Trả lời tin nhắn văn bản Trò chuyện trực tiếp với ai đó Gửi email phản hồi
Email, thư từ, và thậm chí cuộc trò chuyện trực tiếp có thể diễn ra theo cách thức trang trọng hơn. Vì bản chất ngắn gọn và có giới hạn của tin nhắn văn bản, việc sử dụng ngôn ngữ thoải mái hơn sẽ phù hợp và truyền tải thông điệp rằng cuộc trò chuyện mang tính cá nhân hơn.  Chẳng hạn như, bạn có thể sử dụng “b” thay cho “bạn” để tiết kiệm không gian, gửi một tin nhắn nhanh hơn, và thể hiện giọng điệu thoải mái. Các quy tắc chấm câu thường thoải mái hơn trong tin nhắn văn bản. Ví dụ, quy tắc bắt buộc sử dụng dấu phẩy có thể khiến cuộc tán gẫu có cảm giác khoa trương và trịnh trọng. Đừng lúc nào cũng cho rằng cuộc trò chuyện qua tin nhắn sẽ bình thường, nhưng nếu đối phương sử dụng ngôn ngữ thường ngày, bạn nên đáp lại để giúp họ cảm thấy thoải mái. Nếu bạn muốn duy trì cuộc tán gẫu qua tin nhắn, việc đặt các câu hỏi mở giúp đối phương nói nhiều hơn và bày tỏ ý kiến của họ về đề tài nào đó. Đặt những câu hỏi mang lại câu trả lời súc tích, có hoặc không sẽ khiến cuộc nói chuyện trở nên nhàm chán.  Ví dụ, nếu đang nói chuyện với ai đó về vấn đề kinh doanh, bạn có thể hỏi, “Anh cảm thấy như thế nào về dự án mới?” Nếu bạn muốn biết thêm về suy nghĩ của một người về chủ đề nào đó, thử nhắn tin cho họ thế này, “Tôi đồng ý với anh, nhưng tại sao anh lại nghĩ vậy?” Tin nhắn văn bản nên tương đối ngắn gọn, tuy nhiên phản hồi cộc lốc hoặc vội vã có thể truyền đi thông điệp rằng bạn đang tức giận hoặc khó chịu với đối phương. Nếu bạn đang trả lời tin nhắn từ ai đó, hãy gửi cho họ một câu trả lời có ý nghĩa mà chứa ít nhất 1 hoặc 2 câu. Đôi khi, hoàn toàn có thể chấp nhận khi trả lời “OK” nếu nó có ý nghĩa trong ngữ cảnh. Tuy nhiên, tránh gửi lại từ “K”, vì nó gây cảm giác cộc lốc và khiếm nhã. Vì bản chất khách quan của tin nhắn văn bản, mọi người có thể hiểu được giọng điệu hoặc cảm xúc thông qua ngôn từ ngắn gọn. Bạn có thể truyền đạt ý của mình rõ ràng bằng cách sử dụng phép chấm câu và biểu tượng cảm xúc nếu tin nhắn của mình có vẻ mơ hồ.  Ví dụ, bạn có thể phản hồi, “Biết rồi, cảm ơn nha. :)” khi đó tin nhắn không có cảm giác như thể bạn đang khó chịu hoặc cộc lốc với đối phương. Đôi khi, sử dụng dấu chấm mang lại cảm giác như thể bạn đang tức giận. Chẳng hạn như, cảm giác sẽ dễ chịu hơn khi nói, “Không, nó không có” thay vì nói “Không. Nó không có”. Trước khi gửi tin nhắn, bạn nên kiểm tra nhanh lại. Kiểm tra lỗi đánh máy, và đảm bảo rằng bạn đang truyền tải thông điệp phù hợp và sử dụng đúng giọng điệu. Một khi đã gửi tin nhắn, bạn không thể lấy lại nó! Vì thế, tốt nhất là hãy kiểm tra nhanh lại trước khi gửi. Hàng loạt thông báo và chuỗi các tin nhắn văn bản có thể làm phiền và khiến người khác bực bội. Hãy gửi một tin nhắn phản hồi bao gồm mọi điều mà bạn muốn nói, thay vì gửi nhiều tin nhắn ngắn gọn.  Cũng bình thường khi gửi thêm một tin nhắn nếu bạn quên ý hoặc cần làm rõ điều gì đó. Nếu ai đó không phản hồi 2 tin nhắn liên tục, có lẽ họ không muốn nói chuyện với bạn hoặc họ đang không sử dụng điện thoại. Dù thế nào đi nữa, bạn nên cho họ thời gian và không gian để trả lời. Tin nhắn văn bản nên ngắn gọn và súc tích. Nếu cuộc trò chuyện qua tin nhắn bắt đầu trở nên quá rắc rối đến mức bạn không thể bày tỏ suy nghĩ một cách phù hợp, hãy hỏi xem người đó có thể gọi điện thoại cho bạn không để bạn có thể nói chi tiết hoặc thảo luận vấn đề thật đầy đủ. Thử nhắn tin thế này, “Sẽ dễ dàng hơn để giải thích qua điện thoại. Anh có thể gọi điện thoại cho tôi được không, cảm ơn anh!” Bất cứ khi nào ai đó nói chuyện với bạn, hãy giao tiếp bằng mắt và chú ý đến lời nói của họ. Điều này thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và hiểu những gì họ đang nói.  Hãy hoàn toàn chú ý đến người nói để họ cảm thấy dễ chịu khi trò chuyện với bạn. Ngả người gần hoặc hỏi đối phương xem bạn có thể di chuyển tới nơi yên tĩnh hơn không nếu bạn cảm thấy khó để nghe rõ. Ngôn ngữ cơ thể có thể truyền tải nhiều điều ngoài lời nói của một người. Khi ai đó đang nói chuyện, hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể của họ để biết cách mà bạn nên phản hồi.  Ví dụ, nếu ai đó cứ nhìn xung quanh hoặc chuyển chân qua lại, có lẽ họ đang lo lắng hoặc sợ hãi. Bạn nên hỏi xem họ có ổn không thay vì phản hồi lại những gì họ nói. Bạn cũng nên lắng nghe cách mà họ nói. Nếu họ nói lớn giọng hoặc công kích, có lẽ họ đang bực bội hoặc tức giận về cuộc trò chuyện. Bạn sẽ cần cách tiếp cận khác khi phản hồi để tránh tình hình thêm căng thẳng. Nếu bạn quá hứng thú hoặc nhiệt tình trả lời trước khi ai đó nói xong, họ sẽ để ý và có lẽ sẽ buồn bực. Hãy đợi cho đến khi họ nói xong và bạn đã nghe tất cả những gì họ muốn nói trước khi đưa ra câu phản hồi. Sẽ rất khiếm nhã khi xen vào suy nghĩ riêng của bạn trong khi ai đó đang nói. Khi trò chuyện với ai đó, bạn nên để họ nói hết suy nghĩ của mình trước khi bạn phản hồi. Như vậy, bạn sẽ biết tất cả những sự thật và thông tin mà họ muốn truyền đạt để bạn có thể đưa ra câu trả lời sâu sắc và thấu hiểu. Đôi khi, mọi người sẽ bổ sung thêm một chút thông tin sau khi họ nói xong. Chằng hạn như, họ có thể nói, “Ồ đợi xíu, tôi quên nói điều này”. Hãy để họ nói hết những gì họ muốn nói. Trước khi đáp lại, hãy dành một chút thời gian để cân nhắc tất cả thông tin mà bạn đã biết. Nếu bạn đưa ra câu trả lời lạc đề, người khác sẽ nghĩ rằng bạn đã không thật sự lắng nghe những gì họ nói. Dành một chút thời gian để suy nghĩ cách trả lời cũng đảm bảo rằng bạn đưa ra một câu phản hồi thông minh. Nếu bạn không thể nghe hoặc hiểu rõ những gì ai đó đang nói, đừng cố phản hồi với sự hiểu biết sai hoặc nữa vời. Hãy hỏi xem họ đã nói gì hoặc ý của họ là gì để bạn có thể đáp lại phù hợp.  Nếu bạn không chắc chắn về ý định của ai đó hoặc muốn họ giải thích ý nghĩa thật sự trước khi đáp lại, hãy đặt một câu hỏi mở, “Như vậy ý của anh là sao?”  Cũng bình thường khi yêu cầu ai đó nhắc lại nếu bạn không thể nghe hoặc không hiểu đầy đủ những gì họ đã nói. Sau khi bạn cân nhắc thông tin nhận được và suy nghĩ về những gì mình muốn nói, hãy nói một cách rõ ràng và tự tin. Đừng sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc mâu thuẫn để cố tỏ vẻ nhanh trí hoặc thông minh hơn. Mọi người trân trọng sự chân thật, vì thế hãy đưa ra câu phản hồi thành thật để thể hiện rằng bạn quan tâm và hiểu họ.  Đảm bảo rằng họ đang chú ý để bạn không phải nhắc lại. Nhận biết nếu ai khác muốn nói chuyện và cho họ cơ hội để nói. Để đối phương đáp lại những gì bạn đã nói. Đừng bỏ đi hoặc kết thúc cuộc trò chuyện vì bạn đã có cơ hội nói xong. Cho dù bạn đã cân nhắc về những gì mình muốn nói, luôn có khả năng rằng ai đó sẽ phản đối lời nói của bạn. Điều đó cũng ổn thôi! Hãy chuẩn bị cho trường hợp ai đó tranh luận hoặc cố xem thường những gì bạn nói.  Hãy giữ bình tĩnh và đừng nổi nóng nếu ai đó cố tình khiêu khích bạn. Để người khác khẳng định niềm tin và ý kiến của họ. Đừng cố ép buộc họ chấp nhận quan điểm của bạn. Phản hồi email đúng lúc là điều quan trọng để thể hiện tác phong lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn không cần phải trả lời ngay lập tức, tuy nhiên bạn nên đáp lại trong vòng ít nhất 2 ngày. Cho dù email không liên quan đến bạn hoặc do nhầm lẫn, hãy trả lời người gửi để họ biết rằng họ đã gửi nhầm người. Email thường trịnh trọng hơn tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi điện thoại. Hãy trả lời bằng “Xin chào” hoặc “Chào” trước tên của một người để bắt đầu email một cách phù hợp. Nếu người mà bạn đang phản hồi ưu tiên cách chào cụ thể hoặc muốn bạn gọi họ bằng tên, hãy làm theo yêu cầu. Ví dụ, nếu họ muốn bạn gọi họ bằng cái tên rút gọn, chẳng hạn như “Bob” thay vì “Robert” hãy dùng tên riêng đó. Email phản hồi nên có ngữ pháp, chính tả, và phép chấm câu phù hợp. Tuy nhiên, việc dùng quá nhiều dấu chấm than có khiến bạn có vẻ không thành thật hoặc quá khích. Tránh sử dụng chúng trừ khi phù hợp. Dấu chấm than là một cách tuyệt vời để chúc mừng ai đó hoặc truyền tải sự hứng thú, tuy nhiên nếu lạm dụng, chúng sẽ mất tác dụng. Hãy chọn phông chữ cơ bản để email trở nên chuyên nghiệp. Không sử dụng phông chữ nhiều màu sắc hoặc kiểu chữ in như Comic Sans khi bạn gửi email phản hồi. Một lựa chọn cơ bản là kích cỡ 10 hoặc 12 cho phông chữ Arial hoặc Times New Roman. Đôi khi, sẽ có ích khi bao gồm ai khác trong thư phản hồi để bạn có thể đưa họ vào cuộc thảo luận. Tuy nhiên, việc gửi đến cố vấn hoặc đồng nghiệp không liên quan sẽ thật sự khiến người mà bạn đang phản hồi buồn bực hoặc tức giận. Nếu bạn cần bao gồm ai khác trong email, hãy sử dụng tính năng “BCC”, nghĩa là gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín. Nếu trả lời tất cả mọi người trong nhóm là phản hồi phù hợp, hãy chọn “Trả lời tất cả” khi bạn gửi lại. Tuy nhiên, nếu bạn cần hỏi hoặc làm rõ một chủ đề hay vấn đề cụ thể với 1 người, hãy gửi trực tiếp cho người đó. Nếu có một nhóm lớn gồm nhiều người trong email nhưng bạn chỉ cần trả lời một vài người, bạn chỉ cần chọn phản hồi cho những người đó. Email ngắn gọn không có ích cho cuộc trò chuyện sẽ không cần thiết. Trừ khi người gửi yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn đã nhận được và hiểu email, việc gửi email “Cảm ơn” sẽ không cần thiết và phiền phức. Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể khiến email của bạn có vẻ không chuyên nghiệp. Trước khi gửi, hãy dành một chút thời gian đọc lại thư phản hồi. Hãy kiểm tra chính tả và ngữ pháp chính xác và đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng người.  Đừng phụ thuộc vào tính năng kiểm tra chính tả để phát hiện tất cả lỗi! Thử đọc email thành tiếng trước khi gửi để bạn có thể nghe rõ nội dung. Các ứng dụng hoặc chương trình email thường tự động điền vào địa chỉ email khi bạn gõ vào trường dữ liệu người nhận, điều này có thể khiến bạn vô tình gửi email đến nhầm người.
Sử dụng ngôn ngữ thường ngày khi bạn nhắn tin. Đặt những câu hỏi mở để phát triển cuộc trò chuyện. Tránh gửi các câu trả lời cộc lốc hoặc có 1 từ. Sử dụng phép chấm câu và biểu tượng cảm xúc để truyền tải giọng điệu. Xem lại tin nhắn trước khi gửi. Đừng gửi hàng loạt tin nhắn tiên tiếp. Yêu cầu gọi điện thoại nếu cuộc trò chuyện trở nên quá phức tạp để nhắn tin. Lắng nghe cẩn thận khi ai đó nói chuyện với bạn. Chú ý đến các tín hiệu không lời từ người nói. Tránh phản hồi trong khi ai đó đang nói. Đợi cho đến khi họ nói xong trước khi bạn nói. Nghĩ về câu phản hồi để bạn có thể tự tin nói ra. Đặt câu hỏi nếu bạn cần sự giải thích hoặc thêm thông tin. Nói trực tiếp và rõ ràng khi bạn phản hồi. Chuẩn bị khi ai đó phản đối. Trả lời email trong vòng 48 giờ. Sử dụng lời chào chuyên nghiệp trong email phản hồi. Hạn chế sử dụng dấu chấm than. Tránh các phông chữ khó nhìn khi bạn gửi email. Chú ý đến người nhận trong email phản hồi. Xác định người mà bạn muốn trả lời trong một email nhóm. Tránh gửi một email cảm ơn trừ khi cần thiết. Đọc lại email và kiểm tra lại người nhận trước khi gửi.
https://www.wikihow.com/Respond https://www.wikihow.com/Respond https://www.wikihow.com/Respond
Replying to Text Messages Speaking to Someone In-Person Sending an Email Response