L'ordonnance n° 44, promulguée le 21 février 1904, a créé le bureau de renseignements correspondant à ces prescriptions :
ARTICLE PREMIER. — Le bureau des renseignements sur les prisonniers de guerre sera établi à Tokyo, et on y traitera les affaires suivantes :

1° Examen des internements, mutations, entrées dans les hôpitaux et décès, et établissement des fiches individuelles des prisonniers;
2° Correspondance touchant l'état des prisonniers;
3° Traitement des dons faits aux prisonniers et des objets et argent expédiés par eux ;
4° Conservation des testaments et des objets laissés par les prisonniers décédés, et renvoi de ces articles aux familles ou autres intéressés;
5° Traitement, d'après les règlements appliqués aux prisonniers, des renseignements obtenus sur les morts ennemis recueillis sur les champs de bataille par l'armée de terre ou de mer, et de leurs testaments et objets trouvés sur eux.
ART. 2. — Le bureau de renseignements est composé d'un président et de deux commissaires.
Le président sera pris parmi les généraux ou les colonels de l'armée de terre, les commissaires parmi les officiers supérieurs ou subalternes de l'armée de terre ou de mer, ou encore des fonctionnaires civils du grade de « sōnin ».
Sont adjoints à ce bureau sept secrétaires du grade de « hannin». Le nombre des commissaires pourra être augmenté si on le juge nécessaire.
ART. 3. — Le président dirige toutes les affaires du bureau sous les ordres du ministre de la guerre.
ART. 4. — Le président pourra demander toute communication nécessaire sur les affaires du bureau des autorités militaires ou maritimes, ou aux hôpitaux et ambulances.
ART. 5. — Les commissaires administrent les affaires sous les ordres du président.
ART. 6. — Les secrétaires travaillent sous la direction des susdits fonctionnaires supérieurs. 