Οι εκθέσεις απουσίας πρέπει να διατηρούνται καθημερινά για να αναφέρονται τα μέλη των υπηρεσιών που πρόκειται να να και όσοι δεν είναι παρόντες για το καθήκον , αλλά ποιος θα πρέπει να είναι .
Οι εκθέσεις απουσίας συμπληρώνονται με το χέρι στο χαρτί .