Tuân theo quy ước viết một lá thư trang trọng Gửi thư cho người nhận Thảo nội dung thư
Ngày gửi sẽ được đặt ở góc trên bên phải trang giấy. Cách trống một hàng bên dưới và ghi địa chỉ của bạn, cũng căn lề phải. Sau đó, cách trống một hàng nữa và ghi địa chỉ đầy đủ của người nhận ở bên trái trang giấy. Nếu gửi thư qua email, bạn có thể lược bỏ phần ngày và địa chỉ, bắt đầu ngay với lời chào. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo dòng tiêu đề phải rõ ràng và hiệu quả. Ví dụ, nếu gửi thư cho giáo sư, bạn có thể viết dòng tiêu đề là, “Thư xin gia hạn - Nguyễn Hoàng Minh - lớp B2 K34”. Bắt đầu bằng từ “Kính gửi”, theo đó là danh xưng và tên đầy đủ của người nhận. Ví dụ, “Kính gửi ông Nguyễn Hải Triều” hoặc “Kính gửi bà Bùi Phương Mai”. Một số danh xưng có thể phức tạp hơn, chẳng hạn như “Kính gửi Giáo sư Nguyễn Đức Cường” hay “Kính gửi Chủ tịch Nguyễn Văn An”.  Đây là một đề nghị chính thức, do đó bạn cần duy trì văn phong và nội dung trang trọng, ngay cả khi bạn quen biết thân mật với những người này. Không nên viết “Chào Hạnh”. Cố gắng tìm một người cụ thể để gửi lá thư. Nếu không, lá thư của bạn sẽ trông như thư mẫu. Ví dụ, “Kính gửi Chủ tịch Nguyễn Văn An” sẽ tốt hơn là “Kính gửi các nhà chức trách”. Phần thân của bức thư nên có từ 1-3 đoạn. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể mở đầu với 2-3 dòng. Nếu cần mở rộng với đầy đủ 3 đoạn, bạn chỉ cần tách ra thành các phần mở đầu, phần thân và phần kết. Để mở đầu thư, bạn có thể viết, “Em là Nguyễn Hoàng Minh, sinh viên lớp B2 K34”. Điều này sẽ nhắc cho giáo sư nhớ và không tốn thời gian để tìm xem bạn là ai. Bạn đừng xem nhẹ tầm quan trọng của phần kết vững chắc. Hãy dùng những câu cuối cùng để nhắc lại trường hợp của bạn (trong một dòng) và cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc thư. Bạn có thể viết, “Tôi rất cảm ơn sự xem xét của ông (bà) về đề nghị của tôi”.  Tốt nhất là bạn nên khép lại bức thư bằng lời chào trước khi ký tên. Một số lựa chọn tốt là: “Trân trọng”, “Kính thư”, “Kính chào”.  Nếu cần được hồi đáp, bạn nên nêu điều này ở phần kết. Thông thường, bạn có thể kết hợp với lời cảm ơn. Ví dụ, “Chân thành cảm ơn về sự xem xét của ông, tôi mong nhận được phúc đáp của ông trong tuần tới”. Tuy nhiên bạn cần cẩn thận, đừng tỏ ra quá thúc ép. Bên dưới lời chào “Trân trọng”, bạn hãy cách trống 3-4 hàng. Sau đó ghi họ tên và căn lề trái. Dùng khoảng trống bên trên để ký tên bằng bút mực. Nếu định gửi email, bạn có thể xóa khoảng trống và đánh máy tên của bạn vào đó. Khi đọc lại xong lá thư vừa thảo và trước khi gửi đi, bạn hãy chụp lại bức thư (chuyển sang pdf), lưu bản thảo online hoặc copy theo kiểu truyền thống. Bạn cũng có thể ghi lại ngày gửi thư nếu nó không khớp với ngày ghi trên đầu thư. Lưu bản sao này ở một nơi an toàn để làm hồ sơ cá nhân. Đem thư đến bưu điện, trao cho người đưa thư hoặc bỏ vào thùng thư. Nếu muốn đảm bảo thư đến tay người nhận, bạn có thể yêu cầu dịch vụ theo dõi và trả thêm phí. Nếu muốn gửi thư giấy, bạn cần in ra bằng máy in và mực chất lượng tốt. Thư xin gia hạn viết tay thường không được chấp nhận. Đây có lẽ là cách tốt nhất để gửi thư xin gia hạn mà ít tốn thời gian và chắc chắn. Bạn cần xác minh địa chỉ email của người nhận trước khi gửi, và nhớ nêu số định danh của bạn trong dòng tiêu đề, nếu có liên quan.  Người nhận sẽ biết chính xác thời gian bạn gửi email. Lưu ý điều này nếu bạn muốn gửi thư vào đêm muộn. Email của bạn cần có hình thức trang trọng, kể cả địa chỉ email mà bạn dùng để gửi. Bạn nên gửi email này với tài khoản mang tính chuyên nghiệp. Ví dụ, bức thư được gửi từ tài khoản email nguyenkimoanh234@gmail.com là thích hợp. Nếu gừi thư qua fax, bạn nhớ giữ lại trang xác nhận để chứng minh rằng bạn đã gửi thư thành công và thư đã được nhận. Nếu cần xin gia hạn gấp vào phút cuối, có lẽ tốt hơn là bạn nên nói chuyện với người đó bằng cách gọi điện thoại. Trong trường hợp này, bạn cũng cần phải có thái độ trang trọng và trình bày trường hợp của mình một cách rõ ràng. Chuẩn bị viết thư ngay khi bạn biết là cần phải xin gia hạn. Bạn cần cho người nhận thư có nhiều thời gian để quyết định trường hợp của bạn. Bạn cũng cần thể hiện rằng mình có sự chuẩn bị, mặc dù bạn đang đề nghị được điều chỉnh lịch trình. Cân nhắc mọi yếu tố và đưa ra đề nghị thực tế. Nếu thời gian xin gia hạn quá ngắn, có thể bạn sẽ lại phải xin thêm lần nữa. Bạn phải hết sức tránh xảy ra tình trạng không hoàn thành kịp thời hạn cuối, vì vậy tốt nhất là bạn nên ước tính thời gian dôi ra một chút.  Tùy vào tình huống, có thể bạn cần viết lá thư như một phần của quá trình thương lượng. Trong trường hợp này, bạn nên xin thời hạn dài hơn thời gian ước tính để có thể thỏa hiệp và thống nhất ở khoảng giữa.  Ước lượng thời gian dựa trên tiến độ hiện tại của bạn và những phần chưa hoàn thành của dự án. Ví dụ, nếu đã thực hiện một dự án tư vấn được ba tháng, có lẽ bạn sẽ ước được phần việc còn lại là bao nhiêu. Bạn cũng cần lưu ý về giới hạn thời gian mà người nhận thư cũng đang phải đối mặt. Có thể họ cũng chịu áp lực vì thời hạn cuối. Ví dụ, các giáo sư đại học thường phải nộp điểm giữa kỳ, và họ phải dựa vào đó mà ra thời hạn cuối cho sinh viên. Bạn cần xác minh thời hạn hiện tại trước khi xin gia hạn. Đừng để lại ấn tượng rằng mình là người thiếu đầu óc tổ chức khi đề nghị được gia hạn mà không tìm hiểu tình hình hiện tại. Ví dụ, một số cơ quan của chính phủ yêu cầu bạn phải nộp kiến nghị trong vòng 24 giờ sau lần đầu tiên liên hệ. Nếu thấy điều này không có hiệu quả với mình, bạn có thể khiếu nại rằng thời gian này là quá hạn hẹp. Bạn đang dành thời gian để thảo lá thư xin gia hạn, và người nhận cũng sẽ dành thời gian để đọc; vì vậy bạn cần viết lá thư cho thật xứng đáng. Cẩn thận cân nhắc lý do thực sự khiến bạn cần thêm thời gian và trình bày với người nhận một cách trung thực. Không nói dối hoặc phóng đại, vì điều này sẽ chỉ gây hại cho bạn.  Một lý do tốt có thể trình bày là bạn mong muốn công việc được thực hiện kỹ càng và cẩn thận. Ví dụ, nếu bạn đang hoàn thành một dự án mà sự an toàn của những người khác có thể bị ảnh hưởng, có lẽ bạn sẽ được thông cảm khi nêu ra điều này. Nếu có nhiều lý do để xin gia hạn, bạn hãy chọn một lý do xác đáng nhất và tập trung vào đó. Ví dụ, trong trường hợp bạn chậm trễ khi nhận công việc được mời, hãy nói với họ rằng bạn muốn tìm hiểu thêm về chi phí vận chuyển (nếu điều này là thật) thay vì cho họ biết rằng bạn còn đang chờ một lời mời khác. Các chi tiết được nêu sẽ giúp cho lá thư của bạn có vẻ chính đáng và khéo léo. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn nộp thư đến cơ quan chính phủ hoặc một tổ chức nào khác mà bạn chưa bao giờ gặp mặt.  Ví dụ, nếu ông của bạn mất trước ngày phải nộp bài luận hai ngày, tốt nhất là bạn nên trình bày sự kiện này như một “việc khẩn cấp của gia đình” thay vì chỉ nói chung chung là “việc khẩn cấp”. Bạn cũng có thể đề cập đến sự qua đời của ông và một số thông tin về kế hoạch của bạn.  Sắp xếp giấy tờ trước khi nộp thư xin gia hạn. Có thể bạn cần trình bày về các công việc và các đơn từ mà bạn đã thực hiện, đặc biệt là khi làm việc với các cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức chính thức khác. Việc chứng tỏ rằng cho đến thời điểm này bạn đã tuân theo mọi bước của quy trình sẽ có lợi cho bạn. Không ai muốn đọc một bức thư đầy những lời than vãn. Thay vì thế, bạn chỉ nên trình bày nhanh và ngắn gọn về những sự kiện tiêu cực, sau đó nêu giải pháp tích cực. Ví dụ, nếu bạn nghĩ rằng mức lương khởi điểm quá thấp, bạn có thể viết, “Tôi cần thêm thời gian để cân nhắc lời đề nghị của quý công ty. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng mức lương cao hơn có thể giúp tôi làm việc hiệu quả hơn". Dành ra ít nhất vài phút đọc lại thư trước khi bạn gửi đi. Kiểm tra các lỗi soạn thảo và đánh máy. Chạy phần mềm kiểm tra ngữ pháp và chính tả trên máy tính. Gửi cho một người bạn đáng tin cậy để nhờ họ đọc lại. Đừng vội vàng hoặc bỏ qua bước này; nếu không, có thể người nhận thư sẽ có ấn tượng là bạn luộm thuộm, và điều đó sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Trình bày phần đầu trang. Viết lời chào đầy đủ và trang trọng. Sử dụng cách trình bày ngắn gọn. Chú ý phần kết. Ghi tên đầy đủ và chữ ký của bạn. Sao lại một bản hoặc lưu lại bức thư. Cho vào thùng thư thông thường. Gửi thư xin gia hạn qua email. Gọi điện thoại thay vì viết thư. Viết thư càng sớm càng tốt. Xác định thời gian bạn cần thêm là bao lâu. Chú ý về luật lệ hiện hành. Đưa ra lời giải thích hợp lý. Nêu ra một vài chi tiết được chọn lọc cẩn thận. Giữ văn phong và nội dung tích cực. Đọc lại thư trước khi gửi.
https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension
Following Formal Letter Writing Conventions Sending the Letter to the Recipient Crafting the Content of the Letter