Thiết lập Mối liên hệ giữa Các Bảng Tạo Cở sở Dữ liệu Mới Nhập Dữ liệu vào Cơ sở Dữ liệu Tạo và Dùng Biểu mẫu Tạo một Báo cáo
Mỗi bảng sẽ có một khóa chính và duy nhất cho mỗi mục. Theo mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Đó là các trường đuwọc liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Trường liên kết chứa dữ liệu giống nhau.  Ví dụ, trong bảng Đơn hàng, bạn có trường ID của những Khách hàng đặt hàng sản phẩm. Bạn có thể tạo mối liên hệ giữa trường ID Khách hàng đó với trường ID trong bảng Thông tin Khách hàng. Sử dụng mối liên hệ sẽ giúp dữ liệu phù hợp, hiệu quả và dễ đọc. Chọn nút Liên hệ (Relationships) trong mục Liên hệ. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới hiển thị cái nhìn tổng quan của các bảng trong cơ sở dữ liệu. Mỗi trường được liệt kê dưới tên bảng. Bạn cần phải tạo trường cho khóa ngoài trước khi tạo liên hệ. Ví dụ, nếu bạn muốn dùng ID Khách hàng trên bảng Đơn hàng, tạo trường trên bảng Đơn hàng, đặt tên là Khách hàng và để trống. Đảm bảo rằng trường này có cùng định dạng với trường liên kết (trong trường hợp này là số thứ tự). Thả trường đó vào trường vừa được tạo. Nhấp chuột vào Tạo (Create) trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Mội đường sẽ xuất hiện giữa hai bảng, kết nối các trường với nhau. Chọn mục “Buộc Tham chiếu Toàn vẹn” (Enforce Referential Integrity) khi tạo liên hệ. Điều này nghĩa là khi dữ liệu một trường thay đổi, trường còn lại cũng tự động cập nhật. Nó giúp dữ liệu được đồng nhất chính xác. Cơ sở dữ liệu chứa đựng toàn bộ dữ liệu ở nhiều dạng thức khác nhau. Bạn có thể chọn mục mở một cở sở dữ liệu trống, cơ sở dữ liệu web trống, hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn.  Cơ sở dữ liệu trống là dạng tiêu chuẩn của Access, thích hợp nếu sử dụng thông thường. Khi tạo cơ sở dữ liệu trống sẽ đồng thời tạo một bảng. Cơ sở dữ liệu web được thiết kế tương thích với công cụ xuất bản trực truyến của Access. Khi tạo cơ sở dữ liệu web sẽ đồng thời tạo một bảng khác. Các mẫu là những cơ sở dữ liệu được dựng trước và tương thích với nhiều phạm vi sử dụng. Chọn một trong các mẫu cho sẵn nếu bạn không muốn tốn nhiều thời gian để thiết kế cấu trúc của cơ sở dữ liệu. Sau khi hoàn thành việc chọn kiểu, đặt tên tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều cơ sở dữ liệu cùng lúc. Gõ tên tập tin vào hộp thoại "Tên Tập tin" (File Name). Chọn "Tạo" (Create) để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới. Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, bạn sẽ muốn sắp xếp nó theo cách hợp lý nhất và thêm các cấu trúc thích hợp. Sau đây là một vài cách định dạng và tương tác với dữ liệu trên Access:  Bảng –  đây là cách phổ biến để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Bảng có thể so sánh với bảng tính trên Excel: dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột. Do đó, việc nhập các dữ liệu quan trọng từ Excel và các phần mềm tương tự khác là việc tương đối đơn giản. Biểu mẫu – đây là cách để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Trong khi bạn phải nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng, dùng biểu mẫu sẽ nhanh chóng và trực quan hơn. Báo cáo – cách này giúp tóm tắt và hiển thị dữ liệu trên cơ sở dữ liệu. Báo cáo để phân tích dữ liệu và đưa ra câu trả lời cho câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như lợi nhuận là bao nhiêu, khách hàng thuộc khu vực nào. Nó chủ yếu được thiết kế khi cần in ra. Truy vấn –  đây là cách thu thập và lọc dữ liệu. Bạn có thể dùng truy vấn để hiện thị các truy vấn cụ thể từ nhiều bảng. Bạn cũng có thể dùng nó để tạo và cập nhật dữ liệu. Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo một bảng trống. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng theo cách thủ công hoặc sao chép và dán nội dung từ nguồn khác.  Mỗi phần của dữ liệu nên được viết vào các cột (trường) riêng biệt, còn mỗi hồ sơ là một hàng riêng biệt. Ví dụ, điền tên khách hàng vào từng hàng, tương ứng với mỗi cột là các mẩu thông tin khác nhau về khách hàng đó (tên, tên họ, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại.v.v). Bạn có thể đổi tên nhãn của mỗi cột để dễ dàng biết được nội dung cột đó. Nhấp đúp chuột vào phần tiêu đề của cột để đổi tên. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Đây là cách hiệu quả để lấy thông tin từ một trang chủ hay nguồn chia sẻ khác.  Nhấp chọn tab Dữ liệu Ngoài (External Data). Chọn kiểu tập tin bạn muốn nhập. Trong mục “Nhập và Liên kết” (Import and Link), bạn sẽ thấy một vài kiểu tập tin. ODBC là viết tắt của Kết nối Cơ sở dữ liệu Mở, bao gồm cơ sở dữ liệu như SQL. Chuyển hướng tới vị trí chứa dữ liệu. Nếu nó thuộc một trang web, bạn cần cung cấp địa chỉ trang web đó. Ở cửa sổ tiếp theo, chọn "Xác định cách và vị trí lưu trữ dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hiện tại" (Specify how and where you want to store the data in the current database). Chọn "OK". Làm theo các bước trên màn hình để nhập dữ liệu. Bạn sẽ muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Điều này giúp cơ sở dữ liệu chạy mượt hơn. Ví dụ, bạn tạo bảng lưu thông tin khách hàng và dùng bảng khác để lưu thông tin đặt hàng. Bạn có thể liên kết thông tin khách hàng với bảng thông tin đặt hàng. Add another table. You will want to keep your different records in different databases. Trong mục Tạo (Create) ở tab Home, chọn nút tạo bảng. Bảng mới sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể nhập thông tin tương tự như cách nhập ở bảng đầu. Biểu mẫu cho phép bạn dễ dàng quan sát dữ liệu ở mỗi trường, cũng như nhanh chóng chuyển đổi giữa các hồ sơ hoặc tạo cái mới. Biểu mẫu rất cần thiết với các phần mở rộng của dữ liệu, hầu hết người dùng đều thấy biểu mẫu dễ sử dụng hơn bảng. Thao tác này sẽ tự động tạo một biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng. Access thực hiện công việc tạo bảng khá tốt khi các trường đều có kích thước phù hợp, tuy nhiên bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển bất kỳ yếu tố nào trên biểu mẫu nếu muốn.  Nếu bạn không muốn thấy một trường cụ thể nào trên biểu mẫu, nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Xóa (Delete). Nếu bảng có mối liên hệ, mộg bảng dữ liệu sẽ xuất hiện dưới mỗi hồ sơ, hiển thị mối liên hệ giữa các dữ liệu. Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu kết nối dễ dàng hơn theo cách này. Ví dụ, mỗi đại diện bán hàng sẽ có một khách hàng tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Nút mũi tên ở phía dưới cùng dùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng. Nó nằm ở góc phía trên bên trái, và cho phép bạn thay đổi các giá trị của bảng bằng cách sử dụng biểu mẫu. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản ở bất kỳ trường hồ sơ nào để thay đổi dữ liệu trong bảng. Thay đổi sẽ tự động được cập nhật vào bảng, cũng như ở các bảng liên kết. Nhấp chuột vào nút “Thêm Hồ sơ” (Add Record) gần nút điều hướng để tạo hồ sơ mới ở phía dưới cùng danh sách. Bạn có thể dùng các trường để nhập dữ liệu vào hồ sơ mới trong bảng. Cách nhập thông tin mới này dễ hơn việc nhập thông qua bảng. Hãy nhớ lưu biểu mẫu bằng cách nhấn phím Ctrl + S để bạn có thể dễ dàng truy cập lại vào lần sau. Nó sẽ xuất hiện trên khung điều hướng ở phía trái màn hình. Báo cáo cho phép bạn xem tóm tắt dữ liệu một cách nhanh chóng. Chúng thường được dùng để báo cáo thu nhập hoặc vận chuyển, hay có thể được thay đổi để dùng trong bất kỳ trường hợp nào. Báo cáo lấy dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn bạn vừa tạo. Chọn dạng báo cáo muốn tạo. Có một số cách khác nhau để tạo báo cáo. Access có thể tạo báo cáo tự động, hoặc tạo theo cách thủ công.  Báo cáo – tạo một báo cáo tự động với tất cả dữ liệu từ nguồn. Dữ liệu sẽ không được nhóm lại, tuy nhiên dạng này đủ để hiển thị những thứ cần thiết đối với cơ sở dữ liệu nhỏ. Báo cáo trống – tạo một báo cáo trống mà bạn có thể tự nhập số liệu vào. Bạn có thể chọn bất kỳ trường trống nào để tự tạo báo cáo. Báo cáo thuật sĩ – loại này sẽ hướng dẫn bạn các quá trình tạo báo cáo, cho phép chọn và nhóm dữ liệu, sau đó định dạng một cách chính xác. Nếu bạn tạo báo cáo trống, bạn cần chọn một nguồn để tạo ra nó. Trước tiên, nhấp chọn tab Sắp xếp (Arrange) rồi chọn Bảng Thuộc tính (Property Sheet). Ngoài ra, bạn có thể nhấn phím Alt + Enter. Chọn mũi tên đi xuống ngay cạnh trường Nguồn Hồ sơ (Record Source). Một danh sách các bảng và truy vấn có sẵn sẽ xuất hiện. Chọn một và nó sẽ được chỉ định trong báo cáo. Sau khi có nguồn, bạn có thể bắt đầu thêm trường vào báo cáo. Nhấp chọn tab Định dạng (Format), sau đó chọn Thêm Trường Đã tồn tại (Add Existing Fields). Danh sách các trường sẽ xuất hiện ở khung bên phải.  Nhấp chuột và kéo trường bạn muốn thêm vào khung Thiết kế (Design). Hồ sơ sẽ xuất hiện trong báo cáo. Khi bạn thêm các trường khác, chúng sẽ tự động được sắp xếp như các trường có sẵn. Bạn có thể thay đổi kích thước các trường bằng cách nhấp chuột vào cạnh và kéo chuột. Xóa trường trong báo cáo bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề và nhấn phím Delete. Nhóm cho phép bạn nhanh chóng phân tích thông tin trong báo cáo và sắp xếp các thông tin liên quan. Ví dụ, nếu bạn muốn gộp nhóm bán hàng theo khu vực hay người bán hàng. Nhóm sẽ cho phép bạn thực hiện thao tác này.  Nhấp chọn tab Thiết kế (Design), sau đó chọn Nhóm & Sắp xếp (Group & Sort). Nhấp chuột phải vào bất kỳ điểm nào trong trường muốn thêm vào nhóm. Chọn Nhóm vào (Group On) trên menu. Một tiêu đề sẽ được tạo cho nhóm. Bạn có thể điều chỉnh tiêu đề tùy ý. Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể lưu lại hoặc chia sẻ hoặc in ra giống như các tài liệu khác. Sử dụng báo cáo để chia sẻ hiệu suất của công ty với các nhà đầu tư, thông tin cho nhân viên,v,v.
Bạn cần hiểu cách hoạt động của các khóa. Nhấp chọn tab Công cụ Cơ sở dữ liệu (Database Tools). Kéo trường bạn muốn đặt làm khóa ngoài. Nhấp chuột vào tab Tập tin (File) rồi chọn “Mới” (New). Đặt tên cơ sở dữ liệu. Xác định cấu trúc phù hợp nhất với dữ liệu. Tạo bảng đầu tiên. Nhập dữ liệu từ nguồn khác. Thêm một bảng khác. Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Nhấp chọn nút Biểu mẫu (Form) trong tab Tạo (Create). Điều hướng biểu mẫu mới. Nhấp chọn nút bảng dữ liệu để sử dụng bảng. Thay đổi hồ sơ có sẵn. Thêm hồ sơ mới. Lưu biểu mẫu khi hoàn thành. Chọn bảng hoặc truy vấn. Nhấp chọn tab Tạo (Create). Thiết lập nguồn cho báo cáo trống. Thêm trường vào báo cáo. Thêm nhóm vào báo cáo. Lưu và chia sẻ báo cáo.
https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access https://www.wikihow.com/Use-Microsoft-Access
Setting Table Relationships Creating a New Database Adding Data to the Database Creating and Using Forms Creating a Report