Phân bổ thời gian Lập thời gian biểu Tuân thủ thời gian biểu
Điền các nhiệm vụ cố định thì dễ, nhưng phân bổ thời gian còn lại có thể sẽ khá phức tạp. Bạn hãy bắt đầu bằng việc viết ra mọi việc cần hoàn thành lên một tờ giấy trắng hoặc văn bản mới trên điện thoại hay máy tính. Xếp thứ tự ưu tiên bằng cách viết con số hoặc chữ bên cạnh từng nhiệm vụ.  Ví dụ, bạn có thể viết số 1 (hoặc chữ A) bên cạnh các nhiệm vụ quan trọng nhất. Đây sẽ là những mục được đặt vào thời gian biểu trước tiên. Ghi số 2 (hoặc chữ B) cạnh các nhiệm vụ có mức ưu tiên thấp hơn, và ghi số 3 (hoặc chữ C) cạnh những mục không cần ưu tiên. Khi điền một nhiệm vụ vào thời gian biểu, bạn có thể đánh dấu mức độ ưu tiên bên cạnh, hoặc chỉ cần đánh dấu sao hoặc dấu chấm than vào các mục ưu tiên hàng đầu. Nếu đang lên kế hoạch cho một tuần, bạn hãy lên danh sách các nhiệm vụ hàng tuần. Viết ra các nhiệm vụ hàng ngày nếu bạn đang lập thời gian biểu cho một ngày. Bắt đầu bằng việc điền các nhiệm vụ quan trọng nhất. Ước lượng khoảng thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ và sắp xếp các mục ưu tiên vào những lúc bạn tỉnh táo nhất và không bị xao lãng. Để làm nổi bật những mục quan trọng, bạn có thể đánh dấu sao, gạch dưới hoặc tô bút dạ quang.  Ví dụ, nếu bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy xếp lịch cho các dự án quan trọng vào khoảng thời gian trước giờ nghỉ trưa, còn việc sắp xếp giấy tờ và xóa email để làm sau. Cố gắng đặt ra các mục tiêu hợp lý. Đừng cố sức nhồi nhét thời gian làm bài tập về nhà hoặc gặp gỡ khách hàng trong 30 phút khi bạn biết là có thể phải dành cả tiếng đồng hồ mới đủ. Sau khi điền các mục quan trọng nhất, bạn có thể bắt đầu xếp các nhiệm vụ nhỏ hơn vào thời gian biểu, chẳng hạn như giặt quần áo hoặc đi chợ. Khi điền các nhiệm vụ vào thời gian biểu, bạn cũng cần ghi các thông tin chi tiết để khỏi quên mục đó là gì. Nếu ghi quá vắn tắt, có thể bạn không nhớ “đi họp” hoặc “tìm kiếm” cụ thể là gì.  Nếu phải đi họp, bạn nên ghi cả thời gian, địa điểm và những người tham dự. Có thể bạn cũng cần ghi thêm các gạch đầu dòng về nội dung của buổi họp. Lưu ý rằng bạn không nên viết cả một “bài luận” cho từng nhiệm vụ. Chỉ nên ghi những chi tiết cần thiết để dễ theo dõi. Cho dù lập thời gian biểu trên ứng dụng hoặc phần mềm ghi chú, bạn cũng nên điền thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc để sắp xếp thời gian trong ngày. Như vậy, bạn sẽ biết một ngày của mình trôi qua như thế nào và bạn đang ở đâu ở các thời điểm cụ thể.  Ví dụ, có thể bạn phải soạn dàn bài từ  9:30 đến 10:30 sáng, đến lớp từ 11:00 đến 12:15 trưa, ăn trưa vào lúc 12:30 trưa, và có cuộc họp từ 1:00 đến 1:45 chiều. Nhớ đặt mục tiêu hợp lý. Xem lại các ghi chép về giờ giấc của bạn để ước lượng chính xác thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ. Bạn không thể làm việc hết năng suất suốt ngày đêm, vì vậy, hãy dành thời gian cho những người thân yêu, ra ngoài chơi và tiêu khiển. Nếu bạn thuộc tuýp người làm việc quên giờ giấc thì lời nhắc nghỉ ngơi và giải trí là rất quan trọng. Ví dụ, bạn có thể ghi các mục như “Thứ ba, 6:30 chiều – Ăn tối với Hà và Mai (tan sở lúc 5:45!) hoặc “Thứ bảy, 12:00 trưa – Dẫn Chi ra công viên.” Nếu công việc này nối tiếp công việc kia quá sít sao, bạn sẽ không có thời gian để điều chỉnh. Thay vào đó, hãy dành ra một khoảng thời gian để xử lý khi công việc bị gián đoạn hoặc chậm trễ. Cộng thêm 15 phút giữa các nhiệm vụ là một cách hay để có thêm thời gian thoải mái cho các kế hoạch của bạn.  Nếu phải di chuyển đi đâu đó, bạn nhớ trừ hao khoảng 10-15 phút để đề phòng ùn tắc trên đường. Cho dù không bị muộn giờ hoặc xao lãng, bạn cũng có thể tận dụng những khoảng thời gian này để nghỉ ngơi, tập thể dục hoặc làm những việc khác. Hãy ghi lại thời gian bạn sửa soạn mỗi buổi sáng, ăn uống, giặt giũ, mua thực phẩm, trả lời email, làm bài tập về nhà và hoàn thành các nhiệm vụ thường lệ khác. Theo dõi trong khoảng một tuần và ghi vào sổ tay, bảng tính hoặc ứng dụng ghi chú.  Việc theo dõi trong một tuần sẽ giúp bạn ước lượng chính xác khoảng thời gian dành cho các nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra, cách này cũng giúp bạn tìm được cách làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, có thể bạn nhận thấy mình mất đến 10 tiếng đồng hổ để chơi game mà lẽ ra phải dành nhiều thời gian hơn để học. Bạn có thể thử nghiệm các phương pháp viết tay và ghi chú bằng kỹ thuật số. Nếu muốn bắt đầu trên trang trống, bạn nên dùng sổ tay hoặc một ứng dụng ghi chép. Nếu muốn sử dụng các ô kẻ sẵn kèm ngày giờ, bạn có thể chọn sổ ghi kế hoạch hoặc ứng dụng lịch cá nhân.  Chọn một phương pháp phù hợp với ý thích của bạn. Nếu không thích giấy tờ, bạn có thể dùng ứng dụng. Nếu bạn cảm thấy dễ theo dõi hơn khi viết tay thì hãy dùng giấy bút. Bạn sẽ biết những thứ mình thích và không thích khi sử dụng thời gian biểu. Khi chọn được một phương pháp phù hợp, bạn hãy bám vào đó. Sắp xếp mọi hoạt động của bạn vào một chỗ, bất kể là bạn dùng sổ tay, sổ ghi kế hoạch hay ứng dụng. Nếu ngày và thứ trong tuần không có sẵn, bạn hãy ghi lên đầu trang của thời gian biểu. Dành ra một trang cho mỗi ngày để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt và ghi thêm thông tin nếu cần thiết.  Bạn nên ghi chú ngày trong tuần để theo dõi các hoạt động diễn ra trong những ngày cụ thể, chẳng hạn như các buổi học nhạc vào thứ hai và thứ tư. Nếu ghi thời gian biểu trong sổ tay, bạn có thể dùng trang bên trái để ghi lịch trình theo thứ tự thời gian, còn trang bên phải ghi những việc cần ưu tiên và các ghi chú khác. Các buổi học, các cuộc họp thường lệ và các nhiệm vụ cố định khác sẽ là bộ khung của thời gian biểu. Bạn hãy bắt đầu bằng cách điền vào thời gian biểu các khoảng thời gian cố định, chẳng hạn như  “8:30 sáng – Nhập môn Tâm lý học” hoặc “4:00 chiều – Lớp yoga.”  Nếu ghi trên giấy trắng trong sổ tay hoặc bảng tính, bạn nên điền các khe thời gian theo từng quãng nửa tiếng một vào phần bên trái của trang. Chừa 2 hoặc 3 hàng giữa từng khoảng để có chỗ ghi chú cho mỗi nhiệm vụ. Nếu bạn dùng ứng dụng lập thời gian biểu, có lẽ trong đó đã có sẵn các khe thời gian. Nếu mỗi ngày bạn lập thời gian biểu vào cùng một khoảng thời gian, công việc này sẽ trở thành một phần trong thông lệ hàng ngày của bạn. Dù là xem lại danh sách các nhiệm vụ khi uống cà phê buổi sáng hay trước khi ngủ vào đêm hôm trước, bạn hãy biến việc này thành thói quen hàng ngày của mình. Có thể sẽ hữu ích nếu bạn lập thời gian biểu hàng tuần vào tối chủ nhật, sau đó điều chỉnh và sắp xếp danh sách các nhiệm vụ hàng ngày vào mỗi buổi tối hoặc buổi sáng. Dù là sử dụng sổ tay, sổ ghi kế hoạch hay ứng dụng, bạn luôn luôn nên để thời gian biểu ở nơi dễ thấy. Nếu thời gian biểu bị ”bỏ xó”, bạn sẽ ít có khả năng đạt được mục tiêu quản lý thời gian.  Nếu dùng ứng dụng, bạn hãy cài đặt và đồng bộ hóa tài khoản của bạn trên tất cả các thiết bị điện tử. Thử dùng tiện ích màn hình nền để ghim các nhiệm vụ vào màn hình chính trên các thiết bị điện tử của bạn. Bạn cũng có thể treo bảng hoặc lịch ở nơi làm việc để ghi các thông tin vắn tắt, chẳng hạn như ngày và các mục tiêu hàng tuần. Rất đơn giản, bạn sẽ có cảm giác hài lòng vô cùng khi đánh dấu vào bên cạnh một nhiệm vụ đã làm xong. Khi gạch đi một nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn sẽ biết tiến trình đã đến đâu và có cái nhìn tổng thể về các kế hoạch của mình. Đừng hoảng hốt nếu bạn chưa hoàn thành được tất cả các nhiệm vụ. Nếu có việc nào đó chưa làm xong ngày hôm nay, bạn hãy sửa lại thời gian biểu và đưa vào mục ưu tiên của ngày mai. Khi có thứ gì đó để mong đợi, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn, đặc biệt là đối với những công việc tẻ nhạt hoặc nhàm chán. Ví dụ, nếu bạn đã trải qua cả ngày thuyết trình, hội họp và hoàn thành các thời hạn cuối, hãy tự thưởng cho mình những khoảnh khắc nghỉ ngơi, một chiếc kem ốc quế hoặc một món quà nhỏ nào đó. Ngoài những phần thưởng nhỏ cho việc hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân, bạn hãy tự thưởng mình một món quà lớn sau một ngày làm việc hiệu quả. Dành một buổi thong thả ngâm mình trong bồn tắm thư giãn, chơi game, xem một bộ phim hoặc tận hưởng hoạt động nào đó mà bạn yêu thích nhất. Nếu bạn dễ bị cám dỗ lướt web hoặc mạng xã hội, hãy tải về một ứng dụng như StayFocused hoặc Focusbar. Các ứng dụng này sẽ chặn các trang mạng trong thời gian bạn dành cho công việc. Bạn cũng nên cất điện thoại trong túi thay vì để trên bàn. Khi để điện thoại ngoài tầm mắt, bạn sẽ không bị xao lãng nhưng vẫn có thể sử dụng khi cần. Một thời gian biểu dày đặc không có giờ nghỉ sẽ quá tải và có thể khiến bạn chần chừ. Ngoài ra, bạn sẽ không thể làm tốt công việc nếu vắt kiệt sức mình. Hãy dành một khoảng thời gian nghỉ ngơi để dễ kiểm soát khối lượng công việc hơn và lấy lại sức cho cơ thể và trí não.  Ví dụ, việc tận dụng ngày cuối tuần để làm việc nhà là ý hay. Tuy nhiên, nếu đã cắt cỏ, giặt giũ hay dọn dẹp nhà cửa vào thứ bảy, bạn nên dành phần lớn ngày chủ nhật để thư giãn. Mỗi buổi tối, bạn nên cố gắng dành ra ít nhất 1-2 tiếng để thả lỏng trước khi đi ngủ. Dành thời gian này để đọc một cuốn sách nhẹ nhàng, ngâm mình trong bồn tắm hoặc nghe nhạc êm dịu.
Lập một danh sách các việc phải làm trên một trang riêng. Sắp xếp những nhiệm vụ quan trọng nhất vào những lúc bạn tỉnh táo nhất. Ghi cả các chi tiết để nhớ chính xác những việc bạn cần làm. Ghi lại cả thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi nhiệm vụ. Dành thời gian dành cho gia đình, giải trí và thư giãn. Dành ra khoảng 25% thời gian để trừ hao. Theo dõi xem bạn mất thời gian bao lâu cho các hoạt động thường ngày. Thử sử dụng nhiều phương tiện khác nhau như sổ tay, sổ ghi kế hoạch và các ứng dụng lập thời gian biểu. Viết ra ngày và thứ trong tuần nếu cần thiết. Điền các khoảng thời gian cố định vào thời gian biểu. Lập thời gian biểu vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Đặt thời gian biểu ở vị trí dễ thấy. Gạch đi các nhiệm vụ đã hoàn thành để giữ động lực. Tự thưởng cho mình khi hoàn thành các nhiệm vụ. Dùng ứng dụng cải thiện hiệu suất để chặn các nguồn gây xao lãng. Sắp xếp thời gian nghỉ đều đặn để tránh kiệt sức.
https://www.wikihow.com/Make-a-Schedule https://www.wikihow.com/Make-a-Schedule https://www.wikihow.com/Make-a-Schedule
Structuring Your Time Creating Your Schedule Sticking to Your Schedule