Aj napriek tomu, že faktúra je jedným z najtypickejších dokladov v podnikaní, každý si môže predstavovať trochu iný dokument. Existujú totiž rôzne formy faktúr. Líšia sa aj tým, kto faktúru vyhotovil a na aký účel.
Nestačí odlišovať napríklad len preddavkovú (proforma faktúru) a bežnú faktúru. Rozdiely sú totiž aj medzi bežnými faktúrami za služby a tovar. Rozdiel je hlavne v osobe, ktorá ich vystavuje, či je to neplatiteľ alebo platiteľ DPH.
Faktúra od neplatiteľa DPH má pevne dané náležitosti. Líši sa len tým, či ju od právnickej alebo od fyzickej osoby, ich podstata je však rovnaká.
V doklade musí byť uvedené:
V prípade, že vediete účtovníctvo (nestačí vám len daňová evidencia, či uplatňovanie paušálnych výdavkov percentom z príjmu),vo faktúre nesmie chýbať:
Informácie, ako napríklad, že nie ste platiteľom DPH, sú nepovinné.
Faktúra od platiteľa DPH vychádza z údajov, ktoré musí obsahovať faktúra od neplatiteľa. Okrem týchto, faktúra platiteľa DPH podľa ust. § 74 Zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej ako "Zákon o DPH) musí mať obsah, a teda vo faktúre musia byť uvedené nasledujúce údaje:
Pri faktúrach od platiteľov DPH sa môžete stretnúť so zvláštnymi režimami DPH. Ak napríklad faktúru vyhotovuje s prenesenou daňovou povinnosťou alebo oslobodenou od dane, musí túto informáciu slovne vo faktúre uviesť.
Aj tu opäť platí, že zásady pre vyhotovenie faktúry fyzickou osobou alebo právnickou osobou sú rovnaké.
Faktúry za služby môže vyhotovovať aj nepodnikateľ. Najčastejšie je to v prípadoch, kedy si fyzická osoba privyrába len príležitostne.
Typickým príkladom môže byť neprofesionálny fotograf, ktorý trikrát za rok nafotí svadbu známym za príjem
Pokiaľ však tieto príjmy prekročia hranicu 500 eur, musia sa zdaniť a keď sa naskytnú pravidelné príležitosti pre príjmy, je už potrebné zriadiť živnostenské oprávnenie.
Pri spomínaných faktúrach sa môžete stretnúť s typom faktúr podľa ich účelu. Týka sa to aj preddavkovej faktúry.
Tento doklad použijete, v prípade, že chce od odberateľa získať časť peňazí vopred. V takomto prípade vyhotovíte preddavkovú faktúru, napríklad na 1/3 celkovej/konečnej ceny. A až potom, čo odberateľ preddavok zaplatí, začnete s vykonávaním činnosti, zákazku začnete vypracovávať.
Obvykle tento postup používajú poskytovatelia ubytovacích služieb, ale aj služieb, ktoré je potrebné prispôsobiť odberateľovi podľa jeho požiadaviek na mieru.
Preddavkových faktúr môžete vyhotoviť aj viac. Napríklad v závislosti od blížiaceho sa termínu pre ubytovanie. A pokiaľ odberateľ sa nedostaví do ubytovacieho zariadenia, alebo rezerváciu zruší až na poslednú chvíľu, preddavok si necháte. Znížite tým stratu, ktorá vám vznikne neobsadenou izbou.
Preddavková faktúra nie je daňovým, ani účtovným dokladom. Nevstupuje do účtovníctva a z prijatého preddavku nie ste ani povinný odviesť DPH. Fakticky je to len oficiálna výzva ku platbe.
Proforma faktúru si niektorí podnikatelia mýlia s preddavkovou faktúrou. Je však medzi nimi jeden rozdiel. Zatiaľ čo preddavkovú faktúru vyhotovujete len na časť celkovej/ konečnej ceny, proforma faktúrou žiadate od odberateľa vopred zaplatenie celkovej, to je konečnej sumy naraz.
Aj táto faktúra nevstupuje do účtovníctva a neodvádza sa z nej DPH.
S proforma faktúrou sa môžete stretnúť pri školeniach, seminároch, ktorých organizátori žiadajú platbu vopred. Alebo pri poskytovaní dlhodobých služieb, medzi ktoré napríklad patrí webhosting/hosting, ktorý ako službu poskytuje hostingová spoločnosť.
Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v jeho aktuálnej časovej verzii definuje v ust. § 74 ods. 3 zjednodušenú faktúru. Tento typ faktúry môže vyhotoviť platiteľ a zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH.
Zjednodušenou faktúrou je
S uvedenými dvoma formami faktúr súvisí taktiež vyúčtovacia faktúra (môžete sa stretnúť s pojmová konečná faktúra). Musíte ju vyhotoviť v prípadoch, keď ste už odberateľovi vyhotovili preddavkovú alebo proforma faktúru.
Na rozdiel od nich je vyúčtovacia faktúra účtovným dokladom a vstupuje do účtovníctva. Pre platiteľov DPH je aj daňovým dokladom.
Vo vyúčtovacej faktúre uvediete:
A to bez ohľadu na to, či ste odberateľovi predtým vyhotovili preddavkovú faktúru alebo proforma faktúru.
Ak je napríklad cena za dodanie služieb 4 109 eur, odberateľ vám polovicu z tejto ceny zaplatil ako preddavok, vo vyúčtovacej faktúre uvediete nasledujúce:
V prípade, že ste vyhotovili proforma faktúru a odberateľ zaplatil celú sumu, vo vyúčtovacej faktúre musíte uviesť nasledujúce:
Zákon o DPH definuje v ust. § 75 od. 1 a 2 súhrnnú faktúru, ktorú môže vyhotoviť:
Ak už budete vyhotovovať ktorýkoľvek typ, z hore uvedených faktúr, pamätajte, že všetky majú rovnaké základné náležitosti. V doklade nesmie chýbať informácia o:
Vytvorte si zásadu mať v dokladoch poriadok a prehľad, ktorý doklad kde zakladáte, ako a kde a ako si ho v počítači ukladáte tak, aby bol zabezpečený proti poškodeniu, či strate, vždy buďte pripravený na prípadnú kontrolou správcu dane.
Nezabudnite, tieto účtovné doklady ste povinný uchovávať počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa ich týkajú.
A ak sa vám nechce všetky informácie ručne vypisovať, vyskúšajte fakturačnú službu iDoklad. Pri tvorbe faktúr doplní väčšinu údajov automaticky. Postará sa o to, aby v dokladoch nechýbalo nič dôležité.