Bu politikanın amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (Kısaca Kanun) dayalı olarak çıkarılmış olan ve 30224 sayılı Resmi Gazete ’de 28.10.2017 tarihinde yayınlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Kısaca Yönetmelik) 5. ve 6. maddeleri gereği kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile “Smile Corner Diş Polikliniği Hiz. Tic. Ltd. Şti. ( Bundan sonra “Poliklinik ” olarak anılacaktır. ) genelinde uygulanacak tüm kurallar ile rol ve sorumlulukları belirlemektir.
Politika “Poliklinik ” genelinde (nezdinde) tutulan, Kanun ile tanımlanan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri, tüm “Poliklinik ” çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını ve kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda iştiraklerini, dış hizmeti sağlayıcılarını ve “Poliklinik ”’in sair hukuki ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişileri kapsamaktadır.
Politika Kanun’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri kapsamaktadır.
Bu Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel verilerle beraber genel olarak “Kişisel Veriler” olarak adlandırılacaktır.
İfade eder.
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam kayıt ortamı kapsamına girer.
4.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
“Poliklinik” nezdinde saklanan kişisel veriler, BGYS Kapsamında ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda bulunabilir ve tutulabilir. “Poliklinik “ veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve KVK Kanunu’na, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak BGYS Kapsamında işlemekte ve korumaktadır.
|a) Matbu ortamlar||Verilerin kâğıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.|
|b) Yerel dijital ortamlar||“Poliklinik”bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.|
|c) Bulut ortamlar||“Poliklinik” bünyesinde yer almamakla birlikte, “Poliklinik” in kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.|
4.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
“Poliklinik” kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak kanun kapsamında gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
4.2.1. Teknik Tedbirler
“Poliklinik” kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak kanun kapsamında aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
4.2.2. İdari Tedbirler
“Poliklinik” kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
4.2.3. Şirket İçi Denetim
“Poliklinik” Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.
Denetim sırasında ya da sair bir şekilde “Poliklinik” sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, “Poliklinik” bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kişisel Verilerin korunması Kuruluna bildirir.
Poliklinik ve çalışanları;
Sorumludur.
Poliklinik içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, sigorta şirketleri, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve sair surette poliklinik nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur.
Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür; ancak üretilen verinin iş biriminin kontrolü ve yetkisi dışında sadece bilgi sistemlerinde bulunması durumunda, söz konusu veri “Poliklinik” tarafından saklanacaktır.
İş süreçlerini etkileyecek ve veri bütünlüğünün bozulmasına, veri kaybına ve yasal düzenlemelere aykırı sonuçlar doğmasına neden olacak periyodik imhalar, ilgili kişisel verinin türü, içinde yer aldığı sistemler ve veri sahibi iş birimi dikkate alınarak “Poliklinik” tarafından yapılacaktır.
8.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
8.1.1. Saklama Nedenleri
“Poliklinik” bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya ” www.dentflora.com ” adresinden veya yazılı talepte bulunarak polikliniğimizden basılı çıktı olarak ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
8.1.2. İmha Nedenleri
“Poliklinik” bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok (imha) edilir veya anonim hale getirilir. KVK Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
8 2. İMHA YÖNTEMLERİ
“Poliklinik” “, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok (imha) eder veya anonim hale getirir.
“Poliklinik” tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
22.214.171.124 Silme Yöntemleri
|Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri|
|Karartma||Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.|
|Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri|
|Yazılımdan güvenli olarak silme||Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.|
126.96.36.199 Yok (imha) Etme Yöntemleri
|Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri|
|Fiziksel yok etme||Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.|
|Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri|
|Fiziksel yok etme||Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek, fiziksel olarak kesmek ve/veya delmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.|
|De-manyetize etme (degauss)||Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.|
|Üzerine yazma||Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.|
|Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri|
|Yazılımdan güvenli olarak silme||Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.|
188.8.131.52. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
|Değişkenleri çıkarma||İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.|
|Bölgesel gizleme||Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.|
|Genelleştirme||Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.|
|Alt ve üst sınır kodlama


Global kodlama
|Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.|
|Mikro birleştirilme||Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.|
|Veri karma ve bozma||Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.|
“Poliklinik” kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır. “Poliklinik” bu anonimleştirme yöntemlerini kullanırken K-Anonimlik, L-Çeşitlilik ve T-Yakınlık istatistik yöntemlerini kullanabilir.
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo Ek: 1’de yer almaktadır. Periyodik imha ya da talep üzerine gerçekleştirilecek imha işlemlerinde söz konusu saklama ve imha süreleri dikkate alınacaktır. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo “Poliklinik” kişisel veri envanterinde yer alacak süreçlerin sahibi iş birimlerince, tereddüt halinde Kişisel Verileri Koruma Komitesi değerlendirmeleri de alınarak, güncellenecektir.
9.1. Saklama Süreleri (Tablo Ek:1 )
|VERİ SAHİBİ||VERİ KATEGORİSİ||VERİ SAKLAMA SÜRESİ|
|Çalışan||Kimlik, İletişim, Mesleki deneyim, sağlık bilgileri, Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar, hukuki işlem, finans, kılık kıyafet, ceza mahkumiyeti||4857 Sayılı İŞ KANUNU, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve genel sağlık sigortası kanunu ve 6331 Sayılı İSG kanunu gereğince Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10 (on) yıl müddetle muhafaza edilir.|
|Çalışan (Diş hekimi)||Kimlik, İletişim, Mesleki deneyim, sağlık bilgileri, Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar||3324 Sayılı Türk Diş hekimleri Birliği kanunda tanımlı süre|
|Çalışan||Görsel ve İşitsel kayıtlar, işlem güvenliği,||Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 1 (bir) yıl müddetle muhafaza edilir.|
|Tedarikçi çalışanı


İSG Uzmanı
|Kimlik ve mesleki deneyim||6331 Sayılı İSG kanunu gereğince Hizmet akdinin devamında|
|Tedarikçi Yetkilisi||Kimlik, iletişim ve Finans||“Poliklinik” ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 ile Türk Ticaret Kanunu d.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.|
|İnternet Sitesi Ziyaretçisi||İnternet Sitesi Ziyaretçisine ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri||1 yıl süre ile saklanır.|
|Çalışan Adayı||Kimlik, İletişim, Mesleki deneyim, Referanslar||En fazla 6 ay olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.|
|Hasta (Ürün ya da Hizmet alan kişi) /Veli/vasi/temsilci||Kimlik, Finans, Sağlık Bilgileri, iletişim, hukuki işlem||Hastanın, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.|
|Hasta (Ürün ya da Hizmet alan kişi) /Veli/vasi/temsilci||Kimlik, Finans, Sağlık Bilgileri, iletişim, Meslek, Sosyal Medya Hesabı||RADİYOLOJİ, RADİYOM VE ELEKTRİKLE TEDAVİ VE DİĞER FİZYOTERAPİ MÜESSESELERİ HAKKINDA KANUN, 6331 İSG kanunu,3359 Sağlık Hizmetleri temel kanunu ,224 Sağlık Hizmetlerinin Sosyalleştirilmesi Hakkında kanun, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve genel sağlık sigortası kanunu, 1593 Umumi Hıfzıssıhha kanunu kapsamında tanımlı süreler


|Hasta (Ürün ya da Hizmet alan kişi), Veli /vasi/temsilci||Görsel ve işitsel kayıtlar||20 Gün|
|Hasta (Ürün ya da Hizmet alan kişi)


(Poliklinkler için )
|Kimlik, Finans, Sağlık Bilgileri, iletişim, Mesleki deneyim,||Hususi hastaneler Kanunu kapsamında tanımlı süreler|
9.2. İmha Süreleri
“Poliklinik” kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok (imha) etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden “Poliklinik” e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
6698 sayılı KVK Kanununda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; ““Poliklinik “ işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok ( imha ) eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 02.01.2021 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
10.1. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
“Poliklinik” gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, İş bu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına uygun olarak yapar.
“Poliklinik”, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla Kişisel Veri Envanterinde tanımlanmış idari ve teknik tedbirler almaktadır.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
“Poliklinik” kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili tüm Politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler zaman geçirmeden metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.