Avea’da sürekli iyileştirme
Sürekli iyileştirmeyi benimsemeyen organizasyonların zaman içinde küçülüp yok olmaları kaçınılmaz.
“İyileştirme bir ‘hedef’ değil, bir ‘yolculuk ’tur. Problemler, insanlar ve yöntemler değişir, asıl ve kalıcı olan kültürdür.”
Peki, Avea olarak biz bu yolculuğa nasıl başladık? Nasıl çalışıyoruz? Ne kazandık, ne kazanıyoruz?
Okan Şahin
Avea Süreç Yönetimi ve Sürekli İyileştirme Müdürü
Günümüzün küreselleşme, teknoloji gibi faktörlerinin yarattığı hızlı değişim karşısında şirketler yalnızca ayakta kalabilmek için değil, daha fazlasını elde etmek için büyük bir değişim içine giriyor. Organizasyonların hayatta kalabilmeleri, sürdürülebilir başarı elde edebilmeleri için değişim şart. Bu yüzden tüm organizasyonlar hızla değişen dünyaya kendilerini adapte edip, devamlı geliştirmeye odaklanıyorlar. Sürekli iyileştirmeyi benimsemeyen organizasyonların ise zaman içinde küçülüp yok olmaları kaçınılmaz. “İyileştirme bir ‘hedef’ değil, bir ‘yolculuk’tur. Problemler, insanlar ve yöntemler değişir, asıl ve kalıcı olan kültürdür.”
Peki, Avea olarak biz bu yolculuğa nasıl başladık?
“Yenilikçiliği, Sürekli İyileştirmeyi ve Çevikliği kültür olarak benimsedik.
“Performans Odaklı bir şirket olmak” vizyonu ile “Avea’da kurumsal hafızanın oluşumunu, takibini, gelişimini ve birlikte çalışma kültürünü” destekledik.
Değişimin gelişim olduğuna inandık.
Verimliliği artırmayı ve sürekli iyileştirme sağlamayı hedefledik.
2012 yılında şebeke süreçlerinde yapılan Yalın Altı Sigma Projeleri ve Müşteri Hizmetleri süreçlerinde yapılan Öğrenen Organizasyon Projeleri ile başlayan sürekli iyileştirme yolculuğu 2013’te hız kazandı. Artık tüm projeler İnsan Kaynakları Grubunda İş Süreçleri Yönetimi ve Sürekli İyileştirme Bölümü çatısı altında toplanıyor.
Sürekli İyileştirme çalışmalarının başarısının ve kültür haline gelmesinin en büyük destekçisi şüphesiz Avea Üst Yönetimi. Proje seçim aşamasından projelere kaynak atamalarına, ekiplerin motivasyonlarından aksiyonların takibine kadar her noktada projeleri sahiplenmeleri programın sürdürülebilirliğini sağlıyor.
Çalışanların gönüllü olarak yer aldığı sürekli İyileştirme çalışmalarının henüz çok yeni olmasına karşın Avea Yetenek yönetimi sisteminin önemli araçlarından birisi haline geldiğini de söyleyebiliriz. Çalışanlarına kendi başarı hikayesini yazma fırsatı sunan, potansiyelini ortaya çıkarması için fırsatlar veren bir şirket olarak bu projeler işveren vizyonumuzu destekliyor.
Nasıl çalışıyoruz?
Avea’da iyileştirilecek alanlar her yılın başında Üst Yönetim, Sürekli İyileştirme Proje Ekipleri, İş Süreçleri Yönetimi Ekipleri ve Yenilikçi Fikir Platformumuz aracılığı ile de tüm çalışanların katılımı ile belirlenir.
Belirlenen potansiyel alanlar ön analizlerle metodolojilerine (YALIN ALTI SİGMA, ÖĞRENEN ORGANİZASYON, ÇABUK KAZANIM (KAIZEN) göre ayrılır. Metodolojileri belirlenen potansiyel alanlar Üst Yönetim ile müzakere edilerek iyileştirme projesi şeklini alır. İyileştirme projelerinde ekip üyesi olarak yer alacak kişiler İnsan Kaynakları Çalışan ve Yetenek Yönetimi, İş Ortaklıkları ve Üst Yönetim tarafından özenle seçilir. Bu kişilere İyileştirme metodolojisi eğitimleri yanında Yenilikçilik, Sunum Becerileri ve Proje Yönetimi eğitimleri de verilerek kişisel yetkinliklerinin gelişimi hedeflenir. Eğitimler metodolojilere bağlı olarak projeler öncesi ve projeler esnasında verilir.
Sürekli iyileştirme çalışmalarımız
Sürekli iyileştirme projeleri devam ederken ekiplerin kaynaşmasını teşvik etmek ve birbirlerinden öğrenmelerini sağlamak ve sürekli iyileştirmenin Avea kültürünün bir parçası olarak süreklilik kazanmasını sağlamak amacıyla farklı konseptlerde açılış toplantıları, ara dönem değerlendirmeleri ve projelerin çıktılarının paylaşıldığı kapanış toplantıları gerçekleştiriyoruz.
Projeler sırasında karşılaştığımız zorluklar ve aksiyonlarımız
Projeleri gerçekleştirirken bizi yavaşlatan ve işlerimizi zorlaştıran bazı problemlerle karşılaştık. Fakat bu zorluklar karşısında gerekli aksiyonları alarak hedeflerimize ilerlemeye devam ettik.
Bu zorlukları ve aldığımız aksiyonları aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:
• Projeler esnasında çalışanların kendi rutin işlerinin yanında Sürekli iyileştirme projelerine zaman ayırmaları bazı ekip üyelerinin ilk yöneticileri tarafından işlerin gecikeceği endişesiyle olumlu karşılanmadı. Bunun önüne geçebilmek için projeler başlamadan önce çalışanların ilk yöneticileriyle görüşmeler yaparak, yöneticiler proje kapsamını ve detayını görebilmeleri açsısından sponsor sunumlarına davet edildi.
• Projelere seçilen kişilerin projelerin ilerleyen safhalarında motivasyon kaybı yaşanmaması için atama usulü değil gönüllülük esasına göre seçilmesi sağlandı.
• Sponsorların projeye olan ilgisinin azalmasının önüne geçilebilmesi için sponsorlar 2 haftalık peryotlarda ziyaret edilip her aşamayla ilgili detaylı bilgilendirme yapıldı ve şirket genelinde proje sahiplerinin projelerin sponsorları olduğu algısı yerleştirilmeye çalışıldı.
• Karar verilen projelerin uygun olmadığının tanımlama fazının ardından tespit edilmesi durumunda projenin iptal edilmesine karar verildi.
• Proje ekip üyelerinin inovasyon, liderlik, sunum becerisi vb. alanlarda gelişimlerini sağlamak için sunum koçluğu inovasyon ve proje yönetimi eğitimi verilmesi planlandı.
Ne kazandık, ne kazanıyoruz?
• Alınan sonuçlar ile üst yönetim desteği ve güveninin artması,
• Sürekli iyileştirme kültürünün şirket içinde yaygınlaşması,
• Fonksiyonlar arası proje bazlı çalışma kültürünün yaygınlaşması,
• Çalışanlarda liderlik, takım çalışması, etkili iletişim gibi yetkinliklerin gelişmesi,
• Çalışanlara farklı işler yapabilme imkanı yaratılması, iş çeşitliliği yaratılması,
• İş sonuçlarına etki edebilme, değer katabilme, yön verebilme kabiliyeti,
• Farklı ekiplerin bir araya getirilmesi, çok paydaşlı işlerde sürece çeviklik katılması…
2012 yılında Yalın 6 Sigma Metodolojisi ile yaptığımız BSC & RNC Devreye Alma Süreci İyileştirme Projesi ile American Society for Quality International Team Excellence Award finalistler arasına girmiş bulunuyoruz. Mayıs ayındaki sonuçları heyecanla bekliyoruz.
2014’te de şirketimiz için stratejik önem taşıyan alanları belirledik. Proje ekiplerimiz heyecanla çalışmaya başladılar bile.
Çünkü bu bitmeyen bir yolculuk…