Změňte přístup Změňte své zvyky Omezte zbytečné emaily Nastavte si filtry
Nastavte si v emailu funkci, která vám bude nevyžádané zprávy automaticky ukládat do složky se spamem. Když vám přijde spam, označte ho jako nevyžádanou zprávu. Tím se odesílatel emailu označí jako spammer a všechny další zprávy z této adresy vám budou chodit automaticky přímo do složky spam.   Většina webových mailových klientů (Google Mail, Yahoo! Mail, Outlook atd.) mají vestavěné spamové filtry, které automaticky přesměrovávají nevyžádanou poštu do složky se spamem. Spamové filtry dokážou rozpoznat spam pomocí charakteristických znaků textu a velkých písmen příjemců. Spamové zprávy jsou emaily, které se náhodně posílají velkému množství lidí. Většinou slouží jako reklama, nebo nabízí podvodné služby. Protože spam může obsahovat i viry, neměli byste tyto zprávy vůbec otvírat. Je lepší je rovnou smazat, než chytit počítačový vir. Každý klient má své vlastní spamové filtry a další funkce. Pokud vám nestačí to, co vám nabízí vaše emailová služba, založte si email jinde.   Gmail se obecně považuje za jednu z nejefektivnějších emailových schránek. Má kvalitní spamový filtr a spoustu nástrojů, díky kterým můžete svoji schránku spravovat. Pokud musíte používat určitého klienta, ale chcete zkusit jinou službu, nastavte si přeposílání emailů z původní schránky do nové. Svoji emailovou adresu byste měli psát pouze na stránky, kterým důvěřujete. Neměli byste ji nikomu dávat, pokud to není nezbytně nutné. Emailová adresa je jedním z hlavních kontaktních údajů, jako například telefonní číslo. Buďte zodpovědní a nezadávejte svůj email na žádné stránky, které by vám mohly posílat nevyžádanou nebo zbytečnou poštu.   Když někam uvedete svoji emailovou adresu, daná webová stránka ji může prodat jiné společnosti, která vám bude posílat spam. Když někam uvedete svoji emailovou adresu, daná webová stránka ji může prodat jiné společnosti, která vám bude posílat spam. Dávejte si pozor zejména na nedůvěryhodné podniky, jako jsou cestovní kanceláře, nebo kosmetické společnosti. Protože tito lidé přesně vědí, za co jste ochotní utrácet peníze, mohou vám snadno posílat spoustu nevyžádaných reklamních emailů.   Běžným řešením je rozepsat emailovou adresu bez zavináče, například „jackjohnatemaildotcom“ místo „jackjohn@email.com.“ Pokud chcete svoji emailovou adresu sdílet na své vlastní webové stránce, můžete si vytvořit odkaz, který uživatelům automaticky otevře okno se zprávou, místo abyste museli uvádět emailovou adresu. Je snadné se během dne zapomenout u emailové schránky, zejména pokud pracujete v kanceláři. Je proto dobré si každý den určit konkrétní dobu, kterou věnujete kontrolování emailů. Určete si časový limit a kontrolujte emaily několikrát denně.   Můžete si emailovou schránku kontrolovat každý den v 9.00, v 13.30 a v 17.00 a pokud je to nutné, ještě jednou večer. Pokud jste manažer nebo majitel nějaké společnosti, můžete toto pravidlo stanovit pro všechny zaměstnance. Jistě tím zvýšíte jejich produktivitu. Je častým zvykem, že lidé odpovídají na emaily jen ze slušnosti a zbytečně konverzaci protahují. Nemusíte odpovídat na email jen abyste napsali „mějte se hezky“ nebo „děkuji.“ Obecně byste měli odpovídat pouze v případě, že je důležité dát odesílateli najevo, že jste zprávu dostali. Pokud vám někdo například pošle nějaké dokumenty, je lepší odpovědět tím, že mu zpět zašlete již podepsané papíry, nebo mu napíšete, kdy mu je zašlete. Emaily jsou určeny pro rychlou a efektivní komunikaci. Pokud si s někým potřebujete vyměnit více informací, měli byste mu raději zatelefonovat. Pokud musíte každý den posílat spoustu emailů, možná bude lepší setkat se s příjemci vašich zpráv osobně, abyste ušetřili čas a omezili množství emailů, které vám chodí. Pokud chcete omezit čas, který trávíte u emailu, měli byste sami odesílat méně emailů. Stanovte si limit počtu zpráv, které každý den smíte odeslat, abyste se soustředili na důležité věci.   Pokud například víte, že musíte poslat email svému šéfovi, nebudete moci poslat pěti kamarádům zprávu o tom, co se vám stalo o víkendu. Pokud chcete poslat zprávu více lidem najednou, najděte si lepší kanál. Můžete například všem lidem v kanceláři nalepit na krabičku s obědem papírek s vaší zprávou. Kromě spamů chodí mnoha lidem také spousta zbytečných reklamních a nabídkových emailů. Když si vytvoříte účet například na eBay nebo na Amazonu, kde je nutné zadat emailovou adresu, tyto servery vám budou automaticky posílat novinky a bulletiny.   Pokud tuto poštu nechcete dostávat, otevřete si jeden z přijatých emailů a sjeďte až dolů. Všechny tyto stránky nabízejí možnost odhlásit se z odběru novinek. Jednoduše klikněte na tlačítko „Unsubscribe“ a už nebudete dostávat žádné reklamní emaily od daného serveru. Spamový filtr tyto zprávy nezachytí, protože přicházejí z legitimních webových stránek. Účty na sociálních sítích, jako je Facebook nebo Twitter, jsou často nastaveny tak, že uživatelům posílají emaily s každým upozorněním o nové zprávě, komentáři nebo „lajku.“ Pokud už vás nebaví číst si denně desítky zbytečných emailů, změňte si na sociálních sítích nastavení, abyste dostávali upozornění pouze o důležitých věcech.  Místo abyste dostávali neustále spoustu upozornění, si emaily vypněte a každý den si sociální sítě zkontrolujte manuálně. Je to mnohem lepší, než prodírat se horou emailů. Další možností je zařídit si několik emailových adres a používat každou k určitému účelu. Pokud chcete dostávat reklamní emaily, zařiďte si novou emailovou schránku a nechejte si na ni posílat všechny newslettery a spamy. Tuto adresu uvádějte na webu a pro pracovní a osobní účely mějte jinou adresu.  To samé platí i naopak – pokud je na čase přejít z adresy wolfmoon92@unprofessional.com na něco trochu profesionálnějšího, zařiďte si novou schránku pro pracovní a osobní účely. Většina webových klientů umožňuje vytvořit si vlastní filtr. Filtry zpráv fungují stejně, jako spamové filtry, jen s tím rozdílem, že si je nastavujete manuálně. Můžete si vytvořit filtr na konkrétní emailové adresy, takže každá zpráva, kterou z těchto adres obdržíte, skončí rovnou v Koši. Pokud chcete vytvořit filtr, otevřete si nastavení emailové schránky a vyberte možnost Filter. Potom si budete moci nakonfigurovat emailové adresy, které chcete filtrovat a určit složku, do které chcete příchozí zprávy ukládat (například do Koše, nebo do nově vytvořené speciální složky). Pokud neustále dostáváte nevyžádanou poštu z osobních emailových adres (například každodenní otravné vtipy od vašeho spolužáka ze základní školy), můžete si je také vyfiltrovat. Budete muset zadat emailovou adresu odesílatele a určit si složku, do které chcete zprávy ukládat. Pokud vám běžnými filtry stále prochází spam, můžete si nastavit vlastní filtr, který vychytá zprávy obsahující určité fráze. V tomto případě budete zprávy filtrovat podle obsahu předmětu emailu.   Příkladem těchto frází a slov jsou "Cialis", "Viagra", nebo "penis". Dávejte si pozor, abyste nezadali žádné fráze, které mohou být neškodné. Možná vás již nebaví číst spamy ohledně slev, ale když zadáte do filtru frází slovo „sleva,“ mohli byste přijít i o důležité emaily. Další možností je filtrovat zprávy přímo podle obsahu. Můžete si nastavit filtry, které budou procházet obsah každého emailu a vyhledají v nich klíčová slova nebo fráze, podle kterých je budou moci vyfiltrovat. Toto nastavení se hodí v případě, že už nechcete dostávat tematické emaily, ale zároveň chcete být schopni v budoucnu přijímat zprávy z dané adresy.  Pokud máte například oděvní společnost a právě jste uvedli na trh nové tričko spojené s nějakou událostí, vytvořte si filtr, který bude zasílat všechny zprávy o této události do speciální složky, abyste nepřišli o důležité zprávy.
Naučte svůj email rozpoznávat spam. Zkuste jinou emailovou službu. Vyhýbejte se webovým stránkám a službám, které chtějí vaši emailovou adresu. Stejně mohou postupovat také různé společnosti. Kontrolujte si email každý den ve stejnou dobu. Neodpovídejte na emaily pouze ze slušnosti. Snažte se komunikovat pomocí jiných kanálů. Omezte množství zpráv, které každý den posíláte. Ohlaste se z odběrů novinek. Změňte si nastavení na sociálních sítích. Zařiďte si různé emailové adresy pro různé účely. Vytvořte si vlastní filtr. Filtrujte zprávy podle odesílatele. Filtrujte zprávy podle tématu. Filtrujte zprávy podle obsahu.
https://www.wikihow.com/Reduce-Email https://www.wikihow.com/Reduce-Email https://www.wikihow.com/Reduce-Email https://www.wikihow.com/Reduce-Email
Changing Your Approach Changing Your Habits Reducing Bulk Emails Setting Up Filters