Nastavení vztahů mezi tabulkami Vytvoření nové databáze Vkládání dat do databáze Tvorba a používání formulářů Tvorba sestav
Každý tabulka má jeden primární klíč (Primary key), který je pro každý záznam unikátní. Ve výchozím nastavení vytváří Access sloupeček ID, který obsahuje číslo zvětšující se o 1 s každým novým záznamem. Tento sloupeček je primárním klíčem. Tabulky mají také cizí klíče. Jde o sloupce (pole), která jsou propojena s jinou tabulkou v databázi. Propojená pole obsahují identická data.   Např. v tabulce objednávek můžete mít pole Zákaznické ID, pomocí nějž sledujete, který zákazník si objednal jaký produkt. Toto pole můžete provázat s polem ID v tabulce zákazníků. Využití vztahů vám pomůže udržovat data konzistentní, efektivně využitelná a čitelná. Pak klikněte na tlačítko  Vztahy (Relationships) v sekci Vztahy. Tím otevřete nové okno s přehledem všech tabulek v databázi. Všechna pole budou uvedena pod názvem příslušné tabulky. Před tím, než vytvoříte vztah, musíte vytvořit pole pro cizí klíč. Pokud například chcete použít v tabulce Objednávky klíč Zákaznické ID, vytvořte v ní pole Zákazník a ponechte jej prázdné. Přesvědčte se, že má nové pole stejný formát jako to, s kterým jej chcete provázat (v tomto případě číselný). V okně, které se zobrazí, klikněte na Vytvořit (Create). Tím nastavíte vztah mezi těmito dvěma poli. Zobrazí se čára spojující pole.  Při vytváření vztahu zaškrtněte políčko „Zajistit referenční integritu“ (“Enforce Referential Integrity”). To zaručí, že pokud se změní data v jednom z polí, ve druhém se také automaticky aktualizují. Pomůže vám to udržovat korektní data. Databáze je tím, co bude obsahovat všechna vaše data v jejich různých podobách. Můžete si zvolit, zda vytvoříte prázdnou databázi (blank database) či prázdnou webovou databázi (blank web database), nebo si můžete vybrat některou z rozmanité nabídky šablon.   Prázdná databáze je standardním druhem databáze programu Access a hodí se pro lokální využití. Při vytvoření prázdné databáze bude zároveň vytvořena i jedna její tabulka. Webové databáze jsou navrženy tak, aby byly kompatibilní s nástroji Accessu pro publikaci na webu. Při vytvoření prázdné databáze bude zároveň vytvořena i jedna tabulka. Šablony jsou přednastavené databáze, navržené pro široké spektrum využití. Šablonu si vyberte v případě, že nechcete strávit mnoho času vytvářením databázové struktury. Jakmile si vyberte typ databáze, pojmenujte ji jménem, které bude odrážet její použití. Bude se vám to hodit, zvláště tehdy, když budete pracovat s několika různými databázemi. Napište jméno souboru databáze do políčka „Jméno souboru“ ("File Name") a vyberte „Vytvořit“ ("Create") pro vygenerování nového databázového souboru. Vytváříte-li prázdnou databázi, budete se muset zamyslet nad tím, jak nejlépe vaše zorganizovat, a poté vytvořit odpovídající strukturu. Existuje několik způsobů, jakými můžete data v Accessu formátovat, a jak s nimi následně můžete pracovat.   Tabulky (Tables) – jsou stěžejním úložištěm vašich dat v databázi. Tabulky lze přirovnat k tabulkám v Excelu: data jsou v nich strukturována do řádků a sloupců. Díky tomu je importování dat z Excelu a dalších tabulkových procesorů relativně nezáludné. Formuláře (Forms) – jsou branou, skrze kterou svá data do databáze přidáváte. Přestože lze data zadávat v databázi přímo do tabulek, zadávání skrze formuláře je rychlejší a přehlednější. Sestavy/reporty (Reports) – shrnují a zobrazují data uložená v databázi. Sestavy slouží k analyzování dat a odpovídání na specifické dotazy, např.: kolik peněz se vydělalo, nebo kde sídlí vaši zákazníci. Sestavy jsou obvykle navrhovány pro tisk. Dotazy (Queries) – slouží k získávání a filtrování dat. Dotazy můžete použít k zobrazení specifických položek z několika tabulek, ale také pro vytváření a aktualizaci dat. Začínáte-li s prázdnou databází, tabulka bude zpočátku automaticky prázdná. Můžete do ní začít vkládat data; buďto ručně, nebo kopírováním a vkládáním z jiného zdroje.   Každý jednotlivý údaj by měl mít svůj vlastní sloupec (pole), každý záznam pak zase vlastní řádek. V každém řádku například budete mít jednoho zákazníka, každé pole pak bude obsahovat jinou část informací o něm (jméno, příjmení, emailová adresa, telefonní číslo, atd.). Označení sloupců můžete změnit tak, abyste z nich jednoduše poznali, k čemu dané pole slouží. Pro přejmenování sloupce dvakrát klikněte na jeho záhlaví. Chcete-li importovat data z podporovaného typu souboru či umístění, můžete nastavit Access tak, aby data ze zdroje vytáhl a vložil je do vaší databáze. To se hodí ke stahování dat z webových serverů a dalších sdílených zdrojů.   Klikněte na záložku Externí data (External Data). Vyberte typ souboru, který chcete importovat. V sekci „Import“ (“Import & Link”) uvidíte několik možných datových typů. Pro zobrazení více možností můžete kliknout na tlačítko Další (More). Zkratka ODBC označuje „Open Database Connectivity“ a zahrnuje databáze, jako je třeba SQL. Přesuňte se do umístění dat. Pokud jsou uložena na serveru, musíte zadat jeho adresu. V dalším okně „Zadejte, jak a kam chcete uložit data v aktuální databázi“, pak klikněte na „OK“. Importujte dat pomocí dalšího zobrazeného postupu. Odlišné záznamy potřebujete uchovávat v různých databázích. Tak zajistíte, že bude vaše databáze fungovat plynule. Například můžete mít jednu tabulku s informacemi o zákaznících, a další tabulku pak s informacemi o objednávkách. Díky tomu budete schopní přiřadit informace o zákazníkovi k informacím v tabulce objednávek.  V sekci Vytvořit (Create) na záložce Domů (Home) klikněte na tlačítko Tabulka (Table). Ve vaší databázi se objeví nová tabulka, do které můžete vkládat data stejně jako do první tabulky. Formuláře vám umožňují jednoduše prohlížet data z každého pole, ale také rychle přeskakovat mezi existujícími záznamy a vytvářet nové. Formuláře jsou zásadní pro dlouhodobější vkládání dat, neboť pro většinu lidí je mnohem jednoduší pracovat s nimi, než s tabulkami. Tím automaticky vytvoříte formulář dle polí obsažených v tabulce. Accessu se vcelku daří vytvářet pole o správné velikosti, jakýkoliv prvek formuláře však můžete zmenšit, zvětšit či přesunout.   Pokud nechcete, aby se určitá pole ve formuláři zobrazovala, klikněte na ně pravým tlačítkem a zvolte Odstranit (Delete). Pokud jsou vaše tabulky provázány vztahy, ukáže se pod každým záznamem datový list, zobrazující připojená data. Takto můžete připojená data mnohem snáze upravovat. Například: každý obchodní zástupce z vaší databáze může mít se svým záznamem svázanou databázi zákazníků. Tlačítka šipek vespod vás přesunou z jednoho záznamu na druhý. Pole formuláře budou po přesunu naplněna daty ze zvoleného záznamu. Pro přesun na první nebo poslední záznam můžete použít tlačítka v rozích. Toto tlačítko, které najdete v levém horním rohu, vám umožní začít měnit hodnoty v tabulce prostřednictvím formuláře. Můžete upravovat text v jakémkoliv poli kteréhokoliv záznamu, čímž změníte data v tabulce. Změny se automaticky projeví v dané tabulce, stejně jako v tabulkách s ní provázaných. Klikněte na tlačítko „Přidat záznam“ (“Add Record”), které najdete poblíž navigačních tlačítek. Tím vytvoříte na konci seznamu nový záznam. Tato pole pak můžete využít pro vkládání dat do prázdného záznamu v tabulce. Je to mnohem snazší, než přidávat nové informace přes zobrazení tabulky. Přesvědčte se, že jste si formulář pomocí kláves Ctrl + S uložili, abyste k němu mohli později jednoduše přistupovat. Formulář se objeví v navigačním rámečku na levé straně obrazovky. V sestavě si můžete rychle zobrazit přehled svých dat. Často se využívají pro reportování příjmu a údajů o dopravě. Lze je ušít na míru jakémukoliv využití. Sestavy vybírají data jak z tabulek, tak z dotazů, které jste vytvořili. Vyberte typ sestavy, který chcete vytvořit. Existuje několik způsobů, jak při vytváření sestav postupovat. Access vám dokáže vygenerovat sestavu automaticky, nebo si můžete vytvořit svoji vlastní.   Sestava (Report) – vytvoří automatickou sestavu všech dat z vašeho zdroje. Data nebudou nijak seskupená. K zobrazení toho, co potřebujete vidět, však tato metoda u malých databází pravděpodobně postačí. Prázdná sestava (Blank Report) – vytvoří prázdný report, který můžete naplnit svými daty tak, jak uznáte za vhodné. Máte možnost výběru ze všech dostupných polí, z nichž si vytvoříte vlastní report. Průvodce sestavou (Report Wizard) – vás provede procesem vytváření reportu a umožní vám data vybrat a seskupit, a dle toho celý report následně naformátovat. Pokud jste zvolili vytvoření prázdné sestavy, budete pro ni muset zvolit zdroj dat. Nejprve klikněte na záložku Uspořádat (Arrange), a pak vyberte Seznam vlastností (Property Sheet). Můžete také namísto toho stisknout Alt + Enter. Klikněte na šipku doků vedle pole Zdroj záznamu (Record Source). Zobrazí se seznam dostupných tabulek a dotazů. Vyberte jeden z nich, který bude k sestavě přiřazen. Jakmile máte zdroj, můžete z něj začít do sestavy přidávat pole. Klikněte na záložku Formát (Format) a na Přidat existující pole (Add Existing Fields). V pravém rámečku se zobrazí seznam polí.  Uchopte a přetáhněte pole, která chcete přidat, do rámečku Vzhled (Design). Záznam se objeví v sestavě. Když přidáte další pole, budou automaticky zarovnána s těmi existujícími. Velikost polí můžete měnit kliknutím na rohy a tažením myší. Pole ze sestavy smažete kliknutím na jejich záhlaví a stiskem klávesy Delete. Skupiny vám dávají možnost rychle analyzovat informace sestavy, neboť umožňují uspořádat informace dle souvislostí. Například prodeje můžete chtít seskupit podle regionu, nebo podle prodavače. Skupiny vám to umožní.   Klikněte na záložku Návrh (Format) a na tlačítko Seskupit a seřadit (Group & Sort). Pravým tlačítkem klikněte na jakoukoliv část pole, které chcete přidat do skupiny, a v menu vyberte Seskupovat (Group On). Vytvoří se záhlaví skupiny, které můžete změnit na jakýkoliv název, kterým chcete skupinu označit. Jakmile je report dokončen, můžete si jej uložit a sdílet či vytisknout, stejně jako jakýkoliv jiný dokument. Využijte tuto možnost pro sdílení výkonů společnosti s investory, kontaktních informací se zaměstnanci, atd.
Zjistěte, jak fungují klíče. Klikněte na záložku Databázové nástroje (Database Tools). Přetáhněte pole, které chcete použít jako cizí klíč, do nově vytvořeného pole cizího klíče. Klikněte na záložku Soubor (File) a vyberte „Nový“ (“New”). Pojmenujte si svou databázi. Určete nejvhodnější strukturu dat. Vytvořte svou první tabulku. Importujte data z jiného zdroje. Přidejte další tabulku. Zvolte tabulku, pro kterou chcete formulář vytvořit. Klikněte na tlačítko Formulář (Form) na záložce Vytvořit (Create). Pohybujte se ve svém novém formuláři. Klikněte na tlačítko datového listu, abyste mohli použít tabulku. Měňte existující záznamy. Přidejte nové záznamy. Po dokončení si formulář uložte. Vyberte tabulku, nebo dotaz. Klikněte na záložku Vytvořit (Create). Vyberte zdroj pro prázdnou sestavu. Přidejte do sestavy pole. Přidejte do sestavy skupiny. Uložte a sdílejte své sestavy.
https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access
Setting Table Relationships Creating a New Database Adding Data to the Database Creating and Using Forms Creating a Report