Đưa ra phản hồi cho học sinh Viết phản hồi trong đánh giá năng lực Viết phản hồi cho nhân viên bằng email
Mục đích của thông tin phản hồi là để giúp học sinh học tập, vì thế hãy đưa ra bình luận có ích mà hướng dẫn họ cải thiện công việc thay vì phê bình lỗi. Hãy xem nó như hướng dẫn và không chỉ phê bình. Bạn có thể đưa ra phản hồi bằng văn bản về các dạng bài tập của học sinh, bao gồm bài tập làm văn, bài thuyết trình, và dự án. Cả hai phần đều quan trọng, và học sinh cần biết cách cải thiện chúng. Điều này đặc biết cần thiết nếu một học sinh làm tốt phần này hơn phần khác. Ví dụ, một học sinh có thể có ý tưởng xuất sắc về phát triển nội dung, trong khi vẫn còn lỗi chính tả, phép chấm câu sai, thừa đoạn chưa hoàn chỉnh và lỗi không thụt đầu dòng.  Nếu bạn đang nhận xét về bài thuyết trình miệng hoặc dự án, đảm bảo cung cấp thông tin phản hồi về mỗi phần của bài tập. Ví dụ, một bài thuyết trình miệng sẽ bao gồm nhận xét về cả nội dung lẫn kỹ năng nói chuyện trước đám đông, trong khi một dự án có thể nhận được thông tin phản hồi về nội dung, tính sáng tạo, và kỹ năng trình bày. Việc viết các bình luận như “làm tốt lắm”, “rất có tiến bộ”, hoặc “cần cố gắng” không cho học sinh biết những gì mà họ cần làm để cải thiện hoặc những gì mà họ đang làm đúng. Để thông tin phản hồi có hiệu quả, học sinh cần biết những gì họ đã làm tốt hoặc chưa tốt.  Hãy viết thế này, “Luận điểm của em rõ ràng, viết tốt, và sử dụng định dạng theo yêu cầu. Mặc khác, các câu chủ đề cần cố gắng hơn vì chúng không liên kết với luận điểm”. Hãy đề xuất thế này, “Các ý tưởng của em được phát triển tốt, nhưng thầy muốn em đến gặp thầy để được hướng dẫn về chỗ dùng dấu phẩy và các câu chưa hoàn chỉnh”. Bao gồm hỗn hợp các bình luận tích cực và phê bình mang tính xây dựng. Bạn có thể đánh dấu một vài lỗi, tuy nhiên tránh chỉnh sửa trên trang giấy. Hãy xác định vấn đề mà bạn đã phát hiện trên bài viết, chẳng hạn như việc dùng quá nhiều dấu phẩy, và sau đó đề xuất kỹ năng mà học sinh có thể cải thiện. Chẳng hạn như, “Em đã dùng quá nhiều dấu phẩy trong bài luận văn. Thầy đề nghị em xem lại các quy tắc sử dụng dấu phẩy và cách tránh lỗi dùng dấu phẩy. Nếu em đến gặp thầy hướng dẫn, chúng ta có thể xem lại đoạn văn cùng nhau. Nó sẽ cho học sinh điểm cụ thể để tập trung từ đây về sau. Bạn có đặt ưu tiên vào các mục tiêu học tập hoặc nhu cầu của học sinh, tuỳ vào loại bài tập. Hãy nói, “Ngay lúc này, thầy muốn em tập trung sử dụng thể chủ động và tránh các câu không hoàn chỉnh”. Hãy tập trung sự chú ý vào những mục tiêu học tập hiện tại hoặc nhu cầu của học sinh mà bạn đang đánh giá. Đảm bảo rằng học sinh biết bạn chỉ đang đánh giá các phần cụ thể trong bài viết của họ vì thế họ không cho rằng các phần khác là hoàn hảo.  Có thể bạn cần tô màu hoặc đánh dấu phần được nhận xét. Trước khi gửi lại bài tập cho học sinh, hãy để họ biết rằng bạn chỉ đưa ra thông tin phản hồi về một phần của bài tập. Bạn cũng có thể cho phép học sinh chọn kỹ năng hoặc phần mà họ muốn nhận được thông tin phản hồi. Nếu có nhiều lỗi, đừng cố sửa chúng trong một lần nhận xét. Việc cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc có thể khiến học sinh cảm thấy choáng ngợp, chán nản. Thay vào đó, hãy bắt đầu với những chỉnh sửa cơ bản hoặc chỗ dễ dàng nhất.  Chẳng hạn như, bạn có thể bắt đầu bằng việc tập trung vào các câu chưa hoàn chỉnh và tra cứu từ mà bạn không biết cách đánh vần. Bạn cũng có thể chỉ tập trung vào mục tiêu học tập mà bài tập đang hướng tới. Hãy kết thúc bằng một ghi chú tích cực, động viên họ tiếp tục cố gắng. Bạn có thể tham chiếu đến những tiến bộ khác trong bài tập của họ, tạo cho họ động lực để hướng tới mục tiêu cao hơn. Hãy viết, “Sau khi nhận thấy bài viết của em đã tiến bộ rất nhiều trong năm học, thầy biết em sẽ hoàn thành bài tập xuất sắc theo những đề xuất này. Thầy mong đợi đọc bài luận tiếp theo của em!” Đó là lý do mà bạn đang thực hiện đánh giá. Việc biết mục tiêu có thể giúp bạn viết phản hồi tốt hơn và sẽ giúp nhân viên biết họ nên mong chờ điều gì.  Chẳng hạn như, có phải bạn tập trung vào sự cải thiện của nhân viên không? Có phải bạn đang thực hiện đánh giá toàn công ty để quyết định hình thức phát triển nghề nghiệp nào sẽ có ích cho công ty nhất không? Có phải bạn đang tiến hành đánh giá hằng quý không? Hãy nói với nhân viên về mục tiêu khi bạn đưa ra phản hồi. Bạn có thể nói, "Công ty có kế hoạch hỗ trợ chương trình phát triển nghề nghiệp dựa trên nhu cầu của nhân viên, vì thế tôi đang tiến hành đánh giá năng lực cho mỗi người". Đó có thể bao gồm phản hồi từ lần đánh giá trước đó, cũng như thông tin không chính thức được đưa ra trong quá trình đánh giá. Bạn cũng nên đánh giá những gì mà họ đã thực hiện theo thông tin phản hồi đó. Có phải họ đã sử dụng nó để cải thiện không? Có phải họ không để ý đến nó không?  Nếu họ đã hành động dựa trên phản hồi trước đây, điều này có thể được xem là điểm tích cực khi đánh giá lần này. Nếu họ đã không để ý đến phản hồi trước đây, bạn có thể thảo luận cả vấn đề trước đó lẫn sự thiếu tự giác khi không chú ý đến thông tin phản hồi. Tốt nhất là hãy luôn bắt đầu bằng những bình luận tích cực. Hãy nói với nhân viên những gì mà họ đang làm tốt, chỉ rõ bất kỳ thành tựu nào mà họ đã đạt được. Bạn nên trung thực, tuy nhiên hãy cố gắng đưa ra càng nhiều điểm tích cực cũng như điểm tiêu cực.  Hãy đưa ra các ví dụ, chẳng hạn như “Bạn đã thể hiện tinh thần tự giác khi tự nguyện làm trưởng dự án, và bạn đã chứng minh kỹ năng lãnh đạo giỏi bằng cách hợp tác tốt với nhóm, kết hợp các đề xuất từ những thành viên khác, và phân công nhiệm vụ”. Khen ngợi hành động mà bạn muốn họ phát huy. Hãy tập trung sự phê bình vào những gì có lợi nhất cho công ty hoặc mục tiêu trong công việc của nhân viên. Hãy nói với họ những gì mà bạn thấy họ gặp khó khăn, và lý do vì sao đó là vấn đề. Cung cấp những ví dụ cụ thể. Chẳng hạn như, “Trong 3 bài thuyết trình trước đây, bạn đã quên phần dự thảo ngân sách, làm chậm dự án”, hoặc “Số tài khoản trung bình đạt được trong quý vừa rồi là 6, tuy nhiên bạn chỉ bảo đảm được 2. Đây được xem là thiếu năng lực”. Điều này sẽ giúp nhân viên biết những gì mà họ nên tập trung trong thời gian tới, cho phép bạn truyền đạt được những gì mà công ty cần ở nhân viên. Nó cũng sẽ làm cho thông tin phản hồi có ích hơn vì nhân viên biết những gì mà bạn muốn họ hiểu từ buổi đánh giá.  Các mục tiêu cần ngắn gọn và cụ thể. Chẳng hạn như, "Trung bình một nhân viên sẽ bán được 4 sản phẩm mỗi ngày", "Nhân viên sẽ tăng cường giao tiếp với khách hàng", hoặc "Nhân viên sẽ hoàn thành buổi đào tạo về kỹ năng lãnh đạo". Đảm bảo rằng buổi đánh giá tiếp theo mà bạn thực hiện cho nhân viên sẽ tập trung vào những mục tiêu làm việc này, vì đó là những gì mà họ sẽ mong đợi. Hãy đưa ra những đề xuất theo bình luận mang tính xây dựng mà bạn đã cung cấp trước đó. Tuỳ vào nguồn lực, điều này có thể là buổi trao đổi kiến thức, khoá đào tạo, đào tạo tại công ty, hoặc buổi chia sẻ kinh nghiệm sống. Thậm chí bạn có thể tìm các khoá học trên mạng nếu thiếu nguồn lực.  Hãy cởi mở với việc thay đổi những đề xuất này sau khi bạn thảo luận sự đánh giá với nhân viên. Chẳng hạn như, nhân viên có thể yêu cầu sự phát triển nghề nghiệp mà bạn chưa từng nghĩ đến. Bạn nên cân nhắc những mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên. Ví dụ, nếu nhân viên mốn chuyển sang vị trí quản lý, bạn có thể đề xuất buổi đào tạo kỹ năng lãnh đạo như là một lựa chọn phát triển nghề nghiệp. Một lựa chọn khác là nếu nhân viên có hứng thú với thiết kế đồ hoạ, bạn có thể cho phép họ tham gia các khoá đào tạo để họ có thể sử dụng những kỹ năng này cho công ty. Bất kể sự đánh giá năng lực có tích cực như thế nào, không ai thích bị nhắc nhở về những thiếu sót hoặc những gì mà họ cần cải thiện. Việc kết thúc bằng lời động viên có thể giúp nhân viên có thêm động lực thay vì bị áp lực hoặc nản chí. Hãy nói thế này, “Quý vừa rồi đã có những rắc rối không mong muốn, tuy nhiên bạn đã hoàn thành tốt công việc khi điều chỉnh khối lượng công việc của mình. Chúng tôi thích những biểu hiện của bạn và hy vọng sẽ nhìn thấy thêm kết quả tốt đẹp trong quý này”. Đây có thể là phản hồi bằng lời sau khi bạn thảo luận sự đánh giá với họ, hoặc bạn có thể đưa cho họ mẫu phản hồi để hoàn thành. Bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi hiệu quả hơn nếu bạn cho phép nhân viên có ý kiến về sự đánh giá năng lực và tổng hợp thông tin khi không có sự hiện diện của bạn. Hãy yêu cầu người khác đưa ra ý kiến về phản hồi của bạn. Chẳng hạn như, “Nếu bạn có thể cải thiện một điều về cách mà tôi đưa ra thông tin phản hồi, đó sẽ là gì?" và “Thông tin phản hồi có rõ ràng và hữu ích không?” Bạn có thể ghi lý do trong chủ đề hoặc trong nội dung email. Thông thường, tốt nhất là hãy để người nhận biết họ nên mong đợi gì trong email ngay từ câu chủ đề. Viết chủ đề chẳng hạn như “Phản hồi về đề xuất dự án – Khởi đầu tuyệt vời!” Điều này sẽ cho người nhận biết rằng bạn đang đưa ra nhận xét bằng giọng điệu thân thiện thay vì chỉ trích. Nó sẽ tăng khả năng mà người nhận đọc nhận xét của bạn theo hướng tích cực. Hãy viết một câu thế này, “Tôi hy vọng là em có một tuần vui vẻ!” Khả năng là người nhận phản hồi đã dành nhiều công sức vào công việc mà bạn đang đánh giá. Hãy đề cập đến điều này trước tiên, để họ biết rằng bạn công nhận những nỗ lực của họ. Bạn có thể nói “Cảm ơn em vì đã cố gắng thực hiện kế hoạch đề xuất này. Em đã nỗ lực rất nhiều”. Việc nói với người nhận những gì mà họ đang làm đúng trước tiên sẽ giảm nhẹ sự phê bình sau đó. Hãy trung thực, tuy nhiên cố gắng tìm gì đó tích cực. Bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ hiện tại hoặc những nỗ lực trong công việc trước đây. Hãy nói “Đây là một đề xuất thuyết phục khác. Em đã tập hợp nhiều mục tiêu tuyệt vời, và tôi có thể nhận thấy nhiều tiến bộ trong phương pháp của em”. Cho dù sẽ hiệu quả hơn khi liệt kê những thay đổi cần thiết, thật khó để người nhận đọc chúng và khiến họ cảm thấy nản chí. Thay vào đó, hãy tạo câu như thể đó những thay đổi mà bạn sẽ thực hiện. Bạn có thể viết, “Tôi sẽ bỏ phần 1 và 2, và mở rộng phần 3 để bao gồm dự thảo ngân sách”, hoặc “Tôi sẽ cắt đoạn văn thứ hai nhưng sẽ thêm phần đánh giá các dự án đang triển khai vào cuối phần đó”. Hãy nói với người nhận vấn đề nằm ở đâu, giải thích rõ nguyên nhân của vấn đề nếu cần thiết. Nếu lời phê bình là do một thay đổi so với sự mong đợi hoặc hướng dẫn, hãy nói với họ điều này, đưa ra chi tiết vì sao lại thực hiện sự thay đối đó.  Hãy nói, “Chúng ta đang thực hiện sự thay đổi toàn công ty sang hướng các dự thảo đề xuất đầy đủ chi tiết hơn, vì thế chúng ta sẽ cần mở rộng thông tin ở một vài phần. Tôi đã liệt kê những nơi cần thêm thông tin”. Nếu bạn nhận xét về hành vi của người nhận, hãy luôn đưa ra các ví dụ cho ý mà bạn muốn truyền đạt. Ví dụ, nếu bạn đang nói về cách ăn mặc thiếu chuyên nghiệp tại cuộc gặp khách hàng, bạn nên đưa ra các ví dụ về điều mà họ đã làm sai. Bạn có thể nói, "Lần trước khi chúng ta gặp khách hang, bạn đã mang dép lào, và trước đó bạn mặc áo thun. Loại trang phục thường ngày này không mang lại hình ảnh chuyên nghiệp mà chúng ta muốn đại diện cho công ty". Phản hồi của bạn sẽ không có ích nếu không có cách khắc phục vấn đề. Tuỳ vào chủ đề phản hồi, đó có thể là danh sách các giải pháp cụ thể và danh sách chung gồm những mục tiêu cần thực hiện.  Bạn có thể đưa ra các ví dụ về những cách mà họ có thể khắc phục vấn đề. Đây là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn có một giải pháp cụ thể trong đầu. Bạn có thể nói, "Đối với bài thuyết trình tiếp theo của bạn, hãy sử dụng màu sắc trung tính và tránh dùng hiệu ứng chuyển tiếp. Vì khách hàng tham gia cuộc họp của chúng ta, bạn cũng nên tránh dùng cách nói chuyện trong công ty". Một cách khác là bạn có thể đặt những câu hỏi mà sẽ giúp họ nghĩ ra cách để cải thiện. Cách này sẽ có ích để xác định vấn đề mà có nhiều giải pháp khả thi. Ví dụ, “Có những cách nào để anh cải thiện tài liệu từ đây về sau?" hoặc “Anh dự định sẽ áp dụng những thay đổi nào vào bài thuyết trình tiếp theo của mình?” Một vài vấn đề trong công việc có thể gây hại cho tổ chức, và nhân viên cần được biết về nó. Trong nhiều trường hợp, sẽ có một vài hậu quả, và đôi khi bạn sẽ mất đi khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng kém hiệu quả vì sự thiết sót của nhân viên. Tuỳ vào tình huống, cũng sẽ có các hậu quả đối với nhân viên nếu họ không chịu thay đổi. Nếu có vấn đề, hãy cho nhân viên biết.  Chẳng hạn như, hãy nói với họ về những mối bận tâm rằng công ty có thể mất khách hàng vì các lỗi giấy tờ. Một cách khác là hãy để họ biết rằng họ có thể bị sa thải khỏi dự án nếu họ không cố gắng cải thiện tài liệu của mình. Đây là một cách thân thiện để kết thúc email mà giúp người nhận biết rằng bạn ủng hộ họ. Thêm vào đó, nó sẽ làm cho họ cảm thấy thoải mái khi yêu cầu sự giải thích nếu họ không hiểu điều bạn đã viết. Hãy viết, “Xin hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần sự giải thích về vấn đề”.
Tập trung vào việc học. Cung cấp thông tin phản hồi về nội dung và cấu trúc. Đưa ra thông tin phản hồi tích cực và tiêu cực cụ thể. Đề xuất cách cải thiện thay vì sửa các lỗi. Thiết lập các ưu tiên cho bản nháp hoặc bài tập kế tiếp. Giới hạn thông tin phản hồi trong một phần hoặc một kỹ năng nếu vấn đề nằm ở thời gian. Tránh gây áp lực cho học sinh. Động viên học sinh tiếp tục cố gắng. Thiết lập mục tiêu để đánh giá năng lực. Xem xét lại phản hồi trước đây về họ. Giải thích phản hồi tích cực, đưa ra các ví dụ cụ thể. Đưa ra phê bình mang tính xây dựng, cung cấp các ví dụ cụ thể. Thiết lập các mục tiêu làm việc cho giai đoạn đánh giá tiếp theo. Đề xuất các cơ hội phát triển nghề nghiệp. Kết thúc bằng lời động viên. Khuyến khích phản hồi từ người nhận. Xác nhận lý do để gửi email. Mở đầu bằng nhận xét thân thiện. Thừa nhận công việc mà họ đã hoàn thành. Đưa ra phản hồi tích cực trước tiên. Viết phản hồi tiêu cực dưới dạng lời khuyên. Giải thích cho phản hồi tiêu cực. Xác định cách khắc phục vấn đề. Nhắc họ nhớ về bất kỳ hậu quả nào có thể xảy ra. Kết thúc bằng đề nghị làm rõ và giải thích cho phản hồi của bạn.
https://www.wikihow.com/Write-Feedback https://www.wikihow.com/Write-Feedback https://www.wikihow.com/Write-Feedback
Giving Feedback to a Student Writing Feedback in a Performance Review Writing Employee Feedback in an Email