एक स्टूडेंट को फीडबैक देना एक परफोर्मेंस के रिव्यू में फीडबैक लिखना एक ईमेल में कर्मचारी को फीडबैक लिखना
फीडबैक का उद्देश्य स्टूडेंट्स को लर्निंग में मदद करना है, इसलिए उन्हें ग़लतियों की सज़ा देने के बजाय उनके काम को इम्प्रूव करने के लिए उपयोगी कमेंट दें। इसे सिर्फ़ आलोचना की जगह निर्देश के रूप में मानें। आप विभिन्न प्रकार के स्टूडेंट असाइनमेंट पर रिटेन फीडबैक दे सकते हैं, जिसमें रिटेन असाइनमेंट, प्रेजेंटेशन और प्रोजेक्ट शामिल हैं। वे दोनों महत्वपूर्ण हैं, और स्टूडेंट्स को दोनो फ़ील्ड में इम्प्रूव करने के लिए इसे जानना जरूरी है। यह बहुत महत्वपूर्ण है अगर एक स्टूडेंट दूसरे फ़ील्ड की तुलना में एक में बहुत बढ़िया हो। उदाहरण के लिए, एक स्टूडेंट में अच्छे डवलपमेंट के एक्सेलेंट आइडियास के साथ, खराब स्पेलिंग, गलत पंक्चूएशन और बहुत ज्यादा फ्रेगमेंट और रन-ऑन भी हो सकते हैं।  यदि आप ओरल प्रेजेंटेशन या प्रोजेक्ट पर फीडबैक दे रहे हैं, तो असाइनमेंट के हर हिस्से पर फीडबैक अवश्य दें। उदाहरण के लिए, ओरल प्रेजेंटेशन में कंटेंट और पब्लिक स्पीकिंग स्किल दोनों पर फीडबैक शामिल होगा, जबकि प्रोजेक्ट में कंटेंट, क्रिएटिविटी और एक्जीक्यूशन पर फीडबैक मिल सकता है। "गुड जॉब," "बढ़िया इम्प्रूव्मेंट," या "इम्प्रूव्मेंट की जरूरत है" जैसे कमेंट लिखने से स्टूडेंट को यह पता नहीं लगता है कि उन्हें इम्प्रूव्मेंट के लिए क्या करना चाहिए या वे क्या सही कर रहे हैं। फीडबैक के इफ़ेक्टिव होने के लिए, स्टूडेंट को यह पता होने की जरूरत है कि आपने जो देखा उसका असर हुआ है या नहीं हुआ है।  कुछ इस तरह लिखें, कि "आपकी थीसिस क्लीअर, अच्छी तरह से लिखी गई है, और हमारे इस्तेमाल किए जाने वाले फॉर्मेट का उपयोग करती है। वहीं दूसरी ओर, आपके टॉपिक सेंटेंस थोड़ा और बेहतर हो सकते थे क्योंकि वे आपकी थीसिस से ठीक से नहीं जुड़ते हैं"। सुझाव दें, "आपके आइडिया बहुत बढ़िया हैं, लेकिन मैं आपको ट्यूशन लेने की सलाह देता हूं ताकि हम आपके अल्पविराम/कोमा और सेंटेंस फ़्रैगमेन्ट्स को ठीक कर सकें"। पॉजिटिव कमेंट्स और कंस्ट्रक्टिव आलोचना को शामिल करें। आप कुछ ग़लतियों को मार्क कर सकते हैं, लेकिन पेपर की कॉपीएडिटिंग करने से बचें। आपको पेपर में दिखी ग़लतियों, जैसे कि बहुत ज़्यादा कॉमा को बताएं, और फिर उस स्किल पर सुझाव दें जिसको स्टूडेंट ठीक कर सकता है। उदाहरण के लिए, "आपने अपने पूरे निबंध में कोमा बहुत ज्यादा यूज़ किया है। मैं कोमा और कोमा की गलती से बचने के, इन नियमों का रिव्यु करने का सुझाव देता हूं। यदि आप ट्यूशन के लिए आते हैं, तो हम एक साथ मिलकर पैराग्राफ को ठीक कर सकते हैं। इससे स्टूडेंट आगे बढ़ने पर फोकस कर पाएगा। आप उस स्टूडेंट के काम के अनुसार लर्निंग ऑब्जेक्टिव और स्टूडेंट की ज़रूरतों को बेस बना सकते हैं। कहिए,"अभी, मैं चाहता हूं कि आप एक्टिव वॉइस यूज़ करने और टूटे फूटे सेंटेंसेस से बचने पर ध्यान दें"। फ़िलहाल अपना ध्यान लर्निंग ऑब्जेक्टिव या आपके द्वारा आकलन किए जा रहे छात्र की जरूरतों पर फोकस करें। सुनिश्चित करें कि आपके छात्रों को पता है कि आप केवल उनकी राइटिंग के सीमित हिस्सों का इवैल्यूएशन कर रहे हैं ताकि वे यह न समझें कि बाकी दूसरे सेक्शन बहुत बढ़िया हैं।  आप जिस सेक्शन पर फ़ीडबैक दे रहे हैं उसको हाइलाइट या मार्क कर सकते हैं। स्टूडेंट्स को उनके असाइनमेंट वापस देने से पहले, उन्हें बताएं कि आपने असाइनमेंट के सिर्फ कुछ हिस्से पर फीडबैक दिया है। आप स्टूडेंट्स को चुनने की अनुमति दे सकते हैं कि वे किस स्किल या सेक्शन पर फीडबैक चाहते हैं। यदि कई सारी ग़ल्तियाँ हैं, तो एक बार के फीडबैक में उन सभी को ठीक करने की कोशिश न करें। एक बार में बहुत ज्यादा देने से स्टूडेंट को भारी लगने पर, वे हतोत्साहित हो सकते हैं। इसके बजाय, बुनियादी सुधारों या सबसे आसान तरीकों से शुरू करें।  उदाहरण के लिए, आप सेंटेंस फ़्रैगमेन्ट्स से बचने पर फोकस करना शुरू कर सकते हैं और उन शब्दों को देख सकते हैं जिन्हें आप नहीं जानते कि उन्हें कैसे लिखना है। आप केवल असाइनमेंट में बताए गए लर्निंग ऑब्जेक्टिव पर फोकस कर सकते हैं। पॉजिटिव नोट पर समाप्त करें, उन्हें काम करते रहने के लिए मोटिवेट करें। आप उनके काम में दिखे दूसरे इम्प्रूव्मेंट का रेफरेन्स देकर, उन्हें और बड़ा लक्ष्य पाने में सहायता कर सकते हैं। कुछ ऐसा लिखें,“इस साल आपकी राइटिंग इतनी बढ़िया हुई है यह देखकर, मुझे लगता है कि आप इन सुझावों के साथ बहुत बढ़िया काम करेंगे। मैं आपके अगले निबंध को पढ़ने के लिए उत्सुक हूं! " इसीलिए आप इवैल्यूएशन कर रहे हैं। अपने ऑब्जेक्टिव का पता होने पर आपको बेहतर फीडबैक तैयार करने में मदद मिल सकती है और आपके कर्मचारी को यह जानने में मदद मिलेगी कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है।  उदाहरण के लिए, क्या आप कर्मचारी के इम्प्रूव्मेंट पर फोकस कर रहे हैं? क्या आप यह पता करने के लिए कंपनी-व्यापी इवैल्यूएशन कर रहे हैं कि आपकी कंपनी को किस तरह के प्रोफेशनल डवलपमेंट से सबसे अधिक फायदा होगा? क्या आप रिव्यू क्वार्टरली कर रहे हैं? कर्मचारी को फीडबैक देने पर आप उन्हें इसका ऑब्जेक्टिव बताएं। आप कह सकते हैं, "कंपनी ने कर्मचारी की जरूरतों के आधार पर प्रोफेशनल डवलपमेंट सेशन लगाने का प्लान किया है, इसलिए मैं प्रत्येक कर्मचारी की परफोर्मेंस को रिव्यू कर रहा हूं"। इसमें पिछले रिव्यू से फीडबैक, साथ ही इवैल्यूएशन के दौरान दिए गए अनौपचारिक (Informal) फीडबैक शामिल हो सकते हैं। आपको यह भी देखना चाहिए कि उन्होंने उस फीडबैक के साथ क्या किया है। क्या उन्होंने इम्प्रूव्मेंट के लिए इनका यूज़ किया है? क्या इनको सही नहीं किया गया?  यदि उन्होंने पिछले फीडबैक पर काम किया, तो इस रिव्यू में इसे पॉजिटिव रूप में शामिल किया जा सकता है। यदि उन्होंने पिछले फीडबैक पर काम नहीं किया है, तो आप असली समस्या और फीडबैक पर काम न करने में पहल की कमी दोनों पर चर्चा कर सकते हैं। हमेशा अच्छे कमेंट्स से शुरुआत करें। कर्मचारी को उनके अचीवमेंट को समझाते हुए बताएं कि वे क्या सही कर रहे हैं। ईमानदार रहें, परन्तु आप नेगेटिव के साथ के साथ, उतनी ही पॉजिटिव चीजें शामिल करने की कोशिश करें।  उदाहरण दें, जैसे कि “आपने प्रोजेक्ट लीड करने की इच्छा जताकर पहल की थी, और आपने अपनी टीम को कॉर्डिनेट करके, दूसरों के सुझावों को शामिल करके, और वर्क टास्क का प्रतिनिधित्व करते हुए बढ़िया लीडरशिप दिखाई थी"। आप जिस व्यवहार को देखते रहना चाहते हैं उसकी तारीफ करें। अपनी आलोचना को ऐसे फोकस करें जिससे कि आपके आर्गेनाइजेशन या कर्मचारी के कार्य लक्ष्यों (work goals) को सबसे ज्यादा फायदा हो सकता हो। उन्हें बताएं कि आपने उन्हें किस तरह से संघर्ष करते देखा है, और यह समस्या क्यों है। अपने उदाहरणों को स्पेसिफिक बनाएं। उदाहरण के लिए, "आपके पिछले 3 प्रेजेंटेशन्स में, आपने बजट अनुमानों को हटा कर, प्रोजेक्ट को धीमा कर दिया है," या "पिछली क्वाटर्ली में खोले गए अकाउंट की औसत संख्या 6 थी, लेकिन आपको केवल 2 मिले। इसे अंडर-परफोर्मेंस माना जाता है"। इससे आपके कर्मचारी को यह जानने में मदद मिलेगी कि उन्हें आगे बढ़ने के लिए किस पर फोकस करना चाहिए, जिससे आपको वह मिल पाएगा जो आपका ऑर्गेनाइजेशन कर्मचारी से चाहता है। इससे फीडबैक कर्मचारी के लिए और ज्यादा उपयोगी हो जाएगा क्योंकि उन्हें पता चलेगा कि आप उन्हें इवैल्यूएशन से क्या सिखाना चाहते हैं।  ऑब्जेक्टिव छोटे और स्पेसिफिक होने चाहिए। उदाहरण के लिए, "कर्मचारी रोजाना औसत 4 बिक्री करेगा," "कर्मचारी क्लाइंट के साथ बातचीत बढ़ाएगा," या "कर्मचारी लीडरशिप ट्रेनिंग को पूरा करेगा"। सुनिश्चित करें कि इस कर्मचारी के लिए आपका अगला इवैल्यूएशन इन परफोर्मेंस ऑब्जेक्टिव पर फोकस रहे, क्योंकि आपके कर्मचारी से यही उम्मीद की जाएगी। आपके द्वारा की गई कंस्ट्रक्टिव आलोचना को अपनी सिफारिशों का आधार बनाएं। आपके संसाधनों के आधार पर, इसमें वर्कशॉप, ट्रेनिंग कोर्स, इन-हाउस ट्रेनिंग, या मेंटरशिप शामिल हो सकते हैं। यदि संसाधन कम हों, तो आप फ्री कोर्स भी ढूंढ सकते हैं।  कर्मचारी से रिव्यू पर चर्चा करने के बाद इन सुझावों को बदलने के लिए तैयार रहें। उदाहरण के लिए, आपका कर्मचारी प्रोफेशनल डवलपमेंट का अनुरोध कर सकता है जिसके लिए आपने विचार नहीं किया था। आपको अपने कर्मचारी के रोजगार के लक्ष्यों पर भी विचार करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपका कर्मचारी मैनेजमेंट पोजीशन पर जाना चाहता है, तो आप लीडरशिप ट्रेनिंग को प्रोफेशनल ऑप्शन चुन सकते हैं। इसके अलावा, यदि आपका कर्मचारी ग्राफिक डिज़ाइन में दिलचस्पी रखता है, तो आप उन्हें ट्रेनिंग कोर्स में भाग लेने की अनुमति दे सकते हैं ताकि वे उन स्किल का यूज़ आपके आर्गेनाइजेशन के लिए कर सकें। कोई फर्क नहीं पड़ता कि परफोर्मेंस रिव्यू कितना शानदार है, किसी को भी उनकी कमियों के बारे में बताया जाना पसंद नहीं है या उन्हें इम्प्रूव करने के लिए क्या करने की जरूरत है। प्रोत्साहन के साथ समाप्त करने से कर्मचारी को अभिभूत (overwhelmed) या हतोत्साहित होने के बजाय सशक्त महसूस करने में मदद मिल सकती है। कुछ इस प्रकार कहें, कि “पिछली क्वाटर्ली में कुछ अचानक/अप्रत्याशित गड़बड़ी आई थीं, लेकिन आपने अपने वर्कलोड को एडजस्ट करके बहुत अच्छा काम किया है। हमें जो दिख रहा है वह हमें पसंद है और इस क्वाटर्ली में और अच्छी चीजें देखने की उम्मीद करते हैं”। उनके साथ रिव्यू पर चर्चा करने के बाद यह आपकी एक मौखिक प्रतिक्रिया हो सकती है, या आप उन्हें एक फीडबैक फ़ॉर्म भरने के लिए दे सकते हैं। यदि आप कर्मचारी को परफोर्मेंस रिव्यू के बारे में सोचने और आपके बिना फीडबैक को बनाने की अनुमति देते हैं तो आपको एक बेहतर प्रतिक्रिया मिलेगी। आपके द्वारा दिए गए फीडबैक पर व्यक्ति को अपना फीडबैक देने के लिए कहें: उदाहरण के लिए, "जिस तरह मैंने फीडबैक दिया है यदि आप एक चीज इम्प्रूव कर सकते हैं, तो वह चीज़ क्या होगी?" और "क्या फीडबैक स्पष्ट और उपयोगी था?"    {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4f\/Write-Feedback-Step-17.jpg\/v4-460px-Write-Feedback-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4f\/Write-Feedback-Step-17.jpg\/v4-760px-Write-Feedback-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} आप यह कारण सब्जेक्ट लाइन में या ईमेल के अंदर भी बता सकते हैं। व्यक्ति को सब्जेक्ट लाइन में कारण बता देना अक्सर सबसे बढ़िया होता है ताकि वे जान सकें कि ईमेल से क्या उम्मीद की जा सकती है। जैसे कि आप सब्जेक्ट लाइन रख सकते हैं "प्रोजेक्ट प्रोपोजल फीडबैक- ग्रेट स्टार्ट!" ऐसा करने से उस व्यक्ति को लगेगा कि आप उसकी आलोचना करने की बजाय उसे एक अच्छा फीडबैक दे रहे हैं और वह आपके फीडबैक को पॉजिटिवली और सुधारात्मक तरीके से लेगा। "मुझे आशा है कि आपका सप्ताह शानदार होगा!" जैसे किसी फ्रेज/वाक्यांश को लिखें। हो सकता है, कि फीडबैक पाने वाला व्यक्ति पहले ही बहुत काम कर चुका है जिसका आप मूल्यांकन कर रहे हैं। इस बात का जिक्र करते हुए, उन्हें बताएं कि आप उनके प्रयासों की सराहना करते हैं। आप कह सकते हैं कि, "आपने इस प्रोपोजल में अभी तक जो काम किया है उसके लिए धन्यवाद। आपने यहाँ बहुत कुछ सीखा है”। व्यक्ति को पहले उनके अच्छे कार्यों के बारे में बताना चाहिए, जिससे आगे की आलोचना का असर कम हो जाएगा। ईमानदार रहें, लेकिन कुछ पॉजिटिव ढूंढने की कोशिश करें। आप या तो अभी के काम पर या पिछले कामों पर फोकस कर सकते हैं। कहिए कि,"यह एक और बढ़िया प्रपोजल है। आपने बढ़िया ऑब्जेक्टिव्स को एक साथ रखा है, और मैं आपकी फ़ंक्शनैलिटी में काफी डवलपमेंट देख सकता हूँ"। ज़रूरी बदलावों की लिस्ट बनाना ज़्यादा इफ़ेक्टिव हो सकता है, हालाँकि इसे पढने वाले को बुरा लग सकता है और इससे वे हताश/निराश हो सकते हैं। इसके साथ ही, आप इन बदलावों को इस प्रकार से लिखें जिस तरह से आप इन्हें करेंगे। आप लिख सकते हैं कि, "मैं सेक्शन 1 और 2 को आपस में स्विच करूँगा, और फिर बजट को शामिल करने के लिए सेक्शन 3 का विस्तार करूंगा," या "मैं दूसरे पैराग्राफ को छोटा करूंगा लेकिन फिर चल रहे प्रोजेक्टस के रिव्यू को सेक्शन के अंत में डालूँगा"। उस व्यक्ति को उनकी समस्याओं के बारे में बताएं, जरूरत पड़ने पर उन्हें समझाते हुए बताएं कि क्यों यह समस्या हो रही है। यदि आलोचना उम्मीदों या निर्देशों में बदलाव के कारण होती है, तो उन्हें इस बारे में विस्तार से बताएं कि बदलाव क्यों किया गया था।  कुछ इस प्रकार से बताएँ, कि "हम ज्यादा विस्तृत प्रोपोजल्स के लिए कंपनी-व्यापी बदलाव कर रहे हैं, इसलिए हमें कुछ सेक्शन्स को थोड़ा बड़ा करने की जरूरत पड़ेगी। मैंने उन जगहों को आउटलाइन कर दिया है जहाँ हमें ज्यादा जानकारी चाहिए"। अगर आपका फीडबैक व्यक्ति के व्यवहार से ताल्लुक रखता है, तो हमेशा उदाहरण देकर बताएँ कि आपका क्या मतलब है। उदाहरण के लिए, यदि आप क्लाइंट मीटिंग में अनप्रॉफेशनल ड्रेस के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको उदाहरण देकर बताना चाहिए कि उन्होंने क्या गलत किया है। आप कह सकते हैं, "पिछली बार हमारी क्लाइंट से मीटिंग में आपने चप्पल पहनी थी, और उससे पहले आपने एक टी-शर्ट पहनी थी। इस प्रकार की कैजुअल ड्रेस हमारी कंपनी की उस प्रोफेशनल इमेज को उस तरह से नहीं दिखाती है जैसा हम दिखाना चाहते हैं"। आपका फीडबैक समस्याओं को हाल करने वाले तरीकों के बिना मददगार नहीं होगा। फीडबैक के सब्जेक्ट के अनुसार, इसमें इम्प्रूव्मेंट की लिस्ट से लेकर टारगेट की चीज़ों की एक सामान्य चेकलिस्ट तक कुछ भी हो सकता है।  आप समस्याओं को ठीक कर सकने वाले तरीकों के उदाहरण दे सकते हैं। आपके पास ख़ास समाधान होना एक बढ़िया ऑप्शन है। आप कह सकते हैं, कि "अपने अगले प्रेजेंटेशन में, न्यूट्रल कलर्स को यूज़ करते रहें और ट्रांजीशन्स का यूज़ करने से बचें। चूंकि इन मीटिंग में क्लाइंट हिस्सा लेते हैं, इसलिए आपको कंपनी-स्पीक के यूज़ से भी बचना चाहिए"। इसकी बजाय, आप उनसे वे सवाल पूछ सकते हैं जो उन्हें ठीक करने के तरीकों के बारे में सोचने में मदद करेंगे। यह ऑप्शन उन समस्याओं को ठीक करने का बढ़िया तरीका है जिसमें कई समाधान हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, "वे क्या तरीके हैं जिनसे आप डॉक्यूमेंटेशन के इम्प्रूव्मेंट को आगे बढ़ा सकते हैं?" या "आप अपने अगले प्रेजेंटेशन में क्या बदलाव लाने की सोच रहे हैं?" काम की कुछ समस्याएँ आर्गेनाइजेशन को नुकसान पहुंचा सकती हैं, और कर्मचारी को यह बताया जाना चाहिए। कई बार कुछ नतीजे आते हैं, लेकिन कभी-कभी आप क्लाइंट्स को खो सकते हैं या कर्मचारी की गलतियों के कारण अच्छी कस्टमर सर्विस नहीं दे पाते हैं। परिस्थिति के आधार पर, यदि बदलाव नहीं किए जाते हैं तो कर्मचारी को भी नतीजे भुगतने पड़ सकते हैं। यदि समस्याएँ हैं, तो कर्मचारी को बताएं।   उदाहरण के लिए, उन्हें उन चिंताओं के बारे में बताएं कि आपके बिज़नेस में पेपरवर्क की गलतियों के कारण क्लाइंट जा सकता है। इसके बजाय, उन्हें बताएं कि अगर वे अपने डॉक्यूमेंटेशन को इम्प्रूव नहीं करते हैं तो उन्हें नए प्रोजेक्ट से हटाया जा सकता है। यह आपके ईमेल को पूरा करने का एक अच्छा तरीका है जिससे व्यक्ति को लगता है कि आप उनके साथ खड़े हैं। इसके साथ ही, यदि आपने कुछ ऐसा प्रेजेंट किया है जो उन्हें समझ में नहीं आया तो इससे उन्हें स्पष्टीकरण मांगने में सहज महसूस होगा।  कुछ इस प्रकार के फ्रेज/वाक्यांश को लिखें "अगर आपको आगे कोई सवाल पूछना है या किसी समस्या के बारे में स्पष्टीकरण की जरूरत है तो कृपया मुझे बताएं"।
स्टूडेंट की लर्निंग पर फोकस करें: कंटेंट और अप्रोच दोनों पर फीडबैक दें: पॉजिटिव और नेगेटिव फीडबैक दोनों के बारे में स्पेसिफिक रहें: ग़लतियों को ठीक करने की बजाय इम्प्रूव्मेंट के तरीके सुझाएँ: अगले ड्राफ्ट या असाइनमेंट के लिए प्राथमिकताएँ सेट करें: समय की कमी होने पर, अपने फीडबैक को एक सेक्शन या स्किल तक सीमित रखें: स्टूडेंट्स को बहुत ज्यादा बोलने से बचें: अपने स्टूडेंट को काम करते रहने के लिए मोटिवेट करें: परफोर्मेंस के रिव्यू के लिए ऑब्जेक्टिव सेट करें: उनके पिछले फीडबैक को रिव्यू करें: पॉजिटिव फीडबैक को स्पेसिफिक उदाहरण देते हुए समझाएं: स्पेसिफिक उदाहरण देते हुए कंस्ट्रक्टिव आलोचना करें: अगले इवैल्यूएशन पीरियड के लिए परफोर्मेंस ऑब्जेक्टिव सेट करें: प्रोफेशनल डवलपमेंट के अवसर बताएं: प्रोत्साहन के साथ समाप्त करें: फीडबैक पाने वाले को जवाब देने के लिए मोटिवेट/प्रोत्साहित करें: आपके द्वारा ईमेल भेजे जाने के पीछे का कारण व्यक्त करें (बताएँ): एक अच्छे कमेंट से शुरुआत करें: व्यक्ति के काम को स्वीकार करें: पहले पॉजिटिव फीडबैक दें: नेगेटिव फीडबैक को सलाह के रूप में लिखें: अपने नेगेटिव फीडबैक को समझाएं: विस्तार से बताएं कि वे समस्याओं को कैसे ठीक कर सकते हैं: किसी भी नतीजे के बारे में उन्हें याद दिलाएँ: अपने फीडबैक को स्पष्ट करने और समझाने के ऑफर के साथ पूरा करें:
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