड़ कर Food लिखें। और फिर इसके नीचे भोजन पर के खर्चों के विभिन्न प्रकारों को उपर की तरह एक एक सेल में लिखें। अन्य प्रकार के खर्चों के वर्गीकरण में सहायता के लिये चित्र देखें।  हाउस: बैंक के Mortgage/ EMI इंश्योरेंस, प्रीमियम, इलेक्ट्रिसिटी, वॉटर,इंटरनेट, केबल, DTH, सेटेलाइट, इंश्योरेंस और टैक्स जैसे कि Rent, Municipal Taxes और HELOC। फ़ूड: ग्रोसरी, रेस्टॉरेंट, वेजटेबल्स इत्यादि। ट्रांसपोर्ट: कार लोन, कार इंश्योरेंस, कार मेंटेनेंस, गैस/ ऑइल और पब्लिक ट्रांसपोर्ट इत्यादि। पर्सनल/फॅमिली एक्सपेंसेस: परिवार को भेजा गया पैसा, चाइल्ड सपोर्ट, डे-केयर, क्लोदिंग/शूज, लांड्री, डोनेशन, एंटरटेनमेंट इत्यादि। फाइनेंस से रिलेटेड: क्रेडिट कार्ड फीस, Cheque Encashment और बैंक फीस इत्यादि। अन्य: स्कूल लोन रीपेमेंट, क्रेडिट कार्ड रीपेमेंट और सेविंग स्कीम डिपॉजिट्स। खर्चे के सभी आइटमो को लिखने के बाद एक ऐसा सेल बनाना है जिसमें खर्चे के सभी मदो का जोड़ अपने आप आ जाय। जैसा हमने ऊपर आय के मामले में किया था, खर्चे के अंतिम मद के सेल के नीचे वाली सेल मे Total Exp लिखें। इस सेल के ठीक  दाहिनी तरफ की सेल में जोड़ने का फार्मुला लिखना है। वहां  आप SUM  टाइप करें। फिर cursor को खर्चे के पहले आइटम पर लाइये और अंतिम आइटम तक खींच कर ले जाइये। अगर बीच में कोई शून्य वैल्यु वाला भी सेल हो, कोई फर्क नहीं पड़ता क्योंकि प्रोग्राम उसे नज़रअंदाज करेगा।  उदाहरण के लिये, जोड़ने का फार्मुला कुछ ऐसा दिखेगा: =SUM(B9:B30)। फार्मुला में ब्राकेट को बंद करना नहीं भूलें। Column  A में Total Exp वाले सेल के ठीक नीचे एक लाइन छोड़ कर नीचे वाले सेल में Cash Balance लिखें। इसका इस्तेमाल आपके Total Exp और Total।ncome का अंतर निकालने के लिये किया जायेगा। इसकी ठीक दाहिनी बगल वाले सेल में इस अंतर की गणना करने का फार्मुला लिखा जायेगा। पहले इसमे = का चिह्न लिखें। फिर Column  B में कुल आय वाले सेल को क्लिक करेI फिर - लिखें। Column  B में ही कुल खर्च वाले सेल को क्लिक करेंI अब इस सेल में आय और खर्च का अंतर निकल आयेगा। उदाहरण के लिये, आपका फार्मुला कुछ ऐसा दिखाई देगा =B5-B31 ध्यान दें कि इसमें किसी ब्राकेट का उपयोग नहीं किया जायेगा। टैक्स एवम अन्य कटौतियों के पश्चात मिल रहे वेतन को Net।ncome के दाहिनी तरफ वाले सेल मे लिखें। फिर Other।ncome वाले सेल के दाहिनी तरफ वाले सेल मे अन्य किसी आय को लिखना है जैसे सरकार या अन्य कहीं से मिलने वाले वाला वृद्धावस्था लाभ। B Column  में ही अब आय के अन्य प्रकारो के वैल्युज को लिखें। विभिन्न प्रकार के खचौं को उनके नाम के आगे लिखें। कृपया ध्यान दें कि आप उसी महीने का खर्च डेटा भर रहे हैं, जिस महीने का बजट बना रहे है, ना कि चालू महीने का। जैसे बैंक की EMI, बीमा के प्रीमीयम, बिजली/ पानी के बिल, स्कूल फी इत्यादि के भुगतान की ड्यू डेट Column C में लिखें।  सिर्फ डेट लिखें। डेट लिखने का कोई खास तरीका नहीं है, आप की जैसी मर्ज़ी वैसी लिखें, लेकिन ऐसा लिखें कि बाद में आप पढ़ और समझ सके। अगर किसी बिल का भुगतान हो गया है, डी Column में उसके सामने हा/Y या अन्य कोई दूसरा चिह्न  बनाये। अपने कुल आय, कुल खर्च और कैश बैलंस की जांच कर लें कि वो सही है। अगर फार्मुलो में कहीं कोई ब्रेक है तो स्प्रेडशीट फार्मुला वाले सेल में कुछ डिमार्केशन कर के बतायेगाI ज़्यादा आश्वस्त होने के लिये एक कैल्कुलेटर से जांच कर लें। सर्कुलर रेफेरेंस एक काफी कामन एरर है। इसका अर्थ है कि जिस सेल में फार्मुला लिखा है, वह भी फार्मुला के रेंज़ का हिस्सा बन गया है। एरर मेसेज आयेगा – Excel Cannot Calculate A Formula कृपया अपने फार्मुले के रेंज की जांच कर लें कि इसमें केवल इनपुट वाले सेल हैं और फार्मुला वाला सेल नहीं है। यह बताता है कि सभी प्रकार के खर्चो के बाद कितना पैसा बचता है। अगर यह राशि पोज़िटिव है,इसका मतलब है कि आप बचत योजनाओ में और पैसा लगा सकते हैं। अगर यह निगटिव है, इसका मतलब है कि आपको अपने खर्च कम करने हैं। आप अपने खर्चे के विभिन्न आईटमो को ध्यान से देखें  और कम करने लायक खर्च कम करिये। इस तरह आप ऐसे आइटमो  को जोड़ेंगे तो पहचान कर सकते हैं कि कहाँ पर आप अंदाज़ से ज्यादा खर्च कर रहे हैं और आपको उन खर्चो को कम करना  चाहिये। उदाहरण के तौर पर किसी एक दिन लंच पर चार सौ पांच सौ रूपये खर्च करना बड़ी बात नहीं है, लेकिन अगर आप इस तरह के महीने भर के खर्चे को जोड़ेंगे तब हो सकता है, आप पायेंगे कि महीने में कई हजार रूपये सिर्फ लंच पर खर्च हो गये। तब शायद आप कुछ सस्ते विकल्प चुन लें जैसे कि सस्ते रेस्टौरेंट खोजना या घर से ही लंच पैक लाना। ऐसे और भी उदाहरण मिलेंगे जहां जरूरत की हिसाब से खर्च कम किया जा सकता है। इस प्रकार के कई महीनों के बज़ट डेटा को भरने के बाद, खर्चे के विभिन्न आइटमो पर खर्च को महीने दर महीने तुलना करने पर आप देख सकते हैं कि कुछ खर्चे समय के साथं साथ बदल रहे हैं। उदाहरण के लिये, आप मनोरंजन पर खर्च बढ़ते हुए पा सकते हैं या हो सकता है कि आपके केबल का बिल बिना आपके देखें बढ़ गया होI समय बीतने के साथ साथ किसी भी खर्चे में खास परिवर्तन नहीं होना  चाहिये। फिर भी जहां कहीं भी ठोस परिवर्तन दिखे, आगे जांच करनी चाहिये। आप की स्क्रीन के नीचे टूलबार पर आपकी अभी वाली स्प्रेड शीट के दाहिनी तरफ copy दिखाई देगी। copy का नाम बदलने के लिये, टैब पर दाहिनी तरफ क्लिक करें और फिर Rename पर क्लिक करें और मनचाहा नाम दें। अगर आप अपने बजट स्प्रेड शीट को एक नए स्प्रेड शीट पर copy करना चाहते हैं, दाहिने क्लिक करें और Copy सेलेक्ट करें और फिर अपने नये एस्प्रेड शीट को नाम दें। हर महीने बदलने वाले आइटमो को भरने के पहले ही स्प्रेड शीट को copy करना बेहतर होगा अन्यथा बार बार डेटा मिटाना होगा।
अब आप अपने कम्प्युटर पर अपनी पसंद का स्प्रेड शीट प्रोग्राम खोलें: अब विभिन्न Column को नाम देना है: अब मासिक आय को रिकार्ड करने के लिये विभिन्न सेल बनाइये: आपने अब तक अपने सभी प्रकार के आय के लिये सेल बना लिये: अब खर्च के विभिन्न मदो के नाम वैसे ही लिखें जैसा कि आपने आय के प्रकार लिखने में किया है: अब सभी खचौं को जोड़ना है: अब मासिक Cash Balance का फार्मुला लिखना है: अब इनकम के दूसरे आइटम्स के वैल्युज को भरें: अब बात खर्चे की: जिन खर्चो के ड्यू डेट होते हैं, उनके ड्यू डेट लिखें: कृपया देख लें कि आपके कैलकुलेशन का फार्मुला सही काम कर रहा है: अपने मासिक “कैश बैलंस” को ध्यान से देखें: आप उन चीज़ो को ध्यान से देखें जहां आप ज्यादा खर्च कर रहे हैं: अब पिछले कई महीनों के खर्च का एक साथ विश्लेषण करें: गूगल शीट का copy करने के लिये दाहिने क्लिक करें और Duplicate सेलेक्ट करें:
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