संपादक के नाम पत्र को तैयार करना अपने संपादक के नाम पत्र को संपादित करना पत्र लिखने की तैयारी करना अपने पत्र को अंतिम रूप देना संपादक के नाम पत्र को लिखना शुरू करना
जिस लेख का आप जवाब दे रहे हैं उसका नाम और दिनांक बताकर जितनी जल्दी हो सके अपने पाठकों को ओरिएंट करें। इसके अलावा, लेख का तर्क भी शामिल करें। आप इसे केवल एक या दो वाक्यों में कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "एक साहित्य के प्रोफेसर के नाते, मुझे आपके संपादकीय ("कक्षा में नॉवेल्स का अब कोई मतलब क्यों नहीं रह गया,"18 मार्च Why Novels no Longer Matter in the Classroom," March 18th) का मामला उठाना है।" आपके द्वारा जवाब दिये जाने वाले तर्क को बताने के बाद, आपको स्पष्ट रूप से अपने पक्ष को बताना चाहिए, जो आप इस मुद्दे पर ले रहे हैं और यह भी, कि आप ऐसा क्यों महसूस करते हैं। यदि आपकी अथॉरिटी किसी भी तरह से इस मुद्दे से संबंधित है, तो अपने व्यवसाय को भी बताएं। यह समय यह दिखाने के लिए भी है, कि समस्या प्रासंगिक और महत्वपूर्ण क्यों है, लेकिन इसे संक्षिप्त रखना याद रखें।  उदाहरण के लिए: "यद्यपि, लेख में कहा गया है कि कॉलेज के छात्र अब पढ़ने में खुशी नहीं पाते हैं, तथापि, मैंने अपनी  कक्षा में जो कुछ भी देखा है, वह स्थिति का इसके विपरीत होने का सबूत है। यह लेख न केवल ग़लत है, बल्कि उन अनेक कारणों का बहुत सतही स्पष्टीकरण भी प्रस्तुत करता है कि कॉलेज की सेटिंग में छात्रों को फ़िक्शन के अध्ययन द्वारा चुनौती क्यों दी जानी चाहिए। छात्रों को फिक्शन के साथ "ऊब" इसलिए नहीं हो रही है क्योंकि नॉवेल अब प्रासंगिक नहीं रह गया है, बल्कि, उनके उत्साह में कमी उन प्रोफेसर्स की वजह से हो रही है जो अपने ही विषय में रूचि खो रहे हैं।" बहुत अधिक जानकारी देने के लिए आपका पत्र बहुत छोटा होता है। इसलिए, किस एक मुद्दे पर फोकस करके और उस मुद्दे से संबन्धित सबूत प्रदान करके, अपने पत्र को अधिक प्रभावशाली बनाएँ। इससे आपके पाठक को शुरू से यह पता लगाने में मदद मिलेगी, कि आप क्या तर्क दे रहे हैं। यदि आपका पत्र संपादित किया भी गया, तो उसे नीचे से काटा जाएगा। यदि आपका सबसे महत्वपूर्ण प्वाइंट बिलकुल शुरुआत में ही होगा, तो यह संपादन में खोने नहीं पाएगा। अब जबकि आपने मुद्दे पर अपनी स्थिति बता दी  है, तो आपको कुछ तथ्यों के साथ इसे मजबूती प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र चुन लिया जाए, तो आपको यह दिखाने की ज़रूरत होगी, कि आपने अपना पत्र तैयार करने में खूब विचार और रिसर्च किया है। चूंकि, आपके पास बहुत अधिक जगह उपलब्ध नहीं होगा इसलिए, केवल कुछ ही महत्वपूर्ण तथ्य प्रदान करने से भी, बड़ा अंतर पड़ सकता है। साक्ष्य प्रदान करने के कुछ शानदार तरीके यहां दिए गए हैं:  साक्ष्य के रूप में, अपने राज्य या समुदाय में हुए हाल की घटनाओं का उल्लेख करें। आंकड़े, डेटा, या सर्वेक्षण के परिणामों का प्रयोग करें। एक ऐसी व्यक्तिगत कहानी बताएं जो एक अपेक्षाकृत बड़े प्वाइंट को बताती है। सपोर्ट के लिए मौजूदा राजनीतिक घटनाओं का उपयोग करें। अपने प्वाइंट को प्रासंगिक बनाने के लिए, किसी व्यक्तिगत कहानी का उपयोग करें। जब कोई व्यक्ति अपनी व्यक्तिगत कहानी को साझा करता है, तो पाठक उस व्यक्ति पर पड़ सकने वाले प्रभाव को आसानी से पहचान लेता है। एक बार जब आप अपने दृष्टिकोण से संबन्धित सबूत प्रदान कर देते हैं, तो इस मुद्दे को हल करने के लिए क्या किया जा सकता है, यह बताकर पत्र को समाप्त करें। शायद समुदाय में इस मुद्दे के बारे में जागरूकता बढ़ाना ही पर्याप्त होगा, परन्तु ऐसी अन्य चीजें भी हो सकती हैं जिसे लोग, इस मुद्दे को हल करने और इसमें शामिल होने के लिए, कर सकते हैं।   पाठकों को उन कार्रवाइयों की तरफ इंगित करें, जिन्हें वे अपने स्थानीय समुदायों में, इस मुद्दे में और अधिक शामिल होने के लिए कर सकते हैं। पाठकों को ऐसी वेबसाइट या संगठन की तरफ भेजें, जो उनके लक्ष्यप्राप्ति को आगे बढ़ा सके। पाठकों को विषय पर अधिक जानकारी प्राप्त करने का कोई तरीका बताएं। पाठकों को सीधे निर्देश दें। उन्हें कुछ करने के लिए कहें, चाहे वह अपने स्थानीय कांग्रेसी व्यक्ति को बुलाना, वोट, री-साइकिल, या अपनी कम्यूनिटी में वालन्टियर करना हो। यदि आपका पत्र, एक विधायक या निगम को एक विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए प्रभावित करने के लिए है, तो उस व्यक्ति या निगम का नाम दें। विधायक के लिए काम कर रहे कर्मचारी, समाचार पत्रों में विधायक के उल्लेख को एकत्र करते हैं। निगम भी ऐसा ही करते हैं। यदि आप उन्हें विशेष रूप से नामित करते हैं तो इन लोगों द्वारा आपके पत्र को पढ़े जाने की अधिक संभावना बनती है। ऐसा एक वाक्य अवश्य रखें जो इस मुद्दे पर आपके दृष्टिकोण को समराइज़ (summarize) करता हो ताकि आपके पाठकों को आपके मुख्य संदेश का स्पष्ट रिमाइन्डर मिल सके। अपने पत्र के अंत में, अपना पत्र समाप्त करने के लिए एक सरल "भवनिष्ठ, Sincerely," या "सादर, Best regards," लिखें। फिर अपना नाम और अपने शहर का नाम लिखें। यदि समाचार पत्र आपका स्थानीय प्रकाशन नहीं है तो अपने राज्य का नाम भी लिखें। यदि आपकी प्रोफेशनल एक्सपर्टाइज़ आपके लेख से सुसंगत हो, तो इस जानकारी को अपने नाम और निवास के बीच में लिखें। यदि आप अपने कंपनी के नाम को अपने पत्र में जोड़ रहे हैं, तो आप अप्रत्यक्ष रूप से बता रहे हैं कि आप संगठन की तरफ से बात कर रहे हैं। यदि आप स्वयं लिख रहे हैं, तो अपनी कंपनी का नाम छोड़ दें। यदि आपकी प्रोफेशनल टाइटिल, आपके पत्र में संबोधित मुद्दे से प्रासंगिक हो, तब भी आप अपने प्रोफेशनल टाइटिल का उपयोग कर सकते हैं। निम्नलिखित एक उदाहरण है जो आर्गेनाइज़ेशनल एफ़िलिएशन का उपयोग करता है:   डॉ. बारबरा स्मिथ Dr. Barbara Smith साहित्य का प्रोफेसर Professor of Literature ह्यूमैनिटीज़ डिपार्टमेन्ट Humanities Department स्पैरो यूनिवर्सिटी Sparrow University स्प्रिंगफ़ील्ड एन.वाई. Springfield, N.Y. यदि आप बिल्कुल वही कह रहे हैं जो हर अन्य व्यक्ति कह रहा हो, तो आपका पत्र नहीं चुना जाएगा। किसी पुराने मुद्दे पर एक नई स्पिन डालने का कोई तरीका खोजें। आपके पत्र के छपने की संभावना तब भी अधिक होती है, जब आपने अपने पत्र में सहज और उत्तेजक तरीके से कई अन्य पत्रों के सारांश को शामिल किया है। संपादक को भेजे जाने वाले अधिकांश पत्र 150 से 300 शब्दों के बीच होते हैं। यथासंभव, पत्र को संक्षिप्त ही रखें।  अनावश्यक वाक्यांशों या लच्छेदार भाषा का इस्तेमाल न करें। सीधे अपनी बात कहें और प्वाइंट पर रहें। इससे आपको अपने वर्ड-काउंट में कटौती करने में मदद मिलेगी। "मुझे लगता है" जैसे वाक्यांशों को हटा दें। यह स्पष्ट है कि आपके पत्र की सामग्री वही है जो आपको लगता है, इसलिए आपको उसके लिए शब्दों को बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। यहां तक कि, यदि आप किसी मुद्दे से असहमत भी हों, तो क्रोध-प्रदर्शन या आरोप लगाने के बजाय सम्मानजनक टोन बनाए रखें। अपने टोन को औपचारिक रखें और स्लैंग या अत्यधिक कैजुअल वाक्यांशों से बचें।  अपने पाठकों, आर्टिकिल के लेखक, या अपने विरोधियों का अपमान मत करें। अपना पत्र लिखते समय समरसता बनाए रखें। सुनिश्चित करें कि आपका पत्र, समाचार-पत्र के पाठकों के स्तर के अनुसार लिखा गया है।  जार्गन, ऐक्रोनिम्स और ऐब्रिविएशन्स से बचें। पाठकों को आपके फील्ड में आम तौर पर प्रयोग किए जाने वाले इंडस्ट्री जार्गन या एब्रिविएशन्स की जानकारी नहीं भी हो सकती है। यदि एक्रोनिम्स और एब्रिविएशन्स का प्रयोग किया गया हो, तो उनका वर्णन भी करें। जार्गन के स्थान पर अपेक्षाकृत आम भाषा का प्रयोग करें। एक बार जब आप अपने पत्र के वर्डिंग से खुश हो जाएँ, तो ग्रामर और स्पेलिंग की गलतियों की जांच के लिए अपने पत्र की प्रूफ-रीडिंग करें। याद रखें कि आप कई अन्य पत्र लेखकों के साथ प्रतिस्पर्धा में होंगे और कभी-कभी राष्ट्रीय समाचार पत्रों के लिए तो इनकी संख्या हजारों में होती है। यदि आपके पत्र में एक भी कॉमा या व्याकरणीय गलती होगी, तो आप अपने प्रतिस्पर्धी से कम प्रोफेशनल दिखने का जोखिम उठाएंगे।   यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पंक्चुएशन का फ़्लो नेचुरल है, अपने पत्र को जोर से पढ़ें। किसी और को अपना पत्र पढ़ने के लिए कहें। आपके पत्र को किसी अन्य व्यक्ति की दृष्टि  से देखने से स्पष्टता में सुधार करने में मदद मिलेगी। वह उन त्रुटियों को भी पकड़ सकता है जो आपसे छूट गयी होंगी। संपादक के नाम पत्र, आप द्वारा कई चीजों का जवाब हो सकता है। सबसे अधिक संभावना इस बात की होती है कि, वह एक विशिष्ट लेख का जवाब होगा, या फिर आपके समुदाय में किसी ईवेंट या समस्या का जवाब भी हो सकता है।  सबसे अच्छा होता है उस समाचार पत्र द्वारा प्रकाशित किसी विशेष लेख का जवाब देते हुए पत्र लिखना। इससे आपके पत्र का प्रकाशन के लिए चुने जाने की संभावना बढ़ जाएगी, परंतु इसके बाद भी, उसके अस्वीकृत होने की संभावना के लिए हमेशा तैयार रहें। यदि आप किसी कम्यूनिटी ईवेंट या समस्या के बारे में जवाब दे रहे हैं, तो आपका संपादक के नाम पत्र के लिए, स्थानीय समाचार पत्र सबसे उपयुक्त होगा। पत्र लिखना शुरू करने से पहले, प्रेरणा प्राप्त करने के लिए, आपको अपने द्वारा चुने गए समाचार पत्र में, संपादक के नाम पत्र के अंतर्गत प्रकाशित अन्य पत्रों को पढ़ना चाहिए। प्रत्येक पत्र के फॉर्म, शैली, टोन, और यहां तक कि लंबाई में भी थोड़ा अंतर दिखेगा। इस बात को बेहतर ढंग से समझने के लिए कि पत्र को कैसे फ्रेज (phrase) करना चाहिए और उस समाचार पत्र के संपादकों को क्या चीज़ आकर्षित करती है, इन पत्रों को पढ़ें। अधिकांश समाचार पत्रों में इस बात के दिशा-निर्देश दिए होते हैं कि वे कैसे पत्र प्रकाशित करेंगे।अधिकांश समाचार पत्रों में, पत्र की लंबाई के संबंध में नियम बने होते हैं। वे आमतौर पर चाहते हैं कि, सत्यापन के लिए, आप अपना नाम और संपर्क संबंधी जानकारी शामिल करें। अतिरिक्त दिशा-निर्देश भी हो सकते हैं। कई समाचार पत्र राजनीतिक समर्थन की अनुमति नहीं देंते हैं और एक व्यक्ति कितनी बार पत्र लिख सकता है, इसे भी सीमित करते हैं। अपना पत्र भेजने से पहले इन दिशा-निर्देशों को पढ़ना सुनिश्चित करें। यदि आपको पत्र भेजने के लिए दिशा-निर्देश न मिल पा रहे हों, तो उसे पता करने के लिए प्रकाशन के कार्यालय को कॉल करें। इस प्रकार के पत्रों को लिखने के लिए कई ऐप्रोच हो सकते हैं। आपका ऐप्रोच इस बात पर निर्भर होगा कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं। यह निर्धारित करें कि आप पत्र लिखकर क्या हासिल करना चाहते हैं। संभावित कारणों में ये शामिल हो सकते हैं:  आप किसी मुद्दे पर नाराज हैं और पाठकों को इसके बारे में बताना चाहते हैं। आप अपने समुदाय में सार्वजनिक रूप से किसी को बधाई देना चाहते हैं या किसी चीज़ का या किसी व्यक्ति का समर्थन करना चाहते हैं। आप किसी लेख में निहित जानकारी को सुधारना चाहते हैं। आप दूसरों को कोई आइडिया सुझाना चाहते हैं। आप जनता की राय को प्रभावित करना चाहते हैं या दूसरों को कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना चाहते हैं। आप पॉलिस-मेकर्स या इलेक्टेड अधिकारियों को प्रभावित करना चाहते हैं। आप किसी ताजे नए मामले से संबंधित, किसी निश्चित संगठन के काम को प्रचारित करना चाहते हैं। संबन्धित आर्टिकिल के प्रकाशित होने के तुरंत बाद अपने पत्र को भेजकर सुनिश्चित करें कि आपका पत्र समय पर पहुँच जाए। चूँकि, संबन्धित मुद्दा अभी भी संपादक के दिमाग (और पाठकों के दिमाग) में ताजा होगा इसलिए, आपके पत्र के प्रकाशित होने की संभावना बढ़ जाएगी। यदि आप किसी साप्ताहिक समाचार पत्र में छपे एक लेख का जवाब दे रहे हैं, तो अपने पत्र को इतना जल्दी तो अवश्य ही भेजें कि, अगले अंक में प्रकाशित होने के लिए वह समय पर पहुँच जाए। प्रकाशन की समय-सीमा के लिए समाचार पत्र के दिशा-निर्देश देखें। एक बार अपना पत्र पूरा कर लें, तो उसे अपने द्वारा चुने गए समाचार पत्र को भेजें। समाचार पत्र के दिशानिर्देशों को यह बताना चाहिए, कि जमा करने का कौन सा प्रारूप सबसे अच्छा होता है। अधिकांश समाचार पत्र, ईमेल से या ऑनलाइन सबमिशन सिस्टम के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक सबमिशन चाहते हैं। परंतु, कुछ पारंपरिक समाचार पत्र अभी भी आपके पत्र की मूल प्रतिलिपि ही पसंद कर सकते हैं। समाचार पत्र के पास पत्र को संपादित करने का अधिकार सुरक्षित होता है। समाचार पत्र मुख्य रूप से लंबाई के लिए या थोड़ा अस्पष्ट अनुच्छेद को बदलने के लिए, पत्र को संपादित करेगा। समाचार पत्र आपके पत्र का मूल टोन या तर्क को नहीं बदलेगा।  यदि आपके पत्र में अपमानजनक या भड़काऊ भाषा प्रयुक्त है, तो उसे संपादित किया जा सकता है। या, आपका पत्र प्रकाशित ही नहीं किया जा सकता है। यदि आपका पत्र मुद्रित होता है और उसमें आपने विधायक या निगम से विशेष कार्यवाही का अनुरोध किया हो, तो उस व्यक्ति या कंपनी के साथ फॉलो-अप करें। अपने पत्र को समाचार पत्र से काट कर निकाल लें और उसे विधायक या निगम को भेजें। एक नोट भी संलग्न करें जो आपके द्वारा अनुरोधित कार्यवाही के बारे में बताता हो। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता है कि आपका पत्र कितना सही है, परंतु यह संभावना तो हमेशा ही हो सकती है कि अन्य पत्र संपादक का ध्यान आकर्षित कर ले जिसके कारण आपका पत्र प्रकाशित नहीं हो पाए। यह ठीक है। अब जब आप संपादक के नाम पत्र लिखना जान गए हैं, तो आप भविष्य में प्रोफेशनल तरीके से पत्र लिखेंगे। अपनी राय बताने के लिए और जिस चीज़ पर आप विश्वास करते हैं उसकी वकालत करने के लिए खुद पर गर्व करें। यदि आपका पत्र प्रकाशित न हो पाया हो, परंतु आप अभी भी विषय-वस्तु के बारे में दृढ़ता से महसूस करते हैं, तो उसी विषय पर एक वैसा ही पत्र दूसरे समाचार पत्र को भेजें। अपने पत्र के शीर्ष पर अपने संपर्क संबंधी पूरी जानकारी को शामिल करना सुनिश्चित करें। इसमें न केवल आपका पता, बल्कि आपका ईमेल पता, और जिस फोन नंबर पर आप दिन में उपलब्ध रहते हैं, शामिल होगा।   यदि आपका पत्र चुना लिया जाता है, तो संपादक इस जानकारी का उपयोग, आपसे संपर्क करने के लिए करेंगे। यदि समाचार पत्र में ऑनलाइन सबमिशन-सिस्टम (submission system) होगा, तो आपकी इस जानकारी को शामिल करने के लिए संभवतः उसमे एक निर्धारित जगह होगी। अपने संपर्क संबंधी जानकारी के बाद, एक लाइन खाली छोड़ दें और फिर दिनांक लिखें। इसे औपचारिक रूप में लिखें, जैसा कि आप एक व्यावसायिक पत्र में लिखते हैं, जैसे: "फरवरी 25, 2016"। यदि आप एक ईमेल लिख रहे हैं या कागज पर लिखकर पत्र भेज रहे हैं, तो पत्र को ऐसे संबोधित करें जैसे की आप एक व्यावसायिक पत्र को करते हैं। प्राप्तकर्ता का नाम, पद, कंपनी और पता शामिल करें। यदि आप संपादक का नाम नहीं जानते हैं, तो आप इसे समाचार पत्र में ढूंढ सकते हैं, या केवल "संपादक" ही लिख सकते हैं। आमतौर पर, पत्र में अपना नाम लिखना एक अच्छा विचार होता है और कुछ समाचार पत्र तो बिना नाम के पत्रों को प्रकाशित हो नहीं करेंगे। परंतु, कभी-कभी परिस्थिति ऐसी हो सकती है जब आप अपनी राय तो बताना चाहते हैं परंतु यह नहीं चाहते कि, लोगों को आपका परिचय मिले। यदि ऐसा करना हो, तो संपादक को इस बात का एक नोट भी जोड़ें कि, आपके पत्र को गुमनाम रूप से प्रकाशित किया जाए।   यदि आप एक प्रोवोकेटिव मुद्दे के बारे में नहीं लिख रहें हैं, और अपना नाम गुमनाम रखने का अनुरोध भी कर रहे हों, तो आपके पत्र के प्रकाशित होने की संभावना नहीं है। आपको फिर भी अपना नाम और संपर्क संबंधी जानकारी देने की जरूरत होगी, जिससे कि समाचार पत्र आपके पत्र को सत्यापित कर सके। समाचार पत्र आपकी जानकारी प्रकाशित नहीं करेगा, यदि आपने उसे प्रकाशित न करने का अनुरोध किया है। यहां फैंसी होने की कोई ज़रूरत नहीं है। बस "संपादक को," "हेराल्ड के संपादक के लिए," या "प्रिय संपादक" लिखें। अभिवादन के बाद सेमी-कोलन या कोलन लगाएं।
जिस लेख का आप जवाब दे रहे हैं उसे बताएं: अपनी स्थिति बताएं: किसी एक प्रमुख बिंदु पर फोकस करें: अपने सबसे महत्वपूर्ण प्वाइंट को सबसे पहले बताएं: सबूत प्रदान करें: किसी व्यक्तिगत उदाहरण का प्रयोग करें: यह अवश्य बताएं, कि क्या किया जाना चाहिए: अपने पत्र में नाम लें: पत्र का समापन साधारण तरीके से करें: अपने नाम और शहर के साथ एक समापन वाक्यांश शामिल करें: यदि आप अपने प्रोफेशनल पद की ओर से लिख रहे हैं तो अपनी एफ़िलिएशन (affiliation) लिखें: ओरिजिनल बने रहें: अत्यधिक शब्दों वाला होने से बचने के लिए अपने पत्र को छोटा रखें: अपने टोन को सम्मानजनक और प्रोफेशनल रखें: पाठकों के स्तर के अनुसार लिखें: अपने की प्रूफ-रीडिंग करें: टॉपिक और समाचार पत्र को चुनें: अपने द्वारा चुने गए समाचार पत्र में, संपादक के नाम पत्र के अंतर्गत प्रकाशित, अन्य पत्रों को पढ़ें: अपने द्वारा चुने हुए समाचार पत्र के दिशा-निर्देश देखें: पत्र लिखने के लिए अपना कारण तय करें: आर्टिकिल प्रकाशित होने के दो से तीन दिनों के भीतर ही अपना पत्र लिखें: अपने पत्र को भेजें: यह जानते रहें कि आपका पत्र संपादित भी किया जा सकता है: अपने पत्र का फॉलो-अप करें: अगर आपका पत्र नहीं चुना जाता है तो भी निराश न हों: अपना पत्र कहीं और भेजने का प्रयास करें: अपना पता और संपर्क संबंधी जानकारी शामिल करें: दिनांक को शामिल करें: प्राप्तकर्ता का नाम और पता शामिल करें: यह बताएं कि क्या आप अपना पत्र गुमनाम रूप से प्रकाशित करवाना चाहते हैं: एक सरल अभिवादन लिखें:
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