Définition du télétravail occasionnel
Tout d'abord, revenons sur la définition du télétravail. Selon le site Service-public.fr, le « télétravail permet au salarié de travailler en dehors de l'entreprise, en utilisant les technologies de l'information et de la communication (TIC). »
Il s'agit donc pour un employé d'effectuer le travail à distance comme il l'aurait effectué sur site grâce à l'utilisation d'outils digitaux.
Comme son nom l'indique, le télétravail occasionnel désigne le télétravail de façon ponctuelle, et non régulière. Il peut s'agir d'un jour par mois ou d'une semaine par an uniquement. De plus, il a un caractère imprévisible, à la différence du travail hybride par exemple.
En effet, c'est le plus souvent l'employé qui demande une journée de télétravail ou l'employeur qui n'a d'autre choix que de le mettre en place, comme nous allons le voir.
Quand avoir recours au télétravail occasionnel ?
Par son côté exceptionnel, le télétravail occasionnel ne s'applique qu'à certaines situations et fait l'objet d'une demande officielle, généralement du salarié à l'employeur.
Voici quand on peut y avoir recours :
- Quand l'employeur estime qu'il existe un risque pour la santé des employés ou s'il y a un problème technique qui empêche le bon déroulement du travail (absence de connexion internet, etc.),
- Quand le salarié ne peut se rendre sur site en raison d'une situation personnelle (enfant malade, fuite d'eau à la maison, etc.),
- En cas de force majeure et indépendant de la volonté de l'employé ou de l'employeur, comme une grève des transports.
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Quels sont les avantages et les inconvénients du télétravail occasionnel ?
Le télétravail occasionnel offre de nombreux atouts pour le salarié comme pour l'entreprise.
- Pour les salariés : moins de stress, puisqu'ils peuvent effectuer leur travail plus sereinement depuis le lieu de leur choix,
- Pour l'entreprise : aucune interruption, absence ni retard, et donc une meilleure productivité !
Néanmoins, le télétravail occasionnel présente surtout l'inconvénient de ne pas offrir autant de flexibilité et d'autonomie que le travail hybride. En effet, le salarié doit faire une demande et recevoir une réponse dans un délai court, et n'est pas toujours préparé à cette éventualité — notamment au niveau de son matériel.
Par ailleurs, ce concept manque également de modernité à une époque où l'on voit émerger de plus en plus de modes de travail flexibles.
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Comment équiper ses employés pour le télétravail occasionnel ?
Même si le télétravail n'est pas régulier, il est tout de même important d'équiper les employés de votre entreprise afin qu'ils puissent travailler de chez eux dans les meilleures conditions si la situation le demande.
Prendre de bonnes habitudes dans l'entreprise vous facilitera grandement les choses.
1. Le matériel adéquat
Le salarié doit disposer d'un équipement minimum à la maison, qui lui permet de travailler de la même façon que depuis les locaux. Cela peut être, pour un emploi de bureau, un ordinateur portable et une bonne connexion internet.
2. Une boîte à outils digitaux de qualité
Il est essentiel, pour une entreprise qui pratique le télétravail occasionnel ou le travail hybride, de proposer à ses employés une boîte à outils digitaux. Ces applications et logiciels seront aussi utiles à distance qu'en présentiel.
Vous cherchez des idées ? Jetez un œil ci-dessous ou à notre article qui cite des outils pour manager à distance.
3. Un support technique accessible lors du télétravail occasionnel
Un support technique doit être accessible même à distance ! Et cela afin de pouvoir aider le salarié en cas de problème informatique ou pour installer un logiciel en cas de télétravail occasionnel, qui par définition est imprévu.
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4 idées d'outils pour faciliter le travail à distance
N'attendez pas qu'un employé vous demande une journée de télétravail occasionnel pour mettre en place de bons outils de communication et d'organisation du travail à distance !
Un outil de capture et d'enregistrement d'écran, comme Snagit
Snagit, logiciel de capture et d'enregistrement d'écran, est idéal pour expliquer une procédure à vos collaborateurs en quelques clics. Cela peut s'avérer extrêmement pratique en cas de problème technique à distance, sans nécessairement avoir à planifier une réunion.
Un outil de communication, comme Microsoft Teams
Microsoft Teams permet d'échanger en télétravail, par visioconférence et chat. Vous pouvez également l'associer au calendrier Outlook et partager des fichiers facilement.
Un logiciel de gestion de projet, comme Trello
Il est utile de prendre l'habitude de travailler avec un logiciel de gestion de projet comme Trello. En plus de vous faire gagner du temps Le télétravail est devenu populaire ces dernières années, notamment suite à la situation exceptionnelle engendrée par la pandémie de Covid-19. Pendant de longs mois, les personnes le pouvant étaient appelées à effectuer leur travail depuis la maison — un cas de télétravail occasionnel.
Aujourd'hui, il est toujours possible d'avoir recours à cette forme d'organisation du travail. Apprenez-en plus sur le télétravail occasionnel, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que des astuces pour le mettre en place.
Au quotidien, il offre plus d'autonomie aux collaborateurs. Ainsi, en cas de télétravail occasionnel, le travail poursuit son cours, comme si tout le monde était réuni dans l'open space.
Un outil de stockage, comme Google Drive
Le salarié en télétravail doit pouvoir avoir accès à ses documents à tout moment, par exemple grâce à une plateforme comme Google Drive.
Aller plus loin : les droits et les obligations en télétravail
Avant de pratiquer le télétravail occasionnel, il est important de vous renseigner sur les droits et les obligations tant du côté du salarié que de l'employeur.
Un salarié en télétravail jouit des mêmes droits et obligations qu'une personne sur site. Cette forme de travail a lieu dans le cadre d'un accord collectif ou d'un accord défini entre le salarié et l'employeur, comme l'explique la page de Service-public.fr à ce sujet.
L'employeur peut, selon la réglementation mise en place, avoir à fournir le matériel nécessaire au salarié — c'est dans tous les cas recommandé. De plus, certains frais engendrés par le télétravail occasionnel sont à sa charge.
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