Power Automate : Envoyer des rapports d'inspection par e-mail avec Outlook
Comment créer un flux Power Automate pour envoyer automatiquement par e-mail les rapports d'inspection avec Outlook ?
Il est important pour vos collègues, vos responsables ou même vos clients de consulter les rapports d'inspection le plus rapidement possible. À l'aide d'outils d'intégration tels que Power Automate (anciennement Microsoft Flow), vous pouvez envoyer automatiquement par e-mail les rapports d'inspection terminés de votre organisation à des destinataires spécifiés. Ainsi, non seulement vos utilisateurs sur le terrain n'ont pas à se soucier de l'envoi de rapports après avoir effectué des inspections, mais les personnes concernées reçoivent toujours les rapports en temps voulu.
Si votre organisation utilise Zapier comme outil d'intégration, vous pouvez créer un Zap pour un résultat similaire.
Veuillez noter
Ce flux utilise Microsoft Outlook comme client pour envoyer les rapports d'inspection par e-mail, ceci peut être interchangé avec d'autres connecteurs tels que le connecteur Mail de Power Automate et Gmail.
Les rapports d'inspection qui sont envoyés par e-mail sont basés sur les inspections auxquelles le compte qui a généré le jeton API a accès. Si vous êtes administrateur, vous pouvez vous donner l'accès aux inspections ou vous attribuer l'autorisation « Accès aux données » pour avoir une visibilité sur toutes les inspections de votre organisation.
1. Récurrence
Cliquez sur Créer dans le menu à gauche et sélectionnez Créer.
Configurez les champs suivants :
Nom du flux : ajoutez un nom à votre flux pour vous y référer facilement.
Démarrage : définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le flux commence à fonctionner.
Répéter chaque : définissez la fréquence sur 1 heure.
Cliquez sur Créer pour créer le flux et sa première étape.
2. Obtenir le temps passé
Cliquez sur Nouvelle étape.
Recherchez « Date Heure » et sélectionnez l'action Obtenir le temps passé.
Réglez l'"Intervalle" sur 1 et laissez l'« Unité de temps » sur Heure.
3. Rechercher les inspections modifiées
Cliquez sur Nouvelle étape.
Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Rechercher des inspections modifiées.
Si c'est la première fois que vous utilisez SafetyCulture sur Power Automate, authentifiez le connecteur en configurant les champs suivants, puis cliquez sur Créer.
Nom de la connexion : Nous vous recommandons de nommer la connexion par le nom d'utilisateur ou l'email du compte à partir duquel le jeton API est généré.
Jeton API : saisissez votre Jeton API au format « Porteur [token] ». Vérifiez qu'il y ait un espace entre « Porteur » et le jeton API.
Configurez les champs suivants :
Modifié après : cliquez sur le champ et sélectionnez Temps écoulé dans la liste de contenu dynamique.
Filtrer par modèle (facultatif) : si vous souhaitez traiter uniquement les inspections d'un modèle spécifique, cliquez sur le champ et sélectionnez le modèle dans la liste, ou sélectionnez Entrez une valeur personnalisée et saisissez l'identifiant unique du modèle.
Archivé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez vrai si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports des inspections archivées, ou sélectionnez vrai pour les inspections ouvertes et archivées.
Terminé (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez Faux si vous souhaitez uniquement envoyer par e-mail les rapports d'inspections incomplètes, ou sélectionnez Faux pour les inspections terminées et incomplètes.
Propriété (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez moi si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les rapports d'inspection qui appartiennent à votre compte, ou sélectionnez moi pour les inspections qui appartiennent à d'autres utilisateurs de votre organisation.
Limite : chaque flux ne peut traiter que jusqu'à 1000 inspections. Si votre organisation effectue plus de 1000 inspections par heure, vous devez réduire la fréquence dans « 1. Récurrence » et « 2. Obtenir le temps passé ».
4. Obtenir une inspection spécifique
Cliquez sur Nouvelle étape.
Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Ouvrir une inspection spécifique.
Cliquez sur le champ « ID d'audit » et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique. Cela place l'action dans une action « Appliquer à tous ».
5. Exporter un rapport d'inspection
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action seExporter un rapport d'inspection.
Configurez les champs suivants :
ID de l'audit : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'audit d'inspection.
Format : sélectionnez pour exporter vos rapports d'inspection au format PDF ou Word.
ID de préférence (facultatif) : cliquez sur le champ et sélectionnez la mise en page du rapport que vous souhaitez appliquer. Gardez à l'esprit que seules les mises en page de rapport pour tous les modèles sont disponibles.
6. Faire jusqu'à
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « Contrôle » et sélectionnez l'action À faire jusqu'au.
Ignorez les champs pour l'instant.
7. Vérifier le statut d'exportation de l'inspection
Cliquez sur Ajouter une action dans l'action « Faire jusqu'à ».
Recherchez « SafetyCulture » et sélectionnez l'action Vérifier le statut de l'inspection à l'exportation.
Configurez les champs suivants :
ID de l'audit : cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'audit d'inspection dans la liste de contenu dynamique.
ID de la tâche d'exportation : cliquez sur le champ et sélectionnez Exporter l'ID de tâche dans la liste de contenu dynamique.
Retournez à l'étape 6. « Faire jusqu'à » et configurez les champs suivants :
Choisissez une valeur (gauche) : cCliquez sur le champ et sélectionnez Statut d'exportation dans la liste de contenu dynamique.
Choisir une valeur (droite) : saisissez « SUCCÈS ».
8. HTTP
Cliquez sur Ajouter une action non pas dans l'action « Jusqu'au », mais en dessous.
Recherchez « HTTP » et sélectionnez l'action HTTP.
Configurez les champs suivants :
Méthode : cliquez sur le champ et sélectionnez OBTENIR.
URI : cliquez sur le champ et sélectionnez Exporter l'URL dans la liste de contenu dynamique.
9. Send an email (V2)
Appuyez sur Ajouter une action.
Recherchez « Office 365 Outlook » ou « Outlook.com » et sélectionnez l'action Envoyer un email (V2).
Si c'est la première fois que vous utilisez Outlook sur Power Automate, authentifiez le connecteur en vous connectant à votre compte Outlook.
Cliquez sur Afficher les options avancées en bas à gauche de l'action et configurez les champs suivants :
À : cliquez sur le champ et indiquez les destinataires des e-mails auxquels vous souhaitez envoyer les rapports d'inspection. Assurez-vous de cliquer sur la touche « entrée / retour » sur votre clavier pour chaque e-mail que vous ajoutez.
Sujet : cliquez sur le champ et spécifiez le sujet de l'email. Vous pouvez utiliser des éléments de contenu dynamique pour nommer les e-mails avec des éléments de contrôle. Par exemple, « [Nom du modèle] : [Titre de l'inspection] | [Pourcentage du score] ».
Corps : cliquez sur le champ et spécifiez le corps de l'e-mail. Comme pour le champ de l'objet, vous pouvez également utiliser des éléments de contenu dynamique pour inclure les détails de l'inspection. Consultez le corps de l'e-mail suivant à titre d'exemple :
Nom des pièces jointes - 1 : cliquez sur le champ et utilisez les éléments de contenu dynamique pour créer une convention de nommage pour les rapports d'inspection. Veillez à ajouter « .pdf » ou « .docx » à la fin, en fonction du format de rapport que vous avez sélectionné. Par exemple, « <dynamic_content> ;.pdf ».
Contenu des pièces jointes : cliquez sur le champ et sélectionnez Corps dans la liste des contenus dynamiques, sous « HTTP ».
Cliquez sur Enregistrer en bas ou en haut à droite de la page pour enregistrer le flux.
Tester le débit (facultatif)
Cliquez sur Test en haut à droite de la page pour commencer à tester le flux.
Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Manuellement.
Cliquez surExécuter le flux.
Cliquez sur Terminé pour surveiller le flux de test.
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