Proje Yönetimi konusunda düşüncelerimizi paylaştık
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje Yönetimi konusunda düşüncelerimizi paylaştık
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje Yöneticisi olarak birçok projeyi başarıyla yönetip, teslim ettiğinizi varsayalım. Yönetiminiz bunu fark etti ve sizi terfi ettirmek istiyorlar. Size verilecek yeni sorumluluğu üstlenmeye hazır mısınız?
Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken farkında olmadan kendilerini bir sonraki işlerine hazırlayan şeyler yaparlar.
Başarılı Proje Yöneticilerini bekleyen kurum içi veya dışı yeni işler nelerdir;
Eğer gelecekte daha önemli sorumluluklar alınacaksa aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;
Eğer doğru şeyleri yaparsanız yeni rolünüzü iyi oynayabilir, istediğiniz başarıya ulaşabilirsiniz. Proje Yöneticisi olarak tüm bunları iyi yapmak için gayret sarf etmeniz geleceğinize yatırım olacaktır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Tüm projelerde, proje ekipleri öngörülemeyen zorluklara ve değişikliklere uyum sağlamalı, bunlara yanıt verebilmeli ve en zor durumları bile kolaylıkla ve güvenle ele alabilmelidirler.
Proje yönetimi standartları, kesin kurallar koymadan proje yönetimi ile çabaların çerçevesini belirler. Uyarlanabilirlik ve esneklik, projeleri yürütme şeklimize rehberlik eden en önemli ilkelerden biridir. Proje ekiplerinin sorunları çözme, daha hızlı teslim etme ve değişen koşullara uyum sağlama yeteneklerini geliştirirler.
İş hayatının her alanında uyumlu ve esnek olmak önemlidir. Uyarlanabilir ve esnek olmak işlerin her zaman plana göre gitmediğini kabul edebileceğiniz anlamına gelir. Planlarınızı beklenmedik engellere ve sorunlara uyum sağlamak için gerektiği gibi ayarlarsınız.
Projelerde Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılığın Önemi
Projelenin yaratacağı değişimle uğraşırken esnek, uyarlanabilir ve dayanıklı olma yeteneği, proje ekiplerinin yüksek kalite seviyelerini korumaları için gereklidir. Proje ilerledikçe, zaman, maliyet veya kaliteyi etkileyen çok sayıda değişiklik ortaya çıkar. Bu durumlarda projeler beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir. Proje ekibi üyelerinin projelerini duruma uygun uyarlamaları gerekir. Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılık ilkesi, projelerin başarılı şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur. Proje ekiplerinin proje süresince işlerin değişebileceğini ve gerektiğinde ayarlamalar yapmaya hazırlıklı olmaları gerektiğini anlamalarını sağlar. Proje ekiplerinin yaşanan olumsuzlukların ekip üzerinde strese neden olabileceğini ve tükenmişliği önlemek için ne yapılması gerektiğini anlamaları gerekir.
Uyarlanabilirliğin projelerde nasıl çalıştığını öğrenmek, çeşitli baskılar nedeniyle rotayı değiştirememekten kaynaklanan olumsuz etkileri önlemeye yardımcı olur. Proje ekibinin, sorunlarla karşılaştığında iş süreçlerinizi uyarlaması, etkiyi tartışarak ya da yeni sorunlara yol açabilecek zaman kaybı yerine sorunsuz bir şekilde ilerlemenizi sağlar.
Başarılı proje, sağlıklı esneklik, uyarlanabilirlik ve dayanıklılık dengesi gerektirir. Proje ekip üyeleri arasında açık iletişim, belirsizlik yönetimine gerçekçi yaklaşım, değişiklik kontrol planlarının dikkatli bir şekilde hazırlanması ve hızla takip edilmesini gerektirir. Bunu sağlayacak süreçler oluşturmak için, herkesin çeşitli durumlarda sorumluluklarını net bir şekilde anlaması için kontrol listeleri, şablonlar ve çalışma talimatları gibi kalite yönetim araçları kullanılır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Proje ekiplerinin başarılı sonuç üretmesi beklenir ancak ekip üyeleri işbirliği yaparak birlikte çalışmadıklarında performans sağlanamaz. Başarı için işbirliğine dayalı ekip ortamı şarttır. İşbirliğine dayalı ekip ortamı oluşturmak için aşağıdakilere dikkat edilmelidir;
Ortak Bir Amaca ve Hedefe Sahip Olmak
Proje ekibi, ortak bir amaç için birlikte çalışan insanlar olarak tanımlanır. Ortak bir hedef oluşturmak için;
Birbirine güvenmek
Ekip üyelerinin birlikte başarılı bir şekilde çalışmaları birbirlerine duyacakları güvene bağlıdır. Ekip üyeleri arasında güven oluşturmak için;
Rolleri Netleştirin
Ekipteki herkesin rolünü ve bu rolün sorumluluklarını bilmesi verimlilik ve esneklik yaratır. Rolleri netleştirmek için;
Açık ve Etkili İletişim Kurun
Yanlış iletişim, ekibin başarısını baltalayabilir. İletişimi geliştirmek için;
Çeşitliliği Destekleyin
Ekip üyeleri, farklı geçmişlere ve bakış açılarına sahiptirler. Ekip çeşitliliğinden yararlanmak için;
Ekibin Odak Noktasını Dengeleyin
Ekip üyelerinin, ekibin sağladığı ürün ve hizmetlerin yanı sıra ekibin iç dinamiklerini ve ilişkilerini ölçmeleri, izlemeleri gerektiğini anlamaları gerekir. Bazı ekip üyeleri ekip olma sürecine o kadar dahil olurlar ki, ilk etapta neden ekip olduklarını unuturlar veya tam tersi olabilir. Bu dengeyi oluşturmak için;
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Projelerde yer alanlar doğru ve onurlu olanı yapmalıdırlar. Proje Yönetiminde başarılı olmak için dürüstlük vazgeçilmezdir. Dürüstlük “öğrenmek” zorunda olmadığımız, olmayı tercih edip etmemeye karar verdiğimiz bir yaklaşımdır. Projelerde dürüst davranılmadığında sahip olunan tüm liderlik özelliklerini anlamsız kılabilir.
Proje Yöneticisinin itibarını dürüstlükle inşa etmesi uzun zaman, çok çaba, zor kararlar ve fedakarlıklar gerektirir. Öte yandan, yalnızca bir hata veya yanlış karar her şeyi mahvedebilir.
Projeleri dürüstlükle yönetmek ne anlama gelir?
Her meslekte olabildiği gibi Proje Yöneticiliğinin başlangıcında etik olmayan davranışların tüm sonuçlarının ve etkisinin farkında olmayabilir, daha deneyimlilerin baskısına maruz kalabilir, dürüstlüğünüzün test edildiği durumlarda olayın farkında olmayabilirsiniz.
Proje Yöneticilerini yanlış yapmaya teşvik edebilecek en yaygın durumlardan bazıları aşağıdadır;
Bütün bunlar ve özellikle zaman baskısı Proje yöneticisini kötü kararlar verme ve dürüst olmama durumuna sokabilir.
Proje Yöneticileri zorluklarla karşılaşıp daha fazla deneyim kazandıkça, dayanıklı ve itibarını koruma yeteneğine sahip olurlar.
Bazen “iyi” fırsatları kaçırıyor gibi görünebilir ve belki de başarıya kestirme yollardan gitmek daha iyi tercih gibi gelebilir. Uzun vadede, Dürüstlük en büyük sermayeniz olacaktır.
Eğer dürüstlük kalıcı bir davranışa dönüşmüşse doğru kararı vermek ne kadar zor olursa olsun, doğru şeyi yaptığınızı bileceksiniz.
Etik hareket etmek, Proje Yöneticilerini gelecekte aynı şekilde hareket etmek için daha dayanıklı ve kararlı hale getirir.
Başkalarına örnek olmak ve onları doğru olanı yapmaları konusunda etkileyebilmeyi sağlar.
Etik davranıldığında, başkalarından da aynısını talep etme ve bekleme hakkı doğar.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Ekip anlaşmaları, Proje Yöneticisi ve Proje ekibi arasında, birlikte nasıl çalışılacağına dair yapılan anlaşmadır. Birlikte uymayı planladığınız bir dizi kural içerir. Ekip anlaşmalarında aşağıdaki soruların yanıtları yer alır;
Hedefler
Toplantı Normları
Çalışma Normları
Karar verme
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Eleştirel düşünme, projelerde kararlar alırken gerçekleri, spekülasyonlardan ve hüsnükuruntulardan ayırt etmeye yarar. Proje Yöneticisinin kendisinin ve paydaşların önyargılarını anlamayı, proje sonuçlarını elde etmek için rasyonel akıl yürütmeyi mümkün kılar.
Eleştirel düşünme, karar vermek için gerçekleri bulmak ve anlamaktır. Amaç, mümkün olduğunca rasyonel olmak, rasyonel kalmak ve en iyi seçenekleri bulmak için durumları ve bilgileri eleştirel olarak değerlendirmektir. Sürü zihniyeti veya fikir birliği yerine mantığa öncelik veren etkili iletişim ve problem çözme yeteneklerinin bir parçasıdır.
Projeler, çıkarlarını ön plana çıkarmaya çalışan ve fikirleri olan birden fazla paydaşın bulunduğu karmaşık işlerdir. Gelecek hakkında tam bilgiye sahip olunmadığı için çeşitli varsayımlarda bulunmak zorunda kalınır. Ne yazık ki, doğru fikirlere dayanmayan ve açıklığa kavuşturulmamış varsayımlara dayalı başarılı bir proje olamaz. Bu nedenle, düşünerek, görüşleri gerçek süzgecinden geçirerek ve verileri doğru bir şekilde değerlendirerek başarı şansımızı artırabiliriz.
Eleştirel düşünme birini eleştirmekle ilgili değildir. Eleştirel düşünme, önyargıları ele almak, belirli tercihler ve görüşler için temelleri anlayarak ekip ve paydaşlar arasında daha kapsamlı tartışmaları teşvik etmektir. Durumu daha iyi anlayarak, sorunlara daha uygun ve hızlı çözümler bulunabilir.
Projelerinizin planlaması, izlenmesi ve kontrolü hakkında eleştirel düşünmeyi amaçladıysanız, bu yardımcı olacaktır. Bu aşamalar genellikle daha fazla varsayıma, beklentiye ve tahmin zorluğuna sahiptir.
Nihai amaç elbette projenin zamanında, bütçe dahilinde ve doğru kapsam unsurlarıyla teslim edilmesidir. Ancak bunu başarmak için eleştirel düşünmeyi uygulamamız ve birkaç bilinmeyeni azaltmamız gerekiyor.
İlk olarak, varsayımlara ek olarak riskleri ve sorunları açıklığa kavuşturmak gerekir. İkinci olarak, verilecek mesajların açık olması gerekir. İnsanların önyargıları ve inançları vardır. İhtiyacımız olan son şey, yanlış yorumlama ve paydaşlardan gelen direnç olacaktır. Eleştirel düşünme, iletişimi iyileştirmeye yardımcı olur. Üçüncüsü, belirli zamanlarda alınan çeşitli kararların projenin sonucunu nasıl etkilediğini anlamaktır. Yalnızca uzmanlığa ve sezgilere güvenmek yeterli değildir, diğerlerini de konuya dahil etmeniz gerekir. Eleştirel düşünme, etkiyi daha iyi görmenizi sağlayacak kişisel önyargılarınız ve düşünce tarzınızda yardımcı olur.
Öneriler
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Organizasyonel Değişimi Desteklemek
Projeler kendilerinden daha geniş bir çevrede gerçekleşirler ve organizasyonun kültürünü, tarzını ve yapısı, diğer projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkilerler. Geniş bağlamı anlamak, projelerin kuruluşun hedefleri ile uyumlu ve mevcut uygulamalarına uygun olarak yönetilmesini sağlar.
Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;
Kurum Kültürü(1) ve İş Yapma Tarzları
Her kuruluş, kültürel normunu temsil eden ve projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkileyen benzersiz bir kültür ve iş yapma tarzına sahiptir. Örneğin, kurumdaki çalışma saatleri, proje yöneticisinin kaynakları nasıl planladığını ve ekibi ile nasıl etkileşimde bulunacağını doğrudan etkiler. Kurum Kültürü, ortak deneyimlerle şekillenir;
Proje yöneticisi, kurum kültürünün projenin hedeflerine ulaşma yeteneği üzerinde güçlü etkisi olduğunu bilir. Kuruluştaki hangi kişilerin karar vericiler veya etkileyiciler olduğunu bilir ve proje başarısı olasılığını artırmak için onlarla birlikte çalışır.
Organizasyonel Yapılar
Organizasyon yapısı(2), organizasyon içindeki çeşitli grupların ve bireylerin birbirleriyle nasıl ilişki kurduğunu belirler. Organizasyon yapısı proje yöneticisinin ne kadar yetkiye sahip olduğunu, kaynakların mevcudiyetini ve projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkiler.
Organizasyon yapısı, proje yöneticilerinin ekip üyeleri ve paydaşlarla nasıl etkileşime girdiği üzerinde büyük etkiye sahiptir. Proje yöneticisi, operasyonlar, stratejik işlevler ve üst yönetim vb. organizasyondaki çeşitli seviyelerle etkileşime girmek zorundadır.
Projelerde Organizasyon Yapıları
Fonksiyonel(3)
Matris(3)
Proje Bazlı
Hibrit
Organizasyon Yapılarında Otorite
Yetki, proje yöneticisinin, proje ve proje ekibi üzerindeki gücünü ifade eder. Genel olarak, proje yöneticisinin yetkisi, fonksiyonel yöneticininkine göre düşüktür. Buna karşılık, proje bazlı organizasyon yapısında bunun tersi geçerlidir.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 38
(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 45-46.
(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 45, 47.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Sosyal Beceriler
Sosyal beceriler, insanlarla güçlü ilişkiler kurmak ve organizasyondaki değişimi etkilemek için Öz Farkındalık, Öz Düzenleme, Motivasyon ve Empati becerilerinden yararlanırlar;
İletişim
Bağ Kurmak
İşbirliği
Değişim Aracısı
Çatışma yönetimi
Etkileme
Liderlik
Ekip yetenekleri
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Motivasyon
Motivasyon, içsel yeteneklerinizle ilişkilidir. En yüksek performansa ulaşmak için heyecanınızı yükseltmektir..
Başarı Güdüsü
Bağlılık
Girişimci
İyimserlik
Empati
Empati, başkalarıyla ilişki kurma yeteneğinizi etkileyen kritik beceridir.
Başkalarını anlamak
Hizmet Odaklılık
Başkalarını geliştirmek
Çeşitlilikten yararlanma
Politik farkındalık
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler