Ένα t και ένα αρχείο που περιέχει όλα τα απαιτούμενα στοιχεία δεδομένων μπορεί να είναι ( 1 ) ένα χειροκίνητο έγγραφο που έχει συμπληρωθεί χειροκίνητα , ( 2 ) ένα αυτοματοποιημένο αρχείο που διατηρείται ηλεκτρονικά ή ( 3 ) συνδυασμός αυτόματων και εγχειρίδιο αρχείων .
Τα στοιχεία δεδομένων μπορούν να καταρτιστούν σε διάφορες μορφές .