Lập thời gian biểu Viết ra những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày Tối ưu hóa thời gian biểu
Bạn sẽ viết thời gian ở một cột bên trái trang tính và các ngày trong tuần ở hàng trên cùng. Hãy bắt đầu với những việc cần hoàn thành vào một thời gian cố định trong ngày. Bạn cần dựa vào đánh giá ở các bước trên để sắp xếp công việc vào các khung giờ phù hợp nhất để giải quyết chúng. Đồng thời, hãy nhớ cho bản thân thời gian nghỉ giải lao một hoặc vài lần trong ngày. Thường thì bạn chỉ cần các khoảng thời gian một tiếng đồng hồ là đủ. Tuy nhiên, một vài việc có thể mất chút thời gian chuẩn bị nên có thể bạn sẽ cần khoảng thời gian 90 phút hoặc thậm chí là hai tiếng. Đừng quên sắp xếp công việc cho khoảng thời gian 30 phút và hãy cẩn thận đừng xếp lịch chặt quá. Để tạo các khoảng thời gian lớn hơn, bạn có thể sáp nhập các ô trên trang tính vào nhau. Sẽ khó để dự đoán được mỗi việc cần chính xác là bao nhiêu thời gian, vì vậy bạn hãy sắp xếp sao cho thời gian biểu có thể được điều chỉnh linh động bằng cách này hay cách khác khi cần thiết. Bạn cũng nên dành một khoảng thời gian dự phòng cho những sự cố có thể phát sinh gây chậm trễ. Tuy nhiên, bạn đừng dùng thời gian nghỉ ngơi như khoảng thời gian "dự phòng". Thời gian nghỉ ngơi không phải là thứ gì đó xa xỉ mà nên được coi trọng giống như những hoạt động khác. Sẽ rất hữu ích nếu bạn in trang tính ra thành nhiều bản -- dán một bản trên tủ lạnh, một bản trong phòng ngủ và bản còn lại trong phòng tắm với những hoạt động quan trọng được gạch chân hoặc bôi đậm. Bạn có thể dùng màu vàng cho công việc, màu đỏ cho việc tập thể dục, màu xanh nước biển cho việc học tập, v.v. Làm vậy sẽ giúp bạn chỉ cần liếc qua là dễ dàng nắm được kế hoạch trong ngày. Ví dụ, nếu màu xanh nước biển chiếm đa số thì có nghĩa là bạn đang bị quá tải với việc học hành. Đừng lo lắng rằng những việc này đã được sắp xếp hợp lý hay chưa, ở bước này bạn chỉ cần viết ra, chưa cần sắp xếp cụ thể. Hãy dành ra khoảng một giờ và viết ra tất cả những việc bạn cần làm mỗi ngày (kể cả những việc bạn không làm nhưng nên làm). Nếu không thể liệt kê tất cả mọi thứ cùng một lúc, bạn có thể mang theo một cuốn sổ nhỏ bên mình từ sáng đến tối và viết lần lượt các hoạt động vào đó. Khi mới bắt đầu thì không hoạt động nào được cho là quá nhỏ cả. Nếu bạn cần làm gì đó thì đó chính là việc cần làm. Nếu cần thì khi lập thời gian biểu lần đầu tiên, bạn cứ viết tất cả mọi thứ ra và chỉnh sửa lại sau. Bạn cần viết cả những việc như đưa chó cưng đi dạo vào buổi sáng và chiều. Bạn cần làm gì để đảm bảo mình ăn uống đầy đủ? Bạn cần hoàn thành việc gì mỗi ngày trước khi đi làm? Bạn cần làm gì để chắc chắn là có thể đón con gái ở trường? Có thể bạn sẽ ngạc nhiên vì có quá nhiều việc nhỏ cần làm để có thể hoàn thành những nhiệm vụ lớn hơn. Nhưng như người ta vẫn nói, ánh sáng luôn có ở cuối con đường. Thời gian biểu sẽ giúp bạn xác định được những việc không mấy quan trọng và loại bỏ chúng. Nếu thấy mình có ít hoặc không có thời gian rảnh, bạn hãy cân nhắc lại các việc cần làm để xem chúng có thực sự cần thiết hay không. Bạn sẽ thấy một vài việc có thể được giải quyết hiệu quả hơn hoặc giao cho người khác làm. Nếu thấy bản thân phải vào bếp quá nhiều, bạn có thể hỏi hàng xóm xem anh/cô ấy có muốn cùng san sẻ việc nấu nướng hay không. Hai người có thể chọn ra một vài món ăn cùng yêu thích và thay phiên nhau nấu một hoặc hai ngày một tuần. Nhiều người có khả năng tư duy phản biện và sáng tạo tốt nhất vào buổi sáng. Tuy nhiên, càng về chiều thì khả năng này càng giảm đi. Nếu bạn cũng vậy thì hãy sắp xếp những hoạt đồng cần “suy nghĩ nhiều”, chẳng hạn như viết lách vào buổi sáng. Tuy nhiên, cũng có thể bạn có khả năng sáng tạo tốt nhất vào buổi đêm. Buổi sáng hay buổi đêm chẳng có gì sai cả, điều quan trọng là bạn sắp xếp được thời gian biểu làm việc hiệu quả phù hợp với nhu cầu và khả năng của bản thân. Nếu giống như phần lớn mọi người, mức năng lượng của bạn thường giảm đi đôi chút vào buổi chiều thì đây là khoảng thời gian phù hợp để làm những việc nhàm chán, lặp đi lặp lại hằng ngày, những việc mà về cơ bản bạn sẽ không cần suy nghĩ nhiều. Hãy dành khoảng thời gian này trong ngày để lên lịch hẹn, làm việc vặt hoặc trả lời email, v.v. Với nhiều người, buổi tối là thời gian thích hợp để lên kế hoạch và chuẩn bị cho ngày hôm sau. Nhiệm vụ “chuẩn bị” của bạn có thể bao gồm đóng hộp cho bữa trưa hôm sau, chọn quần áo và dành thời gian dọn dẹp, sắp xếp đồ đạc. Mục tiêu của bạn có thể là dành 30 phút mỗi ngày để viết tiểu thuyết, thu dọn nhà để xe hoặc học cách làm vườn. Việc cố gắng thực hiện một mục tiêu từng chút mỗi ngày sẽ giúp bạn phát triển thói quen tốt để duy trì mục tiêu đó, vì dần dần bạn sẽ giống như được bật chế độ làm việc tự động vậy. Nếu được làm đều đặn hằng ngày thì bất kể là việc gì, dù tốt hay xấu, đều sẽ trở thành thói quen. Bạn cảm thấy thế nào? Bạn đã sắp xếp các hoạt động với thời gian phù hợp chưa? Bạn có cần điều chỉnh gì không? Hãy tùy vào từng trường hợp để điều chỉnh những việc chưa hợp lý. Bạn không cần đợi đến cuối tuần hay cuối tháng mà có thể điều chỉnh từng chút một sau mỗi vài ngày cho đến khi cảm thấy phù hợp. Có thể bạn cũng sẽ cần điều chỉnh ít nhiều sau mỗi tháng, vì trong cuộc sống này thì điều duy nhất chắc chắn là mọi thứ đều sẽ thay đổi.
Mở phần mềm Microsoft Excel hoặc một phần mềm trang tính tương tự. Ghép công việc với thời gian. Sắp xếp công việc vào các khoảng thời gian lớn hơn. Giữ thời gian biểu linh động. In trang tính. Dùng màu sắc đánh dấu các mảng hoạt động khác nhau. Chuẩn bị một danh sách những việc bạn cần làm hằng ngày. Viết ra những việc lớn và những việc nhỏ. Tự hỏi bản thân một vài câu hỏi liên quan đến các hoạt động hằng ngày. Phân tích danh sách công việc. Đánh giá mức năng lượng bạn có vào buổi sáng. Đánh giá mức năng lượng bạn có vào buổi chiều. Đánh giá mức năng lượng vào buổi tối. Bắt đầu hình thành các thói quen cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Dùng thử thời gian biểu mới lập.
https://www.wikihow.com/Make-a-Timetable https://www.wikihow.com/Make-a-Timetable https://www.wikihow.com/Make-a-Timetable
Making the Timetable Writing Down Your Most Important Daily Tasks Optimizing Your Timetable