Soạn thư Định dạng thư Chọn người nhận thư
Nếu người nhận thư không quen biết bạn, bạn sẽ cần viết một đoạn văn ngắn để giới thiệu bản thân ở phần mở đầu (ngay sau lời chào). Hãy giới thiệu bạn là ai, và bất kỳ thông tin nào có liên quan đến lý do bạn viết thư cho họ. Sau khi giới thiệu bản thân (nếu cần), bạn nên đi trực tiếp vào vấn đề. Hãy bắt đầu bằng việc giải thích mục đích của lá thư. Có nhiều cách để bắt đầu một cách lịch sự. Dưới đây là một vài ví dụ:  “Tôi viết thư này để hỏi xem anh/chị có thể giúp tôi…” “Tôi rất cảm kích nếu anh/chị có thể cho tôi lời khuyên về…” “Tôi viết thư để xin lời khuyên của anh/chị.” “Tôi đang thắc mắc anh/chị có thể giúp tôi xử lý vấn đề này không.” Hãy nghĩ ra 3-5 câu hỏi mà bạn muốn có câu trả lời. Đừng viết một danh sách dài gồm các câu hỏi phức tạp mà tốn cả giờ để nghĩ ra câu trả lời. Đặt câu hỏi ngắn gọn và đi thẳng vào chủ đề sẽ tăng cơ hội để bạn nhận được phản hồi. Bạn có thể yêu cầu lời khuyên cho một vấn đề hoặc tình huống mà bạn đã cố gắng tự mình giải quyết, tuy nhiên không thành công. Sau đó, trình bày súc tích những việc bạn đã làm, và nguyên nhân nó không có hiệu quả.  Điều này có thể giúp người nhận thư biết rằng bạn thật sự cần họ giúp đỡ và bạn không hề thụ động. Nó cũng giúp tiết kiệm thời gian và công sức vì họ sẽ không đề xuất những gì mà bạn đã thử qua. Chẳng hạn, nếu cần lời khuyên để đối phó với sự bắt nạt ở trường học, bạn có thể viết “Em gặp phải một rắc rối lớn với kẻ hay bắt nạt ở trường. Em có thể đối phó với họ bằng cách nào? Làm thế nào để em có thể bảo vệ bạn bè đang bị bắt nạt? Em có thể làm gì để hạn chế tình trạng bắt nạt đây?” Người nhận thư thường sẽ không trả lời nếu bạn gửi một lá thư quá dài dòng và nhiều chi tiết. Đó là vì họ sẽ tốn thời gian để đọc hiểu lá thư của bạn. Giả sử họ trả lời, có lẽ họ sẽ phải viết phản hồi dài hơn và nhiều chi tiết hơn để trả lời tất cả mọi thứ mà bạn đã hỏi. Viết ngắn gọn sẽ tăng cơ hội để bạn nhận được phản hồi, nhất là khi bạn gửi thư cho một người nổi tiếng. Cố gắng giới hạn thư trong vòng 300-400 từ. Độ dài này đủ để bạn giới thiệu bản thân và đặt những câu hỏi không quá dài dòng. Trước khi kết thúc thư, bạn nên viết câu “Cảm ơn anh/chị đã giúp đỡ”. Bạn cũng có thể viết theo vài cách khác nhau để họ có thể liên hệ với bạn nếu muốn bàn bạc về nội dung thư. Điều quan trọng là hãy bày tỏ sự cảm kích của bạn ở cuối thư.  Hãy nhớ rằng: người nhận thư không có trách nhiệm phải giúp đỡ bạn, và nếu họ dành thời gian để đọc thư thì bạn nên cảm ơn họ. Chẳng hạn, bạn có thể viết “Cảm ơn chị đã dành thời gian đọc thư này. Em hiểu rằng chị bận rộn và em rất cảm kích bất kỳ lời khuyên nào của chị. Em rất vui nếu chị cần thảo luận về những câu hỏi qua điện thoại hoặc buổi hẹn đi uống cà phê. Chi tiết thông tin liên lạc của em nằm ở cuối thư ạ.” Hãy bắt đầu lá thư bằng một lời chào để cho người nhận thư biết rằng lá thư này được viết cho họ. Nếu viết thư cho một người lạ, bạn sẽ cần một lời chào trịnh trọng. Mặc khác, nếu đang viết thư cho một người quen, bạn không cần phải quá trịnh trọng. Tuy nhiên, đừng quá tùy tiện bởi vì điều quan trọng là phải lịch sự.  Khi viết cho ai đó mà bạn không quen, bạn có thể viết: “Kính gửi Anh/Chị [tên của người nhận].” Đối với một lá thư ít trịnh trọng hơn, bạn có thể viết “Gửi [tên của người nhận].” Bất kể bạn đang viết thư cho ai, hãy luôn bắt đầu với “Kính gửi/Gửi.” Lời tạm biệt (phần kết thúc) là phần mà bạn thể hiện mong ước tốt đẹp dành cho người nhận, và viết tên của bạn phía dưới. Đây là một vài cách kết thư phổ biến, “Trân trọng”, “Thân chào”, “Kính thư”, hoặc “Thân ái”.  Nếu viết thư tay, hãy viết tên của bạn thật cẩn thận cách một vài dòng ngay dưới lời tạm biệt, sau đó ký tên giữa khoảng trắng này. Nếu viết thư đánh máy, hãy chừa vài dòng trắng giữa lời tạm biệt và tên của bạn, sau đó in lá thư ra. Ký tên của bạn trước khi gửi thư. Viết số điện thoại, địa chỉ email, và bất kỳ cách nào khác để người nhận có thể liên lạc với bạn ở dưới cùng lá thư, phía dưới tên của bạn. Chắc chắn là thư nên có địa chỉ email hoặc số điện thoại. Nếu hy vọng nhận được thư phản hồi qua bưu điện, bạn cần viết tên và địa chỉ của bạn ngoài phong bì. Nếu muốn nhận thư hồi âm qua bưu điện, hãy gửi kèm một phong bì có ghi sẵn địa chỉ của bạn và đã dán tem. Bằng cách này, trước khi gửi lại thư cho bạn, người nhận thư sẽ chỉ cần viết ra lời khuyên của họ và gửi thư bằng phong bì có sẵn. Nếu cần lời khuyên về một chủ đề cụ thể, bạn nên viết ra những người có kinh nghiệm hoặc kiến thức về chủ đề đó. Chẳng hạn, nếu cần lời khuyên về cách để đối mặt với những vấn đề sức khỏe, bạn có thể gửi thư cho một y tá hoặc bác sĩ mà bạn biết.  Nếu bạn là một nhà văn viết về truyện thật người thật (phi hư cấu), hãy liệt kê tên của những nhà văn nổi tiếng, các tổ chức, hoặc nhà xuất bản mà bạn sẽ gửi thư. Viết tên của những người quen cũng như những người mà bạn không quen, chẳng hạn như giáo viên cũ, sếp hoặc đồng nghiệp cũ, người nổi tiếng trong lĩnh vực mà bạn đang cần lời khuyên, hoặc thậm chí nhà báo chuyên mục tư vấn. Đừng quên viết cho những thành viên gia đình. Ông bà của bạn có nhiều trải nghiệm trong cuộc sống, do đó, họ đủ tư cách để cho bạn lời khuyên. Nếu bạn không thể nghĩ ra sẽ viết thư cho ai, hãy nhờ các thành viên trong gia đình. Bạn có thể viết cho người nổi tiếng, tuy nhiên cơ hội để nhận được hồi âm là rất hiếm. Nếu bạn nhận được hồi âm, có lẽ nó được viết bởi một thực tập sinh hoặc nhân viên tiếp thị. Phản hồi sẽ bao quát và không tập trung vào nhu cầu cụ thể của bạn. Trước khi quyết định sẽ viết thư cho ai, bạn sẽ cần xác định xem mình thật sự mong đợi nhận được gì từ lá thư. Có phải bạn thật sự cần lời khuyên của họ không, hay bạn chỉ muốn tạo dựng mối quan hệ và làm quen với mọi người ở khu vực mình sống?  Chẳng hạn, người cho bạn lời khuyên sẽ có thể giúp bạn liên kết với nguồn trợ giúp nào đó hoặc mọi người, hướng dẫn bạn cách để làm gì đó, hoặc gửi lại thư cho bạn. Một vài người có nhiều mối quan hệ và nhiều cách để giúp bạn bắt đầu làm gì đó tốt hơn so với những người khác. Nếu bạn chỉ đơn thuần muốn nhận được lời khuyên, hãy viết cho ai đó mà bạn quen biết hoặc chuyên gia tư vấn. Nếu đang viết thư cho một người quen, bạn không cần phải tìm hiểu thêm, tuy nhiên nếu đó là người lạ, hãy tìm hiểu trình độ của họ để đảm bảo rằng họ có đủ năng lực để giúp đỡ bạn.  Chẳng hạn, nếu bạn đang cần lời khuyên cho các mối quan hệ, hãy tìm hiểu xem người nhận thư có kiến thức hoặc kinh nghiệm tư vấn cho các cặp đôi trước đó hay không. Tìm hiểu thông tin sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn, các nhà báo khác nhau thường có chuyên môn về một vài chủ đề cụ thể. Một số người chuyên về tư vấn cho các mối quan hệ trong khi những người khác chuyên về lời khuyên dành cho cuộc sống đời thường. Trong khi chuyên môn của một chuyên gia tư vấn là đưa ra lời khuyên, những người nhận thư khác có lẽ không quen với việc đưa ra lời khuyên trong cuộc sống hàng ngày. Hãy suy nghĩ xem vì sao người nhận thư sẽ sẵn lòng giúp bạn, và bạn có thể làm gì để xứng đáng với thời gian của họ. Có lẽ họ nghĩ bạn sẽ hậu ta hoặc đề nghị giúp đỡ lại họ.  Chẳng hạn, nếu bạn quen người nhận thư, bạn có thể viết “Em biết anh không có nghĩa vụ phải cho em lời khuyên; tuy nhiên, em tin rằng anh là người thích hợp nhất để giúp đỡ em. Em rất sẵn lòng nấu cho anh một bữa cơm để cảm ơn anh đã dành thời gian giúp em”. Nếu bạn không quen người đó, bạn có thể ngỏ ý trả công cho thời gian của họ nếu có thể.
Giới thiệu bản thân. Trình bày lý do viết thư. Xin lời khuyên cụ thể. Giải thích ngắn gọn vì sao bạn đang gặp khó khăn để tự mình xử lý vấn đề. Hãy ngắn gọn. Viết lời cảm ơn cuối thư. Viết lời chào. Viết lời tạm biết. Cung cấp thông tin liên hệ. Tạo một danh sách gồm những người có thể giúp đỡ bạn. Xác định xem bạn hy vọng nhận được gì từ lời khuyên. Nghiên cứu về trình độ của người sẽ cho bạn lời khuyên. Suy nghĩ xem vì sao người nhận thư sẽ muốn giúp đỡ bạn.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-Advice https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-Advice https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-Advice
Composing the Letter Formatting Your Letter Choosing Who To Write To