Μια επιστολή διαβίβασης συνοδεύει κάθε σχέδιο έκθεσης για την ενημέρωση των αποδεκτών του αιτήματος του γκάο για γραπτές ή προφορικές παρατηρήσεις και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου οφείλονται οι παρατηρήσεις .
Κάθε σχέδιο έκθεσης έχει μια επιστολή διαβίβασης με την οποία τους λέει ότι η προθεσμία για τις παρατηρήσεις τους είναι απρίλιος 15 .