Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş kaydedilir. Giriş kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır. Bu belgenin tarih ve sayısı taşınır işlem fişine kaydedilir.
Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırların kayıtlara alınmasında; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer esas alınır.
3. Devir alınan dayanıklı taşınırların giriş kaydı
3.1- Yönetmeliğin 31 inci maddesinde yer alan, kamu idareleri arasında bedelsiz devre ilişkin esas ve usuller 8/9/2007 tarihli ve 26637 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 sayı numaralı Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliğinde düzenlenmiştir.
Tebliğ hükümlerine göre başka bir kamu idaresinden bedelsiz olarak devir alınmasına karar verilen taşınırlar için iki nüsha Taşınır Devrine İlişkin Protokol düzenlenir.
3.2- Devir alınan taşınırlar, devreden idarenin Taşınır İşlem Fişinde gösterilen değer esas alınarak 3 nüsha olarak düzenlenen Taşınır İşlem Fişi ile giriş kaydedilir.
Devralan idarenin yapmış olduğu taşıma giderleri taşınırın değeri ile ilişkilendirilmez.
3.3-Fişin bir nüshası yedi gün içerisinde devreden idarenin çıkış kaydına esas Taşınır İşlem Fişine bağlanmak üzere bir üst yazı ekinde devreden idareye gönderilir. Bir nüshası muhasebe birimine gönderilir. Bir nüshası da, kayda esas teşkil eden dayanak belge (taşınır devrine ilişkin protokol) ile birlikte birimde dosyalanır.
3.4-Aynı kamu idaresinin muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında ya da aynı harcama biriminin ambarları arasında devredilen taşınırların kayda alınmasında da Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve Fişin birinci nüshası ilgili taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine verilir.
Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez.
3.5-Devir nedeniylegiriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, Mali Kaynaklar Yönetim Sistemi tarafından otomatik olarak bir sicil numarası verilir. Aynı özellikte birden fazla dayanıklı taşınır girişi yapıldığı takdirde sistem otomatik olarak girişi yapılan miktar kadar taşınırları ayrı ayrı kayıt ederek her birine ayrı bir sicil numarası vermektedir.
3.6-Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir.
4. Dayanıklı Taşınırlar Defterinin tutulması
Dayanıklı Taşınırlar Defteri, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır. Taşınır işlem fişi düzenlenerek giriş ve çıkışı yapılan dayanıklı taşınırlar, Mali Kaynaklar Yönetim Sisteminde mevcut Dayanıklı Taşınırlar Defterine sistem üzerinden otomatik olarak kayıt edilmektedir.
Mali Kaynaklar Yönetim Sisteminin Raporlar bölümünde bulunan “Dayanıklı Taşınırlar Defteri” kısmı tıklanarak deftere erişilmekte ve istenirse rapor olarak çıktısı da alınabilmektedir.
5. Giriş kaydı sonrası muhasebeye bildirim
Satın alınarak giriş işlemleri yapılan taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası ödeme emri belgesi ekinde; diğer şekillerde edinilen taşınırlar için ise Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesinden itibaren en geç 10 gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine (Merkez Saymanlığına) bir üst yazı ekinde gönderilir.
Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez.
B- DAYANIKLI TAŞINIRLARIN KULLANIMA VERİLMESİ
1. Dayanıklı taşınırın kişisel kullanıma verilmesi
1.1-Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan demirbaş, makine ve cihazların bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde Yönetmelik ekinde yer alan 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi iki nüsha olarak düzenlenir. Taşınırın zimmetle verildiği personelin TC Kimlik numarası, bulunduğu yer (bina, kat ve oda bilgileri) ve zimmetle verilen taşınırın tanımına ve ayrımına yarayan teknik özellikleri zimmet fişine kaydedilir;
1.2-Zimmet fişi, taşınırın teslim edildiği kullanıcı personel tarafından imzalanır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası zimmetle taşınır teslim edilen görevlilere verilir.
Mali Kaynaklar Yönetim Sistemi üzerinden düzenlenen Zimmet Fişleri doğrultusunda, dayanıklı taşınırlarla ilgili bilgiler, Dayanıklı Taşınırlar Defterine de sistem tarafından otomatik olarak kaydedilmektedir.
2. Ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilmesi
2.1-Zimmete verilecek dayanıklı taşınır ortak kullanım alanında kullanılmak üzere veriliyorsa, Mali Kaynaklar Yönetim Sistemi üzerinde “Ortak Kullanım Alanı Zimmeti” yapılır.
2.2-Ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için (birden fazla personel tarafından ortak kullanılan dayanıklı taşınırlar için) 2 nüsha Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenir. Bu nitelikteki taşınırlar, ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilir. Ortak kullanıma verilen taşınırın bulunduğu yer (bina, kat ve oda bilgileri) listeye yazılır.
Listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulur. Diğer nüshası ise, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından dosyasında saklanır.
3. Zimmetle verilmiş olan dayanıklı taşınırların iade edilmesi
Zimmet Fişi düzenlenerek personelin kullanımına verilen demirbaş, makine ve cihazın tamamının veya bir kısmının ambara iadesi halinde zimmet iadesi yapılır.
3.1-Zimmet iadesi, Mali Kaynaklar Yönetim Sisteminde Dayanıklı Taşınırlar ana menüsünde yer alan zimmet iadesi linki kullanılmak suretiyle sistem üzerinden gerçekleştirilir.
3.2-Zimmet fişinin ilgili bölümü taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından tarih atılmak suretiyle imzalanır ve taşınırı iade edene verilir.
4. Dayanıklı taşınırlara ilişkin kayıtların güncellenmesi
4.1-Personele Zimmet Fişi ile verilen ancak daha sonra kullanımı başkasına devredilen dayanıklı taşınırlar için yeni Zimmet Fişi düzenlenir. Bu işlem, Mali Kaynaklar Yönetim Sisteminde Dayanıklı Taşınırlar ana menüsünde yer alan kişiden kişiye zimmet linki kullanılmak suretiyle sistem üzerinden gerçekleştirilir.
4.2-Zimmet Fişlerinde ve Dayanıklı Taşınırlar Listesinde kayıtlı olan taşınırların bulundukları yerlerin değiştirilmesi halinde kayıtlar Mali Kaynaklar Yönetim Sisteminde güncellenir ve son duruma göre yeni belgeler düzenlenerek ilgili personele imzalatılır.
C- ÇIKIŞ İŞLEMLERİ
Sistemde kayıtlı olan dayanıklı taşınırlar satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir. Çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır. Bu belgenin tarih ve sayısı taşınır işlem fişine kaydedilir.
Personele zimmetle verilen dayanıklı taşınırlarda çıkış işlemi yapılmadan önce zimmet iadesinin yapılması gerekmektedir.
1. Dayanıklı taşınırların devir suretiyle çıkışı
1.1- Başka bir kamu idaresine bedelsiz devir:
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 31. maddesinde, kayıtlara alınış tarihi itibariyle beş yılını tamamlamış ve idarece kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırların bu taşınıra ihtiyaç duyan idarelere bedelsiz devredilebileceği öngörülmüş; bedelsiz devre ilişkin usul ve esaslar 8/9/2007 tarihli ve 26637 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 sayı numaralı Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliğinde düzenlenmiştir. İdarenin elinde bulunan kullanılabilir durumda ve kullanımı ekonomik olan dayanıklı taşınırlardan idarenin merkez ve taşra birimleri itibarıyla kullanım alanı bulunmadığı tespit edilen taşınırlar ihtiyaç fazlası taşınır kabul edilmektedir.
Tebliğde, taşınır devirlerinde 5 yıl şartının aranmadığı durumlar ve bedelsiz devre ilişkin diğer şartlar sayılmıştır. Taşınır devirleri, Muhasebat Genel Müdürlüğünce yayımlanan Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkındaki Genel Tebliğde belirlenen limitler dikkate alınarak harcama yetkilisi veya üst yöneticinin onayı ile yapılacaktır.
Devrine karar verilen taşınırlar için iki nüsha Taşınır Devrine ilişkin Protokol düzenlenir, devreden ve devralan kamu idarelerinin harcama yetkilisi/üst yönetici tarafından imzalanır; bedelsiz olarak devredilen taşınırların çıkışı, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek yapılır. Fişin bir nüshası taşınırın devredildiği idareye bir üst yazı ekinde gönderilir. Devralan idareden yazı ekinde alınan Taşınır İşlem Fişi, düzenlenen fişin ekine bağlanır.
Kamu kaynağının verimli kullanılması ve kamuda tasarruf sağlanması bakımından ihtiyaç fazlası taşınırların kamu idareleri arasında bedelsiz devredilmesinin etkin bir şekilde uygulanması önem taşıdığından Muhasebat Genel Müdürlüğünün www.muhasebat.gov.tr internet adresinde ihtiyaç fazlası taşınır sorgu ekranı oluşturulmuştur. Kamu idareleri, ihtiyaç fazlası taşınırlarının girişlerini bu ekranı kullanmak suretiyle yapacaklar; idarenin sisteme girdiği ihtiyaç fazlası taşınır mallara diğer idarelerden talep geldiği takdirde, devir ve talep etme işlemleri yine bu sistemden yapılacaktır. Devir protokolü sistem üzerinden otomatik olarak üretilmektedir.Kırık, bozuk, kullanılamaz durumda olan veya kullanılabilir olsa bile kullanılması ekonomik olmayan, hurdaya ayrılması gereken taşınırlar kesinlikle sisteme girilmeyecektir.
1.2- Başka harcama birimine taşınır devri:
Aynı kamu idaresinin muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında devredilen taşınırlar için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve fişin birinci nüshası devredilen harcama birimine bir üst yazı ekinde gönderilir.
1.3- Başka ambara taşınır devri:
Aynı harcama biriminin, ambarları arasındaki taşınır devirlerinde de taşınır işlem fişi düzenlenir ancak bu fişler muhasebe birimine gönderilmez.
Taşınır devri onay formatı
2. Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış işlemleri
2.1-Bu hallerin vukuunda, kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilir ve Taşınır Mal Yönetmeliğinin 5 inci maddesi hükmüne göre işlem yapılır. Yönetmeliğin 5. maddesi hükmü gereği, kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararı, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden, Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen zararların nevi ve miktarlarının tespiti, takibi, amirlerin sorumlulukları, yapılacak diğer işlemler hakkında yönetmelik hükümlerine göre tahsil edilir. Yönetmeliğin 13. maddesinde, değer tespit komisyonunun, harcama yetkilisinin onayı ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin ve işin uzmanının da katıldığı en az üç kişiden oluşturulacağı öngörülmüştür.
2.2-Sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma, bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen dayanıklı taşınırlar Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Tutanak üç nüsha düzenlenir. Tutanak komisyon kurulmasına gerek görülmeyen hallerde taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, komisyon kurulan hallerde komisyon üyeleri tarafından, sayım sırasında ise sayım kurulu tarafından imzalanır; harcama yetkilisi veya üst yönetici tarafından onaylanır.
Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının kimin tarafından onaylanacağı, Parasal Sınırlar ve Oranlar hakkında yılı genel tebliğ ile belirlenmektedir. Tebliğe göre; Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre, taşınırların devir, imha, hurdaya ayırma, satış ve terkini suretiyle kayıtlardan çıkarılmasında Tablo I’in D bölümünde gösterilen parasal sınırlar dikkate alınacaktır. Taşınırların kayıtlardan çıkarılması, belirlenen limitler dahilinde harcama yetkilisinin, limit üzerinde olanlar ise ilgili üst yöneticinin onayı ile yapılacaktır. Devir, satış, imha, hurdaya ayırma ve terkin işlemlerinin birden fazla taşınırı ihtiva etmesi halinde söz konusu limitler taşınır bazında değil, işlem bazında uygulanacaktır.
2.3-Onaylanan tutanağın bir nüshası çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen taşınır işlem fişi ekine bağlanır, bir nüshası taşınır işlem fişi ekinde muhasebe birimine gönderilir, diğer nüshası ise dosyasında muhafaza edilir.
3. Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış
3.1- Hurdaya ayrılacak taşınırların belirlenmesi:
Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen dayanıklı taşınırlar, harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirilir. Komisyonda taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi de yer alır.
Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen dayanıklı taşınırlar hakkındaki gerekçeli karar harcama yetkilisine bildirilir.
Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilen dayanıklı taşınırlar için ise Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir.
3.2- Hurdaya ayrılan taşınırların kayıtlardan çıkarılması:
Hurdaya ayrılmasına karar verilen dayanıklı taşınırlardan kayıtlı değeri Parasal Sınırlar ve Oranlar hakkında yılı genel tebliğinde belirlenen tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşan dayanıklı taşınırlar ise üst yöneticinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır.
Harcama yetkilisince oluşturulacak komisyon tarafından ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilen dayanıklı taşınırlar, harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir. İmha, komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır. Bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir. İmha işleminde özel mevzuat hükümleri öncelikle dikkate alınır.
Hurdaya ayrılan veya imha edilen dayanıklı taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Fişin ekine, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının bir nüshası bağlanır.
Hurda Komisyon oluşturulmasına dair onay formatı
3.3-. Hurdaya ayrılan taşınırların MKE’ye teslimi:
Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu (MKEK) Hurda İşletmesi Müdürlüğüne bir yazı gönderilerek ekindeki Taşınır İşlem Fişinde cins ve miktarları belirtilen malzemelerin teslim alınması, teslim alındığına dair bir belgenin gönderilmesi istenir.
Hurda İşletmesi Müdürlüğünden gelen Hurda Malzeme Teslim ve Tesellüm Tutanağı, ilgili evraka eklenerek dosyasına kaldırılır.
4. Çıkış kaydı sonrası muhasebe birimine bildirim
Dayanıklı taşınırların çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce üst yazı ekinde muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur.
Çıkış kaydına esas Kayıttan Düşme ve Onay Tutanağı da taşınır işlem fişine eklenmek suretiyle Muhasebe Birimine gönderilir.
D- SAYIM İŞLEMLERİ
Kamu idarelerine ait Taşınırların Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında yılsonlarında ve Harcama Yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
1- Taşınır sayımları, Harcama Yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.
2- Sayıma başlanmadan önce, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemler tamamlanır.
3- Sistemde yer alan dayanıklı taşınırlar menüsünde dayanıklı taşınır sayımı linki tıklanarak açılan pencerede, ilgili harcama biriminin seçilen taşınır ambarına ait belirtilen tarihteki sayım kayıtları oluşturulur. Bu kayıtlar belirtilen tarihteki ambar mevcudunu, ortak kullanım alanlarındaki taşınır sayısını ve kişilere zimmetle verilmiş taşınırların sayılarını gösterir.
4-Önce ambardaki dayanıklı taşınırların sayımı yapılır ve sayım sonucu bulunan miktarlar “Ambarda bulunan miktar” sütununa sistem üzerinde kaydedilir.
5- Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra ortak kullanım alanlarında bulunan dayanıklı taşınırlar sayılır ve “ortak kullanım sayım miktarı” sütununa sistem üzerinde kaydedilir.
6- Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için sayım sayılmaz.
7- Belirtilen tarihteki sayım kayıtları bu şekilde oluşturulduktan sonra Sayım Tutanağı yine sistem üzerinden 2 nüsha düzenlenir. Sayım sonuçları, sayım tutanağında gösterilir. Sayım Tutanağı sayım kurulu üyeleri tarafından imzalanır.
8-Yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır.
Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.
Tutanağın sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası, giriş-çıkış işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişi ekine, bir nüshası da Taşınır İşlem Fişinin muhasebe birimine gönderilecek nüshasına bağlanır. Sayım tutanakları, dosyasında bir bütün olarak saklanır.
9-Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği (kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı ile taşınır işlem fişi) muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.
Sayım Kurulu Onay formatı
E- DEVİR İŞLEMLERİ
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan dayanıklı taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar. Yeni görevlendirilen Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadır.
1-Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görevden ayrılmaları halinde harcama yetkilisince, bir başkan ve iki üyeden oluşan Devir ve Teslim Kurulu oluşturulur. Kurulda, devreden ve devralan taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri yer alır.
Ambarlarındaki dayanıklı taşınırları ve taşınır işlemlerine ilişkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin sorumluluğundaki taşınırlar ile dayanağı kayıt ve belgeler, devir kurulu aracılığı ile yeni Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine devir ve teslim edilir.
Devir kurulu, Harcama Yetkilisi tarafından belirlenen bir kişinin başkanlığında, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin de katıldığı, en az üç kişiden oluşur.
2- Devri yapılacak ambarın devir tarihindeki mevcudunu gösteren sayım kaydı yukarıda yazılı olduğu şekilde sistem üzerinde oluşturulur.
3- Ambardaki ve ortak kullanım alanlarındaki dayanıklı taşınırların sayımları yapılır ve sayım sonucu bulunan miktarlar “Ambarda bulunan miktar” ve “ortak kullanım sayım miktarı” sütununa sistem üzerinde kaydedilir.
4- Sayım kayıtları bu şekilde oluşturulduktan sonra Ambar Devir ve Teslim Tutanağı yine sistem üzerinden 3 nüsha düzenlenir. Kayıtlara göre ambarda bulunması gereken taşınırlar ile sayımda fiilen bulunan miktarlar, varsa fazla ve noksanlar Tutanakta gösterilir. Tutanak üç nüsha düzenlenir, bir nüshası devredene, bir nüshası devir alana verilir ve üçüncü nüshası dosyasında saklanır.
5-Devir kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.
6-Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği (kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı ile taşınır işlem fişi) muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.
7- Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin değişmesi nedeniyle, ortak kullanım alanlarında bulunan dayanıklı taşınırları gösteren listeler, sayımdan sonra yeniden düzenlenir ve imzalandıktan sonra asılır.
Devir ve Teslim Kurulunun oluşturulmasına dair Onay formatı
F. YIL SONU İŞLEMLERİ
1. Yıl sonlarında ambarlarda ve ortak kullanım alanlarında bulunan dayanıklı taşınırların sayımları Sayım İşlemleri bölümünde yazılı olduğu şekliyle yapılır ve sayım sonuçlarını gösteren Sayım Tutanağı düzenlenir. Sayım sonucunda kayda göre eksik ya da fazla dayanıklı taşınır bulunduğu tespit edildiği takdirde, taşınır işlem fişi düzenlenmek suretiyle kayıtlar sayım sonuçlarına uygun hale getirilir.
2-Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra ilgili yılın Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli sistem üzerinden oluşturulur. Cetvel, Sayım Kurulu ile Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi tarafından imzalanır.
Taşınır Sayım ve Döküm cetveli, geçen yıldan devreden, yılı içinde giren, yılı içinde çıkan ve gelecek yıla devreden taşınırların miktar ve parasal değer olarak tutarlarını gösterir. Cetvelin gelecek yıla devir sütununda yazılı miktarın, sayım tutanağının sayımda bulunan miktar sütununda yazılı miktara eşit olması gerekir.
3-Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince, Sayım Kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli sistem üzerinden düzenlenir.
4-Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin ekine Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli eklenir ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Taşınır yönetim hesabının hazırlanması ve harcama yetkilisine sunulması ile taşınır yönetim hesap cetvellerinin konsolide görevlisine gönderilmesi taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görev ve sorumluluğudur. (Yönetmelik madde 6).
5-Harcama Yetkilisince, Cetvelin Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek imzalanır ve muhasebe yetkilisine gönderilir.
6-Muhasebe Yetkilisi, gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıp uygunluğunu onaylar ve Harcama Yetkilisine geri gönderir.
7-Harcama Yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerinin bir nüshasını, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, taşınır sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştay’a; bir nüshasını ise mali yılı takip eden ay sonuna kadar ilgili taşınır konsolide görevlisine (Strateji Geliştirme Başkanlığı) gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.