360°SPÄTNÁ VÄZBA - SKVELÝ PROSTRIEDOK PROTI STRATE REALITY, časť 1
Recept na úspech je jednoduchý: má len 3 kroky. Najprv treba niečo urobiť. Treba aktívne konať aj s vedomím, že môžeme urobiť chybu, že okolie nás skritizuje. Potom je potrebné prijať spätnú väzbu a korigovať naše konanie. Všetci občas robíme chyby a je na nás, ako sa z nich poučíme. Tretím krokom je opakovanie prvých dvoch krokov.
Veľmi často si neuvedomujeme, ako nás druhí vnímajú. Alebo konáme v tom najlepšom vedomí a svedomí, ale reakcie okolia sú iné, ako sme očakávali. Hodnotenie a porovnávanie je nám prirodzené, najmä pokiaľ sa netýka nás. Hodnotíme každý deň. Neustále.
Vyjadrujeme sa k filmom, k spokojnosti s nákupom, k práci, ku správaniu rodinných príslušníkov, priateľov ale aj ku správaniu kolegov, šéfov, či podriadených. Občas hodnotíme aj sami seba, ale s hodnotením od niekoho iného mávame problémy. Rozlíšiť kritiku a spätnú väzbu, prijať a spracovať spätnú väzbu je schopnosť, na ktorej sa oplatí pracovať. Každé správanie je rôznymi ľuďmi rôzne vnímané a posudzované. Prostredníctvom spätnej väzby sa môže jej prijímateľ dozvedieť, ako v určitej situácii pôsobí na druhých ľudí.
Viacnásobnú spätnú väzbu považujeme za dobrý nástroj, ako čo najlepšie vyladiť rozdiel medzi sebaobrazom a tým, ako nás vidia druhí. Je to nástroj na spoznávanie reality.
360°spätná väzba je dnes štandardným nástrojom personálneho rozvoja na rôznych pozíciách, najčastejšie manažérov, projektových šéfov, tzv. talentov, či zamestnancov prvého kontaktu. Zamestnanci aj manažéri potrebujú dostávať pravidelnú spätnú väzbu, aby sa mohli permanentne zlepšovať. Viacnásobná spätná väzba umožňuje presnejšie nastaviť zrkadlo správaniu sa a pôsobeniu človeka na svoje okolie.
V lekárskej terminológii by mechanizmus 360° spätnej väzby spätnej väzby predstavoval preventívnu zdravotnú prehliadku, vykonanú viacerými odborníkmi, aby sa čo najpresnejšie zistil zdravotný stav. V terminológii 360° spätnej väzby hovoríme o zistení stavu osobnostných predpokladov potrebných na výkon práce. Výsledkom môže byť zistenie, že všetky predpoklady sú splnené na dostatočnej úrovni, alebo zistenie, že niektoré schopnosti je potrebné vhodným spôsobom rozvíjať.
360°spätná väzba predstavuje spôsob získania a vyhodnotenia informácií o vlastnostiach, schopnostiach, zručnostiach a vedomostiach jednotlivca z viacerých zdrojov – formou reflexií od iných osôb (nadriadeného, kolegov, tímu, klientov) a formou sebareflexie. Práve kvôli obrovskej rozmanitosti názorov sa 360°spätná väzba stala jedným z najdôležitejších nástrojov personálneho rozvoja zamestnancov. Poskytuje veľmi konkrétne a presné výsledky za nižšie náklady, ako napríklad Assessment/Development Centre.
Typický manažér strávi asi 80% svojho času komunikáciou na rôznych poradách, projektoch, komisiách vo firme, či mimo nej. So svojim priamym nadriadeným strávi spravidla veľmi málo času. Na realistické posúdenie jeho správania a spôsobu, akým dosahuje výsledky, sú viaceré informačné zdroje nápomocné.
VÝHODY A RIZIKÁ 360°SPÄTNEJ VÄZBY
Spätná väzba dosahuje svoje najväčšie výhody, keď sa realizuje v súlade s tromi základnými princípmi:
• Princíp viacnásobného hodnotenia spočíva v tom, že spätnú väzbu o vnímaní prejavov správania, poskytujú viacerí ľudia z okolia hodnoteného zamestnanca prostredníctvom dotazníka. Najčastejšie ide o nadriadeného, kolegov na rovnakej úrovni riadenia, podriadených zamestnancov a iné osoby, ktoré sú v častom kontakte s hodnoteným a vedia mu spätnú väzbu poskytnúť.
• Princíp hodnotenia pozorovateľného správania znamená, že otázky v dotazníku majú podobu výrokov, ktoré charakterizujú typické prejavy správania hodnoteného zamestnanca.
• Princíp porovnávania sebahodnotenia s cudzím hodnotením. Základom interpretácie získaných hodnotení je porovnanie výsledkov sebahodnotenia s výsledkami spätnej väzby, získanej od viacerých posudzovateľov.
Z perspektívy nadriadeného je obrovskou výhodou 360-ky možnosť získania hodnotných informácií, ako jeho podriadení spolupracujú s ostatnými kolegami, iným útvarmi či klientmi. Takáto spätná väzba posilňuje dôveru medzi nadriadeným a jeho ľuďmi a podporuje efektivitu hodnotiacich rozhovorov.
Z pohľadu zamestnancov 360-ka podporuje transparentnosť výkonových a hodnotiacich kritérií. To pomáha všetkým zamestnancom zamerať rozvoj svojich kompetencií a pracovných cieľov v súlade s požiadavkami organizácie. 360°spätná väzba nie je kritikou, nie je negatívna ani pozitívna (odhaľuje kladné stránky a aj potenciál rozvoja). Takisto rozvoj manažérov získa objektívnejší základ.
Niektoré tímy a projekty fungujú perfektne, iné vôbec. Príčiny ostávajú často skryté a bránia efektivite tímov. Tu môže 360-ka výrazne pomôcť pri samotnom zostavovaní tímov, ale aj pri zlepšovaní tímovej spolupráce.
Z perspektívy klientov má 360-ka význam v tom, že interní a externí klienti majú možnosť ovplyvňovať správanie kontaktnej osoby (prijímateľa spätnej väzby) a zlepšovať tak vzájomnú spoluprácu.
Z pohľadu top manažmentu je sumarizácia výsledkov z 360°spätnej väzby veľmi dôležitým základom pre tvorbu rozvojových plánov zamestnancov. Zároveň vedenie získa relatívne objektívne a nefiltrované informácie o reálne žitej firemnej kultúre a kultúre vedenia.
360°spätná väzba je užitočný nástroj, ktorý nevyžaduje rozsiahle znalosti pre jeho používateľa. No aj napriek tomu je potrebné mať na pamäti niekoľko rizík, ktoré môžu projekt ohroziť, ak ich zanedbáme.
- Pochybnosti o anonymite: ak majú účastníci 360-ky neistotu, že im nezaručíte anonymitu, nemôžete rátať s ich otvorenosťou a úprimnosťou.
- Nedôsledná komunikácia výsledkov: ak prijímateľ spätnej väzby (najčastejšie manažér) neprediskutuje so svojimi spolupracovníkmi, pripravuje si pôdu pre vznik špekulácií a domnienok. Okrem toho spôsobí vznik nedôvery na strane poskytovateľov spätnej väzby a posilní nechuť poskytnúť spätnú väzbu opakovane.
- Zamestnanci nerozumejú zmyslu spätnej väzby: ak nie sú zamestnanci vopred informovaní o význame spätnej väzby a celého projektu a dotazník vzbudzuje nereálne očakávania, môžu si svoju frustráciu vybiť pri poskytnutí spätnej väzby. Takto získané dáta majú malú výpovednú hodnotu a nedajú sa použiť.
- Sledované kompetencie nemajú súvis s cieľmi zamestnanca/firmy: bez jasnej súvislosti s cieľmi nebude projekt braný vážne, lebo nebude jasný jeho význam a prínos.
- Výsledky spätnej väzby musia viesť k viditeľným zmenám: inak budú poskytovatelia spätnej väzby frustrovaní a pri opakovanej 360-ke nebudú mať motiváciu poukazovať na priestor na zlepšenie.
- Výsledky nie sú odkomunikované príjemcovi spätnej väzby: výsledky 360-ky musia byť vždy prediskutované a integrované do osobného rozvojového plánu. Či sa niektorá zo sledovaných kompetencií javí byť silnou alebo slabou stránkou sa dá povedať len vtedy, keď sú známe individuálne ciele a ciele firmy. Na čo je silná stránka (resp. pozitívna spätná väzba), keď je vzhľadom na osobné alebo firemné ciele irelevantná?
MOŽNOSTI VYUŽITIA 360°SPÄTNEJ VÄZBY SÚ ROZMANITÉ
Identifikácia potrieb rozvoja jednotlivca
Najčastejšie sa 360°spätná väzba využíva na identifikáciu potrieb rozvoja jednotlivca. Rozvojový program vypracovaný na základe jednoznačne identifikovaných potrieb sa ľahšie realizuje, pretože zamestnanec vníma reálne prínosy rozvoja kompetencií. Opakovaná realizácia 360-ky pomáha jednotlivcom merať zvyšovanie úrovne kompetencií a nastavovať nové priority. Opätovnou realizáciou 360-ky vyhodnocuje organizácia účinnosť a efektívnosť svojich rozvojových programov. Deklarovaním merania úspešnosti rozvojových programov sa zvyšuje dôveryhodnosť HR útvaru.
Veľkou výzvou pre organizácie v čase organizačných zmien, alebo zmien v parametroch kultúry organizácie je vysvetlenie zamestnancom, aké prejavy správania sú v súlade s novým organizačným usporiadaním a novou kultúrou organizácie a aké prejavy správania sú vedením organizácie očakávané. 360-ka zameraná na posudzovanie prejavov správania, ktoré reprezentujú nové hodnoty organizácie prispieva k lepšiemu porozumeniu hodnôt a postojov pri zmene organizačnej kultúry. Tiež dokáže upozorniť na to, kedy zamestnanec neprejavuje správanie v súlade s novými atribútmi kultúry.
Hodnotenie zamestnancov
360-ka môže byť využitá ako metóda v rámci systému hodnotenia zamestnancov, prostredníctvom ktorej sa dosahujú objektívnejšie výsledky hodnotenia v porovnaní s tradičným prístupom, kedy je hodnotiteľom len priamy nadriadený. Skúsenosti potvrdzujú, že jasné pomenovanie účelu hodnotenia, garantovaná anonymita poskytovateľa spätnej väzby a kvalitný softvér podporujú úprimnú spätnú väzbu na úrovni kvantitatívnej (v dotazníku použité uzavreté otázky s hodnotiacou škálou) a kvalitatívnej (otvorené otázky s možnosťou voľných výpovedí respondenta).
Zmena a porozumenie firemnej kultúry
Veľkou výzvou pre organizácie v čase organizačných zmien, alebo zmien v parametroch kultúry organizácie je vysvetlenie zamestnancom, aké prejavy správania sú v súlade s novým organizačným usporiadaním a novou kultúrou organizácie a aké prejavy správania sú vedením organizácie očakávané. 360 zameraná na posudzovanie prejavov správania, ktoré reprezentujú nové hodnoty organizácie prispieva k lepšiemu porozumeniu hodnôt a postojov pri zmene organizačnej kultúry. Tiež dokáže upozorniť na to, kedy zamestnanec neprejavuje správanie v súlade s novými atribútmi kultúry.
Identifikácia silných a slabých stránok tímu
Aj tímy majú svoje silnejšie a slabšie stránky. 360° spätná väzba dokáže identifikovať tímové silné a slabé stránky, spôsobilosti jednotlivých členov z pohľadu tímových rolí a takýmto spôsobom identifikovať faktory úspechu, či neúspechu tímu. 360-ka takto vytvára predpoklady na vytvorenie efektívneho programu tímbuildingu. Pomáha tiež jednotlivcom lepšie porozumieť výnimočnosti kolegov a ich prínosu pre tím. V prípade 360-ky pre tím, je vhodné tvoriť dotazník spolu s tímom, ktorý vie pomenovať faktory úspechu a neúspechu tímu a dotazník tvoriť s ohľadom na tie najdôležitejšie kompetencie.
Východisko pre individuálny koučing
360-ka sa stala výborným východiskom a monitorovacím nástrojom koučovania, najmä v prípade tzv. one-to-one koučovania, pretože do procesu koučovania prináša nestrannosť (objektívnosti) a vysokú mieru podrobnosti. Výsledky z 360-ky využívajú manažéri na odhalenie jednotlivcov, ktorí sú vhodnými kandidátmi do zásobníka talentov na základe spôsobilostí, ktorými disponujú.
Efekt 360°spätnej väzby sa dá očakávať reálne vtedy, keď budete dôsledne dbať na 7 faktorov úspešnosti.
Nové impulzy získala 360°spätná väzba v dôsledku možnosti zrealizovať celý projekt online s automatickým vyhodnotením výsledkov. Dnes sa ale organizáciám naskytá úplne nová dimenzia 360-ky: samoobslužný portál, kde si môžete celý projekt pripraviť aj zrealizovať sami. Tým sa náklady na projekt výrazne, niekoľkokrát znížia a 360°spätnú väzbu budú môcť dovoliť aj malé firmy, resp. jednotlivci, pre ktorých bola realizácia takéhoto projektu doteraz len utópia. Prvý takýto portál začala prevádzkovať spoločnosť MK Training s.r.o. a s týmto samoobslužným modelom 360-ky sa môžete zoznámiť na www.360online.sk
Asi už budete súhlasiť s tým, že konštruktívna spätná väzba je pre každého človeka cenná a výrazne ho ovplyvňuje v jeho ďalšom rozvoji. Ak sa pozrieme na skúsenosti s 360°spätnou väzbou, sú prevažne pozitívne. Platí to vtedy, keď sú dodržané už spomenuté princípy 360-ky a dobre naplánovaný a uskutočnený postup 360-ky. Týmto aspektom 360°spätnej väzby sa budeme venovať v druhej časti tohto článku.
Autor Ing. Jozef Ďurian, PhD., publikoval tento článokaj v časopise ZISK 4/2017