एडवांस में तैयारी मिनट्स को टाइप करना मीटिंग के नोट्स लेना मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट्स का उपयोग करना
अगर सेकेट्री से औपचारिक मिनट्स लेने की उम्मीद की जाती है, तो पूछें कि ग्रुप रॉबर्ट्स रूल्स ऑफ ऑर्डर का पालन करता है या एक अलग गाइड के नियमों का । एक अधिक अनौपचारिक रूप में पूछें, मिनट्स में क्या शामिल किया जाना चाहिए या वे कैसे उपयोग किये जाएँगे ।  मिनट्स लेने वाले के रूप में, आपको रूल्स ऑफ ऑर्डर के साथ खुद को परिचित कराने की जरूरत नहीं है । हालांकि, उसकी एक कॉपी लें (या चेयरमैन से उधार लें), यह विशिष्ट सवालों का जवाब देने के लिए उपयोगी हो सकता है । अपनी भूमिका भी अच्छी तरह से पता करें। कुछ मिनट्स सेकेट्री मीटिंग में भाग नहीं लेते, जबकि दूसरे विचार-विमर्श में योगदान देने के लिए मिनट्स नोट करते हैं । दोनों में से किसी भी मामले में सेकेट्री की कोई और प्रमुख भूमिका नहीं होनी चाहिए, जैसे कि चेयरमैन या फेसिलेटर। प्रत्येक मीटिंग के मिनट्स में ज्यादातर जानकारी समान होंगी । टेम्पलेट रेफरेन्स की आसानी के लिए एक संगत स्वरूप बनाता है ।  निम्नलिखित जानकारी के लिए कम से कम स्थान रखें ।  संस्था का नाम । मीटिंग का प्रकार। यह एक नियमित साप्ताहिक या वार्षिक मीटिंग है, एक छोटे कमीटी की मीटिंग, या एक विशेष ऑव्जेक्टिव के लिए बुलाई गई मीटिंग है? तिथि, समय और जगह । आरंभ और अंत के समय (आयोजित और स्थगित) के लिए जगह छोड़ दें । चेयरमैन या मीटिंग के नेता का नाम एवं सेकेट्रीज (या उनके विकल्प) के नाम । "उपस्थित" और "अनुपस्थितों की ऑपोलॉजी" की लिस्ट। यह अटेन्डेंस शीट के लिए एक फैंसी शब्द है। कोरम (वोट डालने के लिए पर्याप्त लोगों की संख्या) मौजूद है या नहीं। अपने सिग्नेचर के लिए स्थान रखें । मिनट्स टेकर के रूप में, आप हमेशा अपने काम पर सिग्नेचर करेंगे। संस्था की नीतियों के अनुसार, मिनट्स एप्रूव होने पर, एक अतिरिक्त सिग्नेचर आवश्यक हो सकता है । मीटिंग के लिए एक एजेंडा लिखें, अगर दिया गया है तो । अगर चेयरमैन या फेसिलेटर ने आपको एजेंडे का प्रारूप, तैयार करने के लिए कहा नहीं है, तो अनुरोध पर उनको एक उपलब्ध कराएँ । एक रेफर करने के लिए होने से, आपको अपनी मीटिंग नोट्स को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी । सुनिश्चित करें आप जो कुछ भी साथ ला रहे हैं, वह सुविधाजनक है । आप अक्सर मिनट्स लिखेगें, तो इस ऑव्जेक्टिव के लिए एक नोटबुक सेट कर लें, या अपने कंप्यूटर पर एक फ़ोल्डर बना लें।  अगर आपने पहले की एक मीटिंग में मिनट्स नोट किए और वे एप्रूवल के लिए प्रस्तुत नहीं किये हैं, तो आप अपने साथ उनको भी लाने के लिए सुनिश्चित रहें । एक ऑडियो रिकॉर्डर के साथ आपको मिनट्स टाइप करने में मदद मिल सकती है, हालांकि यह नोट लेने के लिए एक विकल्प नहीं है। मीटिंग को रिकॉर्ड करने के लिए सभी सहमत हैं, ये सुनिश्चित करें और एक एक शब्द की ट्रांसक्रिप्ट बनाने के प्रलोभन में ना रहें । शॉर्टर्हैंड सीखना नोट लेने को गति देगा, लेकिन आपको मिनट्स लेने के क्रम में हर शब्द को लिखने में सक्षम होने की जरूरत नहीं है। बल्कि आपको ऐसा करने से बचना चाहिए। अगर आपको मीटिंग के दौरान सार्वजनिक रूप से नोट लेने के लिए कहा जाता है, तो एक ओवरहेड प्रोजेक्टर या प्रसेंटेसन ईजल का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि आप बाद में नोट्स इस्तेमाल करने में सक्षम हैं, ताकि बिना खराब किए हुए मिनट्स टाइप करने के लिए उनका उपयोग कर सकें । मीटिंग के तुरंत बाद आधिकारिक मिनट्स टाइप करना सबसे अच्छा है, तब घटनाएँ आपके मन में ताजा होंगी । अगर आपने इस मीटिंग में एक लैपटॉप का इस्तेमाल किया है, तो आपने पहले से ही टाइप कर लिया होगा । अपने नोट्स को सेव करें और एक नया डॉक्यूमेंट शुरू करें मिनट्स बनाने के लिए, ताकि आप अपने नोट्स और मिनट्स की तुलना एक साथ कर सकें । प्रत्येक नया प्रस्ताव, निर्णय, या आदेश के बिंदु अपने ही पैराग्राफ में होने चाहिए। जब आप उन्हें फार्मेट करते हैं, जाँच करें किः  सही स्पेलिंग और व्याकरण का प्रयोग करें। अगर जरूरत हो, तो एक स्पेलचेकर का प्रयोग करें। सब जगह एक ही टेन्स का प्रयोग करें। पास्ट का प्रयोग करें या प्रेसेंट का, लेकिन एक ही डॉक्यूमेंट में उन दोनों के बीच स्विच कभी नहीं करें । संभवतः ऑव्जेक्टिव के रूप में बनाएँ । आपकी राय मिनट्स से निगम्‍य कभी नहीं होना चाहिए । आप सभी के उपयोग के लिए एक ऑव्जेक्टिव रिकॉर्ड बनाने की कोशिश करें । सरल, सटीक भाषा का प्रयोग करें । कोई भी अस्पष्ट भाषा, सटीक शब्दों के साथ हटा देनी चाहिए । लच्छेदार विवरण पूरी तरह से हटा दिया जाना चाहिए । केवल लिये गए एक्शन शामिल करें, विचार विमर्श को ना शामिल करें। जब तक कि आपको विचार विमर्श दर्ज करने के लिए ना कहा जायें, आपको सिर्फ इस पर ध्यान केंद्रित करना है कि क्या किया  गया था, ना की क्या कहा गया था । रेफरेंस में आसानी के लिए पृष्ठों की गणना कर लें । सिग्नेचर शीट पर कॉन्टेक्ट इन्फोर्मेशन का उपयोग करके प्रत्येक सदस्य को एक कॉपी भेजें । अगर आपके पास कॉन्टेक्ट के लिए जानकारी नहीं है, तो मीटिंग के नेता उन तक पहुँचने में सक्षम होगें । आपको अगली मीटिंग में जोर से मिनट्स पढ़ने के लिए कहा जा सकता है और मंजूरी के लिए उन्हें प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है । यदि प्रस्ताव पास होता है, तो मिनट्स स्वीकार हो गए होगें ।  यदि मिनट्स स्वीकार करने से पहले करेक्ट किए गए हैं, तो डॉक्यूमेंट में परिवर्तन करें और अंत में दर्शाएँ कि मिनट्स करेक्ट किए गए हैं । सुधारों का विशेष वर्णन नहीं करें । यदि मिनट्स को स्वीकार करने के बाद एक प्रस्ताव करेक्ट किया गया है, तो प्रस्ताव के सटीक शब्दों को उचित मिनट्स में शामिल करें, और प्रस्ताव पारित हुआ है या नहीं, शामिल करें । जैसे ही हर कोई उपस्थित हो जाएँ, प्रत्येक व्यक्ति को अपना नाम लिखने और कॉन्टेक्ट इन्फोर्मेशन देने के लिए स्थान के साथ कागज (बहुत बड़ी मीटिंग्स के लिए अधिक) का एक टुकड़ा वितरित करें । आप मीटिंग के बाद अपने टेम्पलेट के अटेंडीस सेक्शन भरने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं, या सिग्नेचर शीट को अपनी मिनट्स की शीट में ही अटैच कर सकते हैं। यदि आप उपस्थित लोगों में से कई से अपरिचित हैं, तो इसके बजाय एक सीटिंग चार्ट स्केच करें और आप खुद हर किसी से पूछ के इसे भरें । इसे सुविधाजनक रखें, ताकि आप मीटिंग के नोट्स लेने के समय नाम से लोगों को रेफर कर सकें, जब उचित हो (जैसे नीचे विचार-विमर्श किया है)। मीटिंग शुरू होने का इंतजार करते हुए, संस्था का नाम, मीटिंग की तारीख, मीटिंग का स्थान और मीटिंग का प्रकार (उदाहरण के लिए साप्ताहिक बोर्ड की मीटिंग, एक विशेष कमीटी की मीटिंग, आदि) का नाम दर्ज करें । जब मीटिंग शुरू होती है, शुरू होने के समय पर ध्यान दें।  अगर आपके पास टेम्पलेट नहीं है, तो अपनी मीटिंग नोट्स के शीर्ष पर इसकी जानकारी को दर्ज करें। अगर मीटिंग को एक विशेष ऑव्जेक्टिव के लिए या एक विशेष समय में बुलाया गया था, तो सदस्यों को सूचित करने के लिए बाहर भेजा गया नोटिस सेव करें । आप मिनट्स टाइप करने के बाद इसे उसमें अटैच करें। अधिकांश औपचारिक मीटिंग्स एक प्रस्ताव के साथ शुरू होती हैं,एक एजेंडा अपनाने के लिए, इसलिए यह कदम एक उदाहरण के रूप में उसका उपयोग करेगा। यदि मीटिंग एक अलग गति के साथ शुरू होती है, तो सुनिश्चित करें बस एक जैसी उचित जानकारी दर्ज करें।  प्रस्ताव को सटीक शब्दों में ऐसे शुरू करें "मैं संचालित करता हूँ" । यह आमतौर पर "मैं संचालित करता हूँ, इस एजेंडे को अपनाने के लिए" हो जाएगा। प्रस्तावक का नाम (प्रस्तावित करने वाला व्यक्ति) । मतदान का नतीजा । यदि वोट सफल होता है, लिखें "प्रस्ताव लिया गया है ।" यदि यह विफल रहता है, लिखें "प्रस्ताव विफल रहा है"। आप लंबे प्रस्तावों को लिखित रूप में प्रस्तुत किये जाने के लिए पूछ सकते हैं, अगर आप उन्हें सही तरीके से दर्ज नहीं कर सकते हैं, तो । यदि यह एक आवर्ती समस्या है, तो मीटिंग्स के बीच पूछें, क्या शब्द की एक निश्चित संख्या से ऊपर के प्रस्तावों के लिए इसे औपचारिक नीति बनाया जा सकता है?  अगर आपने एजेंडे का प्रारूप तैयार किया है, तो आप इस प्रस्ताव की भूमिका निभाने के साथ ही मिनट्स के सेकेट्री भी हो सकते हैं । कोई बात नहीं; जब तक आप वस्तुनिष्ठ रहते हैं, अपने खुद के कार्यों को दर्ज करने में कोई समस्या नहीं है। सभी विचार-विमर्शों को ध्यान से सुनें, लेकिन (जब तक कि निर्देश ना दिए जाएँ ) उन्हें दर्ज नहीं करें । जब एक नया प्रस्ताव बनाया जाता है, तो उचित जानकारी दर्ज करें ।  याद रखें प्रत्येक प्रस्ताव, प्रस्ताव के सटीक शब्द, प्रस्तावक का नाम, और मतदान का परिणाम शामिल करें । कुछ प्रस्तावों को एक वोट के लिए जाने से पहले एक अनुमोदक की आवश्यकता होती है । अगर कोई कहता है "मैं प्रस्ताव को दूसरी गति देता हूँ" या ऐसा ही कुछ कहता है, तो अनुमोदक के रूप में उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें । अगर आप प्रस्तावक का नाम नहीं जानते हैं या प्रस्ताव को दोहराने की जरूरत महसूस करते हैं, तो पूछने के लिए विनम्रता से मीटिंग में व्यवधान डालें । सही जानकारी दर्ज करना काफी महत्वपूर्ण है, एक छोटी सी रुकावट का औचित्य साबित करने के लिए । यदि एक प्रस्ताव में संशोधन किया जाता है, तो सिर्फ अपने नोट में प्रस्ताव के शब्दों को बदलें । जब तक कि संशोधन विवादास्पद ना हों और विचार-विमर्श को बहुत भड़काएँ ना, तब तक संशोधन को दर्ज करने की कोई जरूरत नहीं है । जब भी एक रिपोर्ट, समाचार बुलेटिन, या इसी तरह के आइटम जोर से पढ़े जाते हैं, रिपोर्ट का नाम दर्ज करें और इसे पढ़ने वाले व्यक्ति (या सबकमीटी के नाम जिसने यह प्रारूप तैयार किया है) का नाम दर्ज करें । यदि वहाँ एक प्रस्ताव अटैच है, तो इसे ऐसे दर्ज करें जैसे आप किसी अन्य प्रस्ताव को कर रहे हैं ।  मीटिंग के अंत में एक कॉपी प्राप्त करना सबसे अधिक व्यावहारिक है । बाद में एक कॉपी रीडर या मीटिंग लीडर (चेयरमैन या प्रेसीडेंट) से लेने के लिए एक नोट बनाएँ । इसके बाद आप हर बार लिखित मिनट्स के साथ प्रत्येक रिपोर्ट की एक कॉपी अटैच करेंगे । यदि कॉपीयाँ उपलब्ध नहीं हैं, तो इसके बजाय जहाँ मूल डॉक्यूमेंट रखा है वहाँ से नोट करें । आपको मीटिंग के बाद इस जानकारी को पूछने की जरूरत हो सकती है । यदि एक सदस्य (एक डॉक्यूमेंट से पढ़ने के बजाय) एक मौखिक रिपोर्ट बनाता है, तो रिपोर्ट को संक्षिप्त में लिखें, ऑव्जेक्टिव समरी लिखें। विशिष्ट विस्तार में ना जाएँ या शब्दशः स्पीकर की बोली नहीं लिखें । इसमें पिछली मीटिंग के असाइनमेंट्स पर "चेक इन" के साथ ही नए एक्सन्स भी शामिल हैं । क्या किसी को एक लेटर लिखने का काम सौंपा गया है, उनके नाम और इन्सट्रक्शन्स नोट करेंः  आपकी मीटिंग कितनी औपचारिक है, इस पर निर्भर करते हुए, इन एक्सन्स में से कई एक्सन "प्रस्ताव" की वजह से गिर सकते हैं । कम औपचारिक मीटिंग्स के लिए, आपको अस्पष्ट रूप से संगठित फैसलों के लिए अपने कान खुले रखने की जरूरत हो सकती है । किसी भी निर्णय के पीछे यदि दिया जाता है, तो तर्क का एक संक्षिप्त उल्लेख शामिल करें, । जब भी एक प्रक्रिया पर आपत्ति जताई जाती है, तब चेयरमैन द्वारा दी गई पूर्ण आपत्ति और उसके आधार, साथ ही पूर्ण निर्णय दर्ज करेंः रॉबर्ट के आदेश के नियम के किसी भी रेफरेन्स, संस्था उपनियमों, या कंपनी प्रोटोकॉल को शामिल करने के लिए सुनिश्चित रहें । औपचारिक तौर पर, मिनट्स क्या किया  गया था को दर्ज करना करना है, ना की क्या कहा गया था कोःहालांकि, अगर संस्था ने कोई भी विशेष अनुरोध किया है, तो उसको पूरा करें ।  जब विचार-विमर्श को दर्ज करें, संभवतः ऑव्जेक्टिव को ही लें । ठोस अंकों को शामिल करें, राय को ना करें, और विशेषण और क्रिया विशेषण को कम से कम प्रयोग करें । नीरस, तथ्यात्मक, बोरिंग लेखन ही अपना लक्ष्य है!  विचार-विमर्श की समरी के दौरान नाम से लोगों को रेफर ना करें । यह गर्म बहस के दौरान विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जो कि अपराध का कारण हो सकता है । मीटिंग स्थगित करने का समय दर्ज करें । रिपोर्ट की कॉपीयाँ लेने या उन्हें भेजने के लिए किसी को याद दिलाना याद रखेंः अपने नोट्स चेक करें, क्या वहाँ कुछ भी छूट रहा है या किसी स्पष्टीकरण की जरूरत है । आपको किसी से सवाल पूछने की जरूरत है, तो उनके जाने से पहले पूछ लें । ये पहले से बनायी गई टेम्पलेट्स आपके मिनट्स के सेटअप के आयोजन का समय बचाएँगे, और गलतियों को रोकने में मदद करेंगे । उनकी सर्च सुविधाओं का उपयोग करें और स्क्रॉल करते हुए विकल्पों में से आप अपने लिए सबसे अच्छा विकल्प चुनें । अगर आपको एक विशेष तरह की टेम्पलेट की जरूरत है-- सामान्य या मानक, उदाहरण के लिए--अपने विशेष जरूरतों के लिए साइट्स पर ब्राउज़ करें और "डाउनलोड" या "यूज टेम्पलेट" बटन पर क्लिक करके इसे डाउनलोड करें । आप इसे खो न दें इसलिए इसे एक आसान जगह में सेव करें । अब जब आप इसे डाउनलोड कर चुके हैं, फाइल अनजिप करें और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल में खोलें । अच्छी गुणवत्ता और उपयोग में आसानी के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के नवीनतम संस्करण का उपयोग करें । अप टू डेट रखने से चीजें आसान बनी रहेगी और आप नई सुविधाओं का उपयोग कर सकेंगे । अन्य किसी सैम्पल लोगो को हटाएँ- लेकिन आपको जिस भी साइट से टेम्पलेट मिला उसके उपयोग की शर्तों को पढ़ने के लिए सुनिश्चित रहें । किसी भी अनावश्यक कानूनी मुसीबतों में पड़ने की कोई ज़रूरत नहीं है । टाइटल फील्ड में शब्द "मीटिंग / समूह" को हाईलाईट करें और अपनी मीटिंग मिनट्स के लिए अपने वास्तविक टाइटल को टाइप करें । अपने मिनट्स टेम्पलेट को अच्छा और अधिक पेशेवर बनाने के लिए कलर बदलने या एक पहले से ही बनायी थीम चुनने पर विचार करें । यह आसान है,"पेज लेआउट " टैब खोजें और "कलर्स एंड थीम्स" सेक्शन ढ़ूढें । वहाँ, आप टेम्पलेट कैसे दिखेगा, यह कस्टमाइज कर सकते हैं । आप इसे अपनी कंपनी के लोगो के कलर से भी मैच कर सकते हैंः टेम्पलेट के साथ कई फील्ड्स के नाम होना चाहिए। हो सकता है कि आपको और अधिक, या शायद कम की जरूरत हो, या शायद आपको सिर्फ वे जिस तरह लेबल हों, वो पसंद नहीं है । अपनी मीटिंग की जरूरतों को फिट करने के लिए उन्हें कस्टमाइज करें । अगर आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग करना जारी रखते हैं, तो चीजें जल्दी और आसानी से हो जाएगीं और आप पहले की तुलना में और भी अधिक संगठित और सटीक तरीके से मीटिंग में भागीदारी लेने में सक्षम होंगे । वैकल्पिक रूप से, आप अपने हाथ से नोट लिखने के लिए अपने टेम्पलेट का प्रिंट आउट ले सकते हैं, लेकिन जरूरत के रूप में ज्यादा जानकारी फिट करने को सुनिश्चित करने के लिए फील्ड हाईट्स को मेन्टेन रखें । बधाई हो, आपकी मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट पूरी हो गयी है । मीटिंग्स के दौरान आपकी उत्पादकता और शुद्धता तेजी से ऊपर उठना चाहिए, अब आपके पास मार्गदर्शन और अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए एक टेम्पलेट है । किसी भी परियोजना के साथ, कुछ भी याद आ रहा है या अस्पष्ट है, देखने के लिए अपने टेम्पलेट का ब्यौरा करें । एक बार आप सुनिश्चित हो जाएँ कि सब कुछ क्रम में है, टेम्पलेट को उपयोग के लिए अंतिम रूप दें और आप अपने आगामी मीटिंग्स के लिए तैयार हो जाएँगेः
अपनी संस्था की मीटिंग की नीतियों को पता करें: एडवांस में एक टेम्पलेट तैयार करें : एक नोटबुक या लैपटॉप अपने साथ लाएँ : जितनी जल्दी हो सके इस प्रक्रिया को शुरू करें : अपनी मीटिंग नोट्स को टाइप करने के लिए एक कंप्यूटर का प्रयोग करें: एक साफ पैराग्राफ में अपने नोट्स फार्मेट करें: सदस्यों को अपने मिनट्स का एक प्रारूप वितरित करें: मीटिंग मिनट्स को एप्रूव करवाएँ : एक अटेंडेंस शीट वितरित करें: अपने टेम्पलेट को जितना ज्यादा संभव हो, भरें: पहले प्रस्ताव के परिणाम पर ध्यान दें: मीटिंग में अन्य प्रस्तावों को दर्ज करें : रिपोर्ट्स को सुनें और कॉपीयाँ प्राप्त करें : लिये गए या सौंपे गए एक्शन्स दर्ज करें : आदेश और फैसलों के सभी बिंदुओं को दर्ज करें : विचार विमर्श की समरी जब कहा जाए, केवल तब ही दर्ज करें: मीटिंग के अंत में यह कार्य करें : एक मीटिंग टेम्पलेट संग्रह साइट पर जाएँ: प्रत्येक साइट पर ब्राउज़ करने के लिए कुछ समय लें : फाइल खोलें: टाइटल में अपनी कंपनी के लोगो और कॉपीराइट सिग्नेचर जोड़ें : टाइटल बदलें: थीम बदलें (वैकल्पिक) : टेम्पलेट सेक्शन्स को नाम दें: अपने लैपटॉप में टेम्पलेट को सेव करें, ताकि आप मीटिंग में मिनट्स लेने के लिए इसे ला सकते हैं : अपने टेम्पलेट को पढ़ कर ठीक करें :
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