ईमेल की बॉडी लिखना एक स्ट्रांग सब्जेक्ट लाइन लिखना आउटलुक या इंटीग्रेटेड कैलन्डर एप्लीकेशन का यूज़ करना
जब आप किसी बड़ी कंपनी में काम करते हैं या आप सबको नहीं जानते तो अपना इंट्रोडक्शन देना बहुत जरुरी हो जाता है | और अगर किसी भी तरह के डॉक्यूमेंट को पूरा करना या मीटिंग में किसी भी तरह की सप्लाइज (Supplies) को लाना है तो इस शार्ट इंट्रो में इस बात का ज़िक्र भी करें | अपने इंट्रोडक्शन को एक पर्सनल टच दें और साथ ही साथ काम से रिलेटेड रखें | उदहारण के लिए, “हेलो टीम, मैं अगले हफ्ते के नई प्रोग्राम लॉन्च को लेकर बहुत उत्साहित हूँ!” क्योंकि ये सबसे जरुरी इनफार्मेशन मानी जाती है ताकि लोग मीटिंग अटेंड कर सकें | इसीलिए ये इनफार्मेशन बिल्कुल क्लियर और अलग से लिखी जानी चाहिए | इस इनफार्मेशन के नीचे और ऊपर 2 लाइन का गैप रखें या फिर इसे बोल्ड में लिखें ताकि वह अलग से दिखाई दें |   उदहारण के लिए: “October 6, 10:30 - 11:45AM” अगर मीटिंग ऑनलाइन है तो टाइम ज़ोन लिखना न भूलें ताकि जो लोग अलग टाइम ज़ोन में है वें गलत इनफार्मेशन की वजह से मीटिंग मिस न कर बैठें | उदहारण के लिए, आप लिख सकते हैं: “October 6, 10:30 - 11:45AM (PST)” जिस तरह आपने डेट और टाइम को अलग तरीके से लिखा है उसी तरह लोकेशन को भी उतनी ही एहमियत दें, खासकर जब मीटिंग किसी नयी जगह हो, उस जगह को ढूंढ़ना मुश्किल हो, या फिर आपको लगता है कुछ इंवाइटिस उस लोकेशन तक आसानी से नहीं पहुंच पाएंगे | वर्चुअल मीटिंग के लिए (चाहे लाइव फोरम या वीडियो चैट) फोरम और वीडियो कॉल के लिए लिंक दें ताकि सब लोग आसानी से एक्सेस (Access) कर सके | जब डायरेक्शन दे रहे हो तो जितना विस्तार से हो सके दें | उदहारण के लिए: “Please come to conference room 592 in the Timaren building (209 Nix St.). Room 592 is located in the 2nd tier of the building, so you’ll need to take the elevator up from the ground floor, exit on 12, and use the elevators on the south side of the building (to your left) to go up to the 59th floor.” लोगों को पहले से बताएं कि इस मीटिंग से हम क्या पाना चाहते हैं और इसे करने का क्या कारण है | मीटिंग का एक शार्ट एजेंडा देने से लोगों को पहले से ही पता होता है कि कौन-कौन से काम पहले से ही पूरे होने चाहिए | आप मीटिंग का टॉपिक (जैसे “Cybersecurity Update”) बता सकते हैं या टाइमलाइन दे सकते हैं |  10:30 - 10:45 प्रोजेक्ट की स्टेटस अपडेट्स शेयर करना 10:45 - 11:10 ऑफर्स की तुलना और सही ऑफर्स को सेलेक्ट करना 11:10 - 11:30 लॉन्च को लेकर विचार-विमर्श और लक्ष्य साधना जिसे चेक करना सबसे ज्यादा जरुरी है वह है मीटिंग की डेट, टाइम और लोकेशन | ध्यान रहे इसमें किसी भी तरह की चूक न होने पाए | आप अपने इंट्रोडक्शन, एजेंडा या बाकी नोट्स को भी दोबारा चेक कर सकते है ताकि किसी भी तरह की कन्फ्यूज़न न हो | अपने ईमेल को भेजने से पहले जोर से पढ़ें ताकि आप निसंदेह हो जाए कि आपकी लिखावट बिल्कुल क्लियर और परफेक्ट है | जब आप इस तरह की सब्जेक्ट लाइन लिखते हैं तो दूसरों को बिना ईमेल खोलें ही पता चल जाए कि मीटिंग कब है और उसमे क्या डिस्कस होने वाला है | उदहारण के लिए, आप लिख सकते हैं, “Meeting 12/8: New reporting guidelines.” यदि आप यह जानना चाहते हैं कि कौन-कौन उस मीटिंग में आएगा तो सब्जेक्ट लाइन में ही कन्फर्मेशन लें | ऐसा करने से लोगों को मेल खोलने से पहले ही पता चल जायेगा कि उन्हें इसका जवाब जल्द से जल्द देना है | आप लिख सकते हैं, “Friday 10/6 HR meeting, please confirm ASAP.” आप ये भी लिख सकते हैं “Please RSVP: HR meeting 10/6.” अगर मीटिंग बहुत ज्यादा इम्पॉर्टन्ट है और जल्द से जल्द मीटिंग करने की जरुरत है तो सब्जेक्ट लाइन में ही इसका महत्व बताएं | उदहारण के लिए, आप कुछ इस तरह लिख सकते हैं, “Emergency meeting Monday 2/31: Cybersecurity.” लोगों को मीटिंग का सब्जेक्ट और उनसे क्या एक्सपेक्टेशन है, इस तरह की सभी जानकारी देना बहुत जरुरी है | अगर आप किसी बड़ी कंपनी में काम करते हैं तो हो सकता है कुछ लोगों का हर मीटिंग में आना जरूरी न हो | इसीलिए सब्जेक्ट लाइन में उचित डिपार्टमेंट या फिर जरूरी रिसिपीअन्ट को बताएं कि उनका आना जरूरी है | उदहारण के लिए, आप लिख सकते हैं, “Mandatory marketing meeting 10/6.” अगर मीटिंग की जरुरत न हो तो आप लिख सकते हैं: “Suggested meeting 10/6 on efficient research tactics.” शार्ट फॉर्म से कई बार काम चल जाता है लेकिन पूर्ण शब्दों के मुकाबले ये बहुत बार कन्फ्यूज़न पैदा करती है | उदहारण के लिए, “SAP” का मतलब “systems and processing” भी हो सकता है या “sampling and analysis plan” भी हो सकता है | ये निर्भर करता है कि कितने लोग आपकी इस लैंग्वेज को जानते हैं |  हालांकि, कॉमन शार्ट फॉर्म जैसे “RSVP,” “HR,” and “Wed” का यूज़ करना आम बात है | अगर आपकी कंपनी कम्युनिकेशन डेटाबेस के साथ इंटीग्रेटेड कैलन्डर जैसे आउटलुक यूज़ करती है तो मीटिंग सेट करने के लिए इसे ही यूज़ करें | क्योंकि उन सभी लोगों के लिए जो आपके साथ काम करते हैं यही एक पॉइंट ऑफ़ कांटेक्ट होगा | अगर आपकी कंपनी आउटलुक या उस जैसी कोई एप्लीकेशन यूज़ नहीं करती तो आप ऑफिशियल ईमेल से मीटिंग इन्वाइट भेज सकते हैं | जैसे ही आप एक नई मीटिंग सेट करते है, कैलन्डर विंडो पॉप-अप हो जाती है | “Scheduling Assistant” पर क्लिक करें और मीटिंग के लिए अवेलेबल टाइम और डेट को हाईलाइट करें | ध्यान रहे आप वही टाइम सेलेक्ट करें जब आप और आपके सभी इंवाइटी अवेलेबल हो | आपकी कंपनी की एप्लीकेशन के अनुसार आपको अपनी व्यूईंग सेटिंग एडजस्ट करनी होगी ताकि आप अपने साथ-साथ सभी का शिड्यूल देख पाएं | टाइप करने के लिए टेक्स्ट बार का यूज़ करें या एड्रेस बुक का यूज़ करने के लिए स्क्रॉल करें और फिर लिस्ट में से उनका नाम सेलेक्ट करें |“Scheduling Assistant” फंक्शन का यूज़ कर लोगों की अवैलबिलटी के बारे में पता लगाएं | जो लोग अवेलेबल नहीं होंगे तो उनका नाम हाईलाइट हो जायेगा | असिस्टेंट इतना तक बता देता है कि कौन सा टाइम लोगों को सूट (Suit) करता है और उनका शिड्यूल क्या है | कोशिश करें जो डेट आपने पहले सेलेक्ट की है उसी डेट पर मीटिंग हो, लेकिन अगर फिर भी आप डेट में कोई बदलाव करना चाहते है तो कैलन्डर बटन पर क्लिक करें | फिर टाइम लिस्टिंग के राइट की तरफ दिए गए ड्राप डाउन एरो का यूज़ कर सही टाइम और डेट सेलेक्ट करें | मीटिंग कब खत्म होगी यह लिखना बहुत जरुरी है ताकि लोग मीटिंग के हिसाब से अपना बाकी का काम एडजस्ट कर सकें | इस बटन को क्लिक करते ही आप जनरल अपॉइंटमेंट स्क्रीन पर पहुंच जाएंगे जहाँ आप अपनी मीटिंग एंट्री देख सकते हैं | यहाँ पर आप आसानी से सब्जेक्ट, लोकेशन और नोट्स लिख सकते हैं |  यदि आपको अपनी मीटिंग एंट्री अपॉइंटमेंट स्क्रीन पर दिखाई नहीं देती तो आपको वापिस जाना होगा और जब तक एंट्री दिखाई न दे, पूरी प्रक्रिया को दोहराना होगा | लोगों को कुछ शब्दों में बताएं कि मीटिंग किस बारे (उदहारण के लिए, “Upcoming Product Testing”) में है | लोकेशन के बारे में अच्छे से बताएं यदि वह जगह कॉमन नहीं है या वहां तक पहुंचना मुश्किल हो सकता है | अतिरिक्त नोट्स जरूर लिखें जो मीटिंग में काम आ सकते है |  लोकेशन का एड्रेस जरूर दें चाहे आपको लगता हो कि वह जगह सबको पता है | ये सभी इनफार्मेशन देने के बाद इनविटेशन भेजने के लिए “send” पर क्लिक करें |
एक संक्षिप्त, फ्रेंडली इंट्रोडक्शन और शार्ट नोट लिखें: मीटिंग का डेट और टाइम एक अलग लाइन में लिखें ताकि आसानी से उस पर नज़र पड़ सके: डेट और टाइम लिखने के बाद, जगह लिखें: मीटिंग की वजह और लक्ष्य लिखें: अपने ईमेल को हमेशा व्याकरण व बाकी गलतियों के लिए दोबारा चेक करें: ध्यान रहें कि एक शार्ट और उचित सब्जेक्ट लाइन हो जिसमे मीटिंग की डेट और टॉपिक भी शामिल हो: सब्जेक्ट लाइन में ही अटेंडेंस की कन्फर्मेशन लें: यदि वह एक इमरजेंसी मीटिंग है तो सब्जेक्ट लाइन में ही इसकी जानकारी दें: बताएं कि अटेंडेंस जरुरी है या अपनी इच्छाअनुसार: सब्जेक्ट लाइन में शार्ट फॉर्म का यूज़ न करें ताकि किसी भी तरह की कन्फ्यूज़न न हो: आउटलुक में दिए गए होम टैब के नीचे “New Meeting” बटन पर क्लिक करें: “Scheduling Assistant” विंडो की मदद से डेट और टाइम सेलेक्ट करें: लोगों को मीटिंग में ऐड करने के लिए आपको उनका नाम टाइप करना होगा या अपनी एड्रेस बुक का यूज़ करना होगा: मीटिंग कब शुरू होगी और कब खत्म होगी - इसे भी सेट करें: स्क्रीन के टॉप पर दिए गए “Meeting” टैब के “Appointment” बटन पर क्लिक करें: सब्जेक्ट, लोकेशन और नोट्स लिखते हुए जरा गौर करें:
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