Backing up files simply means making copies of the files in a separate location so that they can be restored if something happens to the computer, or if they are deleted accidentally.
กระบวนการสํารองข้อมูลจึงเกิดขึ้นเพื่อป้องกันอุบัติการณ์ที่อาจทําให้ไฟล์เสียหาย การสํารองข้อมูลไฟล์ตามความหมายอย่างง่ายคือการสําเนาไฟล์นั้นไปเก็บไว้ที่ตําแหน่งอื่นแยกต่างหาก ดังนั้นถ้ามีอุบัติการณ์บางอย่างเกิดขึ้นกับคอมพิวเตอร์หรือไฟล์เหล่านั้นถูกลบโดยไม่ตั้งใจ จะสามารถกู้คืนข้อมูลไฟล์นั้นกลับมาได้