असरदार ट्रेनिंग मटेरियल बनाना कम्युनिकेशन प्लेटफार्म चुनना एम्प्लोयी को सुपरवाइज़ करना
एम्प्लोयीज़ के पास अगर डॉक्यूमेंट हो तो जब भी उन्हें कोई सवाल हो वह उसमें उसका जवाब ढूंढ सकते हैं | इस मैन्युअल को एम्प्लोयी को ईमेल करें या उसे की क्लाउड बेस्ड स्टोरेज सिस्टम पर पोस्ट करें | आपको इसमें शामिल करना चाहिए:  जॉब की मुख्य रेस्पोंसिबिलिटी आपकी कंपनी के लिए सर्वोत्तम प्रैक्टिसेज सॉफ्टवेयर, ऑनलाइन इंटरफ़ेस, या किसी और इक्विपमेंट की मदद से टास्कस को कैसे ख़त्म करें | मैनेजमेंट से कैसे कांटेक्ट करें | कोई सवाल या परेशानियाँ जो एम्प्लोयी को हो सकती हैं वो सोचिये और उनके बारे में मैन्युअल में लिखें | स्पेसिफिक डिटेल लिखने से एम्प्लोयी को जल्दी समझ आता है की उसे क्या करना है |  मसलन, बस ये मत कहें “जब तुम्हारा काम हो जाये उसे सबमिट कर देना |” इसके बजाय लिखें, जब तुम्हारा काम हो जाये तो “वो बटन क्लिक करना जिस पर ‘सबमिट’ लिखा है और अपना काम आगे भेज देना | इससे पेज रिफ्रेश हो जाएगा और तुम वापस मेन पोर्टल पर आ जाओगे |” इसके साथ ऐसे डिटेल लिखें जैसे कैसे घंटे रिपोर्ट करें, कहाँ काम सबमिट करें, और अगर कुछ गलती हो जाए तो किस से मदद मांगें | अपने एम्प्लोयीज़ को ये बताने की उन्हें कोई काम कैसे करना है, ये भी देख लें की उन्हें हर नियम, कोटा और गाइडलाइन पता हों जो की उन्हें मानने हैं | उन्हें एक हफ्ते में कितना काम करना ही है? उन्हें कितनी बार आपसे कम्यूनिकेट करना है? उन्हें अपना काम कब तक सबमिट कर देना चाहिए? उदाहरण के तौर पर, आप कह सकते हैं, “हम उम्मीद करते हैं की आप एक घंटे में 5 कॉल कर लेंगे” या “हम चाहते हैं की आप 9 बजे सुबह से शाम 5 बजे के बीच अपनी ईमेल हर घंटे में एक बार चेक कर लें” अगर कोई और ख़ास प्रोग्राम और इक्विपमेंट है जो एक एम्प्लोयी को इस्तेमाल करना है, तो उन्हें इस्तेमाल के लिए लिखित निर्देशों के साथ साफ़ विजुअल निर्देश भी दें |  अगर आप कंप्यूटर प्लेटफार्म के साथ काम कर रहे हैं, तो स्क्रीन शॉट प्रोग्राम की मदद से स्क्रीन पर प्रक्रिया के हर चरण को दिखाते हुए पिक्चर या विडियो ले लें | डायग्राम और ग्राफ़िक उन एम्प्लोयी के लिए कारगर साबित होते हैं जिन्हें स्पेशल इक्विपमेंट या सॉफ्टवेयर इंस्टाल करना है | अगर आपके पास कई रिमोट एम्प्लोयी हैं, तो आप चाहेंगे की कोई कंपनी आपकी ट्रेनिंग प्रक्रिया को ऑटोमेट करने के लिए एक ऑनलाइन ट्रेनिंग मोडेयूल डिजाईन कर दे | ये कंपनी आपके साथ काम करते हुए विडियो और इंटरैक्टिव टूल की मदद से एक पर्सनलाइज्ड प्लेटफार्म बना सकती हैं |  ये कंपनी अपना प्रचार ट्रेनिंग या रिक्रूटमेंट कंसलटेंट की तरह करेंगी | जहाँ ये थोड़ा ज्यादा महंगा विकल्प हो सकता है, ये आपका काफी समय बचा सकता है खास तौर से अगर आपको बार बार एम्प्लोयीज़ को ट्रेन करना होता है | चाहे एम्प्लोयी रिमोट ही क्यूँ नहीं हो, आप उन्हें ट्रेनिंग के लिए बुला सकते हैं | ये उन रिमोट एम्प्लोयीज़ के लिए ट्रेनिंग का सबसे सरल और असरदार तरीका है जो की ऑफिस या ब्रांच के पास रहते हैं | अगर वो दूर रहते हैं तो ऐसा करना मुमकिन नहीं होगा | फ़ोन कॉल्स और विडियो कांफ्रेंस ट्रेनिंग को पर्सनल टच देते है और उस समय आप काम से जुड़े महत्वपूर्ण बातें भी बता सकते हो | हफ्ते दर हफ्ते चेट करने से आप एम्प्लोयी की प्रगति जांच पाएंगे और साथ ही उन्हें काम करने की फ्लेक्सिबिलिटी भी दे पाएंगे |  कांफ्रेंस कॉल्स उन एम्प्लोयी के लिए उत्तम रहती हैं जो बिज़नेस की स्ट्रेटेजी और मार्केटिंग में शामिल होते हैं, क्योंकि ऐसे में आप उनसे अपने प्लैन और विचार सही से डिस्कस कर पाते हैं | अगर आप और आपके एम्प्लोयी अलग टाइम ज़ोन्स में हैं, तो ऐसा समय चुनें जो दोनों को सुविधाजनक हो | कुछ अच्छे विडियो कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ्टवेयर हैं स्काइप, ज़ूम और स्लैक | उन कंपनियों के लिए जो एम्प्लोयीज़ के बीच अक्सर बातचीत और मेल मिलाप चाहती हैं, इंस्टेंट मेसेजिंग एक सुविधा देने वाला विकल्प है | इससे एम्प्लोयीज़ रियल टाइम में एक दूसरे से बात करके कम्यूनिकेट कर सकते हैं |  अगर आपके रिमोट एम्प्लोयी को ट्रेनिंग के दौरान कुछ सवाल पूछने हैं, तो वह इस माध्यम से आपसे बात कर जल्दी जवाब पा सकते हैं | इसके इलावा, इंस्टेंट मेसेजिंग आपको उनके काम से जुड़े फीडबैक और मेसेज जल्दी भेजने देगा | कुछ अच्छी मुफ्त सर्विसेज जो आप अपने बिज़नेस के लिए प्रयोग कर सकते हैं वो हैं स्काइप, गूगल + हैंगआउट्स, और स्पार्क | इंस्टेंट मेसेजिंग तब उपयुक्त नहीं है जब आपका रिमोट एम्प्लोयी बाकि टीम से अलग समय पर काम करता हो | अगर रिमोट एम्प्लोयी अलग समय पर काम करता है, अलग टाइम जोन में रहता है, या अपने स्केडेयूल का पालन करता है तो ईमेल एक अच्छा विकल्प है | नोट्स, ट्रेनिंग मटेरियल, लिंक्स और अन्य अटैचमेंटस आसानी से ईमेल से भेजें | ध्यान रहे की एम्प्लोयी को मालूम हो की उसे कितनी जल्दी ईमेल का जवाब देना है | टास्कस की टाइमलाइन बनाएं, और उन्हें लक्ष्य दें की उन्हें इस समय तक इस काम को करना है | इससे आपके रिमोट एम्प्लोयीज़ को दिशा मिलती है और वो जल्दी प्रोडक्टिव बनने के लिए प्रेरित होते हैं | उदाहरण के तौर पर, आप कह सकते हैं, “हम चाहते हैं की तुम पहले हफ्ते के अंत तक हमारा कालिंग सॉफ्टवेयर प्रयोग करना सीख लो, पहले महीने के अंत तक, तुम्हें कम से कम 1 लाख की सेल्स करनी हैं |” पहले 2-3 task के लिए या जब तक वह काम के हर हिस्से को ठीक से नहीं सीख जाएँ उन्हें अच्छा फीडबैक दें | इस फीडबैक से एम्प्लोयीज़ जो काम कर रहे है उसकी गाइडलाइन्स और एक्स्पेक्टेशन आसानी से समझ पाते हैं |  उदाहरण के तौर पर, आप कह सकते हैं, “आपकी इन इमेजेज पर डिजाईन काफी अच्छी हैं, लेकिन मुझे ऐसा लगता है की कंपनी के ब्रांड से मिलते हुए आपको एक ही प्रकार के रंग का प्रयोग करना चाहिए | इसके इलावा हमें छोटा फॉण्ट बेहतर लगता है |” उनकी पहली टास्क छोटी और जल्दी की डेडलाइन के साथ होनी चाहिए | उदाहरण, आप उनसे पहले दिन के अंत तक छोटा आर्टिकल या स्प्रेडशीट मांग सकते हैं | इससे आप उन्हें जल्दी फीडबैक दे सकेंगे | अगर एम्प्लोयी को कोई सवाल हैं तो उन्हें प्रेरित करें की वह आपसे आके पूछे | जब ट्रेनिंग पूरी हो जाए, तो उनसे प्रक्रिया के बारे में निष्पक्ष फीडबैक मांगें | इससे आपके लिए आगे आने वाले रिमोट एम्प्लोयीज़ को प्रक्रिया समझाना आसान हो जायेगा |  अगर एम्प्लोयी सवाल के साथ आता है, तो जैसे हो सके उसका जवाब ज़रूर दें | अगर आपको लगता है की जवाब ट्रेनिंग मैन्युअल में है, तो एम्प्लोयी को वो सेक्शन दिखा दें | अगर नया एम्प्लोयी कोई सवाल नहीं पूछता है, तो आप एक मेसेज भेज सकते हैं जिसमें कुछ ऐसा लिखा हो, "मैं बस चेक करना चाहता था | ट्रेनिंग कैसे चल रही है? क्या तुम्हें कोई सवाल पूछने हैं?" अगर आप चाहें, तो इस फीडबैक को किसी को पता नहीं चलने दें तो एम्प्लोयी खुल के बात कर सकता है | फीडबैक फॉर्म बनाने के लिए ऑनलाइन सर्वे वेबसाइट की मदद लें | ट्रेनिंग के पहले और बाद, अपने रिमोट एम्प्लोयीज़ से संपर्क में रहे | उन्हें बताएं की कंपनी में क्या खबर फैल रही हैं | वीकली कांफ्रेंस कॉल्स, वेबिनार और न्यूज़लैटर की मदद से भी आप ऐसा कर सकते हैं | रिमोट एम्प्लोयीज़ अकेला या कंपनी के महत्वपूर्ण फैसले, खबर और इवेंट से कटा हुआ महसूस कर सकते हैं | ऐसे एम्प्लोयीज़ को अपना समर्थन देने के लिए, उन्हें सोशल मीडिया, इंस्टेंट मेसेजिंग और विडियो चैट के माध्यम से टीम के अन्य मेम्बर से बात करने के लिए प्रेरित करें |
अपने एम्प्लोयी के लिए ट्रेनिंग मैन्युअल या हैण्डबुक लिखें: टास्क कैसे खतम करते हैं वो विस्तार से बताएं: हर टास्क के लिए कोटा और एक्स्पेक्टेशन तय कर लें: सॉफ्टवेयर और इक्विपमेंट से जुड़े इंस्ट्रक्शनल विडियो और इमेज शामिल करें: बड़ी कंपनी के लिए वेब बेस्ड ट्रेनिंग प्रोग्राम चुनें: अगर हो सके तो उनसे कहें की वह ट्रेनिंग के लिए ऑफिस आयें: पर्सनलाइज्ड ट्रेनिंग के लिए कांफ्रेंस कॉल्स सेट अप करें: सवालों के जवाब जल्दी देने के लिए इंस्टेंट मेसेजिंग सर्विस का इस्तेमाल करें: अगर एम्प्लोयी अलग स्केडेयूल में काम करता है तो उसे ईमेल भेजें: एम्प्लोयी को लक्ष्य दें: पहली कुछ टास्कस के लिए स्पेसिफिक फीडबैक दें: एम्प्लोयी से फीडबैक और सवाल पूछने को कहें: अपने सभी रिमोट एम्प्लोयीज़ से नियमित तौर पर कम्यूनिकेट करें:
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