<speaker_1> Привет, Мэри, ты уже несколько лет работаешь секретарем в этой компании. Не могли бы вы рассказать мне, что должен делать секретарь на собрании или конференции?
<speaker_2> Что ж, я думаю, важной частью обязанностей секретаря является хорошее проведение подготовительной работы к собранию.
<speaker_1> Что должен сделать секретарь, чтобы подготовиться к встрече? Не могли бы вы рассказать мне об этом немного подробнее?
<speaker_2> Прежде всего, повестка дня должна быть подготовлена до начала заседания. Затем вы должны убедиться, что те, кто имеет право 
присутствующие должным образом проинформированы.
<speaker_1> Понятно, а как насчет документов и информации?
<speaker_2> Все необходимые документы и информация, имеющие отношение к собранию, должны быть доступны, предпочтительно распечатаны и распространены до начала собрания.
<speaker_1> А что должен делать секретарь во время совещания?
<speaker_2> Конечно, она должна занять несколько минут.
<speaker_1> А после собрания?
<speaker_2> После собрания она должна напечатать протокол, а затем вести надлежащие записи 
о проведенных деловых операциях и принятых резолюциях, а также о выполнении многих решений, принятых на совещании.
<speaker_1> Это действительно хорошо.
Мэри, которая работает секретарем уже несколько лет, рассказывает <speaker_1>, как подготовиться к встрече и что делать во время встречи и после нее.