Ο όρος αναφέρεται πάντα σε έναν συγκεκριμένο διαχειριστή , δεδομένου ότι όλες οι δαπάνες ελέγχονται από κάποιον .
Οι διαχειριστές πρέπει να καταγράφουν όλα τα έξοδα και να υποβάλλουν τα έγγραφα αυτά για τον έλεγχο κάθε έτους .