Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların doküman arşivi, evrak takibi ve iş akış süreçlerini bir bütün olarak elektronik ortamda yönetebilmelerine imkan tanıyan web tabanlı bir sistemdir. Dijital arşivleme süreçlerini standart dosya planları ile oluşturarak istenilen zaman ve yerden ulaşıma imkan tanımaktadır.
Kurum evrak işlemlerinin bilgisayar ortamında yapılarak, süreçlerin daha hızlı ve güvenilir olmasını sağlamaktadır. Ayrıca imza süreçleri, mobil ve elektronik imzalama işlemleri ile kriptolu bir şekilde iç işleri bakanlığının standartlarına uygun bir şekilde imzalanması temin etmektedir.
Kurumlar arasında KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile iletişim kurarak, kargo ve posta süreçlerini çok daha kısa sürelerde çözümüne destek olmaktadır.
TARNET EBYS geniş bir veri tipi yelpazesine sahiptir. Formlar üzerinde Sayısal, Karakter, Tarihsel ve Mantıksal, Seçenek gibi basit veri tipleri, Zengin Metin, Dosya Eklentisi, ERP entegrasyonu için İş Nesnesi, Konu ve Görev gibi özel veri tipleri, Tablo gibi kompleks veri tiplerinin kolayca kullanılabilmesini sağlar.
EBYS Kazanımlar:
- Dosyaların tek ekrandan sisteme girilmesi, belgelerin taranarak kaydı ile paraf ve onay süreçlerinde kolaylık
- Belgelere kişisel notların ilave edebilme, notları yetki kademelerine göre görüntüleme, değiştirilebilme ve elektronik imza ile seri veya paralel olarak imzalanabilme imkânı
- Belgelerin yetki düzeylerine göre kullanıcıya havale edilerek görevlendirme yapma, tasnif etme ve rapor hazırlamada hız kazandırma
- Birim bazında doküman şablonları oluşturularak, standart belgeler hazırlanabilmesi ve geçmiş belgelere çevrimdışı olarak erişilebilmesi
- Belgelerin uygun standart dosya planlarında ve saklama sürelerinde arşivlenmesi ve arşivdeki belgelerin tek bir ekrandan kullanılabilmesi
EBYS Avantajlar:
- Karar süreçlerini hızlandırır
- İç iletişim kanallarını geliştirir ve zaman kazandırır
- Görevlerde görünürlük ve denetim kontrolü sağlar
- Çevre dostu uygulamalara kapı aralar
- İş süreçlerini entegre ederek, depolama ve bulup maliyetlerini düşürür
- Bilgi güvenliğini ve denetimini etkinleştirerek sistemler arası iletişim sağlar
- Verimli ve üretken bir çalışma ortamı temin eder
- Mevzuata ve sektör ihtiyaçlarına kısa sürede uyum kazandırır
Elektronik Belge Yönetim Sistemi, ulusal bilişim standartları ve TÜBİTAK Elektronik İmza kriterlerine uygunluk sağlayarak, kurumların entegrasyon yeteneklerini geliştirir ve hizmet kalitesini artırır.