The meeting, formally called a site survey and final planning conference, involved an expert working group of the Association of Southeast Asian Nations (ASEAN) Defense Ministers Meeting Plus (ADMM Plus). ADMM Plus describes itself as a defense and security platform involving the ASEAN member states of Brunei, Burma, Cambodia, Indonesia, Laos, Malaysia, the Philippines, Singapore, Thailand and Vietnam, plus their dialogue partners: Australia, China, India, Japan, New Zealand, Russia, South Korea and the United States.
การประชุมซึ่งมีชื่อเรียกอย่างเป็นทางการว่า การประชุมเพื่อสํารวจสถานที่และวางแผนขั้นสุดท้าย มีคณะทํางานผู้เชี่ยวชาญของการประชุมรัฐมนตรีกลาโหมอาเซียนกับรัฐมนตรีกลาโหมประเทศคู่เจรจาของสมาคมประชาชาติแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (อาเซียน) การประชุมรัฐมนตรีกลาโหมอาเซียน ให้คํานิยามตนเองว่าเป็นเวทีด้านกลาโหมและความมั่นคง ซึ่งประกอบด้วยประเทศสมาชิกอาเซียนอันได้แก่ บรูไน พม่า กัมพูชา อินโดนีเซีย ลาว มาเลเซีย ฟิลิปปินส์ สิงคโปร์ ไทย และเวียดนาม รวมถึงประเทศคู่เจรจา ได้แก่ ออสเตรเลีย จีน อินเดีย ญี่ปุ่น นิวซีแลนด์ รัสเซีย เกาหลีใต้ และสหรัฐอเมริกา