Quản lý thời gian Xác định các mục tiêu của bạn Duy trì động lực
Dù là sử dụng phần mềm ứng dụng hay một cuốn sổ viết tay, bạn sẽ cần một thời gian biểu có thể lập kế hoạch theo từng giờ, từng ngày hoặc từng tuần. Thời gian biểu cần phải dễ đọc và dễ sử dụng; nếu không, bạn sẽ không thể tận dụng được lợi ích của nó. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc đặt bút trên giấy để viết ra những việc cần làm sẽ tăng khả năng bạn sẽ thực hiện những công việc đó. Vì vậy, có lẽ tốt nhất là bạn nên dùng thời gian biểu viết tay để dự trù thời gian cho công việc. Vậy là bạn có một danh sách dài những việc cần làm, nhưng khi nào bạn sẽ thực sự thực hiện? Danh sách những-việc-cần-làm không có hiệu quả bằng việc lên lịch cho các nhiệm vụ. Khi đã có lịch trình cho các công việc, khả năng bạn dành thời gian thực hiện sẽ cao hơn. Khi đặt ra những khoảng thời gian cụ thể để làm việc (nhiều bảng lịch trình hàng ngày có chia các ô thời gian), bạn cũng sẽ thấy rằng mình ít có khả năng trì hoãn, lý do là vì bạn chỉ có một khoảng thời gian đã định để hoàn thành công việc trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo trong lịch trình. Việc phân chia thời gian sẽ giúp bạn biết còn bao nhiêu thời gian trong ngày. Hãy bắt đầu với các nhiệm vụ cần ưu tiên nhất, sau đó là những việc ít quan trọng hơn.  Lập thời gian biểu cho cả tuần. Khi nhìn xa hơn về những ngày sắp tới, bạn có thể điều chỉnh lịch trình của mình sao cho hiệu quả nhất.  Một số chuyên gia còn khuyến nghị rằng ít nhất bạn cũng nên có ý tưởng chung cho kế hoạch trong cả tháng.  Một số người cũng khuyên nên bắt đầu từ thời gian cuối ngày và đi ngược lại – như vậy, nếu định hoàn thành bài tập về nhà vào lúc 5 giờ chiều, bạn nên lập thời gian biểu bắt đầu từ thời điểm đó và sắp xếp ngược lại cho đến đầu ngày, chẳng hạn như 7 giờ sáng. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng việc đặt lịch cho thời gian nghỉ ngơi cũng có thể giúp bạn hài lòng hơn trong cuộc sống. Thực tế cho thấy thời gian làm việc quá dài (trên 50 tiếng một tuần) sẽ làm giảm hiệu suất làm việc.  Tình trạng thiếu ngủ sẽ triệt tiêu hiệu quả làm việc. Đảm bảo ngủ đủ 7 tiếng mỗi đêm nếu bạn là người lớn, hoặc 8,5 tiếng mỗi đêm nếu bạn còn ở tuổi thanh thiếu niên. Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc dành thời gian hàng ngày cho các liệu pháp “hồi phục có chiến lược” (như tập thể dục, chợp mắt, thiền, giãn cơ) sẽ giúp nâng cao hiệu suất và sức khỏe tổng thể. Nhiều chuyên gia khuyên rằng nên đặt lịch trình ngay từ đầu tuần. Cân nhắc xem bạn có thể tận dụng từng ngày sao cho hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu.  Rà soát lại khối lượng công việc và trách nhiệm xã hội của bạn; nếu thấy lịch trình dày đặc, bạn có thể bỏ bớt một số kế hoạch ít quan trọng. Tuy nhiên điều này không có nghĩa là bạn phải gạt bỏ các hoạt động xã hội. Giao lưu với những người bạn tốt và nuôi dưỡng các mối quan hệ thân thiết là điều nên làm. Bạn cần một mạng lưới hỗ trợ. Quay lại với ví dụ về việc viết luận văn, một ngày thông thường của bạn có thể là:  7 giờ sáng: Thức dậy 7:15 sáng: Tập thể dục 8:30 sáng: Tắm rửa và mặc quần áo 9:15 sáng: Chuẩn bị bữa sáng và ăn sáng 10 giờ sáng: Làm luận văn – viết (cộng thêm 15 phút nghỉ giải lao) 12:15 trưa: Ăn trưa 1:15 chiều: Kiểm tra email 2 giờ chiều: Nghiên cứu và phân tích tài liệu (bao gồm 20-30 phút nghỉ giải lao/ăn nhẹ) 5 giờ chiều: Dọn dẹp, kiểm tra email, đặt mục tiêu chính cho ngày mai 5:45 giờ chiều: Rời bàn học, đi mua thực phẩm 7:00 giờ tối: Chuẩn bị bữa tối, ăn tối 9:00 giờ tối: Nghỉ ngơi – nghe nhạc 10:00 giờ tối: Chuẩn bị giường ngủ, đọc trên giường (30 phút), ngủ Bạn có thể chỉ dành 1 hoặc 2 ngày trong một tuần cho công việc  – đôi khi ngay cả việc tạm dừng làm việc cũng hữu ích vì bạn có thể quay trở lại với cách nhìn mới mẻ. Ví dụ: Bạn chỉ cần viết và nghiên cứu vào các ngày thứ hai, thứ tư và thứ sáu; ngày thứ năm bạn có thể thay thế bằng việc học nhạc. Cộng thêm một chút thời gian vào mỗi thời hạn dự tính, phòng khi có những ngày làm việc chậm hoặc bị gián đoạn không lường trước được. Bạn nên cho mình gấp đôi thời gian dự trù để hoàn thành công việc – nhất là trong giai đoạn đầu. Khi đã thoải mái với công việc của mình hoặc nếu có thể đoán được một nhiệm vụ chiếm bao nhiêu thời gian, bạn có thể giảm bớt thời gian dự trù, nhưng việc dành một khoảng thời gian dôi ra cho mỗi nhiệm vụ luôn là ý tưởng khôn ngoan. Bạn cần sẵn sàng điều chỉnh lịch làm việc trong quá trình thực hiện, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Đây cũng là một phần trong việc học tập. Bạn có thể thấy việc dùng bút chì để lập thời gian biểu cũng có lợi. Một việc cũng khá hữu ích nữa là dành ra một hoặc hai tuần để ghi vào lịch trình những việc bạn làm từng ngày trong quá trình thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn biết mình đã sử dụng thời gian như thế nào và mỗi nhiệm vụ chiếm bao nhiêu thời gian. Giới hạn thời gian kiểm tra email hoặc mạng xã hội. Bạn nên chặt chẽ với bản thân, vì hoạt động này có thể mất hàng tiếng đồng hồ nếu cứ vài phút bạn lại kiểm tra chỗ này chỗ nọ. Bước này bao gồm việc tắt điện thoại, nếu có thể - ít nhất là trong những lúc bạn thực sự muốn tập trung. Điều này liên quan đến việc ngắt kết nối. Bạn cần nghĩ đến những việc quan trọng nhất trong ngày – những việc có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu –  và tập trung vào đó. Đừng mất thì giờ vào các thứ ít quan trọng vốn làm gián đoạn thời gian trong ngày của bạn như email, các giấy tờ linh tinh, v.v…  Một chuyên gia khuyên rằng không nên kiểm tra email ít nhất là trong vòng 1-2 tiếng đồng hồ đầu tiên trong ngày; như vậy, bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng mà không bị phân tâm vì nội dung của các email.  Nếu biết rằng có nhiều bổn phận nhỏ cần làm (ví dụ như trả lời email, xem tài liệu, dọn dẹp chỗ làm việc), bạn hãy gộp chung để làm cùng một lúc thay vì để chúng ngắt quãng thời gian trong ngày hoặc làm gián đoạn các công việc quan trọng hơn vốn đòi hỏi sự tập trung nhiều hơn. Bạn có thể viết trong sổ nhật ký hoặc trong máy tính. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không hoàn toàn biết chắc mình muốn làm gì mà chỉ cảm thấy một cách mơ hồ. Thường xuyên viết nhật ký là một cách tuyệt vời để kết nối với bản thân và cập nhật cảm giác của mình. Nhiều người quả quyết rằng việc viết nhật ký có thể giúp họ hiểu rõ những điều mà họ cảm thấy và mong muốn. Khi đã biết mình mong muốn điều gì, bạn hãy tiến hành nghiên cứu. Việc nghiên cứu các mục tiêu sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm tòi phương án tối ưu để đi đến đích.  Các diễn đàn trực tuyến như Reddit là một nơi tuyệt vời để thảo luận gần như về mọi đề tài – nhất là khi bạn muốn tham khảo ý kiến của những người trong cuộc về những nghề nghiệp nào đó. Ví dụ: Khi viết luận văn, ban đầu bạn có thể băn khoăn không biết kết quả sẽ ra sao. Hãy xem những người khác đã viết như thế nào ở trình độ tương tự như bài luận văn mà bạn đang theo đuổi. Điều này thậm chí có thể giúp bạn đưa luận văn của mình ra công chúng hoặc tạo ra các cơ hội khác có lợi cho nghề nghiệp sau này của bạn. Sau khi xem xét kỹ, bạn sẽ hình dung được từng phương án sẽ dẫn đến những kết quả nào. Điều này sẽ giúp bạn chọn con đường tốt nhất phục vụ cho việc hoàn thành mục tiêu của mình. Các vấn đề này bao gồm những khó khăn có thể cản trở bạn đi đến đích – trong ví dụ về việc viết luận văn, đó có thể là sự mệt mỏi về tinh thần, thiếu sự tìm tòi nghiên cứu hoặc các trách nhiệm công việc ngoài dự tính. Các mục tiêu của bạn có thể thay đổi trên con đường hướng tới đích. Bạn hãy cho bản thân cơ hội điều chỉnh và hoàn thiện các mục tiêu. Tuy vậy, bạn đừng bỏ cuộc khi vấp phải khó khăn. Mất hứng thú và mất hy vọng là hai vấn đề khác nhau! Một thái độ tích cực là điều cơ bản cho việc hoàn thành mục tiêu. Hãy tin vào bản thân mình và những người xung quanh. Chống lại mọi lời độc thoại tiêu cực bằng những khẳng định tích cực. Ngoài tinh thần lạc quan, việc ở bên cạnh những người lạc quan cũng đem lại lợi ích. Nghiên cứu đã cho thấy rằng người ta thường tiếp nhận các thói quen của những người ở bên cạnh; vì vậy, bạn hãy chọn bạn bè một cách khôn ngoan. Việc này rất cần thiết mỗi khi bạn đạt được đến một cột mốc. Hãy thưởng cho mình một thứ cụ thể – một bữa ăn ngon tại một nhà hàng yêu thích khi bạn chạm đến cột mốc hai tuần đầu tiên, hoặc một suất mát-xa khi đạt đến cột mốc hai tháng. Một chuyên gia có lời khuyên rằng bạn nên nhờ một người bạn giữ tiền và nói rằng họ chỉ đưa lại nếu bạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trước một thời hạn cụ thể. Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ, bạn của bạn sẽ giữ số tiền đó. Việc có bạn bè và gia đình bên cạnh là điều cần thiết; quan trọng không kém là kết nối với những người có các mục tiêu tương tự như mục tiêu của bạn để mọi người có thể kiểm tra lẫn nhau. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự tiến bộ chính là động lực lớn nhất trên hành trình hướng đến đích. Bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của mình chỉ bằng cách gạch đi các nhiệm vụ trong lịch trình trong quá trình thực hiện. Khi xem lịch trình của những người làm việc có hiệu suất cao, bạn sẽ thấy rằng phần lớn trong số họ bắt đầu một ngày mới rất sớm. Họ cũng có thói quen buổi sáng – thông thường là một hoạt động nào đó tạo động lực cho họ trước khi bắt đầu làm việc. Những hoạt động tích cực để bắt đầu buổi sáng là tập thể dục (từ những động tác giãn cơ và yoga nhẹ nhàng cho đến một tiếng đồng hồ tập luyện tại phòng gym), ăn bữa sáng bổ dưỡng và dành ra 20-30 phút viết nhật ký. Những khoảng thời gian nghỉ giải lao là điều bắt buộc nếu bạn muốn duy trì động lực. Những giờ làm việc không ngừng nghỉ sẽ khiến bạn mệt lử. Nghỉ giải lao là một cách chủ động đề phòng tình trạng kiệt sức và mất đi thời gian quý giá của bạn.  Ví dụ: Bạn hãy tránh xa máy vi tính, tắt điện thoại, chỉ ngồi ở nơi nào đó yên tĩnh và không làm gì cả. Nếu có ý tưởng nào đó lóe lên trong đầu, bạn hãy viết vào sổ tay; nếu không, bạn cứ tận hưởng thời gian thư thái của mình.  Ví dụ: Thiền. Tắt chuông điện thoại, tắt chuông báo tin nhắn và đặt thời gian đến 30 phút hoặc đến thời điểm nào đó thích hợp. Ngồi yên lặng và cố gắng thanh lọc tâm trí. Khi những suy nghĩ xuất hiện trong đầu, bạn hãy ghi nhận và cho qua. Ví dụ, suy nghĩ đó là về công việc, bạn hãy nói thầm trong đầu, “Công việc” và bỏ qua, cứ tiếp tục như vậy khi những ý nghĩ kéo đến. Thỉnh thoảng bạn hãy dành thời gian nghiền ngẫm về mục tiêu của mình và cảm giác khi đạt được mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp bạn vượt qua những thời khắc khó khăn có thể xảy ra trên con đường vươn tới đích. Những điều quý giá thường không dễ đạt được. Có thể bạn phải giải quyết nhiều vấn đề hoặc phải vượt qua nhiều trở ngại khi hướng tới mục tiêu. Hãy chấp nhận thực tế khi nó xảy ra. Nhiều chuyên gia ủng hộ tư duy sống trong hiện tại khuyên rằng người ta nên chấp nhận thất bại như thể đó là một phần trong dự định. Thay vì chống trả hoặc nổi giận, bạn hãy chấp nhận thất bại, rút ra bài học và tìm ra cách để hoàn thành mục tiêu khi hoàn cảnh thay đổi.
Chọn một thời gian biểu có hiệu quả. Tránh dùng các danh sách những-việc-cần-làm. Học cách phân chia thời gian. Đưa giờ nghỉ và giải lao vào thời gian biểu. Dành thời gian để lập kế hoạch cho một tuần. Hình dung một ngày điển hình trong lịch trình của bạn. Biết rằng không nhất thiết ngày nào cũng phải giống nhau. Dự trù thêm thời gian cho những vấn đề rắc rối. Linh hoạt và thoải mái với bản thân. Ngắt kết nối. Giảm khối lượng công việc. Viết ra những điều mà bạn mong muốn. Tìm tòi nghiên cứu. Cân nhắc các phương án và chọn một phương án thích hợp nhất. Lưu ý về những vấn đề liên quan đến mục tiêu vốn có thể ảnh hưởng đến bạn. Hãy linh hoạt. Giữ thái độ tích cực. Tự thưởng cho mình. Tìm một mạng lưới hỗ trợ. Theo dõi sự tiến bộ của bản thân. Đi ngủ sớm và dậy sớm. Cho bản thân thời gian nghỉ ngơi. Tưởng tượng. Biết rằng điều này sẽ không dễ dàng.
https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan https://www.wikihow.com/Create-an-Effective-Action-Plan
Managing Your Time Identifying Your Goals Staying Motivated