Soạn thảo nội dung email Viết một tiêu đề rõ ràng Sử dụng Outlook hoặc ứng dụng lịch được tích hợp
Giới thiệu bản thân là cần thiết nếu bạn làm việc cho một công ty lớn hoặc nếu bạn không quen biết tất cả mọi người. Bạn cũng cần đề cập đến trong phần giới thiệu ngắn này nếu có bất kỳ tài liệu hoặc vật dụng nào cần được hoàn thành và/hoặc mang đến cuộc họp. Hãy viết phần mở đầu thân thiện hoặc có liên quan đến công việc. Ví dụ, “Chào cả nhóm, tôi đang mong chờ chương trình mới sẽ được ra mắt vào tuần tới!” Đây là thông tin cần thiết cho mọi người tham dự cuộc họp, vì vậy bạn cần viết nó rõ ràng và làm nổi bật so với phần nội dung còn lại. Hãy thụt đầu dòng trên và dưới của thông tin ngày giờ và/hoặc in đậm phông chữ.  Ví dụ: “Ngày 06 tháng 10, 10:30 - 11:45 AM” Nếu cuộc họp trực tuyến, hãy liệt kê múi giờ để mọi người ở các múi giờ khác nhau sẽ không bỏ lỡ do thông tin sai lệch. Chẳng hạn bạn có thể viết: “Ngày 6 tháng 10, 10:30 - 11:45 AM (PST-Múi giờ Thái Bình Dương)” Hãy làm nổi bật địa điểm cũng như ngày và giờ—đặc biệt là nếu bạn gặp nhau ở một địa điểm mới, nếu vị trí đó khó tìm, hoặc nếu bạn biết một số người nhận không quen thuộc với địa điểm đó. Đối với các cuộc họp ảo (thông qua diễn đàn trực tiếp hoặc trò chuyện video), hãy cung cấp đường dẫn liên kết đến diễn đàn hoặc cuộc gọi video để dễ dàng truy cập. Hãy đưa ra hướng dẫn càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: “Vui lòng đến phòng hội nghị 592 ở tòa nhà Timaren (số 209 đường Nix). Phòng 592 nằm ở dãy thứ 2 của tòa nhà, vì vậy bạn sẽ cần đi thang máy lên từ tầng trệt, đi ra ở tầng 12, và sử dụng thang máy ở phía nam của tòa nhà (bên trái của bạn) để đi lên tầng 59”. Hãy cho người nhận biết về nội dung chính của cuộc họp. Việc cung cấp kế hoạch làm việc của buổi họp sẽ giúp họ nắm rõ những nhiệm vụ nào cần được thực hiện trước. Bạn có thể chỉ cần nêu chủ đề (chẳng hạn như “Cập nhật An ninh mạng”) hoặc bạn có thể cung cấp mốc thời gian như sau:  10:30 - 10:45 Chia sẻ cập nhật tình trạng dự án 10:45 - 11:10 So sánh và chọn các đề xuất khả thi 11:10 - 11:30 Nêu ra các ý tưởng và mục đích của việc ra mắt sản phẩm Những điều quan trọng nhất mà bạn cần kiểm tra lại là ngày, giờ, và địa điểm của cuộc họp, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp thông tin chính xác! Bạn cũng có thể đọc lại phần giới thiệu, kế hoạch của cuộc họp, hoặc các ghi chú khác mà bạn đã cung cấp để đảm bảo mình đã bao gồm tất cả thông tin cơ bản. Đọc email thành tiếng để đảm bảo rằng cách viết của bạn rõ ràng và súc tích trước khi gửi. Hãy bao gồm những chi tiết này để mọi người biết cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và những gì sẽ được thảo luận mà thậm chí không cần mở email. Bạn có thể viết, “Cuộc họp ngày 12/8: Hướng dẫn báo cáo mới”. Nếu bạn cần biết những ai sẽ tham gia cuộc họp, hãy yêu cầu sự xác nhận ngay trong tiêu đề. Bằng cách đó, người nhận sẽ tự hiểu rằng họ cần phản hồi càng sớm càng tốt ngay cả trước khi họ mở email. Bạn có thể viết, “Cuộc họp nhân sự thứ sáu ngày 10/6, vui lòng xác nhận càng sớm càng tốt”. Bạn cũng có thể viết, “Xin vui lòng phản hồi và xác nhận bạn sẽ tham gia: Cuộc họp nhân sự ngày 10/6”. Nếu đó là một vấn đề cấp bách hoặc thời gian gấp rút khiến cuộc họp diễn ra ngay lập tức, hãy thêm từ ngữ tăng tính cấp bách cho tiêu đề. Chẳng hạn bạn có thể viết, “Cuộc họp khẩn cấp vào thứ hai ngày 31/2: An ninh mạng”.  Điều quan trọng là phải ghi chú trên tiêu đề của cuộc họp cũng như cung cấp ý tưởng về những gì họ nên mong đợi. Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn, sự hiện diện của một số người có lẽ sẽ không cần thiết cho mọi cuộc họp. Hãy nêu rõ nếu một phòng ban có liên quan hoặc để người nhận biết nếu họ bắt buộc phải tham gia trên tiêu đề. Bạn có thể viết, “Cuộc họp tiếp thị bắt buộc tham gia vào ngày 10/6”. Nếu cuộc họp không bắt buộc, bạn có thể viết: “Cuộc họp được đề xuất vào ngày 10/6 về chiến thuật nghiên cứu hiệu quả”. Từ viết tắt có vẻ hiệu quả, nhưng chúng không cụ thể như từ ngữ đầy đủ và có thể gây nhầm lẫn. Chẳng hạn, SAP có thể có nghĩa là “hệ thống và quy trình xử lý” hoặc “mẫu kế hoạch và phân tích dự án” tùy thuộc vào người nhận có hiểu ý nghĩa của từ mà bạn sử dụng hay không. Tuy nhiên, sẽ không thành vấn đề khi sử dụng các từ viết tắt phổ biến như “RSVP”, “HR”, và “IT”. Nếu công ty của bạn sử dụng cơ sở dữ liệu truyền thông với ứng dụng lịch được tích hợp như Outlook, hãy sử dụng nó để thiết lập cuộc họp. Đó là ứng dụng phổ biến để liên lạc với mọi người trong công ty. Nếu công ty của bạn không sử dụng Outlook hoặc bất cứ ứng dụng gì tương tự, bạn có thể dùng email liên quan đến công việc để gửi lời mời. Sau khi tạo một cuộc họp mới, cửa sổ lịch sẽ xuất hiện. Nhấp vào “Trợ lý lập lịch biểu”, chọn ngày và giờ có sẵn cho cuộc họp của bạn. Hãy chắc chắn rằng thời gian để cuộc họp diễn ra thuận tiện cho bạn và những người tham dự. Tùy thuộc vào ứng dụng của công ty, bạn có thể điều chỉnh cài đặt xem để hiển thị lịch trình của mọi người (ngoài lịch trình riêng của bạn). Nhấp vào thanh văn bản để nhập vào tên hoặc xem qua sổ địa chỉ và chọn tên của họ từ danh sách. Sử dụng chức năng “Trợ lý lập lịch biểu” để kiểm tra tính khả dụng của người khác. Nếu lịch họp không thuận tiện cho mọi người, tên của họ sẽ được tô sáng. Công cụ trợ lý thậm chí sẽ hiển thị các khung thời gian được đề xuất để phù hợp với lịch trình của bạn và những người tham gia. Đảm bảo rằng ngày họp là ngày mà bạn đã chọn trước đó, và nhấp vào lịch để thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu cần thiết. Sau đó, kéo mũi tên xuống chỗ bên phải của danh sách thời gian để chọn thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác. Việc thêm thời gian kết thúc thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối về thời gian của mọi người để họ biết những gì sẽ diễn ra và có thể lên kế hoạch di chuyển hoặc làm việc để tránh trùng với lịch họp. Chọn nút này sẽ đưa bạn trở lại màn hình lịch hẹn chung và bạn sẽ nhìn thấy lịch hẹn mà mình đã nhập. Tại đây, bạn sẽ có thể thêm một tiêu đề, địa điểm, và các ghi chú. Nếu bạn không nhìn thấy dữ liệu mà mình đã nhập trên màn hình Lịch hẹn, hãy quay trở lại và lặp lại các bước đến khi nó xuất hiện. Hãy cho người nhận biết nội dung chính của cuộc họp trong một vài từ ngắn gọn (ví dụ, “Thử nghiệm sản phẩm sắp ra mắt”). Hãy cụ thể về địa điểm, cung cấp hướng dẫn chỉ đường nếu đó không phải là nơi cuộc họp thường xuyên diễn ra hoặc nếu vị trí đó khó tìm. Thêm bất kỳ ghi chú nào khác (chẳng hạn công tác chuẩn bị) có liên quan đến cuộc họp.  Cung cấp địa chỉ của cuộc họp, ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ đã biết. Nhấp vào nút “Gửi” khi bạn hoàn thành.
Viết một giới thiệu súc tích và thân thiện cùng một ghi chú ngắn. Liệt kê ngày và giờ họp trên một dòng riêng để nhấn mạnh. Liệt kê vị trí sau ngày và giờ. Chia sẻ mục đích của cuộc họp. Đọc lại email để phát hiện các lỗi ngữ pháp và sai sót thực tế. Viết một tiêu đề ngắn và có liên quan đến ngày và chủ đề của cuộc họp. Yêu cầu xác nhận sự tham gia trong tiêu đề. Để người nhận biết nếu đó là một cuộc họp khẩn cấp trong tiêu đề. Nêu rõ sự tham gia là bắt buộc hoặc được đề xuất. Sử dụng từ ngữ thể hiện đầy đủ ý nghĩa trên dòng tiêu đề để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Chọn “New Meeting” (Cuộc họp mới) dưới tab Trang chủ trong Outlook. Chọn ngày và giờ từ cửa sổ “Scheduling Assistant” (Trợ lý lập lịch biểu). Thêm người tham dự bằng cách nhập tên của họ hoặc sử dụng sổ địa chỉ. Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Chọn “Appointment” (Lịch hẹn) bên dưới tab “Meeting” (Cuộc họp) ở phía trên cùng màn hình. Hãy cụ thể khi nhập tiêu đề, địa điểm, và ghi chú.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation https://www.wikihow.com/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation
Crafting the Body of Your Email Writing a Strong Subject Line Using Outlook or an Integrated Calendar Application