For example, a payroll file might contain information concerning all the employees in a company and their payroll details; each record in the payroll file concerns just one employee, and all the records have the common trait of being related to payroll—this is very similar to placing all payroll information into a specific filing cabinet in an office that does not have a computer. A text file may contain lines of text, corresponding to printed lines on a piece of paper.
ตัวอย่างเช่น ไฟล์ข้อมูลบัญชีค่าจ้างอาจมีสารสนเทศเกี่ยวกับรายชื่อลูกจ้างทั้งหมดในบริษัทและรายละเอียดของการจ่ายค่าจ้าง หมายความว่าแต่ละระเบียนในไฟล์มีข้อมูลลูกจ้างหนึ่งคน และทุกระเบียนก็มีลักษณะความเกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าจ้างร่วมกัน สิ่งนี้เปรียบได้กับ การจัดเก็บข้อมูลการจ่ายค่าจ้างทั้งหมดลงในตู้เก็บเอกสารจําเพาะในสํานักงานที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ ไฟล์ข้อความอาจประกอบด้วยข้อความหลาย ๆ บรรทัด ซึ่งสัมพันธ์กับบรรทัดที่ถูกพิมพ์ลงบนกระดาษ เป็นต้น