Cette application s'appuie sur les données renseignées dans l'application nationale Galaxie. Pour que les utilisateurs puissent déposer leurs fichiers, il est donc nécessaire d'importer un fichier issu de Galaxie dans lequel on retrouve les informations personnelles des candidats (nom, coordonnées, situation professionnelle, etc.) ainsi que les postes auxquels ils souhaitent candidater. A l'heure actuelle, il n'existe aucun mécanisme permettant d'automatiser l'import de ce fichier : il est donc à la charge des gestionnaires de chaque établissement de procéder à cette manipulation d'importation de données.
La procédure décrite ci-dessous doit être réalisée par une personne du service RH ayant les droits nécessaires dans l'application esup-dematec (rôle « super-manager »).
Pour ajouter un gestionnaire ou ajouter des droits à une personne possédant déjà un compte, veuillez faire une demande à firstname.lastname@example.org
Fichiers Excel Galaxiedans le menu principal de gauche
Créer un nouveau "Galaxie Excel"
Choisissez un fichier→ là, sélectionnez le fichier que vous venez de télécharger
Valider
Créationpour classer les fichiers par date de dépôt). Si ce n'est pas le cas, veuillez immédiatement contacter l'administrateur technique (email@example.com)
Importation Galaxiedans le menu principal de gauche
Générerprésent dans cet encadré (vous serez redirigé vers une page listant les résultats des imports)
IMPORT SUCCESSdans l'historique (et non
IMPORT FAILED)
Importation Galaxieet vérifier qu'il ne vous liste plus d'élément à générer
une fois les éléments importés et générés, un email est automatiquement envoyé au candidat afin de lui présenter ses paramètres de connexion.
on peut vérifier que les envois des mails aux candidats se sont bien déroulés dans le menu « Statistiques », rubrique « Mails ». Si l'envoi du mail a échoué, une ligne de log est ajoutée mais avec un statut particulier (MAIL FAILED). Cela peut arriver lorsque le mail de l'utilisateur est mal formé par exemple.
Au lancement de la campagne de recrutement, on peut considérer qu'un import par jour est suffisant. Toutefois, pour que les candidats "retardataires" puissent déposer leurs documents dans de bonnes conditions, nous vous invitons fortement à augmenter le nombre d'imports quotidiens la semaine précédant la date butoir. (FACULTATIF) Dans ce cas là, il vous faudra télécharger le fichier source directement depuis Galaxie (généré au moment du téléchargement) et non plus utiliser celui mis à votre disposition sur nos serveurs (généré seulement 2 fois par jour à heure fixe).
Lorsque la recevabilité des candidatures est terminée, on peut alors mettre les dossiers à disposition des membres des comités de sélection ou des commissions d'expertise, instances chargées respectivement du recrutement des enseignants-chercheurs et des ATER.
L'ouverture des droits aux dossiers se fait via DematEC par la création des membres des instances chargées du recrutement.
Cette création se réalise par importation d'un fichier excel à partir du menu « Fichier Excel Commission ».
Les fichiers excel utilisés pour importation doivent respecter un format spécifique (cf. exemple dans la partie « aide » du menu « Commissions » rubrique « fichiers excel commission ». Si le fichier ne s'importe pas dans DematEC ou si l'application rencontre une erreur interne, vérifier alors le format du fichier.
L'import des données Galaxie permet de créer les comptes candidats (avec envoi de mail pour l'activation du compte) mais également leurs candidatures. A sa création, une candidature est -par défaut- considérée comme étant
Recevable : cela signifie qu'elle sera visible par les membres de la commission (et les gestionnaires de l'application). Pour qu'elle ne soit plus visible par la commission, il faut passer le statut de la candidature à
non recevable. Pour changer le statut d'une candidature, il suffit de consulter le détail de la candidature (depuis la page
Liste des candidatures) et de choisir le statut souhaité dans l'encadré
Gestion de la candidature.
A noter que le statut des candidatures est directement indiqué depuis la colonne
recevable dans la liste des candidatures :
TODO ...
A sa création, une candidature est considérée comme :
. A noter qu'une candidature ayant préalablement été marquée comme
Vue peut repasser en statut
Non Vue en cliquant sur le bouton
Marqué comme non Vue dans l'encadré
Statuts sur la page de consultation d'une candidature.
Pour indiquer qu'une candidature a été :
Status cliquer sur
_Marquer comme Vue_ A sa création, une candidature est considérée comme
Non vue.
Une candidature est considérée comme :
lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme
Vue.
Pour indiquer qu'une candidature a été vérifiée mais qu'elle est incomplète, il suffit de la passer au statut :
. Une fois encore, ce changement se fait directement depuis la fiche détaillée de la candidature : bouton
Marquer comme vue mais incomplet de l'encadré
Statuts.
Une candidature est considérée comme :
lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme
Vue et incomplète.
La distinction ® indique les pages accessibles uniquement par les gestionnaires ayant (au minimum) les droits de "super-managers".
—— Configuration ® : Permet de configurer l'application :
—— Utilisateurs : Liste l'ensemble des utilisateurs connus de l'application (candidats, managers, super-managers, administrateurs). Permet d'accéder à la fiche détaillée d'un utilisateur : nom, prénoms, coordonnées, type de profil (candidat, admin, etc.), numéro de candidat, informations liées à l'application (code d'activation de compte, etc).
—— Liste des postes : Liste l'ensemble des postes auxquels des candidats sont susceptibles de postuler dans notre université. Permet d'accéder à la fiche détaillée d'un poste : numéro de poste, localisation, membres (= liste des personnes pouvant lire les candidatures déposées pour ce poste)
—— Fichiers Excel Galaxie ® :
—— Importation Galaxie ® :
Créer un nouveau "Galaxie Entry".
—— Fichiers Excel Commission ® :
—— Importation Commission ® :
Créer un nouveau "Commission Entry".
—— Résumé : Propose différentes statistiques liées à l'application : nombre de posts, nombre de candidats, nombre de candidats actifs (ayant déposé au moins 1 fichier), nombre de candidatures (couple candidat/poste), nombre de candidatures actives (candidatures avec fichiers), nombre de fichiers déposés, espace disque utilisé par les fichiers de candidatures, taille du plus gros fichier déposé, etc.
—— Log Import Galaxie : Liste l'historique des imports Galaxie opérés dans l'application. Le gestionnaire est redirigé vers cette page à la fin du processus d'importation des données Galaxie (cf section ci-dessus) Permet de vérifier que l'import d'un utilisateur et/ou d'une candidature s'est bien déroulé :
IMPORT SUCCESS
IMPORT FAILED(dans ce cas là, contacter immédiatement firstname.lastname@example.org)
—— Log Import Commission : Liste l'historique des imports des fichiers de comissions opérés dans l'application. Le gestionnaire est redirigé vers cette page à la fin du processus d'importation des données de Comissions. Permet de vérifier que l'import d'un membre et/ou d'une affectation à une commission s'est bien déroulé :
IMPORT SUCCESS
IMPORT FAILED(dans ce cas là, contacter immédiatement email@example.com)
—— Actions sur fichiers : Liste l'ensemble des actions sur les fichiers de candidatures (dépôt, téléchargement, suppression) réalisées au sein de l'application. Permet d'avoir des informations détaillées (IP, navigateur utilisé, date, etc) pour chacune des actions utilisateurs.
Les informations peuvent être filtrées selon 3 critères :
Pour affiner la recherche sur un candidat, on utilise la fonction « rechercher dans la page » par raccourci clavier « CTRL + F ».
—— Authentifications : Liste l'ensemble des tentatives :
AUTH SUCCESS) ou échoué (
AUTH FAILED)
AUTH PASSWORD FORGOT SENT) ou non (
AUTH PASSWORD FORGOT FAIL).
En cas d'échecs répétés, contacter firstname.lastname@example.org
—— Mails : Liste l'ensemble des tentatives d'envoi de mails (demandes de nouveau mot de passe, confirmation de dépôt de fichiers, activation de compte):
MAIL SENT
MAIL FAILED. . Cela peut arriver lorsque le mail de l'utilisateur est mal formé par exemple.
En consultant la fiche détaillée d'un envoi spécifique, le gestionnaire peut décider de renvoyer le mail au destinataire.
—— Utilisateurs connectés : Liste les utilisateurs étant connectés à l'instant présent.
—— Liste des candidatures : Liste l'ensemble des candidatures (complétées ou non) pour les postes à pourvoir dans notre établissement. Permet d'accéder au détail d'une candidature pour :