Μια επιστολή διαβίβασης συνοδεύει κάθε σχέδιο έκθεσης για την ενημέρωση των αποδεκτών του αιτήματος του γκάο για γραπτές ή προφορικές παρατηρήσεις και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου οφείλονται οι παρατηρήσεις .
Κάθε σχέδιο έκθεσης έχει μια επιστολή διαβίβασης μαζί του .