Formát žádosti o sponzorský dar Příprava žádosti o sponzorský dar Vylaďte obsah žádosti
Spoustu šablon najdete na internetu. Některé služby jsou placené, ale najdete i spoustu vzorů, které jsou zdarma. Měli byste si tyto žádosti přečíst, abyste získali představu o tom, jaký formát a obsah by vaše žádost měla mít.   Dejte si ovšem pozor, abyste nekopírovali vzorové žádosti příliš důsledně. Musíte svoji žádost napsat sami a musíte ji přizpůsobit společnosti, které ji budete posílat, aby zněla osobně.   Pokud například víte, že generální ředitel dané společnosti má osobní zájem na činnosti, kterou se zabýváte, můžete tomu žádost přizpůsobit. Měli byste si zjistit co nejvíce informací o osobách a společnostech, které budete kontaktovat a podle těchto informací byste měli psát svoji žádost tak, aby byla co nejvíce osobní. Tón vaší žádosti vždy závisí na tom, kdo ji bude číst. Žádost o sponzorský dar byste ovšem měli vždy psát profesionálně a ne příliš hovorově.   Napište žádost na formální hlavičkový papír s logem a názvem vaší organizace, aby vypadala profesionálněji. Pokud žádáte sponzorský dar sami pro sebe, vytvořte si vlastní hlavičkový papír, který bude mít nahoře hezkým fontem uvedeno vaše jméno. Pokud píšete nějaké společnosti nebo jiné organizaci, je lepší psát formálněji. Pokud píšete nějakému členu rodiny, nebo kamarádovi, můžete psát méně formálně, ale přesto byste neměli psát tak uvolněně, abyste zněli neuctivě. Když někomu odešlete neformální email s žádostí o sponzorský dar, pravděpodobně se nedočkáte úspěchu. . Typická žádost o sponzorský dar je psaná formátem, který najdete v mnoha obchodních dopisech. Měli byste žádost správně strukturovat, jinak nebude působit profesionálně.   Nejprve napište datum a potom jméno sponzora a jeho adresu. Potom vynechejte jeden řádek a uveďte oslovení: Vážený/á (jméno adresáta) a čárku. Pište stručně. Žádost o sponzorský dar by neměla být delší, než jedna strana. Když budete psát delší žádosti, lidé si je nebudou chtít číst. Většina lidí vaší žádosti věnuje zhruba minutu svého času, takže kromě toho, že byste neměli popsat více než jednu stranu, byste měli psát také stručně a k věci.   Pošlete žádost běžnou poštou. Žádosti o sponzorské dary zasílané emailem působí dojmem, že jste si s nimi nedali dostatek práce. Na konci žádosti o sponzorský dar byste měli adresátovi poděkovat za jeho čas. Mezi jednotlivými odstavci nezapomeňte vynechat jeden řádek a na konci dopisu si nechejte místo na vlastnoruční podpis.   Zakončete žádost uctivým a profesionálním rozloučením, například: „S úctou“ (vaše jméno a titul). Potom ji vlastnoručně podepište. Připojte k žádosti další relevantní materiály. Můžete přiložit například vytištěný leták vaší akce nebo vaší společnosti. Vaše žádost díky tomu bude působit důvěryhodněji a oslovené společnosti budou mít větší ochotu vás podpořit. Podobně platí, že pokud se o vaší organizaci někdy zmínily noviny, měli byste k žádosti přiložit vzor tohoto novinového článku, abyste svoji práci potvrdili. Čeho konkrétně hodláte svojí žádostí dosáhnout? Co přesně byste chtěli, aby se stalo? K čemu sponzorský dar potřebujete a proč vám na tom záleží? Než napíšete žádost o sponzorský dar, měli byste si na tyto otázky odpovědět.   Žádost o sponzorský dar by měla být psaná velmi konkrétně. Když bude příliš vágní, nebo nebude obsahovat jasné informace o tom, co chcete a proč, nebude mít žádný účinek. Uvědomte si, proč byste měli svých cílů dosáhnout. Žádost o sponzorský dar bude mít větší úspěch, když ji doplníte určitým smyslem pro účel, nebo vášní. Přesvědčte lidi, proč stojí za to investovat peníze do vašeho podniku. Můžete třeba uvést příklad toho, jak vaše činnost pomohla někomu ve vaší komunitě. Kdo by mohl mít zájem přispět k vašim aktivitám? Možná existuje podnikatel, který bude mít osobní důvody k tomu, aby vám pomohl, nebo existuje nějaká nezisková organizace, která bojuje za stejné věci. Kdo pořádá podobné akce, jako vy? Proveďte si důkladný průzkum daného oboru.   Zahrňte si na seznam společnosti a lidi, se kterými máte vy, nebo vaši spolupracovníci osobní vztahy. Nikdy nepodceňujte sílu osobních spojení.   Nepřehlížejte ani malé společnosti a společnosti, které se příliš neprezentují. I tyto podniky mohou být ochotné vás podpořit. Uvědomte si, že můžete zahrát na „lokální“ strunu. Místní společnosti vidí ve spojení s komunitou často výhodu. Pokud pracujete v týmu, rozdělte si seznam společností a podniků mezi všechny členy týmu a každého člena pověřte kontaktováním části těchto společností, abyste své žádosti dodali nádech osobního kontaktu. Existuje mnoho různých druhů sponzorství. Než začnete psát svoji žádost, musíte se zamyslet nad tím, co vlastně požadujete.   Můžete žádat peněžní dotace, nebo pomoc v naturáliích. Sponzorský dar v naturáliích je dar ve formě materiálu nebo produktů, které můžete na své akci použít. Někdy jde také o dar ve formě služeb namísto hmotných produktů. Možná budete ochotní místo peněz či zboží akceptovat dobrovolníky. V každém případě musíte mít jasno v tom, co konkrétně očekáváte. Žádosti o sponzorské dary často lidem umožňují vybrat si z několika úrovní sponzorství. Díky tomu vám menší společnosti mohou něco dát i v případě, že si nemohou dovolit tak velké sponzorské dary, jako malé společnosti.   Určete si úrovně sponzorství. Měli byste si jasně stanovit různé výhody, kterých sponzoři díky svým darům dosáhnou. Lidé, kteří vám toho dají více, by měli získat více výhod. Reklamní banner, veřejné zmínění dané společnosti a logo dané společnosti na webových stránkách nebo v reklamních materiálech patří mezi příklady výhod, které sponzorům můžete nabídnout. Nikdy žádost o sponzorský dar neadresujte obecně celé společnosti nebo konkrétnímu oddělení. Působilo by to velmi neosobně.   Většinou je adresátem žádosti osoba, která stojí v čele oddělení lidských zdrojů dané společnosti, nebo generální ředitel dané společnosti. Měli byste do společnosti zavolat, nebo se podívat na její webové stránky a zjistit, která osoba se zabývá sponzorskými dary. V žádném případě byste to neměli odhadovat sami. Pokud chcete, aby vaše žádost měla úspěch, musíte ji adresovat správnému člověku. Dejte si pozor také na to, abyste uvedli správné jméno a titul.   Měli byste si také zjistit, zda daná společnost pravidelně věnuje své zdroje charitě, nebo sponzoruje různé akce, abyste nemarnili čas a zdroje zasíláním žádosti společnostem, které vám nevyhoví. V úvodním odstavci žádosti byste měli představit sebe nebo svoji společnost a uvést, čím konkrétně se zabýváte. Neměli byste chodit kolem horké kaše. Musíte adresáta zaujmout hned na začátku.   Nepředpokládejte, že lidé vědí, kdo jste, nebo čím se vaše organizace zabývá. Měli byste vše jasně vysvětlit. Začněte popisem své společnosti (pokud jde o korporátní žádost), nebo představením své osoby (pokud žádáte o osobní sponzorství). Příklad: „Naše společnost je nezisková organizace, která se zabývá rehabilitací...“ Když uvedete několik vašich úspěchů, dáte tím jasně najevo, že když vás daná společnost bude sponzorovat, nebude to pro ni představovat riziko. Měli byste naprosto jasně uvést, jakým způsobem peníze použijete. V druhém nebo prvním odstavci byste měli uvést přímou žádost o sponzorský dar a vysvětlit, proč o něj žádáte. Pokud chcete získat sponzorský dar, daná společnost musí mít jistotu, že tím získá určité výhody. Do prostředního odstavce tedy jasně uveďte výhody, které nabízíte.   Pokud sponzorům nabízíte například publicitu, vysvětlete, jakým způsobem toho dosáhnete. Pište velmi konkrétně: Bude vaše akce v televizi? Kolik lidí se na ni chystá? Zúčastní se akce nějaké celebrity? Pokud vaši akci sponzorují jiné prominentní společnosti, nebo konkurenti dané společnosti, měli byste to také zmínit. Navrhněte sponzorům několik možností. Bude se jim líbit, že si mohou vybrat podle svých potřeb a možností. Znamená to, že byste měli uvést několik statistik, například očekávanou účast, nebo demografické údaje lidí, na které daná akce zapůsobí.   Nezapomeňte také uvést emocionální apel – například osobní příběh někoho, komu vaše činnost pomůže, může být velmi účinný (pokud ho napíšete stručně). Vysvětlete, jakým způsobem ohodnotíte sponzory za jejich dary. Můžete jim například poskytnout prostor na vaší akci výměnou za sponzorství.   Uveďte detaily sponzorství, které bude sponzor potřebovat k tomu, aby se mohl rozhodnout. Nezapomeňte uvést také své kontaktní údaje. Můžete připojit také obálku, kterou adresujete sami sobě, aby vám sponzoři mohli snadno odpovědět. Nezapomeňte také napsat datum, kdy potřebujete znát vyjádření sponzora. Zeptejte se sponzora, jak by chtěl být za sponzorský dar oceněn. Jak by například chtěl být uveden v promočních materiálech? Nabídněte různé možnosti, ale nikdy nic nepředpokládejte dopředu a raději se zeptejte. Měli byste uvést konkrétní detaily o vaší organizaci nebo o akci, kterou pořádáte.   Pokud například žádáte o sponzorský dar pro charitu, měli byste uvést informace o činnosti a poslání vaší organizace, například kdy byla založena, kdo ji řídí, jakému účelu slouží a případně jaká ocenění získala, nebo jakých úspěchů dosáhla. Skutky jsou významnější, než slova. Neměli byste jen popsat svoji organizaci, nebo akci, kterou pořádáte a říct, že jde o dobrou věc. Přesvědčte sponzory pomocí detailů – důkazů, které podporují vaše tvrzení o vaší organizaci nebo akci. Důkazy jsou přesvědčivější, než superlativy. Když pouze pošlete dané společnosti žádost, nedosáhnete osobního spojení. Přestože je dobré napsat žádost písemně, měli byste na ni navázat také osobním kontaktem.   Můžete do společnosti zavolat, nebo se v ní zastavit osobně, když během 10 dnů nedostanete odpověď. Uvědomte si ale, že zejména generální ředitelé mají často spoustu práce a mohli by se chovat otráveně, takže je dobré si nejprve dohodnout schůzku. Měli byste působit nadšeně a vyhnout se všemu negativnímu. Neměli byste působit dojmem žebráka, který se snaží za každou cenu ze sponzorů vylákat dary. Pokud vám sponzor odpoví „možná,“ nemusíte se bát ho kontaktovat znovu. Jen to nedělejte ihned a nebuďte příliš horliví, abyste ho neotrávili. Nikdy nic nepředpokládejte. Nemyslete si, že získáte schůzku, nebo sponzorský dar. Pouze sponzorům poděkujte za jejich čas.   Pokud sponzorský dar získáte, nezapomeňte poslat děkovný dopis. 
Nastudujte si vzorové žádosti o sponzorské dary. Zvolte správný tón. Pište standardním formátem obchodního dopisu Zakončete dopis vyjádřením vděku. Stanovte si cíle. Napište si seznam sponzorů. Zjistěte, o co vám jde. Určete si, co nabízíte. Zjistěte si konkrétní osobu, které bude žádost adresována. Napište dobrý úvod. Uveďte výhody pro sponzory. Přesvědčte sponzory podpůrnými důkazy. Uveďte informace o vaší akci. Navažte osobní kontakt. Zde je příklad:
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-Sponsorship https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-Sponsorship https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-Sponsorship
Understanding the format Preparing to ask for Sponsorship Perfecting the Content