Sở hữu các Kỹ năng Phù hợp
Nhân viên tiếp tân là gương mặt đại diện cho công ty – họ là những người đầu tiên mà khách hàng sẽ nói chuyện và là người mà các đồng nghiệp hoặc những người khác tìm đến để tìm hiểu thông tin và kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty. Ngoài việc nhận cuộc gọi và hướng dẫn khách hàng, tiếp tân thường phải tiếp xúc với khách hàng, tổ chức sự kiện, thiết lập các cuộc họp, v.v. Với những trách nhiệm này, người tiếp tân thật sự phải có kỹ năng sắp xếp công việc để có thể giải quyết nhiều yêu cầu cùng một lúc. Một người nào đó sẽ không thể gắn bó với nghề tiếp tân trong một thời gian dài nếu anh ta hoặc cô ta không có khả năng giải quyết nhiều công việc cùng một lúc và không thể sắp xếp công việc một cách có tổ chức.  Một cách tuyệt vời để duy trì óc tổ chức cho bản thân đó là thiết lập một hệ thống sắp xếp hồ sơ phù hợp với bạn. Bạn cần nhận biết các loại giấy tờ và thông tin nào mà sếp của bạn, đồng nghiệp của bạn và khách hàng của bạn sẽ cần đến. Hãy lưu trữ các thông tin này trong các thư mục riêng – bạn có thể lưu chúng trên màn hình máy tính hoặc dưới dạng các văn bản in. Hãy thiết lập một hệ thống sắp xếp hồ sơ theo cách sẽ đem lại hiệu quả cho bạn – và nếu điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần dán các tờ ghi chú dạ quang lên mọi thứ thì hãy cứ tự nhiên. Có óc tổ chức cũng có nghĩa là bạn phải tỏ ra năng nổ – bạn không cần ai khác phải giải thích cho bạn cách để làm một việc gì đó, hoặc giúp bạn đi đúng hướng. Nếu bạn là người có óc tổ chức, bạn sẽ biết rõ nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành mỗi ngày, và nhiệm vụ nào là nhiệm vụ được ưu tiên. Luôn có sẵn các số điện thoại trong tay (rất nhiều số điện thoại), ví dụ như số điện thoại của đồng nghiệp, nhà thầu, nhà cung cấp, các số điện thoại khẩn cấp, v.v. Tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ cần đến các số điện thoại này. Hãy lưu các số điện thoại này theo một trật tự cụ thể bằng cách sử dụng chương trình Rolodex hoặc các chương trình khác trên máy tính. Thiết bị công nghệ đầu tiên mà một người tiếp tân phải biết sử dụng đó là chiếc điện thoại – và toàn bộ các nút bấm và các đường kẻ riêng biệt của nó. Kỹ năng sử dụng máy tính cũng là một yếu tố bắt buộc – hầu hết các tiếp tân đều phải biết cách sử dụng email và phải thành thạo kỹ năng xử lý văn bản. Biết cách tạo bảng tính cũng khá hữu ích, cũng như cách sử dụng bất kỳ một chương trình trong lĩnh vực cụ thể nào đó. Hãy nhớ rằng nếu máy photocopy, máy scan, hoặc máy in được đặt cạnh bàn làm việc của bạn, bạn chắc hẳn sẽ phải sử dụng chúng (và giúp đỡ các đồng nghiệp khác khắc phục sự cố của các loại máy này trong quá trình sử dụng). Một khi bạn đã biết rõ về loại máy đang được sử dụng tại văn phòng của bạn, hãy tìm hiểu các chức năng chính của chúng và tìm hiểu cách để khắc phục các vấn đề chung. Một người tiếp tân phải thường xuyên có mặt tại bàn làm việc của mình – công ty sẽ không để lại ấn tượng tốt cho mọi người nếu không có ai để nhận cuộc gọi đến, hoặc nếu có nhiều người đang xếp hàng để chờ đợi được giúp đỡ. Hãy dành ưu tiên cho việc trở thành một người đáng tin cậy – nếu sếp của bạn biết được rằng bạn là một người đáng tin và luôn có mặt sẵn sàng để giúp đỡ, bạn sẽ trở thành một người mà công ty không thể thiếu. Một phần quan trọng của việc trở thành một tiếp tân là biết lắng nghe – cho dù là thông qua điện thoại, một câu hỏi mà khách hàng đặt ra, hoặc các thông tin được chuyển tiếp đến bạn. Biết lắng nghe sẽ đem lại hiệu quả cho bạn – bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn khi bạn hiểu rõ câu hỏi của một người nào đó ngay từ lần đầu tiên, và bạn sẽ có thể nhanh chóng giúp khách hàng liên hệ với người họ cần. Nếu sếp của bạn yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ nào đó, hãy ghi lại yêu cầu một cách chi tiết. Nếu một khách hàng gọi điện, hãy chắc chắn rằng bạn đã lưu lại thông tin của họ (tên, thông tin liên lạc, lý do họ liên lạc, v.v). Ghi chú là một cách tuyệt vời để sắp xếp công việc và để nhắc nhở bạn về những điều nhỏ nhặt trong ngày. Lưu lại các ghi chú này trong sổ tay và không quên đem nó theo bên mình. Bạn sẽ ngạc nhiên về sự hữu ích của chúng, đặc biệt khi bạn đang cố gắng nhớ lại yêu cầu của người đã gọi điện cho công ty cách đây năm giờ. Hãy chắc chằn rằng bạn ghi chép thông điệp một cách chi tiết và hãy đọc lại những thông tin này và điều quan trọng nhất đó là khi bạn nhận được một tin nhắn, hãy lặp lại nó và lặp lại thông tin liên lạc của người gửi tin, như vậy bạn có thể yên tâm rằng bạn đã nhận được các thông tin chính xác để có thể chuyển tiếp cuộc gọi trước khi bạn gác máy. Hãy bảo đảm rằng bạn trả lời điện thoại ngay sau một hoặc hai tiếng chuông. Bạn không nên để người khác phải chờ đợi hơn một phút (một phút chờ đợi đó dài hơn bạn nghĩ).  Lắng nghe một cách cẩn thận để biết rõ tên của người mà người gọi đến muốn gặp. Lặp lại nếu cần. Điện thoại di động thường bị nhiễu âm thanh. Hãy viết ra tên của người mà người gọi nhắc đến nếu tên họ khó phát âm. Chuyển cuộc gọi một cách lịch sự thông qua các câu nói tiêu biểu chẳng hạn như "Xin vui lòng đợi Ông Smith trong giây lát". Hoặc nếu người đó đang phải nhận một cuộc điện thoại khác, bạn có thể nói rằng "Tôi xin lỗi, hiện tại Ông Smith đang phải nghe điện thoại. Ông/bà có muốn chờ trong giây lát không hay ông/bà muốn chuyển lời nhắn thoại đến ông ấy?". Lịch sự cảm ơn họ và chuyển cuộc gọi sao cho phù hợp. Bạn có thể sẽ phải ký tên để nhận bưu phẩm. Hãy chắc chắn rằng chữ ký của bạn hợp lệ. Nhân viên giao hàng có thể sẽ cần bạn hướng dẫn vị trí họ có thể đặt bưu phẩm. Hãy chắc chắn rằng bạn liên hệ với các phòng ban phù hợp cho từng vấn đề cụ thể. Sau khi khách hàng cho bạn biết thông tin của họ và của người mà họ muốn gặp, hãy liên lạc với người đó và báo cho anh ấy/cô ấy biết rằng có người đang muốn gặp họ. Câu nói tiêu biểu cho trường hợp này là "Ông Smith, Ông Jones từ Công ty XYZ đang đợi gặp ông. Ông ấy có hẹn với ông vào lúc 2 giờ". Luôn nhớ hỏi họ tên và tên công ty của khách. Bạn có thể hỏi xem liệu họ có hẹn trước với Ông Smith hay không. Ông Smith sẽ hướng dẫn cho bạn biết địa điểm mà khách có thể ngồi chờ và thời gian mà họ phải chờ. Và sau đó bạn có thể nói với khách hàng rằng "Ông Smith sẽ gặp ông ngay" hoặc "Ông Smith nói rằng cuộc họp của ông ấy sắp kết thúc và ông ấy sẽ gặp ông sau 5 phút nữa. Mời ông ngồi. Cảm ơn".
Sở hữu kỹ năng tổ chức công việc hoàn hảo. Hiểu biết đôi chút về công nghệ. Hãy là một người đáng tin cậy. Sở hữu kỹ năng lắng nghe tuyệt vời. Ghi chú mọi thứ. Trả lời điện thoại một cách lịch sự bằng cách sử dụng các lời chào tiêu biểu chẳng hạn như "Chào buổi sáng, cảm ơn ông/bà đã gọi đến công ty chúng tôi, tên tôi là___, tôi có thể giúp được gì cho ông/bà? Chào hỏi nhân viên giao hàng bằng thái độ chuyên nghiệp và lịch sự tương tự như đối với các khách tham quan khác. Đón tiếp khách bằng thái độ lịch sự và hiệu quả.
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Receptionist
Having the Right Skills