Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir. Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak, faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için kullanılır.
PROJE YÖNETİMİNİN TEMELLERİ
Proje yönetimini 3 ana başlıktan oluşmakdır.
- Kaynak Yönetimi
- Zaman Yönetimi
- Kalite Yönetimi
Proje Kaynak Yönetimi
Çalışanlar ve diğer kaynaklar atandıktan sonra proje yöneticisi hali hazırda cevap bulması gereken aşağıdaki soruları listelemiştir:
- Atanan işçi veya donanımlar proje için uygun ve yeterli mi?
- Dış kaynak kullanılmalı mı?
- Kaynak kullanımı ne kadar esnekliğe sahip?
- Orijinal “son teslim tarihi” (deadline) gerçekçi mi?
Açıkça, proje yöneticisi karşılaştığı sorunları iyi anlama yeteneğine sahiptir. Her hangi bir proje programlama sistemi bu sorulara hızlı ve kolay cevaplar sağlayabilmektedir.
Planlanmış şebeke ve faaliyet süreleri, kaynak kullanımı ve yeterliliği hesaba katılmadan bulunmaktadır. İş paketleri ve şebekeler için yapılan süre tahminleri kaynakların bulunabilirliği varsayımdan bağımsız olarak yapılmaktadır. Bu durum gerçekleşebilir ya da gerçekleşmeyebilir.
Zaman Yönetimi
Proje Zaman Yönetimi; üretimi ve verimi arttırmak amaçlı olarak, belirli faaliyetler üzerinde harcanan zamanı bilinçli bir şekilde kontrol etme yöntemidir. Zaman yönetimi, belirli görevleri, projeleri bitirirken kullanılan çeşitli beceriler, araçlar ve teknikler ile desteklenebilir. Bu beceri, araç ve teknikler; planlama, dağıtma, hedef belirleme, yetkilendirme, zaman analizi, gözlemleme, tertipleme, zamanlama ve önceliklendirme ve benzerlerini içerir. Önceleri, zaman yönetimi sadece iş ve çalışma etkinlikleri için kullanılırken, sonraları kişisel faaliyetler için de kullanılmaya başlanmıştır. Bir zaman yönetimi sistemi; proseslerin, araçların, tekniklerin ve metotların tasarımlı bileşimidir. Zaman yönetimi genel olarak proje geliştirmede bir gerekliliktir, zaman yönetimi projenin tamamlanma zamanını ve ölçeğini belirler.
Kalite Yönetimi
Günümüzde Kalite konusunda gündemde olan yaklaşım “Toplam Kalite Kontrolüdür”. Toplam kalite yönetimi; 1950’lerde Deming tarafından başlatılan ve diğerlerinin (Juran, Feigenbaum, İshikawa ve Crosby) geliştirmiş oldukları yenilikçi yaklaşımlar ile içeriğini genişleterek, günümüzde işletmelerin uygulamaya çalıştığı bir yönetim anlayışıdır. İlk zamanlarda, günümüz toplam kalite yönetimi anlayışını biçimlendiren unsurlara sadece kalite kontrol gözü ile bakılıyordu. Modern kalite anlayışının kalite kontrolünden, toplam kalite yönetimine geçirdiği evrimler, aslında yönetim biliminde yaşanan evrimler ile paralel bir seyir izlemektedir.
Proje ekibi kalite planlama, kalite güvencesi ve kalite kontrol süreçlerinin yanında modern kalite yönetimi bileşenlerini de dikkate almak zorundadır. Modern kalite yönetim sisteminin kurulmasının başlıca gerekçeleri; uluslararası pazardaki rekabet gücünü artırmak, ürün ve hizmet kalitesini arttırmak, mevcut pazardaki rekabet gücünü artırmak, verimliliği artırmak, müşteri memnuniyetini arttırmaktır. Bunların yanında modern kalite yönetiminde müşteri memnuniyetini hedefleme, hatayı önlemeyi hatayı gidermeye tercih etme, sorumlulukları yönetme, süreçleri safhalara ayırma gibi ilkelerin önemi üzerinde durulmaktadır. Üzerinde durulması gereken bu hususlar aşağıda kısaca açıklanmıştır.
• Müşteri memnuniyeti, müşteri beklentilerinin karşılanması amacıyla ihtiyaçları anlama, yönetme ve etki etmedir. Projeden beklenenlerin sağlanması ve son kullanıcının ürün kullanımında problemler yaşamaması ana hedeftir.
• Önleme-Düzeltme, hataları önlemenin maliyetinin hataları düzeltmenin maliyetinden her zaman daha düşük olacağını vurgular. Bu nedenle proaktif yaklaşım benimsenmelidir.
• Sorumlulukları yönetme, başarıya ulaşma proje ekibi üyelerinin tümünün katılımı ve kaynakların optimum şekilde dağıtımı ile sağlanabileceğini vurgular. Üyelerin rol ve sorumlulukları tanımlanmalı, gerekli kaynaklar sağlanmalıdır.
• Süreçleri safhalara ayırma, her bir sürecin planla, yap, kontrol et ve gerçekleştir safhalarından oluşması gerektiğini vurgular. Bu döngü başarıya ulaşılıncaya kadar tekrarlanmalıdır.