Favoriser l'intégration des nouveaux employés représente une réelle priorité pour les entreprises. Pour faciliter cette étape, nombre d'entre elles élaborent un livret d'accueil. Cet outil, pouvant prendre plusieurs formes, recense diverses informations concernant la société, son histoire, son organisation et ses méthodes de fonctionnement.
Qu'est-ce qu'un livret d'accueil pour une entreprise ?
Le livret d'accueil en entreprise est un document destiné aux nouveaux collaborateurs, qui rassemble plusieurs informations sur la société. Il renseigne sur son histoire, ses valeurs et ses objectifs, ainsi que sur ses procédés. Chaque nouvel employé reçoit cet outil à son arrivée dans l'entreprise.
Pourquoi mettre en place un livret d'accueil ?
La mise en place d'un livret d'accueil présente un intérêt pour le salarié comme pour l'entreprise.
Cela contribuera à la bonne intégration des nouveaux salariés au sein de la société. Les premiers jours en entreprise peuvent s'avérer difficiles pour un employé. Ce dernier doit prendre ses marques, se familiariser avec les méthodes de travail et apprendre à coopérer avec les autres salariés. Or, un collaborateur qui ne parvient pas à s'intégrer risquera de démissionner ou de mettre fin au contrat durant sa période d'essai.
La mise à disposition d'un livret d'accueil est un excellent moyen pour l'entreprise d'accompagner et de rassurer les nouveaux arrivants. Cela constitue une solution efficace pour fidéliser les collaborateurs et limiter le turn-over.
L'élaboration du livret d'accueil permet à l'entreprise de communiquer sur ses projets, ses valeurs et ses ambitions. Grâce à cet outil, elle renforce sa culture d'entreprise et encourage les salariés à s'investir davantage.
Enfin, le livret d'accueil aidera les futurs collaborateurs à devenir rapidement opérationnels. Cela présente un atout supplémentaire pour une entreprise qui envisage de recruter et former un stagiaire par exemple. Les nouveaux arrivants pourront faire preuve d'autonomie en s'appuyant sur cet outil, afin de gagner en efficacité dans leur travail.
Contrairement au registre du personnel, le livret d'accueil ne constitue pas une obligation pour une entreprise, hormis pour les établissements de santé.
Qui fait le livret d'accueil ?
En principe, c'est au service des ressources humaines que revient la mission d'élaborer le livret d'accueil de l'entreprise. Ce travail peut faire l'objet d'un projet de groupe, afin de mettre en commun des compétences complémentaires. Cela dépendra du support choisi et de la forme envisagée pour cet outil. Plusieurs options sont possibles :
Réaliser un livret classique au format papier.
Proposer un livret au format numérique.
Concevoir un diaporama ou une présentation vidéo.
Une entreprise qui opte pour un support digital pourra confier la création à un collaborateur qui dispose de connaissances en webdesign. Quel que soit le format choisi, le livret devra synthétiser toutes les informations essentielles concernant l'organisation de l'entreprise. La personne chargée de sa conception doit être en mesure de rédiger un document clair et visuellement attractif.
Dans la majorité des cas, le livret d'accueil est réalisé en interne. Mais l'entreprise peut aussi confier cette mission à un prestataire extérieur.
Quel est le contenu d'un livret d'accueil ?
L'introduction
La présentation générale de l'entreprise
Les valeurs de l'entreprise
La présentation des lieux et de l'environnement de travail
Les outils de l'entreprise
Les informations concernant l'organisation et la réglementation
Les questions pratiques et les procédures appliquées par l'entreprise
La présentation des instances représentatives du personnel
Les avantages
La formation professionnelle
L'introduction
Ce premier paragraphe, signé du dirigeant, sert à souhaiter la bienvenue au nouvel employé. Il donne des informations généralistes sur le contexte et sur l'intérêt que présente le livret pour le salarié.
La présentation générale de l'entreprise
Cette partie renseigne sur l'histoire de l'entreprise, en commençant par sa création, les dates à retenir et l'évolution au fil des ans. Le nouveau collaborateur y découvrira les grands projets prévus sur le long terme, ainsi que les objectifs fixés à court terme. Cela donne des indications sur les choix stratégiques de l'entreprise et les moyens mis en place pour atteindre ses objectifs.
Les valeurs de l'entreprise
Expliquer quelles sont les valeurs auxquelles l'entreprise accorde de l'importance favorise l'implication des nouveaux collaborateurs. L'objectif sera de fédérer les employés autour de valeurs communes, de leur donner envie d'adhérer à la culture d'entreprise.
La présentation des lieux et de l'environnement de travail
Ce chapitre délivre toutes les informations pratiques concernant le lieu de travail et l'environnement de l'entreprise. Le principe étant de faciliter l'intégration du salarié en l'aidant à se repérer au sein des locaux. Il peut être intéressant d'y ajouter des détails pratiques concernant les alentours (parkings, transports, etc.).
Les outils de l'entreprise
Dans cette partie, il s'agit de recenser tous les outils que l'entreprise met à disposition de ses équipes. Cela peut être un espace intranet, des applications bureautiques, un outil de communication de groupe, etc.
Les informations concernant l'organisation et la réglementation
Le livret doit détailler les modalités d'organisation de l'entreprise, les horaires de travail, le règlement intérieur. La convention collective et les bonnes pratiques liées à la sécurité sont aussi présentées dans ce chapitre.
Les questions pratiques et les procédures appliquées par l'entreprise
Le salarié retrouve des renseignements utiles concernant les différents services et les procédures administratives. Il s'agit ici d'aider le nouvel arrivant à comprendre le fonctionnement de l'entreprise sur des questions diverses comme la gestion de paie, des absences, des congés payés, etc.
La présentation des instances représentatives du personnel
Cette partie rassemble tous les éléments concernant les instances représentatives et les commissions dont dispose l'entreprise. Elle donne diverses informations pratiques comme les lieux et les coordonnées des membres, ainsi que leurs missions.
Les avantages
Le nouvel arrivant découvre ici tous les avantages que propose l'entreprise à ses collaborateurs : tickets restaurant, chèques vacances, mutuelle, participation aux frais, etc.
La formation professionnelle
Le livret peut aussi comporter une partie sur les plans de formation proposés. Cela constitue un atout supplémentaire, puisque le nouvel arrivant pourra se projeter et connaître les perspectives d'évolution possibles.
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Comment rendre un livret d'accueil plus attractif ?
Une mise en forme soignée
Comme tout outil de communication, le livret d'accueil doit donner envie d'être lu. D'où la nécessité de soigner la présentation visuelle. Quel que soit le format sélectionné, il est important de conserver la charte graphique de l'entreprise (logo, couleurs, police d'écriture, etc.). Ajouter des images, des photos, des tableaux, apporte de la clarté à l'ensemble et facilite la lecture.
Un support en adéquation avec la culture de l'entreprise
Le choix du support détient aussi son importance pour rendre le livret d'accueil le plus attrayant possible. Celui-ci doit refléter l'image de l'entreprise et être cohérent avec son activité et ses valeurs. Une entreprise spécialisée dans l'univers du web privilégiera un format numérique par exemple.
Un contenu riche mais synthétisé
L'enjeu du livret d'accueil est d'apporter tous les renseignements utiles au salarié pour simplifier son arrivée dans l'entreprise. Ce dernier doit y retrouver les réponses aux questions qu'un nouvel employé peut être amené à se poser. La richesse du contenu et la pertinence des informations sont donc des critères à garder en tête lors de la création du livret. Le défi sera de parvenir à condenser tous les éléments essentiels de façon à obtenir un document synthétique et simple à lire.